Microsoft® Access®

Cuprins

• Capitolul 1 - Mediul Access.

• Capitolul 2 - Crearea unei noi baze de date.

• Capitolul 3 - Crearea unui tabel pornind de la zero.

• Capitolul 4 - Editarea structurii unui tabel.

• Capitolul 5 - Crearea relaţiilor dintre tabele.

• Capitolul 6 - Crearea formularelor.

• Capitolul 7 - Modificarea unui formular

• Capitolul 8 - Adăugarea controalelor speciale în formulare

• Capitolul 9 - Sortarea, filtrarea şi indexarea datelor

• Capitolul 10 - Adăugarea câmpurilor la o interogare

• Capitolul 11 - Crearea unui raport simplu

• Capitolul 12 - Tipărirea obiectelor Access

1

- Capitolul 1 - Mediul Access.

Introducere

Microsoft Access este un pachet de programe performant pentru baze de date relaţionale, care facilitează

crearea şi gestionarea bazelor de date complexe. Cu Access puteţi crea rapid o bază de date, pornind de la

zero sau utilizând Access Database Wizard. După ce aţi creat baza de date, Access furnizează toate

instrumentele de care aveţi nevoie pentru a introduce şi manipula date.

Access vă poate ajuta să gestionaţi bazele de date de orice dimensiune, de la simple liste cu persoane de

contact până la baze de date complexe ale unei firme. Utilizând Microsoft® Access, puteţi face următoarele:

• Crea rapid o nouă bază dedate, utilizând Database Wizard. • Crea tabele pornind de la zero sau utilizând o aplicaţie expert (wizard). • Adăuga şi edita informaţiile dintr-o bază de date utilizând atât tabele cât şi formulare. • Manipula date dintr-un număr de tabele, utilizând interogări şi rapoarte.

În termeni foarte exacţi, o bază de date este o colecţie de informaţii. Cartea de telefon, de exemplu,

constituie o bază de date.

Containerul electronic pus la dispoziţie de Access pentru păstrarea datelor dvs. se numeşte tabel (fig. 1).

Un tabel constă din rânduri şi coloane. Access stochează fiecare intrare din baza de date în propriul rând al

intrării; acesta se numeşte înregistrare. Fiecare înregistrare conţine informaţii specifice legate de o

persoană, de un loc sau de un obiect.

Fiecare înregistrare este împărţită în informaţii individuale, numite câmpuri. Fiecare câmp constă dintr-o

coloană de tabel separată. Fiecare câmp conţine câte o altă informaţie. Luate la un loc, acestea formează o

2

înregistrare. De exemplu Prenume este un câmp. Toate prenumele din întregul tabel (toate din aceeaşi

coloană) sunt cunoscute global de câmpul Prenume.

Tabelul este doar un tip de obiect din Access. Puteţi lucra, de asemenea, cu formulare, interogări şi rapoarte.

• Un formular este utilizat pentru introducerea şi vizualizarea datelor dintr-un tabel,

înregistrare cu înregistrare. • O interogare vă permite să puneţi întrebări bazei dvs. de date. Răspunsul la interogare

poate fi utilizat pentru a manipula datele dintr-un tabel, cum ar fi ştergerea unor înregistrări

sau vizualizarea datelor dintr-un tabel, care îndeplinesc anumite criterii. • Un raport vă permite să rezumaţi informaţiile unei baze de date într-un format potrivit pentru

tipărire.

Lansarea programului Access

Puteţi lansa Access pe mai multe căi, în funcţie de modul în care l-aţi instalat. O cale este să utilizaţi butonul

de maniu Start. Urmaţi aceşti paşi:

1. Executaţi clic pe butonul Start. Apare un meniul Start. 2. Evidenţiaţi sau indicaţi Programs. Apare o listă de programe instalate în calculatorul dvs. 3. În lista de aplicaţii, executaţii clic pe Microsoft Access. Access este lansat.

Alte câteva moduri de a lansa Access necesită o mai bună cunoaştere a sistemului Windows şi a pchetului

Microsoft Office. Dacă aceste metode vă derutează, rămâneţi fidel primei metode descrisă în secţiunea

anterioară.

• Puteţi crea o pictogramă de scurtătură pentru Access pe suprafaţa dvs. de lucru, după

aceea puteţi lansa Access executând dublu clic pe pictogramă. Pentru a crea pictograma de

scurtătură, trageţi articolul Access din meniul Start pe suprafaţa de lucru. • Când răsfoiţi fişiere în Windows Explorer, puteţi să executaţi clic pe orice fişier de date.

Fişierele de date Access au o extensie .mdb şi o mică pictogramă lângă ele, care seamănă

cu pictograma de lângă intrarea Microsoft Access din meniul Programs. • Dacă nu puteţi găsi Access, îl puteţi căuta. Executaţi clic pe butonul Start şi selectaţi Find,

selectaţi Files or Folders, după care tastaţi msaccess.exe în caseta de text Named.

Deschideţi lista Look In şi selectaţi My Computer. După aceea, executaţi clic pe Find Now.

Când apare fişierul în lista de la baza ferestrei Find, executaţi clic pe acesta pentru a lansa

Access şi trageţi-l pe suprafaţa de lucru (Desktop), pentru a crea o scurtătură Access.

3

Părţi ale ecranului Access

Access este foarte asemănător cu orice alt program pentru sistemul de operare Windows: conţine meniuri,

bare de instrumente, o bară de stare, caseta Ask a Question din figura 2 oferă o imagine a acestor zone

diferite ale ferestrei Access.

Probabil aţi observat că majoritatea butoanelor de pe bara de instrumente nu sunt disponibile. Acest lucru se

întâmplă deoarece nu aţi creat nici un obiect, cum ar fi un tabel sau un formular pentru noua bază de date.

Bara de instrumente afişată curent în fereastra Access este bara de instrumente Database. Access are de

fapt câte o bară de instrumente diferită pentru fiecare obiect de bază de date, cum ar fi un tabel sau un

formular. În unele cazuri, pentru un obiect există mai multe bare de instrumente, în funcţie de faptul că

introduceţi date în obiect sau schimbaţi parametrii de proiectare ai obiectului.

Un lucru care trebuie menţionat în legătură cu fereastra Access este faptul că la un moment dat în fereastra

Access poate fi deschisă o singură bază de date. Nu puteţi lucra cu mai multe baze de date simultan, aşa

cum puteţi lucra cu mai multe documente sau foi de calul în Word sau Excel.

Ieşirea din programul Access

Deşi de-abia aţi făcut cunoştinţă cu Access, veţi vedea cum puteţi să părăsiţi aplicaţia. Puteţi ieşi din

programul Access în mai multe moduri:

4

• Selectaţi File, după care selectaţi Exit. • Executaţi clic pe butonul Close (x) din fereastra Access, aflat în colţul din dreapta-sus al

ferestrei Access. • Apăsaţi simultan tastele Alt+F4.

Planificarea unei baze de date

Access este un tip special de bază de date, numită bază de date relaţională. O bază de date relaţională

împarte informaţiile în submulţimi distincte. Fiecare submulţime grupează informaţiile pe o anumită temă,

cum ar fi informaţiile privind clienţii, comenzile pentru vânzări sau produsele. În Access, aceste submulţimi

de date rezidă în tabele individuale.

Access vă permite să creaţi relaţii între tabele. Aceste relaţii se bazează pe un câmp comun din două tabele.

Fiecare tabel trebuie să aibă un câmp numit cheie principală. Cheia principală trebuie să identifice în mod

unic fiecare înregistrare din tabel. Astfel câmpul de cheie principală este în mod caracteristic un câmp care

atribuie un număr unic (nu există dubluri în tabel) fiecărei înregistrări.

De exemplu, un tabel Clienţi ar putea conţine un câmp Identificare clienţi, care identifică fiecare client printr-

un număr unic (cum ar fi codul numeric personal). Aţi putea avea un tabel care conţine toate comenzile de

produse. Pentru a lega tabelul Vânzări de tabelul Clienţi, includeţi în tabelul Vânzări câmpul Identificare

clienţi. Aceasta identifică fiecare vânzare prin client şi leagă tabelul Vânzări de datele din tabelul Clienţi.

Stabilirea tabelelor

Tehnic vorbind, aveţi nevoie de un singur tabel pentru a forma o bază de date. Totuşi, deoarece Access

este un program pentru baze de date relaţionale, e destinat să trateze mai multe tabele simultan şi să creeze

relaţii între acestea. De exemplu, într-o bază de date care urmăreşte comenzile clienţilor, aţi putea avea

următoarele tabele:

• Clienţi • Comenzi • Produse • Vânzători • Metode de transport

Utilizarea mai multor tabele care păstrează subseturi de informaţii ale bazei de date vă pot ajuta să evitaţi

repetarea inutilă a datelor introduse. De exemplu, să presupunem că doriţi să păstraţi informaţiile de contact

ale clienţilor împreună cu o înregistrare a fiecărei tranzacţii pe care o efectuează. Dacă aţi păstra toate

informaţiile într-un tabel, ar trebui să repetaţi integral numele clientului, adresa şi numărul de telefon al

acestuia de fiecare dată când introduceţi o nouă tranzacţie. Ar fi un coşmar dacă adresa clientului s-ar

schimba; ar trebui să schimbaţi adresa în fiecare înregistrare de tranzacţie pentru respectivul client.

5

O cale mai bună este să atribuiţi fiecărui client un cod numeric pentru identificare. Includeţi acel cod într-un

tabel care conţine numele şi adresele, după care folosiţi acelaşi cod numeric ca legătură la un tabel de

tranzacţii separat. În esenţă, fiecare tabel din baza dvs. de date ar trebui să aibă o anumită temă – de

exemplu Informaţii de contact pentru angajaţi) sau Tranzacţiile clientului). Nu încercaţi să aveţi mai multe

teme într-un tabel.

O cerinţă care se impune în proiectarea tabelelor este să vă asiguraţi că fiecare tabel pe care-l creaţi

utilizează primul câmp (prima coloană a tabelului) drept mod de identificare unică a fiecărei înregistrări din

tabel. Acest câmp poate servi ulterior drept cheie principală a tabelului. De exemplu, clienţilor li se poate

atribui câte un cod de client sau vânzătorilor li se poate atribui câte un cod de tranzacţie. Cheia principală

este singura modalitate prin care puteţi lega ulterior tabelul la un alt tabel din baza de date.

Este bine să puneţi mai întâi pe hârtie o listă de tabele care vor fi conţinute în baza de date şi liste de

câmpuri care vor fi conţinute în aceste tabele. Restructurarea tabelelor datorită unei proiectări defectuoase

nu este imposibilă, dar nu e nici prea plăcută.

Stabilirea formularelor

Formularele sunt folosite pentru introducerea datelor. Acestea vă permit să introduceţi datele, înregistrare cu

înregistrare. Pot fi construite şi formulare complexe, care vă permit să introduceţi date în mai multe tabele

simultan (deoarece câmpurile pot introduce date în mai multe tabele din aceeaşi bază de date, utilizând un

singur formular).

Planificarea formularelor pe care le folosiţi pentru introducerea datelor nu este atât de importantă ca

proiectarea tabelelor care formează baza de date. Formularele ar trebui proiectate astfel încât să simplifice

introducerea datelor. Aceste sunt nemaipomenite pentru că vă permit să vă concentraţi pe introducerea

datelor sau editarea datelor, înregistrare cu înregistrare. Veţi dori să aveţi câte un formular pentru fiecare

tabel din baza de date, sau veţi dori să creaţi formulare compuse, care vă permit să introduceţi în formular

date care sunt depozitate în mai multe tabele.

Ceea ce este extraordinar la un formular este faptul că nu trebuie să conţină toate câmpurile dintr-un anumit

tabel. De exemplu, dacă puneţi pe altcineva să introducă datele păstrate într-o bază de date cu angajaţi, dar

nu doriţi ca acest operator să vadă salariile angajaţiilor, puteţi proiecta un formular care nu conţine câmpul

de salariu.

Stabilirea interogărilor

Interogările vă permit să manipulaţi datele din tabelele bazei de date. O interogare poate conţine criterii care

vă permit să ştergeţi înregistrările cu clienţii vechi sau vă pot furniza o listă de angajaţi care lucrează în firmă

de peste 10 ani.

6

Stabilirea interogărilor pe care le veţi folosi, înainte ca toate datele să fie introduse, poate fi un lucru dificil.

Exemplu, în cazul în care conduceţi un magazin şi ştiţi că este important pentru dvs. să ţineţi un inventar

strict al produselor, veţi dori să construiţi interogări care să urmărească vânzările şi inventarul.

Interogările constiutuie o modalitate excelentă de a determina situaţia firmei dvs. De exemplu, aţi putea crea

o interogare care să vă furnizeze cifra totală a vânzărilor pe o anumită lună. Interogările sunt de fapt întrebări.

Utilizaţi interogări pentru a obţine răspunsurile de care aveţi nevoie, pornind de la informaţiile conţinute în

baza de date.

Stabilirea rapoartelor

Un raport este utilizat pentru publicarea datelor din baza de date. Acesta plasează datele pe pagină (sau

pagini), într-un format cât mai lizibil. Rapoartele sunt destinate a fi tipărite (spre deosebire de tabele şi

formulare, care sunt folosite de obicei pe ecran). De exemplu, să presupunem că conduceţi un club şi doriţi

un raport cu toţi membrii care nu şi-au plătit abonamentul.

De un raport beneficiază de obicei alte persoane, care nu stau cu dvs. lângă calculator.

Un raport poate extrage simultan date din mai multe tabele, poate efectua calcule cu datele (cum ar fi

însumarea sau calcularea mediei) şi vă poate prezenta rezultatele într-un format agreabil.

În orice moment puteţi crea rapoarte noi; nu trebuie să le proiectaţi înainte să creaţi baza de date. Totuşi,

dacă ştiţi că veţi dori un anumit raport, aţi putea proiecta tabelele dvs. în formatul care va fi cel mai eficient

pentru utilizarea raportului.

⌦⌦ Proiectarea corectă a bazelor de date se învăţă. Cu cât lucraţi cu mai multe baze de date, cu atât va fi

mai bună fiecare dintre acestea.

7

- Capitolul 2 - Crearea unei noi baze de date.

Alegerea modului de creare a bazei de date

Înainte să puteţi crea tabelele bazei de date şi să introduceţi datele, trebuie să creaţi

un fişier tip bază de date. Baza de date este doar un fişier container care conţine toate

celelalte obiecte ale bazei de date, cum ar fi tabelele, formularele şi rapoartele. Aveţi, de

asemenea, două opţiuni pentru crearea unei baze de date: puteţi crea o bază de date vidă

pornind de la zero sau puteţi crea o nouă bază de date pornind de la un şablon de bază de

date.

Crearea unei noi baze de date pornind de la un şablon înseamnă că beneficiaţi de

avantajele oferite de Database Wizard care nu doar creează noul dvs. fişier de bază de date,

ci vă ajută şi să creaţi noul dvs. fişier de bază de date, ci vă ajută şi să creaţi rapid tabele,

formulare şi alte obiecte pentru baza de date.

În unele cazuri, este posibil ca şabloanele să nu corespundă cerinţelor dvs. De

exemplu, dacă doriţi să creaţi o bază de date complexă, care vă permite să urmăriţi vânzările,

clienţii şi performanţele angajaţilor, ar putea să fie mai simplu să creaţi o bază de date vidă,

după care să creaţi o bază de date vidă, după care să creaţi fiecare tabel al bazei de date

pornind de la zero. Să începem prezentarea creării unei baze de date cu crearea unei baze de

date vide.

Crearea unei baze de date vide

Crearea unei baze de date vide se realizează foarte uşor. După cum s-a menţionat

anterior, creaţi doar fişierul container care conţine toate obiectele care formează de fapt baza

de date. Pentru a crea o bază de date vidă, urmaţi paşii:

1. Deschideţi fereastra Access (clic pe Start, Programs, Access). 2. În panoul pentru taskuri selectaţi Blank Databases sau executaţi clic pe butonul New

din bara de instrumente Database. Apare caseta de dialog File New Database (vezi fig.

1 de mai jos). 3. Utilizaţi caseta cu listă derulantă Save In, pentru a localiza dosarul în care doriţi să

salvaţi noua bază de date. În caseta de text File Name tastaţi un nume pentru noul

fişier. 4. Când sunteţi pregătit să creaţi fişierul de bază de date, executaţi clic pe Create. Noua

fereastră de bază de date apare în spaţiul de lucru Access. (vezi fig. 2)

8

În partea superioară a panoului Object, în partea dreaptă a ferestrei bazei date, sunt

furnizate scurtături pentru diversele metode creare a tabelelor. După ce aţi creat un nou tabel

pentru baza de date, tabelul apare în acest panou.

9

Fereastra bazei de date vă permite să vedeţi diferitele obiecte pe care le-aţi creat

pentru o anumită bază de date (sau cele care au fost create când aţi folosit Databases

Wizard). Când doriţi să treceţi în fereastra bazei de date la un alt obiect Access, tot ce aveţi

de făcut este să executaţi clic pe pictograma potrivită din lista Objects.

Crearea unei baze de date pornind de la un şablon

O altă posibilitate de a crea o bază de date nouă o reprezintă folosirea unuia dintre

şabloanele pentru baze de date din Access. Sunt disponibile şabloane pentru urmărirea

produselor, gestionarea informaţiilor de contact, controlul inventarului şi alte tipuri de baze de

date.

Un alt câştig suplimentar al utilizării unui şablon Access pentru crearea unei baze de

date este acela că o aplicaţie Database Wizard creează tabele şi alte obiecte, cum ar fi

formulare şi rapoarte, pentru noua bază de date. Aplicaţia expert configurează, de asemenea,

relaţiile dintre tabele (realizând o bază de date relaţională).

Interacţiunea dvs. cu Database Wizard este întrucâtva limitată; aplicaţia expert vă

permite să selectaţi câmpurile care vor fi folosite în tabelele pe care le creează pentru baza de

date. Totuşi, nu aveţi nimic de spus în privinţa ordinii de creare a tabelelor (tabelele pot fi

şterse oricând mai târziu, dacă nu aveţi nevoie de acestea). Vi se oferă, totuşi, ocazia să

alegeţi formatul de afişare pe ecran pentru rapoartele tipărite.

Pentru a crea o bază de date pe baza unui şablon, urmaţi aceşti paşi:

1. În fereastra Access, executaţi clic în panoul pentru taskuri, pe General Templates.

Dacă panoul pentru taskuri nu se află curent în fereastra Access, selectaţi File, New,

pentru a-l deschide.

Deschiderea panoului pentru taskuri. Când lucraţi cu o anumită bază de date şi doriţi să deschideţi

panoul pentru taskuri, selectaţi View, indicaţi Toolbars, după care selectaţi Task Pane.

2. Apare caseta de dialog Templates. Dacă este necesar, executaţi clic pe eticheta

Databases din caseta de dialog, pentru a vedea şabloanele de baze de date. (fig. 3) 3. Executaţi clic pe şablonul de bază de date pe care doriţi să-l folosiţi (de exemplu,

şablonul Contact Management), după care executaţi clic pe OK. Apare caseta de

dialog File New Database. 4. Specificaţi un loc pentru stocarea bazei de date, utilizând lista derulantă Save In,

tastaţi un nume pentru baza de date, după care executaţi clic pe Create pentru a

continua. Este creat un nou fişier de bază de date, după care este lansat Database

10

Wizard asociat cu şablonul. De exemplu, dacă alegeţi şablonul Contact Management,

apare aplicaţia expert şi explică tipul de informaţii conţinute de baza de date. 5. Pentru a trece de fereastra de deschidere a aplicaţiei expert, executaţi clic pe Next. În

ecranul următor apare o listă de tabele care vor fi create (vezi fig. 4). Tabelele din baza

de date sunt enumerate în partea stângă a ecranului, iar câmpurile tabelului selectat

apar în dreapta.

11

6. Selectaţi un tabel pentru a-i examina câmpurile. Dacă nu doriţi să includeţi un câmp în

tabel, ştergeţi căsuţa de validare de lângă numele câmpului. Câmpurile facultative sunt

de asemenea enumerate pentru fiecare tabel şi sunt scrise cu caractere cursive. Pentru

a include un câmp facultativ, executaţi clic pe acesta, pentru a plasa o bifă lângă câmp.

Când aţi terminat de vizualizat tabelele şi câmpurile acestora, executaţi clic pe Next

pentru a continua.

Fiţi atenţi la deselectarea câmpurilor! Deoarece sunteţi legat de tabelele create de Databases Wizard,

trebuie să fiţi foarte atenţi când eliminaţi câmpurile care identifică în mod unic înregistrările dintr-un tabel,

cum ar fi Contact ID. Aceste câmpuri sunt folosite adesea pentru a face legătura între tabelele bazei de

date. Veţi dori să lăsaţi toate câmpurile neschimbate iniţial când utilizaţi aplicaţia expert.

7. În ecranul următor vi se cere să selectaţi stilul de afişare pe ecran, pe care doriţi să-l

utulizaţi. Acesta afectează modul în care apar formularele pe ecran. Executaţi clic pe un

stil de afişare din listă, pentru a examina stilul înainte de a-l aplica; după ce selectaţi

stilul pe care doriţi să-l utilizaţi, executaţi clic pe Next. 8. În ecranul următor, aplicaţia expert vă solicită să specificaţi un stil pentru rapoartele

dvs. tipărite. Executaţi clic pe un stil de raport şi examinaţi-l înainte de a-l aplica. Când

v-aţi decis la un stil, executaţi clic pe acesta, după care executaţi clic pe Next. 9. În următorul ecran al aplicaţiei expert, vi se cere să furnizaţi un titlu pentru baza de

date. Acest titlu apare în rapoarte şi poate să difere de numele de fişier. Introduceţi un

titlu aşa cu se arată în figura 5.

12

10. (Facultativ) Pentru a include o imagine în formularele şi rapoartele dvs. (de exemplu

sigla firmei dvs.), executaţi clic în căsuţa de validare Yes I’d Like to Include a

Picture. După aceea, executaţi clic pe butonul Picture, selectaţi un fişier imagine de

pe disc (sau din altă sursă) şi executaţi clic pe OK pentru a reveni la aplicaţia expert. 11. Executaţi clic pe Next pentru a continua. Sunteţi transportat în ultimul ecran al

aplicaţiei expert; executaţi clic pe Finish pentru a deschide noua bază de date.

Aplicaţia expert trece la lucru creând baza de date şi obiectele acesteia.

După ce aplicaţia expert a terminat de creat baza de date, apare fereastra Main Switchboard

a bazei de date (fig. 6). Main Switchboard se deschide automat, ori de câte ori deschideţi

baza de date.

13

Toate bazele de date create utilizând unul din şabloanele Access (diferit de Blank

Database) includ câte un Main Switchboard. Switchboard nu este nimic altceva decât un

formular fantezist, având încorporate elemente de programare. Acesta vă permite să executaţi

operaţii obişnuite de gestionare a bazei de date, executând clic pe un buton. Este foarte util

când cineva nu este familiarizat cu manipularea diverselor obiecte dintr-o bază de date.

Pentru a vedea tabelele create de aplicaţia expert, executaţi clic pe tipul de obiect

Tables. Executaţi clic pe alte tipuri de obiecte (cum ar fi formularele), pentru a vedea celelalte

obiecte create de aplicaţia expert.

Tabelele create de aplicaţia expert sunt, desigur, vide. După ce le umpleţi cu date (fie

introducând datele direct în tabel, fie utilizând un formular), veţi putea rula interogări şi crea

rapoarte.

Deschiderea unei baze de date

Una dintre cele mai uşoare căi de deschide o bază de date pe care aţi folosit-o recent

este să o selectaţi din meniul File. Urmaţi aceşti paşi:

1. Deschideţi meniul File. Veţi vedea până la patru baze de date pe care le-aţi folosit cel

mai recent, enumerate la baza meniului. 2. Dacă baza de date de care aveţi nevoie este enumerată aici, executaţi clic pe ea.

14

O listă cu cel mai recent utilizate baze de date apare, de asemenea, în susul panoului

pentru taskuri din Access. Puteţi deschide oricare dintre fişiere executând clic pe numele de

fişier (pentru a deschide panoul pentru taskuri selectaţi View, Toolbars, Task Pane).

Dacă un fişier pe care doriţi să-l deschideţi nu se află nici în lista meniul File, nici în

panoul pentru taskuri, îl puteţi deschide utilizând comanda Open. Urmaţi aceşti paşi:

1. Selectaţi File, Open sau executaţi clic pe butonul Open din bara de instrumente. Apare

caseta de dialog Open (vezi fig. 7)

2. Dacă fişierul nu se află în dosarul afişat curent, utilizaţi lista derulantă Look In pentru

a accede la unitatea de disc corectă, după care executaţi dublu clic pe dosarele afişate

în caseta de dialog, pentru a localiza fişierul. 3. După ce aţi localizat fişierul bază de date, executaţi dublu clic pe fişier, pentru a-l

deschide.

Închiderea unei baze de date

Când terminaţi de lucrat cu o bază de date, veţi dori să o închideţi, pentru a vă putea

concentra pe crearea unei noi baze de date.

15

Dacă doriţi să închideţi o bază de date, există mai multe posibilităţi: puteţi să

executaţi clic pe butonul Close(x) din fereastra bazei de date sau puteţi selecta File, Close. În

oricare dintre cazuri, fereastra bazei de date se închide, golind spaţiul de lucru din Access.

16

- Capitolul 3 - Crearea unui tabel pornind de la zero.

Crearea unui tabel în modul de vizualizare Table Design

Modul de vizualizare Design. Acest mod de vizualizare vă pemite să introduceţi nume de

câmpuri, să selectaţi tipul de date pe care le conţine un camp şi să particularizaţi proprietăţile

fiecărui câmp. Pentru toate obiectele Access, inclusiv tabele, interogări şi rapoarte, este

disponibil câte un mod de vizualizare Design.

Când creaţi un tabel în mdul de vizualizare Design, creaţi structura tabelului: o listă

de câmpuri care vor fi în tabel. De asemenea, selectaţi tipul de date pentru fiecare camp.

(Câmpurile pot să conţină text, numere, chiar imagini – mai târziu veţi învăţa tipurile de

câmpuri care pot fi create). Mai aveţi posibilitatea de a introduce o descriere pentru fiecare

câmp. Descrierile câmpurilor sunt utile întrucât furnizează un rezumat al tipului de date care

sunt introduse în câmp.

Reguli de denumire a câmpurilor. Numele de câmpuri din Access pot avea lungimea maximă

de 64 caractere şi pot să conţină spaţii şi caractere alfanumerice şi numerice. Nu puteţi folosi

două puncte sau semnul de exclamare, evitaţi caracterele speciale (cum ar fi $, % sau #) în

numele de câmpuri, deoarece unele dintre aceste caractere speciale au semnificaţii speciale în

codul Access.

Pentru a crea un tabel în modul de vizualizare Table Design, urmaţi paşii:

1. În fereastra bazei de date (a unei anumite baze de date) executaţi clic pe pictograma

Tables, dacă este necesar, după care executaşi dublu clic pe Create Table in Design

View. Se deschide modul de vizualizare Table Design. (fig.1) 2. Asiguraţi-vă că punctul de inserare este în primul rând al coloanei Field Name. Tastaţi

numele de câmp pentru primul câmp din tabelul dvs. După aceea, tastaţi Tab sau

Enter, pentru a trece în coloana Data Type. 3. Când treceţi în coloana Data Type, apare o săgeată pentru o listă derulantă.

Parametrul prestabilit pentru tipul de date este Text; sunt disponibile mai multe tipuri

de date, cum ar fi AutoNumber care numerotează automat fiecare dintre înregistrările

dvs. Acest tip de câmp este foarte potrivit pentru câmpurile cu numărul clientului sau

pentru câmpurile cu numărul clientului sau pentru câmpurile pentru codul de

identificare a angajatului. Executaţi clic în lista derulantă Data Type şi selectaţi un tip

de câmp. Diferitele tipuri de date sunt discutate în secţiunea „Ce sunt tipurile de date

şi formatarea acestora”.

17

4. După selectarea tipului de date, tastaţi Enter pentru a trece în coloana Description;

tastaţi o descriere a câmpului (acest lucru este facultativ). 5. Introduceţi alte câmpuri şi tipurile de date ale acestora (descrierile sunt facultative),

după necesităţi.

Ştergerea unui câmp. Dacă introduceţi un câmp şi decideţi că nu îl doriţi în structura

tabelului, selectaţi câmpul (întregul rând al acestuia) şi apăsaţi Delete.

Stabilirea Cheii Principale (Primary Key)

Un aspect important al proiectării structurii unui tabel este că fiecare tabel trebuie să

aibă un câmp utilizat pentru a identifica în mod unic înregistrările din tabel. Acest câmp se

numeşte cheie principală. Stabilirea unei chei potrivite este mai complicată decât pare,

deoarece oricare două înregistrări nu pot avea aceeaşi valoare de cheie. Într-un tabel cu clienţi,

de exemplu, aţi putea considera că numele ar putea fi un câmp cheie potrivit, dar această

teorie este infirmată de îndată ce descoperiţi că aveţi mai mulţi clienţi cu acelaşi nume. O cheie

principală mai potrivită pentru clienţi este un cod numeric personal, deoarece identifică în mod

unic fiecare client.

O regulă generală adecvată este să creaţi un câmp de identificare, cum ar fi un număr

de client, care vă permite să atribuţi câte un număr fiecărui client, pe măsură ce-i adăugaţi în

18

tabelul adecvat din baza de date. Access vă poate ajuta să atribuiţi numere clienţilor, deoarece

pentru câmpul Număr client puteţi stabili tipul de câmp AutoNumber. Un tip de câmp

AutoNumber atribuie un număr fiecarei înregistrări, începând cu cifra 1.

Pentru a stabili o cheie principală, urmaţi paşii:

1. În modul de vizualizare Table Design, selectaţi câmpul dorit pentru cheia principală. 2. Selectaţi Edit, Primary Key sau executaţi clic pe butonul Primary Key de pe bara de

instrumente. La stânga numelui de câmp apare un simbol în formă de cheie, după cum

se arată în fig. 2

3. După ce selectaţi cheia principală şi după ce aţi terminat de introdus câmpurile

tabelului dvs., ar trebui să salvaţi tabelul. Executaţi clic pe butonul Save de pe bara de

instrumente Table Design, pentru a deschide caseta de dialog Save As. 4. Introduceţi un nume pentru tabel, după care executaţi clic pe OK. 5. După salvarea tabelului, puteţi fie să treceţi în modul de vizualizare Datasheet (pentru

a introduce date), executând clic pe butonul View de pe bara de instrumente, fie să

închideţi tabelul, executând clic pe butonul Close (x) al tabelului.

Fără cheie principală! Dacă încercaţi să închideţi noul dvs. tabel în modul de vizualizare Design fără a specifica o cheie principală (chiar dacă aţi salvat tabelul), apare un mesaj care

19

vă anunţă că nu a fost atribuită nici o cheie principală. Executaţi clic pe Yes în caseta de mesaj, pentru a determina Access să atribuie o cheie principală tabelului. Dacă v-aţi configurat tabelul astfel încât să conţină un câmp AutoNumber, Access va transforma acest câmp în cheie principală. În caz contrar, Access creează un nou câmp AutoNumber în tabel şi-l specifică drept cheie principală. Puteţi schimba numele acestui nou câmp după cum este necesar.

Ce sunt tipurile de date şi formatele acestora ?

Pentru a atribui tipuri de date potrivite câmpurilor pe care le creaţi într-un tabel, este

necesar să ştiţi ce diferenţiază diferitele tipuri de date disponibile, pentru a fi utilizate pentru

câmpurile tabelului dvs. Când creaţi un câmp, doriţi să-i atribuiţi un tip de date, pentru ca

Access să ştie cum să-i trateze conţinutul. Iată diferitele tipuri de date pe care le puteţi alege:

• Text – Text şi numere conţinând un număr de maxim 255 caractere (numere ce nu

sunt folosite în calcul) • Memo – Text lung • Date/Time – Valori pentru dată şi oră • Currency – Numere formatate ca valori monetare • AutoNumber – Numere secvenţiale pentru fiecare nouă înregistrare. Într-un tabel

poate fi plasat doar un singur câmp AutoNumber. Acest tip de câmp este utilizat în

mod caracteristic pentru câmpul de cheie principală. • Yes/No – Vă permite să configuraţi câmpuri cu un tip de date true/false (adevărat/fals) • OLE (Object Linking and Embedding) – o imagine, foaie de calcul sau alt articol

provenind dintr-un alt program • Hyperlink – o legătură la un alt fişier sau adresă dintr-o pagină Web. Acest tip de

câmp vă permite să faceţi un salt din câmpul curent la informaţii dintr-un alt fişier. • Lookup Wizard – Acest tip de câmp îşi alege valorile dintr-un alt tabel.

Pe lângă un tip de câmp, fiecare câmp mai are şi opţiuni de formatare pe care le

puteţi aplica. Acestea apar în jumătatea de jos a casetei de dialog, în zona Field Properties.

Opţiunile de formatare se schimbă în funcţie de tipul de câmp; acestea sunt prea multe pentru

a le enumera aici, dar tabelul de mai jos arată câteva dintre cele mai importante pe care le

veţi întâlni:

Opţiuni de formatare Descriere

Field Size

(Dimensiune de câmp)

Numărul maxim de caractere pe care un

utilizator le poate introduce în respectivul

câmp (se aplică doar câmpurilor de text).

Format O listă derulantă cu formatele disponibile

pentru respectivul tip de câmp. Puteţi crea şi

formate particularizate.

20

Decimal Places

(Poziţii zecimale)

Pentru câmpurile numerice, puteţi stabili

poziţii zecimale afişate de un număr.

Default Value

(Valoare prestabilită)

Dacă un câmp va conţine în mod mormal a

anumită valoare (de exemplu un anumit cod

poştal pentru aproape toate înregistrările),

puteţi defini de aceasta drept opţiune Default

Value. Această valoare apare întotdeauna

într-o nouă înregistrare, dar puteţi tasta peste

valoarea prestabilită în rarele cazuri în care

aceasta nu se aplică.

Required

(Necesar)

Selectaţi Yes dacă se impune completarea

unui câmp în fiecare înregistrare.

Cea mai bună regulă generală pentru stabilirea tipului de date al câmpului este să vă

acordaţi o clipă pentru a vă gândi ce tip de date vor fi introduse în respectivul câmp. De

exemplu, dacă lucraţi cu o valoare monetară a unui produs, veţi dori probabil formatul

Currency.

Diferitele opţiuni de formatare furnizate pentru un câmp în caseta Field Properties

sunt folosite adesea pentru a vă ajuta să vă asiguraţi că datele sunt introduse corect. De

exemplu, opţiunea Field Size poate fi utilizată pentru a limita la una sau două cifre un câmp

având tipul de date Number. În cazul valorii prestabilite, puteţi economisi timpul de

introducere a datelor.

Crearea unui tabel în modul de vizualizare DATASHEET

Crearea tabelelor în modul de vizualizare Datasheet este într-adevăr utilă doar că

simţiţi nevoia să introduceţi rapid câteva date în tabel în modul de vizualizare Datasheet.

Urmaţi paşii:

1. În fereastra bazei de date (cu pictograma Table selectată) executaţi dublu clic pe

Create Table by Entering Data. În suprafaţa de lucru a programului Access apare un

nou tabel în modul de vizualizare Datasheet. (fig. 4)

21

2. Pentru a introduce numele de câmpuri, executaţi dublu clic pe orice cap de coloană a

unui câmp (Field1, Field2, ş.a.m.d.). După aceea, tastaţi numele câmpului. 3. După ce aţi plasat numele de câmpuri, puteţi începe introducerea datelor.

Crearea unui tabel în modul de vizualizare Datasheet ar putea fi potrivită pentru

introducerea rapidă a datelor, dar tot va trebui probabil să comutaţi la un moment dat la

modul de vizualizare Table Design şi să stabiliţi diferitele tipuri de date şi proprietăţi pentru

câmpuri.

Puteţi trece în modul de vizualizare Datasheet clic pe pictograma View de pe bara

de instrumente Table Datasheet.

22

- Capitolul 4 - Editarea structurii unui tabel.

Editarea câmpurilor şi a proprietăţilor acestora

Definitivaţi structura tabelului înainte să începeţi să introduceţi date. Ar trebui să încercaţi să finalizaţi

structura de câmpuri a tabelului şi să stabiliţi proprietăţile acestora înainte să introduceţi date. Schimbarea

tipurilor de date sau a altor proprietăţi de câmpuri poate şterge datele pe care le-aţi introdus deja în tabel.

Puteţi deschie un tabel existent în modul de vizualizare Table Design, procedând în mai multe moduri:

• În fereastra bazei de date, executaţi clic pe pictograma de obiect Table, selectaţi în panoul din

dreapta al ferestrei bazei dedate tabelul cu care doriţi să lucraţi, după care executaţi clic pe

butonul Design din bara de instrumente a ferestrei bazei de date.

• Executaţi clic-dreapta pe tabelul din fereastra bazei de date şi selectaţi Design View din meniul

rapid care apare.

• Dacă sunteţi în modul de vizualizare Datasheet al tabelului, executaţi clic pe butonul View de pe

bara de instrumente din modul de vizualizare Table Datasheet.

Schimbarea numelor de câmpuri şi a tipurilor de date

Când sunteţi în modul de vizualizare Design (fig. 1), puteţi îmbunătăţi sau prelucra din nou structura

tabelului. De exemplu, puteţi schimba numele unui câmp. Este suficient să executaţi dublu clic pe numele

curent al câmpului şi tastaţi un nume nou.

Puteţi schimba şi tipul de date pentru un câmp existent. Executaţi clic pe caseta Data Type a câmpului şi

selectaţi un nou tip de date din lista derulantă. Nu uitaţi că atunci când schimbaţi numele unui câmp sau tipul

de date al unui câmp trebuie să salvaţi modificările pe care le-aţi efectuat în structura tabelului.

23

Stabilirea proprietăţilor de câmp

Proprietăţile câmpurilor pot fi editate, de asemenea, pentru fiecare câmp, utilizând diferitele casete

Properties din panoul Field Properties. Se furnizează o scurtă trecere în revistă a câtorva dintre

proprietăţile disponibile.

O altă proprietate de câmp foarte utilă, în special pentru câmpurile care folosesc intrări de text este o mască

de intrare. O mască de intrare este utilizată pentru a formata datele aşa cum le tastaţi în câmp. De exemplu,

aţi putea dori să introduceţi o dată calendaristică într-un anumit format, cum ar fi formatul xx/xx/xx. Masca

de intrare poate fi utilizată astfel încât atunci când introduceţi data calendaristică în câmpul pentru dată, tot

ce trebuie să tastaţi să fie valorile de câte două cifre pentru lună, zi şi an. Access plasează automat slash-uri

în câmp, în locul dvs.

Măştile de intrare sunt, de asemenea, foarte utile pentru introducerea codurilor poştale. Masca de intrare

limitează numărul de caractere care pot fi introduse (cum ar fi un cod poştal), iar dacă utilizaţi formatul de

număr de telefon internaţional, de exemplu (compus din codul de ţară, codul localităţii şi numărul de telefon),

masca de intrare poate plasa cratime în numărul de telefon în locul dvs.

Pentru a crea o mască de intrare pentru un câmp (cum ar fi un câmp de dată calendaristică sau un câmp în

modul de vizualizare Design), urmaţi aceşti paşi:

24

1. Executaţi clic pe caseta Field Name, pentru a selecta câmpul pentru care doriţi să creaţi masca de

intrare. 2. În panoul Field Properties, executaţi clic pe caseta Input mask. În casetă apare butonul Input Mask

Wizard. 3. Executaţi clic pe butonul Input Mask Wizard pentru a deschide caseta de dialog (fig. 2)

4. Input Mask Wizard oferă o listă de măşti posibile pentru un câmp, pe baza tipului de date ale

câmpului. De exemplu, fig. 2 arată Input Mask Wizard utilizat pentru un câmp care are selectat tipul

de date Date. Selectaţi unul dintre formatele de mască enumerate, după care executaţi clic pe Next. 5. Următorul ecran al aplicaţiei expert vă arată masca de intrare pe care aţi ales-o şi vă dă posibilitatea

să schimbaţi formatul. Puteţi testa, de asemenea, formatul de mască de intrare tastând câteva date

în caseta Try It. Dacă este necesar, editaţi formatul măştii de intrare, după care executaţi clic pe

Next, pentru a continua. 6. Sunteţi transportat la ultimul ecran al aplicaţiei expert. Executaţi clic pe Finish, pentru a crea masca

de intrare. Masca de intrare apare în caseta Input Mask din panoul Field Properties (fig.3) 7. Executaţi clic pe butonul Save, pentru a salva modificările pe care le-aţi efectuat în structura

tabelului.

Adăugarea, ştergerea şi mutarea câmpurilor

Puteţi adăuga, de asemenea, câmpuri suplimentare structurii tabelelor dvs. Tot ce aveţi de făcut este să

adăugaţi un rând nou la lista de câmpuri, după care introduceţi noul nume de câmp şi tipul de date.

Urmaţi paşii:

1. Executaţi clic pe selectorul de înregistrare (pătratul gri de la stânga numelui de câmp), pentru a

selecta câmpul care va urma după noul câmp pe care-l creaţi (în lista de câmpuri).

25

2. Selectaţi Insert Row. Apare un rând vid în lista Field Name. 3. Introduceţi un nume, un tip dedate, o descriere şi altele pentru noul câmp.

Puteţi, de asemenea, şterge oricâte câmpuri nedorite. Executaţi clic pe selectorul de câmp pentru câmp,

după care apăsţi tasta Delete de pe tastatură. Apare o casetă de mesaj care vă cere să confirmaţi ştergerea

câmpului. Executaţi clic pe Yes pentru a şterge câmpul.

Nu ştergeţi câmpurile importante. Fiţi atenţi când ştergeţi câmpuri după ce începeţi să introduceţi

înregistrări în tabelul dvs. Când ştergeţi un câmp, toate informaţiile stocate pentru fiecare înregistrare în acel

câmp se pierd, de asemenea.

Mai puteţi rearanja câmpurile din tabel. Executaţi clic pe selectorul de câmp, pentru a selecta câmpul.

După aceea, utilizaţi mouse-ul, pentru a trage câmpul pe o nouă poziţie în lista de câmpuri. Nu uitaţi să

salvaţi orice modificare pe care aţi efectuat-o.

Ştergerea unui tabel

Indiferent cât de mult lucraţi la proiectul unui tabel, puteţi descoperi în timp ce proiectaţi celelalte tabele

pentru baza dvs. de date că nu aveţi nevoie de un anumit tabel. Un tabel este uşor de şters. Pur şi

simplu urmaţi aceşti paşi:

1. În fereastra bazei de date executaţi clic pe tipul de obiect Table.

2. În panoul din dreapta al ferestrei bazei de date selectaţi tabelul pe care doriţi să-l ştergeţi.

3. Selectaţi Edit, Delete, sau apăsaţi tasta Delete de pe tastatura dvs.

4. Apare un mesaj care vă întreabă dacă sunteţi sigur că doriţi să faceţi acest lucru. Executaţi clic pe

Yes.

26

- Capitolul 5 - Crearea relaţiilor dintre tabele.

Relaţii între tabele

Să presupunem că în baza dvs. de date aveţi două tabele. Un tabel, Clienţi, conţine nume şi adrese; celelalt,

Comenzi, conţine comenzi făcute de clienţi. Ambele tabele conţin un câmp comun: ClientID. Toate

înregistrările din tabelul Comenzi corespund unei înregistrări din tabelul Clienţi. (acesta se numeşte o relaţie

unu-la-mai-mulţi deoarece un client poate face mai multe comenzi.)

Secretul creării relaţiilor gravitează în jurul cheilor principale ale tabelelor dvs. De exemplu, într-un tabel

Clienţi, cheia principală este ClientID. Aceasta identifică în mod unic fiecare înregistrare a unui client. După

aceea, când proiectaţi un tabel Comenzi, vă asiguraţi că includeţi câmpul ClienţiID. În tabelul Comenzi,

ClientID nu este cheie principală (de fapt este numit cheie străină sau secundară); un câmp ca Numărul

Comenzii ar fi câmpul de cheie principală. Includeţi câmpul ClientID în tabelul Comenzi, pentru ca

informaţiile din comenzi să poată fi legate la informaţiile despre clienţi din tabelul Clienţi.

Crearea unei relaţii între tabele

Pentru a crea o relaţie între tabele, deschieţi fereastra Relationships. Înainte să puteţi crea relaţii între

tabele, trebuie să adăugaţi tabelele în fereastra Relationships. Urmaţi aceşti paşi:

1. În baza de date, selectaţi Tools, Relationships sau executaţi clic pe butonul Relationships

de pe bara de instrumente, pentru a deschide fereastra Relationships. 2. Dacă până în prezent nu aţi selectat vreun tabel, va apărea automat caseta de dialog Show

Table (fig. 1). Dacă aceasta nu apare, selectaţi Relationships, Show Table.

3. Executaţi clic pe un tabel pe care doriţi să-l introduceţi în fereastra Relationships, după care

executaţi clic pe butonul Add.

27

4. Repetaţi pasul 3 pentru a selecta toate tabelele de care aveţi nevoie în fereastra Relationships,

după care executaţi clic pe Close. Fiecare tabel apare în propria sa casetă, în fereastra

Relationships, după cum se arată în fig. 2. Fiecare casetă de tabel enumeră toate câmpurile din

respectivul tabel.

5. După ce aveţi tabelele disponibile în fereastra de relaţii, puteţi crea relaţiile dintre tabele. Nu uitaţi că

trebuie să legaţi tabelele utilizând un câmp comun. De exemplu, puteţi lega tabelul Clienţi la tabelul

Comenzi, utilizând câmpul ClienţiID. Selectaţi câmpul comun din tabelul în care este cheie principală

(în acest caz, tabelul Clienţi). Trageţi câmpul şi plasaţi-l peste corespondentul său (acelaşi nume de

câmp) din celălalt tabel (în acest caz, Comenzi). Se deschide fereastra Edit Relationships (fig. 3)

6. Caseta de dialog Edit Relationships arată câmpurile care vor fi legate. Vă mai permite să impuneţi

integritatea referenţială, aspect despre care veţi învăţa în secţiunea următoare. Pentru moment,

executaţi clic pe Create. Este creată o relaţie, iar dvs. veţi vedea o linie de unire între cele două

câmpuri din fereastra Relationships.

28

Când creaţi relaţii între tabele, este important să salvaţi relaţiile curente (şi lista de tabele din fereastra

Relationships). Executaţi clic pe butonul Save de pe bara de instrumente Relationships, pentru a salva

relaţiile curente (şi lista de tabele disponibile în fereastra Relationships).

Impunerea integrităţii referenţiale

În caseta Edit Relationships se află o căsuţă de validare numită Enforce Referential Integrity. Ce

înseamnă aceasta? Integritatea referenţială înseamnă că datele introduse într-un câmp utilizat pentru a lega

două tabele trebuie să coincidă în ambele tabele. De fapt, datele introduse în tabelul în care câmpul nu este

cheie principală trebuie să coincidă cu intrările din tabelul în care câmpul serveşte drept cheie principală.

De exemplu, aţi putea lega un tabel Clienţi, care are un câmp ClientiID drept cheie primară a acestuia, la un

tabel Comenzi care conţine de asemenea câmpul ClienţiID, tabel în care acesta nu mai serveşte drept cheie

principală (ClienţiID asigură o legătură pentru relaţie). Dacă impuneţi integritatea referenţială, valorile

introduse în câmpul ClientID din tabelul Comenzi trebuie să coincidă cu valorile deja introduse în câmpul

ClienţiID al tabelului Clientţi. Impunerea integrităţii referenţiale este o cale de a vă asigura că datele sunt

introduse corect în al doilea tabel.

Când este compromisă integritatea referenţială, prin introducerea de date (ceea ce înseamnă că este

introdusă o valoare în al doilea tabel al relaţiei, această valoare neexistând în câmpul de legătură din tabelul

principal), apare un mesaj de eroare.

Când datele introduse într-un câmp compromit integritatea referenţială, mai pot apărea două alte opţiuni.

Figura 6 arată Edit Relationships cu căsuţa Enforce Referencial Integrity selectată. Celelalte două opţiuni

oferite sunt:

• Cascade Update Related Field – Dacă această căsuţă de validare este selectată, orice schimbări

de date pe care le aplicaţi câmpului de legătură din tabelul principal sunt actualizate în tabelul

secundar. • Cascade Delete Related Field – Dacă este bifată această căsuţă de validare şi schimbaţi o

informaţie din câmpul de legătură din tabelul principal, astfel încât intrările acestui câmp nu mai

coincid cu intrările din câmpul corespunzător din tabelul secundar, informaţia din câmp este ştearsă

din al doilea tabel. De aceea, dacă aţi schimba un număr ClientiID în tabelul Clienţi, datele de câmp

din câmpul ClientiID din tabelul Comenzi vor fi şterse.

Probabil ar trebui să vă configuraţi relaţiile şi să impuneţi integritatea referenţială înainte să introduceţi date

în tabelele legate. Ar trebui, de asemenea, să introduceţi în primul rând datele în tabelul în care câmpul de

legătură este cheie principală.

29

Editarea unei relaţii

Puteţi edita oricare dintre relaţiile pe care le creaţi între tabelele dvs. Este suficient să executaţi dublu clic pe

linia de relaţie iar caseta de dialog Edit Relationships va apărea (fig. 6). De exemplu, veţi dori să impuneţi

integritatea referenţială într-o relaţie existentă sau să schimbaţi alte opţiuni legate de relaţie, după cum s-a

arătat în secţiunea precedentă.

După ce aţi terminat de editat relaţia, executaţi clic pe OK, pentru a închide caseta Edit Relationships.

Astfel reveniţi în fereastra Relationships.

Ştergerea unei relaţii

Pentru a şterge o relaţie, executaţi clic pe aceasta în fereastra Relationships (linia dintre tabele devine

groasă, pentru a indica faptul că este selectată), după care tastaţi Delete. Access cere o confirmare;

executaţi clic pe Yes iar relaţia va dispărea.

Dacă ştergeţi relaţiile dintre tabele, afectaţi modul în care pot fi combinate informaţiile într-o interogare, într-

un formular sau într-un raport. Este bine să proiectaţi tabelele astfel încât acestea să poată fi legate. Nu

uitaţi că fiecare tabel ar trebui să conţină o submulţime a mulţimii informaţiilor din baza de date. Dacă fiecare

tabel este configurat corect, atunci ar trebui să aibă cel puţin încă un tabel în baza de date, la care să poată

fi legat.

30

- Capitolul 6 - Crearea formularelor.

O alternativă la introducerea datelor în tabel este utilizarea unui formular. Cu un formular

puteţi aloca atât de mult spaţiu cât aveţi nevoie pentru fiecare câmp, puteţi să vă concentraţi

pe câte o înregistrare la fiecare moment şi puteţi crea formulare care introduc simultan date în

mai multe tabele. Puteţi crea un formular procedând în trei moduri:

1. Formularele automate furnizează rapid formulare generice, care conţin toate câmpurile

dintr-un singur tabel.

2. Form Wizard vă ajută să creaţi un formular furnizând o serie de ecrane în care puteţi

selecta câmpurile dintr-un singur tabel.

3. Crearea unui formular pornind de la zero înseamnă că lucraţi în modul de vizualizare

Form Design şi selectaţi câmpurile din tabelul sau tabelele potrivite. Aceasta este calea

cea mai dificilă de a crea un nou formular ( la început), dar asigură, de asemenea,

controlul cel mai strict.

Crearea unui formular utilizând AutoForm

Cea mai simplă cale de a crea un formular este utilizând AutoForm. AutoForm ia

câmpurile dintr-un anumit tabel şi creează un formular ce nu e foarte flexibil, dar este foarte

convenabil. Pentru a utiliza caracteristica AutoForm, urmaţi paşii:

1. În fereastra bazei de date, executaţi clic pe tipul de obiect Forms. 2. Executaţi clic pe butonul New din bara de instrumente din fereastra bazei de date.

Apare caseta de dialog New Form (fig. 1):

31

3. Puteţi să executaţi clic pe mai multe tipuri de formulare, printre care:

· AutoForm:Columnar – un fromular pe coloană. Acesta creează un formular

care conţine câmpurile dvs. într-o singură coloană, de sus în jos.

· AutoForm:Tabular – un formular care se aseamănă cu un tabel

· AutoForm:Datasheet – un formular care se aseamănă cu o foaie de date.

4. Deschideţi lista derulantă de la baza casetei de dialog şi selectaţi tabelul sau

interogarea pe care o doriţi s-o utilizaţi ca sursă a câmpurilor din formular. 5. Executaşi clic pe OK. Formularul este afişat, pregătit pentru introducerea datelor.

Crearea unui formular utilizând Form Wizard

Form Wizard oferă un compromis avantajos între automatizarea oferită de

AutoForm şi controlul creării unui formular pornind de la zero. Aplicaţia expert vă permite să

selectaţi câmpurile pentru formular şi să alegeţi aşezarea în pagină şi aspectul formularului.

Pentru a utiliza Form Wizard, urmaţi paşii:

1. Într-o fereastră de bază de date, executaţi clic pe tipul de obiect Forms. 2. Executaţi dublu clic pe Create Form by Using Wizard pentru a deschide Form

Wizard (fig. 2)

32

3. Din lista derluantă Tables/Queries selectaţi un tabel sau o interogare din care să

selectaţi câmpuri. 4. Executaţi clic pe un câmp din lista Available Fields, pe care doriţi să-l includeţi în

formular, după care executaţi clic pe Add (>) pentru a-l muta în lista Selected Fields. 5. Repetaţi pasul 4 până când aţi selectat toate câmpurile pe care doriţi să le includeţi din

acel tabel. Dacă doriţi să includeţi câmpuri dintr-un tabel sau dintr-o altă interogare,

reveniţi la pasul 3 şi selectaţi un alt tabel. 6. Executaţi cli pe Next pentru a continua. Vi se cere să alegeţi o aşezare în pagină:

Columnar, Tabular, Datasheet sau Justified. Executaţi clic pe fiecare buton pentru a

vedea o ilustrare a tipului respectiv. Selectaţi aşezarea în pagină pe care o doriţi s-o

folosiţi, după care executaţi clic pe Next. 7. Următorul ecran vă cere să alegeţi un stil pentru formularul dvs. Executaţi clic pe

fiecare stil enumerat, pentru a veea o ilustrare a acestuia; executaţi clic pe Next, după

ce aţi selectat stilul. 8. În ultimul ecran introduceţi un titlu pentru formular în caseta de text din susul csetei de

dialog (dacă doriţi un titlu diferit de cel prestabilit). 9. Executaţi clic pe butonul Finish. Formularul este afişat, pregătit pentru introducerea

datelor.

Crearea unui formular pornind de la zero

Mai puteţi crea un formular pornind de la zero, în modul de vizulaizare Form Design.

Această metodă ar putea părea dificilă la început, dar Access furnizează instrumente cum ar fi

lista Field şi Toolbox pentru a vă ajuta să creaţi formularul. Cea mai performantă şi mai

dificilă cale de a crea formulare este cu modul de vizualizare Form Design. În acest mod de

vizualizare, stabiliţi exact unde plasaşi fiecare câmp şi modul în care-l formataţi.

Pentru a deschide modul de vizualizare Form Design şi a crea un nou formular, urmaţi paşii:

1. În fereastra bazei de date executaţi clic pe tipul de obiect Forms. 2. Executaţi clic pe butonul New. Apare caseta de dialog New Form. 3. Executaţi clic pe Design View. 4. Selectaţi un tabel sau o interogare din lista derulantă de la baza casetei de dialog. Acest

tabel furnizează o listă Field care facilitează plasare câmpurilor în formular. 5. Executaţi clic pe OK. Apare o fereastră Form Design. Sunteţi pregătit să creaţi

formularul. (fig. 3)

33

Observaţi că în modul de vizualizare Form Design apare o listă Field şi o casetă de

instrumente Toolbox.

Mai puteţi începe procesul de construire a unui formular în modul de vizualizare

Design, executând dublu clic pe legătura Create Form in Design View în fereastra bazei de

date. Deoarece nu specificaţi un tabel pentru a fi utilizat de lista Field (aşa cum aţi procedat la

paşii subliniaţi în această secţiune), acea listă Field nu va fi disponibilă. În schimb, trebuie să

specificaţi un tabel pentru lista Field.

Pentru face acest lucru, execuataţi clic pe butonul Properties din bara de

instrumente Form Design. Apare caseta de dialog pentru proprietăţile formularului (fig. 4):

În caseta de dialog pentru proprietăţi verificaţi să fie selectată eticheta All. Executaţi clic în

caseta Record Source, după care utilizaţi săgeata de derulare care apare pentru a specifica

34

tabelul care va servi drept câmp sursă pentru formular. Apare lista Field. Închideţi caseta de

dialog pentru proprietăţi.

Adăugarea controalelor într-un formular

Pentru a adăuga un control care afişează un câmp în formular, urmaţi paşii:

1. Afişaţi lista Field dacă aceasta nu este afişată. Pentru a face acest lucru, selectaţi Field

List din meniul View. 2. Trageţi un câmp din lista Field în zona detail a formularului. Indicatorul mouse-ului se

schimbă, pentru a arăta că este plasat un câmp. 3. Repetaţi pasul 2, pentru a adăuga în formular oricât de multe câmpuri doriţi.

Când trageţi un câmp din lista Field într-un formular, acesta se transformă într-un

control care afişează date din acel câmp de tabel în formular. În esenţă este o legătură între

câmpul tabelului şi controlul din formular. Puteţi trage simultan mai multe câmpuri în formular,

utilizând paşii descrişi mai devreme. Totuşi, la pasul 2, în loc să executaţi clic şi să trageţi un

singur câmp, efectuaţi una dintre următoarele acţiuni înainte de tragere:

• Pentru a selecta un bloc de câmpuri succesive, executaşi clic pe primul câmp

dorit şi menţineţi apăsată tasta Shift în timp ce executaţi clic pe ultimul.

• Pentru a selecta câmpuri care nu se află în succesiune, menţineţi apăsată tasta

Ctrl şi executaţi clic pe fiecare dintre câmpurile dorite.

• Pentru a selecta toate câmpurile dintr-o listă, executaţi dublu clic pe bara de

titlu Field List.

Introducerea datelor într-un formular

Scopul creării unui formular este acela de a introduce mai uşor date în tabelele dvs.

Formularul acţionează ca o mască atractivă care vă protejează de realitatea dezolantă a

modului de vizualizare Datasheet. Pentru a introduce date într-un formular, urmaţi aceşti paşi:

1. Deschideţi formularul. În fereastra bazei de date executaţi clic pe eticheta Form, după

care executaţi dublu clic pe numele formularului. 2. Executaţi clic în câmpul cu care doriţi să începeţi şi tastaţi datele. 3. Tastaţi Tab pentru a trece la câmpul următor. Dacă trebuie să vă întoarceţi, puteţi tasta

Shift+Tab pentru a trece la câmpul anterior. Când ajungeţi la ultimul camp, tastând Tab

treceţi în primul camp al unei noi înregistrări vide.

35

Pentru a trece la înregistrarea următoare înainte de a ajunge la ultimul camp, sau

pentru a vă deplasa în urmă cu câteva înregistrări, executaţi clic pe butoanele cu săgeată la

stânga, respective la dreapta, de la capătul stâng al barei de navigare, aflată la baza

ferestrei.

4. Repetaţi paşii 2 şi 3 pentru a introduce toate înregistrările dorite. Acestea sunt salvate

automat, în timp ce le introduceţi.

36

- Capitolul 7 - Modificarea unui formular.

Mutarea controalelor de câmp

Cea mai obişnuită modificare într-un formular este repoziţionarea unui control. De exemplu, aţi putea dori să

mutaţi mai multe controale în jos, pentru a putea dori să mutaţi mai multe controale în jos, pentru a putea

insera un nou control, sau aţi putea dori să rearanjaţi controalele faţă de grilă.

Dacă aţi plasat în formular controale de la care se porneşte (în loc să folosiţi AutoForm sau Form Wizard),

aţi observat probabil că un control constă din două părţi: o etichetă şi controlul propriu-zis. Puteţi manipula

diverse atribute ale etichetei şi controlului în mod independent (cum ar fi dimensiunile acestora sau distanţa

dintre ele).

Urmaţi aceşti paşi:

1. În fereastra bazei de date selectaţi un formular din lista Form, după care executaţi clic pe butonul

Design din bara de instrumente din fereastra bazei de date. Formularul este deschis în modul de

vizualizare Design. 2. Executaţi clic pe eticheta unui control, pentru a-l selecta. În jurul etichetei apar punctele de control

de selecţie (un punct de control de deplasare apare de asemenea pe control, dar nu veţi dori să vă

preocupaţi de acesta acum). Puteţi să selectaţi mai multe controale, meţinând apăsată tasta Shift în

timp ce executaţi clic pe eticheta fiecărui control. 3. Poziţioanţi indicatorul mouse-ului pe marginea etichetei controlului, pentru ca indicatorul să se

transforme într-o mână. Dacă mutaţi mai multe controale selectate, puteţi poziţiona indicatorul

mouse-ului pe orice etichetă a controlului selectat. 4. Trageţi pe o nouă poziţie eticheta controlului şi controlul. 5. Eliberaţi butonul mouse-ului când controlul este pe poziţia dorită.

Eticheta s-a mutat, dar controlul anexat a rămas pe loc ! Când poziţionaţi indicatorul mouse-ului

deasupra controlului de mutat, asiguraţi-vă că indicatorul se transformă într-o mână deschisă. Dacă vedeţi

un deget întins, vă aflaţi deasupra căsuţei de deplasare a controlului. Degetul întins este utilizat pentru a

muta controale şi etichete în mod independent.

Mutarea în mod independent a controalelor şi etichetelor de câmp

În funcţie de modul în care dispuneţi controalele din formularul dvs., aţi putea dori să separaţi controlul de

eticheta controlului.

Pentru a muta un control sau eticheta ataşată acestuia în mod independent, urmaţi paşii:

1. Executaţi clic pe controlul pe care doriţi să-l separaţi de eticheta acestuia.

37

2. Poziţionaţi indicatorul mouse-ului peste punctul de control dedeplasare din colţul din stânga-

sus al etichetei sau controlului. Indicatorul mouse-ului se transformă într-un deget întins. 3. Trageţi eticheta sau controlul pe o nouă poziţie.

Separarea unei etichete de un control vă permite să rearanjaţi controalele dvs. în tot felul de configurări

tabelare şi pe coloană pe grila formularului. Trebuie însă să vă asiguraţi că păstraţi eticheta corectă în

aproprierea controlului corespunzător.

Schimbarea dimensiunilor etichetelor şi controalelor

Mai puteţi schimab lăţimea sau înălţimea unei etichete sau unui control. Separarea unei etichete de controlul

acesteia vă asigură un spaţiu pentru redimensionarea independentă a etichetei sau controlului. Pentru a

schimba lăţimea (lungimea) unei etichete sau unui control, urmaţi aceşti paşi:

1. Executaţi clic pe etichetă sau pe control, pentru a-l selecta. Dacă veţi redimensiona chiar

controlul, verificaţi să executaţi clic pe control. În jurul acestuia apar puncte de control (mici

casete) de selecţie. 2. Încercaţi să poziţionaţi indicatorul mouse-ului fie pe dreapta fie pe stânga eticehtei sau

controlului, până când indicatorul mouse-ului se transformă într-un instrument de

dimensionare (o săgeată orizontală, cu două capete) fig. 1

3. Trageţi punctul de control de dimensionare a etichetei sau controlului, pentru a creşte sau

descreşte lungimea, după cum este necesar. După aceea, eliberaţi butonul mouse-ului.

Vizualizarea anteturilor şi subsolurilor

Până acum aţi lucrat în partea principală a grilei formularului, numită zona Detail. Zona Detail este acolo

unde plasaţi diferitele controale de câmp pentru formular.

38

Există şi alte zone ale formularului. De exemplu, un antet de formular poate fi utilizat pentru a include un

titlu de formular (informaţiile de antet apare în susul formularului). Celelalte zone de formular sunt:

· Form Header – Zonă din susul formularului, care poate fi utilizată pentru repetarea informaţiilor,

cum ar fi titlul formularului.

· Form Footer – O zonă din josul formularului, care poate fi utilizată pentru repetarea informaţiilor,

cum ar fi data curentă sau informaţii explicative legate de formular.

· Page Header – Formularele care sunt construite pentru adăugarea datelor în mai multe tabele pot

consta din mai multe pagini. Puteţi include şi o zonă Page Header pe un formular, care vă permite

să includeţi informaţiile care doriţi să se repete pe fiecare pagină a formularului la momentul tipăririi

acestuia, cum ar fi pagină a formularului la momentul tipăririi acestuia, cum ar fi numele dvs. şi

numele firmei.

· Page Footer – Această zonă vă permite să plasaţi informaţii, cum ar fi numerotarea paginilor, care

apar pe fiecare pagină când este tipărit formularul.

Aceste zone diferite ale grilei formularului nu sunt afişate în mod prestabilit; pentru a afişa aceste zone, cum

ar fi Form Header/Footer, utilizaţi meniul View, Form Header/Footer.

Când creaţi un formular cu Form Wizard, zonele Form Header şi Form Footer apar în modul de vizualizare

Design, dar nu conţin nimic. Pentru a face loc ca să lucraţi în Form Header, executaţi clic pe bara Detail Header pentru a o selecta, poziţionaţi indicatorul mouse-ului între bare şi trageţi mouse-ul în jos. (fig.2)

39

Secţiunea Detail conţine contoale ale căror date se schimbă în fiecare înregistrare. După cum am

menţionat, Form Header conţine text care doriţi să se repete pe fiecare formular de pe ecran. Asta face

din Form Header un loc extraordinar pentru adăugarea unei etichete care conţine un titlu pentru

formular.

Adăugarea etichetelor

Puteţi adăuga o etichetă în oricare dintre zonele formularului. Adăugarea etichetelor la un formular vă

permite să plasaţi titluri, subtitluri sau text explicativ în formular. Deoarece veţi dori ca aceste tipuri

de etichete să se repete în susul sau la baza unui formular, cel mai bun loc pentru adăugarea acestora

este antetul sau subsolul formularului. Pentru a adăuga titluri şi alte informaţii generale într-un antet sau

subsol, sau pentru a adăuga în zona Detail anumite informaţii despre anumite controale, urmaţi paşii:

1. În cazul în care caseta de instrumente nu este afişată, selectaţi Toolbox din meniul View

sau executaţi clic pe butonul Toolbox de pe bara de instrumente. 2. Executaţi clic pe instrumentul Label din caseta de instrumente (cel cu literele Aa înclinate pe

el). Indicatorul mouse-ului se transformă într-un A însoţit de un semn plus lângă acesta. 3. Plasaţi indicatorul Label pe o zonă din grila formularului, cum ar fi zona Form Area. Trageţi

mouse-ul pentru a crea o casetă sau un dreptunghi pentru introducerea textului.(fig. 3)

4. Când eliberaţi butonul mouse-ului, apare o nouă casetă de etichetă, conţinând un punct de

inserare. Tastaţi textul pe care doriţi să-l conţină caseta de etichetă.

40

Trebuie să tastaţi textul acum ! Dacă nu tastaţi nimic înainte să treceţi la pasul 5, caseta dispare de

îndată ce executaţi clic în afara acesteia.

5. Executaţi clic oriunde în exteriorul suprafeţei controlului pentru a încheia, sau tastaţi Enter.

Formatarea textului dintr-un formular

După ce plasaţi toate informaţiile într-un formular (adică acele controale pe care doriţi să le inseraţi în

formular şi etichetele pentru afişarea oricărui titlu sau text explicativ), la pasul următor faceţi formularul să

arate mai atractiv.

Toate instrumentele de formatare de care aveţi nevoie se află pe bara de instrumente Formatting (bara de

instrumente de sus din modul de vizualizare Form Design). Pentru a formata un control sau o etichetă,

selectaţi-o, după care executaţi clic pe instrumentul de formatare potrivit, pentru a aplica formatul controlului

sau etichetei. (fig. 4)

Unele instrumente, cum ar fi instrumentele Font şi Size, sunt liste derulante. Executaţi clic pe săgeata în jos,

de lângă instrument, după care alegeţi din listă. Alte instrumente sunt simple butoane pentru activarea sau

dezactivarea scrierii cu caractere aldine sau cursive. Alte instrumente, cum ar fi instrumentele Color şi

Border, combină un buton cu o listă derulantă. Dacă executaţi clic pe un buton, acesta aplică culoarea

curentă. Puteţi să executaţi clic pe săgeata în jos de lângă buton, pentru a schimba valoarea.

Puteţi schimba şi culoarea fundalului de formular. Este suficient să executaşi clic pe antetul pentru secţiunea

pe care doriţi s-o modificaţi (de exemplu, Detail) pentru a selecta întreaga secţiune. După aceea executaţi

clic-dreapta şi selectaţi culoarea Fill/Back, pentru a schimba culoarea.

Schimbarea ordinii etichetelor

Când introduceţi date într-un formular, tastaţi Tab pentru a vă deplasa de la un control la altul, în ordinea în

care acestea apar în formular. Trecerea de la un control la altul în formular se numeşte ordine de tabulare.

Când creaţi pentru prima dată un formular, ordinea de tabulare se desfăşoară de sus în jos.

Când deplasaţi şi rearanjaţi controale, ordinea de tabulare nu se shimbă automat. De exemplu, să

presupunem că aţi avut 10 controale dispuse într-o coloană şi că le-aţi rearanjat astfel încât al X – lea să

apară acum la început. Ar fi necesare tot 10 apăsări ale tastei Tab pentru a deplasa punctul de inserare în

41

primul control, chiar dacă este în susul formularului. Acest aspect îngreunează completarea formularului, aşa

că veţi dori să schimbaţi ordinea de tabulare, pentru a reflecta noua structură a formularului.

Pentru a ajusta ordinea de tabulare, urmaţi paşii:

1. Selectaţi View, Tab Order. Apare caseta de dialog Tab Order (fig. 5)

2. Selectaţi secţiunea pentru care doriţi să stabiliţi ordinea de tabulare. Secţiunea prestabilită

este Detail. 3. Controalele apar în ordinea de tabulare. Pentru a schimba ordinea, executaţi clic pe un

control, după care trageţi-l în sus sau în jos, în listă. 4. Pentru a stabili ordinea de tabulare pe baza poziţiilor curente ale controalelor din formular

(de sus în jos), executaţi clic pe butonul AutoOrder. 5. Executaţi clic pe OK.

După ce aţi terminat de făcut diferite îmbunătăţiri în formularul dvs., trebuie să salvaţi modificările. Executaţi

clic pe butonul Save din bara de instrumente Form Design.

42

- Capitolul 8 - Adăugarea controalelor speciale în formulare.

Utilizarea controalelor de formular speciale

Până acum aţi studiat adăugarea controalelor la un formular, controale legate direct de câmpurile dintr-un

tabel sau de tabele. Asta înseamnă că în cazul în care controlul nu este legat la un câmp dintr-un tabel care

utilizează tipul de date AutoNumber, va trebui să tastaşi în întregime informaţiile pe care le introduceţi în

formular (la fel cum aţi proceda într-un tabel).

Din fericire, Access oferă câteva controale de formular speciale, care pot fi utilizate pentru a vă ajuta să

introduceţi date. De exemplu, o casetă cu listă poate să conţină o listă de intrări pentru un control. Tot ce

aveţi de făcut este să selectaţi intrarea potrivită din listă. Există şi alte controale speciale care pot simplifica

inserarea datelor în formular. Aceste controale sunt:

· Caseta cu listă – Prezintă o listă din care alegeţi un articol

· Grupul combinat – La fel ca ocasetă cu listă, dar puteţi tasta alte intrări, în plus faţă de cele din listă.

· Grupul de opţiune – Vă furnizează diverse tipuri de butoane de intrare (puteţi alege doar un tip de

buton atunci când creaţi un grup de opţiune). Puteţi utiliza butoane de opţiune, butoane de comutare

sau căsuţe de validare.

· Butonul de comandă – Când executaţi clic pe acesta, este rulată o funcţie, cum ar fi lansarea unui alt

program, tipărirea unui raport, salvarea înregistrării sau orice altceva specificaţi

Figura 1 arată câteva controale speciale în modul de vizualizare Form

43

Toate aceste controale speciale pot fi create utilizând butoanele din Toolbox. Sunt disponibile şi aplicaţii

expert care vă conduc prin etapele creării fiecăruia dintre aceste tipuri de controale speciale. Pentru a utiliza

aplicaţia expert pentru un anumit control special, asiguraţi-vă că este activat butonul Control Wizards în

Toolbox.

Crearea unei casete cu listă sau a unei casete combinate

O casetă cu listă sau o casetă combinată se poate dovedi foarte utilă dacă tastaţi în mod repetat anumite

valori într-un câmp. De exemplu, dacă trebuie să introduceţi numele uneia dintre cele 12 filiale ale unei firme

de fiecare dată când utilizaţi un formular, aţi putea considera că este mai uşor să creaţi o casetă cu listă care

conţine numele filialelor, după care puteţi să executaţi clic pentru a selecta un anumit număr din listă. În

cazul unei casete du listă, persoana care efectuează introducerea datelor este limitată la opţiunile care sunt

afişate în listă.

Urmaţi aceşti paşi pentru a crea o casetă cu listă sau o casetă combinată în modul de vizualizare Form Design:

1. Asiguraţi-vă că este selectat butonul Control Wizards din Toolbox. 2. Executaţi clic pe butonul Combo Box din Toolbox. Indicatorul mouse-ului se schimbă,

pentru a afişa tipul de casetă pe care l-aţi selectat. 3. Tragteţi mouse-ul pentru a desena o casetă pe grilă, pe poziţia pe care doriţi s-o plasaţi.

Când eliberaţi butonul mouse-ului, este lansată aplicaţia expert pentru casete cu listă sau

pentru casete combiante. 4. În primul rând ecran al aplicaţiei expert (fig. 2), executaţi clic pe butonul de opţiune I Will

Type In The Values That I Want. După aceea, executaţi clic pe Next.

44

5. În ecranul următor este furnizată o coloană de casete (înainte să introduceţi valori se vede o

singură casetă) pe care o utilizaţi pentru a introduce valori le care doriţi să apară în listă.

Introduceţi-le (după cum arată fig. 2), apăsând tasta Tab după fiecare intrare. După aceea

executaţi clic pe Next. 6. În ecranul următor alegeţi opţiunea prin care fie Access reţine valorile din listă pentru o

utilizare ulterioară (cum ar fi calculele), fie introduce un anumit câmp o valoare selectată din

listă. Deoarece utilizaţi această casetă pentru introducerea datelor, Selectaţi Store That Value in This Field, după care alegeţi un câmp din lista derulantă furnizată. De exemplu,

dacă doriţi ca această listă să furnizeze date din câmpul dvs. Product Description, selectaţi

câmpul din lista derulantă. Executaţi clci pe Next pentru a continua.

45

7. În ecranul următor, tastaţi textul etichetei pentru noul control – casetă cu listă combinată. 8. Executaţi clic pe Finish. Noua dvs. casetă cu lista sau casetă combinată apare în formular.

Legarea unei casete sau a unei casete combinate de un câmp. Cea mai bună cale de a aborda casetele

cu listă sau casetele combinate este să creaţi un formular care include toate câmpurile dintr-un anumit tabel.

După aceea, puteţi şterge în modul de vizualizare Form Design acele controale pentru câmpuri pe care

doriţi să le „re-creaţi” sub formă de casete cu listă sau casete combinate. După aceea, salvaţi valorile din

caseta combinată într-unul dintre câmpurile pe care le-aţi şters din formular.

Crearea unui grup de opţiune

Un alt control special util este grupul de opţiune. Un grup de opţiune furnizează diferite tipuri de butoane

sau casete de introducere, care pot fi utilizate pentru a insera rapid informaţii într-un formular. Un grup de

opţiune poate utiliza unul dintre următoarele tipuri de butoane:

• Butoane de opţiune (Option) – este furnizat câte un buton de opţiune separat pentru fiecare opţiune

pe care o puneţi la dispoziţie în formular. Pentru a face o anumită alegere, executaţi clic pe butonul de

opţiune potrivit.

• Căsuţe de validare (Check) – este furnizată câte o căsuţă de validare separată pentru fiecare opţiune

pe care o puneţi la dispoziţie în formular. Pentru a face o anumită alegere, executaţi clic pe căsuţa de

validare potrivită.

• Butoane de comutare (Toggle) – Pentru răspunsul necesar, este furnizat un buton care poate fi

activat şi dezactivat prin clic pe buton.

46

Grupurile de opţiune funcţionează optim în cazul unui număr limitat de opţiuni disponibile, iar atunci când

creaţi grupul dvs. de opţiune, ar trebui să selectaţi tipul de buton sau de casetă care corespunde cel mai

bine cerinţelor dvs. Dacă aveţi mai multe răspunsuri când este valabil unul singur, utilizaţi butoane de

opţiune. Dacă aveţi o situaţie în care sunt posibile mai multe răspunsuri, utilizaţi căsuţe de validare.

Butoanele de comutare sunt utilizate când este posibil un singur răspuns şi se răspunde la o întrebare prin

da sau nu. Butonul de comutare este activat sau dezactivat atunci cu un clic de mouse.

Pentru a crea un control Option Group (veţi crea un control care utilizează butoanede opţiune), urmaţi

aceşti paşi:

1. Verificaţi să fie selectat butonul Control Wizards din Toolbox. 2. Executaţi clic pe butonul Option Group din Toolbox. Indicatorul mouse-ului se schimbă,

pentru a afişa pictograma Option Group. 3. Trageţi indicatorul mouse-ului în formularul dvs., pentru a desena o casetă în care doriţi să

apară grupul de opţiune. Când eliberaţi butonul mouse-ului, plivcaţia experet este lansată. 4. Aplicaţia expert vă cere să introduceţi etichetele dorite pentru fiecare buton (sau căsuţă de

validare sau buton de comutare), vezi fig. 3. Veţi avea nevoie de câte o etichetă pentru

fiecare buton care va apărea în grup. Aceste etichete ar trebui să aibă tipul de date pe care

l-aţi insera în mod normal în câmpul pentru care construiţi un grup de opţiune (este

specificat la pasul 7). Introduceţi etichetele necesare, tastând Tab după fiecare; după aceea

executaţi clic pe Next. 5. În ecranul următor, puteţi selecta una dintre etichetele pe care le-aţi introdus la pasul 4 drept

opţiune prestabilită pentru grupul de opţiune. Specificaţi eticheta, după care executaţi clic pe

Yes, the Default Choice Is sau executaţi clic pe No, I Don’t Want a Default As the Other Possibility. După aceea, executaţi clic pe Next.

6. În ecranul următor, aplicaţia expert vă întreabă ce valoare doriţi să atribuiţi fiecărei opţiuni

(cum ar fi 1, 2 ş.a.m.d.). Aceste valori furnizează un echivalent numeric pentru fiecare

etichetă pe care aţi enumerat-o la pasul 4 şi sunt utilizate de Access pentru a stoca

răspunsul furnizat de un anumit buton de opţiune sau de o anumită casetă de validare. Ar

trebui să utilizaţi valorile prestabilite furnizate de Access. Executaţi clic pe Next pentru a

continua. 7. În ecranul următor decideţi dacă valoarea pe care aţi atribuit-o fiecăreia dintre etichetele de

opţiune este stocată într-un anumit câmp sau este salvată de Access pentru o utilizare

viitoare. Deoarece folosiţi grupul de opţiune pentru a introduce date într-un anumit câmp,

verificaţi să fie selectat butonul de opţiune Store the Value in this Field. Astfel stocaţi

datele furnizate de grupul de opţiune într-un anumit câmp. Selectaţi câmpul din lista

derulantă furnizată. După aceea, executaţi clic pe Next pentru a continua. 8. În ecranul următor, selectaţi tipul de control (buton de opţiune, căsuţă de validare sau buton

de comutare – vezi fig. 3 pe care doriţi să-l utilizaţi ţi un stil pentru controale; după aceea

executaţi clic pe Next.

47

9. În ultimul ecran, tastaţi o etichetă pentru noul control. După aceea, executaţi clic pe Finish.

Noul dvs. control de opţiune apare în zona de grilă din formular. Toate valorile de opţiune diferite pe care le-

aţi introdus apar în control. Când treceţi în modul de vizualizare Form pentru a introduce date, puteţi utiliza

diferitele butoane de opţiune sau căsuţe de validare pentru a selecta o valoare actuală pentru respectivul

câmp.

Adăugarea butoanelor de comandă

Un alt tip de control special pe care-l puteţi adăuga în formularul dvs. este un buton de comandă.

Butoanele de comandă sunt utilizate pentru a efectua o anumită acţiune. De exemplu, aţi putea pune într-un

formular un buton de comandă care vă permite să treceţi la înregistrarea următoare sau să tipăriţi formularul.

Access oferă diferite tipuri de butoane de comandă pe care le puteţi plasa în formularele dvs.:

• Record Navigation – Puteţi adăuga butoane de comandă care vă permit să treceţi la înregistrarea

următoare, anterioară, la prima sau la ultima înregistrare.

• Record Operations – Puteţi crea butoane care şterg, dublează, tipăresc, salvează sau anulează o

înregistrare.

• Form Operations – Butoanele de comandă pot tipări un formular, pot deschide o pagină (într-un

formular cu mai multe pagini) sau pot închide formularul.

• Aplicaţie – Butoanele de comandă pot determina ieşirea din Access sau rularea unei alte aplicaţii.

• Diverse – Butoanele de comandă pot tipări un tabel, pot rula o macrocomandă, pot executa o

interogare sau pot utiliza AutoDialer pentru a apela un număr de telefon specificat într-un formular.

Pentru a plasa un buton de comandă într-un formular, urmaţi aceşti paşi:

48

1. Asiguraţi-vă că este selectat butonul Control Wizards din Toolbox. 2. Executaţi clic pe Command Button din Toolbox. Indicatorul mouse-ului dvs. se schimbă,

afişând pictograma Command Button. 3. Executaţi clic în formularul dvs., acolo unde doriţi să apară butonnul de comandă (cum ar fi

antetul formularului). Se deschide Command Button Wizard. 4. În primul ecran al aplicaţiei exepert, selectaţi o categorie de acţiune din lista Categories şi

apoi, din caseta Actions (vezi fig. 4), selectaţi acţiunea pe care ar trebui s-o execute butonul.

După aceea, executaţi clic pe Next.

5. În ecranul următor puteţi alege ca pe butonul de comandă să apară fie text, fie o imagine.

Pentru text, selectaţi Text, după care introduceţi textul în caseta potrivită. Pentru a plasa o

imagine pe buton, selectaţi Picture, după care selectaţi o imagine din lista furnizată sau din

alte liste; utilizaţi butonnul Browse pentru a le localiza). După aceea, executaţi clic pe Next. 6. În ecranul următor, tastaţi un nume pentru noul dvs. buton. După aceea, executaţi clic pe

Finish. Butonul apare în formularul dvs. Îl puteţi deplasa la fel ca orice alt control.

În acestă lecţie aţi învăţat să creaţi casete cu listă şi casete combinate, grupuri de opţiune şi butoane de

comandă.

49

- Capitolul 9 - Sortarea, filtrarea şi indexarea datelor.

Sortarea datelor

Deşi aţi introdus înregistrările în tabel într-o ordine care are o logică oarecare, eventual după codul

angajatului sau data angajarii, posibilitatea de a schimba ordinea înregistrărilor din tabel pe baza unui anumit

parametru de câmp paote fi un lucru extrem de util. Aici intervine caracteristica Sort.

Utilizând Sort, puteţi rearanja din tabel pe baza oricărui câmp din tabel (pot fi create şi sortări mai complexe,

care vă permit să efectuaţi sortări după mai multe câmpuri, cum ar fi mai întâi Prenume şi după aceea

Nume). Puteţi efectua sortări fie în ordine crescătoare (de la A la Z sau de la 1 la 10), fie în ordine

descrescătoare de la (Z la A sau de la 10 la 1).

Cea mai rapidă cale de a sorta este utilizând fie butonul Sort Ascending, fie butonul Sort Descending din

bara de instrumente Table. Totuşi, această cale simplă de a sorta înregistrări vă limitează la sortarea după

un câmp sau după câmpuri alăturate.

Pentru a sorta înregistrări, urmaţi aceşti paşi:

1. Plasaţi punctul de inserare în câmpul după care doriţi să sortaţi tabelul (dacă doriţi să sortaţi

după mai multe câmpuri alăturate, selectaţi coloanele câmpurilor executând clic şi tragând

mouse-ul peste numele de câmpuri). 2. Pentru a sorta înregistrările din tabel după acel câmp, în ordine crescătoare (alfabetic de la

A la Z), executaţi clic pe butonul Sort Ascending. 3. Pentru a sorta înregistrările în ordine descrescătoare, executaţi clic pe butonul Sort

Descending. 4. Pentru a plasa înregistrările la loc în ordinea lor dinaintea sortării, selectaţi meniul Records,

după care selectaţi Remove Filter/Sort.

După cum s-a menţionat deja, puteţi sorta un tabel după câmpuri alăturate, utilizând butoanele de sortare.

Tot ce aveţi de făcut este să selectaţi capetele de coloană pentru acele coloane de câmp, după care să

executaţi clic pe butonul de sortare corect. De exemplu, dacă aţi fi dorit să sortaţi un tabel cu clienţi după

nume, după care să-l sortaţi după prenume, numele ar fi trebuit să fie în coloana care este imediat la stânga

câmpului prenume.

Filtrarea datelor

Deşi sortarea rearanjează înregistrările din tabel, ar putea fi necesar să vedeţi o parte din înregistrări dintr-un

tabel, pe baza unui anumit criteriu. În acest scop este utilizată filtrarea. Caracteristica Filter ascunde

temporar înregistrările din tabel care nu corespund criteriilor de filtrare.

50

De exemplu, aţi putea dori să vedeţi înregistrările dintr-un tabel de angajaţi, în care angajaţii şi-au depăşit

planul la vânzări pe an. În alt tabel, aţi putea dori să găsiţi comenzile care au fost emise la o anumită dată.

Filtrele vă pot ajuta să micşoraţi temporar numărul de înregistrări din tabel, pe baza criteriilor stabilite de dvs.

Puteţi aplica un filtru în trei moduri: Filter by Selection (sau Filter Excluding Selection), Filter by Form şi

Advanced Filter/Sort. Primele două metode sunt căi foarte uşoare de filtrare rapidă a înregistrărilor dintr-un

tabel.

Caracteristica Advanced Filter/Sort utilizează un mod de vizualizare Design care este aproape identic cu

modul de vizualizare Query Design.

• Filtrarea după selecţie

Filtrarea după selecţie este cea mai simplă metodă de filtrare, dar înainte să o puteţi utiliza trebuie să

localizaţi un câmp care conţine valoarea pe care doriţi s-o folosiţi pentru a filtra tabelul. De exemplu, dacă

doriţi să filtraţi un tabel cu clienţi după o ţară, cum ar fi Germania, trebuie să localizaţi un câmp în

înregistrare care conţine textul „Germania”.

Pentru a filtra după selecţie, urmaţi paşii:

1. Localizaţi un câmp dintr-o înregistrare, care conţine valoarea pe care doriţi s-o utilizaţi

pentru a filtra tabelul. De exemplu, dacă doriţi să vedeţi toţi clienţii din Germnania, ar trebuie

să găsiţi o înregistrare care conţine „Germania” în coloana de câmp Ţara. 2. Selectaţi datele din câmp. 3. Executaţi clic pe butonul Filter by Selection de pe bara de instrumente sau selectaţi

Records, indicaţi Filter, după care alegeţi Filter by Selection. Înregistrările care corespund

criteriilor vor fi afişate în tabel.

⌦⌦ Finisrea caracteristicii Filter by Selection. Puteţi filtra de asemenea tabelul, selectând doar o porţiune

a unei intrări dintr-un câmp. De exemplu, dacă doriţi să filtraţi înregistrările după numele care încep cu litera

S, selectaţi S dintr-un nume care apare în câmpul Prenume al unei înregistrări.

Cu Filter by Selection puteţi filtra după un singur criteriu la un moment dat. Totuşi după primul filtru puteţi

aplica filtre succesive, pentru a micşora şi mai mult lista înregistrărilor potrivite.

Mai puteţi filtra căutând înregistrări care nu conţin valoarea selectată. Urmaţi aceiaşi paşi ca cei descrişi în

această secţiune, dar la pasul 3 selectaţi Records, indicaţi Filter şi selectaţi Filter Excluding Selection.

După ce aţi încheiat examinarea înregistrărilor care corespund criteriilor dvs. de filtrare, veţi dori să aduceţi

toate înregistrările tabelului înapoi pe ecran. Selectaţi Records, Remove Filter/Sort.

51

• Filtrarea după formular

Filtrarea după formular este o metodă de filtrare mai performantă decât filtrarea după selecţie. Cu Filter by Form puteţi filtra după mai multe criterii la un moment dat.

Pentru a filtra după formular, urmaţi aceşti paşi:

1. Cu tabelul deschis în modul de vizualizare Datasheet, executaţi clic pe butonul Filter by

Form din bara de instrumente sau selectaţi Records, indicaţi Filter, după care

selectaţi Filter by Form. Apare un formular vid, semănând cu o foaie de date goală, având

o singură linie de înregistrare. 2. Executaţi clic în câmpul pentru care doriţi să stabiliţi un criteriu. Apare o săgeată în jos

pentru o listă derulantă. Executaţi clic pe săgeată în jos pentru listă derulantă. Executaţi clic

pe săgeată şi selectaţi valoarea dorită din listă (fig. 1). Puteţi să tastaţi valoarea şi direct în

câmp, dacă preferaţi.

3. Introduceţi criterii suplimentare pentru filtru, după cum e necesar, utilizând listele derulante

furnizate de celelalte câmpuri din tabel.

4. După ce introduceţi criteriile, executaţi clic pe butonul Apply Filter de pe bara de

instrumente. Datele dvs. filtrate apar în fereastra Table.

Cum s-a specificat la Filter by Selection, puteţi şterge un filtru, executând clic pe butonul Remove Filter sau selectând Records, Remove Filter/Sort.

52

Salvarea filtrului ca interogare

Dacă proiectaţi un filtru pe care aţi dori să-l păstraţi, îl puteţi salva ca interogare. După ce este salvat ca

interogare, acesta rezidă în lista Query din fereastra bazei de date.

Pentru a salva un filtru ca interogare, urmaţi paşii:

1. Afişaţi filtru în modul de vizualizare Filter by Form. 2. Selectaţi File, Save As Query. Access vă cere numele noii interogări. 3. Tastaţi un nume şi executaţi clic pe OK. Access salvează filtrul ca interogare.

Indexarea datelor

Deşi nu reprezintă o metodă de manipulare a datelor, ca sortarea sau filtrarea, indexurile asigură o metodă

prin care grăbesc căutările, sortările şi filtrările, catalogând conţinutul unui anumit câmp. Câmpul de cheie

principală dintr-un tabel este indexat automat. Dacă aveţi un tabel de bază de date voluminos şi efectuaţi

frecvent căutări, sortări sau filtrări după un câmp care nu este câmpul cheie principală, aţi putea dori să

creaţi un index pentru respectivul câmp.

⌦⌦ NU poate fi indexat. Nu puteţi indexa un câmp al cărui tip de date este Memo, Hyperlink sau OLE

Object. Nu este există nici o metodă prin care Access să verifice conţinutul câmpurilor care conţin aceste

tipuri de intrări, făcând imposibilă crearea unui index.

Pentru a indexa un câmp, urmaţi paşii:

1. Deschideţi tabelul în modul de vizualizare Design. 2. Selectaţi câmpul pe care doriţi să-l indexaţi. 3. În panoul Field Properties din eticheta General. Executaţi clic în caseta Indexed. 4. Din lista derulantă a câmpului Indexed, selectaţi fie Yes (Duplicates OK), fie Yes (No

Duplicates), în funcţie de oportunitatea unicităţii conţinutului câmpului pentru fiecare

înregistrare (fig. 2).

53

De exemplu, în cazul indexării unui câmp care conţine nume, veţi dori să fie permise dubluri

(Duplicates OK), dar în cazul unui câmp numeric pentru codul numeric personal în care ştiţi că

fiecare intrare este unică, nu veţi dori să permiteţi dubluri (No Duplicates).

5. Salvaţi modificările aduse structurii tabelului executând clic pe butonul Save din bara de

instrumente Design. 6. Închideţi modul de vizualizare Design al tabelului.

Indexurile nu sunt „strălucitoare”. Acestea funcţionează „în culise” pentru a grăbi căutările şi filtrările.

Indexurile nu au în realitate vreo funcţie de sine stătătoare.

54

- Capitolul 10 - Adăugarea câmpurilor la o interogare.

Indiferent dacă creaţi interogarea dvs. Pornind de la zero sau modificţnd o intergare existentă, modul de

vizualizare Query Design oferă posibilitatea de a adăuga câmpuri de tabel care vor fi conţinute în interogare.

Verificaţi ca tabelele care conţin cţmpurile pentru interogare să fie prezente în fereastra de proiectare.

⌦⌦ Adăugarea mai multor tabele. Puteţi adăuga tabele la interogare în orice moment. Executaţi clic pe

butonul Show Table de pe bara de instrumente sau selectaţi Query, Show Table. După aceea, selectaţi

tabelele dorite şi executaţi clic pe Add. Executaţi clic pe Close pentru a reveni la proiectul dvs. de interogare.

Pentru a dăuga un câmp la interogare, urmaţi paşii:

1. În prima coloană de câmp a grilei interogării executaţi clic în caseta Field. Apare săgeata

unei liste derulante. 2. Executaţi clic pe lista derulantă şi selectaţi un câmp (vezi fig. 3). Deoarece sunt enumerate

toate câmpurile diponibile în tabelele pe care le-aţi selectat pentru interogare, veţi fi probabil

nevoit să derulaţi lista pentru a găsi câmpul pe care doriţi să-l utilizaţi.

3. Executaţi clic pe următoarea coloană de câmp şi repetaţi procedura. Adăugaţi celelalte

câmpuri pe care doriţi să le includeţi în interogare, după necesităţi.

55

Pe măsură ce adăugaţi câmpuri la interogare, de la stânga la dreapta, trebuie să ştiţi că aceasta va fi

ordinea în care cor apărea câmpurile în interogare atunci când o rulaţi. Dacă doriţi să schimbaţi câmpul pe

care l-aţi plasat într-o anumită coloană de câmp, utilizaţi lista derulantă Field a coloanei pentru a selecta un

alt câmp.

⌦⌦ Adăugarea rapidă a câmpurilor la un formular. Mai puteţi adăuga câmpuri la formular direct din

tabelele care apar în panoul Table al modului de vizualizare Query Design. Într-unul dintre tabele, localizaţi

câmpul pe care doriţi să-l plasaţi în prima coloană de câmp şi executaţi dublu clic pe numele din prima

coloană din câmp a grilei interogării. Pentru a adăuga câmpul următor, localizaţi-l într-un tabel, după care

executaţi dublu clic pe câmp. Această metodă vă permite să selectaţi câmpuri din anumite tabele în loc să

derulaţi o listă lungă, continuă de nume de câmpuri.

Ştergerea unui câmp

Dacă plasaţi într-o coloană de câmp un câmp nedorit, îl puteţi înlocui utilizând lista derulantă din caseta

Field (a coloanei respective) pentru a selecta un câmp diferit. Dacă nu doriţi ca în acea coloană de câmp să

apară vreun câmp, puteţi şterge câmpul din interogare. Ştergerea câmpului determină ştergerea întregii

coloane de câmp din interogare. Puteţi utiliza două metode pentru ştergerea unei coloane de câmp din

interogare:

1. Executaţi clic oriunde în coloană şi selectaţi Edit, Delete Columns. 2. Poziţionaţi indicatorul mouse-ului imediat deasupra coloanei, astfel încât indicatorul să se

transforme într-o săgeată neagră, îndreptată în jos. După aceea executaţi clic pentru a

selecta întreaga coloană. Pentru a şterge coloana de câmp selectată, tastaţi Delete.

Adăugarea criteriilor

Criteriul sau criteriile pe care le stabiliţi pentru interogarea dvs. determină modul în care vor apărea în

interogarea finalizată informaţii din câmpurile selectate. Stabiliţi criterii în interogare pentru a filtra datele din

câmpuri.

De exemplu, să presupunem că aveţi o interogare în care aţi selectat câmpuri dintr-un tabel Angajaţi şi

Departament (care sunt legate). Interogarea enumeră angajaţii şi departamentele în care lucrează aceştia.

Aţi dori, de asemenea, să enumeraţi doar angajaţii care au fost angajaţi înainte de martie 1999. Asta

înseamnă că veţi stabili pentru câmpul dvs. Dată început un criteriu de filtrare de <03/01/99. Utilizând

semnul „mai mic decât” (<) îi comunicaţi programului Access că doriţi ca interogarea să filtreze înregistrările

angajaţiilor pentru care data de angajare este anterioară (mai mică) de 1 martie 1999.

Pentru a stabili criterii pentru un câmp din interogarea dvs., urmaţi paşii:

1. În modul de vizualizare Query Design, executaţi clic pe rândul Criteria din coloana de câmp dorită. 2. Tastaţi criteriul pe care doriţi să-l utilizaţi.

56

3. Interogările pot conţine mai multe criterii. Repetaţi paşii 1 şi 2, după cum este necesar, pentru a

adăuga criterii suplimentare la coloanele de câmp din interogare.

Criteriile de interogare pot acţiona atât asupra datelor dintr-un câmp alfanumeric (text) cât şi asupra datelor

numerice (date care sunt considerate de Access ca informaţii numerice).

Când lucraţi cu criterii, sunt folosite simboluri (cum ar fi semnul pentru „mai mic decât” - „<”) pentru a preciza

cum ar trebui să reacţioneze interogarea raportat la şirul de date pe care le plasaţi în caseta Criteria.

Tabelul de mai furnizează o listă a câtorva dintre aceste simboluri împreună cu utilizarea lor.

Simbol Utilizat pentru

< (mai mic decât) Valorile potrivite trebuie să fie mai mici decât (sau

îninte de , în cazul literelor) şirul numeric specificat

> (mai mare decât) Valorile potrivite trebuie să fie mai mari decât (sau

după, în cazul literelor) şirul numeric specificat

<= (mai mic sau egal cu) Valorile potrivite trebuie să fie mai mici sau egale cu

valoarea utilizată în criteriu

>= (mai mare su egal cu) Valorile potrivite trebuie să fie mai mari sau egale

cu valoarea utilizată în criteriu

= (egal cu)

Valorile potrivite trebuie să fie egale cu şirul din

criteriu. Acest simbol poate fi uitilizat şi pentru intrări

de text şi pentru intrări numerice.

Not Valorile care îndeplinesc criteriul nu vor fi incluse în

rezultate. De exemplu, „Not PA” elimină toate

înregistrările în care în câmpul respectiv apare „PA”

Utilizarea rândului Total într-o interogare

Puteţi face, de asemenea, calcule într-o interogare, cum ar fi o informaţie numerică totalizatoare într-un

anumit câmp sau calcularea mediei unor informaţii numerice conţinute într-un anumit câmp al interogării.

Pentru a adăuga calcule la o interogare, trebuie să adăugaţi rândul Total la grila Query Design.

După ce rândul Total este disponibil în grila interogării, pot fi alese diverse calcule dintr-o listă derulantă în

oricare dintre câmpurile pe care le-aţi ales pentru interogare. De exemplu, puteţi însuma (totaliza)

informaţiile numerice dintr-un câmp, puteţi calcula media şi puteţi face analize statistice mai aprofundate

utilizând formule, cum ar fi calcularea abaterii minime, a abaterii maxime şi abaterii standard.

57

Pentru a adăuga un calcul la un câmp din grila interogării, urmaţi paşii:

1. În modul de vizualizare Query Design, executaţi clic pe butonul Totals de pe bara de

instrumente Query Design. La grila Query Design este adăugat rândul Total (imediat sub

rândul Table). 2. Executaţi clic în rândul Total pentru un câmp din grila Query Design, care conţine informaţii

numerice. Apare o săgeată de derulare. 3. Executaţi clic pe săgeata de derulare (vezi fig. 4) pentru a selecta formula pe care doriţi să o

plasaţi în caseta Total a câmpului. Următoarele sunt câteva dintre cele mai des utilizate

expresii de formule:

• Sum – totalizează valorile găsite în câmp

• Avg – claculează media valorilor găsite în câmp

• Min – afişează cea mai mcă valoare (minimul) găsită în câmp

• Max – Afişează cea mai mare valoare (maximul) găsită în câmp

• Count – Calculează numărul de intrări din câmp; de fapt „numără” intrările

• StDev – calculează abaterea standard pentru valorile din câmp. Abaterea standard calculează

cât de mult diferă valorile unui câmp faţă de valoarea medie a câmpului.

4. Repetaţi paşii 2 şi 3 pentru a plasa formule în alte coloane de câmp.

Când utilizaţi rândul Total, puteţi rezuma din punct de vedere matematic informaţiile dintr-un anumit câmp

când rulaţi interogarea. De exemplu, aţi putea dori să totalizaţi numărul de comenzi pentru un anumit produs,

aşa că veţi utiliza formula de sumare furnizată de lista derulantă Total.

Vizualizarea rezultatelor interogării

După ce aţi selectat câmpurile pentru interogare şi aţi stabilit criteriile pentru câmpuri, sunteţi pregătit să

rulaţi interogarea. Ca în cazul tabelelor create în modul de vizualizare Design şi a formularelor create în

modul de vizualizare Design, ar trebui să salvaţi interogarea după ce aţi terminat proiectarea acesteia.

Este suficient să executaţi clic pe butonul Save din bara de instrumente Query Design. Daţi un nume

interogării, după care executaţi clic pe Yes.

Acum sunteţi pregătit să rulaţi interogarea. Executaţi clic pe butonul Run de pe bara de instrumente

Query Design sau selectaţi Query apoi, Run. Rezultatele interogării apar într-o foaie de date care arată ca

un tabel Access.

58

- Capitolul 11 - Crearea unui raport simplu.

Ce sunt rapoartele ?

Tabelele şi formularele furnizează diverse diverse căi de introducere a înregistrărilor în baza de date, iar

interogările vă permit să sortaţi şi să filtraţi datele din baza de date.

Acum vă veţi îndrepta atenţia asupra unui obiect al bazei de date, care este proiectat pentru a rezuma datele

şi a oferi un rezultat tipărit al informaţiilor din baza de date – un raport Access. Rapoartele sunt proiectate

special pentru a fi tipărite şi partajate cu alţii.

Crearea unui raport utilizând Report Wizard

Report Wizard asigură un compromis bun între uşurinţa de utilizare şi controlul asupra raportului creat. Cu

Report Wizard puteţi construi un raport creat. Cu Report Wizard puteţi construi un raport care utilizează

mai multe tabele şi interogări. Puteţi alege de asemenea o aşezare în paginnă şi un format pentru raport.

Pentru a crea un raport cu Report Wizard, urmaţi paşii:

1. Deschideţi baza de date care conţine tabelul sau interogarea pentru care doriţi raportul. 2. Executaţi clic pe pictograma Reports din fereastra bazei de date. 3. În panoul Reports al ferestrei bazei de date, executaţi dublu clic pe Create Report by

Using Wizard pentru a lansa Report Wizard (fig. 1). Primul ecran al aplicaţiei expert vă

permite să alegeţi câmpurile de inclus în raport.

59

4. Din lista derulantă Tables/Queries, selectaţi un tabel sau o interogare din care doriţi să

includeţi câmpuri. (fig. 2)

5. Executaţi clic pe un câmp din lista Available Fields, după care executaţi clic pe butonul

Add (>), pentru a-l muta în lista Selected Fields. Repetaţi acest pas pentru a selecta toate

câmpurile dorite, sau executaţi clic pe Add All (>>) pentru a muta toate câmpurile deodată. 6. Pentru un raport care utilizează câmpuri din mai multe tabele, selectaţi un alt tabel sau o altă

interogare din lista Tables/Queries şi repetaţi pasul 5. Pentru a construi tabelul din mai

multe tabele, trebuie să creaţi o relaţie între tabele. După ce aţi terminat de selectat

câmpurile, executaţi clic pe Next pentru a continua. 7. În următorul ecran al aplicaţiei wizard, Access vă oferă opţiunea de vizualizare a datelor

după o anumită categorie de informaţii. Aplicaţia expert furnizează această opţiune doar

când construiţi un raport pornind de la mai multe tabele. De exemplu, dacă aveţi un raport

care include câmpuri pentru un tabel Clienti, un tabel Produse şi un tabel Comenzi,

informaţiile din raport pot fi organizate după informaţiile referitoare la client, produs sau

comandă. Selectaţi punctul de vedere pentru date din lista de la stânga din ecranul aplicaţiei

exeprt; după aceea selectaţi Next pentru a continua. 8. În următorul ecran al aplicaţiei expert puteţi grupa mai departe înregistrările din raport după

un anumit câmp. Pentru a efectua o grupare după un anumit câmp, executaţi clic pe câmp,

după care executaţi clic pe butonul >. Puteţi alege mai multe niveluri de grupare, în ordinea

dorită. Pentru a continua, executaţi clic pe Next. (fig. 3)

⌦ În mod prestabilit, datele de câmp din raport nu sunt grupate. Prin selectarea diferitelor niveluri de

grupare puteţi grupa informaţii după un anumit câmp pe care-l alegeţi. Gruparea datelor vă permite să creaţi

un raport care a fost împărţit în subsecţiuni logice.

60

9. Aplicaţia expert vă întreabă dacă doriţi să sortaţi înregistrările din raport (fig. 4). Dacă doriţi

să sortaţi înregistrările după un anumit câmp sau după anumite câmpuri, cum ar fi după

nume şi prenume), deschideţi lista derulantă de sus şi selectaţi un câmp după care să se

realizeze sortarea. Din lista derulantă, selectaţi până la patru câmpuri de sortare, după care

executaţi clic pe Next.

61

10. În următorul ecran al aplicaţiei exeprt selectaţi o opţiune de aşezare în pagină din secţiunea

Layout. Când executaţi clic pe un buton de opţiune pentru o anumită aşezare în pagină,

mostra din casetă se schimbă, arătându-vă ce aţi selectat. 11. În următoarea casetă de dialog a aplicaţiei expert alegeţi un stil de raport. Sunt enumerate

mai multe stiluri; executaţi clic pe unul pentru a vedea o mostră de aplicare a acestuia, după

care executaţi clic pe Next când sunteţi mulţumit de alegerea dvs. 12. În ultimul ecran al aplicaţiei expert vi se cere un titlu pentru raport. Introduceţi un nume în

caseta de text Report şi executaţi clic pe Finish pentru a vedea raportul dvs. în Print Preview.

Vizualizarea şi tipărirea rapoartelor în Print Preview

Când creaţi un raport fie cu AutoReport, fie cu Report Wizard, raportul apare în Print Preview (fig. 5).

De acolo puteţi tipări un raport dacă sunteţi mulţumit de acesta, sau puteţi trece în modul de vizualizare

Report Design pentru a face modificări.

În modul Print Preview puteţi maări sau icşora dimensiunea de afişare a raportului pe ecran, utilizând

instrumentul Zoom (executaţi clic o dată pentru mărire şi executaţi clic din nou pentru micşorare). Utilizând

butonul potrivit din bara de instrumente Print Preview, puteţi afişa de asemenea raportul pe o singură

pagină, pe două sau pe mai multe pagini.

62

Dacă doriţi să tipăriţi raportul şi să precizaţi orice opţiuni de tipărire (cum ar fi numărul de copii) selectaţi File,

Print. Dacă doriţi rapid o copie tipărită, executaţi clic pe butonul Print din bara de instrumente.

Dacă executaţi clic pe butonul Close (x) din bara de instrumente Print Preview, sunteţi transportat direct în

modul de vizualizare Report Design. În lecţia următoare veţi învăţa despre modul de vizualizare Report Design.

63

- Capitolul 12 - Tipărirea obiectelor Access.

Tipărirea rapoartelor

După cum aţi învăţat din capitolul precedent, raportul Access este formatul ideal pentru prezentarea

informaţiilor din baza de date pe pagina tipărită. Utilizând rapoarte puteţi adăuga controlae de numerotare a

paginilor şi alte informaţii de antet şi subsol, care se repetă pe fiecare pagină a raportului.

Indiferent dacă creaţi un raport utilizând AutoReport sau Report Wizard, raportul finalizat apare în modul

Print Preview.

Puteţi trimite imediat raportul către imprimanta prestabilită, executând clic pe butonul Print din bara de

instrumente Print Preview. Dacă descoperiţi că ar trebui să schimbaţi marginile raportului sai să modificaţi

orientarea raportului pe pagină, executaţi clic pe butonul Setup din bara de instrumente Print Preview. Apare

caseta de dialog Page Setup. (fig. 1)

În caseta de dialog Page Setup sunt două sau trei etichete (în funcţie de softul instalat pentru imprimantă):

• Margins – Această etichetă vă permite să stabiliţi marginile de sus, de jos, din stânga şi din dreapta

ale paginii. Pentru a schimba dintre valorile prestabilite, tastaţi noua valoare în caseta pentru

margine potrivită.

• Columns – Acesată etichetă vă permite să schimbaţi numărul de coloane din raport şi distanţa dintre

coloane. Deoarece coloanele pentru raport sunt determinate când creaţi raportul, utilizând

AutoReport sau Report Wizard, probabil nu veţi dori să modificaţi parametrii de coloană. Este mai

uşor să schimbaţi distanţa dintre controalele de câmp în modul de vizualizare Report Design.

64

• Page – Această etichetă vă permite să schimbaţi orientarea paginii raportului pe pagina tipărită.

Portrait, care este parametrul prestabilit, orientează textul raportului de sus în jos pe o pagină

obişnuită A4. Landscape întoarce pagina cu 180 de grade. Această orientare (pe orizontală) este

potrivită pentru rapoarte care conţin un număr mare de câmpuri plasate de la stânga la dreapta în

raport.

ÖÖ Utilizaţi modul de vizualizare Report Design pentru a face modificări de aspect. Dacă desoperiţi că raportul

are nevoie de câteva schimbări majore, executaţi clic pe butonul View pentru a trece în modul de vizualizare

Design.

După ce aţi terminat de făcut alegerile în caseta de dialog Page Setup, executaţi clic pe OK pentru a închide

caseta de dialog. Acum puteţi tipări raportul.

Tipărirea altor obiecte ale bazei de date

Cea mai rapidă cale de a tipări un obiect al bazei de date, cum ar fi un tabel, un formular sau o interogare,

este să selectaţi obiectul din fereastra bazei de date. Este suficient să selectaţi pictograma de obiect potrivită

din fereastra bazei de date şi să selectaţi un obiect din lista de obiecte, cum ar fi un tabel.

După ce este selectat obiectul, executaţi clic pe butonul Print din bara de instrumente a bazei de date.

Obiectul dvs. de bază este trimis către imprimantă.

Dacă aţi dori să examinaţi înaintea tipăririi un tabel, un formular sau o interogare, fie selectaţi obiectul în

cauză din fereastra bazei de date, fie deschideţi obiectul în cauză, după care executaţi clic pe butonul Print

Preview. După aceea obiectul va fi afişat în modul Print Preview (fig. 2).

Când tipăriţi tabele, formulare sau interogări, numele obiectului şi data curentă sunt plasate sus pe pagina

tipărită. Numerele de pagină sunt plasate sus pe pagina tipărită. Numerele de pagină sunt plasate automat

la baza paginilor tipărite. Puteţi controla marginile şi aşezarea în pagină (pe orizontală sau pe verticală)

pentru tabelul (sau alt obiect) tipărit, utilizând caseta de dialog Page Setup.

65

Utilizarea casetei de dialog Print

Până în prezent, s-a presupus că doriţi să tipăriţi utilizând imprimanta prestabilită. Puteţi tipări un raport sau

un alt obiect al bazei de date la o imprimantă diferită şi puteţi controla domeniul de pagini care sunt tipărite

sau înregistrările care sunt tipărite. Aceşti parametri sunt controlaţi în caseta de dialog Print.

Din modul Print Preview sau având un anumit obiect deschis în fereastra Access, selectaţi File, Print. Apare

caseta de dialog Print (fig. 3).

Pentru a selecta o imprimantă diferită (alta decât cea prestabilită), executaţi clic pe lista derulantă Name şi

selectaţi un nume de imprimantă. Dacă doriţi să selectaţi un domeniu de pagini de tipărit (cum ar fi un

domeniu de pagini dintr-un raport), executaţi clic pe opţiunea Pages, după care tastaţi domeniul de pagini în

casetele de pagină.

În cazul tabelelor şi al interogărilor, puteţi tipări de asemenea înregistrări selectate. Înainte să deschideţi

caseta de dialog Print, selectaţi înregistrările din tabel sau din interogare. După aceea, când deschideţi

caseta de dialog Print, executaţi clic pe butonul de opţiune Selected Record(s).

66

După ce aţi terminat de schimbat imprimanta prestabilită, sau de specificat un domeniu de pagini sau

tipărirea de înregistrări selectate, sunteţi pregătit să tipăriţi obiectul. Executaţi clic pe butonul OK. Astfel

închideţi caseta de dialog Print şi trimiteţi obiectul către imprimantă.

67