Procedura de recoltare, etichetare, pastrare, transmitere ... · - Atentie la completarea adreselor...

Procedura de recoltare, etichetare, pastrare, transmitere probe sange si dosare donatori CSH catre laboratorul de testare, comunicare cu RNDVCSH si arhivare documente donatori

M. Dutescu, L. Jieanu, L. Arghisan, M. Ionita

Bucuresti, 28 Mai 2016

I. Donatori CSH nou inregistrati

A. Inscrierea DCS nou • Donatorul → informat, consiliat → 3 formulare de inscriere • Donatorul → completeaza documentele – Consimtamant la inscriere Chestionar Medical Nota Informativa • Personalul responsabil din CD → evalueaza eligibilitatea donatorului pentru

a fi inscris in registru - criteriile de eligibilitate ale AMDM • Personalul responsabil din CD → verifica documentele de inscriere ale

donatorului ( sa fie lizibile si complete → semneaza pe toate 3 formulare • Personalul responsabil din CD trece pe formulare codul CD ( Ex.: R1035)


B. Recoltarea probelor de sange:

• DCS donator de sange

– 1 EDTA ( 3,5 ml) + 1 simpla (7 ml -> se separa 1 criotub ser (*)

• DCS ne-donator de sange

- 1 EDTA ( 3,5 ml) + 2 simple (7 ml-> se separa 2 criotub ser(*) pentru a fi expediate catre laborator

• 1 proba pentru efectuarea Grup sg / Rh in cadrul CD

(*) Serul se pregateste imediat pentru a nu se produce hemoliza care face imposibila testarea ulterioara si se congeleaza. Probele recoltate pe EDTA NU se congeleaza, se pastreaza la +4C.


Procedura de etichetare probe sange CDS nou inregistrati A. Etapa de recoltare : Inscriptionare: - MAJUSCULE/MARKER PERMANENT/TIPARITE NUME,PRENUME DATA RECOLTARII COD CD – Ex: R1035 • Inscrierea in PROMETEUS: TOATE DATELE SE COMPLETEAZA CU MAJUSCULE !! - Introducerea tuturor datelor personale din formularele completate de donator - Atentie la completarea adreselor : strada, sector, oras, judet !!! - Setarea status-ului ``Temporary unavailable`` pentru minim 24 luni - Generarea codului unic de donator - Ex: RO18357D B. Etapa de codificare : Inscrierea pe toate documentele si probele de sange / ser ale donatorului, a codului generat de sistem - Ex: RO18357D


Procedura de pastrare probe sange

• Eprubete EDTA : Frigider 4 - 8°C – timp de 14-30 zile

• Criotuburi ser : Congelator -20°C – timp de 14-30 zile


Validarea donatorului nou inscris

• Ultima pagina a consimtamantului - Gr. sg/Rh - MTS • PROMETEUS - Introducerea corecta si verificarea - Gr. sg/Rh - MTS • PROMETEUS- DCS ne-eligibili (confirmati pozitivi) → Status``DELETED`` / ``medical reasons``. → ``Comments`` - motivul deletarii ( Ex. : Ag. HBs Poz) • DCS cu status ``DELETED`` → pe prima pagina a Consimtamantului : ``DELETED`` • Responsabilul CD – verifica / valideaza / semneaza toate documentele fiecarui DCS nou inscris

I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de transmitere probe sange / dosare donatori

CSH catre laborator testare(LT)

Reguli generale: • Probele de sange + documentele DCS → LT arondat • Lunar / bilunar (> 50 DCS noi) • Expediere - Gentile frigorifice RNDVCSH / genti frigorifice similare -Serviciul de curierat contractat de RNDVCSH / Modalitati proprii (ex: Masina transport produse sanguine)

sanguine)

I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de transmitere probe sange / dosare donatori CSH catre laborator testare(LT)

Reguli generale: • DCS eligibili -Formularele de inscriere : Verificate + Validate+ Semnate de personalul responsabil de la CD Consimtamint la inscriere Chestionar medical la inscriere Nota Informativa -Probele recoltate : 1 EDTA 1 criotub ( 2ml ser) pentru DCS donatori de sange 2 criotuburi (4 ml ser) pentru DCS ne-donatori de sange * Probele → in cofraje/’stative ``securizate``, in aceeasi ordine in care sunt asezate documentele * Documentele → intre cele 2 foi ale Consimtamantului se pune Chestionarul Medical, apoi Nota

Informativa

I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de transmitere probe sange / dosare donatori

CSH catre laborator testare(LT)


Procedura de transmitere probe sange / dosare donatori CSH catre laborator testare(LT)

Reguli generale:

• DCS confirmati ne-eligibili, cu Status ``DELETED``, se trimit: -Formularele de inscriere : Verificate + Validate + Semnate de personalul responsabil de la CD * inscriptionate pe prima pagina ``DELETED`` * pe spatele Consimtamantului → rezultatul final = POZ al testelor MTS -Probele biologice ale DCS ne-eligibili NU se mai trimit → se distrug • DCS potentiali ne-eligibili ( Ex. DCS reactiv MTS) – se temporizeaza →

confirmarea MTS ( Poz / Neg)


Procedura de expediere probe sange – Etape:

1. CD contacteaza LT cf. arondare * ( Ziua – 2-4) → detaliile transportului: ziua de expediere / primire, intervalul orar pentru primire etc. * La indicatia RNDVCSH arondarea se poate modifica → RNDVCSH informeaza CD 2. CD → LT - Continutul detaliat al pachetului in format electronic (Ziua -1) 3. CD comanda transportul, cu retur pentru geanta frigorifica → curierul contractat de RNDVCSH 4. CD pregateste coletul si documentele insotitoare Coletul: -Conditii pentru transport : geanta frigorifica Eprubete EDTA- DCS validati Criotuburi ser – DCS validati Documente : Notificare expediere probe sange , semnate de responsabil CD Continutul detaliat al pachetului, semnate de responsabil CD Documentele DCS validati ( Consimtamant + Chestionar medical + Nota informativa) Documentele DCS deletati ( Consimtamant + Chestionar medical + Nota informativa) 5. LT primeste si verifica continutul Coletului → CD ( max Ziua +5) : Notificare primire probe sange

II. Donatori CSH pentru TE/TV → pacienti romani

Procedura de recoltare probe sange

1. RNDVCSH – Dr. Florianda Neagu / Dr. Marilena Popa → CD - DCS selectat ca potential compatibil 2. CD → DCS selectat - telefon / email – > informare -> consiliere -> programare pentru prelevare probe noi 3. CD → RNDVCSH - saptamanal in scris – email → stadiului activitatii de cautare * RNDVCSH hotaraste si informeaza CD asupra intreruperii / suspendarii cautarii unui donator CSH selectat 4. CD → curier ( Ziua -1) - programeaza transportul probelor nou recoltate *Transportul se face in ziua recoltarii 5. DCS informat, consiliat - primeste 2 formulare pentru a fi completate : – Consimtamant pentru testarea de verificare - Chestionar Medical pentru testrea de verificare Personalul responsabil din CD evalueaza eligibilitatea donatorului pentru donare - criteriile de eligibilitate

AMDM → verifica documentele donatorului ( lizibile si complete → semneaza pe cele 2 formulare 6. Recoltarea probelor de sange: DCS selectat – 2 EDTA ( 3,5 ml) + 2 simple (7 ml) -> 1 eprubeta - se separa 1 criotub ser (*) → 1 eprubeta - se trimite nedeschisa - 1 proba pentru Grup sg / Rh – se efectueaza in cadrul CD (daca nu au fost testate la inscriere) (*) Serul se pregateste imediat pentru a nu se produce hemoliza

II. Donatori CSH pentru TE/TV → pacienti romani

Procedura de etichetare probe sange – TE / TV

Inscriptionare /Etichetare probe noi : MAJUSCULE/MARKER PERMANENT/TIPARITE

• COD DCS – ex: RO13526D

• NUME, PRENUME

• DATA RECOLTARII

• COD CD – ex: R1035

Procedura de pastrare probe sange TE / TV

• Probele da sange la TE / TV se pasreaza la frigider si se expediaza in aceeasi zi

II. Donatori CSH pentru TE/TV → pacienti romani Procedura de transmitere probe sange / dosare donatori de CSH la TE / TV

Reguli generale: • Documentele → RNDVCSH

• Probele nou recoltate → LT indicat de RNDVCSH - Notificarea RNDVCSH-Centrul Donatorilor, pg. 1

*Exceptie – TE / TV destinate LT din INHT – un singur transport pentru probe si documente • Conditii pentru transport probe sange / ser : ambient

• Pentru expediere se utilizeaza : - Cutie medpack ambient (TNT) pentru transport probe sânge - Serviciul de curierat contractat de RNDVCSH / Modalitati proprii(ex: Masina transport produse sanguine)

Procedura de expediere probe sange TE / TV si documente: • Transport probe : CD ( ziua – 1) → curierul TNT contractat de RNDVCSH → LT * Transportul se comanda pentru ziua programata pentru recoltarea probelor de sange

• Transport documente : CD ( ziua – 1) → curierul TNT contractat de RNDVCSH → RNDVCSH *Transportul se comanda pentru ziua programata pentru recoltarea probelor de sange

• CD pregateste si verifica coletul si documentele

Coletul - Probele se transporta in cutie medpack ambient (TNT) pentru transport probe sânge

Documentele - Notificare RNDVCSH-CD , pg.2 - Consimtamant pentru testarea de verificare - Chestionar medical la testarea de verificare

III. Donatori CSH pentru TE/TV → pacienti straini

Procedura de recoltare probe sange

Recoltarea probelor de sange:

• In functie de solicitarea primita - NOTIFICARE RNDVCSH - Centrul Donatorilor, pg,1

• + 1 proba pentru Grup sg / Rh → CD (daca nu au fost testate la inscriere)


Procedura de etichetare probe sange la TE / TV NU SE INSCRIPTIONEAZA PE EPRUBETE !! ETICHETAREA EPRUBETELOR → RNDVCSH Informatii CD : • codul donatorului alocat de PROMETEUS (exemplu: Donor ID: RO50858D)

• data nașterii (exemplu: DOB: 1985/01/20)

• Grup sanguin si RH (exemplu: A+)

• Sexul donatorului (exemplu: M) • codul ISBT alocat Centrului (exemplu: FIN:R1037 pentru CTS Satu-Mare CD) • anticoagulant si volum (exemplu: K3E – 3,5 ml) • data si ora recoltării (exemplu: collection date: 2016/03/01:10:00AM) • numarul de tuburi (exemplu: blood sample tube no.1) anticoagulant si volum (ex.: K3E –3,5 ml)


Procedura de transmitere probe sange si dosare DCS la TE / TV

Reguli generale:

• Documentele si probele → RNDVCSH • Conditii pentru transport probe sange: ambient • Expediere → cutie medpack ambient (TNT) pentru transport probe sânge → Serviciul de curierat TNT contractat de RNDVCSH / Mijloace proprii

Procedura de expediere probe sange TE / TV si documente:

• CD ( ziua -1) → serviciul de curierat TNT contractat de RNDVCSH * Transportul se comanda pentru ziua programata pentru recoltarea probelor de sange • CD comunica la RNDVCSH –email, in ziua anterioara expedierii probelor TE / TV, detaliile coletului • CD pregateste si verifica coletul /documentele Coletul - Probele - cutie medpack ambient (TNT) pentru transport probe sânge - Documentele - Notificare RNDVCSH-Centrul Donatorilor de CSH , pg.2 - Consimtamant pentru testarea de verificare - Chestionar medical la testarea de verificare

Donatori CSH pentru TE/TV

Comanda la TNT

- In numele RNDVCSH, cod client – 72406 - Comanda la TNT se va face pe e-mail la adresa [email protected] - Informatii: • De unde se ridica (institutia, adresa, persoana de contact, telefon persoana de contact) • Unde se expediaza ( ex.: catre - RNDVCSH, Str. Dr. C-tin Caracas Nr.2-8, Bucuresti, 11155, sector 1, persoana de contact, telefon persoana de contact) • Cand se doreste preluarea comenzii (data si ora de ridicare) • Se solicita confirmarea inregistrarii comenzii • Se solicita cutie medpack ambient pentru transport • Dupa realizarea transportului AWB-ul se comunica pe e-mail catre RNDVCSH

mailto:[email protected]

Neconformitati frecvente

• DCS ne-donatori de sange fara Gr. sg si Rh • Documente incomplete / lipsa ( fara Nota informativa) • Documente DCS ne-semnate de catre responsabil CD ( = NEVALIDATE ???) • MTS = Reactiv + Status DELETED ( A fost confirmat ???) • Probe de sange trimise pentru DCS DELETED • Documente DCS FARA PROBE SANGUINE • Documente amestecate • Probe amestecate • Discrepante de nume / prenume / Cod DCS - intre documente si probele

trimise

Procedura de arhivare documente donator de CSH

LT – primeste → testeaza MTS ne-donatori de sange + CMV toti DCS → inregistreaza rezultatele MTS in Prometeus → deleteaza DCS ne-donatori de sange pozitivi la MTS → efectueaza testarile HLA → inregistreaza si valideaza rezultatele HLA in Prometeus → stocheaza probele de sange / ADN ramase, in vederea unor testari

ulterioare → trimite la RNDVCSH toate documentele DCS pentru arhivare RNDVCSH – primeste toate documentele DCS * Proces verbal * Continut detaliat / CD → arhiveaza documentele * donatori inscrisi / CD * donatori deletati * donatori care au donat

Procedura de arhivare documente donator de CSH

Procedura de recoltare, etichetare, pastrare, transmitere ... · - Atentie la completarea adreselor...

Documents

Transcript of Procedura de recoltare, etichetare, pastrare, transmitere ... · - Atentie la completarea adreselor...