proceduri contabile

72
RAPORT SPECIAL www.rs.ro pentru societăţi comerciale, modificate în 2015 11 PROCEDURI CONTABILE

description

contabilitate in engleza

Transcript of proceduri contabile

Page 1: proceduri contabile

RAPORT SPECIAL

www.rs.ro

pentru societăţi comerciale,modificate în 2015

11 PROCEDURICONTABILE

Page 2: proceduri contabile

11 Proceduri Contabile pentru societăți comerciale, modificate în 2015

Autor: Colectiv ReNtRoP & StRAtoN

© ReNtRoP & StRAtoN(recunoscut CNCSIS conform Deciziei nr. 284/2007)

Preşedinte: George StratonDirector General: octavian Breban

Manager produs: Carmen AvădănoaeiDirector Divizie editorială: David trușcă

Director Creaţie: Cristina StratonManager DtP: Mirela Vasilescu

Manager Producție: Simona Morărescu

toate drepturile rezervate. Nicio parte din acest material nu poate fi reprodusă, arhivată sau transmisă sub nicio formă şi prin niciun fel de mij loace, mecanicesau electronice, fotocopiere, înregistrare audio sau video, fără permisiunea în scris din partea editorului. Autorii sau editorii nu sunt responsabili pentru niciopierdere ocazionată vreunei persoane fizice sau juridice care acţionează sau se abţine de la acţiuni ca urmare a citirii materialelor publicate în această lucrare.

Puteţi consulta şi celelalte lucrări editate de ReNtRoP & StRAtoN la: www.rs.ro

RA

PPD

S

Informaţii specializate

Bdul Națiunile Unite nr. 4, bloc 107A, etajul 1,sector 5, București

Page 3: proceduri contabile

CUPRINS

Elementele referitoare la elaborarea procedurilor contabile

1. Procedura de gestionare a imobilizărilor

2. Procedura pentru clasificarea şi înregistrarea contractelor de leasing

3. Procedura de gestionare a achiziţiilor şi a datoriilor către furnizori

4. Procedura de calcul şi înregistrare a salariilor

5. Procedura de reconciliere a conturilor bancare

6. Procedura închiderii de lună/perioadă

7. Procedura privind modificarea politicilor contabile

8. Procedura întocmirii situaţiilor financiare

9. Proceduri privind asocierile în participaţie

10. Procedura de gestionare a veniturilor şi creanţelor

11. Procedura de gestionare a stocurilor

Page 4: proceduri contabile

Elementele referitoare la elaborarea procedurilor contabile

Procedurile contabile reprezintă o aplicare practică, o detaliere concretă a politicilor contabileadoptate de societate prin manualul de politici contabile.

Prin intermediul politicilor contabile o societate trebuie să găsească modalitatea proprie, adaptatăspecificului activităţii sale dar în concordanţă cu prevederile legale în domeniu prin care să întocmescădocumentele justificative aferente fiecărei operaţiuni contabile, să înregistreze în gestiune şi încontabilitate fiecare operaţiune contabilă.

Procedurile contabile au ca principal scop asigurarea unui cadru unitar de aplicare a legislaţieicontabile, asigurarea continuităţii tratamentului contabil în cazul fluctuaţiilor de personal, asigurareaunui suport pentru auditori dar şi a justificărilor necesare a fi aduse în cursul activităţii de auditare,suport în luarea deciziilor de către conducerea societăţii.

La elaborarea procedurilor contabile trebuie să se urmărească ca acestea: Să fie conforme cu prevederile legale aplicabile societăţii; Să corespundă cu politicile contabile adoptate de către societate; Să fie adaptate obiectului de activitate şi specificului societăţii;

Părţile componente ale unei proceduri contabile sunt:

Părţile introductive: Lista persoanelor care elaborarează, verifică şi aprobă procedura; Data de la care se aplică procedura contabilă.

Părţile descriptive: Scopul procedurii operaţionale prin care se stabileşte modul de realizare a operaţiunii,

compartimentele şi persoanele implicate, documentele justificative necesare; Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale cu precizarea activităţii reglementate; Reglementări aplicabile activităţii procedurate; Descrierea procedurii.

Parţile finale: Persoane responsabile; Dispoziţii finale, anexe, înregistrări, arhivări.

Page 5: proceduri contabile

1. Procedura de gestionare a imobilizărilor

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:o stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza

înregistrării în contabilitate şi în gestiune a bunurilor de natura imobilizărilor corporale şinecorporale;

o stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelorjustificative care au ca finalitate înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economiceconsemnate în acestea;

o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente imobilizărilor corporale şi necorporale.

Domeniul

Procedura se aplică la recepţia, inventarierea, scoaterea din gestiune a imobilizărilor de cătrepersoanele din cadrul compartimentelor tehnic, informatic şi financiar-contabil.

Reglementări aplicabile

Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; O.M.F.P. nr. 1.802/2014; O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.

Descrierea procedurii

A. Documentele justificative

Recepţia bunurilor de natura imobilizărilor se realizează pe baza următoarelor documentejustificative:

▪ Factura▪ Aviz de însoţire▪ Proces-verbal de recepţie, proces-verbal de recepţie provizorie, proces-verbal de

punere în funcţiune

Se întocmeşte în trei exemplare, la data punerii în funcţiune a mijlocului fix, astfel: - procesul-verbal de recepţie se întocmeşte pentru mijloacele fixe independente care nu necesitămontaj şi nici probe tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la data achiziţionării lor; - procesul-verbal de recepţie provizorie se întocmeşte pentru utilajele care necesită montaj, dar carenu necesită probe tehnologice, produse cu ciclu lung de fabricaţie care depăşesc un exerciţiu bugetar,realizate pe faze de fabricaţie, precum şi clădirile şi construcţiile speciale care nu deservesc procesetehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la data terminării montajului, respectiv la dataterminării construcţiei; - procesul-verbal de punere în funcţiune se întocmeşte pentru utilajele şi instalaţiile care necesitămontaj şi probe tehnologice, precum şi clădirile şi construcţiile speciale care deservesc procesetehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la terminarea probelor tehnologice.

Se întocmeşte de către secretarul comisiei numite pentru recepţionarea obiectivului de investiţii,

Page 6: proceduri contabile

în prezenţa membrilor comisiei care este formată din: preşedinte, specialişti-consultanţi, asistenţi larecepţie.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Documentele justificative trebuie să cuprindă toate elementele obligatorii potrivit legislaţiei.Documentele trebuie să fie semnate de către persoanele responsabile.

Înregistrarea intrării în gestiune a imobilizărilor se face de către gestionar prin completarea:

▪ Registrului numerelor de inventarSe întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil prin înregistrarea cronologică a

mijloacelor fixe intrate în unitate.Se foloseşte un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe sau se foloseşte un registru pentru

mai multe grupe, în funcţie de numărul mijloacelor fixe existente şi al celor care urmează a intra înunitate.

Fiecărui mijloc fix, care constituie obiect de evidenţă i se atribuie un număr de inventar înmomentul intrării în societate prin achiziţionare, construire, confecţionare, transfer etc. (cu excepţiacelor luate cu chirie), care se consemnează în registrul numerelor de inventar.

Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face în ordinea succesivă a numerelor şi/saupe grupe de mijloace fixe.

Numărul de inventar atribuit unui mijloc fix urmează să fie trecut în toate documentele careprivesc mijlocul fix respectiv.

Numărul de inventar atribuit se imprimă direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau segravează pe o plăcuţă ce se fixează pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care să asigureidentificarea mijlocului fix respectiv.

Pe fiecare obiect este obligatoriu să se imprime şi iniţialele unităţii căreia îi aparţin mijloacelefixe respective.

Pentru mijloacele fixe complexe pe fiecare obiect se indică numărul de inventar atribuit.În aceste cazuri, pe lângă numărul de inventar respectiv, se folosesc şi numere suplimentare.Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor unităţi sau scoase din funcţiune nu pot

fi atribuite altor mijloace fixe intrate în unitate. Aceste numere rămân libere până la renumerotareamijloacelor fixe, când se întocmeşte un nou registru al numerelor de inventar.

Mijloacele fixe închiriate se evidenţiază în contabilitatea unităţii care le-a luat cu chirie, înconturi în afara bilanţului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

▪ Fişa mijlocului fixSe întocmeşte într-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix

sau pentru mai multe mijloace fixe de acelaşi fel şi de aceeaşi valoare, care au aceleaşi cote deamortizare şi sunt puse în funcţiune în aceeaşi lună.

Se completează pe baza documentelor justificative privind mişcarea mijloacelor fixe saumodificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătăţirii, modernizării saureevaluării lor.

Când formularul este folosit ca fişă colectivă, mijloacele fixe se înscriu pe un singur rând,specificându-se în prima coloană numerele de inventar atribuite. În acest caz, valoarea unitară deinventar se poate înscrie în coloana a treia a formularului.

În coloana „Bucăţi”, intrările se înscriu „în negru”, iar ieşirile „în roşu”.

Page 7: proceduri contabile

Înregistrările în coloanele „Debit”, „Credit” şi „Sold” se fac la valoarea de inventar a mijloacelorfixe.

În rubrica destinată datelor tehnice de identificare a mijlocului fix, în afară de datele privindmarca, numărul de fabricaţie, seria, se înscriu şi părţile componente ale mijlocului fix.

Data amortizării complete şi cota de amortizare se înscriu în spaţiile rezervate.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Transferul imobilizărilor corproale între gestiuni se efectuează pe baza următoarelor ducumentejustificative:

▪ Bonul de mişcare a mijoacelor fixe Se întocmeşte în două exemplare de către persoana desemnată de compartimentul care dispune

mişcarea mijloacelor fixeCirculă:

- la persoana care aprobă mişcarea mijlocului fix; - la secţia predătoare, pentru semnare de predare de către responsabilul cu mijloacele fixe şi pentrusemnare de primire de către delegatul secţiei, serviciului etc. primitor (ambele exemplare); - la secţia primitoare împreună cu mijlocul fix, pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă; - la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea mişcării mijlocului fix.

Se arhivează: - la compartimentul financiar-contabil un exemplar; - la secţia predătoare al doilea exemplar.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: - denumirea formularului; - numărul documentului, data eliberării (ziua, luna, anul), predător, primitor; - numărul curent, denumirea mijlocului fix şi caracteristicile tehnice, numărul de inventar, bucăţi,valoarea de inventar; - subunitatea predătoare numele şi prenumele, semnătura; - subunitatea primitoare, numele şi prenumele, semnătura; - aprobat: data, semnătura.

Amortizarea imobilizărilorSe efectuează potrivit duratelor de viaţă stabilite prin Manualul de politici al societăţii.Se înregistrează lunar ca şi cheltuială, în analitice ale conturilor de imobilizări.Se operează în fişa mijlocului fix de către persoana care gestionează imobilizarea respectivă.

Scoaterea din gestiune a imobilizărilor corporale se înregistrează pe baza următoarelor documente:

▪ Procesul-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunurimaterialeSe întocmeşte în două exemplare pe baza documentaţiei:

- notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcţiune;- deviz estimativ al reparaţiei capitale;- act constatator al avariei;- avize;- notă justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia bunurilor

materiale propuse pentru declasare.

Formularul se completează astfel:

Page 8: proceduri contabile

- capitolele I şi II, de către comisia constituită în acest scop, după caz, cu constatările şi concluziilerezultate din analiza documentaţiei primite şi din verificarea stării mijloacelor fixe propuse a fi scoasedin funcţiune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau abunurilor materiale propuse pentru declasare, se semnează de către membrii comisiei; - capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din funcţiune, din uz saudeclasării, de către comisia de analiză şi avizare a propunerii de declasare a bunurilor materiale sau dedelegaţii numiţi de conducerea unităţii care semnează pentru realitatea operaţiunilor; serveşte şi cadocument de predare la magazie (depozit) a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şimaterialelor rezultate din scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor denatura obiectelor de inventar sau din declasarea bunurilor materiale.

Se menţionează că, în cazul scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar se vatrece la cap. II în coloana „Denumirea”. În situaţia în care capitolul III se completează în alte exerciţiifinanciare, este necesar să se întrunească o nouă comisie care să întocmească un nou proces-verbal descoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale, care să confirme datelecompletate în acest capitol.

Circulă: - la persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz amaterialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare); - la secţie pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă a mijloacelor fixe scoase din funcţiune(ambele exemplare); - la magazie, pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în evidenţă a bunurilor materialedeclasate (ambele exemplare); - la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor,subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune amijloacelor fixe şi materialelor recuperabile şi refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a materialelorde natura obiectelor de inventar în folosinţă sau din declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privindscoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor deinventar în folosinţă sau declasarea bunurilor materiale un exemplar; - la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcţiune, din uz sau de declasare,pentru înregistrare al doilea exemplar.

Se arhivează: - la compartimentul financiar-contabil un exemplar; - la compartimentul care ţine evidenţa mijloacelor fixe al doilea exemplar.

Modelul procesului-verbal de casare a mijloacelor fixe şideclasare sau casare a mijloacelor materiale

Numărdocument

Data PredătorZiua Luna Anul

I. CONCLUZIILE COMISIEIComisia numita prin decizia administratorului nr………din……………, pe baza documentelor

Page 9: proceduri contabile

anexate, constată următoarele: ……………………………………………………………...........……………………………………………………………………………………….......................………………………………………………………………………………………......................propune……………………………………………………………………………........................……………………………………………………………………………………….......................

II. Mijloacele fixe scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate

Nr.crt Denumirea Cod U/M Cantitatea Preţunitar

Valoarea Amortizarea pânăla scoaterea din

funcţiune

III. Ansamble, subansamble, piese, componente şi materiale rezultate

Numărdocument

Data Predător PrimitorZiua Luna Anul

Nr.crt Denumirea Cod U/M Cantitatea Preţ unitar Valoarea

Comisia Delegaţi ladezmembrare sau ladeclasare

Primit ingestiune

Nume şiprenume

Semnătura Nume şiprenume

Semnătura Nume şiprenume

Semnătura Nume siprenume

Semnătura

▪ Factura de vânzare▪ Avizul de însoţire a mărfurilor pentru bunurile expediate

Se întocmeşte, în două sau mai multe exemplare: - în momentul livrării mărfurilor sau altor valori materiale; - în cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial; - în vederea transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimulareavânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.). În acest caz avizul deînsoţire a mărfii va purta menţiunea „Fără factură”, după caz. - pentru transmiterea unor bunuri pentru prelucrare la terţi . Pe avizul de însoţire a mărfii emispentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se face menţiunea „Pentru prelucrare la terţi”.

Page 10: proceduri contabile

În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmitavizul de însoţire a mărfii şi nu factura.

Circulă: - la delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire; - la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele acestuia şipentru întocmirea facturii; - la compartimentul financiar-contabil.

Se arhivează: - la compartimentul desfacere; - la compartimentul financiar-contabil.

B. Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor aferente imobilizărilor

Înregistrarea intrărilor de imobilizări

1. Prin achiziţieo de la un furnizor intern

Înregistrarea facturii de avans emisă de furnizor:

% = 4044093/4094 Furnizori de imobilizări

Avansuri acordate pentruimobilizări (ne)corporale

4426TVA deductibilă

Primirea imobilizării şi înregistrarea acesteia:

% = 40421 (20) Furnizori de imobilizări

Imobilizări necorporale(Imobilizări corporale)

4426TVA deductibilă

Regularizarea avansului plătit:

404 = %Furnizori de imobilizări 4093/4094

Avansuri acordate pentruimobilizări corporale

/necorporale4426

TVA deductibilă

Recepţie imobilizare fără factură:

Page 11: proceduri contabile

21 (20) = 408Imobilizări necorporale(Imobilizări corporale) Furnizori facturi nesosite

primirea ulterioară a facturii:

% = 401408 Furnizori

Furnizori facturi nesosite4426

TVA deductibilă

recepţie imobilizare ce necesită punere în funcţiune:

231/235 = 404Imobilizări corporale în curs

de execuţie/ Investiţiiimobiliare în curs de execuţie

Furnizori de imobilizări

recepţie imobilizare gata pentru utilizare:

21 = 231 /235

Imobilizări corporaleImobilizări corporale în curs

de execuţie / Investiţiiimobiliare în curs de execuţie

o intracomunitară

21 (20) = 404Imobilizări necorporale(Imobilizări corporale) Furnizori de imobilizări

4426 = 4427TVA deductibilă TVA colectată

o import

21 (20) = 404Imobilizări necorporale(Imobilizări corporale) Furnizori de imobilizări

21 (20) = 446Imobilizări necorporale(Imobilizări corporale)

Alte impozite, taxe şivărsăminte asimilate

4426 = 5121

Page 12: proceduri contabile

TVA deductibilă Conturi la bănci în lei

2. Din producţie proprieo Colectarea cheltuielilor după natură, pe baza devizelor:

% = 280, 281, 3XX, 4XX680, 681

601, 602, 603604, 605, 612, 621, 624, 628,

635, 641, 645

o Înregistrarea la finele perioadei:

231 (235) = 72xImobilizări corporale în curs

de execuţie / Investiţiiimobiliare în curs de execuţie

Venituri din producţia deimobilizări corporale

o Recepţia imobilizării:

21 (20) 231 (235)

Imobilizări necorporale(Imobilizări corporale)

Imobilizări corporale în cursde execuţie / Investiţii

imobiliare în curs de execuţie

3. Cu titlu gratuit (donaţie, subvenţie):

o Donaţie:

2131 = 4753Echipamente tehnologice

(maşini, utilaje şi instalaţii delucru)

Donaţii pentru investiţii

21 (20) = 4451Imobilizări necorporale(Imobilizări corporale) Subvenţii guvernamentale

Sumele înregistrate în conturile 4753 şi 4451 vor fi reluate pe venituri concomitent cuamortizarea imobilizărilor aferente.

o Înregistrarea amortizării imobilizărilor:

6811 = 280, 281Cheltuieli de exploatare

privind amortizareaimobilizărilor

Amortizări privindimobilizările (ne)corporale

Page 13: proceduri contabile

4753/4451 = 7582Donaţii pentru

investiţii/Subven’iiguvernamentale

Venituri din donaţiiprimite/Venituri din subvenţii

pentru exploatare

o Imobilizări corporale în curs de aprovizionare – pct. 196 din O.M.F.P. nr. 1.802/2014

În cadrul imobilizărilor corporale trebuie evidenţiate distinct imobilizările cumpărate pentru cares-au transferat riscurile şi beneficiile aferente, dar care sunt în curs de aprovizionare.

Documente în baza cărora se înregistrează:- contracte privind achiziţia, facturi sau alte documente care atestă preluarea de către

societate a riscurilor şi beneficiilor aferente activului.

Înregistrarea în contabilitate a imobilizărilor corporale în curs de aprovizionare:

22X = 404Imobilizări corporale în curs

de aprovizonareFurnizori de imobilizări

Înregistrarea imobilizărilor corporale care au fost recepţionate, fiind înregistrate anterior înconturi de imobilizări corporale în curs de aprovizionare:

21X = 22X

Imobilizări corporale Imobilizări corporale în cursde aprovizionare

o Cheltuieli ulterioare privind imobilizările corporale – pct. 227 - 230 din O.M.F.P. nr.1.802/2014

Cheltuielile ulterioare efectuate în legătură cu o imobilizare corporală sunt cheltuieli ale perioadeiîn care se efectuează sau majorează valoarea imobilizării respective, în funcţie de beneficiileeconomice aferente acestor cheltuieli (ex. influenţează durata de viaţă). Obţinerea de beneficii se poaterealiza fie direct prin creşterea veniturilor, fie indirect prin reducerea cheltuielilor de întreţinere şifuncţionare.

Componentele unor elemente de imobilizări corporale pot necesita înlocuire la intervale regulatede timp. Societatea recunoaşte în valoarea contabilă a unui element de imobilizări corporale costulpărţii înlocuite când acel cost este suportat de societate, dacă sunt îndeplinite criteriile de recunoaştere aunei imobilizări corporale.

Societatea poate recunoaşte în valoarea contabilă a elementului de imobilizare ca o înlocuire,costul inspecţiilor sau reviziilor generale, care se amortizează pe perioada dintre două inspecţiiplanificate. Aceste prevederi se aplică în cazul imobilizărilor corporale ale căror costuri de inspecţie şirevizie sunt semnificative, cum ar fi în cazul echipamentelor complexe, avioane, nave maritime şifluviale.

Costul reviziilor şi inspecţiilor curente, altele decât cele recunoscute ca o componentă a activului,

Page 14: proceduri contabile

reprezintă cheltuieli ale perioadei.

Tratament contabil:- Cheltuieli recunoscute în contul de profit si pierdere:

- lucrări de reparaţie şi întreţinere facturate de terţi

611 = 401Cheltuieli cu întreţinerea şi

reparaţiile Furnizori

- lucrări de întreţinere şi reparaţii efectuate de personalul propriu:

6XX =

%30X4XX

Conturi de cheltuieliStocuri de materii prime simateriale / Conturi de terţi

- Cheltuieli care majorează valoarea imobilizărilor corporale:Lucrări facturate de terţi:

231 =%

404408

Imobilizări corporale în cursde execuţie

Furnizori de imobilizări/Furnizori facturi nesosite

Lucrări executate cu personal propriu:

6XX =%

30X4XX

Conturi de cheltuieliStocuri de materii prime simateriale / Conturi de terţi

Înregistrarea la sfârşitul lunii a imobilizărilor corporale în curs de execuţie:231 = 722

Imobilizări corporale în cursde execuţie

Venituri din producţia deimobilizări corporale

Înregistrarea majorării valorii imobilizărilor corporale la recepţia finală:21X = 231

Imobilizări corporale Imobilizări corporale în cursdeexecuţie

- Înlocuirea unei componente a unei imobilizări corporale:a) Înregistrarea scăderii din valoarea imobilizării corporale a componentei înlocuite:

%281X

= 21X /componenta X

Page 15: proceduri contabile

6583Conturi de amortizare privind

imobilizările corporale /Cheltuieli privind activelecedate şi alte operaţii de

capital

Imobilizări corporale

b) Înregistrarea majorării valorii imobilizărilor corporale cu valoarea componentei noi:- în cazul în care înlocuirea componentei presupune o succesiune de operaţiuni efectuate de terţi:

231 =%

404408

Imobilizări corporale în cursde execuţie

Furnizori de imobilizări/Furnizori facturi nesosite

Şi21X = 231

Imobilizări corporale Imobilizări corporale în cursde execuţie

- lucrări efectuate cu personal propriu:Înregistrarea consumurilor ocazionate de realizarea lucrărilor:

6XX =%

30X4XX

Conturi de cheltuieliStocuri de materii prime simateriale / Conturi de terţi

Înregistrarea la sfârşitul lunii a imobilizărilor corporale în curs de execuţie:231 = 722

Imobilizări corporale în cursde execuţie

Venituri din producţia deimobilizări corporale

Înregistrarea majorării valorii imobilizărilor corporale la recepţia finală:21X = 231

Imobilizări corporale Imobilizări corporale în cursdeexecuţie

Reevaluarea imobilizărilor corporale – cap. 3.41 din O.M.F.P. nr. 1.802/2014

Reevaluarea reprezintă tratamentul contabil alternativ permis pentru determinarea valoriiimobilizărilor corporale la data bilanţului.

Reevaluarea imobilizărilor corporale se face la valoarea justă de la data bilanţului. Valoarea justăse stabileşte pe baza unor eveluări efectuate, de regulă, de profesionişti calificaţi în evaluare, membri aiunui organism porfesional în domeniu.

Valoarea justă a imobilizărilor coroporale rezultată în urma evaluării devine valoare amortizabilăa imobilizărilor respective de la începutul exerciţiului financiar următor celui pentru care s-a efectuat

Page 16: proceduri contabile

reevaluarea.

La data reevaluării, amortizarea cumulată poate fi tratată în unul din următoarele moduri:a) este recalculată proporţional cu schimbarea valorii contabile brute a activului, astfel încât

valoarea contabilă a activului, după reevaluare, să fie egală cu valoarea sa reevaluată (în cazulîn care activul este reevaluat prin aplicarea unui indice) – metoda bazată pe indici; sau

b) este eliminată din valoarea contabila brută a activului şi valoarea netă, determinată în urmacorectării cu ajustările de valoare, este recalculată la valoarea reevaluată a activului (în cazulimobilizărilor corporale reevaluate la valoarea lor de piaţă) – metoda bazată pe valori nete.

Surplusul din reevaluare inclus în rezerva din reevaluare este capitalizat prin transferul direct înrezultatul reportat – contul 1175 – Rezultatul reportat reprezentând surplusul realizat din rezerve dinreevaluare, atunci când acest surplus reprezintă câştig realizat – pct. 109 din O.M.F.P. nr. 1.802/2014.

Câştigul se consideră realizat la scoaterea din evidenţă a activului pentru care s-a constituitrezerva din reevaluare. Cu toate acestea, o parte din câştig poate fi realizat pe măsură ce activul estefolosit de entitate. În acest caz, valoarea rezervei transferate este diferenţa dintre amortizarea calculatăpe baza valorii contabile reevaluate şi valoarea amortizării calculate pe baza costului iniţial al activului.

Atenţie !!! la aplicarea pentru prima dată a O.M.F.P. nr. 1.802/2014, soldul contului 1065 –Rezerve reprezentând surplusul realizat din rezerve din reevaluare, se va transfera asupra contului1175 – Rezultatul reportat reprezentând surplusul realizat din rezerve din reevaluare, astfel:

1065 = 1175Rezerve reprezentând

surplusul realizat din rezervedin reevaluare

Rezultat reportat reprezentândsurplusul realizat din rezerve

din reevaluare

Tratament contabil:Documentele în baza cărora se efectuează în contabilitate pot fi rapoartele de reevaluare

întocmite de evaluatori autorizaţi sau de personal cu pregătire tehnică din cadrul societăţii.Rezultatul reevaluării se înregistrează pe fiecare imobilizare corporală.

a) În cazul creşterii de valoare:

21X = 105Imobilizări corporale Rezerve din reevaluare

În cazul în care la o reevaluare anterioară a existat o cheltuială cu deprecierea acelei imobilizăricorporale, înregistrarea se efectuează pe seama veniturilor, în limita deprecierii înregistrate anterior peseama cheltuielilor, astfel:

21X = 755

Imobilizări corporale Venituri din reevaluareaimobilizărilor corporale

În cazul în care creşterea de valoare depăşeşte deprecierea înregistrată anterior şi evidenţiată încontul 6813 (cont valabil până la data de 31.12.2014) respectiv cont 655 „Cheltuieli din reevaluareaimobilizărilor corporale” – valabil începând cu anul 2015 – cont nou introdus prin O.M.F.P. nr.

Page 17: proceduri contabile

1.802/2014, diferenţa se înregistrează în contul 105:

21X = 105Imobilizări corporale Rezerve din reevaluare

b) În cazul descreşterii de valoare:- situaţia în care există sold creditor la contul 105 „Rezerve din reevaluare” aferent acelei

imobilizări, la nivelul deprecierii constatate:

105 = 21XRezerve din reevaluare Imobilizări corporale

- situaţia în care deprecierea este mai mare decât rezerva existentă sau nu există soldcreditor la contul 105 „Rezerve din reevaluare” pentru imobilizarea respectivă:

%105655

= 21X

Rezerve din reevaluare /Cheltuieli din reevaluareaimobilizărilor corporale

Imobilizări corporale

Transferul surplusului din reevaluare pe măsura amortizării sau la cedarea/casarea imobilizării, larezultat reportat astfel:

105 = 1175

Rezerve din reevaluareRezultat reportat reprezentândsurplusul realizat din rezerve

din reevaluare

Deprecierea imobilizărilor corporale (cu ocazia evaluării la inventar)

Reflectarea în contabilitate a deprecierii aferente imobilizărilor corporale se realizează diferit, înfuncţie de modalitatea de evaluare a acestora:

a) Pentru imobilizări corporale înregistrate la cost, diferenţele constatate în minus între valoareade inventar si valoarea contabilă se evidenţiază distinct în contabilitate în conturi de ajustări.Corectarea valorii contabile a imobilizărilor corporale şi aducerea lor la nivelul valorii deinventar se efectuează în funcţie de tipul de depreciere existentă, fie prin înregistrarea uneiamortizări suplimentare, în cazul în care se constată o depreciere ireversibilă, fie princonstituirea sau suplimentarea ajustărilor pentru depreciere, în cazul în care se constată odepreciere reversibilă a acestora.

În conturile 6813 „Cheltuieli de exploatare privind ajustările pentru deprecierea imobilizărilor”şi 7813 „Venituri din exploatare privind ajustările pentru deprecierea imobilizărilor” seînregistrează numai deprecierile aferente imobilizărilor corporale a căror evidenţă este efectuatăla cost şi nu la valoarea reevaluată.

Page 18: proceduri contabile

- Înregistrarea ajustărilor pentru imobilizări corporale înregistrate la cost, pentrudeprecieri reversibile:

6813 = 29XCheltuieli de exploatareprivind ajustările pentru

deprecierea imobilizărilor

Ajustări pentru depecierea saupierderea de valoare a

imobilizărilor

- În cazul în care anul următor deprecierea este mai mică, sau nu mai este valabilă,această se diminuează sau se anulează prin reluarea la venituri:

29X = 7813Ajustări pentru depecierea sau

pierderea de valoare aimobilizărilor

Venituri din exploatare privindajustările pentru deprecierea

imobilizărilor

b) Pentru imobilizări corporale reevaluate, dacă rezultatul reevaluării este o descreştere a valoriicontabile nete, aceasta se tratează ca o cheltuială cu întreaga valoare a deprecierii, atunci cândîn rezerva din reevaluare nu este înregistrată o sumă referitoare la acel activ (surplus dinreevaluare) sau o scădere a valorii din reevaluare, cu minimul dintre valoarea acelei rezerve şivaloarea descreşterii, iar eventuala depreciere rămasă neacoperită se înregistrează ca ocheltuială:

- Înregistrarea deprecierilor pentru imobilizări corporale reevaluate pentru care există soldcreditor la contul 105 aferent imobilizării respective:

105 = 21XRezerve din reevaluare Imobilizări corporale

- Înregistrarea deprecierilor pentru imobilizări coprporale în situaţia în care depreciereaeste mai mare decât rezerva existentă sau nu există sold creditor la contul 105 „ Rezervedin reevaluare” pentru imobilizarea respectivă:

%105655

= 21X

Rezerve din reevaluare /Cheltuieli din reevaluareaimobilizărilor corporale

Imobilizări corporale

Înregistrarea ieşirii imobilizărilor:

prin casare sau cedare cu titlu gratuit:

% = 20 (21)6583 Imobilizări

necorporaleVal. neamortizată

Page 19: proceduri contabile

(Imobilizăricorporale)

Cheltuieli privindactivele cedate şi alte

operaţii de capital280 (281) val. amortizată

Amortizări privindimobilizările(ne)corporale

Ajustarea TVA dedusă dacă este cazul

635 4426Cheltuieli cu alte impozite şi

taxeTVA deductibilă

4. Prin vânzare:

factura de vânzare:

461 = %Debitori diverşi 7583

Venituri din vânzarea activelorşi alte operaţii de capital

4427TVA colectată

% = 20 (21)

6583

Imobilizărinecorporale(Imobilizăricorporale)

val. neamortizată

Cheltuieli privindactivele cedate şi alte

operaţii de capital280 (281) val. amortizată

Amortizări privindimobilizările(ne)corporale

Investiţii imobiliare – Categorie de imobilizări corporale introdusă nou prin O.M.F.P. nr.1.802/2014

Investiţia imobiliară este proprietatea (un teren sau o clădire, sau parte a unei clădiri – sauambele, deţinută de proprietar sau locatar – în baza unui contract de leasing financiar, mai degrabăpentru a obţine venituri din chirii sau pentru creşterea valorii capitalului, ori ambele, decât pentru:- a fi utilizată în producerea sau furnizarea de bunuri sau servicii ori în scopuri administrative;- a fi vândută pe parcursul desfăşurării activităţii.

Page 20: proceduri contabile

În contabilitate se evidenţiază cu ajutorul contului 215 – Investiţii imobiliare.În ceea ce priveşte modul de intrare în patrimoniu, ieşirea, amortizarea, reevaluarea, deprecierea

investiţiilor imobiliare se respectă procedura de gestiune a imobilizărilor corporale descrisă mai sus.Transferul la investiţii imobiliare din categoria terenurilor/construcţiilor şi invers se va efectua în

baza raţionamentului profesional şi în funcţie de destinaţia imobilului, astfel:

215 = 21XInvestiţii imobiliare Imobilizări corporale

Sau21X = 215

Imobilizări corporale Investiţii imobiliare

Active biologice productive – denumire nouă introdusă prin O.M.F.P. nr. 1.802/2014. Înlocuieştecategoria de active „Animale şi plantaţii – cont 2134” – pct. 207

În categoria imobilizărilor corporale se urmăresc distinct activele biologice productive.Active bilogice productive sunt orice active, altele decât activele bilogice de natura stocurilor, de

exemplu: animale de lapte, viţa de vie, pomii fructiferi şi copacii din care se obţin lemne de foc fără a fităiaţi.

Un activ bilogic este un animal viu sau o plantă vie.În ceea ce priveşte modul de intrare în patrimoniu, ieşirea, amortizarea, reevaluare, deprecierea

investiţiilor imobiliare se respectă procedura de gestiune a imobilizărilor corporale descrisă mai sus.

Persoane responsabile

Procedura va fi difuzată personalului care participă la întocmirea, avizarea şi aprobareadocumentelor justificative, persoanelor care primesc în gestiune şi eliberează mijloacele fixe,persoanelor care înregistrează în contabilitate operaţiunile ce privesc imobilizările.

Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.Procedura intră în vigoare la data de ........................ .

2. Procedura pentru clasificarea şi înregistrarea contractelor de leasing

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:o stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza

înregistrarii în contabilitate şi în gestiune a bunurilor de natura imobilizărilor corporale şinecorporale care fac obiectul contractelor de leasing;

o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente contractelor de leasing.

Page 21: proceduri contabile

Domeniul

Procedura se aplică la încheierea contractelor de leasing, recepţia, scoaterea din gestiune abunurilor ce fac obiectul contractelor de leasing de către persoanele din cadrul compartimentelortehnic, informatic şi financiar-contabil.

Reglementări aplicabile Legea contabilitătii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; O.M.F.P. nr. 1.802/2014; O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.

Descrierea procedurii

În funcţie de natura contractului de leasing, operaţional sau financiar, bunurile ce fac obiectulacestor contracte se vor înregistra distinct în gestiunea şi contabilitatea locatarului.

Leasing financiar

A. Documentele justificative

Recepţia bunurilor de natura imobilizărilor ce fac obiectul unui contract de leasing serealizează pe baza următoarelor documente justificative:

▪ Aviz de însoţire▪ Proces-verbal de recepţie

Înregistrarea intrării în gestiune a imobilizarilor se face de către gestionar prin completarea:

▪ Registrului numerelor de inventar▪ Fişa mijlocului fix

B. Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor aferente contractelor de leasing

Înregistrările au la bază prevederile contractelor de leasing încheiate cu locatorul, anexele,graficul de rambursare.

Înregistrarea ratelor se face pe baza facturilor aferente primite.

Înregistrarea facturilor pentru taxe şi cheltuieli încorporabile în valoarea activului, dacă sefacturează anterior primirii bunului:

223 = 404Instalaţii tehnice, mijloace detransport, animale şi plantaţii

în curs de aprovizionareFurnizori de imobilizări

Înregistrarea comisionului de administrare:

Page 22: proceduri contabile

% = 401

628 Furnizorisuma aferentă lunii

curenteAlte cheltuieli cu

serviciile executate deterţi

471suma aferentă

perioadelor viitoareCheltuieli înregistrate

în avans

Înregistrarea recepţiei mijlocului fix şi a datoriei aferentă leasingului:

21x = 167

Imobilizări corporale Alte împrumuturi şi datoriiasimilate

Înregistrarea cheltuielilor încorporabile:

21x = 223

Imobilizări corporaleInstalaţii tehnice, mijloace detransport, animale şi plantaţii

în curs de aprovizionare

Înregistrarea facturii de la locator:

% = 404

167Furnizori deimobilizări

Alte împrumuturi şidatorii asimilate

666Cheltuieli privind

dobânzile

4426aferentă ratei de

capitalTVA colectată

Locatarul înregistrează lunar amortizarea mijlocului fix achiziţionat. Amortizarea se determinăîn funcţie de durata de viaţă determinată pentru imobilizare:

6811 = 281Cheltuieli de exploatare

privind amortizareaimobilizărilor

Amortizări privindimobilizările corporale

Page 23: proceduri contabile

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil - organizarea şi conducerea contabilităţii; - verificarea articolelor contabile aferente contractului de leasing; - urmărirea respectării prezentei proceduri; - urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate - primirea spre operare a contractelor de leasing, facturi, procese verbale; - contabilizarea operaţiunilor aferente leasingului; - respectarea procedurii de lucru; - propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.Procedura intră în vigoare la data de ................... .

3. Procedura de gestionare a achiziţiilor şi a datoriilor către furnizori

Scopul proceduriiScopul acestei proceduri este:o stabilirea condiţiilor ce trebuie îndeplinite de documentele justificative care stau la baza

înregistrării în contabilitate a datoriilor, stingerea datoriilor scoaterea din evidenţă adatoriilor prescrise

o înregistrarea în contabilitate a datoriilor astfel încât:- să se asigure înregistrarea datoriilor la valoarea nominală a acestora;- să se reflecte valoarea reală a acestora.

Domeniul

Procedura se aplică la recepţia facturilor, înregistrarea, evaluarea datoriilor faţă de furnizori decătre persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil.

Reglementări aplicabile Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; O.M.F.P. nr. 1.802/2014; O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.

Descrierea procedurii

A. Documentele justificative

Înregistrarea datoriilor către furnizorii de bunuri şi servicii se realizează pe baza

Page 24: proceduri contabile

umătoarelor documente justificative:▪ Contract▪ Factură▪ Aviz de însoţire a mărfurilor▪ Bon fiscal▪ Borderou de achiziţie

Înregistrarea scoaterii din evidenţă a datoriilor către furnizorii de bunuri şi servicii serealizeaza pe baza următoarelor documente justificative:

▪ Plata datoriilor- Chitanţa- Ordinul de plată- Cambia

Cambia este un instrument de plată ce cuprinde: Denumirea de cambie trecută în textul titlului; Ordinul necondiţionat de a plăti o sumă determinată; Numele celui care trebuie să plătească (trasul), respectiv numele şi prenumele, în clar, ale

persoanei fizice, respectiv denumirea persoanei juridice ori a entităţii care se obligă; Codul IBAN al trasului, respectiv un număr unic de identificare prevăzut în documentele

de identificare sau de înregistrare ale trasului; Arătarea scadenţei; Arătarea locului unde plata trebuie făcută; Numele acelui căruia sau la ordinul căruia plata trebuie făcută; Arătarea datei şi a locului emiterii; Semnătura celui care emite cambia (trăgător), ce cuprinde atat numele in clar cat si

semnatura olografa.Cambia are valoarea unui titlu executoriu.

- CEC- ulCecul trebuie să cuprindă următoarele elemente: elementele de identificare a instituţiei de credit trase: denumirea şi/sau sigla instituţiei de

credit trase, adresa sediului instituţiei de credit trase, mentiunea „Plătiţi în schimbul acestuiCEC”;

referinţa cecului; rubrica emis în localitatea; data emiterii; suma în cifre şi litere şi moneda plăţii; beneficiarul plăţii; denumire trăgător înscrisă în momentul în care trăgătorul primeşte formularele de cec de la

banca al cărei client este; Cod trăgător, pretipărit respectiv:

- pentru persoane juridice rezidente: codul unic de identificare fiscală al trăgătorului; - pentru persoane juridice nerezidente: informaţia solicitată de banca trasă la deschidereacontului curent; - pentru persoanele fizice rezidente: codul numeric personal al trăgătorului; - pentru persoane fizice nerezidente: informaţia solicitată de banca trasă la deschiderea contuluicurent.

IBAN trăgător; rubrica – Girat de, pentru completarea numelui giranţilor;

Page 25: proceduri contabile

rubrica „către”, pentru completarea numelui giratarilor; rubrica „la data”, pentru completarea datei la care au loc operaţiunile de girare; semnătura girant; semnătura tragatorului.

Orice semnătură a unui cec trebuie să cuprindă: a) numele şi prenumele persoanei fizice sau denumirea persoanei juridice ori a entităţii care seobligă, în clar; b) semnătura olografă a persoanei fizice, respectiv a reprezentanţilor legali sau a împuterniciţilorpersoanelor juridice.

Trăgătorul răspunde de plată.Cecul are valoare de titlu executor pentru capital şi accesorii.

- Biletul la ordin

Prescrierea datoriilor

Decizia administratoruluiScoaterea din evidenţă a datoriilor prescrise se poate face, după efectuarea tuturor demersurilor

legale pentru decontarea acestora, în urma inventarierii elementelor de activ şi de pasiv. Pe bazapropunerilor comisiei de inventariere administratorul, cu avizul conducătorului compartimentuluifinanciar-contabil şi al conducatorului compartimentului juridic poate decide scaderea din evidenţă adatoriilor prescrise.

Datoriile în valută sau exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute

Datoriile în valută se înregistrează iniţial atât în valută cât şi în lei la cursul de schimb valutar,comunicat de Banca Naţională a României, de la data efectuării operaţiunii.

Diferenţele de curs valutar care apar cu ocazia decontării datoriilor în valută la cursuri diferitefaţă de cele la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul lunii sau faţă de cele la care sunt înregistrateîn contabilitate se recunosc în luna în care apar, ca venituri sau cheltuieli din diferenţe de curs valutar.

Atunci când datoria în valută este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit, întreagadiferenţă de curs valutar este recunoscută în acea lună.

Atunci când datoria în valută este decontată într-o lună ulterioară, diferenţa de curs valutarrecunoscută în fiecare lună, care intervine până în luna decontării, se determină ţinând seama demodificarea cursurilor de schimb survenită în cursul fiecărei luni.

Diferenţele de valoare care apar cu ocazia decontării datoriilor exprimate în lei, în funcţie de uncurs valutar diferit de cel la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul lunii sau faţă de cele la caresunt înregistrate în contabilitate trebuie recunoscute în luna în care apar, la alte venituri sau cheltuielifinanciare.

Atunci când datoria este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit, întreaga diferenţărezultată este recunoscută în acea lună.

Atunci când datoria este decontată într-o lună ulterioară, diferenţa recunoscută în fiecare lună,care intervine până în luna decontării, se determină ţinând seama de modificarea cursurilor de schimb,survenită în cursul fiecărei luni.

La finele fiecărei luni datoriile în valută/exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute seevaluează la cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a României din ultimazi bancară a lunii în cauză. Diferenţele de curs înregistrate se recunosc în contabilitate la venituri saucheltuieli din diferenţe de curs valutar/alte venituri sau cheltuieli financiare.

Page 26: proceduri contabile

B. Înregistrarea în contabilitate

Datoriile sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc şi nu pe măsură cenumerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit

În contabilitatea furnizorilor se înregistrează operaţiunile privind cumpărările de mărfuri şiproduse, serviciile prestate, precum şi alte operaţiuni similare efectuate.

Datoriile către furnizorii de bunuri, respectiv prestatorii de servicii, de la care, până la finele lunii,nu s-au primit facturile se evidenţiază distinct în contabilitate în contul 408 „Furnizori - facturinesosite”, pe baza documentelor care atestă primirea bunurilor, respectiv a serviciilor.

În baza contabilităţii de angajamente, entităţile trebuie să evidenţieze în contabilitate toatecheltuielile şi datoriile rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.

În conturile de furnizori se evidenţiază distinct datoriile din penalităţi stabilite conform clauzelorcontractuale, despăgubiri datorate pentru contracte întrerupte înainte de termen şi alte elemente denatură similară.

Achitare avans către furnizorii de bunuri şi servicii:- înregistrarea facturii de avans:

%409

4426= 401

Furnizori – debitori /TVA deductibilă Furnizori

- plata avansului:401 = 5121/5311

FurnizoriConturi în lei la bănci/ Casa în

lei

- înregistrare factură finală privind achiziţia de bunuri şi servicii:% = 401

3xx, 6xx Furnizori 4426TVA deductibilă

- regularizare avans plătit:401 = 409

Furnizori Furnizori -debitori

Achiziţii de bunuri sau servicii pe bază de factură, bon fiscal:

% = 4013xx, 6xx Furnizori

4426TVA deductibilă

Page 27: proceduri contabile

Achiziţii de bunuri sau servicii pentru care nu s-a primit factura:

% = 4083xx, 6xx Furnizori – facturi nesosite

4428TVA neexigibilă

Primirea facturii:

408 = 401Furnizori – facturi nesosite Furnizori

Despăgubiri, amenzi şi penalităţi:

658 = 401Alte cheltuieli de exploatare Furnizori

Diferenţele nefavorabile din evaluarea datoriilor în valută sau în lei în funcţie de cursul uneivalute:

665/668 = 401/404/462/408Cheltuieli din diferenţe de curs

valutar/Alte cheltuielifinanciare

Furnizori

Diferenţele favorabile din evaluarea datoriilor în valută sau în lei în funcţie de cursul uneivalute:

401/404/408/462 = 765/768

FurnizoriVenituri din diferenţe de curs

valutar/Alte venituri financiare

Achitarea datoriilor:

401/404/462 = 512, 531, 541, 542Furnizori/Furnizori de

imobilizări/creditori diverşi

Plata prin alte instrumente de plată acceptate (cec, bilet la ordin, cambie):

401/404/462 = 403Furnizori/Furnizori de

imobilizări/creditori diverşi Efecte de plătit

Plata prin produse proprii:

Page 28: proceduri contabile

401 = 345Furnizori Produse finite

Datorii prescrise, scutite sau anulate:

401/404/462 = 758Furnizori/Furnizori de

imobilizări/creditori diverşi Alte venituri din exploatare

Reduceri financiare primite:

401/404 = 767Furnizori/Furnizori de

imobilizări Venituri din sconturi obţinute

Reduceri comerciale primite ulterior facturării:

401/404 = 609Furnizori/Furnizori de

imobilizări Reduceri comerciale primite

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil- organizarea şi conducerea contabilităţii;- verificarea articolele contabile aferente înregistrării, evaluării, stingerii datoriilor;- urmărirea respectarii prezentei proceduri;- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate- primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi fond;- contabilizarea operaţiunilor privind înregistrarea datoriilor, evaluare, stingerea;- respectarea procedurii de lucru;- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunostinta personalului care execută activitatea respectivă.Procedura intră în vigoare la data de ...................

4. Procedura de calcul şi înregistrare a salariilor

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:o stabilirea regulilor pentru întocmirea statelor de salarii documentelor justificative care stau

Page 29: proceduri contabile

la baza înregistrării în contabilitate a salariilor şi a plăţilor efectuate către buget;o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente salariilor astfel încât:

- să se reflecte datoriile societăţii faţă de salariaţi, bugetul de stat, bugetele asigurărilor sociale,alte fonduri;

- să se asigure controlul operaţiunilor efectuate.

Domeniul

Procedura se aplică la înregistrarea drepturilor salariale ale personalului de către persoanele dincadrul compartimentului financiar-contabil.

Reglementări aplicabile Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare; O.M.F.P. nr. 1.802/2014; O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare; Legea nr. 571/2003, privind Codul fiscal cu modificările şi completările

ulterioare; Legea nr. 53/2003, privind Codul muncii cu modificările şi completările

ulterioare.

Descrierea procedurii

Încadrarea în muncă a personalului se face în conformitate cu prevederile Legii nr. 53/2003privind Codul muncii cu modificările şi completările ulterioare şi ale Regulamentului de ordineinterioară al societăţii.

Salarizarea personalului se face potrivit prevederilor din contractele individuale de muncă curespectarea legislaţiei în vigoare referitoare la salariul minim, contribuţii sociale individuale şi datoratede către angajator, impozit.

Sistemul de salarizare aplicat cuprinde :- salariul de bază;- diverse categorii de sporuri conform legislaţiei în vigoare;- prime acordate;- tichete de masă;- alte avantaje în natură şi în bani.

Toate elementele de calcul ale drepturilor salariale se înscriu în Statul de plată a salariilor.

A. Documentele justificative

▪ Contractul individual de muncă▪ Decizii privind acordarea unor prime▪ Decizii ale conducerii societăţii privind acordarea unor avantaje în natură şi în bani▪ Decizie privind acordarea tichetelor de masă▪ Certificate de concedii medicale▪ Statul de salarii

Se întocmeşte într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe secţii, ateliere,servicii etc., pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare

Page 30: proceduri contabile

a salariilor individuale pentru muncitorii salarizaţi în acord etc., a evidenţei şi a documentelor privindreţinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale.

Se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină salariulcuvenit şi întocmeşte statul de salarii.

Coloanele libere din partea de reţineri a statelor de salarii urmează a fi completate cu alte feluride reţineri legale decât cele nominalizate în formular.

Plăţile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile deconcediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculateşi toate reţinerile legale din perioada de decontare respectivă.

Circulă: - la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata; - la casieria unităţii pentru efectuarea plăţii sumelor cuvenite dacă plata se efectuează numerar; - la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate precum şi pentruefectuarea plăţilor prin virament bancar în cazul plăţilor efectuate pe card.

Se arhivează: - la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plăţi; - la compartimentul care a întocmit statele de salarii.

Atenţie! Termenul de arhivare este de 50 de ani

B. Înregistrarea în contabilitate a drepturilor salariale

Înregistrarea drepturilor salariale brute:

641 = 421Cheltuieli cu salariile

personaluluiPersonal – salarii datorate

Tichetele de masă

Contravaloarea tichetelor de masă se cuprinde în venitul brut lunar din salarii.Valoarea tichetelor de masă, acordate potrivit legii, luată în calcul la determinarea impozitului

pe veniturile din salarii, este valoarea nominală.Veniturile respective se impozitează ca venituri din salarii în luna în care acestea sunt primite.Contravaloarea tichetelor de masă acordate potrivit legii nu se cuprinde în baza lunară a

contribuţiilor sociale obligatorii, conform prevederilor art. 29615 din Codul fiscal.

Primirea tichetelor de masa pe baza de factura de la societatea emitenta:

Înregistrarea facturii primite de la firma specializată:

% = 4015328/analitic tichete de masă Furnizori

Alte valori628

Alte cheltuieli cu serviciiexecutate de terţi

Page 31: proceduri contabile

4426TVA deductibilă

Acordarea tichetelor de masă salariaţilor:

642 = 5328Cheltuieli cu tichete de masă

acordate salariaţilor Alte valori

Reţinerile salariale

Contribuţia personalului la asigurările sociale - cota de 10.5% din venitul baza de calcul.Contribuţia angajaţilor pentru asigurările sociale de sănătate - cota de 5,5% din venitul baza

de calcul.Contribuţia personalului la fondul de şomaj - 0,5% din venitul baza de calcul.

421 = %Personal – salarii 4312

Contribuţia personalului laasigurările sociale

4314Contribuţia angajaţilor pentruasigurările sociale de sănătate

4372Contribuţia personalului la

fondul de şomaj444

Impozitul pe salarii427

Reţineri din salarii datorateterţilor

Înregistrarea obligaţiilor sociale ale angajatorului:

CAS: 15,8% x baza de calcul

6451 = 4311Contribuţia unităţii la

asigurările socialeContribuţia unităţii la

asigurările sociale

Fondul de sănătate: 5,2 % baza de calcul

6453 = 4313Contribuţia angajatorului

pentru asigurările sociale desănătate

Contribuţia angajatoruluipentru asigurările sociale de

sănătate

Fondul de şomaj: 0,5% x baza de calcul

Page 32: proceduri contabile

6452 = 4371Contribuţia unităţii pentru

ajutorul de şomajContribuţia unităţii pentru

ajutorul de şomaj

Contribuţia pentru concedii şi indemnizaţii de asigurări sociale de sănătate: 0,85% x baza decalcul

6453 = 4313/analiticContribuţia angajatorului

pentru asigurările sociale desănătate

Contribuţia angajatoruluipentru asigurările sociale de

sănătate

Contribuţia pentru fondul de garantare a creanţelor salariale: 0,25% x baza de calcul

635 = 447Cheltuieli cu alte impozite,taxe şi vărsăminte asimilate

Fonduri speciale - taxe şivărsăminte asimilate

Contribuţia de asigurare pentru accidente de muncă şi boli profesionale: Cota conform coduluiCAEN

6451 = 4311Contribuţia unităţii la

asigurările socialeContribuţia unităţii la

asigurările sociale

Înregistrarea concediilor medicale:- indemnizaţia pentru incapacitate temporară de muncă:

Suportată de angajator:

6458 = 423Alte cheltuieli privind

asigurările şi protecţia socialăPersonal şi ajutoare materiale

datorate

Suportată din FNUASS:

4313 = 423Contribuţia angajatorului

pentru asigurările sociale desănătate

Personal şi ajutoare materialedatorate

- reţineri din indemnizaţia pentru incapacitate temporară de muncă:

423 = %Personal şi ajutoare materiale

datorate4312

Page 33: proceduri contabile

Contribuţia personalului laasigurările sociale

4372Contribuţia personalului la

fondul de şomaj444

Impozitul pe venituri denatura salariilor

Plata drepturilor de personal:

% = 5311/5121 (plata pe card)

421Casa în lei/ Conturi la bănci

în leiPersonal-salarii datorate

423Personal şi ajutoare materiale

datorate

Plata contribuţiilor şi impozitelor către buget:

% = 51214311 Conturi la bănci în lei

Contribuţia unităţii laasigurările sociale

447Fonduri speciale – taxe şi

vărsăminte asimilate4371

Contribuţia unităţii la fondulde şomaj

4313Contribuţia angajatorului

pentru asigurările sociale desănătate

4312Contribuţia personalului la

asigurările sociale4314

Contribuţia angajaţilor pentruasigurările sociale de sănătate

4372Contribuţia personalului la

fondul de şomaj444

Impozitul pe venituri denatura salariilor

Page 34: proceduri contabile

Încasarea sumelor de la Fondul Naţional Unic de Asigurări Sociale de Sănătate la aprobareacererii de rambursare:

5121 = 4411/analitic

Conturi la bănci în lei Contribuţia unităţii laasigurările sociale

Persoane responsabile

Directorul financiar-contabil- organizarea şi conducerea contabilităţii;- verificarea articolele contabile aferente înregistrării drepturilor salariale şi contribuţiilor

aferente;- urmărirea respectării prezentei proceduri;- urmarirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor

utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate- primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi fond;- contabilizarea operaţiunilor privind drepturile salariale;- respectarea procedurii de lucru;- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.Procedura intră în vigoare la data de ...................

5. Procedura de reconciliere a conturilor bancare

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:o stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza

înregistrării în contabilitate a operaţiunilor derulate prin conturile bancare;o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor efectuate prin conturile bancare, astfel încât:

- să se reflecte toate încasările şi plăţile efectuate, toate tranzacţiile derulate prin conturilebancare;

- să se asigure datele necesare efectuării inventarierii patrimoniului;

Domeniul

Procedura se aplică la operarea încasărilor şi plăţilor prin conturile bancare de către persoanele din

Page 35: proceduri contabile

cadrul compartimentului financiar-contabil, casierie.

Reglementări aplicabile Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare; O.M.F.P. nr. 1.802/2014; O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.

Descrierea procedurii

A. Documente justificative

Cec pentru ridicare de numerar Ordin de plată Dispoziţie de plată externă

Documentele justificative trebuie să cuprindă în mod obligatoriu următoarele elemente:- denumirea documentelor;- denumirea şi sediul societăţii care întocmeste documentul;- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;- menţionarea părtilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare; - conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuăriiacesteia;- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunilor economico-financiare efectuate;- numele şi prenumele, pecum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiuniloreconomico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor îndrept să aprobe operaţiunile respective;- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

Extrasul de cont Contracte de împrumut

B. Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor

Efectuarea plăţilor interne:

401, 404, 461, 431, 444, 441,437, 4423, 403

= 5121

Conturi la bănci în lei

Înregistrarea încasărilor interne:

5121 = 411, 413, 462Conturi la bănci în lei

Primirea unor împrumuturi:

5121 = 161, 162, 167, 519

Page 36: proceduri contabile

Conturi la bănci în lei

Încasare cec-uri:

5121 = 511Conturi la bănci în lei

Încasarea subvenţiilor:

5121 = 445/741Conturi la bănci în lei Subvenţii

Plata drepturilor salariale pe card:

421, 423, 427 = 5121Conturi la bănci în lei

Plată comisioane bancare:

627 512Cheltuieli cu serviciile

bancare şi asimilate Conturi la bănci

Diferenţe favorabile de curs valutar din încasări/plăţi în valută sau operaţiuni cu decontare înfuncţie de cursul unei valute:

512 = 765/768

Conturi la bănciVenituri din diferenţe de curs

valutar/ Alte veniturifinanciare

Diferenţe nefavorabile de curs valutar din încasări/plăţi în valută sau operaţiuni cu decontare înfuncţie de cursul unei valute:

665 = 512Cheltuieli din diferenţe de curs

valutarConturi la bănci

Încasare dobânzi:

5121 = 766/763

Conturi la bănci în lei Venituri din dobânzi/ Venituridin creanţe imobilizate

Rambursare împrumuturi:

162/519/167 = 512

Page 37: proceduri contabile

Credite bancare pe termenlung/ Credite bancare pe

termen scurt/ Alteîmprumuturi şi datorii

asimilate

Conturi la bănci

Plata dobânzilor:

666/168/518/519 = 512Cheltuieli privind dobânzile/

Dobânzi aferenteîmprumuturilor şi datoriilorasimilate/ Dobânzi/ Credite

bancare pe termen scurt

Conturi la bănci

Rambursarea subvenţiilor:

475/472 = 512Subvenţii pentru investiţii/

Venituri înregistrate în avansConturi la bănci

Înregistrarile în contabilitate se vor efectua cronologic, prin respectarea succesiuniidocumentelor după data de întocmire sau intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi sinteticeşi analitice.

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil- Organizarea şi conducerea contabilităţii;- analizează, verifică şi aprobă documentele de efectuare a plăţilor bancare;- Urmărirea respectării prezentei proceduri;- Urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor utilizate.

Personalul Biroului/ Serviciului Contabilitate- Verifică existenţa documentelor şi forma documentelor de efectuare a plăţilor prin bancă;- Primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi fond;- Solicitarea extraselor de cont;- Respectarea procedurii de lucru;- Propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Casierul- primeşte numerarul ridicat din contul curent;- eliberează numerarul în vederea depunerii la bancă;- înregistrează încasările şi plăţile efectuate în registrul de casă.

Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.

Page 38: proceduri contabile

Procedura intră în vigoare la data de ...................

6. Procedura închiderii de lună/perioadă

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:o stabilirea regulilor pentru verificarea operaţiunilor efectuate în cursul perioadei/lunii;o efectuarea operaţiunilor de închidere a lunii;o furnizarea datelor necesare completării raportărilor şi deconturilor aferente perioadei;o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor de evaluare a elementelor monetare exprimate în

valută sau în lei în funcţie de cursul unei valute.

Domeniul

Procedura se aplică la operaţiunile aferente închiderii de lună de către persoanele din cadrulcompartimentului financiar-contabil, casierie.

Reglementări aplicabile Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare; O.M.F.P. nr. 1.802/2014.

Descrierea procedurii

Aspecte de verificat- Predarea către serviciul financiar contabil a tuturor documentelor justificative referitoare

la: Achiziţii de bunuri şi servicii; Recepţia unor bunuri sosite fără factură/Livrarea unor bunuri fără factură; Facturile primite/întocmite pentru bunurile primite/livrate anterior; Încasările şi plăţile cu numerar efectuate.

- Existenţa deconturilor pentru avansurile de trezorerie acordate şi a documentelorjustificative aferente;

- Completarea şi predarea unor documente necesare la calculul impozitului pe profit şiTVA (foile de parcurs, bonurile fiscale cu toate elementele obligatorii a fi înscrise, etc)

- Existenţa extraselor de cont aferente conturilor bancare în lei şi valută;- Existenţa statelor de salarii aferente perioadei/lunii;- Listarea cursului de schimb valutar comunicat de BNR valabil pentru ultima zi

lucrătoare din lună.

Inregistrări contabile

Evaluarea elementelor monetare în valută la cursul de schimb valutar comunicat de BNRvalabil pentru ultima zi lucrătoare din lună şi înregistrarea diferenţelor de curs

Page 39: proceduri contabile

- favorabile

401,403, 404, 408, 409, 411,413, 418, 405, 419, 232, 234,267, 451, 453, 461, 462, 161,162, 166, 167, 168, 269, 455,509, 512, 531, 541, 542, 267,

508

= 765

Venituri din diferenţe de cursvalutar

- nefavorabile

665 =

401,403, 404, 408, 409, 411,413, 418, 405, 419, 232, 234,267, 451, 453, 461, 462, 161,162, 166, 167, 168, 269, 455,509, 512, 531, 541, 542, 267,

508Cheltuieli din diferenţe de curs

valutar

Evaluarea elementelor monetare cu decontare în lei în funcţie de cursul unei valute la cursul deschimb valutar comunicat de BNR valabil pentru ultima zi lucrătoare din lună şi înregistrareaveniturilor/cheltuielilor financiare

- favorabile

401, 404, 408, 409, 411, 418,419, 232, 234, 267, 451, 453,461,462, 167, 168, 455, 267

= 768

Alte venituri financiare

- nefavorabile

668 =401, 404, 408, 409, 411, 418,419, 232, 234, 267, 451, 453,461,462, 167, 168, 455, 267

Alte cheltuieli financiare

Închiderea conturilor de TVA:

4427 = 4426TVA colectată TVA deductibilă

şi4423 = 4426

Page 40: proceduri contabile

TVA de plată TVA deductibilăsau

4427 = 4424TVA colectată TVA de recuperat

Constituirea impozitului pe profit /venit aferent perioadei:

691 = 441Cheltuieli cu impozitul pe

profitImpozitul pe profit/venit

698 = 441Cheltuieli cu impozitul pevenit si cu alte impozite

Impozitul pe profit/venit

Închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli:

% = 121601, 602, 603, 604, 605, 606,607, 608, 611, 612, 613, 614,621, 622, 623, 624, 625, 626,627,628, 635, 641, 642, 643,644, 645, 652, 654, 658, 663,664, 665, 666, 667, 668, 671,

681, 686, 691, 698, 709

Profit sau pierdere

121 = %

Profit sau pierdere

609, 701, 702, 703, 704, 705,706, 707, 708, 711, 712, 721,722, 741, 754, 758, 761, 762,763, 764, 765, 766, 767, 768,

771, 781, 786

7. Procedura privind modificarea politicilor contabile

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:o stabilirea regulilor pentru modificarea politicilor contabile;o înregistrarea în contabilitate a modificărilor de politici contabile.

Domeniul

Page 41: proceduri contabile

Procedura se aplică la modificarea politicilor contabile de către persoanele din cadrulcompartimentului financiar-contabil.

Reglementări aplicabile

Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completărileulterioare;

O.M.F.P. nr. 1.802/2014 cu modificările şi completările ulterioare.

Descrierea procedurii

Societatea deţine manualul politicilor contabile aprobat de către administratorul/administratoriisocietăţii.

Politicile contabile, în general, trebuie aplicate în mod consecvent de la un exerciţiu financiar laaltul.

Modificările de politici contabile pot fi determinate de: iniţiativa entităţii, caz în care modificarea trebuie justificată în notele explicative la situaţiile

financiare anuale;Modificarea de politică contabilă la iniţiativa entităţii poate fi determinată de:

- o modificare excepţională intervenită în situaţia entităţii sau în contextul economico-financiar încare aceasta îşi desfăşoară activitatea; - obţinerea unor informaţii credibile şi mai relevante.

decizie a unei autorităţi competente şi care se impune entităţii caz în care modificarea nutrebuie justificată în notele explicative, ci doar menţionată în acestea.

În cazul în care este justificată modificarea politicii contabile ca urmare a:- admiterii la tranzacţionare pe o piaţă reglementată a valorilor mobiliare pe termen scurt

sau retragerea lor de la tranzacţionare;- modificării reglementărilor contabile aplicabile.

Personalul serviciului financiar contabil sub coordonarea Directorului economic va revizuimanualul de politici contabile astfel încât fiecare politică contabilă prezentată în manual să corespundălegislaţiei aplicabile.

Pentru elementele unde legislaţia prevede tratamente alternative se va opta pentru tratamentulcare este similar celui deja aplicabil în cadrul entităţii.

În cazul eliminării din legislaţie a unui tratament pe care societatea îl aplică sau a modificăriisubstanţiale a acestuia, serviciul financiar va întocmi o situaţie în care se vor prezenta efectele adoptăriifiecărui tratament posibil permis asupra elementelor de active, datorii capitaluri proprii afectate,venituri şi cheltuieli, profit brut, pe o perioadă de .........5 .. ani.

În cazul în care este justificată modificarea politicii contabile ca urmare a:- schimbării acţionariatului, datorată intrării într-un grup;- operaţiunilor de reorganizare – fuziuni şi operaţiuni asimilate efectuate la valori contabile, caz

în care se impune armonizarea politicilor contabile ale societăţii absorbite cu cele ale societăţiiabsorbante.

Serviciul financiar va revizui manualul de politici contabile astfel încât fiecare politică contabilăsă corespundă cu cea a grupului/societăţii absorbante.

Se va prezenta o situaţie privind efectele adoptării tratamentului respectiv asupra elementelor de

Page 42: proceduri contabile

active, datorii capitaluri proprii afectate, venituri şi cheltuieli, profit brut pe o perioadă de .....5 ani.

În cazul în care este justificată modificarea politicii contabile ca urmare a faptului că nouametodă asigură furnizarea unor informaţii mai fidele se va prezenta o situaţie privind efectele adoptăriitratamentului respectiv asupra elementelor de active, datorii capitaluri proprii afectate, venituri şicheltuieli, profit brut comparativ cu efectele pe care actuala politică contabilă o are asupra elementelormenţionate pe o perioadă de .....5 ani.

Directorul economic va înainta conducerii societăţii propunerea de modificare a politiciicontabile respective.

După aprobarea acesteia de către administratorul/administratorii societăţii politica va fi inclusăîn manualul politicilor contabile şi se va aplica începând cu exerciţiul financiar următor celui în care s-aluat decizia modificării politicii contabile.

Modificarea politicilor contabile poate fi efectuată numai de la începutul unui exerciţiufinanciar.

Nu sunt permise modificări ale politicilor contabile pe parcursul unui exerciţiu financiar.Nu va fi modificat bilanţul perioadei anterioare celei de raportare.

Înregistrarea în contabilitate:Efectele modificărilor politicilor contabile aferente exerciţiilor financiare precedente se

înregistrează pe seama rezultatului reportat – cont 1173 „Rezultat reportat provenit din modificareapoliticilor contabile”, dacă efectele modificărilor pot fi cuantificate.

Efectele modificărilor politicilor contabile aferente exerciţiului curent se efectuează pe seamaconturilor de venituri şi cheltuieli ale perioadei.

Dacă efectul modificării politicii contabile este imposibil de stabilit pentru perioadele precedente,atunci modificarea politicilor contabile se efectuează pentru perioadele viitoare, începând pentruexerciţiul financiar curent şi exerciţiile financiare următoare celui în care s-a luat decizia de modificarea politicii contabile.

În cazul în care modificarea politicii fiscale are efect asupra exerciţiilor financiare precedente,trebuie luate în considerare efectele fiscale ale acesteia.

Atenţie!În cazul trecerii societăţii la aplicarea Standardelor Internaţionale de Raportare Financiară ca

bază unică de raportare, politicile contabile se vor elabora ţinând seama de prevederile IFRS.La modificarea politicilor contabile se va ţine seama de prevederile IAS 8 în acest sens.

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil- organizarea şi conducerea contabilităţii;- analizarea prevederilor legale referitoare la tratamentele contabile aplicabile;- urmărirea respectării manualului de politici contabile;- analizarea şi aprobarea rapoartelor privind efectul schimbării unei politici contabile;- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor utilizate.

Personalul Biroului/ Serviciului Contabilitate- analizarea prevederilor legale referitoare la tratamentele contabile aplicabile;- întocmirea proiectului de modificare a politicilor contabile aplicabile;

Page 43: proceduri contabile

- întocmirea situaţiilor privind efectul schimbării politicii contabile asupra elementelor dinbilanţ şi contul de profit şi pierdere;

- respectarea procedurii de lucru;- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.Procedura intră în vigoare la data de ...................

8. Procedura întocmirii situaţiilor financiare

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:o stabilirea regulilor pentru întocmirea documentaţiei necesare întocmirii situaţiilor financiare

anuale;o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor de închidere a exerciţiului financiar astfel încât să

ofere o imagine fidelă a activelor, datoriilor, poziţiei financiare, profitului sau pierderiientităţii.

Domeniul

Procedura se aplică la operaţiunile de închidere a exerciţiului financiar şi întocmirea situaţiilorfinanciare anuale de către persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil, casierie, comisiade inventariere.

Reglementări aplicabile Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare; O.M.F.P. nr. 1.802/2014; O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare; O.M.F.P. nr. 2.861/2009 pentru aprobarea normelor privind efectuarea

inventarierii.

Descrierea procedurii

A. Pregătirea documentelor necesare

- Procesul-verbal de inventariere aprobat de conducere şi listele de inventariere;- Verificarea prevederilor legale privind limitele maxime admise din punct de vedere

fiscal, ale perisabilităţilor stabilite prin Hotărârea Guvernului nr. 831/2004, pentruaprobarea Normelor privind limitele admisibile de perisabilitate la mărfuri în procesulde comercializare;

- Procesul-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe, aprobat de cătreadministrator;

Page 44: proceduri contabile

- Lista pieselor rezultate în urma dezmembrării;- Decizia de imputare a lipsurilor constatate, titlul executoriu pentru reţinerea pagubelor

constatate;- Lista stocurilor la care s-au înregistrat plusuri şi cele la care s-au înregistrat minusuri în

ordinea descrescatoare a preţurilor;- Raportul de reevaluare a imobilizărilor corporale (dacă este cazul şi societatea aplică

tratamentul reevaluării ca politică contabilă de evaluare);- Lista garanţiilor acordate clienţilor, calculul necesarului de provizioane de constituit sau

de reluat;- Lista litigiilor în care societatea are calitatea de parte învinuită şi există posibilitatea

plăţii unor despăgubiri, estimări ale personalului de specialitate (avocaţi) privindcuantumul despăgubirilor;

- Completarea Registrului-inventar pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbalede inventariere, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ.

B. Înregistrarea în contabilitate a operaţiilor de închidere specifice

1. Înregistrarea rezultatelor inventarierii

▪ Compensări de plusuri cu minusuriSe aşază în liste stocurile la care s-au înregistrat plusuri şi cele la care s-au înregistrat minusuri

în ordinea descrescătoare a preţurilor. Compensarea porneşte de la stocul cu preţul cel mai mare cătrestocul cu preţul cel mai mic, până se ajunge la limita cantităţii ce poate fi compensată.

Compensarea se va opera în fişele de magazie şi în contabilitate.

În compensare pot intra stocuri cu preţuri unitare diferite, şi pot rezulta:- plusuri valorice când cantitatea în plus intrată în compensare a fost epuizată, dar valoarea

plusului nu;- minusuri valorice în situaţia în care cantitatea lipsurilor intrată în compensare a fost epuizată,

dar valoarea minusului nu. Plusul valoric permite recuperarea cheltuielilor cu stocul, iar minusul valoric se imputăgestionarului sau persoanei vinovate.

Înregistrarea plusurilor la inventariere de natura imobilizărilor:

20 (21) = 4754Imobilizări

necorporale/corporalePlusuri de inventar de natura

imobilizărilor

materii prime:301 = 601

Materii prime Cheltuieli cu materiile prime

materiale:302 = 602

Materiale consumabile Cheltuieli cu materialele

Page 45: proceduri contabile

consumabile

marfuri:371 = 607

Mărfuri Cheltuieli privind mărfurile

Înregistrarea imobilizărilor constatate lipsă în gestiune:

% = 20 (21)

28Imobilizări

necorporale/corporaleAmortizări privind

imobilizările658

Alte cheltuieli de exploatare

minusuri din gestiune de materii prime:601 = 301

Cheltuieli cu materiile prime Materii prime

minusuri din gestiune de materiale:602 = 302

Cheltuieli cu materialeleconsumabile

Materiale consumabile

minusuri de mărfuri:

- minusuri din gestiune de materii prime607 = 371

Cheltuieli privind mărfurile Mărfuri

- minusuri de produse finite711 = 345

Venituri aferente costurilorstocurilor de produse

Produse finite

Imputarea minusului în baza deciziei de imputare la valoarea de înlocuire:

- unor terţi461 = 758

Debitori diverşi Alte venituri din exploatare

- salariaţilor proprii4282 = 758

Alte creanţe în legătură cupersonalul

Alte venituri din exploatare

Page 46: proceduri contabile

Ajustarea TVA dedusă (dacă este cazul)

635 = 4426Cheltuieli cu alte impozite,taxe şi vărsăminte asimilate

TVA deductibilă

Înregistrarea diferenţelor dintre valoarea contabilă netă şi valoarea de inventar a elementelorinventariate:

- Deprecierea reversibilă pentru imobilizări6813 = 291

Cheltuieli de exploatareprivind ajustările pentru

deprecierea imobilizărilor

Ajustări pentru depreciereaimobilizărilor corporale

- Deprecierea ireversibilă pentru imobilizări6811 = 281

Cheltuieli de exploatareprivind amortizarea

imobilizărilor

Amortizări privindimobilizările corporale

- Deprecierea ireversibilă a stocurilor601, 602, 603, 607 = 301, 302, 303, 371

Ajustarea dreptului de deducere a TVA:

635 = 4426Cheltuieli cu alte impozite şi

taxeTVA deductibila

Înregistrarea deprecierii reversibile:

6814 = 39Cheltuieli de exploatareprivind ajustările pentru

deprecierea activelorcirculante

Ajustări pentru depreciereastocurilor şi producţiei în curs

de execuţie

Înregistrarea minusului în Casă şi imputarea acestuia casierului:

4282 = 5311Alte creanţe în legătură cu

personalulCasa în lei

Înregistrarea ajustării valorii creanţei asupra clienţilor:

Page 47: proceduri contabile

6814 = 491Cheltuieli de exploatareprivind ajustările pentru

deprecierea activelorcirculante

Ajustări pentru depreciereacreanţelor – clienţi

Înregistrarea ajustării valorii titlurilor pe termen scurt cotate pe piaţa financiară:

668 = 5081Alte cheltuieli financiare Alte titluri de plasament

Înregistrarea ajustării valorii titlurilor pe termen scurt necotate pe piaţa financiară:

6864 = 598

Cheltuieli financiare privindajustările pentru pierderea devaloare a activelor circulante

Ajustări pentru pierderea devaloare a altor investiţii pe

termen scurt şi creanţeasimilate

Înregistrarea ajustării valorii titlurilor pe termen lung cotate pe piaţa financiară:

6863 = 2963Cheltuieli financiare privindajustările pentru pierderea de

valoare a imobilizărilorfinanciare

Ajustări pentru pierderea devaloare a altor titluri

imobilizate

Înregistrarea rezultatelor reevaluării:

- eliminarea amortizării281 = 21

Amortizări privindimobilizările corporale Imobilizări corporale

- înregistrarea diferenţei negative din reevaluare dacă nu există sold creditor al contului 105aferent imobilizării

6813 = 21Cheltuieli de exploatareprivind ajustările pentru

deprecierea imobilizărilor Imobilizări corporale

- înregistrarea diferenţei negative din reevaluare dacă există sold creditor al contului 105aferent imobilizării

105 = 21Rezerve din reevaluare Imobilizări corporale

- înregistrarea plusului din reevaluare dacă nu a existat anterior o reducere înregistrată pe

Page 48: proceduri contabile

cheltuieli21 = 105

Imobilizări corporale Rezerve din reevaluare

- înregistrarea plusului din reevaluare dacă a existat anterior o reducere înregistrată pecheltuieli

21 = 7813

Imobilizări corporale Venituri din ajustări pentrudeprecierea imobilizărilor

Constituire sau majorare provizioane:

6812 = %Cheltuieli de exploatareprivind provizioanele

1511

Provizioane pentru litigii1512

Provizioane pentru garanţiiacordate clienţilor

1514Provizioane pentru

restructurare1518

Alte provizioane

Reducere sau anulare provizioane:

% = 78121511 Venituri din provizioane

Provizioane pentru litigii1512

Provizioane pentru garanţiiacordate clienţilor

1514Provizioane pentru

restructurare1518

Alte provizioane

Evaluare elemente monetare în valută şi înregistrare diferenţe de curs aferente:

- favorabile401, 403, 404, 408, 409, 411,413, 418, 405, 419, 232, 234,267, 451, 453, 461, 462, 161,162, 166, 167, 168, 269, 455,509, 512, 531, 541, 542, 267,

= 765

Page 49: proceduri contabile

508Venituri din diferenţe de curs

valutar

- nefavorabile

665

401, 403, 404, 408, 409, 411,413, 418, 405,419, 232, 234,267, 451, 453, 461, 462, 161,162, 166, 167, 168, 269, 455,509, 512, 531, 541, 542, 267,

508Cheltuieli din diferenţe de curs

valutar

Evaluare elemente monetare în lei în funcţie de cursul unei valute şi înregistrare diferenţe decurs aferente:

- favorabile401, 404, 408, 409, 411, 418,419, 232, 234, 267, 451, 453,461, 462, 167, 168, 455, 267

= 768

Alte venituri financiare

- nefavorabile

668401, 404, 408, 409, 411, 418,419, 232, 234, 267, 451, 453,461, 462, 167, 168, 455, 267

Alte cheltuieli financiare

Înregistrarea avansurilor de trezorerie nejustificate:

- acordate salariaţilor proprii428 = 542

Alte datorii şi creanţe înlegătură cu personalul Avansuri de trezorerie

- acordate unor terţi461 = 542

Debitori diverşi Avansuri de trezorerie

C. Întocmirea situaţiilor financiare anuale

Pe baza registrului-inventar şi a balanţei de verificare întocmite la finele exerciţiului financiar seîntocmeşte bilanţul, parte componentă a situaţiilor financiare anuale, ale cărui posturi trebuie săcorespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a elementelor de naturaactivelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, stabilită pe baza inventarului.

Situaţiile financiare anuale se întocmesc de către personalul serviciului financiar contabil, sub

Page 50: proceduri contabile

coordonarea directorului economic.Situaţiile financiare anuale cuprind:

- bilanţ; - cont de profit şi pierdere; - situaţia modificărilor capitalului propriu; - situaţia fluxurilor de numerar; - note explicative la situaţiile financiare anuale.

Dacă societatea nu se încadrează în criteriile de mărime stabilite, în cel puţin doi aniconsecutivi, situaţiile financiare anuale cuprind: - bilanţ prescurtat; - cont de profit şi pierdere; - note explicative la situaţiile financiare anuale prescurtate.

Situaţiile financiare anuale se completează pe formatul pus la dispoziţie pe site-ul www.anaf.ro,cu preluarea datelor din balanţa de verificare la 31 decembrie.

După verificarea, asumarea şi semnarea situaţiilor financiare de către directoruleconomic/contabilul şef, situaţiile financiare anuale sunt înaintate administratorului/Consiliului deadministraţie.

Administratorul/Consiliul de administraţie întocmeşte raportul administratorului. Conducerea persoanei juridice întocmeşte o declaraţie de asumare a răspunderii pentruîntocmirea situaţiilor financiare anuale în conformitate cu Reglementările contabile conforme cuDirectiva a IV-a a Comunităţilor Economice Europene.

Situaţiile financiare anuale împreună cu Raportul administratorului şi declaraţia de asumare arăspunderii sunt supuse aprobării de către Adunarea Generală a Acţionarilor/Asociaţilor.

Ulterior aprobării situaţiilor financiare anuale acestea sunt depuse în format electronic, curespectarea termenului de depunere stabilit, de 150 de zile calendaristice.

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil- organizarea şi conducerea contabilităţii;- verificarea operaţiunilor specifice închiderii exerciţiului financiar;- urmărirea respectării prezentei proceduri;- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate- primirea documentelor de reevaluare, inventariere, decizii interne;- contabilizarea operaţiunilor de închidere de an;- respectarea procedurii de lucru;- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.Procedura intră în vigoare la data de ...................

Page 51: proceduri contabile

9. Proceduri privind asocierile în participaţie

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:o stabilirea documentelor necesare înregistrării în contabilitate a operaţiunilor rezultate din

asocierile în participaţiune;o înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor rezultate din asocierile în participaţiune.

Domeniul

Procedura se aplică la înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor ce decurg din asocierile înparticipaţiune de către persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil.

Reglementări aplicabile Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare; O.M.F.P. nr. 1.802/2014 cu modificările şi completările ulterioare; O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.

Descrierea procedurii

Evidenţa asocierii în participaţie se organizează atât la nivelul asocierii, cât şi în contabilitateafiecărui coparticipant.

Evidenţa decontărilor din operaţiuni în asocieri în participaţie, respectiv a decontăriicheltuielilor şi veniturilor realizate din operaţiuni în asocieri în participaţie, precum şi a sumelor virateîntre coparticipanţi, se realizează cu ajutorul contului „Decontări din operaţii în participaţie”.

Dacă societatea este desemnată pentru conducerea evidenţei asocierii în participaţie atatevidenţa contabilă cât şi balanţa de verificare aferentă vor fi distincte de cele corespunzătoare activităţiiproprii şi se vor respecta următoarele reguli:

Imobilizările corporale şi necorporale puse la dispoziţia asocierii, sunt cuprinse în evidenţacontabilă a celui care le deţine în proprietate.

Imobilizările corporale aportate sunt utilizate numai în scopul activităţii desfăşurate de asociereaîn participaţie.

Asocierea în participatie înregistrează amortizarea imobilizarilor transmise de către fiecareasociat proprietar al imobilizarii, şi o transmite fiecărui asociat pe bază de decont, proporţional cu cotade participare a fiecăruia.

Cheltuielile şi veniturile determinate de operaţiunile asocierilor în participaţie secontabilizează distinct de către unul din asociaţi, conform prevederilor contractului deasociere.

La sfârşitul perioadei de raportare, cheltuielile şi veniturile înregistrate pe naturi se transmitpe bază de decont fiecărui asociat, în vederea înregistrării acestora în contabilitatea proprie.

La data bilanţului, bunurile de natura stocurilor, creanţelor, disponibilităţilor, precum şi adatoriilor asocierii în participaţie, se înscriu în situaţiile financiare anuale ale asociatului care

Page 52: proceduri contabile

conduce evidenţa asocierii. Entitatea organizează distinct contabilitatea asocierii în participaţie de contabilitatea proprie. Repartizarea veniturilor şi cheltuielilor rezultate din activitatea asocierii se efectuează în

funcţie de proporţia detinuta de fiecare asociat în cadrul asocierii în participaţie. Pentru repartizarea veniturilor si cheltuielilor din activitatea de asociere societatea întocmeşte

Decontul pentru operaţiuni în participaţie.

Decontul se întocmeşte de către unitatea care ţine contabilitatea asocierilor în participaţie, lunar,în două exemplare, pe fiecare coparticipant, cu veniturile şi cheltuielile ce revin acestuia, pentruînregistrarea în contabilitatea proprie, potrivit cotelor prevăzute în contractele de asociere încheiate.

Cheltuielile şi veniturile vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli şi venituri.În decont se înscriu şi alte transferuri, reprezentând valoarea mijloacelor băneşti, a profitului

realizat, amortizarea mijloacelor fixe şi alte sume rezultate din operaţiunile în participaţie.Exemplarul 1 circula la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil;Exemplarul 2 circula la compartimentul care ţine contabilitatea operaţiunilor în participaţie şi

care întocmeşte decontul.

Se arhivează: - la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil; - la emitent, la compartimentul financiar-contabil;

Înregistrarea în contabilitate a operaţiilor ce decurg din asocierile în participaţie

înregistrarea aportului fiecărui asociat:

% = 458/analitic asociat

5311Decontări din operaţii în

participaţieCasa în lei

3xx2xx

Înregistrarea operaţiilor, cheltuielilor şi veniturilor obţinute din asociere

înregistrarea achiziţiei de mărfuri:

% = 401371 Furnizori

Mărfuri4426

TVA deductibilă

înregistrarea veniturilor din vânzarea mărfurilor:

411 = %Clienţi 707

Venituri din vânzarea

Page 53: proceduri contabile

mărfurilor4427

TVA colectată

încasarea clienţilor:

5121/5311 = 4111Conturi la bănci în lei/ Casa în

leiClienţi

plata furnizorilor:

401 = 5121/5311

FurnizoriConturi la bănci în lei/Casa în

lei

înregistrarea descărcării de gestiune a mărfurilor vândute:

607 = 371Cheltuieli privind mărfurile Mărfuri

înregistrarea amortizării imobilizărilor aportate în cadrul asocierii în participaţie, transmisă deproprietar:

6811 = 458/analitic asociatCheltuieli de exploatare

privind amortizareaimobilizărilor

Decontări din operaţii înparticipaţie

înregistrarea altor cheltuieli diverse:

% = 4xx, 5xx601, 602, 604, 611, 612, 613,621, 622, 627, 625, 626, 635,

658, 666, 6654426

TVA deductibilă

înregistrarea altor venituri obţinute:

4xx, 5xx = 704, 706, 708, 758, 766, 765

Repartizarea veniturilor şi cheltuielilor din asociere, către asociaţi pe bază de decontproportional cu cota de participare a fiecărui asociat.

Suma preluată din conturile de venituri aferentă asociatului se determină prin înmulţirea coteide participare a asociatului la asocierea în participaţie cu rulajul fiecărui cont.

Page 54: proceduri contabile

repartizare venituri:

% = 458/ analitic asociat

707Decontări din operaţii în

participaţieVenituri din vânzarea

mărfurilor706, 704, 708, 758, 766, 765

repartizare cheltuieli:

458/ analitic asociat = %Decontări din operaţii în

participaţie 607

Cheltuieli privind mărfurile6811

Cheltuieli de exploatareprivind amortizarea

imobilizărilor601, 602, 604, 611, 612, 613,621, 622, 627, 625, 626, 635,

658, 666, 665

Înregistrarea la fiecare asociat cu ajutorul contului 458/analitic asociere, a cheltuielilor şi veniturilortransmise pe bază de decont

preluarea veniturilor din asociere în valoarea cuvenită, conform procentului de aport şidecontului transmis de asociere:

458 = 7xxDecontări din operaţii în

participaţie/asociereConturi de venituri

preluarea cheltuielilor din asociere în valoarea cuvenită, conform procentului de aport şidecontului transmis de asociere:

% = 458/asociere

607Decontări din operaţii în

participaţieCheltuieli privind mărfurile

6811Cheltuieli de exploatare

privind amortizareaimobilizărilor

601, 602, 604, 611, 612, 613,621, 622, 627, 625, 626, 635,

658, 666, 665

Page 55: proceduri contabile

După înregistrarea tuturor veniturilor şi cheltuielilor atât din activitatea proprie cât şi dinasociere, la nivelul fiecărei entităţi va fi stabilit rezultatul contabil şi cel fiscal.

Impozitul pe profit se plăteşte individual de către asociaţi, în funcţie de rezultatul fiscal obţinutla nivelul fiecăruia.

Asocierea nu are sarcina calculării şi plăţii impozitului pe profit.

▪ Persoane responsabile

Directorul financiar contabil- organizarea şi conducerea contabilităţii;- verificarea întocmirii documentelor aferente operaţiunilor în participaţiune;- verificarea şi semnarea decontului întocmit de societate dacă aceasta ţine evidenţa asocierii;- verificarea înregistrării în contabilitate a operaţiunilor ce decurg din asocierile în

participaţiune;- urmărirea respectării prezentei proceduri;- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate- întocmirea deconturilor aferente asocierilor în participaţiune;- contabilizarea operaţiunilor aferente asocierilor în participaţiune;- respectarea procedurii de lucru;- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.Procedura intră în vigoare la data de ...................

10. Procedura de gestionare a veniturilor şi creanţelor

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:o stabilirea condiţiilor ce trebuie îndeplinite de documentele justificative care stau la baza

înregistrării în contabilitate a creanţelor şi veniturilor, încasarea creanţelor, scoaterea dinevidenţă a creantţelor prescrise, evaluarea creanţelor;

o înregistrarea în contabilitate a veniturilor şi creanţelor astfel încât:- să se asigure respectarea principiului prudenţei;- să se reflecte creanţele la valoarea lor probabilă de încasat.

Domeniul

Procedura se aplică la emiterea şi înregistrarea în contabilitate a documentelor justificative princare se constituie creanţe, de către persoanele din cadrul compartimentelor tehnic, comercial şifinanciar-contabil.

Page 56: proceduri contabile

Reglementări aplicabile Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; O.M.F.P. nr. 1.802/2014; O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.

Descrierea procedurii

A. Documentele justificative Înregistrarea creanţelor către clienţi sau alti debitori se realizează pe baza următoarelor

documente justificative:▪ Contract▪ Factură

Facturile emise cuprind:- numărul de ordine,- data emiterii facturii;- data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura

în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;- denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de

identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;- denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de

înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acestaeste o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;

- denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat unreprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare alereprezentantului fiscal;

- denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;- baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor- avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar,

exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în careacestea nu sunt incluse în preţul unitar;

- indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de coteletaxei;

- în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea„autofactură”;

- în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile au oricealtă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectulunei scutiri;

- în cazul în care clientul este persoană obligată la plata TVA, menţiunea „taxare inversă”;- în cazul în care se aplică regimul special pentru agențiile de turism, menţiunea „regimul

marjei – agenţii de turism”;- dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă,

obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile „regimul marjei – bunuri second-hand”,„regimul marjei – opere de artă” sau „regimul marjei – obiecte de colecţie şi antichităţi”, dupăcaz;

- în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţialea livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea „TVA la încasare”;

- o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi

Page 57: proceduri contabile

ori documente pentru aceeaşi operaţiune.

▪ Aviz de însotire a mărfurilor▪ Bon fiscal

Înregistrarea scoaterii din evidenţă a creanţelor pe baza următoarelor documentejustificative

▪ Încasarea creanţelor- Chitanţa

Se întocmeşte în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi sesemnează de acesta pentru primirea sumei. Circulă la depunător un exemplar cu ştampila unităţii. Al doilea exemplar rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaţiunilorefectuate în registrul de casă. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului.

- Ordinul de plată- Cambia- Cec-ul- Biletul la ordin

▪ Compensarea datoriilor şi creanţelor- procesul verbal de compensare

▪ Prescrierea creanţelor - Decizia administratorului

▪ Cesiunea de creanţe - contractul de cesiune de creanţe

▪ Creanţele în valută sau exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute.

Creantele în valută se înregistrează iniţial atât în valută cât şi în lei la cursul de schimb valutar,comunicat de Banca Naţională a României, de la data efectuării operaţiunii.

Diferenţele de curs valutar care apar cu ocazia decontării creanţelor în valută la cursuri diferitefaţă de cele la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul lunii sau faţă de cele la care sunt înregistrateîn contabilitate se recunosc în luna în care apar, ca venituri sau cheltuieli din diferenţe de curs valutar.

Atunci când creanţa în valută este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit, întreagadiferenţă de curs valutar este recunoscută în acea lună.

Atunci când creanţa în valută este decontată într-o lună ulterioară, diferenţa de curs valutarrecunoscută în fiecare lună, care intervine până în luna decontării, se determină ţinând seama demodificarea cursurilor de schimb survenită în cursul fiecărei luni.

Diferenţele de valoare care apar cu ocazia decontării creanţelor exprimate în lei, în funcţie de uncurs valutar diferit de cel la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul lunii sau faţă de cele la caresunt înregistrate în contabilitate trebuie recunoscute în luna în care apar, la alte venituri sau cheltuielifinanciare.

Atunci când creanţa este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit, întreaga diferenţărezultată este recunoscută în acea lună.

Atunci când creanţa este decontată într-o lună ulterioară, diferenţa recunoscută în fiecare lună,care intervine până în luna decontării, se determină ţinând seama de modificarea cursurilor de schimb,survenită în cursul fiecărei luni.

La finele fiecărei luni creanţele în valută/exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute seevaluează la cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a României din ultima

Page 58: proceduri contabile

zi bancară a lunii în cauză. Diferenţele de curs înregistrate se recunosc în contabilitate la venituri saucheltuieli din diferenţe de curs valutar/alte venituri sau cheltuieli financiare.

B. Înregistrarea în contabilitate

Creanţele sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc şi nu pe măsură cenumerarul sau echivalentul său este încasat.

În contabilitatea clienţilor se înregistrează operaţiunile privind livrarile de mărfuri şi produse,serviciile prestate, precum şi alte operaţiuni similare efectuate.

Creanţele faţă de clienţii pentru care, până la finele lunii, nu au fost întocmite facturile seevidenţiază distinct în contabilitate în contul 418 „Clienţi – facturi de întocmit”, pe baza documentelorcare atestă livrarea bunurilor, respectiv prestarea serviciilor.

În baza contabilităţii de angajamente, entităţile trebuie să evidenţieze în contabilitate toateveniturile şi creanţele rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.

În conturile de clienţi se evidenţiază distinct creanţele din penalităţi stabilite conform clauzelorcontractuale, despăgubiri cuvenite pentru contracte întrerupte înainte de termen şi alte elemente denatură similară.

Livrări de bunuri sau servicii pe bază de factură, bon fiscal:

411 = %Clienţi 701, 704, 706, 707

4427TVA colectată

Livrări de bunuri sau servicii pentru care nu s-a întocmit factura:

418 701, 704, 706, 707Clienţi – facturi de întocmit

Întocmirea facturii:

411 = 418Clienţi Clienţi – facturi de întocmit

Despăgubiri, amenzi şi penalităţi:

411 = 758Clienţi Alte venituri din exploatare

Reactivare creanţe prescrise:

411 = 754

Clienţi Venituri din creanţe reactivateşi debitori diverşi

Diferenţele nefavorabile din evaluarea creanţelor în valută sau în lei în funcţie de cursul uneivalute:

Page 59: proceduri contabile

665/668 = 411/418/461Cheltuieli din diferenţe de curs

valutar/Alte cheltuielifinanciare

Clienţi

Diferenţele favorabile din evaluarea datoriilor în valută sau în lei în funcţie de cursul uneivalute:

411 = 765/768

Clienţi Venituri din diferenţe de cursvalutar/Alte venituri financiare

Încasarea creanţelor:

512/531 = 411Conturi la bănci/Casa Clienţi

Reţinerea garanţiilor:

267 = 411Creanţe imobilizate Clienţi

Încasarea prin alte instrumente de plată acceptate (cec, bilet la ordin, cambie):

511/413 = 411Valori de încasat/ Efecte de

primit de la clienţi Clienţi

Cesiunea creanţelor:

% = 411 valoarea nominală

461 Clienţi valoarea negociată deîncasat de la cesionar

Debitori diverşi

654diferenţa: Valoare

nominală – valoare deîncasat

Pierderi din creanţe şidebitori diverşi

Creanţe prescrise, scutite sau anulate:

658 = 411/461Alte cheltuieli de exploatare Clienţi/ Debitori diverşi

Creanţe în litigiu scoase din evidenţă:

Page 60: proceduri contabile

654 = 411/461Pierderi din creanţe şi debitori

diverşi Clienţi/ Debitori diverşi

Reduceri financiare acordate:

667 = 411Cheltuieli privind sconturile Clienţi

Reduceri comerciale acordate ulterior facturării:

709 = 411Reduceri comerciale acordate Clienţi

Creanţe încasate în avans - înregistrarea facturii de avans:

4111=

%419

4427

Clienţi Clienţi creditoriTVA colectată

- Încasarea facturii de avans:

5121/5311= 4111

Conturi în lei la bănci/casa Clienţi

- Înregistrarea facturii privind vânzarea bunurilor/prestarea serviciilor:

4111=

%70X4427

Clienţi Conturi de venituriTVA colectată

- Regularizarea avansului încasat:

419= 4111

Clienţi - creditori Clienţi

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil

Page 61: proceduri contabile

- organizarea şi conducerea contabilităţii;- verificarea articolele contabile aferente operaţiilor cu creanţe;- urmărirea respectarii prezentei proceduri;- urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate- primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi fond;- contabilizarea operaţiunilor privind creanţele;- verificarea scadenţelor creanţelor;- respectarea procedurii de lucru;- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.Procedura intră în vigoare la data de ...................

11. Procedura de gestionare a stocurilor

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:o stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza

înregistrării în contabilitate şi în gestiune a bunurilor de natura stocurilor;o înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente stocurilor astfel încât:

- să se reflecte cantitativ şi valoric toate intrările/ieşirile de stocuri;- să se asigure datele necesare efectuării inventarierii patrimoniului;- să se asigure controlul gestiunilor de bunuri materiale.

Domeniul

Procedura se aplică la recepţia, utilizarea, vânzarea, scoaterea din gestiune a bunurilor de naturastocurilor de către persoanele din cadrul compartimentelor tehnic, informatic şi financiar-contabil.

Reglementări aplicabile Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; O.M.F.P. nr. 1.802/2014; O.M.F.P. nr. 3.512/2008, cu completările ulterioare.

Descrierea procedurii

A. Documentele justificative

Stocurile pot intra în administrarea unităţii pe mai multe căi:- achiziţii;

Page 62: proceduri contabile

- transfer de la alte unităţi;- producţie proprie şi prelucrare în unitate;- prelucrare la terţi;- dezmembrări şi casări de imobilizări sau alte stocuri;- plusuri de inventar;

- donaţii de la persoane fizice sau juridice

Recepţia şi înregistrarea în contabilitate a bunurilor se realizează pe baza următoarelordocumente justificative:

o Pentru achiziţii:▪ Factură▪ Aviz de însoţire▪ Bonul fiscal▪ Nota de recepţie şi constatare diferenţe

Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz,pe măsura efectuării recepţiei.

În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe seîntocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecaretranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.

Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferenţe larecepţie.

Circulă: - la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate exemplarele); - la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelorconstatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică,ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii); - la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarealipsurilor stabilite.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

o Pentru stocurile procurate de la persoane fizice

▪ Borderoul de achiziţieSe întocmeşte în două exemplare de către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri de

pe piaţa ţărănească, de la producătorii individuali sau de la alte persoane fizice, în momentul achiziţiei.Se semnează de către persoana care face achiziţiile respective şi de către gestionarul care

primeşte bunul.

Circulă: - la gestiune, pentru semnarea de primire a bunurilor şi întocmirea Notei de recepţie şi constatare dediferenţe (ambele exemplare), după caz; - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - rămâne în carnet (exemplarul 2).

Se arhivează:

Page 63: proceduri contabile

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la delegatul achizitor (exemplarul 2).

▪ Nota de recepţie şi constatare diferenţe

o Pentru stocurile transferate de la alte unităţi:▪ Avizul de însoţire a mărfii▪ Nota de recepţie şi constatare diferenţe

o Pentru stocurile rezultate din casarea mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar:▪ Procesul verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe de declasare a unor bunuri

materiale;

o Pentru bunurile rezultate din prelucrare:▪ Proces-verbal de transformare;▪ Bon de predare-transfer, restituire, pentru stocurile de produse finite predate la magazie

Bonul de predare a produselor finite se întocmeşte în două exemplare, pe măsura predării lamagazie a produselor.

Circulă: - la magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secţie (atelier) şi de primire îngestiune de către gestionar (ambele exemplare); - la compartimentul ce efectuează controlul tehnic de calitate, semnându-se pentru certificareaacestui control (ambele exemplare), după caz; - la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şianalitică un exemplar; - la compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei al doilea exemplar.

Se arhivează: - la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenţa; - la compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei.

Bonul de predare a materialelor refolosibile la magazie se întocmeşte în două exemplare, pemăsura predării la magazie a materialelor refolosibile de către secţii, ateliere etc. şi se semnează deşeful secţiei care dispune predarea.

Circulă: - la magazia de materiale refolosibile, semnându-se de predare de către delegatul secţiei, atelieruluietc. şi de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenţa, pentru efectuareaînregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1 pentru evidenţa materialelor şiexemplarul 2 pentru evidenţa costurilor).

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

Bonul de transfer între două gestiuni aflate în incinta unităţii se întocmeşte în două exemplare, pemăsură ce se efectuează transferul, de către persoana care dispune transferul, care semnează la rubricacorespunzătoare. Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiaşi unităţi. În cazulgestiunilor dispersate teritorial se întocmeşte Aviz de însoţire a mărfii (cod 14-3-6A).

Page 64: proceduri contabile

Circulă: - la magazia predătoare pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de cătregestionar (ambele exemplare); - la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1 şi reţine exemplarul 2; - la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, după confruntarea lor, stau la bazaefectuării înregistrărilor în evidenţa magaziilor.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).

o Pentru bunurile primite cu titlu gratuit:▪ Contractul de donaţie, pentru stocurile primite cu acest titlu

Scăderea din gestiune a stocurilorObiectele de inventar se înregistrează la darea în folosinţă.

o Consumul în procesul de producţie▪ Bonul de consum

Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magaziepentru consum, de către compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producţie şia consumurilor normate, sau de către alte compartimente ale unităţii, care solicită materiale pentru a ficonsumate.

Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condiţiile utilizării tehnicii de calcul.Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmeşte pe formulare separate pentru materialele

din cadrul aceluiaşi cont de materiale, loc de depozitare şi loc de consum.În situaţia în care materialul solicitat lipseşte din depozit, se procedează în felul următor:

- în cazul bonului de consum se completează rubrica cu denumirea materialului înlocuitor, după ce,în prealabil, pe versoul formularului se obţin semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosireaaltor materiale decât cele prevăzute în consumurile normate; - în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului înlocuit şi sesemnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii materialuluiînlocuitor se întocmeşte un bon de consum separat pentru materialul înlocuitor sau se înscrie pe un rândliber în cadrul aceluiaşi bon de consum.

Circulă: - la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare); - la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul materialelor înlocuitoare; - la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de cătregestionar şi de primire de către delegatul care primeşte materialele (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şianalitică (ambele exemplare).

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

o Casări▪ Proces-verbal de casare;o Lipsuri la inventariere

▪ Procesul-verbal de inventariereo Transferurile interne

Page 65: proceduri contabile

▪ Bon de predare-transfer, restituireo Bunuri primite în consignaţie

▪ Bonul de primire în consignaţie

Se întocmeşte de către unitatea care preia bunul în două exemplare.La primirea obiectului se face descrierea caracteristicilor acestuia şi se stabileşte preţul de

vânzare în funcţie de preţul de evaluare sau de achiziţie.Ambele exemplare sunt semnate de către deponent şi consignatar din care primul exemplar este

predat deponentului drept dovada că a predat obiectul pentru vânzare în regim de consignaţie.Restituirile se fac la cererea deponentului, semnându-se pentru primirea obiectelor restituite.În cazul în care deponentul este plătitor de TVA, mărfurile depuse în consignaţie sunt însoţite de

avizul de însoţire a mărfii care va purta menţiunea: „pentru vânzare în regim de consignaţie”.Unitatea de consignaţie va face încărcarea în gestiune cu mărfurile primite spre vânzare pe baza

facturii primite de la deponent, lunar după ce marfa a fost văndută.Exemplarul al doilea constituie fişa de evidenţă pentru înregistrare în contabilitatea unităţii de

consignaţie.

Circulă la: - deponent pentru confirmarea de predare a obiectului pentru vânzare în consignaţie (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

▪ Borderoul de primire a obiectelor în consignaţieSe întocmeşte de către preţuitor sau persoana desemnată cu evaluarea obiectelor primite de la

deponenţi, în două exemplare, şi se semnează de către acesta pentru predare şi de către gestionar pentruprimirea obiectelor.

Circulă: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la gestionar, împreună cu obiectele primite în consignaţie (exemplarul 2).

Se arhivează: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la gestionar (exemplarul 2).

▪ Borderoul de ieşire a obiectelor din consignaţieServeşte la evidenţa mişcării obiectelor primite în consignaţie.Se întocmeşte în două exemplare, de către gestionar, pe baza bonurilor fiscale sau facturilor, la

momentul vânzării bunului primit în consignaţie.

o Vânzare▪ Factura de vânzare▪ Aviz de însoţire a mărfurilor▪ Dispoziţia de livrare

Se întocmeşte în două exemplare de către serviciul desfacere.

Circulă: - la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale şi pentruînregistrarea în evidenţa magaziei, semnându-se de către gestionarul predător pentru cantităţile livrate

Page 66: proceduri contabile

(ambele exemplare); - la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea bunurilor livrate în evidenţele acestuia şi pentruîntocmirea avizului de însoţire a mărfii sau facturii, după caz (exemplarul 2).

Se arhivează: - la magazie (exemplarul 1); - la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau compartimentul financiar-contabil, după caz.

Contabilitatea analitică se ţine cu ajutorul formularelor:

▪ Fişa de magazieSe întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se completează de către:

- compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei şi la verificarea înregistrărilor. - gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieşiri şi stoc.

Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materialeordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişedistincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

În scopul ţinerii corecte a evidenţei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentulfinanciar-contabil verifică inopinat, cel puţin o dată pe lună, modul cum se fac înregistrările în fişele demagazie, după caz.

Cantităţile se înregistrează zilnic de gestionar sau persoana desemnată, pe baza documentelor deintrare (factură, aviz de însoţire a mărfii, notă de recepţie şi constatare de diferenţe etc.) şi adocumentelor de ieşire (bon de consum, fişă limită de consum, aviz de însoţire a mărfii, factură, bon detransfer etc.), poziţie cu poziţie.

Fişele de magazie se ţin în ordinea în care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor.În fişele de magazie se înscriu plusurile de la inventar pe coloana „Intrări” şi minusurile de la

inventar pe coloana „Ieşiri”.Nu circulă, fiind document de înregistrare.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

▪ Fişă de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţăSe întocmeşte într-un exemplar, pe măsura dării în folosinţă a bunurilor, pe fiecare persoană, de

către gestionarul care eliberează obiectele respective sau de către persoana desemnată să ţină evidenţaacestora.

Formularul se completează în mod diferit, în funcţie de organizarea depozitării acestora, şianume: - când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului muncitor,coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza bonului de consum, iar coloanele destinaterestituirilor, pe baza bonului de restituire; - când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât şi restituirea obiectelor date înfolosinţa personalului se fac pe bază de semnătură direct în fişă; - în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcţii, care nu se întocmescdecât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fişa de evidenţă a materialelor de naturaobiectelor de inventar în folosinţă se pot face, pentru simplificare, o singură dată, la eliberarea iniţialăşi la restituirea definitivă a obiectelor respective.

Nu circulă, fiind document de înregistrare.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Page 67: proceduri contabile

▪ Registrul stocurilorSe întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil la sfârşitul fiecărei luni, pe feluri de

materiale, obiecte de inventar şi produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventualsubgrupe sau în ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fişele de magazie şi evaluarea lor lapreţurile de înregistrare.

Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

B. Înregistrarea în contabilitate

Înregistrările în contabilitate se fac pe baza documentelor justificative, cronologic, prinrespectarea succesiunii documentelor după data întocmirii sau intrării lor, şi sistematic, în conturilesintetice şi analitice.

Contabilitatea sintetică se desfăşoară în analitic, pe gestiuni şi locuri de folosinţă, iar în cadrulacestora pe surse de finanţare şi activităţi (curentă şi mobilizare).

Înregistrarea în contabilitate a stocurilor se face la valoarea de intrare (contabilă), prin care seînţelege:

- costul de achiziţie, pentru cele procurate cu titlu oneros;- costul de producţie, pentru cele realizate în unitate;- valoarea justă pentru cele primite cu titlu gratuit, plusuri de inventar sau rezultate cu ocazia

scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe.

o Achiziţii interne

Înregistrarea achiziţiei stocurilor de mărfuri pe bază de factură:

% = 401301, 302, 303, 326, 371 Furnizori

4426TVA deductibilă

Primire bunuri în regim de consignaţie:Se înregistrează în conturile în afara bilanţului, la valoarea evaluată sau înscrisă în avizul de

însoţire a mărfii.

8033 – DebitValori materiale primite in pastrare sau custodie

Înregistrarea vânzării bunului către terţi, pe bază de factură sau bon fiscal:

5311 (411) = %Casa în lei/Clienţi 707

Venituri din vânzareamărfurilor

4427TVA colectată

Page 68: proceduri contabile

Înregistrarea în gestiune a bunului pe baza facturii:

% = 401371 Furnizori

Mărfuri4426

TVA deductibilă

dacă deponentul este persoană fizică, înregistrarea în gestiune a bunului pe bază borderoului deachiziţie:

371 = 461Mărfuri Debitori diverşi

Înregistrarea adaosului comercial:

371 = %Mărfuri 378 adaos comercial

Diferenţe de preţ lamărfuri

4428 TVA aferentă adaosTVA neexigibilă

Descărcarea din gestiune a mărfurilor vândute:

% = 371607 Mărfuri valoare de achiziţie

Cheltuieli privindmărfurile

378 adaos comercialDiferenţe de pret la

mărfuri4428 TVA

TVA neexigibilă

Descărcarea de gestiune din conturile extrabilanţiere:

8033 – CreditValori materiale primite în păstrare sau custodie

Bunuri primite pe baza Avizului de însoţire pentru care nu s-a întocmit factura:

% = 4083xx Furnizori facturi nesosite

4428TVA neexigibilă

Page 69: proceduri contabile

Primirea facturii de la furnizor:

408 = 401Furnizori- facturi nesosite Furnizori

4426 = 4428TVA deductibilă TVA neexigibilă

o Achiziţii intracomunitare

3xx = 401Furnizori

4426 = 4427TVA deductibilă TVA colectată

o Importuri

3xx = 401Furnizori

3xx = 446Alte impozite, taxe şivărsaminte asimilate

o Producţie

înregistrare consumuri:

601 = %Cheltuieli cu materiile prime 301

Materii prime302

Materiale auxiliare

alte cheltuieli:

641 = 421Cheltuieli cu salariile

personaluluiPersonal - salarii datorate

645 = %Cheltuieli privind asigurările

şi protecţia socială431

Asigurări sociale437

Page 70: proceduri contabile

Ajutor de şomaj

Amortizare:

6811 = 281Cheltuieli de exploatare

privind amortizareaimobilizărilor

Amortizarea imobilizarilorcorporale

Înregistrarea altor cheltuieli:

% = 401605 Furnizori

Cheltuieli privind energia şiapa

6022Cheltuieli privind

combustibilii628

Cheltuieli cu alte serviciiprestate de terţi

4426TVA deductibilă

obţinerea produselor finite:

345 = 711

Produse finiteVenituri aferente costurilor

stocurilor de produse

o Donaţii, stocuri rezultate din dezmembrări

3xx = 758Alte venituri din exploatare

o Vânzări de stocuri

Vânzarea pe bază de factură:

411 = %Clienţi 701, 707, 706

4427TVA colectată

descărcarea de gestiune:

% = 371

Page 71: proceduri contabile

607 Mărfuri valoare de achiziţieCheltuieli privind

mărfurile378 adaos comercial

Diferenţe de preţ lamărfuri

4428 TVATVA neexigibilă

Stocurile la dispoziţia clientului transferate pe bază de aviz de însoţire:

357 = 371Mărfuri aflate la terţi Mărfuri

Înregistrarea veniturilor la emiterea facturii:

411 = %Clienţi 707

Venituri din vânzareamărfurilor

4427TVA colectată

Descărcarea de gestiune:

607 = 357Cheltuieli privind mărfurile Mărfuri aflate la terţi

Vânzarea pe bază de aviz de însoţire a mărfurilor:

418 = %Clienţi – facturi de întocmit 701, 707

4428TVA neexigibilă

Descărcarea de gestiune pe baza bonului de consum:

607 = 371Cheltuieli privind mărfurile Mărfuri

711 = 345Venituri din variaţia stocurilor Produse finite

Întocmirea facturii:

411 = 418Clienţi Clienţi – facturi de întocmit

Page 72: proceduri contabile

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil - organizarea şi conducerea contabilităţii; - verificarea articolele contabile aferente intrărilor/ieşirilor de stocuri; - urmărirea respectarii prezentei proceduri; - urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate- primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi fond;- contabilizarea operaţiunilor privind intrările/ieşirile de stocuri;- respectarea procedurii de lucru;- propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.Procedura intră în vigoare la data de .....................