MUNICIPIUL BRAOV
GHIDUL SOLICITANTULUI
Acest document reprezint un îndrumar pentru completarea corect a unui dosar de finanare de ctre solicitanii de finanare nerambursabil, în cadrul proiectelor culturale din bugetul local al Municipiului Braov. Ghidul se adreseaz potenialilor solicitani de finanare nerambursabil, respectiv sau persoanelor juridice de drept public sau privat, române sau strine, autorizate, respectiv înfiinate în condiiile legii române sau strine, dup caz, care depun o ofert cultural. Acest document nu are valoare de act normativ i nu exonereaz solicitanii de respectarea legislaiei în vigoare la nivel naional. Pentru orice clarificri v rugm s v adresai Primriei Municipiului Braov
Biroul de Relaii Externe, Turism i Evenimente B-dul Eroilor nr. 8 tel/fax: 0268/473332 e-mail: cultura@brasovcity.ro
Informaiile din prezentul GHID au caracter obligatoriu. Omiterea unor date solicitate sau înscrierea de date eronate atrage dup sine respingerea dosarului de finanare. Termenul limit pân la care se pot depune cererile de finanare se anun anual pe site-ul www.brasovcity.ro
Cuprins CAPITOLUL 1 - Cadrul general
1.1. Principii generale ale finanrii proiectelor culturale din bugetul local 1.2. Alocare financiar 1.3 Glosar de termeni 1.4. Termeni de referin pentru finanri 1.5. Termene de depunere, evaluare a proiectelor 1.6 Comisiile de Evaluare i selecie a proiectelor culturale i Comisia de Soluionare a contestaiilor
CAPITOLUL 2 - Dosarul de finanare
2.1 Modul de completare a dosarului de finanare CAPITOLUL 3 – Criterii de eligibilitate
3.1. Eligibilitatea solicitantului (condiii cumulative) 3.2. Eligibilitatea ofertei culturale
CAPITOLUL 4 - Evaluarea i selecia proiectelor declarate eligibile.
4.1. Criterii de evaluare i selecie a proiectelor culturale 4.2. Publicarea rezultatelor
CAPITOLUL 5 - Completarea i depunerea cererii de finanare
5.1. Precizri generale 5.2. Întocmirea bugetului i a decontului 5.3. Cheltuieli pentru realizarea proiectului cultural 5.4. Completarea Anexei B – Bugetul de venituri i cheltuieli
Capitolul 1 - Cheltuieli de realizare a proiectului cultural 1.1. Costuri de producie 1.2. Închirieri de spaii i aparatur i altele asemenea 1.3. Cheltuieli cu onorarii 1.4. Premii 1.5. Tiprituri 1.6. Realizare de studii i cercetri 1.7. Transport intern sau internaional 1.8. Cazare 1.9. Mas / Diurn 1.10. Achiziionarea de dotri necesare derulrii proiectului cultural 1.11. Prestri servicii (altele) 1.12. Costuri materiale (altele)
Capitolul 2 – Cheltuieli pentru aciunile de publicitate i promovare Capitolul 3 – Cofinanarea proiectului
CAPITOLUL 6 – Contestaii CAPITOLUL 7 – Condiii contractuale
7.1. Încheierea contractului de finanare
7.2. Prevederi aplicabile pe parcursul implementrii proiectului cultural 7.2.1. Trane de finanare 7.2.2. Modaliti de plat 7.2.3. Pli necuvenite 7.2.4 Monitorizarea derulrii contractului 7.2.5. Sanciuni 7.2.6. Obligaiile beneficiarului în perioada de implementare, monitorizare i
raportare 7.2.7. Alte obligaii ale beneficiarului finanrii:
CAPITOLUL 8 – Decont
8.1. Dosarul de decont 8.2. Reguli de prezentare a documentelor contabile justificative 8.3. Documente necesare pentru decontarea proiectului cultural conform Bugetului de venituri i cheltuieli
Capitolul 1 - Cheltuieli de realizare a proiectului cultural 1.1. Costuri de producie 1.2. Închirieri de spaii i aparatur i altele asemenea 1.3. Cheltuieli cu onorarii 1.4. Premii 1.5. Tiprituri 1.6. Realizare de studii i cercetri 1.7. Transport intern sau internaional 1.8. Cazare 1.9. Mas / Diurn 1.10. Achiziionarea de dotri necesare derulrii proiectului cultural 1.11. Prestri servicii (altele) 1.12. Costuri materiale (altele)
Capitolul 2 - Cheltuieli pentru aciunile de publicitate i promovare Capitolul 3 – Cofinanarea proiectului
8.4. Contracte 8.5. Contracte de sponsorizare 8.6. Comanda 8.7. Factura 8.8. Chitan / ordin de plat / dispoziie de plat / stat de plat / borderou achiziie 8.9. Procesul verbal de recepie 8.10. Not de intrare-recepie (NIR) 8.11. Ordin de deplasare 8.12. Extras de cont bancar 8.13. Registru de cas
CAPITOLUL 9 - Principii i reguli CAPITOLUL 10 – Consideraii finale
CAPITOLUL 1 - Cadrul general 1.1. Principii generale ale finanrii proiectelor culturale din bugetul local 1.1.1. Prezentul GHID are ca scop stabilirea principiilor, cadrului general i a procedurilor necesar a fi parcurse pentru atribuirea contractelor de finanare nerambursabil din fonduri publice pentru activiti culturale non-profit, de interes general, finanare acordat de Consiliul Local i Primria Municipiului Braov. 1.1.2. Temei legal:
• Legea Nr. 350/2005 privind regimul finanrilor nerambursabile pentru activitai non-profit de interes general, cu modificrile i completrile ulterioare;
• OG 51/1998, art. 29, actualizat, finanarea programelor culturale reglementate prin acte normative se face în temeiul dispoziiilor acestora i, dup caz, al procedurilor elaborate în aplicarea lor, cu respectarea principiilor numitei ordonane;
• Legea Nr. 273/2006 privind finanrile publice locale, cu modificrile i competrile ulterioare.
1.1.3. Prevederile prezentului Ghid completeaz procedurile necesare a fi îndeplinite pentru obinerea finanrilor nerambursabile din fonduri publice alocate pentru activiti culturale non-profit de interes general, dar nu înlocuiesc legislaia de baz. În situaia apariiei unei contradicii a textului prezentului Ghid cu prevederile legale din orice lege specific sau transversal domeniului finanat, va prevala legislaia în vigoare. 1.1.4. Municipiul Braov, ofer în fiecare an finanri nerambursabile artitilor, instituiilor publice, organizaiilor neguvernamentale i persoanelor juridice de drept privat care desfoar activiti culturale. Sunt sprijinite proiecte provenite din arii tematice precum: arte vizuale, teatru, dans, muzic, patrimoniu cultural naional, patrimoniu imaterial, educaie cultural, dans, arte digitale i noile media, promovarea culturii scrise, proiecte mari cu caracter repetitiv i care se înscriu în direciile de aciune din Strategia Cultural a Municipiului Braov 2015-2030 aprobat prin HCL nr. 478/2015. 1.1.5. Principiile care stau la baza finanrii nerambursabile a programelor, proiectelor i aciunilor culturale sunt:
• libera concuren – asigurarea condiiilor pentru ca oricare solicitant s aib dreptul de a deveni beneficiar;
• transparena – punerea la dispoziia tuturor celor interesai a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii de finanare nerambursabil a ofertelor culturale;
• diversitatea cultural i pluridisciplinaritatea – tratamentul nediscriminatoriu al solicitanilor reprezentani ai diferitelor comuniti sau domenii culturale;
• neretroactivitatea – excluderea posibilitii destinrii fondurilor nerambursabile unei activiti a crei executare a fost deja început sau finalizat la data încheierii contractului de finanare;
• susinerea debutului - încurajarea iniiativelor persoanelor fizice sau persoanelor juridice de drept privat, recent autorizate, respectiv înfiinate, pentru a desfura activiti culturale.
1.2. Alocare financiar
1.2.1 Municipiul Braov acord finanri nerambursabile pentru proiecte culturale în limita sumelor aprobate în bugetul Municipiului Braov cu aceast destinaie. Acordarea de finanri nerambursabile se realizeaz pe baz de selecie a cererilor de finanare. 1.2.2. Finanrile nerambursabile nu se acord pentru activiti generatoare de profit. În momentul depunerii decontului final, beneficiarul va da o declaraie pe proprie rspundere în acest sens; 1.2.3. Finanrile nerambursabile alocate nu pot fi folosite pentru acoperirea unor debite ale beneficiarilor sau pentru cheltuieli salariale ale persoanelor juridice de drept public beneficiare. 1.2.4. Finanrile nerambursabile se acord numai pentru proiecte culturale care se deruleaz în Municipiul Braov. 1.2.5. Nicio finanare nerambursabil nu poate depi 75% din bugetul total al proiectului. Diferena se acoper din resursele proprii ale solicitantului sau ale partenerilor sau din alte surse. 1.2.6. Solicitanii i/sau partenerii trebuie s asigure obligatoriu contribuia minim de 25% din costul total al proiectului cultural propus spre finanare. 1.2.7. Contribuia proprie trebuie justificat prin:
• extras de cont care se va prezenta odat cu dosarul de finanare pentru sumele alocate din bugetul beneficiarului;
• documente care dovedesc contribuia în natur care se depun odat cu dosarul de finanare.
1.2.8. Finanarea nerambursabil se poate acorda aceluiai solicitant pentru maxim cinci proiecte culturale din arii tematice diferite. 1.3 Glosar de termeni 1.3.1. În înelesul prezentului GHID, termenii i expresiile de mai jos au urmtoarele semnificaii: Arie tematic – arie de activitate cultural în cadrul creia trebuie s se înscrie propunerile de proiect pentru a fi eligibile. Autoritate finanatoare – Municipiul Braov – instituie public cu personalitate juridic care funcioneaz conform prevederilor Legii 215/2001 republicat, cu sediul în Municipiul Braov, B-dul Eroilor nr. 8. Finanare nerambursabil – alocare de fonduri, prevzute distinct în bugetul Municipiului Braov pentru acoperirea parial sau, dup caz, integral a cheltuielilor necesare producerii i/sau exploatrii de bunuri culturale. Bun cultural – materializarea a unui proiect cultural, prin care se urmrete, în funcie de adresabilitate, satisfacerea interesului cultural la nivel local, judeean, euroregional, naional sau de reprezentare internaional. Proiect cultural – suma activitilor specifice unor anumite domenii culturale/artistice sau, dup caz, ansamblul de aciuni culturale structurate organic, realizat într-o perioad de timp determinat, care nu excede, de regul, durata unui exerciiu financiar în urma cruia rezult un bun cultural. Cerere de finanare – document completat de ctre solicitani în vederea obinerii finanrii pentru o propunere de proiect. Categorii de cheltuieli eligibile – categoriile de cheltuieli prevzute în prezentul GHID care pot fi finanate în cadrul finanrilor nerambursabile acordate de ctre Municipiul Braov. Cheltuieli eligibile – sunt considerate eligibile cheltuieli care:
o reflect costuri necesare i rezonabile; o sunt oportune i justificate; o sunt efectuate pe perioada de desfurare a proiectului; o sunt legate în mod direct de obiectul contractului de finanare i trebuie s fie
prevzute în formularul de buget; o sunt înregistrate în contabilitate (în cazul persoanelor fizice autorizate sau al
persoanelor juridice), identificabile i verificabile; o sunt susinute de acte i documente justificative originale corespunztoare.
Ofert cultural – propunerea de producere sau exploatare a unui bun cultural, elaborat de solicitant sub forma unui program, proiect sau aciune cultural. Solicitant –persoana juridic de drept public sau privat, român sau strin, autorizat, respectiv înfiinat în condiiile legii române sau strine, dup caz, care depune o ofert cultural. Beneficiar – solicitantul cruia i se atribuie contractul de finanare nerambursabil în urma aplicrii procedurilor prevzute de Ghidul solicitantului devenind responsabil cu producerea sau exploatarea bunului cultural. Contract de finanare nerambursabil – contract încheiat, în condiiile legii, între Municipiul Braov i beneficiarul finanrii nerambursabile, prin care prile stabilesc condiiile acordrii acestuia. Cofinanare/ contribuie proprie – cheltuielile presupuse de realizarea proiectului, suportate de ctre solicitantul finanrii, din surse proprii sau atrase, în numerar i/sau în natur, în procent de minimum 25% din costul total al proiectelui cultural. Fonduri publice – sume alocate din bugetul Municipiului Braov. Perioada de implementare a proiectului – perioada înscris în contractul de finanare are ca început data semnrii contractului de finantare i poate dura, cel târziu, pân la data de 5 decembrie a anului în curs, data maxim de depunere a dosarului de decont. Solicitant eligibil –persoana juridic de drept public sau privat, român sau strin, autorizat, respectiv înfiinat în condiiile legii române sau strine, dup caz, care a depus o cerere de finanare în vederea obinerii finanrii nerambursabile de la Municipiul Braov i care îndeplinete criteriile de eligibilitate stabilite de ctre autoritatea finanatoare. Valoarea maxim a finanrii – valoarea maxim a contribuiei Municipiului Braov. Aceasta este mai mic decât valoarea total a costurilor proiectului cultural i nu poate depi 75% din valoarea total a proiectului. Bugetul proiectului – valoarea total a costurilor eligibile ale proiectului cultural constituit atât din finanarea oferit de Municipiul Brao, cât i din co-finanarea asigurat de beneficiar. 1.4. Termeni de referin pentru finanri 1.4.1. Proiectul cultural trebuie conceput astfel încât activitile finanate de Municipiul Braov:
• s corespund direciilor de aciune, axelor strategice i prioritilor stabilite în Stategia pentru Cultur a Municipiului Braov 2015 - 2030;
• s se desfoare strict în Municipiului Braov; • s înceap a se derula dup data semnrii contractului de finanare i s se finalizeze
cel târziu la data de 5 decembrie a anului în curs, data maxim de depunere a dosarului de decont.
1.4.2. Ariile tematice pentru care se pot depune cereri de finanare sunt:
• arte vizuale i arhitectur • muzic • teatru • dans • art digital i noile media • educaie cultural • patrimoniu cultural material • patrimoniu imaterial • promovarea culturii scrise • proiecte mari cu caracter repetitiv.
1.5. Termene de depunere, evaluare a proiectelor Termen Activitate 30 de zile calendaristice de la data lansrii anunului de finanare
Termenul de depunere a cererilor de finanare
3 zile lucrtoare Verificarea conformitii administrative, respectiv eligibilitii cererilor de finanare (Etapa I)
1 zi lucrtoare Afiarea listei cu proiectele culturale ce au fost selectate în etapa I, respectiv lista cu proiectele neselectate
15 zile lucrtoare Analizarea i notarea proiectelor de ctre Comisia de Evaluare (etapa a II-a)
2 zile lucrtoare Publicarea listei cu proiectele selectate pentru finanare, inclusiv punctajul obinut de fiecare proiect
3 zile lucrtoare Termenul pentru depunerea contestaiilor 5 zile lucrtoare Termenul pentru soluionarea contestaiilor 3 zile lucrtoare de la soluionarea contestaiilor
Publicarea listelor finale cu proiectele selectate pentru finanare
1.6 Comisiile de Evaluare i selecie a proiectelor culturale i Comisia de Soluionare a contestaiilor 1.6.1. Selecia ofertelor culturale se realizeaz de ctre comisii constituite la nivelul autoritii finanatoare, membrii ei fiind nominalizai prin Dispoziie de Primar; 1.6.2. Comisia de Evaluare i Selecie a proiectelor culturale va fi alctuit dintr-un numr impar de membri i are mandat pentru anul în curs, indiferent de numrul sesiunilor de finanare; 1.6.3. În componena comisiei de evaluare se vor afla:
• un reprezentant al Consiliului Local Braov; • un reprezentant al aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Braov;
• trei specialiti cu o experien de minim trei ani de practic în domeniul culturii, conform prevederilor art.12 din O.G. nr. 51/1998 privind îmbuntirea sistemului de finanare a programelor, proiectelor i aciunilor culturale;
1.6.4. Secretariatul alctuit din 2 persoane din cadrul Biroului de Relaii Externe, Turism i Evenimente, nominalizate prin Dispoziie de Primar; 1.6.5. Odat cu numirea membrilor titulari ai Comisiei de Evaluare i Selecie a proiectelor culturale, se desemneaz 2 membri supleani (un reprezentant al Consiliului Local Braov i un specialist în domeniul culturii); 1.6.6. În componena Comisiei de Soluionare a contestaiilor, constituite în conformitate cu prevederile art. 12 din O.G. nr. 51/1998 privind îmbuntirea sistemului de finanare a programelor, proiectelor i aciunilor culturale, republicat, nu pot fi numii membri care au fcut parte din Comisiile de Selecie; 1.6.7. Fiecare membru al oricrei Comisii menionate mai sus va completa o declaraie de imparialitate i confidenialitate; 1.6.8. Din Comisia de Evaluare i Selecie a proiectelor culturale sau din Comisia de Soluionare a contestaiilor nu vor putea face parte persoane care dein o funcie de conducere în cadrul organizaiilor culturale care intenioneaz s solicite finanare pentru sesiunea de selecie în curs sau a asociaiilor organizaiilor culturale; 1.6.9. Comisia de Evaluare i Selecie a proiectelor culturale are urmtoarele atribuii:
• analizeaz eligibilitatea solicitantului; • analizeaz i noteaz ofertele culturale în conformitate cu grila de acordare a
punctajelor; • stabilete ierarhia ofertelor culturale în ordine descresctoare pe baza punctajului
acordat.
CAPITOLUL 2 - Dosarul de finanare
Termenul limit pentru primirea formularelor de solicitare a unei finanri este anunat în pres i afiat pe pagina web a Primriei Municipiului Braov www.brasovcity.ro, conform calendarului de la punctul 1.5. Atenie! Solicitantul va fi exclus din procesul de selecie pentru acordarea finanrii dac depete termenul de depunere a cererii stabilit în anun. 2.1 Modul de completare a dosarului de finanare 2.1.1. Dosarul ofertei culturale se va depune la sediul Primriei Municipiului Braov, B-dul. Eroilor nr. 8, la Centrul de Informare Ceteni, în termenul stabilit de Primria Municipiului Braov prin Anun public, în prezena solicitantului i înregistrat cu un numr unic de înregistrare. Dosarul se depune însoit de o adres de înaintare. 2.1.2. Dosarul ofertei culturale trebuie s conin urmtoarele documente:
• Adres de înaintare; • Opis; • Cerere tip de finanare – în format scris, precum i pe suport CD, cerere care trebuie
semnat de reprezentantul legal al solicitantului (Anexa A); • Copie dup Actul constitutiv, Statut, Certificatul de Înregistrare sau Certificat de
Înregistrare Fiscal, ori orice alt acte doveditoare ale dobândirii personalitii juridice, semnate i cu meniunea „CONFORM CU ORIGINALUL”;
• Declaraie pe propria rspundere din care s rezulte c solicitantul nu are datorii la bugetul de stat, la bugetul local al Municipiului Braov sau la bugetul local al unitii administrativ teritoriale în care îi are sediul/domiciliul/reedina c nu este în incapacitate de plat/nu face obiectul unei proceduri de dizolvare sau lichidare i privind respectarea condiiilor de eligibilitate (Anexa C);
• Prezentarea solicitantului (instituiei, organizaiei etc.); • Curriculum vitae al coordonatorului de proiect; • Bugetul de venituri i cheltuieli (Anexa B); • Parteneriate (Anexa D) se va completa pentru fiecare partener declarat; • Dovada cofinanrii: extras de cont bancar, documente care dovedesc contribuia în
natur; • Alte documente considerate relevante de ctre solicitant (ex: apariii în pres,
înregistrri foto/video ale unor ediii anterioare ale evenimentului). 2.1.3. Dosarul ofertei culturale poate fi depus i în format electronic, pe website-ul primriei Braov. 2.1.4. Modificarea modelelor standard puse la dispoziie prin prezentul Ghid (eliminarea, renumerotarea seciunilor etc.) sau omiterea informaiilor înscrise în câmpurile formularelor, pot conduce la respingerea propunerii de proiect pe motiv de neconformitate administrativ. 2.1.5. Neconcordana dintre coninutul cererii de finanare depus pe suport de hârtie i cea depus pe suport electronic poate conduce la respingerea propunerii de proiect pe motiv de neconformitate administrativ.
2.1.6. La completarea Cererii de finanare solicitanii au obligaia s furnizeze detalii suficiente pentru a asigura claritatea proiectului, în special cu privire la modul în care vor fi atinse obiectivele, schimbarea pozitiv generat de proiect i modul în care proiectul propus e relevant pentru contextul cultural local. 2.1.7. Cererile de finanare scrise de mân nu vor fi acceptate. 2.1.8. Datele calendaristice precum i locul de desfurare a evenimentelor menionate în Cererea de finanare nu reprezint o rezervare a domeniului public al Municipiului Braov i nu reprezint nici durata Contractului de finanare. Datele calendaristice de desfurare a proiectelor culturale se vor specifica în Cererea de finanare în vederea programrii lor de principiu (se va meniona data evenimentului cu perioada estimat de montare i demontare a logisticii amplasate pe domeniul public – unde este cazul). 2.1.9. Municipiul îi rezerv dreptul de a solicita modificarea perioadei de desfurare a activitii din cadrul proiectului dac exist suprapuneri cu alte proiecte/evenimente. 2.1.10. Pentru evenimentele care au loc indoor - solicitantul va prezenta acordul de principiu al proprietarului spaiului.
CAPITOLUL 3 – Criterii de eligibilitate 3.1. Eligibilitatea solicitantului (condiii cumulative) 3.1.1. Pentru a participa la selecia de oferte solicitanii trebuie s îndeplineasc, cumulativ, urmtoarele condiii de eligibilitate:
• s fie persoan fizic autorizat, respectiv persoan juridic înfiinat în conformitate cu prevederile legale, entiti care, potrivit actelor constitutive, pot desfura activiti ce au caracter cultural;
• s nu aib datorii la bugetul de stat sau la bugetul local; • s fi respectat obligaiile asumate prin Contractele de finanare nerambursabil
anterioare; • s dovedeasc cofinanarea de 25 % din valoarea total a proiectului; • s nu fie în incapacitate de plat; • s nu fac obiectul unei proceduri de dizolvare sau de lichidare, ori s fie deja în
stare de dizolvare sau lichidare, în conformitate cu prevederile legale în vigoare; • reprezentanii legali ai organizaiei s nu fi fost condamnai pentru: abuz de
încredere, gestiune frauduloas, înelciune, delapidare, dare sau luare de mit, mrturie mincinoas, fals, uz de fals, deturnare de fonduri;
• s nu aib conturile bancare blocate conform unei hotrâri judectoreti definitive. 3.1.2. Primria Municipiului Braov poate cere solicitantului toate documentele pe care le consider necesare pentru verificarea respectrii condiiilor mai sus menionate. 3.1.3. Primria Municipiului Braov are dreptul de a nu permite participarea la selecia de proiecte solicitanilor care nu i-au îndeplinit obligaiile asumate prin Contractele de finanare anterioare sau nu îndeplinesc condiiile de eligibilitate de la alin. 1 al prezentului articol. 3.1.4. În cazul solicitanilor persoane fizice sau persoane juridice strine, autoritatea finanatoare are obligaia de a lua în considerare documentele care dovedesc îndeplinirea condiiilor de participare la selecie potrivit legislaiei din ara de cetenie, respectiv de
înregistrare a solicitantului persoan juridic. Documentele vor fi traduse de un traductor autorizat. 3.2. Eligibilitatea ofertei culturale 3.2.1. Opiunea pentru ariile tematice – Proiectul trebuie s se înscrie cel puin într-o arie tematic aleas pentru proiectul cultural depus spre finanare, respectiv: arte vizuale i arhitectur, teatru, dans, muzic, patrimoniu cultural material, patrimoniu imaterial, educaie cultural, arte digitale i noile media, promovarea culturii scrise, proiecte mari cu caracter repetitiv; dac un solicitant depune mai multe proiecte, acestea trebuie s se înscrie în arii tematice diferite. 3.2.2. Durata proiectelor culturale – Finanarea nerambursabil a proiectelor culturale se aprob pentru activitile derulate în intervalul de la data semnrii contractului de finanare i pân la data de 5 decembrie a anului în curs, data maxim de depunere a dosarului de decont. 3.2.3. Locul de desfurare a proiectului cultural – Se finaneaz numai proiecte culturale care prevd pregtirea unor evenimente/aciuni culturale care se desfoar în perioada de implementare a proiectului i numai în Municipiul Braov. 3.2.4. Dosarul ofertei culturale este complet când cuprinde:
• Lista documentelor necesare pentru depunerea dosarului de solicitare a unei finanri nerambursabile;
• Cererea de finanare însoit de toate anexele menionate în ghid. 3.2.5. GRILA DE VERIFICARE - documente care dovedesc eligibilitatea Nr. Documente Tip 1 Cerere tip de finanare i anexe - 1 exemplar, semnat, tampilat Original 2 Act constitutiv Copie * 3 Statut Copie * 4 Certificat de Înregistrare Fiscal Copie * 5 Orice alt act doveditor ale dobândirii personalitii juridice ** Copie * 6 Declaraie pe propria rspundere din care s rezulte c solicitantul nu
are datorii la bugetul de stat, la bugetul local al Municipiului Braov i la bugetul local al unitii administrativ teritoriale în care îi are sediul/domiciliul/reedina (Anexa C)
Original
7 Prezentarea solicitantului 8 Curriculum vitae al coordonatorului de proiect 9 Alte documente considerate relevante de ctre solicitant (ex: apariii în
pres, înregistrri foto/video ale unor ediii anterioare ale evenimentului)
10 Declaraie notarial pentru dubla finanare 11 Dovada cofinanrii *) Semnate i cu meniunea ”Conform cu originalul” **) Dac este cazul. 3.2.6. Proiectele care au dosarul incomplet sunt declarate neeligibile.
CAPITOLUL 4 - Evaluarea i selecia proiectelor declarate eligibile. 4.1. Criterii de evaluare i selecie a proiectelor culturale 4.1.1. Punctajele acordate pentru ofertele culturale se regsesc în Grila de evaluare; 4.1.2. Evaluarea propunerilor de proiect se efectueaz în conformitate cu criteriile din Grila de evaluare; 4.1.3. Criteriile de evaluare sunt grupate în subcriterii. Fiecare evaluator completeaz câte o gril de evaluare pentru fiecare propunere de proiect, acordând punctaj fiecrui subcriteriu. Nr. Criteriu Punctaj
maxim TOTAL
1 Calitatea i originalitatea proiectului 1.1. Originalitatea temei proiectului i caracterul inovator al acestuia. În cazul proiectelor recurente va fi evaluat i notorietatea dobândit de-a lungul timpului, succesul ediiilor anterioare.
5
10
2.1. Relevana proiectului pentru contextul cultural local (aria tematic, locul i perioada de desfurare, parteneriate strategice, etc.)
15
2.2. Capacitatea proiectului de a aciona în procesul de implementare al strategiei
5
3.1. Solicitantul are suficient experien în managementul de proiect
5
3.2. Solicitantul are suficient competen în domeniul în care se adreseaz proiectul
5
5
3.4. Diversitatea canalelor de comunicare alese 5 3.5. Tehnici i materiale de comunicare propuse 5 3.6. Adecvarea proiectului în funcie de obiective 5 3.7. Coerena proiectului 5
Total: 35 4 Rezultate, impact i sustenabilitate
4.1. Impactul asupra grupurilor int 5
4.2. Audien estimat 5 4.3. Capacitatea proiectului de genera sustenabilitate i audien viitoare
5
Total: 15 5 Buget
5.1. Cheltuielile propuse reflect în mod real raportul cost- valoare vs. beneficii aduse de proiect.
5
5
5.3. Costurile estimative nu au fost supra sau subdimensionate, bugetul este justificat prin oferte.
5
Total: 15 PUNCTAJ TOTAL MAXIM 100 4.1.4. Fiecare membru al comisiei completeaz grila de evaluare pentru fiecare proiect cultural. 4.1.5. Punctajul final se calculeaz ca medie aritmetic a punctajelor acordate de membrii comisiei. 4.1.6. Comisia de Evaluare întocmete lista final cu punctajele obinute la proiectele culturale depuse în ordine descresctoare. 4.1.7. Vor fi finanate proiectele care au obinut peste 70 puncte, în limita bugetului aprobat. Finanarea se acord în ordinea descresctoare a punctajului. 4.2. Publicarea rezultatelor 4.2.1. Proiectele selectate i punctajul obinut de fiecare dintre acestea vor fi publicate pe site-ul www.brasovcity.ro conform calendarului de la punctul 1.5.
CAPITOLUL 5 - Completarea i depunerea cererii de finanare 5.1. Precizri generale 5.1.1. Cererea de finanare se va completa cu atenie i cât mai clar posibil pentru ca proiectul cultural s poat fi evaluat corespunztor. 5.1.2. Completarea Cererii de finanare, inclusiv a Anexelor se va face conform instruciunilor de completare din prezentul Ghid al Solicitantului i va urmri întocmai modelul propus de Autoritatea Finanatoare. 5.1.3. Modificarea modelelor standard (eliminarea, renumerotarea seciunilor, anexarea documentelor suport în alt ordine decât cea specificat etc.) poate conduce la respingerea cererii de finanare pe motiv de neconformitate administrativ. 5.2. Întocmirea bugetului i a decontului 5.2.1. Stabilirea eligibilitii unei cheltuieli 5.2.1.1. Pentru a fi aprobat i decontat o cheltuial trebuie s fie eligibil. Acelai criteriu de eligibilitate e valabil atât pentru cheltuielile aferente finanrii alocate, cât i pentru cele aferente contribuiei proprii a beneficiarului, cu meniunea c acestea din urm vor fi doar
aprobate, nu i decontate. În acest sens, se va ine cont de toate restricionrile prezentate în acest Ghid de finanare. 5.2.1.2. Pentru a fi eligibil, o cheltuial trebuie s îndeplineasc cumulativ urmtoarele condiii:
• s fie legal, mai precis s se încadreze în tipul cheltuielilor eligibile aprobate prin O.G. 51/1998 actualizat. Tipurile de cheltuieli eligibile aprobate prin O.G. 51/1998 actualizat reprezint practic liniile bugetare cuprinse în Bugetul de venituri i cheltuieli a cererii sau a Contractului de finanare. În consecin, o încadrare corect pe liniile bugetare asigur respectarea legalitii cheltuielilor efectuate;
• s îndeplineasc toate cerinele de form i coninut specifice documentelor justificative cuprinse în prezentul Ghid de finanare;
• s fie efectuate dup data semnrii de ctre ambele pri a Contractului de finanare, cu excepia contractelor de sponsorizare/parteneriate prezentate drept contribuie proprie care pot fi încheiate i anterior semnrii Contractului de finanare;
• cheltuiala s fie justificat, oportun i efectuat în vederea realizrii aciunilor i evenimentelor cuprinse în Contractul de finanare. Documentul de referin în acest sens îl reprezint Raportul de activitate. Pentru a fi eligibil o cheltuial trebuie s fie corect încadrat în coninutul unei linii bugetare. Încadrarea corect asigur respectarea legalitii cheltuielilor conform O.G. 51/1998 actualizat.
! Nu se admite încadrarea unei cheltuieli având ca obiect promovarea sau publicitatea de pe o linie aferent cheltuielilor de realizare a proiectului cultural sau invers chiar dac tipul cheltuielii e identic (ex. prestri servicii). ! Nu se admite ca încadrarea unei cheltuieli, pentru care exist o linie bugetar specific, s se fac de pe o linie bugetar general. (de exemplu: prestrile servicii transport se vor deconta exclusiv de pe linia bugetar specific „Transport” i nu de pe linia general „Prestri servicii”, prin urmare nu va putea fi decontat acelai tip de cheltuial de pe dou lunii bugetare diferite). ! Nu se admit costuri pentru utiliti (gaz, curent, ap, telefon etc.) aferente sediilor beneficiarilor sau angajailor. ! Atenie
• Finanrile nerambursabile alocate nu pot fi folosite pentru acoperirea unor debite ale beneficiarilor sau pentru cheltuieli salariale ale persoanelor juridice de drept public beneficiare.
• În susinerea tuturor costurilor din Anexa B (Bugetul de Venituri i Cheltuieli) solicitantul va depune obligatoriu ofertele care au stat la baza stabilirii acestora.
5.2.2. Exemplificarea unor tipuri de cheltuieli pentru a descrie liniile bugetare nu e exhaustiv, are doar menirea de a explicita cât mai lmuritor utilizarea liniilor bugetare. 5.2.3. În cazul în care în cadrul proiectului accesul se face pe baz de bilet de intrare, sumele preconizate a fi încasate din vânzarea acestora i cheltuielile pe care le genereaz, trebuie evideniate clar, ele pot fi considerate contribuie proprie. 5.2.4. În cazul prestrii de servicii sau livrrii de bunuri (de la acelai furnizor), dac valoarea total este de pân la 500 de lei, se poate întocmi, în loc de contract, o comand ctre furnizor. Aceast precizare este valabil pentru toate tipurile de prestrii servicii sau livrri bunuri. 5.2.5. Contribuiile sociale obligatorii i impozitul pe venit vor fi încadrate pe liniile bugetare pe care au fost încadrate i veniturile efective realizate i supuse impozitrii.
5.2.6. Drepturile patrimoniale de autor datorate conform Legii nr. 8/1996 cu modificrile i completrile ulterioare, trebuie evideniate în Bugetul de Venituri i Cheltuieli. 5.3. Cheltuieli pentru realizarea proiectului cultural 5.3.1. Potrivit Codului Fiscal, se consider prestare de servicii orice operaiune care nu este livrare de bunuri. În consecin, Bugetul de venituri i cheltuieli este compus din:
• 2 linii bugetare care reprezint „livrri de bunuri” (Alte costuri materiale i Dotri); • 10 linii bugetare care reprezint „prestri de servicii”.
5.3.2. Dintre cele 10 linii de prestri servicii, una este general – sub denumirea de „Alte prestri servicii”, iar restul sunt specifice, practic detaliate pe câte un tip de prestri. 5.3.3. Se vor completa mai întâi liniile specifice apoi prestrile de servicii care nu se pot încadra pe acestea vor fi incluse pe linia general „Alte prestri servicii”. 5.4. Completarea Anexei B – Bugetul de venituri i cheltuieli Nota Bene: Indexarea urmtoarelor paragrafe urmrete indexarea din Anexa B!!! Capitolul 1 - Cheltuieli de realizare a proiectului cultural 1.1. Costuri de producie Tipul de cheltuieli care se deconteaz de pe aceast linie bugetar:
• Linia bugetar „Costuri de producie” va cuprinde totalitatea costurilor legate de asigurarea logistic a produciei i a desfurrii evenimentului. Un eveniment este definit, în acest caz, ca fiind o reprezentaie teatral, cinematografic, coregrafic, muzical, etc. desfurat în faa unui public.
• Costurile de logistic aferente reprezentaiilor cuprind costurile privind acordarea avizelor de racordare la reelele de utiliti i costul utilitilor direct legate de desfurarea evenimentelor culturale, costurile tuturor avizelor care trebuie obinute în vederea desfurrii evenimentelor, plata diverselor taxe ctre organismele specializate în gestionarea drepturilor de autor aferente evenimentelor culturale, prestrile de servicii legate de scenotehnic, scenografie, decoruri, transportul echipamentelor, costuri materiale, paz i protecie, alte prestri servicii.
• În cazul în care contractul conine, pe lâng onorariul artistului invitat i costurile de producie aferente prestaiei acestuia (costuri cu manipularea, transportul echipamentelor, instrumentelor, costul specialitilor implicai), costurile de producie vor fi decontate, defalcat de pe aceast linie.
Exemple: costuri materiale, prestri servicii scenotehnic, prestri servicii scenografie, prestri servicii personal implicat în producia evenimentului, realizare costume, transport echipamente, alte bunuri, taxe, avize, contribuii, organisme de gestionare, drepturi autor, alte prestri servicii aferente reprezentaiilor. Atenie! Nu exist restricii de decontare. Costurile de producie pot fi decontate din finanarea alocat sau considerate contribuie proprie. 1.2. Închirieri de spaii i aparatur i altele asemenea Tipul de cheltuieli care se deconteaz de pe aceast linie bugetar
• Linia va cuprinde cheltuielile cu închirierea de spaii i aparatur i altele asemenea necesare realizrii proiectului cultural.
• Este obligatorie întocmirea unui proces verbal de predare-primire. În contracte va fi precizat obligatoriu durata de închiriere care trebuie s se raporteze la durata evenimentului cultural. Bunurile pot fi închiriate doar de ctre proprietarul acestora.
Atenie! Închirierile pot fi decontate din finanarea alocat sau considerate contribuie proprie. Nu vor putea fi decontate cheltuielile cu închirierea unor bunuri pentru desfurarea unor activiti de natur economic, colaterale proiectului cultural i nici nu vor putea fi considerate contribuie proprie. 1.3. Cheltuieli cu onorarii Tipul de cheltuieli care se deconteaz de pe aceast linie bugetar:
• Linia va cuprinde toate contractele încheiate cu persoane fizice a cror obiect intr sub incidena drepturilor de autor sau conexe, mai puin cele privind realizarea de studii sau cercetri în domeniul cultural, care vor fi decontate de pe linia 1.6.
Atenie! Nu exist restricii de decontare. Cheltuielile cu onorariile vor putea fi decontate din finanarea alocat sau considerate contribuie proprie. Nu vor fi decontate, de pe aceast linie, contractele încheiate cu persoanele juridice. 1.4. Premii Tipul de cheltuieli care se deconteaz de pe aceast linie bugetar:
• Premiile acordate cu ocazia unor concursuri desfurate în cadrul proiectului cultural cu respectarea criteriilor aa cum au fost prevzute în Contractul de finanare.
• Pentru acordarea premiilor se vor respecta toate prevederile fiscale în acest sens, prezentându-se regulamentul concursului care trebuie s conin urmtoarele date: tema, organizare, calendar, eligibilitate i condiii de participare, înscriere, componena juriului, votare, premii, prevederi finale, foto i procesele verbale ale membrilor juriului.
Atenie! Nu exist restricii de decontare, dar acordarea premiilor trebuie prevzut ca activitate în descrierea proiectului. 1.5. Tiprituri Tipul de cheltuieli care se deconteaz de pe aceast linie bugetar:
• Se vor deconta de pe aceast linie doar cheltuielile aferente activitilor culturale din proiecte editoriale sau expoziii foto-tiprire foto.
Atenie! Nu se deconteaz de pe aceast linie cheltuieli pentru tiprituri pentru promovarea evenimentului. 1.6. Realizare de studii i cercetri Tipul de cheltuieli care se deconteaz de pe aceast linie bugetar:
• Cheltuielile cu contractele de drepturi de autor, în vederea realizrii de studii sau cercetri în domeniul cultural, vor fi decontate de pe aceast linie.
Atenie! Realizarea de studii i cercetri trebuie s fie activitatea principal a proiectului, s fie un proiect de cercetare în domeniul culturii. Alte restricii de decontare nu exist. 1.7. Transport intern sau internaional Tipul de cheltuieli care se deconteaz de pe aceast linie bugetar:
• Cheltuielile de transport sunt decontate din finanarea acordat doar pentru participani i invitai în temeiul HG 1860 / 2006, actualizat, pentru:
o serviciile de transport prestate de ctre o firm specializat; o serviciile de transport cu mijloacele de transport în comun o transportul cu autoturismul proprietate personal (consum stabilit prin HG
1860 / 2006); o transportul cu un autoturism aflat în proprietatea sau în folosina
beneficiarului (consum stabilit prin HG 1860 / 2006). Atenie! Pentru toate tipurile de transport se vor completa tabele de transport pentru participani / invitai / echip de proiect (vezi Anexa F i Anexa G). Participanii sunt persoanele care îndeplinesc efectiv actul cultural; invitaii pot fi reprezentani ai mass-media, critici de art, etc. Se va lua în considerare numai limita stabilit privind consumul per / 100 km conform prevederilor legale. Nu sunt eligibile cheltuielile efectuate pentru transportul persoanelor care presteaz diverse servicii, altele decât cele artistice sau invitai, în cadrul proiectului (de ex. instalator, tehnician etc.). Cheltuielile efectuate pentru transportul echipei de proiect pot fi considerate contribuie proprie. 1.8. Cazare Tipul de cheltuieli care se deconteaz de pe aceast linie bugetar:
• Cheltuiala cu cazarea este decontat din finanarea acordat doar pentru participani i invitai în temeiul HG 1860 / 2006, actualizat.
• Participanii sunt persoanele care îndeplinesc efectiv actul cultural; invitaii pot fi reprezentani ai mass-media, critici de art, etc.
• Cheltuielile cu cazarea pentru echipa de implementare a proiectului se aprob din contribuia proprie, pentru cazarea la o unitate de cazare de categorie maxim 3 stele. În cazul în care categoria hotelului este superioar, va fi considerat cheltuial eligibil numai ½ din tariful perceput.
• Cheltuiala cu cazarea va fi decontat din finanarea acordat, doar în cazul cazrii participanilor i invitailor la o unitate de cazare de categorie de maxim 3 stele. În cazul în care categoria hotelului este superioar, va fi decontat din finanarea acordat, o jumtate din tariful perceput, diferena este considerat cheltuial neeligibil.
Atenie! Decontarea din finanarea alocat se face pentru cheltuiala cu cazarea la o unitate de primire de maxim 3 stele conform prevederilor legale. Nu sunt eligibile cheltuielile efectuate pentru cazarea persoanelor care presteaz diverse servicii în cadrul proiectului, altele decât cele artistice sau invitai în cadrul proiectului (de ex. instalator, tehnician etc.) sau valorile ce depesc ½ din preul cazrii la o unitate clasificat peste 3 stele. Cheltuielile efectuate pentru cazarea echipei de proiect, pot fi considerate contribuie proprie. 1.9. Mas / Diurn Tipul de cheltuieli care se deconteaz de pe aceast linie bugetar:
• Cheltuiala cu masa este decontat din finanarea acordat doar pentru participani i invitai. Participanii sunt persoanele care îndeplinesc efectiv actul cultural; invitaii pot fi reprezentani ai mass-media, critici de art, etc. Se acoper în limita unui procent de maxim 20% aplicat la valoarea finanrii acordate, dar nu mai mult de 40
de lei/pers./zi. Cheltuielile de mas se acoper în limita unui procent de maxim 20% din totalul finanrii nerambursabile acordate.
• Se pot achiziiona alimente cu respectarea sumei limit per zi per persoan stabilite mai sus.
• Contractul va preciza c nu vor fi servite buturi alcoolice (sau va fi ataat meniul zilnic din care va rezulta acest lucru).
• Diurna se acord doar angajailor pe perioada deplasrii în afara localitii de domiciliu. Valoarea diurnei se stabilete conform prevederilor legale.
Atenie! Cheltuiala cu masa se acoper în limita unui procent de maxim 20% aplicat la valoarea finanrii acordate dar nu mai mult de 40 de lei /pers./zi. Suma ce depete limita de 40 de lei/pers./zi, este considerat cheltuial neeligibil precum i suma ce depete 20 % din suma total a finanrii acordate. Nu sunt eligibile cheltuielile cu mas pentru persoanele care presteaz diverse servicii în cadrul proiectului altele decât cele artistice sau invitai (de ex. instalator, tehnician etc.). Cheltuielile efectuate pentru masa echipei de implementare a proiectului pot fi considerate contribuie proprie fiind cheltuial eligibil în limita de 40 de lei/pers./zi. Persoanele cu domiciliul în Braov nu pot beneficia de cheltuieli de mas, nici din finanarea alocat i nici din contribuia proprie. Cheltuielile privind mesele oficiale sunt neeligibile. 1.10. Achiziionarea de dotri necesare derulrii proiectului cultural Definiie dotri: orice bun necesar implementrii proiectului cultural achiziionat în corelare cu activitile declarate ale proiectului. Nu sunt eligibile dotrile cu mobilier, echipamente foto-video sau echipamentele electrice de birotic sau altele asemenea. Tipul de cheltuieli care se deconteaz de pe aceast linie bugetar:
• Cheltuielile pentru achiziionarea de dotri necesare derulrii proiectului cultural se acoper în limita unui procent de maxim 10% din totalul finanrii nerambursabile acordate, dar nu mai mult de 1.500 lei.
1.11. Prestri servicii (altele) Pe aceast linie bugetar sunt eligibile doar prestrile de servicii care nu pot fi regsite pe liniile de prestri servicii specifice. Tipul de cheltuieli eligibile de pe aceast linie bugetar:
• Contractele de prestri servicii de impresariere sau intermediere. În cazul în care persoana juridic care intermediaz nu deine un cod CAEN corespunztor, este obligatoriu s reias din coninutul contractului c nu are beneficii financiare de pe urma acestei intermedieri.
• Prestrile de servicii artistice. În acest caz se va meniona numrul persoanelor din staff-ul artistului care vor beneficia, dup caz, de servicii cazare, transport i mas în cadrul proiectului.
• Prestrile de servicii contabile sau juridice necesare în vederea realizrii proiectului (a întocmirii decontului).
• Prestrile de servicii de organizare a evenimentelor care sunt coninute în proiectul cultural.
• Pentru echipa de implementare a proiectului trebuie depus, la cererea de finanaare, un antecontract prin care ambele pri se oblig s încheie în viitor un contract al crui coninut esenial este determinat în proiectul prezentat. Acest antecontract este un acord de voin prealabil perfectrii contractului de prestari servicii, acord ce are ca obiect asumarea obligaiei de a perfecta ulterior contractul promis, în
condiiile convenite prin respectivul acord prealabil Costurile sunt neeligibile din finanare.
Atenie! Sumele necesare pentru remunerarea salariilor sau partenerilor beneficiarului care desfoar activiti în cadrul proiectului (echipa de implementare a proiectului) vor fi suportate din contribuie proprie. 1.12. Costuri materiale (altele) Tipul de cheltuieli eligibile de pe aceast linie bugetar:
• Orice cheltuial cu materialele consumabile care sunt necesare realizrii proiectului cultural mai puin cele aferente reprezentaiilor (teatrale, cinematografice, muzicale etc.). Acestea din urm vor fi decontate de pe linia 1.1. „Costuri de producie”.
• Materialele consumabile reprezint bunurile care vor fi „folosite” total sau parial în cadrul derulrii proiectului cultural. Sunt, în general, bunurile cu valoare de achiziie mic, care se consum total sau parial cu ocazia proiectului cultural.
• Necesitatea costurilor materiale trebuie s rezulte din specificul aciunilor culturale descrise în Contractul de finanare (spre exemplu: pentru organizarea unui atelier de creativitate pentru copii este de îneles necesitatea achiziionrii de pensule, creioane colorate, cartoane etc.). În cazul în care utilitatea materialelor nu rezult implicit, este necesar completarea dosarului de decont cu o not justificativ, prin care s fie explicat utilitatea bunurilor achiziionate.
Capitolul 2 - Cheltuieli pentru aciunile de publicitate i promovare Se vor deconta materialele/serviciile de promovare conform bugetului, dac respect criteriile de eligibilitate, privind activitile de mai jos:
• Închiriere spaii; • Onorarii (cf Legea 8/1996 actualizat); • Tiprituri; • Prestri servicii; • Costuri materiale.
Atenie! Se accept contracte de colaborare dac acestea sunt prezentate în dosarul de depunere al proiectului, strict pe evenimentul propus. Capitolul 3 – Cofinanarea proiectului În capitolul cofinanare solicitantul va include în coloanele ”Contribuie proprie” i ”Alte surse” urmtoarele date:
• contribuia proprie cu descrierea explicit a destinaiei sumelor aferente; • alte finanri nerambursabile (Consiliul Judeean, AFCN, Ministerul Culturii, etc.; • sponsorizri în numerar sau servicii destinate proiectului cultural.
Atenie! În cazul contribuiei proprii vor fi menionate sumele care vor fi alocate sub form de contribuie în bani, respectiv contribuia în natur. În cazul vânzrii biletelor sumele care vor fi încasate din aceast activitate se vor evidenia distinct la categoria contribuie proprie.
CAPITOLUL 6 – Contestaii 6.1. Solicitanii nemulumii privind organizarea i desfurarea seleciei de oferte pot depune contestaie în termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data publicrii raportului intermediar al rezultatului seleciei. 6.2. Soluionarea contestaiilor se va realiza de ctre Comisia de Soluionare a contestaiilor. 6.3. Contestaiile vor fi soluionate în termen de maxim 5 zile lucrtoare de la data expirrii termenului de depunere a contestaiilor. 6.4. Contestaia se formuleaz în scris i va conine urmtoarele:
• datele de identificare ale contestatarului; • numrul de referin al cererii de finanare i titlul proiectului; • obiectul contestaiei; • motivele de fapt i de drept; • dovezile pe care se întemeiaz; • semntura contestatarului sau a împuternicitului acestuia.
CAPITOLUL 7 – Condiii contractuale
7.1. Încheierea contractului de finanare 7.1.1. Solicitanii ale cror propuneri de proiect vor semna un contract de finanare în conformitate cu contractul-cadru de finanare nerambursabil. 7.1.2. Contractul se încheie între Municipiul Braov i beneficiarul finanrii i va fi semnat pe fiecare pagin. Din partea solicitantului care e persoan juridic contractul va fi semnat de ctre reprezentantul legal sau de ctre un împuternicit al acestuia în baza unei procuri autentice. 7.1.3. Contractul de finanare nerambursabil se întocmete în 3 exemplare originale, un exemplar pentru beneficiar i dou pentru autoritatea finanatoare. 7.1.4. Contractarea finanrilor se va face în termen de maximum 10 zile calendaristice de la data înregistrrii solicitrii scrise a beneficiarului finanrii la Centrul de Informare Ceteni din cadrul Primriei Municipiului Braov. 7.1.5. Solicitantul care nu se prezint în acest termen la semnarea contractului va pierde finanarea. 7.2. Prevederi aplicabile pe parcursul implementrii proiectului cultural
7.2.1. Trane de finanare 7.2.1.1. Finanarea se acord în trane. Prin contractul de finanare, Municipiul Braov i beneficiarul finanrii vor stabili valoarea tranelor. Cuantumul i ealonarea tranelor se stabilesc prin contractul de finanare în baza bugetului estimativ i în funcie de perioada de implementare a proiectului. Pentru proiectele cu durata de implementare mai mic de o lun finanarea se poate acorda într-o singur tran. 7.2.1.2. Prima tran se acord la începutul proiectului dup semnarea contractului de finanare. Urmtoarele trane se acord în baza documentelor justificative pentru trana anterioar prezentate de ctre beneficiar.
7.2.1.3. Tranele urmtoare (când e cazul) se acord în funcie de calendarul stabilit la semnarea contractului între beneficiar i Autoritatea finanatoare dup validarea dosarelor de decont respective în baza solicitrii scrise a beneficiarului.
7.2.2. Modaliti de plat 7.2.2.1. Finanarea din partea MUNICIPIULUI BRAOV se acord prin virament bancar din bugetul MUNICIPIULUI BRAOV în contul beneficiarului pe baza facturii fiscale emis de acesta i înregistrat la Centrul de Informaii Ceteni din cadrul Primriei Municipiului Braov. Solicitrile se înregistreaz la autoritatea finanatoare. Plile se vor efectua în LEI. 7.2.2.2. Beneficiarii vor depune toate diligenele pentru a respecta termenele stabilite în sarcina lor prin prezentul Ghid. Toate termenele menionate în prezentul Ghid sunt termene de decdere, ceea ce înseamn c, dac o aciune nu a fost efectuat în termen, ea nu mai poate fi efectuat. 7.2.2.3. Orice plat va fi considerat efectuat la data debitrii contului Municipiului Braov cu suma respectiv.
7.2.3. Pli necuvenite 7.2.3.1. Dac valoarea plilor în dosarul de decont este mai mic decât valoarea total a finanrii stabilite în urma evalurii i aprobrii dosarelor de decont finale, beneficiarul va fi obligat la restituirea diferenei rezultate în termenul prevzut în contract. 7.2.3.2. Nerespectarea de ctre beneficiar a obligaiilor asumate prin contractul de finanare nerambursabil atrage obligarea acestuia la restituirea parial sau integral a sumelor primite. 7.2.3.3. În urma verificrii documentelor justificative pentru fiecare tran i a raportului final de activitate MUNICIPIUL BRAOV va recupera de la beneficiar fondurile utilizate de acesta pentru acoperirea altor cheltuieli decât cele prevzute în formularul de buget. 7.2.3.4. Beneficiarul va restitui sumele reprezentând pli necuvenite din finanarea MUNICIPIULUI BRAOV în termenul acordat de Autoritatea finanatoare, în caz contrar, beneficiarul fiind obligat i la plata dobânzii legale, calculat la sumele acordate în conformitate cu prevederile contractuale.
7.2.4 Monitorizarea derulrii contractului 7.2.4.1. Municipiul Braov are dreptul de a face verificri atât în perioada derulrii contractului de finanare nerambursabil, cât i ulterior validrii decontului final. 7.2.4.2. Contractele de finanare nerambursabil vor prevedea calitatea Curii de Conturi a României de a exercita controlul financiar asupra derulrii activitii non-profit finanate din fondurile publice. 7.2.4.3. Regimul de gestionare a sumelor finanate i controlul financiar se realizeaz în condiiile legii. Dosarul complet al proiectului trebuie pstrat de ctre beneficiarul finanrii timp de cinci ani pentru eventuale controale ulterioare.
7.2.5. Sanciuni 7.2.5.1. În cazul neexecutrii sau executrii necorespunztoare a obligaiilor prevzute prin contractul de finanare nerambursabil beneficiarii vor fi notificai în scris. Contractul de finanare nerambursabil poate fi reziliat pentru neexecutarea sau executarea necorespunztoare a obligaiilor contractuale în condiiile stipulate în cuprinsul acestuia, de drept fr somaie, punere în întârziere sau judecat, autoritatea finanatoare fiind exonerat de plata oricror despgubiri de orice fel.
7.2.6. Obligaiile beneficiarului în perioada de implementare, monitorizare i raportare
7.2.6.1. Prin semnarea contractului de finanare beneficiarul accept termenii i condiiile în care va primi finanarea nerambursabil i se angajeaz s implementeze pe propria rspundere proiectul cultural pentru care primete finanare cu respectarea legislaiei naionale. 7.2.6.2. Beneficiarul are obligaia de a implementa proiectul cultural pentru care s-a semnat un contract de finanare în conformitate cu prevederile din cererea de finanare aprobat. 7.2.6.3. Dac beneficiarul nu reuete s pun în aplicare proiectul cultural în condiiile asumate i stipulate în contractul de finanare, acesta trebuie s îi asume eecul parial sau total în realizarea obligaiilor. 7.2.6.4. În acest caz, Municipiul Braov are dreptul de a întrerupe plile, de drept, fr somaie, punere în întârziere sau judecat, fiind exonerat de plata oricrei despgubiri de orice fel. 7.2.6.5. Contribuia din fondurile publice poate fi redus i/sau Autoritatea finanatoare poate cere restituirea în totalitate sau parial a sumelor deja pltite, dac beneficiarul nu respect termenii contractuali, de drept, fr somaie, punere în întârziere sau judecat, autoritatea finanatoare fiind exonerat de plata oricror despgubiri de orice fel.
7.2.7. Alte obligaii ale beneficiarului finanrii: 7.2.7.1. S notifice MUNICIPIUL BRAOV cu privire la orice modificare pe care intenioneaz s o aduc informaiilor cuprinse în cererea de finanare, în cel mai scurt timp posibil, pentru aprobarea acesteia de ctre finanator, în caz contrar, asumându-i riscurile nerespectrii obligaiilor contractuale. În cazul unei modificri survenite din cauze independente de voina solicitantului aceast situaie trebuie anunat la PRIMRIA MUNICIPIULUI BRAOV în cel mai scurt timp posibil; în aceast situaie, MUNICIPIUL BRAOV, prin reprezentanii si legali, poate decide continuarea sau rezilierea contractului; 7.2.7.2. S furnizeze Municipiului Braov, în termenul stabilit, orice informaie cu privire la derularea proiectului cultural pe care acesta o poate solicita; 7.2.7.3. S pstreze pentru MUNICIPIUL BRAOV câte un exemplar/o mostr din materialele publicitare, de promovare sau de orice alt natur realizate – acolo unde nu e posibil (de ex. exist un singur exemplar, ca în cazul bannere-lor) beneficiarul trebuie s obin o dovad foto/video/ audio a realizrii acestora; 7.2.7.4. S documenteze foto/video/audio activitile/evenimentele proiectului cultural într- un mod din care s rezulte data i locul desfurrii lor, participanii, publicul, prezena logo- ului de finanare i orice alte elemente care au presupus cheltuieli ce urmeaz s fie propuse pentru decont i/sau ar putea contribui la validarea dosarului de decont; 7.2.7.5. S trimit ctre MUNICIPIUL BRAOV – mesajele de informare/ promovare. 7.2.7.6. S utilizeze sigla Municipiului Braov conform regulilor de brand stipulate în contractul de finanare. Atenie! Logo-ul trebuie folosit în mod corect. Trebuie reprodus numai folosind imaginile ataate în folderul primit de la finanator, nu va fi redesenat, modificat sau pus într-un chenar.
CAPITOLUL 8 – Decont 8.1. Dosarul de decont 8.1.1. Dosarul va conine obligatoriu documente justificative i vor fi prezentate în urmtoarea ordine:
1. Raportul Financiar intermediar sau final;
2. Copia Contractului de Finanare, actele adiionale, avizele (cu toate semnturile); 3. Raportul de Activitate semnat, tampilat; 4. Declaraia pe proprie rspundere conform creia proiectul nu a fost generator de
profit; 5. Fia rezultatului financiar al proiectului sau fia veniturilor i a cheltuielilor din
evidena contabil, aferente proiectului, în cazul în care activitile proiectului au generat profit (doar pentru decont final);
6. Registru de cas semnat cuprinzând toate plile efectuate; 7. Extrasul de cont, cuprinzând toate plile efectuate, vizat banc / trezorerie; 8. Documentele contabile justificative propuse spre decontare; 9. Declaraia cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal - (Anexa G); 10. Raport de monitorizare mass-media i Dosarul de pres al proiectului; 11. Tiprituri realizate în cadrul proiectului: 1 exemplar din fiecare tip de material
produs (în cazul panourilor outdoor se vor depune fotografii ale acestora); 12. CD – foto / video realizate ca obiect al contractelor de cesiune a drepturilor de
autor sau conexe sau de prestri servicii. 8.1.2. Dosarul de decont va putea fi înaintat i în form electronic. 8.2. Reguli de prezentare a documentelor contabile justificative Documentele vor respecta urmtoarele cerine:
• Vor fi îndosariate în ordinea liniilor bugetare aa cum acestea sunt ordonate în Bugetul de venituri i cheltuieli al proiectului.
• Dosarul de decont pentru trana final se va depune obligatoriu în termen de 15 zile calendaristice de la finalizarea ultimei aciuni;
• Fiecare cheltuial va fi prezentat sub forma unui pachet format din: o documentul de plat (chitane, ordin de plat, dispoziie de plat, borderou
achiziie); o factur; o contractul / comand; o proces verbal de recepie a produselor / serviciilor / NIR; o alte documente justificative, în funcie de tipul cheltuielii.
• Toate documentele vor fi semnate i stampilate, prezentate în copie lizibil, semnat pentru conformitate cu originalul;
• Fiecare linie bugetar utilizat va fi delimitat prin separatoare; • Dac un document contabil se refer la mai multe linii bugetare, acesta va fi
prezentat în copie în seciunea fiecrei linii bugetare la care se refer. La fel, dac documentul este inclus în dou deconturi ale aceluiai proiect;
• Dosarul de decont va conine un numr de telefon sau e-mail al persoanei care rspunde de întocmirea decontului;
• În cazul documentelor redactate într-o alt limb decât limba român, toate documentele prezentate la decont vor fi traduse în limba român de ctre un traductor autorizat.
8.3. Documente necesare pentru decontarea proiectului cultural conform Bugetului de venituri i cheltuieli Nota Bene: Indexarea urmtoarelor paragrafe este conform cu Anexa B!
Atenie! Documentele se vor anexa conform capitolelor din Bugetul de venituri i cheltuieli. Capitolul 1 - Cheltuieli de realizare a proiectului cultural 1.1. Costuri de producie Documente justificative necesare în vederea decontrii: În cazul în care prestatorul este persoan juridic / PFA:
• contract / comand, dup caz; • factur; • chitan / bon fiscal sau ordin de plat; • proces verbal de recepie a serviciului prestat/NIR; • extras cont banc; • registru de cas.
În cazul persoanelor fizice: • contract; • stat de plat i dispoziie de plat; • ordine de plat impozit / contribuii (stabilite conform Codului Fiscal); • declaraie pe propria rspundere privind statutul prestatorului angajat / pensionar /
omer, în cazul decontrii CAS; • proces verbal de recepie a serviciului prestat/NIR; • extras cont banc; • registru de cas.
Atenie! Valoarea contractului de prestri servicii pentru persoanele fizice va fi stabilit în suma net, cu obligaia achitrii contribuiilor i impozitului, conform legii. În cazul în care suma ordinului de plat pentru contribuii sau impozit este mai mare decât cea aferent proiectului (sunt pltii i ali colaboratori), fie se completeaz un ordin de plat distinct aferent obligaiilor proiectului cultural, fie se ataeaz o not explicativ, în care se detaliaz componena sumelor achitate. În cazul avizelor, utilitilor, taxelor (nu se încheie un contract), se va prezenta o not justificativ, coninând denumirea proiectului cultural, data i locul de desfurare. 1.2. Închirieri de spaii i aparatur i altele asemenea Documente justificative necesare în vederea decontrii:
• contract; • garanie (dup caz); • factur; • chitan / bon fiscal sau ordin de plat; • proces verbal predare-primire; • extras cont banc; • registru de cas.
1.3. Cheltuieli cu onorarii Documente justificative necesare în vederea decontrii:
• contract; • stat de plat i dispoziie de plat; • ordine de plat impozit/contribuii (stabilite conform Codului Fiscal); • proces verbal de recepie a serviciului prestat; • extras cont banc;
• registru de cas. Atenie! Valoarea contractului de prestri servicii pentru persoanele fizice va fi stabilit în sum net, cu obligaia achitrii contribuiilor i a impozitului, conform legii. În cazul în care suma ordinului de plat pentru contribuii sau impozit este mai mare decât cea aferent proiectului (de ex. sunt pltii i ali colaboratori), fie se completeaz un ordin de plat distinct, aferent obligaiilor proiectului cultural, fie se ataeaz o not explicativ, în care se detaliaz componena sumelor achitate. 1.4. Premii Documente justificative necesare în vederea decontrii:
• regulamentul de desfurare a concursului i de acordare a premiilor; • procesul verbal de acordare a premiilor, contracte, componena juriului; • stat de plat - desfurtor sau not explicativ; • dispoziie de plat; • ordine de plat impozit; • extras cont bancar; • declaraie pe propria rspundere privind statutul prestatorului angajat / pensionar /
omer, în cazul decontrii CAS. • registru de cas.
Atenie! Valoarea premiului va fi stabilit în sum net, cu obligaia achitrii impozitului, conform legii. În cazul în care suma ordinului de plat pentru contribuii sau impozit este mai mare decât cea aferent proiectului (de ex. sunt pltii i ali colaboratori), fie se completeaz un ordin de plat distinct, aferent obligaiilor proiectului cultural, fie se ataeaz o not explicativ, în care se detaliaz componena sumelor achitate. 1.5. Tiprituri Documente justificative necesare în vederea decontrii:
• contract/comand; • factur detaliat pentru fiecare produs, numr buci i denumire; • chitan / bon fiscal sau ordin de plat; • proces verbal recepie servicii de tiprire i produse finite
(tipriturile); • NIR; • extras cont banc; • registru de cas.
1.6. Realizare de studii i cercetri Documente justificative necesare în vederea decontrii:
• contract; • stat de plat i dispoziie de plat; • ordine de plat impozit / contribuii (stabilite conform Codului Fiscal); • extras cont banc; • declaraie pe propria rspundere privind statutul prestatorului angajat / pensionar /
omer, în cazul decontrii CAS; • proces verbal de recepie a serviciului prestat; • extras cont banc;
• registru de cas. Atenie! Valoarea contractului de prestri servicii pentru persoanele fizice va fi stabilit în suma net, cu obligaia achitrii contribuiilor i impozitului, conform legii. În cazul în care suma ordinului de plat pentru contribuii sau impozit este mai mare decât cea aferent proiectului (de ex. sunt pltii i ali colaboratori), fie se completeaz un ordin de plat distinct aferent obligaiilor proiectului cultural, fie se ataeaz o not explicativ, în care se detaliaz componena sumelor achitate. 1.7. Transport intern sau internaional Documente justificative necesare în vederea decontrii: Servicii de transport prestate de ctre o firm specializat:
• contract / comand; • declaraia cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal (vezi Anexa G); • tabel participani transport (vezi Anexa F); • ordin de deplasare completat cu ora, data plecrii i sosirii, semnat i tampilat la
destinaie; • factur; • chitan / ordin de plat / bon fiscal; • proces verbal de recepie a serviciilor de transport; • extras cont banc; • registru de cas.
Serviciile de transport cu mijloacele de transport în comun: • declaraia cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal (vezi Anexa G); • tabel participani transport (vezi Anexa F); • ordin de deplasare completat cu ora, data plecrii i sosirii, semnat i tampilat la
destinaie; • dispoziie de plat; • copie C.I. / Paaport; • bilete avion / tren / autobuz etc.; • extras cont banc; • registru de cas.
NB: Se admite ca domiciliul participantului / invitatului s nu coincid cu locul plecrii sau destinaiei. Se va ataa o not justificativ cu expunerea motivului. Transportul cu autoturismul proprietate personal (consumul stabilit prin HG 1860 / 2006, actualizat):
• declaraia cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal (vezi Anexa G); • tabel participani transport (vezi Anexa F); • ordin de deplasare completat cu ora, data plecrii i sosirii, semnat i tampilat la
destinaie; • dispoziie de plat; • bon de benzin pentru certificarea preului combustibilului la momentul deplasrii; • copie C.I. a invitatului / participantului; • copie a talonului mainii cu care s-a efectuat deplasarea; • proces verbal de recepie a serviciilor de transport; • extras cont banc; • registru de cas.
Transportul cu un autoturism aflat în proprietatea sau în folosina beneficiarului (consum stabilit prin HG 1860 / 2006, actualizat).
• declaraia cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal (vezi Anexa G); • tabel participani transport (vezi Anexa F); • foaie de parcurs; • bon de benzin pentru certificarea preului combustibilului la momentul deplasrii; • copie C.I. a invitatului / participantului; • copie a talonului mainii cu care s-a efectuat deplasarea; • bon de benzin pentru certificarea preului combustibilului la momentul deplasrii; • ordin de deplasare completat cu ora, data plecrii i sosirii, semnat i tampilat la
destinaie; • proces verbal de recepie a serviciilor de transport; • extras cont banc; • registru de cas.
1.8. Cazare Documente justificative necesare în vederea decontrii:
• contract / comand; • declaraia cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal (vezi Anexa G); • tabel participani (vezi Anexa F); • factur; • chitan / bon fiscal sau ordin de plat; • diagram cazare; • tabelul participanilor / invitailor / echip de proiect (vezi Anexa F); • extras cont banc; • registru de cas.
Atenie! Va fi prezentat diagrama persoanelor cazate cu confirmarea unitii de primire. Diagrama va conine datele de identificare ale persoanelor cazate i perioada de cazare. 1.9. Mas / Diurn Documente justificative necesare în vederea decontrii: În cazul cheltuielilor de mas:
• contract / comand; • declaraia cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal (vezi Anexa G); • tabelul participani / invitailor / echipa de implementare a proiectului (vezi Anexa
F); • factur; • chitan / bon fiscal sau ordin de plat; • proces verbal de recepie a serviciilor sau a bunurilor (alimente); • extras cont banc; • registru de cas.
În cazul acordrii diurnei: • declaraia cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal (vezi Anexa G); • tabelul participanilor/ invitailor / echipa de implementare a proiectului (vezi Anexa
F); • dovada angajrii (deplasrii); • ordin de deplasare completat cu ora, data plecrii i sosirii, semnat i tampilat la
destinaie;
• dispoziie de plat; • extras cont banc; • registru de cas.
NB: diurna extern se acord în funcie de ara de destinaie, conform legislaiei în vigoare. 1.10. Achiziionarea de dotri necesare derulrii proiectului cultural Documente justificative necesare în vederea decontrii:
• contract; • factur; • garanie( dup caz); • chitan / bon fiscal sau ordin de plat; • not de intrare recepie (NIR); • extras cont banc; • registru de cas.
1.11. Prestri servicii (altele) Documente justificative necesare în vederea decontrii: În cazul în care prestatorul este persoan juridic / PFA:
• antecontract, contract sau comand; • factur; • chitan / bon fiscal sau ordin de plat; • proces verbal de recepie a serviciul prestat; • extras cont banc; • registru de cas.
În cazul persoanelor fizice: • antecontract, contract; • stat de plat i dispoziie de plat; • ordine de plat impozit / contribuii (stabilite conform Codului Fiscal); • declaraie pe propria rspundere privind statutul prestatorului angajat/ pensionar /
omer, în cazul decontrii CAS; • proces verbal de recepie a serviciului prestat; • extras cont banc; • registru de cas.
Atenie! Valoarea contractului de prestri servicii pentru persoanele fizice va fi stabilit în sum net, cu obligaia achitrii contribuiilor i impozitului, conform legii. În cazul în care suma ordinului de plat pentru contribuii sau impozit este mai mare decât cea aferent proiectului (sunt pltii i ali colaboratori), fie se completeaz un ordin de plat distinct, aferent obligaiilor proiectului cultural, fie se ataeaz o not explicativ, în care se detaliaz componena sumelor achitate. 1.12. Costuri materiale (altele) Documentele justificative în vederea decontrii sunt:
• contract cu furnizorul sau comand; • factur; • chitan / bon fiscal, ordin de plat sau borderou de achiziie; • proces verbal de recepie sau NIR (nota intrare-recepie); • extras cont banc; • registru de cas.
Atenie! În cazul în care se achiziioneaz diverse materiale de la persoane fizice (de exemplu „cear” pentru încondeiat oule de Pate), sunt suficiente Borderoul de achiziie (care este i document de plat i de recepie) i o Not justificativ coninând denumirea proiectului i utilitatea achiziiei. Capitolul 2 - Cheltuieli pentru aciunile de publicitate i promovare Documente justificative:
• contract /comand; • factur; • chitan / bon fiscal, ordin de plat; • proces verbal/NIR; • extras cont banc; • registru de cas; • contract de colaborare, semnat i tampilat de prestator, la care se anexeaz: media
- planul (radio - tv), dovada afirii city light, BKL, etc. (dac este cazul). Atenie! Liniile care constituie aceast parte a bugetului vor respecta prevederile descrise în prezentul Ghid cu precizarea c obiectul tuturor cheltuielilor se va raporta la aciunile de promovare sau publicitate. În cazul în care, din echipa de implementare a proiectului fac parte persoane care au atribuii în cadrul aciunilor de publicitate i promovare, valoarea acelor contracte va respecta restricia aplicat cheltuielilor cu echipa de proiect. În cazul contractelor de drepturi de autor / conexe sau prestri servicii decontate în cadrul acestui Capitol, drepturile de autor / conexe vor fi cesionate exclusiv / neexclusiv atât beneficiarului, cât i neexclusiv, pe perioad nedeterminat i fr limit teritorial ctre autoritatea finanatoare, Municipiul Braov. La decont va fi depus, în format electronic i opera de creaie intelectual ce face obiectul contractului de drepturi de autor / conexe sau a contractului de prestri servicii, acolo unde este cazul. Procesul verbal de recepie (PVR) sau Nota de intrare recepie (NIR), confirm recepia bunurilor, conform contractului sau comenzii. Capitolul 3 – Cofinanarea proiectului Documente justificative de natur financiar – contabil 8.4. Contracte
• Contractul va fi încheiat între Beneficiar i Furnizor / Prestator / Sponsor. • Contractul va conine toate elementele obligatorii (numr, dat, pri, obiect,
valoare, durat, etc.). • Nu se vor admite corecturi asupra datei i numrului contractului. • Data contractului nu poate fi anterioar datei de încheiere a contractului de
finanare, excepie fac contractele de sponsorizare prezentate drept contribuie proprie.
• Data contractului nu poate fi ulterioar evenimentului sau aciunii la a crei realizare contribuie prin cheltuial angajat.
• Contravaloarea bunurilor sau a serviciilor va fi obligatoriu menionat.
Contractele vor conine urmtoarele date:
• Prile Contractul va conine toate datele de identificare ale prilor. o Una dintre pri este obligatoriu beneficiarul finanrii. o Persoanele care reprezint prile sunt cele care semneaz contractul.
• Obiectul contractului o În obiectul contractului este obligatorie menionarea titlului proiectului precum i,
dup caz, a aciunii sau a evenimentului din cadrul proiectului, la care acesta se refer. Se vor aduce toate precizrile legate de obiectul contractului: data calendaristic (ora, dup caz), locaia etc.
o Se vor meniona denumirea exact i detaliat a produselor furnizate sau serviciile prestate.
o În cazul în care contractul are anexe, acestea vor fi prezentate alturi de contract. o Anexele contractului vor avea numr i dat, nu se vor admite corecturi. Anexa nu
poate avea o dat anterioar contractului. o În cazul în care contractul face referire la o comand, aceasta trebuie prezentat
alturi de contract. o În funcie de obiect, contractul va fi înscris în Raportul de activitate, în dreptul
evenimentului la a crui realizare a contribuit. o Obiectul contractului va reprezenta obiectul Procesului de predare - recepie ce va fi
întocmit la finalizarea activitii contractate. • Corelaii
o Este obligatorie corelaia dintre obiectul contractului i linia bugetar aferent (valabil i în cazul unui contract cadru). De exemplu: nu poate fi inclus pe linia bugetar Cheltuieli de transport o cheltuial care are ca obiect servicii de cazare.
o Este obligatorie legtura direct dintre obiectul contractului i coninutul proiectului (de exemplu: serviciile de cazare nu reprezint o cheltuial eligibil, dac în descrierea proiectului nu se prevede nici o deplasare).
o Este obligatorie corelaia dintre obiectul contractului i codul CAEN al partenerului de contract (în timpul verificrii poate fi solicitat codul CAEN al prestatorului).
o Valoarea contractului i modalitatea de plat o În cazul în care obiectul contractului este format dintr-un cumul de activiti, servicii
etc., contractul sau anexele vor preciza tariful stabilit pentru fiecare în parte. o Dac tariful e prevzut în valut, se va preciza obligatoriu data cursului valutar BNR
la care se va face facturarea sau plata. o În cazul contractelor încheiate cu persoane fizice, tariful, preul sau retribuia vor fi
menionate la valoarea lor net cu obligaia achitrii tuturor contribuiilor conform legii.
o Contractul trebuie s precizeze modalitile de plat (avans, plat final, etc). o Valoarea contractului reprezint valoarea maxim ce poate fi decontat, chiar în
situaia în care suma aferent facturat sau pltit este mai mare. • Obligaiile prilor
o Toate obligaiile prilor se vor referi strict la realizarea proiectului finanat. o Dac este cazul, se vor aduce precizri legate de transport, cazare, mas, asigurri
sau alte obligaii conexe, generatoare de costuri. • Durata contractului
o Se va specifica durata prestrii serviciului. o Durata contractului trebuie s fie corelat cu durata proiectului de finanare.
• Alte elemente o Contractul va fi semnat i tampilat de ctre ambele pri prin reprezentanii lor. o În cazul în care suma prevzut spre a fi angajat este mai mic de 500 de lei, în loc
de contract, se poate prezenta o comand completat i o not justificativ prin care se aduc clarificri asupra cheltuielii respective, cu precizarea titlului proiectului.
o Atât contractele aferente cheltuielilor din finanarea nerambursabil, cât i cele efectuate din contribuia proprie trebuie s respecte acelai regim.
o În cazul tranzaciilor internaionale contractele aferente vor fi prezentate, traduse în limba român, de ctre un traductor autorizat.
8.5. Contracte de sponsorizare
• Contractele de sponsorizare de bunuri sau alte servicii vor putea acoperi doar contribuia proprie. Cu alte cuvinte, Finanatorul nu poate deconta Beneficiarului un serviciu sau contravaloarea unor bunuri pe care acesta le-a primit cu titlu gratuit.
• Contravaloarea sponsorizrii nu poate conine TVA. Contractele de sponsorizare se vor încheia conform Legii 34/1994 i vor conine, suplimentar, i urmtoarele date:
a. În cazul sponsorizrii prin bunuri materiale sau servicii: Bunuri materiale sau servicii evaluate prin contractul de sponsorizare
o La preul de vânzare al sponsorului, exclusiv TVA, în cazul în care sunt realizate de acesta.
o La preul de cumprare de pe pia, exclusiv TVA, în cazul în care bunurile sau serviciile sunt achiziionate, fapt dovedit pe baza facturii sau chitanei fiscale de cumprare.
Valoarea de înregistrare a bunurilor în contabilitate (registru de cas) de ctre beneficiar trebuie s fie cea din contractul de sponsorizare. Un alt document obligatoriu emis de sponsor în cazul sponsorizrii cu bunuri materiale este avizul de expediie în care se enumar fiecare bun în parte, cantitatea i valoarea acestuia. Pe avizul de expediie se face meniunea: ,,nu se factureaz - Sponsorizare conform Contractului de Sponsorizare Nr ”.
b. În cazul sponsorizrii în forma baneasc: Acordarea de numerar se face prin Ordin de Plat - extras cont bancar/ chitan/registru de cas. 8.6. Comanda Respect OMFP nr. 2634/2015, cu modificrile i completrile ulterioare. 8.7. Factura Factura fiscal va fi întocmit în conformitate cu prevederile Codului Fiscal i va conine urmtoarele informaii:
• Seria i numrul facturii. • Data emiterii facturii - data facturii este obligatoriu ulterioar datei contractului care
are la baz tranzacia.
• Datele de identificare ale furnizorului identice cu cele prezentate în contractul care st la baza tranzaciei.
• Datele de identificare ale cumprtorului: cumprtorul e obligatoriu beneficiarul finanrii.
• Datele completate în câmpul descriere produse / servicii vor fi în conformitate cu contractul / comanda care st la baza tranzaciei. Dac factura este achitat cu un bon fiscal, numrul i data bonului vor fi trecute pe factur.
• Factura conine obligatoriu referirea la contractul care st la baza tranzaciei sau denumirea proiectului cultural.
8.8. Chitan / ordin de plat / dispoziie de plat / stat de plat / borderou achiziie
• Documentele vor fi completate în conformitate cu OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
• Documentele vor face referire obligatoriu la numrul i data facturii pe care o achit. • Ordinele de plat electronice vor fi prezentate alturi de extrasul de cont vizat de
banc. • Ordinele de plat ctre trezorerie vor fi prezentate alturi de extrasul de cont vizat
de trezorerie. • Toate plile vor fi confirmate prin prezentarea Registrului de Cas i a extrasului de
cont vizat de instituii. • Statul de plat va fi semnat de conductorul instituiei, achitarea va fi atestat prin
semntura persoanei creia i se cuvin banii. Statul de plat va fi însoit de Dispoziia de plat.
• Dispoziia de plat va avea numr, dat, va fi completat cu toate datele necesare, conform OMFP nr. 2634/2015, va fi tampilat, semnat de casier / reprezentantul legal.
• Nicio plat nu va fi decontat de ctre finanator fr dovada efecturii plilor ctre furnizori / prestatori.
8.9. Procesul verbal de recepie
• Va avea numr de înregistrare, dat i va face referire la contractul / comanda care a stat la baza tranzaciei.
• În cazul achiziionrii de bunuri intrarea în gestiune va fi atestat prin Nota de Intrare - Recepie (NIR). Modul de completare va fi în conformitate cu OMFP nr. 2634/2015.
• În cazul prestrilor de servicii (de orice tip) executarea lor va fi atestat prin Procesul verbal de recepie.
• Obiectul procesului verbal de recepie va fi identic cu obiectul contractului a crui realizare o atest.
• Procesul verbal trebuie semnat i stampilat obligatoriu de ctre beneficiar i de prestator/furnizor.
8.10. Not de intrare-recepie (NIR) Conform OMFP nr. 2634/2015, cu modificrile i completrile ulterioare. Recepia bunurilor se va face înainte de data de desfurare a activitii / evenimentului nemaifiind necesar prezentarea procesului verbal de recepie.
8.11. Ordin de deplasare Conform OMFP nr. 2634/2015, cu modificrile i completrile ulterioare.
• Not justificativ; • Declaraia cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal (vezi Anexa G); • Tabel participani / invitai / echip de proiect (Anexa F).
8.12. Extras de cont bancar Imaginea centralizat a încasrilor i a plilor efectuate prin banc e echivalentul registrului de cas pentru operaiunile bancare. 8.13. Registru de cas Document de înregistrare operativ a încasrilor i plilor în numerar efectuate prin casieria unitii pe baza actelor justificative;
CAPITOLUL 9 - Principii i reguli
9.1. Nu se deconteaz decât cheltuielile aferente liniilor bugetare cuprinse în BVC. 9.2. Principiul eficienei, eficacitii i economicitii În cazul în care o cheltuial eligibil nu poate fi justificat din punctul de vedere al nivelului sumelor angajate i pltite, cheltuiala va putea fi decontat parial, respectând principiul eficienei, eficacitii i economicitii cheltuielilor. 9.3. Cheltuirea integral a sumelor prevzute pe liniile bugetare Sumele aferente liniilor bugetare vor fi cheltuite integral pe fiecare linie bugetar în parte de ctre ambele pri ca procedur premergtoare realizrii plii tranei finale. 9.4. For major, din punct de vedere al decontrii Fora major este o împrejurare de origine extern, cu caracter excepional, care e imprevizibil i absolut invincibil i inevitabil. Pentru ca un eveniment sau o anumit împrejurare s poat fi calificat for major este necesar s îndeplineasc în mod cumulativ trei condiii: s fie extern, imprevizibil, absolut invincibil i inevitabil. Nu se consider for major neprezentarea unui artist la eveniment din motive imputabile lui. 9.5. Principiul nealocrii finanrii pentru activiti generatoare de profit Finanarea nu poate fi utilizat pentru activiti generatoare de profit. În cazul în care se obine profit din activiti, finanarea alocat se diminueaz pân la atingerea pragului de neprofitabilitate. 9.6. Principiul evitrii dublei finanri Conform acestui principiu, o cheltuial poate s fie decontat numai ctre o singur autoritate finanatoare. Beneficiarul îi asum respectarea acestui principiu prin Declaraia de Angajament Notarial, pe care o depune odat cu dosarul de finanare. 9.7. Reguli de returnare a dosarului de decont În cazul în care dosarul de decont nu respect cerinele de form descrise în prezentul Ghid, acesta va putea fi returnat imediat dup înregistrarea lui la Centrul de Informare pentru Ceteni al Primriei Municipiului Braov. Dac se începe verificarea dosarului de decont i sunt constatate erori semnificative din punct de vedere al coninutului, dosarul poate fi returnat.
Dosarul de decont poate fi returnat pentru completri sau corelri o singur dat, urmând ca apoi s fie evaluat, finalizat i decontat în baza documentelor depuse. Beneficiarul trebuie s justifice i contribuia proprie în proiect, prin documentele financiare. Bugetul trebuie s cuprind costurile necesare pentru realizarea proiectului exprimate în lei. Prevederile prezentului GHID sunt aplicabile pe parcursul implementrii unui proiect cultural finanat pân la data expirrii perioadei de valabilitate a contractului de finanare. Este indicat s se cunoasc prevederile sale la momentul întocmirii bugetului. Pentru detalii, a se consulta Anexa B – Bugetul de venituri i cheltuieli i instruciunile de completare ale acestuia. Atenie! Nu se finaneaz proiecte culturale care prevd pregtirea unor evenimente/aciuni culturale care se desfoar în afara perioadei de implementare a proiectului i nici cele care se desfoar în afara Municipiului Braov.
DOCUMENTE DE REFERIN PENTRU ÎNTOCMIREA BUGETULUI • Legea nr. 273/2006 privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare; • O.G. nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; • O.G. nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritile i
instituiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare; • ORDIN nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile; • Legea nr. 98/2016 privind achiziiile publice cu modificrile i completrile ulterioare; • Legea nr. 8/1996 privind drepturile de autor, cu modificrile i completrile
ulterioare; • HOTRÂREA nr. 1.860 din 21 decembrie 2006 privind drepturile i obligaiile
personalului autoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii i detarii în alt localitate, precum i în cazul deplasrii, în cadrul local