Academia de Studii Economice

Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica

Echipa: Iordache Mihaela Mogosan Andreea

Onofrei Cristina Popa Edit

Grupa: 1037

Bucuresti2010

Cuprins

Analiza informational-decizionala pentru departamentul vanzari-presa in organizatia

economica DBV Media House SRL .

Cunoasterea mecanismului economic....................................pag.3

Descrierea sistemului informational actual............................pag.6

Analiza si reprezentarea sistemului informational actual.......pag.17

Elaborarea fluxurilor informationale la nivel conceptual.......pag.22

Analiza fluxurilor informationalela nivel logic......................pag.25

Evaluarea si reproiectarea sistemului informational..............pag.27

ANEXE

Fisele de post pentru Departamentul vanzari.........................pag. 29

Evolutia profitabilitatii...........................................................pag.38

2

Cunoasterea mecanismului economic

Studiul de caz prezinta o analiza informational-decizionala a sistemului reprezentat prin

departamentul de vanzari-presa al DBV Media House SRL.

Obiectul de activitate si forma juridica

DBV Media House SRL a fost infiintata in baza art 2 al Legii 31/1990 si inregistrata la Oficiul

Registrului Comertului în anul 2002 . Societatea are forma de SRL (societate cu raspundere limitata).

Durata societatii este nelimitată, cu începere de la data înregistrării la Camera de Comerţ şi Industrie.

Nume firma DBV MEDIA HOUSE SRL

Cod Unic de Inregistrare RO 14982150

Nr. Inmatriculare Reg ComertuluiJ40/10973/2002

Stare societate : INREGISTRAT din data 01 Noiembrie 2002

Anul infintarii : 2002

DBV Media House SRL este o regie de vanzari care se ocupa in exclusivitate de spatiul

publicitar al revistelor: Tango, Q Magazine, La Cucina, My Band, revistele din Reteaua Info –

Sanatate si de spatiul publicitar al canalelor TV: Romantica, Realitatea TV, OTV, The Money Chanel.

Compania DBV Media House S.R.L efectueaza publicitate mass-media, presa scrisa si audio-

vizuala. Produsele si serviciile companiei au ca piata principala de desfacere Romania.

“Infiintata in noiembrie 2002, DBV Media House reprezinta una dintre cele mai bune variante

de externalizare pentru vanzare a spatiului de publicitate, fiind axata in mod special pe televiziune si

print. Timp de aproape 8 ani, regia a reprezentat statii de televiziune precum MTV, Realitatea TV,

Romantica, The Money Channel, OTV, 1 Music Channel dar si produse de print cum ar fi revistele

Tango, La Cucina, Tabu, etc. Regia DBV Media House a achizitionat revista Tabu la sfarsitul anului

2009. Echipa de vanzari este una dintre cele mai cunoscute si bine pregatite din piata de publicitate.”

(http://www.tipografiiromania.ro/articol/revista-biz-semneaza-parteneriatul-cu-dbv-media-house-

342.htm )

„Anul a inceput sub monopolul televiziunilor mari. Lunile ianuarie- februarie sunt vandute integral, in avans, pe TV. Posturile puternice au inceput cu preturile din 2009, la care au aplicat discounturi de peste 50%. Decizia este demoralizatoare pentru statiile mici, care pentru a o sustine, ar risca sa dispara”, sustine Brandusa Vlanga, directorul general al regiei de vanzari DBV Media House.(http://www.dailybusiness.ro/stiri-media-marketing/vlanga-dbv-media-house-televiziunile-mari-au-inceput-anul-cu-niste-preturi-demoralizatoare-37053 )

3

Furnizorii intreprinderii

Furnizorii acestei companii sunt principalii detinatori ai revistelor (Tango, Reteaua Info –

Sanatate, My Band, Q Magazine), respectiv canalelor TV (The Money Chanel, OTV, Romantica,

Realitatea TV) cu care compania desfasoara contracte de colaborare.

„Bucuresti- 08 Martie 2010 - Incepand cu luna martie a anului in curs, revista Biz a incheiat un contract cu regia de vanzari DBV Media House pentru vanzarea in regim exclusiv a spatiilor sale publicitare. Colaborarea dintre cele doua companii vizeaza largirea portofoliului de clienti ai publicatiei, deciziile din punct de vedere editorial apartinand publisher-ului.”( http://www.tipografiiromania.ro/articol/revista-biz-semneaza-parteneriatul-cu-dbv-media-house-342.html )

Beneficiarii intreprinderii

Principalii beneficiari sunt companiile de pe teritoriul Romaniei care desfasoara campanii

publicitare prin intermediul produselor intermediate de DBV Media House SRL.

Definirea Subsistemelor componente

Analiza structurarii informationale largeste sfera de cunoastere prin interferarea structurii

organizatorice cu structura functionala. Realizarea acestei structurari permite identificarea

compartimentelor care realizeaza fiecare activitate pentru fiecare functie a intreprinderii

Compartimente:

1.DEPARTAMENTUL VANZARI

Domeniul de activitate implică o abordare specifică a pieţei, a clienţilor, o strategie de vânzări

adecvată şi un instrument de lucru care să susţină îndeaproape activitatea departamentului de vânzări.

2.DEPARTAMENT FINANCIAR - CONTABIL

Asigura asistenta juridica curenta in domeniul financiar-contabil;

Gestioneaza patrimoniul si tine evidenta financiar-contabila;

Centralizeaza cotizatiile si celelalte venituri;

Fundamenteaza proiectul bugetului de venituri si cheltuieli;

Fundamenteaza si propune Biroului executiv necesarul de personal de executie;

Asigura activitatea de birotica;

3.DEPARTAMENT ADMINISTRATIV

Gestioneaza patrimoniul si tine la zi evidenta inventarelor ;

Asigura activitatea de birotica, in cooperare cu Departamentul Financiar - Contabil; 4

Asigura aprovizionarea cu toate categoriile de obiecte de inventar, mijloace fixe, materiale etc.;

Fundamenteaza si propune Biroului Executiv necesarul de personal de executie;

Organizeaza concursuri pentru ocuparea posturilor aprobate;

Pregateste si asigura desfasurarea sedintelor;

Orice alte activitati legate de buna functionare si intretinere a sediului.

5

B. Descrierea sistemului informational actual

1. Analiza structurii organizatorice a unitatii

Aceasta se concretizeaza intr-o organigrama a relatiilor ierarhice care permite orientarea

fluxurilor ascendente, descendente si orizontale. Analiza structurii organizatorice a unitatii este in mod

firesc insotita de regulamentul de organizare si functionare, prin care se stabilesc competentele,

sarcinile si atributiile pentru fiecare post de lucru.

Director General

Director Executiv

Departament financiar - contabil

Director Financiar

Contabil

Consilierjuridic

Administratie

Departament vanzari presa scrisa

Departament vanzari TV

Director vanzari

Manageri vanzari

Asistenti vanzari

Director Vanzari

Manageri Vanzari

Asistenti Vanzari

Servicii

Departament vanzari

6

2.Elementele supuse observarii

In cadrul analizei informational-decizionale vor fi supuse observarii elementele principale ale

sistemului informational: documentele (mesajele infomrationale), indicatorii economici, deciziile si

fluxurile informationale.

Machetele documentelor proprii

M01 – Oferta

Nume

Client

Titlu

Reviste

Format

Publicitar

(dimensiune)

Valoare

Rate-

Card

Nr.

Apariţii

Total

Rate-Card

Discount Valoare

Netă

Valoare

Totală

Netă

I01 I02 I03 I04 I05 I06 I07

M02 – Contract Prestări servicii

Cod

Contract

Beneficiar

Contract

Prestator

Contract

Termeni

Contract

Nr.

Apariţii

Suprafata Dimensiune Valoare

neta

(cost net)

Cost

total

net

Penalitate

de

intarziere

I08 I09 I10 I06 I11 I12

M03 – Proces verbal de predare primire

Furnizor Destinatar Acte

I13

M04 – Centralizator

Nume

revist

a

Pozi-

ţionare

Data

Apariţie

Data

Operării

Client Nume

Reclamă

Suprafaţa Dimensiune Val.

Rate-

Card

Discount Valoare

Netă

I09 I10 I02 I05 I06

7

M05 – Lista locaţii active si trafic clienţi

Titlu

Revistă

Judeţ Oraş Denumire

Locaţie

Nr.

Standuri

Trafic

Persoane

I14 I15

M06 – Cerere Numerar

Nume şi Prenume Funcţia Data (zi,lună,an) Suma Cerută

I16

M07 – Decont de cheltuieli

Nume şi

prenume

Funcţia Data

(zi,lună,an)

Valoare

avans primit

Cheltuieli Diferenţa

(primit/restituit)

I17 I18 I19

Fisele documentelor

Pentru fiecare document identificat in cadrul sistemului analizat se intocmeste cate o fisa, care

va contine:

beneficiarii documentului respectiv

periodicitatea si numarul de exemplare in care se completeaza respectivul

document

modul de obtinere a indicatorilor – indicatori primari, indicatori derivati (trebuie

specificat modelul de calcul) sau indicatori preluati din alte documente – daca se preiau din

documente proprii se va indica codul documentului si pozitia indicatorului in document, iar

daca se preiau din alte documente externe se va indica denumirea indicatorului si cine

elaboreaza acest document extern

fapte de opinie (arata parerea celui care efectueaza analiza cu privire la

fenomenul studiat)

8

M01 – Oferta1. Beneficiari

Client (E1)2. Periodicitate

ori de cate ori este nevoie, intr-un singur exemplar3. Modul de calcul al indicatorilor

I01 – Dimensiune I02 – Valoare rate-card I03 – Aparitii I04 – Total rate-card

- calculat pe baza formulei I02*I03 I05 – Discount

I06 – Valoare neta -se calculeaza pe baza formulei I02*(1-I05)

I07 – Valoare totala neta - calculat pe baza formulei I06*I03

M02 – Contract prestari servicii1. Beneficiari

Departament Vanzari Presa (S1) Client (E1)

2. Periodicitate de cate ori este nevoie, in dublu exemplar

3. Modul de calcul al indicatorilor I08 – Aparitii

- Preluat din documentul extern M08- Furnizor: Client (E1)

I09 – Suprafata - Preluat din documentul extern M08- Furnizor: Client (E1)

I10 – Dimensiune - Preluat din documentul extern M08- Furnizor: Client (E1)

I06 – Valoare neta (Cost net) -se calculeaza pe baza formulei I02*(1-I05)

I11 – Cost total net-se calculeaza pe baza formulei I06*I08

I12 – Penalitate de intarziere aplicata la valoarea datorata si neachitata

M03 – Proces verbal de predare-primire1. Beneficiari

Departament Vanzari Presa (S1) Firma de curierat (E2)

2. Periodicitate intocmit de 6 ori pe luna in 2 exemplare (la aparitiile revistelor

din portofoliu)3. Modul de calcul al indicatorilor

I13 – Acte

9

M04 – Centralizator2. Beneficiari

Departament Vanzari Presa (S1) Redactia (E3)

3. Periodicitate in functie de aparitiile revistei, lunar sau bilunar

4. Modul de calcul al indicatorilor I09 – Suprafata

- Preluat din documentul extern M08- Furnizor: Client (E1)

I10 –Dimensiune - Preluat din documentul extern M08- Furnizor: Client (E1)

I02 – Valoare rate-card (valoare initiala fara discount )- Furnizor: S1

I05 – Discount I06 – Valoare neta

-se calculeaza pe baza formulei I02*(1-I05)

M05 – Lista locatii active si trafic clienti1. Beneficiari

Client (E1)2. Periodicitate

o data pe luna, intr-un singur exemplar3. Modul de calculare al indicatorilor

I14 – Numar standuri/locatie -preluat din documentul extern M10

I15 – Trafic persoane/locatie -preluat din documentul extern M10

M06 – Cerere de numerar1. Beneficiari

Departamentul Financiar-Contabil (S2)2. Periodicitate

ori de cate ori este nevoie3. Modul de calcul al indicatorilor

I16 – Suma ceruta

M07 – Decont de cheltuieli1. Beneficiari

Departament Financiar-Contabil (S2)2. Periodicitate

ori de cate ori este nevoie, intr-un singur exemplar3. Modul de calcul al indicatorilor

I17– Valoarea avansului primit I18 – Cheltuieli I19 – Diferenta (de primit/restituit)

- calculate pe baza formulei I17-I18

10

3. Matricea informationala a documentelor

Se noteaza cu S1..Sn statiile informationale interne si cu E1..Em statiile informationale

externe. Elementul Aij reprezinta documentul care circula intre statiile informationale i si j. Pe

coloane se vor reprezenta statiile catre care pleaca informatiile, iar pe linii statiile de la care pleaca

informatiile.

Statia S1 S2 E1 E2 E3

S1 M01,

M02,

M03,

M04,

M05,

M06,

M07

M06,

M07

M01,

M02,

M05

M03 M04

S2

E1 M08

E2 M09

E3 M10

11

4. Lista documentelor proprii

Codul doc.Denumirea

documentului

Furnizorul

documentului

Codul

documentului care

participa la

formare

M01 Oferta dept. Vanzari Presa -

M02Contract prestari

serviciidept. Vanzari Presa M01, M08

M03Proces verbal de

predare-primiredept. Vanzari Presa -

M04 Centralizator dept. Vanzari Presa M01, M08

M05Lista locatii active si

trafic clientidept. Vanzari Presa -

M06 Cerere de numerar dept. Vanzari Presa -

M07 Decont de cheltuieli dept. Vanzari Presa -

5. Lista documentelor externe

Cod document Denumire document Furnizor

M08 Comanda E1

M09 Confirmari expediere E2

M10 BRAT E3

12

6. Lista beneficiarilor

Lista beneficiarilor de informatii de obtine consultand punctual 1 al fisei fiecarui document

si analizand organigrama.

Cod Statie Denumire Statie

S1 dept. Vanzari Presa

S2 dept. Financiar-Contabil

E1 Client

E2 Firma curierat

E3 Redactie

7. Lista furnizorilor de informatie

Lista furnizorilor de informatii se obtine din Lista documentelor externe, coloana Furnizor

si va avea urmatoarea forma:

Cod statie Denumire statie

E1 Client

E2 Firma de curierat

E3 Redactie

13

8. Lista spatiului informational

Pe baza Listei beneficiarilor si a Listei furnizorilor se obtine lista spatiului informational.

Aceasta va avea urmatoarea forma:

Cod statie Denumire Tipul statiei

Benefi

ciar

Furnizor

S1 dpt. Vanzari Presa * *

S2 dpt.Financiar-Contabil *

E1 Client * *

E2 Firma curierat * *

E3 Redactia * *

14

9. Fluxurile informationale la nivel fizic

Pe baza Listei spatiului informational se stabilesc fluxurile informationale la nivel fizic.

Fluxurile incidente spre interior se obtin consultand coloana Furnizor a Listei documentelor

externe. Fluxurile incidente spre exterior se obtin consultand punctual 1 al fisei fiecarui document.

S2dept. Financiar-Contabil

M01, M02, M03, M04,M05, M06, M07

S1dept. Vanzari Presa

M06M07

E1Clientul

E2Firma de curierat

E3Redactia

M08

M01M02M05

M09 M10

M04M03

15

10.Analiza fluxurilor la nivelul Departamentului de Vanzari

Oferta (M01) este conceputa de firma noastra (S1) si se duce catre un posibil Client (E1). In cazul acceptarii ofertei, Clientul (E1) trimite o Comanda (M08) catre Departamentul Vanzari, prin intermediul firmei de curierat (E2).

In functie de datele furnizate de Client(E1) in formularul de Comanda (M08), se semneaza Contractul Prestari servicii (M02).

In procesul verbal de predare primire (M03) se consemneaza transferul documentelor confidentiale catre Client (E1) si alte institutii, prin intermediul firmei de curierat (E2).

Pentru pastrarea evidentei tuturor activitatilor din Departamentul Vanzari, se intocmeste o macheta de centralizare (M04).

La cererea Clientului( (E1) se elaboreaza o lista de locatii active si trafic clienti (M05), preluata din analize statistice, prin intermediul careia sunt prezentate revistele cele mai cautate.

Departamentul Vanzari poate solicita de la Departamentul Financiar – Contabil o suma de bani in folosul firmei (S1) printr-o Cerere Numerar (M06).

In functie de valoarea cheltuita, Departamentul Financiar – Contabil face decontul (M07).

16

C. Analiza si reprezentarea sistemului informational actual

1. Matricea document-document

Se completeaza pe baza pieselor B4. Lista documentelor proprii, coloana Codul documentului

care participa la formare si B5. Lista documentelor externe, coloana Furnizor.

CDP M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07Spatiul informational

S1 S2 E1 E2 E3

M01 1 1+1-1

1

M02 1+1-1

1

M03+1-1

1

M04+1-1

1

M05+1-1

1

M06+1-1

1

M07+1-1

1

CDE III IVM08 1 1 1 -1M09 1 -1M10 1 1 -1

CDP – Cod Document Propriu

CDE – Cod Document Extern

Analizand matricea document-document se observa urmatoarele:

rolul statiei S1 (sistemul analizat) de beneficiar si furnizor de informatii

o coloana arata modul de formare a unui document propriu

nu exista nici un document extern care sa soseasca la statia S1 de la doua sau mai

multe statii, ceea ce implica o redundanta informationala nula in acest sens

documentele externe M09 si M10 nu furnizeaza informatii pentru documentele

proprii (au liniile din cadranul III vide)

17

2. Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii

Pentru fiecare document propriu se realizeaza o procedura de obtinere care va avea ca intrari

documentele care participa la formarea lui si vor fi marcate pe coloana statiei furnizoare, iar ca iesiri se

introduc documentele respective intr-un numar de exemplare dat de numarul beneficiarilor. Pentru

documentele proprii care participa la formarea altor documente, intrarile se reprezinta de la documentele

care raman in serviciul contabilitate, iar iesirile isi gasesc corespondent in coloana beneficiarilor. Sursele

pentru intocmirea acestei scheme le constituie lista spatiului informational, fisele documentelor prorpii s

lista documentelor externe, coloana furnizori.

18

S2 E1 S1 E2 E3

19

p: M01

p: M02

p: M03

p: M04

p: M05

p: M06

p: M07

M01 1

M04 1

2

2

M05 1

M06 1

M07 1

M02 1

M03 1

M08

M08

3. Lista indicatorilor proprii

Indi-cator

Nume Obiect Functie Timp SubiectUnitate de masura

Codul documentului care contine indicatorul

Mod de formare

I01 Dimensiune Banner Evidenta Curent Produs mm2 M01 M01

I02Valoare rate-card

Bani Incasari CurentProdus/ Serviciu

Valoric M01, M04 M01

I03 Aparitii Reclama Evidenta CurentProdus/ Serviciu

Numeric M01 M01

I04Totalrate-card

Bani Incasari CurentProdus/ Serviciu

Valoric M01 I02*I03

I05 Discount Bani Calcul Curent Serviciu Valoric M01,M04 M01

I06 Valoare neta Bani Incasari Curent Serviciu Valoric M01,M04, M02I02*(1-I05)

I07Valoare totala neta

Bani Incasari Curent Serviciu Valoric M01 I06*I03

I08 Aparitii Reclama Evidenta CurentProdus/ Serviciu

Numeric M02, M08 M08

I09 Suprafata Banner Calcul Curent Produs mm2 M02, M04, M08 M08

I10 Dimensiune Banner Evidenta Curent Produs mm2 M02, M04, M08 M08

I11 Cost total net Bani Incasari Curent Serviciu Valoric M02, I06*I08

I12

Penalitate de intarziere aplicata la val datorata si neachitata

Bani Calcul Zilnic Serviciu Valoric M02

0,15%din suma neachitata* numar zile intarziere

I13 Acte Document Evidenta CurentProdus/ Servicii

Numeric M03 M03

I14

Numar standuri/locatie

Standuri Evidenta LunarProdus/ Serviciu

Numeric M05 M10

I15

Trafic persoane/ locatie

Persoane Evidenta LunarProdus/ Serviciu

Numeric M05 M10

I16 Suma ceruta Bani Incasari Curent Serviciu Valoric M06 M06

I17Valoare avans primit

Bani Incasari Curent Serviciu Valoric M07 M07

I18 Cheltuieli Bani Calcul Curent Serviciu Valoric M07 M07

I19

Diferenta(de primit/ restituit)

Bani Calcul Curent Serviciu Valoric M07 I17-I18

20

5. Matricea informaţională indicator – document

Cu ajutorul matricei se evidentiaza legătura dintre indicatori si documentele din sistemul

informaţional. Matricea este formata din patru cadrane, dintre care doua nule (al II-lea si al III-lea).

Cadranul I este reprezentativ pentru indicatorii proprii care se formeaza exclusiv pe baza informaţiilor

din documentele proprii, iar cadranul IV prezintă apartenenţa indicatorilor externi, aceştia provenind

din documentele externe.

M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07 M08 M09 M10I01 1

Ø

I02 1 1I03 1I04 1I05 1 1I06 1 1 1I07 1I11 1I12 1I13 1I16 1I17 1I18 1I19 1I08

Ø

1I09 1I10 1I14 1I15 1

21

D. Elaborarea fluxurilor informationale

la nivel conceptual

La nivel conceptual, in activitatea de analiza informational-decizionala se lucreaza cu mai

multe concepte cheie: dual informational, (imagine ape care sistemul de conducere o are despre

sistemul economic ca atare, imagine format ape baza indicatorilor economici), agregare (informatii cu

aceeasi latura semantica dar din domenii diferite, fiind reunite pentru a forma o imagine de ansamblu),

dezagregare (restrangerea domeniului unei informatii pastrand latura semantica), sintetizare

(informatiile din acelasi domeniu, cu latura semantica diferita sunt luate impreuna pentru a reflecta un

anumit domeniu). Procesele de agregare-dezagregare a informatiilor nu transfera latura semantica si

arata dependenta dintre informatiile prelucrate si cele obtinute, in sensul apartenentei la un anumit

domeniu.

La nivel conceptual exista doua tipuri de fluxuri: fluxuri conceptuale de prelucrare si fluxuri

conceptuale de conducere sau decizionale. Analiza informational-decizionala a acestora implica

utilizarea a doua instrumente specifice: matricea indicator-indicator, respectiv matricea indicator-

decizii.

1) fluxuri conceptuale de prelucrare (se transfera latura semantica intre indicatorii

economici)

22

1. Matricea informaţională indicator-indicator

Este matricea care reflectă modul de formare al indicatorilor proprii. Pe coloana se reflecat

modul de formare al indicatorului j. Valorile 1 indică faptul că indicatorul i de pe linie contribuie la

formarea indicatorului propriu j de pe coloana.

I01 I02 I03 I04 I05 I06 I07 I11 I12 I13 I16 I17 I18 I19I01I02 1I03 1I04I05 1I06 1 1I07I11I12I13I16I17 1I18 1I19I08 1I09I10I14I15

2) fluxuri conceptuale de conducere (se transfera latura semantica de la indicatorii economici

catre decizii)

2. Matricea informaţională indicator-decizii

Matricea indică gradul de fundamentare a deciziilor. Decizii luate pe baza indicatorilor proprii:

D1: mărirea discount-ului pentru clienţii fideli

D2: mărirea valorii penalităţilor pentru clienţii rău-platniciş

D3: creşterea valorii avansului primit în lunile cu cheltuieli mai mari

23

D1 D2 D3

I01

I02

I03

I04

I05 1I06

I07

I08

I09 1I10

I11

I12

I13

I14

I15

I16

I17 1I18

I19

Analizand matricea indicator-decizii se poate observa faptul ca o parte de indicatori nu

participa la fundamentarea deciziilor (). In aceasta etapa, acesti indicatori pot fi considerati inutili si

vor face obiectul analizei ulterioare, din perspective eliminarii lor din sistemul analizat.

24

E. Analiza fluxurilor informationale

la nivel logic

Nivelul logic se bazeaza pe structura sistemului de conducere, pe gruparea proceselor de

conducere, pe organe de decizie in raport cu competentele stabilite pentru fiecare de regulamentul de

organizare si functionare.

La nivel logic se vor selecta din multimea mesajelor doar indicatorii care circula intre statii.

Fluxurile la nivel logic presupun extinderea dualului informational prin luarea in considerare si a

mediului inconjurator in care exista si evolueaza sistemul. Prin urmare se va tine cont si de statiile

externe sistemului.

1. Matricea cerinţei externe

Matricea permite identificarea relatiilor intre doua compartimente (un furnizor si un

beneficiar).Analiza fluxurilor la nivel logic scoate în evidenţă inutilitatea unor informaţii din baza

informaţională şi din sistemul de prelucrare a informaţiilor.

IP S1 S2 E1 E2 E3I01 1 1I02 1 1 1I03 1 1I04 -1 1I05 1 1 1I06 -1 1 1I07 -1 1I11 1 1I12 1 1I13 1 1I16 1 1I17 1 1I18 1 1I19 -1 1IE S1 S2 E1 E2 E3I08 1 -1I09 1 -1 1I10 1 -1 1I14 1 1 -1

25

I15 1 1 -1

2. Matricea modului de utlizare a indicatorilor

Matricea modului de utilizare a indicatorilor constituie un prim pas in directia evaluarii

sistemului informational analizat. Pentru a construi aceasta matrice se folosesc matricea indicator –

indicator, matricea indicator – decizii si matricea cerintei externe de informatii.

I SP SC CE ANALIZA

I01 UI02 * UI03 * UI04 CI05 * * UI06 * CI07 CI08 * UI09 * UI10 UI11 CI12 UI13 UI14 UI15 UI16 UI17 * * UI18 * UI19 C

Analizand matricea modului de utilizare a indicatorilor se poate observa ca nu exista indicatori

inutili, situatie imbucuratoare. Toti indicatorii sunt fie calcul (I04, I06, I07, I11, I19), fie de utili.

In consecinta etapa de reproiectare nu-si mai are rostul caci nu avem indicatori inutili pe care

sa-i eliminam din sistem.

26

F. Evaluarea si reproiectarea sistemului informational

1. Evaluarea

In faza de evaluare a sistemului informational, echipa de analiza informational-decizionala va

trebui sa ia in calcul mai multe aspecte specifice sistemului, care pot consta in logica generala de

sistem, faptele de opinie, rezultatele modelelor de analiza si reprezentare a sistemului informational.

Structura studiului de caz

Pentru a usura activitatea echipei de analiza se poate apela la diverse instrumente, dintre care

mai frecvent utilizat il reprezinta structura studiului de caz sau structura proiectului. Aceasta permite

stabilirea de relatii de precedenta intre etapele activitatii de analiza informational-decizionala astfel

incat, la reproiectare, matricea proectului va putea furniza informatii despre implicatiile oricarei

modificari efectuate in sistemul informational.

CodElement

Denumire element Cod element care participa

la formare

1 Organigrama -2 Machetele documentelor -3 Fisele documentelor -4 Lista documentelor proprii 2, 35 Lista documentelor externe 36 Lista beneficiarilor 1, 37 Lista furnizorilor 1, 38 Lista spatiului informational 6, 79 Schema fluxurilor la nivel fizic 5, 810 Matricea document – document 4, 5, 811 Schema fluxurilor de formare a

documentelor proprii3, 5, 8

12 Lista indicatorilor 2, 313 Matricea indicator – document 4, 5, 1214 Matricea indicator – indicator 1215 Matricea indicator – decizii 2, 3, 1216 Matricea cerintei externe 3, 5, 12

27

17 Matricea modului de utilizare a indicatorilor 14, 15, 16

Matricea studiului de caz (matricea proiectului)

Se completeaza cu valori 1 daca elementul de pe linie participa la formarea elementului de pe

coloana.

Elem.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

1 1 12 1 1 13 1 1 1 1 1 1 1 14 1 15 1 1 1 1 16 17 18 1 1 191

01

11

21 1 1 1

13

14

1

15

1

16

1

17

2. Reproiectarea

S-a constatat ca nu avem de-a face in sistemul informational analizat cu indicatori inutili si in

consecinta faza de reproiectare va fi abandonata.

28

FISELE DE POST PENTRU DEPARTAMENTUL DE VANZARI

DENUMIREA POSTULUI: DIRECTOR VÂNZĂRI PRESA SCRISA

RELAŢII IERARHICE:

Este subordonat: Directorului Executiv

Are în subordine: - Manager vânzări

RELAŢII FUNCŢIONALE: stabileşte prin proceduri şi indicaţii metodologice:

a) cum trebuie executate vânzările şi operaţiunile speciale pentru produsele firmei. În acest sens,

relaţii cu:

- Manager Import-Export

- Manager Administrativ

- Manager IT

- Manager Distribuţie

b) documentele şi însemnele care reprezintă imaginea firmei. În acest sens, are relaţii cu: toate

compartimentele firmei

RELAŢII DE COLABORARE: cu Directorii Departamentelor firmei

RELAŢII DE REPREZENTARE: reprezintă firma faţă de organele de control de specialitate

(Oficiul pentru Protecţia Consumatorului, Oficiul Concurenţei), faţă de furnizori, clienţi, media,

precum şi în relaţia cu persoanele şi organizaţiile cu care intră în contact în interes de

serviciu.

ACTIVITĂŢI PRINCIPALE:

1. ELABOREAZĂ ŞI URMĂREŞTE REALIZAREA PLANULUI DE VÂNZĂRI ŞI PROFIT

2. IDENTIFICĂ DIRECŢII DE DEZVOLTARE ŞI PROPUNE PROMOVAREA DE SOLUŢII NOI

3. ASIGURĂ CALITATEA SERVICIILOR PRE-VÂNZARE

4. CONDUCE ŞI ORGANIZEAZĂ ACTIVITATEA DEPARTAMENTULUI

ATRIBUŢII PRINCIPALE:

1. Elaborează şi urmăreşte realizarea planului de vânzări şi profit

Analizează tendinţele pieţei şi propune Directorului Executiv obiective de vânzări şi

profit

Stabileşte obiectivele managerilor din subordine în concordanţă cu obiectivele

departamentului

Propune Directorului Executiv politica de preţuri şi asigură aplicarea acesteia

29

Identifică factori care împiedică realizarea planului şi propune căi de

optimizare/ajustează forecast-uri

Aprobă politica de abordare a licitaţiilor

Iniţiază colaborări (strategice) cu firme puternice din domeniu implicate în proiecte

Urmăreşte acoperirea naţională cu o reţea de distribuţie eficientă

Propune şi implementează măsuri de reducere a costurilor

2. Identifică direcţii de dezvoltare şi propune promovarea de soluţii noi

Identifică apariţia de soluţii noi în domeniu

Consultă managementul cu privire la posibilitatea integrării soluţiilor noi

Propune Directorului Executiv integrarea de noi servicii în oferta firmei

Contactează furnizorii potenţiali şi urmăreşte implementarea soluţiilor

3. Asigură calitatea serviciilor pre-vânzare

Monitorizează şi contribuie la calitatea serviciilor oferite de grupa de vânzări

Elaborează/implementează programe de măsurare a satisfacţiei clienţilor, propune

măsuri de îmbunătăţire

Urmăreşte respectarea obligaţiilor contractuale către clienţi

Asigură rezolvarea cerinţelor clienţilor, concomitent cu susţinerea intereselor firmei

4. Conduce şi organizează activitatea departamentului

Stabileşte sarcinile salariaţilor din subordine şi priorităţile în executarea acestor

sarcini

Participă la programele de elaborare şi actualizare a fişelor de post ale salariaţilor

din subordine

Evaluează periodic activitatea salariaţilor din subordine

Negociază şi conciliază situaţiile conflictuale apărute în relaţiile interpersonale

Propune recompensarea/sancţionarea personalului din subordine conform

normativelor interne

Aprobă planificarea concediilor de odihnă pentru angajaţii din subordine

Asigură respectarea normelor interne de funcţionare ale firmei de către personalul

din subordine

RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:

Legat de activităţile specifice, răspunde de:

Realizarea obiectivelor de vânzări şi profit pentru produsele departamentului

Aplicarea şi respectarea structurii de preţuri aprobate de Directorul Executiv

Respectarea modelelor de contract avizate de juristul firmei şi Directorul Executiv

30

Calitatea raportărilor către Directorul Executiv

Calitatea serviciilor pre-vânzare

Respectarea bugetului aprobat pentru acţiunile de vânzare

Respectarea legislaţiei specifice domeniului său de activitate

Legat de funcţiile manageriale, răspunde de:

Coordonarea eficientă a personalului din subordine şi respectarea de către acesta a

reglementărilor interne

Utilarea corespunzătoare a subordonaţilor cu resursele necesare conform normelor

interne

Calitatea pregătirii profesionale a angajaţilor din subordine

Legat de disciplina muncii, răspunde de:

Îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate

Păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de firmă

Utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul firmei

Respectarea prevederilor normativelor interne şi a procedurilor de lucru privitoare la

postul său

Adoptă permanent un comportament în măsură să promoveze imaginea şi

interesele firmei

Se implică în vederea soluţionării situaţiilor de criză care afectează firma

AUTORITATEA POSTULUI:

Negociază şi semnează contracte de vânzări directe şi distribuţie şi de

consultanţă/servicii de marketing

Semnează stornări/anulări de facturi, referate de acordare comisioane către terţi în

urma vânzărilor speciale, documente justificative pentru efectuarea cheltuielilor (în

limitele stabilite de Directorul Executiv), alte documente specifice departamentului

Solicită consultanţă externă în problemele deosebite legate de vânzări

Solicită actualizări ale site-ului web al firmei

Solicită departamentului informatic rapoarte/situaţii specifice departamentului pe

care îl conduce

Utilizează echipamente/consumabile/materiale, maşina, note-book-ul şi telefonul

puse la dispoziţie de firmă

Stabileşte prioritatea executării sarcinilor pentru subordonaţi, adoptă măsuri de

eficientizare a activităţii acestora

Stabileşte alocarea maşinilor aflate în dotarea departamentului

31

Propune recompense/penalizări, prelungirea/încetarea activităţii după perioada de

probă a subordonaţilor

Aprobă/respinge cererile de concediu pentru subordonaţi

SPECIFICAŢIILE POSTULUI

NIVEL DE STUDII: studii superioare economice

CURSURI DE PREGĂTIRE: vânzări, marketing, management

EXPERIENŢĂ:

ÎN SPECIALITATE: experienţă în vânzări minim 5 ani

PE POST: minim 2 ani experienţă pe post asemănător

CUNOŞTINŢE NECESARE:

Tehnici de vânzare directă şi indirectă

Tehnici de negociere

Canale de informare media

Management

Operare PC – MS Office

Limba engleză (citit, scris, vorbit)

Cunoaşterea în profunzime a pieţei locale

Cunoaşterea generală a mediului de afaceri românesc

Tehnici şi instrumente financiar-contabile

Cunoaşterea legislaţiei în domeniu

APTITUDINI ŞI DEPRINDERI NECESARE:

Aptitudine generală de învăţare

Abilităţi de comunicare

Abilităţi de negociere

CERINŢE PENTRU EXERCITARE:

Inteligenţă de nivel superior

Spirit organizatoric

Echilibru emoţional

Capacitate de a evalua şi a lua decizii prompte

Capacitate de a lucra cu oamenii

32

Rezistenţă mare la stres

Uşurinţă, claritate şi coerenţă în exprimare

Punctualitate

CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: orientare spre profit, spirit practic, încredere

în sine, perseverenţă, activism, energie, fluenţă verbală, creativitate, interes pentru

informarea/ajutorarea şi dezvoltarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate, înclinaţie

pentru conducerea şi controlul oamenilor.

DENUMIREA POSTULUI: MANAGER VANZARI

RELAŢII IERARHICE:

Este subordonat: Directorului Vanzari

Are în subordine: - Asistent vânzări

RELAŢII DE REPREZENTARE: cu colaboratori, potenţiali clienţi ai firmei

RELAŢII DE COLABORARE: cu Managerii Departamentelor firmei

ATRIBUŢII PRINCIPALE:

1. Promovează imaginea organizaţiei:

informarea clienţilor şi a potenţialilor clienţi despre activitatea organizaţiei, direct sau prin intermediul mass-mediei (ştiri, comunicate, interviuri)

întocmirea planului de publicitate al organizaţiei (medii de difuzare, temporizare, obiective);

analiza ofertelor publicitare şi identificarea celor mai avantajoase forme de promovare (atât din perspectiva impactului asupra pieţei, cât şi din perspectiva preţurilor);

proiectarea materialelor publicitare (anunţuri, pliante, oferte);

2. Efectuarea de studii de piaţă:

identificarea modului de structurare a pieţei: clienţi actuali, clienţi potenţiali; analiza preţurilor practicate pe piaţă pentru domeniul de activitate şi realizarea de

propuneri fundamentale de modificare a preţurilor practicate de organizaţie; proiectarea de chestionare pentru studiul pieţei, efectuarea culegerii de date şi a

prelucrării statistice consecutive aplicării lor, redactarea raportului de studiu al pieţei;

3. Întocmirea de rapoarte cu privire la evoluţiile macroeconomice, prognoze şi implicaţiile lor asupra politicii organizaţionale referitoare la resursele materiale şi umane; 

4. Studiul concurenţei:

33

documentarea continuă despre produsele oferite de concurenţă şi despre modul în care pot fi extinse şi optimizate serviciile şi produsele organizaţiei;

5. Participă la realizarea, dezvoltarea forţei de vânzare;

este responsabil de evaluarea, analizarea şi instruirea forţei de vânzări;

6. Urmăreşte şi gestionează bugetul de vânzări

participă la stabilirea targetelor de vânzări;

7. Coordonează modul de realizare şi promovare a site-ului firmei;8. Întreţine relaţii cu clienţii firmei: analiza satisfacţiei acestora;9. Participă la târguri naţionale/internaţionale de profil făcând propuneri de

colaborare şi implementare de noi servicii în oferta firmei;10. Orice alte sarcini trasate de superiorii ierarhici în funcţie de

necesităţile organizaţionale;

RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:

In raport cu alte persoane (angajaţi, subordonaţi) dar şi clienţi:

optimizarea relaţiei firmă-client; 

In raport cu aparatura pe care o utilizează:

utilizează cu responsabilitate aparatura din dotare, fără abuzuri;

In raport cu produsele muncii:

conştiinciozitate vis-a-vis de sarcinile pe care le are de îndeplinit; păstrează confidenţialitatea rezultatelor obţinute şi a informaţiilor pe care le

deţine privitor la problematica organizaţiei (clienţi, strategii de promovare a serviciilor, rezultatele studiilor de piaţă);

In raport cu securitatea muncii dar si cu regulamentul de ordine interioara:

respecta normele de securitate impuse de organizaţie: respecta normele interne stipulate in regulamentul de ordine interioară ale

organizaţiei; 

Privind relaţiile cu colegii de muncă, subordonaţi:

menţine relaţii colegiale şi colaborează cu colegii; da dovada de politete in relatiile cu clientii; menţine relaţii corecte/ imparţiale cu subordonaţii;

SPECIFICATIILE POSTULUI

34

NIVEL DE STUDII: studii superioare de profil economic;

CURSURI DE PREGĂTIRE: vânzări, marketing, management ;

COMPETENTELE POSTULUI DE MUNCA :

1. cunoştinţe si deprinderi:

cunoştinţe de operare pe calculator: Microsoft Office (word, excell, power point), navigare Internet;

cunoaşterea unei limbi de circulaţie internaţională; cunoştinţe din domeniul economic, management,  marketing; abilităţi de negociere, vânzări; 

2. cerinţe aptitudinale:

nivel de inteligenţă generală peste medie capacitate de sinteză şi de analiză, judecată rapidă; 

3. aptitudini speciale:

creativitate; exprimare verbală; vocabular bogat; originalitate; raţionament matematic şi numeric; capacitate de a grupa sau categoriza lucruri, informaţii; atenţie selectivă, concentrată dar şi distributivă;

4. cerinţe comportamentale:

capacităţi persuasive; echilibru emoţional; responsabilitate personală; capacitate de planificare şi organizare; eficienţă personală; capacitate de integrare în mediile de lucru; spirit de echipă; profil etic/integritate;

35

DENUMIREA POSTULUI: ASISTENT VANZARI

1. DEPARTAMENT: Vanzari

2. OBIECTIVUL POSTULUI: - Asistentul de vanzari asigura vanzarea directa a marfurilor ce fac obiectul ofertei comerciale a organizatiei. - Obiectivul specific al muncii : secretariat, dispecerat, P.R., marketing, rapoarte, salarizare, administrativ.

3. CERINTELE POSTULUI:-Studii superioare finalizate;-Experienta de min. 1 an pe o pozitie similara ;-Cunostinte de contabilitate primara;-Foarte bune cunostinte P.C.(Word, Excel);-Lb Engleza .

4. ABILITATI , APTITUDINI SI CALITATI NECESARE :-Excelente abilitati de comunicare si negociere , voce placuta, adaptabilitate;-Perspicacitate, optimism, corectitudine, disponibilitate pt. program prelungit;-Capacitatea de a lua decizii si de a-si asuma responsabilitatea ;-Initiativa, perseverenta , adaptabilitate , rezistenta la stres;-Are o atitudine consecventa , constructiva si sprijina echipa pentru indeplinirea obiectivelor ;-Are o atitudine respectuasa fata de toti membrii echipei .

5. RESPONSABILITATILE POSTULUI: -Reprezentantul de vanzari raspunde pentru corecta executare a contractelor si acordurilor incheiate cu clientii din portofoliu. -Reprezentantul de vanzari raspunde de intocmirea documentelor de livrare (facturi fiscale in conformitate cu acordurile incheiate cu clientii), incasari si plati cu numerar (chitante si dispozitii de plata/incasare), etc. -Respecta Regulamentul de ordine interioara al societatii-Intocmeste si raspunde de corectitudinea rapoartelor solicitate de seful direct-Isi asuma responsabilitatea pentru munca sa-Respecta termenele limita pentru indeplinirea sarcinilor-Raporteaza problemele aparute in activitatea sa-Urmareste derularea contractelor cu beneficiarii (distribuitorii)-Urmareste comenzile primite de la beneficiari

36

-Identifica si contacteaza potentiali clienti in vederea remiterii ofertei, negocierii, incheierii si executarii contractelor comerciale; -Intocmeste oferte de marfuri; -Acorda asistenta din punct de vedere tehnic si comercial clientilor si potentialilor clienti; -Negociaza, incheie si asigura executarea contractelor si acordurilor comerciale; -Tine evidenta contabila primara si intretine relatiile cu clientii din portofoliu; - In limita timpului disponibil si in conformitate cu dispozitiile primite participa la indeplinirea atributiilor generale privind vanzarea marfurilor.

-Organizeaza agenda de lucru a Directorului de Vanzari (programeaza intalniri cu clientii si partenerii de afaceri) -Intocmeste diverse informatii pentru echipa de vanzari si distribuitori cu privire la modificarile de preturi , etc -Raspunde conform reglementarilor in vigoare , pentru neindeplinirea sau indeplinirea defectuosa a sarcinilor ce-i revin -Respecta regulile de protectia muncii si de P.S.I -Respecta Regulamentul Intern al societatii -Indeplineste indatoririle profesionale si pastreaza documentele cu care intra in contact in raport cu produsele muncii:-Raspunde la telefon;-Informare clienti si repartizare catre agentii de vanzare a apelurilor rezultate din publicitate;-Inregistrare apeluri(noteaza agentul care a preluat si sursa);-Promovare publicitate(distributie pliante);-Citire robot(mesaje – vocemail);-Intocmirea sapatamanala a graficului de vanzari si de publicitate;-Pregatire rapoarte saptamanale pentru Departamentul Contabilitate(contracte semnate, precontracte, acte aditionale, solicitari primite);-Pregatire rapoarte saptamanale pentru Departamentul Financiar;-Raport lunar pt.serviciul salarizare (sintetizare );-Urmarire restante clienti;-Stabilire de necesar de rechizite pentru Departamentul de Vanzare;-Pregateste protocolul pt.clienti;-Ofertare;

6. RELATIILE DE MUNCA -Reprezentantul de vanzari este subordonat : Directorului de vanzari,. -Reprezentantul de vanzari colaboreaza cu: ceilalti angajati ai firmei si cu serviciul financiar-contabil pentru confirmarea evidentei incasarilor de la clientii din portofoliu. -Asistentul de vanzari este supraordonat fata de personalul cu atributii in livrarea marfurilor (soferi, manipulanti). -Asistentul de vanzari reprezinta organizatia in fata clientilor si a potentialilor clienti pentru remiterea ofertei de marfuri, consultanta tehnica si comerciala, negocierea, incheierea si executarea contractelor si acordurilor comerciale, conform delegatiei primite din partea Directorului de vanzari.

37

7. Drept de semnatura:Intern: DaExtern: Nu

8. CARIERA PROFESIONALA: Reprezentantul de vanzari poate promova in functia de: Sef asistenti vanzari-> Director de vanzari.

Evolutia profitabilitatii

Informatii Generale Firma Infintata in anul 2002Ultima Inregistrare la ANAF: 13 Octombrie 2009 Prelucrarea ultimelor informatii depuse la ANAF 13 Octombrie 2009 Agent comercial inregistrat ca platitor de impozit pe profit inregistrat la data de 01-10-2004 Firma platitoare de tva incepand cu data de 01-11-2002 Plata contributiei de asigurari sociale platite incepand cu data de 31-01-2004 Plata contributiei de asigurari pentru somaj platite incepand cu data de 31-01-2004 Plata contributiei angajatorilor pentru Fondul de garantare pentru plata creantelor sociale incepand cu data de 01-01-2007 Plata contributiei pentru asigurari de sanatate incepand cu data de 01-01-2003 Plata contributiei pentru concedii si indemnizatii de la persoane juridice sau fizice 01-01-2006 Plata pentru impozitul pe venitul din salarii asimilate salariilor incepand cu data de 01-01-2003 Numar mediu de salariati pentru anul 2008 : 19 angajati

Date EconomiceCifra de faceri: 52,722,421 Lei Cifra de afaceri11,364,442 EURO (2009)Profitul net: 0 Lei

38

Pierdere net: 136,114 Lei Profit brut: 120,781 Lei Pierdere brut: 0 Lei Salariati: 19 angajati Tipul de activitate, conform clasificarii CAEN din :Activitati ale agentiilor de publicitate Pierderea neta: 0 Lei Datorii Total: 22,155,288 Lei Cheltuieli totale: 53,224,061 Lei Venituri totale: 53,344,842 Lei Active imobilizate TOTAL: 467,778 Lei Active circulante TOTAL: 21,856,999 Lei Stocuri: 15,213 Lei Disponibilitati banesti / Casa si conturi la banci: 0 Lei Creante: 17,569,718 Lei Cheltuieli in avans 233 Lei Venituri in avans 0 Lei Capitaluri: 82,624 Lei Patrimoniul regiei: 0 Lei Patrimoniul public: 0 Lei Provizioane pentru riscuri si cheltuieli: 87,098 Lei Capital social subscris si varsat: 200 Lei

39

40

41

42

43

Legenda:

Linia mov: imparte rezultatele companiilor in doua jumatati: superioara si inferioara;Linia verde: imparte companiile din jumatatea superioara in doua quartile: "quartilul superior"

si "quartilul inferior"Linia rosie: imparte companiile din jumatatea inferioara in doua quartile: "quartilul superior" si

"quartilul inferior"Fundalul alb: reprezinta jumatatea superioara a fiecarui "quartil";

44