Primii Pasi in Crearea Unei Baze de Date-Adela Stoica

8/18/2019 Primii Pasi in Crearea Unei Baze de Date-Adela Stoica

1/75

Editura Sfântul Ierarh Nicolae

2010

ISBN 978-606-577-097-3


2/75

2

Cuprins

Capitolul 1

Introducere în baze de date........................................................ 31. Modele de baze de date........................................................ 32. Concepte de bază.................................................................. 43. Forme normale ..................................................................... 6

Capitolul 2Proiectarea logică a bazei de date ...........................................10

Capitolul 3Crearea unei baze de date cu Microsoft Access....................18

1. Prezentarea aplicaţiei Microsoft Access ..........................182. Crearea şi introducerea datelor în tabele...........................203. Crear ea interogărilor ..........................................................30

4. Crearea formularelor ..........................................................345. Crearea rapoartelor.............................................................436. Proiectarea unui meniu ......................................................527. Grafice.................................................................................658. Crearea unui help ...............................................................69


3/75

3

Capitolul 1

Introducere în baze de date

1. Modele de baze de date

O bază de date reprezintă un set de tabele de date înrudite şi de alte obiecte

de bază de date, cum ar fi un dicţionar de date, organizate ca un grup , dotat cu o

descriere a acestei structuri.1 Un dicţionar explicativ, o carte de telefon sunt baze dedate.

Un model de date este o colecţie integrată de concepte pentru descrierea

datelor, de relaţii între date şi de restricţii asupra datelor, toate organizate logic,

unitar. Modelul este o abstractizare a unui lucru real, o reprezentare schematică a

ceea ce este esenţial şi definitoriu pentru secvenţa realului care ne interesează.

În funcţie de modul de organizare a datelor se cunosc următoarele tipuri de

baze de date :Baze de date relaţionale

Modelul relaţional a fost propus pentru prima dată de E.F.Codd în 1970.

Acesta a utilizat teoria mulţimilor ca fundament logic de organizare a datelor. 2 În

cadrul bazelor de date relaţionale datele sunt organizate sub forma unor tablouri

bidimensionale de date, numite relaţii, în care liniile reprezintă înregistrările

individuale (tuplele) iar coloanele reprezintă atributele. Conceptul matematic de

relaţie este reprezentat printr -o tabelă. Fiecare relaţie are un nume căruia îi

corespunde o coloană din tabel. Numele coloanei arată semnificaţia valorilor din

coloana respectivă .

Baze de date ierarhice

1 “Totul despre Microsoft Access 2000” – Roger Jennings, pagina 10702 “Structuri de date “ – Lector univ.dr. Paul Iacob


4/75

4

Acest model de structurare a datelor a fost primul dezvoltat în ordine

istorică. Reprezentarea modelului ierarhic este o arborescenţă grafică, două noţiuni

f undamentale ale acestui model sunt noţiunile de părinte şi relaţia părinte-copil.

Baze de date în reţea

Modelul reţea conţine înregistrări, date şi relaţii ‘ unu la mai mulţi ‘ 3

între înregistrări. Înregistrarea din partea 1 se va numi proprietar, iar înregistrarea din

partea ‘mai multe’ o vom numi membru. În modelul reţea sunt două structuri :

- înregistrare (record): colecţie de date legate logic între ele

- legătură (set): relaţie de tipul unu la mai multe sau unu la unu

O reţea de date simplă se bazează doar pe legături de tipul unu la maimulte în timp ce o reţea de date complexă conţine relaţii de tipul multe la mai multe.

O reţea de date complexă nu poate fi implementată direct, de aceea trebuie mai întâi

transformată într -o reţea de date simplă.

Dintre toate modelele prezentate mai sus cel mai utilizat este modelul de

baze de date relaţional. Modelul E-R (Entity- Relationship) a fost dezvoltat de Chen

în 1976. Modelul E-R constituie un mod de reprezentare a bazelor de date relaţionale

şi este foarte util în proiectarea acestora.

2. Concepte de bază

Conceptele de baza ale modelului E-R sunt : tip de entitate, tip de

relaţie, atribute, chei.

O entitate este un obiect fizic sau un concept ce poate fi identificat în

mod unic. De exemplu : Tipografia Corint din oraşul Iaşi, judeţul Iaşi, strada Mihail

Sadoveanu, numărul 125, este o entitate deoarece identifică în mod unic această

tipografie , nu poate exista o altă tipografie cu exact aceeaşi descriere, aceeaşi adresă.

Un tip de entitate este un set de entităţi de acelaşi tip . De exemplu tipul de entitate

Elev va conţine entităţile :

- Baciu Ramona, nr_matricol 256, Şcoala nr. 2, Bacău

3 Vezi pagina


5/75

5

- Dima Anca, nr_matricol 129, Şcoala nr.2, Bacău

Entităţile se mai numesc instanţe, concretizări ale tipului de entitate.

Un tip de entitate se identifică printr -un nume şi o lista de proprietăţinumite atribute. De exemplu numele tipului de entitate prezentat mai sus este Elev,

iar atributele care caracterizează tipul de entitate sunt: nume_elev, nr_matricol,

şcoala, localitatea.

Atributele unei entităţi conţin valori care descriu fiecare entitate şi care

duc la identificarea în mod unic a fiecărei entităţi. Domeniul atributelor reprezintă

mulţimea din care atributele pot lua valori . De exemplu ‘nume_elev’ tre buie să fie

un şir de caractere, ‘nr_matricol’ trebuie să fie un număr natural pozitiv.Atributele pot fi :

simple: cu o singură componentă ( ex : localitatea);

compuse: care conţin mai multe componente, fiecare cu o existenţă independentă

(ex: data naşterii poate fi descompusă în zi, lună, an);

derivate : a căror valoare se poate calcula din alte atribute (ex: cost_total se poate

calcula pe baza atributelor ‘cantitate’ şi ‘preţ’);

Mulţimea atributelor asociate unui tip de entitate formeaza o supercheie

dacă poate duce la identificarea unică a oricărei entităţi din tipul de entitate care o

contine. Numim cheie candidat orice supercheie care conţine un număr minim de

atribute. Cheia primară va fi aleasă cea mai scurtă cheie dintre cheile candidat.4

Numim Tip de relaţie o asociere între tipuri de entităţi iar relaţie o

asociere între entităţi. Relaţiile care se stabilesc în cadrul unei baze de date trebuie să

se conformeze unor restricţii de cardinalitate şi de participare.

Cardinalitatea este dată de numărul de relaţii posibile pentru o entitate,

sau numărul de entităţi la care aceasta poate fi asociată. Cardinalitatea poate fi detipul unu-la-unu (1:1), unu-la-mai-multe (1:M), mai-multe-la-mai-multe (M:N).

Relaţia unu-la-unu

În acest tip de relaţie o entitate este legată de cel mult o entitate din alt

tip de entitate . De exemplu între tipul de entitate Diriginte şi tipul de entitate Clasă se

4 “Baze de date” curs pentru învăţământ la distanţă, lector univ.dr. Paul Iacob


6/75


7/75

7

12 Yves Rocher Bacău Oituz 14 11234 demachiant

13452 parfum Iria

14 Oriflame Arad Eroilor 24 07998 lac de unghii231009 cremă de corp

Pentru a elimina repetiţiile putem acţiona în două moduri :

a) Completăm câmpurile prin adăugarea de înregistrări

cod_producător den_producator localitatea strada nr cod_produs

den_produs

12 Yves Rocher Bacău Oituz 14 11234 demachiant

12 Yves Rocher Bacău Oituz 14 13452 parfum Iria

14 Oriflame Arad Eroilor 24 07998 lac de unghii

14 Oriflame Arad Eroilor 24 31009 cremă de corp

b) Valorile grupurilor repetitive le copiem într-o nouă relaţie împreună cu

cheia primară din tabelul iniţial . Vom obţine

cod_producător den_producator localitatea strada nr

12 Yves Rocher Bacău Oituz 14

14 Oriflame Arad Eroilor 24

cod_producător cod_produs den_produs


8/75

8

12 11234 demachiant

12 13452 parfum Iria

14 07998 lac de unghii

14 231009 cremă de corp

Tabele obţinute la punctele a şi b sunt in forma normală unu.

Forma Normală Doi (2FN)

Această formă normală se obţine eliminând dependenţele funcţionale Spunem că un atribut B aparţinând unei relaţii depinde funcţional de un

atribut A al aceleiaşi relaţii dacă două entităţi care au aceeasi valoare pentr u

atributul A au o valoare identică şi pentru atributul B.

Exemplu : Între atributele cod_producător şi den-producător există o

dependenţă funcţională deoarece acelaşi cod de furnizori presupune aceeaşi

denumire a furnizorului. Este evident deoarece două firme diferite nu pot avea

acelaşi cod.

Eliminăm în cazul nostru dependenţele funcţionale cod_producător /

den_producător şi cod_produs / den_produs separându-le în relaţii noi :

cod_producător localitatea strada nr

12 Bacău Oituz 14

14 Arad Eroilor 24

cod_producător den_producator

12 Yves Rocher

13 Oriflame

cod_produs den_produs


9/75

9

11234 demachiant

13452 parfum Iria

07998 lac de unghii

231009 cremă de corp

cod_producător cod_produs

12 11234

12 13452

14 0799814 231009

Forma Normală Trei (3NF)

Pentru a aduce relaţiile în forma normală trei trebuie să eliminăm

dependenţele tranzitive. Dependenţe tranzitive se întâlnesc în cazul în care între

atributele a, b şi c aparţinând unei relaţii există dependenţe astfel : b depinde de a şi c

depinde de b, adică c depinde de a .

O relaţie este în forma normală trei dacă se află deja în forma normală

doi şi nici un atribut care nu aparţine cheii primare nu este tranzitiv dependent de

cheia primară.6 În cazul în care avem dependenţe tranzitive creăm relaţii noi cu

atributele tranzitiv dependente de cheia primară , relaţii care vor conţine şi această

cheie primară .

6 “Baze de date” – curs pentru învăţamânt la distanţă, lector univ. dr. Paul Iacob


10/75

10

Capitolul 2

Proiectarea logică a bazei de date

Ne propunem să creăm o bază de date care să optimizeze exploatarea

fluxurilor de informaţii dintr -o şcoală generală . Într-o astfel de şcoală funcţionează

două cicluri : ciclul primar (clasele I-IV) şi ciclul gimnazial (clasele V-VIII).

Disciplinele care se studiază la fiecare clasă sunt prevazute în planul de învăţământ,

la fel şi numărul minim sau maxim de ore pentru fiecare disciplină.

Baza de date va conţine următoarele categorii de informaţii :

Date personale ale elevilor

Disciplinele studiate de fiecare clasă şi profesorii care predau

disciplinele

Notele obţinute de elevi la diverse discipline

Observatii psihologice şi caracterizări ale elevilor

Date referitoare la profesori : date personale, vechime, grad didactic,

ş.a.

Baza de date va trebui să răspundă următoarelor cerinţe :

Să permită introducerea notelor in catalog pentru fiecare elev, deasemenea

vizualizarea notelor deja înregistrate

Să afişeze rapoarte cu datele elevilor, date statistice referitoare la notele

obţinute

Să permită studierea de către psiholog, diriginte, părinţi a fişelor de observaţii

individuale

Să afişeze rapoarte despre datele personale ale profesorilor precum şi date

referitoare la gradul didactic obţinut, vechime în învăţământ

Să afişeze rapoarte în care sunt calculate automat mediile elevilor la fiecare

disciplină


11/75

11

Pasul 1- Identificarea tipurilor de entităţi

Am identificat următoarele tipuri de entităţi :

Elevi

Discipline

Note

Fişe de observaţie

Profesori

Pasul 2 – Identificarea tipurilor de relaţii

Tipurile de relaţie se reprezinta prin verbe ale relaţiilor după cum

reiese din tabelul următor :

Tip de entitate Tip de relaţie Tip de entitate

Elevi studiază Discipline

Discipline predate de Profesori

Note obţinute de Elevi

Fişe de observaţie caracterizează pe Elevi

Analizăm cardinalitatea relaţiilor care poate fi :

- 1:1 – o entitate din primul tip de entitate este legată de cel mult o

entitate din al doilea tip de entitate implicat

- 1 :M – o entitate a primului tip este legată de 0,1 sau mai multe entităti

din al doilea tip de entitate ; relaţia inversă este de 1 :1

- N :M - relaţia inversă este de 1 :M ; deci dacă şi relaţia directă si cea

inversa este de tipul 1 :M atunci relaţia este de tipul ‘mai multe la maimulte’

Este necesar să stabilim cardinalitaea relaţiilor deoarece trebuie să

descompunem relaţiile N:M in două relaţii 1:M prin adăugarea unui nou tip

de entitate.

a) – O disciplină este predată de mai mulţi profesori ?

- Nu.


12/75

12

- Un profesor predă mai multe discipline ?

- Da. (cardinalitate 1 :M, reformulăm Profesori predau Discipline)

b) - Un elev obţine mai multe note ?

- Da

- O notă este obţinută de mai mulţi elevi ?

- Nu. (cardinalitate 1 :M)

c) -Fişa de observaţie caracterizează mai mulţi elevi ?

- Nu.- Un elev este caracterizat de mai multe fişe ?

- Nu. (cardinalitate 1 :1)

d) – Un elev studiază mai multe discipline ?

- Da.

- O disciplină este studiată de mai mulţi elevi ?

- Da. (cardinalitate N :M)

Avem o relaţie N :M pe care o descompunem în relaţii 1 :M introducând alt

tip de entitate : Profesor/materie

Tip de entitate Tip de relaţie Tip de entitate Cardinalitatea

Profesor/materie educă Elevi 1 :M

Profesori specializaţi pe Profesori/materie 1 :M

Discipline este studiată de Elevi 1 :M

Profesori predau Discipline 1 :M

Fişa de observaţie caracterizează pe Elevi 1 :1

Elevi obţin Note 1 :M


13/75

13

Pasul 3- Identificarea şi asocierea atributelor la tipurile de entităţi

Amintim că atributele sunt informaţii care caracterizeaza entităţile.

Tip de entitate Atribute Tip de date Regul i

Elevi -cod_elev

-nume_elev

-prenume_elev

- clasa

-data_naşterii

-CNP-strada

-nr

-localitatea

-prenumele_tatălui

-prenumele_mamei

-telefon

Intreg

Caractere

Caractere

10

caractere

DataCaractere

Caractere

Intreg

Caractere

Caractere

Caractere

caractere

- cheie

primară

Profesori -cod_profesor

-numeP

-prenumeP

-telefonP

- grad_didactic

-vechime

Intreg

Caractere

Caractere

caractere

caractere

intreg

-cheie primară

Profesor/materie -nr_curs

-cod_materie

-cod_profesor

-ore_saptamana

Intreg

Intreg

intreg

intreg

-cheie primară

Discipline -cod_materie

-den_materie

Intreg

caractere

-cheie primară


14/75

14

Note -cod_materie

-cod_elev

-data

-nota

-semestrul

Intreg

Intreg

Data

Intreg

caractere

-cheie primară

Fişa de

observaţie

-nr_înregistrare

-cod_elev

-caracterizare

Intreg

Intreg

caractere

-cheie primară

Diagrama ER (Entitate Relaţie)

După ce am stabilit entităţile şi atributele avem nevoie de un instrument grafic

care să permită o vedere sintetică asupra bazei de date . Chen a inventata diagrama E-

R 7 . Vom reprezenta entitatea sub forma unui dreptunghi In care sunt listate

atributele şi în care este evidenţiată cheia cu semnul ‘*’.

Relaţiile vor fi reprezentate prin linii între entităţi iar tipurile relaţiilor vor f i

descrise utilizănd simbolurile :

││ pentru o singură instanţă

0│pentru 0 sau una

>│pentru una sau mai multe

>0 pentru 0, una sau mai multe

În cazul nostrum diagrama E-R arată astfel :

7 “Iniţiere în baze de date “ – Paul Iacob


15/75

15

Între tabele trebuie să existe legături . Acest lucru se relizează pe baza

cheii străine . De exemplu în tabelul Fise de observaţii avem atributul

cod_elev. Acest atribut cu valoare de cheie străină leagă tabelul mai sus

amintit de tabelul Elevi în care atributul cu acelaşi nume (cod_elev) este cheie

primară . Pentru ca baza de date să fie corectă trebuie respectate

următoarele restricţii :

Cheia primar ă a entităţilor nu poate avea valori nule (integritatea

entităţilor)


16/75

16

Dacă cheia străină dintipul de entitate ‘fiu’ conţine o valoare ea trebuie

neapărat să se regăsească şi în tipul de entitate ‘părinte’(integritatea

referinţelor)

Domeniile atributelor , stabilite deja, trebuie să fie respectate (restricţia de

domeniu)

Valorile cheii primare sunt unice (nu putem avea doi elevi cărora să le

asociem acelaşi cod)

Pasul 4- Crear ea de relaţii peste modelul logic local

Analizând tipurile de entitate le-am clasificat astefel:

Tip tare de entitate :

Elevi

Disciplina

Profesori

Tip slab de entitate :o Noteo Profesor/materieo Fişa de observaţie

Elevi (cod_elev,nume_elev, prenume_elev,clasa, data_naşterii,CNP, strada, nr, localitatea, prenumele_tatălui, prenumele_mamei,telefon)Cheie primară : cod_elev

Profesori (cod_profesor, numeP, prenumeP, telefonP,

grad_didactic, vechime)Cheie primară : cod_profesor

Profesor/materie (nr_curs, cod_materie, cod_profesor,ore_saptamână)

Cheie primară : nr_cursCheie străină : cod_materie, cod_profesor

Disciplina (cod_materie, de_materie)Cheie primară : cod_materie

Note (cod_materie, cod_elev, data, nota, semestrul) Cheia primară : cod_materie, cod_elev, data Cheie străină : cod_materie, cod_elev

Fişa de observaţie (nr_înregistrare, cod_elev, caracterizare)Cheie primară : nr_înregistrareCheie străină : cod_elev

După ce am stabilit clar tipurile de entităţi , relaţiile, atributele,

domeniul acestora şi întreaga structură este logică , răspunzând cerinţelor

pentru care a fost concepută , trecem la a doua etapă, cea a proiectării fizice,


17/75


18/75

18

Capitolul 3

Crearea unei baze de date cu Microsoft Access

Baza de date, acea colecţie de date aflate în interdependenţă logică, este

implementată cu ajutorul unui SGBD, un software care permite definirea, crearea şi

întreţinerea bazei de date. Astfel de softuri specializate sunt de exemplu Paradox, dBase

IV de la Borland, FoxPro, Access de la Microsoft.

În continuare ne vom referi la acest ultim program , probabil cel mai utilizat în

domeniu.

1. Prezentarea aplicaţiei Microsoft Access Din All Programs > Microsoft Office deschidem Microsoft Access. În fereastra

următoare , alegem din meniul File opţiunea New :

Ecranul 1

Se va deschide o fereastră din care putem alege Blank database, Blank data access

page, Project using existing data, Project using new data, From exesting file. Pentru


19/75

19

crearea unei noi baze de date alegem prima variantă. Imediat se deschide fereastra în

care putem alege numele bazei de date şi directorul unde vrem să o salvăm.

Ecranul 2

Apăsăm butonul Create şi ajungem în mediul de lucru (Ecranul 3). În partea stângă a

ferestrei active avem afişate tipuri de obiecte : Tables (Tabele), Queries (Interogări),

Forms (Formulare), Reports (Rapoarte), Pages (Pagini), Macros (Macrocomenzi) şi

Module.

Tabelele înregistrează datele într -un format pe linii şi coloane ca o foaie decalcul tabelar.

Interogările afişeaza datele selectate din cel mult 16 tabele.

Formularele afişează datele incluse în tabele sau interogări, se pot adăuga

ilustraţii şi grafice, sau alte for mulare incorporate (subformulare).

Rapoartele permit tipărirea datelor sau vizualizarea lor înaintea tipăririi în

aproape orice format


20/75

20

Macrocomenzile automatizează operaţiile executate în Access .8 Reprezintă

denumiri ale unei serii de acţiuni executate succesiv, proceduri predefinite.

Modulele conţin coduri VBA pe care le scriem pentru a crea funcţii personalizate pe care le folosim în formulare, tabele, interogări.

Paginile sunt pagini de tip DAP (Data Access Pages) cu ajutorul cărora putem

să afişăm şi să edităm datele introduce în Access pentru publicarea ca pagini Web

într-un server intranet.

Ecranul 3

2. Crearea şi introducerea datelor în tabele

În ecranul 3 , este activă fereastra Tabele . De aici putem crea tabele înmodurile Design View, by using wizard, by entering data. Exemplificăm primavariantă.

8 “Totul despre Microsoft Access 2000”- Roger Jennings, Editura Teora, 1999, pagina 100


21/75


22/75

22

- Single – numere în virgulă mobilă cu până la şapte zecimale

- Double – numere în virgulă mobilă cu până la 15 zecimale , folosit pentru

calcule ce solicită o precizie ridicată

Date/Time – o dată calendaristică sau o oră în unul din cele şapte

subtipuri :

- General Date – stochează data şi ora (04/12/1992 05:34:00 PM)

- Short Date – se reţine doar data de tipul 4/12/1993

- Long Date – de tipul Saturday, April 29, 2001

- Medium Date – de tipul 3-Apr-93

- Long Time – oră de forma 5:23:40 PM - Medium Time- 5:23 PM

- Short Time - 17:35

Currency – un număr cu două zecimale care foloseşte virgula ca

separator între ordinele de mărime şi parantezele pentru încadrarea

valorilor negative, cu următoar ele subtipuri :

- General number – afişează numerele in forma în care au fost introduce

- Currency – foloseşte virgule ca separator între ordinele de mărime şi afişeaza

cel puţin două zecimale

- Fixed – afişează cel puţin o cifră a unităţilor şi un număr definit de zecimale

- Standard – foloseşte virgule ca separator al ordinelor de mărime şi cel puţin

două zecimale

- Percent – înmulţeşte valoarea introdusă cu 100 şi adaugă semnul %

- Scientific – foloseşte notaţia ştiinţifică pentru exprimarea numerelor (3.46E+3

adică 346.000)

Autonumber – un număr întreg care este incrementat în mod automat pe măsură ce sunt introduce datele în tabele

Yes/No – admite date de tip Boolean pentru a stoca valori simple

precum Da/Nu, Adevărat/Fals, On/Off

OLE Object – un alt tip de date precum imagine, sunet

Hyperlink – o referinţă la un document extern care, atunci când esteselectată deschide documentul respective în modul de afişare corespunzător


23/75


24/75


25/75

25

S-ar putea ca în momentul în care vom crea formularele să constatăm că ar fi

mai uşor dacă am alege numele elevilor dintr-o listă , în loc să scriem numele elevilor

de fiecare dată când vrem să înregistrăm o notă de exemplu. Vom proceda astfel :

Deschidem tabelul elevi . La caracteristicile câmpului ‘cod_elev’ , trecem

de la General la Lookup (ecranul 9). De la (Control afişare),

alegem ‘Combo Box’.

Ecranul 9

La apăsăm butonul cu trei puncte din capăt si se va

deschide ecranul 10 . De acolo selectăm tabelul elevi si apăsăm butonul Add apoi Close

.


26/75

26

Ecranul 10

Alegem câmpurile ‘cod_elev’, ‘nume_elev’ şi ‘prenume_elev’.

Ecranul 11


27/75

27

Salvăm la închidere şi vom reveni la următorul ecran:Ecranul 12

La vom scrie 1 (coloana legată) iar la vom

scrie 3 (număr de coloane afişate în combo box) .Salvăm si închidem .

După crearea tabelelor trebuie să stabilim legăturile dintre acestea. Apăsăm

butonul Relationship . Din fereastra care se deschide selectăm succesiv tabelele

apăsând de fiecare dată pe butonul Add (Ecranul 13) :


28/75

28

Ecranul 13

După ce toate tabelele se află în planul second închidem fereastra apăsând

butonul Close . Selectăm cu mouse-ul atributul cheie primară dintr -o entitate şi prin

procedeul drag and drop tragem şi ‘descărcăm’ peste atributul cu acelaşi nume din

tabelul cu care dorim să realizăm legătura.

Din fereastra care se va deschide selectăm cele trei opţiuni aşa cum se observă

în ecranul 14 :

- Enforce Referential Integrity

- Cascade Update Related records

- Cascade Delete Related records

A poi apăsăm butonul Create şi legatura a fost creată.


29/75

29

Ecranul 14

Când toate legăturile au fost create panoul Relationship va arăta astfel :

Ecranul 15


30/75

30

3. Crear ea interogărilor

O cerinţă fundamentală pentru un mediu de creare a bazelor de date estecapacitatea de sortare şi filtrare rapidă a înregistrărilor în aşa fel încât să fie afişate doar

cele dorite de utilizator la un moment dat şi în ordinea dorită.

Pentru aceasta vom crea nişte interogări, cereri asupra bazei de date. Aceste

interogări pot fi create in modul Design View sau ‘by using wisard’. Vom exemplifica

prima variantă.

Din Queries/Interogări alegem Create query in Design view , aşa cum se

observă în ecranul 16.

Ecranul 16

Se va deschide fereastra prezentată în ecranul 17 . De aici trebuie să selectam

tabelul sau tabelele din care vrem să selectăm înregistrările.

Să creăm o interogare pentru a selecta dintre toţi elevii doar pe aceia care sunt în

clasa I A. Selectăm tabelul elevi , apăsăm butonul Add şi apoi Close. Alegem dintr-o

listă de tip combo box câmpurile de care avem nevoie în interogare , de pe rândul


31/75


32/75

32

În dreptul câmpului clasa , pe linia Criteria, vom preciza =”I A” (ecranul 19)

iar dacă dorim să alegem noi clasa in momentul în care deschidem interogarea vom

scrie pe rândul Criteria , în dreptul câmpului clasa =[Alege clasa] . (ecranul 19)

Când vom deschide interogarea se vor afişa doar datele elevilor din clasa I A :

Ecranul 20

Pentru a afla notele unui anumit elev din clasa I A la toate disciplinele vom creaurmatoarea interogare utilizând tabelele Note , Elevi, Discipline si interogarea clasa I


33/75

33

A. Selectam câmpurile ‘cod_elev’, ‘nume_elev’, ‘prenume_elev’, ‘cod_materie’,‘den_materie’, ‘data’, ‘nota’ , aşa com se observa in ecranul 22.

În dreptul câmpului ‘nume_elev’, la Criteria vom scrie =[Nume :] iar la‘prenume_elev’ vom scrie =[Prenume:] . Salvam interogarea iar când o vom deschideva apărea caseta :

Scriem numele elevului (de exemplu : stoica) si apasam tasta OK. Înurmătoarea caseta va trebui să alegem prenumele elevului :

Apăsăm din nou tasta OK si vom putea vedea notele elevului stoica radu

Ecranul 21


34/75

34

Ecranul 22

4. Crearea formularelor

Un formular poate fi creat pe baza unui tabel sau al unei interog ări. Este mai

atractiv din perspectivă grafică . Înainte de a începe crearea unui formular trebuie să

ştim cu exactitate ce probleme trebuie să rezolve formularul şi cum dorim să fie afişate

datele în formular.

Putem să creăm formulare în Design View sau cu ajutorul Wizard-ului.

Ca să creăm un formular ‘by using wizard’ intrăm la formulare (Forms) şi

alegem . Se va deschide fereastra prezentată în ecranul

23 :


35/75

35

Ecranul 23

De la Tables/Queries alegem tabelul sau interogarea pe baza căreia dorim săcreăm formularul apoi de la selectăm câmpurile dorite pe randapăsând butonul cu semnul ‘>’ sau selectăm toate câmpurile apăsând butonul cusemnul ‘>>’. După ce am selectat câmpurile apăsăm butonul Next.

În exemplul nostru vom crea un formular simplu pe baza tabelului discipline.În fereastra următoare alegem cum să fie afişate datele : în coloane, sub forma unuitabel, etc:

Ecranul 24


36/75

36

După selectare apăsăm Next şi apare fereastra prezentată in ecranul 25 deunde vom alege stilul formularului :

Ecranul 25

Apăsăm din nou Next şi se vom pute aici să stabilim numele formularului (în partea desus a ecranului 26), în exemplul nostru ‘discipline’.


37/75

37

Ecranul 26

Apăsăm Finish şi se deschide formularul creat :

Ecranul 27

Să exemplificăm crearea formularului catalog. Vom crea mai întâi interogareaurmătoare :


38/75

38

Ecranul 28

Am selectat din tabelele elevi, note, discipline câmpurile : id_notare,

cod_materie, cod_elev, nume_elev, prenume_elev, data, nota, semestrul , clasa. Amales ca numele elevilor să fie ordonate alfabetic (Ascending la Sort) iar in dreptul

câmpului ‘clasa’ , la Criteria am scris =[Alege clasa] . Salvam interogarea cu

denumirea catalog.

De la panoul cu formulare alegem Create form by using wizard.


39/75

39

Ecranul 29

Alegem stilul formularului , apăsăm Next, apoi salvăm formularul cu numelenote .

Ecranul 30

După crearea formularului note vom crea un alt formular “in Design view”.

După alegerea opţiunii < Create form in Design view> se va deschide fereastra

prezentată în ecranul 31, simultan cu o casetă de instrumente (Toolbox). De aici

selectăm butonul pentru inserarea unui subformular, buton evidenţiat în imagine, şi cu

mouse-ul vom selecta zona în care vom aşeza subformularul. Imediat după eliberarea

mouse-ului vom alege care este sursa de date a subformularului.


40/75

40

Subformularul poate fi selectat dintre formularele deja create sau poate fi creat pe loc

pe baza unui tabel sau a unei interogări. Noi vom utiliza formularul note creat anterior.

Ecranul 31

Selectăm apoi din caseta de instrumente un obiect de tip Combo Box(veziecranul 32) şi îl aşezăm pe formular tot cu mouse-ul, ţinând click stânga apăsat pentru aselecta zona în care va fi amplasat combobox-ul. În momentul următor vom fi întrebaţice date va conţine obiectul şi vom selecta tabelul discipline şi câmpurile şi .

Vom fi puşi să alegem ce camp va face legătura între datele din formular şidatele din subformular . Vom alege una din posibilităţile afişate în cazul nostru <cod_materie>. Opţiunile sunt evidenţiate cu negru în ecranul 33.


41/75

41

Ecranul 32

Ecranul 33


42/75

42

Salvăm formularul şi subformularul cu denumirea catalog ş i respectiv noteSubformular (Ecranul 34) :

Ecranul 34

Formularul catalog va arăta astfel :

Ecranul 35


43/75

43

5. Crearea rapoartelor

Rapoartele sunt destinate tipăririi şi valorile din raport nu se pot modifica. Înfuncţie de cantitatea de date afişată rapoartele se pot întinde pe mai multe pagini . Sunt

instrumente foarte utile pentru orice utilizator al bazei de date deoarece permit gruparea

datelor şi calcularea automată a unor totaluri, medii , ş.a.

Cea mai simplă modalitate de a crea un raport este cu ajutorul wizard-ului.

Vom demonstra crearea raportului care să afişeze notele unui anumit elev.

Creăm mai întâi interogarea ‘note elev I B’ selectând tabelele şi câmpurile aşa cum se

observă în ecranul 36 :

Ecranul 36

În dreptul câmpurilor şi , la Criteria vom scrie :

[nume] şi respective [prenume]. Aceasta înseamnă că, atunci când vom deschide

interogarea, va trebui să scriem în caseta care apare numele elevului :

Apăsăm OK şi şi în caseta următoare scriem prenumele :


44/75

44

Apăsăm din nou OK şi vor fi afişate doar notele elevului Andrei Eduard :

Ecranul 37

Ca să creăm un raport după interogarea prezentată mai sus mergem la Report/

Rapoarte, şi alegem . Imediat în fereastra următoare va trebui să alegem tabelul sau interogarea dupa care dorim să creăm raportul. Vomalege Query: note elev I B aşa cum se observă în ecranul 38 :

Ecranul 38


45/75

45

De la Available Fields/ Câmpuri disponibile alegem câmpurile ,

, , , şi semestrul (ecranul 39)

Ecranul 39

Apăsăm Next şi vom stabili prin prisma cărui tabel dorim să vedem

datele . În ecranul 40 datele vor fi afişate ‘by elevi’.

Ecranul 40


46/75

46

Deosebit de importantă este posibilitatea care ni se oferă la pasul următor de

a adăuga niveluri de grupare. Aceasta deoarece suntem conştienţi că vrem ca raportul

nu doar să afişeze notele ci şi să calculeze mediile pe semestre şi la fiecare disciplină .De aceea am adăugat nivelurile de grupare cu click pe câmpurile din partea stângă:

Ecranul 41

Apăsăm Next şi în următoarea fereastră (ecranul 42) vom putea alege ca

datele de la cel mai jos nivel de grupare să fie afişate Ascending – crescător, alfabetic,sau Descending.

Ecranul 42


47/75

47

Apăsam butonul Summary options şi în fereastra următoare bifăm

căsuţa din dreptul opţiunii Avg (Average/ media aritmetică). Celelalte opţiuni sunt Sum

(calculează suma notelor pentru fiecare nivel de grupare a datelor), Min (afişeazăvaloarea minimă) sau Max.

Ecranul 43

Apăsăm Ok apoi Next . În ecranul 44 vom alege cum sa fie aşezatedatele pe pagină şi cum să fie orientată pagina (Portrait sau Landscape) :

Ecranul 44


48/75

48

Vom stabili apoi stilul raportului după care vom salva raportul cu titlul note elev I B.Aceşti paşi sunt prezentaţi în ecranele 45 şi 46.

Ecranul 45

Ecranul 46


49/75

49

Când vom deschide raportul va trebui să scriem, ca şi la interogarea pe baza

căreia a fost creat numele şi prenumele elevului , apăsând de fiecare dată OK:

Se va deschide raportul în mod Print Preview9 :

Ecranul 47

9 Modul de afişare va fi explicat la subcapitolul despre macrocomenzi


50/75


51/75

51

Ecranul 49

Ecranul 50


52/75


53/75

53

Ecranul 52

Ecranul 53

Cu click dreapta pe etichetă , intrăm în Properties de unde vom seta mărimealiterelor, stilul, etc.De la Font/Fore Color alegem culoarea literelor, de la Special Effect putem să umbrim eticheta (vezi ecranul 56).


54/75

54

Ecranul 54

Cu click dreapta pe formular, -> Fill/Back Color şi putem alege culoarea defond .

Ecranul 55


55/75

55

În acelaşi mod aducem pe formular un buton. Vom seta textul sau imaginea de pe

buton precum şi atiunea care va fi executată de acesta.Cu click dreapta intrăm în

Properties (ecranul 56):

Ecranul 56La Caption vom scrie textul (în cazul în care dorim acest lucru) sau putem

alege o imagine apăsând butonul din dreptul proprietăţii Picture.

Ecranul 57


56/75

56

Se va deschide fereastra următoare din care putem alege imaginea care va

apărea pe buton. Dacă dorim o altă imagine decât cele prezentate apăsăm butonul

Browse şi putem găsi în alt fişier imaginea dorită. După ce am selectat imagineaapăsăm OK.

Ecranul 58

Pentru a seta ce acţiune să execute butonul la click, dublu click sauenter putem să definim o macrocomandă sau să scriem instrucţiunea utilizând codul

VBA. Intrăm la Event (ecranul 59).

Ecranul 59


57/75

57

Apăsăm butonul şi alegem din fereastra următoare Macro Builder (ecranul

60) după care apăsăm butonul OK.

Ecranul 60

Chiar de la început vom fi întrebaţi sub ce denumire salvăm acest Macro.

Scriem denumirea în casetă şi apăsăm OK.

Ecranul 61


58/75

58

Din caseta de opţiuni din colţul stânga sus (Ecranul 62) alegem acţiunea

dorită (în cazul nostru OpenForm/Deschidere formular).

Ecranul 62

De la Form Name alegem ce formulam dorim să fie deschis:

Ecranul 63


59/75

59

De la Data Mode putem selecta : Add-> se permite doar adăugarea datelor Edit -

> se permite adăugarea, modificarea, ştergerea datelor

Read Only -> doar în citire

Ecranul 64Pentru definirea unui macro care să deschidă un raport, paşii sunt aceiaşi, însă la

View putem alege una din opţiunile : Print -> la deschiderea raportului se porneşte automat printarea Design -> raportul se deschide în modul Design

Print Preview -> raportul se deschide pentru a fi vizualizat înaintea imprimării

Ecranul 65


60/75

60

Dacă vrem să scriem cod VBA , în fereastra prezentată în ecranul 60 alegem CodeBuilder şi se va deschide fereastra :

Ecranul 66

După cum se poate observa în ecranul de mai sus subrutina pentru deschidereaformularului form I B este :

docmd.OpenForm “form I B”

Întregul cod VBA este scris în proceduri care sunt blocuri de instrucţiuni cu

început şi sfârşit bine determinat. Acest tip de programare poartă numele de programare

modulară .

În limbajul VBA există două tipuri de proceduri :

Subrutinele – proceduri care nu returnează nici o valoare ; au un început bine

definit (o instrucţiune Sub) şi un sfârşit (End Sub).

Funcţiile – sunt proceduri care returnează o valoare procedurii care le-a apelat.

Ele au un început bine definit (o instrucţiune Function) şi un sfârşit (End

Function)

În baza de date prezentată am mai folosit limbaj VBA pentru a selecta o dată

calendaristică fără introducerea acesteia de la tastatură. Putem folosi acest mod de

selectare a datei în formularul elevi , pentru înregistrarea datei de naştere. Mai întâi

vom schim ba caseta text în casetă de tip Combo Box (Ecranul 67)


61/75

61

Ecranul 67

Apoi, din caseta cu instrumente apăsăm butonul (more controls/maimulte controale), iar din listă alegem Calendar Control 11.0 :

Ecranul 68


62/75

62

Aşezăm calendarul pe formular selectând cu mouse-ul zona .

Ecranul 69

După aceea, cu click dreapta -> Properties -> Format, la proprietateaVisible alegem No :

Ecranul 70


63/75

63

Intrăm la proprietăţile casetei combo box -> Event şi apăsăm butonul

din dreptul opţiunii On Mouse Down:

Ecranul 71

Alegem Code Builder şi apăsăm OK:

Ecranul 72


64/75

64

În Visual Basic vom scrie codul :

Private Sub Calendar4_Click()data_nasterii.Value = Calendar4.Valuedata_nasterii.SetFocusCalendar4.Visible = FalseEnd Sub

Private Sub Calendar4_Updated(Code As Integer)

End Sub

Private Sub Command25_Click()

DoCmd.CloseEnd Sub

Private Sub data_nasterii_MouseDown(Button As Integer, Shift As Integer, XAs Single, Y As Single)

Calendar4.Visible = TrueCalendar4.SetFocusIf Not IsNull(data_nasterii) Then Calendar4.Value = data_nasterii.ValueElseCalendar4.Value = Date

End IfEnd Sub

Salvăm modificările efecuate asupra formularului elevi şi legătura dintre casetacombo box şi calendar (Calendar4) este realizată.


65/75


66/75


67/75

67

Cu click dreapta pe spaţiul graficului intrăm în Properties/ Proprietăţi de

unde vom selecta tipul graficului (ecranul 78), culoarea de fond (ecranul 79), înclinaţia,

luminozitatea, ş.a.

Ecranul 77

Ecranul 78


68/75

68

Ecranul 79

Butonul care va deschide acest formular va executa un macro definit aşa

cum se poate observa în ecranul 80:

Action -> OpenForm

Form Name -> grafic V B

View -> Pivot Chart

Această ultimă opţiune este foarte importantă . Altfel formularul va afişa

datele care stau la baza graficului şi nu graficul pe care îl dorim.

Ecranul 80


69/75

69

8. Crearea unui help

Utilizatorul bazei de date poate consulta documentaţia pusă la dispozitie,

manualul de utilizare sau fişierele help. Deasemenea îi sunt utile informatiile pe care le

poate descoperi pe parcursul lucrului efectiv cu baza de date :

Descrierea obiectelor

Utilizarea indiciilor (Control Tips)

Mesaje de invalidare

Casete cu mesaje

Asistarea cu ajutorul barei de stare

Descrierea obiectelor (tabele, interogări, rapoarte, formulare) se realizează

astfel : Cu click dreapta pe obiect intrăm în Properties/Proprietăţi , aşa cum se observă

în ecranul 81.

Ecranul 81


70/75

70

În caseta Description/ Descriere vom descrie obiectul apoi apăsam tasta OK.

Ecranul 82

Pentru asistarea cu ajutorul barei de stare vom completa în tabele descrierea

fiecărui câmp .

Ecranul 83


71/75

71

Când vom deschide tabelul şi avem cursorul în câmpul a cărui descriere am

demonstrat-o anterior vom putea vedea descrierea sau indicatiile referitoare lacompletarea câmpului respectiv în partea de jos a ferestrei:

Ecranul 84

Aceeaşi descriere din bara de stare o putem obţine dacă de pe formular, cu clickdreapta pe Properties -> Other scriem textul în dreptul câmpului .

Ecranul 85


72/75

72

După ce salvăm şi deschidem din nou formularul ,putem citi descrierea în

bara de stare , aşa cum se observă în ecranul 86, în momentul în care ne aflăm încâmpul respectiv.

Ecranul 86

Un alt ajutor dat utilizatorului este afişarea unor balonaşe cu text. Intrămdin nou cu click dreapta pe Properties -> Other şi completăm câmpul ControlTip Textcu mesajul dorit :

Ecranul 87


73/75

73

Balonaşul cu mesaj va apărea după câteva momente în care indicatorul mouse-

ului se va afla în câmpul a cărui descriere am făcut-o.(ecranul 88)

Ecranul 88

Putem pune la dispoziţia utilizatorului casete cu mesaje referitoare la

regulile de completare a unor câmpuri, mesaje care vor apărea în momentul în careregula definită de completare a câmpului (Validation Rule) a fost încălcată.

Ecranul 89


74/75


75/75

Ecranul 91

Dacă vrem ca mesajul să apară când un utilizator doreşte să deschidă formularulCatalog , în Design View, la proprietătile butonului care deschide formularul vomselecta macrocomanda salvată anterior ca eveniment produs la clik .(Event -> On Click-> msgbox)

În ecranul 92 se poate observa caseta cu mesaj :

Primii Pasi in Crearea Unei Baze de Date-Adela Stoica

Documents

Transcript of Primii Pasi in Crearea Unei Baze de Date-Adela Stoica