Planificarea Si Organizarea Evenimentului Caritabil - Pasi Catre Viata

7/22/2019 Planificarea Si Organizarea Evenimentului Caritabil - Pasi Catre Viata

1/21

EVENIMENT CARITABIL PAI CTRE VIA

UNIVERSITATEA TRANSILVANIA BRAOV

MASTER ADMINISTRAREA AFACERILOR N

TURISM

PLANIFICAREA I ORGANIZAREA

EVENIMENTULUI CARITABIL PAI CTRE

VIA

Profesor:

Lector drd. BLTESCU CODRUA

Student:

1


2/21


MSAT, 8291

CUPRINS

Cap 1. Organizatorul evenimentului.....................................................................................pag.3

Cap 2. Etapele organizrii evenimentului..............................................................................pag.5

Cap 3. Parteneri.....................................................................................................................pag. 9

Cap 4. Promovarea evenimentului.........................................................................................pag.10

Cap 5. Producia i rezultatele evenimentului........................................................................pag.12

Anexe.....................................................................................................................................pag.14

Bibliografie.............................................................................................................................pag.21

2


3/21


CAP 1. ORGANIZATORUL EVENIMENTULUI

Pai ctre via este un eveniment caritabil care dorete s trag un semnal de alarm

asupra unei probleme ct se poate de serioas, aceea de a se ncerca strngea de fonduri necesare

operaiilor sau tratamentelor copiilor bolnavi de cancer i care ar putea fi salvai.

Primria Braov va susine organizarea acestui eveniment, n scopul a ajuta copii care au

nevoie de tratament sau operaii i a ntri sentimentului de apartenen la o comunitate,

coeziunea uman ntre cetenii oraului.

Evenimentul Pai ctre via va fii organizat de firma Best Events din Braov,

nfiinat n anul 2003, cu capital 100% romnesc. Scopul primordial al firmei Best Events

este de a oferi cele mai bune servicii, i de a organiza evenimente memorabile. Plecnd de la

petrecerile tradiionale, ca cele oferite de restaurante i alte locale, firma i propune o evoluie n

sfera organizrilor de evenimente, ncercnd s le ofere clienilor servicii ct mai complete,

diversificate i s i surprind plcut prin originalitate, inventivitate i bun gust.

Best Event organizeaz nuni, botezuri, evenimente caritabile, petreceri de lansri,

evenimente speciale, mese festive, baluri studeneti, petreceri ale companiilor, conferine,

petreceri private, aniversri, reuniuni de clas, petreceri pentru burlaci, servicii de prestatii

pirotehnice, petreceri cu ocazia unor srbtori i ocazii speciale sau alte evenimente ce merit

srbatorite.

Membrii echipei i responsabilitile acestora:

Echipa este format din 9 membrii :

- 2 persoane se ocup cu trimiterea invitaiilor

- 2 persoane contacteaz presa i redacteaz materialele informative;

3


4/21


- 1 persoan se ocup de sal: nchiriere, decorare i de firma de catering: stabilirea

meniului, alegerea buturilor;

- 1 persoan care s se ocupe de organizarea momentelor artistice;

- 2 persoane se ocup de materialele pentru eveniment: afie etc.

- managerul de proiect, care se va ocupa i de primirea oaspeilor n ziua evenimentului.

4


5/21


CAP 2. ETAPELE ORGANIZRII EVENIMENTULUI

1. ntrunirea comitetului de organizare format din persoanele desemnate de organizaiile

iniiatoare- data ntrunirii: 15 februarie

La aceast prim intlnire se vor stabili data cnd va avea loc evenimentul i locaia,

precum i targetul, acesta reprezentnd suma minim necesar care trebuie realizat ca urmare a

organizrii evenimentului. Data se va stabili calculnd timpul necesar parcurgerii etapelor

premergtoare, avndu-se n vedere i evitarea unor suprapuneri cu alte evenimente, spectacole,

sau chiar cu perioada de post. Locaia trebuie s corespund ca dimensiune, posibiliti de

amenajare i sonorizare, singura sala care ndeplinete aceste criterii fiind AULA

UNIVERSITII TRANSILVANIA BRAOV. Reprezentantul firmei Best Events va urmri

obinerea aprobrilor necesare.

Suma minim care trebuie obinut va avea dou surse: vnzarea de bilete i donaii

directe sau prin telefon. Organizatorii desemneaz o persoan care va rspunde de calcularea i

urmrirea bugetului evenimentului. La acest punct se calculeaz costul minim estimat al

evenimentului i propun modaliti de acoperire a acestuia.

ntrunirea se ncheie prin stabilirea datei ntlnirii urmtoare, 22 februarie, ct i a

temelor care vor trebui abordate: stabilirea meniului, a programului, a listei de invitai,

recalcularea costului n funcie de sponsorizrile sau contribuiile anunate.

2. La a doua ntrunire organizatorii vor stabili:

- forma i textul invitaiilor, persoana desemnat cu executarea lor, termenul de realizare

i de distribuire, lista persoanelor care vor primi invitaii- personaliti din zona culturii, politicii

i mass-media din judeul Braov, precum i diferite firme care acioneaz pe piaa braovean.

- programul evenimentului, pe ore.

5


6/21


- invitarea directorului televiziunii locale TVS pentru a discuta posibilitatea transmiterii

n direct a evenimentului i de a asigura o legtur telefonic pentru donaii, precum i difuzarea

unui spot pentru promovare. n acest sens, se alctuiete textul, propunndu-se vizionarea lui n

cadrul ntlnirii din data de 28 februarie. O alt propunere const n realizarea unui interviu cu

primarul n care s fie abordat acest subiect, n scopul de a face cunoscut evenimentul i de a

sublinia importana care se acord acestuia chiar de ctre primar, de a face cunoscut scopul

caritabil al Balului n rndul cetenilor oraului.

- formaiile de muzic i cntreii care vor concerta n cadrul evenimentului. Avnd n

vedere specificul balului se va opta pentru muzic de caf concert alternnd cu muzica

internaional - de referin evergreens i muzic de dans

- se desemneaz persoana care va rspunde de designul interior al slii,

- meniul propus de organizatori este bufetul suedez, care va fi amenajat de o firm de

catering i va conine un sortiment bogat de gustri reci, calde, salate, dulciuri i fructe

- separat va fi amenajat un bar pentru prepararea cafelei, cocktailurilor cu i fr alcool

i servirea buturilor alcoolice i sucurilor.

- se calculeaz numrul personalului necesar i sarcinile fiecruia n cadrulevenimentului.

- se stabilesc modalitile de aprovizionare a materiilor prime pentru preparatele culinare

i a buturilor- analizndu-se propunerile de sponsorizare.

3. Urmtoarea ntlnire 28 februarie- va avea ca obiect:

- vizionarea spotului de promovare tv, eventuale observaii, completri; propuneri privind

frecvena i intervalul de difuzare.

- alegerea formaiilor de muzic clasic i de dans; aprobarea onorariilor solicitate.

- prezentarea invitatiilor i a listei de invitai pentru a se face eventuale corecturi

6


7/21


- se propune realizarea de ctre televiziunea local a unui montaj de filme alctuit din

dou pari: prima parte va conine date despre activitaile caritabile desfurate pn n prezent n

ora, despre modul cum i-au atins obiectivul, (comparaie ntre momentul anterior nterveniei i

situaia prezent a copiilor, vizibil mbuntit) iar a doua parte va fi alctuit din prezentarea

unor cazuri care necesit ajutor. Filmul care urmeaz a fi prezentat n cadrul evenimentului,

trebuie s degaje optimism, speran i ncredere, s nu conin imagini voit nduiotoare sau

dezagreabile pentru a strni compasiune.

- se propune includerea n program a unor momente artistice, teatru, dans, cor, prezentate

de artiti amatori din oras.

- prezentarea listei sponsorilor- care nu este nc definitiv, aciunea fiind n curs dedesfurare.

4. ntlnirea din 15 martie:

- se stabilete preul biletului la suma de 150 RON / persoana.

- se ncepe distribuirea invitaiilor conform listei de ctre echipe formate din dou

persoane

- se vizioneaz filmul i se fac observaii.

-se vizioneaz momentele artistice care ar putea fi incluse n programul balului

- se definitiveaz programul pe ore al evenimentului

5. ntlnirea din 1 aprilie :

- definitivarea meniului i a surselor de aprovizionare, respectiv din contribuia n natur

a trei restaurante din ora

- prezentarea bugetului estimativ al evenimentului

- prezentarea situaiei distribuirii invitaiilor, a confirmrii participrii i a vnzrii

biletelor

7


8/21


- se definitiveaz numrul persoanelor participante, se stabilete varianta final a aranjrii

meselor n sal

- un grup de artiti plastici, originari din Braov, prezint oferta de a organiza n sala de

bal o expoziie de tablouri cu vnzare din care o parte s contribuie la fondul umanitar.

6. ntlnirea din 10 aprilie

- desemnarea persoanelor care primesc invitaii

- definitivarea listei participanilor, stabilirea locurilor la mese,

- mprirea responsabilitilor ntre organizatori privind supravegherea activitilor

desfsurate n timpul evenimentului, urmrirea respectrii programului, remedierea unor

probleme ce pot aprea.

8


9/21


CAP 3. PARTENERI

Un eveniment de asemenea anvergur

este dificil de susinut n totalitate de o singur

firm, indiferent de mrimea acesteia i puterea

pe care o are pe pia. Costurile implicate sunt

mari si de aceea este necesara implicarea mai

multor organizatii pentru ca rezultatul final sa fie

cel asteptat.

Pentru organizarea acestui eveniment se va colabora cu diferite institutii si firme din

Brasov care si-au exprimat dorinta de a contribui la succesul evenimentului.

Primaria Brasov va sustine realizarea acestui eveiment caritabil prin scutirea de taxele

aferente panourilor publicitare pe care le vom amplasa in orasul Brasov si in plus, prin

sponsorizare cu suma de 5000 Euro.

De asemenea, vom colabora cu cateva restaurante (cu care am negociat preturi speciale,foarte avantajoase) pentru a ne asigura cateringul pentru bufetul suedez organizat n cadrul

evenimentului.

Vom inchiria spatiu publicitar (bannere, imagini rulate pe LCD) pe toata perioada

evenimentului urmatoarelor firme: Vodafone, Inna Schaeffler, Autoliv, Toyota, Audi, Cosmote,

aducnd o sum substanial celei strnse din donaii.

9


10/21


CAP.4. PROMOVAREA EVENIMENTULUI

Deciziile referitoare la activitile promoionale sunt de maxim importan dac avem n

vedere investiiile pe care acestea le necesit. Informarea publicului este principala sarcin care

trebuie ndeplinit n momentul n care toate celelalte detalii referitoare la organizarea

evenimentului au fost puse la punct. ntrucat am stabilit perioada de desfurare, locaia, unde

vor fi trimise invitaiile si care vor fi invitaii speciali i reprezentanii mass-media prezeni laeveniment, precum i sponsorii i sursele de finanare, putem trece la urmtoarea etap, i

anume anunarea evenimentului.

Vom avea n vedere elaborarea unui intreg program de publicitate si vom incepe prin

identificarea pietei-tinta, adica cui ne adresam. In cazul nostru, piata tinta este constituita din

ntreaga populatie a judeului Braov.Mai intai de toate ne vom stabili obiectivele publicitatii

(misiunea), care in cazul nostru sunt urmatoarele:

- informarea pietei in legatura cu evenimentul ce se va desfasura la Brasov;

- sa facem cunoscuta importanta desfasurarii unui asemenea eveniment i

importana lui atat pentru Brasov cat si pentru ntreaga ar n general

- informarea pietei despre modul in care va fi realizat acest eveniment;

- incurajarea organizarii unui astfel de eveniment si pentru viitor prin sublinierea

importantei acestuia;

n ceea ce privete comunicarea pentru promovarea acestui eveiment vom utiliza

publicitatea n presa scris (ziare, reviste), publicitatea prin radio, publicitatea televizat

publicitatea exterioar, marketingul direct i pliantele.Publicitatea difuzata la TV este una costisitoare, astfel ca vom selecta posturile cu cea

mai mare audienta la nivel local pentru a difuza un spot publicitar: TVS HOLDING.

In ceea ce priveste presa scrisa, ne intereseaza aparitii in reviste de specialitate la nivel

national i mai ales local ziare (Transilvania Express, Monitorul Express, Evenimentul Zilei).

10


11/21


Pentru a fi eficiente, dar fara e efectua o risipa de resurse (intrucat spatiul publicitar este scump),

consideram ca aparitia in aceste publicatii cu o luna inainte de inceperea evenimentului este

suficienta pentru a-l face cunoscut.

Publicitatea exterioara o vom folosi in Brasov. In Brasov vom amplasa panouri sibannere pe Calea Bucuresti, Centrul Vechi, cu 2-3 saptamani inainte de inceperea evenimentului.

Prin marketingul direct vom informa marile firme (indiferent de domeniu) din Braov.

Consideram ca marketingul direct ne permite intreprinderea unor actiuni promotionale

personalizate, adresate unei clientele atent selectionate.

Pliantele vor contine informatii legate de locatie, programul evenimentului, scopul lui si

vor fi distribuite pe strzile din Braov.

11


12/21


CAP 5. PRODUCIA I REZULTATELE EVENIMENTULUI

n data de 25 aprilie n dimineaa evenimentului, se face verificarea slii de festiviti, a

ventilaiei, a instalrii bufetului suedez i a barului, instruirea personalului cu diverse atribuii din

sal. Se fac probe de sunet, se confirm programul muzical, precum i asigurarea c preparatele

i buturile sunt n cantitate suficient. Se supraveghez i instalarea expoziiei de tablouri.

Cuprinsul programului:

Durata balului: ntre orele 17 i 24

- ora 17 primirea invitailor, un pahar de ampanie

- ora 17:30 cuvnt de deschidere adresat de primarului oraului

- n continuare muzica: caf concert, servirea gustrilor, buturilor, dans

- ora 18 -18:15 prezentarea primei pri a filmului

- ora 19-19:15 scurt spectacol de dans sportiv

- ora 20-20:10 Corul vntorilor, prezentat de asociaia de vntori

- 20:45-21 fragment de teatru prezentat de formaia de teatru Sic Alexandrescu din

Braov

- 21:45-22 A doua parte a filmului, urmat de invitaia primarului de deschidere a

donaiilor

- ora 23:30 cuvntul de nchidere al primarului, anun suma obinut, mulumete

celor prezeni i celor care au contribuit la realizarea evenimentului.

12


13/21


Balul caritabil Pai ctre via s-a dovedit a fi un adevrat succes. S-a discutat despre

ntrebuinarea banilor strni din donaii.

S-a stabilit iniierea unor programe de ajutor medical, cumprarea unor echipamente

performante din banii donai, pentru a se diminua numrul cazurilor de cancer. Primria a promis

finanarea acestor echipamente, iar reprezentanii celor mai importante firme au contribuit cu

sume importante la realizarea obiectivelor acestui eveniment caritabil.

13


14/21


ANEXE :

1. Contractul de nchiriere a slii

CONTRACT DE NCHIRIERE

I. PRILE CONTRACTANTE

Societatea comercial S. C. LIDO S. A., cu sediul n Bucureti, telefon________________, fax ______________, e-mail _____________, nmatriculat la OficiulRegistrului Comerului Bucureti sub nr. J40//, CUI______________, titular a contului numrul_________________, deschis la Banca ______________________, reprezentat dedomnul/doamna__________________________, care are funcia de __________________, ncalitate de LOCATOR, i

Organizaia nonguvernamental F.I.C.E. Romnia, cu sediul n Bucureti, telefon________________, fax ______________, e-mail _____________, titular a contului numrul_________________, deschis la Banca ______________________, reprezentat dedomnul/doamna__________________________, care are funcia de __________________, ncalitate de CHIRIA (LOCATAR)

au convenit ncheierea prezentului contract de nchiriere cu respectarea urmtoarelor clauze :

II. OBIECTUL CONTRACTULUI

Art.1 Locatorul asigur chiriaului folosina bunului, sala de conferine, situatn________________.

14


15/21


Art.2 Locatorul este titular al dreptului de proprietate asupra bunului nchiriat n bazaactului ______________ ncheiat la data de ________________.

Art.3 Bunul nchiriat este compus din _______________________, conform anexei

numrul 1 la contract.

Art.4 Bunul nchiriat nu este grevat de sarcini/este grevat de urmtoarele sarcini_____________________________________________.

Art.5 Locatorul pred chriaului bunul nchiriat la data de___________________.

Predarea-primirea bunului nchiriat se va consemna n procesul-verbal de primire care va fincheiat de prile contractante la data predrii.

Art.6 Locatorul pred chiriaului bunul nchiriat n stare de folosin avnd

caracteristicile prevzute n anexa numrul 1 la contract.Art.7 Bunul nchiriat este dat n folosina locatarului pentru (destinaia)

_______________________________________________.

Art.8 Locatarul va putea s subnchirieze bunul care face obiectul acestui contract, caz ncare obligaiile asumate n nscris exist n continuare fa de locator.

III. PREUL NCHIRIERII, MODALITILE DE PLAT

Art.9 Preul nchirierii, respectiv chiria este de _____________________ (echivalentul nlei al sumei de __________ USD la cursul B.N.R.).

Art.10 Chiriaul va plti chiria ncepnd n data de __________________.

Art.11 Plata chiriei se va face prin ordin de plat prin conturile:

-- contul locatorului numrul _________________ deschis la Banc __________.

-- contul chiriaului numrul__________________deschis la Banc___________.

Art.12 n cazul n care chiriaul nu pltete la termenul scadent, va suporta penaliti dentrziere de _________ % pe zi, calculate la suma datorat.

15


16/21


IV. DURATA CONTRACTULUI DE NCHIRIERE

Art.13 Prezentul contract de nchiriere se ncheie pe o perioad de ____________,

cu ncepere de la data de __________, pn la data de ______________.

Art.14 Prezentul contract de nchiriere poate nceta nainte de data sus menionat numaiprin acordul ambelor pri.

Art.15 Prezentul contract de nchiriere va putea fi prelungit prin acordul ambelor pricontractante, ncheindu-se n acest scop un act adiional.

V. OBLIGAIILE LOCATORULUI

Art.16 Locatorul va preda chiriaului bunul nchiriat, precum i toate accesoriile acestuiaprevzute n anexa numrul 1, la locul situat n____________________________________________.

Art.17 Locatorul va preda chiriaului bunul nchiriat i toate accesoriile acestuia n

condiiile de calitate prevzute n anexa numrul 1.

Locatorul cu ocazia predrii va ncheia proces-verbal de primire-predare datat, semnat itampilat de ambele pri contractante.

Art.19 Locatorul va efectua pe cheltuiala sa reparaiile determinante de vreun caz defor major.

Art.20 Locatarul va nlocui parial sau total accesoriile bunului nchiriat, pe cheltuiala sa,atunci cnd nlocuirea acestora nu este determinat de culpa chiriaului.

VI. OBLIGAIILE CHIRIAULUI

Art.29 Chiriaul se oblig, ca pe toat durata nchirierii, s pstreze n bune condiii bunulnchiriat, precum i accesoriile acestuia, s nu le degradeze sau deterioreze.

16


17/21


Art.30 Chiriaul va asigura paza bunului nchiriat.

Art.31 Chiriaul va folosi bunul nchiriat numai potrivit destinaiei sale prevzute la art.7din contract.

Art.32 Chiriaul se oblig s plteasc locatorului chiria la termenul scadent convenit ncontract.

Art.33 Chiriaul nu va face modificri bunului nchiriat dect cu acordul scris allocatorului.

Art.34 Chiriaul, la expirarea acestui contract, va restitui locatorului bunul nchiriatmpreun cu toate accesoriile acestuia, n aceeai stare n care le-a primit conform anexeinumrul 1.

VII. RSPUNDEREA PRILOR CONTRACTANTE

Art.35 Pentru nerespectarea obligaiilor prevzute n acest contract, partea n culpdatoreaz celeilalte pri daune.

Art.36 Dac chiriaul nu i ndeplinete obligaiile pe care i le-a asumat n contract, vaplti locatorului daune corespunztoare prejudiciului produs.

Art.37 Contractul se va desfiina i chiriaul va plti daunele corespunztoare dac

prejudiciul pe care l-a produs locatorului este att de grav nct continuarea contractului nu semai justific.

VIII. LITIGII

Art.38 Eventualele litigii care s-ar putea ivi n legtur cu acest contract vor fi soluionatepe cale amiabil, iar dac prile nu cad de acord, vor fi soluionate de instanele de judecatcompetente.

Prezentul contract a fost ncheiat n 2 exemplare originale cte unul pentru fiecare nparte.

LOCATOR LOCATAR

17


18/21


2. Interviu

Reporter: Domnule primar, am auzit c suntei iniatorul unui eveniment n oraul nostruPaii ctre via

Primar George Scripcaru : Eu nu sunt chiar iniiatorul, ideea s-a nscut discutnd intr-un

grup de prieteni, cnd cutam o soluie unor cazuri disperate, ale unor copii bolnavi de cancer

fr posibiliti materiale.

Rep: Dup Ora de poveste Braovul va fi numit Oraul Balurilor

Primar George Scripcaru: Da, avem deja intrate n tradiie baluri cu specific, ns acest bal,dac va reui, va demonstra c braovenii tiu nu doar s se distreze ci s i acioneze unii ntr-

un scop nobil, cel de a-i ajuta aproapele.

Reporter: Nu v e team c actuala situaie economic micoreaz posibilitile braovenilor

de a oferi ajutor financiar altora?

Primar George Scripcaru: Eu sunt optimist. E adevarat c n periode mai nfloritoare s-ar fi

fcut donaii mai mari, dar cred c e un moment n care toi ne gndim ct de muli oameni sunt

mai sraci i mai nefericii ca noi i atunci apare i dorina de a face ceva pentru ei.

Reporter: Doriti s creai o tradiie?

Primar George Scripcaru: A dori s creez o tradiie n coalizarea oamenilor pentru a face

bine, n naterea sentimentului apartenentei la o comunitate, care este opusul egoismului -att de

acaparator astzi.

Reporter: S sperm c oamenii nu v vor dezamgi n privina aceasta

18


19/21


3. Invitaie

INVITAIE

V invitm, la evenimentul Pai ctre via organizat pentru strngerea de

fonduri pentru copii bolnavi de cancer. V ateptm n data de 25 aprilie 2011, ora 17:00 la

AULA UNIVERSITII TRANSILVANIA BRAOV

19


20/21


3.Afi

Pai ctre viaE d i i a - I -

AULA UNIVERSITII TRANSILVANIA BRAOV

20


21/21

Scopul evenimentului de caritate este de a strnge

onduri pentru copii bolnavi de cancer.


BIBLIOGRAFIE

1. http://www.imparte.ro/Stiri-si-evenimente-caritabile/571/Concert-caritabil-in-cadrul-

proiectului-Pasi-catre-viata.html

2. http://www.cocormediachannel.ro/wordpress/?p=1496&language=ro

3. http://www.bestevents.ro/

21
http://www.cocormediachannel.ro/wordpress/?p=1496&language=rohttp://www.cocormediachannel.ro/wordpress/?p=1496&language=ro

Planificarea Si Organizarea Evenimentului Caritabil - Pasi Catre Viata

Documents

Transcript of Planificarea Si Organizarea Evenimentului Caritabil - Pasi Catre Viata