ASPECTE CONTABILE

I. Documente justificative

1. Beneficiarul are obligaţia să prezinte la OI toate documentele justificative de efectuare a plăţii (facturi, ordine de plată şi alte documente de acest fel).

2. Beneficiarul trebuie să depună documentele justificative de plată care cuprind valoarea contribuţiei proprii şi valoarea finanţării nerambursabile şi dovada efectuării investiţiei.

3. În cazul în care proiectul necesită elaborarea unor studii şi foloseşte serviciile unei firme de consultanţă, este necesar ca la decontare să se prezinte studiul elaborat de către firma de consultanţă, copie a facturii firmei de consultanţă şi dovada plăţii efectuate de beneficiar. Dacă studiul face obiectul dreptului de autor şi nu poate fi prezentat, atunci se va aduce un document de atestare a lucrării, emis de către firma de consultanţă la care se anexează un rezumat al studiului, semnate şi ştampilate.

4. În cazul proiectelor referitoare la extinderea clădirii, beneficiarul trebuie să prezinte documentaţia cadastrală şi celelalte acte care ţin de înscrierea construcţiei în registrul de carte funciară.

I.A. Principalele condiţii de fond şi de formă ale documentelor justificative

1. Condiţiile de fond şi de formă ale documentelor justificative exemplificate mai jos vor respecta reglementările legale, respectiv a „Hotărârii nr. 831 din 2 decembrie 1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară şi contabilă şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora” cu modificările şi actualizările ulterioare, respectiv ORDINUL MEF nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 870 din 23 decembrie 2008.

I.B. Principalele documente sunt:

- facturi:- avize de expediţie;- state de plată salarii;- procese verbale de recepţie;- procese verbale de recepţie preliminară şi definitivă;- procese verbale de montaj şi punere în funcţiune;- ordine de plată;- extrase de cont;- documente privind calitatea şi conformitatea;- documente de transport;- altele

II. Rambursarea cheltuielilorII.1. Decontarea cheltuielilor1. Decontarea cheltuielilor se face în conformitate cu prevederile contractului de finanţare.2. Beneficiarul întocmeşte Cererea de Rambursare în 4 exemplare şi o transmite la Organismul

Intermediar în 4 exemplare, însoţite de un set complet de copii după documentele justificative. Un exemplar avizat de AM se întoarce la beneficiar.

3. Beneficiarul trebuie să transmită către Organismul Intermediar/Autoritatea de Management următoarele documente: Cerere de rambursare (Modelul Cererii de rambursare şi lista documentelor însoţitoare

solicitate pentru verificare sunt date în Anexa – Cerere de rambursare), Documente însoţitoare:

- Raportul de progres;- Copii certificate, care să conţină menţiunea „conform cu originalul”, ştampila beneficiarului şi

semnătura reprezentantului legal al acestuia, după următoarele documente: facturi (trebuie să menţioneze detaliat bunul achiziţionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuată), documente de plată, extrase bancare, alte documente justificative: note contabile, balanţe de verificare;

- Pentru procedura de achiziţii: dovada publicităţii, criterii de selecţie, raport de atribuire a contractului;

- Pentru informare şi publicitate: fotografii, anunţuri, comunicate, documente pentru evidenţierea plăţii publicităţii radio /TV;

- Pentru achiziţii de bunuri: copie certificată NIR, copie certificată după procesul verbal de predare-primire a bunurilor sau după procesul verbal de punere în funcţiune;

- Pentru prestări servicii: aprobarea beneficiarului pentru documentele remise în cadrul consultanţei, foi de prezenţă la cursuri, fişe de evaluare întocmite de către participanţii la cursuri, statele de plată ale trainerilor (copii certificate);

- 1 -

- Pentru execuţia de lucrări de construcţii: copii certificate după procesele verbale de verificare pe faze determinate de execuţie avizate de către Inspectoratul de Stat în Construcţii, copii certificate după rapoartele dirigintelui de şantier, deviz ofertă, situaţii de lucrări;

- Pentru cheltuieli de personal: foi de prezenţă, state de plată;- Pentru cheltuieli cu amortizarea: declaraţie privind metoda de calcul a amortizării şi valoarea

lunară a acesteia, pentru fiecare mijloc fix (anexa VII);- Facturile trebuie sa menţioneze detaliat bunul achiziţionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuata.

4. AM/OI are dreptul de a solicita documente suplimentare pentru elucidarea eventualelor neclarităţi.

5. Înainte de solicitarea rambursării, costurile respective trebuie să fie deja efectuate şi plătite.6. Data plăţii se consideră data efectuării transferului bancar din contul Beneficiarului în contul

contractorului.7. Cererile de rambursare se vor transmite către ANCS la intervalele de timp stabilite prin

contract. Cererile de rambursare se fac pe activităţi finalizate şi pe faze determinate. Netransmiterea Cererii de rambursare conform programului stabilit fără justificare scrisă, poate duce la retragerea finanţării pentru proiect şi la returnarea sumelor decontate până în acel moment.

8. Organismele Intermediare vor efectua monitorizarea şi controlul financiar al tuturor proiectelor care includ achiziţii publice.

9. Monitorizarea proiectelor se face de către Organismul Intermediar (OI) în vederea urmăririi realizării fizice a proiectului si a îndeplinirii indicatorilor stabiliţi prin contract pentru atingerea rezultatelor prevăzute.

10. Monitorizarea din punct de vedere tehnic constă în urmărirea progresului fizic înregistrat în implementarea proiectului şi în colectarea şi introducerea în SMIS - CSNR (Sistemul Unic Informatizat de Management) a tuturor informaţiilor legate de proiect.

11. Procesul de monitorizare începe din momentul semnării contractului de finanţare şi se termină la 5 ani după finalizarea proiectului.

Pentru realizarea monitorizării fizice a proiectelor, OI-ul va desfăşura următoarele activităţi:a) verificarea conţinutului documentelor de raportare elaborate şi transmise de către beneficiar (activităţi desfăşurate/progresul fizic/indicatori); b) vizite de monitorizare care îşi propun verificarea implementării proiectului la faţa locului/sediul beneficiarului (anunţate şi ad-hoc).c) monitorizarea durabilităţii investiţiilor.

12. AM POS CCE/OI efectuează verificări la faţa locului pe bază de eşantion, stabilit în urma realizării unei analize de risc efectuate la nivelul fiecărei instituţii sau la sesizare. Verificarea se realizează cel puţin o dată pe durata de implementare a proiectului şi în mod obligatoriu înainte de plata ultimei cereri de rambursare. Cu această ocazie se verifică inclusiv aspecte ca: dacă cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizării obiectivelor proiectului, dacă sunt legale, înregistrate în contabilitate şi justificate de documente, dacă beneficiarii au respectat prevederile contractuale, prevederile legislaţiei române şi a regulilor comunitare în implementarea proiectelor.

13. Verificarea cererilor de rambursare se face de către ANCS, în termen de maximum 30 zile de la data depunerii acestora. Verificarea este strict documentara, constând in verificarea tuturor documentelor prezentate de beneficiar. Organismul Intermediar va verifica realitatea plăţii după primirea Cererii de rambursare. Verificarea se face pe baza documentaţiei solicitate ce însoţeşte cererea de rambursare.

14. Responsabilul cu managementul financiar de la Biroul Regional al Organismului Intermediar, va primi şi verifica cererea de rambursare transmisă de către Beneficiar. În cazul în care sunt necesare clarificări, modificări sau informaţii suplimentare, Beneficiarul este obligat să furnizeze orice alt document solicitat de către Organismul Intermediar în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea solicitării.

15. Unitatea de Plată/Autoritatea de Management va rambursa cheltuielile Beneficiarului. Data plăţii se consideră data efectuării transferului bancar din contul Unităţii de Plată/Autorităţii de Management în contul Beneficiarului.

16. Documentele ce se vor depune pentru rambursarea cheltuielilor vor fi însoţite de un opis.17. Modelul CERERII DE RAMBURSARE este anexat contractului de finanţare.

II.2. Managementul facturării şi elaborării cererilor de rambursare

1. Facturarea oricăror articole se va baza pe principiul „măsurării”, altfel spus lucrările, activităţile şi materialele pot fi facturate doar la valoarea reală de execuţie şi nu în cantitatea integrală, specificată în devizul estimativ inclus în oferta câştigătoare a contractului.

2. Analizarea corectitudinii articolelor facturate prin comparaţie cu lucrările executate constituie obligaţia principală a consultantului pentru urmărirea execuţiei (dirigintelui de şantier); acesta va avea

- 2 -

dreptul de a deduce orice articole sau volume de lucrări executate, nejustificabile, identificate în orice factură.

3. Inginerul are obligaţia de a aproba factura însoţită de documentele justificative recomandate, precum devizul estimativ, rapoartele lunare privind evoluţia lucrărilor, graficul actualizat al balanţei disponibilităţilor, graficul actualizat al lucrărilor şi lista certificatelor de plată emise până la data respectivă. Inginerul va declara de asemenea cheltuielile acceptabile din perspectiva metodologiei naţionale.

4. În urma acestei aprobări documentele sunt trimise Şefului de proiect care le va administra în continuare.

5. Se recomandă ca administrarea facturilor şi a cererilor de rambursare să se desfăşoare în conformitate cu lista de control de mai jos:

Nr. crt.

Descrierea activităţii Funcţia Nume Data Semnătura

1.Verificarea corectitudinii formale, obiective şi aritmetice a facturii emise de constructorul lucrărilor

Inginerul

2.Primirea facturilor asociate execuţiei lucrărilor din partea Inginerului

Şeful de proiect

3. Primirea facturilor emise din partea Inginerului Şeful de proiect

4.Verificarea corectitudinii formale, obiective şi aritmetice a facturii1

Şeful de proiect

5.Plăţi efectuate către Constructor (pe ordinul de plată trebuie să se regăsească cel puţin două semnături ale personalului autorizat)

Managerul financiar

6.Elaborarea cererii de rambursare cu includerea cheltuielilor acceptabile

Şeful de proiect

7. Verificarea cererii de rambursare şi a semnăturiiAlţi angajaţi ai

Beneficiarului în afară de SP

8. Verificarea cererii de rambursare semnate şi parafateConducerea

Beneficiarului

6. Principalele aspecte ce trebuie urmărite sunt: separarea clară a funcţiilor între personalul responsabil pentru certificarea primirii bunurilor şi serviciilor

(prin facturare) şi cel responsabil cu efectuarea plăţilor; cel puţin o persoană va fi responsabilă cu examinarea validităţii şi corectitudinii cererilor de

rambursare; certificarea (prin semnături) a cererilor de rambursare se va atribui unui număr de minim doi membri ai

personalului desemnat de Beneficiar; includerea în cererea de rambursare exclusiv a sumelor datorate; deducerea din fondurile alocate a cheltuielilor non-eligibile (cheltuieli administrative şi TVA în cazul în

care beneficiarul are obligaţia achitării acestuia); evitarea consemnării plăţilor neefectuate; asigurarea faptului că nu se pot efectua plăţi fără a fi consemnate.

7. Erori posibile la cereri de rambursare

Factura nr. ............. / data .............., nu prezintă semnătura de primire, iar contul furnizorului de lucrări este diferit de contul furnizorului de lucrări din contractul de achiziţie, nu menţionează numărul contractului de achiziţie în baza căruia a fost emisă, nu prezintă semnătura de primire;

Totalul de plată din factura nr. ............. / data .............. este incorect; Factura nr. ............. / data .............. nu este completată la rubrica cont bancar al cumpărătorului; Lipsesc facturile de avans nr. ............. / data .............., emise de către furnizorul de bunuri; Lipsesc facturile proforma emise de către furnizorul de bunuri; Lipsesc facturile proforma nr. ............. / data .............., (sunt menţionate în OP nr. ............. /

data .............., nr. ............. ); Lipseşte factura nr. ............. / data .............. în baza căreia s-a întocmit DPE nr. ............. / data ...........; Factura proforma nr. ............. / data .............. este incompletă; Factura proforma nr. ............. / data .............. nu este semnată şi ştampilată de furnizor; Facturile externe nu sunt semnate şi ştampilate de furnizor, şi nu sunt traduse; Lipseşte factura de stornare a facturilor de avans;

1

- 3 -

Valoarea facturilor emise de furnizorul de lucrări, este mai mare decât valoarea situaţiilor de lucrări; În factura nr. ……./ data ……… data emiterii contractului este menţionată incorect; În declaraţia furnizorului de bunuri, data emiterii facturii externe nr. ............. / data .............. este

menţionată greşit; Numărul facturii menţionate în OP nr. ............. / data .............. nu este completă; În OP nr. ............. / data .............. şi în biletul la ordin emis pentru garanţia de bună execuţie, se

menţionează un cont diferit de cel precizat în contractul încheiat cu furnizorul de lucrări; B.O. menţionat nu este completat;

Contul beneficiarului plăţii de pe OP nr. ............. / data .............. este diferit de contul furnizorului de pe factura nr. ............. / data ...............;

Pe DPE nr. ............. / data ..............este înscrisă factura nr. ............. / data .............., factură neexistentă în cererea de plată;

Pe DPE nr. ............. / data ..............se face referire la factura proforma nr. ............. / data .............., document ce nu se regăseşte în cererea de plată ci doar traducerea;

Ordinul de plată nr. ............. / data .............. nu menţionează numărul facturii sau contractului de achiziţii în baza căruia s-a efectuat plata;

Ordinul de plată nr. ............. / data .............. este emis înaintea facturii nr. ............. / data ...............; Conturile beneficiarului plăţii din Op nr. ............. / data .............. si nr. ............. / data .............. sunt

diferite de contul furnizorului din contractul de achiziţie bunuri nr. ............. / data ...............; Situaţia de lucrări pentru instalaţii de încălzire birouri emisă de furnizorul de lucrări, nu este semnată şi

stampilată de beneficiar; Declaraţia de conformitate emisă de furnizor nu este datată; PV de recepţie întocmit pentru furnizorul de bunuri, prezintă două date de emitere; Documentul nr. ............./ data............. nu este tradus; Lipsesc procesele verbale menţionate în programul de control al calităţii lucrărilor de rezistenţă

(verificare natură teren fundare, verificare armare radier şi pereţi cuvă, etc.); Procesul verbal de recepţie la terminarea lucrărilor nr. ............. / data ..............este incomplet, conţine

erori de redactare, nu este semnat si stampilat de către ISC (comisia de recepţie nu este formată din cel puţin 5 membrii, se face referire doar la contractul de lucrări cu furnizorul de lucrări, iar data acestui contract este diferită de data contractului de achiziţii lucrări avizat de către OI);

Procesul verbal de predare primire încheiat între beneficiar şi furnizorul de bunuri nu este tradus. La fel şi certificatul de calitate pentru bunurile furnizate de către furnizorul de bunuri nu este tradus;

Lipsesc ordinele de începere a lucrărilor şi procesele verbale de predare primire a amplasamentului şi a bornelor de repere pentru lucrările executate de către furnizorii de lucrări;

Lipsesc documente justificative de unde să rezulte constituirea garanţiei de bună execuţie lucrări pentru lucrările realizate de către furnizorii de lucrări;

Lipsesc situaţiile de lucrări şi listele de utilaje pentru lucrările executate de către furnizorii de lucrări; Valoarea menţionată în autorizaţia de construcţie nr. ............. / data .............. este mai mică decât

valoarea lucrărilor solicitate spre decontare prin prezenta cerere de plată; În dosarul de plată nu sunt ataşate toate certificatele de calitate şi conformitate pentru bunurile

achiziţionate; Lipseşte procesul verbal de predare primire pentru unele bunuri; Din facturile solicitate a doua oară spre decontare (emise de către furnizorul de bunuri) nu rezultă care

sunt utilajele care se resolicită la plată; Lipsesc extrasele de cont pentru conturile de garanţie de bună execuţie lucrări la contractele

nr. ............. / data .............. si nr. ............. / data .............., furnizor de lucrări; Lipseşte ordinul de începere al lucrărilor aferent contractului de lucrări nr. ............. / data ...............; Extrasul de cont nr. nr. ............. / data .............. este incomplet. De asemenea lipseşte extrasul de cont

aferent DPE nr. ............. / data ...............; Pe extrasul de cont nr. ............. / data .............. data facturii care este plătită cu OP nr. ............. /

data .............. este înscrisă greşit; Extrasul de cont nr. ............. / data .............. este incomplet; Procesul verbal de recepţie la terminarea lucrărilor nr. ............. / data .............. nu este semnat şi

ştampilat de către reprezentantul administraţiei publice locale şi de către reprezentantul ISC; Lipseşte centralizatorul situaţiilor de lucrări pentru situaţiile de lucrări aferente facturilor; Referatele de verificare din proiectul tehnic prezintă observaţii în urma verificării (la specialitatea

Instalaţii utilizare gaze naturale, instalaţii sanitare); Lipseşte adresa Băncii xxx de unde să rezulte cursul euro din ziua emiterii facturilor pentru bunurile

furnizate de către furnizorii de bunuri; Scadenţa biletului la ordin emis de furnizorul de lucrări nu corespunde cu obligaţiile din contractul de

achiziţii;

- 4 -

Lipsesc actele de legătură între producătorii care au emis certificate de calitate şi declaraţii de conformitate pentru materialele de construcţii, instalaţii şi firmele care execută lucrările conform contractelor de achiziţii lucrări;

În declaraţia de conformitate a producătorului de bunuri nu este specificat tipul bunului înscris în factura nr. ............. / data ..............;

Contractul nr. ............. / data .............. prevede că valabilitatea pentru livrări data de …………, din certificatul de garanţie reiese faptul că utilajul s-a livrat la data de ………., iar procesul verbal de predare – primire a bunului este întocmit la data de ………...;

Centralizatorul situaţiilor de lucrări emis de furnizorul de lucrări este incorect completat; Lipsă semnătură constructor la PV de predare – primire amplasament; Lipsă ştampilă diriginte de şantier la PVFD nr. ............. / data .............. şi nr. ............. / data ..............; Lipsă ştampilă proiectant la PVFD nr. ............. / data .............. şi nr. ............. / data .............., PV de

verificare a naturii terenului de fundare (staţia de epurare) şi PV de verificare a naturii terenului de fundare (hală de producţie), PV de verificare a naturii terenului de fundare (corp administrativ);

Neconcordanţă la data emiterii PV de predare – primire a proiectului tehnic; Lipsă semnătură beneficiar la PVLA emis de furnizorul de lucrări; Lipsă semnătură şi ştampilă constructor la PV de trasare a lucrărilor; Nota de renunţare nu este semnată şi ştampilată de constructor, diriginte de şantier şi beneficiar; Certificatele de conformitate şi garanţie – calitate emise de furnizorul de bunuri, nu sunt datate; Lipsă menţiune în contractul nr. ............. / data .............., încheiate cu furnizorul de lucrări şi bunuri,

privind modalitatea de constituire a garanţiei de bună execuţie; Lipsă documente care să certifice constituirea garanţiei de bună execuţie pentru furnizorii de lucrări şi

bunuri; Declaraţiile de conformitate/calitate prezentate în dosarul cererii de plată nu sunt semnate, ştampilate

sau datate de emitent; Raportul de progres incorect întocmit; Lipsă PV de predare – primirea pentru bunurile achiziţionate de la 2 dintre furnizorii de bunuri; Lipsă PV de punere în funcţiune pentru bunurile achiziţionate; Din centralizatorul proceselor verbale de adjudecare, ataşat în dosarul de achiziţii, nu rezultă

încadrarea pe liniile bugetare; Nu este condică de betoane şi certificate de calitate pentru betonul turnat; Nu este prezentat certificatul de autorizare pentru Laboratorul societăţii comerciale ce verifică

materialele; Declaraţia de conformitate bunuri nu conţine valori ale caracteristicilor tehnice în afara parametrilor

optimi; Lipsa chitanţe plătite la ISC 0,1% si 0,7% si 1% aferente autorizării lucrărilor la Primărie; Anexa la Proiectul tehnic, partea reproiectată, trebuie verificată şi ştampilată de un verificator atestat şi

însoţită de referatul de verificare, care lipseşte; Lipsa poliţa de asigurare pentru bunuri; Încadrarea în liniile bugetare a cheltuielilor realizate, după luarea în considerare a NCS SI NR – urilor

nu este corectă; Cheltuielile privind Studiul geotehnic solicitat la plată prin factura nr. ............. / data .............. sunt

neeligibile deoarece acesta este realizat de către altă firmă decât cea menţionată în contractul de achiziţii proiectare avizat de către OI;

Dispoziţia de şantier ataşată în dosarul cererii de plată este semnată şi stampilată de către ofertantul necâştigător; la fel şi procesele verbale din dosarul cererii de plată (Procesul verbal de verificare a naturii terenului de fundare, Procesele verbale de control al calităţii lucrărilor pe faze determinate). În procesele verbale mai sus menţionate se face referire la faptul ca ofertantul necâştigător la achiziţia de lucrări, este subantreprenor;

Lipseşte lista de comandă suplimentară (pentru cantităţile de lucrări care sunt menţionate in dispoziţia de şantier) şi lista de renunţare (pentru cantităţile de lucrări la care se renunţă). Lipseşte de asemenea antemăsurătoarea semnată şi ştampilată de către proiectant şi oferta de lucrări pentru cantităţile de lucrări mai sus menţionate (semnată şi ştampilată de către constructor);

Exista neconcordante între data întocmirii proceselor verbale de control al calităţii lucrărilor pe faze determinate, procese verbale de lucrări ascunse etc., şi data întocmirii situaţiilor de lucrări;

Devizul financiar al serviciilor de proiectare nu este întocmit în conformitate cu oferta de servicii, aferentă contractului nr. ............. / data ...............;

Referatul privind verificarea de calitate la cerinţa C prezintă observaţii privind verificarea proiectului tehnic la cerinţa mai sus amintită;

Lipseşte autorizaţia de funcţionare cerută la ultima tranşă.

- 5 -

III. Managementul contabil

a. Personalul responsabil cu contabilitatea trebuie să difere de cel însărcinat cu efectuarea plăţilor; se recomandă ca activitatea de contabilitate să fie asigurată de acelaşi manager financiar ca acela care asigură plăţile (vezi mai sus).

b. Regulile privind contabilitatea trebuie să respecte prevederile Legii Contabilităţii nr. 82/1991 modificată şi actualizată.

c. Principalele aspecte ce trebuie urmărite în cazul managementului contabil al proiectului UE sunt: Asistenţa financiară furnizată de UE trebuie separată în mod clar în cadrul sistemului financiar-contabil de alte activităţi desfăşurate de către organizaţie; Sistemul de contabilitate al Beneficiarului trebuie să reflecte/identifice primirea co-finanţării naţionale.

III.1. Reglementări contabile aplicabile pentru instituţii publice

1. Proiectele trebuie să ţină o contabilitate precisă bazată pe un sistem de contabilitate în dublă partidă. Proiectele au posibilitatea de a ţine această contabilitate în sistem clasic sau electronic, deşi este în mod clar preferabil a se ţine în format electronic.

2. Beneficiarul va trebui să ţină un registru şi o evidenţă contabilă clară a implementării acţiunilor folosind sistemul de contabilitate în dublă partidă ca parte integrantă sau ca ajutor pentru contabilitatea beneficiarului. Acest sistem de contabilitate trebuie să se desfăşoare în conformitate cu procedurile stabilite în practica profesională. Trebuie evidenţiate în mod distinct in conturi analitice corespunzătoare, veniturile şi cheltuielile. Trebuie de asemenea să se evidenţieze distinct dobânzile provenite din fondurile nerambursabile.

3. Beneficiarul trebuie să ţină o evidenţă contabilă folosind conturi analitice distincte pentru Proiect, întocmind o balanţă de verificare distinctă. Sistemul contabil utilizat va fi în conformitate cu legislaţia naţională în vigoare şi va asigura, unde este cazul, evidenţa contabilă distinctă a activităţilor economice şi non–economice (cheltuieli, venituri, cont de rezultate).

4. Precizare: conform punctului “1.4.3. Registrele de contabilitate” din OMFP Nr. 1917 din 12 decembrie 2005, în cazul în care o instituţie publică are unităţi subordonate fără personalitate juridică care conduc contabilitatea până la balanţa de verificare, Registrul-jurnal se va conduce de către unităţile subordonate, cu condiţia înregistrării acestuia în evidenţa unităţii.

5. Aceste unităţi fără personalitate juridică care vor implementa proiecte finanţate din fonduri nerambursabile vor organiza deci o activitate contabilă pe proiect, în mod independent, până la balanţa de verificare.

6. Sistemul contabil utilizat va fi în conformitate cu legislaţia naţională în vigoare şi va asigura, unde este cazul, evidenţa contabilă distinctă a activităţilor economice şi non–economice (cheltuieli, venituri, cont de rezultate).

III.1.A. Obligaţiile beneficiarilor:1. Beneficiarul va menţine înregistrări periodice şi exacte în contabilitate, referitoare la

implementarea Proiectului, folosind un sistem de evidenţă contabilă în partidă dublă, ca parte a contabilităţii proprii sau adiacent acesteia. Acest sistem dedicat va fi implementat cu respectarea procedurile impuse de practică profesională. Pentru fiecare Proiect trebuie realizate înregistrări separate în contabilitate, care să evidenţieze toate veniturile şi cheltuielile. Înregistrările în contabilitate trebuie să poată oferi cu precizie detalii privind dobânda provenind din fondurile plătite de Autoritatea Contractantă.

2. Beneficiarul va permite Comisiei Europene, Oficiului European Anti-fraudă şi Curţii Europene a Auditorilor să verifice, prin examinarea documentelor sau prin inspecţii la faţa locului, implementarea Proiectului, şi să realizeze, dacă este necesar, un audit complet pe baza documentelor justificative, a documentelor de înregistrare în contabilitate şi a oricăror alte documente relevante pentru finanţarea Proiectului. Aceste inspecţii pot să aibă loc în următorii 5 ani după plata finală, respectiv până la expirarea termenului de 3 ani de la data închiderii oficiale a POS CCE. În plus, Beneficiarul va permite Oficiului European Anti-fraudă să facă verificări la faţa locului în conformitate cu procedurile stabilite de legislaţia Comisiei Europene pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţilor Europene împotriva fraudelor şi a oricăror altor nereguli. În acest scop, Beneficiarul se angajează să permită personalului sau agenţilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraudă şi ai Curţii Europene a Auditorilor, personalului OI si AM accesul în locurile şi spaţiile unde se implementează Proiectul, inclusiv accesul la sistemele informatice şi la toate documentele şi bazele de date privind managementul tehnic şi financiar al Proiectului. De asemenea, Beneficiarul se angajează că va lua toate măsurile pentru a facilita munca acestora. Accesul agenţilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraudă şi Curţii Europene a Auditorilor se face în condiţiile păstrării confidenţialităţii faţă de terţi, fără a prejudicia obligaţiile de drept public cărora le sunt supuse. Documentele trebuie să fie uşor accesibile şi să fie arhivate astfel încât să permită o verificare

- 6 -

uşoară, iar Beneficiarul este obligat să informeze Autoritatea Contractantă asupra adresei exacte unde acestea sunt păstrate.

3. Documentele la care se face referire în punctul 2 includ:A. Lucrări, bunuri şi servicii:

- oferte de la furnizori;- contracte şi comenzi;- facturi şi dovezi ale plăţii, sau facturi plătite; dacă bunurile provin din stocurile Beneficiarului,

facturile vor reflecta preţul plătit la data achiziţiei; o copie a facturii de achiziţie trebuie să fie ataşată;

- pentru carburanţi şi uleiuri, Beneficiarul va ţine evidenţa distanţelor parcurse, a Consumului - mediu al vehiculelor folosite, a costurilor carburanţilor şi a cheltuielilor de întreţinere.

B. Costurile de personal:- evidenţa cheltuielilor cu personalul local angajat pe perioadă determinată, menţionând sumele

plătite ca remuneraţie, certificate corespunzător de persoana responsabilă la nivel local, cu detalierea salariului brut, a taxelor şi contribuţiilor la asigurările sociale şi a salariului net;

- evidenţa cheltuielilor cu personalul din afara ţării angajat în interesul proiectului; cheltuielile vor fi evaluate pe baza costurilor unitare pe unităţi de timp efectiv lucrate şi verificabile şi vor fi detaliate în salariu brut, taxe şi contribuţii la asigurările sociale şi salariu net.

- Documentele contabile trebuie: Să fie întocmite pe baza documentelor sursă (facturi, extrase bancare, etc.); Să specifice tipul documentelor contabile; Să fie numerotate; Să detalieze conţinutul tranzacţiilor contabile; Să specifice valoarea sumelor în LEI şi/sau EURO; Să fie datate; Să specifice contul bancar folosit pentru tranzacţie; Să fie în original.

4. Toate documentele folosite în timpul tranzacţiilor contabile vor fi parte integrantă a documentelor contabile. Aceste documente vor fi înregistrate, completate şi arhivate astfel încât să se păstreze legătura dintre anumite documente.

5. Pentru instituţiile publice se aplică Ordinul MFP nr. 1917 din 12 decembrie 2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, publicat în Monitorul Oficial nr. 1186 bis din 29 decembrie 2005.

III.1.B. Baza legală:- Principiile şi procedurile contabile vor fi reglementate de acordurile încheiate cu Autoritatea de Certificare, cu reglementările Comisiei Europene şi se vor afla în concordanţă cu:

Legea contabilităţii nr.82/1991, cu modificările şi completările ulterioare; Ordinul nr. 1917 / 2005 al Ministerului Finanţelor Publice; ORDIN Nr. 1187 / 2008 al Ministerului Finanţelor Publice; Planul Contabil pentru instituţiile publice aprobat prin ordinul Ministerului Finanţelor Publice; Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice modificată de Legea nr. 314/2003; Ordinul nr. 1792/2002 al Ministerului Finanţelor Publice prin care se aprobă normele metodologice în

ceea ce priveşte previziunile bugetare, verificările şi aprobările, alocarea de plăţi şi plata cheltuielilor bugetare, cu specificarea organizaţiei, înregistrării şi referinţei previziunii bugetare;

Legea 571 / 2003 privind Codul Fiscal al României cu modificările şi completările ulterioare.

III.1.C. Subvenţii:- În ceea ce priveşte înregistrările contabile pentru clădirea finanţată din fonduri structurale, respectiv pentru realizarea/achiziţionarea de active în general, avem în vedere precizările Ordinului 1752/2005, subsecţiunea 7: SUBVENTII.

III.1.D. Sursele de finanţareSunt reglementate de Legea nr. 500 din 11 iulie 2002 privind finanţele publice, care prevede următoarele:“ART. 62 Finanţarea instituţiilor publice (1) Finanţarea cheltuielilor curente şi de capital ale instituţiilor publice se asigură astfel: a) integral din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, după caz; b) din venituri proprii şi subvenţii acordate de la bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, după caz; c) integral, din veniturile proprii.

- 7 -

(2) Instituţiile publice finanţate integral de la bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, după caz, varsă integral veniturile realizate la bugetul din care sunt finanţate.ART. 64 Finanţarea unor instituţii publice Finanţarea cheltuielilor unor instituţii publice, indiferent de subordonare, se asigură atât din bugetul de stat, cât şi din bugetele locale, numai în cazurile în care, prin legea bugetară anuală sau prin legi speciale, se stabilesc categoriile de cheltuieli care se finanţează prin fiecare buget.ART. 65 Veniturile proprii ale instituţiilor publice (1) Veniturile proprii ale instituţiilor publice, finanţate în condiţiile art. 62 alin. (1) lit. b) şi c), se încasează, se administrează, se utilizează şi se contabilizează de către acestea, potrivit dispoziţiilor legale. (2) Veniturile proprii ale instituţiilor publice, finanţate potrivit art. 62 alin. (1) lit. b) şi c), provin din chirii, organizarea de manifestări culturale şi sportive, concursuri artistice, publicaţii, prestaţii editoriale, studii, proiecte, valorificări de produse din activităţi proprii sau anexe, prestări de servicii şi altele asemenea.ART. 66 Excedentele bugetelor instituţiilor publice (1) Excedentele rezultate din execuţia bugetelor instituţiilor publice, finanţate în condiţiile art. 62 alin. (1) lit. b), se regularizează la sfârşitul anului cu bugetul din care sunt finanţate, în limita sumelor primite de la acesta. (2) Excedentele anuale rezultate din execuţia bugetelor instituţiilor publice, finanţate integral din venituri proprii, se reportează în anul următor.ART. 67 Regimul de finanţare a unor activităţi sau instituţii publice Guvernul poate aproba înfiinţarea de activităţi finanţate integral din venituri proprii pe lângă unele instituţii publice sau schimbarea sistemului de finanţare a unor instituţii publice, din finanţate potrivit prevederilor art. 62 alin. (1) lit. a) şi lit. b) în finanţate în conformitate cu prevederile art. 62 alin. (1) lit. b) şi c), după caz, stabilind totodată domeniul de activitate, sistemul de organizare şi funcţionare a acestor activităţi, categoriile de venituri şi natura cheltuielilor.”

III.1.E. Monografia operaţiunilor de finanţare la instituţii publice conform Ordinului MEF nr. 1187 din 16 aprilie 2008 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1.917/2005*)

III.1.E.1. Contul 458 "Sume de primit/de restituit Agenţiilor/Autorităţilor de Implementare/Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management/Agenţiilor de Plăţi (la beneficiarii finali) - PHARE, SAPARD, ISPA, INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTURĂ, FONDURI DE LA BUGET ŞI ALTE FONDURI" este cont bifuncţional şi se dezvoltă astfel:- contul 4581 "Sume de primit de la Agenţiile/Autorităţile de Implementare - PHARE, ISPA, SAPARD - (la beneficiarii finali)";- contul 4583 "Sume de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management/Agenţiile de Plăţi - INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTURĂ, FONDURI DE LA BUGET ŞI ALTE FONDURI (la beneficiarii finali)";- contul 4584 "Sume de restituit Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management/Agenţiilor de Plăţi - INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTURĂ, FONDURI DE LA BUGET ŞI ALTE FONDURI (la beneficiarii finali)".

a. Contul 4583 "Sume de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management/Agenţiile de Plăţi - INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTURĂ, FONDURI DE LA BUGET ŞI ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali)”. Cu ajutorul acestui cont instituţiile publice - beneficiari finali - ţin evidenţa sumelor de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management/Agenţiile de Plăţi, reprezentând instrumente structurale, fonduri pentru agricultură, fonduri de la buget şi alte fonduri.b. Contul 4583 "Sume de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management/Agenţiile de Plăţi - INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTURĂ, FONDURI DE LA BUGET ŞI ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali) este un cont de activ. În debitul contului se înregistrează sumele de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management/Agenţiile de Plăţi, iar în credit sumele primite. Soldul debitor al contului exprimă sumele de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management/Agenţiile de Plăţi. c. Contul 4583 "Sume de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management/Agenţiile de Plăţi - INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTURĂ, FONDURI DE LA BUGET ŞI ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali) se debitează prin creditul conturilor: 774 "Finanţarea din fonduri externe nerambursabile"

- 8 -

- cu sumele de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management/Agenţiile de Plăţi reprezentând instrumente structurale, fonduri pentru Agricultură şi alte fonduri; 778 "Venituri din contribuţia naţională aferentă programelor/proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management, reprezentând contribuţia naţională aferentă programelor/proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile; etc.d. Contul 4583 "Sume de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management/Agenţiile de Plăţi - INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTURĂ, FONDURI DE LA BUGET ŞI ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali) se creditează prin debitul conturilor: 5151 "Disponibil în lei din fonduri externe nerambursabile" - cu sumele primite de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management reprezentând instrumente structurale, fonduri pentru agricultură şi alte fonduri; 5581 "Disponibil din contribuţia naţională reprezentând cofinanţarea de la buget aferentă programelor/proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele primite de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management reprezentând cofinanţare de la buget; 5582 "Disponibil din contribuţia naţională reprezentând cheltuieli neeligibile şi cheltuieli conexe de la buget aferente programelor/proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele primite de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management reprezentând cheltuieli neeligibile şi cheltuieli conexe de la buget; etc.e. Contul 4584 "Sume de restituit Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management/Agenţiilor de Plăţi - INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTURĂ, FONDURI DE LA BUGET ŞI ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali)". Cu ajutorul acestui cont, instituţiile publice - beneficiari finali - ţin evidenţa sumelor de restituit Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management/Agenţiilor de Plăţi, reprezentând instrumente structurale, fonduri pentru agricultură, fonduri de la buget şi alte fonduri.f. Contul 4584 "Sume de restituit Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management/Agenţiilor de Plăţi - INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTURĂ, FONDURI DE LA BUGET ŞI ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali)" este un cont de pasiv. În creditul contului se înregistrează sumele de restituit Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management/Agenţiilor de Plăţi, iar în debit sumele restituite. Soldul creditor al contului exprimă sumele de restituit.g. Contul 4584 "Sume de restituit Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management/Agenţiilor de Plăţi - INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTURĂ, FONDURI DE LA BUGET ŞI ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali)" se creditează prin debitul următoarelor conturi: 774 "Finanţarea din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele reprezentând debite din fonduri externe nerambursabile, notificate de Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management; 778 "Venituri din contribuţia naţională aferentă programelor/proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele reprezentând debite din fonduri de la buget, notificate de Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management; etc.h. Contul 4584 "Sume de restituit Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management/Agenţiilor de Plăţi - INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTURĂ, FONDURI DE LA BUGET ŞI ALTE FONDURI" (la beneficiarii finali)" se debitează prin creditul următoarelor conturi: 5151 "Disponibil în lei din fonduri externe nerambursabile" - cu sumele restituite Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management, reprezentând debite din fonduri externe nerambursabile; 5581 "Disponibil din contribuţia naţională reprezentând cofinanţarea de la buget aferentă programelor/proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele restituite Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management reprezentând debite şi penalităţi/dobânzi la debitele aferente cofinanţării de la buget; 5582 "Disponibil din contribuţia naţională reprezentând cheltuieli neeligibile şi cheltuieli conexe de la buget aferente programelor/proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile"; - cu sumele restituite Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management reprezentând debite din cheltuieli neeligibile şi cheltuieli conexe de la buget. etc.

III.1.E.2. Planul de conturi utilizat de beneficiarii finali (instituţii publice) pentru instrumente structurale, fonduri pentru agricultură, fonduri de la buget şi alte fonduri.

______________________________________________________________________________

- 9 -

| 458 | Sume de primit şi de restituit Autorităţilor de || | Certificare/Autorităţilor de Management - INSTRUMENTE || | STRUCTURALE ŞI FONDURI DE LA BUGET ||_______________|______________________________________________________________|| 4583 | Sume de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile|| | de Management - INSTRUMENTE STRUCTURALE ŞI FONDURI DE LA || | BUGET ||_______________|______________________________________________________________|| 4583.1 | Sume de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile|| | de Management - INSTRUMENTE STRUCTURALE ||_______________|______________________________________________________________|| 4583.2 | Sume de primit de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile|| | de Management - FONDURI DE LA BUGET ||_______________|______________________________________________________________|| 4584 | Sume de restituit Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor || | de Management - INSTRUMENTE STRUCTURALE ŞI FONDURI DE LA || | BUGET ||_______________|______________________________________________________________|| 4584.1 | Sume de restituit Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor || | de Management - INSTRUMENTE STRUCTURALE ||_______________|______________________________________________________________|| 4584.2 | Sume de restituit Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor || | de Management - FONDURI DE LA BUGET ||_______________|______________________________________________________________|| 515 | Disponibil din fonduri externe nerambursabile ||_______________|______________________________________________________________|| 5151 | Disponibil în lei din fonduri externe nerambursabile ||_______________|______________________________________________________________|| 558 | Disponibil din contribuţia naţională aferentă || | programelor/proiectelor finanţate din fonduri externe || | nerambursabile ||_______________|______________________________________________________________|| 5581 | Disponibil din contribuţia naţională reprezentând cofinanţare|| | de la buget aferentă programelor/proiectelor finanţate din || | fonduri externe nerambursabile ||_______________|______________________________________________________________|| 5582.1 | Disponibil din contribuţia naţională reprezentând cheltuieli || | neeligibile de la buget aferente programelor/proiectelor || | finanţate din fonduri externe nerambursabile ||_______________|______________________________________________________________|| 5582.2 | Disponibil din contribuţia naţională reprezentând cheltuieli || | conexe de la buget aferente programelor/proiectelor finanţate|| | din fonduri externe nerambursabile ||_______________|______________________________________________________________|| 581 | Viramente interne ||_______________|______________________________________________________________|| 673 | Transferuri interne ||_______________|______________________________________________________________|| 770 | Finanţarea de la buget ||_______________|______________________________________________________________|| 7701 | Finanţarea de la bugetul de stat ||_______________|______________________________________________________________|| 7702 | Finanţarea de la bugetele locale ||_______________|______________________________________________________________|| 774 | Finanţarea din fonduri externe nerambursabile ||_______________|______________________________________________________________|| 778 | Venituri din contribuţia naţională de la buget aferentă || | programelor/proiectelor finanţate din fonduri externe || | nerambursabile ||_______________|______________________________________________________________|

- 10 -

III.1.F. Monografia privind înregistrarea în contabilitatea beneficiarilor finali (instituţii publice) a operaţiunilor cu instrumente structurale, fonduri pentru agricultură, fonduri de la buget şi alte fonduri:

III.1.F.1. Achiziţii de bunuri şi servicii în baza facturii emise de furnizori: a. înregistrarea activelor fixe corporale sau necorporale ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Notă | Conturi de active fixe |2xx | X | || contabilă |______________________________________|______________|_____|______|| | Furnizori de active fixe |404 | | X ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

b. înregistrarea bunurilor achiziţionate ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Notă | Conturi de stocuri |3xx | X | || contabilă |______________________________________|______________|_____|______|| | Furnizori |401 | | X ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

c. înregistrarea serviciilor prestate ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Notă | Conturi de cheltuieli |6xx | X | || contabilă |______________________________________|______________|_____|______|| | Furnizori |401 | | X ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

III.1.F.2. Plata furnizorilor din sursele proprii a. la instituţiile publice finanţate de la buget ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Furnizori |401 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Finanţarea de la buget |770 | | X ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Furnizori de active fixe |404 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Finanţarea de la buget |770 | | X ||___________|______________________________________|______________|_____|______| b. la instituţiile publice finanţate integral sau parţial din venituri proprii ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de |Furnizori |401 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| |Conturi la trezoreria statului |5xx | | X ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

- 11 -

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Furnizori de active fixe |404 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Conturi la trezoreria statului |5xx | | X ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

III.1.F.3. Înregistrarea cererii de rambursare a cheltuielilor transmise Autorităţilor de Certificare/Autorităţilor de Management a. sume de rambursat din Instrumente Structurale ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Notă | Sume de primit de la Autorităţile de |4583.1 | X | || contabilă | Certificare/Autorităţile de | | | || | Management - IS | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Finanţarea din fonduri externe |774 | | X || | nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

b. sume de rambursat din Fonduri de la buget ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Notă | Sume de primit de la Autorităţile de |4583.2 | X | || contabilă | Certificare/Autorităţile de | | | || | Management - FB | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Venituri din contribuţia naţională de|778 | | X || | la buget aferentă programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

III.1.F.4. Încasarea sumelor rambursate de către Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management a. sume rambursate din instrumente structurale ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Disponibil în lei din fonduri externe|5151 | X | || cont | nerambursabile | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Sume de primit de la Autorităţile de |4583.1 | | X || | Certificare/Autorităţile de | | | || | Management - IS | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

b. sume rambursate din Fonduri de la buget - cofinanţare ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Disponibil din contribuţia naţională |5581 | X | || cont | reprezentând cofinanţare de la buget | | | || | aferentă programelor/proiectelor | | | || | finanţate din fonduri externe | | | |

- 12 -

| | nerambursabile | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Sume de primit de la Autorităţile de |4583.2 | | X || | Certificare/Autorităţile de | | | || | Management - FB | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

c. sume rambursate din Fonduri de la buget - cheltuieli neeligibile ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Disponibil din contribuţia naţională |5582.1 | X | || cont | reprezentând cheltuieli neeligibile | | | || | de la buget aferente programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Sume de primit de la Autorităţile de |4583.2 | | X || | Certificare/Autorităţile de | | | || | Management - FB | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

d. sume rambursate din fonduri de la buget - cheltuieli conexe ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Disponibil din contribuţia naţională |5582.2 | X | || cont | reprezentând cheltuieli conexe de la | | | || | buget aferente programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Sume de primit de la Autorităţile de |4583.2 | | X || | Certificare/Autorităţile de | | | || | Management - FB | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

III.1.F.5. Reîntregirea sumelor avansate de la buget a. la instituţiile publice finanţate de la buget ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Viramente interne |581 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Disponibil în lei din fonduri externe|5151 | | X || | nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Finanţarea de la buget |770 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Viramente interne |581 | | X ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

b. la instituţiile publice finanţate integral sau parţial din venituri proprii

- 13 -

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Viramente interne |581 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Disponibil în lei din fonduri externe|5151 | | X || | nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Conturi la trezoreria statului |5xx | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Viramente interne |581 | | X |

III.1.F.6. Înregistrarea notelor de debit primite de la Autorităţile de Certificare/Autorităţile de Management a. debite aferente Instrumentelor Structurale ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Notă | Finanţarea din fonduri externe |774 | X | || contabilă | nerambursabile | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Sume de restituit Autorităţilor de |4584.1 | | X || | Certificare/Autorităţilor de | | | || | Management - IS | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

NOTĂ: Înregistrarea se mai poate efectua astfel: 4584.1 = 774 - în roşu

b. debite aferente Fondurilor de la buget ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Notă | Venituri din contribuţia naţională de|778 | X | || contabilă | la buget aferentă programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Sume de restituit Autorităţilor de |4584.2 | | X || | Certificare/Autorităţilor de | | | || | Management - FB | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

NOTĂ: Înregistrarea se mai poate efectua astfel: 4584.2 = 778 - în roşu

III.1.F.7. Virarea în conturile Autorităţilor de Certificare şi Plată/Autorităţilor de Management a sumelor reprezentând debite a. debite aferente Instrumentelor Structurale ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

- 14 -

| Extras de | Sume de restituit Autorităţilor de |4584.1 | X | || cont | Certificare/Autorităţilor de | | | || | Management - IS | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Disponibil în lei din fonduri externe|5151 | | X || | nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

b. debite aferente Fondurilor de la buget ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Sume de restituit Autorităţilor de |4584.2 | X | || cont | Certificare/Autorităţilor de | | | || | Management - FB | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Disponibil din contribuţia naţională |5581 | | X || | reprezentând cofinanţare de la buget | | | || | aferente programelor/proiectelor | | | || | finanţate din fonduri externe | | | || | nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Sume de restituit Autorităţilor de |4584.2 | X | || cont | Certificare/Autorităţilor de | | | || | Management - FB | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Disponibil din contribuţia naţională |5582.1 | | X || | reprezentând cheltuieli neeligibile | | | || | de la buget aferente programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

III.1.F.8. În situaţia în care cheltuielile neeligibile sunt cuprinse în bugetul propriu al beneficiarilor, acestea se virează în cont de disponibil deschis la Trezoreria Statului ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Transferuri interne |673 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Finanţarea de la buget |770 | | X ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Disponibil din contribuţia naţională |5582.1 | X | || cont | reprezentând cheltuieli neeligibile | | | || | de la buget aferente programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Venituri din contribuţia naţională de|778 | | X || | la buget aferentă programelor/ | | | |

- 15 -

| | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

III.1.F.9. Utilizarea sumelor din contribuţia naţională reprezentând cheltuieli neeligibile de la buget ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Furnizori |401 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Disponibil din contribuţia naţională |5582.1 | | X || | reprezentând cheltuieli neeligibile | | | || | de la buget aferente programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Furnizori de active fixe |404 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Disponibil din contribuţia naţională |5582.1 | | X || | reprezentând cheltuieli neeligibile | | | || | de la buget aferente programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Conturi de cheltuieli |6xx | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Disponibil din contribuţia naţională |5582.1 | | X || | reprezentând cheltuieli neeligibile | | | || | de la buget aferente programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

III.1.F.10. În situaţia în care cheltuielile conexe sunt cuprinse în bugetul propriu al beneficiarilor, acestea se virează în cont de disponibil deschis la Trezoreria Statului ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Transferuri interne |673 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Finanţarea de la buget |770 | | X ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | |

- 16 -

|___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Disponibil din contribuţia naţională |5582.2 | X | || cont | reprezentând cheltuieli conexe de la | | | || | buget aferente programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | || |______________________________________|______________|_____|______|| | Venituri din contribuţia naţională de|778 | | X || | la buget aferentă programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

III.1.F.11. Utilizarea sumelor din contribuţia naţională reprezentând cheltuieli conexe de la buget ______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Furnizori |401 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Disponibil din contribuţia naţională |5582.2 | | X || | reprezentând cheltuieli conexe de la | | | || | buget aferente programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Furnizori de active fixe |404 | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Disponibil din contribuţia naţională |5582.2 | | X || | reprezentând cheltuieli conexe de la | | | || | buget aferente programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

______________________________________________________________________________| Document | Explicaţie | Cont |Debit|Credit|| contabil | | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|| Extras de | Conturi de cheltuieli |6xx | X | || cont |______________________________________|______________|_____|______|| | Disponibil din contribuţia naţională |5582.2 | | X || | reprezentând cheltuieli conexe de la | | | || | buget aferente programelor/ | | | || | proiectelor finanţate din fonduri | | | || | externe nerambursabile | | | ||___________|______________________________________|______________|_____|______|

NOTĂ: - Înregistrările de la punctele 8, 9, 10 şi 11 sunt valabile şi pentru cofinanţarea prevăzută în bugetele locale. - Prezenta monografie contabilă nu constituie temei legal pentru înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor. Aceste operaţiuni se vor înregistra numai în măsura în care sunt reglementate prin acte normative specifice (Legi, Ordonanţe ale Guvernului, Ordonanţe de urgenţă ale Guvernului, Hotărâri ale Guvernului, Ordine ale ministrului economiei şi finanţelor etc.)."

- 17 -

III.2. Reglementari contabile aplicabile pentru instituţii institute de cercetare /agenţi economici

Baza legala: OMFP 1752/2005

III.2.1. Monografia activităţilor de cercetare – dezvoltare. Monografia înregistrărilor în contabilitatea institutelor de cercetare şi a agenţilor economici cu activitate de cercetare a cheltuielilor de cercetare –dezvoltare

Cheltuielile de dezvoltare - recunoaştereImobilizările de natura cheltuielilor de dezvoltare sunt generate de aplicarea rezultatelor cercetării sau a

altor cunoştinţe, în scopul realizării de produse sau servicii noi sau îmbunătăţite substanţial, înaintea stabilirii producţiei de serie sau utilizării.

Exemple de activităţi de dezvoltare sunt:a) proiectarea, construcţia şi testarea producţiei intermediare sau folosirea intermediară a prototipurilor şi

modelelor;b) proiectarea uneltelor şi matriţelor care implică tehnologie nouă;c)proiectarea, construcţia şi operarea unei uzine pilot care nu este fezabilă din punct de vedere

economic pentru producţia pe scară largă;d)proiectarea, construcţia şi testarea unei alternative alese pentru aparatele, produsele, procesele,

sistemele sau serviciile noi sau îmbunătăţite.Cheltuielile de dezvoltare se amortizează pe perioada contractului sau de-a lungul duratei de utilizare,

după caz.În situaţia în care cheltuielile de dezvoltare nu au fost integral amortizate, nu se face nici o distribuire din

profituri, cu excepţia cazului în care suma rezervelor disponibile pentru distribuire şi a profitului reportat este cel puţin egală cu cea a cheltuielilor neamortizate. Întrucât legislaţia naţională nu defineşte rezervele distribuibile, se vor avea în vedere rezervele care pot fi utilizate, potrivit legii.

III.2.2. Evaluarea iniţială a imobilizărilor corporale .Cheltuieli ulterioareO imobilizare corporală recunoscută ca activ trebuie evaluată iniţial la costul său determinat potrivit

regulilor de evaluare din reglementările contabile, în funcţie de modalitatea de intrare în entitate.Exemple de costuri care se efectuează în legătură cu construcţia unei imobilizări corporale, direct atribuibile acesteia (Hotărârea Guvernului nr. 2.139/30.11.2004 pentru aprobarea catalogului privind clasificarea şi duratele normale de funcţionare a mijloacelor fixe (M.O. nr. 46/13.01.2005), sunt:

a) costurile reprezentând salariile angajaţilor, contribuţiile legale şi alte cheltuieli legate de acestea;b) cheltuieli materiale;c) costurile de amenajare a amplasamentului;d) costurile iniţiale de livrare şi manipulare;e) costurile de instalare şi asamblare;f) cheltuieli de proiectare şi pentru obţinerea autorizaţiilor;g) onorariile profesionale plătite avocaţilor şi experţilor etc.

Corespondenţa cu HG nr. 8 din 9 ianuarie 2008 privind aprobarea conţinutului-cadru al documentaţiei tehnico-economice aferente investiţiilor publice, precum şi a structurii şi metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiţii şi lucrări de intervenţii:

Se includ în valoarea investiţiilor şi o serie de cheltuieli de genul:3.4. Organizarea procedurilor de achiziţie

Se includ cheltuielile aferente organizării şi derulării procedurilor de achiziţii publice, precum: cheltuieli aferente întocmirii documentaţiei de atribuire şi multiplicării acesteia (exclusiv cele cumpărate de ofertanţi); cheltuielile cu onorariile, transportul, cazarea şi diurna membrilor desemnaţi în comisiile de evaluare; anunţuri de intenţie, de participare şi de atribuire a contractelor, corespondenţă prin poştă, fax, poştă electronică etc., în legătură cu procedurile de achiziţie publică. 3.5. Consultanţă Se includ cheltuielile efectuate, după caz, pentru: a) plata serviciilor de consultanţă la elaborarea studiilor de piaţă, de evaluare etc.; b) plata serviciilor de consultanţă în domeniul managementului execuţiei investiţiei sau administrarea contractului de execuţie. 3.6. Asistenţă tehnică Se includ cheltuielile efectuate, după caz, pentru: a) asistenţă tehnică din partea proiectantului pe perioada de execuţie a lucrărilor (în cazul în care aceasta nu intră în tarifarea proiectului);

- 18 -

b) plata diriginţilor de şantier, desemnaţi de autoritatea contractantă, autorizaţi conform prevederilor legale pentru verificarea execuţiei lucrărilor de construcţii şi instalaţii.

Singurele naturi de cheltuieli pentru care HG nr. 8 din 9 ianuarie 2008 nu se pronunţă sunt :- cheltuieli de publicitate,- cheltuieli de audit;

Acestea sunt incluse de regulă numai în buget.Opinie personală: dacă sunt finanţate prin proiect, atunci trebuie incluse în valoarea totală a investiţiei. Dacă nu, se pot înregistra pe cheltuieli de exploatare direct.

În costul unei imobilizări corporale pot fi incluse şi costurile estimate iniţial cu demontarea şi mutarea acesteia la scoaterea din evidenţă, precum şi cu restaurarea amplasamentului pe care este poziţionată imobilizarea, atunci când aceste sume pot fi estimate credibil şi entitatea are o obligaţie legată de demontare, mutare a imobilizării corporale şi de refacere a amplasamentului.

Costurile estimate cu demontarea şi mutarea imobilizării corporale, precum şi cele cu restaurarea amplasamentului se recunosc în valoarea acesteia, în corespondenţă cu un cont de provizioane (contul 1513 "Provizioane pentru dezafectare imobilizări corporale şi alte acţiuni similare legate de acestea").

III.3.A. Monografia contabilă privind înregistrarea cheltuielilor şi a veniturilor legate de cercetare –dezvoltare în situaţia în care nu se obţine o imobilizare necorporală

O imobilizare necorporală este, în sensul art. 74 din cadrul ORDONANŢEI Guvernului Nr. 57 din 16 august 2002 privind cercetarea ştiinţifică şi dezvoltarea tehnologică, orice rezultat obţinut în cadrul activităţilor de cercetare-dezvoltare înregistrate în baza derulării unui contract finanţat din fonduri publice, de natura: “a) documentaţii, studii, lucrări, planuri, scheme şi altele asemenea; b) brevete de invenţie, certificate de înregistrare a desenelor şi modelelor industriale şi altele asemenea; c) tehnologii, procedee, produse informatice, reţete, formule, metode şi altele asemenea; d) obiecte fizice şi produse realizate în cadrul derulării contractului respectiv.”

Înregistrarea principalelor cheltuieli - Faza de cercetareÎn luna ianuarie 2008, entitatea a înregistrat următoarele consumuri pentru laboratorul propriu de

cercetare:- materii prime: 2.000 lei,- materiale auxiliare: 5.000 lei,- manoperă: 500 lei,- amortizare imobilizări corporale: 300 lei.Total cheltuieli:7.800 lei.Întrucât cercetarea este investigarea originală şi planificată întreprinsă în scopul câştigării unor

cunoştinţe sau înţelesuri ştiinţifice sau tehnice noi, din activitatea desfăşurată în laboratorul propriu de cercetare este greu de prevăzut posibilitatea obţinerii de beneficii economice viitoare. În acest sens, cheltuielile ocazionate au fost considerate costuri de cercetare şi au afectat profitul contabil al perioadei.

Pentru reflectarea în contabilitate a consumurilor ocazionate în activitatea de cercetare, se efectuează înregistrările:

601 Cheltuieli cu materiile prime _________ = 301 Materii prime 2.000 lei

602 Cheltuieli cu materialele consumabile = 302 Materiale consumabile 5.000 lei

641 Cheltuieli cu salariile personalului = 421 Personal - salarii datorate 500 lei

6811 Cheltuieli de exploatare privind = 281 Amortizări privind 300 lei_______amortizarea imobilizărilor_________ imobilizările corporale___________________

Înregistrarea veniturilor Contul utilizat: 705 "Venituri din studii şi cercetări"Cu ajutorul acestui cont se ţine evidenţa veniturilor realizate din studii şi cercetări. Contul 705 "Venituri din studii şi cercetări" este un cont de pasiv. În creditul contului se înregistrează veniturile realizate, iar în debit, la sfârşitul perioadei, veniturile încorporate în contul de rezultat patrimonial. La sfârşitul perioadei, contul nu prezintă sold. Contabilitatea analitică se ţine pe fiecare sursă de finanţare.

Contul 705 "Venituri din studii şi cercetări" se creditează prin debitul conturilor: 411 "Clienţi" - cu valoarea studiilor şi a contractelor de cercetare executate clienţilor.

- 19 -

418 "Clienţi - facturi de întocmit" - cu valoarea studiilor şi a contractelor de cercetare executate clienţilor, pentru care nu s-au întocmit facturi. 472 "Venituri înregistrate în avans" - cu veniturile înregistrate în avans aferente perioadei curente. 483 "Decontări din operaţii în participaţie" - cu veniturile primite prin transfer din operaţii în participaţie.

Contul 705 "Venituri din studii şi cercetări" se debitează prin creditul contului: 121 "Rezultatul patrimonial" - la sfârşitul perioadei, cu soldul creditor al contului în vederea închiderii acestuia şi stabilirii rezultatului patrimonial. 483 "Decontări din operaţii în participaţie" - cu veniturile realizate din operaţii în participaţie transferate coparticipanţilor, conform contractului de asociere.

In exemplul de mai sus, înregistrarea veniturilor din cercetare realizate in baza unui contract încheiat cu ANCS se face astfel:

411 "Clienţi" = 705 "Venituri din studii şi cercetări" 7.800 lei

Observaţii:

1. fiind vorba de un contract încheiat cu ANCS, nu se obţine profit, cheltuielile fiind egale cu veniturile;Obs.:

a) cheltuielile de cercetare de mai sus sunt integral deductibile la calculul profitului impozabil,conform art.21 din LEGEA Nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal, astfel: “(1) Pentru determinarea profitului impozabil sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate în scopul realizării de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare. (2) Sunt cheltuieli efectuate în scopul realizării de venituri şi:j) cheltuielile de cercetare, precum şi cheltuielile de dezvoltare care nu îndeplinesc condiţiile de a fi recunoscute ca imobilizări necorporale din punct de vedere contabil;”

b) din punctul de vedere al recunoaşterii ca imobilizări necorporale din punct de vedere contabil, apreciem că ORDONANŢA Guvernului Nr. 57 din 16 august 2002 privind cercetarea ştiinţifică şi dezvoltarea tehnologică introduce o obligaţie care, de principiu, anulează deductibilitatea cheltuielilor de cercetare în modul arătat mai sus, determinând recunoaşterea în contabilitate a unei imobilizări necorporale la valoarea simbolică de 1 leu, conform art. 76 din ordonanţă: ”Înregistrarea rezultatelor cercetării în evidenţa contabilă se face distinct, cu excepţia celor prevăzute la art. 74 alin. (1) lit. b), la valoarea simbolică de 1 leu, de către persoanele juridice executante, care răspund, potrivit legii, de luarea măsurilor necesare în vederea conservării, depozitării, păstrării, valorificării, refolosirii sau casării, după caz, a acestora.”

Soluţia contabilă la aceasta obligaţie este, în opinia noastră, plecând de la prevederea ordonanţei care nu specifică modul de înregistrare in contabilitate, ca înregistrarea imobilizării să nu se efectueze în contabilitatea în partida dublă, prin înregistrarea: 203” Cheltuieli de dezvoltare” = 705 "Venituri din studii şi cercetări" la valoarea simbolica de 1 leu ci în contul în afara bilanţului 8038 “Alte valori în afara bilanţului” la valoarea simbolica de 1 leu – în baza registrului special de evidenţă reglementat prin aceeaşi ordonanţă de mai sus.

Menţionam că în practica celor mai multe institute de cercetare din tara aceasta este modalitatea de înregistrare în contabilitate – de înregistrare în bilanţ şi nu în afara bilanţului – ceea ce contravine deductibilităţii cheltuielilor din punct de vedere fiscal.

Oricum, prevederea de mai sus (art. 76 din ORDONANŢA Guvernului Nr. 57 din 16 august 2002) este deja depăşită, întrucât valoarea de 1 leu trebuie denominată şi devine 0,0001 lei – suma care este ridicolă de a fi înregistrată în contabilitate chiar ş în afara bilanţului.

2. pe aceeaşi bază (contract încheiat cu ANCS) considerăm că în mod legal nu se colectează TVA şi nu se facturează (aspect oarecum neobişnuit în contabilitate şi fiscalitate) întrucât nu este vorba de un transfer de proprietate, proprietatea rămânând asupra institutului de cercetare, conform art.75 din ORDONANŢA Guvernului Nr. 57 din 16 august 2002:

“(1) Rezultatele cercetărilor obţinute pe baza derulării unui contract finanţat din fonduri publice aparţin persoanelor juridice executante şi ordonatorului principal de credite, în egală măsură, dacă prin contract nu s-a prevăzut altfel. (2) Rezultatele cercetării prevăzute la alin. (1) sunt administrate de unităţile care le-au produs, cu acordul ordonatorului principal de credite, cu excepţia documentaţiilor de interes naţional care rămân în custodia acestor unităţi şi sunt sub controlul autorităţii de stat pentru cercetare-dezvoltare.”

- 20 -

În situaţia în care prin contractul de cercetare încheiat cu ANCS au loc şi cumpărări de dotări incluse în buget, conform art. 76 din ORDONANŢA Guvernului Nr. 57 din 16 august 2002, atunci: “Se înregistrează în patrimoniu, potrivit legislaţiei în vigoare, achiziţiile efectuate în vederea executării contractului, care nu au fost înglobate în rezultatele cercetării”Conform prevederilor de mai sus, apreciem că modul de înregistrare a acestor achiziţii practicat în prezent de majoritatea institutelor de cercetare nu este corect. Înregistrarea unei astfel de situaţii este, de regula, următoarea:Exemplu:

Buget total :100.000 lei, din care: dotări – 15.000 lei:

4111 “Clienţi = % 100.000

705 "Venituri din studii şi cercetări" 85.000472 “Venituri înregistrate in avans” 15.000

Înregistrarea pe venituri anticipate a contravalorii dotărilor finanţate printr-un contract de cercetare nu este corectă.

Motivaţia constă în faptul ca au loc intrări de numerar fără nici o contraprestaţie din partea beneficiarului, în privinţa finanţării achiziţiilor de astfel de dotări – aceste sume având caracter de subvenţii şi trebuind a fi înregistrate ca atare în contabilitate. Oricum, din punct de vedere fiscal, institutele de cercetare procedează corect (recunoscând implicit caracterul de subvenţie a acestor sume) atunci când, odată cu amortizarea pe seama cheltuielilor a acestor dotări, înregistrează concomitent aceleaşi sume şi pe venituri pentru a nu altera rezultatul fiscal.

Referitor la amortizare mai semnalăm o anomalie care se referă la perioada în care se amortizează aceste dotări finanţate prin contracte de cercetare si anume: în cele mai multe cazuri perioada de amortizare este cea aferentă contractului de cercetare, ceea ce contravine legislaţiei în domeniu, respectiv art.24 “Amortizarea fiscală” din Legea nr.571/2003, care stipulează că imobilizările se amortizează din punct de vedere fiscal pe durata de viaţă normată. Această durată de viaţă normată, este în cazul dotărilor de cercetare, conform HG Nr. 2139 din 30 noiembrie 2004 pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea şi duratele normale de funcţionare a mijloacelor fixe, de 4-6 ani (cod de clasificare 2.2.7. “Aparate şi instalaţii pentru cercetarea ştiinţifică).

III.3.B. Monografia contabilă privind înregistrarea cheltuielilor şi a veniturilor legate de cercetare –dezvoltare în situaţia în care se obţine o imobilizare necorporală

În situaţia în care se apreciază că există elemente pentru recunoaşterea cheltuielilor de cercetare ca şi active necorporale (există certitudinea obţinerii unor beneficii economice suplimentare din aplicarea rezultatului cercetării, iar costurile ocazionate au fost determinate în mod obiectiv), principalele operaţiuni contabile sunt următoarele:

Exemplu 1:În domeniul cercetării şi dezvoltării, activitatea desfăşurată la S.C. „X” are ca scop obţinerea unui nou

vaccin antigripal şi a altor trei medicamente noi. S.C. „X”. a încheiat cu un centru de cercetări pentru medicamente un contract pentru achiziţionarea studiului "Tehnologia de obţinere a vaccinului Antigrip" în valoare de 60.000 lei. Se apreciază că sunt îndeplinite criteriile pentru recunoaşterea acestor cheltuieli ca activ. Înregistrarea în contabilitate:

203 Cheltuieli de dezvoltare_________ = 404 Furnizori de imobilizări___________60.000 lei

Entitatea „X înregistrează în aceeaşi lună produsul astfel obţinut la Oficiul de Stat pentru Invenţii şi Mărci (OSIM). Taxele plătite pentru brevetarea acestei invenţii se ridică la suma de 5.000 lei, produsul fiind protejat pe o perioadă de trei ani. Entitatea obţine dreptul de a vinde licenţa asupra fabricării acestui vaccin pe o perioadă de trei ani. Înregistrarea licenţei la o valoare de 65.000 lei (cheltuiala de dezvoltare este de 60.000 lei la care se adaugă cheltuielile aferente brevetării în sumă de 5.000 lei)

205 Concesiuni, brevete, licenţe mărci = % 65.000 leicomerciale, drepturi şi active similare 203 Cheltuieli de dezvoltare 60.000 lei

404 Furnizori de imobilizări 5.000 leiEntitatea decide ca licenţa respectivă să se amortizeze pe perioada celor trei ani, cât este înregistrat la

OSIM, dreptul de exploatare.

Exemplu 2:O entitate achiziţionează un program de contabilitate în sumă de 30.000 lei care urmează a fi utilizat

pentru nevoi proprii. Durata de utilizare economică este de trei ani. Odată cu achiziţia programului pentru necesităţi proprii, entitatea achiziţionează şi licenţa în valoare de 38.000 lei, respectiv dreptul de a multiplica şi

- 21 -

vinde terţilor acest program, pe o perioadă de doi ani. Deoarece se poate efectua o separare clară între cele două componente, în contabilitate ele vor fi urmărite separat:

% = 404 Furnizori de imobilizări 68.000 lei205 Concesiuni, brevete, licenţe, mărci co- 38.000 lei

merciale, drepturi şi active similare208 Alte imobilizări necorporale____________ _________________________________30.000 lei

În aceste condiţii, amortizarea programului informatic utilizat pentru necesităţi proprii se va efectua pe perioada de utilizare, respectiv trei ani, iar costul licenţei va fi amortizat pe o perioadă de doi ani.

III.3.C. Subvenţii

În categoria subvenţiilor se cuprind subvenţiile aferente activelor şi subvenţiile aferente veniturilor. Acestea pot fi primite de la: guvernul propriu-zis, agenţii guvernamentale şi alte instituţii similare naţionale şi internaţionale.

În cadrul subvenţiilor se reflectă distinct:- subvenţii guvernamentale;- împrumuturi nerambursabile cu caracter de subvenţii;- alte sume primite cu caracter de subvenţii.Subvenţiile aferente activelor reprezintă subvenţii pentru acordarea cărora principala condiţie este ca

entitatea beneficiară să cumpere, să construiască sau să achiziţioneze active imobilizate. Pot exista, însă, condiţii secundare care restricţionează tipul sau amplasarea activelor sau perioadele în care acestea urmează să fie achiziţionate sau deţinute.

O subvenţie guvernamentală poate îmbrăca forma transferului unui activ nemonetar, caz în care subvenţia şi activul sunt contabilizate la valoarea justă.

În conturile de subvenţii pentru investiţii se contabilizează şi donaţiile pentru investiţii, precum şi plusurile la inventar de natura imobilizărilor corporale şi necorporale.

Subvenţiile pentru activele neamortizabile (de exemplu, terenuri) pot fi condiţionate de îndeplinirea unor obligaţii. În astfel de situaţii, subvenţiile se vor recunoaşte ca venituri de-a lungul perioadelor care confirmă costul realizării respectivelor obligaţii. De exemplu, o subvenţie pentru achiziţia unui teren poate fi condiţionată de construirea unei clădiri pe terenul respectiv, caz în care subvenţia va fi recunoscută ca venit de-a lungul perioadei utile de viaţă a clădirii.

Subvenţiile aferente veniturilor cuprind toate subvenţiile, altele decât cele pentru active.

Reguli privind subvenţiile- Subvenţiile se recunosc, pe o bază sistematică, drept venituri ale perioadelor corespunzătoare

cheltuielilor aferente pe care aceste subvenţii urmează să le compenseze;- Subvenţiile nu trebuie înregistrate direct în conturile de capital şi rezerve;- Subvenţiile pentru active, inclusiv subvenţiile nemonetare la valoarea justă, se înregistrează în

contabilitate ca subvenţii pentru investiţii şi se recunosc în bilanţ ca venit amânat. Venitul amânat se înregistrează în contul de profit şi pierdere pe măsura înregistrării cheltuielilor cu amortizarea sau la casarea ori cedarea activelor;

- Restituirea unei subvenţii referitoare la un activ se înregistrează prin reducerea soldului venitului amânat, cu suma rambursabilă;

- Restituirea unei subvenţii aferente veniturilor se efectuează fie prin reducerea veniturilor amânate dacă există, fie, în lipsa acestora, pe seama cheltuielilor;

- În măsura în care suma rambursată depăşeşte venitul amânat sau dacă nu există un asemenea venit, surplusul, respectiv valoarea integrală restituită, se recunoaşte imediat ca o cheltuială.

III.4. Tratamentul contabil al fondurilor din cadrul Programelor de finanţare externă

Entităţile care derulează fonduri nerambursabile în cadrul unor Programe de finanţare externă vor utiliza tratamentul contabil aplicabil pentru subvenţii, în vederea contabilizării operaţiunilor generate de primirea şi utilizarea acestor fonduri. Cele mai întâlnite contracte pentru derularea unor astfel de programe sunt: fondul ISPA, fondul SAPARD, fondul PHARE, fondurile structurale.

Raţionamentele contabile utilizate la reflectarea în contabilitate a fondurilor din cadrul programelor de mai sus vor avea în vedere atât prevederile din contractele de finanţare, cât şi reglementările contabile şi politicile contabile aplicabile beneficiarilor de fonduri.

În funcţie de informaţiile asociate acestor surse de finanţare, cât şi de prevederile legale specifice activităţii finanţate prin subvenţii, entităţile care utilizează astfel de surse vor stabili seturi de proceduri şi politici contabile prin care să se respecte atât principiile contabile, cât şi prevederile contractuale stabilite între părţi.

- 22 -

Procedurile contabile pentru derularea fondurilor nerambursabile sunt stabilite în conformitate cu tratamentul contabil aplicabil atât subvenţiilor aferente activelor, cât şi subvenţiilor aferente veniturilor. Regula de bază utilizată presupune corelarea corespunzătoare a veniturilor din subvenţii cu cheltuielile prevăzute a se efectua din aceste surse.

În situaţia în care, potrivit unor acte normative specifice, se constituie fonduri speciale cu scopul de a finanţa anumite obiective de investiţii, acestea pot fi asimilate subvenţiilor.

Aceste fonduri sunt utilizate conform destinaţiilor prevăzute în acele acte normative în baza cărora s-au constituit, cum ar fi: achitarea ratelor scadente aferente creditelor externe contractate pentru plata furnizorilor de imobilizări, achitarea costurilor îndatorării, cât şi alte destinaţii.

Se precizează că în cazul derulării de asemenea programe, în contabilitatea financiară operaţiunile economice se înregistrează potrivit Reglementărilor contabile conforme cu Directiva a patra a CEE, parte componentă a reglementărilor contabile aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.752/2005, cu modificările şi completările ulterioare. Totodată, entităţile trebuie să organizeze evidenţa internă pentru a răspunde cerinţelor de informaţii pe proiect solicitate de finanţator, conform contractelor încheiate.

În continuare se prezintă, exemplificat, pe cele două activităţi specifice finanţării din subvenţii (activitatea de investiţii şi activitatea curentă), principalele înregistrări contabile efectuate ca urmare a derulării programelor ISPA, SAPARD , PHARE, fonduri structurale.

Operaţiunile contabile efectuate au la bază documentele justificative întocmite şi clauzele contractuale stabilite între părţi.

a) Operaţiuni privind finanţarea investiţiilor (subvenţii aferente activelor)

ExempluO entitate primeşte o sumă nerambursabilă (finanţare ISPA) de 100.000 lei pentru achiziţionarea unui

echipament tehnologic. Entitatea achiziţionează echipamentul la cost de achiziţie de 100.000 lei. Durata de viaţă estimată a respectivului echipament este de 10 ani, iar amortizarea se calculează prin metoda liniară.

În contabilitate se efectuează următoarele înregistrări:- recunoaşterea dreptului de a încasa subvenţia de 100.000 lei:

445 Subvenţii = 131 Subvenţii guvernamentalepentru investiţii

100.000 lei

- încasarea subvenţiei:5121 Conturi la bănci în lei = 445 Subvenţii 100.000 lei

- achiziţionarea echipamentului tehnologic:2131 Echipamente tehnologice (maşini, = 404 Furnizori de imobilizări utilaje şi instalaţii de lucru)

100.000 lei

- achitarea furnizorului de imobilizări:404 Furnizori de imobilizări = 5121 Conturi la bănci în lei 100.000 lei

- înregistrarea amortizării lunare de 833,33 lei (100.000 lei/10 ani/12 luni = 833,333 lei):6811 Cheltuieli de exploatare privind = 2813 Amortizarea instalaţiilor, amortizarea imobilizărilor mijloacelor de transport,animalelor şi plantaţiilor

833,33 lei

şi concomitent,- recunoaşterea venitului aferent subvenţiei (venitul din subvenţie este la nivelul cheltuielii cu amortizarea deoarece investiţia a fost subvenţionată integral):131 Subvenţii guvernamentale = 7584 Venituri din subvenţii pentru investiţii pentru investiţii

833,33 lei

Notă: În cazul finanţărilor în valută, operaţiunile economice se înregistrează în contabilitate cu respectarea regulilor referitoare la decontarea operaţiunilor în valută, prevăzute de Reglementările contabile. Diferenţele de curs valutar nefavorabile ce pot rezulta în astfel de cazuri nu pot fi incluse în valoarea imobilizărilor cu excepţia situaţiilor în care se aplică metoda capitalizării costurilor de investiţii – situaţie în care şi dobânda (acumulată până la punerea în funcţiune) va fi înregistrată pe valoarea de intrare.

b) Operaţiuni privind finanţarea de cheltuieli (subvenţii aferente veniturilor)

Exemple de reguli ce trebuie respectate la înregistrarea sumelor care au rolul de a acoperi cheltuieli curente:

- o subvenţie guvernamentală (sumă nerambursabilă) care urmează a fi primită drept compensaţie pentru cheltuieli sau pierderi deja suportate în cursul exerciţiului, fără a exista costuri viitoare aferente, se recunoaşte ca venit în perioada în care devine creanţă, astfel:

- 23 -

445 Subvenţii = 741 Venituri din subvenţii de exploatare

sau- în cazul în care se primesc fondurile pentru finanţare şi nu s-au efectuat cheltuielile care se finanţează

din această sursă se efectuează înregistrarea:

445 Subvenţii = 472 Venituri înregistrate în avans

şi pe măsura înregistrării cheltuielilor în conturile din clasa 6, are loc reluarea la venituri a sumelor din contul 472:

472 Venituri înregistrate în avans = 741 Venituri din subvenţii de exploatare

- încasarea subvenţiei în contul de disponibil:

5121 Conturi la bănci în lei = 445 Subvenţii

25 mai 2009

dr.ec.jr. TAMAS SZORA ATTILA

- 24 -