Pregătirea misiunii de audit intern

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND

PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

COD: P.O 06-02

Ediția I

Revizia I

Data elaborării : 14.03.2016

AGENTIA NATIONALA ANTI-DOPING

COMPARTIMENTUL AUDIT INTERN

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ COD : PO : 06.02

Cod: PO-06.02

Ediţia I Nr.de ex.2

Revizia 0 Nr.de ex. 1

Pregătirea misiunii de audit intern

Pagina 2 din 35

Exemplar nr.1

2

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI AVIZAREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

Nr. crt.

Elemente privind responsabilii/ operaţiunea

Nume şi prenume Funcţia Data Semnătura

0 1 2 3 4 5

1.

Elaborat Aristița SIRBU Auditor intern 14.03.2016

2.

Verificat/Supervizat Constantin IRIMIA

Auditor intern 10.05.2016

3.

Avizat Camelia MUNTEANU Secretar Comisie SCIM

13.05.2016

4. Avizat Doina Ofelia MELINTE Presedinte Comisie SCIM

20.05.2016

5.

Aprobat Graziela Elena VÂJIALĂ Presedinte 30.05.2016

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZIILOR ÎN CADRUL EDIŢIILOR PROCEDURII OPERAŢIONALE

Nr. crt.

Ediţia sau, după caz,

revizia în cadrul

ediţiei

Componenta revizuită Modalitatea

reviziei

Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau

reviziei ediţiei

0 1 2 3 4

2.1. Ediţia I

Agentia Naționala Anti-Doping Compartimentul Audit Intern

Procedura Operațională privind Pregătirea misiunii de audit

intern

Conform OSGG 400/2015

2 zile de la aprobarea Președintelui ANAD




Cod: PO-06.02




Pagina 3 din 35

Exemplar nr.1

3

3. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE CĂRORA LI SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA SAU, DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIŢIEI PROCEDURII OPERAŢIONALE

Nr. crt.

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Structura organizatorică Funcţia Nume şi

prenume Data

primirii Semnătura

0 1 2 3 4 5 6 7

3.1

Aplicare 1

CAI

Auditori interni

Irimia Constantin Sîrbu Aristița

3.2.

Informare -

3.3.

Evidenţă

CAI

3.4.

Arhivare

CAI

3.5.

Alte scopuri -

4. SCOPUL PROCEDURII OPERATIONALE

4.1. Procedura operaţională are rolul de a prezenta pașii pe care auditorii interni trebuie să îi parcurgă în etapa pregătitoare a misiunii de audit inten, precum și documentele de lucru elaborate din momentul declanșării misiunii de audit păna la etapa intervenției la fața locului. Derularea activitaților detaliate in procedura Pregătirea misiunii de audit intern presupune întocmirea următoarelor documente : Ordinul de serviciu, Declarația de independență, Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern, Minuta ședinței de deschidere, Chestionarul de luare la cunoștință, Studiul preliminar, Stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea riscurilor, Chestionarul de control intern și Programul misiunii de audit intern. 4.2. Dă asigurări cu privire la existența documentatiei adecvate desfășurării activității de pregătire a misiunii de audit intern; 4.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv în condițiile de fluctuație a personalului; 4.4. Sprijina activitatile de control si evaluare, iar pe conducatorul Agenției în luarea deciziilor. 4.5. Rezultatul acestei proceduri îl constituie elaborarea celor 9 documente elaborate în prima etapa de Pregatire a misiunii de audit.




Cod: PO-06.02




Pagina 4 din 35

Exemplar nr.1

4

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

5.1. Pregătirea misiunii de audit intern reprezintă etapa inițială a misiunii de audit intern, în care sunt colectate documentele, datele si informațiile necesare desfașurării urmatoarei etape : Intervenția la fața locului. 5.2. Procedura se aplica exclusiv in cadrul compartimentului audit intern pentru Pregatirea misiunii de audit intern. 5.3. Listarea principalelor documente de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurată. 5.4. Lista compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de date ale activității procedurate: - Furnizori de date : ROF, Organigrama ANAD, Comisia de monitorizare si implementare a SCIM, DGTASIRPI, DEAJRU; - Beneficiari de rezultate : Compartimentul audit intern.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURATE

6.1. Reglementări internaţionale Standardele internaţionale de audit. 6.2. Legislaţie primară

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată. - Ordinul SGG nr.400/2015 privind aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitatilor publice, republicat 6.3. Legislaţie secundară H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern; -Ordinul Președintelui ANAD nr.174/04.07.2014 privind aprobarea Normelor specifice privind exercitarea activitatii de audit public intern și a Cartei auditului intern din ANAD; - O.M.F.P. nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern; - H.G. nr.1044/2014 pentru modificarea si completarea H.G.1522/2006 privind aprobarea structurii organizatorice si a Regulamentului de organizare si functionare al ANAD - Ordinul nr. 298/2014 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a A.N.A.D 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice - SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calităţii - principii fundamentale şi vocabular; - Ordinul Președintelui ANAD nr.167/2011 pentru aprobarea procedurii de sistem PS 01 – Procedura de sistem privind elaborarea procedurilor formalizate pentru activităţile desfăşurate în cadrul Agentiei Nationale Anti-Doping.




Cod: PO-06.02




Pagina 5 din 35

Exemplar nr.1

5

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ 7.1. Definiţii ale termenilor

Nr. crt. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

0 1 2 1. Procedură

operaţională Procedura formalizată, în scris, care descrie toți pașii ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizării activității, cu privire la aspectul procesual.

2. Ediție a unei proceduri operaționale

Forma inițială sau actualizată, dupa caz, a unei proceduri operaționale , aprobată si difuzată

3. Audit intern Activitate funcţional independentă şi obiectivă, de asigurare şi consiliere, concepută să adauge valoare şi să îmbunătăţească activităţile entităţii publice, contribuind la îndeplinirea obiectivelor entităţii publice printr-o abordare sistematică şi metodică, ce evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea managementului riscului, controlului şi proceselor de guvernanţă

4. Audit de regularitate Examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniuluui public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice, care le sunt aplicabile

5. Audit de sistem Evaluare de profunzime a sistemelor de conducere si control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace si eficient, pentru identificarea deficiențelor si formularea de recomandări pentru corectarea acestora.

6. Auditul performanței Examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obictivele.

7. Ordinul de serviciu Mandatul de intervenție aprobat de catre Președintele Agenției , in vederea începerii misiunii de audit intern.

8. Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern

Documentul prin care este înștiințată structura auditată despre : scopul, obiectivele, perioada misiunii, perioada supusă auditării, tipul de audit, persoanele de contact, precum și despre faptul ca pe parcursul misiunii va avea loc intervenția la fața locului.

9. Carta auditului intern Documentul oficial care prezintă misiunea, competenţa şi responsabilităţile Compartimentului Audit Intern.

10. Dosarul permanent Conține informații generale privind entitatea/structura auditată pentru a facilita înțelegerea activităților auditate, se actualizează anual.




Cod: PO-06.02




Pagina 6 din 35

Exemplar nr.1

6

11. Supervizarea Parcurgerea, analizarea şi semnarea unui document/formular, pentru a constata conţinutul şi calitatea acestuia, cât şi de a recomanda (dacă se impune) eventuale propuneri de modificări.

12. Chestionar de luare la cunoștință

Conține informații referitoare la contextul socio – economic de organizare și funcționare a entității/structurii auditate.

13. Studiul preliminar Conține informații suficiente și adecvate despre domeniul auditabil. 14. Stabilirea punctajului

total al riscurilor și ierarhizarea acestora

Stabilește activitățile/acțiunile auditabile, identifică riscurile asociate acestora, stabilește nivelul probabilității și al impactului pentru riscurile identificate, stabilește punctajul total al riscurilor și le ierarhizează în funcție de acest punctaj.

15. Chestionarul de control intern

Conține informații referitoare la activitățile de control intern instituite de management și aprecierea funcționalității acestora.

16. Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea activităților ce urmează a fi auditate

Prezintă rezultatul evaluării inițiale a riscurilor asociate activităților/acțiunilor auditabile și identifică și analizează controalele interne implementate de entitate/structura auditată pentru gestionarea acestor riscuri în vederea identificării zonelor în care acestea nu sunt funcționale

17. Programul misiunii de audit intern

Cuprinde etapele ce urmează a fi realizate pe parcursul misiunii de audit intern și le detaliază în acțiuni, perioada în care se vor desfăşura acestea –prevăzută şi realizată, persoanele implicate precum şi locul desfăşurării acţiunii de audit intern

18. Programul intervenţiei la faţa locului

Prezintă în mod detaliat, pe fiecare obiectiv al misiunii de audit intern, acțiunile pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, respectiv documentarea, observarea fizică, eşantionările, chestionarele, interviurile şi testele, cu respectarea duratei programate pentru realizarea verificărilor la faţa locului.

19. Obiect auditabil Activitatea elementară a domeniului auditat, ale cărei caracteristici pot fi definite teoretic şi comparate cu realitatea practică.

20. Risc Ocazia/eventualitatea ca producerea oricărui eveniment, acțiune, situație sau comportament să aibă un impact nefavorabil asupra capacității entității/structurii auditate de a-și realiza obiectivele.

21. Minuta şedinţei de deschidere

Consemnează aspectele discutate în cadrul şedinţei de deschidere de către personalul Compartimentului Audit Intern cu reprezentanţii structurii auditate.




Cod: PO-06.02




Pagina 7 din 35

Exemplar nr.1

7

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

0 1 2 1. PO Procedură operaţională 2. PS Procedura de sistem 3. H.G. Hotărâre de Guvern 4. O.M.F.P. Ordinul ministrului finanţelor publice 5. S.G.G. Secretariatul General al Guvernului 6. A.N.A.D Agentia Naționala Anti-Doping 7. SCIM Sistemul de Control Intern/Managerial 8. SMC Sistemul de Management al Calitatii 9. R.O.F Regulament de Organizare si Funcționare 10. UCAAPI Unitatea Centrală pentru Armonizarea Auditului Public Intern 11. CAI Compartimentul Audit Intern 12. A Aprobă 13. Ac Actualizează 14. Av Avizează 15. An Analizează 16. E Elaborează 17. Ef Efectuează 18. I Identifică 19. Î Îndosariază 20. M Modifică 21. P Păstrează 22. Pr Propune 23. R Revizuiește 24. T Transmite 25. V Verifică

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE 8.1. Generalităţi Prezenta PO este utilizată de către personalul Compartimentului de audit intern în etapa de pregatire a misiunii de audit intern. Prin desfăşurarea activităţii procedurate este asigurată atingerea obiectivelor Compartimentului de audit intern. 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor




Cod: PO-06.02




Pagina 8 din 35

Exemplar nr.1

8

În cazul PO Pregătirea misiunii de audit intern, sunt utilizate următoarele: (1) formulare: F-PO-02.04.01 – Ordin de serviciu; F-PO-02.04.02 – Declaraţie de independenţă; F-PO-02.04.03 – Notificare privind declanșarea misiunii de audit intern; F-PO-02.04.04 – Minuta ședinței de deschidere; F-PO-02.04.05 – Chestionar de luare la cunoștință; F-PO-02.04.06 – Studiu preliminar; F-PO-02.04.07 – Stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea acestora; F-PO-02.04.08 – Chestionar de control intern Evaluarea gradului de încredere in controlul intern F-PO-02.04.09 – Programul misiunii de audit intern 8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor (1) Ordinul de serviciu – F-PO-02.04.01, autorizează efectuarea misiunilor de audit intern și conține informații referitoare la următoarele aspecte: - cadrul legal privind realizarea misiunii de audit intern; - scopul misiunii de audit intern și tipul auditului (de regularitate, de sistem sau de performanță); - obiectivele misiunii de audit intern; - perioada desfășurării; - perioada supusă auditării; - echipa de audit nominalizată pentru efectuarea misiunii. Odată cu obținerea aprobării conducatorului instituției, acest document devine mandatul de intervenție al auditorilor interni. (2) Declaraţia de independenţă – F-PO-02.04.02, are rolul de a dovedi independenţa auditorilor interni şi a supervizorului ce urmează a fi implicaţi în misiunile de audit intern. Acest formular conține un set de întrebări ce vizează posibilele incompatibilităţi ale auditorilor interni/supervizorului în legătură cu structura/activitatea auditată. (3) Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern – F-PO-02.04.03, constituie modalitatea de informare a reprezentanţilor structurii auditate despre misiunea de audit intern ce urmează a se desfășura la nivelul respectivei structuri, menționând scopul, obiectivele și perioada de derulare a misiunii de audit intern; perioada supusă auditării; documentele solicitate pentru analiză, informațiile privind ședința de deschidere și datele de contact ale echipei de audit. (4) Minuta şedinţei de deschidere – F-PO-02.04.04, este formularul ce conține date despre misiunea de audit intern, gen: denumirea misiunii, perioada auditată, persoanele care au elaborat formularul și data acestuia, lista participanților la ședința de deschidere și descrierea modului de desfăşurare a întâlnirii organizate de către echipa de audit cu reprezentanţii structurii auditate în scopul inițierii intervenției la fața locului. Cu această ocazie sunt prezentați auditorii interni, iar reprezentanţii structurii auditate sunt informați despre scopul misiunii de audit intern, activităţile supuse analizei, termenele de desfășurare a misiunii (ce pot fi negociate în funcție de disponibilitatea salariaților structurii auditate).




Cod: PO-06.02




Pagina 9 din 35

Exemplar nr.1

9

(5) Chestionar de luare la cunoștință - F-PO-02.04.05, conține întrebări formulate de auditorii interni prin al căror răspuns se obțin informații generale privind structura auditată. (6) Studiu preliminar - F-PO-02.04.06, grupează informațiile despre domeniul auditabil și conține, cel puțin, următoarele:

1. caracterizarea generală a structurii auditate; 2. strategia şi politicile în domeniul auditabil; 3. analiza domeniului auditabil (procese, responsabili, factori de influenţă, cadrul normativ şi metodologic specific, gestionarea riscurilor etc.); 4. obiectivele structurii auditate; 5. analiza structurii şi pregătirii personalului; 6. asigurarea calităţii şi politica de îmbunătăţire şi dezvoltare a activităţilor domeniului auditabil; 7. asigurarea şi disponibilitatea resurselor financiare necesare realizării activităţilor auditabile; 8. alte informaţii specifice domeniului auditabil; 9. concluzii.

(7) Stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea acestora - F-PO-02.04.07, are rolul de a prezenta riscurile identificate aferente activităților/acțiunilor auditate, precum și evaluarea și ierarhizarea acestora, și este structurat astfel: - obiectivele misiunii de audit intern; - activități/acțiuni auditabile; - riscurile identificate; - criteriile de analiză a riscului (probabilitate, impact); - punctajul total; - ierarhizarea riscurilor. (8) Chestionar de control intern - F-PO-02.04.08, conține întrebări în vederea identificării activităților de control intern stabilite de management și aprecierii funcționalității acestora. (9) Programul misiunii de audit intern – F-PO-02.04.09, are rolul de a urmări respectarea planificării și realizarea efectivă a documentelor aferente fiecărei etape a misiunii de audit intern. Formularul conţine informații referitoare la: etapele misiunii de audit; acțiunile de audit intern; perioada planificată/reală de realizare pentru desfășurarea activităților și elaborarea respectivelor documente; locul desfăşurării acţiunii și persoanele implicate. Programul misiunii de audit public intern - este un document intern de lucru al compartimentului audit intern şi prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, pentru a colecta probele de audit în baza cărora formulează concluziile şi recomandările. Prin programul misiunii de audit public intern se urmăreşte: - asigurarea şefului/coordonatorului desemnat al compartimentului audit intern că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern; - asigurarea repartizării sarcinilor şi planificarea activităţilor, pe fiecare auditor membru al echipei de audit intern.




Cod: PO-06.02




Pagina 10 din 35

Exemplar nr.1

10

Programul misiunii de audit public intern este structurat pe etapele misiunii de audit public intern şi activităţi, iar în cadrul fiecărui obiectiv de audit cuprinde activităţile/acţiunile selectate în auditare şi testările concrete de efectuat. Programul misiunii de audit planifică timpul efectiv în care membrii echipei de audit vor analiza/verifica/evalua activităţile/operațiunile/procesele ce au loc în cadrul entității/structurii auditate. Informațiile oferite de acest formular sunt structurate după cum urmează: 1. obiectivele misiunii de audit intern; 2 tipul instrumentului de audit folosit (chestionar, test, interviu); 3. termenul prevăzut și realizat; 4. membrii echipei de audit; 5. locul verificării;

8.2.3. Circuitul documentelor (1) Ordinul de serviciu - este elaborat și semnat de către auditorii interni din CAI și se aprobă de către Presedintele ANAD. (2) Declarațiile de independență - sunt completate, verificate (identificate si analizate eventualele incompatibilități) de catre auditorii interni, urmând apoi a le îndosaria în dosarul misiunii de audit public intern. (3) Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern - Compartimentul audit intern notifică structura auditată cu 15 zile calendaristice înainte de data declanşării misiunii de audit public intern, în baza Planului anual de audit intern aprobat de conducătorul A.N.A.D. și atribuie un număr de înregistrare Notificării. Auditorii interni vor semna Notificarea, apoi o vor transmite structurii auditate împreună cu Carta auditului intern, dupa care va îndosaria copia Notificării in dosarul misiunii de audit intern (4) Minuta ședinței de deschidere – Şedinţa de deschidere a misiunii de audit public intern se derulează la structura auditată, cu participarea auditorilor interni şi a personalului structurii auditate şi are rolul de a permite realizarea de discuţii cu privire la rolul misiunii de audit public intern, obiectivele generale şi modalităţile de lucru în vederea realizării misiunii de audit public intern, precum şi pentru a stabili persoanele de contact pe perioada derulării misiunii de audit public intern. Minuta şedinţei de deschidere cuprinde informaţii generale referitoare la organizarea si discuțiile purtate la şedinţă. Astfel, auditorii interni parcurg urmatorii pași : stabilesc data sedinței de deschidere; contactează structura auditată pentru a stabili data întâlnirii; stabilesc ordinea de zi a sedinței de deschidere; participă la ședința de deschidere; întocmesc minuta ședinței de deschidere; consemnează în cadrul minutei toate aspectele dezbătute; toți participanții la ședința de deschidere semneaza minuta sedintei de deschidere; îndosariază minuta ședinței de deschidere in dosarul misiunii de audit public intern. (5) Chestionarul de luare la cunoștință – se întocmeste în etapa constituirii/actualizării dosarului

permanent. Dosarul permanent reprezintă/ cuprinde, după caz: strategii interne; reguli, regulamente

şi legi aplicabile; proceduri de lucru; materiale despre structura auditată (îndatoriri, responsabilităţi,

număr de angajaţi, fişele posturilor, graficul organizaţiei, natura şi locaţia înregistrărilor contabile);




Cod: PO-06.02




Pagina 11 din 35

Exemplar nr.1

11

informaţii financiare; rapoarte de audit public intern anterioare şi/sau externe; informaţii privind

posturile-cheie/fluxurile de operaţii; alte documente specifice domeniului auditabil Informaţiile

colectate trebuie să fie pertinente şi utile pentru atingerea următoarelor scopuri: identificarea

principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic în care structura auditată îşi

desfăşoară activitatea; cunoaşterea organizării structurii auditate, a diferitelor nivele de administrare,

conform organigramei şi a modalităţilor de desfăşurare a activităţilor; identificarea punctelor-cheie

ale funcţionării entităţii/ structurii auditate şi ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare

prealabilă a punctelor tari şi a punctelor slabe; identificarea şi evaluarea riscurilor semnificative;

identificarea informaţiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului şi selecţionării

tehnicilor de investigare adecvate.

Dosarul permanent se actualizează periodic, după caz, pentru a oferi auditorilor interni informaţii

disponibile şi utile în realizarea activităţilor specifice.

Chestionarul de luare la cunoştinţă conţine întrebări prin al căror răspuns auditorii interni pot

cunoaşte contextul socio-economic de organizare şi funcţionare a structurii auditate.

Auditorii interni, în aceasta etapa se familiarizează cu activitatea structurii auditate; concep și

elaborează chestionarul de luare la cunoștință utilizat în obținerea informațiilor; identifică strategiile,

legile si regulamentele aplicabile structurii auditate; obțin organigrama, regulamentele de

funcționare, fișele posturilor, proceduri scrise ale structurii auditate; identifică personalul

responsabil, posturile-cheie, fluxul operațiilor; identifică informațiile financiare, registrul riscurilor si

circuitul documentelor; obțin rapoartele de control/audit anterioare; obțin orice alte documente si

informații specifice domeniului auditabil; constituie/actualizează dosarul permanent și îl opisează.

(6) Studiul preliminar - În aceasta etapă auditorii interni : realizează analiza generală a structurii

auditate; evaluează strategia si politicile aplicabile domeniului auditabil, analizeaza si evaluează

domeniul auditabil ; evaluează obiectivele structurii auditate, analizează structura si pregatirea

personalului; analizează existenta resurselor financiare necesare realizarii activitatilor auditabile;

evalueaza constatarile si recomandarile din rapoartele de audit intern anterioare si a rapoartelor de

audit extern ; analizeaza si examineaza alte date si informatii specifice domeniului auditabil,

stabilesc concluziile analizei preliminare ; elaboreaza si documenteaza studiul preliminar.

(7) Stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea riscurilor - În procesul de identificare şi

analiză a riscurilor auditorii interni utilizează dosarul permanent sau alte documente ale

entităţii/structurii auditate, inclusiv registrul riscurilor. Analiza riscurilor are drept scop identificarea




Cod: PO-06.02




Pagina 12 din 35

Exemplar nr.1

12

riscurilor din entitatea/structura auditată asociate domeniului auditabil şi evaluarea acestora,

aprecierea controlului intern şi selectarea obiectivelor misiunii de audit public intern.

Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariţie a acestora şi de gravitatea consecinţelor,

adică de impactul riscului şi utilizează drept instrumente criteriile de apreciere a riscurilor.

Criteriile privind aprecierea riscurilor care pot fi avute în vedere de către auditorii interni sunt :

- aprecierea probabilităţii - element calitativ, care se realizează prin evaluarea posibilităţii de

apariţie a riscurilor, prin luarea în considerare a unor criterii specifice entităţii şi se poate exprima pe

o scală valorică, pe 3 niveluri, astfel: probabilitate mică, probabilitate medie şi probabilitate mare.

- aprecierea impactului - element cantitativ, care se realizează prin evaluarea efectelor riscului în

cazul în care acesta s-ar produce, prin luarea în considerare a unor criterii specifice entităţii şi se

poate exprima pe o scală valorică, pe 3 niveluri, astfel: impact scăzut, impact moderat şi impact

ridicat. Pentru aprecierea impactului auditorii interni pot avea în vedere drept criterii următoarele:

pierderi de active, costuri de funcţionare, întreruperea activităţilor, imaginea entităţii etc.

Auditorii interni : Stabilesc activitătile si actiunile auditabile si riscurile asociate acestora, in functie

de prelucrarea si documentarea informatiilor continute de dosarul permanent si a informatiilor

continute in studiul preliminar; Stabilesc cerintele pentru fiecare activitate/actiune de realizat din

punct de vedere al controalelor. Identifica riscurile asociate activitătilor/actiunilor auditabile;

stabilesc factori de incidentă privind aprecierea probabilitatii de aparitie a riscurilor si factorii de

apreciere a impactului riscurilor; stabilesc nivelul probabilitătii de manifestare a riscului si nivelul

impactului riscului; stabilesc punctajul total al riscului; ierarhizează riscurile in functie de punctajele

obtinute; elaborează documentul Analiza riscurilor; efectuează eventualele modificări stabilite in

ședinta de lucru; indosariază documentele elaborate în cadrul procedurii de analiză a riscului in

dosarul misiunii de audit public intern.

(8) Chestionarul de control intern

- Chestionarul de control intern permite, prin intermediul întrebărilor formulate şi răspunsurilor

primite, identificarea activităţilor de control intern instituite de management şi aprecierea

funcţionalităţii acestora.

Evaluarea iniţială a controlului intern presupune parcurgerea următoarelor etape: - determinarea

modalităţilor de funcţionare a fiecărei activităţi/acţiuni identificate; - identificarea controalelor

interne existente, pe baza chestionarului de control intern şi/sau a documentelor colectate;

-stabilirea controalelor interne aşteptate pentru fiecare activitate/acţiune şi risc identificat;




Cod: PO-06.02




Pagina 13 din 35

Exemplar nr.1

13

- stabilirea conformităţii controlului intern. Evaluarea iniţială a controlului intern are în vedere

riscurile asociate activităţilor/acţiunilor auditabile şi presupune identificarea şi analiza controalelor

interne implementate de entitate pentru gestionarea acestor riscuri .

(9)Programul misiunii de audit intern - este structurat pe etapele misiunii de audit public intern şi

activităţi, iar în cadrul fiecărui obiectiv de audit cuprinde activităţile/acţiunile selectate în auditare şi

testările concrete de efectuat.

Auditorii interni : - elaborează/analizeaza/supervizeaza si indosariaza programul misiunii de audit

public intern.

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale

- unităţi IT (computere, imprimante, laptop-uri);

- internet, intranet;

- birotică;

- consumabile;

- mobilier adecvat desfăşurării activităţii.

8.3.2. Resurse umane

Auditorii interni din cadrul structurii de audit intern.

8.3.3. Resurse financiare

Desfăşurarea activităţii procedurate nu implică resurse financiare suplimentare faţă de cele alocate

prin bugetul Agenției.

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea activităţii

Activitățile descrise în prezenta procedură debuteză cu 15 zile calendaristice înainte de data stabilită

în Planul anual de audit intern, iar finalul îl reprezintă data fixată prin Programul misiunii de audit

intern, respectiv semnarea și îndosarierea formularului Programul misiunii de audit intern.

8.4.2. Derularea activităţii

(1) Misiunea de audit intern demarează, cu elaborarea notificării privind declanşarea misiunii de

audit public intern . Compartimentul de audit public intern notifică entitatea/structura auditată cu 15

zile calendaristice înainte de data declanşării misiunii de audit public intern, prevăzute în planul de

audit intern. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern, prevazută in formularul




Cod: PO-06.02




Pagina 14 din 35

Exemplar nr.1

14

(F-PO-02.04-03, conţine informaţii referitoare la scopul, obiectivele generale, durata misiunii,

documentele care urmează a fi puse la dispoziţie de entitatea/structura auditată, precum şi informaţii

cu privire la data şedinţei de deschidere.

Următorul pas îl reprezintă elaborarea Ordinului de serviciu (F-PO-02.04.01) de către CAI, căruia i

se alocă un număr de înregistrare din registrul de evidenţă a documentelor și este transmis

Presedintelui ANAD, pentru analiză şi aprobare. Documentul aprobat este înmânat echipei de

auditori și îndosariat în dosarul misiunii la Secţiunea A – Raportul de audit intern şi anexele acestuia

și o copie este păstrată în Registrul de intrări/ieșiri al compartimentului.

(2) Următoarea activitate din schema logică a misiunii de audit intern o reprezintă întocmirea

Declaraţiei de independenţă (F-PO-02.04.02), în vederea asigurării că niciunul dintre auditorii

interni nominalizaţi nu sunt în situație de incompatibilitate în legătură cu

entitatea/structura/activitatea ce urmează a fi auditată. În cazul identificării unei/unor

incompatibilități, auditorii interni , după o analiză atentă, stabilesc modalitatea în care aceasta poate

fi rezolvată/atenuată; în caz contrar auditorul/ auditorii cu incompatibilităţi nu este/sunt

desemnat/desemnaţi în echipa de audit.

În situaţia în care auditorii interni/supervizor prezintă incompatibilităţi, aceştia se pot implica în

misiunea de audit doar în cazul în care aceasta este de neevitat. Dacă pe parcursul misiunii de audit

apare vreo incompatibilitate, auditorii interni şi supervizorul au responsabilitatea să informeze

imediat conducatorul institutiei pentru a identifica soluţia optimă pentru rezolvarea respectivei

incompatibilități.

În cazul în care auditorii interni/supervizorul nu se află în nici o situație de incompatibilitate,

auditorii CAI semnează Declaraţiile de independenţă, acestea fiind îndosariate în dosarul misiunii la

Secţiunea A – Raportul de audit intern şi anexele acestuia.

(3) În baza Planului anual de audit intern aprobat, auditorii interni inițiază faza de informare a

structurii auditate cu privire la demararea misiunii de audit intern, prin întocmirea documentului

Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern (F-PO-02.04.03), document ce este supus

analizei supervizorului; dacă acesta are propuneri de modificări şi completări ale documentului,

organizează o întâlnire cu auditorii interni pentru a discuta despre acestea. Consensul asupra

conţinutului materialului, determină transmiterea acestuia pentru semnare. Auditorii interni alocă

variantei finale un număr de înregistrare din Registrul de intrari/iesiri al compartimentului.

Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern este semnată de către auditori/supervizor și




Cod: PO-06.02




Pagina 15 din 35

Exemplar nr.1

15

transmisă, în original, către structura auditată, o copie a acestui formular se îndosariază în dosarul

misiunii, Secţiunea B – Administrativă și altă copie este păstrată în Registrul intrări/ieșiri al

compartimentului. În cazul structurilor din cadrul ANAD, care sunt supuse auditului intern nu mai

este prezentată Carta auditului intern, deoarece este postată pe intranet-ul ANAD.

Data transmiterii Notificării privind declanșarea misiunii de audit intern este - 15 zile calendaristice

înainte de data declanșării misiunii, prevăzute în Planul anual de audit intern.

Structura auditată poate solicita amânarea unei misiuni de audit intern printr-o adresă care cuprinde

justificări pertinente. Eventuala amânare este discutată de către auditorii interni, supervizor cu

președintele ANAD. Prin Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern auditorii interni

solicită o serie de documente referitoare la activitatea auditată. Există posibilitatea ca reprezentanții

structurii auditate să refuze auditorilor interni punerea la dispoziție a documentelor solicitate, situație

în care aceștia informează conducerea instituției. Supervizorul misiunii întreprinde demersuri pentru

a soluționa motivele refuzului și pentru a obține respectivele documente. În cazul în care și

supervizorul se lovește de un nou refuz, acesta va informa, din nou, conducerea institutiei despre

conjunctura apărută și în funcție de decizia presedintelui ANAD, misiunea de audit intern va fi

continuată sau suspendată. Se informeaza conducerea si structurile auditate despre prevederile art.18

alin.(3) si ale art.23, lit.d) din Legea 672/2002, republicată.

(4) Prezentarea obiectivelor, scopului misiunii de audit intern și a modalităților de lucru

reprezentanţilor entității/structurii auditate se realizează cu ocazia desfășurării Ședinței de

deschidere, termenul de desfășurare este data stabilită în Programul misiunii de audit. Auditorii

interni întocmesc formularul Minuta şedinţei de deschidere (F-PO-02.04.04) ce este analizat,

modificat/completat și semnat de către supervizor. Rezumatul întâlnirii este consemnat de către unul

dintre auditorii interni participanți la ședință. În situația în care, din motive obiective, reprezentaţii

structurii auditate sau auditorii interni implicați în misiune nu pot participa la ședința de deschidere

la data stabilită, se va fixa de comun acord o nouă dată, în cel mai scurt timp posibil, pentru a nu

afecta semnificativ durata de desfășurare a misiunii de audit intern.

Formularul Minuta şedinţei de deschidere, semnat de către toți participanții – atât ai structurii de

audit, cât și ai structurii auditate, este îndosariat în dosarul misiunii, Secţiunea B – Administrativă.

(5) Colectarea și prelucrarea informatiilor constă în analiza aprofundată a domeniului auditabil,

respectiv a procedurilor de lucru, cunoaşterea specificităţii activităţilor desfăşurate de către structura




Cod: PO-06.02




Pagina 16 din 35

Exemplar nr.1

16

auditată, înţelegerea atribuţiilor şi responsabilităţilor personalului ce îşi desfăşoară activitatea în

cadrul său, cât și funcționarea sistemului de control intern.

Astfel, activitatea echipei de audit continuă cu întocmirea Dosarului permanent, sursă esenţială de

informaţii generale despre activitatea auditată şi despre structura/entitatea care o desfăşoară (strategii

interne, reguli, regulamente și legi aplicabile, proceduri de lucru, informații financiare, rapoarte de

audit intern anterioare și/sau externe, informații privind posturile-cheie/fluxurile de operații, etc).

Auditorii interni identifică punctele şi posturile cheie ale funcţionării structurii auditate, sistemele de

control intern existente şi exercitate, circuitul documentelor (eventual şi pistele de audit, dacă acestea

există), informaţii utile şi pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe, precum şi evaluarea

riscurilor cu incidenţă semnificativă. Totodată, auditorii interni identifică eventuale constatări şi

recomandări formulate în precedentele rapoarte de audit intern sau extern, în vederea verificării

modului de implementare. Dosarul permanent este actualizat anual, atfel încât să ofere auditorilor

interni informații disponibile și utile în realizarea activităților specifice.

Pentru a definitiva necesarul informaţiilor colectate auditorii interni întocmesc Chestionarul de

luare la cunoștință (F-PO-02.04.05), formular ce conține întrebări prin al căror răspuns auditorii

interni obțin informații referitoare la contextul socio-economic de organizare și funcționare a

entității/structurii auditate și este transmis supervizorului pentru eventuale modificări, completări și

semnare a variantei finale. Chestionarul de luare la cunoștință se îndosariază în dosarul misiunii,

Secţiunea A – Raportul de audit intern şi anexele acestuia.

(6) Prelucrarea de către auditorii interni a informațiilor obținute se finalizează cu elaborarea

Studiului preliminar (F-PO-02.04.06), formular ce conține concluziile cu privire la caracterizarea

generală a entității/structurii auditate, strategiile și politicile în domeniul auditabil, analiza

domeniului supus auditului (documente de organizare și funcționare, cadrul normativ și metodologic,

procedurile de lucru, informații interne și externe), obiectivele entității/structurii auditate, analiza

structurii și pregătirii personalului, asigurarea calității și politica de îmbunătățire și dezvoltare a

activităților domeniului auditabil, asigurare și disponibilitatea resurselor financiare necesare

realizării activităților auditabile, alte informații specifice domeniului auditabil și concluzii.

Formularul completat este supus analizei și semnării supervizorului, ulterior este îndosariat în

dosarul misiunii la Secţiunea A – Raportul de audit intern şi anexele acestuia.




Cod: PO-06.02




Pagina 17 din 35

Exemplar nr.1

17

(7) Finalizarea formularului Studiu preliminar constituie suportul analizei riscurilor, etapă ce

debutează cu întocmirea de către auditorii interni a documentului Stabilirea punctajului total al

riscurilor și ierarhizarea acestora (F-PO-02.04.07) prin parcurgerea următorilor paşi:

- stabilirea activităților/acțiunilor auditabile;

- identificarea riscurilor asociate activităților/acțiunilor auditabile;

- stabilirea criteriilor de evaluare a riscurilor (probabilitatea de apariție – măsură a posibilității de

apariție a riscului, impactul riscului – efectele/consecințele asupra entității în cazul manifestării

riscului);

- stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări valorice pe trei nivele.

Exemple de nivele pentru fiecare criteriu:

1 pentru aprecierea probabilității riscului, factor calitativ: probabilitate mică – nivel 1,

probabilitate medie – nivel 2, probabilitate mare – nivel 3,

2 pentru aprecierea impactului riscului, factor cantitativ: impact scăzut – nivel 1, impact moderat –

nivel 2, impact ridicat – nivel 3,

- stabilirea punctajului total al riscului se obține utilizând formula:

PT = P x I

Unde:

PT – punctajul total al riscului;

P - probabilitate;

I - impact;

- ierarhizarea riscurilor, pe baza punctajelor totale:




Cod: PO-06.02




Pagina 18 din 35

Exemplar nr.1

18

1. pentru PT = 1 sau 2, riscul este mic;

2. pentru PT = 3 sau 4, riscul este mediu;

3. pentru PT = 5 sau 6, riscul este ridicat.

Conținutul acestui document este discutat de către auditorii interni cu supervizorul pentru stabilirea

variantei finale, variantă semnată de către fiecare component al echipei de audit și de către

supervizor și îndosariat în dosarul misiunii la Secțiunea C – Analiza riscului.

(8) Următorul pas îl constituie Evaluarea controlui intern , care se realizează pe baza Chestionarului de control intern, (F-PO-02.04.08), precum şi a documentelor existente la dosarul permanent şi are rolul de a identifica existenţa controalelor interne pentru fiecare activitate/acţiune auditabilă. Evaluarea iniţială a controlului intern presupune parcurgerea următoarelor etape: - determinarea modalităţilor de funcţionare a fiecărei activităţi/acţiuni identificate; - identificarea controalelor interne existente, pe baza chestionarului de control intern şi/sau a documentelor colectate; - stabilirea controalelor interne aşteptate pentru fiecare activitate/acţiune şi risc identificat; - stabilirea conformităţii controlului intern. Evaluarea controlului intern are în vedere riscurile asociate activităţilor/acţiunilor auditabile şi presupune identificarea şi analiza controalelor interne implementate de entitate pentru gestionarea acestor riscuri cu scopul de a descoperi eventualele zone în care există semnale că acesta nu există, nu funcţionează sau funcţionează neadecvat. Aceasta prezintă sintetic rezultatul evaluării iniţiale a controlului intern pentru fiecare activitate/acţiune auditabilă. Pentru evaluarea controlului intern se utilizează o scală, pe 3 niveluri, astfel: control intern conform, control intern parţial conform şi control intern neconform.

Control intern Criterii Conform a) Sistemul de control intern/managerial este implementat; sunt elaborate

proceduri adecvate, care pot preveni materializarea riscurilor. b) Conducerea entității/structurii cunoaște cadrul de reglementare a sistemului de control intern/managerial. c) Conducerea si personalul au o atitudine pozitivă fata de controlul intern/ managerial, existând preocuparea de a anticipa si inlătura problemele semnalate. d) Controlul intern/managerial este integrat in activitățile curente ale structurii auditate si nu reprezintă o activitate distinctă sau care se desfasoara in paralel cu acestea. e) Procesul de management al riscului din structura auditată asigură identificarea riscurilor, evaluarea lor, stabilirea măsurilor de gestionare a riscurilor si monitorizarea eficacitătii acestora. f) Conducerea primește sistematic raportări privind desfășurarea activitătilor si gradul de îndeplinire a obiectivelor si dispune măsuri corective in cazul abaterilor de la obiective etc.




Cod: PO-06.02




Pagina 19 din 35

Exemplar nr.1

19

Partial conform a) Sistemul de control intern/managerial este partial implementat; procedurile nu sunt suficiente pentru prevenirea materializării riscurilor. b) Conducerea si personalul au o atitudine subiectivă fată de controlul intern/managerial, inlăturând problemele semnalate doar de către anumite echipe de audit sau control. c) Controlul intern/managerial este parțial integrat in activitățile curente ale structurii auditate. d) Procesul de management al riscului din entitate asigură identificarea unor riscuri, evaluarea lor, dar măsurile de gestionare a riscurilor nu sunt intotdeauna adecvate si eficace. e) Conducerea primește anumite raportări privind desfășurarea activităților, dar nu urmarește gradul de îndeplinire a obiectivelor etc.

Neconform a) Sistemul de control intern/managerial nu este implementat; procedurile lipsesc, sunt putin utilizate sau sunt implementate necorespunzator. b) Conducerea structurii auditate nu cunoaște cadrul de reglementare a sistemului de control intern/managerial. c) Conducerea si personalul au o atitudine necooperantă sau indiferentă față de controlul intern/managerial. d) Controlul intern/managerial este perceput ca o activitate distincta sau care se desfasoara in paralel cu activitatile structurii auditate. e) Procesul de management al riscurilor din structura auditata nu asigura identificarea riscurilor, nefiind stabilite masuri adecvate de gestionare a riscurilor. f) Conducerea primeste unele raportari privind desfasurarea activitatilor si gradul de indeplinire a obiectivelor, dar informatiile din acestea nu sunt fiabile. Raportarile nu sunt utilizate in procesul decizional si nu sunt luate masuri corective in cazul abaterilor de la obiective etc.

Astfel audiorii interni: -Stabilesc modalitătile de funcționare a fiecărei activităti/actiuni. -Stabilesc controalele interne planificate pentru fiecare activitate/actiune. -Concep si elaborează Chestionarul de control intern utilizat in identificarea controalelor interne existente. -Obțin răspunsurile la întrebările formulate în chestionarul de control intern. -Identifică controalele interne existente pentru fiecare actiune/operatie. -Realizează evaluarea initiala a controlului intern. -Stabilesc obiectivele de audit și in cadrul acestora activitătile/actiunile ce vor fi auditate si testate, in functie de nivelul riscului si evaluarea controlului intern. -Efectuează eventualele modificări stabilite in ședinta de lucru. -Îndosariază documentele elaborate în cadrul procedurii de analiză a riscului în dosarul misiunii de audit public intern. Supervizorul are urmatoarele sarcini:

a) Analizează şi evaluează controalele interne aşteptate identificate b) Analizează şi revizuieşte chestionarul de control intern elaborat.

c) Analizează şi evaluează controalele interne existente identificate.




Cod: PO-06.02




Pagina 20 din 35

Exemplar nr.1

20

d) Organizează o şedinţă de lucru cu echipa de audit pentru a analiza modul în care a fost evaluat controlul intern. e) Supervizează formularul privind evaluarea iniţială a controlului intern şi stabilirea obiectivelor de audit. (9) Programul misiunii de audit intern (F-PO-02.04.09), cuprinde în mod detaliat, pe fiecare obiectiv al misiunii de audit intern, toate activităţile ce vor fi realizate pe parcursul misiunii de audit, termenul necesar pentru fiecare dintre aceste activități, ţinând cont de încadrarea în perioada planificată din Programul misiunii de audit intern. Elaborarea Programului misiunii de audit este prevazuta în vederea planificării timpului de elaborare a documentelor pe parcursul misiunii de audit intern. Ulterior completării formularului, auditorii interni îl înaintează supervizorului, care îl analizează şi îl discută cu auditorul/auditorii interni. Varianta finală a acestuia este semnată și supervizată. Subliniem că, la sfârşitul misiunii de audit intern, supervizorul efectuează revizuirea Programului misiunii de audit intern, stabilind gradul în care echipa de audit şi-a respectat termenele prevăzute. Ulterior revizuirii, formularul este semnat de către supervizor. Echipa de audit îndosariază documentul - Programului misiunii de audit intern - în dosarul misiunii la Secţiunea A – Raportul de audit intern şi anexele acestuia. Pe parcursul elaborării acestui formular este stabilit tipul instrumentului de audit considerat potrivit de către auditorii interni: documentare, observare fizică, analiza documentelor, interviuri, chestionare, teste (fixându-se locația pentru desfășurarea acestora și datele de realizare de comun acord cu structura auditată). Formularul completat este prezentat supervizorului pentru analiză, modificare/completare și semnare. Schema logică a operaţiunilor şi acţiunilor desfăşurate în cadrul PO este prezentată în Anexa nr. 1. 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii - Identificarea legislației aplicabile structurilor/activităților auditate, precum și a tuturor informațiilor referitoare la acestea; - Colectarea și sintetizarea datelor/documentelor ce sunt utilizate/analizate/verificate pe parcursul misiunii de audit intern; - Întocmirea/completarea documentelor/formularelor specifice etapei de pregătire a misiunii de audit intern. - Planificarea activităților ce sunt desfășurate pe parcursul misiunii de audit intern; 9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

Nr. crt.

Structura organizatorică

(postul)/acţiunea (operaţiunea)

I II III IV V VI VII VIII IX X

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11




Cod: PO-06.02




Pagina 21 din 35

Exemplar nr.1

21

1. Președinte A An 2. Secretarul General Av V 3. Supervizor An S E R V 4. Auditori interni An C E M R P T

Presedintele ANAD: 1) Analizează și aprobă Ordinul de serviciu în vederea declanşării misiunii de audit intern. Compartimentul de audit intern realizează următoarele activităţi: 1) auditorii interni/supervizorul discută despre misiunea de audit intern și stabiliesc echipa de audit; 2) elaborează și semnează Ordinul de serviciu și îl transmite pentru aprobare Presedintelui ANAD. Documentul aprobat este înmânat echipei de audit; 3) Completează și semnează Declarațiile de independență; 4) supervizorul şi auditorii interni discută despre conţinutul documentelor și formularelor Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern, Programul misiunii de audit intern ; 5) analizează și semnează Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern şi Minuta şedinţei de deschidere; 6) aprobă Programul misiunii de audit intern ulterior întocmirii acestuia; 7) revizuiește Programul misiunii de audit intern la finalul misiunii de audit intern; 8) supervizorul/ auditorii interni pregătesc Minuta şedinţei de deschidere ce va avea loc cu reprezentanţii structurii auditate şi participă la aceasta. Supervizorul: 1) asigură pe tot parcursul misiunii de audit intern îndrumarea, asistenţa, consilierea şi informarea auditorilor interni; 2) elaborează și semnează propria Declarație de independență; 3) participă la întâlnirile organizate cu auditorul/auditorii interni; 4) discută și analizează cu auditorii implicați în misiunea de audit intern punctele de vedere ale acestora referitor la documentele prezentate; 5) solicită şi analizează informaţiile colectate şi documentele justificative probante; 7) semnează documentele supuse supervizării, după ce în prealabil a verificat concordanţa dintre constatările auditorilor interni şi elementele probante; 8) respectă planificarea activităţii de audit intern, conform termenelor stabilite în Programul misiunii de audit intern .




Cod: PO-06.02




Pagina 22 din 35

Exemplar nr.1

22

Auditorul/auditorii interni realizează următoarele activităţi: 1) elaborează și semnează documentele și formularele specifice prezentei proceduri; 2) prezintă supervizorului toate documentele întocmite pe parcursul acestei etape a misiunii de audit intern în vederea analizei şi semnării; 3) prezintă supervizorului informaţiile/dovezile/datele justificative ale documentelor de audit intern întocmite; 4) informează supervizorul despre acordul/dezacordul asupra modificărilor/completărilor realizate de către acesta pe documentele înaintate spre analiză şi semnare; 5) transmit entității/structurii auditate formularul Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern; 6) respectă planificarea activităţii de audit intern, conform termenelor stabilite în Programul misiunii de audit intern; 7) păstreză și îndosariază documentele și formularele elaborate pe parcursul etapei de pregătire a misiunii de audit intern în dosarul misiunii la secțiunile corespunzătoare; 8) arhivează PO Pregătirea misiunii de audit intern. 10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

Nr. anexă

Denumirea anexei

Elaborator Aprobă Nr. exemplar

e

Difuzare Arhivare Alte ele-mente Loc Perioa

dă 0 1 2 3 4 5 6 7 8 1. Diagrama de

proces a PO Pregătirea misiunii de audit intern

Auditorii interni / Supervizor

CAI / Președinte ANAD

1 CAI CAI




Cod: PO-06.02




Pagina 23 din 35

Exemplar nr.1

23

11. Cuprins

Numarul componenței in cadrul procedurii operaționale

Denumirea componenței din cadrul procedurii operaționale Pagina

Coperta 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

2

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale 2

3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale

3

4. Scopul procedurii operationale 3

5. Domeniul de aplicare a procedurii operationale 4

6. Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate 4

7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala 5

8. Descrierea procedurii operationale 7

9. Responsabilitati și răspunderi în derularea activității 20

10. Anexe, inregistrari, arhivari 22

11. Cuprins 23




Cod: PO-06.02




Pagina 24 din 35

Exemplar nr.1

24

Anexa nr. 1

Diagrama de proces pentru realizarea PO

START

Președintele ANAD

Verificare și semnare

NU DA

Documente specifice misiunii de audit intern

DA

Aprobare

NU

Structura auditată

Organizarea și desfășurarea ședinței de

deschidere

Îndosarierea documentelor în Dosarul misiunii

STOP

Ordin de serviciu

Notificarea privind declanșarea misiunii de

audit intern

Minuta ședinței de deschidere




Cod: PO-06.02




Pagina 25 din 35

Exemplar nr.1

25

FP - 01

Agentia Națională Anti-Doping

Compartiment audit intern

Nr........../.............................

Ordin de serviciu

În conformitate cu prevederile art. 13 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public

intern, republicată, cu modificările și completările ulterioare, ale HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea

Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern și ale Planului de audit public

intern pe anul .............., în perioada ................................. se va efectua o misiune de audit public intern

la ....................................................... cu tema ..................................................................

Perioada supusă auditării................................... ;

Scopul misiunii de audit public intern este ............................................................................

Obiectivele generale ale misiunii de audit public intern sunt:

a).......................................................;

b)........................................................;

n).........................................................;

Menţionăm că se va efectua un audit intern de .....................................

Echipa de audit intern este formată din următorii auditori interni :

………………………., auditor intern,

....................................., auditor intern.

Supervizor al misiunii de audit public intern este ......................................., având funcția de

..........................

Auditor Intern , Supervizor,

………………………… .............. (nume și prenume) (nume și prenume)




Cod: PO-06.02




Pagina 26 din 35

Exemplar nr.1

26

FP – 02

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ Numele și prenumele: Data: Misiunea de audit intern:

Nr. crt. Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţii Da Nu

1. Aţi avut/Aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din cadrul entităţii/structurii auditate care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu privire la misiunea de audit intern?

2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe, grupuri, care au legătură cu entitatea/structura auditată şi care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

3. Aţi avut/Aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat/implicată în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?

5. Aţi fost implicat/implicată în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau din primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel guvernamental, care are legătură cu entitatea/structura auditată?

8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

9. Aţi fost/Sunteţi implicat/implicată în ţinerea evidenţei contabile la entitatea/structura ce va fi auditată?

10. Aţi avut/Aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi obiectivitate faţă de entitatea/structura auditată?

11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica entităţii?

12. Dacă în timpul misiunii de audit intern apar incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care afectează obiectivitatea dumneavoastră de a lucra şi a elabora rapoarte de audit intern imparţiale, le notificaţi Președintelui ANAD?

1. Incompatibilităţi personale: 2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: 3. Dacă da, explicaţi cum anume:

Auditor intern, Supervizor,




Cod: PO-06.02




Pagina 27 din 35

Exemplar nr.1

27

……………… ………………

FP - 03 Agenția Națională Anti-Doping Compartimentul Audit Intern Nr......../.............................

Notificare privind declanşarea misiunii de audit public intern

Către, Structura..................................................................... Doamnei/Domnului .................................................... De la: Compartimentul Audit Intern

Referitor la misiunea de audit public intern: ................................................................

În conformitate cu Planul de audit public intern pe anul ............., urmează ca în perioada .............................. să se efectueze o misiune de audit public intern cu tema .................................................................................................................................................... . Scopul misiunii de audit public intern îl reprezintă examinarea responsabilităților asumate de către conducerea structurii auditate și de personalul de execuție cu privire la organizarea și realizarea activităților și îndeplinirea obligațiilor în mod eficient și eficace. Obiectivele generale ale misiunii de audit sunt:

a)........................................; b).......................................; c)........................................; n)........................................ .

Vă vom contacta, ulterior, pentru a stabili, de comun acord, data și modul de organizare a şedinţei de deschidere a misiunii de audit public intern în cadrul căreia vom avea în vedere: a) prezentarea auditorului; b) prezentarea și documentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit public intern; c) scopul misiunii de audit public intern; d) modalitatea de desfășurare a misiunii de audit public intern, persoanele de contact; e) alte aspecte. Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rog să puneţi la dispoziţia auditorului, pana la data de ................................. documentaţia necesara privind: planificarea, organizarea si controlul activitatilor, legile si reglementarile aplicabile, regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor, procedurile de lucru și alte documente.............................................., dupa caz. Pentru eventualele clarificari privind desfasurarea misiunii de audit care face obiectul prezentei notificari, va rog sa contactati pe........................ , telefon............................ email.............................................. Cu consideratie, , Data ..................................

mailto:[email protected]




Cod: PO-06.02




Pagina 28 din 35

Exemplar nr.1

28

Auditor, ..................................

FP - 04

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

A. Lista participanţilor

Numele și prenumele Funcţia Entitatea/Structura Semnătura

B. Stenograma ședinței . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .




Cod: PO-06.02




Pagina 29 din 35

Exemplar nr.1

29

FP - 05



Constituirea/actualizarea Dosarului permanent

Data:

Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ

Întrebări formulate Da Nu Observaţii*

I. Cunoaşterea contextului socioeconomic

1. Există cadru de reglementare pentru entitatea/structura auditată?

2. Există organe de conducere colectivă? II. Cunoaşterea contextului organizaţional

3. Există organigramă aprobată? 4. Există ROF actualizat și aprobat? 5. Există fișele posturilor? 6. Există politică de recrutare /promovare a personalului?

7. Există plan de pregătire și perfecționare profesională?

8. Există sisteme informatice adecvate activității structurii/entității auditate?

III. Cunoaşterea funcţionării entităţii/structurii auditate

9. Sunt realizate raportări anuale privind activitatea desfășurată?

10. A fost completat chestionarul de autoevaluare a sistemului de control intern managerial?

Auditori interni, Supervizor, ………… ............




Cod: PO-06.02




Pagina 30 din 35

Exemplar nr.1

30

FP – 06 – a

Studiu preliminar (Se realizează in cazul misiunilor de audit public intern de performanță)

Domeniul/activitatea auditată: ..................... Denumirea misiunii: ................................ Document redactat de: .............................., semnătura........... Supervizat: ........................................, semnătura........... OBIECTIV Descrierea activităţii derulate Analiza diagnostic a domeniului auditabil

- Prezentarea generală a entităţii publice auditate; - Descrierea domeniului auditabil; - Structura, dinamica şi pregătirea profesională a personalului

care îşi desfăşoară activitatea în cadrul domeniului auditabil; - Asigurarea resurselor în vederea realizării activităţilor/

acţiunilor auditabile; - Organizarea şi desfăşurarea proceselor de administrare a

domeniului auditabil; - Politica de îmbunătăţire şi dezvoltare a domeniului auditabil; - Stabilirea întrebărilor principale la care trebuie să răspundă

misiunea de audit public intern de performanță. Stabilirea întrebărilor secundare pe niveluri de detailiere

- Derivarea întrebărilor principale până la nivelul considerat cel mai elementar;

- Analizează întrebările în vederea identificării întinderii procedurilor de audit;

- Stabilirea cerinţelor pentru fiecare activitate/acţiune auditabilă din punct de vedere al controalelor specifice.

Analiza obiectivelor specifice domeniului auditabil stabilite de entitate

- Identificarea obiectivelor definite de entitatea/structura auditată;

- Urmărirea dacă obiectivele stabilite pentru domeniul auditabil derivă din obiectivele strategice ale entităţii şi sunt suficiente;

- Urmărirea dacă obiectivele evaluate respectă caracteristicile SMART;

- Examinarea dacă obiectivele acoperă activităţile derulate. Analiza indicatorilor - Identificarea indicatorilor de performanţă asociaţi obiectivelor

domeniului auditat; - Urmărirea dacă indicatorii pot fi calculaţi; - Examinarea dacă indicatorii sunt relevanţi pentru obiective şi

uşor de înţeles; - Examinarea dacă indicatorii stabiliţi sunt atât cantitativi, cât şi




Cod: PO-06.02




Pagina 31 din 35

Exemplar nr.1

31

calitativi. Analiza adecvării surselor de date folosite de management

- Identificarea surselor de date utilizate de management pentru măsurarea obiectivelor;

- Evaluarea adecvării şi corectitudinii surselor de date utilizate. Stabilirea ariei de cuprindere a misiunii

- Stabilirea criteriilor de referinţă la care se pot raporta rezultatele misiunii;

- Identificarea activităţilor/acţiunilor auditabile unde performanţa poate fi evaluată şi măsurată.

Auditori interni ………………………………………………

FP – 06 – b



Prelucrarea si documentarea informațiilor

Data


Studiu preliminar ( Se realizează in cadrul misiunilor de audit public de regularitate/conformitate și de sistem)

Cuprinde: a) Caracterizarea generală a entităţii/structurii auditate; b) Prezentarea strategiei şi a politicilor în domeniul auditabil; c) Analiza domeniului auditabil; d) Obiectivele entităţii/structurii auditate, a indicatorilor asociați și a conținutului Registrului riscurilor; e) Analiza structurii şi pregătirii personalului din cadrul entităţii/structurii auditate; f) Asigurarea resurselor în vederea realizării activităților/acțunilor auditabile; g) Organizarea și desfășurarea preoceselor de administrare a domeniului auditabil și asigurarea calității acestora; h) Strategia și politica de îmbunătățire și dezvoltare a domeniului auditabil;




Cod: PO-06.02




Pagina 32 din 35

Exemplar nr.1

32

i) Stabilirea activităţilor/acţiunilor auditabile pentru fiecare obiectiv al misiunii de audit intern;

Auditori interni, Supervizor,

.………………………… .........................



Evaluarea riscurilor Data:


FP – 07

STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR ȘI IERARHIZAREA ACESTORA

Nr. crt.

Obiectivele misiunii de audit intern

Activităţi/acţiuni auditabile

Riscurile identificate

Criterii de analiză a riscului Punctajul

total (PT)

Ierarhizarea riscurilor Probabilitate

(P) Impact

(I)

Auditor intern, Supervizor, ………….. ....... ………….......




Cod: PO-06.02




Pagina 33 din 35

Exemplar nr.1

33

AGENTIA NATIONALA ANTI-

DOPING COMPARTIMENTUL AUDIT

INTERN

Evaluarea controlului intern Data:


FP - 08

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Întrebări formulate Da Nu Observaţii 1. .Obiectiv 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. Obiectiv 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . n. . Obiectiv n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Auditor intern, Supervizor, ..................... .................

FP - 09




Cod: PO-06.02




Pagina 34 din 35

Exemplar nr.1

34

FP - 09 Programul misiunii de audit public intern

Compartimentul de audit intern Pregătirea misiunii de audit public intern

Data.................... Elaborarea programelor misiunii de audit public intern

Domeniul/activitatea auditată: . . . . . . . . . . . . Denumirea misiunii: . . . . . . . . . . . . Document redactat de: . . . . . . . . . . . .

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Obiective Activităţi/Acţiuni Tipul testării

Durata (ore)

Auditorul intern

Locul desfăşur

ării Misiunea de audit public intern I. Pregătirea misiunii de audit public intern

1. Întocmirea şi aprobarea ordinului de serviciu X

2. Întocmirea şi validarea declaraţiilor de independenţă

X

3. Pregătirea şi transmiterea notificării privind declanşarea misiunii de audit public intern

X

4. Deschiderea misiunii de audit public intern

X

5. Constituirea şi actualizarea dosarului permanent

X

6. Prelucrarea şi documentarea informaţiilor

X

7. Evaluarea riscurilor X 8. Evaluarea controlului intern X 9. Elaborarea programului misiunii de audit public intern

X

II. Interventia la fata locului

Obiectiv 1

1. Activitatea . . . . . . . . . 1.1. Acţiunea . . . . . . 1.2. Acţiunea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . n. Activitatea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . n.1. Acţiunea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . n.2. Acţiunea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .




Cod: PO-06.02




Pagina 35 din 35

Exemplar nr.1

35

...................... . . . . . . . . . . . . . . . . .

Obiectivul n

1. Activitatea . . . . . . . 1.1. Acţiunea . . . . . . . 1.2. Acţiunea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . n. Activitatea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . n.1. Acţiunea . . . . . . n.2. Acţiunea . . . . . . . ........................... Revizuirea documentelor şi constituirea dosarelor de audit intern

X

Şedinţa de închidere X III. Raportarea misiunii de audit public intern

Elaborarea proiectului raportului de audit public intern

X

Transmiterea proiectului raportului de audit public intern

X

Reuniunea de conciliere X

Elaborarea raportului de audit public intern

X

Difuzarea raportului de audit public intern

X

IV. Urmărirea recomandărilor

Elaborarea fişei de urmărire a implementării recomandărilor

X

Auditor intern, Supervizor, .......................... ......................

Pregătirea misiunii de audit intern

Documents

Transcript of Pregătirea misiunii de audit intern