Proiect-Controlul Financiar de Gestiune La SC Sephora SA
-
Upload
catalin-constantin-ciobotaru -
Category
Documents
-
view
4.658 -
download
17
Transcript of Proiect-Controlul Financiar de Gestiune La SC Sephora SA
UNIVERSITATEA ROMANO-AMERICANA
Facultatea de Relatii Comerciale si Financiar-Bancare Interne si
Internationale
Anul III, sem II –
Tema lucrarii:
CONTROLUL FINANCIAR DE
GESTIUNE LA SC SEPHORA SA
Disciplina: Control si Audit Financiar-Contabil
Lector univ. dr.
Student:
- CUPRINS -
Cap.I.ASPECTE GENERALE PRIV. CONTROLUL FIN. DE GESTIUNE
1.1. Definitia controlului financiar de gestiune
1.2. Obiectivele controlului financiar de gestiune
1.3. Organizarea controlului financiar de gestiune
1.4. Actele intocmite de organele controlului financiar de gestiune
1.5. Controlul prin inventar – parte componenta a CFG
1.6. Procedurile si tehnicile de verificare ale CFG
Cap.II.PREZENTAREA SOCIETATII
2.1. Forma juridica, sediul societatii, si durata de functionare
2.2. Obiectul de activitate
2.3. Capitalul social
2.4. Conducerea societatii
Cap.III.STUDIU DE CAZ
3.1. Controlul recepţiei bunurilor
3.2. Controlul înregistrării documentelor
3.3. Controlul prin inventariere
3.4. Valorificarea rezultatelor inventarierii
Cap.IV.CONCLUZII SI PROPUNERI
4.1. Concluzii
4.2. Propuneri
2
Cap.I. ASPECTE GENERALE PRIVIND CONTROLUL FINANCIAR DE
GESTIUNE
1.1. Definitia controlului financiar de gestiune
Controlul financiar de gestiune este un control ulterior care urmăreşte respectarea
dispoziţiilor legale cu privire la gestionarea si gospodărirea mijloacelor materiale si
băneşti pe baza documentelor înregistrate în evidenţa tehnico-operativă şi contabilă.
1.2. Obiectivele controlului financiar de gestiune
Controlul financiar de gestiune are ca obiective principale:
- respectarea normelor legale cu privire la existenţa, integritatea, păstrarea şi paza
bunurilor şi valorilor de orice fel si deţinute cu orice titlu;
- utilizarea valorilor materiale;
- efectuarea declansărilor şi casărilor de bunuri;
- efectuarea prin numerar sau prin virament a încasărilor şi plăţilor în lei sau în valută;
- întocmirea şi circulaţia documentelor primare şi de evidenţa contabilă.
1.3. Organizarea controlului financiar de gestiune
Controlul financiar de gestiune se exercită, de regulă, cel puţin o dată pe an, iar în
gestiunile mici cel puţin o dată la doi ani. Acest control se efectuează în totalitate sau prin
sondaj în raport cu volumul, valoare şi natura bunurilor, tentaţiile şi posibilităţile de
sustragere, condiţiile de păstrare şi gestionare, frecvenţa abaterilor constatate anterior.
În cadrul controlului prin sondaj, în aceasta acţiune sunt cuprinse un număr
reprezentativ de repere şi documente care să permită tragerea unor concluzii temeinice
asupra respectării actelor normative din domeniul financiar, contabil si gestionar.
În cazul constatării de prejudicii, controlul se extinde asupra întregii perioade în care,
legal, pot fi luate masuri de recuperare şi de tragere la răspundere a persoanelor vinovate.
Activităţile controlului financiar de gestiune se defăşoară pe baza programului anual
de control întocmit de către şeful compartimentului şi aprobat de consiliul de
3
administraţie. În programul de control sunt prevăzute pe unităţi de timp (luni, trimestru)
gestiunile, şi în cadrul acestora: activităţile ce urmează a se controla :
- perioada supusă verificării;
- durata controlului ;
- organele de control ce urmează a efectua verificările.
Pentru fiecare acţiune înscrisă în programul de control, şeful compartimentului de
control elaborează o tematică în care se înscriu:
- principalele obiective;
- prevederile legale care reglementează activităţile ce urmează a fi controlate;
- persoanele desemnate;
- termenele de finalizare a acţiunilor.
Separat de această activitate, conducătorul compartimentului de control financiar în
cadrul acţiunilor de organizare întruneşte fiecare membru al echipei de control,
prezentând atât principalele prevederi legale care reglementează activitatea controlată, cât
şi unele aspecte rezultate in activitatea anterioară de control şi modul de verificare a
constatărilor rezultate din aceasta.
Organele de control financiar de gestiune consemnează constatările în acte de control
bilaterale (procese verbale sau note de constatare) cu:
- indicarea prevederilor legale încălcate;
- stabilirea exactă a consecinţelor economice, financiare sau patrimoniale;
- stabilirea persoanelor vinovate, precum şi a măsurilor luate în timpul controlului şi a
celor ce vor fi luate în continuare.
Pentru abaterile constatate, se solicită note explicative scrise de la persoanele vinovate.
În cazul controlului prin inventariere a unei gestiuni, la procesul verbal se anexează:
declaraţiile gestionarilor, listele de inventariere, situaţia plusurilor şi minusurilor,
explicaţiile gestionarilor.
Valorificarea constatărilor controlului financiar de gestiune are loc, în general
conform următoarei proceduri pe baza actelor de control întocmite, şeful
compartimentului prezintă conducerii unităţii concluziile controlului efectuat împreună
cu măsurile ce se propun a fi luate în vederea înlăturării abaterilor şi tragerii la
răspundere a persoanelor vinovate.
4
Conducătorul unităţii are obligaţia să:
- analizeze măsurile propuse;
- dispună sancţionarea persoanelor vinovate şi recuperarea pagubelor;
- înainteze actele de control la organele de cercetare penală,.dacă este cazul.
La solicitarea instanţelor de judecată, conducătorul unităţii are obligaţia să dispună
măsuri de control la gestiunile cu probleme, necesare pentru stabilirea prejudiciilor
produse prin infracţiune.
Atunci când nu se iau măsuri, de către conducătorul unităţii, şeful compartimentului de
control are obligaţia să sesizeze în scris Consiliul de Administraţie.
1.4. Actele de control intocmite de organele controlului financiar de gestiune
Controlul financiar intern de gestiune este controlul propriu al unităţii patrimoniale
organizat în conformitate cu H.G. nr.71/1991; cele mai cunoscute acte de control sunt:
- procesul verbal de control;
- procesul verbal de constatare a contravenţiei;
- nota de constatare;
- nota de prezentare.
Controlul financiar intern vizează atât aspecte de ordin gestionar, cât şi aspecte de
fond ale autorităţii patrimoniale, aspecte care vizează:
organizarea contabilităţii;
evidenţele tehnic-operative ale inventarului;
controlul preventiv, ierarhic operativ curent;
a întocmirii bilanţului contabil şi contului de profit şi pierdere;
a gestionarilor;
utilizărilor imprimatelor cu regim special;
a organului de urmărire a debitorilor;
a verificării creditorilor;
a recuperării conform disciplinei contractuale a creanţelor, etc.
Ca structură procesul verbal este asemănător cu structura procesului verbal de
verificare a gestiunii cu precizarea expresă că la fiecare obiectiv verificat sau la fiecare
capitol trebuie să se respecte următoarele:
5
obiectivul controlului.
a. operaţiile şi obiectele controlului;
b. persoana controlată;
c. persoana care a efectuat controlul;
d. eventualii martori.
constatările controlului.
Cauzele şi consecinţele economice şi financiare ale acestora trebuie să fie proprii, ale
organului de control, bazate pe date şi fapte exacte, exprese, clare, precise şi
documentate.
eventualele convenţiuni ale organului controlat asupra controlului , punctele de
vedere efectuat al organului de control.
măsuri luate în timpul controlului şi ce urmează a se lua de unitatea controlată,
după terminarea controlului, cu arătarea termenelor când acestea se vor realiza şi
persoanele care răspund de îndeplinirea măsurilor respective.
1.5. Controlul prin inventar este o parte componenta a controlului financiar de gestiune.
Se apelează la procedura de inventariere din diverse motive:
In cazul în care se constată că la un moment dat anumite produse aflate în stoc
nu sunt corect înregistrate în datele din gestiune şi deci nu există un stoc corect
al acestor produse.Acest lucru se observă când există cantităţi mici în stocul
scriptic şi în realitate sunt mult mai multe (sau invers când sunt cantităţi mari în
stocul scriptic,iar în depozit şi la raft există cantităţi mici la produsul în cauză) şi
deci iese în evidenţă faptul că există erori în baza de date din gestiune iar acestea
trebuiesc corectate.
În momentul în care se decide ca prin sondaj să se verifica stocurile, pe furnizori,
pe departamente etc. Acest control prin inventar are un caracter preventiv, deci
nu se ştie în momentul începerii acţiunii dacă stocurile sunt sau nu corecte.
În momentul în care se constată că ceva nu este în regulă în datele contabile ale
unui furnizor, respectiv soldul furnizorului nu este cel real. Acest lucru se poate
observa la un eventual punctaj efectuat cu furnizorul în cauză şi se constată
6
documente neînregistrate (din diverse motive) în gestiune şi deci lipsa unor date
din contabilitate (deoarece acestea vin prin import de date din gestiune).
O dată cu începerea unui nou an se efectuează inventar la totalul magazinelor
incusiv la depozitul central de marfă. Legea îi obligă pe comercianţi să efectueze
cel puţin o dată pe an un inventar total.
În cadrul inventarierii se compara stocurile şi soldurile faptice cu cele scriptice şi se
stabilesc eventualele diferenţe.În cadrul controlului prin inventariere, formele de control
sunt după cum urmează:
după momentul în care se execută controlul, raportat la momentul desfăşurării
activităţii operaţiilor ce se controlează, acesta este un control financiar –
contabil postoperativ sau ulterior , deoarece se exercită după desfăşurarea
activităţilor sau operaţiilor economico-financiare şi contabile cu privire la
gestiunea patrimoniului.Altfel spus acest control se efectuează după
înregistrarea documentelor de intrare a mării atât în gestiune, cât şi în
contabilitate.În gestiune au fost înregistrate facturile, au fost fixate preţurile de
vânzare, a fost aşezată marfa la raft, diferenţa de marfă a fost depozitată în
depozitul central de marfă etc. În contabilitate a fost efectuat transferul de date
din gestiune, au fost efectuate notele contabile care se referă la transferul din
contul de avize în contul de facturi, au fost eventual plătite o parte din facturile
scadente la plată de la furnizorii de marfă cu produse cosmetice etc.
după modul de corelare cu interesele economico-financiare pentru care este
organizat şi exercitat, acest control este un control propriu de gestiune al
agenţilor economici şi urmăreşte respectarea dispoziţiilor legale cu privire la
gestionarea şi gospodărirea mijloacelor materiale, pe baza documentelor
înregistrate în evidenţa tehnic-operativă şi contabilitate.
Acest control este efectuat cel puţin o dată pe an şi se efectuează în totalitate sau prin
sondaj, în raport de volumul, valoarea şi natura bunurilor, tentaţiile şi posibilităţile de
sustrageri, condiţiile de păstrare şi de gestionare precum şi frecvenţa abaterilor constatate
anterior.
Procedeul folosit în inventariere este controlul faptic. Acesta este procesul de
stabilire a realităţii, existentei şi mişcării mijloacelor materiale şi a desfăşurării
7
activităţilor economico-financiare. Această formă de control are ca obiectiv determinarea
exactă a cantităţilor existente (stocul real de marfă, cel faptic), a stării în care se găsesc, a
stadiului şi modului de folosire,a respectării legalităţii în utilizarea lor.
1.6. Procedurile si tehnicile de verificare a obiectivelor controlului financiar de
gestiune. Etape
Cunoaşterea, stăpânirea şi aplicarea cu discernământ şi supleţe, în raport cu
obiectivele controlului şi situaţiile din teren, a metodelor, tehnicilor şi procedeelor de
control, constituie una din premisele de bază, care asigură eficienţă şi finalitate în
activitatea de control.
Experienţa în activitatea de control, a dovedit, cât de important este ca organele de
control să cunoască teoretic şi să aplice selectiv, în practică, metodele, tehnicile şi
procedeele de control.
1.6.1. Controlul total si prin sondaj
Controlul poate fi exercitat total sau prin sondaj.
Controlul total cuprinde toate operaţiile din cadrul obiectivelor stabilite şi pe întreaga
perioadă supusă controlului. De exemplu, în ceea ce priveşte respectarea disciplinei se are
în vedere toate operaţiile şi documentele privind încasările şi plăţile pe perioada
respectivă. Controlul total este cel mai cuprinzător şi sigur.
Cu toate acestea, ca urmare a faptului că necesită un volum mare de muncă, nu se
poate aplica întotdeauna, fiind posibil mai ales la unităţile mici. Din aceste motive, în
anumite cazuri se utilizează controlul prin sondaj.
Controlul prin sondaj cercetează cele mai reprezentative documente şi operaţiuni
care permit obţinerea unor concluzii cu caracter generale asupra obiectivului urmărit.
Sondajul este controlul selectiv care simplifică sarcina de apreciere prin utilizarea unui
exemplu reprezentativ şi permite, astfel să se obţină economii autentice în ceea ce
priveşte munca de control, esenţa controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei,
operaţiunilor şi documentelor ce se controlează şi care dau posibilitatea generalizării
concluziilor şi măsurilor ce se impun; rezultatele sondajelor determină extinderea
controlului asupra tuturor operaţiilor, ajungându-se astfel la controlul total. Controlul prin
sondaj se referă atât la repere din cadrul gestiunilor de materiale a căror evidenţă analitică
8
se ţine cantitativ-valoric pe fiecare fel de material produs, etc., cât şi la cele din cadrul
cheltuielilor. La gestiunile a căror evidenţă se ţine global-valoric reperele nu se pot
controla prin sondaj. Reperele ce se controlează prin sondaj trebuie să fie cele mai
reprezentative în gestiune.
Conform acestor principii, inventarierea, ca modalitate de control faptic, poate fi
efectuată prin control sau prin sondaj, în funcţie de natura elementelor controlate şi de
obiectivele urmărite. Inventarierea totală permite cunoaşterea efectivă a realităţii şi
obţinerea unor concluzii exacte, dar reclamă un timp îndelungat, efort substanţial şi
sistarea operaţiilor de primire şi eliberare a bunurilor. Inventarierea prin sondaj este mai
operativă însă are o precizie mai scăzută.
Controlul prin sondaj cuprinde numai o parte din operaţiile şi documentele dintr-un
anumit sector. El se poate limita, însă, şi la o parte din perioada de timp supusă
controlului, eficienţa sa crescând dacă se au în vedere operaţii în curs de efectuare la data
respectivă, cum sunt plăţile de salarii, transportul de produse, consumul efectiv al unor
materiale, etc.
Modalităţile de control se întrepătrund în forme multiple şi variante, cum sunt:
controlul simultan, cu sensuri diferite, adică cel care are loc concomitent cu
execuţia;
controlul progresiv, care este în acelaşi timp şi simultan, cel care se exercită în
cursul executării lucrărilor şi pe măsura desăvârşirii lor;
controlul plenar, atunci când constituie un ansamblu de măsuri legate între ele cu
scopul de a se obţine certitudinea că justificarea operaţiilor este exactă şi
completă;
controlul continuu sau permanent este cel care nu prezintă întreruperi în durata
sau în intensitatea sa şi cuprinde toate actele şi bunurile care constituie obiectul
său;
controlul periodic este cel organizat la intervale regulate şi cuprinde totalitatea
obiectivului sau a faptelor de controlat;
controlul direct este un control simultan şi se aplică obiectivului ce se controlează
în timpul executării activităţii respective;
9
controlul execuţiei şi controlul de conducere. Pe de o parte, conducerea include şi
controlul execuţiei, iar pe de altă parte, există numai de execuţie rezervate
nivelurilor superioare ale conducerii unităţii. De regulă, deosebirea dintre lucrările
de execuţie şi munca de conducere este necesară în vederea organizării şi
repartizării sarcinilor, inclusiv cele de control şi în acest mod se uşurează
stabilirea unei ierarhii pe linia lucrărilor de control, pentru a se ajunge, de fapt, la
situaţia ca însuşi controlul să fie controlat.
1.6.2. Controlul documentar
Controlul documentar contabil este procedeul de stabilire a realităţii, legalităţii şi
eficienţei operaţiilor şi activităţii economice şi financiare, prin examinarea documentelor
primare şi centralizate a înregistrărilor în evidenţa tehnic-operativă şi contabilă, a
situaţiilor contabile şi bilanţurilor.
Controlul documentar contabil se utilizează cu caracter preventiv şi concomitent,
integrat organic sistemului de organizare şi conducere a evidenţei tehnico-operative şi
contabile, ca de exemplu documentele care se primesc la contabilitate pentru înregistrare,
al lucrărilor de întocmire a situaţiilor contabile şi bilanţului, al exactităţii preluării şi
prelucrării datelor, în condiţiile utilizării calculatorului electronic pentru efectuarea
lucrărilor de calcul şi evidenţă.
Controlul documentar contabil în condiţiile prelucrării electronice a datelor are în
vedere ca atât programul prelucrării datelor cât şi introducerea datelor să fie complete şi
corecte.
Sunt situaţii în care este necesară o adâncire a cunoaşterii obiectivului controlat.
Controlul îşi bazează concluziile pe acte, documente şi evidenţe care sunt întocmite cu
respectarea normelor legale şi conţin date reale.
Pentru a se constata abateri şi lipsuri şi a argumente concluziile în legătură cu fapte
neînregistrate sau înregistrate eronat în documente şi evidenţe se folosesc modalităţi
(tehnici) specifice de control, cum sunt:
a. reconstituirea cantitativă a unor evidenţe global
valorice pe baza inventarelor şi actelor de gestiune, când pentru ieşirea mărfurilor
se foloseşte bonul de vânzare.
10
b. comparaţia de control privind stabilirea
stocurilor( soldurilor) maxime posibile la inventarul final. Stocul maxim posibil =
stocul la inventarul iniţial + intrări de mărfuri pe bază de documente – ieşiri de
mărfuri pe bază de documente. Din această comparaţie de control rezultă trei
situaţii:
- stocul maxim posibil este mai mare decât stocul de la ultimul inventar;
- stocul maxim posibil este mai mic decât stocul de la ultimul inventar;
- stocul maxim posibil este egal cu stocul de la ultimul inventar.
c. corelarea intrărilor de materiale, produse sau mărfuri, în funcţie de consum,
eliberări sau vânzări. Această modalitate de control se utilizează la:
- gestiunile cu evidenţă global valorică, unde desfacerea mărfurilor se face pe
baza bonurilor de vânzare;
- gestiunile cu evidenţă global valorică, cu plata direct la vânzător, fără bon de
vânzare.
d. compararea de numerar din vânzări cu vânzările posibile în anumite perioade,
pentru a se depista eventualele depuneri în contul unor lipsuri în gestiune din
perioada anterioare;
e. corelarea actelor contabile pentru stabilirea realităţii unui fapt economic, cu alte
fapte de influenţă reciprocă;
f. controlul intergestionar.
1.6.3. Controlul faptic
Controlul faptic este procedeul de stabilire reală a existenţei şi mişcării mijloacelor
materiale şi băneşti şi a desfăşurării activităţii economice şi financiare. Controlul faptic se
exercită la locul de existenţă a mijloacelor materiale şi băneşti şi are ca obiectiv
determinarea exactă a cantităţilor şi valorilor existente, a stării în care se găsesc, a
stadiului şi modului de prelucrare a respectării legalităţii în utilizarea lor.
Principalele modalităţi sau tehnici de control faptic sunt: inventarierea, expertiza
tehnică şi analiza de laborator, observarea directă, inspecţia fizică, etc.
Faţă de regula generală a valorificării rezultatului inventarierii se admit următoarele:
11
Pentru gestiunile unde contabilitatea a condusă cantitativ-valoric, este posibil ca
la inventariere, la unele sortimente ale aceluiaşi produs sau produse asemănătoare,
la care există riscul de confundare să apară plusuri iar la altele minusuri;
atât în gestiunile unde contabilitatea analitică este condusă cantitativ-valoric, cât
şi în gestiunile unde contabilitatea este condusă valoric pot să apară lipsuri
generate de acţiunea factorilor fizici şi chimici, urmare a manipulării, depozitării
sau însilozării.
Observaţia directă este folosită pentru stabilirea unor situaţii faptice care nu rezultă
din documente. Observaţia desemnează necesitatea organului de control de a merge la
faţa locului pentru a constata modul în care personalul controlat îşi îndeplineşte
obligaţiile de serviciu.
Inscripţia fizică constă în examinarea activelor şi a altor surse. Este o probă sigură
pentru constatarea existenţei unui anumit post de activ a imobilizărilor sau a actelor
justificative înregistrate în evidenţă. De exemplu controlul banilor în casierie, a listelor de
inventariere, etc.
Controlul faptic se întregeşte cu cel documentar. În acest fel, prin control se stabileşte
atât modul de gestionare a mijloacelor materiale, cât şi calitatea informaţiilor cu privire la
activitatea controlată.
Etapele efectuarii controlului financiar:
1. Etapa programarii actiunilor de control financiar contabil
2. Etapa pregatirii actiunilor de control financiar contabil
3. Etapa efectuarii controlului financiar contabil
4. Etapa intocmirii actelor de control financiar contabil
5. Etapa valorificarii constatarilor rezultate din efectuarea controlului financiar contabil
12
Cap.II. PREZENTAREA SOCIETATII
2.1. Forma juridica, sediul societatii, si durata de functionare
Denumirea societăţii comerciale este “ SEPHORA S.A.”, având forma juridică de
societate comercială pe acţiuni. Aceasta îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu
legile române şi prezentul act constitutiv.
În toate actele, facturile, anunţurile, publicaţiile şi alte acte emanând de la
societate, trebuie să se menţioneze : denumirea, forma juridică, sediul social, codul unic
de înregistrare al societăţii.
Părţile contractante au stabilit ca sediul societăţii să fie în România, municipiul Iaşi, Str.
Ingusta nr. 9, judeţul Iaşi.
Sediul societăţii poate fi schimbat în altă localitate din România prin decizia adunării
generale a acţionarilor. Societatea poate avea sucursale, filiale, puncte de desfacere în magazine,
locuri stradale, oboare, reprezentanţe, agenţii, etc., situate şi în alte localităţi din România.
Durata de functionare a societăţii este nelimitată, începând de la data înregistrării ei la Oficiul
Registrului Comerţului.
2.2. Obiectul de activitate
Domeniul principal: Comert cu amanuntul al produselor cosmetice si de parfumerie, in
magazine specializate.
Obiectul de activitate se interpretează conform Hotărârii Guvernului nr. 656 din
data de 06 octombrie 1997 privind aprobarea Clasificării activităţilor din economia
naţională – CAEN, publicată în Monitorul Oficial nr. 301 bis din data de 05 noiembrie
1997 şi Ordinului nr. 601/26 noiembrie 2002 privind actualizarea clasificării activităţilor
din economia naţională – CAEN, publicată în Monitorul Oficial nr. 908 din 13 decembrie
2002.
2.3. Capitalul social
Capitalul social subscris constă în numerar şi este în valoare de 478,400 Lei, vărsat
integral la data constituirii societăţii.
13
Capitalul social subscris este divizat în acţiuni nominative, în valoare egală de
100.000 lei fiecare.
Transmiterea partilor sociale trebuie înscrisa în Registrul Comertului si în Registrul
de asociati ai societatii.
Patrimoniul societatii nu poate fi grevat de datorii sau alte obligatii personale ale
asociatilor. Un creditor al unui asociat poate formula pretentii numai asupra partii din
beneficiul societatii care i s-a repartizat sau a cotei parti cuvenite acestuia la lichidarea
societatii efectuata conform actului constitutiv.
2.4. Conducerea societatii
Adunarea generală a acţionarilor este organul de conducere al societăţii comerciale care
decide asupra activităţii acesteia şi asigură politica ei economică şi comercială.
Administrarea şi reprezentarea societăţii este asigurată de Administrator, numit manager.
Managerul angajează astfel o activitate de conducere şi control, de supraveghere atentă a
activităţii societăţii, putând acorda împuternicire altor persoane pentru a angaja societatea faţă de
terţi – persoane fizice sau juridice.
2.5. Compartimentul financiar contabil
În cadrul compartimentului financiar contabil se întocmeste bilantul si contul de
profit si pierdere, se calculeaza profitul contabil, profitul impozabil si impozitul pe profit,
precum si obligatiile de plata ale societatii catre bugetul de stat si fonduri speciale.
Întocmirea bilantului contabil si a contului de profit si pierdere
Societatea întocmeste anual, pe baza ultimei balante de verificare sintetica, bilantul si
contul de profit si pierdere, cu respectarea normelor metodologice si a precizarilor
elaborate de Ministerul Finantelor cu ocazia închiderii exercitiului financiar.
Calculul si valoarea profitului
Profitul societatii se stabileste prin bilantul aprobat de AGA.
Profitul impozabil se stabileste ca diferenta între suma totala a veniturilor încasate
si de încasat si suma totala a cheltuielilor efectuate pentru realizarea acestor venituri.
În cazul înregistrarii de pierderi partile se obliga sa analizeze cauzele si sa ia
masuri de recuperare.
14
Cap.III. STUDIU DE CAZ
3.1. Controlul recepţiei bunurilor (mărfuri, materii prime, materiale)
Dintre principalele obiective ale controlului financiar de gestiune există unul care se
referă la existenţa, păstrarea şi paza bunurilor patrimoniale ale agenţilor economici. Cum
recepţia mărfurilor reprezintă punctul de plecare a întregii activităţi de aprovizionare,de
stocare şi ulterior de vânzare a mărfii respective este de la sine înţeles că un control de
gestiune este necesar să cuprindă şi controlul recepţiei bunurilor intrate în patrimoniu.
Controlul prin sondaj
În urma hotărârii luate de Consiliul de administraţie s-a decis ca prin sondaj să fie
controlată recepţia mărfurilor la unul din magazinele firmei S.C. SEPHORA S.A. A fost
formulată în scris această hotărâre şi au fost numite persoanele care vor fi însărcinate să
fie membre în comisia de control. Acest lucru se poate vedea în fig. nr. 1.
15
S.C. SEPHORA S.A. Data: 15 martie 2010
NOTĂ INTERNĂ
În urma şedinţei din data de 15 martie 2010, Consiliul de administraţie a hotărât ca în data de 05 aprilie 2010 să se efectueze controlul recepţiei mărfurilor la magazinul «Baneasa ». Se instituie comisia de control formată din:
Domnul Burghelea Ciprian preşedinteDomnul Niculescu Stefan membruDoamna Radu Mariana membră
Controlul recepţiei mărfurilor va începe în data de 2 aprilie 2011 şi va dura 2 zile. Procesul verbal de control va fi întocmit de Niculescu Stefan în maxim 3 zile de la data încheierii controlului.
Director, Vizat,Neagu Sebastian CONTABIL ŞEF,
Figura nr.1 - Decizia pentru controlul recepţiei mărfurilor
În data de 5 aprilie 2010, comisia a început controlul recepţiei mărfurilor inopinant
la magazinul “Baneasa”.
Acest control a constat practic în:
Verificarea faptică a mărfii prin numărarea acesteia produs cu produs sau unde era
cazul prin numărarea mărfii prin sondaj (unde existau furnizori care au adus
cantităţi mari de marfă)
Verificarea recepţiei cantitative a mărfii prin cântărirea acesteia
După numărarea/cântărirea mărfii, se verifică documentele de intrare respectiv
cantitatea înscrisă în documentul care însoţeşte marfa (factură fiscală, aviz de
însoţire a mărfii) şi se compară dacă corespund cantităţile faptice cu cele scriptice.
În cazul în care marfa nu a fost livrată în întrgime se verifică dacă receptionerul a
semalat acest lucru şi deci dacă a făcut menţiunea în factură că marfă nu a ajuns
conform cantităţii înscrisă în factură.
S-a verificat dacă pe documente există semnătura de primire a mărfii, clar, citeţ,
cu numele complet al celui care a recepţionat marfa
S-a verificat marfa din punct de vedere calitativ (aspect fizic plăcut, ambalaje
corespunzătoare şi intacte, marfă nedegradată la transport etc.)
S-a verificat dacă marfa nu este venită expirată de la furnizor
A fost verificat dacă nu cumva furnizorul aduce altă marfă; alta decât cea din
comandă dar la acelaşi preţ de intrare
A fost verificată marfa care este din import (furnizorul importă această marfă nu
o produce el), dacă are traduceri în limba română pentru instrucţiunile de folosire
a acestei mărfi
A fost verificat circuitul mărfii în depozit; dacă aceasta poate fi sustrasă uşor în
timpul aranjării acesteia în depozit ori pe traseu până în magazin (la raft)
Au fost verificate condiţiile de depozitare a mărfii; dacă acestea corespund din
punct de vedere al normelor fito-sanitare (să nu fie depozitate direct pe
pardoseală, produsele uşor degradabile să fie depozitate corespunzător, etc).
A fost verificat modul în care este menţinută ordinea şi curăţenia în depozit.
16
Rezultatele controlului recepţiei bunurilor materiale
În urma controlului efectuat în data de 5 aprilie 2010, comisia de control a întocmit
un proces verbal de constatare în care s-au consemnat toate aspectele interne constatate.
Raportul arăta astfel:
Figura nr.6 - Procesul verbal de constatare a controlului recepţiei bunurilor
Figura nr.2 Procesul verbal de constatare a controlului recepţiei bunurilor
17
S.C. SEPHORA S.A. Data: 7 aprilie 2010
PROCES VERBAL DE CONSTATARE
În conformitate cu nota internă din 15 martie 2010 s-a efectuat controlul recepţiei mărfurilor la magazinul “Baneasa”. În urma controlului s-au constatat următoarele aspecte:
Recepţia mărfurilor are loc în condiţiile prevăzute de legea referitoare la normele fito-sanitare care trebuiesc respectate în cazul depozitării produselor în magazii, depozite etc. S-a constatat că produsele alimentare sunt depozitate separat de cele nealimentare, nu exista marfă depozitată pe jos ci numai în rafturi special amenajate etc.
Calitatea mărfii era conform standardelor impuse de lege dar mai ales conform exigenţei clienţilor (aspect fizic plăcut, în termen de valabilitate, etc)
Produsele de import aveau traduceri în care erau trecute reţeta produsului modul de utilizare a acestora şi contraindicaţiile date de specialişti acolo unde este cazul
În urma verificării documentelor de însoţire a mărfii s-a constatat că recepţionerul a semnat de primire pe fiecare document în parte
S-a consemnat că în ziua controlului recepţiei au existat doi furnizori care nu au avut pe produse trecut termenul de valabilitate al acestora. În acest caz recepţionerul a refuzat marfa .
La verificarea cantitativă a reieşit faptul că recepţia bunurilor a fost corectă (cantitatea din factură a corespuns cu cantitatea totală cântărită)
Noi, membrii comisiei de control declarăm că recepţia bunurilor la magazinul “Baneasa” se efectuează corect din punct de vedere al recepţiei în depozit şi că vom controla în perioada următoare documentele de intrare/ieşire a mărfii din gestiune.
COMISIA DE INVENTARIERE SEMNĂTURILEBurghelea Ciprian preşedinteNiculescu Stefan membruNeagu Sebastian membră
3.2. Controlul înregistrării documentelor de intrare/ieşire a mărfii din gestiune
Controlul documentar
Controlul documentelor constă, în esentă, în aprecierea şi analiza unor operaţiuni şi
procedee economice pe baza documentelor justificative care le reflectă. Acesta se
efectuează cu caracter preventiv şi concomitent, integrat organic sistemului de organizare
şi conducere a evidenţei tehnic-operative .
În cazul societăţii comerciale SEPHORA S.A. acest control se va efectua în cadrul
compartimentului operare P.C.
Compartimentul este compus din operatorii de gestiune existenţi în cadrul fiecarui
magazin în parte şi depozit. Aceştia au sarcina de a introduce ori de a scădea marfa din
stoc pe baza documentelor fiscale corespunzătoare fiecărei operaţiune în parte. Fiecare
operator are experientă îndelungată cu baze de date de gestiune şi sunt conştienţi de
importanţa înregistrării corecte şi la timp a documentelor.
Este foarte important ca operatorii să deţină cunoştinţe de contabilitate primară pentru
a evita confuziile între documente (de exempu factură cu aviz) şi să ştie să facă diferenţa
între facturile de intrare şi cele de retur deoarece înregistrarea acestor documente are o
influenţă foarte mare asupra stocului de marfă iar inversarea acestora nu poate fi admisă.
Pe de altă parte nu este permis ca operatorul de gestiune să efectueze modificări în
stoc fără documente de justificare a acestei operaţiuni. În cazul în care nu există
documente fiscale este necesar să existe decizii interne de operare şi deci pe baza acestora
operatorul poate interveni asupra stocului dar numai pe baza unui document scris şi nu
verbal.
Ca flux al circuitului documentelor este de semnalat faptul că acestea ajung mai întâi
în departamentul de operare după care acestea sunt predate la departamentul financiar-
contabil împreună cu documentele, N.I.R.-urile aferente acestora.
Operatorii de gestiune primesc documentele de la gestionarii care iau în primire marfa
(recepţionerii) după care introduc datele în calculator corespunzător fiecărui document în
parte, atât valoric cât şi cantitativ. În cazul în care există diferenţe între cantitatea din
18
documente şi cea recepţionată operatorul este anunţat de către gestionarul care a primit
marfa ce diferenţe există şi acesta este obligat să scrie pe documentul respectiv cantitatea
reală receptionată astfel încât operatorul să introducă datele corect în programul de
gestiune.
Persoanele care operează datele în gestiune trebuie să se încadreze în timpul de lucru
aferent fiecărei operaţiuni în parte, astfel încât să nu îngreuneze munca altor
departamente, respectiv departamentul financiar-contabil care aşteapă aceste documente
pentru a le arhiva ori pentru a opera plăţile acestora etc.
Tot de operatorii de gestiune depind şi persoanele care hotărăsc preţurile de vânzare a
produselor care au fost introduse în stoc şi care urmează să fie duse la raft şi vândute.
Aceate persoane nu pot face nimic dacă factura de intrare nu a fost introdusă în timp util
în gestiune. O întârziere în acest sens duce la întârzieri de aprovizionare cu marfă la raft
ceea ce nu poate fi acceptat, clienţii trebuie să găsească întotdeauna ceea ce doresc şi nu
numai.
Nu se acceptă ca persoanele care aprovizioneză rafturile cu marfă să ducă marfa la
raft dacă acesteia nu i-a fost fixată preţul de vânzare deoarece este posibil ca în cazul în
care a fost dusă la raft fără a se verifica dacă preţul a fost calculat, marfa respectivă să fie
vândută în pierdere dacă furnizorul a modificat preţul de intrare, respectiv a crescut preţul
din factură şi acest lucru se vede foarte clar în momentul în care operatorul introduce în
calculator factura de la furnizor.
Este foarte important ca înregistrarea documentelor în gestiune să se execute corect
atât cantitativ, cât şi valoric. O înregistrare greşită a cantităţii de marfă duce la o încărcare
sau o diminuare a stocului cantitativă nereală iar o diferentă valorică duce la o imagine
greşită asupra stocului valoric al gestiunii ceea ce poate duce la erori în aprovizionarea cu
marfă, materii prime şi materiale. Totodată aceste înregistrări nereale duc la o informare
greşită a acţionarilor în momentul în care aceştia cer anumite rapoarte de gestiune iar
rapoartele cu care se lucrează provin dintr-o bază de date afectată de introducerea cu erori
a documentelor.
De aceea este important ca periodic să existe un control asupra înregistrării datelor în
gestiune.
19
În ce priveşte controlul care a fost executat de către comisia numită de Directorul
general al societăţii, acesta a avut loc concomitent cu operarea facturilor de către
operatori. Datorită fluxului mare de documente ca trebuiesc operate la timp în cadrul
acestui departament s-a luat hotărârea ca operarea documentelor să nu fie oprită pe
perioada controlului. Activitatea din magazin nu trebuie să fie niciodată afectată de
deciziile luate la “centru” cu atât mai mult de executarea acestora.
Comisia de control a verificat toate documentele introduse în ziua precedentă astfel că
au fost cuprinse în cadrul controlului toate operaţiunile de modificare a gestiunii. În
această ordine de idei comisia a verificat următoarele documente:
facturile de intrare de la furnizori; au fost verificate dacă:
- numărul fiscal a fost introdus corect
- s-a operat corect în baza de date denumirea furnizorului,
- totalul facturii corespundea cu totalul N.I.R.-ului,
- au fost introduse exact produsele din factură şi nu au fost inversate cu altele
care au acelaşi preţ de intrare dar care au coduri de bare diferite(această
operaţiune a dus la verificarea facturii produs cu produs)
- dacă s-a introdus data scadentă a facturii la plată (acest lucru este necesar pentru
departamentul financar-contabil)
- există semnătura gestionarului că s-a primit în totalitate marfa din factură
facturile de retur de la furnizori; au fost verificate dacă:
- facturile au fost înregistrate în stoc cu minus (şi nu cu plus)
- numărul fiscal a fost introdus corect
- facturile de retur au specificat numărul facturii de intrare aferentă acesteia
(de genul “facură de retur la factura nr…..)
- cantităţile returnate au fost corect înregistrate
- dacă a fost introdusă data scadenţei facturii
- există semnătura gestionarului că a fost returnată marfa
- acorduldirectorului de magazin ca marfa să se scadă din gestiune etc
avizele de intrare de la furnizori
Se înregistrează în avize marfa venită de la furnizorii care au avut greşită din punct de
vedere matematic (gresite la calcul), ori au fost alte probleme cu factura respectivă şi
20
furnizorul a lăsat marfă urmând să aducă în maximum 3 zile factura corectă (este vorba
de probleme de recepţie de exemplu când se doreşte să se primească doar o parte din
marfă cealaltă marfă nefiind corespunzătoare cerinţelor din punct de vedere calitativ ori
nu are termenul de valabilitate trecut etc).
În cazul avizelor se verifică:
- dacă în cazul în care o factură a fost greşită la calcul, N.I.R.-ul aferent acesteia este cu
valoarea corectă deoarece nu este bine ca în gestiune să intre la o valoare diferită de cea
reală, acest lucru poate duce la o diminuare a profitului în cazul în care de exeplu
produsul se vinde sub preţul de intrare
- dacă cantitatea din aviz corespunde cu cantitatea intrată în stoc
- dacă factura “cu probleme” este semnată de către gestionar şi dacă este clar specificată
cauza care a dus la decizia de a se primi o anumită marfă şi care este aceasta.În acest fel
operatorul de gestiune ştie ce trebuie introdus în stoc şi ce produse nu trebuiesc
înregistrate.
- dacă este dat acordul Directorului de magazin în cazul unui refuz de marfă
- dacă (în cazul în care a fost primită o parte din marfă) sunt corect introduse valorile şi
totalul parţial al facturii este egal cu totalul N.I.R.-ului.
- dacă este corect introdus numărul fiscal al facturii greşite pentru a se cunoaşte exact
factura care a avut probleme la receţie
După înregistrarea facturilor în avize urmează ca în maxim 3 zile să vină furnizorul
cu factura corectă (modificată astfel încât să arate exact marfa recepţionată). În acest caz
se înregistrează în contabilitate factura corectă (se face tranfer din contul de avize în
contul de facturi şi se introduce numărul corect al facturii modificate de furnizor).
Această factură urmează să fie plătită cu numărul nou fiscal; cel al facturii corectate.
Avizele de retur
În contul avizelor de retur se înregistrează facturile venite de la furnizori în urma
procesului verbal de retur de marfă întocmit de unitate, conform diverselor contracte cu
aceştia.
Practic în momentul în care agentul furnizorului aduce marfă, se întocmeşte în
prezenţa acestuia procesul verbal de restituire a produselor expirate sau degradate. În
proces este trecută cantitatea de produse la valoarea acestora de intrare în gestiune
21
conform facturilor aferente acestora la momentul respectiv. Agentului i se predă această
marfă, însoţită cu procesul verbal iar acesta are obligaţia de a veni în maximum 3 zile cu
factura de retur.
În programul de gestiune se întocmeşte N.I.R. la procesul verbal în data ieşirii mărfii
din gestiune. În programul de contabilitate se întocmeşte notă contabilă în momentul
sosirii facturii de retur de la furnizor. Această notă contabilă se referă la tranferul valoric
din contul de avize în contul de “facturi intrate de la furnizori”şi se trece numărul fiscal al
facturii de retur. Nu se operează la valorile avizelor, deoarece acestea sunt valorile reale,
ci numai la numărul fiscal pentru a exista numărul facturii la plată.
Comisia de control verifică să nu existe procese verbale neînregistrate în gestiune,adică
marfa să fie restituită, dar operatorii să nu înregistreze aceste procese verbale şi astfel
marfa să nu fie scăzută din stoc.Aceasta verifică şi posibilitatea ca un proces verbal să fie
înregistrat de două ori în programul de gestiune. Pot exista şi astfel de cazuri în momentul
in care acelaşi proces verbal este introdus de două persoane (de ex operatorul din tura de
dimineaţă şi cel din tura de seară).
Figura nr. 3. Proces verbal de predare a mărfii degradate
22
S.C. SEPHORA S.A. Data: 11.04.2010
PROCES VERBAL DE RESTITUIRE
S.C. SEPHORA S.A. prin gestionarul acesteia Ion Mihalache cu cartea de identitate seria R.X. nr. 523646 predă produsele:
Rimel ………….….5 buc. Ruj ………….…….3 buc. Parfum………….....4 buc.
delegatului firmei “Maybelline”, cu numele Mihai Barbu cu buletin seria A.X. nr. 325672. Aceste produse sunt restituite conform contractului nr. 340, încheiat în 01.01.2010 deoarece acestea au fost degradate la precedentul transport .
Am primit, Am predat, Mihai Barbu Ion Mihalache
facturile de vânzare ; s-a verificat dacă:
- există comanda de la clientul respectiv
- preţul de vânzare este conform cu acordul acţionarilor
- cantitatea din factură este identică cu cantitatea din comandă
- produsele din factură sunt cele din comandă şi nu altele asemănătoare ca
denumire dar ca fond să fie altele
- existe semnătura gesionarului că a predat marfa clientului
- data şi denumirea clientului să fie corect introduse
“degradările” – reprezintă marfa care s-a degradat în urma manipulării acesteia în
depozit şi în magazin. Acestea se scad în ziua respectivă, nu la o dată fixă
deoarece se vrea ca în orice moment stocul de marfă scriptic să fie conform cu
cel real. Tot aici sunt scăzute şi produsele deteriorate de către clienţii din
magazin.
În cazul degradărilor comisia a verificat dacă:
- există acordul scris al directorului de magazin să se scadă marfa din stoc
- există semnătura gestionarului că are la cunoştiinţă că podusele sunt degradate şi
deci nu mai pot fi vandute
- cantitatea scăzută să fie cea din raportul scris al gestionarului
- produsele să fie corect scăzute în sensul că este necesar să se scadă codul de bare
de pe produsul degradat şi nu altul din eroare
Transferurile între magazine şi depozit Aici se verifică transferurile între
magazine şi cele dintre magazine şi depozit.
Se verifică în special dacă:
- există semnătura celui care a predat marfa (a gestionarului de la magazinul care
trimite marfa)
- există semnătura celui care a primit această marfă (a gestionarului de la magazinul
care primeşte marfa)
- este înregistrat corect furnizorul în baza de date din gestiune (numele magazinului
de la care s-a primit marfa)
- sunt corect înregistrate codurile de bare de pe produse
23
- sunt introduse toate cantităţile din transfer
- cele două transferuri (de intrare şi de ieşire a mărfii) corespund ca valoare şi nu
există diferenţe care pot fi din cauza faptului că nu a fost înregistrată toată marfa
ori că nu au fost corect înregistrate valorile de intrare a mărfii
- sunt corect introduse produsele în gestiune la preţurile din transfer
- sunt înregistrate toate transferurile primite la recepţie şi nu au fost rămase
neînregistrate (acest lucru se verifică comparând transferurile ieşite din gestiunea
magazinului care a trimis marfa şi transferurile magazinului care a primit-o).
Această procedură se repetă pentru fiecare magazin în parte; practic se formează o
relaţie de legătură între magazine şi se verifică pe fiecare magazin pentru a fi siguri că nu
există nici un tranfer rămas neânregistrat ori înregistrat dar nu la magazinul care a primit
marfa ci din eroare poate fi înregistrat la orice alt magazin.În acest caz apar probleme de
stoc la ambele magazine.
Un lucru foarte important pentru departamentul financiar-contabil este ca soldul final
al contului de marfă din transferuri să fie zero. Practic ieşirile de marfă dintr-o gestiune să
fie egale cu intrările dintr-o altă gestiune astfel ca la finalul lunii în balanţă să fie cu
valoare zero. În cazul în care există sold în debit sau în credit, se verifică trasferurile
pentru fiecare magazin în parte tranfer cu transfer astfel încât să se găsească transferurile
rămase neînregistrate în unul din magazine.Acest lucru impune un volum mare de muncă
în verificarea acestora în gestiune deoarece există zece magazine şi depozit şi este
necesar să se verifice toate relaţiile dintre magazine sau dintre depozit şi magazine.În
momentul în care au fost descoperite erorile acestea se remediază imediat altfel nu poate
fi inchisă luna în departamentul contabilitate.Prin această verificare se menţine în acelaşi
timp şi un control pe partea de gestiune deoarece un tranfer rămas neoperat în gestiune
atrage după el diferenţe de stoc la prodesele aferente acelui transfer. Odată rezolvat acel
transfer (transfere) se rezolvă şi problema de stoc la produsele incluse în acesta. De fapt
se rezolvă mai întâi problemele în gestiune şi după aceea prin transfer de date se rezolvă
în contabilitate.
24
Rezultatele controlului înregistrării documentelor de intrare/ieşire din gestiune
În urma controlului Comisia de inventar a întocmit un proces verbal de constatare şi
o notă cu propuneri şi sugestii pentru a se evita eventualele erori din gestiune. Comisia a
întocmit aceste formulare în mai multe exemplare. Astfel aceasta a predat un exemplar
Directorului financiar şi câte un exemplar fiecărui acţionar din cadrul societăţii.
25
S.C. SEPHORA S.A. Data: 12.04.2010
PROCES VERBAL DE CONSTATARE
În conformitate cu nota internă din 15 martie 2010, s-a trecut în faza a doua a controlului de gestiune şi anume la controlul înregistrării documentelor de intrare/ieşire la magazinul din Baneasa.
În urma controlului care a avut loc în departamentul operare P.C. au fost constatate următoarele:
în ce priveşte înregistrarea facturilor de intrare de la furnizori,s-a contatat că acestea au fost înregistrate corect de către operatori
la controlul facturilor de retur, au fost găsite două facturi cu numărul fiscal introdus eronat în baza de date din gestiune. Au fost date imediat dispoziţii de modificare a acestor facturi şi s-a constatat ulterior că au fost corectate.
La controlul avizelor de intrare înregistrările au fost corecte La controlul facturilor de vânzare s-a constatat că marfa a fost scăzută corect
din stoc La controlul transferurilor între magazine s-a constatat că la unul dintre
transferuri (transferul nr.255467 din 11/04/10) deşi era consemnat faptul că nu a fost primită marfa în totalitate, acesta a fost introdus în stoc cu cantitatea totală. Au fost date dispoziţii să se efectueze transfer către unitatea care a trimis marfa cu minus pe cantitatea nerecepţionată,urmând ca şi aceasta să efectueze N.I.R.conform transferului primit.
Atasăm o notă cu propuneri pentru a solutiona aceaste probleme astfel încât acestea să nu mai apară.
Comisia de control, Semnăturile, Burghelea Ciprian preşedinte Niculescu Stefan membru Radu Mariana membră
Figura nr. 4 –Proces verbal de constatare privind controlul înregistrării
documentelor în gestiune
Figura nr. 5 - Notă internă cu propuneri din partea Comisiei de control
26
S.C. SEPHORA S.A. Data : 12.04.2010
NOTĂ INTERNĂ
În urma controlului efectuat în departamentul operare P.C.,au fost constatate nereguli în înregistrarea corectă a datelor din gestiunea de mărfuri. De aceea noi Comisia de control vom încerca să evităm apariţia unor astfel de probleme pe viitor şi vă sugerăm următoarele propuneri:
în ce priveşte înregistrarea eronată a numărului fiscal la documente vă sugerăm ca operatorii să nu fie solicitaţi la maxim şi de aceea vă propunem să mai angajaţi un operator în cadrul acestui departament la magazinul “Berceni” unde este de fapt volumul de muncă mai mare. Considerăm că aceste erori au apărut din cauza faptului că operatorii nu fac faţă volumului mare de lucru.
în ce priveşte înregistrarea transferurilor între gestiuni vă sugerăm ca operatorii să fie supravegheaţi o perioadă de timp pentru a se vedea dacă această înregistrare a fost făcută neintenţionat sau cu alte intenţii. Pentru acesta considerăm că este necesar ca efectuarea controalelor la magazinul “Baneasa” să se efectueze mai des şi inopinat.
Comisia de control, Semnăturile,
Burghelea Ciprian preşedinte Niculescu Stefan membru Radu Mariana membră
3.3. Controlul prin inventariere la S.C. SEPHORA S.A.
În data de 15 mai 2010 Directorul economic, împreună cu principalii acţionari ai
firmei au hotărât să se să se efectueze inventarul inopinat la magazinul “Unirea” asupra
raionului cosmetice.
A fost hotărâtă comisia de inventarie şi s-a întocmit în scris decizia către persoanele
care vor efectua inventarierea. Decizia de inventariere se poate vedea în figura nr.10.
27
S.C. SEPHORA S.A. Data:15 mai 2010
DECIZIE DE INVENTARIERE
În urma şedinţei din data de 15 mai 2010, a fost luată decizia ca la magazinul “Unirea” să se efectueze control prin inventariere la raionul “cosmetice” în data de 16 mai 2010.
Inventarierea va dura până în data de 17 mai 2010.Comisia de inventariere va fi formată din următoarele persoane:
Ion Mincu preşedinte Enache Mihaela membru Barbu Stefan membru
Întocmirea procesului verbal de control se va efectua de către Enache Mihaela , până în data de 20 mai 2010.
Director general, vizat, Burghelea Ciprian Director economic
Figura nr.6 - Decizia de inventariere la magazinul
“Unirea” - raionul de cosmetice
Controlul faptic
În cadrul inventarierii raionului de cosmetice se vor compara stocurile şi soldurile
faptice cu cele scriptice şi se stabilesc eventualele diferenţe. În cazul inventarierii la
cosmetice procedura de lucru a fost următoarea:
în prima fază a fost luată o declaraţie de la gestionar cu privire la bunurile din
gestiunea de produse cosmetice.
În declaraţie acesta trebuie să completeze dacă are cunoştiinţă de eventuale minusuri
sau plusuri în gestiune şi să explice cauza care a dus la aceste diferenţe de stoc.
apoi se listează stocul scriptic al produselor cosmetice.Pentru a fi siguri că în lista
respectivă vor fi include toate produsele cosmetice existente în baza de date,
produse care au intrare de la furnizori diferiţi,se va printa un raport pe
departamentul “produse cosmetice”.
se numără stocul faptic la raft şi în depozit
se calculează diferenţele de inventar cantitative (plusurile sau minusurile aferente
stocului scriptic)
se analizează cauzele care au dus la aceste diferenţe.
Acest lucru se face prin analiza fişei de produs în care apar toate intrările şi ieşirile la
produsul în cauză. Analiza este necesar să se facă pentru pentru fiecare produs la care au
fost constate diferenţe mari.
se iau luate măsuri ca aceste cazuri să nu se mai repete
se întocmeşte procesul verbal de constatare la finalul inventarului
se stabilesc vinovaţii pentru aceste nereguli în gestiune
se întocmeşte o notă cu proceduri de lucru pentru evitarea neregulilor constatate la
inventar. Acesta a fost înmânată Directorului economic urmând ca acesta să decidă
mai departe procedurile de lucru în viitor.
28
se înregistrează plusurile şi minusurile de inventar atât în gestiune cât şi în
contabilitate.În gestiune pentru a se regla stocurile (se operează plusurile şi
minusurile aferente), iar în contabilitate pentru a se înregistra pe note contabile
specifice operaţiunilor de inventar, pentru a se evidenţia în balanţă.
A fost luată o declaraţie de inventar de la gestionarul care răspunde de
departamentul “cosmetice”. Aceasta arăta astfel:
29
S.C. SEPHORA S.A. Magazinul Unirea
DECLARAŢIE DE INVENTAR
Subsemnatul…………………………….gestionar al……………………numit prin decizia
nr……………din data……………………declar:
1. toate valorile materiale aflate in gestiunea subsemnatului se găsesc în locurile………………………………………………………………
2. posed ( nu posed) valori materiale aparţinând………………………3. am ( nu ) am cunoştiinţă de existenţa unor plusuri în valoare ( cantitate)
de………………………………..4 .am ( nu am) eliberat valori materiale fără documente legale5. am ( nu am ) valori materiale nerecepţionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au
întocmitdocumente aferente în cantitate de……………6. am ( nu am) documente de predare-primire care nu au fost operate la zi sau care nu au
fost predate la departamentul contabilitate7. deţin ( nu detin ) numerar din vânzarea mărfurilor aflate în gestiune, de
lei………………………………….8 .ultimele documente de intrare sunt: de tipul ………….nr………………
din data……………………..9 .ultimele documente de ieşire sunt: de tipul…………….nr………………
din data…………………10. ultimul raport de gestiune a fost încheiat la data de……………..pentru
perioada……………………………11. alte menţiuni……………………….
Semnături Dată în faţa noastră Gestionar
Data………………
Ora……………
Figura nr. 7 - Declaraţia de inventar a gestionarului de la “Unirea”
S-a trecut astfel la faza a doua a controlului, în ordinea în care au fost stabilite
procedurile de control. Comisia de inventar împreună cu gestionarul au mers la
operatorul P.C. de la magazinul “Baneasa” şi i-au cerut acestuia să printeze stocul la
departamentul “cosmetice”.
Înainte ca acesta să listeze stocul, comisia s-a interesat dacă sunt toate
documentele înregistrate “la zi”. După se s-au asigurat că documentele sunt înregistrate în
gestiune, s-a trecut la listarea stocului produselor care făceau obiectul discuţiei.
Raportul care conţinea stocul scriptic conţinea următoarele criterii de selecţie:
codul de bare aferent fiecărui produs în parte
denumirea produsului respectiv
unitatea de măsură a produsului
stocul scriptic la data printării raportului
De menţionat faptul că raportul este scos automat din calculator,acesta nu este
operat manual de către operatorul de gestiune. Deci nu există posibilitatea ca operatorul
să printeze un raport care să cuprindă date eronate cu privire la stocul scriptic. Singurele
cazuri în care pot apare erori în stocul scriptic sunt cele în care sunt înregistrate greşit
codurile în momentul introducerii facturilor de la furnizori sau în momentul în care din
cauze diferite se vând unele produse pe codurile altor produse.
Pe baza acestui raport urmează ca persoanele responsabile de inventar să numere
produsele existente în listă. Acestea sunt identificate pe baza codului de bare.
De reţinut faptul că inventarul la departamentul “cosmetice” s-a efectuat până în
momentul deschiderii magazinului. Nu se poate efectua un inventar faptic al produselor
cu magazinul deschis deoarece există riscul ca unele produse să nu poată fi numărate
deoarece acele produse, sunt practic încasate în momentul respectiv la casa de marcat.
30
Deci inventarul se efectuează în felul următor: mai întâi se numără toate
produsele la care se vrea să se execute inventarul apoi se dechide magazinul pentru
eventualii clienţi dornici să cumpere din produsele respective şi nu numai.
Toate produsele numărate (deci stocul real sau cel faptic) sunt trecute în lista cu
stocul scriptic în dreptul fiecărui produs în parte.
Sunt numărate produsele de la raft, dar şi cele din depozit. Aici gestionarul este
cel care dă relaţii la locatiile produselor în depozitul de marfă al magazinului respectiv .
Este nevoie de aceste informaţii deoarece comisia de inventar nu are cum să cunoască
ordinea aşezării produselor în depozit. Totalul stocului faptic la magazinul respectiv se
calculează în felul următor:
Stocul faptic= stocul de la raft + stocul din depozitul magazinului
Toate diferenţele de inventar după ce sunt calculate sunt prezentate persoanelor de
decizie pentru a se decide dacă se operează aceste diferenţe pentru a se corecta stocul
scriptic.
Au fost calculate diferenţele de inventar astfel:
Diferenţe = stoc scriptic – stoc faptic
În urma analizei diferentelor reieşite dintre stocul faptic şi cel scriptic au rezultat
următoarele:
datorită faptului că la unele produse erau înregistrate în stocul scriptic cantităţi
mari de marfă în raport cu stocul faptic, s-a trecut la verificarea fiecărui fişei
fiecărui produs.
În urma analizei fiecărei fişe s-a constatat că toate aceste produse au avut
intrare în aceeaşi zi şi cu acelaşi document fiscal.
În final s-a constatat că factura în cauză a fost înregistrată în stoc de două ori
(pe acelaşi nr. fiscal, nr. 255798, au fost întocmite două N.I.R-uri acestea fiind
N.I.R.-ul cu numărul 955 din data de 05/03/10 şi N.I.R.-ul cu nr.957 din data
de 06/04/10 ).
31
Din această cauză stocul scriptic a fost încărcat la produsele incluse în factură
cu cantităţile aferente acestora de două ori.
Această problemă poate fi rezolvată prin anularea N.I.R-ului nr. 957 din
gestiune. În momentul în care se anulează acest N.I.R. stocul revine la normal
pentru produsele din factura în cauză.
Formularul cu produsele care sunt înregistrate greşit şi care au au un stoc scriptic
mare se găseşte în figura nr. 8.
S.C. SEPHORA S.A. - mag. Unirea
produse înregistrate de doua ori în
gestiune
cod bare denumire
produs u.m.
stoc
scriptic la
data de
16/05/10
stoc
faptic la
data de
16/05/10
diferente
cantitativ
e
400580882004 Ruj Revlon Super Lustrous 4 G 24 12 12
401500071853 Trusa Farduri Profesionala Paintbox 20 G 6 3 3
500017431456 Fond de ten REVLON 50 ML 10 5 5
500017441884 Fard Bourjois Effet Lumiere Trio 10 G 14 7 7
500017441615 Pudra Minerala Revlon ColorStay 10 G 14 7 7
590072107811 Calvin Klein Mineral Powder 10 G 20 10 10
500017415068 Iluminator Revlon BareItAll 30 ML 3 0 3
500017431450 TeN Essentials10 Cleanmilk
250 ML 18 9 9
500017441623 Sothys Noctuelle 50 ML 16 8 8
500017414140 Eye Care – Intensive Eye Cream 20 ML 12 6 6
500017408594 Balsam de buze cu papaya 3,9 G 18 9 9
500017447409 ENOX – creion antirid 4,2 G 14 7 7
500017447405
Oxygen Prime – Advanced Night
Cream 20 ML 28 14 14
Figura nr. 12 - Produse înregistrate dublu în gestiune
32
în cadrul întregului departament de cosmetice au fost produse care aveau
plusuri şi minusuri pe aceeaşi cantitate la produse de acelaşi tip dar cu gramaje
diferite sau la produse asemănătoare cu gramaje apropiate.
Acest lucru a determinat comisia de inventar să verifice documentele cu care au
intrat mărfurile respective pentru a se vedea clar dacă au existat erori în introducerea de
date în gestiune.
Pentru a şti ce documente de intrare sunt necesare comisia a trebuit să verifice fişa
acestor produse şi apoi să ceară facturile în cauză şi să verifice produs cu produs din
documente dacă au fost corect înregistrate în gestiune. Fişa de magazie a unora dintre
produse apare în figura nr.9 şi figura nr. 10.
S.C. SEPHORA S.A.
FIŞA DE MAGAZIE pagina 1
magazin Unirea
cod produs 500017441623
denumire Sothys Noctuelle 50 ml.
data numar explicaţie intrari ieşiri Stoc
30/04/10 0
01/05/10 142245 factura 19 19
03/05/10 79362 vânzare 2 17
15/05/10 79366 vânzare 1 16
inventar 16/05/10 16
S.C. SEPHORA S.A.
FIŞA DE MAGAZIE pagina 1
33
magazin Unirea
cod produs 500017441623
denumire Sothys Noctuelle 80 ml.
data numar explicaţie intrari ieşiri Stoc
01/04/10 125564 factura 20 20
01/05/10 78255 vânzare 2 18
03/05/10 78257 vânzare 2 16
14/05/10 78259 vânzare 1 15
inventar 16/05/10 15
Fig. nr. 9 - Fişe de magazie pentru produsele “Sothys Noctuelle”
S.C. SEPHORA S.A.
FIŞA DE MAGAZIE pagina 1
magazin Unirea
cod produs 859384100481
denumire Palette color crème 1 buc.
data Numar explicaţie intrari ieşiri Stoc
30/04/10 0
01/05/10 79359 vânzare 1 -1
03/05/10 79362 vânzare 1 -2
15/05/10 79366 vânzare 1 -3
34
inventar 16/05/10 -3
S.C. SEPHORA S.A.
FIŞA DE MAGAZIE pagina 1
magazin Unirea
cod produs 859384100474
denumire Palette color crème 1 buc.
data numar explicaţie intrari ieşiri Stoc
18/04/10 0
01/05/10 1269864 factura 15 15
03/05/10 79362 vânzare 5 10
04/05/10 79365 vânzare 4 6
10/05/10 79366 vânzare 2 4
15/05/10 79368 vânzare 1 3
inventar 16/05/10 3
Figura nr. 10 - Fişe de magazie pentru produsele “Palette”
În urma analizei s-a constatat că o parte din produse au fost introduse greşit
făcându-se confuzie între produse. Acest lucru este posibil în lucrul cu baze mari de
35
date. De aceea este nesesar ca operatorii să cunoască foarte bine baza de date din
gestiune .
Nu strică să se facă şi o verificare a datelor introduse în baza de date mai ales în
cazul în care se cunoaşte faptul că, să zicem, în perioada respectivă operează date în
gestiune şi persoane noi angajate.
Lista cu aceste produse se poate vedea în figura nr. 11.
S.C. SEPHORA S.A. - mag. Unirea inversari de coduri în gestiune
cod bare denumire
produs u.m.
stoc
scriptic la
data de
16/05/10
stoc faptic
la data de
16/05/10
diferente
cantitativ
e
400580831080 Crema de fata FRESH&JOY 50 ML 10 6 4
400580883258 Crema de corp INSPIRE 50 ML 11 15 -4
500019905110 Sapun TOTAL CARE 30 G 15 10 5
500019905111 Sapun lichid TOTAL CARE 75 ML 14 19 -5
475010000703 Sapun EXTRA 35 G 8 25 -17
475010000704 Gel de par EXTRA 10 ML 17 0 17
859023200004 Crema de maini L’Oreal 1 BUC 13 11 2
859023200006 Crema pentru cuticule L’Oreal 1 BUC 12 14 -2
405680010008 Spuma pentru bucle 80 ML 7 8 -1
405680010062 Spuma de par Wella 100 ML 8 7 1
590030009882 Deodorant Bourjois 1 BUC 15 16 -1
301423000022 Deodorant Bourjois 1 BUC 16 15 1
357466009092 Johnson Baby Oil cu Musetel 200 ML 2 0 2
357466000709 Sampon cu extract din bambus 300 ML -2 0 -2
360001000444 L’Orelal Excell 5 1 buc 1 0 1
305408000282 L’Oreal Excell 7 1 buc 0 1 -1
4006058EEEE Nivea Crema 75 G 0 8 -8
400580000119 Nivea Crema 150 G 8 0 8
859384100483 Palette Color Crème Nr. C1 1 BUC 4 8 -4
36
859384100482 Palette Color Crème Nr. C1 1 BUC 4 0 4
859384100474 Palette Color Crème Nr. N1 1 BUC -3 0 3
859384100481 Palette Color Crème Nr. N1 1 BUC 3 0 -3
405680089835 WELLA Decore 45 1 BUC 8 0 8
405680089838 WELLA Decore 54 1 BUC 6 14 -8
Figura nr. 11 - Inversari de coduri
În urma inventarului s-a constatat că o parte din produse, deşi au fost corect introduse în
gestiune documentele de intrare, ele nu existau faptic. Produsele în cauză au fost
numărate de două ori pentru a se descoperi eventualele erori la numărare a personalului
care a fost insărcinat cu acest lucru.
S-a constat că marfa a fost numărată corect deci exista posibilitatea ca acestea să
reprezinte marfă lipsă la inventar sau aceste minusuri să vină de fapt de la erori din baza
de date.
Pentru că s-a constatat că pot fi erori în baza de date s-a procedat la verificarea listei
de furnizor care poate fi obţinută uşor din programul de gestiune.Lista de furnizor
cuprinde data intrării documentelor de la furnizorul respectiv,numărul documentului,
denumirea furnizorului, numărul de N.I.R. aferent fiecărui document în parte.
Pentru o analiză mai aprofundată se poate intra pe fiecare N.I.R. în parte şi se pot
vedea exact cantitătile de marfă intrate pe fiecare document în parte.
Dacă în analiza acestor date se ţine cont şi de dosarul cu documente originale al
furnizorului, se poate vedea clar dacă au fost sau nu introduse datele corect in gestiune.
Pe de altă parte dacă se ţine cont şi de dossarul de documente în original al
furnizorului se vede clar şi dacă au existat documente neintroduse în stoc sau introduse de
două ori.
După o astfel de analiză s-a constat că datele din gestiune sunt corecte deci stocul
faptic ar trebui să corespundă cu cel scriptic.În acest caz este clar că marfa a fost sustrasă
37
din magazin sau depozit şi deci persoanele responsabile vor răspunde pentru disparitia
lor.
Fişa de furnizor este reprezentată în figura nr. 13.
S.C. SEPHORA S.A. - Unirea departament cosmetice
cod bare denumire
produs u.m. diferente minus
400580883258 Spray INSPIRE 1 BUC -4
500019905111 Sapun TOTAL CARE 30 G -5
475010000703 Sapun EXTRA 35 G -17
859023200006 Perie de par PLUS 1 BUC -2
405680010008 Spuma pentru bucle 1 BUC -1
590030009882 Spray Love2Wear 1 BUC -1
357466000709 Johnson Baby Samp cu Musetel 300 ML -2
305408000282 L Oreal Excell 7 1 buc -1
4006058EEEEE Nivea Crema 75 G -8
859384100483 Palette Color Crème NR C1 1 BUC -4
859384100474 Palette Color Creme Nr. N1 1 BUC -3
405680089838 WELLA Decore 54 1 BUC -8
Figura nr. 12 - Lista cu produsele minus la inventar
S.C. SEPHORA S.A. Magazin – Unirea
FIŞA DE FURNIZOR
38
data denumire furnizor
nr.
N.I.R. valoare Explicaţie
18/01/2010 LA FEMME 74511 2.412.418 factura intrare
20/02/2010 LA FEMME 74589 5.456.874. factura intrare
18/03/2010 LA FEMME 75465 9.458.454. factura intrare
25/03/2010 LA FEMME 78432 8.125.487. factura intrare
01/04/2010 LA FEMME 79544 3.456.854. factura intrare
12/04/2010 LA FEMME 80115 5.425.758. factura intrare
16/04/2010 LA FEMME 2515 -1.252.153 retur factura
15/05/2010 LA FEMME 8125 8.125.489. aviz intrare
Figura nr. 13 - Fişa furnizorului " LA FEMME "
3.4. Valorificarea rezultatelor inventarierii
Se poate observa din raport ultimele intrări de marfă de la magazinul Unirea
pentru acest furnizor. Pentru a se vedea şi ce produse au intrat nu trebuie decât să se
urmărească fiecare N.I.R.în parte. Practic cu dosarul cu documentele originale ale
furnizorului şi cu această listă se vede clar dacă a fost scăpată de la introducerea în stoc
o factură de intrare sau orice alt document.
De subliniat faptul că nu este suficient să fie introdusă factura în stoc, important
este să se respecte şi cantităţile din documentul respectiv. Orice eroare de introducere de
date poate afecta serios baza de date din gestiune.
Acest lucru se observă doar cu inventare periodice efectuate prin sondaj (pe
furnizori sau pe departamente, pe raioane etc.) sau pur şi simplu când se dau diferite
rapoarte statistice şi apar neconcordanţe între aceste rapoarte şi apare un semn de
întrebare asupra raportului respectiv. Se poate verifica raportul în cauză ceea ce duce la
o verificare a documnetelor de intrare şi se ajunge practic la descoperirea unor erori în
baza de date.
39
De reţinut faptul că există persoane care sunt responsabile cu paza produselor din
magazin şi depozit.Aceste persoane sunt supraveghetorii care răspund de raionul
respectiv dar şi firma de pază angajată să supravegheze eventualele furturi din gestiune.
Acestea vor răspunde de ce marfa respectivă nu există la raft dar nici în depozit. Dacă
nu vor avea argumente solide în a elucida problema, aceste pers. vor plăti această marfă.
40
Data: 20.05.2010S.C. SEPHORA S.A.
DECIZIE DE IMPUTARENR. 421 din 20.05.2010
Având în vedere actul de constatare (proces verbal) nr. 1254 din 20.05.2010 întocmit de comisia de inventariere în calitate de control, rezultă că s-a produs o pagubă în valoare de 2.078.000 lei, reprezentând contravaloarea produselor:
S.C.MARKET S.A. - Unirea departament cosmetice
cod bare Denumire produs u.m. diferente
minus diferente valorice
400580831080 Crema De Fata FRESH&JOY 150 ML -4 -225,000
500019905111 Sapun TOTAL CARE 30 G -5 -125,000
475010000703 Sapun EXTRA 35 G -17 -340,000
405680010008 Spuma Pentru Bucle 1 BUC -1 -55,000
590030009882 Deodorant BOURJOIS 1 BUC -1 -65,000
357466000709 Johnson Baby Samp Musetel 300 ML -2 -82,000
305408000282 L Oreal Excell 7 1 BUC -1 -250,000
4006058EEEEE Nivea Crema 75 G -8 -480,000
859384100482 Palette Color Crème NR C1 1 BUC -4 -525,000
859384100481 Palette Color Crème NR N1 1 BUC -3 -156,000
405680089835 WELLA Decore 45 1 BUC -8 -480,000
total -2,078,000
Paguba a fost produsă în perioada cuprinsă între ultimul inventar şi cel prezent, fiind adusă la cunoştiinţa conducerii prin actul de constatare sus menţionat.
Răspunzătoare pentru producerea pagubelor se fac persoanele: Mincu Gabriel şi Gherghe Ioana având funcţia de angajat pază şi respectiv supraveghetoare la locul de muncă Unirea.
Având în vedere temeiul de fapt şi de drept care determină angajarea răspunderii materiale, totalul pagubei de 2.078.000 lei se suportă de persoane după cum urmează:
- 1.039.000 lei d-nul Mincu Gabriel- 1.039.000 lei d-na Gherghe Ioana
41
DECIDE
Se impută persoanelor sus menţionate, având locul de muncă în cadrul magazinului Unirea suma de 2.078.000 lei, adică două milioane şaptezeci şi opt mii lei.
Prezenta decizie de imputare constituie titlu executoriu de la data comunicării.Decizia poate fi contestată în termen de 30 de zile de la comunicare la Consiliul de
Administraţie.
Director Viza de Control financiar preventiv Viza jurist consult Contabil Sef
Gheorghe Bratianu Bunescu Cornel Manu Corina
DOVADA DE COMUNICARE
Angajaţii Mincu Gabriel şi Gherghe Ioana, domiciliaţi în Bucureşti, au primit decizia de imputare nr. 421 din 20.05.2010 emisă de S.C. SEPHORA S.A. în valoare de 1.039.000 lei fiecare.
Data 20.05.2010 Semnături
Figura nr. 14 - Decizia de imputare
La finalul controlului prin inventariere Comisia de control a întocmit procesul
verbal de constatare care arată astfel:
42
S.C. SEPHORA S.A. Data: 20 mai 2010
PROCES VERBAL DE CONSTATARE
În conformitate cu nota internă din 15 mai 2010, Comisia de inventar a trecut la efectuarea practică a inventarului la magazinul “Victoriei 2”. În urma controlului s-au constatat următoarele aspecte:
Baza de date din gestiune nu este corectă; ea necesită o verificare periodică pe baza documentelor şi a notelor de intrare recepţie astfel încât să nu mai existe diferenţe între ce se primeşte şi ce se înregistrează.Acest aspect este susţinut de următoarele argumente:
a) au fost găsite la inventarul departamentului “cosmetice” produse inversate. Practic erau produse care aveau coduri de bare diferite dar care semănau foarte mult şi la care se putea face uşor confuzie. Aceste produse sunt următoarele:
cod bare denumire
produs u.m. diferente cantitative
400580831080 Crema De Fata FRESH&JOY 150 ML 4
400580883258 SPRAY INSPIRE 150 ML -4
500019905110 Sapun TOTAL CARE 30 G 5
500019905111 Sapun TOTAL CARE 35 G -5
475010000703 Sapun EXTRA 35 G -17
475010000704 Sapun EXTRA 40 G 17
859023200004 PERIE DE PAR PLUS HARD 1 BUC 2
859023200006 PERIE DE PAR PLUS 1 BUC -2
405680010008 Spuma pentru bucle 200 ML -1
405680010062 DESIGN SPUMA PUTERNICA 200 ML 1
590030009882 Deodorant Bourjois 150 ML -1
301423000022 Deodorant Bourjois 200 ML 1
357466009092 Johnson baby oil cu musetel 200 ML 2
357466000709 Johnson baby samp cu musetel 300 ML -2
360001000444 L OREAL EXCELL 5 1 buc 1
305408000282 L OREAL EXCELL 7 1 buc -1
4006058EEEEE Nivea crema 75 G -8
400580000119 Nivea crema 150 G 8
859384100483 Palette Color Crème NR C1 1 BUC -4
859384100482 Palette Color Crèm NR C1 1 BUC 4
859384100474 Palette Color Crème NR N1 1 BUC 3
859384100481 Palette Color Crème NR N1 1 BUC -3
405680089835 WELLA Decore 45 1 BUC 8
405680089838 WELLA Decore 54 1 BUC -8
43
b) a fost găsită o facură înregistrată de două ori în programul de gestiune. Aceasta a dus la o mărire a stocului scriptic la următoarele produse:
cod bare denumire
produs u.m.
Diferenţe Cantitative
plus
400580882004 ATRIX CREMA MAINI NURIT 150 ML 12
401500071853 BAC DEO STICK CLASSIC 40 ML 3
500017431456 SAMPON COMPL HERBAL 50 ml 5
500017441884 CREMA DE FATA FRESH&JOY 100 ML 7
500017441615 SAPUN EXTRA FRESH 100 ML 7
590072107811 CAMAY SAPUN CHIC 100 G 10
500017415068 WASH&GO SAMP NORMAL 400 ML 3
500017431450 SAMPON COMPL HERBAL 100 ml 9
500017441623 CREMA DE FATA FRESH&JOY 100 ML 8
500017414140 SAMPON MINERAL ACTIO 50 ML 6
500017408594 SAMPON MULTICARE DIA 50 ML 9
500017447409 CREMA DE FATA FRESH&JOY 50 ML 7
500017447405 CREMA DE FATA FRESH&MIN 50 ML 14
Au fost găsite produse lipsă din stocul de marfă. Pentru a ceasta s-a întocmit decizia de imputare pentru cei vinovaţi. Produsele au fost următoarele:
cod bare Denumire produs u.m. diferente
minus
400580831080 CREMA DE FATA FRESH&JOY 150 ML -4
500019905111 SAPUN TOTAL CARE 30 G -5
475010000703 SAPUN EXTRA 35 G -17
405680010008 SPUMA PT BUCLE 200 ML -1
590030009882 DOVE DEODORANT 150 ML -1
357466000709 JOHNSON BABY SAMP MUSETEL 300 ML -2
305408000282 L OREAL EXCELL 7 1 buc -1
4006058EEEEE NIVEA CREMA 75 G -8
859384100482 PALETTE COLOR CREME NR C1 1 BUC -4
859384100481 PALETTE COLOR CREME NR N1 1 BUC -3
405680089835 WELLA DECORE 45 1 BUC -8
Ataşăm o notă internă cu proceduri de lucru, împreună cu decizia de imputare pentru a se încerca evitarea unor astfel de nereguli constatate.
Membrii Comisiei SemnăturiMatei Otilia preşedinteIvănescu Rodica membruMiclea Vasile membru
44
S.C. SEPHORA S.A. Data 20 mai 2010
NOTĂ INTERNĂ
Ca urmare a rezultatelor controlului prin inventariere la magazinul “Unirea”, noi , membrii Comisiei de inventar propunem următoarele:
Pentru a se evita ca baza de date din gestiune să fie afectată de erorile operatorilor, propunem ca în mod constant operatorii să fie instruiţi şi să fie în acelaşi timp testaţi astfel ca aceştia să reducă erorile de înregistrare în baza de date.
Pentru a se evita sustragerile de mărfuri din magazin şi depozit să se ofere angajaţilor responsabili cu asigurarea integritătii mărfii , un sistem de prime astfel incât aceştia să fie motivaţi în actiunea de prindere a persoanelor care sustrag marfa din magazin şi depozit.
Pentru a se evita introducerea de documente de mai multe ori in gestiune, propunem să se efecueze zilnic o verificare a documentelor înregistrate în ziua precedentă asfel încât dacă se produce o astfel de eroare ea să poată fi rezolvată în timp util.
Sperăm că toate aceste sugestii vă vor ajuta pe viitor în evitarea unor astfel de probleme şi dacă mai este cazul noi, membrii Comisiei de inventar putem veni şi cu alte sugestii de organizare .
Membrii Comisiei de inventar Semnăturile
Train Vasile preşedintePetrescu Mioara membruIvan Mugurel membru
Figura nr. 18 - Notă internă cu propuneri
Figura nr. 15 Nota interna cu propuneri
Rezultatele controlului prin inventariere la S.C. SEPHORA S.A.
Ca o concluzie generală, putem spune că inventarierea a cuprins toate fazele pe care
trebuie să le cuprindă un asemenea control. Inventarierea s–a desfăşurat în bune condiţii
întrucât reperele din erau etichetate, aşezate pe raft , iar actele erau operate la zi în fişele
de magazie (în programul de gestiune).
Comparare rezultatelor inventarierii şi tot ceea ce a fost necesar pentru depistarea
erorilor de date introduse în gestiune, s-a desfăşurat în bune conditii deoarece a existat o
bună arhivare a documentelor şi deci a fost posibil să se desfăşoare în timp util fiecere
operaţiune necesară controlului documentelor.
Din rezultatul acţiunii de inventariere au reieşit minusuri în gestiune în valoare de
2.078.000 lei. Minusurile s-au scăzut din gestiune şi s-au imputat persoanelor
responsabile la valoarea de înlocuire.
La verificarea modului de desfăşurare a inventarierii în cadrul unitătii “Victoriei” , s-au
constatat următoarele:
A fost stabilită comisia pentru efectuarea inventarierii
Listele de inventariere listate din programul de gestiune au fost vizate de către
directorul economic
Au fost luate declaraţii de inventar de la gestionari
A fost verificat modul în care se înregistrau documentele în programul de gestiune şi
dacă acestea erau înregistrate “la zi”
Stocurile faptice au fost stabilite prin numărare
45
Au fost comparate rezultatele inventarierii cuprinse în listele de inventariere cu fişele
de magazie (în format electronic); s-au stabilit diferenţele şi s-au consemnat în
listele de inventariere
S-au valorificat rezultatele prin înregistrarea în contabilitate a rezultatelor
inventarierii; imputarea lipsurilor şi recuperarea pagubelor.
Aprecierea generală a Comisiei de control şi a Compartimentului Control Financiar
de Gestiune este că nu au fost constatate fapte foarte grave, majoritatea neregulilor
constatate fiind rezolvate în timpul controlului sau in termenul acordat de către organul
de control pentru rezolvarea acestora.
Compartimentul Control Financiar de Gestiune Comisia de control
(funcţia,numele,prenumele şi semnătura) Petrescu Mioara - membru
Ivan Mugurel – membru
46
Cap.IV.CONCLUZII SI PROPUNERI
4.1. Concluzii
Controlul este un factor care contribuie la mentinerea activitatii în situatia normala, la
solutionarea cu inteligenta si competenta a problemelor privind dezvoltarea si
modernizarea economica si urmareste în principal functionarea unitatilor de productie la
capacitate maxima, cu adevarat pe criterii de eficienta si rentabilitate.
Întreprinderile au nevoie să-şi controleze activitatea lor sub diverse forme, iar
controlul de gestiune permite măsurarea rezultatelor şi asigurarea că obiectivele propuse
sunt atinse. Astfel, sistemul de control de gestiune este asociat cu un sistem de măsurare a
performanţelor. Controlul de gestiune trebuie să fie bazat pe responsabilitate şi adaptat
destinaţiei sale.
Obiectul controlului este de a releva erorile, abaterile, lipsurile, deficientele pentru a
le remedia si de a le evita în viitor.
Concluziile care se deduc în urma controlului la magazinul SEPHORA sunt relativ
pozitive. Acest lucru este sustinut şi de faptul că lipsurile găsite în departamentul
“cosmetice” sunt relativ mici în comparaţie cu numărul mare de produse cu care se
lucrează.
4.2. Propuneri
Propun concedierea celor doi angajati,Mincu Gabriel si Gherghe Ioana, având funcţia
de angajat pază şi respectiv supraveghetoare la locul de muncă Unirea deoarece s-a
constat in urma controlului ca marfa care o aveau in grija nu exista la raft dar nici în
depozit.
Este clar că fiecare produs introdus în gestiune poate fi verificat şi se pot trage clar
concluzii cu privire la marfa respectivă dacă a fost sau nu furată.
47
- BILIOGRAFIE -
1. Cernusca Lucian: Studiu comparativ privind structurile informationale Editura
Mirton Timisoara 2002
2. Dimitrie Camenita, Cristina Nicolaescu, Pavel Belean: Bazele contabilitatii, Editura
Multimedia Arad 1998
3. Mihai Teaciuc, Leonora Caciuc, Dorel Mates: Ghid practic privind inventarier-ca,
solutionarea si regularizarea contabila a diferentelor Editura Euroart 1996
4. Ministerul Finantelor: Sistemul contabil al agentilor economici Editura Economica
2000
5. Munteanu Victor, Marilena Munteanu, Stefan Zuca: Control si audit financiar-
contabil, Editura Sylvi
6. http://www.firme.info.ro
7. I.P.Pântea, ş.a., Contabilitate de gestiune, Editura Intelcredo, Deva, 1994
48