Misiune de Audit Intern La Scoala Cu Cls I-VIII Mihail Sadoveanu Bacau

Universitatea George BacoviaFacultatea: Management-Marketing

Specializarea: Management

STUDIUL DE AUDIT INTERN

Student: Ciuchi Razvan-Mihaita

1

PREZENTAREA INSTITUIEIcoala cu cl. I-VIII Mihail Sadoveanu este situat n zona central a cartierului Nord, pe str. Venus nr.1 i a fost nfiinat din 1 septembrie 1995. coala cu cl. I-VIII Mihail Sadoveanu din Bacau este unul din centrele de execuie bugetar subordonate Primrie Municipiului Bacau. Nu exist uniti bugetare n subordinea centrului bugetar. Principala surs de finanare a centrului bugetar este bugetul local , alturi de finanarea din veniturile proprii realizate de instituie ( sponsorizri, donaii etc.), dar i bugetul de stat. coala cu cl. I-VIII Mihail Sadoveanu din Bacau i organizeaz i conduce contabilitatea proprie n conformitate cu normele legale n vigoare n ceea ce privete contabilitatea instituiilor publice. Normele contabile n vigoare atribuie rspunderea pentru organizarea i conducerea contabilitii la instituiile publice ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii organizaiei respective. Conductorul instituiei coala Mihail Sadoveanu este ordonator teriar de credite, ordonatorii superiori fiind Primria Municipiului Bacau (ordonator principal) i Inspectoratul colar Judeean Bacau (ordonator secundar). n sensul prevederilor Legii finanelor publice nr.500/2002, compartimentul financiar-contabil reprezint o structur organizatoric n cadrul instituiei publice, n care este organizat execuia bugetar. eful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocup funcia de conducere a compartimentului financiar-contabil i care rspunde de activitatea de ncasare a veniturilor i de plat a cheltuielilor. Conform legii contabilitii, contabilitatea se ine n limba romn i n moned naional. Finalizarea exerciiului bugetar i a trimestrelor se concretizeaz contabil n situaii financiare care prezint situaia patrimoniului statului aflat n administrarea instituiei publice. Acestea se ntocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finanelor Publice i se raporteaz la ordonatorul superior de credite : Primria Municipiului Bacau pentru creditele de la bugetul local i Inspectoratul colar Judeean Bacau pentru creditele de la bugetul de stat, la termenele stabilite de acesta, care la rndul su le raporteaz la Ministerul Educaiei Cercetrii i Tineretului. Bilanul contabil al instituiei este supus verificrii i certificrii de ctre Trezoreria Municipiului Bacau, unde instituia i are deschise conturile, dar i de organul de audit intern din cadrul Inspectoratului colar Judeean Bacau. 2

Principalele registre contabile utilizate de instituia public sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Registrul numerelor de inventar i Registrul Cartea Mare. Contabilitatea sintetic se ine pe Fie de cont pentru operaii diverse, deschise pentru fiecare cont sintetic. Evidena analitic a creditelor bugetare, plilor de cas i cheltuielilor efective se ine cu ajutorul Fiei pentru operaii bugetare. De asemenea instituia public utilizeaz sisteme de prelucrare automat a informaiilor contabile, care sunt stocate pe supori magnetici i permit n orice moment reconstituirea elementelor i coninuturilor conturilor, a listelor i a coninuturilor supuse verificrii. Instituia utilizeaz un program de prelucrare automat a datelor din contabilitatea sintetic, un program de eviden a stocurilor i unul de eviden a obiectelor de inventar i mijloacelor fixe i de calcul al amortizrii. Inventarierea patrimoniului se efectueaz, n conformitate cu legea contabilitii nr.82/1991 i Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr.1753/2004, de ctre comisiile de inventariere numite prin decizie scris, emis de ordonatorul de credite. Aceste comisii rspund de efectuarea tuturor lucrrilor de inventariere potrivit prevederilor legale. n procesul execuiei bugetare cheltuielile bugetare parcurg cele 4 faze: angajare; lichidare; ordonanare; plata.

Contabilitatea analitic a cheltuielilor se realizeaz pe subdiviziunile clasificaiei bugetare. Astfel structura simbolului contului de cheltuieli va fi urmtoarea: simbolul contului sintetic din planul de conturi; capitolul; sursa de finanare (01 buget de stat); subcapitol; titlu; articol; alineat.

La instituia public balana de verificare sintetic se ntocmete lunar, iar situaiile financiare trimestrial i se compun din bilan, contul de rezultat patrimonial, situaia fluxurilor de trezorerie, situaia modificrilor n structura activelor/ capitalurilor, anexe la situaiile financiare i contul de execuie bugetar. 3

Principalele cheltuieli ale instituiei sunt: cheltuieli privind stocurile; cheltuieli cu lucrrile i serviciile executate de teri; cheltuieli cu personalul; alte cheltuieli operaionale; cheltuieli financiare; alte cheltuieli finanate de la buget prin programe sociale (programul social 100 euro pentru profesori etc.). cheltuieli de capital, amortizri; cheltuieli extraordinare.

Instituia public ntocmete pentru activitatea proprie Contul de execuie bugetar care are ca indicatori cheltuielile pltite i veniturile ncasate cuprinse n capitolele i subcapitolele bugetului aprobat.

4

Procedura P01: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 208 /15.09.2010

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2009, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, n perioada 20.09.2010 30.11.2010. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: 1. Organizarea registrelor de contabilitate.2. 3.

Conducerea contabilitii. Conducerea activitii financiare.

Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea financiar-contabil.

Auditor, MARICEL RADU

5

Procedura P02: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDENNume i prenume: Maricel Radu Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Data: 15.09.2010

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Auditor intern, 6

DA X

NU X X X X X X X X X X -

Maricel Radu Procedura P03: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 213 / 15.09.2010

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: De la:

coala cu cl.I-VIII Mihail Sadoveanu Bacau Inspectoratul colar Judeean Bacau Compartimentul de Audit Public Intern

Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabil

Stimate: domnule Popescu Ioan

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmeaz ca n perioada 20.09.2010 30.11.2010 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea financiar-contabil. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2009 31.12.2009 V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: prezentarea auditorilor; prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; discutarea programului interveniei la faa locului; stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii. 7

Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil; organigrama instituiei coala cu cl. I-VIII Mihail Sadoveanu Bacau; regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem. Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe domnul Maricel Radu, auditor intern, coordonatorul misiunii . Cu deosebit consideraie,

Auditor, Maricel Radu

8

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

COLECTAREA INFORMAIILORMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil ntocmit: Maricel Radu

Data: 09.10.2010

COLECTAREA INFORMATIILOR Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare si funcionare Obinerea fiselor posturilor Obinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituii DA X X X X X X NU X X OBSERVATII

Exista doar parial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

9

Procedura P05: Analiza riscului

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILEMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabilntocmit: Maricel Pavel Data: 09.10.2010

Nr. crt.1.

ObiectiveORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE CONDUCEREA CONTABILITII

Obiecte auditabile1. Registrul-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Cartea Mare 4. Contabilitatea imobilizrilor i a investiiilor 5. Contabilitatea materiilor i materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 6. Contabilitatea datoriilor i creanelor 7. Contabilitatea trezoreriei 8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul 9. Contabilitatea subveniilor 10. Contabilitatea transferurilor 11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii 12. ntocmirea balanelor de verificare 13. Evidena tehnic-operativ

Cadrul legislativ- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004; - Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1851/2004; - OMFP nr. 1850/2004; - H.G. nr. 1553/2003; - Legea nr. 493/2003; - OMFP nr. 1753/2004; - Decret nr. 167/1958; - Legea nr. 511/2004; - Legea nr. 512/2004; - Decret nr. 209/1976; - Legea nr. 500/2002 - OMFP nr. 1917/2005

Observa

2.

10

Nr. crt.3.

ObiectiveCONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

Obiecte auditabile14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor 15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

Cadrul legislativ- Legea nr. 469/2002; - Legea nr. 571/2003; - O.M.F.P nr. 1577/2003; - H.G. nr. 2185/2004; - Legea nr. 500/2002 - Legea nr. 19/2000 - Legea nr. 76/2002 - OMFP nr. 1917/2005

Observa

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 16 de obiecte auditabile, structurate pe 3 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern

11

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILORMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Maricel Radu Nr. crt. 1.

Data: 09.10.2010

Obiective ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Obiecte auditabile 1.Registrul-jurnal

Riscuri semnificative (identificate) 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registruluiinventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare

Observai

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

2.

CONDUCEREA CONTABILITII

4. Contabilitatea imobilizrilor i 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena investiiilor contabil a imobilizrilor i investiiilor 12

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identificate) 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 13

Observai

5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 7. Contabilitatea trezoreriei

Riscuri semnificative (identificate) 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor de personal 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 14

Observai

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

9. Contabilitatea subveniilor

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 10. Contabilitatea transferurilor

Riscuri semnificative (identificate) 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrulinventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnic-operativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 15

Observai

11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

12. ntocmirea balanelor de verificare

13. Evidena tehnic-operativ

Nr. crt. 3.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identificate) 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare

Observai

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor

15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare : NOT:

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz au fost identificate 16 de obiecte auditabile crora le-au fost ataate 71 de riscuri.

16

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUIMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Maricel Radu Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50%

Data: 09.10.2010

Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 N2 N3

P2 30%

P3 20%

Not: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.

17


CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLCMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit: Maricel Radu

Data: 09.10.2010 DA NU OBS

ACTIVITATEA DE AUDIT 1. Organizarea registrelor de contabilitate - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea registrelor de contabilitate? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - procedurile de lucru existente sunt cunoscute i aplicate de personalul compartimentului? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind modul de ntocmire a registrelor de contabilitate? - avei personal specializat responsabil cu ntocmirea registrelor de contabilitate? - jurnalele, centralizeaz i nregistreaz operaiunile consemnate n documente justificative? - sunt prezentate registrele sub forma unor listri informatice? - dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar - listrile informatice respect prevederile legale d.p.d.v. al formatului? 2. Organizarea contabilitii - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea contabilitii? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor? - avei desemnat o persoan responsabil cu evidena contabil a materiilor prime, materialelor consumabile, i a obiectelor de natura obiectelor de inventar? - exist un responsabil cu urmrirea creanelor i datoriilor entitii? - pentru activitatea de trezorerie, avei desemnai responsabili cu evidena contabil a acestor operaiuni? - exist elaborat planul general de paz? - exist un sistem de proceduri care s reglementeze activitatea

ACTIVITATEA DE AUDIT de paz? - procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? - exist un sistem de proceduri care s previn lipsurilor n gestiune? - procedurile existente sunt scrise i formalizate? - avei monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul? - suntei informat despre modalitile de nregistrare n contabilitate a diferenelor rezultate din inventariere? - avei procedur privind ntocmirea balanei de verificare? - dac da, aceasta este formalizat? - exist persoane responsabile cu organizarea evidenei tehnicoperative? - exist elaborat i aprobat de conducerea entitii documentul Circuitul documentelor? - exist formalizat acest document? - sunt cuprinse n documentul Circuitul documentelor toate modelele de registre i formulare financiar-contabile comune pe economie? - exist un program anual de formare profesional? - dac da, acest program acoper toate domeniile? 3. Conducerea activitii financiare - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea activitii financiare? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - la nivelul entitii exist un responsabil cu urmrirea debitorilor i creditorilor? - la nivelul entitii exist un responsabil privind activitatea de constituire i reglementare a impozitelor i taxelor datorate statului - la nivelul entitii exist o persoan responsabil cu activitatea de constituire a veniturilor extrabugetare? - exist un program anual de formare profesional? - acest program acoper toate domeniile?

DA

NU

OBS

Not: Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.

Procedura P07: edina de deschidere INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDEREMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 ntocmit Maricel Radu A. Lista participanilor: Numele Maricel Radu Igntescu Dana Musat Ioana Popescu Ioan Munteanu Vasile Funcia auditor Contabil ef secretar director Administrator Direcia/ Serviciul ISJ Scoala Mihail Sadoveanu Bacau Scoala Mihail Sadoveanu Bacau Scoala Mihail Sadoveanu Bacau Scoala Mihail Sadoveanu Bacau Nr. telefon Email Semntur a Data: 09.10.2010

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, Auditai,

Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 1Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Nr. crt. 1.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Registrul-jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate;

DA X

NU X X X

OBS.

Interviu nr. 1.1.1. Observare direct

1.2.

X

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare.

DA

NU X

OBS. TEST nr. 1.2.1 Foaie de lucru nr. 1.2.1 Lista de control nr. 1.2.1 FIAP nr. 1.2.1 TEST nr. 1.3.1. Lista de control nr. 1.3.1. FIAP nr. 1.3.1.

X

X 1.3. Registrul-inventar a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Registrul Cartea mare a. examinarea nregistrrilor sistematice a modificrilor de activ i de pasiv; b. garantarea prelurii totalului pentru fiecare cont sintetic din Registrul-jurnal; Conformitatea conducerii registrelor de contabilitate: a. numerotarea i nuruirea registrelor; b. nregistrarea registrelor la organele fiscale; c. numerotarea filelor registrelor este n ordine cresctoare, iar volumele sunt n ordinea completrii lor; d. completarea registrelor fr tersturi, spaii libere sau file lips; e. corectarea erorilor se realizeaz, n toate cazurile, prin stornare.

X X X

1.4.

X X X X X X X

Observare direct Observare direct Problematic abordat pentru fiecare registru de contabilitate

1.5.

Data: 1.10.2010

Auditor intern, Maricel Radu

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern

INTERVIU NR. 1.1.1.privind procedurile specifice pentru activitatea Organizarea registrelor de contabilitate, adresat doamnei Igntescu Dana, contabil ef Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ntrebare Pentru activitatea de completare a registrelor de contabilitate exist proceduri? Procedurile sunt scrise i formalizate? Exist responsabil cu realizarea i actualizarea procedurilor? Avei monografii contabile pe domenii? Monografiile contabile sunt scrise i formalizate? Exist responsabil cu completarea i actualizarea monografiilor? Considerai procedurile folosite corespunztoare i suficiente? Ai constatat disfuncionaliti n sistemul de nregistrare n contabilitate? Exist propuneri de perfecionare a procedurii? Nu mai avei nimic de adugat? DA NU Obs.

Data: 02.10.2010 Auditor intern, Maricel Pavel Not:

Intervievat, Igntescu Dana

Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o problem general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordat cu ocazia fiecrui obiectiv i de asemenea se vor face comentarii n Raportul de audit intern. Procedura P08: Colectarea dovezilor


TESTUL NR. 1.2.1.Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: ntocmirea i inerea Registrului-jurnal DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint listrile informatice ale Registruluijurnal pentru cele 12 luni calendaristice ale perioadei auditate; Eantionul pentru verificarea modului de completare a Registrului- jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, s-a stabilit la 33% din populaia total, respectiv listrile informatice pe 4 luni, conform Foii de lucru nr. 1.2.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii Registrului jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr.1 poziia 1.2 i anume: Registrul jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1. privind Completarea Registrului - jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor n care pe vertical sunt elementele eantionului iar pe orizontal elementele testate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.2.1. s-a constatat nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate astfel: - echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. - de asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economico-financiare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Data: Auditor intern, 05.10.2010 Maricel Radu INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern

FOAIE DE LUCRU NR. 1.2.1.Obiectivul I: ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Eantionul pentru testarea modului de completare a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrarea automat a datelor a fost constituit astfel: Populaia total este reprezentat de documentul Registrul-jurnal completat pentru perioada ianuarie 2009 decembrie 2009, respectiv din 12 liste informatice lunare ale acestuia; Eantionul a fost stabilit la 33% din populaia total, respectiv 4 liste informatice, aferente lunilor martie, iunie, septembrie, decembrie 2009 Eantionul astfel constituit va fi verificat integral; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1.

Data: 05.10.2010


n prezena, Igntescu Dana


FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.1.Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009 31.12.2009 PROBLEMA: Completarea incorect a Registrului-jurnal (cod 1-14-1) cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor CONSTATARE: La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiarcontabile i se editeaz lunar. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economico-financiare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. CAUZE: CONSECINE: RECOMANDRI: -

-

Data: 05.10.2010



TESTUL NR. 1.3.1Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012009 31.12.2009 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Registrului-inventar DESCRIEREA TESTULUI: Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Registrul-inventar, completat la entitatea public n calitate de ordonator principal de credite, precum i cele completate la unitile subordonate, pentru anul 2009. Populaia va fi constituit din documentul Registrul-inventar completat la unitatea central i la unitile subordonate, precum i din toate documentele care au stat la baza ntocmirii acestui registru, respectiv liste de inventariere, procese verbale privind rezultatele inventarierii .a. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c acestea reprezint un volum redus de documente i lucrarea este anual. Testarea a urmrit analiza modului de completarea Registrului-inventar, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 1.3. astfel:

Registrul inventar: a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.3.1 privind completarea Registrului- inventar. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.3.1. s-a constatat nerespectarea modului de completarea a Registrului-inventar, respectiv au fost preluate soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2009, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1. Data: 06.10.2010 Auditor intern, Maricel Radu


FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.3.1Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009- 31,12.2009 PROBLEMA: Completarea eronat a Registrului-inventar (cod 14-1-2) CONSTATARE: Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2009, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CAUZE: CONSECINE: RECOMANDRI: -

Data: 06.10.2010


Procedura P07: Chestionar INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE NR. 3Obiectivul 3. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARENr. crt. 3.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi DA NU X X X X X TEST nr. 3.2.1. Lista de control nr. 3.2.1. FIAP nr. 3.2.1. OBS.

Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru

3.2.

Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate.

Nr. crt. 3.3.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal; h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale:

DA

NU

OBS.

X X X X X TEST nr. 3.3.1. Foaie de lucru nr. 3.3.1. List de control nr.3.3.1. FIAP nr. 3.3.1.

Data: 22.10.2010



TESTUL NR. 3.2.1.Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009 31.12.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor de achiziie public, ncheiate de entitate, n scopul achiziiei de imobilizri, n numr de 3. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente. Testarea a urmrit analiza modului de organizare a obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 3 poziia nr. 3.2 astfel: a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.2.1 privind Organizarea evidenei plilor pe scadene, potrivit contractelor ncheiate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 3.2.1. am constatat urmtoarele: La nivelul entitii nu exist organizat o eviden a plilor pe scadene conform contractelor de achiziie public; Exist contracte n care nu sunt specificate penalitile pentru nerespectarea clauzelor contractuale, respectiv contractele de achiziie public nr. 23574 din 02.03.2009, ncheiat cu S.C Impex S.R.L. i nr. 65723 din 07.06.2009 ncheiat de entitate cu S.C. Auto Trade S.A. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.2.1.

Data: 22.10.2010


LISTA DE CONTROL NR. 3.2.1.privind Organizarea plilor pe scadene, potrivit contractelor de achiziii Elemente eantionate Nr. crt. Elemente testate Analiza nregistrrilor n contabilitate X X X

1. 2. 3.

Contract nr. 54781 din 13.01.2009 ncheiat cu S.C. Ascensorul S.A.

Data: 22.10.2010


FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009 31.12.2009 PROBLEMA Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena plilor pe scadene conform contractelor ncheiate. Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Impex S.R.L. i cu S.C Auto Trade S.A.. n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. CAUZE CONSECINE RECOMANDRI

Data: 22.10.2010


34


TESTUL NR. 3.3.1Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009-31.12.2009 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului DESCRIEREA TESTULUI: Auditorii interni au stabilit ca eantionul pentru verificarea modului de Organizare a activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului s fie acelai cu cel de la TESTUL nr. 2.6.2 pentru comparabilitatea datelor, conform Foii de lucru nr. 3.3.1.; Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a sumelor reprezentnd reineri din salarii angajailor i datorate Bugetului de stat consolidat, precum i modalitatea de raportare a acestor sume, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 3, poziia nr. 3.3 i anume: Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului: a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal; h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.3.1 privind Organizare a activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 3.3.1 s-a constatat: Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor Publice Suceava. Astfel, ntre datele raportate prin Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat i cele nregistrate n contabilitate, existen diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.3.1. 35

Foaie de lucru nr. 3.3.1.Obiectivul nr. 3: Conducerea activitii financiare Eantionului n vederea testrii de la Obiectivul nr. 3, obiectul auditabil nr. 3.3. - Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului va fi cel stabilit pentru testarea de la Obiectivul nr. 2, obiectul auditabil nr. 2.6.2 Cheltuielile cu asigurrile i protecia social, prezentat n Foaia de lucru nr. 3.3.1, dup cum urmeaz: - populaia statistic: 12 balane de verificare; - eantionul: 25% = 12 balane X 25% = 3 balane de verificare; - pasul de selecie va fi: 4; - eantionul rezultat prin aplicarea pasului de selecie stabilit va ncepe de la prima Balana de verificare ntocmit la data de 31.01.2009 i va cuprinde urmtoarele balane de verificare realizate la datele: 31.01.2009(1), 31.05.2009(4), 30.09.2009(9). Eantionul astfel constituit va fi verificat integral. n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 3.3.1. privind Organizarea activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 22.10.2010


36

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.3.1Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009-31.12.2009 PROBLEMA Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate, difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor a Suceava CONSTATARE Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat cu cele nregistrate n contabilitate, existena unei diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. CAUZE CONSECINE RECOMANDRI

37

Procedura P11: edina de nchidere INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE NCHIDEREA. Meniuni generale: Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009-31.12.2009 ntocmit: Maricel Radu Lista participanilor:Numele Ivanovici Gheorghe Popescu Ioan Igntescu Dana Musat Ioana Sorohan Doinita Funcia auditor director Contabil ef secretar Administrator Direcia/ Serviciul ISJ Scoala Mihail Sadoveanu Bacau Scoala Mihail Sadoveanu Bacau Scoala Mihail Sadoveanu Bacau Scoala Mihail Sadoveanu Bacau Nr. telefon E-mail Semntura

Data 29.11.2010

B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea financiarcontabil auditat. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

38

Procedura P15: Raport de audit INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERNI. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost constituit din: Maricel Radu auditor Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 15.09.2010. Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2009, aprobat de conducerea ISJ Bacau; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 20.09.2010-30.11.2010 Perioada auditat: 01.01.2009 31.12.2009 Scopul aciunii de auditare const n: - asigurarea completitudinii i corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate; - asigurarea respectrii principiilor generale ale contabilitii; - asigurarea respectrii regulilor de evaluare a elementelor de activ i de pasiv; - asigurarea respectrii reglementrilor contabile n conformitate cu directivele europene. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit: 1. Organizarea registrelor de contabilitate 2. Conducerea contabilitii 3. Conducerea activitii financiare Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; 39

- garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor. Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise. analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documentele examinate n cadrul colii Mihail Sadoveanu Bacau privind activitatea financiar-contabil au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - registrele de contabilitate; - documentele justificative care stau la baza nregistrrilor operaiilor n contabilitate; - declaraiile de impunere depuse de entitate la organele abilitate, - statele de salarii; - balanele de verificare ntocmite periodic; - angajamentele bugetare legale; - situaiile financiare anuale; Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: analiza riscurilor; tabelele punctelor tari i slabe; tematica n detaliu a misiunii de audit; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; 40

-

raportul preliminar de audit intern; minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor.

Organizarea Centrului de Execuie Bugetar Mihail Sadoveanu Bacau: Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 22 salariai, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente. Principalele activiti desfurate n cadrul instituiei sunt urmtoarele: - organizarea registrelor de contabilitate; - conducerea contabilitii; - conducerea activitii financiare; - elaborarea bilanului contabil; - elaborarea contului de execuie bugetar; - organizarea sistemului de raportare; - organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv; - fiabilitatea sistemului informatic; - organizarea arhivrii documentelor. II. CONSTATRI SI RECOMANDARI n acest capitol, prezentam principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAP-urile i FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general. II.1. Organizare registrelor de contabilitate II. 1.1. Registrul - jurnal II.1.1.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluijurnal exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II. 1.1.2. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Constatare: - La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiar41

contabile i se editeaz lunar. - Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. - De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economico-financiare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu, stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. Cauze: - Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. - Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei direcii i personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern neexistnd relaii de colaborare, necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare. - Neefectuarea controlului ierarhic. - Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registruluijurnal. Consecine: - Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. - Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economico-financiare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. Recomandri: - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Registruluijurnal. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. - Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate de la DBCI, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice; - Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiarcontabil; - Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. II. 1.2. Registrul inventar II. 1.2.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluiinventar exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. 42

II. 1.2.2. Completarea incorect a Registrului-inventar, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1. Constatare: - Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2007, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. Cauze: - Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat i OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. - Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. - Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. Consecine: - Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. Recomandri: - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. - Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. - Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a recomandrilor. II. 1.3. Registrul Cartea Mare II. 1.3.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea registrului Cartea-Mare exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II.1.3.2 Modul de analiz a Registrului Cartea-Mare Din observarea direct realizat de auditorii interni pe teren s-a constatat corectitudinea completrii registrului Cartea-Mare. II. 2. Conducerea contabilitii II. 2.4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor 43

Pentru evaluarea activitii auditabile, echipa de auditori interni a solicitat un interviu adresat domnului Munteanu Vasile, administrator (Interviu nr. 2.2.1) din care a rezultat c monografia privind evidena imobilizrilor i investiiilor este cunoscut de personalul de execuie i exist personal responsabil desemnat pentru aceast activitate. n acelai timp s-a constatat c nu exist proceduri scrise i formalizate pentru activitatea auditat. II. 2.5. Contabilitatea materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Pe baza analizei efectuate, dar i din Nota de relaii nr. 2.3.1. obinut de la persoana responsabil din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, a rezultat c evidena analitic i sistematic a bunurilor de natura stocurilor este condus n conformitate cu reglementrile cadrului normativ n vigoare. n acelai timp, echipa de auditori interni a constatat inexistena procedurilor scrise i formalizate pentru aceast activitate. De asemenea, auditorii interni din evaluarea indirect a modului de achiziionare a materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar, la nivelul entitii, nu au constatat disfuncionaliti n privina modului de conducere a evidenei plilor i cheltuielilor efectuate. II. 2.6. Contabilitatea datoriilor i creanelor Din evalurile indirecte efectuate pe teren, auditorii interni apreciaz ca funcional sistemul de control al contabilitii datoriilor i creanelor. n baza testrilor realizate, totui au constatat unele nereguli care trebuie evitate pe viitor, pe care le prezentm n continuare. II. 2.6.1. Datoriile n valut nu sunt prezentate n situaiile financiare anuale la valoarea actual pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.4.1. Constatare: - Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor contracte, evaluate la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii contractelor. Aceasta contribuie la denaturarea informaiilor din situaiile financiare periodice, ntruct aceste datorii trebuiau reflectate n contabilitate, la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Neefectuarea periodic a punerii de acord ntre entitatea public i entitile finanatoare referitoare la datoriile aferente contractelor de leasing; - Neactualizarea sistematic a valorii contractelor de leasing la cursul valutar comunicat de BNR n ultima zi a perioadei de raportare; - Inexistena, n cadrul direciei, unei persoane cu pregtire profesional corespunztoare, responsabil cu garantarea i urmrirea datoriilor aferente contractelor de leasing financiar preluate n situaiile financiare. - Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; Consecine: 44

- Situaiile financiare anuale nu reflect o situaia real i fidel a patrimoniului entitii. Recomandri: - Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile n valut; - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; - Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; - Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare; - Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar; - Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2006, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare. II. 2.7. Contabilitatea trezoreriei Din evalurile indirecte realizate de echipa de auditori interni s-a constatat c sistemul de control al activitii de trezorerie este funcional, ns n urma testrilor efectuate (CCI nr. 2.5.1., Test nr. 2.5.1.) au aprut unele disfuncionaliti privind activitatea de casierie, pe care le prezentm n continuare. II. 2.7.1. Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.5.4. Constatare: - Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: - n data de 30 iunie 2009 s-a achitat salariatei Gherman Raluca suma de 170 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii cont corespondent 4281 i suma de 100 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 270 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat doamnei Gherman Raluca. Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional necesar acestei activiti; - Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a furnizorilor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i casierul entitii; - Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra modului de completare al Registrului de cas; Consecine: - Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale . Recomandri: 45

- Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea registrului de cas; - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; - Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate; - Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul casieriei entitii de ctre personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; - Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei; - Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului. II. 2.7.2. Unele ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative n baza crora se sting datoriile de plat, motiv pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.5.2. Constatare: - Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. - Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 81, OP nr. 161, OP nr. 201, OP nr. 321. Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii; - Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; - Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; - Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor; Consecine: - Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor. - ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor; Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general; Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora; Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri

46

III. CONCLUZII Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea financiar-contabil, conform grilei prezentate n continuare. APRECIERE Nr. OBIECTIVUL crt. FUNCIONAL DE MBUNTIT CRITIC 1. Organizarea registrelor de X contabilitate. 2. Conducerea contabilitii X 3. Conducerea activitii X financiare Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea financiar-contabil se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora. Data: 30.11.2010 Auditor Maricel Radu

Not: Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.

47

SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERNI. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea entitii. Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2009, aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2009 31.12.2009 i a fost efectuat, n perioada 20.09.2010 31.10.2010 de ctre auditorul intern Ivanovici Gheorghe Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind Activitatea financiar-contabil, structurat pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz: Nr. crt. 1. 2. 3. OBIECTIVUL Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii Conducerea activitii financiare II. CONSTATRI I RECOMANDRI Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate n continuare: - Constatare 1: Completarea Registrului inventar s-a realizat fr a fi completate coloanele referitoare la diferenele de evaluare de nregistrat. Recomandare 1: Echipa de auditori consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel nct Registrul-inventar s fie utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv s permit n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. - Constatare 2: Sumele pltite prin casierie i care se refereau la dou sau mai multe categorii de obligaii nu au fost completate distinct n Registrul de cas. Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat n aceast activitate, stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post. De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n ntocmirea, utilizarea i controlul Registrului de cas. - Constatare 3: Sumele nregistrate n contabilitate reprezentnd cheltuieli cu salariile personalului sunt diferite fa de totalul acestor cheltuieli reflectate n Statul de salarii. 48 APRECIERE DE MBUNTIT

FUNCIONAL

CRITIC

Recomandare 3: Implementarea unui program informatic care s permit urmrirea i controlul cheltuielilor cu salariile personalului din momentul stabilirii cheltuielilor cu personalul i pn n momentul nregistrrii acestora n contabilitate. Concomitent, elaborarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea utilizatorilor acestei aplicaii informatice, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. - Constatare 4: Din analiza contractelor economice ncheiate de entitate s-a constatat inexistena unor evidene a plilor pe scadenele prevzute n contracte. De asemenea, auditorii interni au stabilit i inexistena n contractele ncheiate a clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri. Recomandare 4: Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor de achiziie public n scopul verificrii plilor scadente din contracte i a penalitilor de ntrziere aferente acestora. De asemenea, echipa de auditori consider necesar realizarea unui program de pregtire profesional a personalului implicat, precum i stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile operaionale i cu fia postului. - Constatare 5: La nivelul entitii nu exist elaborate i aprobate Norme metodologice specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv. Recomandare 5: Echipa de auditori consider necesar efectuarea unui inventarieri a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv din cadrul entitii i elaborarea unor proceduri de lucru pentru activitile specifice entitii. Echipa de auditori interni consider necesar constituirea de urgen a grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern, n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern. III. CONCLUZII Evaluarea ACTIVITII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern, n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 65 de recomandri, aferente celor 3 obiective ale misiunii de audit intern. Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri majore. Data 30.11.2010 Auditor intern, Maricel Radu

49

Programul de asigurare i mbuntire a calitiieful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

50

Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERNMisiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009-31.12.2009 Perioada misiunii: 20.09.2010-30.11.2010 Auditor evaluat: Maricel RaduBugetul de timp efectiv: 616 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat X Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Luat la cunotin: Data:Bugetul de timp planificat: 616 ore 1 2 3 4 5 Observaii X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X X X X X X X X

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.

51

Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI BACAU Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2009.-31.12.2009 Perioada misiunii: 20.09.2010-30.11.2010 ntocmit: Popescu Ioan , director coala Mihail Sadoveanu Bacau FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITATNote Nr. Obiectiv auditat Obs. crt. 1 2 3 4 5 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul X misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de X efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la X mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind X modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu X activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, X structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de X misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata X locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta X a fost util n gsirea de soluii la probleme 10. Cum evaluai n general misiunea de audit X 11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit X activitile cu riscuri majore 12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate X probleme 13. A existat o buna comunicare intre auditor i auditat X 14. Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional X 15. Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - claritatea recomandrilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor 16. Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului.

52

17. 18. 19.

Ce obiective de audit considerai c nu

Misiune de Audit Intern La Scoala Cu Cls I-VIII Mihail Sadoveanu Bacau

Documents

Transcript of Misiune de Audit Intern La Scoala Cu Cls I-VIII Mihail Sadoveanu Bacau