PROGRAM DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL ... · PDF fileprivire la sistemele...

1

PROGRAM DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL ÎN CADRUL

ADMINISTRAŢIEI REZERVAŢIEI BIOSFEREI DELTA DUNĂRII

1. PREMISE CONCEPTUALE În vederea aplicării Ordinului MF nr. 946/2005 s-a constituit o structură internă (Grup de lucru) cu atribuţii în monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică cu privire la sistemele proprii de control managerial. Controlul este privit ca o funcţie managerială şi nu ca o operaţiune de verificare, iar prin funcţia de control, managementul constată abaterile rezultatelor de la obiective, analizează cauzele care le-au determinat şi dispune măsurile corective sau preventive ce se impun. Controlul este prezent pe toate palierele entităţii publice şi se manifestă sub forma autocontrolului, controlului în lanţ (pe faze ale procesului) şi a controlului ierarhic.

2. SCOPUL PROGRAMULUI

– Codul Controlului Intern, aprobat prin Ordinul 946/2005) în cadrul Administraţiei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării şi elaborarea procedurilor formalizate pe activităţi, în acord cu specificul instituţiei.

3. OBIECTIVELE PROGRAMULUI 3.1 OBIECTIVE GENERALE

– realizarea atribuţiilor stabilite în concordanţă cu misiunea instituţiei, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă;

– protejarea bunurilor, informaţiilor şi fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei;

– respectarea legii, a regulamentelor interne şi a deciziilor conducerii;

– dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şi difuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere, precum şi a unor sisteme şi proceduri de informare publică adecvată prin rapoarte periodice.

3.2 OBIECTIVE SPECIFICE

– reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern, a tuturor operaţiunilor instituţiei şi a elementelor specifice, înregistrarea şi păstrarea în mod adecvat a documentelor;

– înregistrarea în mod cronologic şi corect a tuturor operaţiunilor;

2

– asigurarea aprobărilor şi efectuării operaţiunilor exclusiv de persoane special împuternicite în acest sens;

– separarea atribuţiilor privind efectuarea de operaţiuni între persoane, astfel încât atribuţiile de aprobare, control şi înregistrare să fie încredinţate unor persoane diferite;

– asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;

– accesarea resurselor şi documentelor numai de către persoane îndreptăţite şi responsabile în legătură cu utilizarea şi păstrarea lor.

STANDARDELE DE MANAGEMENT/ CONTROL INTERN

Standardele de management/control intern ale Administraţiei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării, au în vedere o nouă abordare a controlului intern, acquis-ul comunitar în domeniul controlului intern fiind alcătuit, în mare masură, din principii generale de buna practică, acceptate pe plan internaţional şi în Uniunea Europeană.

În contextul principiilor generale de bună practică care compun acquis-ul comunitar, controlului i se asociază o accepţiune mult mai largă, acesta fiind privit ca o funcţie managerială şi nu ca o operaţiune de verificare. Prin funcţia de control, managementul constată abaterile rezultatelor de la obiective, analizează cauzele care le-au determinat şi dispune măsurile corective sau preventive ce se impun.

Obiectivele Administraţiei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării pot fi grupate în trei categorii: 1) Eficacitatea şi eficienţa funcţionării. Această categorie cuprinde obiectivele legate de scopurile entităţii publice şi de utilizarea eficientă a resurselor. De asemenea, sunt incluse şi obiectivele privind protejarea resurselor ARBDD , identificarea şi eliminarea riscurilor şi a pierderilor. 2) Fiabilitatea informaţiilor interne şi externe, această categorie include obiectivele legate de ţinerea unei contabilităţi adecvate, ca şi de fiabilitatea informaţiilor utilizate în cadrul ARBDD sau difuzate către terţi. 3) Conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne, această categorie cuprinde obiective legate de asigurarea că activităţile din ARBDD se desfăşoară în conformitate cu obligaţiile impuse de lege şi de regulamente, precum şi cu respectarea politicilor interne.

Controlul este prezent pe toate structurile ierarhice ale ARBDD şi se manifestă sub forma: - autocontrolului, -controlului în lanţ (pe faze ale procesului) -controlului ierarhic.

Din punctul de vedere al momentului în care se exercită, controlul este: - concomitent (operativ), şi -ex-post (feed-back).

Printre activităţile de control curente se regăsesc: observarea, compararea, aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea, analiza, autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea funcţiunilor şi monitorizarea. În afara activităţilor de control integrate în linia de management, pot fi organizate controale specializate, efectuate de componente structurate anume constituite (comisii, compartimente de control etc), a căror activitate se desfăşoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor.

3

Controlul intern reprezintă ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către sistemul de management, în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor ARBDD într-un mod economic şi eficient cu respectarea regulilor externe a politicilor şi regulilor managementului; protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate şi producerea în timp util de informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar şi de management.

La elaborarea standardelor interne ale ARBDD s-a ţinut cont de experienţa în domeniu a Comisiei Europene, INTOSAI.

Standardele sunt grupate în cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului managerial: 1.Mediul de control, acesta grupează problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, etică, deontologie şi integritate. 2.Performanţa şi managementul riscurilor, acest element subsumează problematica managementului legată de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuală), programare (planul de management) şi performanţa (monitorizarea performanţei). 3.Informarea şi comunicarea, în aceasta secţiune sunt grupate problemele ce ţin de crearea unui sistem informaţional adecvat şi a unui sistem de rapoarte privind execuţia planului de management, a bugetului, a utilizării resurselor, semnalarea abaterilor. De asemenea, conservarea şi arhivarea documentelor trebuie avută în vedere. 4.Activităţi de control, astfel standardele subsumate acestui element-cheie al controlului managerial se focalizează asupra: documentării procedurilor; continuităţii operaţiunilor; înregistrării excepţiilor (abaterilor de proceduri); separării atribuţiilor; supravegherii (monitorizării) etc. 5.Auditarea şi evaluarea, această problematică priveşte dezvoltarea capacităţii de evaluare a controlului managerial, în scopul asigurării continuităţii procesului de perfecţionare a acestuia. Fiecare standard este structurat pe 3 componente: a)Descrierea standardului - prezintă trăsăturile definitorii ale domeniului de management la care se referă standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia; b)Cerinţe generale - anunţă direcţiile determinante în care trebuie acţionat, în vederea respectării standardului; c)Referinţe principale - listează actele normative reprezentative, care cuprind prevederi aplicabile standardului. LISTA STANDARDELOR - Mediul de control

Standardul 1 - ETICA, INTEGRITATEA Standardul 2 - ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI Standardul 3 - COMPETENTA, PERFORMANTA Standardul 4 - FUNCŢII SENSIBILE Standardul 5 - DELEGAREA Standardul 6 - STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

- Performanţe şi managementul riscului Standardul 7 - OBIECTIVE Standardul 8 - PLANIFICAREA Standardul 9 - COORDONAREA

4

Standardul 10 - MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR Standardul 11 - MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 15 - IP0TEZE, REEVALUĂRI

- Informarea şi comunicarea Standardul 12 - INFORMAREA Standardul 13 - COMUNICAREA Standardul 14 - CORESPONDENŢA Standardul 16 - SEMNALAREA NEREGULARITATILOR

- Activitati de control Standardul 17 - PROCEDURI Standardul 18 - SEPARAREA ATRIBUŢIILOR Standardul 19 - SUPRAVEGHEREA Standardul 20 - GESTIONAREA ABATERILOR Standardul 21 - CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII Standardul 22 - STRATEGII DE CONTROL Standardul 23 - ACCESUL LA RESURSE Standardul 24 - VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI Standardul 25 - AUDITUL INTERN

STANDARDUL 1 – ETICA, INTEGRITATEA 1.1. Descrierea standardului A.R.B.D.D. asigură condiţiile necesare cunoaşterii, de către angajaţi a reglementărilor care guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi raportarea fraudelor si neregulilor. Salariaţii au obligaţia de a cunoaşte şi de a se informa continuu cu privire la toate reglementările prevăzute de legile în vigoare, pentru a oferi informaţii exacte tuturor solicitanţilor de servicii publice. Site-ul instituţiei este actualizat permanent pentru a asigura o bună informare şi documentare a salariaţilor dar şi a tuturor celor care au nevoie de informaţii referitoare la serviciile pe care A.R.B.D.D. le asigură. Regulamentul de Ordine Interioară denumit în continuare R.O.I. asigură cadrul general de organizare şi stabileşte regulile de conduită şi de disciplină a muncii în vederea îndeplinirii atribuţiilor prevăzute de Legea nr. 82/1993 privind constituirea Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării şi a Hotărârii de Guvern nr. 367/2002 privind aprobarea Statutului de organizare şi funcţionare a Administraţiei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării. R.O.I. a fost întocmit cu respectarea următoarelor acte normative: Legea nr. 53/2003 Codul muncii; Legea nr.188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici; Legea nr. 7/2004 Republicată, privind Codul de conduită a funcţionarilor publici; Legea nr.477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual din autorităţile şi instituţiile publice; Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, instituţiile publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări ale legii; Legea nr.82/1993 privind constituirea RBDD; Hotărârea Guvernului nr. 1635/2009, privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Mediului şi Pădurilor.

5

R.O.I. are ca scop să aducă la cunoştinţa personalului instituţiei drepturile şi obligaţiile ce îi revin în vederea asigurării disciplinei în muncă, motivându-se astfel că fără disciplină, A.R.B.D.D. Tulcea nu ar putea să-şi atingă obiectivele generale. Disciplina răspunde unei nevoi fundamentale şi anume ea creează fiecărui salariat sentimentul de siguranţă, ce concură direct la performanţe individuale şi de grup. Disciplina presupune existenţa şi respectarea ansamblului de norme juridice, iar în caz de nerespectare a acestora , se aplică sancţiuni disciplinare corespunzătoare normei încălcate. 1.2. Cerinţe generale Guvernatorul instituţiei şi salariaţii trebuie să aibă un nivel corespunzător de integritate profesională si personală şi să fie conştienţi de importanţaactivităţii pe care o desfăşoară; Conducerea instituţiei, prin deciziile sale şi exemplul personal, sprijină şi promovează valorile etice şi integritatea profesională şi personală a salariaţilor. Deciziile şi exemplul personal trebuie să reflecte: • valorificarea transparenţei si probităţii în activitate; • valorificarea competenţei profesionale; • iniţiativa prin exemplu; • conformitatea cu legile, regulamentele, regulile si politicile specifice; • respectarea confidenţialitaţii informaţiilor; • tratamentul echitabil şi respectarea indivizilor; • relaţiile loiale cu colaboratorii; • caracterul complet şi exact al operaţiilor si documentaţiilor; • modul profesional de abordare a informaţiilor financiare; - salariaţii manifestă acel comportament şi dezvoltă acele acţiuni percepute ca etice în entitatea publică; - managerul şi salariaţii au o abordare pozitivă faţă de controlul financiar, a cărui funcţionare o sprijină. Norme generale de conduită profesională ale personalului din ARBDD.

1. Asigurarea unui serviciu public de calitate Funcţionarii publici au obligaţia de a asigura un serviciu public de calitate în beneficiul cetăţenilor, prin participarea activă la luarea deciziilor şi la transpunerea lor în practică, în scopul realizării competenţelor autorităţilor şi ale instituţiilor publice.În exercitarea funcţiei publice , funcţionarii publici au obligaţia de a avea un comportament profesionist, precum şi de a asigura în condiţiile legii , transparenţă administrativă, pentru a căştiga şi a menţine încrederea publicului în integritatea, imparţialitatea şi eficacitatea autorităţilor şi instituţiile publice.

2. Loialitatea faţă de Constituţie şi lege. Funcţionarii publiciau obligaţia ca, prin actele şi faptele lor , să respecte Constituţia , legile ţării şi să acţioneze pentru punerea în aplicare a dispoziţiilor legale, în conformitate cu atribuţiile care le revin, cu respectarea eticii profesionale.

3. Loialitatea faţă de autorităţile şi instituţiile publice. Funcţionarii publici au obligaţia de a apăra în mod loial prestigiul ARBDD, precum şi de a se abţine de la orice act ori fapt care poate produce prejudicii imaginii sau intereselor legale ale acesteia.

6

4. Libertatea opiniilor În îndeplinirea atribuţiilor de serviciu, funcţionarii publici au obligaţia de a respecta demnitatea funcţiei publice deţinute, corelând libertatea dialogului cu promovarea intereselor ARBDD. 5. Activitatea publică Relaţiile cu mijloacele de informare în masă se asigură de către funcţionarii publici desemnaţi în acest sens de conducerea ARBDD. 6. Cadrul relaţiilor În relaţiile cu personalul din cadrul ARBDD, precum şi cu persoanele fizice sau juridice, funcţionarii publici sunt obligaţi să aibă un comportament bazat pe respect, buna-credinţă, corectitudine şi amabilitate. 7. Conduita în cadrul relaţiilor internaţionale Funcţionarii publici au obligaţia să promoveze o imagine favorabilă ţării şi insituţiei publice pe care o reprezintă.

Răspund: şefii de servicii,birouri, directorii executivi adjuncţi. Măsuri: elaborarea de înscrisuri prin care se aduce la cunoştinţa angajaţilor acţiunea susmenţionată şi semnătura angajaţilor. Termen: 30.03.2011 şi permanent cu ocazia modificărilor noi care apar. Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.

STANDARDUL 2 – ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI 2.1. Descrierea standardului A.R.B.D.D. transmite angajaţilor şi actualizează permanent: • documentul privind misiunea entităţii publice; • regulamentele interne; • fişa postului (funcţiei). Activitatea Administraţiei Rezervaţiei Biosferei ,,Delta Dunării”, denumită în continuare Administraţia Rezervaţiei, se desfăşoară în temeiul prevederilor Legii nr. 82/1993 privind constituirea Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării, cu modificările şi completările ulterioare, a Hotărârii de Guvern nr. 248/1994 pentru adoptarea unor măsuri în vederea aplicării Legii nr. 82/1993 privind constituirea Rezervaţiei Biosferei "Delta Dunării", a Hotărârii de Guvern nr. 367/2002 privind aprobarea Statutului de organizare şi funcţionare a Administraţiei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării şi a componenţei nominale a Consiliului Ştiinţific, a Ordonanţei de Urgenţă nr. 195/2005 privind protecţia mediului, a Ordonanţei de Urgenţă nr. 57/2007 privind regimul ariilor naturale protejate, conservarea habitatelor naturale, a florei şi faunei sălbatice, precum şi pe baza prevederilor Regulamentului de Organizare şi Funcţionare al ARBDD. (1) Obiectul de activitate al Administraţiei Rezervaţiei îl constituie crearea şi aplicarea unui regim special de administrare pentru conservarea şi protecţia diversităţii biologice din ecosistemele naturale ale Rezervaţiei, pentru dezvoltarea aşezărilor umane şi organizarea activităţilor economice în corelaţie cu capacitatea de suport a acestor ecosisteme.

(2) În realizarea obiectului său de activitate Administraţia Rezervaţiei îndeplineşte funcţia de autoritate de mediu, în condiţiile legii, pe întregul teritoriu al Rezervaţiei.

7

A. ATRIBUŢIILE ADMINISTRAŢIEI REZERVAŢIEI Administraţia Rezervaţiei este instituţie publică cu personalitate juridică şi funcţionează în subordinea Ministerului Mediului şi Pădurilor (Autoritatea centrală pentru mediu şi păduri), având regimul juridic de serviciu descentralizat al acestuia, cu sediul în municipiul Tulcea. Administraţia Rezervaţiei are următoarele atribuţii principale: a) evaluează starea ecologică a patrimoniului natural, organizând cercetarea ştiinţifică, elaborează strategia de conservare şi redresare şi, după aprobarea acesteia de către Consiliul ştiinţific al Administraţiei Rezervaţiei, asigură măsurile necesare pentru conservarea şi protecţia biodiversităţii; b) stabileşte şi aplică măsurile de reconstrucţie ecologică a ecosistemelor deltaice şi dispune măsurile legale corespunzătoare pentru protecţia, ameliorarea şi refacerea stării de calitate a mediului, acolo unde a fost deteriorat; c) administrează în mod direct domeniul public de interes naţional din perimetrul Rezervaţiei şi ia măsuri pentru refacerea şi protecţia unităţilor fizico-geografice componente; organizează şi exercită supravegherea şi controlul modului în care sunt puse în aplicare şi respectate dispoziţiile legale în vigoare privind măsurile de protecţie stabilite în statutul Administraţiei Rezervaţiei şi alte aspecte care, potrivit legii, sunt de competenţa Administraţiei Rezervaţiei; d) în exercitarea atribuţiilor sale Administraţia Rezervaţiei poate solicita instituţiilor statului cu atribuţii în combaterea practicilor ilegale sprijin pentru controlul şi sancţionarea, potrivit legii, a faptelor săvârşite pe teritoriul Rezervaţiei, ce contravin reglementărilor legale în vigoare. Instituţiile solicitate au obligaţia de a răspunde cererii Administraţiei Rezervaţiei; e) stabileşte, împreună cu Autoritatea publică centrală pentru transporturi, regulile de circulaţie şi acces pe braţele Dunării pentru bărci, şalupe, nave fluviale şi maritime, iar pentru canalele şi lacurile interioare din perimetrul Rezervaţiei propune spre aprobare Autorităţii publice centrale pentru mediu şi păduri regulile de acces şi circulaţie, exercitând controlul asupra modului de respectare a acestora. Căpitănia Portului Tulcea şi Inspectoratul Poliţiei de Frontieră, prin subunităţile din teritoriu, vor asigura, la solicitarea Administraţiei Rezervaţiei, sprijin pentru aplicarea măsurilor legale asupra navelor care au produs poluări ale apelor, în conformitate cu legislaţia în vigoare; f) în cooperare cu serviciile descentralizate ale celorlalte autorităţi de specialitate ale administraţiei publice centrale, cu autorităţile administraţiei publice locale şi în parteneriat cu alte instituţii publice locale şi cu sectorul privat: - elaborează obiectivele de management pentru conservarea biodiversităţii şi dezvoltarea durabilă în Rezervaţie (Planul de management al Administraţiei Rezervaţiei), prin care se promovează realizarea obiectivelor prioritare pentru mediu şi dezvoltare durabilă, în conformitate cu obiectivele Strategiei naţionale pentru protecţia mediului, ale Strategiei naţionale pentru dezvoltare durabilă şi ale Planului naţional de aderare la Uniunea Europeană; - elaborează şi pune în aplicare strategii locale pentru mediu şi dezvoltare durabilă, în conformitate cu obiectivele şi recomandările Agendei 21, ale strategiilor şi programelor de acţiuni elaborate şi puse în aplicare în cadrul Procesului Mediu pentru Europa; - participă la elaborarea şi punerea în aplicare a planurilor de amenajare a teritoriului şi a planurilor de amenajare a teritoriului şi de urbanism, asigurând integritatea dimensiunii de mediu şi a cerinţelor ecologice în politicile şi strategiile zonale şi locale privind planificarea utilizării, organizarea şi amenajarea teritoriului şi a aşezărilor umane, cu luarea în considerare

8

a structurii şi valorii capitalului natural din teritoriu şi utilizarea acestuia pe principiile dezvoltării durabile; - participă la elaborarea şi punerea în aplicare a planurilor şi a programelor pentru protejarea intereselor populaţiei locale, pentru conservarea patrimoniului cultural, precum şi pentru creşterea calităţii vieţii şi a standardului de civilizaţie; - participă la elaborarea şi punerea în aplicare a planurilor şi programelor pentru apărarea împotriva inundaţiilor şi a catastrofelor; g) emite acordul şi autorizaţia de mediu pentru desfăşurarea activităţilor în perimetrul Rezervaţiei de către persoanele fizice şi juridice, în condiţiile legii şi în concordanţă cu cerinţele conservării biodiversităţii şi a structurilor ecologice specifice, incluzând şi procedurile de stabilire a obligaţiilor de mediu în procesul de privatizare; h) evaluează starea resurselor naturale şi a nivelului de valorificare a acestora, în acord cu potenţialul lor de regenerare şi cu capacitatea de suport a ecosistemelor, scop în care elaborează şi pune în aplicare reglementări privind nivelul de valorificare a acestora, în acord cu potenţialul lor de regenerare şi cu capacitatea de suport a ecosistemelor, scop în care elaborează şi pune în aplicare reglementări privind valorificarea resurselor naturale regenerabile şi a tuturor celorlalte resurse din Rezervaţie; i) poate concesiona, în condiţiile legii, activităţile de valorificare a resurselor naturale regenerabile şi de utilizare a terenurilor, în scopul desfăşurării de activităţi economice; j) colaborează cu autorităţile administraţiei publice pentru protejarea intereselor localnicilor, precum şi pentru creşterea calităţii vieţii şi a standardului de civilizaţie; k) susţine şi impune prin mijloacele prevăzute de lege, în special prin aplicarea procedurilor de autorizare, promovarea tehnologiilor curate, schimbarea modelelor de producţie şi de consum, în sensul utilizării durabile a resurselor materiale şi energetice şi al reducerii impactului negativ asupra mediului; l) participă, potrivit atribuţiilor şi competenţelor legale, la elaborarea şi punerea în aplicare a programelor şi proiectelor de cooperare cu organismele interne şi internaţionale în context transfrontalier, regional şi internaţional; m) elaborează şi publică rapoarte periodice privind starea mediului din teritoriul Rezervaţiei; n) acţionează prin toate mijloacele prevăzute de lege şi pe întregul teritoriu al Rezervaţiei pentru protecţia şi ameliorarea stării mediului şi a calităţii vieţii, cu luarea în considerare a necesităţii punerii în aplicare pe plan local a prevederilor convenţiilor şi acordurilor internaţionale la care România este parte, precum şi pentru realizarea obiectivelor, programelor şi planurilor de acţiune dezvoltate în baza acestor convenţii şi acorduri; o) încurajează şi dezvoltă parteneriatul cu toate sectoarele societăţii civile, cu organizaţiile neguvernamentale, precum şi cu instituţiile publice sau private care militează în interesul susţinerii şi atingerii obiectivelor pentru mediu şi dezvoltare durabilă; p) organizează activităţi cu scop instructiv, formativ şi educaţional, asigură informarea curentă a populaţiei şi a autorităţilor locale cu privire la starea şi evoluţia calităţii mediului în Rezervaţie, dezvoltă cooperarea cu mass-media şi publică materiale având ca scop sensibilizarea opiniei publice, angajarea populaţiei şi a comunităţilor locale în susţinerea şi aplicarea măsurilor privind protecţia mediului, conservarea naturii şi a diversităţii biologice, reconstrucţia ecologică a zonelor deteriorate şi ameliorarea calităţii vieţii, combaterea acţiunilor de capturare, deţinere şi ucidere a faunei sălbatice în perioadele de prohibiţie; identifică, delimitează şi propune declararea zonelor funcţionale ale rezervaţiei şi introduce marcaje şi semnale avertizoare pentru limitarea acţiunilor perturbatoare;

9

r) avizează, sub raportul protecţiei ecosistemelor, planurile de amenajare a teritoriului şi de urbanism de pe teritoriul Rezervaţiei, elaborate potrivit legii; s) conlucrează cu Administraţia Naţională "Apele Român în vederea gospodăririi apelor şi efectuării lucrărilor hidrotehnice necesare. În cadrul activităţilor pe care le desfăşoară în limitele competenţelor legale Administraţia Rezervaţiei încasează sume provenite din tarife pentru lucrările şi serviciile prestate la solicitarea persoanelor fizice şi juridice, sume care se gestionează în regim extrabugetar; nivelul tarifelor se aprobă prin ordin al Autorităţii centrale pentru mediu şi păduri. Conducerea A.R.B.D.D. este asigurată prin următoarele funcţii pervăzute în organigrama şi statul de funcţii aprobate de Ministerul Mediului şi Pădurilor: - Guvernator -Director executiv adjunct- Direcţia management ecologic; -Director executiv adjunct –Direcţia de relaţii internaţionale şi educaţie ecologică; -Director executiv adjunct-Direcţia economică. Conducerea A.R.B.D.D. răspunde de organizarea activităţii instituţiei pentru îndeplinirea tuturor obiectivelor stabilite şi este obligată în acest sens să creeze condiţiile organizatorice , tehnice şi materiale, pentru desfăşurarea corectă şi eficientă a tuturor proceselor specifice obiectului de activitate, precum şi pentru asigurarea ordinii şi disciplinei în muncă. În acest sens conducerea instituţiei acţionează în următoarele direcţii:

a) Elaborează strategii şi structuri de programe pe obiective, în colaborare cu specialiştii din instituţie;

b) Perfecţionează structura organizatorică a instituţiei diminuând /dezvoltând structura de personal în concordanţă cu programele pe obiective;

c) Stabileşte îndatoririle, competenţele şi responsabilităţile personalului de conducere şi execuţie , pe compartimente organizatorice şi pe funcţii şi asigură controlul sarcinilor pe fiecare salariat;

d) Dispune şi urmăreşte asigurarea accesului la actele normative în vigoare şi modalităţile concrete de însuşire şi punere în practică a acestora;

e) Asigură recrutatrea, selectarea şi angajarea personalului prin concurs, în limita posturilor vacante, şi urmăreşte modul de integrare a noului angajat în specificul muncii şi în colectivitate;

f) Asigură mijloacele tehnice necesare păstrării anumitor informaţii confidenţiale şi controlează respectarea confidenţialităţii anumitor lucrări executate;

g) Dispune sancţionarea promptă a oricăror încălcări sau nerespectări a atribuţiilor de serviciu sau a normelor de conduită, precum şi recompensarea pentru realizări şi conduită favorabilă deosebită;

h) Examinează sugestiile şi propunerile făcute de angajaţi , în vederea îmbunătăţirii activităţii la toate locurile de muncă, aducând la cunoştinţa acestora modul de rezolvare;

i) Actualizează ori de câte ori este necesar R.O.I., în vederea întăririi ordinii şi disciplinei, pentru tot personalul. ATRIBUŢII FUNCŢIONALE Guvernatorul Administraţiei Rezervaţiei are următoarele atribuţii funcţionale:

a) asigură conducerea curentă a activităţii Administraţiei Rezervaţiei;

10

b) reprezintă Administraţia Rezervaţiei în raporturile acesteia cu persoane juridice şi fizice, cu autorităţile locale şi centrale ale autorităţii publice, cu organizaţiile guvernamentale sau neguvernamentale din domeniul propriu de activitate;

c) are calitatea de ordonator secundar de credite pentru activităţile din domeniul său de activitate, finanţate de la bugetul de stat;

d) emite dispoziţii pentru aplicarea hotărârilor Consiliului ştiinţific şi ale Colegiului executiv;

e) propune modificarea sau îmbunătăţirea organizării activităţii, a organigramei, a statului de funcţii şi a structurii de personal;

f) propune îmbunătăţirea dotării Administraţiei Rezervaţiei cu mijloace fixe necesare desfăşurării activităţii;

g) analizează şi urmăreşte h) activitatea de contractare, finanţare şi realizare a lucrărilor de cercetare ştiinţifică; i) face propuneri conducerii autorităţii centrale pentru mediu şi păduri pentru numiri în

funcţiile de conducere din subordine; j) analizează şi propune organelor competente modificarea nivelurilor taxelor şi

tarifelor; k) constată şi sancţionează contravenţii potrivit competenţei legale, în domeniul său de

activitate; l) controlează modul în care se respectă regulile de circulaţie şi accesul pe braţele

Dunării pentru bărci, şalupe, nave fluviale şi maritime, stabilite de Administraţia Rezervaţiei împreună cu autoritatea publică centală pentru transporturi; efectuează împreună cu organele de poliţie controale ale vehiculelor aflate în circulaţie, când există indicii cu privire la săvârşirea unor infracţiuni în domeniul mediului;

m) Guvernatorul Administraţiei Rezervaţiei poate delega unele dintre atribuţiile sale, pe termen limitat, unor membri ai Colegiului executiv şi altor cadre de conducere sau execuţie care lucrează în cadrul Administraţiei Rezervaţiei.

Directorul executiv adjunct pentru managementul ecologic are următoarele atribuţii:

a) Îndeplineşte potrivit împuternicirii, atribuţiile Guvernatorului pe perioada în care acesta lipseşte de la conducerea Administraţiei Rezervaţiei;

b) Coordonează şi controlează activitatea compartimentelor din subordine; c) Asigură aplicarea programelor de reconstrucţie ecologică, controlează modul de

execuţie a investiţiilor afectate acestui scop şi participă la recepţia lucrărilor realizate;

d) Fundamentează proiectul programului de investiţii proprii ale Administraţiei Rezervaţiei şi asigură elaborarea documentaţiilor, finanţarea lucrărilor, contractarea şi execuţia obiectivelor, participă la recepţia lucrărilor realizate;

e) Urmăreşte fundamentarea planului de acţiune privind managementul Administraţiei Rezervaţiei;

f) Face propuneri pentru proiectul programului de cercetare ştiinţifică, asigură contractarea şi valorificarea cercetărilor aprobate şi finanţate;

g) Asigură implementarea Sistemului informatic integrat al Administraţiei Rezervaţiei şi utilizarea acestuia în suţinerea managementului Rezervaţiei;

h) Întocmeşte şi prezintă Colegiului Executiv informări, rapoarte şi note de sinteză.

11

Directorul executiv adjunct pentru educaţie ecologică are următoarele atribuţii: a) Coordonează şi controlează activitatea serviciilor din subordine; b) Fundamentează şi discută termenii proiectelor de programe sau acorduri de colaborare cu

organizaţii similare din străinătate, prezentând proiectele acestor acorduri sau programe spre aprobare, forurilor stabilite;

c) Coordonează şi asigură implementarea proiectelor şi acordurilor de colaborare în care Administraţia Rezervaţiei este parte;

d) Organizează şi conduce desfăşurarea acţiunilor cu caracter protocolar în care este implicată Administraţia Rezervaţiei şi se desfăşoară pe teritoriul rezervaţiei;

e) Coordonează elaborarea şi implementarea planului de management pentru centrele de vizită; f) Coordonează relaţiile Administraţiei Rezervaţiei cu organele mass-media naţionale şi din

străinătate; g) Coordonează activitatea de atragere a unor finanţări externe pentru realizarea proiectelor şi

programelor Administraţiei Rezervaţiei; h) Propune deplasările în străinătate ale personalului Administraţiei Rezervaţiei corelând

utilitatea acestora cu strategia generală şi obiectivele de management ale Administraţiei Rezervaţiei.

Directorul executiv adjunct pentru logistică are următoarele atribuţii:

a) Îndeplineşte potrivit împuternicirii, atribuţiile Guvernatorului pe perioada în care acesta lipseşte de la conducerea Administraţiei Rezervaţiei;

b) Coordonează şi controleaza activitatea compartimentelor din subordine; c) Elaborează şi fundamentează proiectul de buget pe care îl susţine la autoritatea

centrală pentru mediu şi păduri; d) Exercită şi organizează controlul financiar preventiv; e) Propune conducerii Adinistraţiei Rezervaţiei virările de credit între subdiviziunile

clasificaţiei bugetare ce intră în competenţa sa de aprobare, precum şi cele ce se înaintează spre aprobare ministerului;

f) Avizează antecalculaţiile preţurilor şi fundamentarea acestora, ţine legătura cu organele de sinteză în domeniu;

g) Asigură managementul financiar al proiectelor finanţate din fonduri structurale sau din alte fonduri;

h) Asigură reflectarea corectă a patrimoniului unităţii, îndrumă metodologic şi controlează modul cum este condusă evidenţa contabilă, urmărind:

Întocmirea documentelor justificative;

Înregistrarea operaţiunilor patrimoniale;

Întocmirea bilanţului; i) Verifică întocmirea la timp şi în bune condiţii ştatele de salarii şi a altor drepturi

băneşti cuvenite salariaţilor conform legii; j) Asigură responsabilitatea financiară a acordurilor şi contractelor internaţionale; k) Asigură baza tehnico-materială necesară desfăşurării activităţii Administraţiei

Rezervaţiei, precum şi funcţionarea acesteia în condiţii optime; l) Organizează sistemul de circulaţie internă a documentelor de evidenţă primară; m) Organizează acţiunea de inventariere anuală a patrimoniului şi controlează modul de

valorificare a acesteia.

12

2.2. Cerinţe generale - Atribuţiile A.R.B.D.D.pot fi realizate numai dacă sunt cunoscute de salariaţi şi aceştia acţionează concertat; - Fiecare salariat are un rol bine definit în instituţie, stabilit prin fişa postului; - Sarcinile sunt încredinţate şi rezultatele sunt comunicate numai în raportul manager – salariat – manager (şef – subaltern – şef); - Managerii trebuie să identifice sarcinile în realizarea cărora salariaţii pot fi expuşi unor situaţii dificile şi care influentează în mod negative managementul instituţiei; - Managerul trebuie sa susţină salariatul în îndeplinirea sarcinilor sale.

Răspund: Colegiul executiv, Guvernatorul, Directorii adjuncţi executivi, şefii de servicii şi birouri. Măsuri: elaborarea şi actualizarea regulamentelor şi fişelor de post în vederea menţinerii concordanţei între atribuţiile instituţiei şi cele ale personalului angajat; îmbunătăţirea structurii fişelor de post astfel încât să devină unul dintre principalele suporturi pentru organizarea şi gestionarea întregului personal, precum şi un instrument util în evaluarea performanţelor şi responsabilizarea angajatului. Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare cu ocazia modificărilor noi care apar. Verifică: structurile ce le coordonează, şefii de compartimente din ARBDD.

STANDARDUL 3 – COMPETENŢĂ, PERFORMANŢĂ 3.1. Descrierea standardului Managerul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor şi asigură condiţii pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului. Ocuparea posturilor se realizează prin concurs, potrivit prevederilor Legii nr. 188/1999, pe criterii de competenţă cerute de fiecare post, în vederea îndeplinirii în mod corespunzător a sarcinilor stabilite. Numirea într-o funcţie publică în A.R.B.D.D. se face în condiţiile legii în baza aptitudinilor şi competenţei profesionale, în limitele funcţiilor publice disponibile, vacante sau nou înfiinţate. Ocuparea unei funcţii publice vacante se face prin promovare, transfer, redistribuire şi concurs. Funcţionarii publici debutanţi vor parcurge o perioadă de stagiu, având ca obiect verificarea aptitudinilor profesionale în îndeplinirea atribuţiilor şi responsabilităţilor unei funcţii publice, formarea practică, precum şi cunoaşterea de către aceştia a specificului administraţiei publice şi a exigenţelor acesteia. Funcţionarii publici de conducere au obligaţia să examineze şi să aplice cu obiectivitate criteriile de evaluare a competenţei profesionale pentru personalul din subordine, atunci când propun sau aprobă avansări, promovări, transferuri, numiri sau eliberări din funcţii. Procedura de selectare prin concurs se face fără discriminări pe criterii politice, ori acordarea de stimulente materiale sau morale. 3.2. Cerinţe generale Managerul şi salariaţii au acele cunoştinţe, abilităţi şi experienţă care fac posibilă indeplinirea eficientă şi efectivă a sarcinilor;

13

Competenţa angajaţilor şi sarcinile încredinţate trebuie să se afle în echilibru permanent stabil. Acţiuni pentru asigurarea acestuia:

– definirea cunoştinţelor şi deprinderilor necesare pentru fiecare loc de muncă;

– conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;

– identificarea planului de pregătire de bază a noului angajat, încă din timpul procesului de recrutare;

– revederea necesităţilor de pregătire, în contextul evaluării anuale a angajaţilor şi urmărirea evoluţiei carierei;

– asigurarea faptului că necesităţile de pregătire identificate sunt satisfăcute;

– dezvoltarea capacităţii interne de pregătire,

– definirea politicii de pregătire/mobilitate; Performanţele angajaţilor se evaluează cel puţin o dată pe an şi sunt discutate cu

aceştia de către realizatorul raportului; Competenţa şi performanţa trebuie susţinute de instrumente adecvate, care includ

tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru etc; Nivelul de competenţă necesar este cel care constituie premisa performanţei. Salariaţii Administraţiei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării trebuie sa aibă

cunoştinţele profesionale, competenţele, atribuţiile şi instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectului de activitate al instituţiei.

Formarea profesională poate fi axată pe acele competenţe care favorizează performanţele individuale şi pe abilităţile interpersonale care vizează luarea deciziilor şi învăţarea în grup.

14

CRITERII DE PERFORMANŢĂ PENTRU FUNCŢIONARII PUBLICI DE CONDUCERE

Nr. Crt.

Criterii de performanţă Definirea criteriului

1. Capacitatea de a organiza

Capacitatea de a identifica activităţile care trebuie desfăşurate de structura condusă, delimitarea lor în atribuţii, stabilirea pe baza acestora a obiectivelor; repartizarea echilibrată şi echitabilă a atribuţiilor şi a obiectivelor în funcţie de nivelul, categoria, clasa şi gradul profesional al personalului din subordine.

2. Capacitatea de a conduce

Abilitatea de a crea o viziune realistă, de a transpune în practică şi de a o susţine; abilitatea de a planifica şi administra activitatea unei echipe formate din personalităţi diferite, cu nivel diferit al capacităţii de a colabora la îndeplinirea unei atribuţii; capacitatea de a adapta stilul de conducere la situaţii diferite, precum şi de a acţiona pentru gestionarea şi rezolvarea conflictelor.

3. Capacitatea de coordonare

Armonizarea deciziilor şi acţiunilor personalului, precum şi a activităţilor din cadrul unui compartiment, în vederea realizării obiectivelor acestuia.

4. Capacitatea de control Capacitatea de supraveghere a modului de transformare a deciziilor în soluţii realiste, depistarea deficienţelor şi luarea măsurilor necesare pentru corectarea la timp a acestora.

5. Capacitatea de a obţine cele mai bune rezultate

Capacitatea de a motiva şi de a încuraja dezvoltarea performanţelor personalului prin: cunoaşterea aspiraţiilor colectivului, asigurarea unei perspective de dezvoltare şi a unei atitudini de încredere; aptitudinea de a asculta ţi de a lua în considerare diferite opinii, precum şi de a oferi sprijin pentru obţinerea unor rezultate pozitive pentru colectiv; recunoaşterea meritelor şi cultivarea performanţelor.

6. Competenţa decizională

Capacitatea de a lua hotărâri rapid, cu simţ de răspundere şi conform competenţei legale, cu privire la desfăşurarea activităţii structurii conduse.

7. Capacitatea de a delega Capacitatea de a transfera atribuţii personalului din subordine care corespunde din punct de vedere legal şi al competenţelor proprii, în scopul realizării la timp şi în mod corespunzător a obiectivelor structurii conduse.

8. Abilităţi în gestionarea resurselor umane

Capacitatea de a planifica şi de a administra eficient activitatea personalului subordonat, asigurând sprijinul şi motivarea corespunzătoare.

9. Capacitatea de a dezvolta abilităţile

personalului

Cunoaşterea aptitudinilor personalului din subordine, inclusiv prin capacitatea de a crea, de a implementa şi de a menţine politici de personal eficiente, în scopul motivării acestuia. Capacitatea de a identifica nevoile de instruire ale personalului din subordine şi de a forma propuneri privind tematica şi formele concrete de realizare a instruirii.

10. Abilităţi de mediere şi negociere

Capacitatea de a organiza şi de a conduce o întâlnire, precum şi de a o orienta către o soluţie comun acceptată, ţinând seama de poziţiile diferite ale părţilor; capacitatea de a planifica şi de a desfăşura interviuri.

11. Obiectivitate în apreciere

Corectitudine în luarea deciziilor; imparţialitate în evaluarea personalului din subordine şi în modul de acordare a recompenselor pentru rezultatele deosebite în activitate.

12. Criteriile de performanţă pentru funcţionarii publici de execuţie din clasa I, prevăzute la pct.1-7 şi 10

15

CRITERII DE PERFORMANŢĂ PENTRU FUNCŢIONARII PUBLICI DE EXECUŢIE

Nr.

crt.

Criteriul de performanţă

Definirea criteriului pentru funcţionarii publici din clasa I

Definirea criteriului pentru funcţionarii publici din clasa a

II-a

Definirea criteriului pentru funcţionarii publici din clasa

a III-a

1 Capacitate de implementare

Capacitatea de a pune eficient în practică soluţiile proprii şi pe cele dispuse pentru desfăşurarea în mod corespunzător a activităţilor, în scopul realizării obiectivelor



2 Capacitatea de a rezolva eficient

problemele

Capacitatea de a depăşi obstacolele sau dificultăţile intervenite în activitatea curentă, prin identificarea soluţiilor adecvate de rezolvare şi asumarea riscurilor identificate

Capacitatea de a depăşi obstacolele sau dificultăţile intervenite în activitatea curentă, prin identificarea soluţiilor adecvate de rezolvare şi asumarea riscurilor identificate

Capacitatea de a depăşi obstacolele sau dificultăţile intervenite în activitatea curentă, prin identificarea soluţiilor adecvate de rezolvare

3

Capacitatea de asumare a

responsabilităţilor

Capacitatea de a desfăşura în mod curent, la solicitarea superiorilor ierarhici, activităţi care depăşesc cadrul de responsabilitate definit conform fişei postului; capacitatea de a accepta erorile sau, după caz, deficienţele propriei activităţi şi de a răspunde pentru acestea; capacitatea de a învăţa din propriile greşeli

capacitatea de a accepta erorile sau, după caz, deficienţele propriei activităţi şi de a răspunde pentru acestea; capacitatea de a învăţa din propriile greşeli

capacitatea de a accepta erorile sau, după caz, deficienţele propriei activităţi şi de a răspunde pentru acestea; capacitatea de a învăţa din propriile greşeli

4

Capacitatea de autoperfecţionar

e şi de valorificare a experienţei dobândite

Capacitatea de creştere permanentă a performanţelor profesionale, de îmbunătăţire a rezultatelor activităţii curente prin punerea în practică a cunoştinţelor şi abilităţilor dobândite



5 Capacitatea de

analiză şi sinteză

Capacitatea de a interpreta un volum mare de informaţii, de a identifica şi valorifica elementele comune, precum şi pe cele noi, şi de a selecta aspectele esenţiale pentru domeniul analizat

Capacitatea de a interpreta un volum mare de informaţii, de a identifica şi valorifica elementele comune, precum şi pe cele noi, şi de a selecta aspectele esenţiale

6 Creativitate şi

spirit de iniţiativă

Atitudine activă în soluţionarea problemelor şi realizarea obiectivelor prin identificarea unor moduri alternative de rezolvarea a acestor probleme; inventivitate în găsirea unor căi de optimizare a activităţii; atitudine pozitivă faţă de idei noi

Atitudine activă în soluţionarea problemelor şi realizarea obiectivelor prin identificarea unor moduri alternative de rezolvarea a acestor probleme; inventivitate în găsirea unor căi de optimizare a activităţii; atitudine pozitivă faţă de idei noi

Atitudine activă în soluţionarea problemelor şi realizarea obiectivelor prin identificarea unor moduri alternative de rezolvarea a acestor probleme; atitudine pozitivă faţă de idei noi; spirit inventiv

7 Capacitate de

planificare şi de a acţiona strategic

Capacitatea de a previziona cerinţele, oportunităţile şi posibilele riscuri şi consecinţele acestora; capacitatea de a anticipa soluţii şi de şi de a organiza timpul propriu sau, după caz, al celorlalţi (în funcţie de nivelul de competenţă), pentru îndeplinirea eficienta a atribuţiilor de serviciu

Capacitatea de a previziona cerinţele, oportunităţile şi posibilele riscuri şi consecinţele acestora; capacitatea de a anticipa soluţii şi de şi de a organiza timpul propriu pentru îndeplinirea eficienta a atribuţiilor de serviciu

Capacitatea de a organiza timpul propriu pentru îndeplinirea eficienta a atribuţiilor de serviciu

8 Capacitatea de a

lucra independent

Capacitatea de a desfăşura activităţi pentru îndeplinirea atribuţiilor de serviciu fără a solicita coordonare, cu excepţia cazurilor în care activităţile implică luarea unor decizii care depăşesc limitele de competenţă

9 Capacitatea de a lucra în echipă

Capacitatea de a se integra într-o echipă, de a-şi aduce contribuţia prin participare efectivă, de a transmite eficient şi de a permite dezvoltarea ideilor noi, pentru realizarea obiectivelor echipei.

Capacitatea de a se integra într-o echipă, de a-şi aduce contribuţia prin participare efectivă, de a transmite eficient şi de a permite dezvoltarea ideilor noi, pentru realizarea obiectivelor echipei.

Capacitatea de a se integra într-o echipă, de a-şi aduce contribuţia prin participare efectivă, de a transmite eficient idei, pentru realizarea obiectivelor echipei.

10 Competenţa în

gestionarea resurselor alocate

Capacitatea de a utiliza eficient resursele materiale şi financiare alocate fără a prejudicia activitatea instituţiei



16

Răspund: Guvernator, directorii, şefii de servicii,. Măsuri: elaborarea criteriilor de performanţă asociate tuturor posturilor şi evaluarea personalului; stabilirea necesităţilor de pregătire a personalului şi perfecţionarea profesională a personalului, cu accent pe pregătirea internă pentru funcţiile de execuţie şi pe pregătire externă pentru funcţiile de conducere. Termen: 30.04.2011 şi în continuare, anual sau cu ocazia modificărilor noi care apar.

Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează STANDARDUL 4 – FUNCŢII SENSIBILE 4.1. Descrierea standardului

În Administraţia Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării toate funcţiile ocupate sunt funcţii sensibile, implicînd confidenţialitate, responsabilitate şi un înalt standard de performanţă.

Raportările profesionale pe linie de serviciu se fac în ordine crescătoare ierarhică:

a) Raportul de lucru la nivelul comisiei de control/analiză, se înaintează şefului de serviciu în vederea avizării .

b) Raportul de lucru(procesul verbal de control) se avizează de confirmare sau se restituie pentru completare de către şeful de serviciu.

c) În caz de avizare favorabilă, şeful de serviciu înaintează o notă privind măsurile propuse ca urmare a informaţiilor obţinute în urma procedurilor de analiză/control.Nota, împreună cu propunerile de măsuri se înaintează Directorului Executiv Adjunct.

d) Directorul Executiv Adjunct avizează sau modifică propunerile de măsuri şi întocmeşte raportul Guvernatorului, înaintându-l pentru semnare, însoţit de un scurt memoriu informativ cuprinzând informaţiile esenţiale rezultate din activitatea de analiză/control şi justificarea măsurilor propuse.

e) Deciziile se iau de către Guvernatorul instituţiei şi se aduc la cunoştinţă potrivit procedurilor legale, iar dacă va considera necesar, va dispune informarea Ministerului Mediului şi Pădurilor., în subordinea căruia se află ARBDD. Fiecare poziţie ierarhic superioară are drept de intervenţie şi modificare a deciziei de

serviciu a poziţiei ierarhic inferioare, emitentul inscrisului modificat urmând a primi o notă de informare cu privire la măsurile de intervenţie şi modificările dispuse.

Controlul managerial se derulează în ordine ierarhic descrescătoare, de la Guvernator până la personalul serviciilor din subordine. În orice moment se pot solicita, de pe poziţii ierarhice superioare , rapoarte de activitate, note de informare şi propuneri de măsuri de la poziţiile ierarhic inferioare.

Aprecierea modului de realizare a sarcinilor profesionale se concretizează în propunerea de măsuri de stimulare sau sancţionare, după caz, faţă de personalul din subordine, în funcţie de modul de realizare a sarcinilor profesionale stabilite.

Între serviciile din structura ARBDD nu există rapoarte de subordonare sau supraordonare , fiecare şef de serviciu având relaţii de cooperare, susţinere şi coparticipare la activitatea instituţiei , sub coordonarea şi controlul conducerii ARBDD.

17

Răspund: Guvernator, directorii, şefii de servicii,. Măsuri: elaborarea inventarului funcţiilor sensibile, a listei cu salariaţii ce ocupă aceste funcţii şi a planului pentru asigurarea rotaţiei acestora. Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare cu ocazia modificărilor noi care apar. Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.

STANDARDUL 5 – DELEGAREA 5.1. Descrierea standardului

Managerul, Guvernatorul asigură conducerea Administraţiei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării şi reprezintă instituţia în raporturile cu instituţiile statului, centrale şi locale, Ministerul Mediului şi Pădurilor, cu persoane juridice şi fizice.

Guvernatorul emite în exercitarea atribuţiilor sale, dispoziţii de serviciu iar în cazul absenţei din instituţie stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă.

Directorul executiv adjunct răspunde pentru toate activităţile din cadrul ARBDD pentru îndeplinirea în mod corespunzător a sarcinilor în situaţia delegării responsabilităţilor.

Delegarea responsabilităţilor se face de asemenea şi în cazul absenţei directorului executiv adjunct şi a şefilor de servicii.

Pentru toate cazurile de delegare a atribuţiunilor şi responsabilităţilor se emit decizii care se înaintează persoanelor desemnate responsabile cu preluarea acestora, care semnează de luare la cunoştinţă. 5.2. Cerinţe generale Delegarea de competenţă se face ţinând cont de imparţialitatea deciziilor ce urmează a fi luate de persoanele delegate şi de riscurile asociate acestor decizii:

– Salariatul delegat trebuie să aibă cunoştinţa, experienţa şi capacitatea necesare efectuării actului de autoritate încredinţat;

– Asumarea responsabilităţii, de către salariatul delegat, se confirmă prin semnatură;

– Subdelegarea este posibilă cu acordul managerului;

– Delegarea de competenţă nu exonerează pe manager de responsabilitate. Răspund: Guvernator, Directorii, şefii de servicii, birouri. Măsuri: întocmirea reglementărilor de delegare şi elaborarea modelului actului de delegare. Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare cu ocazia modificărilor noi care apar. Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.

STANDARDUL 6 – STRUCTURA ORGANIZATORICĂ 6.1. Descrierea standardului

Organizarea şi funcţionarea Administraţiei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării se stabilesc prin statut propriu, avizat de Ministerul Mediului şi Pădurilor şi Academia Română şi aprobat de Guvern.

18

ARBDD defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală, şi informează în scris salariaţii. Salariaţii ARBDD sunt funcţionari publici care îşi desfăşoară activitatea conform Legii nr.188/1999 privind statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi completările ulterioare , Legii nr. 7/2004, privind codul de conduită al funcţionarilor publici, Legii nr. 115/19996, privind declararea şi controlul averilor demnitarilor, magistraţilor şi ale unor persoane cu funcţii de conducere.

Salariaţii cunosc misiunea ARBDD şi acţionează în scopul asigurării controlului respectării prevederilor legale.

În anul 2011 ARBDD are aprobat un număr de 173 posturi şi este structurată astfel:

Administraţia Rezervaţiei este condusă de Consiliul ştiinţific în subordinea căruia se

află Colegiul executiv ca organ de aplicare a hotărârilor Consiliului ştiinţific. Preşedintele Consiliului ştiinţific şi al Colegiului executiv este guvernatorul Administraţiei Rezervaţiei. Administraţiei Rezervaţiei este organizată în direcţii, servicii, birouri, compartimente funcţionale. Guvernatorul este preşedintele Consiliului ştiinţific şi al Colegiului executiv şi are în subordine directă directorii executiv adjuncţi, serviciul juridic, contencios administrativ, resurse umane, serviciul inspecţie şi pază ecologică, compartimentul de audit intern. Directorul executiv adjunct pentru management ecologic are în subordine directă serviciul reglementare autorizare, serviciul administrarea patrimoniului natural, serviciul implementare proiecte, biroul monitoring şi sistem informatic integrat, compartimentul achiziţii publice.

19

Directorul executiv adjunct pentru educaţie ecologică şi relaţii are în subordine directă serviciul educaţie ecologică, relaţii publice şi compartimentul relaţii internaţionale. Directorul executiv adjunct pentru logistică are în subordine directă serviciul buget – finanţe, serviciul administrativ – transporturi. 6.2. Cerinţe generale Atribuţiile tuturor salariaţilor sunt stabilite clar în fişele de post.

Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor instituţiei;

Competenţa constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea activităţilor specifice postului;

Responsabilitatea reprezintă obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se inscrie în limitele ariei de competenţă;

Raportarea reprezintă obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.

Răspund: Directorii executivi adjuncţi, şefii de servicii şi birouri. Măsuri: elaborarea şi modificarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a ARBDD în funcţie de schimbările legislative. Termen: 30.06.2011 Verifică: Guvernator

STANDARDUL 7 - OBIECTIVE 7.1. Descrierea standardului

ARBDD trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile entităţii, precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.

Obiectivele generale ale ARBDD sunt bazate pe:

– Eficacitatea şi eficienţa funcţionării;

– Fiabilitatea informaţiilor interne şi externe;

– Conformitate cu legile, regulamentele şi politicile interne şi externe; Obiectivele generale sunt particularizate de conducerea instituţiei în

concordanţă cu activitatea şi atribuţiile specifice fiecărui compartiment.Acestea trebuie să fie măsurabile, construite piramidal pe sub-obiective repartizate în interiorul compartimentului, să aibă termene realiste şi să poată fi monitorizate.

Obiectivele principale urmărite de ARBDD în gestionarea ecologică a teritoriului

rezervaţiei sunt: conservarea şi protecţia patrimoniului natural existent; promovarea utilizării durabile a resurselor generate de ecosistemele naturale

ale rezervaţiei; reconstrucţia ecologică a zonelor degradate de impactul activităţilor umane.

Obiectul de activitate al Administraţiei Rezervaţiei îl constituie crearea şi aplicarea unui regim special de administrare pentru conservarea şi protecţia

20

diversităţii biologice din ecosistemele naturale ale Rezervaţiei, pentru dezvoltarea aşezărilor umane şi organizarea activităţilor economice în corelaţie cu capacitatea de suport a acestor ecosisteme. În realizarea obiectului său de activitate Administraţia Rezervaţiei îndeplineşte funcţia de autoritate de mediu, în condiţiile legii, pe întregul teritoriu al Rezervaţiei.

7.2. Cerinţe generale

Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entităţii publice:

– ARBDD transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate aşteptate pentru fiecare activitate şi le comunică personalului;

– Obiectivele trebuie astfel definite încât sa raspundă pachetului de cerinţe "S.M.A.R.T.", (specifice, măsurabile, necesare, realiste şi cu termen de realizare.)

– Fixarea obiectivelor reprezintă atributul managementului, iar responsabilitatea realizării acestora revine atât managementului, cât şi salariaţilor;

– Multitudinea şi complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilităţilor, răspunderilor, de a asigura operativitate în cunoaşterea rezultatelor etc. Obiectivele generale ale ARBDD se referă la: Realizarea unor servicii publice de bună

calitate, în conditii de eficienţă şi eficacitate maximă, aşa cum sunt prezentate aceste obiective în actul normativ care reglementează organizarea şi funcţionarea instituţiei, Legea 83/1993 privind constituirea RBDD. şi HG nr.367/2002 privind aprobarea Statutului de organizare şi funcţionare a ARBDD şi a componenţei nominale a Consiliului Ştiinţific. Obiective propuse de ARBDD :

1. Identificare flux de informaţii la nivel de compartiment şi între compartimente.

2. Identificare costuri şi ponderea acestora în bugetul instituţiei. 3. Analiza diagnostic la nivel de ARBDD, identificarea disfuncţionalităţilor şi

cauzelor acestora.Analiza diagnostic are în vedere următoarele elemente: a. Misiune, atribuţii, activităţi derulate la nivel de direcţie. b. Identificarea procedurilor operaţionale de lucru. c. Structura organizatorică, relaţiile de subordonare şi colaborare.

4. Elaborarea de instrumente şi proceduri de lucru. 5. Implementarea procedurilor de lucru la nivelul fiecărui serviciu. 6. Monitorizarea implementării procedurilor de lucru. 7. Dezvoltarea unui program de pregătire profesională în domeniul SCMI. 8. Responsabilizarea managementului şi a personalului de execuţie. 9. Monitorizarea continuă a performanţelor personalului.Realizarea unui flux

informaţional îmbunătăţit, cu accent pe circuitul documentelor. 10. Folosirea eficientă a resurselor materiale şi umane în scopul îmbunătăţirii

performanţei.Identificarea atribuţiilor fiecărui compartiment, separarea acestora şi eliminarea paralelismelor.

11. Creşterea calităţii serviciilor şi a relaţiei cu publicul. 12. Standardizare şi o mai mare predictibilitate a acţiunilor. 13. Identificarea şi gestionarea riscurilor. 14. Realizarea unui plan de acţiune şi elaborarea unui program pentru dezvoltarea

SCMI.

21

15. Conformitate cu legile, regulamentele şi politicile interne. Răspund: Guvernator, directorii, şefii de servicii, birouri. Măsuri: actualizarea şi îmbunătăţirea continuă a Planului de Management şi pornind de la obiectivele globale incluse în acesta, stabilirea de către fiecare persoană de conducere a obiectivelor derivate, specifice activităţilor din compartimentul pe care îl conduce, astfel încât acestea să fie realiste şi în deplină concordanţă cu misiunea şi atribuţiile compartimentului şi repartizarea acestora în interiorul compartimentului pe sub-obiective individuale. Termen: permanent Verifică: Guvernator

STANDARDUL 8 - PLANIFICAREA 8.1. Descrierea standardului

ARBDD întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime. 8.2. Cerinţe generale

– Planificarea este una din funcţiile esenţiale ale managementului;

– Planificarea se referă la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor.

– Având în vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesită decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;

– Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprimă planului un caracter dinamic.

– Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului;

– Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variază în funcţie de diversi factori, precum: structura decizională a acestuia, necesitatea aprobării formale a unor activităţi etc. După orizontul de timp la care se referă, în general, se elaborează:

planuri anuale; planuri multianuale,de management, etc.

Specifică planificării multianuale, de management, este stabilirea unei succesiuni de măsuri ce trebuie luate pentru atingerea obiectivelor.

Controlul este un mecanism necesar în raport cu planificarea, în sensul existenţei unui set clar de instrumente de măsurare care să poată indica - pe de o parte - care este progresul în realizarea obiectivelor şi - pe de altă parte - acţiunile corective, atunci când este necesar. Răspund: directorii, şefii de servicii, birouri.

Măsuri: întocmirea de planuri şi prognoze privind activitatea ARBDD în scopul realizării planului de management al instituţiei. Termen: permanent Verifică: membrii Colegiului Executiv, Guvernator.

22

STANDARDUL 9 – COORDONAREA 9.1. Descrierea standardului.

În scopul asigurării coerenţei şi pentru atingerea rezultatelor dorite, Guvernatorul asigură coordonarea activităţilor în cadrul ARBDD şi monitorizează modul de îndeplinire a sarcinilor trasate personalului din subordine. 9.2. Cerinţe generale

Managementul asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor structurale ale ARBDD , prin serviciile şi compartimentele de specialitate. Atunci când necesităţile o impun, se pot organiza structuri specializate, care să sprijine managementul în activitatea de coordonare.

În acest sens în ARBDD a fost organizat Serviciul Inspecţie şi Pază Ecologică care are în atribuţiuni organizarea şi coordonarea activităţilor de inspecţie şi control a zonelor de protecţie integrală, tampon şi economice de pe întreg teritoriul RBDD.

În componenţa serviciului există personal specializat în această activitate, coordonatori districte, cu următoarele sarcini şi atribuţii:

Planifică şi conduc activitatea de coordonare şi supervizare a activităţilor de control şi inspecţie realizate;

Asigură resursele necesare desfăşurării în bune condiţii a activităţii de inspecţie şi control;

Asigură buna desfăşurare a activităţii din cadrul districtelor pe care le reprezintă;

Elaborează rapoarte de activitate la nivel teritorial.

Iniţiază controale la persoanele juridice din perimetrul R.B.D.D., le supune spre aprobare şi participă la efectuarea acestora;

Avizează, cu informarea şefului serviciului, propunerile de acţiuni specifice de inspecţie şi control în zonele strict protejate, tampon şi economice;

Analizează activitatea desfăşurată la nivel teritorial şi propune acţiuni corective.

Elaborează informări privind activitatea desfăşurată în domeniul controlului habitatelor naturale, biodiversităţii şi ariilor protejate;

Coordonarea influenţează decisiv rezultatele interacţiunii dintre salariaţi în cadrul raporturilor profesionale;

Salariaţii trebuie să ţină cont de consecinţele deciziilor şi acţiunilor lor asupra intregii instituţii;

Coordonarea eficientă presupune consultări prealabile, atât în cadrul structurilor ARBDD, cât şi între structurile respective.

Răspund: şefii de servicii, birouri, direcţii. Măsuri: desfăşurarea activităţilor în conformitate cu competenţele acordate şi raportarea în timp optim în cazul în care există riscul posibilităţii neîndeplinirii sarcinilor. Termen: permanent Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.

23

STANDARDUL 10 - MONITORIZAREA PERFORMANŢELOR 10.1. Descrierea standardului

ARBDD asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanţelor, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate. În scopul realizării obiectivelor , se planifică şi se desfăşoară activităţile conform atribuţiilor instituţiei reglementate prin Legea nr.82/1993 privind constituirea Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării, cu alocarea resurselor necesare. 10.2. Cerinţe generale

Sistemele de control intern trebuie monitorizate pentru a evalua calitatea performanţei sistemului în timp. Monitorizarea se realizează prin activităţi de rutină, evaluări separate sau o combinare a acestor două metode.

a) Monitorizarea continuă a controlului intern este încorporată în activităţile normale, obişnuite, de funcţionare ale instituţiei. Ea include activităţi de conducere şi de supervizare repetate. Activităţile de

monitorizare continuă acoperă fiecare componentă a controlului intern şi implică măsuri împotriva sistemelor de control nesistematice, neetice, neeconomice şi ineficiente. Managementul trebuie să primească sistematic raportări asupra desfăşurării activităţii instituţiei de la toate compartimentele funcţionale ale ARBDD.

b) Evaluări separate Sfera şi frecvenţa evaluărilor separate va depinde în primul rând de evaluarea riscurilor şi de eficienţa procedurilor de monitorizare continuă. Datele şi raportările primite de la serviciile funcţionale se analizează şi se compară cu

datele din perioada anterioară pentru a se stabili dacă acţiunile întreprinse în perioada analizată şi rezultatele obţinute au fost eficiente.

Managementul evaluează performanţele, constatând eventualele abateri de la obiective, în scopul luării măsurilor corective ce se impun; Aceste rezultate se analizează şi se discută în şedinţele lunare de lucru cu şefii serviciilor şi şefii de districte din teritoriu, şedintele de colegiu director şi alte întruniri cu toţi factorii implicaţi în activitatea ARBDD.

Prin acest sistem de control managerial , se urmăreşte:

- Măsurarea rezultatelor şi constatarea abaterilor de la obiectivelor stabilite; - Analizarea cauzelor care le-au determinat; - Dispunerea măsurilor corective sau preventive care se impun.

Sistemul de monitorizare a performanţei este influenţat de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/şi a indicatorilor, de modul de acces al salariaţilor la informaţii.

Monitorizarea performanţelor - supraveghere, urmărire, este realizată de către echipa de conducere , prin intermediul unor indicatori relevanţi, a performanţelor activităţii aflate în coordonare.

Răspunde: şefii de servicii, direcţii. Măsuri: elaborarea de rapoarte lunare de activitate a compartimentelor. Termen: permanent Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.

24

STANDARDUL 11 - MANAGEMENTUL RISCULUI 11.1. Descrierea standardului

Managementul riscului reprezintă un proces complex de abordare ştiintifică a riscurilor, care utilizează resurse materiale, financiare şi umane pentru atingerea obiectivelor care vizează reducerea expunerii la pierderi.

În procesul de management al riscului trebuie atinse două mari categorii de obiective, si anume: obiective pre si post eveniment. Obiectivele din prima categorie vizeaza, în principal, costurile si economiile legate de tratarea expunerii la risc. Obiectivele din a doua categorie vizează, în principal, asigurarea continuitătii, existenţei si funcţionării entităţii.

În cazul expunerii la risc a unei entităţi, nu este afectat numai conducătorul acesteia, ci şi salariaţii si familiile acestora, clienţii beneficiari ai produselor sau serviciilor prestate, şi chiar populaţia din zona. Din această perspectivă, obiectivul care vizează „responsabilitatea socială” trebuie să aparţină atât categoriei obiectivelor pre, cât si categoriei obiectivelor post eveniment.

Managementul riscului cuprinde urmatoarele patru faze: - identificarea si evaluarea riscului; - analiza riscului; - gestiunea riscului; - finanţarea riscului. Identificarea si evaluarea riscului

Identificarea riscului reprezinta prima şi cea mai importantă fază a procesului de management al riscului, aceasta constând în identificarea pericolelor potenţiale care există în cadrul entităţii. Activitatea de identificare a pericolelor are drept finalitate depistarea, pe cât posibil, a tuturor factorilor de risc existenţi. Avantajul identificarii factorilor de risc se concretizeaza atât în crearea conditiilor propice tratarii si analizei acestora într-un mod eficient deoarece sunt cunoscuti, cât si în stabilirea riscurilor latente. Identificarea riscului este un proces sistematic si continuu, având în vedere ca factorii de risc se modifica în timp. Pentru sistematizarea activităţii de identificare a riscului, pot fi utilizate mai multe metode de lucru cum sunt: chestionare sau liste cu întrebari, cataloage sau liste de pericole, metode de analiza cantitative si calitative de identificare a pericolelor. Tehnicile cele mai utilizate pentru identificarea riscurilor sunt: intervievarea responsabililor strategici si sondajul si chestionarul, brainstorming-ul pe activitati sau compartimente, organizarea grupurilor focus (grupuri de dezbatere, coordonate de un moderator specializat, pentru atingerea unor obiective stabilite anticipat), comparatii, grupari, verificari, s.a.

Factorii de risc Factorii de risc asociati entităţilor din mediul economic pot fi clasificaţi astfel:

- factori interni de risc; - factori externi de risc.

La rândul lor, factorii externi de risc se pot diviza în: - factori de risc determinaţi de mediu (obiectivi); - factori de risc de natura umana (subiectivi).

Este important de precizat ca factorii de risc nu sunt independenti, iar pierderile înregistrate în situaţiile manifestării riscului sunt deseori consecinţe ale interdependenţei între ei.

25

Factorii interni de risc sunt asociaţi activităţilor si operaţiunilor desfăşurate în interiorul entităţii si exprimă, în principal, deficienţele cu care subsistemele entităţ ii sunt proiectate, realizate si exploatate de catre utilizatori. Aceştia pot conduce, în unele cazuri, la obţinerea unor performanţe scăzute ale sistemului (entitaţii) în ansamblu. Factorii externi de risc produşi de mediu (încalzire globală, umiditate, ploaie, zapadă, îngheţ, radiaţie solară, cutremure, incendii, tornade etc.) nu au o determinare umana, în timp ce factorii externi cauzaţi de om actionează în toate fazele existenţei entităţii privită ca sistem, însumând toate erorile umane care au loc în activitatile de proiectare si exploatare a resurselor entităţii.

Eroarea umana Cu toate ca noţiunea de eroare umană are un pronunţat caracter subiectiv, aceasta se poate defini ca fiind o acţiune periculoasă ce depaşeşte o anumita limită de acceptabilitate. Indiferent de forma de participare la activităţi si procese economico-sociale, factorul uman conditionează, fie direct, fie indirect, nivelurile riscurilor potentiale asociate entitatii din care face parte. Statisticile existente arata ca eroarea umana este la originea a 20-90% din toate accidentele majore ale sistemelor. Numarul erorilor produse este determinat de fiabilitatea factorului uman, subiect ce ramâne larg discutat de catre specialisti si înca imposibil de previzionat cu suficienta precizie.

Fiabilitatea factorului uman depinde chiar pentru acelasi individ si aceeasi operatie, de un numar ridicat de factori care nu întotdeauna pot fi modelati veridic. Cercetarile efectuate în acest domeniu pun în evidenta realitatea ca rata greselilor umane creste semnificativ proportional cu cresterea complexitatii tehnice a sistemului din care face parte, cât si a complexitatii sarcinii pe care acesta o are de îndeplinit. În functie de gradul de constienţă, erorile umane se clasifica în conştiente (alegerea unui scop nepotrivit sau a unei modalitati periculoase în îndeplinirea corecta a unei sarcini) si inconştiente (acţiuni/inacţiuni care conduc la eşecul îndeplinirii obiectivului propus). În funcţie de momentul apariţiei efectelor generate de erori, acestea se clasifică în active (cele ale caror consecinţe se manifestă imediat) şi latente (efectele se manifestă si devin evidente dupa trecerea unei perioade de timp). În funcţie de modul de anticipare, erorile umane se clasifică în anticipate (acelea despre care se ştie ca se pot produce şi care au mai avut loc în condiţii similare) si neanticipate (ale caror apariţii si efecte nu sunt familiare). Factorii care contribuie la apariţia erorilor umane pot fi grupaţi în trei categorii principale: intrinseci (motivarea, abilitatea fizică, abilitatea mentala, temperamentul, concentrarea, cunoştinţele profesionale etc.), factori de mediu (fizici – temperatura, umiditatea, zgomotul, iluminarea etc.; organizaţionali – relaţii cu colegii si cu şefii, satisfacţia muncii, remunerarea muncii, perspective de promovare, etc.; personali – foame, sete, oboseala, boala, viata de familie etc.) si factori de stres (organizare si conducere necorespunzatoare, factori fiziologici, factori psihologici, factori sociali si factori economici). Un element caracteristic factorului uman constă în aceea ca eroarea comisă poate fi îndreptată, caracteristica ce poarta numele de recuperarea erorii, fiind foarte importantă de estimat, deoarece intră în calculul riscului uman.

Cercetarile au pus în evidenţă realitatea aparent paradoxală ca prezenta foarte mica sau prea mare a stresului favorizează creşterea numarului erorilor umane. Un anumit nivel de stres denumit stres optim, care diferă de la persoană la persoană şi care poate fi definit în anumite limite, determină scaderea numarului de erori umane şi fiabilitaţii umane.

26

Tendinte în evaluarea factorilor de risc financiar si organizaţional Din practica rezultă ca niciodată riscurile nu pot fi evaluate în totalitate. Etapa actuală reprezintă un imperativ ce ar putea fi denumit „gestiune a reactivitaţii, adică necesitatea de a urmari schimbarea sau ştiinţa de a diagnostica, de a arbitra schimbările si riscurile asociate acestora care afecteaza organizaţia” Orientarile noi în activitatea de evaluare a riscurilor pot fi prezentate sintetic în tabelul următor. În prezent, în domeniul evaluării riscurilor se poate vorbi de o noua optică în sensul că liderii organizaţiilor apreciază ca procesul de identificare şi evaluare a riscurilor asociate operaţiunilor derulate în cadrul organizaţiilor pe care le conduc, este mai puţin fiabil iar un sistem de evaluare a riscurilor ar putea atenua mai eficient potenţialele crize.

Nr. crt.

Evaluarea riscului în trecut (anterior anului 2000)

Evaluarea riscului în prezent

1. Analiza activităţilor cu riscuri. Masurarea logică a factorilor de risc.

2.

Instituirea unui sistem de evaluare a controlului intern.

Instituirea unui sistem de evaluare a riscurilor din organizaţie; Preocupare importanta pentru cresterea aportului de plusvaloare pentru organizaţie.

3 Nu exista un departament sau compartiment de analiză a riscurilor.

Constituirea unor compartimente sau departamente însarcinate cu gestiunea riscurilor.

4.

Riscurile erau o preocupare a managementului de linie (midle management), dar nu si a top-managementului.

Evaluarea riscurilor reprezinta o preocupare majora a top-managementului.

5. Lipsa unei strategii în evaluarea riscului

Adoptarea unor strategii de evaluare a riscurilor.

6.

Centrul de greutate cade pe auditul de regularitate (nu intereseaza cuantificarea si evaluarea riscurilor).

Centrul de greutate cade pe auditul de sistem si al performantei, adica pe identificarea riscurilor si a strategiilor de gestiune optima a organizatiei.

7. În cadrul controlului intern, prioritatea se axeaza pe controlul ierarhic.

Controlul ierarhic tinde sa fie înlocuit de un control profesional – prin formare si informare – alaturi de autocontrolul executantilor.

Analiza riscului Cea de-a doua fază a procesului de management al riscului, analiza riscului, debutează

cu dezvoltarea scenariilor posibile de producere a pierderilor de catre factorii de risc identificaţi anterior. De asemenea, trebuie definite în mod clar si tipurile de pierderi care vor fi evaluate.

Obiectivele principale ale acestei faze constau în a cuantifica probabilitatile de aparitie si marimea pierderilor produse de factorii de risc, deziderat dificil adeseori de îndeplinit.

În general, factorii de risc ce influentează apariţia si manifestarea riscurilor sunt:

27

- fiabilitatea umana (erori de operare, mentenanţa etc.); - factori de mediu (interni, externi); - cauze externe (cunoscute si necunoscute, imprevizibile); - alte cauze.

Contribuţia erorilor umane poate induce o doza mare de incertitudine în evaluarea probabilităţii de producere a unui eveniment periculos. Cel de-al doilea pas al analizei riscului este reprezentat de evaluarea mărimii pierderilor potenţiale. Literatura de specialitate prezinta mai multe modalitati de exprimare a pierderilor potentiale alaturi de o întreaga tipologie a riscului în functie de criteriile utilizate. O posibila harta a riscurilor specifice din ARBDD ar putea fi desenată, prin acţiunea urmatoarelor tipuri de riscuri: riscuri de proprietate (incendii, explozii, acţiuni teroriste, transport, poluare etc.), riscuri de funcţionare (blocaje, pierderi ulterioare, dependenţa de furnizori etc.), riscuri de personal (decese, îmbolnaviri, invalidităţi, şomaj etc.) si riscuri de afaceri ( decizii politice, modificarea înclinaţiei de consum, greve, contracte neavantajoase etc.). În practică, în cele mai multe cazuri, riscul se estimează prin raportarea pierderilor exprimate fie cantitativ (numar victime, avarii, pierderi materiale etc.), fie calitativ (unităţi monetare), la o masura a expunerii la insecuritate .

Alegerea criteriilor de analiză a riscurilor Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilităţii de apariţie a riscului sunt:

- aprecierea vulnerabilitatii entităţii; - aprecierea impactului financiar; - aprecierea controlului intern.

Probabilitatea de apariţie a riscului variază de la imposibilitate la certitudine si este exprimată pe o scara de valori pe trei niveluri:

- probabilitate mică; - probabilitate medie; - probabilitate mare. Pentru aprecierea vulnerabilităţii entităţii se examinează o serie de factori cu incidenţă

asupra domeniului, cum ar fi: resursele umane, complexitatea prelucrării operaţiilor si mijloacele tehnice existente.

Vulnerabilitatea se exprima pe trei niveluri: redusă, medie si mare. Impactul financiar se exprima tot pe trei niveluri, astfel: slab, mediu si important. Aprecierea controlului intern se realizează pe baza unei analize a calităţii controlului

intern al entităţii, pe trei niveluri: corespunzator, insuficient, cu lipsuri grave. Evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor constituie riscuri care trebuie

identificate.Managementul are obligaţia de a identifica riscurile şi de a întreprinde acele acţiuni care plasează şi menţin riscurile în limite acceptabile. ARBDD analizează sistematic,ori de câte ori este nevoie dar cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective.

În scopul implementării unui management al riscului, adecvat, este necesară o evaluare a riscurilor din fiecare activitate şi acţiune întreprinsă din instituţie.

Managementul riscurilor este necesar a se implementa deoarece produce efecte benefice în activitatea instituţiei astfel:

28

– Mai puţine surprize costisitoare şi rezultate neacceptabile.

– Mai puţin timp pierdut cu îndepărtarea efectelor nedorite.

– Mai puţine întreruperi, erori, neregularităţi în activitate/operaţiuni/procese.

– Identificarea nivelului acceptabil de expunere la risc se face printr-un sistem funcţional care ia măsurile necesare în vederea gestionării riscurilor până la un nivel considerat acceptabil. Guvernatorul trebuie să stabilească portofoliul de perspectivă al riscului în ARBDD. Conducerea de la toate nivelele trebuie să aibă în vedere evenimentele care pot avea

impact în domeniul lor de activitate. Angajaţii din instituţie au şi ei în vedere riscurile propriei activităţi, cunoscându-şi

responsabilităţile şi limitele de competenţă şi autoritate. Scopul gestionării riscului este acela de a permite managementului să identifice

elemental de nesiguranţă privind atingerea obiectivelor stabilite şi riscul asociat acestuia, deciderea de acţiuni care să îl limiteze sau să îl înlăture, astfel încât să se ofere servicii eficiente, economice şi eficace cu respectarea legislaţiei.

Riscul poate fi considerat în sens negativ o incertitudine, ameninţare, obstacol sau în sens pozitiv o oportunitate. 11.2. Cerinţe generale

Managementul riscului - metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publică, cu costuri minime.

Orice acţiune sau inacţiune prezintă un risc de nerealizare a obiectivelor; Riscurile sunt acceptabile, dacă măsurile care vizează evitarea acestora nu se justifică

în plan financiar; Riscurile semnificative apar şi se dezvoltă în special ca urmare a:

– managementului inadecvat al raporturilor dintre ARBDD şi mediile în care aceasta acţionează; Procesul de gestionare a riscului implică:

1* identificarea riscurilor aferente obiectivelor instituţiei, inclusiv a celor datorate factorilor interni şi externi, la nivel de instituţie şi la nivel de activitate.

ARBDD prin obiectul său de activitate şi atribuţiile pe care le are, se poate confrunta cu o multitudine de riscuri atât la nivel de activitate, prin acţiunile şi serviciile oferite cât şi prin posibilele riscuri ca urmare a unor evenimente nedorite care pot să afecteze ecosistemele.

Responsabilitatea evaluării riscurilor, adică estimarea semnificaţiei riscurilor dar şi evaluarea probabilităţii producerii riscurilor revine tuturor serviciilor funcţionale din ARBDD,salariaţilor cu responsabilităţi specifice, dar şi conducerii acestora. 2* Crearea răspunsurilor/stabilirea acţiunilor ce trebuie întreprinse.

În acest sens trebuie avute în vedere patru tipuri de răspunsuri la risc: transfer, toleranţă, tratare sau terminare.

Dintre acestea, tratarea riscurilor este cea mai relevantă, deoarece controalele interne eficiente reprezintă principalul mecanism de tratare a riscurilor.

Evitarea riscurilor pot fi de depistare sau de prevenire prin controalele adecvate care pot fi introduse.

ARBDD trebuie să găsească echilibrul între risc, costuri şi valoare, în condiţiile în care un beneficiu semnificativ este de a avea rezultate bune cu resurse minime. Organigrama

29

instituţiei este astfel elaborată pentru a se implementa un sistem de management adecvat al riscurilor, serviciile colaborând între ele în îndeplinirea sarcinilor, respectarea reglementărilor şi a ordinelor interne, informarea tuturor factorilor de decizie pentru prevenirea şi tratarea riscurilor.

Managementul instituţiei înţelege riscurile cu care se confruntă, cunoaşte riscurile cheie, acceptându-se nivelul corect de risc.

Prin planul de management pe care îl aplică, ARBDD cunoaşte dacă riscurile proprii se gestionează corespunzătorşi ia măsuri pentru conştientizarea întregului personal referitor la măsurile care se impun pentru prevenirea sau eliminarea riscurilor.â

Managerul are obligaţia creării şi menţinerii unui sistem de control intern sănătos, în principal, prin:

– identificarea riscurilor majore care pot afecta eficienţa operatiunilor, respectarea regulilor şi regulamentelor, încrederea în informaţiile financiare şi de management intern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor;

– definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;

– evaluarea probabilităţii ca riscul să se materializeze şi a mărimii impactului acestuia;

– monitorizarea şi evaluarea riscurilor şi a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor;

– verificarea raportării execuţiei bugetului, inclusiv a celui pe programe şi investiţii. Managementul riscului cuprinde o gamă largă de activităţi riguros definite şi

organizate, plecând de la condiţiile de existenţă şi obiectivele fundamentale ale ARBDD, precum şi analiza factorilor de risc intr-o concepţie de funcţionare optimă şi eficientă.

Riscurile principale asociate obiectivelor şi activităţii ARBDD sunt furnizarea tardivă a actelor de reglementare privind evidenţa, evaluarea şi gestionarea corespunzătoare a factorilor de risc care se pot produce şi pot afecta activitatea, misiunea şi obiectivele generale ale ARBDD există un document specific referitor la risc (registru). Ameninţări privind situaţia managementului Eficienţa managementului Rezervaţiei este strâns legată de asigurarea condiţiilor

optime pentru implementarea obiectivelor stabilite prin Planul de management. Nu vor putea fi realizate obiectivele de management fără asigurarea resurselor materiale necesare constând într-o infrastructură adecvată (mijloace de transport, mijloace de comunicare, spaţii de lucru, aparatură de laborator, echipamente pentru informatizarea activităţii, etc.). Implementarea Planului de Management este condiţionată şi de asigurarea resurselor financiare, necesare pentru realizarea proiectelor de reconstrucţie ecologică pentru readucerea amenajărilor piscicole şi agricole abandonate în regimul hidrologic natural, pentru realizarea lucrărilor care asigură funcţionarea optimă a sistemului hidrologic din complexele acvatice, a proiectelor de protecţie a speciilor periclitate şi cu valoare conservativă ridicată.

Asigurarea resurselor umane reprezintă, de asemenea, o cerinţă importantă. Nu vor putea fi realizate obiectivele de management ale Rezervaţiei fără un număr corespunzător de personal având un grad adecvat de pregătire. În perioada trecută de la înfiinţare, personalul Rezervaţiei a cunoscut evoluţii contradictorii cunoscând o creştere graduală, în perioada 1991 – 2000, când s-a ajuns la un număr total de circa 180 de salariaţi din care 83 agenţi ecologi.

Acest număr a cunoscut reducere substanţială, după 2001, ajungându-se la 107 în 2004, după care s-a înregistrat o creştere lentă a numărului până la 133, în prezent. Acest număr de personal ce cuprinde 40 de agenţi ecologi, este total insuficient pentru

30

administrarea unei arii protejate de dimensiunile Rezervaţiei. În prezent unei persoane din Administraţia Rezervaţiei îi revine o suprafaţă de circa 4360 ha de arie protejată, iar unui agent îi revine 14.500 ha de arie protejată ceea ce reprezintă una din cele mai reduse încadrări de personal de pe continentul european, în acest domeniu. Spre comparare, se menţionează că tot în Dobrogea, pentru Parcul Naţional Munţii Măcinului, în suprafaţă totală de 11.227 ha, este asigurat un personal de 12 persoane (1 persoană la 935 ha), iar în partea ucraineană a Deltei Dunării, pentru o suprafaţă totală de circa 48.000 ha, există un personal de 40 persoane, ceea ce înseamnă un raport net superior (1 persoană/1200 ha). Trebuie menţionat că orice reducere de personal sub nivelul actual pune în pericol realizarea obiectivelor Rezervaţiei.

În urma unei evaluări realizate de experţi IUCN în cadrul unui proiect finanţat de BERD, în perioada 1993-1994, necesarul de personal pentru administrarea RBDD, a fost evaluat la un număr de 335 de posturi, din care 122, agenţi ecologi. Pe de altă parte, prin Legea nr. 142/30.12.1994, de ratificare a acordului de împrumut nerambursabil cu BIRD, România s-a angajat să crească numărul agenţilor ecologi cu 20 de posturi în fiecare an pe o durată de cinci ani (1995-2000), având ca bază, nivelul personalului înregistrat în acea perioadă (circa 180 de persoane).

Este necesar, de asemenea, asigurarea unui nivel corespunzător de pregătire a personalului, ceea ce presupune promovarea unui program complex şi corespunzător pentru realizarea acestui deziderat.

Neasigurarea acestor condiţii principale prezentate mai sus, reprezintă tot atâtea riscuri de nu realiza o activitate corespunzătoare de gestionare a Rezervaţiei.

O altă ameninţare pentru desfăşurarea managementului Rezervaţiei în condiţii optime o constituie posibila instabilitate a cadrului legislativ. În prezent, Legea nr. 82/1993 privind înfiinţarea Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării cu modificările ulterioare, cuprinde necorelări cu prevederile legislative privind gestionarea ariilor protejate din România.

Răspund: şefii de servicii, direcţii. Măsuri: elaborarea de către şefii de compartimente, pentru fiecare activitate în parte, a listei riscurilor identificate şi evaluate la nivelul sarcinilor elementare componente. Termen: 15.08.2011 şi permanent în continuare cu ocazia modificărilor noi care apar. Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.

STANDARDUL 12 - INFORMAREA 12.1. Descrierea standardului

Informarea şi comunicarea sunt esenţiale pentru realizarea tuturor obiectivelor de control intern din instituţiile publice.

ARBDD stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât managerii şi salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să-şi poată îndeplini sarcinile.

Tipurile de informaţii stabilite sunt informaţiile operaţionale din cadrul serviciilor de specialitate.

De asemenea există informaţii referitoare la aplicarea unor legi specifice activităţii ARBDD , a unor ordine şi reglementări în vigoare, informaţii financiare, nefinanciare şi de conformitate ceea ce face posibilă executarea şi controlarea activităţii.

31

12.2. Cerinţe generale

Informaţiile corecte trebuie identificate, obţinute şi comunicate într-o formă şi într-un interval de timp care să permită personalului să realizeze controlul intern şi responsabilităţile care îi revin.

În cadrul ARBDD se utilizează următoarele metode de informare: – şedinţe săptămânale şi discuţii individuale; – internet, e-mail, fax, telefon,materiale primite /transmise prin corespondenţă;

Săptămânal, se organizează şedinţă de lucru , conduse de Guvernatorul ARBDD iar în lipsa acestuia de Directorul adjunct executiv, în scopul de a se analiza modul de îndeplinire a sarcinilor trasate fiecărui salariat , respectarea termenelor acestora, precum şi planificarea activităţilor imediat următoare, moment în care se realizează schimbul necesar de informaţii –conducere-salariat şi invers. În unele situaţii, pot fi convocate şedinţe la care participă fie întreg colectivul, fie parte din membrii acestuia, în vederea clarificării unor probleme urgente şi a unor cerinţe apărute.De câte ori consideră necesar, conducerea poate purta discuţii individuale cu salariaţii din instituţie. Informarea se realizează şi prin intermediul notelor scrise ori folosindu-se poşta electronică.

Toate informaţiile necesare desfăşurării activităţii sunt generate în ARBDD de sistemele informatice dar şi din informarea directă care se face ori de câte ori este cazul, de şeful de serviciu sau de conducerea unităţii, prin şedinţe de lucru, reuniuni etc.Totodată salariaţii din instituţie colaborează direct, informându-se asupra unor lucrări commune pentru a se încadra în termenele stabilite dar şi pentru acurateţea datelor şi evitarea unor erori, confuzii sau neclarităţi.Pentru realizarea în timp util a lucrărilor sau pentru elaborarea unor răsunsuri la problemele pe care unii clienţi interni sau externi le au, se accesează foarte rapid sistemul informatic de legi, ,,Lex’’ dar şi site-ul ARBDD care cuprinde o bază de date foarte complexă.

Această bază de date cu toate informaţiile legate de instituţie şi activitatea acesteia poate fi accesată de toţi cei interesaţi, din exteriorul ARBDD, ne referim aici la toţi clienţii şi colaboratorii care apelează la servicii de reglementare sau informaţii despre RBDD.

De asemenea pentru a oferi informaţii şi servicii eficiente şi rapide tuturor celor interesaţi, ARBDD are deschise centre de informare şi documentare la Tulcea, Sulina, Murighiol, Sf. Gheorghe, Crişan unde sunt bine reprezentate de salariaţi informaţi şi documentaţi, astfel încât informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă, oportună, utilă, uşor de înţeles şi receptat.

ARBDD are o incidenţă majoră asupra cantităţii, naturii şi fiabilităţii informaţiilor, ca şi în ceea ce priveşte lărgirea gamei acestora în domeniul valorilor etice, politicii, puterii (autoritate de mediu), responsabilităţilor şi obligaţiilor de raportare, obiectivelor , planurilor etc.

Informaţia este indispensabilă unui management sănătos, unei monitorizări eficace, identificării situaţiilor de risc în faze anterioare ale manifestării acestora. Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior.

Răspund: şefii de servicii, birouri. Măsuri: întocmirea de solicitări de informare adresate conducerii ARBDD în cazul în care există pericolul neîndeplinirii sarcinilor din cauza lipsei de informaţii. Termen: permanent Verifică: directorii executivi adjuncţi.

32

STANDARDUL 13 - COMUNICAREA 13.1. Descrierea standardului

Comunicarea eficientă trebuie să se desfăşoare de sus în jos ,de jos în sus şi la nivelul instituţiei, prin toate componentele şi întreaga sa structură.Tot personalul trebuie să primească de la conducere mesajul clar că responsabilităţile de control trebuie luate în serios.

ARBDD trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea, să ajungă complete şi la timp la utilizatori. 13.2. Cerinţe generale

Managerul asigură funcţionarea unui sistem eficient de comunicare; Prin componentele sale, sistemul de comunicare serveşte scopurilor utilizatorilor; Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil şi rapid, atât în interiorul ARBDD, cât şi între aceasta şi mediul extern.

Comunicarea internă se realizează prin intermediul notelor scrise ori folosindu-se poşta electronică.Totodată comunicarea internă se poate face prin şedinţe săptămânale şi discuţii individuale, internet, e-mail, fax,telefon, material primate/transmise prin corespondenţă.

Comunicarea externă se realizează fie prin solicitări scrise, discuţii, consultări sau telefon. Comunicarea cu mediul extern se realizează şi prin intermediul ghişeelor de relaţii cu publicul deschise la centrele de informare şi documentare.

Materialele scrise poartă antetul ARBDD, însoţit de adresa şi numărul de telefon şi sunt semnate de Guvernatorul ARBDD sau în lipsa acestuia de directorul executiv adjunct.

În ARBDD s-au deschis în anul 2011 două centre de informare şi documentare în comunele Murighiol şi Sf. Gheorghe unde salariaţi ai instituţiei informează şi comunică cu toate persoanele care solicită datele necesare privind activitatea turistică, trasee turistice, zone de protecţie integrală, informaţii utile legate de activitatea de pescuit, legislaţie de mediu, prevederile legale privind activitatea de colectare a deşeurilor în perimetrul RBDD,etc.â

Procesul de comunicare trebuie să fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de responsabilităţi în materie de comunicare. Răspund: şefii de, servicii, direcţii.

Măsuri: întocmirea de propuneri privind perfecţionarea sistemului actual de comunicare. Termen: permanent Verifică: membrii Colegiului Executiv, Guvernator.

33

STANDARDUL 14 - CORESPONDENTA ŞI ARHIVAREA 14.1. Descrierea standardului

ARBDD organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei astfel încât sistemul să fie accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu.

Corespondenţa este primită la secretariatul ARBDD dar şi la ghişeul de relaţii cu publicul unde se înregistrează în condica de intrări, cu număr de înregistrare, expeditorul documentului, actului, adresei, etc. Toate acestea ajung la Guvernatorul instituţiei care le repartizează directorilor de resort. La rîndul lor directorii adjuncţi executivi repartizează lucrările serviciilor de specialitate. Secretara instituţiei distribuie corespondenţa şefilor de serviciu pe bază de semnătură prin condica de înregistrări ieşiri corespondenţă. Această corespondenţă ajunge la serviciul de resort unde este repartizată pe salariaţi, în condica de intrări lucrări, pe bază de semnătură, specificându-se şi data primirii. Arhivarea corespondenţei se face pe servicii, fiecare salariat îşi păstrează documentele şi toate informaţiile necesare pe suport de hârtie, CD, sau în format electronic, respectând termenele de păstrare în arhiva serviciului de specialitate, conform reglementărilor în vigoare.

Totodată după expirarea termenului de păstrare în cadrul serviciului, documentele se pot arhiva la arhiva unităţii pe bază de proces verbal de predare-primire a acestora, respectându-se modul de înscriere a actelor şi numerotarea filelor în dosarele prezentate a se arhiva. Procesul verbal întocmit în două exemplare va fi semnat de persoana care predă şi cea care primeşte documementele. Arhivarea documentelor se realizează pe activităţi şi anul când au fost elaborate. 14.2. Cerinţe generale

Corespondenţa trebuie să fie purtatoarea unor informaţii utile în interiorul şi în exteriorul ARBDD.

Corespondenţa utilizează purtători diferiţi ai informaţiei (hârtie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) şi se realizează prin mijloace diferite (curierul, poşta, poşta electronică, fax etc).

Ponderea în care ARBDD utilizează unul sau altul dintre purtători şi apelează la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondenţei este determinată de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare internă şi/sau al terţilor, nivelul de pregătire al salariaţilor, urgenţa, distanţa, costul, siguranţa, restricţiile din reglementări etc.

În funcţie de tipul de purtător şi mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenţa, operaţiunile de intrare, ieşire, înregistrare şi stocare trebuie adaptate corespunzător, pe baza unor planuri elaborate în acest sens, astfel încât, pentru fiecare caz, să poată fi reflectate cerinţele majore privind;

– asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei;

– confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenţei;

– stocarea (arhivarea) corespondenţei;

– accesul la corespondenţa realizată. Răspund: şefii de servicii, direcţii. Măsuri: elaborarea de reglementări privind aspectele menţionate. Termen: permanent Verifică: , structurile ce le coordonează.

34

STANDARDUL 15 - IPOTEZE, REEVALUĂRI 15.1. Descrierea standardului

Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor. 15.2. Cerinţe generate

Ipotezele se formulează în legatură cu obiectivele ce urmează a fi realizate şi stau la baza fixării acestora. Salariaţii implicati în realizarea unui obiectiv trebuie sa fie conştienţi de ipotezele formulate şi acceptate în legatură cu obiectivul în cauză. Ipotezele de care salariaţii nu sunt conştienţi reprezintă un obstacol în capacitatea de adaptare. Reevaluări ale nevoilor de informare - concretizate în schimbări în ceea ce priveşte informaţiile necesar a fi colectate, în modul de colectare, în conţinutul rapoartelor sau sistemelor de informaţii conexe - trebuie efectuate dacă se modifică ipotezele ce au stat la baza obiectivelor.

Răspund: şefii de servicii, direcţii. Măsuri: elaborarea de măsuri suplimentare pentru realizarea obiectivelor. Termen: permanent Verifică: membrii Colegiului Executiv

STANDARDUL 16 – SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR 16.1 Descrierea standardului Salariaţii, în afară de comunicările pe care le realizează în legatură cu atingerea obiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări sa atragă un tratament inechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri. 16.2. Cerinţe generale Managerii trebuie să stabilească şi să comunice salariaţilor procedurile corespunzătoare, aplicabile în cazul semnalării unor neregularităţi. Managerii au obligaţia să intreprindă cercetările adecvate, în scopul elucidării celor semnalate şi, dacă este cazul, să ia măsurile ce se impun. Salariaţii care semnalează, conform procedurilor, neregularităţi, de care, direct sau indirect, au cunoştinţa, vor fi protejaţi impotriva oricăror discriminări. Semnalarea neregularităţilor trebuie sa aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaţiune. Managerul trebuie să promoveze respectul faţă de lege şi spiritul de încredere. Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, în contextul aplicării valorilor culturii încrederii şi al asigurării unui mediu de moralitate în cadrul , dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfaţă cu delaţiunea. Pentru ca acest risc să fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe înţelegerea faptului că, în cadrul ARBDD, toti salariaţii exercită diverse nivele de management şi că au, în mod esenţial, aceleaşi obiective:

– de a realiza servicii publice de bună calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului;

35

– de a-şi păstra locurile de muncă. Angajaţilor le revine sarcina ca, în cazul identificării unor dovezi în ceea ce priveşte

existenţa unor posibile fraude, corupţie sau orice altă activitate ce poate afecta în sens negativ interesele majore ale ARBDD, care depăşesc nivelul de competenţă al managementului propriu, sau în cazul în care sunt implicate nivele ale acestuia, să aducă respectivele dovezi la cunoştinţa organelor abilitate ale statului. În nici un caz un salariat care descoperă dovezi de acest gen şi acţionează pentru scoaterea lor la lumină nu trebuie sancţionat, şi nici recompensat. Acţiunea sa trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale. Realizarea în practică a acestui standard se face şi cu ajutorul fişei postului.

Răspund: şefii de servicii, direcţii. Măsuri: elaborarea procedurii de semnalare a neregularităţilor. Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare. Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual structurile ce le coordonează.

STANDARDUL 17 – PROCEDURI Totalitatea metodelor de lucru şi a regulilor de aplicat, în vederea executării

activităţilor , atribuţiilor sau sarcinilor. Procedurile de control intern pot fi grupate în trei categorii în funcţie de

obiectivul lor, astfel: 1. Operaţionale: privesc aspectul procesual; 2. Decizionale: se referă la exercitarea competenţei; 3. Jurisdicţionale: vizează angajarea răspunderii.

Procedurile trebuie să fie: a) Definite pentru fiecare activitate desfăşurată în cadrul organizaţiei; b) Deplin integrate în componentele sistemului de organizare al instituţiei; c) Precizate în documente scrise; d) Simple, complete , precise şi adaptate obiectului de activitate specific; e) Actualizate în mod regulat; f) Aduse la cunoştinţa personalului implicat; g) Bine înţelese şi bine aplicate.

17.1. Descrierea standardului

Pentru activitătile din cadrul ARBDD şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi. ARBDD a implementat Sistemul Integrat de Management Calitate-Mediu, ISO 9001/2008 şi ISO 14001/2005, în anul 2010. Au fost elaborate şi sunt aplicate procedurile acestui sistem integrat în conformitate cu cerinţele standardelor de referinţă, cu privire la activitatea desfăşurată în cadrul organizaţiei. La acest moment există proceduri de lucru pentru cele mai importante activităţi din cadrul serviciilor de specialitate din instituţie. În cadrul Serviciului Juridic, Contencios Administrativ, Resurse Umane au fost elaborate şi sunt aplicate două proceduri prin care sunt stabilite cerinţele pentru realizarea activităţilor de asistenţă juridică privind interpretarea şi aplicarea legislaţiei în vigoare.Sunt identificate cerinţele pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de recrutare şi angajare personal, salarizare, evaluarea personalului, instruire şi perfecţionare, promovări, elaborare fişe de post, programări concedii, acordare salarii, instruire internă şi externă a personalului.

36

În cadrul Serviciului Inspecţie şi Pază Ecologică sunt stabilite procedurile proprii ce stabilesc cerinţele pentru organizarea şi coordonarea activităţilor de inspecţie şi control a zonelor strict protejate, tampon şi economice şi de monitorizare a biodiversităţii în RBDD.Totodată sunt stabilite rapoarte de activitate lunară şi ori de câte ori sunt constatate neconformităţi.

În cadrul Serviciului Reglementare, Autorizare, Dezvoltare sunt elaborate procedurile activităţilor privind eliberarea acordului de mediu, a autorizaţiilor de mediu, permiselor de pescuit, etc. pentru persoanele fizice şi juridice

În cadrul Serviciului Buget, Finanţe personalul cunoaşte şi respectă legislaţia în vigoare privind activitatea economică şi execuţia bugetară.

Serviciul Administrare Patrimoniu Natural – activitatea este procedurată, desfăşurându-se activitatea de urmărire a valorificării resurselor naturale,a biodiversităţii, a stării patrimoniului natural şi componentelor economico-sociale precum şi activitatea de administrare a domeniului public de interes naţional.

Serviciul Administrativ –Transporturi- au fost elaborate proceduri cu privire la activitatea de pază, pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de răspuns, administrarea transportului rutier şi naval precum şi activităţile de mentenanţă a clădirilor, cantoanelor, centrelor de informare, etc.

Serviciul Educaţie Ecologică, Relaţii Internaţionale, personalul cunoaşte şi respectă procedura privind activitatea de relaţii cu publicul şi cea de soluţionare a cererilor de informaţii de interes public. 17. 2. Cerinţe generale

ARBDD trebuie să se asigure că, pentru orice acţiune şi/sau eveniment semnificativ, există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în documente. În acest sens au fost întocmite documentaţii complete, precise şi care , corespund structurilor şi politicilor instituţiei.

Documentaţia cuprinde politici administrative, manuale, instrucţiuni operaţionale, check-lists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor. Documentaţia a fost astfel concepută încât să fie actualizată, utilă, precisă, uşor de examinat, disponibilă şi accesibilă managerului, salariaţilor, precum şi terţilor, dacă este cazul. În situaţia în care intervin anumite schimbări în legislaţie sau în activitatea instituţiei aceste proceduri se vor completa, adăuga sau vor suferi unele modificări sau îmbunătăţiri.

Documentaţia astfel întocmită asigură continuitatea activităţii, în pofida fluctuaţiei de personal. Lipsa documentaţiei, caracterul incomplet sau/şi neactualizarea acesteia constituie riscuri în realizarea obiectivelor. Întocmirea şi urmărirea executării graficului de circulaţie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din ARBDD.

Există două accepţiuni cu privire la proceduri:

– aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizări şi instrucţiuni, elaborate de către entitatea publică pentru organizarea aplicării unor reglementări de rang superior, aprobate de către conducătorul entităţii publice sau chiar de către Guvern.

– aceea a metodelor de lucru şi a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acesteia. Aceste proceduri trebuie să fie:

scrise, respectiv formalizate. Cunoştinţele individuale şi colective trebuie stocate şi puse în ordinea care corespunde scopurilor entităţii publice;

37

simple şi specifice. Procedurile scrise se constituie în instrument de lucru, pentru ca executanţii să cunoască normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entităţii publice;

actualizate în mod permanent, în funcţie de evoluţia reglementărilor în materie;

aduse la cunoştinţa executanţilor. Răspund: şefii de servicii, direcţii. Măsuri: elaborarea şi actualizarea procedurilor conform cerinţelor, inclusiv prin stabilirea cadrului legislativ şi normativ care reglementează fiecare domeniu de activitate. Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare. Verifică:Guvernator, Reprezentant sistem de management integrat, responsabili management integrat, individual, structurile ce le coordonează.

STANDARDUL 18 - SEPARAREA ATRIBUŢIILOR 18.1. Descrierea standardului

Elementele operaţionale, şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fie separate. 18.2. Cerinţe generale

Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor este una dintre modalităţile prin care se reduce riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de a nu putea detecta aceste probleme.

Prin separarea atribuţiilor se creează condiţiile ca nici o persoană sau compartiment să nu poată controla toate etapele importante ale unei operaţiuni sau ale unui eveniment; liniile directoare pentru control intern INTOSAI, menţionează că îndatoririle cheie şi responsabilităţile ar trebui deţinute de persoane diferite.

ARBDD a înţeles pe deplin riscul de eroare, irosirea sau greşelile din actele conexe în cazul controlului efectuat de o singură persoană în toate etapele cheie ale unei lucrări,operaţiuni, proiect sau contract.

În acest sens în fişa postului nu există numai o singură persoană care are îndatoriri cheie şi responsabilităţi în autorizarea, procesarea, înregistrarea şi revizuirea documentelor, contractelor, proiectelor, etc, acestea fiind deţinute de mai multe persoane.

În ARBDD s-a efectuat segregarea/separarea corespunzătoare a sarcinilor astfel încât să se respecte următoarele reguli:

- Să nu existe salariaţi care să execute operaţiuni de avizare a lucrărilor şi totodată şi de verificare a plăţilor atunci când acestea rezultă din activităţi;

- Să nu fie cazuri de efectuare a ordonanţării, certificării şi verificării documentelor de către aceeaşi persoană;

- La anumite interval de timp sau ori de câte ori se dispune de către conducerea instituţiei se procedează la efectuarea acţiunilor de supervizare şi supraveghere a unor lucrări, operaţiuni şi acţiuni.

38

- Întrucât pot exista anumite interferenţe şi execuţii de lucrări de către aceleaşi persoane, instituţia trebuie să compenseze acestea cu alte controale, de către persoane autorizate şi competente care să verifice autenticitatea înregistrărilor şi veridicitatea datelor înscrise în documentele care se supun controlului. Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor între mai multe persoane creează premisele

unui echilibru eficace al puterilor. Conducerea ARBDD analizează periodic atribuţiile şi sarcinile salariaţilor şi se dispun

decizii scrise cu completări la fişa postului pentru rezolvarea unor probleme constatate ca fiind neconforme cu standardul de separare a sarcinilor şi atribuţiilor.

Răspund: şefii de servicii, direcţii. Măsuri: respectarea legislaţiei şi a reglementărilor interne, semnalarea nerespectării acestui principiu. Termen: permanent Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează

STANDARDUL 19 – SUPRAVEGHEREA 19.1. Descrierea standardului ARBDD asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizării în mod eficace a acestora. 19.2. Cerinţe generale Managerul trebuie să monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura că procedurile sunt respectate de către salariaţi în mod efectiv şi continuu. Controalele de supraveghere implică revizuiri în ceea ce priveşte munca depusă de salariaţi, rapoarte despre excepţii, testări prin sondaje sau orice alte modalităţi care confirmă respectarea procedurilor. Managerul verifică şi aprobă munca salariaţilor, dă instrucţiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaţia şi pentru a veghea asupra înţelegerii şi aplicării instrucţiunilor. Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care:

– fiecarui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţa atribuite;

– se evaluează sistematic munca fiecărui salariat;

– se aprobă rezultatele muncii obţinute în diverse etape ale realizării operaţiunii. Managementul are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuţiile ce ii revin pe linia supravegherii curente a activităţii, condiţie de exercitare a acesteia şi răspunderile şi, de asemenea, să iniţieze, să aplice şi să dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile şi eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual şi controlul ierarhic al salariaţilor.

Răspund: şefii de servicii, direcţii. Măsuri: evaluarea sistematică a muncii fiecărui salariat de către şeful ierarhic şi întocmirea de către aceştia a rapoartelor de abatere de la rezultatele aşteptate. Termen: permanent

39

Verifică: Directori, şefi servicii, birouri. STANDARDUL 20 – GESTIONAREA ABATERILOR 20.1 Descrierea standardului ARBDD se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor. 20.2. Cerinţe generale În derularea acţiunilor pot apărea circumstanţe deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care induc abateri ce nu permit derularea tranzacţiilor prin procedurile existente; Abaterile de la procedurile existente trebuie să fie documentate şi justificate, în vederea prezentării spre aprobare. Este necesară analiza periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate acţiunile, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.

Răspund: şefii de servicii, direcţii. Măsuri: elaborarea de documentaţii de justificare în cazul în care sunt necesare operaţii ce prezintă abateri, şi aprobarea acestora înainte de efectuarea operaţiunilor. Termen: permanent Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează.

STANDARDUL 21 – CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII 21.1. Descrierea standardului ARBDD asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, cu deosebire în cel economico-financiar. 21.2. Cerinţe generale ARBDD este o organizaţie a cărei activitate trebuie să se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala întrerupere a activităţii acesteia afectează atingerea obiectivelor propuse. Situaţii diferite, care afectează continuitatea activităţii: mobilitatea salariaţilor; defecţiuni ale echipamentelor din dotare; disfuncţionalităţi produse de unii prestatori de servicii; schimbări de proceduri etc. Pentru fiecare din situaţiile care apar, ARBDD trebuie să acţioneze în vederea asigurării continuităţii, prin diverse măsuri, de exemplu:

– delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.);

– contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare;

– contracte de achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din dotare; Existenţa inventarului situaţiilor care pot conduce la discontinuităţi în activitate şi a măsurilor care să prevină apariţia lor.

40

Răspund: şefii de servicii, direcţii. Măsuri: respectarea legislaţiei şi a reglementărilor interne, semnalarea nerespectării acestui principiu. Termen: permanent Verifică: membrii Colegiului Executiv, individual, structurile ce le coordonează

STANDARDUL 22 – STRATEGII DE CONTROL 22.1. Descrierea standardului ARBDD construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii. 22.2. Cerinţe generale Există un raport de interdependenţă între strategiile, politicile şi programele elaborate pentru atingerea obiectivelor şi strategiile de control. Fără o strategie de control adecvată, creşte riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politică şi programele ARBDD şi, deci, al nerealizării obiectivelor la nivelul exigenţelor preconizate. Strategiile de control sunt cu atât mai complexe şi mai laborioase cu cât fundamentarea şi realizarea obiectivelor entităţii publice sunt mai complexe şi mai dificile. Strategiile de control se supun conceptului de strategie, în general, acestea necesitând studii, în vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregătirii personalului de control, a îmbunătăţirii metodelor şi procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc. Strategiile de control se referă şi la tipurile de control aplicabile situaţiei. În paleta largă a modalităţilor de control şi a criteriilor de clasificare a acestora, regăsim:

– activităţi de control: observaţia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.;

– clasificarea controlului în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj);

– clasificarea controlului în funcţie de scopul urmărit: control de conformitate; control de perfecţionare; control de adaptare etc;

– clasificarea controlului în funcţie de apartenenţa organelor de control: control propriu; control exterior;

– clasificarea controlului în funcţie de executanţi: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate;

– clasificarea controlului în funcţie de modul de executie: control direct; control indirect; control încrucişat;

– clasificarea controlului în funcţie de baza normativă: control normativ; control practic; control teoretic;

– clasificarea controlului în funcţie de interesul entităţii: control pentru sine; control pentru alţii;

– clasificarea controlului în funcţie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;

– clasificarea controlului în funcţie de momentul efectuării acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post;

41

Activităţile de control efectuate la nivel de Guvernator: 1) Coordonarea activităţii instituţiei, în scopul atingerii obiectivelor stabilite în planul de management. 2) Analizarea lucrărilor ce se impun a fi efectuate şi repartizarea spre soluţionare, în concordanţă cu limitele de competenţă şi fişele de post; 3) Nominalizarea persoanei responsabile de efectuarea lucrării; 4) Analizarea lucrărilor din punctul de vedere al conţinutului, încadrării în termen legal şi realizarea scopului propus; 5) Avizarea lucrărilor ce urmează a fi supuse aprobării conducerii Ministerului Mediului şi Pădurilor; 6) Monitorizarea, potrivit prevederilor legale, a anumitor activităţi specifice; 7) Avizarea numirii în funcţie a directorilor executivi adjuncţi, a şefilor de serviciu, şi birouri cu activitate de control din cadrul ARBDD; Activităţile de control efectuate la nivel de Director executiv adjunct: 1) Verificarea rezolvării lucrărilor de serviciu în termen legal şi în conformitate cu rezoluţia Guvernatorului. 2) Monitorizarea, potrivit prevederilor legale, a anumitor activităţi specifice; 3) Avizarea lucrărilor realizate de personalul din subordine pentru domeniile menţionate, care urmează a fi supuse spre aprobare conducerii ARBDD; 4) Analizarea lucrărilor din punctual de vedere al conţinutului, raportat la cerinţa solicitantului; 5) Analizarea necesităţii de colaborare cu unele direcţii din minister sau din afara acestuia, pentru obţinerea de puncte de vedere, în scopul rezolvării lucrărilor;

Activităţile de control efectuate la nivelul personalului de execuţie : 1) Verificarea lucrărilor din perspectiva înscrierii lor în atribuţiile prevăzute în fişa postului şi a termenului de răspuns; 2) Raportarea şefului ierarhic superior,atunci când este cazul, despre modul de finalizare a lucrărilor cu grad de complexitate ridicat; 3) Monitorizarea, potrivit prevederilor legale, a anumitor activităţi specifice. Aceste activităţi de control asigură pe de o parte creşterea eficienţei şi a corectitudinii iar pe de altă parte, supravegherea salariaţilor din ARBDD.

Răspund: şefii de servicii, direcţii. Măsuri: elaborarea la nivelul fiecărui compartiment a unei strategii de control intern, eficient şi eficace. Termen: 30.06.2011 şi permanent în continuare. Verifică: Directori executivi adjuncţi, Guvernator.

42

STANDARDUL 23 – ACCESUL LA RESURSE 23.1. Descrierea standardului Managerul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale ale entităţii publice şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor resurse. 23.2. Cerinţe generale Obiectivele generale ale ARBDD sunt realizate prin: 1) Executarea de operaţiuni sistematice, etice, economice, eficiente si eficace. Ele trebuie sa fie conforme cu misiunea instituţiei. Sistematic înseamnă într-un mod bine organizat, metodic. Etic priveşte principiile etice. Funcţionarii publici din ARBDD ca de altfel toţi funcţionarii din instituţiile publice trebuie să servească intereselor publice în mod corect şi să administreze resursele publice corespunzător planurilor aprobate şi în conformitate cu legile şi reglementărille în vigoare. Economic înseamnă fără risipă, prin folosirea unei cantităţi corecte de resurse, de o calitate corespunzătoare, care să fie livrate la timpul şi la locul oportun la un cost minim. Eficient priveşte legătura dintre resursele utilizate şi rezultatele obţinute în atingerea obiectivelor. Eficace se referă la realizarea obiectivelor sau măsura în care rezultatele unei activităţi sunt conforme cu obiectivul propus. 2) Îndeplinirea obligaţiilor de răspundere

Toţi angajaţii din ARBDD poartă responsabilitatea pentru deciziile şi acţiunile lor, inclusiv pentru gestionarea corectă a fondurilor publice, în mod legal dar şi performant. 3) Respectarea legislaţiei şi a reglementărilor de ordin intern. ARBDD aplică şi respectă legile dar şi reglementările aprobate de Ministerul Mediului şi Pădurilor, respectiv Legea nr.82/1993 privind constituirea Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării, HG nr.367 /2002 privind aprobarea Statutului de organizare şi funcţionare a ARBDD, ca legi specifice dar şi legile cu caracter general care se aplică în instituţiile publice, legate de activitatea financiar-contabilă, etc. Protejarea resurselor împotriva pierderilor şi pagubelor prin risipă, abuz, gestionare necorespunzătoare, erori, fraude şi nereguli. În acest sens trebuie accentuată semnificaţia protejării resurselor din sectorul public, întrucât aceste resurse încorporează în general bani publici iar cheltuirea acestora presupune o atenţie deosebită. Alte resurse, cum ar fi informaţiile,evidenţele contabile reprezintă sursa către o transparenţă publică şi a răspunderii instituţiei în faţa publicului dar şi a organelor abilitate ale statului şi trebuie apărate, întrucât există riscul folosirii necorespunzătoare sau de distrugere accidentală.Informaţiile sensibile stocate pe mijloace informatice pot fi distruse sau copiate, distribuite sau folosite impropriu dacă nu se acordă atenţie protejării lor. Restrângerea accesului, la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora. Severitatea restricţiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursă şi de riscul pierderilor potenţiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilităţii bunurilor şi valorilor se au în vedere costul şi riscul potenţial de pierdere sau utilizare inadecvată. Între resurse şi sumele înregistrate în evidente se fac comparaţii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor şi valorilor determină frecvenţa acestor verificări; În ARBDD

43

veridicitatea datelor faptice, aflate în gestiunea depozitului de bunuri materiale şi valori se verifică în fiecare an prin operaţiunea de inventariere a acestora. La acţiunea de inventariere anuală participă un număr mare de salariaţi care verifică existenţa în fiecare gestiune, a materialelor, mijloacelor fixe, obiectelor de inventar, combustibil etc. Aceste bunuri şi valori se compară cu evidenţele contabile pentru a se stabili eventualele neclarităţi, neconcordanţe, lipsuri. Operaţiunea de inventariere a bunurilor şi valorilor poate fi dispusă de conducerea ARBDD ori de câte ori se consideră necesar.Totodată se fac verificări şi la condiţiile de păstrare a acestor bunuri pentru a nu se degrada dar şi de a fi pe deplin asigurate şi securizate.Rezultatele controlului se înaintează conducerii instituţiei care procedează conform legilor şi reglementărilor în vigoare după caz.

Răspunde: Colegiul Executiv Măsuri: respectarea legislaţiei şi reglementărilor interne. Termen: permanent Verifică: Guvernator

STANDARDUL 24 - VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI 24.1. Descrierea standardului ARBDD instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni. Controlul este feedback-ul procesului managerial şi, prin aceasta, impulsul acţiunii managerial continue. Controlul constă în compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care determină abaterile constatate şi luarea măsurilor necesare. Scopul controlului este acela de creştere a eficienţei şi eficacităţii activităţii desfăşurate. Aceasta înseamnă că procesul managerial, concretizat în funcţiile manageriale menţionate, are ca suport exercitarea continuă a funcţiei de evaluare –control. 24.2. Cerinţe generale Etapele de desfăşurare a controlului sunt; 1) Stabilirea obiectivelor de control şi documentarea asupra activităţii controlate şi care trebuie să evidenţieze direcţiile principale ale acţiunii de control, pornind de la informaţiile deţinute ca urmare a sesizării, şi să se raporteze la norma legală care impune o anumită conduită /atitudine sau care invocă drepturi de la care nu se poate face derogare. Controlul are loc în baza unui plan de control aprobat de Guvernatorul ARBDD. 2) Controlul propriu-zis presupune pregătirea şi desfăşurarea controlului. Fie că este tematic sau operativ, inopinat ori programat şi anunţat, controlul trebuie să fie direcţionat în sensul desfăşurării sale, conform următoarelor etape: - verificări privind respectarea conformităţii şi constatări asupra stării de fapt, condiţii prealabile continuării acţiunii, în limitele obiectivelor prestabilite, sau ale obiectivelor extinse; -consultarea cu persoana reprezentantă a structurii controlate; -încadrarea juridică a faptelor şi actelor constatate; -formularea de propuneri cu privire la abaterile constatate; 3) Finalizarea activităţii de control -analiza constatărilor, a concluziilor şi a măsurilor preconizate;

44

-refacerea, dacă este cazul, a constatărilor, concluziilor şi măsurilor preconizate; -întocmirea unui raport scris, ori a unei note de control; -prezentarea conducerii ARBDD a actului de control; -comunicarea raportului scris persoanelor interesate.Managerul trebuie să asigure verificarea şi evaluarea în mod continuu a funcţionării sistemului de control intern şi a elementelor sale.

Disfuncţionalităţile sau alte probleme identificate trebuie rezolvate operativ, prin măsuri corective. Verificarea operaţiunilor garantează contribuţia controalelor interne la realizarea obiectivelor. Evaluarea eficacităţii controlului se poate referi, în funcţie de cerinţe specifice şi/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor ARBDD, fie la unele dintre acestea, opţiune care revine managerului. Managerul stabileşte modul de realizare a evaluării eficacităţii controlului. 4) Evaluarea urmărilor acţiunii de control - însuşirea actului de control sau contestarea lui; - ducerea la îndeplinire a concluziilor; - raportarea/monitorizarea îndeplinirii măsurilor propuse; - sancţiuni, dacă este cazul.

Răspunde: Colegiul Executiv Măsuri: respectarea legislaţiei şi reglementărilor interne. Termen: permanent Verifică: Guvernator

STANDARDUL 25 – AUDITUL INTERN 25.1 Descrierea standardului Serviciile de audit intern trebuie să funcţioneze şi să fie organizate în mod independent atât cât este posibil. Rolul auditului intern este acela de a ajuta organizaţia să-şi atingă obiectivele printr-o abordare sistematică, disciplinată, pentru a evalua şi îmbunătăţi eficienţa gestionării riscurilor, a controlului şi a procesului de atingere a obiectivelor. INTOSAI defineşte funcţia de audit intern ca reprezentând acele mijloace funcţionale prin care managerii unei instituţii primesc o asigurare din surse interne asupra faptului că procesul pentru care sunt răspunzători operează într-o astfel de manieră încât minimizează probabilitatea apariţiei erorilor, a practicilor ineficiente şi neeconomice sau a fraudei. Auditul intern poate analiza aspectele slabe dar şi aspectele forte din instituţie, luând în considerare specificul ARBDD, de conducere, cultura orgaziţională, oportunităţile dar şi ameninţările care pot avea efect în obţinerea obiectivelor propuse. Analiza situaţiei financiare, a investiţiilor, a documentelor de intrare şi ieşire din ARBDD evaluează dacă gestionarea riscului identifică riscurile potenţiale iar controalele funcţionează pentru a permite ca gestionarea fondurilor publice să se facă într-o manieră eficientă şi eficace. În cadrul activităţii de audit se colaborează cu persoanele responsabile cu administrarea resurselor umane, materiale şi financiare. Auditul intern poate furniza asistenţă referitoare la îndeplinirea obiectivelor şi sarcinilor, poate să întărească activitatea de control şi să îmbunătăţească eficienţa şi eficacitatea operaţiilor.

45

Este important de clarificat că în timp ce auditul intern poate asigura asistenţă controlului intern, acesta nu ar trebui să îndeplinească sarcinile de management sau operaţionale. ARBDD înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenţi, a căror activitate se desfaşoară, de regulă, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului. 25.2. Cerinţe generale Auditul intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern al ARBDD. Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunţă punctele slabe identificate în sistem şi formulează recomandări pentru eliminarea acestora. Guvernatorul dispune măsurile necesare, având în vedere recomandările din rapoartele de audit intern, în scopul eliminării punctelor slabe constatate de misiunile de auditare; aprobă normele metodologice proprii de organizare şi exercitare a auditului public intern în cadrul ARBDD. În ARBDD modelul de organizare a auditului intern este cel asigurat cu surse interne, fiind reprezentat de un consilier care desfăşoară această activitate. În desfăşurarea activităţii de audit intern independenţa şi obiectivitatea sunt obligatorii. Dezvoltarea unor relaţii bune de muncă cu managementul şi cu toţi angajaţii este fundamentală pentru eficacitatea funcţiei de audit intern. Printr-o evaluare imparţială şi obiectivă asupra operaţiunilor şi resurselor publice, pentru a stabili dacă acestea sunt gestionate în mod eficient şi responsabil, astfel încât să se obţină rezultatele propuse, auditorul poate sprijini instituţia în îndeplinirea răspunderii şi integrităţii, în îmbunătăţirea operaţiunilor şi în insuflarea încrederii clienţilor interni şi externi ai ARBDD. Funcţia de audit intern este parte integrantă a controlului intern al organizaţiei.Rolul auditorului este de a audita politicile, practicile şi procedurile controlului intern din ARBDD pentru obţinerea asigurării, că astfel controalele sunt adecvate pentru îndeplinirea misiunii şi a obiectivelor generale şi specifice ale instituţiei. La rândul său conducerea ARBDD este necesar să sprijine acţiunile auditorului punând accent pe valoarea/importanţa auditului independent şi obiectiv.De asemenea conducerea trebuie să identifice zonele ce necesită îmbunătăţirea calităţii performanţei şi să reacţioneze la informaţiile dezvoltate prin intermediul auditurilor desfăşurate.

Răspunde: Colegiul Executiv Măsuri: respectarea legislaţiei şi reglementărilor interne. Termen: permanent Verifică: Guvernator, directorii executivi adjuncţi.

PROGRAM DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL ... · PDF fileprivire la sistemele...

Documents

Transcript of PROGRAM DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL ... · PDF fileprivire la sistemele...