NORME FINANCIAR CONTABILE

Nr. 259 / 08.10.2008 privind ntocmirea, avizarea, aprobarea i circuitul documentelor

n conformitate cu prevederile OMF 1917/2005 privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor

publice, OMF nr. 1792/2002 privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor bugetare, OMF nr. 522/2003 privind organizarea i exercitarea controlului preventiv, se dispun urmtoarele:

1. Documentele se vor ntocmi completndu-se fiecare rubric cuprins n acestea.

2. Explicaiile solicitate de ctre documente vor fi ct mai complete, oferind maximum de informaii cu privire la operaiunea economic la care se refer acesta.

3. Atribuirea numrului de ordine fiecrui document, de ctre compartimentul emitent, se efectueaz cronologic, n format electronic.

4. Se va respecta strict circuitul documentelor n ce privete ntocmirea, semnarea, avizarea i aprobarea documentelor.

5. n vederea nregistrrii operaiunilor economice n evidena contabil este obligatoriu ca documentele justificative s fie completate cu toate datele solicitate de document i s conin toate semnturile, avizele i aprobrile prevzute de lege.

6. Documentele contabile se vor prezenta pentru semnare, avizare sau aprobare pe baza Registrului de operaiuni supuse vizei de control financiar preventiv i Borderoului de predare-primire documente.

7. Documentele care privesc angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor bugetare trebuie s conin, obligatoriu, urmtoarele vize:

Viza de compartiment - certific realitatea, necesitatea i legalitatea operaiunii;

Viza CPV - certific faptul c produsele, serviciile sau lucrrile (Vocabular Achiziii Publice) ce urmeaz a se achiziiona au fost cuprinse n Programul anual de achiziii publice al instituiei

i care este procedura legal de achiziie;

Viza Bun de plat - cerific faptul c produsele au fost recepionate, serviciile au fost prestate sau lucrrile au fost executate;

- se aplic pe toate facturile emise de furnizori, pentru bunurile, serviciile i lucrrile recepionate;

Viza CFP - certific legalitatea, regularitatea i ncadrarea n limitele (Control Financiar Preventiv) i destinaia creditelor bugetare;

8. n cazul achiziiilor de produse se ntocmete, obligatoriu, Nota de intrare recepie.

9. Bunurile de natura Materialelor i cele de natura Obiectelor de inventar, recepionate, se nregistreaz, de ctre gestionar, n Fia de magazie.

10. Bunurile de natura Mijloacelor fixe, recepionate, se nregistreaz, de ctre gestionar, n Fia mijlocului fix.

11. Eliberarea n consum a bunurilor de natura materialelor se efectueaz pe baz de Proces verbal de consum.

12. n cazul achiziiilor de servicii nu se ntocmete Not de intrare recepie (NIR), pentru certificarea prestrii serviciilor fiind suficient aplicarea vizei Bun de plat pe factura emis de ctre furnizor i semntura persoanei autorizate s acorde viza Bun de plat.

13. n cazul achiziiilor de lucrri recepia se efectueaz, pe baza Situaiilor de lucrri prezentate de antreprenor, ntocmindu-se Proces verbal de recepie parial.

14. n situaia materialelor consumabile sau a bunurilor care s-au eliberat direct n consum, imediat dup recepie, concomitent cu Nota de intrare recepie (NIR) se ntocmete i Procesul verbal de consum.

15. Modelul fiecrui document, prezentat mai jos se constituie n anex la prezenta.

1. Memoriul justificativ

Se utilizeaz pentru iniierea unei proceduri de achiziii publice (produse, servicii, sau lucrri);

Se ntocmete, n format electronic, de ctre Compartimentul achiziii publice;

Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul achiziii publice;

Se semneaz de ctre solicitant;

Va conine viza CPV din partea Compartimentul achiziii publice;

Va conine viza de compartiment din partea efului de compartiment care a iniiat procedura de achiziie public;

Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului;

Se aprob de ctre directorul instituiei;

2. Referatul de necesitate

Se utilizeaz, mpreun cu Memoriu justificativ pentru efectuarea achiziiilor de produse, servicii sau lucrri;

Se ntocmete, n format electronic, de ctre Compartimentul achiziii publice;

Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul achiziii publice;

Se semneaz de ctre solicitant;

Va conine viza de compartiment din partea efului de compartiment care a iniiat procedura de achiziie public;

Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului;

Se aprob de ctre directorul instituiei;

Referatul de necesitate este nsoit de urmtoarele:

- Memoriu justificativ (aprobat)

- Factura fiscal emis de ctre furnizor - Nota de intrare recepie (NIR) - Procesul verbal de consum (n cazul materialelor consumabile)

- Procesul de selecie a ofertelor + Ofertele depuse + Contractul economic - Alte documente justificative prevzute de lege

3. Nota de intrare recepie (NIR)

Se utilizeaz, pentru efectuarea operaiunii de recepie a produselor achiziionate;

Se ntocmete de ctre comisia de recepie, n trei exemplare, pe baza Facturii fiscale emis de furnizor;

Se semneaz de ctre gestionarul primitor i membrii comisiei de recepie;

Un exemplar din NIR se depune la serviciul contabilitate mpreun cu celelalte documente justificative nsoitoare, unul pentru gestionarul primitor i un exemplar se arhiveaz la comisia de recepie;

4. Decontul de cheltuieli

Se utilizeaz, pentru decontarea avansurilor primite n numerar sau decontarea cheltuielilor legal efectuate n numerar;

Se ntocmete, n format electronic, de ctre Serviciul financiar-contabilitate, pe baza documentelor justificative nsoitoare;

Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Serviciul financiar-contabilitate;

Se semneaz de ctre persoana autorizat (mputernicit) din cadrul Serviciului financiar-contabilitate, care a ntocmit documentul;

Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului;

Se aprob de ctre directorul instituiei;

Decontul de cheltuieli este nsoit de urmtoarele:

- Memoriu justificativ (copie)

- Factura fiscal emis de ctre furnizor - Nota de intrare recepie (NIR) - Procesul verbal de consum (n cazul materialelor consumabile)

- Procesul de selecie a ofertelor + Ofertele depuse + Contractul economic - Alte documente justificative prevzute de lege

5. Fia de magazie

Se utilizeaz, pentru evidena tehnic-operativ i de gestiune a bunurilor de natura Materialelor ct i pentru cele de natura Obiectelor de inventar;

Se ntocmete de ctre gestionarul primitor;

Intrrile n gestiune se nregistreaz pe baza Notei de intrare recepie;

Ieirile din gestiune se nregistreaz pe baza Procesului verbal de consum;

Lunar, gestionarul va efectua un punctaj al operaiunilor efectuate cu nregistrrile serviciului financiar-contabilitate i va corecta eventualele neconcordane n Fia de magazie;

6. Proces verbal de consum

Se utilizeaz, pentru evidena eliberrii n consum a bunurilor materiale;

Se ntocmete, n format electronic, de ctre gestionarul predtor;

Un exemplar rmne la gestionar i unul se depune la serviciul contabilitate;

Se semneaz de ctre gestionarul predtor i de ctre primitor;

Va conine Viza CFP din partea contabilului ef al instituiei;

Se aprob de ctre directorul instituiei;

7. Ordonaarea de plat

Se utilizeaz, pentru dispunerea efecturii plii cheltuielilor;

Se ntocmete, n format electronic, de ctre Compartimentul contabilitate;

Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul contabilitate;

Va conine viza de compartiment din partea efului de compartiment care a iniiat procedura de achiziie public;

Va conine viza serviciului financiar-contabilitate, n urma verificrii disponibilului din contul de angajamente bugetare, conform clasificaiei bugetare;

Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului;

Se aprob de ctre directorul instituiei;

Ordonaarea de plat este nsoit de urmtoarele:

- Memoriu justificativ (aprobat)

- Referat de necesitate (aprobat)

- Factura fiscal emis de ctre furnizor (coninnd Viza Bun de plat) - Nota de intrare recepie (NIR) - Procesul verbal de consum (n cazul materialelor consumabile)

- Procesul de selecie a ofertelor + Ofertele depuse + Contractul economic - Alte documente justificative prevzute de lege

8. Ordinul de plat

Se utilizeaz, pentru efectuarea plii cheltuielilor;

Se ntocmete, n format electronic, n dou exemplare de ctre Compartimentul financiar-contabilitate, cu ajutorul programului-soft special conceput de ctre Ministerul Finanelor Publice;

Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul contabilitate;

Se semneaz de ctre persoanele mputernicite cu specimene de semnturi;

9. Foaia de vrsmnt

Se utilizeaz, pentru efectuarea depunerilor de numerar n conturile bancare;

Se ntocmete, n format electronic, ntr-un singur exemplar, de ctre Compartimentul financiar-contabilitate, cu ajutorul programului-soft special conceput de ctre Ministerul Finanelor Publice;

Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul contabilitate;

Se semneaz de ctre persoanele mputernicite cu specimene de semnturi;

10. Dispoziia de plat ctre casierie

Se utilizeaz, pentru efectuarea plilor, n numerar, de ctre casierie;

Se ntocmete, n format electronic, ntr-un singur exemplar, de ctre Compartimentul financiar-contabilitate;

Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul contabilitate;

Se semneaz, la ntocmit, de ctre Compartimentul financiar-contabilitate; Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului;

Se aprob de ctre directorul instituiei;

11. Dispoziia de ncasare ctre casierie

Se utilizeaz, pentru efectuarea ncasrilor, n numerar, de ctre casierie;

Se ntocmete, n format electronic, ntr-un singur exemplar, de ctre Compartimentul financiar-contabilitate;

Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul contabilitate;

Se semneaz, la ntocmit, de ctre Compartimentul financiar-contabilitate; Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului;

Se aprob de ctre directorul instituiei;

Abrevieri privind documentele contabile

BF - Bon fiscal

C - Chitan

CEC - CEC pentru ridicare de numerar din banc

CON - Contract

DC - Decont de cheltuieli

DI - Dispoziie de ncasare (ctre casierie)

DP - Dispoziie de plat (ctre casierie)

EX - Extras de cont bancar

F - Factur

FM - Fia de magazie

FMF - Fia mijlocului fix

FV - Foaie de vrsmnt

MF - Mijloace fixe

MJ - Memoriu justificativ

NC - Not contabil

NIR - Not de intrare recepie

OB - Obiecte de inventar

OD - Ordin de deplasare

OP - Ordin de plat

PV - Proces verbal ...

PVC - Proces verbal de consum

RC - Registru de cas

RN - Referat de necesitate

16. Prezentele Norme financiar-contabile se vor comunica, pentru aplicare ncepnd cu data prezentei, tuturor serviciilor, birourilor i compartimentelor funcionale din cadrul Casei de Cultur a Studenilor din Timioara.

DIRECTOR; CONTABIL EF, Popescu Sorin ec. Miclea Florian

AUTORITATEA NAIONAL PENTRU TINERET APROBAT CFP

Casa de Cultur a Studenilor din Timioara DIRECTOR CONTABIL EF

Compartimentul: Tehnic-administrativ

Biroul Achiziii Publice

Poziia din Programul de achiziii Data Semntura

39 28.07.2008

MEMORIU JUSTIFICATIV

pentru achiziii de produse, servicii sau lucrri

Numr Data

309-c 28.07.2008

1. Necesitatea achiziiei Festivalul Naional de Mod Toni Vlad- 2008

2. Tipul contractului Contract de furnizare produse

3. Obiectul contractului Tiprituri afie

4. Durata contractului / Termenul de finalizare 12.11.2008

5. Locul de livrare / prestate / executare Sediul instituiei

6. Sursa de finanare Subvenii bugetare programe culturale

7. Cod CPV 29242473-3 Tiprituri pe suport de hrtie

NOT JUSTIFICATIV PRIVIND DETERMINAREA VALORII ESTIMATE

Valoarea estimat a achiziiei este de: 2,580,25 Lei

NOT JUSTIFICATIV PRIVIND APLICAREA PROCEDURII DE ATRIBUIRE

Procedura aleas pentru atribuirea contractului de achiziie public, conform Programului de achiziii

este: cumprare direct

NOT JUSTIFICATIV PRIVIND ALEGEREA CRITERIILOR DE SELECIE

1. Criterii de calificare (*):

Declaraie de eligibilitate

Certificat CUI (copie legalizat)

Declaraie privind nencadrarea n situaiile prevzute de art.181 din OG nr.34/2006

Declaraie privind lista principalelor livrri n ultimii 3 ani de activitate

Bilan contabil anual (vizat de ctre Direcia General a Finanelor Publice)

Certificat ISO 9001/2001

2. Criterii de atribuire a contractului:

Preul cel mai sczut X

Oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic

VIZA DE COMPARTIMENT SOLICITANT

Data Semntura Numele man Constantin

29.07.2008 Data 28.07.2008 Semntura

Casa de Cultur a Studenilor din Timioara DIRECTOR CONTABIL EF

Compartimentul Cultural-Artistic Se aprob suma Control financiar preventiv

REFERAT DE NECESITATE

Numr Data

292 18.07.2008

1. Obiectul achiziiei Avans - Servicii de mas

2. Necesitatea Tabra foto Crivaia

3. Suma solicitat 1.173,00 Lei

4. Sursa de finanare Subvenii bugetare programe culturale

5. Memoriu justificativ Numr 292 Data 18.07.2008

6. Furnizorul Universitatea Politehnica din Timioara Cantina 1/C

7. Factura fiscal Numr TM-28671 Data 18.07.2008

VIZA DE COMPARTIMENT SOLICITANT

Data Semntura Numele Ciucur Iulia Anca

18.07.2008 Data 18.07.2008 Semntura

AUTORITATEA NAIONAL PENTRU TINERET Anexa nr. 3

Casa de Cultur a Studenilor din Timioara

Compartimentul: Cultural-Artistic

ORDONANTARE DE PLATA

Numar: 368

Data: 30.09.2008

Natura cheltuielilor: Accesorii computer CABINA TEHNIC

Lista documentelor justificative:

Memoriu justificativ Numr 287 Data 25.09.2008

Referat de necesitate Numr 482 Data 29.09.2008

Factura fiscal Numr 8695778 Data 29.09.2008

Angajament legal Numr 116 Data 29.09.2008

Modul de plata Virament X Numerar

LEI X VALUTA VALOAREA

Suma datorata 1,200,28

Avansuri acordate beneficiarului

Suma de plata 1,200,28

Suma de plata (valuta)

Felul valutei

Suma de plata in valuta

Cursul valutar de schimb

Suma transformata in lei

Calculul disponibilului din contul de angajamente bugetare

Subdiviziunea Disponibil inaintea Disponibil ramas

clasificatiei bugetare efectuarii platii Suma de plata dupa efectuarea

(cap. subcap. titlu, art. alin.) (cont 950) platii 0 1 2 3 = 1-2

20.01.30 1,200,28

Date de identificare ale beneficiarului

Denumire: MATCOM srl Timisoara Cont: RO49TREZ6215069386680189

Adresa: Str. Independentei nr.38 Trezoreria: Timioara

Cod ORC J 35 /829 / 1992 Cod fiscal: RO 4892554

Compartimentul de specialitate Compartimentul de contabilitate Control financiar preventiv

Data: 29.09.2008 Data: 29.09.2008 Data: 29.09.2008

Semnatura: Semnatura: Semnatura:

ORDONATOR DE CREDITE

Data: 29.09.2008

Semnatura:

Casa de Cultur a Studenilor din Timioara DIRECTOR CONTABIL EF

Compartimentul Cultural-Artistic Se aprob Control financiar preventiv

PROCES VERBAL DE CONSUM

Numr Data

251 24.07.2008

Necesitatea (Aciunea) Salvai Casa Studenilor

Sursa de finantare a bunurilor consumate Subvenii bugetare programe culturale

Se elibereaza din magazie pentru consum urmatoarele bunuri materiale:

Nr. N I R Pret

crt. Denumirea bunurilor Numar Data Cantitatea unitar Valoarea

0 1 2 3 4 5 6

1. Tricouri albe 218 22.07.2008 200 420,00 84.000,00

2. Tricouri roii 218 22.07.2008 150 385,00 57.750,00

Total 141.750,00

PREDTOR PRIMITOR

Numele Alupei Mariana Numele Ciucur Iulia Anca

Data 24.07.2008 Semntura Data 24.07.2008 Semntura

DIRECTOR CONTABIL EF Serviciul financiar-contabilitate

Se aprob suma Control financiar preventiv Semntura de ntocmit

DISPOZIIE DE NCASARE CTRE CASIERIE

Numr Data

293 12.09.2008

1. Numele i prenumele AEROBIC srl Timioara

2. Funcia / Calitatea Trncnescu Miciurel

3. Suma 800,00 Lei optsutelei- ( n cifre ) ( n litere )

4. Scopul ncasrii:

ncasri diverse

reprezentnd: cv factura nr. CCST-801260 / 12.09.2008 chirie sala de spectacole

Cont bancar 50.03 Sursa de finanare Venituri proprii

Ridicat numerar din cont bancar

Cont bancar 50.03 - Subventii bugetare - Salarii Suma

Cont bancar 50.03 - Subventii bugetare - Materiale Suma

Cont bancar 50.09 - Subventii bugetare - Programe Suma

Cont bancar 50.09 - Subventii bugetare - Capital Suma

Cont bancar 50.09 - Venituri proprii - Diverse Suma

Cont bancar 50.09 - Venituri proprii - Sponsorizare Suma

CASIER

ncasat suma de: Lei

( n cifre )

Data Semntura

DIRECTOR CONTABIL EF Serviciul financiar-contabilitate

Se aprob suma Control financiar preventiv Semntura de ntocmit

DISPOZIIE DE PLAT CTRE CASIERIE

1. Numele i prenumele Trezoreria Timioara

2. Funcia / Calitatea

3. Suma 11.700,85 Lei unsprezecemiiaptesuteleiioptzeciicincidebani ( n cifre ) ( n litere )

4. Scopul plii:

Avansuri spre decontare

pentru:

Cont bancar Sursa de finanare

Plata cheltuielilor

pentru:

Cont bancar Sursa de finanare

Depus numerar n cont bancar

Cont bancar 50.03 - Subventii bugetare - Salarii Suma 800,00

Cont bancar 50.03 - Subventii bugetare - Materiale Suma 200,15

Cont bancar 50.09 - Subventii bugetare - Programe Suma 500,50

Cont bancar 50.09 - Subventii bugetare - Capital Suma 0

Cont bancar 50.09 - Venituri proprii - Diverse Suma 10.000,20

Cont bancar 50.09 - Venituri proprii - Sponsorizare Suma 200,00

DATE SUPLIMENTARE PRIVIND BENEFICIARUL SUMEI

Actul de identitate CI Seria TM Numar 598622

Am primit suma de: Lei

( n cifre )

Data 24.07.2008 Semntura

CASIER

Pltit suma de: Lei ( n cifre )

Data Semntura

Numr Data

284 24.07.2008

Casa de Cultur a Studenilor din Timioara DIRECTOR CONTABIL EF

Compartimentul Cultural-Artistic Se aprob suma Control financiar preventiv

DECONT DE CHELTUIELI

Numr Data

264 24.09.2008

Numele si prenumele titularului de avans: man Constantin

Sursa de finantare: Venituri proprii

Necesitatea / Aciunea: Alimentare autovehicule proprii

Documentul justificativ Fel Numar Data Explicatii Valoarea

Bon fiscal 156 28.12.2008 Benzin Premium 485,25

Factura 248694 18.12.2008 Motorina 318,41

Total 803,66

Avans primit 1.000,00 Dispozitie de incasare Dispozitie de plata

Cheltuieli efectuate 803,66 Numar Data Numar Data

Sume de restituit 196,34 1866 28.12.2008

Sume de primit Semnatura: Semnatura: