Universitatea Alexandru Ioan Cuza

Facultatea de Economie şi Administrarea Afacerilor

Studiu aplicativ privind eficientizarea activităţii unei instituţii publice

-Instituţia Prefecului Judeţului Iaşi-

Student : CHIRIŢOI ANDREEA MIHAELA

Anul 3

Grupa 2.4.

1

Cuprins:

Cap 1. Organizarea şi funcţionalitatea unei instituţii publice. Premise şi factori de impact

1.1. Cadrul general de înfiinţare şi organizare a instituţiei publice

1.2. Individualizarea misiunii şi obiectului de activitate

1.3. Prezentarea obiectivelor şi activităţilor instituţiei publice

1.4. Prezentarea structurii organizatorice şi indicarea fluxului informaţional (organigrama,

interrelaţii între compartimente/departamente/servicii; competenţe, atribuţii, sarcini)

1.5. Evidenţierea relaţiilor interinstituţionale

1.6. Structura personalului (organizare pe compartimente/birouri/servicii, funcţii ocupate)

1.7. Analiza nivelului de pregătire profesională în funcţie de studiile avute (formare

profesională iniţială şi perfecţionare profesională)

1.8. Analiza fluxului documentelor în cadrul instituţiei

1.9. Analiza situaţiei financiare (bugetul de venituri şi cheltuieli, mod de finanţare,

fundamentarea veniturilor şi cheltuielilor în funcţie de indicatori etc.)

Cap 2. Îmbunătăţirea cadrului legislativ şi a celui instituţional. Pe exemplul Instituţiei

Prefectului Judeţului Iaşi

2.1. Analiza relaţiilor de muncă şi a capacităţii decizionale

2.2. Analiza punctelor forte, a punctelor slabe, oportunităților și amenințărilor în vederea

eficientizării activității Instituției Prefectului Județului Iași

2.3. Analiza contractelor de achiziție publică încheiate de Instituția Prefectului Județului Iași

Concluzii

Anexe

Bibliografie

2

Capitolul 1. Organizarea şi funcţionalitatea unei instituţii publice. Premise şi factori de impact

1.1. Cadrul general de înfiinţare şi organizare a instituţiei publice

În administraţia publică din România, instituţia prefectului este veche şi tradiţională,

întâlnită în Muntenia şi Moldova încă înainte de Unirea Principatelor din 1859. Este adevărat că

cei care o reprezentau purtau o altă denumire, aşa zişii „ispravnici de judeţe” sau „ispravnici

administrativi”.

Prima apariţie a instituţiei prefectului ca atare în administraţia societăţii româneşti

datează din a doua jumătate a secolului al XIX-lea, fiind consacrată prin Legea pentru înfiinţarea

consililor judeţene, din 2 aprilie 1864, şi Legea comunală din 1 aprilie 1864, inspirate după

modelul francez al timpului.

Legea pentru organizarea administraţiei din 1929 este prima care delimitează autorităţile

colectivităţilor alese de cele numite. Prefectul nu mai este şeful administraţiei judeţene, fiind

„reprezentant al guvernului”. El exercita „controlul şi supravegherea tuturor administraţiilor

locale”. În calitate de delegat al autorităţii centrale el reprezenta guvernul şi puterea executivă.

Prin Legea administrativă din 1938 se desfiinţează administraţia autonomă a judeţului,

înfiinţându-se ţinutul, judeţul rămânând numai o circumscripţie în care funcţionează serviciile

exterioare ale ministerelor. Prefectul devine funcţionar de carieră, numit prin decret regal şi are

dreptul de a numi primarii din comunele rurale şi urbane nereşedinţă şi de a desemna membrii de

drept în consiliul comunal.1

După anul 1944 legiuirile ce au urmat au desfiinţat instituţia prefectului, aceasta fiind

repusă în locul şi rolul ce i se cuvin după decembrie 1989.

Constituţia României, adoptată de Parlament şi aprobată prin referendum în decembrie

1991, repune instituţia prefectului pe noi principii organizatorice şi funcţionale, pornind de la

tradiţiile româneşti în materie.

Prefectul, conform prevederilor Constituţiei, ale Legii nr. 69/1991 şi apoi ale Legii

nr.215/2001, privind administraţia publică locală, este o instituţie care reprezintă Guvernul pe

1 Antonie Iorgovan, Tratat de drept administrativ, vol.I, ed. 4, Ed. All Beck, Bucureşti, 2005, p. 536

3

plan local şi conduce serviciile publice deconcentrate ale ministerelor şi ale celorlate autorităţi

locale în judeţ.2

În prezent, conform Legii nr.340/2004, republicată, prefectul este reprezentantul

Guvernului pe plan local.

Guvernul numeşte, prin hotărâre, câte un prefect în fiecare judeţ şi în municipiul

Bucureşti, la propunerea Ministerului Administraţiei şi Internelor după promovarea concursului

sau examenului special organizat. Prefectul este garantul respectării legii şi a ordinii publice la

nivel local. Eliberarea din funcţie a prefectului are loc tot prin hotărâre a Guvernului.3

Scurt istoric al Instituției Prefectului Județului Iași

Legea administraţiei publice locale nr.69/26.11.1991 (abrogată) prevedea la art.11:

“Guvernul numeşte câte un prefect în fiecare judeţ. Prefectul este reprezentantul Guvernului şi

coordonează şi supraveghează serviciile publice ale ministerelor şi ale celorlalte autorităţi ale

administraţiei centrale organizate în unităţi administrative teritoriale.”

În baza acestor prevederi legale, a luat fiinţă Prefectura jud. Iaşi. Prin H.G.

nr.118/09.03.1992 privind structura şi atribuţiile aparatului tehnic de specialitate al prefecturii,

precum şi finanţarea acestuia, la art.1 s-a prevăzut: “La prefecturi se organizează un aparat tehnic

de specialitate, care asigură realizarea atribuţiilor ce revin, potrivit legii, prefectului şi comisiei

administrative.”

Prin Hotărârea Guvernului nr.460 din 05/04/2006 a fost modificată din nou Legea

340/2004, stabilindu-se faptul că prefectul asigură legătura operativă dintre fiecare ministru,

respectiv conducător al organului administraţiei publice centrale din subordinea Guvernului şi

conducătorul serviciului public deconcentrat din subordinea acestuia. Subprefecţii îndeplinesc în

numele prefectului, atribuţii în domeniul conducerii serviciilor publice deconcentrate, al

conducerii operative a instituţiei prefectului, precum şi alte atribuţii prevăzute de lege ori sarcini

date Ministerul Administrației și Internelor sau de către prefect.

Personalul din cadrul instituţiei prefectului este format din funcţionari publici, funcţionari

publici cu statut special şi personal contractual.

1.2. Individualizarea misiunii şi obiectului de activitate 2 Legea nr. 340/2004 privind prefectul şi instituţia prefectului a fost republicată în Partea I a Monitorului Oficial nr.

225 din 24 martie 2008, dându-se textelor o nouă numerotare.3 Antonie Iorgovan, Tratat de drept administrativ, vol.I, ed. 4, Ed. All Beck, Bucureşti, 2005, p. 536

4

Misiunea Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi este de a garanta aplicarea şi respectarea legii

şi a ordinii publice ca reprezentant al Guvernului pe plan local, prin îndeplinirea atribuţiilor cu

privire la: verificarea legalităţii actelor administrative adoptate sau emise de autorităţile

administraţiei publice locale, contenciosul administrativ, gestionarea situaţiilor de urgenţă şi a

măsurilor de apărare care nu au caracter militar, realizarea politicilor naţionale şi europene, în

beneficiul comunităţii judeţene.

Viziunea Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi este de  a se dezvolta şi moderniza conform

standardelor europene prin eficientizarea activităţilor interne, oferirea unor servicii de calitate

şi prin implicarea în procesul de reformă şi întărire a capacităţii administrative.

Valorile esenţiale pe care le promovează Instituţia Prefectului Judeţului Iaşi, sunt: Respectarea

legalităţii, Transparenţă, Profesionalism, Orientare către rezultate, Orientare către cetăţean.

Obiectivul Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi în ceea ce priveşte calitatea serviciilor oferite se

referă la buna funcţionare şi îmbunătăţirea continuă a sistemului de management al calităţii în

conformitate cu SR EN ISO 9001: 2008.

1.3. Prezentarea obiectivelor şi activităţilor instituţiei publice

Atributiile indeplinite de prefect:

Realizarea intereselor nationale;

Aplicarea si respectarea Constitutiei, a legilor, a hotararilor si ordonantelor Guvernului, a

celorlalte acte normative;

Asigurarea ordinii publice si apararea drepturilor cetatenilor;

Prevenirea infractiunilor;

Aducerea la indeplinire, impreuna cu autoritatile abilitate, a masurilor de aparare care nu

au caracter militar, a celor de protectie civila, autoritatile militare si organelor locale ale

Ministerului Administratiei si Internelor, avand obligatia sa informeze si sa sprijine pe

prefect pentru rezolvarea oricarei probleme de interes national sau judetean;

Conduce numai serviciile publice deconcentrate ale ministerelor si celorlalte organe ale

administratiei publice centrale in teritoriu;

Nu prezinta raporturi de subordonare cu autoritatile locale si judetene;

5

Utilizeaza, in calitate de sef al protectiei civile, fondurile special alocate de la bugetul de

stat si baza logistica de interventie in situatii de criza, in scopul desfasurarii in bune

conditii a acestei activitati;

Subprefectul indeplineste atributiile ce ii sunt date prin actul normativ, precum si atributiile ce ii

sunt delegate de catre prefect, prin ordin. In absenta prefectului, unul din subprefecti

indeplineste, in numele prefectului, atributiile ce revin acestuia. Prefectul are un aparat propriu

de specialitate, condus de un subprefect.

1.4. Prezentarea structurii organizatorice şi indicarea fluxului informaţional (organigrama,

interrelaţii între compartimente/departamente/servicii; competenţe, atribuţii, sarcini)

Organigrama Instituției Prefectului Județului Iași a fost aprobată de către prefectul Dragomir

Sava Tomașeschi pe data de 1.10.2010.

În urma analizei acesteia s-a putut constata că prefectura are un număr de angajați foarte

bine structurat în conformitate cu cerințele fiecărui compartiment. Astfel că prefectul, cu toate că

are în subordine fiecare compartiment în mod indirect, cei aflați într-un raport de subordonare

sunt:

-Subprefectul;

- RMC (Reprezentantul Managementului pentru Calitate);

- Corpul de Control al Prefectului;

- Cancelaria Prefectului;

- Auditul Intern;

- Colegiul Prefectural;

- Serviciul Resurse Umane, Achiziții Publice și Administrativ;

- Biroul Financiar-Contabil și Informatic.

6

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)(2)

(1)Compartimentul resurse umane

Compartimentul administrativ

Prefect

Compartimentul

audit public intern

Arhiva

Serviciile publice deconcentrate

Serviciul financiar-contabil

Compartimentul informare relaţii publice şi apostilă

Figura nr. 1 Interrelaţii între compartimente-departamente-servicii

(1) - Serviciul financiar-contabil examinează şi prezintă prefectului proiectele bugetelor

serviciilor publice deconcentrate, transmise de către acestea înainte de a fi propuse

conducătorului instituţiei ierahic superioare serviciului public deconcentrat;

(2) - Serviciul financiar-contabil întocmeşte statele de plată pentru tot personalul unităţii,

pentru chenzină, lichidare, concedii medicale, de odihnă, alte drepturi de personal, pe baza

documentelor legale;

(3) - Serviciul financiar-contabil transmite date referitoare la plăţile realizate către anumiţi

furnizori şi situaţiile decontărilor zilnice în conformitate cu extrasul de cont;

(4) - Între Serviciul financiar-contabil şi Compartimentul informare şi relaţii publice există o

relaţie de corespondenţă;

(5) - Serviciile publice deconcentrate transmite spre examinare Serviciului financiar-contabil

proiectele bugetelor acestora;

(6) - Serviciul financiar-contabil răspunde pentru verificarea documentelor care stau la baza

întocmirii registrului de casă, apoi le predă la arhivă. La rândul ei, arhiva transmite serviciului

financiar-contabil, după caz, copii ori documente în original.

7

(7) - Compartimentul audit public intern este obligat să auditeze sistemul contabil şi

fiabilitatea acestuia.

1.5. Evidenţierea relaţiilor interinstituţionale

Conform legii care reglemetează obiectul de activitate al instituţiei prefectului4, art.3 alin.1,

„Prefectul conduce serviciile publice deconcentrate ale ministerelor şi ale celorlalte organe ale

administraţiei publice centrale din subordinea Guvernului, organizate la nivelul unităţilor

administrativ-teritoriale”.

Între Prefectul Iaşiului, pe de o parte, Consiliul Local şi Primăria Iaşi, precum şi

Consiliul Judeţean şi Preşedintele acestuia, pe de altă parte, nu există raporturi de subordonare,

ci doar de coordonare a activităţii de administraţie. Prefectul poate ataca, în faţa instanţei de

contencios administrativ, un act al consiliului judeţean, al celui local sau al primarului, în cazul

în care consideră actul ilegal. Actul atacat este suspendat de drept.

În ceea ce priveşte relaţia cu cetăţenii, aceştia sunt principalii beneficiari ai serviciilor

furnizate de către Instituţia Prefectului judeţului Iaşi, care spre a-şi rezolva problemele se pot

adresa prefectului sau unui subprefect, în funcţie de specificul problemei ivite.

Cererile de audienţă se pot înregistra la compartimentul relaţii publice din cadrul

prefecturii, prin telefon sau pe site-ul instituţiei prefectului. Formularul pentru înscriere poate fi

găsit la secţiunea Formulare.

Instituţia Prefectului asigură prin compartimentul de specialitate, Compartimentul de

informare şi relaţii publice, relaţia cu mass-media şi aplicarea prevederilor legale privind liberul

acces la informaţiile de interes public.

În acest sens, pregăteşte materialele necesare pentru informarea presei, concepe şi

redactează notele de presă, comunicatele de presă, dosarele de presă şi textele eventualelor

declaraţii de presă; menţine o legătură permanentă cu jurnaliştii.

4 Hotărârea Guvernului nr. 460 din 05/06/2006 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 340/2004 privind

prefectul şi instituţia prefectului

8

1.6. Structura personalului (organizare pe compartimente/birouri/servicii, funcţii ocupate)

Structura carierei funcţionarilor publici este formată din categorii, clase şi grade.

Funcţionarii se împart în următoarele categorii:

A. Categoria funcţionarilor publici debutanţi sau definitivi

B. Categoria înalţilor funcţionari publici

Pot face parte din această categorie doar persoanele care îndeplinesc cumulativ următoarele

condiţii

- îndeplinesc condiţiile cerute unei persoane pentru ocuparea unei funcţii publice (cetăţenie

română, domiciliul în România,cunoaşterea limbii române,scris şi vorbit, etc)

- au studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalenţă

- au absolvit programe de formare,specializare şi perfecţionare în administraţie publică sau

alte domenii specifice de activitate, în organizarea Institutului Naţional de Administraţie sau de

alte instituţii specializate, sau au obţinut titlul de doctor în specialitatea funcţiei publice

respective

- au promovat concursul pentru ocuparea funcţiei

C. Categoria funcţionarilor publici de conducere

D. Categoria funcţionarilor publici de execuţie.

1.7. Analiza nivelului de pregătire profesională în funcţie de studiile avute (formare profesională iniţială şi perfecţionare profesională)

Ansamblul situaţiilor juridice şi efectele produse, care intervin de de la data naşterii

raportului de serviciu până în momentul încetării acestui raport, în condiţiile legii, constituie

cariera in funcţia publică.

În prezent, cariera funcţionarului public, care cuprinde ansamblul organizatoric şi de

promovare, este reglementată în art.16 alin. 3 din Constituţie. Prevederi referitoare la recrutarea

funcţionarilor publici mai întâlnim şi în alte acte normative speciale. Pentru ca funcţionarii

publici să se poată perfecţiona şi pentru a interveni un control în activităţile lor, aceştia sunt

evaluaţi la o anumită perioadă de timp. Evaluarea performanţelor profesionale individuale ale

funcţionarilor publici se face anual.

9

În urma evaluării performanţelor profesionale individuale, funcţionarului public i se acordă

unul dintre următoarele calificative: "foarte bine", "bine", "satisfacător", "nesatisfăcător".

Calificativele obţinute la evaluarea profesională sunt avute în vedere la:

a) avansarea în treptele de salarizare;

b) promovarea într-o funcţie publică superioară;

c) eliberarea din funcţia publică.

În cadrul procesului de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici se

stabilesc cerinţele de formare profesională a funcţionarilor publici.

1.8. Analiza fluxului documentelor în cadrul instituţiei

Documentele ce vin din afara instituţiei se înregistrează la registatura generală

(Compartiment Informare, Relaţii Publice, Secretariat5) şi se transmit spre analiză şi distribuire

prefectului sau înlocuitorului la conducere precum şi subprefectului care conduce operativ.

Circuitul documentelor de la prefect la subalternii direcţi se face numai prin grija registraturii

generale. Documentele emise şi circulate în interiorul instituţiei poartă semnătura

compartimentului emitent şi se distribuie prin grija acestuia, cu viza şefului ierarhic al

destinatarului de la care se solicită o rezolvare. Documentele emise în cadrul instituţiei şi care ies

în afara unităţii se semnează de către prefect sau subprefecţi, fiind susţinute de către

subordonatul direct şi se transmit registraturii generale, prin grija serviciului emitent, în vederea

expedierii lor. Documentele emise de serviciile speciale vor circula conform clasificării lor (strict

secret, secret şi secret de serviciu) prin registrele speciale.

Petiţiile adresate de cetăţeni instituţiei prefectului se înregistrează la Compartimentul

Informare, Relaţii Publice şi secretariat şi se transmit spre analiză şi repartizare prefectului sau

înlocuitorului de drept al acestuia. Circuitul petiţiilor de la prefect la compartimentele cu atribuţii

de soluţionare se face numai prin intermediul Compartimentul Informare, Relaţii Publice şi

Secretariat, care va urmări rezolvarea în termen a acestora. Comunicarea soluţiei către petent

revine Compartimentului Informare, Relatii Publice şi Secretariat, care se va îngriji de clasarea şi

5 Conform Regulametului de Organizare şi Funcţionare a Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi aprobat prin Ordonanţa nr. 395 din data de 14/05/2008

10

arhivarea petiţiilor. Răspunsurile transmise vor purta semnătura prefectului sau subprefecţilor şi

a persoanelor care le-au soluţionat. Petiţiile care sesizează probleme ce nu sunt în competenţele

prefectului judeţului Iaşi vor fi redirectionate de către Compartimentul Informare, Relaţii Publice

şi Secretariat spre instituţii şi autorităţi în măsura a le soluţiona, în baza unei adrese de înaintare

care va fi semnată de către subprefect. Petiţiile anomine sau cele în care nu sunt trecute datele de

identificare a petiţionarului nu se iau în considerare şi vor fi clasate potrivit OG nr. 27/2002.

1.9. Analiza situaţiei financiare (bugetul de venituri şi cheltuieli, mod de finanţare, fundamentarea veniturilor şi cheltuielilor în funcţie de indicatori etc.)

Veniturile şi cheltuielile statului, ale unei unităţi administrativ-teritoriale, regii autonome,

societăţi comerciale, persoane juridice fără scop lucrativ, instituţii publice sau ale unei alte

entităţi pe o perioadă de timp, de obicei un an, se inscriu în documentul care poartă denumirea de

buget.

Echilibrul între venituri şi cheltuieli este o stare ideală, de cele mai multe ori cheltuielile

depăşind veniturile. Este firesc ca la întocmirea bugetului să se producă erori în evaluarea atât a

veniturilor, cât şi a cheltuielilor.

Instituţia prefectului are buget propriu, care se elaborează şi se execută în condiţiile legii,

prefectul răspunzând de execuţia bugetului prefecturii. Deasemeni prefectul are obligaţia de a

angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinaţiilor aprobate.

Creditele bugetare reprezintă sumele aprobate, la partea de cheltuieli, prin bugetul de stat,

bugetele locale, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale şi prin alte

bugete. Acestea se utilizează pentru finanţarea funcţiilor administraţiei publice, programelor,

acţiunilor, obiectivelor şi sarcinilor prioritare, potrivit scopurilor prevăzute în legi şi în alte

reglementări. Dreptul de a utiliza şi a angaja credite bugetare este acordat prin lege numai

conducătorilor instituţiei publice, care în această calitate, poartă denumirea de ordonatori de

credite.

În funcţie de drepturile şi obligaţiile ce le revin în procesul execuţiei bugetare, ordonatorii

de credite se grupeaza în trei categorii:

-ordonatori principali de credite-ministrii,conducatorilor celorlalte organe de specialitate ale

administraţiei publice centrale, conducătorii altor autorităţi publice şi conducătorii instituţiilor

11

publice autonome;aceştia repartizează creditele bugetare aprobate, pentru bugetul propriu şi

pentru bugetele instituţiilor publice ierarhic inferioare.

-ordonatorii secundari de credite-conducătorii instituţiilor publice cu personalitate juridică din

subordinea ordonatorilor principali de credite

-ordonatorii terţiari de credite-utilizează creditele bugetare ce le-au fost repartizate de către

ordonatorii principali sau secundari de credite.

Prefectul este ordonator terţiar de credite. Proiectele bugetelor serviciilor publice

deconcentrate ale ministerelor si ale celorlalte organe ale administratiei publice centrale sunt

propuse de către prefect. Cheltuielile totale aferente bugetului instituţiei prefectului reprezintă

limite maxime, care nu pot fi depăşite.

Activitatea de încasare a veniturilor bugetare şi de efectuare a plăţii cheltuielilor aprobate

prin buget poarta denumirea de execuţie bugetară. Aceasta este organizată în cadrul

compartimentului financiar-contabil şi se incheie la data de 31 decembrie a fiecărui an.

12

Capitolul 2. Îmbunătăţirea cadrului legislativ şi a celui instituţional. Pe

exemplul Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi

2.1. Analiza relaţiilor de muncă şi a capacităţii decizionale

Datorită faptului că în primii doi ani de studiu am efectuat stagiul de practică la Instituţia

Prefectului Judeţului Iaşi, am reuşit să observ cum se desfăşoară relaţiile de muncă între

funcţionari publici, dar şi între funcţionari publici şi prefect sau subprefect.

Deasemenea, nu voi efectua analiza doar bazându-mă pe părerea mea subiectivă, ci şi pe

câteva chestionare obţinute de la funcţionarii cu care am relaţionat, la care au răspuns mai mulţi

salariaţi ai Prefecturii.

Prin aceste chestionare se poate analiza atât relaţiile de muncă, nemulţumirile

funcţionarilor, capacitatea decizională cât şi condiţiile în care salariaţii şi-ar dori să lucreze. În

continuare, voi reda câteva scheme care reprezintă răspunsurile persoanelor chestionate.

La prima întrebare, persoanelor li s-a pus la dispoziţie o serie de afirmaţii pe care le

puteau afirma sau infirma. Răspunsurile personalului sunt redate în următoarea schemă:

17%

45%

30%

6% 2%

"SUNT MÂNDRU CĂ LUCREZ AICI"

Total de acord

De acord

Aşa şi aşa

Nu sunt de acord

Total dezacord

Analizând această schemă, putem observa că funcţionarii publici din cadrul Prefecturii

sunt în proporţie de 62% mândri că au acest loc de muncă. Acest fapt este cel puţin surprinzător

din punctul meu de vedere deoarece funcţionarii publici au un statut recunoscut în societate, iar

acest lucru ar trebui să îi facă mândri de slujba lor.

13

Printre afirmaţiile cuprinse în chestionar se mai enumerau şi următoarele:

a. Munca pe care o desfăşoară este solicitantă şi foarte solicitantă – 100%

b. Munca pe care o prestează este interesantă – 98%

c. Lucrează în condiţii de stres – 100%

d. Şeful lor ştie să aprecieze când fac ceva bine – 85%

e. Părerile lor sunt ascultate – 83%

f. Munca lor este evaluată obiectiv – 75%.

Consider foarte util acest chestionar deoarece, din răspunsurile funcţionarilor, putem trage

concluzii atât asupra relaţiilor de muncă ale acestora, cât şi asupra capacităţii decizionale. Astfel,

se poate observa că relaţiile de muncă nu sunt foarte bune, în special cu personalul de conducere.

Procentul mai scăzut poate reprezenta şi faptul că prefectul sau subprefectul nu interacţionează

des cu personalul. Acest lucru nu trebuie considerat negativ pentru că într-o prefectură funcţiile

de conducere şi cele de execuţie sunt foarte bine delimitate. Însă aceste răspunsuri relevă şi

faptul că funcţionarii publici care au răspuns sunt potriviţi pentru funcţiile de execuţie, deoarece

o funcţie de conducere i-ar putea depăşi. Îmi susţin afirmaţia prin faptul că răspunsurile dovedesc

că personalul consideră că deja lucrează în condiţii de stres şi ca munca lor este foarte solicitantă.

În schimb, ultimul procent a fost neaşteptat din punctul meu de vedere pentru că nu consider că

munca unor funcţionari de la prefectură poate fi evaluată subiectiv. În cei doi ani de practică

efectuată la Instituţia Prefectului Judeţului Iaşi am observat că majoritatea lucrărilor personalului

se bazează pe completarea aceloraşi tipuri de acte (chiar formulare tipizate) ceea ce nu consider

că poate fi evaluat într-un mod subiectiv.

Răspunsurile la „Factorii de motivare în muncă sunt consideraţi” (în ordinea

importanţei):

a. Salarii mai mari

b. Promovare pe merit

c. Programe de perfecţionare

d. Reducerea influenţei politice

e. Informatizare

14

La această afirmaţie, răspunsurile funcţionarilor sunt cât se poate de previzibile. Consider că nu

există situaţii în care mai mulţi salarizaţi să fie mulţumiţi de salariu, promovare sau condiţii de

muncă.

Ultima întrebare pe care o voi analiza este: „Ce aţi face dacă aţi fi prefect?”. Câteva

răspunsuri au fost:

a. Aş încerca să ascult pe toată lumea

b. Feed-back permanent

c. Respectarea demnităţii funcţionarilor în interiorul instituţiei

d. Investiţii prin solicitarea creditelor bugetare sau sponsorizări

e. Climatizare adecvata a birourilor

f. Acordarea de premii şi stimulente salariale funcţionarilor

La această întrebare consider că funcţionarii care au răspuns dau dovadă că nu ar putea face faţă

slujbei de prefect şi, deasemenea, că nu au o capacitate decizională bine dezvoltată. Susţin aceste

lucruri, în primul rând, deoarece consider că personalul nu s-a pus într-adevăr în locul

prefectului. Reflectând asupra situaţiei, cred că niciun prefect nu ar putea acorda atenţie

permanentă funcţionarilor, dar le poate respecta demnitatea. În plus, se poate observa lipsa de

studii superioare în domeniu a funcţionarilor, deoarece niciun absolvent de Administraţie Publică

nu va pune pe primul loc feed-back-ul şi acordarea atenţiei în mod permanent personalului.

2.2. Analiza punctelor forte, a punctelor slabe, oportunit ăț ilor și amenințărilor în vederea

eficientizării activității Instituției Prefectului Județului Iași

SWOT vine din limba engleză de la inițialele cuvintelor „Strenghts” (puncte

tari), „Weaknesses” (puncte slabe), „Opportunities” (oportunități) și „Threats” (amenințări). 

Analiza SWOT este de fapt o tehnică prin care se pot identifica punctele tari și slabe și se pot

examina oportunitățile și amenințările unui proiect, ale unei acțiuni sau ale unei persoane și poate

fi utilizată ca element de realizare a bilanțului. 

În cele ce urmează, voi prezenta o analiză SWOT a Instituției Prefectului Județului Iași, analiză

întocmită în vederea eficietizării activității instituției:

15

Puncte tari (Strenghts) Puncte slabe (Weaknesses)

1. Regulament și organizare internă bine

definite

2. Program fix și ușor de urmat

3. Este instituție publică județeană

4. Cuprinde destule servicii și

compartimente pentru a soluționa

problemele la timp

5. Deține monopol în eliberarea unor acte

6. Are relații de colaborare cu alte

instituții

7. Parcare mare

8. Locație centrală

1. Nu există transparență

2. Este prea multă birocrație

3. Nu există tehnologie

4. Instituția nu este curată

5. Relațiile funcționarilor cu cetățenii lasă

de dorit

6. Personalul nu poate fi promovat

Oportunități (Opportunities) Amenințări (Threats)

1. Parteneriate publice-private

2. Atragerea de fonduri europene

3. Incheierea de contracte de achiziții

publice

4. Atragerea studenților pentru voluntariat

1. Îmbătrânirea personalului

2. Schimbarea prefectului

3. Numărul scăzut de personal

4. Recesiunea economică

Din punctul meu de vedere, analiza SWOT nu reprezintă doar o înșiruire de puncte slabe/tari ci,

pentru a înțelege mai bine cum poate fi eficientizată activitatea instituției, consider ca aceste

puncte trebuie dezvoltate. În următoarele pagini, voi da amploare acestor idei, bazându-mă în

principal pe experiența mea cu Instituția Prefectului Județului Iași.

Punctele tari. 1. O instituție, la fel ca și o societate, funcționează mai bine dacă au reguli și o

organizare bine definite. Cu acest lucru se poate mândri prefectura Iași, întrucât respectă un

regulament și o organizare internă. Regulamentul este expus pe holul instituției, însă se regăsește

și în fiecare serviciu/compartiment. Aici sunt expuse modurile în care funcționarii publici trebuie

să se comporte între ei sau cu cetățenii, programul de lucru, ținuta corespunzătoare etc.

16

Organizarea internă este reprezentată prin organigrama în care sunt redate serviciile și

compartimentele instituției și relațiile dintre acestea, numărul de funcționari și relațiile cu alte

departamente.

2. Programul funcționarilor publici este foarte bine cunoscut, aceștia lucrează 8 ore pe zi, între

orele 800 și 1600. În plus, aceștia au week-endurile libere. Consider că programul este destul de

lejer și ușor de urmat deoarece favorizează recreerea personalului în restul zilei.

3. Din punctul meu de vedere, faptul că prefectura este instituție publică județeană, este un punct

tare deoarece are capacitatea de a rezolva problemele cetățenilor nu doar din municipiul Iași, ci

din tot județul. Deasemenea, fiind o instituție publică județeană are relații de colaborare cu toate

instituțiile administrației locale. În plus, datorită faptului că atribuțiile sale cuprind întreg județul,

prefectura poate oferi un ajutor suplimentar cetățenilor cu probleme nerezolvate de aministrația

locală din raza județului.

4. Conform organigramei instituției, aceasta cuprinde cinci servicii, paisprezece compartimente,

un manager public și un birou „Financiar – contabil și informatic”. Consider că numărul

compartimentelor este destul de mare, iar acestea conțin personal calificat pentru rezolvarea

diverselor probleme. Cred că este un punct tare numărul compartimentelor și al serviciilor și nu

al personalului acestora (care este un punct slab și va fi discutat ulterior). Unele compartimente

se regăsesc și în alte instituții, însă în cadrul prefecturii o serie din acestea sunt specifice acesteia.

5. După cum am menționat, prefectura deține monopol în eliberarea unor acte. Astfel, cetățenii se

pot adresa doar serviciilor specifice prefecturii pentru unele probleme. De exemplu, doar

prefectura rezolvă problemele legate de pașapoarte prin „Serviciul public comunitar, evidența și

eliberarea pașapoartelor”, sau în cazul permiselor de conducere prin „Serviciul public comunitar,

regim permise de conducere și înmatricularea vehiculelor”.

6. Conform Constituției între prefect, pe deoparte, și consilii locale/județene și primari, pe de altă

parte nu există raporturi de subordonare. Raporturile dintre instituții sunt de colaborare, astfel

încât, prefectul, pe de o parte și autoritățile publice locale, pe de altă parte să-și desfășoare

activitatea fără presiuni și imixtiuni.

7 - 8. Nu în ultimul rând cred că parcarea și locația clădirii reprezintă puncte tari deoarece, după

cum am menționat, prefectura este o instituție publică județeană la care apelează nu doar

locuitorii municipiului ci a întregului județ. Astfel, chiar și aceste puncte mențin eficiența

activității instituției și trebuie luate în considerare.

17

Punctele slabe. 1. Deși transparența reprezintă un principiu în administrația publică, acesta este

respectat foarte rar. Și cetățenii care apelează la serviciile prefecturii Iași se confruntă cu aceeași

problemă. În primul rând, site-ul instituției nu oferă informații precise și curente și nici

documente tipizate, astfel că locuitorii trebuie să meargă direct la compartimentul responsabil

doar pentru a depune o cerere. Oamenii obțin foarte greu informațiile pe care le solicită, deoarece

de multe ori documentele sunt etichetate ca fiind secrete, deși nu pune în pericol integritatea

instituției. Acest lucru îngreunează atât munca funcționarului cât și a cetățeanului, deoarece

acesta din urmă trebuie să completeze mai multe documente doar pentru a obține un act, ceea ce

ne duce la următorul punct slab, birocrația excesivă.

2. Birocrația se regăsește în toate instituțiile publice sau private. Bineînțeles că și prefectura Iași

se confruntă cu asemenea problemă. După cum am menționat, de multe ori ne găsim în situația în

care suntem obligați să completăm mai multe acte decât solicităm. În cadrul stagiului de practică

am observat și circulația documentelor și pașii urmați în unele cazuri, de exemplu chiar și

scoaterea unor acte din compartimentul care le deține necesită semnarea și completarea a

nenumărate formulare. Birocrația va rămâne, din păcate, o problemă majoră a instituțiilor

deoarece nimeni nu a găsit o rezolvare exactă a acesteia.

3. În cadrul Prefecturii Iași, există birocrație excesivă în primul rând din cauza lipsei de

tehnologie informatică și nu numai. Tehnologia nu lipsește cu desăvârșire întrucât funcționarii au

la dispoziție computere, faxuri, xeroxuri etc. însă acestea nu se ridică la un nivel de performanță

actual. Compartimentul „Arhivă” necesită cel mai mult o retehnologizare și implementarea unui

program informatic de centralizare a datelor. Momentan, datele instituției sunt păstrate în dosare

pline de praf și pe rafturi înalte iar singura tentativă de tehnologizare era transcrierea fiecărui

dosar în parte în format electronic de către un singur funcționar.

4. La acest punct nu m-am referit la întreaga instituție, deoarece ordinea și curățenia sunt păstrate

exemplar la parterul și etajul instituției. Însă, arhiva se află la demisol, unde nu are lumină și

aerisire, întrucât există aer condiționat doar în anumite zone. Din punctul meu de vedere, în

cadrul arhivei, ar trebui să se facă cel mai des curățenie deoarece praful de pe dosare creează un

mediu neprielnic pentru personal. Deasemenea, în cadrul aceluiași compartiment, multe din

dosare sunt depozitate pe covorul de pe podea și nu pe rafturi. Totuși consider că dacă s-ar

tehnologiza compartimentul, munca funcționarilor ar fi mult mai ușoară, aceștia ar lucra într-un

mediu propice, iar problemele cetățenilor s-ar rezolva mult mai repede.

18

5. În cei doi ani în care am efectuat stagii de practică la Prefectura Iași, am colaborat cu diferit

funcționari, din diferite compartimente sau servicii. Ironic, consider că relațiile personalului cu

cetățenii lasă de dorit, doar în cazul celor de la „Compartimentul de informare și relații publice”.

Personalul din acest compartiment, sunt singurii care încălcau regulamentul intern și atribuțiile

funcționarilor publici deoarece se purtau într-o manieră neadecvată, nu respectau demnitatea și

dorințele cetățenilor și nu reușeau nici să le ofere informațiile cerute de către aceștia. Din punctul

meu de vedere, acesta este un punct foarte slab al prefecturii Iași, deoarece salariații din acel

compartiment reprezintă imaginea prefecturii, imagine distrusă în repetate rânduri de către

proasta conduită a funcționarilor.

6. Analizând organigrama, observăm că, în cadrul prefecturii, cele mai multe relații sunt de

colaborare și nu de subordonare. Între compartimente nu există o ierarhizare, astfel că personalul

nu poate fi promovat decât la statutul de șef de servici. În plus, numărul personalului nu este

foarte mare (97 funcționari publici, incluzând prefectul, subprefectul și managereul public),

așadar este evident că foarte rar apar schimbări în cadrul personalului angajat.

Oportunitățile. 1. Una din principalele oportunități de care poate beneficia prefectura este

parteneriatul public – privat. Dacă sunt gândite corect și realizate în mod responsabil, aceste

parteneriate pot aduce instituției multe beneficii, laude și randament crescut în rezolvarea

problemelor. Aceste tipuri de parteneriate sporesc eficiența activității prefecturii deoarece

aceasta este sprijinită de mediul privat.

2. O altă oportunitate prin care prefectura își poate crește eficiența este reprezentată și de

fondurile europene care pot fi atrase de aceasta. Cu ajutorul acestor fonduri, instituția poate

realiza unele lucrări în interiorul sau exteriorul clădirii, de exemplu, pentru retehnologizare,

reabilitare, modernizare sau poate investi în funcționari (ex. cursuri de pregătire).

3. Instituția Prefectului Județului Iași are deja încheiate contracte de achiziții publice. Cu ajutorul

acestora, prefectura economisește foarte mult, iar din acest motiv aceste contracte vor fi

considerate tot timpul oportunități. Prefectura Iași are încheiate foarte multe contracte de achizitii

publice (ex. Pentru telefonie, internet, curățenie etc.), din acest motiv, voi dezbate acest subiect

mai pe larg în următoarele pagini.

19

4. Am considerat că atragerea studenților pentru voluntariat în cadrul prefecturii Iași este o

oportunitate de care instituția beneficiază în unele momente și care, cu siguranță, crește eficiența

activității prefecturii. Aceasta din urmă, după cum am precizat a avut momente când a beneficiat

de ajutorul voluntarilor. Aceștia trebuie să fie studenți, preferabil la Administrație Publică, care

vor încheia cu prefectura un contract de voluntariat de 3 sau 6 luni. Consider că din această

situație ambele părți au de câștigat: studenții câștigă experiență și observă mediul în care vor

lucra după absolvire, iar instituția are parte de ajutor în rezolvarea problemelor.

Amenințările. 1. Una dintre amenințările prefecturii Iași este îmbătrânirea personalului. Aici

lucrează foarte multe persoane cu vârsta apropiată de cea de pensie, care au vechime în domeniu

de 20-30 de ani. Aceasta este o amenințare pentru instituția deoarece funcționarii mai în vârstă

nu mai sunt capabili să rezolve problemele la fel de repede ca persoanele tinere. În schimb, acest

lucru este o oportunitate pentru studenții de la Administrație Publică deoarece așa pot avea șansa

să înlocuiască foștii funcționari și să lucreze într-o prefectură.

2. Schimbarea prefectului reprezintă o amenințare pentru eficiența activității prefecturii din

simplu motiv că nimeni nu știe dacă/cum se va integra în colectiv si ce schimbări aduce venirea

sa. Ca acest lucru să nu fie o amenințare, ar trebui ca noul prefect să încerce să se integreze, nu

să impună schimbări majore.

3. Numărul scăzut al personalului este, în primul rând un punct slab. Însă devine o amenințare în

cazul de față, când se fac reduceri de personal. În cadrul prefecturii Iași sunt angajați 97 de

funcționari publici, un număr foarte mic mai ales ținând cont că instituția este una județeană.

Din această cauză, în fiecare zi există foarte multe cozi la care oamenii așteaptă și se gasesc

uneori în situația în care trebuie să revină și a doua zi deoarece nu au avut timp să își rezolve

problemele.

4.Recesiunea economică reprezintă o amenințare pentru orice instituție publică/privată. România

încă trece printr-o recesiune, însă agravarea acesteia rămâne o amenințare. Acest lucru, cu

siguranță că afectează modul în care acționează prefectura, deoarece nimeni nu are nimic de

câștigat în timpul unei recesiuni. Din cauza aceste perioade, prefectura Iași a fost nevoită să mai

renunțe la personal, chiar dacă avea mare nevoie de el. Menționez că, din cauza acestei perioade,

numărul funcționarilor precizat de mine nu este exact deoarece m-am ghidat doar după

organigrama care este realizată în anul 2010.

20

Așadar, prin această analiză SWOT, am încercat să redau unele aspecte din cadrul prefecturii

Iași, și să propun unele soluții care, din punctul meu de vedere, ar eficientiza activitățile

instituției.

2.3. Analiza contractelor de achiziție publică încheiate de Instituția Prefectului Județului Iași

Contractul de achiziție publică reprezintă contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între

una sau mai multe autorități contractante, pe de o parte, și unul sau mai mulți operatori

economici, pe de altă parte, având ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse sau

prestarea de servicii6.

Ca și alte instituții, și prefectura Iași are încheiate multe contracte de achiziție publică.

Analizând prima anexă, observăm că toate contractele încheiate sunt necesare pentru instituție

deoarece privește siguranța bunurilor din clădire, realizarea legăturii dintre prefectură și alte

persoane/ instituții cu ajutorul telefoniei sau sănătatea funcționarilor. În mod surpinzător, aceste

sume nu mi se par colosale, cum au tendința, de obicei, să pară cheltuielile instituțiilor publice.

Sumele prezentate în anexă sunt, după cum se poate observa de pe parcursul unui an (2011).

Însă, în cea de-a doua anexă atașată la sfârșit, se observă o creștere impresionabilă a

sumelor expuse, chiar dacă reprezintă doar planul pentru achiziții. Consider că aceste sume sunt

exagerat de mari, mai ales în comparație cu cele din anul 2011.

În general, pe site-ul prefecturii, apar perioadele în care se încheie contractele de achiziții

publice. În cele mai multe cazuri, aceste contracte se câștigă prin licitații deschise de către

instituția publică. În cazul licitațiilor deschise, prefectura este obligată să facă datele cunoscute

(de obicei o face prin intermediul site-ului). În schimb, pe site nu se mai găsesc și alte informații

despre achiziții publice, iar în cadrul instituției, aceste documente nu pot fi văzute de cetățeni

deoarece sunt clasificate ca fiind secrete.

Concluzii

6 Sebastian Lazăr – „Achiziții publice. Principii. Proceduri. Operațiuni. Metodologie”, Ed. Wolters Kluwer, 2009, pag. 25.

21

În concluzie, sunt foarte multe probleme care reduc eficiența activității prefecturii, însă

acest lucru există de mult timp și până în momentul de față nu s-au putut face deloc schimbări.

Personal, consider că instituțiile publice nu vor schimba stilul de a lucra, împiedicând în

continuare creșterea eficienței. Recesiunea economică, birocrația excesivă, lipsa de transparență

și comportamentul nefiresc al funcționarilor sunt doar câteva dintre problemele cu care

prefectura Iași se confruntă de foarte multă vreme. Propunerea mea ar fi ca Instituția Prefectului

Județului Iași să angajeze specialiști care să realizeze o analiză SWOT. Astfel, funcționarii vor

putea vedea ce puncte tari au și vor încerca să le păstreze dar, deasemenea, se vor evidenția și

punctele slabe ca aceștia să știe unde să schimbe ceva. Sunt situații la care soluțiile nu apar peste

noapte, însă trebuie ca cei din conducere măcar să încerce să schimbe ceva. Personal, consider că

aceste schimbări vor interveni odată cu trecerea timpului și așa poate vor începe să apară soluții

și pentru mediul public din țara noastră.

22

Bibliografie

1. Sebastian Lazăr – „Achiziții publice. Principii. Proceduri. Operațiuni. Metodologie”, Ed.

Wolters Kluwer, 2009;

2. Regulametul de Organizare şi Funcţionare a Instituţiei Prefectului Judeţului Iaşi aprobat

prin Ordonanţa nr. 395 din data de 14/05/2008;

3. Hotărârea Guvernului nr. 460 din 05/06/2006 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii

nr. 340/2004 privind prefectul şi instituţia prefectului;

4. Legea nr. 340/2004 privind prefectul şi instituţia prefectului, republicată în Partea I a

Monitorului Oficial nr. 225 din 24 martie 2008;

5. Antonie Iorgovan, Tratat de drept administrativ, vol.I, ed. 4, Ed. All Beck, Bucureşti,

2005;

6. Documente primite de la Instituția Prefectului Județului Iași;

7. www.prefecturaiasi.ro

23