Monografie Prefectura Iasi

of 36 /36
Universitatea Alexandru Ioan Cuza Facultatea de Economie şi Administrarea Afacerilor Studiu aplicativ privind eficientizarea activităţii unei instituţii publice -Instituţia Prefecului Judeţului Iaşi- 1

Embed Size (px)

description

a

Transcript of Monografie Prefectura Iasi

Universitatea Alexandru Ioan CuzaFacultatea de Economie i Administrarea Afacerilor

Studiu aplicativ privind eficientizarea activitii unei instituii publice

-Instituia Prefecului Judeului Iai-

Student : CHIRIOI ANDREEA MIHAELAAnul 3Grupa 2.4.Cuprins: Cap 1. Organizarea i funcionalitatea unei instituii publice. Premise i factori de impact 1.1. Cadrul general de nfiinare i organizare a instituiei publice 1.2. Individualizarea misiunii i obiectului de activitate1.3. Prezentarea obiectivelor i activitilor instituiei publice1.4. Prezentarea structurii organizatorice i indicarea fluxului informaional (organigrama, interrelaii ntre compartimente/departamente/servicii; competene, atribuii, sarcini)1.5. Evidenierea relaiilor interinstituionale1.6. Structura personalului (organizare pe compartimente/birouri/servicii, funcii ocupate)1.7. Analiza nivelului de pregtire profesional n funcie de studiile avute (formare profesional iniial i perfecionare profesional)1.8. Analiza fluxului documentelor n cadrul instituiei1.9. Analiza situaiei financiare (bugetul de venituri i cheltuieli, mod de finanare, fundamentarea veniturilor i cheltuielilor n funcie de indicatori etc.)

Cap 2. mbuntirea cadrului legislativ i a celui instituional. Pe exemplul Instituiei Prefectului Judeului Iai2.1. Analiza relaiilor de munc i a capacitii decizionale2.2. Analiza punctelor forte, a punctelor slabe, oportunitilor i ameninrilor n vederea eficientizrii activitii Instituiei Prefectului Judeului Iai2.3. Analiza contractelor de achiziie public ncheiate de Instituia Prefectului Judeului Iai

Concluzii Anexe Bibliografie

Capitolul 1. Organizarea i funcionalitatea unei instituii publice. Premise i factori de impact

1.1. Cadrul general de nfiinare i organizare a instituiei publicen administraia public din Romnia, instituia prefectului este veche i tradiional, ntlnit n Muntenia i Moldova nc nainte de Unirea Principatelor din 1859. Este adevrat c cei care o reprezentau purtau o alt denumire, aa ziii ispravnici de judee sau ispravnici administrativi. Prima apariie a instituiei prefectului ca atare n administraia societii romneti dateaz din a doua jumtate a secolului al XIX-lea, fiind consacrat prin Legea pentru nfiinarea consililor judeene, din 2 aprilie 1864, i Legea comunal din 1 aprilie 1864, inspirate dup modelul francez al timpului.Legea pentru organizarea administraiei din 1929 este prima care delimiteaz autoritile colectivitilor alese de cele numite. Prefectul nu mai este eful administraiei judeene, fiind reprezentant al guvernului. El exercita controlul i supravegherea tuturor administraiilor locale. n calitate de delegat al autoritii centrale el reprezenta guvernul i puterea executiv.Prin Legea administrativ din 1938 se desfiineaz administraia autonom a judeului, nfiinndu-se inutul, judeul rmnnd numai o circumscripie n care funcioneaz serviciile exterioare ale ministerelor. Prefectul devine funcionar de carier, numit prin decret regal i are dreptul de a numi primarii din comunele rurale i urbane nereedin i de a desemna membrii de drept n consiliul comunal.[footnoteRef:2] [2: Antonie Iorgovan, Tratat de drept administrativ, vol.I, ed. 4, Ed. All Beck, Bucureti, 2005, p. 536]

Dup anul 1944 legiuirile ce au urmat au desfiinat instituia prefectului, aceasta fiind repus n locul i rolul ce i se cuvin dup decembrie 1989. Constituia Romniei, adoptat de Parlament i aprobat prin referendum n decembrie 1991, repune instituia prefectului pe noi principii organizatorice i funcionale, pornind de la tradiiile romneti n materie.Prefectul, conform prevederilor Constituiei, ale Legii nr. 69/1991 i apoi ale Legii nr.215/2001, privind administraia public local, este o instituie care reprezint Guvernul pe plan local i conduce serviciile publice deconcentrate ale ministerelor i ale celorlate autoriti locale n jude.[footnoteRef:3] [3: Legea nr. 340/2004 privind prefectul i instituia prefectului a fost republicat n Partea I a Monitorului Oficial nr. 225 din 24 martie 2008, dndu-se textelor o nou numerotare.]

n prezent, conform Legii nr.340/2004, republicat, prefectul este reprezentantul Guvernului pe plan local.Guvernul numete, prin hotrre, cte un prefect n fiecare jude i n municipiul Bucureti, la propunerea Ministerului Administraiei i Internelor dup promovarea concursului sau examenului special organizat. Prefectul este garantul respectrii legii i a ordinii publice la nivel local. Eliberarea din funcie a prefectului are loc tot prin hotrre a Guvernului.[footnoteRef:4] [4: Antonie Iorgovan, Tratat de drept administrativ, vol.I, ed. 4, Ed. All Beck, Bucureti, 2005, p. 536]

Scurt istoric al Instituiei Prefectului Judeului IaiLegea administraiei publice locale nr.69/26.11.1991 (abrogat) prevedea la art.11: Guvernul numete cte un prefect n fiecare jude. Prefectul este reprezentantul Guvernului i coordoneaz i supravegheaz serviciile publice ale ministerelor i ale celorlalte autoriti ale administraiei centrale organizate n uniti administrative teritoriale.n baza acestor prevederi legale, a luat fiin Prefectura jud. Iai. Prin H.G. nr.118/09.03.1992 privind structura i atribuiile aparatului tehnic de specialitate al prefecturii, precum i finanarea acestuia, la art.1 s-a prevzut: La prefecturi se organizeaz un aparat tehnic de specialitate, care asigur realizarea atribuiilor ce revin, potrivit legii, prefectului i comisiei administrative.Prin Hotrrea Guvernului nr.460 din 05/04/2006 a fost modificat din nou Legea 340/2004, stabilindu-se faptul c prefectul asigur legtura operativ dintre fiecare ministru, respectiv conductor al organului administraiei publice centrale din subordinea Guvernului i conductorul serviciului public deconcentrat din subordinea acestuia. Subprefecii ndeplinesc n numele prefectului, atribuii n domeniul conducerii serviciilor publice deconcentrate, al conducerii operative a instituiei prefectului, precum i alte atribuii prevzute de lege ori sarcini date Ministerul Administraiei i Internelor sau de ctre prefect.Personalul din cadrul instituiei prefectului este format din funcionari publici, funcionari publici cu statut special i personal contractual.1.2. Individualizarea misiunii i obiectului de activitateMisiunea Instituiei Prefectului Judeului Iai este de a garanta aplicarea i respectarea legii i a ordinii publice ca reprezentant al Guvernului pe plan local, prin ndeplinirea atribuiilor cu privire la: verificarea legalitii actelor administrative adoptate sau emise de autoritile administraiei publice locale, contenciosul administrativ, gestionarea situaiilor de urgen i a msurilor de aprare care nu au caracter militar, realizarea politicilor naionale i europene, n beneficiul comunitii judeene.Viziunea Instituiei Prefectului Judeului Iai este de a se dezvolta i moderniza conform standardelor europene prin eficientizarea activitilor interne, oferirea unor servicii de calitate i prin implicarea n procesul de reform i ntrire a capacitii administrative.Valorile eseniale pe care le promoveaz Instituia Prefectului Judeului Iai, sunt: Respectarea legalitii, Transparen, Profesionalism, Orientare ctre rezultate, Orientare ctre cetean.Obiectivul Instituiei Prefectului Judeului Iai n ceea ce privete calitatea serviciilor oferite se refer la buna funcionare i mbuntirea continu a sistemului de management al calitii n conformitate cu SR EN ISO 9001: 2008.

1.3. Prezentarea obiectivelor i activitilor instituiei publice

Atributiile indeplinite de prefect: Realizarea intereselor nationale; Aplicarea si respectarea Constitutiei, a legilor, a hotararilor si ordonantelor Guvernului, a celorlalte acte normative; Asigurarea ordinii publice si apararea drepturilor cetatenilor; Prevenirea infractiunilor; Aducerea la indeplinire, impreuna cu autoritatile abilitate, a masurilor de aparare care nu au caracter militar, a celor de protectie civila, autoritatile militare si organelor locale ale Ministerului Administratiei si Internelor, avand obligatia sa informeze si sa sprijine pe prefect pentru rezolvarea oricarei probleme de interes national sau judetean; Conduce numai serviciile publice deconcentrate ale ministerelor si celorlalte organe ale administratiei publice centrale in teritoriu; Nu prezinta raporturi de subordonare cu autoritatile locale si judetene; Utilizeaza, in calitate de sef al protectiei civile, fondurile special alocate de la bugetul de stat si baza logistica de interventie in situatii de criza, in scopul desfasurarii in bune conditii a acestei activitati;Subprefectul indeplineste atributiile ce ii sunt date prin actul normativ, precum si atributiile ce ii sunt delegate de catre prefect, prin ordin. In absenta prefectului, unul din subprefecti indeplineste, in numele prefectului, atributiile ce revin acestuia. Prefectul are un aparat propriu de specialitate, condus de un subprefect.

1.4. Prezentarea structurii organizatorice i indicarea fluxului informaional (organigrama, interrelaii ntre compartimente/departamente/servicii; competene, atribuii, sarcini)

Organigrama Instituiei Prefectului Judeului Iai a fost aprobat de ctre prefectul Dragomir Sava Tomaeschi pe data de 1.10.2010. n urma analizei acesteia s-a putut constata c prefectura are un numr de angajai foarte bine structurat n conformitate cu cerinele fiecrui compartiment. Astfel c prefectul, cu toate c are n subordine fiecare compartiment n mod indirect, cei aflai ntr-un raport de subordonare sunt: -Subprefectul;- RMC (Reprezentantul Managementului pentru Calitate);- Corpul de Control al Prefectului;- Cancelaria Prefectului;- Auditul Intern;- Colegiul Prefectural;- Serviciul Resurse Umane, Achiziii Publice i Administrativ;- Biroul Financiar-Contabil i Informatic.

(3)(4)(5)(6)(7)(2) (1)Compartimentul resurse umaneCompartimentul administrativPrefect Compartimentul audit public internArhivaServiciile publice deconcentrateServiciul financiar-contabilCompartimentul informare relaii publice i apostilFigura nr. 1 Interrelaii ntre compartimente-departamente-servicii(1) - Serviciul financiar-contabil examineaz i prezint prefectului proiectele bugetelor serviciilor publice deconcentrate, transmise de ctre acestea nainte de a fi propuse conductorului instituiei ierahic superioare serviciului public deconcentrat;(2) - Serviciul financiar-contabil ntocmete statele de plat pentru tot personalul unitii, pentru chenzin, lichidare, concedii medicale, de odihn, alte drepturi de personal, pe baza documentelor legale;(3) - Serviciul financiar-contabil transmite date referitoare la plile realizate ctre anumii furnizori i situaiile decontrilor zilnice n conformitate cu extrasul de cont; (4) - ntre Serviciul financiar-contabil i Compartimentul informare i relaii publice exist o relaie de coresponden;(5) - Serviciile publice deconcentrate transmite spre examinare Serviciului financiar-contabil proiectele bugetelor acestora;(6) - Serviciul financiar-contabil rspunde pentru verificarea documentelor care stau la baza ntocmirii registrului de cas, apoi le pred la arhiv. La rndul ei, arhiva transmite serviciului financiar-contabil, dup caz, copii ori documente n original. (7) - Compartimentul audit public intern este obligat s auditeze sistemul contabil i fiabilitatea acestuia.

1.5. Evidenierea relaiilor interinstituionale

Conform legii care reglemeteaz obiectul de activitate al instituiei prefectului[footnoteRef:5], art.3 alin.1, Prefectul conduce serviciile publice deconcentrate ale ministerelor i ale celorlalte organe ale administraiei publice centrale din subordinea Guvernului, organizate la nivelul unitilor administrativ-teritoriale. [5: Hotrrea Guvernului nr. 460 din 05/06/2006 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 340/2004 privind prefectul i instituia prefectului]

ntre Prefectul Iaiului, pe de o parte, Consiliul Local i Primria Iai, precum i Consiliul Judeean i Preedintele acestuia, pe de alt parte, nu exist raporturi de subordonare, ci doar de coordonare a activitii de administraie. Prefectul poate ataca, n faa instanei de contencios administrativ, un act al consiliului judeean, al celui local sau al primarului, n cazul n care consider actul ilegal. Actul atacat este suspendat de drept. n ceea ce privete relaia cu cetenii, acetia sunt principalii beneficiari ai serviciilor furnizate de ctre Instituia Prefectului judeului Iai, care spre a-i rezolva problemele se pot adresa prefectului sau unui subprefect, n funcie de specificul problemei ivite.Cererile de audien se pot nregistra la compartimentul relaii publice din cadrul prefecturii, prin telefon sau pe site-ul instituiei prefectului. Formularul pentru nscriere poate fi gsit la seciunea Formulare.Instituia Prefectului asigur prin compartimentul de specialitate, Compartimentul de informare i relaii publice, relaia cu mass-media i aplicarea prevederilor legale privind liberul acces la informaiile de interes public.n acest sens, pregtete materialele necesare pentru informarea presei, concepe i redacteaz notele de pres, comunicatele de pres, dosarele de pres i textele eventualelor declaraii de pres; menine o legtur permanent cu jurnalitii.

1.6. Structura personalului (organizare pe compartimente/birouri/servicii, funcii ocupate)Structura carierei funcionarilor publici este format din categorii, clase i grade.Funcionarii se mpart n urmtoarele categorii:A. Categoria funcionarilor publici debutani sau definitiviB. Categoria nalilor funcionari publiciPot face parte din aceast categorie doar persoanele care ndeplinesc cumulativ urmtoarele condiii- ndeplinesc condiiile cerute unei persoane pentru ocuparea unei funcii publice (cetenie romn, domiciliul n Romnia,cunoaterea limbii romne,scris i vorbit, etc)- au studii superioare de lung durat, absolvite cu diplom de licen sau echivalen- au absolvit programe de formare,specializare i perfecionare n administraie public sau alte domenii specifice de activitate, n organizarea Institutului Naional de Administraie sau de alte instituii specializate, sau au obinut titlul de doctor n specialitatea funciei publice respective- au promovat concursul pentru ocuparea funcieiC. Categoria funcionarilor publici de conducereD. Categoria funcionarilor publici de execuie.

1.7. Analiza nivelului de pregtire profesional n funcie de studiile avute (formare profesional iniial i perfecionare profesional)

Ansamblul situaiilor juridice i efectele produse, care intervin de de la data naterii raportului de serviciu pn n momentul ncetrii acestui raport, n condiiile legii, constituie cariera in funcia public.n prezent, cariera funcionarului public, care cuprinde ansamblul organizatoric i de promovare, este reglementat n art.16 alin. 3 din Constituie. Prevederi referitoare la recrutarea funcionarilor publici mai ntlnim i n alte acte normative speciale. Pentru ca funcionarii publici s se poat perfeciona i pentru a interveni un control n activitile lor, acetia sunt evaluai la o anumit perioad de timp. Evaluarea performanelor profesionale individuale ale funcionarilor publici se face anual.n urma evalurii performanelor profesionale individuale, funcionarului public i se acord unul dintre urmtoarele calificative: "foarte bine", "bine", "satisfactor", "nesatisfctor".Calificativele obinute la evaluarea profesional sunt avute n vedere la:a) avansarea n treptele de salarizare;b) promovarea ntr-o funcie public superioar;c) eliberarea din funcia public.n cadrul procesului de evaluare a performanelor profesionale ale funcionarilor publici se stabilesc cerinele de formare profesional a funcionarilor publici.

1.8. Analiza fluxului documentelor n cadrul instituiei

Documentele ce vin din afara instituiei se nregistreaz la registatura general (Compartiment Informare, Relaii Publice, Secretariat[footnoteRef:6]) i se transmit spre analiz i distribuire prefectului sau nlocuitorului la conducere precum i subprefectului care conduce operativ. Circuitul documentelor de la prefect la subalternii direci se face numai prin grija registraturii generale. Documentele emise i circulate n interiorul instituiei poart semntura compartimentului emitent i se distribuie prin grija acestuia, cu viza efului ierarhic al destinatarului de la care se solicit o rezolvare. Documentele emise n cadrul instituiei i care ies n afara unitii se semneaz de ctre prefect sau subprefeci, fiind susinute de ctre subordonatul direct i se transmit registraturii generale, prin grija serviciului emitent, n vederea expedierii lor. Documentele emise de serviciile speciale vor circula conform clasificrii lor (strict secret, secret i secret de serviciu) prin registrele speciale. [6: Conform Regulametului de Organizare i Funcionare a Instituiei Prefectului Judeului Iai aprobat prin Ordonana nr. 395 din data de 14/05/2008]

Petiiile adresate de ceteni instituiei prefectului se nregistreaz la Compartimentul Informare, Relaii Publice i secretariat i se transmit spre analiz i repartizare prefectului sau nlocuitorului de drept al acestuia. Circuitul petiiilor de la prefect la compartimentele cu atribuii de soluionare se face numai prin intermediul Compartimentul Informare, Relaii Publice i Secretariat, care va urmri rezolvarea n termen a acestora. Comunicarea soluiei ctre petent revine Compartimentului Informare, Relatii Publice i Secretariat, care se va ngriji de clasarea i arhivarea petiiilor. Rspunsurile transmise vor purta semntura prefectului sau subprefecilor i a persoanelor care le-au soluionat. Petiiile care sesizeaz probleme ce nu sunt n competenele prefectului judeului Iai vor fi redirectionate de ctre Compartimentul Informare, Relaii Publice i Secretariat spre instituii i autoriti n msura a le soluiona, n baza unei adrese de naintare care va fi semnat de ctre subprefect. Petiiile anomine sau cele n care nu sunt trecute datele de identificare a petiionarului nu se iau n considerare i vor fi clasate potrivit OG nr. 27/2002.

1.9. Analiza situaiei financiare (bugetul de venituri i cheltuieli, mod de finanare, fundamentarea veniturilor i cheltuielilor n funcie de indicatori etc.)

Veniturile i cheltuielile statului, ale unei uniti administrativ-teritoriale, regii autonome, societi comerciale, persoane juridice fr scop lucrativ, instituii publice sau ale unei alte entiti pe o perioad de timp, de obicei un an, se inscriu n documentul care poart denumirea de buget.Echilibrul ntre venituri i cheltuieli este o stare ideal, de cele mai multe ori cheltuielile depind veniturile. Este firesc ca la ntocmirea bugetului s se produc erori n evaluarea att a veniturilor, ct i a cheltuielilor.Instituia prefectului are buget propriu, care se elaboreaz i se execut n condiiile legii, prefectul rspunznd de execuia bugetului prefecturii. Deasemeni prefectul are obligaia de a angaja i de a utiliza creditele bugetare numai n limita prevederilor i destinaiilor aprobate.Creditele bugetare reprezint sumele aprobate, la partea de cheltuieli, prin bugetul de stat, bugetele locale, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale i prin alte bugete. Acestea se utilizeaz pentru finanarea funciilor administraiei publice, programelor, aciunilor, obiectivelor i sarcinilor prioritare, potrivit scopurilor prevzute n legi i n alte reglementri. Dreptul de a utiliza i a angaja credite bugetare este acordat prin lege numai conductorilor instituiei publice, care n aceast calitate, poart denumirea de ordonatori de credite.n funcie de drepturile i obligaiile ce le revin n procesul execuiei bugetare, ordonatorii de credite se grupeaza n trei categorii:-ordonatori principali de credite-ministrii,conducatorilor celorlalte organe de specialitate ale administraiei publice centrale, conductorii altor autoriti publice i conductorii instituiilor publice autonome;acetia repartizeaz creditele bugetare aprobate, pentru bugetul propriu i pentru bugetele instituiilor publice ierarhic inferioare.-ordonatorii secundari de credite-conductorii instituiilor publice cu personalitate juridic din subordinea ordonatorilor principali de credite-ordonatorii teriari de credite-utilizeaz creditele bugetare ce le-au fost repartizate de ctre ordonatorii principali sau secundari de credite.Prefectul este ordonator teriar de credite. Proiectele bugetelor serviciilor publice deconcentrate ale ministerelor si ale celorlalte organe ale administratiei publice centrale sunt propuse de ctre prefect. Cheltuielile totale aferente bugetului instituiei prefectului reprezint limite maxime, care nu pot fi depite.Activitatea de ncasare a veniturilor bugetare i de efectuare a plii cheltuielilor aprobate prin buget poarta denumirea de execuie bugetar. Aceasta este organizat n cadrul compartimentului financiar-contabil i se incheie la data de 31 decembrie a fiecrui an.

Capitolul 2. mbuntirea cadrului legislativ i a celui instituional. Pe exemplul Instituiei Prefectului Judeului Iai

2.1. Analiza relaiilor de munc i a capacitii decizionaleDatorit faptului c n primii doi ani de studiu am efectuat stagiul de practic la Instituia Prefectului Judeului Iai, am reuit s observ cum se desfoar relaiile de munc ntre funcionari publici, dar i ntre funcionari publici i prefect sau subprefect.Deasemenea, nu voi efectua analiza doar bazndu-m pe prerea mea subiectiv, ci i pe cteva chestionare obinute de la funcionarii cu care am relaionat, la care au rspuns mai muli salariai ai Prefecturii.Prin aceste chestionare se poate analiza att relaiile de munc, nemulumirile funcionarilor, capacitatea decizional ct i condiiile n care salariaii i-ar dori s lucreze. n continuare, voi reda cteva scheme care reprezint rspunsurile persoanelor chestionate.La prima ntrebare, persoanelor li s-a pus la dispoziie o serie de afirmaii pe care le puteau afirma sau infirma. Rspunsurile personalului sunt redate n urmtoarea schem:

Analiznd aceast schem, putem observa c funcionarii publici din cadrul Prefecturii sunt n proporie de 62% mndri c au acest loc de munc. Acest fapt este cel puin surprinztor din punctul meu de vedere deoarece funcionarii publici au un statut recunoscut n societate, iar acest lucru ar trebui s i fac mndri de slujba lor.Printre afirmaiile cuprinse n chestionar se mai enumerau i urmtoarele:a. Munca pe care o desfoar este solicitant i foarte solicitant 100%b. Munca pe care o presteaz este interesant 98%c. Lucreaz n condiii de stres 100%d. eful lor tie s aprecieze cnd fac ceva bine 85%e. Prerile lor sunt ascultate 83%f. Munca lor este evaluat obiectiv 75%.Consider foarte util acest chestionar deoarece, din rspunsurile funcionarilor, putem trage concluzii att asupra relaiilor de munc ale acestora, ct i asupra capacitii decizionale. Astfel, se poate observa c relaiile de munc nu sunt foarte bune, n special cu personalul de conducere. Procentul mai sczut poate reprezenta i faptul c prefectul sau subprefectul nu interacioneaz des cu personalul. Acest lucru nu trebuie considerat negativ pentru c ntr-o prefectur funciile de conducere i cele de execuie sunt foarte bine delimitate. ns aceste rspunsuri relev i faptul c funcionarii publici care au rspuns sunt potrivii pentru funciile de execuie, deoarece o funcie de conducere i-ar putea depi. mi susin afirmaia prin faptul c rspunsurile dovedesc c personalul consider c deja lucreaz n condiii de stres i ca munca lor este foarte solicitant. n schimb, ultimul procent a fost neateptat din punctul meu de vedere pentru c nu consider c munca unor funcionari de la prefectur poate fi evaluat subiectiv. n cei doi ani de practic efectuat la Instituia Prefectului Judeului Iai am observat c majoritatea lucrrilor personalului se bazeaz pe completarea acelorai tipuri de acte (chiar formulare tipizate) ceea ce nu consider c poate fi evaluat ntr-un mod subiectiv. Rspunsurile la Factorii de motivare n munc sunt considerai (n ordinea importanei):a. Salarii mai marib. Promovare pe meritc. Programe de perfecionared. Reducerea influenei politicee. Informatizare La aceast afirmaie, rspunsurile funcionarilor sunt ct se poate de previzibile. Consider c nu exist situaii n care mai muli salarizai s fie mulumii de salariu, promovare sau condiii de munc.Ultima ntrebare pe care o voi analiza este: Ce ai face dac ai fi prefect?. Cteva rspunsuri au fost:a. A ncerca s ascult pe toat lumeab. Feed-back permanentc. Respectarea demnitii funcionarilor n interiorul instituieid. Investiii prin solicitarea creditelor bugetare sau sponsorizrie. Climatizare adecvata a birourilorf. Acordarea de premii i stimulente salariale funcionarilorLa aceast ntrebare consider c funcionarii care au rspuns dau dovad c nu ar putea face fa slujbei de prefect i, deasemenea, c nu au o capacitate decizional bine dezvoltat. Susin aceste lucruri, n primul rnd, deoarece consider c personalul nu s-a pus ntr-adevr n locul prefectului. Reflectnd asupra situaiei, cred c niciun prefect nu ar putea acorda atenie permanent funcionarilor, dar le poate respecta demnitatea. n plus, se poate observa lipsa de studii superioare n domeniu a funcionarilor, deoarece niciun absolvent de Administraie Public nu va pune pe primul loc feed-back-ul i acordarea ateniei n mod permanent personalului.

2.2. Analiza punctelor forte, a punctelor slabe, oportunitilor i ameninrilor n vederea eficientizrii activitii Instituiei Prefectului Judeului Iai

SWOT vine din limba englez de la iniialele cuvintelor Strenghts (puncte tari),Weaknesses (puncte slabe), Opportunities (oportuniti) iThreats (ameninri).Analiza SWOT este de fapt o tehnic prin care se pot identifica punctele tari i slabe i se pot examina oportunitile i ameninrile unui proiect, ale unei aciuni sau ale unei persoane i poate fi utilizat ca element de realizare a bilanului.n cele ce urmeaz, voi prezenta o analiz SWOT a Instituiei Prefectului Judeului Iai, analiz ntocmit n vederea eficietizrii activitii instituiei:Puncte tari (Strenghts)Puncte slabe (Weaknesses)

1. Regulament i organizare intern bine definite2. Program fix i uor de urmat3. Este instituie public judeean4. Cuprinde destule servicii i compartimente pentru a soluiona problemele la timp5. Deine monopol n eliberarea unor acte6. Are relaii de colaborare cu alte instituii7. Parcare mare8. Locaie central1. Nu exist transparen2. Este prea mult birocraie3. Nu exist tehnologie4. Instituia nu este curat5. Relaiile funcionarilor cu cetenii las de dorit6. Personalul nu poate fi promovat

Oportuniti (Opportunities)Ameninri (Threats)

1. Parteneriate publice-private2. Atragerea de fonduri europene3. Incheierea de contracte de achiziii publice4. Atragerea studenilor pentru voluntariat1. mbtrnirea personalului2. Schimbarea prefectului3. Numrul sczut de personal4. Recesiunea economic

Din punctul meu de vedere, analiza SWOT nu reprezint doar o niruire de puncte slabe/tari ci, pentru a nelege mai bine cum poate fi eficientizat activitatea instituiei, consider ca aceste puncte trebuie dezvoltate. n urmtoarele pagini, voi da amploare acestor idei, bazndu-m n principal pe experiena mea cu Instituia Prefectului Judeului Iai.

Punctele tari. 1. O instituie, la fel ca i o societate, funcioneaz mai bine dac au reguli i o organizare bine definite. Cu acest lucru se poate mndri prefectura Iai, ntruct respect un regulament i o organizare intern. Regulamentul este expus pe holul instituiei, ns se regsete i n fiecare serviciu/compartiment. Aici sunt expuse modurile n care funcionarii publici trebuie s se comporte ntre ei sau cu cetenii, programul de lucru, inuta corespunztoare etc. Organizarea intern este reprezentat prin organigrama n care sunt redate serviciile i compartimentele instituiei i relaiile dintre acestea, numrul de funcionari i relaiile cu alte departamente.2. Programul funcionarilor publici este foarte bine cunoscut, acetia lucreaz 8 ore pe zi, ntre orele 800 i 1600. n plus, acetia au week-endurile libere. Consider c programul este destul de lejer i uor de urmat deoarece favorizeaz recreerea personalului n restul zilei. 3. Din punctul meu de vedere, faptul c prefectura este instituie public judeean, este un punct tare deoarece are capacitatea de a rezolva problemele cetenilor nu doar din municipiul Iai, ci din tot judeul. Deasemenea, fiind o instituie public judeean are relaii de colaborare cu toate instituiile administraiei locale. n plus, datorit faptului c atribuiile sale cuprind ntreg judeul, prefectura poate oferi un ajutor suplimentar cetenilor cu probleme nerezolvate de aministraia local din raza judeului.4. Conform organigramei instituiei, aceasta cuprinde cinci servicii, paisprezece compartimente, un manager public i un birou Financiar contabil i informatic. Consider c numrul compartimentelor este destul de mare, iar acestea conin personal calificat pentru rezolvarea diverselor probleme. Cred c este un punct tare numrul compartimentelor i al serviciilor i nu al personalului acestora (care este un punct slab i va fi discutat ulterior). Unele compartimente se regsesc i n alte instituii, ns n cadrul prefecturii o serie din acestea sunt specifice acesteia.5. Dup cum am menionat, prefectura deine monopol n eliberarea unor acte. Astfel, cetenii se pot adresa doar serviciilor specifice prefecturii pentru unele probleme. De exemplu, doar prefectura rezolv problemele legate de paapoarte prin Serviciul public comunitar, evidena i eliberarea paapoartelor, sau n cazul permiselor de conducere prin Serviciul public comunitar, regim permise de conducere i nmatricularea vehiculelor.6. Conform Constituiei ntre prefect, pe deoparte, i consilii locale/judeene i primari, pe de alt parte nu exist raporturi de subordonare. Raporturile dintre instituii sunt de colaborare, astfel nct, prefectul, pe de o parte i autoritile publice locale, pe de alt parte s-i desfoare activitatea fr presiuni i imixtiuni. 7 - 8. Nu n ultimul rnd cred c parcarea i locaia cldirii reprezint puncte tari deoarece, dup cum am menionat, prefectura este o instituie public judeean la care apeleaz nu doar locuitorii municipiului ci a ntregului jude. Astfel, chiar i aceste puncte menin eficiena activitii instituiei i trebuie luate n considerare.Punctele slabe. 1. Dei transparena reprezint un principiu n administraia public, acesta este respectat foarte rar. i cetenii care apeleaz la serviciile prefecturii Iai se confrunt cu aceeai problem. n primul rnd, site-ul instituiei nu ofer informaii precise i curente i nici documente tipizate, astfel c locuitorii trebuie s mearg direct la compartimentul responsabil doar pentru a depune o cerere. Oamenii obin foarte greu informaiile pe care le solicit, deoarece de multe ori documentele sunt etichetate ca fiind secrete, dei nu pune n pericol integritatea instituiei. Acest lucru ngreuneaz att munca funcionarului ct i a ceteanului, deoarece acesta din urm trebuie s completeze mai multe documente doar pentru a obine un act, ceea ce ne duce la urmtorul punct slab, birocraia excesiv.2. Birocraia se regsete n toate instituiile publice sau private. Bineneles c i prefectura Iai se confrunt cu asemenea problem. Dup cum am menionat, de multe ori ne gsim n situaia n care suntem obligai s completm mai multe acte dect solicitm. n cadrul stagiului de practic am observat i circulaia documentelor i paii urmai n unele cazuri, de exemplu chiar i scoaterea unor acte din compartimentul care le deine necesit semnarea i completarea a nenumrate formulare. Birocraia va rmne, din pcate, o problem major a instituiilor deoarece nimeni nu a gsit o rezolvare exact a acesteia.3. n cadrul Prefecturii Iai, exist birocraie excesiv n primul rnd din cauza lipsei de tehnologie informatic i nu numai. Tehnologia nu lipsete cu desvrire ntruct funcionarii au la dispoziie computere, faxuri, xeroxuri etc. ns acestea nu se ridic la un nivel de performan actual. Compartimentul Arhiv necesit cel mai mult o retehnologizare i implementarea unui program informatic de centralizare a datelor. Momentan, datele instituiei sunt pstrate n dosare pline de praf i pe rafturi nalte iar singura tentativ de tehnologizare era transcrierea fiecrui dosar n parte n format electronic de ctre un singur funcionar. 4. La acest punct nu m-am referit la ntreaga instituie, deoarece ordinea i curenia sunt pstrate exemplar la parterul i etajul instituiei. ns, arhiva se afl la demisol, unde nu are lumin i aerisire, ntruct exist aer condiionat doar n anumite zone. Din punctul meu de vedere, n cadrul arhivei, ar trebui s se fac cel mai des curenie deoarece praful de pe dosare creeaz un mediu neprielnic pentru personal. Deasemenea, n cadrul aceluiai compartiment, multe din dosare sunt depozitate pe covorul de pe podea i nu pe rafturi. Totui consider c dac s-ar tehnologiza compartimentul, munca funcionarilor ar fi mult mai uoar, acetia ar lucra ntr-un mediu propice, iar problemele cetenilor s-ar rezolva mult mai repede.

5. n cei doi ani n care am efectuat stagii de practic la Prefectura Iai, am colaborat cu diferit funcionari, din diferite compartimente sau servicii. Ironic, consider c relaiile personalului cu cetenii las de dorit, doar n cazul celor de la Compartimentul de informare i relaii publice. Personalul din acest compartiment, sunt singurii care nclcau regulamentul intern i atribuiile funcionarilor publici deoarece se purtau ntr-o manier neadecvat, nu respectau demnitatea i dorinele cetenilor i nu reueau nici s le ofere informaiile cerute de ctre acetia. Din punctul meu de vedere, acesta este un punct foarte slab al prefecturii Iai, deoarece salariaii din acel compartiment reprezint imaginea prefecturii, imagine distrus n repetate rnduri de ctre proasta conduit a funcionarilor.6. Analiznd organigrama, observm c, n cadrul prefecturii, cele mai multe relaii sunt de colaborare i nu de subordonare. ntre compartimente nu exist o ierarhizare, astfel c personalul nu poate fi promovat dect la statutul de ef de servici. n plus, numrul personalului nu este foarte mare (97 funcionari publici, incluznd prefectul, subprefectul i managereul public), aadar este evident c foarte rar apar schimbri n cadrul personalului angajat.

Oportunitile. 1. Una din principalele oportuniti de care poate beneficia prefectura este parteneriatul public privat. Dac sunt gndite corect i realizate n mod responsabil, aceste parteneriate pot aduce instituiei multe beneficii, laude i randament crescut n rezolvarea problemelor. Aceste tipuri de parteneriate sporesc eficiena activitii prefecturii deoarece aceasta este sprijinit de mediul privat. 2. O alt oportunitate prin care prefectura i poate crete eficiena este reprezentat i de fondurile europene care pot fi atrase de aceasta. Cu ajutorul acestor fonduri, instituia poate realiza unele lucrri n interiorul sau exteriorul cldirii, de exemplu, pentru retehnologizare, reabilitare, modernizare sau poate investi n funcionari (ex. cursuri de pregtire). 3. Instituia Prefectului Judeului Iai are deja ncheiate contracte de achiziii publice. Cu ajutorul acestora, prefectura economisete foarte mult, iar din acest motiv aceste contracte vor fi considerate tot timpul oportuniti. Prefectura Iai are ncheiate foarte multe contracte de achizitii publice (ex. Pentru telefonie, internet, curenie etc.), din acest motiv, voi dezbate acest subiect mai pe larg n urmtoarele pagini.4. Am considerat c atragerea studenilor pentru voluntariat n cadrul prefecturii Iai este o oportunitate de care instituia beneficiaz n unele momente i care, cu siguran, crete eficiena activitii prefecturii. Aceasta din urm, dup cum am precizat a avut momente cnd a beneficiat de ajutorul voluntarilor. Acetia trebuie s fie studeni, preferabil la Administraie Public, care vor ncheia cu prefectura un contract de voluntariat de 3 sau 6 luni. Consider c din aceast situaie ambele pri au de ctigat: studenii ctig experien i observ mediul n care vor lucra dup absolvire, iar instituia are parte de ajutor n rezolvarea problemelor.

Ameninrile. 1. Una dintre ameninrile prefecturii Iai este mbtrnirea personalului. Aici lucreaz foarte multe persoane cu vrsta apropiat de cea de pensie, care au vechime n domeniu de 20-30 de ani. Aceasta este o ameninare pentru instituia deoarece funcionarii mai n vrst nu mai sunt capabili s rezolve problemele la fel de repede ca persoanele tinere. n schimb, acest lucru este o oportunitate pentru studenii de la Administraie Public deoarece aa pot avea ansa s nlocuiasc fotii funcionari i s lucreze ntr-o prefectur.2. Schimbarea prefectului reprezint o ameninare pentru eficiena activitii prefecturii din simplu motiv c nimeni nu tie dac/cum se va integra n colectiv si ce schimbri aduce venirea sa. Ca acest lucru s nu fie o ameninare, ar trebui ca noul prefect s ncerce s se integreze, nu s impun schimbri majore.3. Numrul sczut al personalului este, n primul rnd un punct slab. ns devine o ameninare n cazul de fa, cnd se fac reduceri de personal. n cadrul prefecturii Iai sunt angajai 97 de funcionari publici, un numr foarte mic mai ales innd cont c instituia este una judeean.Din aceast cauz, n fiecare zi exist foarte multe cozi la care oamenii ateapt i se gasesc uneori n situaia n care trebuie s revin i a doua zi deoarece nu au avut timp s i rezolve problemele. 4.Recesiunea economic reprezint o ameninare pentru orice instituie public/privat. Romnia nc trece printr-o recesiune, ns agravarea acesteia rmne o ameninare. Acest lucru, cu siguran c afecteaz modul n care acioneaz prefectura, deoarece nimeni nu are nimic de ctigat n timpul unei recesiuni. Din cauza aceste perioade, prefectura Iai a fost nevoit s mai renune la personal, chiar dac avea mare nevoie de el. Menionez c, din cauza acestei perioade, numrul funcionarilor precizat de mine nu este exact deoarece m-am ghidat doar dup organigrama care este realizat n anul 2010.Aadar, prin aceast analiz SWOT, am ncercat s redau unele aspecte din cadrul prefecturii Iai, i s propun unele soluii care, din punctul meu de vedere, ar eficientiza activitile instituiei.

2.3. Analiza contractelor de achiziie public ncheiate de Instituia Prefectului Judeului Iai

Contractul de achiziie public reprezint contractul cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul sau mai muli operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau prestarea de servicii[footnoteRef:7]. [7: Sebastian Lazr Achiziii publice. Principii. Proceduri. Operaiuni. Metodologie, Ed. Wolters Kluwer, 2009, pag. 25.]

Ca i alte instituii, i prefectura Iai are ncheiate multe contracte de achiziie public. Analiznd prima anex, observm c toate contractele ncheiate sunt necesare pentru instituie deoarece privete sigurana bunurilor din cldire, realizarea legturii dintre prefectur i alte persoane/ instituii cu ajutorul telefoniei sau sntatea funcionarilor. n mod surpinztor, aceste sume nu mi se par colosale, cum au tendina, de obicei, s par cheltuielile instituiilor publice. Sumele prezentate n anex sunt, dup cum se poate observa de pe parcursul unui an (2011). ns, n cea de-a doua anex ataat la sfrit, se observ o cretere impresionabil a sumelor expuse, chiar dac reprezint doar planul pentru achiziii. Consider c aceste sume sunt exagerat de mari, mai ales n comparaie cu cele din anul 2011.n general, pe site-ul prefecturii, apar perioadele n care se ncheie contractele de achiziii publice. n cele mai multe cazuri, aceste contracte se ctig prin licitaii deschise de ctre instituia public. n cazul licitaiilor deschise, prefectura este obligat s fac datele cunoscute (de obicei o face prin intermediul site-ului). n schimb, pe site nu se mai gsesc i alte informaii despre achiziii publice, iar n cadrul instituiei, aceste documente nu pot fi vzute de ceteni deoarece sunt clasificate ca fiind secrete.

Concluzii

n concluzie, sunt foarte multe probleme care reduc eficiena activitii prefecturii, ns acest lucru exist de mult timp i pn n momentul de fa nu s-au putut face deloc schimbri. Personal, consider c instituiile publice nu vor schimba stilul de a lucra, mpiedicnd n continuare creterea eficienei. Recesiunea economic, birocraia excesiv, lipsa de transparen i comportamentul nefiresc al funcionarilor sunt doar cteva dintre problemele cu care prefectura Iai se confrunt de foarte mult vreme. Propunerea mea ar fi ca Instituia Prefectului Judeului Iai s angajeze specialiti care s realizeze o analiz SWOT. Astfel, funcionarii vor putea vedea ce puncte tari au i vor ncerca s le pstreze dar, deasemenea, se vor evidenia i punctele slabe ca acetia s tie unde s schimbe ceva. Sunt situaii la care soluiile nu apar peste noapte, ns trebuie ca cei din conducere mcar s ncerce s schimbe ceva. Personal, consider c aceste schimbri vor interveni odat cu trecerea timpului i aa poate vor ncepe s apar soluii i pentru mediul public din ara noastr.

Bibliografie

1. Sebastian Lazr Achiziii publice. Principii. Proceduri. Operaiuni. Metodologie, Ed. Wolters Kluwer, 2009;2. Regulametul de Organizare i Funcionare a Instituiei Prefectului Judeului Iai aprobat prin Ordonana nr. 395 din data de 14/05/2008;3. Hotrrea Guvernului nr. 460 din 05/06/2006 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 340/2004 privind prefectul i instituia prefectului;4. Legea nr. 340/2004 privind prefectul i instituia prefectului, republicat n Partea I a Monitorului Oficial nr. 225 din 24 martie 2008;5. Antonie Iorgovan, Tratat de drept administrativ, vol.I, ed. 4, Ed. All Beck, Bucureti, 2005;6. Documente primite de la Instituia Prefectului Judeului Iai;7. www.prefecturaiasi.ro

5