Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

download Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

of 71

Transcript of Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    1/71

    MICROSOFT ACCESS

    Cursul I-RPB-IT-071-01Obiective:

    No iuni generale

    Prezentarea aplica iei

    Lansarea i nchiderea programului

    Proiectarea structurii bazei de date

    Opera ii cu tabele

    Opera ii cu datele tabelelor

    Crearea rela iilor ntre tabele

    Sortarea, filtrarea i indexarea datelor

    La sfritul acestui curs va trebui s tii urmtoarele:

    Lansarea i nchiderea programului

    Crearea i deschiderea unei baze de date

    Crearea, salvarea i editarea tabelelor

    Comutarea ntre modurile de vizualizare

    Operaii principale cu nregistrrile unei tabele

    Formatarea tabelelor

    Definirea relaiilor

    Sortarea i filtrarea datelor

    Operaii cu cereri

    Operaii cu formulare

    Operaii cu rapoarte

    Operaii cu etichete

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    2/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    2

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    3/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Lecia 1

    Obiectivele leciei

    No iuni generale

    Prezentarea aplica iei

    Lansarea i nchiderea programului

    Proiectarea structurii bazei de date

    Opera ii cu tabele

    Opera ii cu datele tabelelor

    Crearea rela iilor ntre tabele

    Sortarea, filtrarea i indexarea datelor

    La sfritul acestei lecii va trebui s tii urmtoarele:

    Lansarea si inchiderea programului

    Crearea si deschiderea unei baze dedate

    Crearea, salvarea si editarea tabelelor

    Comutarea intre modurile de vizualizare

    Operatii principale cu inregistrarile unei tabele

    Formatarea tabelelor

    Definirea relatiilor

    Sortarea si filtrarea datelor

    O baz de date reprezint o colecie de date nrudite, care se refer la un anumit subiectsau obiectiv, mpreuna cu instrumentele folosite pentru manipularea acestor date.

    O baza de date conine urmtoarele elemente:

    Tabelul (table) colecie de date nrudite, stocate pe linii i coloane;

    Cmpul (field) coloana din cadrul tabelului, care reprezint cea mai micunitate de date din cadrul bazei de date.

    nregistrarea (record) linia din cadrul tabelului. Linia este compus dincmpuri i conine toate datele referitoare la un anumit element (dimensiuni, culori,greuti i alte caracteristici).

    Obiect (object) component individual Access, cum ar fi un tabel, unformular, o interogare sau un raport.3

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    4/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Formular (form) un obiect Access care afieaz informaiile dintr-untabel ntr-un format diferit de cel al tabelului (altfel dect pe linii sau coloane).

    Interogare (query) Un obiect Access care stocheaz ntrebri cu privire ladatele stocate n baza de date.

    Raport (report) Un obiect Access care stocheaz detalii pentru afiareasau tiprirea datelor n mod organizat.

    Fr a-i propune s schieze o metodologie sau s stabileasc reguli, acest capitolncearc s puncteze etapele principale ale dezvoltrii de aplicaii de baze de date i sexemplifice utilizarea unor instrumente specifice i va aborda proiectarea modeluluiconceptual.

    Dezvoltarea de aplicaii de baze de date de mari dimensiuni este n acelai timp un faptbanal, dar i un fapt extraordinar. Banalitatea const n faptul c un procent semnificativdin efortul de dezvoltare de aplicaii se ndreapt spre acest domeniu. Extraordinarul seleag de complexitatea deosebit a acestor aplicaii, care implic echipe mari de

    proiectani, necesit att experien n domeniu ct i adaptarea la condiii mereu noi. inu n ultimul rnd, reprezint o mare responsabilitate. Cu toate c industria de softwarecunoate o adevrat explozie, cu toate c suntem literalmente bombardai cu sute i sutede aplicaii din ce n ce mai complexe i mai specializate, nc nu a fost inventat unpachet software care s satisfac necesitile generale ale unei ntreprinderi. Chiar dac nerestrngem preteniile la partea numit de obicei de gestiune economic, un astfel desoftware nu se ntrezrete la orizont, cu toate c n linii mari, toate ntreprinderilefuncioneaz pe aceleai principii. Exist pachete de gata care satisfac anumite nevoispecifice dar, la noi ca i n alte pri, elemente specifice primeaz i n consecin mareamajoritate a ntreprinderilor prefer s-i construiasc la comand sistemul informatic.

    Aceast abordare implic ns un efort substanial i nu lipsit de riscuri. n rile cu o

    economie normal procesul se desfoar cam n felul urmtor. n primul rnd,compania i evalueaz la modul general nevoile informatice i posibilitileorganizatorice i financiare. Apoi se angajeaz o firm specializat de consultan care,pe baza unei expertize, stabilete cu mai mare precizie cerinele i posibilitile, dup caresugereaz un numr de propuneri. Acestea se refer att la principiile tehnologice de bazct i la costurile evaluate i ealonarea lor n timp. Acum ncepe o nou iteraie.Compania analizeaz propunerile i alege una dintre ele (sau o combinaie din mai multe)i se trece la treab. Treaba const de obicei i n acest caz n contactarea unei terefirme (de consultan i integrare) care va prelua contractual sarcini, ncepnd cuproiectarea de ansamblu a sistemului, achiziionarea echipamentelor i a soft-ului debaz, i terminnd cu training, asisten tehnic, mentenan hard i soft. etc. Sunt foarterare situaiile cnd o companie poate s-i permit s realizeze toate acestea prin fore

    proprii. Explicaia este extrem de simpl, n perspectiv occidental: banii. A plti lamodul permanent oameni cu o foarte nalt calificare i experien n domeniu este un luxpe care foarte puini i-l pot permite, mai ales cnd nu informatica este obiectul afacerii.Ideea este de a pstra doar o echip restrns care s asigure exploatarea i ntreinereacurent a sistemului informatic, pentru activitile speciale apelnd la competene externe,orientate pe problem. Revenind la realitatea economic romneasc, constatm clucrurile stau cu totul altfel. Scenariile clasice corespund situaiilor tipice: ntreprinderea(organizaia) are sau nu are bani. Dac nu are, se pornete de la o evaluare de genulurmtor: Cam de cte calculatoare am avea nevoie ca s.... Rspunsul e ceva de genulDe vreo.... Se cumpr de regul cele mai ieftine calculatoare, se face rost de un om ise trece la treab. Se constat c s-a investit aiurea, se ncearc o crpeal (pardon, patch),etc, i n cele din urm se pierd doi ani i o groaz de bani. Dac organizaia are bani,

    4

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    5/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    singura diferen este c se face o licitaie, se ncaseaz un mic avans i se trece latreab, ca i n cazul precedent.

    Capitolul acesta nu i propune s te fac un expert n domeniu. Ceea ce se ncearc estedoar s sugereze care este n mare problematica dezvoltrii de aplicaii de baze de date de

    dimensiuni mari, medii sau mici (la nivel de ntreprindere sau la nivel departamental) icare sunt principalele categorii de instrumentele care se pot utiliza. Este de fapt oncercare de sintez bazat att pe experiena proprie n domeniu (ntrntreprindere) ct i pe ansa de a cunoate i de a testa un numr relativ mare de produsesoftware moderne destinate acestui scop.

    GENERALITI

    Un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) este un mecanism al crui principiufundamental const, la modul cel mai general, n aa-zisa abstractizare a datelor stocate

    pe suport. Exist trei nivele de abstractizare, corespunznd celor trei modele ale datelor:fizic, conceptual i logic.

    Modelul fizic (sau intern) privete datele aa cum sunt ele stocate pe suporti reprezint nivelul zero al abstractizrii;

    Modelul conceptual privete datele prin semnificaia lor real;

    Modelul logic (sau extern) privete datele prin prisma utilizatorului final.

    Pentru o baz de date pot exista mai multe modele logice, n funcie de diversele categoriiposibile de utilizatori finali. Mecanismele de proiecie ntre aceste nivele asigur ceeace se cheam de obicei independena de date, adic stabilitatea aplicaiilor la modificri n

    modul fizic de stocare a datelor. Proiectarea aplicaiilor de baze de date implic dinaceast perspectiv dou etape iniiale extrem de importante: proiectarea logic irespectiv implementarea fizic a modelului de date. Modelul de date formeaz fundaiantregului sistem de aplicaii ce va exploata baza de date. Proiectarea logic (logicaldesign) se refer la stabilirea modelului conceptual al bazei de date care este n maremsur independent de SGBD-ul particular care va fi utilizat. Rezultatul acestei etape aproiectrii este un document care va cuprinde definiia detaliat a structurilor de date cevor fi implementate mpreun cu toate elementele de semantic asociate acestor structuri.Implementarea fizic (physical implementation) const n transpunerea pe SGBD-ulspecific a modelului conceptual realizat n etapa anterioar. Concretizarea acestei etapeconst ntr-un script (o list de comenzi) realizat n limbajul de descriere a datelor (DDL -Data Description Language) utilizat de SGBD-ul ales. Rolul acestuia este s creeze i s

    iniializeze baza de date cu structurile corespunztoare celor descrise n etapa anterioar.Acest script se mai numete schema bazei de date i va fi utilizat ca referin nproiectarea aplicaiilor propriu-zise.

    Aceast etap este extrem de complex i de important, deoarece ea stabilete o serie deelemente care vor influena funcionalitatea, extensibilitatea i, ntr-o destul de maremsur, performana ansamblului de aplicaii care va fi dezvoltat.

    Metoda cea mai utilizat n aceast etap este cea a diagramelor Entitate - Relaie ( EREntity-Relationship). Principalii pai ai proiectrii sunt prezentai pe scurt n continuare.

    5

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    6/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    CULEGEREA INFORMAIILOR

    Primul pas n crearea unei baze de date este nelegerea perfect a activitii care urmeazs fie modelat. Analiza se face desigur la faa locului i implic stabilirea exact a

    obiectivelor activitii modelate, a obiectivelor specifice care se urmresc prinimplementarea sistemului, a regulilor care guverneaz afacerea i care se cer impusesistemului informatic. Se urmrete n acest scop funcionarea sistemului existent (fiemanual, fie deja informatizat n parte) i se discut cu managerii i utilizatorii finali aiviitorului sistem.

    Iat un set de ntrebri uzuale n aceste interviuri:

    Care sunt obiectivele activitii, sau ale ntreprinderii n general?

    Cum ar trebui s se concretizeze acestea n obiective pentru sistemulinformatic?

    Care sunt intrrile i ieirile sistemului. Ce rapoarte trebuie obinute i ctde des?

    Cum vor fi introduse datele i cum vor fi ntreinute? De ctre cine?

    Ce alte prelucrri se cer realizate?

    Care sunt entitile (lucruri, persoane, concepte, etc.) care vor fi descrise nbaza de date?

    Ce relaii exist ntre diferitele entiti descrise n baza de date?

    Care sunt regulile comerciale care trebuie respectate n mod obligatoriu deviitorul sistem ?

    Ce se ateapt de la aplicaiile ce urmeaz a fi proiectate i care suntperformanele acceptabile n care ar trebui s se ncadreze?

    Care este volumul estimativ al datelor ce vor fi stocate?

    Care va fi frecvena actualizrilor?

    Ct de repede trebuie s fie capabil sistemul s regseasc sau sactualizeze informaiile?

    Desigur, acest proces este iterativ pe vertical (pornind de la managementul ntreprinderiii terminnd cu personalul direct implicat) ct i n timp (dup o prim aproximare setrece la elemente mai concrete).

    Rezultatul acestui prim pas trebuie s fie o specificare a cerinelor, concretizat poatentr-un set de notie sau poate ntr-o documentaie formal. Indiferent de forma concreteste de reinut c aceast specificare a cerinelor este, inevitabil, provizorie. Practicademonstreaz c paii urmtori ai proiectrii vor aduce elemente noi, uneori extrem deimportante. S considerm pentru exemplificare o firm imaginar (s-i spunem FictivComp), a crei activitate se refer la comercializarea de tehnic de calcul. Vomconsidera un model mult simplificat al acestei activiti, i vom presupune c n urmaacestei etape de analiz s-au identificat urmtoarele reguli de funcionare:

    1. Afacerile firmei constau din vnzarea unei linii de produse.

    2. CLIENII lanseaz COMENZI pentru unul sau mai multe PRODUSE.

    3. Preurile PRODUSELOR se pot modifica. CLIENII pltesc preul actual dinmomentul n care au lansat COMANDA.

    6

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    7/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    4. Informaiile despre COMENZI reprezint principala intrare a sistemului. Ieirilesistemului sunt reprezentate de facturi, rapoarte sptmnale de vnzri i situaialunar a comisioanelor.

    5. Compania are un personal format din ANGAJAI care lucreaz la

    DEPARTAMENTE. Fiecare DEPARTAMENT este condus de un ANGAJAT. UnANGAJAT poate conduce cel mult un DEPARTAMENT.

    6. ANGAJAII sunt pltii printr-un salariu lunar, plus eventuale comisioane. Nici unsalariu nu poate fi mai mic de 200.000 lei sau mai mare de 700.000 lei.

    7. COMENZILE sunt preluate de ANGAJAI de la DEPARTAMENTUL Desfacere.Pentru o COMAND preluat se pltete un comision. Valoarea acestuia este unprocent din valoarea comenzii i este specific angajatului.

    8. CLIENII pot comanda doar PRODUSE din catalogul de produse.

    9. Un PRODUS poate fi comandat doar ntr-un numr ntreg (>1) de uniti. Pot existadesigur mult mai multe reguli. De exemplu: ce informaii particulare trebuiememorate pentru clieni, angajai, comenzi, produse, etc.

    IDENTIFICAREA ENTITILOR

    Entitile reprezint abstractizri ale lucrurilor reale, fie ele concrete sau imateriale. Elepot corespunde unor persoane, obiecte, locuri, documente, concepte, etc. Ceea ceintereseaz n proiectarea unei baze de date sunt doar tipurile de entiti implicate nactivitatea modelat. Identificarea acestora i corecta lor evideniere este o problem careine n mare msur de experiena i chiar de flerul proiectantului. Cu toate acestea,cteva reguli pot fi folositoare. Simplitatea este cea mai important. Este preferabil slucrm cu mai puine entiti dect cu prea multe, deoarece pe parcursul dezvoltrii

    proiectului cele omise i vor cere cu siguran drepturile, n schimb cele inutile nu vorcere explicit s fie excluse, complicnd i mai mult o activitate care numai decomplexitate nu duce lips. O alt regul de bun sim este denumirea lor ct mai clar isugestiv, deoarece aceste nume tind s se perpetueze pn n detaliile aplicaiilor. nexemplul privind lista (parial) a regulilor activitii firmei Fictiv Comp am notat cumajuscule posibilele entiti: CLIENT, ANGAJAT, DEPARTAMENT, COMAND,PRODUS. S-ar fi putut considera o entitate PERSOAN care s grupeze att angajaiifirmei ct i clienii care sunt persoane fizice, s-ar fi putut considera entiti separatepentru efi, sau diverse alte entiti, dar regula simplitii ne spune c gruparea selectateste pertinent. Excesul de detalii este duntor la acest nivel, deoarece exploziacomplexitii care urmeaz n urmtoarele etape poate face proiectul imposibil destpnit.

    DETERMINAREA RELAIILOR

    Este evident c entitile nu pot cuprinde singure ntreaga informaie ce administrat i nici nu pot fi concepute ca insule informaionale. O bun parte dininformaia semnificativ legat de activitatea modelat se afl tocmai n relaiile careexist ntre entiti. De pild faptul c anumii angajai lucreaz la un anumit departamenteste o informaie util i de fapt se refer la o astfel de relaie ntre entitile ANGAJAT iDEPARTAMENT. (Atenie la terminologie: se folosete adesea sinonimul asocierepentru a evita suprancrcarea cu semnificaii a termenului relaie, care n teoriamodelului relaional este sinonim cu tabel.)

    Dou observaii:

    7

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    8/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    1. Pot exista relaii definite pe o entitate;

    2. Relaiile ntre entiti nu sunt de regul simetrice. n cadrul exemplului privindFictiv Comp relaiile sugerate apar scrise legat. Lista lor ar putea fi urmtoarea:

    a. CLIENT lanseaz COMANDA;b. COMANDA este_pentru PRODUS;

    c. ANGAJAT preia COMANDA;

    d. ANGAJAT lucreaz_la DEPARTAMENT;

    e. ANGAJAT conduce DEPARTAMENT.

    Subliniez nc o dat c relaiile ntre entiti poart informaie util n egal msur ca ientitile. Denumirile sugestive sunt chiar mai importante dect la entiti, avnd nvedere c ntre aceleai dou entiti pot exista mai multe relaii (vezi cazul ANGAJAT-DEPARTAMENT) i c relaiile nefiind simetrice poart adesea dou nume (de pildANGAJAT conduce DEPARTAMENT i respectiv DEPARTAMENT este_condus_ deANGAJAT).

    CARDINALITATEA RELAIILOR

    La modul teoretic, se poate vorbi despre relaii ntre oricte entiti, dar n mod practic nuse lucreaz dect cu relaii binare (numai ntre dou entiti) i m voi referi n continuaredoar la acest tip de relaii. Este important de subliniat faptul c relaiile ntre entiti leagntre ele ocurene ale entitilor, adic realizri, concretizri, cazuri particulare aleacestora. O chestiune extrem de important este clasificarea lor n funcie cardinalitatea lor. Sau, altfel spus, de numrul ocurenelor entitilor ce pot fi legate prinrelaia respectiv. Exist trei clase principale de relaii:

    relaii one-to-one (1 la 1) relaiile de acest tip leag o ocuren a uneientiti cu cel mult o ocuren a celeilalte entiti. Exemplul cel mai elocvent estecel al relaiei ANGAJAT conduce DEPARTAMENT. Poate exista un singurangajat care s conduc un departament. De notat i faptul c relaiile one-to-onenu implic bijectivitatea (nu orice angajat trebuie s fie neaprat ef).

    Relaii one-to-many (1 la mai multe) este cazul cel mai comun. Oocuren a primei entiti poate fi legat cu zero, una sau mai multe ocurene alecelei de-a doua entiti. Privite invers, aceste relaii se cheam many-to-one.Exemple de astfel de relaii ar fi CLIENT plaseaz COMANDA: un client poate slanseze mai multe comenzi (dar poate s nu lanseze nici una). Relaia ANGAJATlucreaz_la DEPARTAMENT este de asemenea o relaie de acest tip (many-to-

    one). O alt denumire larg rspndit pentru astfel de relaii este Master-Detail.Uneori se consider ns c este vorba despre un caz particular al relaiilor one-to-many: orice ocuren a entitii many (sau detail) se cere a fi legat cu exact oocuren a entitii one (sau master).

    Relaii many-to-many (mai multe la mai multe) n acest caz, oriceocuren a unei entiti poate fi legat cu mai multe ocurene ale celeilalte entiti ireciproc. Exemplul din cazul firmei Fictiv Comp este relaia COMANDA pentruPRODUS: o comanda poate s se refere la mai multe produse iar un produs poates apar n mai multe comenzi. Astfel de relaii nu pot fi manipulate direct ncadrul modelului relaional i este indicat s fie descompuse n relaii 1 la maimulte i/sau 1 la 1. De obicei aceast descompunere se face prin introducerea unei

    entiti noi (n cazul de fa se poate introduce entitatea LINIE, care s conin date

    8

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    9/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    referitoare la fiecare poziie a comenzii). Este de notat i un aspect semantic:fiecare latur a relaiei poate fi obligatorie sau opional. De pild: orice comandtrebuie s corespund unui client. ns nu este obligatoriu ca un client s aibcomenzi. De cele mai multe ori partea one este obligatorie, dar exist excepii

    (Exemplu: relaia preia).

    DETERMINAREA TABELELOR

    Modelul relaional se bazeaz pe o modalitate unic de stocare att pentru entiti ct ipentru relaii ntre acestea: totul se stocheaz n tabele. Primul pas n determinareatabelelor este deci foarte clar: fiecrei entiti i va corespunde o tabel. Dac numeleentitilor a fost judicios stabilit, este de dorit ca tabele s pstreze numele entitilor.Totui, numele prea lungi nu sunt de dorit: tabela corespunztoare DEPARTAMENT o voi numi DEPT. Problemele apar la stabilirea tabelelor care sstocheze relaiile. Teoretic, orice relaie poate fi stocat ntr-o tabel separat (care sconin cheile prin care se face legarea liniilor), dar la modul practic se recurge adesea la

    combinarea n aceeai tabel a informaiilor referitoare la o entitate cu informaiicorespunztoare unei relaii. Este din nou un pas n care experiena i flerul proiectantuluiare un cuvnt greu de spus. Cteva repere pot fi stabilite pe baza unei analize acardinalitii relaiilor:

    relaii one-to-one de obicei n aceste situaii relaia este stocat ca unatribut al uneia dintre entiti. De pild n cazul relaiei conduce, soluia optimeste ca tabela DEPT s stocheze i informaia legat de eful ei. Este posibil i cainformaia de legtur s fie stocat n tabela ANGAJAT (dar este nerentabil,pentru cei mai muli angajai aceast informaie lipsete).

    relaii one-to-many i n acest caz se recurge de regul la stocareainformaiei de legtur ntr-una dintre tabele (de obicei cea aflat pe poziia many).Decizia depinde i de gruparea relaiilor. n exemplul nostru, entitatea COMANDAse afl n poziia many pentru dou relaii (plaseaz i preia), deci este preferabil catabela care-i corespunde s preia ambele relaii.

    relaii many-to-many de data aceasta soluia este definirea unei tabeleseparate care s preia informaiile de legtur. Procesul de normalizare va tinde(aa cum se va vedea) s mute i alte atribute ale tabelelor n tabela relaiei aa cse va ajunge pn la urm tot la descompunerea relaiei prin introducerea unei noientiti.

    DEFINIREA COLOANELOR

    Dac s-a stabilit modul de stocare a relaiilor ntre entiti, acest pas nu pune problemespeciale. Raportul privind specificarea cerinelor ofer informaii suficiente pentru acestpas. Din nou se cere mult atenie la stabilirea unor denumiri sugestive pentru coloane ila stabilirea unei modaliti consistente i uniforme de notare (nu datoriconstrngeri formale, ci pentru a asigura proiectului un plus de claritate). De pild se potfolosi nume unice pentru aceeai informaie, sau se pot utiliza prefixe stabilite pe bazanumelor tabelelor.

    ALEGEREA CHEILOR PRIMARE

    Unul dintre principiile fundamentale ale modelului relaional este unicitatea liniilor unei

    tabele. O coloan sau o combinaie de coloane care identific n mod unic o linie este

    9

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    10/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    numit cheie primar a tabelei. Exist situaii n care exist mai multe astfel de coloanesau combinaii de coloane. n aceste cazuri cheia primar este aleas n funcie derelevana lor n cazul specific al activitii modelate. Celelalte chei posibile se cheamchei candidate. Atributul unei tabele care ia valori din domeniul unei chei primare a altei

    tabele se numete cheie strin (stocarea relaiilor ntre entiti se face prin perechiformate dintr-o chei primar i o cheie strin). n practic se evit n cele mai multesituaii cheile primare formate din mai multe coloane n cazul tabelelor corespunztoareunor entiti (aa-numitele nomenclatoare), prin introducerea unui cod anume creat cares joace rolul de cheie primar (de pild marca pentru angajai, codul pentru produse,etc). Este important n acest caz s se stabileasc o metodologie unitar i coerent decodificare, deoarece o codificare defectuas poate crea probleme enorme n exploatareabazei de date. Exist mai multe metode rspndite, de cele mai multe ori bazate pe ocombinaie de informaii, cum ar fi de pild o liter corespunztoare unei anumiteclasificri cu un cod numeric care s foreze unicitatea. O tehnic util este stabilirea uneiaa-numite cifre de control, generat pe baza unui algoritm, astfel nct riscurile de aintroduce un cod greit (care s cad peste unul existent) s fie ct mai mici.

    NORMALIZAREA

    Chiar dac toate etapele de pn aici au fost parcurse cu maxim atenie, exist un numrde probleme care pot s apar n cazul unor operaii de actualizare n baza de date,probleme care risc s compromit integritatea datelor. Este vorba despre aa-ziseleanomalii de actualizare, datorate dependenelor funcionale nedorite. Evitarea acestoranomalii se face printr-un proces numit normalizare, avnd o fundamentare formalriguroas.

    PREZENTAREA APLICAIEIMICROSOFT ACCESSeste un program de gestionare a bazelor de date folosit pe scarlarg de milioane de utilizatori.

    Rolul principal al acestui program este de a accesa i de a stoca datele.

    Una din cele mai apreciate caliti ale acestui program este interfaa grafic uor deneles care permite crearea interogrilor, formularelor i a rapoartelor, facilitate carelipsete din multe alte programe de acest gen.

    LANSAREA I NCHIDEREA PROGRAMULUI

    LANSAREA PROGRAMULUI

    Apei butonul STARTi din meniul PROGRAMSalegi opiunea Microsoft Access.

    NCHIDEREA PROGRAMULUI

    Din meniul FILEvei alege opiunea EXIT.

    10

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    11/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    PROIECTAREA STRUCTURII BAZEI DE DATE

    Primul pas n proiectarea unei baze de date trebuie s fie analiza obiectivului urmrit. Ce

    informaii vei stoca? Cine le va utiliza?Atunci cnd ai o imagine clar asupra a ceea ce urmeaz s fac baza de date poi trece lapasul doi.

    CREAREA UNEI BAZE DE DATE

    Crearea unei baze de date noi se poate face utiliznd opiunile casetei de dialogMicrosoft Access care apare n momentul n care lansezi aplicaia sau utiliznd comandaNew din meniul File.

    Crearea unei baze de date prin intermediul casetei de dialog Microsoft Access presupuneparcurgerea urmtoarelor etape:

    Lanseaz n execuie programul Access;

    Programul afieaz caseta de dialog prezentat n imaginea urmtoare. nacest punct poi alege s deschizi o baz de date deja existent, s creezi o noubaz de date goal sau s lansezi Database Wizard. Pentru cea de a doua opiuneselecteaz Blank Access Database.

    11

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    12/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Se deschide caseta de dialog File New Database n care introduci numelebazei de date.

    Apas butonul CREATE i n acest moment baza de date va fi creat iarpe ecran apare fereastra corespunztoare acestei baze de date.

    Crearea unei baze de date utiliznd comanda New din meniul File presupune parcurgereaurmtoarelor etape:

    Alege din meniul FILE opiunea NEW;

    n caseta de dialog NEW selecteaz pictograma DATABASE i se apas

    butonul OK.

    12

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    13/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    n caseta de dialog FILE NEW DATABASE alege unitatea de disc ifolder-ul n care vrei s creezi baza de date i specific numele bazei de date.

    Apei pe butonul CREATE

    Not: Fiierele de tip Microsoft Access au extensia *.MDB.

    DESCHIDEREA UNEI BAZE DE DATE

    Pentru a deschide o baz de date creat anterior trebuie s parcurgi urmtorii pai:

    Selecteaz din meniul FILE, opiunea OPEN.

    Dac fiierul nu este n folder-ul curent caut folder-ul n care a fostsalvat anterior baza de date.

    Execut dublu clic pe fiier sau selecteaz-l i apas butonul OPEN pentrua-l deschide.

    n Microsoft Access 2000, butonul OPEN din caseta de dialog OPEN are o listderulant:

    13

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    14/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    OPEN READY-ONLY mpiedic salvarea modificrilor din baza dedate;

    OPEN EXCLUSIVE mpiedic alt utilizator s lucreze cu baza de datepe care ai deschis-o;

    OPEN EXCLUSIVE READY-ONLY aplic ambele restricii.

    OPERAII CU TABELE

    CREAREA TABELELOR

    Pentru a crea un tabel, urmeaz urmtorii pai:

    n fereastra DATABASE, execut dublu-clic pe opiuneaCreate Table in Design View. Se deschide modul de vizualizare Table Design.

    14

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    15/71

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    16/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    n final, tabelul va aprea n fereastraDATABASE, n seciuneaTABLES.

    Datele care vor fi coninute de acest tabel se introduc n felul urmtor:

    Execui dublu-clic pe numele tabelului. Acesta se va deschide n modul devizualizare Datasheet View.

    Vei introduce datele n coloanele corespunztoare conform tipului alespentru cmpul respectiv.

    SALVAREA TABELELOR

    Etape:

    Vei alege din meniul FILE opiunea SAVE sau vei apsa pe butonul

    SAVE de pe bara de instrumente standard.

    Pe ecran va aprea caseta SAVE AS n care vei specifica numele tabelei in final vei apas OK.

    16

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    17/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Not: Vizualizarea ulterioar i modificarea structurii unui tabel se va faceprin selectarea acestuia i apsarea pe butonul DESIGN.

    Creeaz baza de date PERSONAL.DBF care s conin tabela SALARIAurmtoarea structur:

    Tabela SALARIATI va avea coninutul afiat pe pagina anterioar.

    TIPURI DE DATE

    Fiecare cmp trebuie s fie de un anumit tip, pentru ca Access s tie cum s-i tratezeconinutul.

    Tipurile sunt urmtoarele:

    TEXT secven simpl de caractere care poate include cifre, litere isimboluri. Un cmp text poate conine pn la 255 de caractere.

    MEMO text simplu, obinuit, exceptnd faptul c nu stabileti o lungimemaxim de cmp, aa c poi tasta aproape orice cantitate de text (64.000 decaractere).

    NUMBER destinat pentru valori ntregi sau fracionare.

    17

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    18/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    DATE/TIME o dat calendaristic sau o or.

    CURRENCY un numr formatat ca o valoare monetar.

    AUTONUMBERAccess l completeaz automat cu numere

    consecutive, pentru fiecare nregistrare. YES/NO poate primi valori logice de tipul YES/NO, TRUE/FALSE sauON/OFF.

    OLE OBJECT cmp capabil a primi ca valoare un obiect (ex. imagine);obiectul poate fi legat sau inserat.

    HYPERLINK o legtur la o locaie Web.

    LOOKUP WIZARD i permite s creezi o list selectnd o valoare dinalt tabel sau lista de valori ntr-o caset combinat, pentru fiecare nregistrare. Esteo caracteristic avansat.

    TIPURI DE FORMATE

    n afar de tipul su, fiecare cmp are opiuni de formatare pe care le poi configura.Acestea apar n jumtatea inferioar a casetei de dialog, n zona Field Properties.

    Opiunile de formatare se modific n funcie de tipul cmpului.

    Cele mai importante tipuri de formate:

    FIELD SIZE Numrul maxim de caractere pe care-l poate introduce unutilizator n acest cmp (se aplic doar cmpurilor de tip Text).

    FORMAT O list derulant cu formatele disponibile pentru acel tip de

    cmp. De asemenea, poi crea formate personalizate. DECIMAL PLACES Pentru cmpurile numerice, poi stabili numrulimplicit de poziii zecimale pe care le poate afia un numr.

    DEFAULT VALUE Dac, n mod obinuit, un cmp conine o anumitvaloare, poi introduce acea valoare aici pentru a economisi timp. Va aprea nfiecare nou nregistrare i vei putea s o nlocuieti n rarele ocazii cnd nu estevalabil.

    REQUIRED Alege YES i NO pentru a comunica programuluiACCESS dac i se permite unui utilizator s lase acel cmp necompletat.

    STABILIREA CHEII PRINCIPALE

    Fiecare tabel ar trebui s aib cel puin un cmp a crui valoare este unic pentru fiecarenregistrare (cmp cheie principal).

    Acest cmp este util pentru a identifica n mod unic fiecare nregistrare.

    Pentru a stabili o cheie principal trebuie s parcurgi urmtorii pai:

    Deschide tabelul afind structura acestuia.

    Selecteaz cmpul care vrei s fie cheie principal.

    Alege din meniul EDIT opiunea PRIMARY KEY.

    18

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    19/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    COMUTAREA NTRE MODURILE DE VIZUALIZARE DESIGN I DATASHEET

    Cnd lucrezi cu tabele, sunt disponibile dou moduri de vizualizare: DESIGN i

    DATASHEET.O metod simpl de a comuta ntre ele este executarea unui clic pe sgeata orientat n josde lng butonul VIEW de pe bara de instrumente. Apoi selecteaz modul de vizualizaredorit din lista derulant care apare.

    O alt metod de a comuta ntre modurile de vizualizare este urmtoarea:

    Deschide meniul VIEW. Selecteaz TABLE DESIGN sau DATASHEET, n funcie de modul devizualizare n care vrei s comui.

    EDITAREA TABELELOR

    Dup crearea tabelelor, acestea pot fi modificate ulterior efectund operaiile de mai jos.

    ADUGAREA CMPURILOR

    Poi aduga un cmp n modul de vizualizare TABLE DESIGN astfel:

    Execut clic pe selectorul de nregistrri (ptratul gri de la stnga numeluicmpului) pentru a selecta cmpul n faa cruia doreti s apar noul cmp.

    Selecteaz din meniul INSERT opiunea ROW sau apas tasta INSERT.Apare un rnd gol n lista FIELD NAME.

    19

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    20/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Introdu un nume, un tip, o descriere i celelalte informaii legate deformatare.

    TERGEREA CMPURILOR

    Etape:

    Comut n modul de vizualizare TABLE DESIGN, dac nu eti n acestmod.

    Selecteaz un cmp.

    Din meniul EDIT selecteaz opiunea DELETE ROWS sau apas tastaDELETE.

    ASCUNDEREA CMPURILOR

    Dac nu vrei s utilizezi un cmp la un moment dat, dar vei avea nevoie de el mai trziu,este mai bine sa l ascunzi dect s-l tergi.

    Ascunderea unui cmp are dou avantaje:

    Dac ai introdus nregistrri, poi pstra toate datele pe care le-ai introdusn acel cmp.

    Proprietile cmpului, pe care le-ai configurat atunci cnd ai creat cmpul,rmn neschimbate, aa c nu trebuie s le introduci din nou.

    Ascunderea unui cmp se face astfel:

    Comut n modul de vizualizare DATASHEET, dac nu eti n acest mod.

    Selecteaz cmpurile pe care vrei s le ascunzi.

    Selecteaz din meniulFORMAT opiunea HIDE COLUMNS, sauexecut clic-dreapta pe coloanele respective i selecteaz HIDE COLUMNS.Coloanele dispar.

    20

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    21/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Pentru a face s reapar coloanele trebuie s parcurgi paii urmtori:

    Selecteaz din meniul FORMAT opiunea UNHIDE COLUMNS. Aparecaseta de dialog UNHIDE COLUMNS. Cmpurile care au semn de bifare lngele nu sunt ascunse; cmpurile fr semn de bifare sunt ascunse.

    Execut clic pe caseta de validare a fiecrui cmp pe care vrei s-lreafiezi.

    Execut clic pe butonul CLOSE.

    TERGEREA TABELELOR

    Etape:

    n fereastra DATABASE, execut clic pe tipul de obiect TABLES.

    Selecteaz tabelul pe care vrei s-l tergi.

    Selecteaz din meniul EDIT opiunea DELETE sau apas tasta DELETE.

    Apare un mesaj care te ntreab dac eti sigur c vrei acest lucru. Executclic pe YES.

    21

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    22/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    OPERAII PRINCIPALE CU DATELE TABELELOR

    INTRODUCEREA NREGISTRRILOR

    Etape:

    Execut clic n celula n care vrei s introduci date i tasteaz-le.

    Apas tasta TAB pentru a trece la cmpul urmtor i tasteaz noua valoare.

    Continu s apei tasta TAB pn cnd ajungi la ultimul cmp. Cnd apeitasta TAB n ultimul cmp, punctul de inserare se mut n primul cmp dinurmtorul rnd, unde poi ncepe o nou nregistrare.

    Continu s introduci nregistrri pn termini.

    DEPLASAREA NTR-UN TABEL

    Principalele scurtturi de la tastatur care se utilizeaz pentru deplasarea n interiorul unui tabel sunt:

    Explicaie ScurtturaCmpul urmtor TABCmpul anterior SHIFT+TABUltimul cmp din nregistrare ENDPrimul cmp din nregistrare HOMEAcelai cmp din urmtoarea nregistrare Acelai cmp din nregistrarea anterioar Acelai cmp din ultima nregistrare CTRL+Acelai cmp din prima nregistrare CTRL+Ultimul cmp din ultima nregistrare CTRL+ENDPrimul cmp din prima nregistrare CTRL+HOME

    TIPRIREA UNUI TABEL

    Pentru tiprirea unui tabel ai la dispoziie dou variante:

    Prima variant:

    Deschide tabelul.

    Execut clic pe butonul PRINT de pe bara de instrumente.Tabelul este tiprit.

    22

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    23/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Cea de a doua variant:

    Alege din meniul FILE opiunea PRINT. n caseta de dialogPRINT configureaz opiunile de tiprire.

    NLOCUIREA CONINUTULUI UNEI CELULE

    Etape:

    Selecteaz celula executnd clic pe aceasta. (dac vrei s fie selectatntregul coninut, poziioneaz indicatorul mouse-ului pe marginea din stnga acelulei astfel nct indicatorul s devin un semn +, apoi execut clic).

    Tasteaz noile date care le nlocuiesc pe cele vechi.

    SELECTAREA NREGISTRRILOR

    n afar de selectarea anumitor celule dintr-o nregistrare, dac vrei s lucrezi cu ontreag nregistrare trebuie s efectuezi operaiunea de selecie. Pentru a realiza acestlucru, executa clic pe ptratul gri de la stnga nregistrrii. ntreaga nregistrare apareevideniat (litere albe pe fond negru).

    23

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    24/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    INSERAREA DE NOI NREGISTRRI

    Noile nregistrri sunt inserate automat. Cnd ncepi s tastezi o nregistrare, apareun nou rnd sub ea, ateptnd o alt nregistrare, aa cum se vede n figura de mai sus. Nu

    poi s inserezi noi nregistrri ntre cele existente. Acestea trebuie s fie introduse lasfritul tabelului.

    TERGEREA NREGISTRRILOR

    Etape:

    Selecteaz nregistrrile pe care vrei s le tergi.

    Execut una din urmtoarele aciuni:

    Apas tasta DELETE.

    Selecteaz din meniul rapid opiunea DELETE RECORD

    Selecteaz din meniul EDIT opiunea DELETE

    Selecteaz din meniul EDIT opiunea DELETE RECORD.

    MUTAREA I COPIEREA DATELOR

    Etape:

    Selecteaz cmpurile, nregistrrile, celulele sau zonele de text pe care vreis le mui sau copiezi.

    Deschide meniul EDIT i selecteaz CUT (pentru mutare) sau COPY(pentru a copiere).

    Poziioneaz punctul de inserare acolo unde vrei s inserezi materialulcopiat sau tiat.

    24

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    25/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Alege din meniul EDIT opiunea PASTE.

    FORMATAREA TABELELOR

    MODIFICAREA LIMII COLOANELOR SAU A RNDURILOR

    Una dintre cele mai uzuale metode de ajustare a limii coloanelor sau a rndurilorse efectueaz astfel:

    Poziioneaz indicatorul mouse-ului ntre dou nume de cmpuri (capetede coloana) sau ntre dou rnduri. Astfel nct acesta s se transforme ntr-o linieorizontal cu sgei orientate la stnga i la dreapta.

    Execut clic i ine apsat butonul mouse-ului i apoi trage margineacoloanei sau a rndului.

    Elibereaz butonul mouse-ului n momentul n care rndul sau coloana audimensiunea dorit.

    25

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    26/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    MODIFICAREA FONTULUI I A DIMENSIUNII TEXTULUI

    Daca vrei s modifici aspectul coninutului tabelului trebuie s parcurgi urmtorii pai:

    Din meniul FORMAT, alegi opiunea FONT. Apare caseta de dialogFONT.

    Aplic opiunile de formatare dorite (tip, dimensiune, stil).

    Apei OK.

    Not: Formatrile se aplic asupra ntregului coninut al tabelului.

    CREAREA RELAIILOR NTRE TABELE

    DEFINIREA RELAIILOR

    Relaia ntre dou tabele este necesar, n general, pentru construirea interogrilor careacioneaz asupra acestor table (dei relaia s-ar putea construi i cnd se construieteinterogarea).

    TIPURI DE RELAII:

    Relaia One-To-Many Este cea mai frecvent n proiectarea bazelor de date ACCESSi are urmtoarele caracteristici:

    Dac T1 (Tabela CLIENTI) i T2 (Tabela Operatii) sunt dou tabele ncare exist o relaie One-To-Many atunci:

    Tabela T1 este tabela primariar T2 este tabela legat.

    Cheia de legtur din tabela primartrebuie s fie declarat cheieprimar.

    Tabela legturpoate avea cheie primar dar diferit de cea delegtur.

    26

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    27/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Fiecrei nregistrri din tabela One i corespunde 0, 1 sau mai multenregistrri din tabela Many;

    Fiecrei nregistrri din tabela Many i corespunde cel mult onregistrare din tabela One.

    Relaia One-To-One Este utilizat mai rar n proiectarea bazelor de date ACCESS iare urmtoarele caracteristici:

    Cheile de legtur din ambele tabele sunt chei primare; fiecrei nregistrridin una din tabele i corespunde cel mult o nregistrare din cealalt.

    Una din tabele este primariar cealalt legat.

    Relaia Many-To-Many - Este nerecomandat n baze de date ACCESS dar existent nrealitate.

    Doua tabele se afl n relaia Many-to-Many dac fiecrei nregistrri din prima tabel icorespunde 0,1 sau mai multe nregistrri din a doua i invers.

    n ACCESS astfel de relaii pot fi introduse prin crearea unei a treia tabele, numit delegtura (de jonciune) cu existena a dou relaii de tip One-to-Many.

    Pentru a putea explica modul n care funcioneaz relaiile am creat o baz de dateBANCA.

    Aceast baz de date conine urmtoarele tabele:

    Tabela CLIENTI:

    Aceast tabel are urmtorul coninut:

    Tabela SOLD:

    27

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    28/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Aceast tabel are urmtorul coninut:

    Tabela DENMONEDA:

    Aceasta tabela are urmtorul coninut:

    Tabela DENOPERATII:

    Aceast tabel are urmtorul coninut:

    Tabela OPERATII:

    28

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    29/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Aceast tabel are urmtorul coninut:

    Etapele crerii relaiilor sunt:

    Deschizi baza de date (n cazul nostru BANCA).

    Din meniul TOOLS alegi opiunea RELATIONSHPS.

    29

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    30/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Pe ecran apare fereastra RELATIONSHIPS care are urmtoarea form:

    Not: Dac caseta de dialog SHOW TABLE nu apare, apas butonul

    SHOW TABLE de pe bare de instrumente.

    Selecteaz tabelele ntre care vrei s creezi relaii i apas butonul ADD.Aceste tabele vor fi introduse n fereastra RELATIONSHIPS.

    Exemplu:

    Creeaz n continuare o relaie One-To-Many ntre tabelele CLIENTI iOPERATII. Pentru a realiza acest lucru selecteaz n caseta de dialoSHOW TABLE cele dou tabele i insereaz-le n fereastra RELATIONSHIPS.n tabela CLIENTI selecteaz cmpul CodClient.

    Poziioneaz cursorul pe cmpul CodClient (tabela CLIENTI), agat-l cumouse-ul i trage-l peste cmpul CodClient (tabela Operatii). Pe ecran apare casetade dialog EDIT RELATIONSHIP n care poi s specifici caracteristicile relaiei.

    30

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    31/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Aceast fereastr are urmtorii parametrii:

    ENFORCE REFERENTIAL INTEGRITY unei nregistrri din tabelaprimar (CLIENTI) i corespunde cel puin o nregistrare din tabela legat(OPERATII).

    CASCADE UPDATE RELATED FIELDS n acest caz, modificareaunei valori pe cmpul CodClient (din tabela CLIENTI) nseamn modificareaautomat a tuturor valorilor respective i n tabela OPERATII.

    CASCADE DELETE RELATED RECORDS n acest caz, tergereaunei nregistrri din tabela primar presupune tergerea tuturor nregistrrilor dintabela legat.

    n final, vei apsa butonulCREATE i pe ecran fereastraRETAIONSHIPS va arta astfel:

    Obs:

    n imaginea de mai sus observi c lng tabelul CLIENTI (cmpul CODCLIENT) apare cifra1 iar lng tabelul OPERATII (cmpul CODCLIENT) apare simbolul . Aceste simboluriapar n relaiile n care caracteristica integritate referenial(ENFORCEREFERENTIALINTEGRITY) este activat. Simbolul nseamn muli indicnd faptul c mai multenregistrri din acest tabel pot s corespund unei singure nregistrri (simbolul 1) din tabelullegat.

    Ex:

    S se creeze urmtoarele relaii n baza de date BANCA:

    31

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    32/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    SORTAREA, FILTRAREA I INDEXAREA DATELOR

    SORTAREA DATELOR

    Etape:

    Deschide tabela pe care vrei s o sortezi;

    Plaseaz punctul de inserare n cmpul pe care vrei s-l sortezi.

    Execut clic pe butoaneleSort Ascending sau

    Sort Descending . nregistrrile sunt sortate dup cmpul selectat.

    nainte de sortare:

    Dup sortarea dup cmpul NUME:

    Not: Pentru a aranja nregistrrile n ordinea n care se aflau n momentuliniial, selecteaz din meniul RECORDS opiunea REMOVE FILTER/SORT.

    FILTRAREA DATELOR

    Un filtru este o restricie care se pune nregistrrilor unei tabele, unei forme sau unuiraport pentru a afia doar anumite nregistrri specificate.

    n aceast lecie vom analiza doar filtrele la nivel de tabel.

    Filtrarea este util n acele cazuri n care vrei s nlturi multe nregistrri, astfel nct spoi vedea doar pe cele care te intereseaz. Filtrarea micoreaz temporar numrul denregistrri afiate, conform criteriilor de selecie.

    FILTRAREA DATELOR PRIN SELECIE

    Filtrarea prin selecie este cea mai simpl metod de filtrare, dar nainte de a o utiliza,

    trebuie s localizezi o apariie a valorii pe care doreti s o conin nregistrrile filtrate.

    32

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    33/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Pentru a filtra prin selecie vei parcurge urmtorii pai:

    ntr-un cmp vei gsi o apariie a valorii pe care vrei s o conin toatenregistrrile filtrate.

    Selecteaz valoarea.

    Execut clic pe butonul FILTER BY SELECTION de pe bara deinstrumente sau selecteaz din meniul RECORDS opiunea FILTERi apoiFILTER BY SELECTION.

    Ex: Filtreaz tabela OPERATII astfel nct s fie afiai doar clienii cu codul 101.

    nainte de filtrare:

    Dup filtrare:

    Not: Renunarea la condiia de filtrare se face prin apsarea pe butonul

    REMOVE FILTER .

    FILTRAREA DATELOR PRIN FORMULAR

    Este o metod de filtrare mult mai puternic dect filtrarea prin selecie.

    Cu Filter by Form poi aplica mai multe criterii de filtrare simultan.

    De asemenea, poi configura filtre sau, care gsesc nregistrri ce ndeplinesc oricaredin criteriile stabilite. Poi chiar s introduci expresii logice (mai mare dect o anumit

    valoare).

    33

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    34/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Etape:

    Deschide tabela pe care vrei sa o filtrezi n modul de vizualizaDATASHEET.

    Execut clic pe butonulFILTER BY FORM sau din meniulRECORDS, alege opiunea FILTERi apoi FILTER BY FORM. Apare unformular gol semnnd cu o foaie de date goal, cu o singur linie de nregistrare.

    Execut clic pe cmpul pentru care vrei s stabileti un criteriu. Apare osgeat orientat n jos pentru o list derulant. Execut clic pe sgeat iselecteaz din list o valoare sau poi tasta valoarea direct n cmp.

    Dac vrei s stabileti o condiie sau, execut clic pe eticheta ORde labaza ferestrei i vei introduce criteriul alternativ.

    n final se apas pe butonul APPLY FILTER pentru a aplica filtrul.

    Not: n exemplul de mai sus am aplicat un filtru pentru clienii care aucodul 101 sau 102.

    n final, rezultatul filtrrii este urmtorul:

    34

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    35/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Not: Eliminarea filtrului o vei face prin apsarea pe but

    REMOVE FILTER situat pe bara de instrumente.

    INDEXAREA DATELOR

    Indexurile accelereaz cutrile, catalognd coninutul unui anumit cmp. Cmpul cheieprincipal este indexat n mod automat. Dac ns caui, sortezi sau filtrezi n modfrecvent utiliznd un alt cmp, poi s creezi un index i pentru acel cmp.

    Not: Nu poi indexa un cmp ale crui date sunt de tip Memo, Hyperlinksau obiect OLE.

    Etapele indexrii: Deschide tabelul n modul de vizualizare DESIGN.

    Selecteaz cmpul pe care vrei s-l indexezi.

    n pagina etichetei GENERAL, execut clic pe cmpul INDEXED.

    Din lista derulant a cmpului INDEXED, selecteaz fie YES (DuplicatesOK) fie YES (No Duplicates), n funcie de coninutul cmpului care poate fi saunu unic pentru fiecare nregistrare.

    Salveaz modificrile i nchide tabelul.

    Not: Nu poi face nimic deosebit cu un index. Indexul nu este un obiect,aa cum sunt tabelele, bazele de date sau interogrile. Rolul indexului este de aaccelera cutrile dar nu are funciile sale independente.

    35

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    36/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Lecia 2

    Obiectivele leciei

    Cereri. Operatii principale.

    Cereri de selectie.

    Cereri CrossTab

    Cereri de actiune

    Cereri Delete

    Crearea formularelor. Adaugarea

    controalelor.

    Rapoarte. Operatii principale

    CERERI (QUERIES)

    Access i ofer mai multe metode prin care te ajut s restrngi domeniul informaiilor pecare le caui, inclusiv prin sortare i filtrare.

    Cel mai flexibil mod de a sorta i filtra date este cererea iar cel mai important fapt este cle poi salva i utiliza pentru a crea tabele, pentru a terge nregistrri sau pentru a copianregistrri ntr-un alt tabel.

    Cererile i permit s specifici:

    Cmpurile pe care vrei s le vezi;

    Ordinea n care trebuie s apar cmpurile;

    Criteriile de filtrare pentru fiecare cmp;

    Ordinea n care vrei s fie sortat fiecare cmp.Rezultatul unei cereri este o tabel virtual.

    CERERI DE SELECIE

    CREAREA CERERILOR DE SELECIE

    Cererile de selecie sunt obiecte Access care solicit baza de date s rspund anumitorntrebri formulate de utilizator.36

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    37/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Crearea cererilor de selecie se face n felul urmtor:

    Selecteaz fia de opiuni QUERIES din fereastra DATABASE.

    Apas butonul NEW, apoi selecteaz opiunea DESIGN VIEW.

    Adaug din caseta de dialog SHOW TABLE, n spaiul de lucru alconstructorului de cereri (Queries Builder), tabelele sau cererile care stau la bazanoii cereri; n cazul n care ntre tabelele respective exist relaii, acestea sepstreaz i n cazul interogrilor.

    37

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    38/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    nchide caseta de dialogSHOW TABLE; apare o machet prinintermediul creia se poate proiecta cererea.

    Not: n situaia n care, din diverse motive, caseta de dialog

    SHOW TABLE nu se deschide automat, se apas butonul SHOW TABLE .

    Vei alege cmpurile n zona FIELD.

    n zona SORT vei specifica cmpul (cmpurile) dup care va fi sortatcererea.

    n final se apas pe butonul VIEW de pe bara de instrumente pentru avedea rezultatul interogrii.

    Ex:

    n cererea de mai sus am introdus cmpurile NUME, PRENUME (Tabela CLIENTI),CANT (Tabela OPERATII), DENMON (Tabela DenMoneda) i DENOP (TabelaDenOperatii).

    Rezultatul interogrii este urmtorul:

    38

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    39/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Operaia se ncheie cu salvarea cererii.

    Not: Daca vrei s revii n modul de vizualizare DESIGN pentru a modifica

    cererea, apas pe butonul DESIGN VIEW de pe bara de instrumente.

    SELECTAREA UNEI COLOANE

    Etape:

    Deschide o cerere n modul DESIGN.

    Apas pe bara superioar a cmpului respectiv i cmpul va fi selectat.

    TERGEREA UNEI COLOANE

    Etape:

    Selecteaz coloana;

    Apas tasta DELETE.

    39

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    40/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    MUTAREA UNEI COLOANE

    Etape:

    Selecteaz coloana;

    Cu indicatorul mouse-ului poziionat n selectorul de coloane trage coloanan locul dorit.

    INSERAREA UNEI COLOANE

    Etape:

    Selecteaz coloana;

    Din meniul INSERT alege opiunea COLUMNS.

    40

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    41/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    AFIAREA PROPRIETILOR UNUI CMP DIN CERERE

    Etape:

    Selecteaz coloana;

    Apas butonul PROPERTIES aflat pe bara de instrumente. Pe ecranva fi afiat caseta PROPERTIES.

    EXEPMLE

    Exemplul 1 cerere pentru afiarea salariailor care nu sunt efi.

    Utilizeaz baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI).

    Proiectarea cererii arat astfel:

    Not: 1. Primul cmp al cererii este un cmp calculat avnd numele NUMESI PRENUME; valoarea unui astfel de cmp este dat de o expresie (concatenareaprenumelui cu numele).

    Not: 2. Cmpurile calculate sunt neactualizabile, adic nu se pot facemodificri n interiorul acestora, modificri care s se reflecte i n tabelele ce compuncererea respectiv.

    Not: 3. Cmpul SEF este trecut n cerere numai pentru a fi pus condiia defiltrare (FALSE) asupra lui; nefiind bifat n linia SHOW, nu este prezent n rezultatulcererii.

    41

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    42/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Rezultatul cererii este:

    Exemplul 2 cerere de selecie cu sortare dup dou cmpuri.

    Utilizeaz baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI).

    mi propun o afiare a salariailor sortai dup funcie i, n cadrul aceleiai funcii, dupnume ns ordinea de afiare s fie mai nti numele i apoi funcia.

    Proiectarea cererii arat astfel:

    Not: S-a utilizat cmpul nume de dou ori, a doua oar acesta nefiindafiat.

    Rezultatul cererii este urmtorul:

    Exerciiul 3 cerere de selecie cu utilizarea opiunii OR.

    Vei utiliza baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI).

    Vor fi afiai doar angajaii care au funcia de inginer sau medic din tabela SALARIATIiar sortarea s se fac ascendent dup cmpul NUME.

    42

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    43/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Proiectarea cererii arat astfel:

    Rezultatul cererii este urmtorul:

    Exemplul 4 cerere de selecie cu utilizarea unei anumite condiii.

    Vei utiliza baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI).

    Vor fi afiai doar angajaii care au salariul mai mare sau egal cu 4.000.000 lei.

    Ordonarea se va face ascendent dup cmpul MARCA.

    Proiectarea cererii arat astfel:

    Rezultatul cererii este urmtorul:

    Exemplul 5 cerere de selecie cu utilizarea unui cmp calculat.

    Vei utiliza baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI).

    43

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    44/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    n tabela SALARIATI se va introduce un cmp AVANS (Numeric Long Integer) dupcmpul SALARIUL i se va completa cu valori.

    Vom ncerca s calculm prin intermediul unei cereri lichidarea care i se cuvinesalariatului dup formula: LICHIDARE=SALARIUL-AVANS. Sortarea se va face dup

    cmpul MARCA ascendent.Proiectarea cererii arata astfel:

    Rezultatul cererii este urmtorul:

    n cel de-al doilea exemplu vom ncerca s indexm salariul cu 20%.

    Proiectarea cererii arat astfel:

    44

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    45/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Rezultatul cererii este urmtorul:

    CERERE DE SELECIE FOLOSIND FUNCII DE AGREGARE

    Cu funciile de agregare putem obine diverse statistici pe valori de cmpuri.

    Principalele funcii de agregare sunt:SUM sum

    AVG medie

    MIN minimul

    MAX maximul

    FIRST prima nregistrare

    LAST ultima nregistrare

    n exemplul de mai jos vom calcula suma, media, minimul i maximul tuturor salariailorcare nu sunt efi.

    Proiectarea cererii arat astfel:

    Rezultatul cererii este urmtorul:

    CERERE DE SELECIE FOLOSIND FUNCII DE AGREGARE PE GRUPURI DE NREGISTRRI

    n exemplul urmtor vom ncerca s obinem anumite date statistice referitoare lanregistrri grupate dup cmpul FUNCTIA care nu sunt efi.

    45

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    46/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Proiectarea cererii arat astfel:

    Rezultatul cererii este urmtorul:

    Obs:

    Dup cum observi s-a folosit funcia GROUP BY pentru gruparea valorilor n cmpulFUNCTIA.

    Poi s specifici i grupurile pe care vrei s le afiezi astfel:

    Iar rezultatul va fi urmtorul:

    CERERE DE SELECIE PARAMETRICE

    Cererile de selecie parametrice sunt cereri n care condiia se poate schimba de la oexecuie la alta. n condiie pot fi introduse cmpuri inexistente pentru care sistemul cerevalori.

    46

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    47/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    n cererea de mai jos se pot selecta salariaii de o anumit funcie.

    n momentul rulrii cererii, pe ecran apare o fereastr prin intermediul creia i se cere sintroduci parametrul dorit (n cazul nostru FUNCTIA).

    Apei OKi rezultatul execuiei cererii este:

    CERERI CROSSTAB

    Sunt cereri care realizeaz suma, media, numrarea sau alte tipuri de totaluri i apoigrupeaz rezultatul pe dou tipuri de informaie (row headings i column headings).

    Ex:

    Creeaz baza de date VANZARI.

    S se creeze n aceast baz de date, tabela AgentiVanzari cu urmtoarea structur:

    47

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    48/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Coninutul tabelei s fie cu urmtorul:

    S se creeze i tabela Vanzari cu structura:

    Coninutul tabelei s fie cu urmtorul:

    ntre tabela AgentiVanzari i Vanzari creeaz o relaie One-To-Many de forma:

    Creeaz o cerere de tipCrossTab avnd sursa format din tabelele Vanzari iAgentiVanzari.

    48

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    49/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Proiectarea cererii arat astfel:

    Not: Introducerea rubricii CrossTab se face alegnd din meniul QUERYopiunea CROSSTAB QUERY.

    n cererea de mai sus am grupat valorile cmpurilor NUME i CATPROD i am utilizatfuncia SUM pentru cmpul VANZARI.

    n rezultatul final cmpul NUME va reprezenta liniile tabelului rezultat, CATPROD coloanele tabelului rezultat iar cmpul VANZARI va reprezenta valorileacestui tabel.

    Rezultatul interogrii este urmtorul:

    CERERI DE ACIUNE

    O cerere de aciune este o cerere care face schimbri la una sau mai multe nregistrriprintr-o singur operaie.

    Exist patru tipuri de cereri de aciune:

    Cereri UpDate (de actualizare).

    Cereri Delete (de tergere).

    Cereri Append (de adugare).

    Cereri Make Table (de creare de tabele).

    CERERI UPDATE

    Acest tip de cerere face schimbri globale la un grup de nregistrri n una sau mai multe

    tabele.

    49

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    50/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    n exemplul de mai jos vei ncerca indexarea salariului tuturor medicilor din baza de datePERSONAL (tabela SALARIATI) cu 20%.

    Proiectarea cererii arat astfel:

    Introducerea rubriciiCrossTab se face alegnd din meniulQUERY opiuneaUPDATE QUERY.

    Dup proiectarea cererii trebuie parcurse urmtoarele etape:

    Apas butonul RUN aflat pe bara de instrumente.

    Pe ecran apare caseta de confirmare a modificrilor respective.

    Daca apei YES, modificrile respective se vor produce n tabela (tabelele)respectiv.

    Dac vrei s vezi modificrile pe care le-ai efectuat apas pe butonul

    DATASHEET .

    Rezultatul execuiei cererii este urmtorul:

    CERERI MAKE TABLE

    Acest tip de cerere creeaz o tabel din datele uneia sau a mai multor tabele.

    n exemplul urmtor creeaz prin intermediul unei cereri de tip MakeTable, avnd casurs baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI), o tabel SALNOU care s conindoar cmpurile Marca, Nume, Functia, Sef i AreSefPe.

    50

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    51/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Creeaz o cerere noua cu cmpurile specificate.

    Etape:

    Din meniul QUERY alege opiunea MAKE-TABLE QUERY.

    n caseta de dialog Make Table tasteaz numele noului tabel (SalNou) iapas OK.

    n final, apas butonul RUN . Pe ecran apare caseta de dialog deconfirmare a tabelei SALNOU.

    Apas butonul YES i noua tabel (SalNou) va fi creat.

    CERERI APPEND

    Acest tip de cerere adaug un grup de nregistrri din una sau mai multe tabele la sfrituluneia sau a mai multor tabele.

    Pentru a construi o cerere de tip APPEND creeaz mai nti o tabel SAL cu aceeaistructur ca i SALARIATI.

    51

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    52/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    COPIEREA STRUCTURILOR TABELELOR

    Etape:

    n fereastra bazei de date PERSONAL selecteaz tabela SALARIATI.

    Execut secvenele EDIT => COPY i EDIT => PASTE. Apare caseta dedialog PASTE TABLE AS, bifeaz opiunea STRUCTURE ONLY i apas OK.

    n fereastra DATABASE apare noua tabel. O deschizi i o completezi cuurmtoarele date:

    Not: Aceste date vor fi introduse la sfritul tabelei SALARIATI prinintermediul unei cereri APPEND.

    CREAREA CERERILOR APPEND

    Etape:

    Creezi o cerere nou avnd ca surs tabela SAL.

    Alege din meniul QUERY optiunea APPEND QUERY. Pe ecran aparecaseta de dialog APPEND.52

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    53/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    n caseta TABLE NAME alegi numele tabelei n care vor fi copiate noilenregistrri i apei OK.

    Execut cererea apsnd pe butonul RUN .

    n caseta de dialog de confirmare apei butonul OK.

    nregistrrile vor fi adugate n tabela SALARIATI.

    CERERI DELETE

    terge una sau mai multe nregistrri din una sau mai multe tabele.

    n exemplul urmtor tergi nregistrrile inserate n exemplul anterior (MARCA>=200)prin intermediul unei astfel de cereri.

    53

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    54/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Etape:

    Creeaz o cerere care are ca surs tabela SALARIATI i selectezi cmpulMARCA cel pe care vei pune criteriul de tergere.

    Alegi din meniul QUERY, opiunea DELETE QUERY. Inserezi criteriul de tergere.

    Apas butonul RUN .

    n caseta de dialog de confirmare se apas OK.

    54

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    55/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Lecia 3

    Obiectivele leciei

    ?

    FORMULARE

    O metod foarte bun pentru introducerea datelor n tabele este crearea de formulare. Cuajutorul unui formular, poi aloca exact att spaiu ct este necesar pentru fiecare cmp i

    poi introduce informaii n mai multe tabele simultan.n general, fiecare formular afieaz o singur nregistrare la un moment dat.

    Poi crea un formular n trei moduri:

    Autoforms ofer foarte rapid formulare care conin toate cmpurile ntr-unsingur tabel.

    Form Wizard te ajut s creezi un formular furnizndu-se o serie decasete de dialog din care poi alege cmpurile i stilul pentru formular.

    Crend un formular pornind de la zero, ai la dispoziie o gril de machetaren care plasezi cmpuri. Este modul cel mai dificil, dar asigur cel mai bun control.

    CREAREA FORMULARELOR CU AUTOFORM

    Cel mai simplu mod de a crea un formular se face cu ajutorul AUTOFORM. Acesta pune cmpurile dintr-un singur tabel ntr-un formular; este modulcel mai puin flexibil, dar este foarte convenabil.

    Etape:

    Din fereastra DATABASE, execut clic pe tipul de obiect FORMS.

    Execut clic pe butonul New.

    55

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    56/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Pe ecran apare caseta de dialog NEW FORM.

    Deschizi lista derulant de la baza casetei de dialog i alegi tabelul sauinterogarea pe care o utilizezi ca surs a datelor din formular.

    Apei butonul OK. Apare formularul pentru introducerea datelor. n final se salveaz formularul cu numele dorit.

    Not: Formularul pe care-l obii cu AutoForm s-ar putea s nu fie preaartos. Etichetele de cmp pot fi trunchiate i cmpurile pot fi apropiate. n acest caznchide formularul fr s-l salvezi i ncearc din nou cu Form Wizard.

    CREAREA FORMULARELOR CU FORM WIZARD

    Etape:

    Din fereastra DATABASE, execut clic pe tipul de obiect FORMS. Execut dublu-clic pe opiuneaCREATE FORM USING WIZARD.Apare caseta de dialog Form Wizard.

    Din lista derulant TABLES/QUERIES, alegi un tabel sau o interogaredin care s selectezi cmpuri (n mod prestabilit este selectat primul tabel n ordinealfabetic)

    Execut clic pe un cmp din lista AVAILABLE FIELDS pe care vrei s lintroduci n formular i apoi execut clic pe butonul Next > pentru a muta cmpuln lista SELECTED FIELDS.

    Repet pasul anterior pn cnd selectezi din acel tabel toate cmpurile pecare vrei s le incluzi.

    56

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    57/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Not: Dac vrei s incluzi cmpuri din alte tabele sau cereri, selecteaz-ledin lista TABLES\QUERIES.

    Execut clic pe NEXT pentru a continua. i se cere s alegi o machet:Columnar, Tabular, Datasheet sau Justified. Execut clic pe fiecare butonpentru a previzualiza machetele. (Columnar este cea mai uzual). Dup ce ai alesmacheta dorit apas NEXT.

    i se cere s alegi un stil. Execut clic pe fiecare stil din list pentru a-lprevizualiza; execut clic pe NEXT dup ce ai ales un stil.

    Introdu un titlu pentru formular n caseta de text din partea de sus a caseteide dialog.

    57

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    58/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Execut clic pe butonul FINISH.

    n final apare formularul pregtit pentru introducerea datelor.

    CREAREA FORMULARELOR GOALE

    Cel mai performant, dar i cel mai dificil mod de a crea un formular const n utilizareamodului de vizualizare FORM DESIGN.

    Acest mod i permite s stabileti exact unde anume s plasezi fiecare cmp i cum s-lformatezi.

    Etape:

    n fereastra DATABASE, execut clic pe tipul de obiect FORMS.

    Execut clic NEW. Apare caseta de dialog NEW FORM.

    Execut clic pe DESIGN VIEW.

    Selecteaz un tabel sau o interogare din lista derulant de la baza casetei dedialog.

    58

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    59/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Apas OK. Apare o fereastra Form Design.

    ADUGAREA CONTROALELOR LA UN FORMULAR

    Etape:

    Afieaz lista FIELDS dac aceasta nu este vizibil prin apsarea pe

    butonul FIELD LIST sau alege din meniul VIEW opiunea FIELD LIST.

    Trage cu mouse-ul un cmp din lista de cmpuri n zonaDETAIL araportului.

    DEPLASAREA CONTROALELOR DE CMP

    Etape:

    Dac nu eti deja n modul de vizualizare FORM DESIGN, treci n acestmod.

    Execut clic pe numele unui control pentru a-l selecta. Apar mnere deselecie n jurul lui. Poi selecta mai multe controale, innd apsat tasta SHIFT ntimp ce execui clic pe fiecare.

    Poziioneaz indicatorul mouse-ului astfel nct acesta s se transformentr-o palm.

    Execut clic i ine apsat butonul stng al mouse-ului ct timp vei trage

    controlul ntr-o alt poziie.

    59

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    60/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    DEPLASAREA CONTROALELOR I A ETICHETELOR N MOD INDEPENDENT

    Etape:

    Execut clic pe controlul care vrei s fie selectat.

    Poziioneaz indicatorul mouse-ului pe mnerul de selecie aflat n parteadin stnga sus, astfel nct s se transforme ntr-un deget arttor.

    Tragei controlul ntr-o alt poziie.

    Ex:

    S se creeze urmtoarea form:

    Not: Executarea formei se face prin apsarea pe butonul VIEW depe bara de instrumente sau din meniul VIEW opiunea FORM VIEW.

    Forma va arta astfel:

    60

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    61/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    VIZUALIZAREA ANTETURILOR I A SUBSOLURILOR DE PAGIN

    Pe lng zona DETAIL pe care ai utilizat-o pn acum mai exist i alte zone:

    FORM HEADERi FORM FOOTER sunt zone care se repet npartea de sus sau de jos a formularului, cum ar fi titlul formularului n partea de sussau o noti de copyrightn partea de jos.

    Dup executare forma va arta astfel:

    Not: Adugarea antetelor i a subsolurilor de pagin se face, selectnd dinmeniul VIEW opiunea FORM HEADER/FOOTER.

    PAGE HEADERi PAGE FOOTER sunt zone care se repet n parteade sus sau de jos a fiecrei pagini a formularului atunci cnd l tipreti.

    Not: Pentru a afia aceste dou zone trebuie s selectezi din meniul VIEWopiunea PAGE HEADER/ FOOTER.

    61

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    62/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Formularul va arta astfel:

    ADUGAREA ETICHETELOR

    Pentru a putea aduga formularului titluri, subtitluri, text explicativ i altele trebuie sadaugi n formular un obiect care se numete etichet.

    Not: n cazul n care bara de instrumente nu este afiat, alege opiunea

    TOOLBOX din meniul VIEW sau execut clic pe butonul TOOLBOX de pe

    bara de instrumente.

    Etape:

    Execut clic pe instrumentulLABEL din caseta de instrumente.Indicatorul mouse-ului se preschimb n litera A cu un semn plus lng ea.

    Traseaz un chenar n interiorul formularului i introdu textul dorit.

    Execut clic oriunde n afara controlului pentru a termina operaia sauapas ENTER.

    62

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    63/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    FORMATAREA ETICHETELOR

    Dup ce ai plasat toate informaiile ntr-un formular (controalele pe care vrei s le incluzii etichetele pentru afiarea oricrui titlu sau text explicativ), urmtorul pas este s faci

    formularul mai atrgtor.Toate instrumentele de formatare de care ai nevoie sunt pe bara de instrumenteFormatting.

    Pentru a formata un control, selecteaz-l i apoi execut clic pe instrumentul de formatareadecvat.

    MODIFICAREA ORDINII DE DEPLASARE CU TASTA TAB

    Cnd introduci date ntr-un formular, apas tasta Tab pentru a te deplasa de la un controlla altul, n ordinea n care sunt afiate n formular.

    Dac mui i rearanjezi controalele, ordinea de deplasare cu tasta Tab nu se modificautomat.

    Pentru a ajusta ordinea de deplasare cu tasta Tab trebuie s parcurgi urmtorii pai:

    Alege din meniul VIEW opiunea TAB ORDER. Apare caseta de dialogTAB ORDER.

    Alege seciunea pentru care vrei s schimbi aceast ordine.

    Apar controalele n ordinea de deplasare cu tasta Tab. Pentru a modificaordinea, execut clic pe control i trage-l n sus sau n jos n list.

    Pentru a stabili rapid ordinea de deplasare pe baza poziiei curente acontroalelor n formular (de sus n jos), execut clic pe butonul Auto Order.

    Execut clic pe OK.

    RAPOARTE

    Rapoartele sunt obiecte prin intermediul crora generezi rezultate profesionale care pot fiafiate pe ecran, tiprite pe hrtie sau afiate pe Internet.

    63

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    64/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    CREAREA UNUI RAPORT CU AUTOREPORT

    Dac vrei un raport simplu, bazat pe un singur tabel sau pe o singur interogare, cel mai

    potrivit este AUTOREPORT.Pentru a crea un raport folosind AutoReport, urmeaz paii:

    Deschide baza de date care conine tabelul sau interogarea pe baza creiavrei s creezi raportul.

    Execut clic pe eticheta REPORTS din fereastra DATABASE i apoi pebutonul NEW. Apare caseta de dialog NEW REPORT.

    Selecteaz din lista derulant tabelul sau interogarea pe baza creia vrei sconstruieti raportul.

    Selecteaz AUTOREPORT: COLUMNAR sau AUTOREPORT:TABULAR.

    Execut clic pe OKi raportul apare n modul PRINT PREVIEW.Raportul va arta astfel:

    64

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    65/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    CREAREA UNUI RAPORT CU REPORT WIZARD

    Report Wizardasigur un compromis acceptabil ntre uurina de utilizare

    flexibilitate. Cu Report Wizard, poi utiliza mai multe tabele i interogri i poi alege omachet i un format pentru raportul tu.

    Etape:

    Deschizi baza de date care conine tabelul sau interogarea pentru care vreis creezi un raport.

    Execut clic pe eticheta Reports din fereastra Database. Pe ecran aparecaseta de dialog Report Wizard.

    Din lista derulant Tables/Queries, selecteaz un tabel sau o interogaredin care vrei s incluzi cmpuri.

    65

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    66/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Execut clic pe un cmp din lista Available Fields i apoi pe butonulpentru a muta cmpul n lista Selected Fields. Repet acest pas pentru a selecta

    toate cmpurile dorite sau execut clic pe pentru a muta toate cmpuriledeodat.

    Dac vrei, selecteaz un alt tabel sau o alt interogare din Tables/Queries i repet pasul anterior. Tabelele pe care le alegi trebuie s aibrelaii ntre ele, astfel nct datele s coincid n raport.

    Cnd ai terminat de selectat cmpurile, execut clic pe NEXT. Apareprima caset de dialog Report Wizard.

    Dac vrei gruparea nregistrrilor dup oricare din cmpurile pe care le-ai

    selectat, execut clic pe cmp i apoi pe butonul . Poi selecta mai multeniveluri de grupare, n ordinea pe care o vrei. Apoi execut clic pe Next pentru atrece mai departe.

    66

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    67/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Aplicaia Wizard te ntreab ce ordine de sortare vrei s utilizezi. Dacvrei nregistrri sortate, deschide lista derulant de sus i selecteaz un cmp dupcare vrei ca sortarea s se efectueze. Selecteaz cel mult patru sortri din listelederulante.

    n mod prestabilit, sortarea este n ordine cresctoare (de la A la Z).Execut clic pe butonul de lng caset pentru a schimba ordinea de sortare ndescresctoare (de la Z la A), daca vrei.

    n urmtoarea caset de dialog vei alege o opiune de machetare dinseciunea LAYOUT.

    Alege orientarea pentru raportul tiprit din seciunea ORIENTATION.

    Apas NEXT.

    n urmtoarea caset de dialog a aplicaiei Wizard, alege un stil de raport.Sunt afiate mai multe; execut clic pe unul pentru a vedea o mostr.

    67

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    68/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Apas NEXT cnd eti mulumit de alegerea fcut.

    i se cere un titlu de raport. Vei introduce un titlu n caseta de text Reporti execut clic pe FINISH pentru a vedea raportul n modul PRINT PREVIEW.

    TIPRIREA RAPOARTELOR N MODUL PRINT PREVIEW

    Cnd creezi un raport, fie cu Report Wizard, fie cu Autoreport, acesta apare n modulPrint Preview. De aici poi s-l tipreti direct, dac eti mulumit de rezultat sau poi streci n modul de vizualizare Report Design pentru a face modificri.

    Dac vrei s tipreti raportul i s specifici diverse opiuni de tiprire, alege din meniulFILE opiunea PRINT. Pe ecran apare caseta de dialog PRINT.

    68

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    69/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    Daca vrei s obii rapid o copie tiprit, execut clic pe butonul PRINT de pe barade instrumente.

    INTRAREA N MODUL DE VIZUALIZARE REPORT DESIGN

    Etape:

    Execut clic pe eticheta REPORTS.

    Execut clic pe raportul pe care vrei s-l vizualizezi.

    Execut clic pe butonul DESIGN. Apare raportul n modul de vizualizareDESIGN.

    Raportul conine urmtoarele zone: REPORT HEADER conine titlul raportului;

    PAGE HEADER conine etichetele de coloan ale raportului;

    DETAILS afieaz lista cmpurilor alese pentru a fi tiprite n acestecoloane;

    PAGE FOOTER conine o formula care va afia data i ora curent.

    69

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    70/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    LUCRUL CU CONTROALELE DIN RAPORT

    Lucrul cu controalele din raport n modul de vizualizare Report Design este similar cu

    modul de lucru cu controalele n modul Form Design.Selectarea controalelor se face executnd un clic pe control. n jurul su apar mnere deselecie.

    Mutarea obiectelor se selecteaz obiectul respectiv, apoi poziioneaz indicatorulmouse-ului deasupra unei laturi a chenarului astfel nct acesta s se transforme ntr-opalm deschis i neagr. Apoi execut clic i trage controlul n noua poziie.

    Redimensionarea obiectelor selecteaz obiectul, apoi poziioneaz indicatorul mouse-ului deasupra unui mner de selecie i trage-l pentru a redimensiona obiectul.

    Formarea obiectelor de text utilizeaz listele derulante Font i Font Size de pe bara cuinstrumente pentru a alege fonturi, apoi utilizeaz butoanele Bold, Italic sau Underline

    de pe bara cu instrumente pentru a aplica anumite atribute. Poi aduga, de asemenea,linii i imagini n rapoarte, la fel ca n formulare.

    ADUGAREA I TERGEREA CONTROALELOR

    Etape:

    Dac nu vezi lista Field, vei alege din meniul View opiunea Filed List

    sau execut clic pe butonul Field List de pe bara de instrumente. Apare ocaset mobil, care afieaz o list cu toate cmpurile din tabelul pe care-l utilizezi.

    Trage orice cmp din lista de cmpuri n raport, unde devine un control n mod prestabilit, o caseta de text. Plaseaz-l oriunde vrei n zona Detail.

    Not: Pentru a terge un control acesta va fi selectat i prin apsarea tasteiDELETE va fi ters.

    ARANJAREA NOILOR CONTROALE

    Cnd adaugi un control n raport, de fapt adaugi dou lucruri o etichet i o caset de

    text. Aceste dou elemente sunt legate: eticheta descrie caseta de text, iar caseta

    70

  • 8/7/2019 Notiuni Introductive despre Baze de Date - Microsoft Acces

    71/71

    PREZENTAREA APLICAIEI

    reprezint cmpul care va fi utilizat. Poi modifica textul din etichet fr s afectezicaseta de text

    n mod prestabilit, cnd mui caseta de text, o urmeaz i eticheta. Dac poziioneziindicatorul mouse-ului pe chenarul casetei de text i indicatorul se transform ntr-o

    palm deschis, acesta este semnalul c, atunci cnd vei trage caseta de text, eticheta o vaurma.

    n orice caz, poi deplasa i separat caseta de text i eticheta. Vei observa c n colul dinstnga sus al fiecrui control exist un mner de selecie (ptrat) care este mai mare dectcelelalte. Cnd poziionezi indicatorul mouse-ului pe acest ptrat, cursorul devine o mncu degetul arttor ntins. n acest moment poi s execui clic i s tragi fiecare obiectseparat de celalalt.

    ADUGAREA ETICHETELOR

    Poi, de asemenea, s adaugi separat etichete, cu text suplimentar, care nu sunt neapratasociate cu un anumit cmp.

    Etape:

    Execut clic pe butonul Label de pe bara de instrumente Toolbox.

    Execut clic oriunde n raport i tasteaz textul etichetei.

    Dup ce ai terminat, execut clic oriunde n afara etichetei.

    Not: n cazul n care bara de instrumente Toolbox nu este afiat, poi

    apsa pe butonul Toolbox de pe bara de instrumente standard sau poi alege dinmeniul VIEW, opiunea TOOLBARS i apoi TOOLBOX.