Caiet de sarcini pentru achiziția de servicii de organizare evenimente (întâlniri de lucru, sesiuni/ seminarii de formare, conferințe) și servicii de formare profesională autorizată, testare și certificare pentru ocupația de „Formator” (cod COR 242401), în scopul implementării anumitor activități din cadrul proiectului pre-definit „Consolidarea capacității sistemului românesc de probațiune de a furniza servicii eficiente alternative închisorii”, programul RO 23 „Servicii corecționale, inclusiv sancțiuni non-privative de libertate”, finanțat prin Mecanismul Financiar Norvegian 2009-2014

LOT 1 - SERVICII DE FORMARE PROFESIONALĂ AUTORIZATĂ, TESTARE ȘI CERTIFICARE PENTRU OCUPAȚIA DE „FORMATOR” (COD COR 242401)

LOT 2 - SERVICII DE ORGANIZARE EVENIMENTE (ÎNTÂLNIRI DE LUCRU, SESIUNI/ SEMINARII DE FORMARE, CONFERINȚE)

CAPITOLUL I - CONTEXTUL ACHIZIȚIEI DE SERVICII

I.1 Prezentarea proiectului

Direcția Națională de Probațiune (DNP), în calitate de Promotor de Proiect, beneficiază, în temeiul contractului de finanțare nr. 1/38404/29.04.2014, cu modificările și completările ulterioare, de asistență financiară nerambursabilă, pentru implementarea proiectului pre-definit „Consolidarea capacității sistemului românesc de probațiune de a furniza servicii eficiente alternative închisorii”. Asistența financiară este oferită prin intermediul programului de finanțare RO 23 „Servicii corecționale, inclusiv sancțiuni non-privative de libertate”, în cadrul Mecanismului Financiar Norvegian 2009-2014.

I.2 Obiectivul proiectului

Obiectivul general al proiectului, implementat de către DNP în parteneriat cu Serviciul de Probațiune Rogaland din Norvegia, este creșterea performanței de ansamblu a sistemului românesc de probațiune prin dezvoltarea managementului organizațional, îmbunătățirea instrumentelor de lucru, a practicii și a capacității sistemului de probațiune de a lucra conform standardelor europene în domeniu, inclusiv în ceea ce privește furnizarea de asistență specifică pentru persoanele condamnate de etnie romă aflate în probațiune, îmbunătățirea condițiilor de muncă ale personalului și a funcționării sistemului de probațiune în concordanță cu regulile stabilite de către Consiliul Europei.

Pentru atingerea obiectivului proiectului, în cadrul anumitor activități dintre cele menționate, în continuare, la punctul I.3 sunt prevăzute a se derula, în perioada noiembrie 2016 – martie 2017, o serie de evenimente, precum: întâlniri de lucru, sesiuni/ seminarii de formare și conferințe.

I.3 Activitățile proiectului

Activitatea 1.1 - Dezvoltarea unor instrumente de management specifice pentru managementul instituțional în sistemul de probațiune

Activitatea 2.1 - Dezvoltarea unui set de standarde de lucru și o procedură aferentă de evaluare a implementării acestora, pentru îmbunătățirea funcționării sistemului de probațiune

Activitatea 2.2 - Dezvoltarea unor standarde ocupaționale pentru personalul de probațiune și formarea de formatori

În vederea consolidării expertizei în domeniul furnizării de programe de formare profesională inițială și continuă pentru personalul de probațiune va fi organizat un program de formare profesională autorizat de către Autoritatea Națională pentru Calificări (ANC) în vederea obținerii certificării de „Formator” (cod COR 242401) pentru 15 participanți din sistemul de probațiune, care face obiectul achiziției de față, așa cum este descrisă în Capitolul II - Obiectul contractului de achiziție, din prezentul caiet de sarcini.

Activitatea 2.3 - Dezvoltarea unei proceduri de lucru bazată pe principiul managementului de caz

Activitatea 2.4 - Crearea unui program de tip „Alegerea mea” alternativ închisorii, adaptat particularităților sistemului românesc de probațiune și beneficiarilor săi

Va fi organizată o întâlnire de lucru și 4 sesiuni de formare a personalului din sistemul de probațiune în vederea aplicării unui program de tip „Alegerea mea” alternativ închisorii pentru consumatorii de alcool/ drog, care fac obiectul achiziției de față, așa cum este descrisă în Capitolul II - Obiectul contractului de achiziție, din prezentul caiet de sarcini.

Activitatea 2.5 Stabilirea unui sistem de evaluare, monitorizare și măsurare a rezultatelor pentru reabilitarea și reintegrarea infractorilor

Activitatea 2.6 Dezvoltarea unui program de educație civică pentru a fi folosit de către serviciile de probațiune în lucrul cu minorii sancționați cu măsuri neprivative de libertate

Activitatea 2.7 - Elaborarea unui manual de practică în probațiune

Activitatea 2.8 - Promovarea proiectului și a beneficiilor alternativelor la închisoare

În cadrul acestei activități, sunt prevăzute evenimentele de promovare a proiectului și sesiuni de formare profesională pentru personalul de probațiune cu privire la aplicarea noii legislații în materia probațiunii. În acest sens, vor fi organizate 8 sesiuni de formare profesională, o conferință de promovare a rezultatelor proiectului, precum și conferința de închidere a proiectului, care fac obiectul achiziției de față, așa cum este descrisă în Capitolul II - Obiectul contractului de achiziție, din prezentul caiet de sarcini.

Activitatea 3.1 - Furnizarea unui program de mentorat pentru asistarea infractorilor de etnie romă aflați sub supraveghere

Activitatea 4.1 - Îmbunătățirea condițiilor de muncă pentru personalul de probatiune și a funcționării sistemului de probatiune prin furnizarea unor dotări adecvate

Activitatea 5.1 - Asigurarea managementului și coordonării proiectului

CAPITOLUL II – OBIECTUL CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIE

Direcția Națională de Probațiune (DNP), în calitate de Autoritate contractantă, promotor al proiectului „Consolidarea capacității sistemului românesc de probațiune de a furniza servicii eficiente alternative închisorii”, urmărește achiziționarea următoarelor servicii:

· LOT 1 - servicii de formare profesională autorizată, testare și certificare pentru ocupația de „Formator” (cod COR 242401)

· LOT 2 - servicii de organizare a 16 evenimente (întâlniri de lucru, sesiuni/ seminarii de formare, conferințe)

Caietul de sarcini conține în mod obligatoriu cerințele tehnice impuse ce vor fi considerate minimale, precum și regulile care trebuie respectate, astfel încât potențialii ofertanți să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesitățile Autorității Contractante.

Vor fi luate în considerare și ofertele care excedează prevederile caietului de sarcini, în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerințelor minimale din acesta.

LOT 1 - SERVICII DE FORMARE PROFESIONALĂ AUTORIZATĂ, TESTARE ȘI CERTIFICARE PENTRU OCUPAȚIA DE „FORMATOR” (COD COR 242401)

Serviciile de formare profesională autorizate de ANC, testare și certificare prestate în cadrul unui program de formare în vederea obținerii certificării pentru ocupația de „Formator” (cod COR 242401) vor fi asigurate pentru un număr de 15 participanți din sistemul de probațiune. Programul de formare se va derula pe durata a 6 zile, prestatorul asigurând 40 de ore de formare, respectiv 8 ore de formare/zi. În ultima zi a programului de formare, respectiv sâmbătă, se va desfășura etapa de testare în vederea obținerii certificării.

Ofertantul trebuie să fie furnizor de formare profesională acreditat de Autoritatea Națională pentru Calificări pentru tipul de curs/program care face obiectul contractului.

Prestatorul va organiza sesiunea de formare în conformitate cu tematica (curricula) aferentă acestui tip de program. Prestatorul va elabora tematica (curricula) specifică și suportul de curs integral cu respectarea legislației aplicabile în domeniul de formare în vigoare și cu respectarea cerințelor minimale din prezentul caiet de sarcini. Prestatorul are obligația punerii la dispoziția cursanților a suportului de curs în format electronic, pe suport electronic (CD/DVD/Memory stick) și printat. După finalizarea programului de formare prestatorul va derula procedurile necesare pentru testarea și certificarea de către Autoritatea Națională pentru Calificări (ANC) a participanților, conform reglementărilor legale în vigoare, și va transmite certificatele aferente.

Pentru îndeplinirea contractului Prestatorul va pune la dispoziția Autorității contractante 2 formatori atestați de către Autoritatea Națională pentru Calificări/ Consiliul Național pentru Formarea Profesională a Adulților (CNFPA) și care dețin experiență dovedită în cel puțin un proiect/contract în care au desfășurat activități similare celor pentru care sunt propuși.

Formatorii trebuie să asigure livrarea programului de formare, atât în ceea ce privește prezentarea conceptelor generale teoretice conform curriculei specifice Programului de formare de formatori, cât și în ceea ce privește pregătirea practică, prin studii de caz, exerciții, jocuri de rol, aplicații practice, alte instrumente interactive specifice conceptului de educație a adulților. Pachetul de curs va conține planul de lecție, agenda, suportul de curs, exercițiile, studiile de caz, prezentările, formulare de feedback etc. Toate materialele conținute în pachetul de curs (suportul de curs, exercițiile, studiile de caz și prezentările etc.) vor pune accent pe scheme logice, structuri, procese etc. Suportul/ manualul de curs final va conține un număr de minimum 80 pagini.

Programul de formare se va desfășura într-o modalitate interactivă care să faciliteze lucrul participanților în echipe supervizate de formatorii care vor furniza sprijin de specialitate și informații punctuale, după caz.

Prestatorul are obligația punerii la dispoziția cursanților a pachetului de curs realizat în conformitate cu standardele Autorității Naționale pentru Certificări. Prestatorul va transmite Autorității Contractante pachetul de curs spre analiză, cu cel puțin 3 zile lucrătoare înaintea de începerea sesiunii de formare. Comentariile și observațiile acesteia vor fi însușite pentru definitivarea formei finale a acestor documente. Suportul/ manualul de curs final va fi aprobat de Autoritatea contractantă.

Pachetul de curs trebuie să includă elementele de identitate vizuală ale proiectului „Consolidarea capacității sistemului românesc de probațiune de a furniza servicii eficiente alternative închisorii”, puse la dispoziție de Autoritatea contractantă.

După finalizarea modulului de formare se realizează testarea participanților, derularea procedurilor necesare pentru certificarea acestora, înmânarea certificatelor.

Testarea participanților - va consta în susținerea unui examen care se va desfășura cu respectarea procedurilor și metodologiilor Autorității Naționale pentru Calificări.

Organizarea examinării/evaluării cunoștințelor la finalizarea programului de formare, precum și toate cheltuielile care decurg din acestea, sunt în sarcina Prestatorului.

Metodele de evaluare utilizate vor fi în conformitate cu prevederile Ordinului comun al Ministrului Muncii, Solidarității Sociale și Familiei și al Ministerului Educației, Cercetării și Tineretului nr. 501/5253/2003 pentru aprobarea metodologiei certificării formării profesionale a adulților, cu modificările și completările ulterioare.

Certificarea participanților - în urma promovării testelor de verificare a cunoștințelor acumulate, programul de formare se va finaliza cu obținerea de către participanți a certificatelor de „Formator”, conform legislației în vigoare.

La finalizarea contractului, Prestatorul va transmite Autorității Contractante situația zilnică a prezenței la sesiunea de formare a participanților. Fișa de prezență va fi întocmită astfel încât să fie semnată zilnic de către participanți și formatori și va include elementele de identitate vizuală ale proiectului puse la dispoziție de Autoritatea contractantă.

LOT 2 - SERVICII DE ORGANIZARE A 16 EVENIMENTE (ÎNTÂLNIRI DE LUCRU, SESIUNI/ SEMINARII DE FORMARE, CONFERINȚE)

II. 1 Prezentare generală a evenimentelor

Organizarea a 16 evenimente, în perioada noiembrie 2016 – martie 2017, în vederea implementării activităților prevăzute la punctul I.3, se va realiza după cum urmează:

NR. CRT.

PERIOADA ESTIMATĂ

ACTIVITATEA

LOC DE DESFĂȘURARE

EVENIMENT

NUMĂR PARTICIPANȚI

1.

Noiembrie

(21 – 25 noiembrie 2016)

EVENIMENTUL 1

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1 sesiune de formare

20

2.

Noiembrie

(21 – 25 noiembrie 2016

EVENIMENTUL 2

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1 sesiune de formare

16

3.

Noiembrie

(21 – 25 noiembrie 2016

EVENIMENTUL 3

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1 sesiune de formare

20

4.

Noiembrie

(28 - 29 noiembrie 2016)

EVENIMENTUL 4

(activitatea 2.4 din proiect)

București

1 întâlnire de lucru

9

5.

Decembrie

(5 – 10 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 5

(activitatea 2.2 din proiect)

București

1 sesiune de formare profesională autorizată, testare și certificare pentru ocupația de „formator” (cod cor 242401)

15

6.

Decembrie

(12 - 16 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 6

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1 sesiune de formare

18

7.

Decembrie

(12 – 16 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 7

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1 sesiune de formare

18

8.

Ianuarie

(09 -13 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 8

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1 sesiune de formare

19

9.

Ianuarie

(16 - 20 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 9

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1 sesiune de formare

21

10.

Ianuarie

(22 – 25 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 10

(activitatea 2.4 din proiect)

București

1 sesiune de formare

8

11.

Ianuarie

(26 – 28 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 11

(activitatea 2.4 din proiect)

București

1 sesiune de formare

(derulată în 2 săli distincte pentru două grupe de participanți)

36

12.

Februarie

(06 - 08 februarie 2017)

EVENIMENTUL 12

(activitatea 2.4 din proiect)

București

1 sesiune de formare

(derulată în 2 săli distincte pentru două grupe de participanți)

33

13.

Februarie

(09 – 11 februarie 2017)

EVENIMENTUL 13

(activitatea 2.4 din proiect)

București

1 sesiune de formare

(derulată în 2 săli distincte pentru două grupe de participanți)

36

14.

Februarie

(21 februarie 2017)

EVENIMENTUL 14

(activitatea 2.8 din proiect)

Pitești

1 conferință de promovare a rezultatelor proiectului

50

15.

Februarie

(23 februarie 2017)

EVENIMENTUL 15

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1 conferință de închidere proiect

120

16.

Februarie

(27 – 28 februarie 2017)

EVENIMENTUL 16

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1 sesiune de formare

44

Precizăm faptul că, în funcție de constrângerile Autorității Contractante și de situațiile excepționale care pot apărea, datele de desfășurare a evenimentelor menționate mai sus pot suferi modificări, ce vor fi comunicate în termen util Prestatorului, cu cel puțin 3 zile înainte de demararea evenimentului. Locul de desfășurare și datele exacte de derulare a acestor evenimente vor fi agreate de comun acord.

Menționăm că toate evenimentele vor fi derulate până cel târziu la data de 31 martie 2017.

RISCURI

Riscul care va fi luat în considerare: neatribuirea contractului în timp util, ceea ce poate conduce la anularea evenimentelor în parte sau în totalitate.

II.2 Activități specifice derulate de către prestator

Prestatorul de servicii trebuie să furnizeze întregul suport necesar pentru organizarea a 16 evenimente, și anume:

A. Servicii hoteliere pentru participanți (conform listelor transmise de DNP)

B. Servicii de masă și pauze de cafea pentru participanți (conform listelor transmise de DNP)

C. Oferirea gratuită a sălilor pentru 14 evenimente și închirierea, pentru 2 evenimente, a sălilor de conferință și a echipamentelor tehnice și de traducere simultană

D. Servicii de logistică pentru organizarea evenimentelor

Evenimentele vor fi organizate în conformitate cu următoarele specificații tehnice obligatorii pentru prestatorul de servicii:

A. Servicii hoteliere pentru participanți

Serviciile hoteliere vor fi asigurate, în București și Pitești, în condițiile prevăzute de legislația națională în vigoare, astfel:

· cazarea participanților se va efectua în cadrul unor unități hoteliere având aceeași locație cu sălile în care se vor derula evenimentele (întâlnirile de lucru, sesiunile/ seminariile de formare și conferințele);

· cazarea se va efectua în camere rezervate în regim single, cu mic dejun inclus, având cel puțin următoarele facilități:

· instalație funcțională de căldură pe timp de iarnă/ aer condiționat;

· duș;

· acces internet;

· TV color.

În sensul prevăzut în această documentație, prin cameră single se înțelege și cameră dublă, dacă este ofertată în regim single, indiferent de modul de mobilare a ei (cu pat matrimonial sau cu paturi separate). În eventualitatea solicitării unei camere în regim double de către participanți, diferența va fi suportată de către aceștia.

· cazarea se va efectua, cel mai devreme, în ziua dinaintea începerii evenimentului, iar eliberarea camerei, cel mai târziu, în ziua următoare încheierii evenimentului și doar prin raportare la lista participanților comunicată de către Autoritatea contractantă.

Cazarea va fi asigurată de către Prestatorul de servicii, în condițiile prevăzute de legislația națională în vigoare, respectiv Hotărârea Guvernului nr. 1860 din 21.12.2006, cu modificările și completările ulterioare și Hotărârea Guvernului nr. 1677 din 10.12.2008.

Prestatorul va transmite o ofertă pentru fiecare din cele 16 evenimente, nefiind acceptate ofertele pentru un număr mai mic de evenimente.

În ofertă vor fi nominalizate unități hoteliere care pun la dispoziție servicii în regim de 3 stele, iar eventuale locații cu clasificare superioară pot fi acceptate numai cu decontare la nivelul serviciilor pentru 3 stele.

Accesul în unitatea hotelieră trebuie să fie permis 24 h din 24, cu serviciul permanent asigurat la recepție. Capacitatea unităților hoteliere din ofertă trebuie să permită cazarea la evenimentul respectiv a tuturor participanților comunicați de Autoritatea contractantă, în aceeași locație, nefiind acceptată cazarea în mai multe locații.

Localizarea unităților hoteliere trebuie asigurată într-o zonă centrală, care să permită accesul facil al participanților la mijloacele de transport în comun, accesul pietonal, precum și accesul rutier. Unitatea hotelieră trebuie să pună la dispoziția participanților parcare gratuită.

Autoritatea contractantă nu va fi responsabilă pentru consumul și/sau plata unor servicii suplimentare de către cei cazați (cum ar fi serviciile de mini-bar) sau pentru daunele produse de către aceștia.

Unitatea hotelieră trebuie să pună la dispoziția participanților, în mod gratuit, un spațiu de depozitare a bagajelor.

Unitatea hotelieră trebuie să permită eliberarea camerelor cu cel puțin 2 ore mai târziu față de ora standard a unității hoteliere, fără perceperea unor taxe suplimentare (în regim late check-out).

Autoritatea contractantă va pune la dispoziția operatorului economic declarat câștigător numărul estimativ de participanți și lista cu numele acestora cu minimum 3 zile înainte de fiecare eveniment.

Având în vedere specificul activității derulate de personalul din sistemul de probațiune, participanții ar putea infirma participarea înainte de începerea evenimentului. Astfel, pentru fiecare eveniment numărul de cazări/ mese este estimativ și nu leagă Autoritatea contractantă de respectarea numărului de camere, mese, participanți și nici nu va duce la impunerea unor costuri suplimentare sau penalizări, rezervările și plățile fiind făcute pe baza confirmărilor de participare (cu cel puțin 24 ore înaintea evenimentului) și a facturilor finale.

În funcție de politica unității hoteliere, no-show-urile nu se vor achita. În situația în care hotelurile nu vor permite neachitarea no-show-urilor aceste costuri vor fi în sarcina Prestatorului.

Pentru estimarea numărului de participanți care beneficiază de servicii de cazare pentru fiecare eveniment vezi paginile 10 - 14 din prezentul caiet de sarcini.

B. Servicii de masă și pauze de cafea pentru participanți

B.1 Pauzele de cafea

Prestatorul are obligația de a oferi 2 (două) pauze de cafea pe zi participanților. În timpul pauzelor de cafea trebuie să fie furnizate cel puțin: cafea, lapte, zahăr și îndulcitor, ceai, lămâie, apă minerală, apă plată, produse de patiserie dulci și sărate, fructe pentru toți participanții în cantități suficiente, precum și accesorii servire (pahare, farfurii, șervețele, tacâmuri). Nu se vor accepta accesorii de servire din material plastic/ de unică folosință. Standul aferent pauzei de cafea să fie disponibil pe toată durata evenimentului.

Servirea se va asigura tip bufet suedez, separat de alți clienți ai hotelului/ restaurantului. Locul de servire a pauzelor de cafea se va afla în incinta hotelului/ locația sălii care va găzdui evenimentul.

B.2 Micul dejun, prânzul și cina

Prestatorul are obligația de a oferi 3 (trei) mese pe zi participanților la evenimente (mic dejun, prânz si cină). Micul dejun va fi inclus în prețul cazării. Atât micul dejun, prânzul, cât și cina trebuie să fie asigurate pentru participanții la evenimente, conform listelor comunicate de Autoritatea contractantă.

Toate mesele vor fi asigurate în incinta hotelului în care se desfășoară evenimentele.

Prestatorul va asigura un spațiu adecvat pentru servirea mesei într-o sală separată de cea în care se derulează evenimentul. Atât micul dejun, prânzul, cât și cina vor fi de tip bufet suedez (excepție fac prânzul și cina la evenimentele la care numărul de participanți este mai mic de 10 persoane), iar Prestatorul se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii. De asemenea, acesta va pune la dispoziție un număr suficient de mese pentru toți participanții la eveniment.

Prestatorul va propune 2 feluri de meniu pentru fiecare masă (mic dejun, prânz și cină). Meniul pentru micul dejun, prânz și cină, propus de Prestator anterior evenimentelor, va fi aprobat de către reprezentanții Autorității contractante. Acesta va conține:

· pentru micul dejun

· bufet suedez variat

· pentru prânz

· aperitive

· ciorbe și supe

· preparate din carne: pui/vită/porc și pește

· produse vegetariene/ de post

· garnituri: legume, ciuperci, cartofi, salată etc.

· desert (prăjituri și fructe - minimum 3 sortimente de prăjituri și 3 de fructe)

· sucuri naturale, băuturi răcoritoare, cafea, apă minerală și apă plată

· pentru cină

· aperitiv

· salate

· fel principal

· desert

· apă plată și apă minerală

Prestatorul va asigura:

· accesoriile de servire pentru cele trei mese (pahare, cești de cafea, platouri, farfurii, șervețele, tacâmuri etc.) și recipiente pentru păstrarea la cald a preparatelor (nu se vor accepta accesorii de servire din material plastic /de unică folosință);

· prelungitoare/ alte dispozitive considerate necesare pentru buna funcționare a recipientelor pentru păstrarea la cald a preparatelor.

Prestatorul are obligația de a pune la dispoziția participanților la evenimente minimum două persoane pentru a asigura serviciul (chelneri), cu o ținută decentă (eventual uniformă).

Prestatorul va stabili împreună cu reprezentanții Autorității contractante orele la care vor fi servite mesele.

Prestatorul are obligația de a oferi produse proaspete, în termenul de garanție și de a asigura prepararea și transportul lor în conformitate cu toate prevederile legale în vigoare. Produsele vor fi oferite în cantități suficiente pentru toți participanții.

Estimarea numărului de participanți care beneficiază de servicii de cazare, cină, prânz și pauză de cafea pentru fiecare eveniment:

EVENIMENTUL 1 (activitatea 2.8 din proiect) – București

21 – 25.11.2016 – 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 15 persoane x 5 nopți (sosire în 20 noiembrie și plecare în 25 noiembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 15 persoane x 5 zile (în 20, 21, 22, 23, 24 noiembrie 2016)

· CAZARE: aproximativ 3 persoane x 4 zile (sosire în 21 și plecare în 25 noiembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 3 persoane x 4 zile (în 21, 22, 23, 24 noiembrie 2016)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 20 persoane x 5 zile (în 21, 22, 23, 24, 25 noiembrie 2016)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 20 persoane x 5 zile (în 21, 22, 23, 24, 25 noiembrie 2016)

EVENIMENTUL 2 (activitatea 2.8 din proiect) – București

21 – 25.11.2016 – 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 16 persoane x 5 nopți (sosire în 20 noiembrie și plecare în 25 noiembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 16 persoane x 5 zile (în 20, 21, 22, 23, 24 noiembrie 2016)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 16 persoane x 5 zile (în 21, 22, 23, 24, 25 noiembrie 2016)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 16 persoane x 5 zile (în 21, 22, 23, 24, 25 noiembrie 2016)

EVENIMENTUL 3 (activitatea 2.8 din proiect) – București

21 – 25.11.2016 – 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 16 persoane x 5 nopți (sosire în 20 noiembrie și plecare în 25 noiembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 16 persoane x 5 zile (în 20, 21, 22, 23, 24 noiembrie 2016)

· CAZARE: aproximativ 2 persoane x 4 zile (sosire în 21 și plecare în 25 noiembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 2 persoane x 4 zile (în 21, 22, 23, 24 noiembrie 2016)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 20 persoane x 5 zile (în 21, 22, 23, 24, 25 noiembrie 2016)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 20 persoane x 5 zile (în 21, 22, 23, 24, 25 noiembrie 2016)

EVENIMENTUL 4 (activitatea 2.4 din proiect) – București

28 – 29.11.2016 – 1 întâlnire de lucru

· CAZARE: aproximativ 5 persoane x 2 nopți (sosire în 27 noiembrie și plecare în 29 noiembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 5 persoane x 2 zile (în 27, 28 noiembrie 2016)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 9 persoane x 2 zile (în 28 și 29 noiembrie 2016)

EVENIMENTUL 5 (activitatea 2.2 din proiect) – București

05 – 10.12.2016 – 1 sesiune de formare de formatori (program de formare autorizat)

· CAZARE: aproximativ 11 persoane x 6 nopți (sosire în 04 decembrie și plecare în 10 decembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 11 persoane x 6 zile (în 04, 05, 06, 07, 08, 09 decembrie 2016)

· CAZARE: aproximativ 2 persoane x 5 nopți (sosire în 05 și plecare în 10 decembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 2 persoane x 5 zile (în 05, 06, 07, 08, 09 decembrie 2016)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 15 persoane x 6 zile (în 05, 06, 07, 08, 09,10 decembrie 2016)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 15 persoane x 6 zile (în 05, 06, 07, 08, 09,10 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 6 (activitatea 2.8 din proiect) – București

12 – 16.12.2016 – 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 7 persoane x 5 nopți (sosire în 11 decembrie și plecare în 16 decembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 7 persoane x 5 zile (în 11, 12, 13, 14, 15 decembrie 2016)

· CAZARE: aproximativ 5 persoane x 4 nopți (sosire în 12 și plecare în 16 decembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 5 persoane x 4 zile (în 12, 13, 14, 15 decembrie 2016)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 18 persoane x 5 zile (în 12, 13, 14, 15, 16 decembrie 2016)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 18 persoane x 5 zile (în 12, 13, 14, 15, 16 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 7 (activitatea 2.8 din proiect) – București

12 – 16.12.2016 – 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 13 persoane x 5 nopți (sosire în 11 decembrie și plecare în 16 decembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 13 persoane x 5 zile (în 11, 12, 13, 14, 15 decembrie 2016)

· CAZARE: aproximativ 5 persoane x 4 nopți (sosire în 12 decembrie și plecare în 16 decembrie 2016)

· CINĂ: aproximativ 5 persoane x 4 zile (în 12, 13, 14, 15 decembrie 2016)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 18 persoane x 5 zile (în 12, 13, 14, 15, 16 decembrie 2016)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 18 persoane x 5 zile (în 12, 13, 14, 15, 16 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 8 (activitatea 2.8 din proiect) – București

09 – 13.01.2017 – 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 14 persoane x 5 nopți (sosire în 08 ianuarie și plecare în 13 ianuarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 14 persoane x 5 zile (în 08, 09, 10, 11, 12 ianuarie 2017)

· CAZARE: aproximativ 3 persoane x 4 nopți (sosire în 09 ianuarie și plecare în 13 ianuarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 3 persoane x 4 zile (în 09, 10, 11, 12 ianuarie 2017)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 19 persoane x 5 zile (în 09, 10, 11, 12, 13 ianuarie 2017)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 19 persoane x 5 zile (în 09, 10, 11, 12, 13 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 9 (activitatea 2.8 din proiect) – București

16 – 20.01.2017 – 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 18 persoane x 5 nopți (sosire în 15 ianuarie și plecare în 20 ianuarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 18 persoane x 5 zile (în 15, 16, 17, 18, 19 ianuarie 2017)

· CAZARE: aproximativ 1 persoană x 4 nopți (sosire în 16 decembrie și plecare în 20 ianuarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 1 persoană x 4 zile (în 16, 17, 18, 19 ianuarie 2017)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 21 persoane x 5 zile (în 16, 17, 18, 19, 20 ianuarie 2017)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 21 persoane x 5 zile (în 16, 17, 18, 19, 20 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 10 (activitatea 2.4 din proiect) – București

22 – 25.01.2017 – 1 întâlnire de lucru și 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 5 persoane x 4 nopți (sosire în 21 ianuarie și plecare în 25 ianuarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 5 persoane x 4 zile (în 21, 22, 23, 24 ianuarie 2017)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 8 persoane x 4 zile (în 22, 23, 24, 25 ianuarie 2017)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 8 persoane x 3 zile (în 23, 24, 25 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 11 (activitatea 2.4 din proiect) – București

26 – 28.01.2017 – 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 29 persoane x 3 nopți (sosire în 25 ianuarie și plecare în 28 ianuarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 29 persoane x 3 zile (în 25, 26, 27 ianuarie 2017)

· CAZARE: aproximativ 5 persoane x 2 nopți (sosire în 26 ianuarie și plecare în 28 ianuarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 5 persoane x 2 zile (în 26, 27 ianuarie 2017)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 36 persoane x 3 zile (în 26, 27, 28 ianuarie 2017)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 36 persoane x 3 zile (în 26, 27, 28 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 12 (activitatea 2.4 din proiect) – București

06 – 08.02.2017 – 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 29 persoane x 3 nopți (sosire în 05 februarie și plecare în 08 februarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 29 persoane x 3 zile (în 05, 06, 07 februarie 2017)

· CAZARE: aproximativ 2 persoane x 2 nopți (sosire în 06 februarie și plecare în 08 februarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 2 persoane x 2 zile (în 06, 07 februarie 2017)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 33 persoane x 3 zile (în 06, 07, 08 februarie 2017)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 33 persoane x 3 zile (în 06, 07, 08 februarie 2017)

EVENIMENTUL 13 (activitatea 2.4 din proiect) – București

09 – 11.02.2017 – 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 22 persoane x 3 nopți (sosire în 08 februarie și plecare în 11 februarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 22 persoane x 3 zile (în 08, 09, 10 februarie 2017)

· CAZARE: aproximativ 6 persoane x 2 nopți (sosire în 09 februarie și plecare în 11 februarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 6 persoane x 2 zile (în 09, 10 februarie 2017)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 36 persoane x 3 zile (în 09, 10, 11 februarie 2017)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 36 persoane x 3 zile (în 09, 10, 11 februarie 2017)

EVENIMENTUL 14 (activitatea 2.8 din proiect) – Pitești

21.02.2017 – 1 conferință de promovare a rezultatelor proiectului

· CAZARE: aproximativ 20 persoane x 1 noapte (sosire în 20 februarie și plecare în 21 februarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 20 persoane x 1 zi (în 20 februarie 2017)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 50 persoane x 1 zi (în 21 februarie 2017)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 50 persoane x 1 zi (în 21 februarie 2017)

EVENIMENTUL 15 (activitatea 2.8 din proiect) – București

23.02.2017 – 1 conferință închidere proiect

· CAZARE: aproximativ 50 persoane x 1 noapte (sosire în 22 februarie și plecare în 23 februarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 50 persoane x 1 zi (în 22 februarie 2017)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 120 persoane x 1 zi (în 23 februarie 2017)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 120 persoane x 1 zi (în 23 februarie 2017)

EVENIMENTUL 16 (activitatea 2.8 din proiect) – București

27 - 28.02.2017 – 1 sesiune de formare

· CAZARE: aproximativ 36 persoane x 2 nopți (sosire în 26 februarie și plecare în 28 februarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 36 persoane x 2 zile (în 26, 27 februarie 2017)

· CAZARE: aproximativ 3 persoane x 1 noapte (sosire în 27 februarie și plecare în 28 februarie 2017)

· CINĂ: aproximativ 3 persoane x 1 zi (sosire în 27 februarie și plecare în 28 februarie 2017)

· MASĂ DE PRÂNZ: aproximativ 44 persoane x 2 zile (în 27 și 28 februarie 2017)

· PAUZĂ DE CAFEA: aproximativ 44 persoane x 2 zile (în 27 și 28 februarie 2017)

C. Oferirea gratuită a sălilor pentru 14 evenimente și închirierea, pentru 2 evenimente, a sălilor de conferință și a echipamentelor tehnice și de traducere simultană

C. I. Oferirea gratuită a sălilor pentru 14 evenimente

Prestatorul va pune la dispoziție pentru derularea evenimentelor, cu excepția celor 2 conferințe derulate în data de 21 februarie 2017 și 23 februarie 2017, săli de conferință în regim gratuit. Sălile trebuie să fie distincte de sala de mese și să se afle în cadrul unității hoteliere în care sunt cazați participanții.

Spațiul de desfășurare pentru fiecare eveniment trebuie:

· să fie disponibil pe parcursul întregii durate specificate în agendă (minimum între orele 8.30 - 17.30);

· să aibă condiții optime pentru bună desfășurare a activităților (iluminare/ căldură/ aer condiționat etc.);

· să dispună de capacitate de acomodare a tuturor participanților, cu posibilități variate de aranjare;

· să fie curat (inclusiv tapițeria scaunelor) și să dispună de mobilier modular, în perfectă stare de funcționare amplasabil în funcție de necesitățile evenimentului;

· să fie izolat din punct de vedere fonic, astfel încât evenimentul să nu fie perturbat de zgomote exterioare;

· să nu aibă stâlpi interiori care pot îngusta/limita vizibilitatea directă;

· să dispună de o antecameră/recepție sau echivalent, unde se va realiza recepția și înregistrarea participanților;

· să dispună (conform solicitărilor din tabelul de mai jos) de:

· videoproiector și ecran de proiecție;

· laptop;

· microfon fix și 2 microfoane mobile;

· suport flipchart;

· în cazul în care sala nu deține o instalație de sonorizare, prestatorul va asigura o astfel de instalație, utilizabilă pe durata lucrărilor;

· să dispună de acces internet wireless.

Propunerea sălilor pentru derularea evenimentelor va cuprinde un portofoliu de minimum 5 fotografii recente diferite (imagine de ansamblu a locației propuse, a sălilor pentru derularea evenimentelor, alte imagini sugestive).

Numărul și capacitatea sălilor aferente evenimentelor:

NR. CRT.

PERIOADA

ACTIVITATEA

EVENIMENT

NUMĂR SĂLI

CAPACITATEA SĂLII

FACILITĂȚI

1.

Noiembrie

(21 – 25 noiembrie 2016)

EVENIMENTUL 1

(activitatea 2.8 din proiect)

1 sesiune de formare

1

20

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

2.

Noiembrie

(21 – 25 noiembrie 2016

EVENIMENTUL 2

(activitatea 2.8 din proiect)

1 sesiune de formare

1

16

- videoproiector - ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

3.

Noiembrie

(21 – 25 noiembrie 2016

EVENIMENTUL 3

(activitatea 2.8 din proiect)

1 sesiune de formare

1

20

- videoproiector - ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

4.

Noiembrie

(28 - 29 noiembrie 2016)

EVENIMENTUL 4

(activitatea 2.4 din proiect)

1 întâlnire de lucru

1

9

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

5.

Decembrie

(5 – 10 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 5

(activitatea 2.2 din proiect)

1 sesiune de formare autorizată

1

15

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

6.

Decembrie

(12 - 16 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 6

(activitatea 2.8 din proiect)

1 sesiune de formare

1

18

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

7.

Decembrie

(12 – 16 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 7

(activitatea 2.8 din proiect)

1 sesiune de formare

2

18

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

8.

Ianuarie

(09 -13 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 8

(activitatea 2.8 din proiect)

1 sesiune de formare

1

19

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

9.

Ianuarie

(16 - 20 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 9

(activitatea 2.8 din proiect)

1 sesiune de formare

1

21

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

10.

Ianuarie

(22 – 25 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 10

(activitatea 2.4 din proiect)

1 sesiune de formare

1

8

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

11.

Ianuarie

(26 – 28 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 11

(activitatea 2.4 din proiect)

1 sesiune de formare

(derulată în 2 săli distincte pentru 2 grupe de participanți)

2

36

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

12.

Februarie

(06 - 08 februarie 2017)

EVENIMENTUL 12

(activitatea 2.4 din proiect)

1 sesiune de formare

(derulată în 2 săli distincte pentru 2 grupe de participanți)

2

33

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

13.

Februarie

(09 – 11 februarie 2017)

EVENIMENTUL 13

(activitatea 2.4 din proiect)

1 sesiune de formare

(derulată în 2 săli distincte pentru 2 grupe de participanți)

2

36

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

14.

Februarie

(27 – 28 februarie 2017)

EVENIMENTUL 16

(activitatea 2.4 din proiect)

1 sesiune de formare

1

44

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

Prestatorul va asigura semnalizarea locațiilor în care se vor desfășura sesiunile de formare, conform informațiilor puse la dispoziție de Autoritatea contractantă.

C. II. Închirierea, pentru 2 evenimente, a sălilor de conferință și a echipamentelor tehnice și de traducere simultană

Pentru 2 evenimente, precizate mai jos, Prestatorul va pune la dispoziție săli care să respecte toate specificațiile menționate anterior la punctul C.I din prezentul caiet de sarcini, precum și facilități pentru traducerea simultană (instalație și cabină pentru traducere simultană).

NR. CRT.

PERIOADA

ACTIVITATEA

EVENIMENT

NUMĂR SĂLI

CAPACITATE SALĂ

FACILITĂȚI

1.

Februarie

(21 februarie 2017)

EVENIMENTUL 14

(activitatea 2.8 din proiect)

Conferință de promovare a rezultatelor proiectului

1

50

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

- echipament traducere simultană (instalație și cabină pentru traducere simultană)

2.

Februarie

(23 februarie 2017)

EVENIMENTUL 15

(activitatea 2.8 din proiect)

Conferința de închidere a proiectului

1

120

- videoproiector

- ecran proiecție

- laptop

- suport flipchart

- instalație de sonorizare

- echipament traducere simultană (instalație și cabină pentru traducere simultană)

Prestatorul va pune la dispoziție căști exterioare sau de unică folosință suficiente pentru toți participanții.

D. Servicii de logistică pentru organizarea evenimentelor

Evenimentele vor fi organizate, în București și Pitești, la o locație propusă de Prestator și acceptată de Autoritatea contractantă.

Prestatorul va asigura prezența a cel puțin 1 (unei) persoane, pe toată durata de desfășurare a evenimentelor, pentru informarea și îndrumarea participanților. Persoana suport va fi prezentă la intrarea în sală, cu excepția evenimentelor 14 și 15 în care prezența va fi asigurată în interiorul acesteia.

Datele de organizare a evenimentelor și numărul de persoane suport:

NR. CRT.

PERIOADA

ACTIVITATEA

LOCAȚIE

NUMĂR PERSOANE SUPORT

1.

Noiembrie

(21 – 25 noiembrie 2016)

EVENIMENTUL 1

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1

2.

Noiembrie

(21 – 25 noiembrie 2016

EVENIMENTUL 2

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1

3.

Noiembrie

(21 – 25 noiembrie 2016

EVENIMENTUL 3

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1

4.

Noiembrie

(28 - 29 noiembrie 2016)

EVENIMENTUL 4

(activitatea 2.4 din proiect)

București

1

5.

Decembrie

(5 – 10 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 5

(activitatea 2.2 din proiect)

București

1

6.

Decembrie

(12 - 16 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 6

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1

7.

Decembrie

(12 – 16 decembrie 2016)

EVENIMENTUL 7

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1

8.

Ianuarie

(09 -13 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 8

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1

9.

Ianuarie

(16 - 20 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 9

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1

10.

Ianuarie

(22 – 25 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 10

(activitatea 2.4 din proiect)

București

1

11.

Ianuarie

(26 – 28 ianuarie 2017)

EVENIMENTUL 11

(activitatea 2.4 din proiect)

București

1

12.

Februarie

(06 - 08 februarie 2017)

EVENIMENTUL 12

(activitatea 2.4 din proiect)

București

1

13.

Februarie

(09 – 11 februarie 2017)

EVENIMENTUL 13

(activitatea 2.4 din proiect)

București

1

14.

Februarie

(21 februarie 2017)

EVENIMENTUL 14

(activitatea 2.8 din proiect)

Pitești

3

15.

Februarie

(23 februarie 2017)

EVENIMENTUL 15

(activitatea 2.8 din proiect)

București

3

16.

Februarie

(27 – 28 februarie 2017)

EVENIMENTUL 16

(activitatea 2.8 din proiect)

București

1

CAPITOLUL III - NIVELUL PROFESIONAL ȘI DE PERFORMANȚĂ

Prestatorul trebuie să dispună de personal angajat/ disponibil și orice alte resurse care să asigure organizarea evenimentelor care fac obiectul contractului de achiziție.

Nu se impun calificări specifice personalului propriu ori celui alocat organizării evenimentului. Prestatorul trebuie să dețină autorizările necesare desfășurării activităților care fac obiectul contractului de achiziție.

CAPITOLUL IV - MANAGEMENTUL CONTRACTULUI DE ACHIZIȚIE

IV.1 Organismul responsabil

1. Direcția Națională de Probațiune, în calitate de Autoritate contractantă, prin persoanele desemnate, va fi responsabilă pentru toate aspectele privitoare la coordonarea implementării eficiente a activităților prevăzute în contract.

Autoritatea contractantă poate decide în orice moment, ca din motive obiective, să anuleze achiziția. Decizia de anulare nu obligă Autoritatea contractantă la costuri față de operatorii economici participanți.

2. Prestatorul de servicii va fi responsabil de realizarea la timp a contractului în condițiile unor standarde de calitate ridicate pentru serviciile prestate.

Prestatorul va informa de urgență Autoritatea contractantă despre orice eveniment sau circumstanțe ce pot împiedica îndeplinirea la timp și cu eficiență a obiectului achiziției.

După finalizarea fiecărui eveniment Prestatorul are obligația să delege un reprezentant cu drept de semnătură pentru semnarea și ștampilarea procesului verbal de recepție a serviciilor prestate, întocmit de Prestator.

IV.2 Persoană de contact

Prestatorul de servicii va stabili o persoană de contact pentru fiecare eveniment și va informa Autoritatea contractantă în acest sens.

CAPITOLUL V - LOGISTICĂ ȘI CALENDAR

V.1. Locul de desfășurare

Evenimentele vor fi organizate în București și Pitești, la locațiile propuse de Prestator și acceptate de Autoritatea contractantă.

V.2. Data de începere și perioada de execuție a contractului

Contractul va intra în vigoare la data semnării acestuia de către ambele părți și se va desfășura conform calendarului evenimentelor.

Durata contractului este de maximum 6 luni, fără a putea depăși data de 30 aprilie 2017.

V. 3. Relații între părți

Relațiile între părți se vor baza pe colaborare.

Toate acțiunile părților și comunicările între ele, inclusiv, în ceea ce privește execuția contractului, vor fi formalizate și sub formă scrisă.

Toate documentele emise se vor pune la dispoziția echipei de proiect a Autorității contractante.

Cesionarea obligațiilor asumate de către Prestator este interzisă.

CAPITOLUL VI - RAPORTAREA ACTIVITĂȚILOR

La sfârșitul prestațiilor aferente fiecărui eveniment, Prestatorul va întocmi un proces verbal de recepție pentru constatarea prestării serviciilor, ce va fi semnat de un reprezentant al Autorității contractante nominalizat în acest scop. Conținutul procesului verbal de recepție va fi transmis Prestatorului de către Autoritatea contractantă, ulterior contractării serviciilor.

Toate documentele centralizatoare aferente evenimentelor derulate vor fi transmise către Autoritatea contractantă, împreună cu documentele justificative, în termen de 4 zile lucrătoare de la data finalizării lor.

Orice tip de neconcordanță între listele de prezență la eveniment și facturile pentru serviciile prestate poate atrage declararea cheltuielilor ca fiind neeligibile, ceea ce implică neplata serviciilor către Prestator. Formatul documentului centralizator pentru serviciile de masă și cazare pentru participanți, anexă la contractul de prestări servicii, se va comunica de către Autoritatea contractantă, după contractare.

Aceste documente vor fi predate în original Autorității contractante.

CAPITOLUL VII - PREȚUL CONTRACTULUI ȘI MODALITATEA DE PLATĂ

Prețul va include toate cheltuielile necesare pentru execuția contractului.

Prețul contractului este ferm și nu se ajustează.

Plățile se vor efectua după fiecare eveniment organizat și desfășurat în bune condiții, numai după semnarea proceselor verbale de recepție și reprezintă valorile maxime pe care Autoritatea contractantă le poate deconta pe baza documentelor justificative avansate (facturi și orice alt document justificativ relevant).

CAPITOLUL VIII - CONDIȚII SPECIALE

Prevederi aplicabile în caz de neexecutare a activității

În caz de neexecutare sau executare necorespunzătoare a activității, Prestatorul nu va fi plătit și, după caz i se vor percepe penalități de întârziere și va datora daune interese echivalente cu prejudiciul produs prin neîndeplinirea obligațiilor asumate, în conformitate cu prevederile contractului ce urmează a fi încheiat în acest sens între Autoritatea contractantă și Prestator.

Prestatorul nu va fi ținut să aducă la îndeplinire obligațiile prevăzute în prezentul caiet de sarcini, în cazul în care imposibilitatea de executare a prestațiilor se datorează unor cauze de forță majoră. Prestatorul va depune toate diligențele pentru a reduce la minimum orice daune provocate de forța majoră.

Forța majoră înseamnă un eveniment mai presus de voința și controlul părților, care nu se datorează greșelii sau culpei acestora, care nu putea fi prevăzut la momentul încheierii contractului și care face imposibilă executarea contractului; sunt considerate asemenea evenimente: războaiele, revoluțiile, incendiile, inundațiile sau orice alte catastrofe naturale, restricții apărute ca urmare a unei carantine, embargo, enumerarea nefiind exhaustivă ci enunțiativă. Nu este considerat forță majoră un eveniment asemenea celor de mai sus, care, fără a crea o imposibilitate obiectivă și absolută de executare, face extrem de dificilă/ costisitoare executarea obligațiilor de către una dintre părți.

CAPITOLUL IX - PREZENTAREA OFERTEI

Oferta va cuprinde:

A. Propunerea tehnică, cu următoarele informații:

1. Descrierea activităților pe care Prestatorul înțelege să le presteze

2. Descrierea resurselor umane și logistice (resurse tehnice, informatice) pe care Prestatorul le pune la dispoziție în scopul susținerii îndeplinirii contractului

B. Propunerea financiară (propunere financiară globală)

Propunerea financiară va fi exprimată în lei, cu TVA și fără TVA, și va include toate costurile aferente evenimentelor.

CAPITOLUL X - DISPOZIȚII FINALE

Prezentul caiet de sarcini face parte integrantă din documentația de atribuire și din contractul ce va fi încheiat între Autoritatea contractantă și Prestator.

Persoana de contact: Daniela Dinu, inspector specialist, Direcția Economică - Direcția Națională de Probațiune, telefon 0371.05.06.06, e-mail: ddinu@just.ro.

DIRECŢIA NAŢIONALĂ DE PROBAŢIUNE

Str. Apolodor nr. 17, sector 5, 050741 Bucureşti, România

Tel. +4 037 204 1293

www.just.ro

Pagina 1 din 21

DIRECŢIA NAŢIONALĂ DE PROBAŢIUNE

Str. Apolodor nr. 17, sector 5, 050741 Bucureşti, România

Tel. +4 037 204 1293

www.just.ro

Pagina 21 din 21