MAPI - Auditul Activitati Achizitiilor Publice

COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

MISIUNE AUDIT: AUDITUL ACTIVITATII ACHIZITIILOR PUBLICEPRIMARIA ...............(24.04.2013 15.05.2013)

AUDITORI:

..............................Procedura P01: Initierea auditului


Nr.:86/Data:24.04.2013ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile art. 8, lit c, din Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr.38/2003 de abrobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitatii de audit intern, cu modificarile si completarile ulterioare si a Planului de audit intern pentru anul 2013 se va efectua o misiune de audit intern privind auditul activitatii achizitiilor publice.Scopul misiuni de audit este de a da asigurari asupra modului de desfasurare a activitatii de achizitii in conformitate cu cadrul legislativ si normativ, iar obiectivele acestuia au in vedere:

1. Organizarea si programul de achizitii publice2. Pregatirea si aplicarea procedurilor pentru atribuirea contractelor de achizitii publice si rezolvarea contestatiilor

3. Administrarea si urmarirea contractului de achizitii publice

4. Controlul intern/managerial

Obiectivele 1 si 3 vor fi auditate de auditorul public intern ..............., iar obiectivele 2 si 4 vor fi auditate de auditorul public intern ............... .Interventia la fata locului va avea loc in zilele 07,08,09,10,14,15.05.2013Mentionam ca se va efectua un audit de regularitate a modului de stabilire intocmire a documentelor si respectarea procedurii privind achizitiile publice.Personalul de conducere si executie din cadrul structurii auditate are obligatia sa ofere documentele si informatiile solicitate, precum si tot sprijinul necesar desfasurarii in bune conditii a misiunii de audit public intern.

Echipa de audit public intern este formata din urmatorii auditori:

1. ...............2. ...............Auditor,

...............ProceduraP02: Initierea auditului


DECLARATIE DE INDENPENDENTA

Entitatea publica: Primaria ...............Numele: ............... Data: 24.04.2013

Misiunea de audit public intern : Auditul activitatii achizitiilor publiceIncompatibilitati in legatura cu entitatea/ structura auditataDANU

Ati avut/aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze masura in care puteti sa va interesati, sa descoperiti sau sa constatati slabiciuni de audit in orice fel? - X

Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea sa va influenteze in misiunea de audit? - X

Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata? - X

Aveti responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana? - X

Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata? - X

Sunteti sot, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva? - X

Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizatie sau nivel guvernamental? - X

Ati aprobat inainte facturi, ordine de plata si alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditata? - X

Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata? - X

Aveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditata? - X

Daca in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit impartiale, notificati seful Serviciului de audit intern de urgent? X -

Auditor,

...............ProceduraP02: Initierea auditului


DECLARATIE DE INDENPENDENTA

Entitatea publica: Primaria . Numele: ............... Data: 24.04.2013 Misiunea de audit public intern : Auditul activitatii achizitiilor publiceIncompatibilitati in legatura cu entitatea/ structura auditataDANU

Ati avut/aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze masura in care puteti sa va interesati, sa descoperiti sau sa constatati slabiciuni de audit in orice fel? - X

Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea sa va influenteze in misiunea de audit? - X

Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata? - X

Aveti responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana? - X

Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata? - X

Sunteti sot, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva? - X

Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizatie sau nivel guvernamental? - X

Ati aprobat inainte facturi, ordine de plata si alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditata? - X

Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata? - X

Aveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditata? - X

Daca in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit impartiale, notificati seful Serviciului de audit intern de urgent? X -

Auditor,

...............Procedura P03: Initierea auditului


NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA

MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Catre: Primaria De la Auditorii: ...............

...............Misiunea de audit public intern: Auditul activitatii achizitiilor publiceStimate, Domnule Primar

In conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmeaza in perioada de 24.04.2013-15.05.2013 sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema: Auditul activitatii achizitiilor publice.

Auditul va examina responsabilitatile asumate de catre Primaria .. si va determina daca acesta isi indeplineste obligatiile sale intr-un mod eficient si efectiv.

Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o sedinta de deschidere in vederea discutarii diverselor aspect ale misiunii de audit cuprizand:

Prezentarea auditorilor;

Prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern;

Programul interventiei la fata locului;

Scopul misiunii de audit public intern;

Alte aspecte;

Pentru o mai buna intelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara desfasurarii misiuni de audit public intern, toata documentatia care a stat la baza desfasurarii activitatii de achizitii.Cu Stima,

Data, 02.04.2013Procedura P04: Colectarea si prelucrarea informatiilor


COLECTAREA INFORMATIILOR

Denumire misiune: Auditul activitatii achizitiilor publicePerioada supusa auditului:24.04.2013-15.05.2013Intocmit de: ...............

Data:25.04.2013COLECTAREA INFORMATIILOR

DANUOBSERVATII

Indentificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditateX

Obtinerea organigrameiX

Obtinerea Regulamentului de organizare si functionareX

Obtinerea fiselor posturilorX

Obtinerea procedurilor scrise si formalizateX

Identificarea personalului responsabilX

Obtinerea Raportului de audit intern anteriorX- nu au fost intocmite rapoarte de audit anterioare

Rapoarte elaborate de alte institutiiX

Obtinerea planului anual de achizitiiX

Auditor,

...............Procedura P05: Analiza riscurilor


LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Denumire misiune: Auditul activitatii achizitiilor publicePerioada supusa auditului: 24.04.2013-15.05.2013Intocmit de: ...............

Data: 26.04.2013

Nr.ctr.Misiunea de audit Obiectivele auditabileObiectele auditabileCadrul legislativeObservatii

I.Auditul activitatii achizitiilor publice

Organizarea si programul de achizitii publice1.Respectarea termenului legal de elaborare si aprobare al planului anual de achizitii publice;- O.G. 34/2006;

- H.G. 28/2008;

- legea 935/2006;

- ordin 155/2006;

- H.G. 942/2006;

2.Gradul de prioritate al necesatatilor;

3.Anticipari cu privire la fondurile ce urmeaza sa fie; alocate la bugetul anual;

II.

Pregatirea si aplicarea procedurilor pentru atribuirea contractelor de achizitii publice si rezolvarea contestatiilor

1. Folosirea procedurilor pentru toate tipurile de licitatii(licitatia deschisa, licitatia restransa, negocierea, cererea de oferta, concursul de solutii);- O.G. 34/2006;

- H.G. 28/2008;

- legea 935/2006;

- ordin 155/2006;

- H.G. 942/2006;

2. Constituirea comisiei de evaluare si anuntul de participare si anuntul de intentie

3. Examinarea si evaluarea ofertelor in vederea stabilirii ofertelor castigatoare;

4.Contestarea minusurilor sau plusurilor la receptie si contestara in justitie;

5. Exitenta notelor justificative si publicarea in S.E.A.P.

III.Administrarea si urmarirea contractului de achizitii publice

1.Administrarea de catre persoanele responsabile a contractului;- O.G. 34/2006;

- H.G. 28/2008;

- legea 935/2006;

- ordin 155/2006;

- H.G. 942/2006;

2.Urmarirea derularii contractului incheiat;

3. Certificarea si verificarea facturilor;

4.Motivul incetarii contractului de achizitii publice;

IV.Controlul intern/managerial1.Elaborarea procedurilor functionale in cadrul structurii;- O.M.F.P. 946/2011

2.Gestionarea riscurilor aferente activitatii;

3.Strategii de control;

Auditor,...............Procedura P05: Analiza Riscurilor


IDENTIFICAREA RISCURILOR

Denumire misiune:Auditul activitatii achizitiilor publice Perioada supusa auditului: 24.04.2013-15.05.2013Intocmit de: ...............

Data:27.04.2013Nr. crt.ObiectiveObiecte auditabileRiscuri semnificativeObservatii

I.Organizarea si programul de achizitii publice1.Respectarea termenului legal de elaborare si aprobare al planului anual de achizitii publice;1.1 Nerespectarea termenului legal;

1.2 Elaborarea eronata a planului de achizitii publice anual;

1.3 Aprobarea eronata a planului;

1.4 Programul nu indeplineste conditiile de conformitate;

1.5 Inexistenta vizei C.F.P.;

2.Gradul de prioritate al necesatatilor;2.1 Nerespectarea gradului de prioritate al necesitatilor;

2.2 Neluarea in calcul al altor achizitii aflate in derulare;

3.Anticipari cu privire la fondurile ce urmeaza sa fie alocate la bugetul anual;3.1 Anticipari gresite cu privire la fondurile ce urmeaza sa fie alocate prin bugetul anual;

3.2 Depasirea bugetului alocat;

II.


1. Folosirea procedurilor pentru toate tipurile de licitatii(licitatia deschisa, licitatia restransa, negocierea, cererea de oferta, concursul de solutii);1.1 Procedurile achizitiilot publice nu sunt actualizate in functie de modificarile legislative;

1.2 Procedurile specific pentru reglementarea achizitiilor nu sunt cunoscute si nu se aplica;

1.3 Omiterea elaborarii caietului de sarcini;

2. Constituirea comisiei de evaluare si anuntul de participare si anuntul de intentie2.1 Anuntul de intentie nu respecta continutul minim de informatii;

2.2 Nerespectarea termenului legal al anuntului de intentie;

2.3 Nespecificarea in anuntul de participare a documentatiei specifice;

2.4 Decizia de numire a comisiei de evaluare nu indeplineste conditiile de conformitate;

2.5 Incompatibilitatea intre membrii comisiei de evaluare si ofertanti;

3. Examinarea si evaluarea ofertelor in vederea stabilirii ofertelor castigatoare;3.1 Realizarea incorecta a clasamentului candidatilor;

3.2 Analiza eronata a ofertelor;

3.3 Nemotivarea modului de stabilire a factorilor de evaluare;

3.4 Neasigurarea documentatiei de atribuire;

3.5 Netransmiterea clarificarilor cu privire la documentatia de atribuire;

4.Contestarea minusurilor sau plusurilor la receptie si contestara in justitie;4.1 Necontestarea in termenele legale;

4.2 Contestarea incorecta;

4.3 Acceptarea nejustificata de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenele stabilite;

4.4 Acceptarea la plata a unor activitati nefinalizate;

5. Existenta notelor justificative si publicarea in S.E.A.P.5.1 Inexistenta notelor justificative;

5.2 Intocmirea incorecta a notelor justificative;

5.3 Neaprobarea notelor justificative

5.4 Nerespectarea termenului de publicare in S.E.A.P.;

III.

Administrarea si urmarirea contractului de achizitii publice

1.Administrarea de catre persoanele responsabile a contractului;1.1 Folosirea personalului nespecializat cu cerintele cotractului;

1.2 Administrarea deficitara a contractului;

2.Urmarirea derularii contractului incheiat;2.1 Dosarul de urmarire al derularii contractului nu indeplineste conditiile de conformitate;

2.2 Nerespectarea proiectului de lucru;

3. Certificarea si verificarea facturilor;3.1 Neconcordanta intre continutul facturilor si termenii contractului;

3.2 Neinregistrarea facturilor in contabilitate;

4.Motivul incetarii contractului de achizitii publice;4.1 Nerespectarea clauzelor din contractul de achizitii publice;

IV.Controlul intern/managerial1.Elaborarea procedurilor functionale in cadrul structurii;



Auditor,

...............

Procedura P05: Analiza riscurilor


STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR SI

NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCURILOR

De la Auditorii: ...............

...............Misiunea de audit public intern: Auditul activitatii achizitiilor publiceData: 02.05.2013Factori de risc

(Fi)Ponderea factorilor de risc (Pi)Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N1N2N3

Aprecierea controlului intern F1P1 50%Exista proceduri si se aplicaExista proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplicaNu exista proceduri

Aprecierea cantitativa F2P2 30%Impact financiar scazutImpact financiar mediuImpact financiar ridicat

Aprecierea calitativa F3P3 20%Vulnerabilitate micaVulnerabilitate medieVulnerabilitate mare

Nota:

Cei trei factori de risc din acest document sunt stabiliti prin normele generale si sunt acoperitori pentru entitate, insa daca dorim sa evidentiem si alti factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzatoare, se recomanda sa avem in vedere ca suma ponderilor factorilor de risc sa fie de asemenea 100.

In functie de importanta si greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile si nevelurile de apreciere ale riscurilor.

Auditor,

...............Procedura P05: Analiza riscurilor


STABILIREA NIVELULUI RISCULUI SI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Auditorii: ...............

...............Data:02.05.2013Nr. crt.ObiectiveObiecte auditabileRiscuri semnificativeCriteria de analiza a riscurilorPunctaj total

Aprecierea controlului intern ( F1)Aprecierea cantitativa

( F2 )Aprecierea calitativa

( F3 )

P1- 50%NiP2- 30%NiP3- 20%Ni

I.

Organizarea si programul de achizitii publice

1.Respectarea termenului legal de elaborare si aprobare al planului anual de achizitii publice;1.1 Nerespectarea termenului legal;0.520.330.212.1

1.2 Elaborarea eronata a planului de achizitii publice anual;0.530.330.222.8

1.3 Aprobarea eronata a planului;0.520.330.222.3

1.4 Programul nu indeplineste conditiile de conformitate;0.520.330.212.1

1.5 Inexistenta vizei C.F.P.;0.520.320.211.8

2.Gradul de prioritate al necesitatilor;2.1 Nerespectarea gradului de prioritate al necesitatilor;0.530.320.222.5

2.2 Neluarea in calcul al altor achizitii aflate in derulare;0.520.310.211.5

3.Anticipari cu privire la fondurile ce urmeaza sa fie; alocate la bugetul anual; 3.1 Anticipari gresite cu privire la fondurile ce urmeaza sa fie alocate prin bugetul anual;0.530.330.222.8

3.2 Depasirea bugetului alocat;0.520.320.222

II.



0.530.320.222.5

1.2 Procedurile specifice pentru reglementarea achizitiilor nu sunt cunoscute si nu se aplica;

0.530.330.222.8

1.3 Omiterea elaborarii caietului de sarcini0.520.310.221.7

2. Constituirea comisiei de evaluare si anuntul de participare si anuntul de intentie;

2.1 Anuntul de intentie nu respecta continutul minim de informatii;

0.530.310.212


0.520.310.221.7


0.530.310.222.2

2.4 Decizia de numire a comisiei de evaluare nu indeplineste conditiile de conformitate;0.530.320.212.3

2.5 Incompatibilitatea intre membrii comisiei de evaluare si ofertanti;0.520.320.222


0.520.330.212.1


0.530.330.222.8


0.530.310.222.2


0.530.310.212

3.5 Netransmiterea clarificarilor cu privire la documentatia de atribuire;0.530.310.212


0.520.330.222.3


0.520.330.222.3


0.530.330.222.8

4.4 Acceptarea la plata a unor activitati nefinalizate;0.530.330.222.8


5.1 Inexistenta notelor justificative;

0.520.330.222.3


0.520.330.222.3


0.520.320.222

5.4 Nerespectarea termenului de publicare in S.E.A.P.;0.530.330.222.8

III.

Administrarea si urmarirea contractului de achizitii publice

1.Administrarea de catre persoanele responsabile a contractului;1.1 Folosirea personalului nespecializat cu cerintele cotractului;0.530.330.222.8


0.530.330.222.8

2.Urmarirea derularii contractului incheiat;

2.1 Dosarul de urmarire al derularii contractului nu indeplineste conditiile de conformitate;

0.520.320.211.8

2.2 Nerespectarea proiectului de lucru;0.530.330.222.8


3.1 Neconcordanta intre continutul facturilor si termenii contractului;0.530.330.222.8


0.530.330.222.8

4.Motivul incetarii contractului de achizitii publice;4.1 Nerespectarea clauzelor din contractul de achizitii publice;0.520.320.222




Obiectul 1 risc total = 2,2

Obiectul 2 risc total = 2 Obiectivul nr. I risc total = 2.2

Obiectul 3 risc total = 2.4


Obiectul 2 risc total = 2

Obiectul 3 risc total = 2.7Obiectivul nr. II risc total = 2.3





Obiectul 3 risc total = 2.8Obiectivul nr. III risc total = 2.4

Obiectul 4 risc total = 2

Pentru continuarea analizei, grupeaza riscurile in urmatoarele trei categorii:

Riscuri mici 1.0 1.7

Riscuri medii 1.8 2.2

Riscuri mari 2.3 3.0

Auditor,

............... Procedura P05: Analiza riscurilor


CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE

Misiune de audit: Auditul activitatii achizitiilor publicePerioada auditata: 24.04.2013-15.05.2013Intocmit: ...............

............... Data:03.05.2013Nr. crt.ObiectiveObiecte auditabileRiscuri semnificativePunctaj totalClasareObs

I.Organizarea si programul de achizitii publice

1.Respectarea termenului legal de elaborare si aprobare al planului anual de achizitii publice;1.1 Nerespectarea termenului legal;2.1Mediu

1.2 Elaborarea eronata a planului de achizitii publice anual;2.8Mare

1.3 Aprobarea eronata a planului;2.3Mare

1.4 Programul nu indeplineste conditiile de conformitate;2.1Mediu

1.5 Inexistenta vizei C.F.P.;1.8Mediu

2.Gradul de prioritate al necesitatilor;2.1 Nerespectarea gradului de prioritate al necesitatilor;2.5Mare

2.2 Neluarea in calcul al altor achizitii aflate in derulare;1.5Mic

3.Anticipari cu privire la fondurile ce urmeaza sa fie; alocate la bugetul anual;3.1 Anticipari gresite cu privire la fondurile ce urmeaza sa fie alocate prin bugetul anual;2.8Mare

3.2 Depasirea bugetului alocat;2Mediu

II.Pregatirea si aplicarea procedurilor pentru atribuirea contractelor de achizitii publice si rezolvarea contestatiilor

1. Folosirea procedurilor pentru toate tipurile de licitatii(licitatia deschisa, licitatia restransa, negocierea, cererea de oferta, concursul de solutii);1.1 Procedurile achizitiilot publice nu sunt actualizate in functie de modificarile legislative;2.5Mare

1.2 Procedurile specifice pentru reglementarea achizitiilor nu sunt cunoscute si nu se aplica;2.8Mare

1.3 Omiterea elaborarii caietului de sarcini;1.7Mic

2. Constituirea comisiei de evaluare si anuntul de participare si anuntul de intentie;2.1 Anuntul de intentie nu respecta continutul minim de informatii;2Mediu

2.2 Nerespectarea termenului legal al anuntului de intentie;1.7Mic

2.3 Nespecificarea in anuntul de participare a documentatiei specifice; 2.2Mediu

2.4 Decizia de numire a comisiei de evaluare nu indeplineste conditiile de conformitate;2.3Mare

2.5 Incompatibilitatea intre membrii comisiei de evaluare si ofertanti;2Mediu

3. Examinarea si evaluarea ofertelor in vederea stabilirii ofertelor castigatoare;3.1 Realizarea incorecta a clasamentului candidatilor;2.1Mediu

3.2 Analiza eronata a ofertelor;2.8Mare

3.3 Nemotivarea modului de stabilire a factorilor de evaluare;2.2Mediu

3.4 Neasigurarea documentatiei de atribuire;2Mediu

3.5 Netransmiterea clarificarilor cu privire la documentatia de atribuire;2Mediu

4.Contestarea minusurilor sau plusurilor la receptie si contestara in justitie;4.1 Necontestarea in termenele legale;2.3Mare

4.2 Contestarea incorecta;2.3Mare


4.4 Acceptarea la plata a unor activitati nefinalizate;2.82.8Mare Mare



2.3Mare


2.3Mare


2Mediu

5.4 Nerespectarea termenului de publicare in S.E.A.P.;2.8Mare


1.Administrarea de catre persoanele responsabile a contractului;1.1 Folosirea personalului nespecializat cu cerintele cotractului;2.8Mare


2.8Mare


1.8Mediu

2.2 Nerespectarea proiectului de lucru;2.8Mare


3.1 Neconcordanta intre continutul facturilor si termenii contractului;2.8Mare

3.2 Neinregistrarea facturilor in contabilitate;2.8Mare

4.Motivul incetarii contractului de achizitii publice;4.1 Nerespectarea clauzelor din contractul de achizitii publice;2Mediu




Auditor,...............Procedura P05: Analiza riscurilor


TABELUL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABEDenumirea misiunii de audit: Auditul activitatii achizitiilor publicePerioada auditata: 24.04.2013-15.05.2013Intocmit: ...............

Data:03.05.2013Nr. crt.ObiectiveObiecte auditabileRiscuri semnificativePuncte

T/SConsecinta functionarii nefunctionarii controlului internGrad de incredere al auditorului intern in control internOBS.

I.

Organizarea si programul de achizitii publice

1.Respectarea termenului legal de elaborare si aprobare al planului anual de achizitii publice;1.1 Nerespectarea termenului legal;

TMediu


TMediu


TMediu


TMediu

1.5 Inexistenta vizei C.F.P.;SScazut

2.Gradul de prioritate al necesatatilor;2.1 Nerespectarea gradului de prioritate al necesitatilor;TMediu

2.2 Neluarea in calcul al altor achizitii aflate in derulare;SScazut


3.1 Anticipari gresite cu privire la fondurile ce urmeaza sa fie alocate prin bugetul anual;

TMediu

3.2 Depasirea bugetului alocat;TMediu

II.



TMediu


TMediu

1.3 Omiterea elaborarii caietului de sarcini;SScazut

2. Constituirea comisiei de evaluare si anuntul de participare si anuntul de intentie

2.1 Anuntul de intentie nu respecta continutul minim de informatii;

TMediu


SScazut


TMediu


TMediu

2.5 Incompatibilitatea intre membrii comisiei de evaluare si ofertanti;TMediu


TMediu

3.2 Analiza eronata a ofertelor;TMediu


TMediu

3.4 Neasigurarea documentatiei de

atribuireTMediu

3.5 Netransmiterea clarificarilor cu privire la documentatia de atribuire;TMediu


TMediu


TMediu


TMediu

4.4 Acceptarea la plata a unor activitati nefinalizate;TMediu



TMediu


TMediu

5.3 Neaprobarea notelor justificativeTMediu

5.4 Nerespectarea termenului de publicare in S.E.A.P.;TMediu


1.Administrarea de catre persoanele responsabile a contractului;1.1 Folosirea personalului nespecializat cu cerintele cotractului;

TMediu


TMediu


SScazut

2.2 Nerespectarea proiectului de lucru;TMediu

3. Certificarea si verificarea facturilor3.1 Neconcordanta intre continutul facturilor si termenii contractului;

TMediu

3.2 Neinregistrarea facturilor in contabilitate;TMediu

4.Motivul incetarii contractului de achizitii publice;

4.1 Nerespectarea clauzelor din contractul de achizitii publice;TMediu

IV.

Controlul intern/managerial

1.Elaborarea procedurilor functionale in cadrul structurii;



Auditor,

...............

Procedura P05: Analiza riscurilor


TEMATICA IN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT

Denumire misiune: Auditul activitatii achizitiilor publice

Perioada supusa auditului: 24.04.2013-15.05.2013Intocmit de: ...............

...............Data:04.05.2013Nr. Crt.DomeniuObiecte auditabile selectateRiscuri semnificative

I.Auditul activitatii achizitiilor publiceOrganizarea si programul de achizitii publice1.Respectarea termenului legal de elaborare si aprobare al planului anual de achizitii publice;1.1 Nerespectarea termenului legal;




1.5 Inexistenta vizei C.F.P.;

2.Gradul de prioritate al necesatatilor;2.1 Nerespectarea gradului de prioritate al necesitatilor;

2.2 Neluarea in calcul al altor achizitii aflate in derulare;


3.1 Anticipari gresite cu privire la fondurile ce urmeaza sa fie alocate prin bugetul anual;

3.2 Depasirea bugetului alocat;

II.Pregatirea si aplicarea procedurilor pentru atribuirea contractelor de achizitii publice si rezolvarea contestatiilor1. Folosirea procedurilor pentru toate tipurile de licitatii(licitatia deschisa, licitatia restransa, negocierea, cererea de oferta, concursul de solutii);1.1 Procedurile achizitiilot publice nu sunt actualizate in functie de modificarile legislative;


1.3 Omiterea elaborarii caietului de sarcini;

2. Constituirea comisiei de evaluare si anuntul de participare si anuntul de intentie2.1 Anuntul de intentie nu respecta continutul minim de informatii;




2.5 Incompatibilitatea intre membrii comisiei de evaluare si ofertanti;





3.5 Netransmiterea clarificarilor cu privire la documentatia de atribuire;




4.4 Acceptarea la plata a unor activitati nefinalizate;





5.4 Nerespectarea termenului de publicare in S.E.A.P.;

III.Administrarea si urmarirea contractului de achizitii publice1.Administrarea de catre persoanele responsabile a contractului;1.1 Folosirea personalului nespecializat cu cerintele cotractului;



2.2 Nerespectarea proiectului de lucru;

3. Certificarea si verificarea facturilor3.1 Neconcordanta intre continutul facturilor si termenii contractului;


4.Motivul incetarii contractului de achizitii publice;4.1 Nerespectarea clauzelor din contractul de achizitii publice;




Auditor,

...............Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern


PROGRAMUL DE AUDIT INTERNDenumire misiune: Auditul activitatii achizitiilor publicePerioada supusa auditului: 02.04.2013-23.04.2013Intocmit de: ...............

Data:10.04.2013ETAPELE MISIUNIIDOMENIULACTIVITATIDURATA(H)PERSOANE IMPLICATELOCUL DESFASURARII

Tema generala: Auditul achizitiilor publice 256 ore

I.PREGATIREA MISIUNII DE AUDIT144 ore

1.Notificarea 0.5 ore...............COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

2. Tiparirea si procesarea Ordinului de serviciu2 ore...............COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

3. Tiparirea si procesarea Declaratiei de independenta 0.5 ore..............................COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

4. Colectarea si prelucrarea informatiilor48 ore...............COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

5.Intocmirea listelor centralizatoare a obiectelor auditabile10 ore...............COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

6.Tabel cu identificarea riscurilor18 ore...............COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

7.Tabel cu analiza si calculul punctajului total a riscurilor28 ore...............COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

8.Tabel cu stabilirea nivelului si a punctajului total a riscurilor10 ore...............COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

9.Tabel cu clasarea operatiilor in functie de analiza riscurilor8 ore...............COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

10. Tematica in detaliu 2 ore...............COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

11.Programul de audit10 ore...............COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

12. Minuta sedintei de deschidere 3 ore...............Primaria ...............

II. INTERVENTIA LA FATA LOCULUI64 ore

OBIECTIVUL I

Organizarea si programul de achizitii publice1.1 Lista de verificare nr.116 ore...............Primaria ...............

OBIECTIVUL II


2.1 Test nr.18 ore...............Primaria ...............

2.2 F.I.A.P nr.34 ore...............Primaria ...............

2.3 Interviu nr.12 ore............... Primaria ...............

2.4 Analiza achizitiilor directe10 ore...............Primaria ...............

OBIECTIVUL III

Administrarea si urmarirea contractului de achizitii publice3.1 Test nr.28 ore...............Primaria ...............

3.2 F.I.A.P.nr.14 ore...............Primaria ...............

3.3 F.I.A.P. nr.24 ore...............Primaria ...............

OBIECTIVUL IV

Controlul intern/managerial4.1 Discutarea constatarilor despre O.M.F.P. 946/2005 cu ordonatorul de credite 4 ore...............Primaria ...............

13. Nota centralizatoare a documentelor de lucru2 ore............... COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

14. Minuta sedintei de inchidere2 ore Primaria ...............

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN48 ore

14. Redacatarea proiectului de Raport de audit intern20 ore............................................. COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

15 Transmiterea proiectului de Raport de audit intern 10 ore.............................................Primaria ...............

16. Obtinerea aprobarii proiectului de Raport de audit intern de conducatorul entitatii6 ore.............................................Primaria ...............

17. Transmiterea Raportului de audit public intern12 ore.............................................Primaria ...............

Auditor,

...............

Procedura P07: edinta de deschidere


MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE

Entitatea publica: Primaria ..............

Tema misiunii de audit: Auditul activitatii achizitiilor publiceAuditul de regularitate

Perioada auditata: 02.04.2013-23.04.2013

Intocmit de: ............... Data:09.04.2013

A. Lista participantilor:

Numele si Prenumele

FunctiaDirectia/ServiciulNr. Telefon

/e-mailSemnatura

............... Auditor public internBirou Audit Osica de Sus

...............Auditor public internBirou Audit Osica de Sus

PrimarPrimaria ...............

Inspector asistent 3Primaria ...............

B. Stenograma sedintei de deschidere :

n cadrul edinei de deschidere a misiunii de audit public intern auditul activitatii achizitiilor publice s-a procedat la : prezentarea echipei de audit;

prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern stabilite prin ordinul de serviciu nr.:86/02.04.2013;

prezentarea Cartei auditului public intern i punerea la dispoziia structurii auditate a unei copii a acesteia;

prezentarea Tematicii n detaliu a misiunii de audit public intern n vederea lurii la cunotin:

stabilirea, de comun acord, a aciunilor i a modului de realizare a interveniei la faa locului, cu referire la persoanele de contact din cadrul structurii auditate, documentele solicitate, asigurarea condiiilor necesare derulrii misiunii de audit public intern.

S-a stabilit de comun acord cu structura auditata, care sunt persoanele pe care auditorii le pot contacta pentru a solicita documentele i informaiile necesare derulrii n bune condiii a misiunii de audit public intern;

De asemenea, s-a adus la cunotina structurii auditate c rezultatele aciunilor derulate n cadrul misiunii de audit public intern vor fi discutate cu reprezentanii desemnai ai structurii auditate, n vederea formulrii de recomandri cu scopul de a mbunti activitatea structurii auditate.

Prezenta a fost incheiata la Primaria ................

Procedura P07: Chestionar


LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Misiunea de audit: Auditul activitatii achizitiilor publice

Perioada supusa auditului: 02.04.2013-23.04.2013Intocmit: ...............

Data: 10.04.2013Nr. CrtActivitatea de auditDANUOBS.

1Existenta Regulamentului de Organizare si FunctionareX

2Existenta H.C.L. privind planul anual de achizitiiX

3Existenta fiselor postului si analiza modului de delegare a atributiilor in realizarea activitatilorX

4Exsitenta dispozitiilor privind achizitiile publiceX

5Analiza modului de respectare a formatului standard al fisei postului conform H.G. 611/2008X-Nu este in formatul standard

6Existenta semnaturii si datei de luare la cunostinta de catre titularul postului cu privire la cerintele postului pe care il ocupaX

7La entitatea publica dotarea tehnica si spatiul desfasurarii activitatii este corespunzatorX

8Analiza gradului de cunoastere a legislatiei privind achizitiile publiceX

9Analizarea planului anula de achizitiiX

10Situatia achizitiilor in anul 2010 X

11Situatia achizitiilor in anul 2011X

12Analizarea dosarelor de achizitii publice

12.1Anuntul lucrariiX

12.2Stabilirea ofertelor castigatoareX

12.3Verificarea concordantei dintre factura si ordinul de plataX

12.4Existenta vizai C.F.P.X

13.Existenta procedurilor de lucru scrise pentru achizitiiX-nu sunt elaborate

Data: 10.04.2013 Auditor,

...............Procedura P08: Colectarea dovezilor


TEST NR. 1

Misiunea de audit: Auditul activitatii achizitiilor publicePerioada supusa auditului: 24.04.2013 15.05.2013 Obiectul testului: Pregatirea si aplicarea procedurilor pentru atribuirea contractelor de achizitii publice si rezolvarea contestatiilorObiectivele testului: Analiza achizitiilor publice pe anul 2010Descrierea testului: Din situatia intocmita pe anul 2010 de catre persoana responsabila s-au analizat un numar de 8 achizitii reprezentand un procent de 50% din numarul achizitiilor efectuate in anul 2010.Achizitiile auditate reprezinta achizitiile directe realizate din bugetul propriu.

Constatari: Lipsa vizei C.F.P. pe factura in cazul achizitiei directe fara contract.La achizitia reprezentata de pozitia numarul 12 din situatia centralizata intocmita de catre persoana responsabila cu achizitiile s-a constatat lipsa notei justificative inaintea contractului de actualizare a sistemului informatic legislativ prezentat in situatia achizitiilor pe anul 2010.Lipsa procedurilor de lucru proprii pe activitatea de achizitii.

Concluzii: Activitatea desfasurata in anul 2010 s-a realizat conform planului de achizitii.

Avizarea facturilor in cazul achizitiilor directe unde factura este documentul justificativ si completarea in registrul controlului financiar preventiv.Viza C.F.P. trebuie sa contina data si semnatura persoanei care efectueaza controlul financiar preventiv.

Se intocmeste F.I.A.P. nr.3.Data: 10.05.2013 Auditor,

...............Procedura P08: Colectarea dovezilor


TEST NR. 2Misiunea de audit: Auditul activitatii achizitiilor publice

Perioada supusa auditului:24.04.2013 -15.05.2013

Obiectul testului: Administrarea si urmarirea contractului de achizitii publice

Obiectivele testului: Analiza achizitiilor in anul 2011

Descrierea testului: Din situatia intocmita pe anul 2011 de catre persoana responsabila s-au analizat un numar de 9 achizitii reprezentand un procent de 50% din numarul achizitiilor efectuate in anul 2011.

Constatari: Inexistenta vizei C.F.P. in cadrul achiziiilor directe pe documentele justificativ prin care s-a efectuat achizitia directa( factura sau contract).Lipsa procedurilor de lucru proprii pe activitatea de achizitii publice.

Concluzii: In anul 2011 achizitiile s-au facut conform planului anual.Intocmirea procedurilor scrise si formalizate pentru a evita viitoare greseli in intocmirea completa a documentatiei de achizitie publica directa.Vizarea tuturor documentelor care necesita viza C.F.P. si completarea registrului.

Se intocmeste F.I.A.P. nr. 1 si nr. 2.Data: 09.05.2013 Auditor,

...............Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru


NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Entitatea: Primaria ...............Misiunea de audit: Auditul activitatii achizitiilor publicePerioada supusa auditului: 24.04.2013-15.05.2013Numele auditorului: ............... Data realizarii: 11.05.2013ConstatareDocument justificativDa Nu Auditor

Sectiunea COrganigrama si statul de functiiX

Sectiunea CHotarari cu privire la programul de achizitii pe anii 2010, 2011X

Sectiunea CFise postX

Sectiunea CSituatia achizitiilor pe anii 2010, 2011X

Data: 11.05.2013 Auditor,

...............Procedura - P11: edinta de inchidere


MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE

Entitatea publica: Primaria ...............

Tema misiunii de audit: Auditul activitatii achizitiilor publiceAuditul de regularitate

Perioada: 24.04.2013-15.05.2013

Intocmit de: ............... Data:14.05.2013A. Lista participantilor:

Numele si Prenumele

FunctiaDirectia/ServiciulNr. Telefon/e-mailSemnatura

............... Auditor public intern Birou Audit Osica de Sus

...............Auditor public intern Birou Audit Osica de Sus

...............Auditor public internBirou Audit Osica de Sus

Primar Primaria ...............

Inspector asistent 3Primaria ...............

B. Concluzii:.

n cadrul edinei de nchidere au fost discutate constatarile pentru fiecare obiectiv auditat disfuncionalitile constatate, cauzele i riscurile/consecintele identificate, precum i recomandrile formulate, prezentate n Fiele de identificare i analiza problemelor ntocmite ca urmare a desfurrii misiunii de audit public intern cu tema: Auditul activitatii achizitiilor publice.De asemenea,

a fost discutat un plan de msuri necesar implementrii recomandrilor formulate,

s-a adus la cunotina structurii auditate c n proiectul de raport vor fi prezentate i aspectele pozitive constatate pe parcursul desfurrii misiunii de audit public intern;

Prin semnarea minutei de nchidere structura auditat recunoate restituirea tuturor documentelor puse la dispoziia auditorilor interni din cadrul Biroului de Audit Public Intern n timpul desfurrii misiunii de audit public intern.

Pentru constatarile prezentate nu au fost obiectii, fiind insusite in totalitate.

In final s-au desemnat persoanelor reponsabile cu implementarea recomandarilor.

Prezenta a fost incheiata la Primaria ...............


INTERVIUL NR. 1


Perioada auditata: 24.04.2013 15.05.2013Intocmit: Raicea Alexandru

Data: 10.04.2013Nr. CrtINTREBARIDANUOBS.

1A-ti luat la cunostinta fisa postului ?X

2Achizitiile publice efectuate in decursul anilor 2010 si 2011 s-au realizat in functie de prioritatile comunei ?X

3La nivelul entitatii exista proceduri de lucru scrise si formalizate privind activitatea achizitiilor publice?X

4Daca da, procedurile au fost testate inainte de a fi utilizate in practica?--

5La intocmirea planului anual al achizitiilor publice s-au respectat cerintele din lege?X

6Exista minimul necesar de oferte primite in cadrul procedurii de achizitii ? ( unde este cazul)X

7Au existat contestatii referitoare la contractele de achizitii?X

8Contractele de achizitii sunt semnate de catre parti?X

9V-ati actualizat legislatia in vigoare privind achizitiile publice?X

10Contractele de achizitii publice contin modificari, stersaturi si completari ?X-modificarea din contractul nr s-a efectuat datorita redactarii eronate a executantului lucrarii

-mentionez ca modificarea a fost facuta de catre executant

11In cazul in care acestea au existat a fost instiintat ordonatorul de credite? X

12Considerati ca faceti fata sarcinilor de serviciu prevazute in fisa postului?X

Auditor, Intervievat,

...............

Procedura P08: Colectarea dovezilor


Entitatea public: Primaria ...............Tema misiunii de audit public intern: Auditul activitatii achizitiilor publice

Numele auditorului: ...............Data realizrii: 08.05.2013

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI

Nr.1

1. Problema: Modificarea contractului de achizitie publica

2. Constatri: La achizitia Consolidarea si refunctionalizarea localului de la scola cu cls.I-VIII comuna ............... contractul contine stersaturi si modificari dupa semnarea acestuia, fiind modificat pretul lucrarii langa acesta fiind atasata stampila si semnatura firmei contractate.

3. Cauze: Modificarile efectuate fara a avea la baza o justificare elocventa de genul: Aparitia unor hibe la semnarea contractului; timpul prea scurt pentru intocmirea documentatiei; greseli de ortografie.

4. Consecine: Posibilitatea de interpretare a realitatii cu cele mentionate in contract.

5. Recomandri i soluii propuse: Incheierea contractelor de achizitie cu mai multa atentie fara ca acestea sa contina modificari si stersaturi ulterioare.

ntocmit de: ...............

Numele i funcia persoanei auditate

Data:08.05.2013






Nr.2

1. Problema: Neaplicarea vizei C.F.P.

2. Constatri: In anumite cazuri s-a constatat lipsa vizei C.F.P. pe documentul justificativ de plata reprezentat in cazul achizitiei directe prin factura fiscala.

Inexistenta registrului C.F.P. pe anul 2010.

3. Cauze: Neinstituirea la nivelul entitatii a unei proceduri privind desemnarea persoanelor compatibile care aplica viza C.F.P. pe documentele intocmite.

Neinstituirea la nivelul entitatii a cadrului general al operatiunilor supuse C.F.P. (organizarea evidentierea si raportarea angajamentelor bugetare).

4. Consecine: Posibilitatea de a se angaja cheltuieli nejustificate.

Posibilitatea ca in evidenta angajamentelor bugetare sa nu fie trecute toate operatiunile.

5. Recomandri i soluii propuse: Instituirea cadrului general al operatiunilor supuse C.F.P.

Organizarea evidentierea si raportarea angajamentelor bugetare

ntocmit de: ...............


Data:08.05.2013






Nr.3

1. Problema: Lipsa procedurilor de lucru proprii pe activitatea de achizitii publice.

2. Constatri: Inexistenta procedurilor de lucru scrise si formalizate pentru activitatea de achizitie publica.

3. Cauze: Neinstituirea prin decizie a unei comisii privind intocmirea procedurilor

4. Consecine: Posibilitatea ca, contractele de achizitie publica sa fie intocmite necorespunzator

5. Recomandri i soluii propuse: Intocmirea procedurilor scrise si formalizate pentru a evita greseli in desfasurarea activitatii de achizitie pulica directa.

ntocmit de: ...............


Data:08.05.2013

Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit


PROIECT

RAPORT DE AUDIT INTERN


Perioada auditului: 24.04.2013 15.05.2013Perioada auditata : 01.01.2012 31.12.2012Structura auditata: Primaria ...............Auditori:

..............................CAPITOLUL I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formata din:

............... auditor public intern;


Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr 86/24.04.2013Baza legala a actiunii de auditare:

Planul de audit intern pe anul 2013 aprobat de conducerea institutiei;

Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;

O.M.F.P. nr38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern;

Normele proprii de exercitare a auditului public intern in cadrul entitatii publice;

Entitatea auditata: Primaria ...............Misiunea de audit: Auditul activitatii achizitiilor publice

Durata actiunii de auditare: 24.04.2013 15.05.2013Perioada supusa auditarii: 01.01.2012 31.12.2012Obiectivele misiunii de audit:

5. Organizarea si programul de achizitii publice

6. Pregatirea si aplicarea procedurilor pentru atribuirea contractelor de achizitii publice si rezolvarea contestatiilor



Obiectivele 1 si 3 vor fi auditate de auditorul public intern ..............., iar obiectivele 2 si 4 vor fi auditate de auditorul public intern ............... .

Tipul de auditare: Audit de regularitate.

Tehnicile de audit intern utilizate:

a) - verificarea: s-a realizat in vederea asigurarii validitatii, realitatii si acuratetei inregistrarilor in documente si a concordantei cu legile si reglementarile in vigoare precum si a eficacitatii controlului intern prin urmatoarele tehnici de verificare:

1. comparatia: pentru confirmarea identitatii unei informatii, dupa obtinerea lor din doua sau mai multe surse diferite.

2. examinarea: pentru determinarea erorilor si/sau disfunctionalitatilor.

3. punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de inregistrari.

4. confirmarea: pentru solicitarea informatiilor din mai multe surse independente cu scopul validarii acestora.

5. urmarirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre documentele inregistrate in vederea stabiliri realitati inregistrarilor.

b) - observarea fizica: in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si emitere a documentelor.

c) - interviul: s-au realizat de catre auditorii interni in intervievarea persoanelor auditate, implicate si interesate si informatiile primite care au fost sustinute de documente.

d) esantionarea pentru analiza modului de intocmire al documentelor;

Instrumente de audit:

Liste de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare obiectiv auditabil;

Interviu;

Teste; F.I.A.P.Verificarea la fata locului a vizat urmatoarele documente intocmite si completate pe perioada 01.01.2012 31.12.2012:

Situatia achizitiilor efectuate in anii 2012;

Fise ale posturilor;

Plan de achizitii anual;

Hotarari cu privire la achizitiile publice;

Documente justificativereferitoare la achizitiile publicepe anii 2012;

Materiale intocmite pe timpul misiunii:

Notificarea;

Ordin de serviciu;

Declaratie de independenta;

Colectarea informatiilor;

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile;

Tabel cu identificarea riscurilor;

Tabel cu analiza si calculul punctajului total a riscurilor pe baza criteriilor de apreciere;

Tabel cu stabilirea nivelului si a punctajului total a riscului;

Tabel cu clasarea operatiilor in functie de analiza riscurilor;

Tematica in detaliu;

Programul de audit public intern;

Minuta sedintei de deschidere;

Nota centralizatoare a documentelor de lucru;

Minuta sedintei de inchidere;

Proiect Raportul de Audit Intern;

Raport de Audit Public Intern;

Activitatea de achizitii publice se desfasoara de catre o singura persoana avand atributiunea desfasurarii activitatii achizitiilor publice in fisa postului.

Activitati desfasurate in cadrul activitatii achizitiilor pulice este: Indeplineste activitatea de achizitii publice conform prevederilor O.U.G. nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de concesiune si lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii a H.G. nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din O.U.G nr.34/2006.

Organizeaza, conduce si intocmeste documentatia pentru atribuirea contractelor de achizitie publica a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;

Pe baza solicitarilor facute intocmeste cereri de oferta de pret si note de comenzi catre diferiti furnizori si executanti de lucrari;

Intocmeste procesele verbale de selectie, pastreaza si raspunde de documentatia de achizitii publice;

Raspunde de cunoasterea legislatiei in domeiul de activitate;

CAPITOLUL II. CONSTATARI SI RECOMANDARI

In timpul misiunii de audit pentru obiectivele stabilite s-a folosit metoda de esantionare pentru anul 2012 pentru care s-au formulat testele nr.1 si nr.2Activitatea de achizitii publice se desfasoara in bune conditii, ordonatorul de credite asigurand conditiile necesare prin dotarea cu calculator, imprimanta, acces la internet, acces la legislatia in vigoare si spatiu necesar desfasurarii activitatii.

La obiectivul 1 auditat de catre auditorul public intern ............... nu s-au constatat disfunctionalitati.

La obiectivul 2 auditat de catre auditorul public intern ............... s-a constatat lipsa vizei C.F.P. pe factura in cazul achizitiei directe fara contract evidentiata in testul nr.1.La obiectivul 3 auditat de catre auditorul public intern ............... s-a constatat la achizitia . ............... contractul contine stersaturi si completari dupa semnarea acestuia, fiind modificat pretul lucrarii, langa acesta fiind atasata stampila si semnatura firmei contractante. In unele situatiile care insotesc achizitia suma nu este modificata, plata facandu-se pe suma modificata evidentiata in testul nr.2 si F.I.A.P. nr.1 si nr.2.La obiectivul 4 auditat de catre auditorul public intern ............... s-a constatat lipsa procedurilor scrise si formalizate de lucru proprii, pentru evitarea unelor disfunctionalitati in activitatea de achizitii publice evidentiat prin F.I.A.P. nr.3.Activitatea de achizitii in anul 2012 s-a desfasurat conform planului anual de achizitii, in acesta respectandu-se necesitatile comunei.CAPITOLUL III. CONCLUZII

SE AVIZEAZA

Anexa nr.1Nr. crtConstatariCauzeConsecinteRecomandariObservatii

Modificarea contractului de achizitie publica

1.La achizitia .. ............... contractul contine stersaturi si modificari dupa semnarea acestuia, fiind modificat pretul lucrarii, langa acesta fiind atasata stampila si semnatura firmei contractate.Modificarile efectuate fara a avea la baza o justificare elocventa de genul: Aparitia unor hibe la semnarea contractului; timpul prea scurt pentru intocmirea documentatiei; greseli de ortografie;Posibilitatea de interpretare a realitatii cu cele mentionate in contract.

Incheierea contractelor de achizitie cu mai multa atentie fara ca acestea sa contina modificari si stersaturi ulterioare.

Neaplicarea vizei C.F.P.

2In anumite cazuri s-a constatat lipsa vizei C.F.P. pe documentul justificativ de plata reprezentat in cazul achizitiei directe prin factura fiscala.

Inexistenta registrului C.F.P. pe anul 2010.Neinstituirea la nivelul entitatii a unei proceduri privind desemnarea persoanelor compatibile care aplica viza C.F.P. pe documentele intocmite.

Neinstituirea la nivelul entitatii a cadrului general al operatiunilor supuse C.F.P. (organizarea evidentierea si raportarea angajamentelor bugetare).Posibilitatea de a se angaja cheltuieli nejustificate.

Posibilitatea ca in evidenta angajamentelor bugetare sa nu fie trecute toate operatiunile.Instituirea cadrului general al operatiunilor supuse C.F.P.


Lipsa procedurilor de lucru proprii pe activitatea de achizitii publice

3Inexistenta procedurilor de lucru scrise si formalizate pentru activitatea de achizitie publica.Neinstituirea prin decizie a unei comisii privind intocmirea procedurilor.Posibilitatea ca, contractele de achizitie publica sa fie intocmite necorespunzatorIntocmirea procedurilor scrise si formalizate pentru a evita greseli in desfasurarea activitatii de achizitie pulica directa.

Anexa Nr. 2Nr. crtRecomandareTermen de implementareResponsabilSemnatura

Data

implementarePermanent

1.Incheierea contractelor de achizitie cu mai multa atentie fara ca acestea sa contina modificari si stersaturi ulterioare.X

2.Intocmirea procedurilor scrise si formalizate de lucru proprii 29.06.2013

3.Instituirea cadrului general al operatiunilor supuse C.F.P. X

Auditori,

.............................. Nr.:/.COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

Se Aproba,

Primar

RAPORT DE AUDIT INTERN

Incheiat azi:15.05.2013Misiunea de audit: Auditul activitatii achizitiilor publice

Perioada auditului: 24.04.2013 15.05.2013Perioada auditata : 01.01.2012 31.12.2012Structura auditata: Primaria ...............Auditori:

..............................CAPITOLUL I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formata din:



Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr 86/24.04.2013Baza legala a actiunii de auditare:

Planul de audit intern pe anul 2013 aprobat de conducerea institutiei;

Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;

O.M.F.P. nr38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern;

Normele proprii de exercitare a auditului public intern in cadrul entitatii publice;

Entitatea auditata: Primaria ...............Misiunea de audit: Auditul activitatii achizitiilor publice

Durata actiunii de auditare: 24.04.2013 15.05.2013Perioada supusa auditarii: 01.01.2012 31.12.2012Obiectivele misiunii de audit:

9. Organizarea si programul de achizitii publice

10. Pregatirea si aplicarea procedurilor pentru atribuirea contractelor de achizitii publice si rezolvarea contestatiilor



Obiectivele 1 si 3 vor fi auditate de auditorul public intern ..............., iar obiectivele 2 si 4 vor fi auditate de auditorul public intern ............... .

Tipul de auditare: Audit de regularitate.

Tehnicile de audit intern utilizate:

e) - verificarea: s-a realizat in vederea asigurarii validitatii, realitatii si acuratetei inregistrarilor in documente si a concordantei cu legile si reglementarile in vigoare precum si a eficacitatii controlului intern prin urmatoarele tehnici de verificare:

6. comparatia: pentru confirmarea identitatii unei informatii, dupa obtinerea lor din doua sau mai multe surse diferite.

7. examinarea: pentru determinarea erorilor si/sau disfunctionalitatilor.

8. punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de inregistrari.

9. confirmarea: pentru solicitarea informatiilor din mai multe surse independente cu scopul validarii acestora.

10. urmarirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre documentele inregistrate in vederea stabiliri realitati inregistrarilor.

f) - observarea fizica: in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si emitere a documentelor.

g) - interviul: s-au realizat de catre auditorii interni in intervievarea persoanelor auditate, implicate si interesate si informatiile primite care au fost sustinute de documente.

h) esantionarea pentru analiza modului de intocmire al documentelor;

Instrumente de audit:

Liste de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare obiectiv auditabil;

Interviu;

Teste; F.I.A.P.Verificarea la fata locului a vizat urmatoarele documente intocmite si completate pe perioada 01.01.2012 31.12.2012:

Situatia achizitiilor efectuate in anii 2012;

Fise ale posturilor;

Plan de achizitii anual;

Hotarari cu privire la achizitiile publice;

Documente justificativereferitoare la achizitiile publicepe anii 2012;

Materiale intocmite pe timpul misiunii:

Notificarea;

Ordin de serviciu;

Declaratie de independenta;

Colectarea informatiilor;

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile;

Tabel cu identificarea riscurilor;

Tabel cu analiza si calculul punctajului total a riscurilor pe baza criteriilor de apreciere;

Tabel cu stabilirea nivelului si a punctajului total a riscului;

Tabel cu clasarea operatiilor in functie de analiza riscurilor;

Tematica in detaliu;

Programul de audit public intern;

Minuta sedintei de deschidere;

Nota centralizatoare a documentelor de lucru;

Minuta sedintei de inchidere;

Proiect Raportul de Audit Intern;

Raport de Audit Public Intern;

Activitatea de achizitii publice se desfasoara de catre o singura persoana avand atributiunea desfasurarii activitatii achizitiilor publice in fisa postului.

Activitati desfasurate in cadrul activitatii achizitiilor pulice este: Indeplineste activitatea de achizitii publice conform prevederilor O.U.G. nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de concesiune si lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii a H.G. nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din O.U.G nr.34/2006.

Organizeaza, conduce si intocmeste documentatia pentru atribuirea contractelor de achizitie publica a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;

Pe baza solicitarilor facute intocmeste cereri de oferta de pret si note de comenzi catre diferiti furnizori si executanti de lucrari;

Intocmeste procesele verbale de selectie, pastreaza si raspunde de documentatia de achizitii publice;

Raspunde de cunoasterea legislatiei in domeiul de activitate;

CAPITOLUL II. CONSTATARI SI RECOMANDARI

In timpul misiunii de audit pentru obiectivele stabilite s-a folosit metoda de esantionare pentru anul 2012 pentru care s-au formulat testele nr.1 si nr.2Activitatea de achizitii publice se desfasoara in bune conditii, ordonatorul de credite asigurand conditiile necesare prin dotarea cu calculator, imprimanta, acces la internet, acces la legislatia in vigoare si spatiu necesar desfasurarii activitatii.

La obiectivul 1 auditat de catre auditorul public intern ............... nu s-au constatat disfunctionalitati.

La obiectivul 2 auditat de catre auditorul public intern ............... s-a constatat lipsa vizei C.F.P. pe factura in cazul achizitiei directe fara contract evidentiata in testul nr.1.La obiectivul 3 auditat de catre auditorul public intern ............... s-a constatat la achizitia . ............... contractul contine stersaturi si completari dupa semnarea acestuia, fiind modificat pretul lucrarii, langa acesta fiind atasata stampila si semnatura firmei contractante. In unele situatiile care insotesc achizitia suma nu este modificata, plata facandu-se pe suma modificata evidentiata in testul nr.2 si F.I.A.P. nr.1 si nr.2.La obiectivul 4 auditat de catre auditorul public intern ............... s-a constatat lipsa procedurilor scrise si formalizate de lucru proprii, pentru evitarea unelor disfunctionalitati in activitatea de achizitii publice evidentiat prin F.I.A.P. nr.3.Activitatea de achizitii in anul 2012 s-a desfasurat conform planului anual de achizitii, in acesta respectandu-se necesitatile comunei.CAPITOLUL III. CONCLUZII

SE AVIZEAZA

Anexa nr.1Nr. crtConstatariCauzeConsecinteRecomandariObservatii

Modificarea contractului de achizitie publica

1.La achizitia .. ............... contractul contine stersaturi si modificari dupa semnarea acestuia, fiind modificat pretul lucrarii, langa acesta fiind atasata stampila si semnatura firmei contractate.Modificarile efectuate fara a avea la baza o justificare elocventa de genul: Aparitia unor hibe la semnarea contractului; timpul prea scurt pentru intocmirea documentatiei; greseli de ortografie;Posibilitatea de interpretare a realitatii cu cele mentionate in contract.

Incheierea contractelor de achizitie cu mai multa atentie fara ca acestea sa contina modificari si stersaturi ulterioare.

Neaplicarea vizei C.F.P.

2In anumite cazuri s-a constatat lipsa vizei C.F.P. pe documentul justificativ de plata reprezentat in cazul achizitiei directe prin factura fiscala.

Inexistenta registrului C.F.P. pe anul 2010.Neinstituirea la nivelul entitatii a unei proceduri privind desemnarea persoanelor compatibile care aplica viza C.F.P. pe documentele intocmite.

Neinstituirea la nivelul entitatii a cadrului general al operatiunilor supuse C.F.P. (organizarea evidentierea si raportarea angajamentelor bugetare).Posibilitatea de a se angaja cheltuieli nejustificate.

Posibilitatea ca in evidenta angajamentelor bugetare sa nu fie trecute toate operatiunile.Instituirea cadrului general al operatiunilor supuse C.F.P.


Lipsa procedurilor de lucru proprii pe activitatea de achizitii publice

3Inexistenta procedurilor de lucru scrise si formalizate pentru activitatea de achizitie publica.Neinstituirea prin decizie a unei comisii privind intocmirea procedurilor.Posibilitatea ca, contractele de achizitie publica sa fie intocmite necorespunzatorIntocmirea procedurilor scrise si formalizate pentru a evita greseli in desfasurarea activitatii de achizitie pulica directa.

Anexa Nr. 2Nr. crtRecomandareTermen de implementareResponsabilSemnatura

Data

implementarePermanent

1.Incheierea contractelor de achizitie cu mai multa atentie fara ca acestea sa contina modificari si stersaturi ulterioare.X

2.Intocmirea procedurilor scrise si formalizate de lucru proprii 29.06.2013

3.Instituirea cadrului general al operatiunilor supuse C.F.P. X

Auditori,

..............................COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

OPIS

Misiune Audit : Auditul activitatii achizitiilor publicePrimaria ...............Perioada supusa auditului: 24.04.2013 15.05.2013Nr. crtTip documentNr. pagina

( de la ... pana la )

1Documente justificative1-9

2Situatie privind achizitiile publice pe anii 2010-201110-11

3Fisa postului12-14

4Hotarari, organigrama, stat de functii15-20

5Nota centralizatoare a documentelor de lucru21

6Teste22-23

7Interviu24

8Lista de verificare25

9Tematica in detaliu26-28

10Tabel puncte tari si puncte slabe29-33

11Clasarea operatiilor in functie de analiza riscurilor34-36

12Stabilirea nivelului riscului a punctajului total al riscului37-41

13Stabilirea factorilor de risc a ponderilor si a nivelurilor de apreciere al riscurilor42

14Identificarea riscurilor43-45

15Lista centralizatoare a obiectivelor auditabile46-47

16Colectarea informatiilor48

17Sectiunea C49

18Minuta sedintei de inchidere50

19Minuta sedintei de deschidere51

20Notificare52

21Sectiunea B53

22Program de audit54-56

23F.I.A.P. nr.1, nr.2, nr.357-59

24Raport de audit public intern60-65

25Proiect raport de audit public intern66-71

26Declaratii de independenta72-74

27Ordin de serviciu75

28Sectiunea A76

29Fisa de urmarire a recomandarilor77

Proces verbal de predare primire a dosarului de

Audit Public Intern privind misiunea: Auditul activitatii achizitiilor publice

Data:15.05.2013Subsemnatati ..............., ............... si ............... auditori publici interni in cadrul A.Co.R Olt am predat dosarul privind misiunea de audit public intern cu tema: Auditul activitatii achizitiilor publice doamnei ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, din cadrul Primariei ................Dosarul cuprinde conform opisului un numar de 77 pagini numerotate conform documentelor din dosar si raportul de audit inregistrat sub numarul ../15.05.2013Dosarul de audit se va tine de catre persoanele responsabile si se va prezenta numai organelor Curtii de Conturi si Structurii de Audit Public Intern D.G.F.P. Olt; organe care efectueaza evaluarea externa a auditului public intern si evalueaza activitatea la nivelul institutiei.

Dupa 10 ani dosarul se va arhiva in arhiva unitatii.

Am primit,Am predat, Auditori Interni:

..............................Procedura P17: Urmarirea recomandarilor


FISA DE URMARIRE A RECOMANDARILOR

Primaria Biroul de audit public intern Osica de SusData:

Compartimentul Misiunea: Raportul din data:

Nr. crt.RecomandareImplementatPartial implementatNeimplementatData planificata/

Data implementarii

Primaria , Compartimentul..

Data si semnatura:

Auditori:

..............................Data si semnatura:

MAPI - Auditul Activitati Achizitiilor Publice

Documents

Transcript of MAPI - Auditul Activitati Achizitiilor Publice