Notă metodologică Analiza funcțională în Sectorul …...Notă metodologică Analiza...

23
Notă metodologică Analiza funcțională în Sectorul Justiției. Procuratura Generală Chisinau, 25 Octombrie, 2013 Dr Axel G Koetz Acest document a fost elaborat cu sprijinul financiar al Comisiei Europene. Opiniile exprimate în acest raport sunt cele ale consultanților și nu reflectă, în mod necesar, pe cele ale Comisiei Europene. Acest document se va considera complet doar împreună cu prezentarea orală și discuția ulterioară. Utilizarea izolată a fragmentelor din prezentare poate provoca neînțelegeri întrebări: [email protected] Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova Metodologia Analizei Funcționale 1 Altair Asesores ICON IRZ IRP

Transcript of Notă metodologică Analiza funcțională în Sectorul …...Notă metodologică Analiza...

Notă metodologică

Analiza funcțională în Sectorul Justiției.

Procuratura Generală Chisinau, 25 Octombrie, 2013

Dr Axel G Koetz Acest document a fost elaborat cu sprijinul financiar al Comisiei Europene. Opiniile exprimate în acest raport sunt cele ale consultanților și nu reflectă, în

mod necesar, pe cele ale Comisiei Europene. Acest document se va considera complet doar împreună cu prezentarea orală și discuția ulterioară. Utilizarea

izolată a fragmentelor din prezentare poate provoca neînțelegeri

întrebări: [email protected]

Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale 1

Altair Asesores

ICON IRZ IRP

Definirea „Analizei funcționale“

• Termen greu de definit

• Descrie numeroase tipuri și forme de analiză ce pot fi realizate într-o instituție/organizație

• AF este orientată, în mare parte spre analiza FUNCȚIILOR, STRUCTURII , precum și a RESPONSABILITĂȚILOR instituției

• Întrebarea Clasică: Care funcții sunt puse în aplicare de către fiecare direcție/secție? – Funcțiile sunt îndeplinite la locul potrivit (orizontal / vertical)?

– Funcțiile sunt grupate corect?

– Există suprapuneri sau conflicte de interese (orizontal / vertical)?

– Există careva funcții lipsă?

2 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Nivelele Generale ale AF

3 Altair Asesores

ICON IRZ IRP

Colectarea datelor și desrierea

Analiza Dezvoltarea

Organizațională

Raport

Regulmente

Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Analiza Funcțională – exemple

• AF orientată spre structură (statică): distribuția implementării funcțiilor de către direcțiile/secțiile organizației

• AF orientată spre proces (dinamică): procesele din spatele funcțiilor, costul per unitate

• AF orientată spre calitate: calitate / nivelul de satisfacție în implementarea anumitor funcții

• AF Calitativă față de AF Cantitativă: resurse existente față de resurse necesare

• AF pentru domenii specifice: ține de implementarea / analiza SWOT pentru activități specifice

4 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Analiza Funcțională Calitativă

• Existența funcțiilor în corespundere cu Strategia (reprezentate de Constituție, Legi, Regulamente)

• Distribuirea funcțiilor – Orizontal între ministere (APC)

– Orizontal între direcțiile aparatului central al Procuraturii

– Vertical între aparatul central și instituțiile/agențiile subordonate

– Grupuri de funcții optime, gruparea / separarea funcțiilor

– Externalizarea / internalizarea funcțiilor

• Pregătirea Proiectului de Regulament

5 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Analiza Funcțională Cantitativă (statică)

• Analiza distribuției funcțiilor:

– numărul de cazuri

– necesitățile de personal prin prisma EPM

– în situații speciale: necesitățile de fonduri

– Personalul necesită schimbări privind volumul de lucru

• Legătura cu bugetul va fi posibilă

• Într-o AF „dinamică“, calcularea costurilor per unitate și a taxelor (pentru servicii) devine posibilă

6 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Analiza Cantitativă și legătura cu bugetul

• ENM = echivalentul unei norme de muncă- este o “valută” universală a AF

• ENM în eng. „FTPE - Full Time Post Equivalents“. Aceasta e capacitatea de muncă a unui angajat cu normă deplină în perioada de analiză

• ENM (din partea ofertei) descrie capacitatea de muncă disponibilă la moment

• ENM (din partea cererii) descrie necesarul de capacități pentru funcții/sarcini

7 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Calcularea simplificată a ENM din partea cererii

365 zile calendaristice într-un an

./. 104 zile de Sîmbătă și Duminică

./. 10 sărbători naționale

./. 30 zile de vacanță

./. 10 zile de concediu medical (în jur de 5%)

= 211 zile lucrătoare (net)

Aprox. 200 zile = 10 luni lucrătoare cîte 4 săptămîni

sau 20 zile cîte 8 ore

sau 160 ore

8 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Calcularea ENM din partea ofertei (200 zile / 8 ore pe zi)

O activitate ce necesită ...

Calcularea ENM

De exemplu ENM se calculează după cum urmează

1 lună pe an 1/10 Pregătirea bugetului 10%

1/2 zi pe săptămînă 0.5/5 Ședința operativă de luni cu ministrul

10%

1 oră pe zi 1/8 Citirea corespondenței 12, 5%

1 săptămînă pe lună

1/4 Săptămîna pentru efectuarea controlului în direcție

25%

1 sătămînă pe an 1/40 Elaborarea unei analize 2,5%

1 zi pe an 1/200 Ziua ședinței instanței de judecată

0,5%

4 ore pe zi 4/8 Prestarea unor servicii publice 50%

9 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Exemplu de rezultate – Analiza Funcțională completă

• Analiza implementării tipurilor de funcții

• Distribuția cantitativă/calitativă a personalului Atribuirea tipurilor de funcții

• Poziția corectă a funcțiilor în structură – Orizontală

– Verticală

• Conflicte pozitive/negative de competență

• Potrivirea structurilor organizaționale

• Raportul cap-coadă

• Efectul volumului de lucru asupra numărului de personal

10 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Exemplu de rezultate: Funcție transparentă/Structura resurselor

11 Altair Asesores

ICON IRZ IRP

Denumir

ea

Perso

nalul

Planif

icat

Perso

nalul

Actual

Nr Funcția Tipurile de rezultateGrupul

Funcției

Nr de

cazuri

Volumul

de lucru

în ENM

8

Asigurarea

secretariatului Comisiei

de disciplină

Sesizări înregistrate, anchete de

serviciu desfășurate, procese

verbale întocmite, acte

administrative elaborate, note

informative elaborate și prezentate

conducerii Ministerului și Cancelariei

de Stat

I 45 0.25

9

Asigurarea respectării

drepturilor și intereselor

legale ale cetățenilor la

petiționare

Petiții înregistrate, petiții examinate

cu depășirea termenului, informații

prezentate conducerii ministerului,

informații săptămînale prezentate

executorilor, note informative

întocmite și prezentate conducerii

Ministerului și Cancelariei de Stat

S 62 0.50

10

Elaborarea și verificarea

statelor de personal și a

schemelor de încadrare

State de personal elaborate și

verificate, scheme de încadrare

verificate

I 6 0.15

1

Realizarea şi eliberarea

duplicatelor de pe

actele notariale

Numărul duplicatelor de pe acte

notariale realizate și eliberate S 1500 0.80

2

Eliberarea copiilor şi

extraselor de arhivă de

pe actele notariale

Numărul copiilor/extraselor eliberate S 600 0.20

Serviciul

arhiva2 2

Directia

resurse

umane

5 5

Exemplu de rezultate: Distribuirea funcțiilor pe Grupuri de funcții

12 Altair Asesores

ICON IRZ IRP

(c) KPI 2008 – [email protected]

-

10

20

30

40

50

60

70

80

90

PP LE SU RE SE CF SM CS

C1 C2 C3 C4 C5

Date din modelul proiectului (c1..5 sunt tipurile de funcții, 1 este cea mai înaltă, PP.. Sunt Grupurile de funcții, PP = Planificarea de Politici, CS = Serviciul Corporativ)

Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

13

Utilizarea Resurselor Umane: Coadă mare – Dinți mici

Legis-

laţie

1,25

Supraveghere

2,45

Regulament; 21,25

Servicii; 13,65

Control

23,25

Auto

administrare

22,30

Servicii

Corporative

85,15

Planificarea

politicii

14,95

Dinții

Coada

Stomac

Exemplu de rezultate : Redistribuirea funcțiilor și a personalului

14 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

ENM Cantitativă (Dinamică) Structura și Costul Proceselor

15 Altair Asesores

ICON IRZ IRP

A

1 2 3

11 12

111

112

113

21 22

21

22

211

222

223

224

221

222

223

31 32 33

321

322

331

332

4

A1

3331

3332

3333

Descrierea Procesului/ Volumul de lucru ENM utilizat în departamente implicate Determinarea costului unei „unități de producție„ -> Optimizarea Costului și a Calității Bazat pe statistica AF

Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Subiecte specifice AF: Analiza Funcțională a Procesului de Reformă

• Tip special de AF

• Obiectivul / rezultatele scontate: Identificarea deficienților în procesul de reformare a justiției în RM și sprijinirea elaborării mecanismelor relevante

• Elemente metodologice specifice:

– Identificarea parametrilor cadru printr-o analiză destul de limitată a structurii, funcțiilor generale și resurselor

– Concentrarea pe activitățile direcțiilor/secțiilor pentru a promova implementarea Strategiei

16 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Ce înseamnă, de fapt, aceasta? (I)

• Planul de Acțiuni definește 488 de acțiuni individuale, angajate de cei 6 piloni, direcțiile strategice corespunzătoare și domeniile specifice de intervenție

• În jur de 50% din acțiuni urmează a fi realizate de către MJ

• Procuratura Generală este responsabilă de numeroase acțiuni din Planul de Acțiuni al Strategiei

• Munca respectivă se va face (sau se va supraveghea) de către direcțiile și secțiile PG

• Pentru implementarea cu succes a Planului de Acțiuni este necesar de a vedea ce se face cu exactitate, ce se planifică și cum acest lucru corelează cu resursele existente

17 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Ce înseamnă, de fapt, aceasta? (II)

• Vom face inventarierea activităților concrete și resurselor folosite de-a lungul timpului

• oi am început acest exercițiu în aparatul central al MJ, și acum continuăm cu Oficiul de Probațiune, DIP, DAJ, Direcția de Informații Juridice, Centrul de Armonizare a Legislației.

• Constatările ar trebui să ne ajute să eficientizăm implementarea Planului de Acțiuni, să învățăm din experiența activităților curente și să fim conștienți de resursele necesare

18 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale, 08 August 2013

Instrumente AF Faza colectării datelor

• Formularul 1 – Prezentarea generală a direcției/secției (informație de bază)

• Formularul 2a – Analiza detaliată a activităților legate de strategie și nivelul de implementare

• Formularul 2b – Structura funcțiilor departamentelor și utilizarea corespunzătoare a capacităților

• Interviuri cu Șefii de direcții, în baza chestionarelor

19 Altair Asesores

ICON IRZ IRP Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

Activitățile și Intervalul de timp (urmează a fi adaptată pentru situația concretă)

• 2 săptămîni Cercetare, pregătirea formularelor

• 1 săptămînă Ședința/întîlniri pentru informare generală și întîlniri individuale

• 2 săptămîni Completarea și transmiterea formularelor

• 2 săptămîni Crearea și completarea bazei de date

• 2 săptămîni Interviuri cu șefii de direcții/actualizarea bazei de date

• 1 săptămînă Analiza primară

• 2 săptămîni Scrierea raportului

20 Altair Asesores

ICON IRZ IRP

PS: Completarea chestionarelor ar trebui sa ia mai puțin de 1 zi lucrătoare

Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

PG Instrumente I Chestionarul de bază privind structura instituției

21 Altair Asesores

ICON IRZ IRP

Please return by e-mail to: [email protected]

If not possible, send to Project Team, MoJ Room 106

Return date: please retun in latest 1 week from day of reception

Read Explanation 1 before filling in / in parallel, it explains every line of the form

Your contact in the Project is: Adriana Mirza

Problems left ? Hotline / e-mail is: (22) 20 14 43 [email protected]

6 Name of Respondent

7 Job Title and Function

1 Name of Institution MoJ - Central Apparatus

2 Name of Unit

3 Staff in FTPE (actual or last full year) Total Law degree

(University)

Other Degree

(University) Other Office Staff

Manual and

untrained

4 Number of planned staff (to budget) 0

5 Number of filled posts (paid from budget) 0

6 of Nr 5 : Staff with permanent contract 0

7 of Nr 5 : Staff with temporary contract 0

8 Additional staff seconded from other sources 0

9 Actual Training Days 1.8.2012 - 31.07.2013

a b c d

10 Most important / most time consuming functions of the Unit (cover 90 - 95% of

work capacity) Output of Function

Est. % of

Unit work capacity Function Category

1001

1002

1003

1004

1005

1006

1007

1008

1009

1010

1011 Others / Miscellaneaous

1012 Sum of work capacity in FTPE 100%

11 Comments / proposals on structure and staffing

Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

PG Instrumente IIa Chestionarul cu privire la implementarea strategiei

22 Altair Asesores

ICON IRZ IRP

Institution: MoJ Central Apparatus Unit: Filled in by: Version/Date:

Copyrighted by Dr A.G.Koetz KPI, [email protected]

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

To be done with own

existing resources

To be done with

additional Resources

Outsourced to

external providers

from to

Estimate needed

Capacity in FTPE

(Re-Allocation)

Estimate needed

Capacity in FTPE (for

example temporary /

seconded staff)

Estimated Cost

in 1000 Lei

Additional Information

FA MD Justice Sector - Part 2 Strategy AP Implementation

Partners to

which we

contribute /

provide results

(customer)

Foreseen

Exec PeriodRole of

the unit

(Lead/

Support)

concrete

activity of the unit

related to implementation

AP

Intervention

area +

Action Nr

Output

Partners (incl.

external

providers) which

contribute / give

input for the

activity

Expected / Experienced

Problems and Bottlenecks in

implementing the activity

Com

ple

tion

Sta

tus

Function

Category

(See

Expl 2)

Activity

exceeds

present

functions

? (Y/N)

Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale

PG Instrumente IIb Chestionar simplificat pentru AF cantitativă

23 Altair Asesores

ICON IRZ IRP

Name of Unit: Name of Respondent: Tel:1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Nr. Function or Task

P -

Polic

y M

akin

g

B +

Str

ate

gic

Pla

nnin

g.B

udgeting

L -

Legis

lation

R -

Regula

tion

S -

Serv

ices t

o c

itiz

en +

Busin

esses

C -

Coord

ination o

f

Subord

inate

Adm

in

I -

Inte

rnal A

dm

inis

tration

Oth

er

/ E

xpla

in

(->

Com

ments

)

Type /

Nam

e o

f S

taff

1

Type /

Nam

e o

f S

taff

2

Type /

Nam

e o

f S

taff

3

Type /

Nam

e o

f S

taff

4

Type /

Nam

e o

f S

taff

5

Type /

Nam

e o

f S

taff

6

Type /

Nam

e o

f S

taff

7

Type /

Nam

e o

f S

taff

8

Type /

Nam

e o

f S

taff

9

Type /

Nam

e o

f S

taff

10

Su

m T

ota

l F

TP

E

Comments

on Function

or Tasks

(e.g.

particular

problems,

understaffing

, expected

changes

etc.)

1 0

2 0

3 0

4 0

5 0

6 0

7 0

8 0

9 0

10 0

11 0

12 0

13 0

14 0

15 0

16 0

17 0

18 0

19 Training etc.(ordered by HoD/HoS) 0

20 Long-term (>25%) Idle/sick/absent none 0

Sum xxx 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Actual FTPE 0

Overtime hours per

week0

FTPE = Full Time Post Equivalent FTPE % 100 50 20 10 5 2 1

Every input in % of FTE Hours weekly 40 20 8 4 2 0,80 0,40

Days Monthly 20 10 4 2 1 0,40 0,20

Days yearly 200 100 40 20 10 4 2

Please mark appropriate boxes with an X

Category (please mark with "X"")

Type o

f O

utp

ut

N o

f C

ases

Clie

nt

Cate

goty

Please fill in % of FTPE

Coopera

tion p

art

ners

Suport în coordonarea Reformei în Sectorul Justiției în Republica Moldova

Metodologia Analizei Funcționale