1

Continut Instructiuni de utilizare ................................................................................................................................. 3

Acces ......................................................................................................................................................... 3

Structura ................................................................................................................................................... 3

Mod de lucru ............................................................................................................................................. 4

Recomandari ............................................................................................................................................. 4

Beneficiari ..................................................................................................................................................... 5

Filtrare beneficiari ..................................................................................................................................... 5

Adaugare beneficiar .................................................................................................................................. 6

Vizualizare beneficiar ................................................................................................................................ 9

Editare beneficiar ...................................................................................................................................... 9

Proiecte ....................................................................................................................................................... 12

Adauga .................................................................................................................................................... 12

General ................................................................................................................................................ 13

Vizualizare ............................................................................................................................................... 14

Editare ..................................................................................................................................................... 14

Responsabil de proiect ........................................................................................................................ 14

Calendar activitati ............................................................................................................................... 15

Indicatori ............................................................................................................................................. 16

Analiza economica/financiara ............................................................................................................. 17

Detaliere cheltuieli .............................................................................................................................. 18

Plan achizitii ........................................................................................................................................ 20

Acte aditionale ........................................................................................................................................ 23

Contracte .................................................................................................................................................... 26

General ................................................................................................................................................ 27

Detalii financiare ................................................................................................................................. 28

Acte aditionale .................................................................................................................................... 28

Stadiu implementare .......................................................................................................................... 29

Indicatori fizici ..................................................................................................................................... 30

Indicatori CF ........................................................................................................................................ 31

2

Progres executie.................................................................................................................................. 31

Progres financiar ................................................................................................................................. 32

Revendicari .......................................................................................................................................... 33

Sinteza avansuri .................................................................................................................................. 34

Situatie centralizata a cheltuielilor ..................................................................................................... 35

Achizitii terenuri/Avize, permise ......................................................................................................... 36

Riscuri .................................................................................................................................................. 36

Informare/Publicitate ......................................................................................................................... 37

Rapoarte de progres ................................................................................................................................... 38

General ................................................................................................................................................ 38

Observatii ............................................................................................................................................ 38

Acte aditionale .................................................................................................................................... 39

Situatia contului bancar al proiectului ................................................................................................ 39

Stadiu achizitii ..................................................................................................................................... 40

Previziuni de cheltuieli ........................................................................................................................ 40

Conditii specifice ................................................................................................................................. 41

Masuri ................................................................................................................................................. 41

Alte facturi .......................................................................................................................................... 42

3

Instructiuni de utilizare

Acces Aplicatia de monitorizare este o aplicatie web, accesibila intr-un browser (Mozilla Firefox sau Google

Chrome) la adresa https://infrastructura.fonduri-ue.ro.

Va trebui sa fiti de acord cu instalarea in browser a unui certificat trimis de aplicatie, cu ajutorul caruia

comunicatia intre utilizator si aplicatie se va realiza criptat/securizat.

Accesul in aplicatie se face pe baza de nume utilizator si parola. Pentru modificarea datelor personale

sau a parolei se poate accesa din dreapta sus pagina utilizator.

Structura Aplicatia este structurata in 3 sectiuni:

Meniu – partea stanga

Filtre – partea centrala

Lista – partea inferioara

Cu ajutorul meniului se acceseaza informatiile de interes legate de Beneficiari, Proiecte/Contracte de

finantare, Contracte de achizitii, Rapoarte de progres

Sectiunea centrala, filtre, permite popularea listei din partea inferioara in functie de criteriile de cautare

completate.

4

Mod de lucru Fiecare fereastra de tip popup se poate inchide prin butonul X din coltul dreapta sus.

A nu se utiliza butonul “back” al browser-ului deoarece exista riscul pierderii datelor.

Campurile de tip data se pot completa cu ajutorul unui Calendar sau pot fi scrise direct respectand

formatul “zi-luna-an”(dd-mm-yyyy).

In cazul in care nu se poate scrie intr-un camp, dar exista sub acesta un buton “Cauta”, atunci valoarea

campului respectiv se va prelua prin click/dublu-click dintr-o lista predefinita.

Recomandari - Se recomanda introducerea datelor in ordinea urmatoare:

1. Actualizare beneficiar

2. Proiect – Date generale

3. Contracte – Date generale pentru toate contractele de achizitii semnate pe proiectul

introdus anterior

4. Raport de progres - Date generale pentru luna Decembrie 2014

5. Se completeaza restul datelor/taburilor aferente proiectului cu valorile din momentul

semnarii; ulterior se vor introduce modificarile aduse de actele aditionale aprobate pe

proiect, dupa cum se descrie mai jos, in sectiunea Proiecte->Acte aditionale

6. Se completeaza restul datelor/taburilor aferente contractelor, inclusiv actele aditionale, in

ordinea semnarii acestora

7. Se completeaza restul informatiilor solicitate in tab-urile din sectiunea Raport de progres.

- Introducerea sectiunii “Stadiul implementarii” din cadrul contractelor de achizitii se va face doar

pentru modificarile aparute din decembrie 2014. Pentru evenimentele anterioare lunii

decembrie 2014 se va introduce in sistem un scurt rezumat al acestora, aferent catorva

inregistrari.

5

Beneficiari

Sectiunea “Beneficiari” permite actualizarea datelor referitoare la beneficiarul proiectului,

precum nume, numar de inregistrare la Registrul Comerului, codul unic de identificare, adresa, telefon,

etc.

Pagina de “Beneficiari” contine in sectiunea inferioara “Lista Beneficiari”, unde se regasesc

beneficiarii existenti in sistem, impreuna cu o serie de atribute ale acestora. Aceasta lista poate fi filtrata

dupa anumite criterii, disponibile in sectiunea superioara: Nume, Nr. ONRC, CUI, Adresa, Telefon, Fax,

Mail, Rep. legal.

Filtrare beneficiari - Se completeaza unul dintre criteriile de cautare din pagina (Nume, Nr. ONRC, CUI, Adresa,

Telefon, Fax, Mail) si se apasa butonul “Cauta”; lista din sectiunea inferioara va contine doar

beneficiarii care respecta criteriul de cautare completat

- Pentru accesul la o lista a beneficiarilor care au un anumit reprezentant legal se acceseaza

butonul Cauta din dreptul filtrului “Rep. legal”, dupa care:

o Se selecteaza persoana cu functia de reprezentant legal din fereastra de mai jos prin

dublu click

o In aceasta noua fereastra exista si posibilitatea de filtrare a reprezentantilor dupa nume

sau functie

o Se revine in fereastra principala unde s-a populat criteriul de cautare cu numele selectat

si se apasa butonul “Cauta” din partea inferioara a sectiunii “Filtru Beneficiar”, iar ca

rezultat vor aparea doar beneficiarii care au reprezentantul legal selectat

6

In sectiunea “Lista Beneficiari” sunt permise alte trei actiuni: Adaugare Beneficiar, vizualizare

beneficiar si editare beneficiar:

Adaugare beneficiar Informatiile introduse in aceasta sectiune vor fi preluate in “Raportul de Progres, sectiunea A.

Datele Sintetice ale Proiectului”; acestea vor putea fi actualizate ulterior prin actiunea de editare.

7

Butonul “Adauga Beneficiar” deschide o fereastra noua in care se completeaza informatiile

referitoare la noul beneficiar; campurile Nume, CUI, Adresa sunt obligatorii:

Se observa de asemenea tab-ul inactiv “Persoane de contact”; acesta va deveni activ dupa ce se

creaza beneficiarul, prin actiunea de “Editare”.

Pentru adaugarea reprezentantului legal se apasa butonul “Cauta”; in noua fereastra deschisa se

va selecta prin dublu click reprezentantul dintr-o lista deja existenta, dar daca acesta nu se regaseste, se

apasa butonul “Adauga reprezentant legal”:

8

Se adauga noul reprezentant legal prin completarea cel putin a numelui si a functiei , se salveaza, dupa

care se selecteaza din lista anterioara pentru a fi asociat beneficiarului creat.

9

Vizualizare beneficiar Actiunea de vizualizare ofera accesul la datele referitoare la beneficiarul aflat pe aceeasi linie cu

iconita de vizualizare; singura diferenta fata de actiunea de editare beneficiar este aceea ca informatiile

nu pot fi modificate

Editare beneficiar Se acceseaza iconita Editare de pe linia beneficiarului pe care dorim sa il modificam si se va

deschide fereastra de mai jos:

Se poate modifica sectiunea Date Generale conform “Raport de Progres sectiunea A. Datele

Sintetice ale Proiectului”

Se poate modifica Reprezentantul legal conform “Raport de Progres sectiunea 3.4

Reprezentant legal” dupa cum s-a descris mai sus

Se pot adauga/modifica persoane de contact conform “Raport de Progres sectiunea 3.5

Responsabilul de proiect”; aceste persoane de contact vor putea fi alese ulterior, dintr-o lista

predefinita, in functia de responsabil de proiect.

10

Similar cu lista de beneficiari, in lista de persoane de contact se pot adauga noi persoane de

contact sau vizualiza/modifica unele deja existente.

Pentru o persoana de contact se solicita in mod obligatoriu Numele si functia, restul campurilor

nefiind obligatorii, dar daca nu vor fi completate vor lispi si din raportul de progres generat pe baza

acestor inregistrari:

11

Dupa completarea datelor aferente persoanei de contact se salveaza si se observa ca persoana de

contact nou-introdusa se regaseste in lista de persoane de contact.

Se revine in pagina principala prin inchiderea ferestrei de la X-ul din coltul dreapta sus sau prin salvare

daca se mai realizeaza modificari de informatii in sectiunea “Date generale”.

12

Proiecte Sectiunea “Proiecte” permite actualizarea datelor referitoare la proiect/contract de finantare/cerere de

finantare.

In pagina principala se afiseaza lista proiectelor introduse in sistem, lista care poate fi filtrata dupa

urmatoarele criterii: cod SMIS, cod proiect, nr. Contract de finantare, titlu proiect.

Dupa introducerea unuia dintre criterii se apasa butonul “Cauta” si automat se vor afisa in lista

proiectele care respecta criteriul de cautare stabilit

Adauga Butonul “Adauga” din sectiunea “Lista proiecte” deschide o fereastra noua care permite introducerea

unui nou proiect/contract de finantare:

13

General

In sectiunea General se introduc urmatoarele informatii obligatorii (conform datelor din contractul de

finantare sau din raportul de progres, sectiunea 4. Identificarea Proiectului):

- Cod SMIS (nu se introduce in cazul proiectelor nesemnate)

- Cod proiect

- Numar contract de finantare

- Curs Euro (se regaseste in planul financiar al proiectului)

- Titlu proiect

Alte informatii:

- Locatie geografica

- Data semnare de catre beneficiar (se poate selecta sau se poate scrie pe formatul dd-mm-yyyy)

- Data semnare de catre Autoritatea de Management (se poate selecta sau se poate scrie pe

formatul dd-mm-yyyy)

- Program operational

- Axa prioritara

- Domeniu major de investitie

- Valoare proiect (exclusiv TVA)

- TVA

- Valoare eligibila

- Valoare BS (buget de stat)

- Valoare FEDR

- Valoare FC

- Valoare BL (buget local)

14

- Valoare contributie (contributie proprie)

- Obiective proiect

- Descriere

Dupa introducerea cel putin a informatiilor obligatorii se poate salva proiectul prin apasarea butonului

“Salveaza” pentru a putea fi completate ulterior si tab-urile inactive in acest moment.

La Salvare se valideaza valoareaTVA-ului, iar daca este diferita de 24% se genereaza un mesaj; se poate

apasa “OK” si se merge mai departe, salvandu-se proiectul, sau “Anuleaza ” pentru a modifica valorile,

daca este cazul unei erori de introducere a datelor.

Vizualizare Actiunea de vizualizare ofera acces la datele referitoare la proiectul aflat pe aceeasi linie cu

iconita de vizualizare; singura diferenta fata de actiunea de editare este aceea ca informatiile nu pot fi

modificate.

Editare Dupa salvarea datelor generale ale proiectului se acceseaza actiunea de editare a proiectului

nou creat si se vor putea introduce informatiile suplimentare, din tab-urile initial inactive (Calendar

activitati, Indicatori, Analiza economica/financiara etc.) sau modifica datele introduse in sectiunea

General

Responsabil de proiect

Se vor adauga responsabilii de proiect conform sectiunii “3.5 Responsabilul de proiect” din

cadrul raportului de progres. Acestia se vor prelua dintr-o lista predefinita in cadrul sectiunii Beneficiar-

>Persoane de contact; in cazul in care nu se regasesc in aceasta lista, se va accesa sectiunea Beneficiar-

>Persoane de contact si se vor crea.

15

Calendar activitati

Se va completa calendarul estimativ al activitatilor din cadrul proiectului, asa cum a fost definit in

contractul de finantare/cererea de finantare

Prin butonul Adauga se vor putea introduce noi activitati dupa cum urmeaza; o data introduse, acestea

vor putea fi vizualizate sau editate, prin iconitele respective:

16

Durata activitatii se va calcula automat, dar daca nu a fost calculata corect se poate modifica.

In cazul in care o activitate este subactivitatea alteia (ex. 1.1 este subactivitatea activitatii 1, 1.2.1 a

activitatii 1.2, 1.4.2.3 este subactivitatea activitatii 1.4.2), se apasa butonul cauta din dreptul “Activitatii

superioare” si se selecteaza prin dublu click activitatea superioara (de care depinde/nivelul superior din

cadrul ierarhiei).

Numarul activitatii se va genera automat, conditia este ca activitatile sa fe introduse in ordine

crescatoare, de la prima la ultima.

Indicatori

Indicatorii proiectului se vor prelua din contractul de finantare/cererea de finantare:

Adaugarea indicatorilor se va realiza prin accesarea butonului Adauga, care va deschide urmatoarea

fereastra:

17

Se va alege tipul rezultatului indicatorului, de impact sau imediat.

Daca este indicator care are un corespondent in indicatorii SMIS se va bifa DA, altfel NU. Se vor selecta

in continuare denumirea Indicator SMIS/se va scrie denumirea indicatorului specific, UM (Unitate de

masura), Valoare la inceput/initiala a indicatorului, Valoare la sfarsit si Indicatorul superior daca exista o

ierarhie a indicatorilor.

Analiza economica/financiara

Aceasta sectiune se va completa din contractul de finantare/cererea de finantare, sectiunile “analiza

economica si sociala cost-beneficiu” si “Principalele elemente ale analizei financiare”

18

Detaliere cheltuieli

Se vor putea introduce in aceasta sectiune Detalierea estimativa a cheltuielilor pe categorii (Planul de

cheltuieli) dar si descrieri pentru “Conditii pentru rambursarea cheltuielilor inainte de semnarea

contractului de finantare” si “Conditii pentru rambursarea cheltuielilor declarate in cererea de

rambursare finala’, conform sectiunii “Conditii specifice referitoare la proiect” din contractul de

finantare.

19

Pentru introducerea de noi inregistrari in lista de cheltuieli se apasa butonul Adauga care deschide

urmatoarea fereastra:

Se alege daca cheltuiela este de tip categorie (nivel 1, ex. 1, 2, 3, 4 etc) sau subcategorie (nivel >1, ex.

1.1, 1.2, 3.4, 4.5.2 etc. ).

Daca tipul este categorie se va selecta categoria de cheltuieli din lista predefinita conform modelului de

plan de cheltuieli al contractului de finantare (1. Studii pregatitoare(fezabilitate si design), 2. Achizitie de

terenuri, 3. Cladiri si constructii (investitia de baza), etc...). Altfel, daca este subcategorie, se poate scrie

direct denumirea subcategoriei de cheltuieli si se alege categoria superioara de care depinde aceasta

subcategorie (1.1 depinde de 1, 2.2 depinde de 2, 2.3.4 depinde de 2.3 etc. ).

Se va selecta categoria de cheltuieli SMIS aferenta categoriei de cheltuieli pe care o introducem.

In continuare se bifeaza daca categoria pe care dorim sa o introducem mai are sau nu subcategorii; daca

are se va selecta DA si se poate salva. Daca nu are se vor introduce valorile solicitate: costurile eligibile,

neeligibile si eligibile inainte de aplicare “funding gap” (conform funding gap).

In cazul categoriilor care au subcategorii, valorile se vor calcula automat prin insumarea subcategoriilor,

de aceea nu mai sunt solicitate si valorile financiare ale acestora.

20

Plan achizitii

Se va introduce planul de achizitii al proiectului.

ATENTIE!

In cazul in care, la semnarea contractului de finantare existau deja achizitii incheiate (automat exista un

contractor), se vor introduce intai in sistem aceste contracte de achizitii si abia apoi se va introduce

achizitia in planul de achizitii.

Se vor adauga inregistrari noi prin apasarea butonului “Adauga”.

21

Se vor completa detaliile solicitate, se va selecta dintr-o lista predefinita contractorul (butonul “Cauta”),

daca la momentul semnarii contractului de finantare exista un contract de achizitie semnat, altfel nu se

selecteaza vreun contractor; pentru ca acel contractor sa existe in lista, acesta trebuie introdus in

sectiunea de contracte (cel putin datele generale/obligatorii).

Toate datele introduse se raporteaza la momentul semnarii proiectului; modificarile ulterioare se vor

actualiza in sectiunea “Raport de progres->Stadiul achizitiilor”

Dupa salvarea datelor generale, se revine prin actiunea editare asupra noii inregistrari si se acceseaza

tab-ul “Categorii de cheltuieli” pentru introucerea bugetului achizitiei:

22

Bugetul achizitiei se va calcula prin insumarea categoriilor de cheltuieli din care este compus; astfel se

vor introduce categoriile de cheltuieli, cu categoria de cheltuieli SMIS asociata, daca este cazul:

23

Acte aditionale Actele aditionale aprobate pe proiect vor crea in sistem versiuni de proiect, imposibil sa mai fie

modificate. Astfel , introducerea actelor aditionale se va realiza dupa ce toate datele aferente unei

versiuni de proiect vor fi actualizate.

Pentru a introduce un act aditional este/a fost nevoie in prealabil de o propunere de modificare. Astfel,

se vor introduce in sectiunea “Raport de progres->Acte Aditionale” propunerile de modificare ce au

condus in cele din urma la acte aditionale. In baza acestor propuneri aprobate se va genera o noua

versiune a proiectului, conforma actului aditional.

Generarea unei noi versiuni/unui act aditional se va face prin accesarea celei de-a treia actiuni din lista

de proiecte, “Editare pe baza unui act aditional”:

Actiunea de “Editare pe baza unui act aditional” deschide fereastra urmatoare:

24

Se solicita data actului aditional si numarul acestuia, precum si selectarea dintr-o lista a propunerii de

modificare care a fost aprobata si in urma careia s-a semnat actul aditional. Aceasta lista este accesibila

dupa apasarea butonului “Cauta”, iar datele afisate in aceasta sunt cele introduse anterior pe raportul

de progres.

Dupa ce se salveaza se vor putea modifica datele introduse pe proiect conform modificarilor aduse de

actul aditional. Versiunea anterioara nu va mai putea fi modificata, ci doar vizualizata, prin accesarea

celei de-a patra actiuni din lista de proiecte:

25

26

Contracte

In aceasta sectiune se introduc contractele de achizitii. Acestea pot fi filtrate cu ajutorul filtrelor din

partea superioara, iar lista din partea inferioara va afisa doar contractele care respecta criteriile de

cautare selectate.

Adaugarea unui nou contract se realizeaza prin butonul Adauga:

27

General

Se vor completa cel putin campurile obligatorii, conform raportului de progres, sectiunea 5.1 Datele

proiectului.

Nu se va completa “Valoare initiala”, aceasta urmand doar sa afiseze prima valoare a contractului.

“Valoarea initiala” va fi diferita de “Valoare contract” doar in cazul in care se vor introduce acte

aditionale care au impact financiar; astfel, “valoare contract” va reprezenta valoarea actualizata in urma

actului aditional, iar “valoarea initiala” va afisa valoarea contractului din momentul semnarii.

28

Detalii financiare

Dupa salvare se revine prin actiunea editare pentru completarea datelor suplimentare, aferente tab-

urilor activate:

Acte aditionale

Se vor completa actele aditionale conform raportului de progres, sectiunea “5.3 Acte

aditionale/modificari ale prevederilor initiale”

29

Adaugarea unui nou act aditional

Se va introduce numarul actului, data, tipul acestuia (act aditional sau ordin de variatie) si continutul.

Daca actul aditional extinde durata contractului se va completa noua durata a contractului, iar daca

actul aditional schimba data finalizarii se va completa noua data de finalizare a contractului.

In cazul in care actul aditional modifica valoarea totala a contractului se va bifa in dreptul intrebarii “Are

impact financiar” si se va completa noua valoare a contractului.

Stadiu implementare

Se va completa conform raportului de progres, sectiunea “5.6 Stadiul implementarii contractelor”

30

Indicatori fizici

Se vor completa indicatorii fizici conform raportului de progres sectiunea “5.6.1 Indicatori fizici

detaliati”)

31

Indicatori CF

Se vor completa indicatorii CF conform raportului de progres sectiunea “5.7 Indicatori fizici cf

Contractului de finantare”

Progres executie

Se va completa progresul executiei conform raportului de progres sectiunea “5.6.2 Progresul in executia

lucrarilor”.

Pentru fiecare luna de implementare exista 3 sectiuni, conform:

- Planului de lucru initial (progres conform programului de lucru initial), din momentul semnarii

contractului

- Planului de lucru actualizat/in vigoare (progres conform programului de lucru in vigoare)

- Planul de lucru real

Pentru fiecare din aceste 3 sectini de poate completa valoarea financiara sau procentul aferent aferente

progresului.

32

Progres financiar

Se va completa progresul financiar conform raportului de progres sectiunea “5.6.3 Progresul financiar al

contractelor”

33

Pentru fiecare luna de implementare se vor introduce previziunile de plata, valoarea neta a facturilor si

CIP-ul (cat s-a realizat).

Revendicari

Se vor completa revendicarile conform raportului de progres sectiunea “5.6.5 Revendicari si dispute”

34

Sinteza avansuri

Se va completa sinteza avansurilor conform raportului de progres sectiunea “5.8.3 Sinteza avansuri

platite/restituite in cadrul proiectului”

35

Situatie centralizata a cheltuielilor

Se va completa situatia centralizata a cheltuielilor conform raportului de progres sectiunea “5.8.4

Situatia centralizata a cheltuielilor din titlul 56”

36

Achizitii terenuri/Avize, permise

Se vor completa sectiunile Achizitii terenuri/Avize, permise conform raportului de progres, sectiunea

“5.4 Achizitii terenuri si 5.5 Avize, permise, autorizatii si acorduri”

Riscuri

Se vor completa riscurile conform raport de progres sectiunea “6.4 Riscuri identificate si probleme

aparute in implementarea proiectului”

37

Informare/Publicitate

Se va completa sectiunea Informare/Publicitate conform raportului de progres sectiunea “9. Informare

si publicitate”

38

Rapoarte de progres

General

Se vor introduce informatii minimale referitor la raportul de progres ce se doreste a fi generat

Observatii

Se vor putea introduce observatii asupra rapoartelor de progre generate.

39

Acte aditionale

Se vor introduce propunerile de modificare pentru actele aditionale, conform raportului de progres

sectiunea “4.6 Acte aditionale la Contractul/Decizia de finantare”

Situatia contului bancar al proiectului

Se va introduce situatia contului bancar al proiectului conform raportului de progres, sectiunea “5.8.1

Situatia contului bancar al proiectului”

40

Stadiu achizitii

Se va introduce stadiul achizitiilor conform raportului de progres, sectiunea “5.2 Stadiul achizitiior

publice pe proiect”

Previziuni de cheltuieli

Se vor introduce previziunile de cheltuieli conform raportului de progres, sectiunea “5.8.2 Previziuni de

cheltuieli si de rambursare a acestora”

41

Conditii specifice

Se vor completa conditiile specifice conform raportului de progres, sectiunile 6, 7, 8.

Masuri

Se vor completa masurile conform raportului de progres sectiunea “10. Masuri pentru intarirea

capacitatii administrative”

42

Alte facturi

Se vor introduce facturile provenite din exproprieri, taxe, comisioane, etc, care nu au fost platite unor

contractori ce fac obiectul aplicatiei.

Tipul de cheltuiala se va complea cu codurile SMIS aferente categoriei de cheltuieli asociata facturii.