MANUALUL DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII - spiruharet.ro · Manualul de management al calităţii este...

Conf. univ. dr. AURELIAN A. BONDREA (coordonator)

Prof. univ. dr. GHEORGHE BICĂ, Conf. univ. dr. AUREL V. DAVID, Prof. univ. dr. FLORIAN TĂNĂSESCU

MANUALUL DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

© Editura Fundaţiei România de Mâine, 2013 Editură clasificată de Ministerul Educaţiei Naţionale

prin Consiliul Naţional al Cercetării Ştiinţifice, Categoria C (domeniile Filologie, Filosofie, Istorie şi studii culturale,

Arhitectură şi urbanism, Artele spectacolului)

Editura Fundaţiei România de Mâine este membră a Societăţii Editorilor din România.

Reproducerea integrală sau fragmentară, prin orice formă şi prin orice mijloace tehnice,

este strict interzisă şi se pedepseşte conform legii.

Răspunderea pentru conţinutul şi originalitatea textului revine exclusiv autorilor.

Culegere computerizată: Mariana MAGHERU Tehnoredactor: Marcela OLARU Coperta: Adrian ŞERBĂNESCU

Format: 16/70×100

Editura Fundaţiei România de Mâine Bulevardul Timişoara nr. 58, Bucureşti, Sector 6

Tel./Fax: 021/444.20.91; www.spiruharet.ro e-mail: [email protected]

mailto:[email protected]

UNIVERSITATEA SPIRU HARET

MANUALUL DE MANAGEMENT AL

CALITĂŢII

EDITURA FUNDAŢIEI ROMÂNIA DE MÂINE Bucureşti, 2013

UNIVERSITATEA SPIRU HARET BUCUREŞTI SR EN ISO 9001:2008 MANUALUL DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII EDIŢIA 4

COD:MC-04/PAG: 5

CUPRINS

CAPITOLUL I

GENERALITĂŢI ……………………………………………………………………. 9 1.1. Introducere ……………………………………………………………………….. 91.2. Declaraţia Rectorului Universităţii Spiru Haret cu privire la managementul calităţii ... 10 CAPITOLUL II

SCOP, OBIECTIVE ŞI DOMENII DE APLICARE ALE MANUALULUI CALITĂŢII …………………………………………………………………………….. 16 2.1. Scop……………………………………………………………………………….. 162.2. Obiective…………………………………………………………………………... 162.3. Domenii de aplicare……………………………………………………………….. 17

2.3.1. Prezentarea Universităţii Spiru Haret…………………………………….... 172.3.1.1. Date de identificare………………………………………………... 172.3.1.2. Scurt istoric………………………………………………………... 17

2.3.1.2.1. Cadrul juridic, misiune şi valori………………………... 172.3.1.2.2. Dinamica dezvoltării: organizare, conducere şi administraţie ... 192.3.1.2.3. Resurse umane………………………………………….. 232.3.1.2.4. Baza materială …………………………………………. 232.3.1.2.5. Activitatea financiară…………………………………… 252.3.1.2.6. Cercetarea ştiinţifică……………………………………. 252.3.1.2.7. Relaţii internaţionale şi mobilităţi………………………. 26

2.4. Standarde şi documente de referinţă………………………………………………. 282.5. Termeni, definiţii şi abrevieri……………………………………………………… 29

2.5.1. Termeni şi definiţii…………………………………………………………. 292.5.2. Abrevieri……………………………………………………………………. 30

CAPITOLUL III

POLITICA ŞI OBIECTIVELE ÎN DOMENIUL CALITĂŢII …………………… 31 CAPITOLUL IV

SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII……………………………….. 33 4.1. Cerinţe generale…………………………………………………………………… 334.2. Procesele sistemului de management al calităţii………………………………….. 34

4.2.1. Identificarea, succesiunea, interacţiunea şi conducerea proceselor …………… 344.3. Documentaţia Sistemului de management al calităţii…………………………….. 41


COD:MC-04/PAG: 6

4.3.1. Activitatea de documentare a proceselor…………………………………… 414.3.2. Alocarea responsabilităţilor………………………………………………… 454.3.3. Valorificarea şi îmbunătăţirea performanţelor proceselor………………….. 454.3.4. Controlul documentelor…………………………………………………….. 454.3.5. Controlul înregistrărilor…………………………………………………….. 47

4. 4. Organizarea Sistemului de management al calităţii………………………………. 47 CAPITOLUL V

RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI………………………………… 53 5.1. Angajamentul managementului ………………………………………………….. 535.2. Politica referitoare la calitate …………………………………………………….. 545.3. Orientarea spre client …………………………………………………………….. 555.4. Planificarea SMC ………………………………………………………………… 565.5. Responsabilitate, autoritate şi comunicare ……………………………………….. 56

5.5.1. Responsabilitate şi autoritate ……………………………………………… 565.5.2. Reprezentantul managementului …………………………………………... 575.5.3. Comunicare internă ………………………………………………………... 57

5.6. Analiza efectuată de management ………………………………………………. 585.6.1. Generalităţi ………………………………………………………………... 585.6.2. Elemente de intrare ale analizei …………………………………………… 585.6.3. Elemente de ieşire ale analizei …………………………………………….. 59

CAPITOLUL VI

MANAGEMENTUL RESURSELOR ……………………………………………… 60 6.1. Asigurarea resurselor ……………………………………………………………. 606.2. Asigurarea resurselor umane ……………………………………………………… 60

6.2.1. Generalităţi ………………………………………………………………… 606.2.2. Competenţă, conştientizare şi instruire …………………………………… 61

6.3. Asigurarea infrastructurii ………………………………………………………… 616.4. Asigurarea mediului de lucru …………………………………………………….. 62 CAPITOLUL VII

REALIZAREA PRODUSULUI …………………………………………………….. 63 7.1. Planificarea ………………………………………………………………………... 637.2. Procese referitoare la relaţia cu clientul ………………………………………….. 637.3. Proiectare şi dezvoltare …………………………………………………………… 647.4. Aprovizionare……………………………………………………………………… 65

7.4.1. Procesul de aprovizionare…………………………………………………... 657.5. Procese de învăţământ şi cercetare ştiinţifică; procese suport…………………….. 66

7.5.1. Controlul realizării produsului şi furnizării serviciului…………………….. 667.5.2. Validarea proceselor de producţie şi de furnizare servicii…………………. 677.5.3. Identificare şi trasabilitate………………………………………………….. 677.5.4. Proprietatea clientului………………………………………………………. 687.5.5. Păstrarea produsului………………………………………………………... 68

7.6. Controlul proceselor suport……………………………………………………….. 69


COD:MC-04/PAG: 7

CAPITOLUL VIII

MĂSURARE, ANALIZĂ ŞI ÎMBUNĂTĂŢIRE…………………………………… 70 8.1. Generalităţi………………………………………………………………………… 708.2. Monitorizare şi măsurare………………………………………………………….. 70

8.2.1. Satisfacţia clientului………………………………………………………... 708.2.2 Auditul intern……………………………………………………………….. 728.2.3. Monitorizarea şi măsurarea proceselor…………………………………….. 738.2.4. Monitorizarea şi măsurarea produsului…………………………………….. 74

8.3. Controlul produsului neconform …………………………………………………. 748.4. Analiza datelor…………………………………………………………………….. 778.5. Îmbunătăţirea SMC………………………………………………………………... 78

8.5.1. Îmbunătăţirea continuă……………………………………………………... 788.5.2. Acţiuni corective…………………………………………………………… 788.5.3. Acţiuni preventive………………………………………………………….. 79

CAPITOLUL IX

ADMINISTRAREA ŞI CONTROLUL MANUALULUI CALITĂŢII ………….. 81 9.1. Responsabilitatea elaborării……………………………………………………….. 81

9.1.1. Responsabilităţi ……………………………………………………………. 819.1.2. Emitere şi revizie ………………………………………………………….. 819.1.3. Multiplicare şi difuzare…………………………………………………….. 81

9.2. Analiză şi avizare…………………………………………………………………. 829.3. Înregistrarea modificărilor………………………………………………………… 829.4. Multiplicare……………………………………………………………………….. 829.5. Difuzare…………………………………………………………………………… 829.6. Evidenţa ediţiilor şi reviziilor……………………………………………………... 829.7. Păstrare şi arhivare………………………………………………………………… 829.8. Retragerea manualului…………………………………………………………….. 839.9. Scoaterea din uz…………………………………………………………………… 839.10. Confidenţialitatea documentelor SMC…………………………………………… 839.11. Documente asociate……………………………………………………………… 83 ANEXE 85 Anexa nr. 1. Legea nr. 443, din 5 iulie 2002, privind înfiinţarea Universităţii Spiru Haret, Bucureşti……………………………………………………………………….. 87Anexa nr. 2. Componenţa Senatului Universităţii Spiru Haret ……………………….. 90Anexa nr. 3. Componenţa Consiliului de administraţie al Universităţii Spiru Haret….. 92Anexa nr. 4. Ordin al ministrului educaţiei, cercetării, tineretului şi sportului nr. 4237 din 17.06.2010, privind confirmarea rectorului Universităţii Spiru Haret ……………. 93Anexa nr. 5. Structura Sistemului de management al calităţii ………………………... 94Anexa nr. 6. Harta proceselor în Universitatea Spiru Haret ………………………….. 95Anexa nr. 7. Lista documentelor Sistemului de management al calităţii din USH ….. 96Anexa nr. 8. Proceduri de sistem ……………………………………………………… 104


COD:MC-04/PAG: 8

PROCEDURI DE SISTEM 1. Procedura de elaborare, aprobare, gestionare şi control a documentelor Sistemului de management al calităţii …………………………………………………………… 1052. Procedura: Controlul documentelor ......................................................................... 1163. Procedura: Controlul înregistrărilor .......................................................................... 1294. Procedura: Controlul produsului/serviciului neconform ........................................... 1365. Procedura: Acţiuni preventive ................................................................................. 1456. Procedura: Acţiuni corective ................................................................................... 1537. Procedura: Identificarea şi analiza cerinţelor clientului ............................................ 1638. Procedura: Competenţă, conştientizare şi perfecţionare ........................................... 176 9. Procedura: Controlul furnizării serviciului .............................................................. 18110. Procedura: Identificarea proceselor ........................................................................ 18711. Procedura: Auditul intern al calităţii ...................................................................... 19112. Procedura: Calitatea procesului de comunicare internă .......................................... 20413. Procedura: Accesul la informaţii de interes public ................................................. 20914. Procedura: Actualizarea şi urmărirea realizării planurilor strategice şi anuale ...... 21315. Procedura: Controlul echipamentelor de măsurare şi monitorizare ....................... 22216. Procedura: Procesul de admitere ............................................................................ 23017. Procedura: Aprovizionare ...................................................................................... 238


COD:MC-04/PAG: 9

CAPITOLUL I

MANUALUL CALITĂŢII-GENERALITĂŢI

1.1. INTRODUCERE

Elaborarea şi publicarea unei noi ediţii a Manualului de management al calităţii este urmarea deciziei managementului de la cel mai înalt nivel al Universităţii Spiru Haret datorită apariţiei unor reglementări noi cu privire la învăţământul universitar din România, precum şi a programelor de studii ale USH, după evaluările interne şi evaluările externe efectuate de către ARACIS şi EUA-IEP.

Întrucât numărul maxim de revizii care puteau fi efectuate în ediţia anterioară a Manualului (a 3-a) era cu mult depăşit prin amploarea schimbărilor produse, s-a impus elaborarea şi tipărirea unei noi ediţii a manualului care, în acelaşi timp, era reclamată şi de dinamica documentelor Sistemului de management al calităţii (SMC), generată de permanenta activitate de identificare, colectare, difuzare şi centralizare a documentelor privind calitatea. Pentru elaborarea actualei ediţii a Manualului calităţii au fost consultate toate structurile Universităţii, persoanele cu atribuţii sau implicate în asigurarea calităţii în cadrul instituţiei, precum şi persoane interesate din afara acesteia.

Manualul de management al calităţii este un document intern esenţial, care descrie Sistemul de management al calităţii implementat în Universitate, servind ca referinţă permanentă pentru menţinerea şi evaluarea funcţionalităţii acestuia. Utilizarea manualului asigură instruirea unitară a întregului personal al Universităţii privind funcţionarea Sistemului de management, facilitând înţelegerea politicii calităţii promovată de instituţie precum şi a cerinţelor pe care le incumbă activitatea fiecărei structuri în realizarea obiectivelor şi în definirea clară a responsabilităţilor lor.

Prin utilizarea Manualului se asigură accesul la documentele SMC şi gestionarea lor, se îmbunătăţeşte comunicarea în interiorul organizaţiei şi în relaţiile cu clienţii şi partenerii, servind totodată ca document esenţial pentru auditul calităţii.

Având în vedere ponderea pe care o ocupă în structura Universităţii învăţământul de licenţă şi de masterat s-a acordat un spaţiu important prezentării metodologiilor, regulamentelor şi procedurilor aplicabile celor două cicluri. Tratarea căilor şi mijloacelor de reglementare şi implementare a calităţii şi culturii calităţii este realizată într-o manieră care permite componentelor calităţii, începând de la nivelul de bază (departamente şi facultăţi), să aibă modele pe care, preluându-le şi adaptându-le la specificul fiecăreia dintre acestea, să poată proceda la implementarea cerinţelor reclamate de modele în activitatea proprie de analiză şi evaluare a calităţii proceselor de învăţământ şi de cercetare ştiinţifică pe care le gestionează.

Instrumentele şi mijloacele asigurării calităţii şi implicit ale culturii calităţii au fost elaborate pentru a fi aplicate atât la învăţământul cu frecvenţă (IF) cât şi la cel cu frecvenţă redusă (FR) şi la distanţă (ID), ţinând seama de specificul lor.

Manualul acordă un spaţiu corespunzător analizei problematicii calităţii studiilor universitare de licenţă, pentru care au fost elaborate şi sunt prezentate metodologiile, criteriile, indicatorii, standardele, procedurile şi regulamentele de implementare şi evaluare a calităţii


COD:MC-04/PAG: 10

învăţământului aplicabile diferitelor componente ale procesului instructiv: programe de studii (planuri de învăţământ, fişe ale disciplinelor); programarea şi desfăşurarea activităţii didactice (cursuri, seminarii, laboratoare, ateliere, lucrări practice); autoevaluarea şi evaluarea colegială a cadrelor didactice; practica de specialitate şi practica pedagogică; documentele de studii universitare.

Asimilarea conţinutului Manualului calităţii de către cadre didactice, studenţi, masteranzi şi alte persoane interesate în intensificarea eforturilor continue spre calitate, vor aduce avantaje tuturor membrilor comunităţii noastre universitare şi, în primul rând, studenţilor, beneficiari şi participanţi la asigurarea îmbunătăţirii calităţii învăţământului şi cadrelor didactice, în rolul lor de promotori ai calităţii procesului de învăţământ.

Publicarea şi utilizarea Manualului, observaţiile şi propunerile care vor fi formulate permit îmbunătăţirea acestuia, concomitent cu creşterea eficienţei şi performanţelor învăţământului şi cercetării ştiinţifice în Universitatea Spiru Haret.

1.2. DECLARAŢIA RECTORULUI UNIVERSITĂŢII SPIRU HARET CU

PRIVIRE LA MANAGEMENTUL CALITĂŢII Competiţia de pe piaţa educaţională internă şi internaţională impune conectarea

activităţii universitare la exigenţele sistemului naţional şi european de învăţământ şi cercetare ştiinţifică. Una dintre aceste exigenţe o constituie creşterea continuă a calităţii procesului educaţional şi cercetării ştiinţifice.

Viziunea care a generat direcţiile evoluţiei Universităţii, misiunea şi obiectivele demersurilor sale au urmat însăşi dinamica schimbărilor în planul învăţământului naţional şi european, odată cu adoptarea Chartei de la Bologna şi crearea Spaţiului European al Învăţământului şi Cercetării Ştiinţifice. Noile exigenţe în orizont educaţional s-au constituit în factori stimulativi în definirea politicilor şi strategiilor Universităţii, a căror adoptare şi aplicare reprezintă puncte de sprijin importante în competiţia cu alţi furnizori educaţionali.

Dezvoltarea Universităţii Spiru Haret (USH) este orientată de gândirea şi practica managerială, în care managementul calităţii, ca una din componentele esenţiale ale managementului strategic, este conceput şi aplicat la nivelul tuturor componentelor şi activităţilor desfăşurate în instituţie. Se au în vedere maniera în care sunt formulate şi cum se transpun în practică viziunea, misiunea, obiectivele şi strategiile sectoriale, cum sunt utilizate resursele şi este respectat calendarul pentru atingerea obiectivelor pe care Universitatea le preconizează. De asemenea, sunt vizate şi modul în care USH defineşte şi se raportează la mediul în care funcţionează precum şi serviciile pe care le aduce comunităţii academice şi societăţii.

Modalitatea în care managementul şi planul strategic de dezvoltare instituţională sunt concepute şi implementate permite manifestarea personalităţii USH şi autonomiei sale academice. Ambele demersuri exprimă voinţa comunităţii universitare în competiţia pe plan naţional şi internaţional de creare a unui sistem propriu de valori şi de îmbunătăţire continuă a calităţii activităţilor educaţionale şi de cercetare ştiinţifică.

Pentru implementarea şi promovarea calităţii şi pentru realizarea unei autentice culturi a calităţii la nivelul comunităţii academice, USH a elaborat un set cuprinzător de documente interne, între acestea înscriindu-se şi cele care reflectă procesul de asigurare a calităţii: Declaraţia-angajament a Rectorului Universităţii Spiru Haret privind managementul calităţii, Carta Universităţii, Manualul de management al calităţii, Manualul procedurilor de asigurare a calităţii etc. Ultimele două conţin metodologii, regulamente, proceduri, instrucţiuni de aplicare etc., care sunt verificate periodic atât în raport cu exigenţele USH, cât şi în raport cu standardele de calitate şi indicatorii de performanţă ai ARACIS. Strategia de dezvoltare instituţională a USH pe perioada 2010-2014, este un alt document important în care sunt


COD:MC-04/PAG: 11

incluse obiective clar definite privind calitatea şi cultura calităţii, precum şi Planul strategic, care este actualizat anual în funcţie de problemele cu care se confruntă realizarea acestuia.

Senatul universitar analizează periodic stadiul de îndeplinire a obiectivelor şi măsurilor cuprinse în documentele de planificare, în baza rapoartelor anuale ale comisiilor de specialitate, care propun măsuri distincte pentru fiecare domeniu de activitate.

Calitatea actului managerial este o condiţie indispensabilă a politicii manageriale generale a Universităţii, nici-o componentă neputându-se sustrage acesteia, de calitatea planificării, organizării şi funcţionării activităţilor didactice, ştiinţifice şi social-culturale, artistice etc. depinzând eficacitatea demersurilor colective şi individuale ale membrilor comunităţii academice din instituţia noastră. Realizarea calităţii este rezultatul eforturilor întregului personal, atribuţiile şi responsabilităţile privind calitatea fiind stabilite la nivel de departament/facultate.

Punctul forte al politicii USH în domeniul calităţii îl reprezintă asumarea responsabilităţii pentru demersurile ce vizează:

a) realizarea obiectivelor în domeniul calităţii şi, în general, a tuturor obiectivelor Universităţii de către toţi membrii comunităţii academice;

b) îmbunătăţirea organizării şi prestării serviciilor, într-o abordare modernă, centrată cu prioritate pe învăţământ, cercetare ştiinţifică şi inserţie socială.

În vederea asigurării calităţii activităţilor educaţionale şi de cercetare ştiinţifică şi deopotrivă dezvoltării unei culturi a calităţii, Universitatea a creat structuri corespunzătoare, care promovează politici şi strategii viabile sub aspectul planificării, implementării şi îmbunătăţirii calităţii.

Sistemul de management al calităţii, implementat în Universitatea Spiru Haret, are la bază legislaţia naţională în domeniu, standardele europene şi interne privind asigurarea educaţiei şi cercetării ştiinţifice. Carta Universităţii şi alte documente se fundamentează pe o sumă de principii, între care amintim: focalizarea pe studenţi, angajaţi şi parteneri ai Universităţii; implicarea personalului; abordarea procesuală; abordarea sistemică; îmbunătăţirea continuă a calităţii; relaţii cu furnizorii reciproc avantajoase.

Conducerea de la cel mai înalt nivel al Universităţii asigură funcţionarea eficientă a SMC implementat în instituţie, inclusiv dezvoltarea şi îmbunătăţirea continuă a eficacităţii acestuia prin:

a) sublinierea importanţei satisfacerii cerinţelor studenţilor şi angajaţilor, precum şi a cerinţelor legale şi reglementare;

b) stabilirea politicii referitoare la calitate şi a obiectivelor calităţii, având ca suport studierea realităţilor actuale precum şi cercetarea şi previzionarea evoluţiilor din mediul socio-economic, astfel încât să fie identificate cerinţele şi domeniul pregătirii academice;

c) conducerea eficientă a analizelor efectuate de management; d) asigurarea resurselor şi a infrastructurii performante necesare; e) comunicarea operativă a rezultatelor evaluărilor şi analizelor colectivelor de angajaţi. Responsabilităţile referitoare la coordonarea activităţilor manageriale în Universitate

sunt stabilite de Carta Universităţii şi se regăsesc în Organigramă, în reglementările interne ale Universităţii şi fişa postului.

Asigurarea calităţii serviciilor educaţionale şi de cercetare ştiinţifică din cadrul instituţiei revine managementului de la cel mai înalt nivel. Rectorul desemnează, ca reprezentant al managementului calităţii, un prorector, cu responsabilităţi şi autoritate având menirea de:

a) a asigura că procesele necesare Sistemului de management al calităţii sunt stabilite, implementate şi menţinute;

b) a raporta managementului de la cel mai înalt nivel despre funcţionarea Sistemului de management al calităţii şi despre orice cerinţă de îmbunătăţire;


COD:MC-04/PAG: 12

c) a asigura că în cadrul Universităţii este conştientizată necesitatea satisfacerii, în cele mai bune condiţii, a cerinţelor studenţilor şi angajaţilor.

Reprezentantul managementului pentru calitate asigură legătura Universităţii cu entităţi externe în aspecte referitoare la Sistemul de management al calităţii.

Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) îşi desfăşoară activitatea pe baza propriului plan anual de activitate şi elaborează un raport privind evaluarea calităţii educaţiei şi cercetării ştiinţifice din USH, formulând propuneri concrete pentru îmbunătăţirea acesteia.

La nivelul facultăţilor sunt constituite structuri care coordonează şi monitorizează desfăşurarea activităţilor de evaluare şi asigurare a calităţii în vederea îmbunătăţirii procesului de învăţământ şi cercetării ştiinţifice, formate din cadre didactice, studenţi şi reprezentanţi ai angajatorilor. Opiniile studenţilor şi angajatorilor din aceste comisii constituie o sursă continuă şi importantă de îmbunătăţire a calităţii programelor de studii, metodelor de predare-învăţare şi de cercetare, a manualelor şi cursurilor universitare etc., precum şi a activităţilor suport.

Comisiile pentru evaluarea şi asigurarea calităţii din cadrul facultăţilor elaborează rapoarte anuale care sunt prezentate în consiliile facultăţilor şi înaintate DMC şi Comisiei pentru evaluarea şi asigurarea calităţii (CEAC) a Senatului Universitar.

Atât la nivelul Universităţii cât şi al facultăţilor funcţionează comisii de audit intern al calităţii care, în baza unui program anual, efectuează verificări asupra activităţii didactice şi de cercetare ştiinţifică, potrivit cerinţelor standardelor de referinţă SR EN ISO 9001 : 2008 şi altor cerinţe normative care reglementează calitatea în învăţământul superior din România.

În cadrul USH, evaluarea, monitorizarea şi îmbunătăţirea rezultatelor proceselor didactice şi de cercetare ştiinţifică se realizează sistematic, potrivit documentaţiei SMC, prin:

a) evaluarea satisfacţiei beneficiarilor şi altor părţi interesate de serviciile educaţionale şi de cercetare ştiinţifică oferite de Universitate;

b) auditul intern al SMC; c) monitorizarea şi evaluarea proceselor didactice şi de cercetare ştiinţifică; d) ţinerea sub control a neconformităţilor; e) acţiuni corective şi preventive; f) acţiuni vizând îmbunătăţirea continuă a rezultatelor. Conducerea Universităţii efectuează analize pentru a evalua eficacitatea sistemului

managerial şi a stimula dezvoltarea de proiecte de îmbunătăţire continuă a proceselor din Universitate.

Analiza SMC realizată de managementul de la cel mai înalt nivel din Universitate se face anual, după finalizarea auditurilor interne, înaintea auditului extern sau ori de câte ori este necesar, la propunerea rectorului sau a prorectorului responsabil cu calitatea.

Pentru implementarea şi menţinerea Sistemului de management al calităţii, îmbunătăţirea continuă a eficacităţii acestuia şi creşterea satisfacţiei angajatorului privind cerinţele sale legate de competenţele profesionale ale absolventului, USH dezvoltă continuu baza de resurse umane şi materiale şi se preocupă pentru asigurarea infrastructurii (clădiri, spaţii de învăţământ şi utilităţi sociale, echipamente hardware şi software pentru laboratoare, baze de cercetare, secretariate etc.) şi mediului de lucru, prin diverse măsuri pentru crearea condiţiilor adecvate de derulare a proceselor.

Politicile şi strategiile manageriale ale instituţiei pun un accent deosebit pe calitatea resurselor umane şi materiale de care dispune şi le utilizează şi pe serviciile pe care le prestează.

Universitatea are o politică de personal realistă, care îşi găseşte expresia în strategia dezvoltării instituţionale.

Politica în domeniul calităţii pe care o promovează USH urmăreşte consolidarea imaginii sale prin serviciile de învăţământ şi cercetare ştiinţifică, corespunzătoare cerinţelor


COD:MC-04/PAG: 13

standardelor şi aşteptărilor studenţilor, absolvenţilor, angajatorilor, reprezentanţilor comunităţii locale şi altor categorii de persoane interesate.

Managementul şi întreg personalul din Universitate manifestă o mare deschidere faţă de calitate şi cultura calităţii, acţiunile lor fiind astfel focalizate încât implementarea Sistemului de management al calităţii să conducă la realizarea unor importante obiective precum:

• îmbunătăţirea performanţelor profesionale ale membrilor comunităţii academice prin procese de instruire, formare, calificare şi recalificare potrivit cerinţelor managementului calităţii;

• asumarea responsabilităţilor fiecărui membru al colectivităţii pentru contribuţia adusă la realizarea obiectivelor instituţiei;

• planificarea şi evaluarea sistematică a proceselor desfăşurate în organizaţie, pentru îmbunătăţirea performanţelor şi utilizarea cu maximă eficienţă a resurselor;

• promovarea creativităţii şi antreprenoriatului, ca factori cheie ai îmbunătăţirii calităţii; • dezvoltarea unui sistem coerent şi funcţional de alocare a resurselor materiale,

financiare şi informaţionale pentru studenţi şi cadre didactice, care să funcţioneze pe baza eficienţei şi să fie transparent;

• dezvoltarea infrastructurii Universităţii prin îmbunătăţirea şi diversificarea bazei materiale, astfel încât să se creeze condiţii optime de studii şi cercetare pentru cadrele didactice, studenţi şi masteranzi;

• dezvoltarea strategiilor de atragere a resurselor financiare din mediul privat; • creşterea absorbţiei absolvenţilor noştri pe piaţa muncii; • identificarea şi satisfacerea cerinţelor comunităţilor locale, regionale şi naţionale şi

intensificarea comunicării cu acestea; • compatibilizarea şi alinierea activităţilor USH cu standardele şi practicile academice

evoluate din ţările UE şi alte state cu nivel înalt de dezvoltare. Universitatea depune eforturi susţinute pentru consolidarea Sistemului de management

al calităţii care să asigure standarde de performanţă procesului de învăţământ şi de cercetare ştiinţifică ce se desfăşoară în instituţie, în acord cu cerinţele şi aşteptările studenţilor, masteranzilor, angajatorilor, societăţii româneşti, în general şi Comunităţii Europene. În acest sens, eforturile privind satisfacerea cerinţelor personalului şi îmbunătăţirea resurselor umane sunt orientate cu precădere spre:

a) asigurarea unui climat de muncă care să motiveze şi să promoveze valoarea individuală şi colectivă a personalului academic şi administrativ;

b) perfecţionarea sistemului de promovare a cadrelor didactice; c) optimizarea structurii de personal didactic prin compatibilizarea şi creşterea gradului

de eficienţă a activităţilor didactice, de cercetare şi administrative; d) aplicarea cu consecvenţă a unor criterii clare, în conformitate cu reglementările în

vigoare, prin care să se asigure egalitatea de şanse la promovarea personalului didactic; e) îmbunătăţirea calitativ-profesională a personalului didactic auxiliar, pentru care se

organizează şi vor fi organizate şi în viitor cursuri de informatică şi utilizarea calculatoarelor pentru laborante şi secretare;

f) adecvarea continuă a structurii de personal a Universităţii, în conformitate cu cerinţele partenerilor din ţară şi din străinătate;

g) evaluarea periodică a necesarului de personal administrativ pentru a-i asigura eficienţa maximă;

h) promovarea unei politici de formare şi perfecţionare a personalului administrativ care să permită mobilitatea internă şi reorientarea persoanelor restructurate spre alte domenii de activitate;

i) promovarea unei culturi academice bazată pe performanţă şi probitate;


COD:MC-04/PAG: 14

j) comunicarea permanentă cu membrii corpului didactic şi personalului administrativ pentru informarea acestora asupra problemelor curente ale Universităţii şi pentru identificarea aşteptărilor şi cerinţelor lor.

USH este preocupată de asigurarea calităţii serviciilor educaţionale acordate studenţilor, în poziţie de beneficiari, precum şi faţă de oferta educaţională a instituţiei. În această perspectivă Universitatea acţionează pentru:

– realizarea unui raport optim între predare şi cercetare astfel încât să se asigure echilibrul între educaţie/cercetare/servicii pentru societate, care, procentual, este exprimat în relaţia 50/30/20%, considerată a fi cea mai potrivită pentru USH în această perioadă;

– respectarea aşteptărilor studenţilor privind pregătirea academică pe direcţii de interes pentru piaţa forţei de muncă precum şi climatul de activitate din Universitate, fapt ce conduce la creşterea încrederii acestora în rezultatele demersurilor academice, ştiinţifice, sociale, cultural-artistice, manageriale ale Universităţii;

– promovarea unui învăţământ centrat pe student; – implicarea mai hotărâtă a studenţilor în asigurarea calităţii în USH, în evaluarea

periodică a personalului didactic şi în procesul de luare a deciziilor la nivel de departamente, facultăţi şi Universitate, prin reprezentanţii lor din Senat şi comisiile de specialitate ale acestora şi facultăţilor;

– ameliorarea calitativă a proceselor de învăţare prin flexibilizarea programelor formative, astfel încât să se asigure adaptarea lor rapidă la cerinţele schimbătoare ale pieţei muncii;

– realizarea unui permanent dialog şi o comunicare continuă cu studenţii şi absolvenţii; – îmbunătăţirea eficienţei raporturilor cu partenerii (MEN, ARACIS, comunitatea

academică), mediul economico-social şi comunităţile locale, regionale şi naţionale pentru creşterea încrederii acestora în abilităţile USH de a furniza servicii care să le satisfacă exigenţele şi creşterea absorbţiei absolvenţilor pe piaţa muncii;

– sondarea opiniei studenţilor şi absolvenţilor asupra satisfacţiei faţă de serviciile oferite de Universitate.

În domeniul cercetării ştiinţifice, Universitatea îşi propune: a) să sprijine dezvoltarea şi consolidarea activităţii de cercetare ştiinţifică pentru

creşterea capacităţii USH în promovarea cunoaşterii, în atragerea de resurse financiare din fonduri publice şi private naţionale şi internaţionale şi în sprijinirea dezvoltării societăţii;

b) să valorifice superior rezultatele cercetării ştiinţifice atât pentru creşterea încrederii clienţilor noştri, cât şi pentru satisfacerea cererilor de pe piaţa muncii;

c) să realizeze o angajare fermă şi benefică în cercetarea ştiinţifică pe baze contractuale, astfel încât granturile, proiectele de cercetare cu fonduri europene sau din parteneriate cu beneficiarii interni, să deţină cea mai importantă pondere în cercetarea ştiinţifică desfăşurată în instituţie;

d) să implice într-o mai mare măsură studenţii şi masteranzii în cercetarea ştiinţifică, prin creşterea determinării acestora în activităţile practic-aplicative şi de investigare ştiinţifică.

Universitatea, apreciind că identificarea şi satisfacerea cerinţelor societăţii precum şi cultivarea comunicării cu acestea, reprezintă cerinţe esenţiale ale promovării unor relaţii cât mai strânse şi reciproc benefice, este angrenată în demersurile de:

• cunoaştere şi înţelegere corectă a aşteptărilor comunităţilor locale, regionale şi naţională; • încurajare a comunicării, colaborării şi parteneriatului cu mediul de afaceri,

organizaţii, societăţi, fundaţii etc. cu caracter local, regional sau naţional, care furnizează principalii parteneri ai USH;


COD:MC-04/PAG: 15

• mediatizare a rezultatelor obţinute, relevare a valorii potenţialului uman, educaţional şi ştiinţific al Universităţii şi cultivare a legăturilor cu absolvenţii pentru câştigarea de noi parteneri şi întărirea încrederii acestora în USH.

Conducerea şi personalul Universităţii sunt angajate în demersul pentru asigurarea eficacităţii calităţii şi satisfacerea cerinţelor beneficiarilor în conformitate cu cerinţele procesului educaţional şi cercetării ştiinţifice din spaţiul naţional european şi internaţional.

Echipa managerială a Universităţii, împreună cu toate structurile de conducere (Senat, Consiliul de administraţie, consiliile facultăţilor şi departamentelor) se implică activ în realizarea misiunii şi atingerea obiectivelor înscrise în strategiile pe termen mediu şi lung.

Din iniţiativa şi sub conducerea acestora au fost elaborate şi implementate politici şi strategii privind calitatea, a fost creat Sistemul de management al calităţii, cu structuri la nivel de Universitate, facultăţi şi departamente, care responsabilizează individual şi colectiv personalul USH. Se manifestă, totodată, preocuparea ca structurile privind calitatea să asigure verificarea continuă şi riguroasă a modului în care sunt aplicate precum şi a rezultatelor obţinute. În aceeaşi măsură, este preocupată şi de performanţele instituţiei pe termen lung, asigurate prin aplicarea şi evaluarea permanentă a strategiei/strategiilor stabilite.

Preocuparea USH în această direcţie îşi găseşte reflectarea în analizarea punctelor slabe şi forte din organizaţie, în identificarea oportunităţilor şi a provocărilor care apar pe parcurs, demers care demonstrează că instituţia a înţeles noile tendinţe şi necesităţi ce se vehiculează la nivel naţional şi european.

Pentru funcţionarea eficientă a SMC, Universitatea este angrenată în efortul colectiv pentru asigurarea dezvoltării şi îmbunătăţirii continue a eficacităţii acestuia prin:

a) comunicarea către toţi membrii comunităţii academice şi neacademice ai Universităţii a conţinutului politicii instituţiei referitoare la calitate, cu accent asupra importanţei satisfacerii cerinţelor beneficiarilor ofertei educaţionale, precum şi a cerinţelor legale şi reglementare aplicabile pentru serviciile educaţionale prestate;

b) responsabilizarea personalului USH în implementarea calităţii, verificarea măsurii în care cerinţele referitoare la calitate şi asigurarea calităţii sunt recunoscute, înţelese, conştientizate, respectate şi aplicate de către toţi membrii comunităţii academice;

c) asigurarea resurselor umane şi materiale necesare realizării obiectivelor referitoare la calitate;

d) demonstrarea angajamentului conducerii Universităţii şi a întregului personal pentru dezvoltarea, implementarea şi îmbunătăţirea eficacităţii Sistemului de management al calităţii prin eforturile permanente în direcţia dezvoltării unei culturi a calităţii la nivelul Universităţii şi a structurilor sale. Pentru îndeplinirea cerinţelor reclamate de managementul calităţii, mă angajez să susţin activ şi permanent asigurarea resurselor umane şi materiale necesare transpunerii lor în practică şi, totodată, să verific continuu modul în care strategia calităţii este implementată la toate nivelurile şi structurile Universităţii noastre.

Data: 9 aprilie 2013

RECTOR,

Conf. univ. dr. Aurelian A. BONDREA


COD:MC-04/PAG: 16

CAPITOLUL II

SCOP, OBIECTIVE, DOMENII DE APLICARE ALE MANUALULUI CALITĂŢII

2.1. SCOP

Manualul de management al calităţii (MC) este documentul-cadru elaborat de Universitatea Spiru Haret care defineşte ansamblul politicii de calitate a organizaţiei, în conformitate cu cerinţele standardului de referinţă SR EN ISO 9001– 2008.

Scopul elaborării şi utilizării sale constă în: a) monitorizarea, evaluarea şi îmbunătăţirea eficacităţii proceselor desfăşurate în

Universitate (organizaţie) precum şi a rezultatelor politicii în domeniul calităţii promovate de aceasta pentru atingerea unor noi parametri de performanţă;

b) cunoaşterea şi conformarea tuturor membrilor comunităţii academice cerinţelor managementului calităţii implementat în Universitate.

c) explicarea şi facilitarea înţelegerii politicii şi Sistemului de management al calităţii persoanelor interesate.

2.2. OBIECTIVE

Prin prezentarea SMC implementat în Universitate, se are în vedere realizarea următoarelor deziderate:

a) creşterea responsabilităţii fiecărui membru al colectivităţii academice în îndeplinirea propriilor atribuţii în cadrul SMC prin conştientizarea importanţei impactului activităţii lor asupra calităţii serviciilor oferite de Universitate;

b) accentuarea cadrului unitar, coerent şi eficace al activităţii structurilor organizaţiei (academice, ştiinţifice, administrative, sociale, financiar-contabile);

c) îmbunătăţirea performanţelor profesionale ale membrilor comunităţii academice prin procesele de instruire, formare, calificare şi recalificare, potrivit cerinţelor managementului calităţii;

d) dezvoltarea unui sistem bine definit de alocare a resurselor materiale, financiare şi informaţionale pentru studenţi şi profesori, care să funcţioneze pe baza eficienţei;

e) dezvoltarea strategiilor de atragere a resurselor financiare din sectorul privat; f) dezvoltarea infrastructurii Universităţii prin îmbunătăţirea şi diversificarea bazei

materiale, astfel încât să se creeze condiţii optime de studii şi cercetare pentru cadrele didactice, studenţi şi masteranzi;

g) creşterea încrederii studenţilor şi masteranzilor în rezultatele demersurilor academice, ştiinţifice, cultural – artistice etc. ale Universităţii;

h) îmbunătăţirea eficienţei raporturilor cu partenerii (MEN, ARACIS, comunitatea academică), mediul economico-social şi comunităţile locale, regionale şi naţionale şi creşterea încrederii acestora în potenţialul organizaţiei de a furniza servicii care să le satisfacă exigenţele;

i) creşterea integrării absolvenţilor pe piaţa muncii; j) îmbunătăţirea comunicării corpului academic cu studenţii; k) asigurarea accesului imediat la documentele Sistemului de management al calităţii şi

facilitarea gestionării acestora;


COD:MC-04/PAG: 17

l) asigurarea documentaţiei de bază necesare efectuării auditului intern şi extern al sistemului de management al calităţii.

2.3. DOMENII DE APLICARE

Manualul de management al calităţii se aplică de la data aprobării de Senatul USH şi este utilizat în:

a) procesul de instruire a personalului organizaţiei; b) procesul de consolidare şi îmbunătăţire a Sistemului de management al calităţii, care

funcţionează la nivelul Universităţii; c) relaţiile cu clienţii (studenţii, masteranzii), partenerii, mediul socio-economic şi alte

persoane interesate; d) raporturile cu organisme de coordonare şi control şi alte entităţi care urmăresc

compatibilizarea SMC din Universitate cu reglementările naţionale şi cu normele europene referitoare la asigurarea şi evaluarea calităţii învăţământului academic şi cercetării ştiinţifice.

2.3.1. Prezentarea Universităţii Spiru Haret

2.3.1.1. Date de identificare

a) Denumire: Universitatea Spiru Haret din Bucureşti. b) Sediul Social: România, Bucureşti, Palatul învăţământului, ştiinţei şi culturii,

str. Ion Ghica, nr. 13, sectorul 3, cod poştal 0300145. Tel: (004021)3143900;314.00.75;3140076. Fax: (004021)314.39.08. E-mail: [email protected] c) Însemne aprobate de Senatul universitar: emblemă – imagine simbolizând

învăţământul, ştiinţa şi cultura; sigiliu; drapel – emblema Universităţii pe fond bleu; imn: Tu, Alma Mater (muzica: Marcel Dragomir, text Nicolae Dan Fruntelată); ţinută de ceremonie – robă şi tocă.

d) Domenii de activitate: învăţământ şi cercetare ştiinţifică. 2.3.1.2. Scurt istoric

2.3.1.2.1. Cadrul juridic, misiune şi valori

La 19 ianuarie 1991, din iniţiativa prof. univ. dr. Aurelian Gh. Bondrea, la Bucureşti a fost înfiinţată Fundaţia România de Mâine – instituţie social umanistă de cultură, ştiinţă şi învăţământ, autonomă, fără scopuri politice sau patrimoniale (non profit) care, prin Sentinţa civilă nr. 109, din 12 februarie 1991, a Judecătoriei Sectorului 1 Bucureşti, a devenit persoană juridică de drept privat.

În conformitate cu art. 7 din Statutul Fundaţiei România de Mâine aprobat de Adunarea generală constitutivă, scopul şi obiectivele sale se realizează prin instituţiile proprii de profil, care organizează şi desfăşoară, în condiţiile legii, activităţi educative, de cercetare ştiinţifică şi culturale.

Urmând modelul Fundaţiei şi al Universităţii „Harvard” din SUA, prof. univ. dr. Aurelian Gh. Bondrea, a înfiinţat Universitatea, căreia i-a conferit numele ilustrului om de ştiinţă, reformator şi ctitor al învăţământului modern din România – Spiru Haret.

La 14 februarie 2000, Universitatea Spiru Haret a fost acreditată de CNEAA (în prezent ARACIS), consfinţită prin Legea nr.443 din 5 iulie 2002, publicată în „Monitorul Oficial al României”, nr. 491 din 9 iulie 2002, prin care era definită ca fiind instituţie de învăţământ


COD:MC-04/PAG: 18

superior, persoană juridică de drept privat şi de utilitate publică, parte a sistemului naţional de învăţământ (Anexa nr. 1).

Construcţia edificiului instituţional al Universităţii s-a realizat cu respectarea legislaţiei în vigoare: Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; Legea nr. 288/2004 privind organizarea studiilor universitare; Ordonanţa de Urgenţă nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 87/2006 privind asigurarea calităţii educaţiei; Hotărârea de Guvern nr. 404/2006 privind organizarea şi desfăşurarea studiilor universitare de masterat; Ordonanţa nr. 57/2002 privind cercetarea ştiinţifică şi dezvoltarea tehnologică, modificată şi completată prin Ordonanţa de Guvern nr. 6/2011; Legea nr. 206/2004 privind buna conduită în cercetarea ştiinţifică, dezvoltarea tehnologică şi inovare.

Universitatea Spiru Haret a aderat la idealurile şi principiile înscrise în Magna Charta Universitatum, adoptată la Bologna în 1998, acţionând pentru transpunerea în spaţiul învăţământului superior şi cercetării ştiinţifice a valorilor, normelor şi reglementărilor promovate în cadrul Procesului Bologna. În calitate de semnatară a Magna Charta Universitatum, USH a implementat deplin conţinutul Procesului Bologna: structurarea studiilor universitare pe trei cicluri – licenţă, masterat, doctorat (L–M–D), cu o durată de 3, 2 şi, respectiv, 3 ani.

În conformitate cu Legea nr. 288/2004, Hotărârea de Guvern nr. 88 din 10 februarie 2005 privind organizarea studiilor universitare şi Hotărârea de Guvern nr. 404 din 29 martie 2006 privind organizarea şi desfăşurarea studiilor de masterat, USH organizează studii de licenţă cu o durată de 3-4 ani şi de masterat, cu o durată de 1-2 ani.

Începând cu anul universitar 2005-2006, activitatea didactică a facultăţilor şi programelor de studii ale Universităţii se desfăşoară şi este în concordanţă cu cerinţele Sistemului European de Credite Transferabile (ECTS), care are un rol deosebit în facilitarea mobilităţii studenţilor şi în dezvoltarea curriculei universitare.

USH şi-a asumat misiunea de învăţământ şi cercetare, orientată pe valori, creativitate, obţinerea de cunoştinţe fundamentale, dar şi de cunoştinţe, competenţe şi abilităţi de utilitate directă pentru profesie şi societate. Potrivit misiunii sale, Universitatea oferă servicii educaţionale şi de cercetare pentru:

a) dezvoltarea intelectuală, socială şi profesională, la standarde ridicate, a studenţilor şi masteranzilor (în calitate de clienţi);

b) formarea şi perfecţionarea resurselor umane calificate şi înalt calificate; c) dezvoltarea gândirii critice şi a potenţialului creativ al membrilor comunităţii academice; d) susţinerea şi afirmarea ştiinţei, culturii şi valorilor artistice româneşti pe plan internaţional; e) îmbogăţirea patrimoniului ştiinţific şi cultural al Capitalei şi al altor comunităţii cu

opere şi creaţii originale datorate membrilor comunităţii academice; f) lărgirea aportului propriu la promovarea calităţii, performanţelor şi diversităţii în

spaţiul educaţional şi cultural european. Misiunea Universităţii se centrează pe trei direcţii esenţiale: • direcţia didactică/educaţională, care constă în formarea de specialişti cu studii

superioare, la toate formele de învăţământ universitar şi postuniversitar, în domeniile şi programele de studii acreditate sau autorizate de către ARACIS, care să răspundă necesităţilor dezvoltării economico-sociale, culturale şi artistice a ţării şi spaţiului european;

• direcţia de cercetare ştiinţifică, ce are în vedere, cu prioritate, organizarea şi desfăşurarea acesteia la nivel de Universitate şi facultăţi/programe de studii, astfel încât absolvenţii să fie în măsură să realizeze, independent sau în colectiv, cercetări ştiinţifice, să iniţieze şi să dezvolte proiecte şi/sau programe de cercetare ştiinţifică etc., cu rezultate şi performanţe care să se ridice la standardele actuale de exigenţă interne şi internaţionale;


COD:MC-04/PAG: 19

• direcţia socio-culturală, care urmăreşte organizarea activităţii culturale, artistice şi sportive din spaţiul comunităţii academice în perspectiva dobândirii de către Universitate a statutului de centru de educaţie, civilizaţie şi cultură ce iradiază în zonele limitrofe cunoaştere, experienţă şi expertiză, precum şi acţiuni cu caracter socio-cultural şi sportiv, în care sunt antrenate cadre didactice, studenţi, masteranzi şi locuitori din aceste zone. Acestea derivă şi din rolul asumat de Universitate de a difuza în societate valorile ştiinţei, culturii, artei, principiile şi realizările societăţii bazate pe cunoaştere.

Misiunea Universităţii constituie sursa de elaborare a opţiunilor strategice care constau, în esenţă, în orientarea spre viitor şi centrarea educaţiei pe student, demers care se bazează pe valori împărtăşite de toţi membrii comunităţii academice, respectiv:

a) profesionalism, cultul muncii, corectitudine; b) respectul reciproc; c) respectarea legii; d) respect faţă de tradiţii şi identitatea naţională. 2.3.1.2.2. Dinamica dezvoltării: organizare, conducere şi administraţie

Universitatea are în structura sa facultăţi, departamente, institute şi centre de cercetare, centre de formare profesională a resurselor umane, biblioteci, laboratoare, servicii tehnico-administrative etc.

În stabilirea politicii şi structurilor organizaţionale se au în vedere, în mod deosebit, criteriile de performanţă şi eficienţă economică, în conformitate cu normele în vigoare şi exigenţele managementului calităţii în învăţământul superior.

Activitatea de formare profesională, educaţie, cercetare, conducere, administrare, cooperare interacademică etc., se sprijină pe următoarele principii:

a) principiul autonomiei universitare; b) principiul libertăţii academice; c) principiul libertăţii de gândire şi al independenţei faţă de ideologii, doctrine politice

şi dogme religioase; d) principiul centrării educaţiei pe beneficiarii acesteia – studenţii; e) principiul echităţii; f) principiul asigurării egalităţii de şanse; g) principiul calităţii, în temeiul căruia întreaga activitate academică se raportează la

standarde de referinţă, indicatori de performanţă şi la bune practici naţionale şi internaţionale, potrivit legii;

h) principiul relevanţei, în baza căruia educaţia răspunde nevoilor de dezvoltare personală, de progres durabil socio-economic şi cultural;

i) principiul transparenţei, concretizat în asigurarea vizibilităţii rezultatelor şi deciziilor, prin comunicare periodică;

j) principiul fundamentării deciziilor pe dialog şi consultare; k) principiul eficienţei educaţionale, manageriale şi financiare; l) principiul libertăţii de mobilitate naţională şi internaţională a studenţilor, a cadrelor

didactice şi a cercetătorilor ştiinţifici; m) principiul asumării, promovării şi păstrării identităţii naţionale şi a valorilor culturale

ale poporului român; n) principiul incluziunii sociale; o) principiul promovării educaţiei pentru sănătate; p) principiul solidarităţii.


COD:MC-04/PAG: 20

Componentele instituţionale şi organizatorice sunt astfel constituite încât Universitatea să-şi realizeze misiunea şi obiectivele sale, să asigure criteriile şi standardele de calitate, să gestioneze în mod eficient activităţile de învăţământ, cercetare, transfer cognitiv şi tehnologic şi să ofere sprijinul administrativ adecvat membrilor comunităţii universitare.

În cei peste 22 de ani de existenţă, Universitatea a marcat o evoluţie ascendentă, care s-a manifestat pe toate planurile.

USH a început activitatea didactică în anul universitar 1991-1992 cu un număr restrâns de facultăţi şi un colegiu universitar, în perioada care a urmat fiind înfiinţate noi facultăţi. În prezent în USH fiinţează 24 de facultăţi cu 24 de departamente.

Pentru a veni în întâmpinarea cerinţelor studenţilor de apropiere de locul de reşedinţă, Universitatea are, pe lângă facultăţile înfiinţate în Bucureşti, şi facultăţi localizate în Braşov, Câmpulung Muscel, Constanţa, Craiova, Râmnicu-Vâlcea, facultăţi de sine stătătoare, cu conducere proprie şi personal didactic propriu, cu programe de studii care au fost supuse procesului de autorizare şi acreditare.

În anul universitar 2012-2013 situaţia programelor de studii la USH este următoarea: – 53 programe de studii la învăţământ cu frecvenţă, din care 40 acreditate şi

13 autorizate să funcţioneze provizoriu; – 24 programe de studii la învăţământul cu frecvenţă redusă, din care 14 acreditate şi

10 autorizate să funcţioneze provizoriu; – 8 programe de studii la învăţământul la distanţă autorizate să funcţioneze provizoriu; – 23 programe de studii de master acreditate. Toate facultăţile Universităţii au definite cu claritate misiunea şi obiectivele strategice pe

programe de studii, care sunt afişate pe site-ul instituţiei şi se regăsesc şi în Ghidul de studii (www.spiruharet.ro). În cadrul a 17 facultăţi (din totalul de 24) funcţionează 23 programe de studii universitare de masterat acreditate.

În afara acestora, pentru alte programe de studii universitare de masterat urmează să fie depuse dosare pentru a fi evaluate de către ARACIS.

Studiile universitare de masterat, cu o durată de 2– 4 semestre şi un număr de 60-120 credite ETCS organizate conform Legii nr. 288/2004, pentru absolvenţii cu studii universitare de licenţă, Ciclul I Bologna, dar şi pentru absolvenţii cu studii universitare de lungă durată, funcţionează începând cu anul universitar 2008-2009, o dată cu prima promoţie a Ciclului I Bologna.

Toate programele de masterat au fost iniţiate şi dezvoltate numai în cadrul facultăţilor care au specializări acreditate în domeniul respectiv, conform prevederilor legislaţiei în vigoare.

Atât în trecut, cât şi în prezent, programele de masterat au fost şi sunt susţinute de cadre didactice calificate corespunzător, de specialişti în domeniu, dar şi de practicieni de renume.

Se remarcă o preocupare constantă a Universităţii de a avea o ofertă educaţională echilibrată pentru toate categoriile de absolvenţi.

În cadrul Universităţii funcţionează, de asemenea, 62 programe de studii postuniversitare de formare şi dezvoltare profesională continuă acreditate de Ministerul Educaţiei Naţionale.

Structura Universităţii este realizată şi funcţionează în baza organigramei proprii (Figura nr. 1), care a fost elaborată în mai multe ediţii şi actualizată în anul 2011, în conformitate cu prevederile noii legi a educaţiei:

http://www.spiruharet.ro/


COD:MC-04/PAG: 21

Figura nr. 1. Organigrama Universităţii Spiru Haret


COD:MC-04/PAG: 22

Carta şi Regulamentul de ordine internă ale Universităţii precizează care sunt principiile de conducere, structurile deliberative şi executive, criteriile de ierarhizare, regulile de conducere şi administraţie.

Ambele documente definesc, de asemenea, atribuţiile fiecărei componente a structurii Universităţii şi raporturile dintre ele.

Potrivit structurii organizatorice, care este fixată şi se realizează în raport de criteriile de performanţă academică şi eficienţă economică, în conformitate cu prevederile legale, componentele esenţiale ale sistemului organizaţional sunt:

• facultăţile; • departamentele de studii (la nivelul facultăţilor); • institutele de cercetare; Cu roluri şi funcţii bine definite, la nivelul Universităţii funcţionează: • direcţii • departamente; • consilii; • comisii; • servicii; • centre; • birouri. Structurile de conducere sunt: a) Senatul universitar (Anexa nr. 2) şi Consiliul de administraţie (Anexa nr. 3), la nivelul

Universităţii; b) Consiliul facultăţii; c) Consiliul departamentului; d) Consiliul ştiinţific, la nivelul Institutului central de cercetări ştiinţifice (ICCS). Funcţiile de conducere din USH sunt: • rectorul; • preşedintele Consiliului de administraţie; • prorectorii; • directorul general administrativ (la nivelul Universităţii); • decanul; prodecanii (la nivelul facultăţii); • directorul de departament (la nivelul departamentului); • directorul Institutului central de cercetări ştiinţifice. Alegerea structurilor de conducere şi de administraţie se face în conformitate cu prevederile

Legii nr. 1/2011, cu ordinele ministrului educaţiei cu privire la alegerea structurilor de conducere în universităţi, cu prevederile Cartei universitare şi a propriei Metodologii privind organizarea şi desfăşurarea alegerilor conducerii academice din Universitate.

Prin Hotărârea Senatului din 8 iunie 2010, conf. univ. dr. Aurelian A. Bondrea a fost ales rector al Universităţii Spiru Haret, alegere confirmată de Ministerul Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului prin Ordinul ministrului nr. 4237/17.06.2010 (Anexa nr. 4).

În structurile de conducere ale Universităţii studenţii sunt reprezentaţi, proporţia fiind cea prevăzută de dispoziţiile legale în vigoare. Alegerea studenţilor este efectuată în mod democratic, transparent şi nediscriminatoriu, urmărindu-se neîngrădirea dreptului studenţilor de a fi reprezentaţi.


COD:MC-04/PAG: 23

2.3.1.2.3. Resurse umane

Structura actuală de personal (2012-2013) a Universităţii are următoarea înfăţişare: Total personal – 1423, cu următoarea structură: – personal didactic cu normă de bază (titulari şi asociaţi) 833, din care: 729 titulari şi

104 asociaţi; – 90 profesori, din care 61 titulari şi 29 asociaţi; – 177 conferenţiari, din care 165 titulari şi 12 asociaţi; – 374 şefi de lucrări/lectori, din care 322 titulari şi 52 asociaţi; – 192 asistenţi, din care 181 titulari şi 11 asociaţi.

– personal didactic auxiliar -233; – personal nedidactic/administrativ-357. Posturi didactice-944 Gradul de ocupare a posturilor didactice în anul 2012-2013 este de 88 %. Obiectivele strategice pentru perioada următoare cu privire la resursele umane ale

Universităţii se axează, în principal, pe direcţii precise care constau în: a) recrutarea şi/sau păstrarea personalului academic de cea mai bună calitate care să

favorizeze dezvoltarea umană şi profesională la capacitate maximă, funcţionarea în structurile de învăţământ şi cercetare a unor cadre didactice şi cercetători de elită care să asigure iniţierea şi dezvoltarea unor programe doctorale şi postdoctorale;

b) perfecţionarea sistemului de promovare a cadrelor didactice; c) creşterea numărului personalului cu normă de bază la USH; d) îmbunătăţirea calitativ-profesională a personalului didactic auxiliar, pentru care se

organizează şi vor fi organizate şi în viitor cursuri de informatică şi utilizarea calculatoarelor pentru laborante şi secretare;

e) adecvarea continuă a structurii de personal a Universităţii, în conformitate cu cerinţele MEN şi ARACIS;

f) optimizarea structurii de personal didactic prin compatibilizarea şi creşterea gradului de eficienţă a activităţilor didactice, de cercetare şi administrative;

g) aplicarea cu consecvenţă a unor criterii clare, în conformitate cu reglementările în vigoare, prin care să se asigure egalitatea de şanse la promovarea personalului didactic;

h) instituirea unui sistem informatic integrat care să poată furniza conducerii Universităţii informaţii şi să poată monitoriza prompt şi eficient toate activităţile desfăşurate la nivel de facultate, departament, direcţie, comisie etc.;

i) evaluarea periodică a necesarului de personal administrativ pentru a-i asigura eficienţa maximă;

j) promovarea unei politici de formare şi perfecţionare a personalului administrativ care să permită mobilitatea internă şi reorientarea persoanelor restructurate spre alte domenii de activitate;

k) eficientizarea activităţii serviciilor, îndeosebi a Serviciului de eliberare a diplomelor şi a celui de Concursuri.

l) promovarea unei culturi academice bazată pe performanţă şi probitate. 1.3.1.2.4. Baza materială

Universitatea s-a preocupat şi se preocupă de asigurarea bazei materiale pentru desfăşurarea unui învăţământ modern la nivelul celor mai dezvoltate universităţi din Europa şi din lume, investind anual peste 30% din veniturile sale în spaţii de învăţământ, cercetare şi administraţie, dotări, reţea de calculatoare, fond de carte şi reviste de specialitate, baza sportivă pentru studenţi, cămine şi cantine, cluburi studenţeşti etc.


COD:MC-04/PAG: 24

Amplificarea, dezvoltarea şi consolidarea bazei materiale proprii au constituit preocupări majore. În ultimii 7 ani s-au făcut investiţii deosebit de importante, care au îmbogăţit patrimoniul existent:

• intrarea în dotarea Universităţii şi a Fundaţiei România de Mâine a cinci imobile, situate în Bucureşti; construcţia unei clădiri cu o suprafaţă de cca 8.500 m.p., pusă la dispoziţia facultăţilor cu profil economic din Bucureşti (str. Fabricii, nr. 2 – Didactica);

• construcţia unui nou imobil pe B-dul Basarabia din Bucureşti pentru Facultatea de sociologie-psihologie;

• construcţia unei noi clădiri în Şos. Berceni pentru facultăţile vocaţionale; • achiziţionarea de noi imobile în oraşele: Ploieşti, Cluj-Napoca, Sibiu, Timişoara,

Alexandria; • modernizarea şi dotarea spaţiilor închiriate de la Asociaţia naţională a caselor de

cultură ale sindicatelor din România ( pe baza unui protocol încheiat între cele două părţi); • cumpărarea a peste 6000 de calculatoare de ultimă generaţie; • achiziţionarea unui sistem complex de testare psihologică, de mobilier, birotică etc.; • realizarea infrastructurii proprii pentru platforma Blackboard; • realizarea uni sistem informatic integrat. Situaţia dotărilor la Universitatea Spiru Haret, sintetic se prezintă astfel: a) 36 imobile în proprietate, în suprafaţă de 112.318,74 m2; b) 75 amfiteatre şi săli de curs; c) 182 săli de seminar; d) 168 laboratoare; e) 30 biblioteci; f) 5000 calculatoare de ultimă generaţie; g) platforma e-learning Blackboard care permite utilizarea tuturor calculatoarelor

Universităţii racordate la Internet; h) posturi de televiziune şi radio proprii; i) editură şi tipografie proprii, care asigură integral necesarul de manuale şi cursuri

pentru procesul de învăţământ; j) cămine studenţeşti cu o capacitate de peste 900 locuri; k) complex sportiv modern şi multifuncţional, cu terenuri de fotbal, volei, baschet,

handbal şi tenis; l) cantine-restaurant; m) club studenţesc. Strategia de gestionare a bazei materiale are în vedere îndeosebi asigurarea, în

continuare, la nivel de Universitate, a cadrului administrativ, material şi logistic optim pentru dezvoltarea activităţilor didactice, de cercetare şi social-culturale. Sub aspect patrimonial, Universitatea are în vedere:

• finalizarea reamplasării facultăţii de Sociologie-Psihologie în locaţia din Didactica; • dotarea, în continuare, a imobilelor Universităţii cu echipamentele necesare

funcţionării în conformitate cu destinaţia acestora; • renovarea şi întreţinerea clădirilor din patrimoniu; • reinventarierea şi realocarea tuturor spaţiilor pentru utilizarea lor cu mai multă eficienţă; • îmbunătăţirea condiţiilor de cazare în căminele studenţeşti.


COD:MC-04/PAG: 25

2.3.1.2.5. Activitatea financiară

Activitatea financiară a Universităţii se reflectă în bugetul anual de venituri şi cheltuieli. Fiind o universitate particulară, aceasta funcţionează ca o instituţie non – profit, dispunând de buget propriu de venituri şi cheltuieli, cod fiscal şi cont bancar, diferite de cele ale Fundaţiei România de Mâine, de care aparţine. Universitatea, subiect de drept privat şi instituţie de utilitate publică, organizează, în conformitate cu legislaţia României, contabilitate proprie, întocmeşte anual bilanţ contabil şi raport de gestiune.

Bugetul anual de venituri şi cheltuieli a fost, de-a lungul întregii perioade de existenţă a Universităţii, echilibrat, volumul cheltuielilor fiind acoperit, an de an, de către cel al veniturilor proprii.

Principiul moderaţiei financiare, asociat cu cel al stimulării formării şi perfecţionării cunoştinţelor tinerilor prin studii universitare este completat de unele facilităţi oferite de către Universitate studenţilor săi. Între acestea: scutirea de plata taxei de admitere pentru studenţii provenind din familiile de cadre didactice, de şomeri, de pensionari; reducerea preţurilor manualelor apărute în editura FRM cu 30% faţă de preţurile lor de facturare; cazarea în căminele studenţeşti proprii din Bucureşti; acces gratuit la manifestări culturale şi sportive organizate în cluburile Universităţii şi complexul sportiv.

Pentru USH, în calitate de persoană juridică de drept privat, care nu primeşte nici un fel de venituri de la bugetele publice, central şi local, fiind nevoită, în consecinţă, să-şi acopere în întregime cheltuielile din veniturile proprii, s-a impus necesitatea de a asigura organizarea şi funcţionarea riguroasă a managementului său financiar, la nivelul instituţiei, evitarea risipei şi utilizarea fondurilor financiare în folosul studenţilor.

Opinia dominantă a majorităţii cadrelor didactice, a personalului din cercetare, din sectoarele economico-administrative, în privinţa politicilor financiare de venituri şi cheltuieli, relevă efectele pozitive ale acesteia în direcţia consolidării instituţionale, a perfecţionării activităţilor de învăţământ şi cercetare şi a implicării sociale a Universităţii.

2.3.1.2.6. Cercetarea ştiinţifică

Universitatea Spiru Haret este atestată de către Autoritatea naţională pentru cercetare ştiinţifică (ANCS) şi Consiliul naţional al cercetării ştiinţifice din învăţământul superior (CNCS) prin decizia nr. 9692 din 04 iulie 2008 să desfăşoare activitate de cercetare ştiinţifică.

În perioada 2007-2013, cercetarea ştiinţifică în Universitatea Spiru Haret a vizat corelarea strategiei proprii cu aria europeană a cercetării, dezvoltării şi inovării, îmbunătăţirea permanentă a calităţii cercetării ştiinţifice, în concordanţă cu cerinţele învăţământului superior modern la nivel european şi dezvoltarea relaţiilor pragmatice dintre învăţământ-cercetare şi comunitate, în folosul celei din urmă.

Strategia cercetării ştiinţifice pe perioada 2007-2013 a fost actualizată în martie 2009 şi aprobată de Senatul Universităţii, fiind orientată, din punct de vedere practic, către îmbunătăţirea cercetării ştiinţifice aplicative şi accesarea de fonduri europene nerambursabile.

Cercetarea ştiinţifică în cadrul USH se desfăşoară în două direcţii majore: cercetarea ştiinţifică fundamentală (centrată pe îmbunătăţirea permanentă a cursurilor universitare şi a dezvoltării ştiinţei în general) şi cercetarea ştiinţifică aplicată, reflectată în volumul din ce în ce mai mare de contracte de cercetare şi consultanţă ştiinţifică.

Generarea de avansuri pe cele două direcţii a fost posibilă prin actualizarea Strategiei USH de cercetare ştiinţifică 2007-2013, îmbunătăţirea instrumentelor şi metodelor de analiză şi monitorizare a activităţii departamentelor facultăţilor şi a centrelor de cercetare ştiinţifică pe linie de investigare ştiinţifică şi prin adoptarea măsurilor de reorganizare operaţională a modului de coordonare şi desfăşurare a cercetării ştiinţifice. Pentru o mai bună corelare şi


COD:MC-04/PAG: 26

monitorizare a proiectelor a fost creat un sistem unic de înregistrare a contractelor/proiectelor de cercetare şi /sau de consultanţă ştiinţifică. De asemenea, s-a investit în pregătirea profesională a responsabililor cu cercetarea ştiinţifică şi a directorilor de centre de cercetare în vederea dobândirii cunoştinţelor necesare iniţierii şi administrării proiectelor cu finanţare din fonduri europene nerambursabile şi au fost extinse oportunităţile de finanţare a proiectelor de cercetare, inclusiv prin dezvoltarea cooperării cu companii private şi autorităţi locale.

Activitatea de cercetare este reglementată de Regulamentul privind cercetarea ştiinţifică în USH, iar organizarea şi funcţionarea centrelor de cercetare asigură cadrul necesar pentru antrenarea de proiecte de cercetare a masteranzilor şi absolvenţilor (Regulament de organizare şi funcţionare a centrelor de cercetare ştiinţifică).

Centrele de cercetare funcţionează în spaţii special amenajate în cadrul facultăţilor sau Institutului central de cercetări ştiinţifice al Universităţii.

2.3.1.2.7. Relaţii internaţionale şi mobilităţi

O componentă importantă a strategiei USH o constituie dezvoltarea cooperării internaţionale şi participarea la viaţa comunităţii academice interne şi externe.

În contextul procesului de la Bologna şi a aderării României la Uniunea Europeană, introducerea dimensiunii europene, compatibilizarea curriculelor, apropierea de standardele universitare europene, promovarea criteriilor de calitate academică recunoscute pe plan internaţional, mobilitatea academică sunt obiective prioritare ale Universităţii Spiru Haret. Cele mai importante aspecte ale activităţii internaţionale ale organizaţiei sunt:

a) aderarea la organizaţii: – Asociaţia universitară pentru democraţie (AUDEM), Tennessee– 1993; – Magna Charta Universitatum, Bologna – 2005; – Magna Charta Ovservatory – 2005; – Asociaţia universitară europeană (EUA) – 2005; – Forumul balcanic de comunicare– 2005; – Agenţia universitară francofonă (AUF) – 2006; – Confederaţia centrelor de limbi străine universitare europene (Cercles) 2006; – Asociaţia europeană pentru învăţământul de arhitectură(EAAE)– 2008; – Asociaţia internaţională a universităţilor (IAU) – 2008; – Alianţa universităţilor din Centrul şi Estul Europei (ACEEU) – 2009; – Asociaţia europeană a coordonatorilor ERASMUS (EAEC)-2011; – Asociaţia europeană a orientării în carieră (EACG) – 2011. USH este, de asemenea, membră a Asociaţiei de cooperare academică (ACA),

Asociation of European Intitutions of Higer Education, Eurasian Economic Club of Scientsis (Astona) din cadrul The EuroMed Research Bussiness Institute-EMBRI (Nicosia), Complex Systems Societa-CSS (Paris), Asociaţiei de studii engleze din Europa (ESEE).

b) participarea la evenimente deosebite şi acordarea de titluri ştiinţifice: – acordarea titlului de Doctor Honoris Causa Sanctităţii Sale Papa Ioan Paul al II-lea de

către Universitatea Spiru Haret – octombrie 2003; – primirea rectorului Universităţii Spiru Haret de Sanctitatea Sa Papa Ioan Paul al II-lea

la Castelul Gandolfo – 13 septembrie 2004; – întâlnirea rectorului Universităţii Spiru Haret cu Excelenţa Sa Domnul Giorgio Napolitano

cu prilejul ,,Întâlnirii rectorilor europeni” la Sapineza Universita di Roma – iunie 2007; – primirea rectorului Universităţii Spiru Haret la audienţa comună acordată de

Sanctitatea Sa Papa Benedict al XVI-lea a celor nouă rectori care au prezidat lucrările ,,Întâlnirii rectorilor europeni”– iunie 2007;


COD:MC-04/PAG: 27

– întâlnirea cu Tom Clawson, preşedinte NBCC-US (National Board for Certified Counselors, USA) -17-19 martie 2008;

– acordarea titlului de Doctor Honoris Causa al Universităţii Spiru Haret, profesorului Richard England – 8 octombrie 2010.

– acordarea titlului de Doctor Honoris Causa al Universităţii Spiru Haret, prof. univ. dr. Ding Chao – 9 mai 2012.

c) realizarea de acorduri şi acorduri interuniversitare cu peste 54 de universităţi din Europa şi din lume, schimburi de profesori, cercetători şi studenţi pentru stagii didactice, susţinerea de cursuri şi conferinţe, realizarea unor proiecte comune de cercetare, schimburi de publicaţii şi lucrări etc., între acestea înscriindu-se:

– Academia de ştiinţe a Republicii Moldova; – Academia de studii economice, Chişinău, Republica Moldova (parteneriat proiecte

Tempus); – Universitatea din Camerino, Italia (parteneriat în organizarea de programe de studii

delocalizate); – Institutul Rorschach, Elveţia; – Universitatea ULIM, Chişinău, Republica Moldova; – Universitatea „Jaume I”- Castellon, Spania; – Universita degli Studii di Torino-Dipartamento di Scienze del Linguaggio e Litteraturre

Moderne e Comparate; – Institutul de studii interdisciplinare în ştiinţele umaniste şi ştiinţele sociale – Institute

of Interdisciplinary Studies in Humanities and Social Sciences, New York (SUA) – partener oficial al Contemporary Science Association – Asociatia de ştiinţă contemporană;

– Institutul regal al arhitecţilor britanici – RIBA; – Academia Rusa de Ştiinţe; – Archives et Musée de la Littérature – (AML), Bruxelles, Wallonie; – Comitetul naţional pentru consilieri autorizaţi – The National Board for Certified

Counselors – (NBCC International) SUA; – Colaborare cu Reţeaua internaţională pentru construcţie tradiţională, arhitectură şi

urbanism – (INTBAU); – Addleton Academic Publishers din New York; – Centrul internaţional de formare europeană – (CIFE), Nice, Franţa, Şcoala de Vară; – Department of Foreign Languages, Moscow State Institute for Tourism Industry,

n.a.Yu.A, Senkevich; – Universidad Catolica san Antonio de Murcia (UCAM), Spania; – Asociaţia COLFASA, Elveţia. d) participarea la Programul ERASMUS (2004-2007; 2007-2010; 2010-2013): – acorduri cu universităţi europene pentru: efectuarea de către studenţi şi profesori a

unor stagii de studii; susţinerea unor expuneri şi /sau cursuri de către cadre didactice în sistem professor visiting; participarea la realizarea unor proiecte comune de implementare a curriculei universitare.

Sunt încheiate acorduri cu următoarele universităţi europene: – Södertörns Högskola, Suedia; – Universitatea din Liège – Institutul superior de limbi straine, Belgia; – Universitatea Nancy 2, Franţa; – Universita Ca’Foscari din Veneţia, Italia; – Universitatea economică din Izmir, Turcia;


COD:MC-04/PAG: 28

– Universitatea Yasar din Izmir, Turcia; – Universitatea de stat din Aydin, Turcia; – Universitatea Adnan Menderes, Aydin, Turcia; – Universitatea Anadolu, Turcia; – University of Sassari, Italia; – Universitatea Bloomfield, SUA; – Universitatea Belfort, Franţa; – Kavala Institute of Technology, Grecia; – Universitatea din Copenhaga, Danemarca; – Stagii de practică pentru studenţi şi programe exchange cadre didactice în proiectele

europeane Leonardo da Vinci (colaborări cu The Training Partnership Ltd. din Marea Britanie şi cu Associatione Culturale FORTES Italia).

e) participarea la conferinţe, congrese, colocvii internaţionale: 2004-2013. Universitatea a fost reprezentată la peste 500 de manifestări ştiinţifice internaţionale

(http://spiruharet.ro/relatii-internationale.htlm), între acestea înscriindu-se şi participarea la evenimente educaţionale de nivel mondial, cum au fost conferinţele şi întâlnirile de la Lisabona (2003),Beirut (2004), Beijing (2005), Berlin (2005), Nisa (2006), Roma (2007), Bologna (2005, 2006, 2007, 2008), Washington (2009), Barcelona (2009), Phoenix (Arizona-SUA) în 2009, Beijing, Shangai, Sarajah(2011, 2012).

f) invitarea unor personalităţi academice, ştiinţifice, culturale etc. din străinătate; peste 25 de personalităţi ale vieţii academice şi diplomatice internaţionale, între care: Ambasadorul statului Peru, Dl. Jose Augusto Tenorio Benavides; Ataşatul cultural al Ambasadei SUA, Dl. Mark Tauber; Ambasadorul Marii Britanii în România, dl. Quinton Quayle; Prof.Laurent Macé şi prof.Roger-Francois Gauthier, directori la Centrul de studii europene de la Strasbourg; Prof.arh.Valerio Olgiati, Accademia di Architectura Mendrisio, Elveţia, Excelenta sa d-na Elsa Papadimitriou, Prim vicepreşedinte al Parlamentului Greciei; prof. Yaacov Yehoshua, Colegiul Tel-Hai, Israel; Dr. Francisco Toledo Lobo, rectorul Universităţii „Jaume I” din Castellon, Spania; prof. dr. Hans-Jurgen Weissbach, sociolog la Universitatea de ştiinţe aplicate din Frankfurt – Germania, director al Institutului de antreprenoriat al Universităţii; prof. Jean-Marc Defays, directorul Institutului superior de limbi străine din Liege, Belgia şi alţii. Toţi aceştia au fost oaspeţi ai Universităţii în perioada 2006-2011.

2.4. STANDARDE ŞI DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

a) SR EN ISO 9001: 2008– Sisteme de management al calităţii; b) SR EN ISO 9001: 2001– Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; c) SR EN ISO 9000: 2006– Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale

şi vocabular; d) SR EN ISO /9011– Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţi şi/sau

de mediu; e) Standarde şi recomandări de asigurare a calităţii în domeniul învăţământului superior

european. Quality Assessment ENQA; • Towards European Higher Education Area. Joint Declaration of the European

Ministers of Education, Bologna, 19 June 1999; • Realising the European Higher Education Area. Communique of the Conference of

the European Ministers for the Higher Education, Bergen, 19-20 may 2005; • Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; • Carta Universităţii Spiru Haret; • Documente cu caracter normativ care reglementează domeniul.

http://spiruharet.ro/relatii-internationale.htlm


COD:MC-04/PAG: 29

2.5. TERMENI, DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

2.5.1. Termeni şi definiţii

Se aplică terminologia şi definiţiile standardelor SR EN ISO 9000-2006, SR EN ISO 9001: 2001 şi SR EN ISO 9001: 2008, potrivit cărora:

– auditor – persoana competentă să efectueze un audit; – proces – activitate care utilizează resurse, astfel condusă încât să permită

transformarea elementelor de intrare în elemente de ieşire; – audit – proces sistematic, independent şi documentat efectuat cu scopul obţinerii de

dovezi de audit şi evaluării lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care criteriile de audit sunt îndeplinite;

– calificare – rezultat al învăţării obţinut prin parcurgerea şi finalizarea unui program de studii universitare;

– calitate – măsura în care un ansamblu de caracteristici îndeplineşte cerinţele managementului calităţii (conform unui obiectiv prestabilit), desemnând activităţi coordonate pentru a orienta şi controla o organizaţie cu privire la calitate;

– client – studentul Universităţii care este purtător al cerinţelor partenerului, dar şi al produsului acesteia, şi are aşteptări proprii în ceea ce priveşte pregătirea profesională; ca participant la procesul de învăţământ achiziţionează cunoştinţe şi abilităţi care formează competenţe profesionale, certificate prin diploma universitară; clientul ia parte la toate activităţile privind îmbunătăţirea continuă a calităţii proceselor pentru satisfacerea cerinţelor societăţii;

– criteriu – aspect fundamental de organizare şi funcţionare a unei organizaţii furnizoare de educaţie;

– indicator de performanţă – instrument de măsurare a gradului de realizare a unei activităţi desfăşurate de o organizaţie furnizoare de educaţie prin raportare la standarde, respectiv la standardele de referinţă;

– partener al Universităţii – societatea, reprezentată prin instituţiile guvernamentale centrale sau ale administraţiei locale, firme, instituţii specializate în gestiunea forţei de muncă etc.;

– produs – oferta educaţională a Universităţii care conţine competenţele academice, asimilate de către studenţi în urma procesului de învăţământ, derulat conform curriculei universitare şi a programelor analitice;

– revizuire – activitate sistematică pentru a asigura continuu calitatea şi eficienţa aspectului urmărit în atingerea unor obiective precis specificate;

– sistemul de management al calităţii (SMC) reprezintă acel tip de sistem prin care o organizaţie se controlează în domeniul calităţii.

2.5.2. Abrevieri

Manualul de management al calităţii utilizează următoarele abrevieri: – CCOC – Centrul de consiliere şi orientare în carieră; – CEAC – Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; – CD – cadru/e didactic/e; – CS – Caiet de sarcini; – DGA – Direcţia generală administrativă; – DIDFR – Departamentul pentru învăţământul la distanţă şi învăţământul cu frecvenţă

redusă; – DMC – Departamentul pentru managementul calităţii; – DPPD – Departamentul pentru pregătirea personalului didactic;


COD:MC-04/PAG: 30

– EBC*L – Centrul de formare şi testare profesională; – EMM – Echipament de măsurare şi monitorizare; – HG – Hotărâre de guvern; – IL – Instrucţiune de lucru; – M – Metodologie; – MC – Manualul calităţii; – MEN – Ministerul Educaţiei Naţionale; – MOR – Monitorul oficial al României; – MTC– Managementul total al calităţii. – Nc – Neconformitate; – OUG – Ordonanţă de urgenţă a guvernului; – P – Procedură; – PDCA – Metodologie de îmbunătăţire a calităţii (Plan-Do-Check-Act); – PS – Procedură de sistem; – PSP – Procedură specifică; – PVR – Proces verbal de recepţie; – R – Regulament; – RAC – Registru acţiuni corective; – RAP – Registru acţiuni preventive; – RC – Responsabil cu calitatea; – RMC – Responsabil cu managementul calităţii; – RN – Raport de neconformitate; – SMC – Sistem de management al calităţii;


COD:MC-04/PAG: 31

CAPITOLUL III

POLITICA ŞI OBIECTIVELE ÎN DOMENIUL CALITĂŢII La USH calitatea este un obiectiv central al strategiei sale generale, fiind în concordanţă

cu direcţiile de reformare a învăţământului superior din Uniunea Europeană, care are rolul de axă centrală.

Orientarea generală a organizaţiei privind calitatea revine managementului de la cel mai înalt nivel, care trebuie să se asigure că serviciile realizate de Universitate sunt corespunzătoare cerinţelor clienţilor şi sunt continuu îmbunătăţite în scopul creşterii satisfacţiei acestora.

Politica Universităţii privind calitatea, adecvată misiunii sale, îşi regăseşte exprimarea în următoarele demersuri:

a) îmbunătăţirea continuă a profilului de competenţe al absolvenţilor prin proiectarea şi aplicarea unor programe educaţionale adaptate permanent la cerinţele societăţii româneşti şi comunităţii internaţionale;

b) dezvoltarea cercetării ştiinţifice, prin accentul pus pe realizarea de proiecte în cadrul parteneriatelor cu organizaţii şi instituţii de profil din ţară şi din străinătate, care contribuie la extinderea şi adecvarea competenţelor absolvenţilor la cerinţe noi, precum şi la perfecţionarea cadrelor didactice;

c) creşterea satisfacţiei clienţilor, precum şi a firmelor angajatoare, beneficiarii serviciilor realizate de Universitate prin programele sale educaţionale şi de cercetare; atragerea sprijinului acestora la îmbunătăţirea programelor interactive de studiu prin dezvoltarea unor parteneriate cu organizaţiile din mediul economic şi social în folosul societăţii;

d) evaluarea satisfacţiei studenţilor şi asigurarea cadrului organizatoric şi metodelor de participare eficientă a acestora la realizarea şi îmbunătăţirea proceselor de instruire şi de cercetare;

e) evaluarea satisfacţiei personalului şi eficienţei muncii, sprijinirea eforturilor corpului academic şi a întregului personal pentru perfecţionarea profesională.

Realizarea acestor obiective generale incumbă dezvoltarea şi funcţionarea eficientă a SMC existent în Universitate.

Managementul de la cel mai înalt nivel se asigură că politica în domeniul calităţii este adecvată obiectivelor şi scopului declarat, astfel încât:

• să includă un angajament pentru satisfacerea cerinţelor şi pentru îmbunătăţirea continuă a eficacităţii SMC;

• să asigure un cadru adecvat pentru stabilirea şi analizarea obiectivelor calităţii; • să fie comunicată şi înţeleasă în cadrul organizaţiei; • să fie analizată consecvent pentru adecvarea ei permanentă.

Organizaţia, atât prin conducerea la cel mai înalt nivel, cât şi prin managementul

facultăţilor, este total angajată în demersul pentru îmbunătăţirea continuă a calităţii procesului didactic şi de cercetare la toate nivelurile şi funcţiile importante. Angajamentul este realizat în mod consecvent prin implementarea şi îmbunătăţirea continuă a Sistemului de management al


COD:MC-04/PAG: 32

calităţii, conform cerinţelor standardului SR EN ISO – 9001:2008 şi prin respectarea cerinţelor legale şi a reglementărilor în vigoare (Anexa nr. 5).

La USH managementul de la cel mai înalt nivel stabileşte obiective referitoare la calitate pentru toate componentele sale, de care sunt responsabili prorectorii, decanii, directorii de departamente precum şi angajaţii organizaţiei.

Obiectivele calităţii sunt în concordanţă cu politica referitoare la calitate, respectiv: a) Universitatea stabileşte cifre anuale de şcolarizare şi criterii de admitere realiste, în

corelare cu resursele disponibile şi cerinţele societăţii, precum şi de comun acord cu ministerul tutelar şi în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

b) proiectarea planurilor de învăţământ a specializărilor şi a programelor analitice ale disciplinelor se face în conformitate cu cerinţele care derivă din cifrele de şcolarizare stabilite, precum şi cu resursele disponibile;

c) programarea şi derularea activităţilor didactice se efectuează anual sau semestrial după caz şi cuprinde: stabilirea orarului, a încărcării sălilor, planificarea examenelor, restanţele etc., urmărind realizarea, în cele mai bune condiţii, a activităţilor;

d) Universitatea planifică adecvat procesul de evaluare a satisfacţiei clientului; e) Universitatea planifică adecvat procesul de evaluare internă; f) analizele SMC se realizează la cel mai înalt nivel şi la nivel de facultate; g) în Universitate se stabilesc acţiuni corective şi acţiuni preventive ori de câte ori apar

neconformităţi. USH a elaborat o strategie de dezvoltare a calităţii şi culturii calităţii, având obiective

clar definite şi fiind susţinută de standarde proprii pentru cadrele didactice, personalul auxiliar şi administrativ, studenţi şi masteranzi şi coordonată de sistemul de management.

Documentele de referinţă care reflectă procesul de asigurare a calităţii în USH sunt: Declaraţia Rectorului privind calitatea şi managementul strategic, Carta Universităţii, Manualul de management al calităţii şi Manualul procedurilor de asigurare a calităţii. Ultimele două dintre acestea conţin metodologii, regulamente, proceduri etc. care sunt supuse periodic verificării atât în raport cu propriile exigenţe ale Universităţii, cât şi în relaţie cu standardele de calitate şi indicatorii de performanţă ai Agenţiei române de asigurare a calităţii în învăţământul superior.


COD:MC-04/PAG: 33

CAPITOLUL IV

SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII 4.1. CERINŢE GENERALE

Sistemul de management al calităţii care a fost proiectat şi implementat în USH începând cu anul universitar 2006-2007, urmăreşte:

a) îndeplinirea cerinţelor standardului SR EN ISO 9001:2008 privind Sistemul de management al calităţii, care se referă la responsabilitatea managementului, managementul resurselor, realizarea produsului, măsurare, analiză şi îmbunătăţire precum şi la alte standarde şi recomandări pentru asigurarea calităţii elaborate de ENQA şi adoptate la Conferinţa ministerială de la Bergen şi la alte reuniuni internaţionale.

b) aplicarea principiilor de bază ale managementului calităţii. Organizarea şi funcţionarea SMC în USH are la bază reglementările naţionale în

vigoare, standardele europene de referinţă, particularităţile Universităţii, exigenţele managementului strategic, politicii şi obiectivelor calităţii şi este guvernat de cerinţele stabilite prin:

• Standardele SR EN ISO 9001-2008 – Sisteme de management. Cerinţe; • Declaraţia rectorului privind politica USH în domeniul calităţii; • Cerinţele clienţilor (studenţilor), precum şi cerinţele tuturor părţilor interesate. Universitatea a adoptat abordarea bazată pe proces în dezvoltare, implementare şi

îmbunătăţire a calităţii SMC-ului, cu scopul creşterii satisfacţiei clientului prin îndeplinirea exigenţelor acestuia.

Principiile managementului calităţii în cadrul USH sunt în conformitate cu standardul ISO 9000:2006 şi anume:

a) focalizarea către client. Universitatea identifică cerinţele prezente şi viitoare ale clienţilor asigurând satisfacerea lor integrală. În categoria clienţilor Universităţii intră atât cei externi (studenţii) cât şi cei interni (angajaţii), iar în categoria partenerilor intră MEN, comunitatea locală, organizaţii patronale şi profesionale, angajatori. Universitatea trebuie să-şi dezvolte procese referitoare la clienţi, cu scopul de a identifica şi defini cerinţele, respectiv de a evalua satisfacţia clienţilor şi partenerilor.

b) leadership. Conducerea Universităţii asigură definirea unitară a scopului organizaţiei şi mediul în care personalul se poate implica total pentru realizarea obiectivelor. Conducerea Universităţii stabileşte misiunea şi obiectivele de ansamblu (strategia) şi creează mediul (structuri, instrumente, resurse) necesar implicării personalului la realizarea obiectivelor.

c) implicarea personalului. Personalul Universităţii reprezintă elementul central şi implicarea lui totală permite ca abilităţile acestuia să fie valorificate pentru maximizarea rezultatelor organizaţiei. Realizarea obiectivelor calităţii solicită implicarea întregului personal. Acţiunile care trebuie întreprinse în Universitate în acest scop sunt instruirea în managementul calităţii şi motivarea personalului.

d) abordarea procesuală. Resursele şi activităţile din Universitate sunt abordate ca un proces pentru ca rezultatul obţinut să fie mai eficient. Această abordare reclamă ca


COD:MC-04/PAG: 34

Universitatea să identifice, să ţină sub control şi să îmbunătăţească continuu procesele care contribuie la calitate. Acestea sunt ilustrate în Harta proceselor (Anexa nr. 6).

e) abordarea sistemică. Sistemul de procese intercorelate pentru realizarea obiectivelor este înţeles şi condus eficient şi eficace. Procesele realizate în Universitate sunt privite în interdependenţa lor, prin legăturile dintre ele realizându-se transmiterea vocii clientului atât pe lungimea procesului de realizare a produsului (instruire, cercetare, alte servicii pentru comunitate, de la identificarea cerinţelor şi feedbeck), cât şi pe verticala conducerii (de sus în jos şi invers).

f) îmbunătăţirea continuă. Procesul îmbunătăţirii continue a calităţii este abordat prin prisma ciclului PEVA (Planifică-Execută-Verifică-Acţionează). Sistemul de management al calităţii din Universitate conţine mecanisme şi instrumente de evaluare şi îmbunătăţire a proceselor şi serviciilor. Principalele aplicaţii sunt asociate programelor educaţionale (specializărilor).

g) argumentare cu date. Deciziile luate în cadrul managementului se bazează pe analiza datelor verificate riguros. Principala funcţie a managementului, decizia, se bazează pe înregistrări cu privire la procese, servicii şi sistemul de management al calităţii, aferente domeniului în cauză.

h) relaţii cu furnizorii reciproc avantajoase. Relaţiile Universităţii cu furnizorii au un impact favorabil asupra capacităţii acesteia şi a furnizorilor săi de a obţine rezultatele aşteptate.

Conducerea Universităţii abordează sistemic managementul calităţii, considerând organizaţia ca un megasistem, compus din facultăţi, departamente, institute şi centre de cercetare, biblioteci şi servicii suport pentru procesul de învăţământ. Fiecare compartiment facultate/ departament are un statut bine definit şi constituie o entitate în cadrul sistemului de management al calităţii, fiind caracterizat prin legături funcţionale cu celelalte entităţi şi sisteme.

Această abordare permite implicarea conducerii de la toate nivelurile în implementarea şi îmbunătăţirea continuă a SMC prin înţelegerea nevoilor clienţilor şi partenerilor şi reflectarea acestora în calitatea serviciilor educaţionale prestate.

4.2. PROCESELE SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

4.2.1. Identificarea, succesiunea, interacţiunea şi conducerea proceselor

Procesul este definit ca fiind aceea activitate care utilizează resurse, astfel condusă încât să permită transformarea elementelor de intrare în elemente de ieşire.

Sistemul de management al calităţii din USH are la bază abordarea centrată pe proces, care implică:

a) identificarea proceselor care conduc la obţinerea rezultatului preconizat; b) determinarea succesiunii şi interacţiunii acestor procese; c) determinarea indicatorilor de performanţă, pentru a se asigura că operarea şi controlul

acestor procese sunt eficace; d)stabilirea metodelor de monitorizare, auditare şi îmbunătăţire a performanţelor; Pentru procesele existente în Universitate se aplică Metodologia Deming de îmbunătăţire

continuă a proceselor – PDCA (Plan – Do – Check – Act, în limba engleză) – planifică – efectuează – verifică – acţionează.

Planifică, prin care se stabilesc obiectivele şi procesele necesare obţinerii rezultatelor în concordanţă cu cerinţele clientului şi politica organizaţiei;

Efectuează, prin care se implementează procesele; Verifică, prin care se monitorizează şi se măsoară procesele şi produsul faţă de politicile,

obiectivele şi cerinţele pentru produs şi se raportează rezultatele;


COD:MC-04/PAG: 35

Acţionează, prin care se întreprind acţiuni pentru îmbunătăţirea continuă a performanţelor proceselor.

În cadrul USH, conform cerinţelor ISO 9001: 2000, procesele identificate sunt grupate în următoarele patru categorii generice:

1. Procese de management al activităţilor – Managementul general al proceselor; – Documentare SMC şi controlul acesteia; – Stabilirea politicii şi obiectivelor calităţii; – Planificarea SMC; – Comunicarea; – Analiza SMC efectuată de management. 2. Procese de asigurare a resurselor – Asigurarea resurselor umane; – Asigurarea infrastructurii; – Asigurarea mediului de lucru. 3. Procese de realizare a produsului şi procese suport – Realizarea produsului, proces de bază, susţinut de procese suport; – Planificarea şi dezvoltarea programelor de învăţământ; – Încheierea contractului instituţional; – Procesul de învăţământ, cu componentele: admiterea, activitatea didactică, promovarea

şi absolvirea; – Procesul suport de aprovizionare; – Procese suport de mentenanţă şi servicii. 4. Procese de control şi îmbunătăţire – Monitorizarea calităţii programelor de învăţământ; – Auditul intern; – Analizarea şi îmbunătăţirea SMC, cu componentele: analiza datelor, acţiuni corective

şi acţiuni preventive. În cadrul SMC al USH s-au identificat şi procesele specifice furnizării serviciului

denumit asimilarea de cunoştinţe şi de deprinderi in cadrul procesului didactic specific învăţământului superior, rezultatul final reprezentându-l absolventul.

A. Procese de prestare a serviciilor în învăţământul superior: A1 – Procesul de planificare/respectiv de elaborare a planului de învăţământ şi a

programei analitice A2 – Procesul de identificare şi analiză a cerinţelor clienţilor; A3 – Procesul de admitere; A4 – Procesele de predare a cursului şi a aplicaţiilor; A5 – Procesul de evaluare a studentului pe parcurs; A6 – Procesul de evaluare finală a studentului; A7 – Procesul de eliberare şi evidenţa diplomelor; A8 – Procesul de întreţinere, reparaţii echipamente didactice; A9 – Procesul de aprovizionare; A10 – Procesul de monitorizare şi măsurare a proceselor şi a produsului; A11 – Procesul de control al serviciului neconform; A12 – Procesul de control al mediului de lucru; A13 – Procesul de identificare şi asigurare a trasabilităţii serviciului; A14 – Procesul de măsurare a satisfacţiei clienţilor; A15 – Procesul de furnizare şi acces la informaţie pe suport hârtie şi electronic.


COD:MC-04/PAG: 36

Figu

ra n

r. 2.

Pro

cesu

l de

învăţă

mân

t


COD:MC-04/PAG: 37

B. Procese suport şi specifice SMC: B1 – Procesul de identificare a reglementărilor şi cerinţelor legale; B2 – Procesul de autorizare/acreditare; B3 – Procese referitoare la relaţia cu clientul; B4 – Procesul de comunicare cu clientul; B5 – Tratarea reclamaţiei; B6 – Procesul de organizare; B7 – Procesul de instruire; B8 – Procesul de comunicare internă; B9 – Procesul de comunicare cu părţile interesate; B10 – Procesul de audit al SMC; B11 – Procesul de control al documentelor; B12 – Procesul de control al înregistrărilor; B13 – Procesul de analiză a datelor; B14 – Procesul de îmbunătăţire prin acţiuni corective şi preventive. C. Procese de management (de planificare, organizare, analiză, evaluare, îmbunătăţire) C1 – Procesul de management al resurselor umane; C2 – Procesul de management al resurselor financiare; C3 – Procesul de planificare a calităţii şi a îmbunătăţirii performanţelor serviciului şi

prestării serviciului; C4 – Procesul de analiză a managementului; C5 – Procesul de management al calităţii şi îmbunătăţire continuă a eficacităţii SMC. În general, la Universitatea Spiru Haret, procesul de învăţământ este construit pe trei

vectori: fundamentarea, desfăşurarea procesului de învăţământ şi certificarea absolventului (Figura nr. 2).

Interrelaţionarea proceselor în cadrul SMC al Universităţii Spiru Haret se stabileşte pe baza definirii procesului ca activitate care transformă datele de intrare în date de ieşire. Datele de ieşire dintr-un proces devin date de intrare pentru procesele conexe, fiecare procedură descrie unul sau mai multe procese (Figura nr. 3).

Identificarea, interacţiunea, controlul şi conducerea proceselor sunt descrise în procedurile de sistem şi procedurile operaţionale, principiul evidenţiindu-se sintetic în Figura nr. 4.


COD:MC-04/PAG: 38

Figura nr. 3. Transformarea datelor de intrare în date de ieşire într-un proces

Date de intrare

Proces (procedura x)

C1

Date de ieşire

Date de intrare

Proces (procedura z)

Date de ieşire

Date de intrare

Proces (procedura y)

Date de ieşire

F1

C2

C3

F2


COD:MC-04/PAG: 39

Figura nr. 4. Identificarea, interacţiunea, controlul şi conducerea proceselor


COD:MC-04/PAG: 40

Procesele specifice SMC se desfăşoară pe trei fluxuri informaţionale: • fluxul decizional (de management); • fluxul de prestare a serviciului; • fluxul proceselor suport. Gestionarea proceselor pe cele trei fluxuri, prin documentele de sistem aferente (Figura

nr. 5) conduce la determinarea fluxului informaţional şi a buclei de reacţie informaţională şi evidenţierea interacţiunii dintre cele 3 categorii de procese. Generarea buclei informaţionale permite analiza şi îmbunătăţirea eficacităţii SMC.

Figura nr. 5. Interacţiunea proceselor decizionale de prestare a serviciului şi de suport

Conexiunile existente între procesele SMC sunt de două tipuri: a) pe verticală, care apreciază responsabilitatea managementului, managementul

resurselor, managementul procesului de realizare a produsului şi a proceselor suport şi evaluarea performanţelor prin măsurare şi analiză;

b) pe orizontală, care apreciază managementul procesului de realizare a produsului şi al proceselor suport, precum şi contribuţia clienţilor prin cerinţele pe care le impun şi prin evaluarea gradului de satisfacţie.


COD:MC-04/PAG: 41

4.3. DOCUMENTAŢIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

4.3.1. Activitatea de documentare a proceselor

În USH fiecare proces este descris de o procedură documentată, elaborată de structurile care desfăşoară activităţi în cadrul procesului, cu sprijinul DMC.

Procedura planifică (descrie) în mod unitar, pe baza metodologiei PDCA, modul de operare şi menţinere sub control a fiecăruia dintre procesele SMC, stabilind:

a) responsabilul de proces; b) obiectivele măsurabile ale procesului; c) datele de intrare ale procesului; d) datele de ieşire ale procesului; e) activităţile procesului (diagrama de flux), metodele prin care se asigură f) măsurarea performanţelor procesului şi înregistrările asociate monitorizării procesului; g) resursele (umane, materiale, de infrastructură, de mediu) necesare; h) desfăşurarea, ţinerea sub control şi monitorizarea procesului. Fiecare responsabil de proces este, în acelaşi timp, client şi furnizor pentru celelalte

procese. Astfel, documentaţia asigură comunicarea cerinţelor clientului conform lanţului de procese din Universitate.

Structura proiectată şi realizată a documentelor SMC din cadrul USH este compusă, în esenţă, din Manualul de management al calităţii (MC), proceduri de sistem (PS), proceduri operaţionale (PO), clasificate în funcţie de specificul activităţilor desfăşurate şi instrucţiuni de lucru (IL).

Structura documentelor include înregistrările generate de utilizarea documentelor SMC, asigurându-se, astfel, caracterul demonstrabil al Sistemului de management al calităţii, conform standardului SR EN ISO 9001:2008.

Lista categoriilor de documente generate de proiectarea şi documentaţia SMC este prezentată în procedura Elaborarea, aprobarea, gestionarea şi controlul documentelor, cod. PS-01.

Manualul calităţii tratează toate cerinţele standardului SR EN ISO 9001-2008. Acesta este structurat şi gestionat conform prevederilor formulate în Introducerea la

manual şi elaborat potrivit regulilor prevăzute în procedura Elaborarea, aprobarea, gestionarea şi controlul documentelor, cod PS-01.

Corespondenţa dintre cerinţele standardului SR EN ISO 9001:2008 şi documentele sistemului de management al calităţii este prezentată în Tabelul nr. 1:


COD:MC-04/PAG: 42

Tabelul nr. 1 Corespondenţa între cerinţele standardului SR EN ISO 9001:2008 şi documentele

sistemului de management al calităţii

CERINŢA DENUMIREA CERINŢEI DOCUMENT AL SMC / COD

1. Sistem de management al calităţii

1.1. Cerinţe generale Controlul furnizării serviciului, cod PS-20 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

1.2. Cerinţe referitoare la documentaţie

1.2.1. Generalităţi Elaborarea, aprobarea, gestionarea şi controlul documentelor, cod PS-01 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

1.2.2. Manualul calităţii Manualul de management al calităţii, cod MC-04

1.2.3. Controlul documentelor Elaborarea, aprobarea, gestionarea şi controlul documentelor, cod PS-01; Manualul de management al calităţii, cod MC-04

1.2.4. Controlul înregistrărilor Controlul înregistrărilor, cod PS-15; Manualul de management al calităţii, cod MC-04

2. Responsabilitatea managementului

2.1. Angajamentul managementului Politica în domeniul calităţii Obiectivele calităţii Manualul de management al calităţii, cod MC-04

2.2. Orientarea către client

Identificarea şi analiza cerinţelor clientului, cod PS-18 Evaluarea satisfacţiei studenţilor, cod PO(S)-20 Rezolvarea reclamaţiilor şi sesizărilor, cod PO(S)-10 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

2.3. Politica în domeniul calităţii Politica în domeniul calităţii Manualul de management al calităţii, cod MC-04

2.4. Planificare

2.4.1. Obiectivele calităţii Manualul de management al calităţii, cod MC-04 Obiectivele calităţii şi indicatorii calităţii

2.4.2. Planificarea SMC Manualul de management al calităţii, cod MC-04 2.5. Responsabilitate, autoritate şi comunicare

2.5.1. Responsabilitate şi autoritate

Carta Universităţii; Organigrama Manualul de management al calităţii, cod MC-04

2.5.2. Reprezentantul managementului

Manualul de management al calităţii, cod MC-04 Decizii Întocmirea, difuzarea şi păstrarea fişelor

2.5.3. Comunicarea internă Rezolvarea reclamaţiilor şi sesizărilor, cod PO(S)-10 Diagrame de relaţii Manualul de management al calităţii, cod MC-04

2.6. Analiza efectuată de management Manualul de management al calităţii, cod MC-04 3. Managementul resurselor 3.1. Asigurarea resurselor Manualul de management al calităţii, cod MC-04

3.2. Resurse umane Competenţă, conştientizare, perfecţionare, cod PS-19 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

3.3. Infrastructura

Controlul furnizării serviciului, cod PS-20 Planuri de amplasament Lista mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar Manualul de management al calităţii, cod MC-04

3.4. Mediu de lucru Controlul furnizării serviciului, cod PS-20 Manualul de management al calităţii, cod MC-04


COD:MC-04/PAG: 43


4. Realizarea produsului

4.1. Planificarea realizării produsului/serviciului

Controlul furnizării serviciului, cod PS-20 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

4.2. Procese referitoare la relaţia cu clientul

4.2.1. Determinarea cerinţelor referitoare la serviciu

Identificarea si analiza cerinţelor clientului, cod PS-18 Legislaţia aplicabilă şi reglementările MEN Manualul de management al calităţii, cod MC-04

4.2.2. Analiza cerinţelor referitoare la serviciu

Identificarea şi analiza cerinţelor clientului, cod PS-06 Rezolvarea reclamaţiilor şi sesizărilor, cod PO(S)-10 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

4.2.3. Comunicarea cu clientul

Identificarea şi analiza cerinţelor clientului, cod PS-18 Diagrame de relaţii Calitatea Planului de învăţământ, cod PO(I)-02; Calitatea fişei disciplinei/Programei analitice, cod PO(I)-03; Procesul de admitere, cod PS-22, Calitatea cursului şi a manualului, cod PO(I)-04 Procesul de evaluare a studenţilor, cod PO(I)-13 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

4.3. Proiectare şi dezvoltare

4.3.1. Planificarea proiectării şi dezvoltării

Calitatea Planului de învăţământ, cod PO(I)-02; Calitatea fişei disciplinei/Programei analitice, cod PO(I)-03; Manualul de management al calităţii, cod MC-04

4.3.2. Elemente de intrare ale proiectării şi dezvoltării


4.3.3. Elemente de ieşire ale proiectării şi dezvoltării

Calitatea Planului de învăţământ, cod PO(I)-02; Calitatea fişei disciplinei/Programei analitice, cod PO(I)-03; Controlul furnizării serviciului, cod PS-20 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

4.3.4. Analiza proiectării şi dezvoltării


4.3.5. Verificarea proiectării şi dezvoltării


4.3.6. Validarea proiectării şi dezvoltării


4.3.7. Controlul modificărilor în proiectare şi dezvoltare

Manualul de management al calităţii, cod MC-04 Calitatea Planului de învăţământ, cod PO(I)-02; Calitatea fişei disciplinei/Programei analitice, cod PO(I)-03;

4.4. Aprovizionare Aprovizionare, cod PO(S)-23 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

4.5. Furnizare de servicii

4.5.1. Controlul furnizării serviciului

Controlul furnizării serviciului, cod PS-20 Control EMM, cod PS-21 Procesul de evaluare a studenţilor, cod PO(I)-13 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

4.5.2. Validarea proceselor de furnizare de servicii



COD:MC-04/PAG: 44


4.5.3. Identificare şi trasabilitate


4.5.4. Proprietatea clientului Manualul de management al calităţii, cod MC-04

4.5.5. Păstrarea produsului Controlul înregistrărilor, cod PS-15 Procesul de evaluare a studenţilor, cod PO(I)-13 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

4.6. Controlul echipamentelor de măsurare şi monitorizare

Control EMM, cod PS-21 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

5. Măsurare, analiză şi îmbunătăţire

5.1.1. Satisfacţia clientului Evaluarea satisfacţiei studenţilor, cod PO(S)-19 Evaluarea satisfacţiei absolvenţilor – PO(S)-20 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

5.1.2. Audit intern Audit intern al calităţii, cod PS-11 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

5.1.3. Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Controlul furnizării serviciului, cod PS-20 Audit intern al calităţii, cod PS-11 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

5.1.4. Monitorizarea şi măsurarea produsului/serviciului

Controlul furnizării serviciului, cod PS-20 Procesul de evaluare a studenţilor, cod PO(I)-13 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

5.2. Controlul produsului neconform

Controlul serviciului neconform, cod PS-16 Manualul de management al calităţii, cod MC-04

5.3. Analiza datelor Manualul de management al calităţii, cod MC-04 5.3. Îmbunătăţirea continuă Acţiuni corective şi preventive, cod PS-17

Manualul de management al calităţii, cod MC-04

Documentele SMC care privesc planificarea proceselor în Universitate sunt prezentate în Tabelul nr. 2.

Tabelul nr. 2 Documente privind planificarea Sistemului de management al calităţii

Planificarea SMC Documentul Sistemului de management al calităţii Cod Planificarea proceselor Controlul furnizării serviciului PS-20 Planificarea resurselor umane Controlul furnizării serviciului

Competenţă, conştientizare, perfecţionare PS-20 PS-19

Planificarea resurselor materiale Aprovizionare Controlul furnizării serviciului

PO(S)-23 PS-20

Planificarea mentenanţei Controlul furnizării serviciului PS-20 Planificarea infrastructurii Controlul furnizării serviciului PS-20 Planificarea relaţiilor cu clientul Identificarea şi analiza cerinţelor clientului

Evaluarea satisfacţiei studenţilor Procesul de evaluare a studenţilor Rezolvarea reclamaţiilor şi sesizărilor

PS-18 PO(S)-19 PO(I)-13 PO(S)-10

Planificarea realizării serviciului Procedurile care descriu procesele necesare realizării serviciului

Planificarea proiectării serviciului

Calitatea planului de învăţământ Calitatea programei analitice Controlul furnizării serviciului

PO(I)-02 PO(I)-03 PS-20

Planificarea proceselor de monitorizare şi măsurare Procesul de evaluare a studenţilor

PO(I)-13

Planificarea EMM Control EMM PS-21 Planificarea fluxului informaţional intern Diagrame de relaţii

Planificarea auditurilor interne Audit intern al calităţii PS-11 Planificarea proceselor de analiză şi îmbunătăţire Acţiuni corective şi preventive PS-17


COD:MC-04/PAG: 45

În USH se utilizează următoarele categorii de documente ale SMC care îşi găsesc corespondenţe în cerinţele standardului SR EN ISO 9001:2008, după cum urmează: Carta USH; politici şi strategii de asigurare a calităţii; coduri, ghiduri şi manuale; regulamente de organizare şi funcţionare; proceduri; metodologii; instrucţiuni de lucru (Anexa nr. 7).

4.3.2. Alocarea responsabilităţilor

Managementul Universităţii şi responsabilii de procese, având ca suport imaginea (harta) proceselor, diagramele flux ale proceselor şi procedurilor care le documentează, stabilesc responsabilităţile pentru cadrele didactice şi personalul administrativ, prin fişa postului.

4.3.3. Valorificarea şi îmbunătăţirea performanţelor proceselor

Procesele sunt măsurate în conformitate cu prevederile procedurilor şi instrucţiunilor de lucru, iar rezultatele sunt consemnate în înregistrările stabilite de acestea.

Rezultatele măsurării performanţelor proceselor constituie date de intrare pentru analizele de management.

4.3.4. Controlul documentelor

Procedura de elaborare, aprobare, gestionare şi control a documentelor SMC, cod PS-01, reglementează procesul de menţinere sub control a documentelor SMC. Procedura stabileşte responsabilităţile şi modul de lucru pentru controlul şi verificarea activităţilor privind pregătirea, avizarea, aprobarea, difuzarea, înregistrarea, modificarea şi retragerea documentelor cerute de SMC.

Universitatea, prin structurile specializate, efectuează controlul asupra următoarelor documente:

a) documente interne: – prezentarea USH; – hotărâri ale Senatului, strategia, politica şi obiectivele calităţii; – manualul calităţii (MC); – proceduri de asigurare a calităţii (generale/sistem-PS,operaţionale/ specifice – PO); – instrucţiuni de lucru pentru asigurarea calităţii (IL); – documente suport; – înregistrări. b) documente externe: – documente privind cadrul legal de desfăşurare a activităţii în învăţământul superior,

respectiv: legi, hotărâri de guvern (HG), ordonanţe ale guvernului (OG), ordonanţe de urgenţă ale guvernului (OUG), ordine ale MEN etc.;

– standarde ISO 9001: 2008 şi standarde specifice pentru asigurarea calităţii educaţiei; – instrucţiuni şi reglementări naţionale şi internaţionale aplicabile. Procedura generală/de sistem Elaborarea documentelor SMC, cod PS-03 reglementează

acţiunile şi responsabilităţile pentru elaborarea ca formă şi conţinut a documentelor interne aferente SMC din Universitate. Pentru identificarea rapidă a documentelor SMC procedura stabileşte un sistem de codificare a documentelor. Sistemul de codificare nu se aplică documentelor externe.

Procesul de control al documentelor externe ale SMC este documentat în procedura, Controlul documentelor-cod PS-02 şi se realizează prin ţinerea sub control a documentelor din Inventarul documentelor SMC.


COD:MC-04/PAG: 46

Toate documentele externe sunt ţinute sub control de Oficiul juridic al Universităţii, care răspunde de actualizarea şi arhivarea lor.

Modul de desfăşurare a procesului de control al documentelor SMC este redat în Figura nr. 6 aferentă procedurii Controlul documentelor, cod PS-01:

CINE

RESPONSABILITĂŢI/ AUTORITĂŢI

CE ACTIVITATE

CUM ÎNREGISTRĂRI

Figura nr. 6. Procesul de control al documentelor


COD:MC-04/PAG: 47

Difuzarea documentelor SMC se face potrivit competenţelor, de către responsabilul de procese, cu aprobarea Rectorului.

Modificarea unui document se efectuează numai după analiză şi aprobare, urmând acelaşi regim ca şi documentul original.

Documentele perimate se retrag din punctele de lucru. Retragerea în arhivă a documentelor SMC se face de către personalul specializat din Secretariatul general.

4.3.5. Controlul înregistrărilor

Procesul de ţinere sub control a înregistrărilor, ca dovezi ale conformităţii cu cerinţele SMC şi ale funcţionării eficace a acestuia, este reglementat în procedura Înregistrarea documentelor (Registratura)– cod PO(S)-15.

Procedura stabileşte responsabilităţile şi modul în care se realizează identificarea, colectarea, îndosarierea, arhivarea şi distrugerea înregistrărilor privind calitatea.

Înregistrările calităţii efectuate în cadrul proceselor SMC din USH se regăsesc în: a) formulare tipizate; b) registre; c) procese verbale, rapoarte etc. Toate înregistrările au o identitate unică. Lista formularelor SMC în vigoare se păstrează

la DMC, iar formularele în original se păstrează la Secretariatul general. Toate înregistrările trebuie să rămână lizibile, să se regăsească cu uşurinţă şi să fie

păstrate în condiţii care să asigure integritatea lor. Procedura Controlul înregistrărilor stabileşte maniera de acces la date şi reglementează

modul şi durata de păstrare a acestora. Înregistrările sunt puse la dispoziţia organismelor de certificare, în cadrul auditurilor

efectuate de către acestea. 4.4. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

Sistemul de management al calităţii din Universitatea Spiru Haret este integrat sistemului de management al organizaţiei. Perceperea corectă a structurii şi funcţionalităţii SMC este o condiţie prealabilă şi fundamentală în acelaşi timp pentru înţelegerea sistemului de management al calităţii atât de către toţi membrii comunităţii academice, cât şi de clienţi şi angajatori.

Cunoaşterea modului de organizare a celor două structuri, a corelaţiilor dintre acestea şi complementarităţii funcţionării lor este necesară pentru prevenirea paralelismelor şi obturării clarităţii în realizarea obiectivelor Universităţii în domeniul calităţii.

Structura managementului Universităţii ilustrează modul de conducere, gestionare, administrare şi organizare a acesteia în raport de schimbările care s-au înregistrat în ultimul timp. Ca instituţie academică particulară, USH este condusă de o echipă managerială subordonată rectorului Universităţii.

Universitatea Spiru Haret are relaţii de interdependenţă organică în plan academic, administrativ şi economico-financiar cu celelalte structuri instituţionale din cadrul Fundaţiei România de Mâine: Televiziunea TvH şi Radioul HFM2.0. – posturi naţionale cu caracter educaţional, ştiinţific şi cultural; Editura şi Tipografia Fundaţiei România de Mâine; revista „Opinia Naţională” – săptămânal de opinie, informaţie şi idei de interes naţional; Clubul studenţesc, Complexul sportiv multifuncţional şi altele. Toate acestea asigură suportul necesar pentru desfăşurarea unui proces de învăţământ performant, competitiv, de înaltă calitate, precum şi condiţii deosebite de studiu, cazare, masă şi recreere pentru studenţi.

Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) colaborează cu toate departamentele şi facultăţile din cadrul Universităţii. Pentru implementarea Managementului


COD:MC-04/PAG: 48

calităţii totale (MCT) este necesară implicarea întregii organizaţii, incluzând şi studenţii (clienţii), care sunt reprezentaţi în diverse structuri. Această componentă managerială este favorabilă implementării unui sistem performant de management al calităţii pentru toate cele 24 de facultăţi ale Universităţii, cu condiţia interconexării celor două structuri şi realizării unei comunicări eficiente.

Sistemul informaţional, bine pus la punct, este completat de un sistem informatic performant. Funcţia de management al calităţii din cadrul sistemului de asigurare a calităţii are ca

scop principal orientarea spre performanţă a organizaţiei. Conducerea este responsabilă de asigurarea calităţii prin modul în care şi-o asumă, prin

definirea şi urmărirea strategiei, a politicii şi obiectivelor ei privind calitatea şi prin asigurarea resurselor necesare. Activităţile trebuie orientate spre satisfacerea cerinţelor „clienţilor” interni sau externi, precum şi pentru menţinerea unui mediu intern apt ca întregul personal să fie încurajat spre performanţă.

Identificarea, ţinerea sub control şi îmbunătăţirea continuă a proceselor derulate în Universitate se face la fiecare nivel al conducerii, începând cu facultăţile (Figura nr. 7). Mecanismele de evaluare a calităţii permit corectarea neconformităţilor existente şi implementarea modalităţilor de îmbunătăţire.

CONSILIUL FACULTĂŢII Membri ai Consiliului

(personal academic, studenţi)

Figura nr. 7. Structura managementului la nivel de facultate Funcţia de asigurare a calităţii are ca principal scop menţinerea încrederii clienţilor şi a

celorlalte părţi externe interesate de posibilităţile instituţiei în satisfacerea cerinţelor şi aşteptărilor lor. Încrederea se generează prin evaluări interne şi externe. Evaluările interne se fac în raport de un standard existent şi acceptat de părţile cointeresate. În raportul său de autoevaluare, Universitatea prezintă aceste standarde şi modul în care sunt respectate. Evaluarea externă este mai complexă, fiind evaluate rezultatele activităţii în contact cu mediul extern.

Departamentul este unitatea structurală de bază care reuneşte cadre didactice şi cercetători ştiinţifici de la fiecare facultate şi realizează activităţi de învăţământ şi cercetare ştiinţifică.

Carta ilustrează în detaliu organizarea Universităţii pe facultăţi, departamente de studii, institute şi centre de cercetare, centre suport, laboratoare, comisii şi consilii, structuri tehnico-administrative.

Departament,

Director de departament,

Consiliul departamentuluiPersonal didactic

Decan Comisia de audit intern Centru de

cercetare Prodecan

Director, Comisia pentru

evaluarea si asigurarea

calităţii

cercetători


COD:MC-04/PAG: 49

Preşedintele Consiliului de administraţie şi rectorul elaborează şi supun aprobării Senatului universitar structura organizatorică. Conducerea este asigurată prin organisme deliberative, executive şi consultative.

Echipa managerială de la nivelul Universităţii a făcut şi face posibilă realizarea obiectivelor stabilite. Toate structurile de conducere lucrează în echipă, se implică activ în rezolvarea obiectivelor propuse şi a problemelor apărute, contribuie decisiv la obţinerea rezultatelor Universităţii.

Complexitatea şi flexibilitatea activităţii, precum şi procesul de masificare a organizaţiei au condus la construirea unei structuri organizatorice de tip reţea, care facilitează derularea fiecărei etape de aplicare a managementului calităţii axat pe student şi, implicit, exercitarea funcţiilor proceselor de management.

Sistemul de management cuprinde cinci subsisteme manageriale: a)subsistemul organizatoric, b) subsistemul metodologic, c)subsistemul decizional, d) subsistemul administrativ şi e) subsistemul informaţional şi de control (Figura nr.8) care, împreună cu celelalte structuri ale Fundaţiei România de Mâine, funcţionează ca un organism unitar, echilibrat.

Figura nr. 8. Sistemul de management al Universităţii Spiru Haret

a) Subsistemul organizatoric

Structura de bază în cadrul acestui sistem este facultatea, în care funcţionează unul sau mai multe programe de studii universitare de licenţă şi de master, coordonate de un către un prodecan (cele de licenţă), de către un coordonator (cele de master) şi unul sau mai multe centre de cercetare coordonate de către un director.

Decanul organizează şi administrează resursele facultăţii (umane, materiale, financiare, ştiinţifice) pentru a atinge obiectivele facultăţii şi ale organizaţiei. Resursele cu finanţare externă sunt administrate de directorul centrului de cercetare şi de directorul de proiect.

Facultăţile sunt unităţi autonome, fără personalitate juridică, au în componenţa lor departamente şi centre de cercetare ştiinţifică. Facultăţile se individualizează în principal pe domenii de licenţă şi programe de studiu. Activitatea didactică din cadrul acestora se


COD:MC-04/PAG: 50

desfăşoară pe ani de studii, grupe şi subgrupe de studenţi, iar activitatea ştiinţifică în cadrul departamentului/departamentelor şi în centrele de cercetare pe baza planurilor individuale şi colective aprobate de consiliul facultăţii şi Consiliul departamentului.

Facultăţile sunt conduse de un Consiliu, compus din reprezentanţi ai cadrelor didactice, cercetătorilor ştiinţifici şi studenţilor, care ia decizii în limita competenţei stabilite prin Carta Universităţii.

Managementul facultăţii este asigurat de decanul facultăţii, care răspunde pentru bunul mers al activităţii acestuia în faţa Consiliului facultăţii, Senatului universitar şi rectorului Universităţii.

Deşi personalul academic este repartizat pe câte un centru de cercetare care are un program propriu anual aprobat de Consiliul facultăţii, în cadrul Universităţii sunt constituite şi funcţionează echipe interdisciplinare cu cercetători de la mai multe centre de cercetare. În această situaţie, administrarea proiectului revine directorului de proiect.

b) Subsistemul metodologic

Managementul Universităţii este centrat pe student, având ca suport planuri şi programe de lucru pe domenii de specialitate, prin organisme specializate, care elaborează metodologii, regulamente şi proceduri de lucru, monitorizează activitatea facultăţilor şi asigură feed-back-ul.

În prezent, în cadrul Universităţii funcţionează direcţii, departamente, consilii şi comisii, între acestea înscriindu-se şi cele care au atribuţii exprese în domeniul managementului calităţii sau au un anume rol în susţinerea acestuia:

Direcţii: • Direcţia generală administrativă; • Direcţia economică; • Direcţia resurse umane; • Direcţia bibliotecilor; • Direcţia IT; • Direcţia juridică, de contencios şi de comunicare; • Direcţia Secretariat general. Departamente: a) Departamentul pentru învăţământ cu frecvenţă redusă şi învăţământ la distanţă; b) Departamentul pentru managementul calităţii; c) Departamentul de relaţii internaţionale.

De asemenea, în cadrul USH funcţionează: a) Centrul de consiliere şi orientare în carieră

(CCOC), care şi-a început activitatea în 2008 şi are ca obiectiv coordonarea metodologică a activităţilor de consiliere şi orientare în carieră a studenţilor; b) Centrul de limbi străine; c) Centrul de testare Xpert IT; d) Biroul studenţi străini; e) Biroul programe comunitare (ERASMUS).

Conducerile direcţiilor şi departamentelor sunt propuse de către rector dintre membrii comunităţii academice, pe baza rezultatelor meritorii obţinute în activitatea profesională şi managerială, care sunt supuse aprobării Senatului şi se finalizează prin decizia rectorului Universităţii.

Direcţiile şi departamentele sunt conduse de directori, care administrează resursele interne ale Universităţii (umane, materiale şi ştiinţifice), pe baza planurilor de activitate aprobate şi raportează periodic Senatului şi rectorului.


COD:MC-04/PAG: 51

Comisii: • Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii – elaborează propuneri pentru

îmbunătăţirea calităţii educaţiei, coordonează aplicarea procedurilor şi metodologiilor de evaluare şi asigurare a calităţii, aprobate de Senatul Universităţii, cooperează cu agenţiile specializate, elaborează anual un raport despre calitatea educaţiei în Universitate.

• Comisia pentru învăţământ – urmăreşte îndeplinirea standardelor de calitate în procesul educaţional şi avansează propuneri pentru îmbunătăţirea acestui proces.

• Comisia pentru etică universitară – răspunde de elaborarea documentaţiei cu privire la etica şi deontologia personalului didactic şi a cercetătorilor ştiinţifici.

• Comisia de audit intern a calităţii – răspunde de auditarea activităţilor educaţionale şi de cercetare ştiinţifică.

• Comisia pentru cercetare ştiinţifică. • Comisia pentru probleme studenţeşti. • Comisia pentru avizarea concursurilor didactice şi acordarea titlurilor onorifice. • Comisia pentru reglementări interne şi incompatibilităţi. Comisiile asigură un control activ al activităţilor desfăşurate în cadrul Universităţii. Activitatea lor este monitorizată şi evaluată de Senatul universitar pe baza planurilor şi

programelor de acţiune. c) Subsistemul decizional

Conducerea Universităţii este asigurată de organisme deliberative, executive şi consultative:

Organismele deliberativ – decizionale ale USH sunt: Senatul universitar, Consiliul de administraţie, consiliile facultăţilor, care aprobă strategiile şi politicile manageriale.

Organismele executiv – operative: rectorul, preşedintele Consiliului de administraţie, decanii, directorii departamentelor de studii, directorul Institutului central de cercetare.

Organismele consultative sunt formate din reprezentanţi ai mediului economic şi personalităţi din mediul academic, cultural şi profesional extern.

Senatul Universităţii, constituit prin alegeri democratice, adoptă prin vot cu majoritate simplă, strategii si politici realiste şi orientate spre viitor cu privire la conducerea academică şi asigurarea calităţii învăţării, predării, evaluării şi cercetării ştiinţifice. Senatul universitar cuprinde cadre didactice alese, personalităţi academice, studenţi şi alţii. Senatul garantează autonomia universitară şi libertatea academică, stabileşte strategia de dezvoltare a Universităţii, aprobă şi modifică această strategie şi altele, conform Cartei organizaţiei.

Consiliul de administraţie este, alături de Senatul universitar, cea mai înaltă structură de conducere decizională şi deliberativă la nivelul Universităţii, care iniţiază, analizează şi adoptă politicile şi strategiile în domeniile economic, financiar şi administrativ, organizează, administrează, oferă asistenţă şi controlează toată activitatea economico-financiară şi patrimonială.

d) Subsistemul administrativ

Subsistemul administrativ asigură suportul activităţilor academice, inclusiv a celor de cercetare ştiinţifică, prin interdependenţă organică cu structurile Fundaţiei România de Mâine.

În cadrul subsistemului sunt cuprinse, din punctul de vedere al structurii organizatorice, departamente şi servicii suport pentru activitatea academică şi de cercetare ştiinţifică (resurse umane, financiare, administrative etc.), ca şi pentru studenţi, cărora li se asigură facilităţi de învăţare (emisiuni cu caracter didactic la TVH2.0, consultaţii publicate în Opinia Naţională, biblioteci etc.), de cazare şi masă (cămine şi cantine) şi pentru desfăşurarea altor activităţi


COD:MC-04/PAG: 52

sociale-culturale şi sportive (cluburi, o bază sportivă multifuncţională de excepţie etc.). Deciziile asupra activităţilor administrative au acelaşi traseu ca şi cele academice, iar personalul este selectat pe bază de examinare, competenţe şi etică profesională. Evaluarea acestei activităţi este efectuată de către Consiliul de administraţie şi Senatul Universităţii.

e) Subsistemul informaţional şi de control

Universitatea deţine în proprietate un număr de peste 6.000 calculatoare de ultimă generaţie legate în reţea şi o platformă informatică Blackboard, toate integrate într-un sistem informaţional UMS. Acest sistem asigură rapiditate în adoptarea deciziilor şi o bună funcţionare a subsistemului informaţional şi de control al activităţilor.

Toate hotărârile consiliilor facultăţilor se transmit cu operativitate Senatului universitar, departamentelor, altor servicii administrative şi toate deciziile rectorului, precum şi hotărârile Senatului se transmit cu aceeaşi operativitate facultăţilor şi celorlalte structuri ale comunităţii academice, astfel ca acestea să ajungă la fiecare membru al comunităţii. În această activitate un rol important îl au Secretariatul general şi secretariatele facultăţilor.

Procesul de control managerial este realizat de rector, de decani şi de directorii departamentelor şi ai celorlalte servicii administrative, prin pârghiile de control existente, respectiv: consilii şi comisii, care lucrează pe baza planurilor şi programelor anuale aprobate.


COD:MC-04/PAG: 53

CAPITOLUL V

RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI 5.1. ANGAJAMENTUL MANAGEMENTULUI

Managementul de la cel mai înalt nivel este reprezentat de rector, care se angajează să asigure funcţionarea eficientă a SMC implementat în organizaţie, respectiv dezvoltarea sistemului şi îmbunătăţirea continuă a eficacităţii sale, prin:

a) asigurarea şi comunicarea către toţi angajaţii a Declaraţiei rectorului în domeniul calităţii şi politicii organizaţiei referitoare la calitate;

b) asigurarea resurselor materiale şi umane, necesare realizării obiectivelor referitoare la calitate;

c) comunicarea în cadrul organizaţiei a importanţei satisfacerii cerinţelor clienţilor, precum şi a cerinţelor legale şi reglementare aplicabile pentru serviciile educaţionale prestate;

d) stabilirea politicii referitoare la calitate şi a obiectivelor calităţii; e) conducerea eficientă a analizelor efectuate de management. Conducerea de la cel mai înalt nivel, conducerea executivă şi întreg corpul de cadre

didactice universitare, îşi demonstrează angajamentul pentru dezvoltarea, implementarea şi îmbunătăţirea eficienţei Sistemului de management al calităţii prin comunicarea în cadrul fiecărei facultăţi, precum şi a fiecărei structuri administrative, a importanţei satisfacerii cerinţelor clienţilor, a cerinţelor legislaţiei şi reglementărilor în vigoare aplicabile.

În acest scop, conducerea Universităţii şi respectiv a facultăţilor, a stabilit politica şi obiectivele în domeniul calităţii, indicatorii calităţii asociaţi obiectivelor şi însoţiţi de valori ţintă, precum şi acţiunile necesare realizării obiectivelor stabilite.

Prin planificarea SMC, facultatea are posibilitatea organizării şi desfăşurării activităţilor menite să identifice punctele tari şi punctele slabe ale organizaţiei precum şi oportunităţile de dezvoltare şi resursele existente astfel încât să se asigure satisfacerea cerinţelor standardului şi integritatea SMC. Planificarea SMC a inclus procesele, documentele, resursele, structura organizatorică şi infrastructura.

Politica referitoare la calitate şi obiectivele calităţii, precum şi etapele de organizare a SMC, de planificare a resurselor şi de evaluare a eficacităţii sistemului se stabilesc în următoarea succesiune:

a) etapele procesului de documentare, implementare şi menţinere a politicii în domeniul calităţii, a obiectivelor calităţii şi a responsabilităţilor aferente acestui proces;

b) etapele de identificare, planificare şi alocare a resurselor necesare documentării, implementării şi menţinerii politicii şi obiectivelor calităţii;

c) etapele de definire şi alocare a responsabilităţilor şi autorităţilor pentru personalul care conduce, verifică şi execută activităţi cu impact asupra calităţii serviciului prestat;

d) etapa referitoare la procesul de analiză a managementului.


COD:MC-04/PAG: 54

5.2. POLITICA REFERITOARE LA CALITATE

Rectorul stabileşte politica referitoare la calitate cu obiectivul de a conduce Universitatea spre îmbunătăţirea performanţelor sale.

Politica de calitate stabilită de rector include şi angajamentele acestuia că va respecta cerinţele şi reglementările din domeniul propriu de activitate al calităţii (care este în vigoare) şi, deopotrivă, că va urmări permanent îmbunătăţirea SMC.

În condiţiile stabilirii politicii referitoare la calitate, managementul de la cel mai înalt nivel trebuie să ţină cont de următoarele:

a) nivelul şi tipul îmbunătăţirilor necesare pentru atingerea performanţelor de către organizaţie;

b) nivelul aşteptat al satisfacţiei clienţilor; c) dezvoltarea în perspectivă a organizaţiei; d) resursele necesare pentru a îndeplini cerinţele standardului SR EN ISO 9001-2008; e) contribuţia potenţială a angajatorilor, a mediului socio-economic, în general, la

succesul Universităţii. Politica privind calitatea formulată în Declaraţia rectorului cu privire la calitatea

serviciilor oferite de Universitate, vrea să asigure că: politica promovată de organizaţie este adecvată scopului declarat; include un angajament pentru satisfacerea cerinţelor şi îmbunătăţirea continuă a SMC; asigură un cadru corespunzător pentru stabilirea şi analiza obiectivelor calităţii; este înţeleasă şi comunicată tuturor membrilor organizaţiei; este analizată permanent şi adecvată noilor evoluţii în planul educaţiei şi cercetării ştiinţifice din ţară şi din străinătate.

Orientarea generală a Universităţii privind calitatea revine managerului de la cel mai înalt nivel, care trebuie să se asigure că serviciile realizate de organizaţie sunt în acord cu exigenţele clienţilor şi permanent adecvate creşterii satisfacţiei acestora.

Punerea în practică a orientării generale privind calitatea presupune asumarea şi îndeplinirea următoarelor obiective:

a) îmbunătăţirea competenţelor şi abilităţilor absolvenţilor Universităţii prin proiectarea şi realizarea unor programe de studii care să ţină seama de schimbările care se produc în societatea românească şi în lume;

b) acordarea unei atenţii sporite cercetării ştiinţifice realizate de cadre didactice, studenţi şi masteranzi şi persoane interesate, îndeosebi pe latura realizării de proiecte şi parteneriate ştiinţifice cu organizaţii academice şi ştiinţifice din ţară şi din străinătate;

c) atragerea firmelor angajatoare la dezvoltarea unor parteneriate cu Universitatea pentru îmbunătăţirea programelor de studii apte să vină în sprijinul clienţilor şi deopotrivă beneficiarului final al serviciilor educaţionale-societatea;

d) asigurarea cadrului organizatoric şi mijloacelor necesare participării efective a studenţilor la programele de cercetare ştiinţifică;

e) evaluarea permanentă a gradului de satisfacţie al studenţilor şi masteranzilor faţă de oferta educaţională şi gradul lor de implicare în soluţionarea unor aspecte privind procesul educaţional şi cercetarea ştiinţifică;

f) evaluarea gradului de satisfacţie a personalului didactic şi eficienţa activităţii prestate; g) evaluarea satisfacţiei angajatorilor faţă de nivelul de pregătire profesională a

absolvenţilor şi modul lor de implicare în elaborarea şi aplicarea programelor educaţionale. Politica referitoare la calitate, fixată prin Declaraţia rectorului, face parte integrantă din

politica generală a Universităţii şi este în deplină concordanţă cu aceasta.


COD:MC-04/PAG: 55

Politica referitoare la calitate este adusă la cunoştinţa întregului personal prin afişare la toate facultăţile şi departamentele în locurile cele mai vizibile şi prin stagii de instruire.

Înţelegerea şi implementarea politicii cu privire la calitate este analizată anual la nivelul întregii organizaţii pentru reactualizarea şi adecvarea ei continuă, în raport de schimbările generate de dinamica dezvoltării societăţii şi organizaţiei.

Gradul de înţelegere şi implementare a politicii referitoare la calitate este verificat de organisme specializate: Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii (CEAC), Departamentul pentru managementul calităţii (DMC), Comisia pentru etică universitară (CEU), Comisia de audit intern al calităţii.

5.3. ORIENTAREA SPRE CLIENT

În cadrul Universităţii Spiru Haret, clientul se defineşte astfel: a) studentul; b) candidatul; c) agentul economic. Pentru a se asigura că cerinţele clientului sunt determinate şi satisfăcute în scopul

creşterii satisfacţiei acestuia, conducerea de la cel mai înalt nivel: a) organizează activitatea de identificare şi analiză a cerinţelor clienţilor; b) identifică procesele de comunicare cu clientul; c) organizează activităţile necesare demonstrării capabilităţii organizaţiei de a răspunde

cerinţelor clientului; d) organizează activitatea de măsurare a percepţiei clientului privind satisfacerea

cerinţelor sale. Această strategie de orientare către client este evidenţiată şi reglementată prin regulile

prevăzute în Carta USH, şi procedurile: Procesul educaţional centrat pe student, cod PO(S)-03, Calitatea planului de învăţământ, cod PO(I)-02, Calitatea fişei disciplinei/ programe analitice, cod PO(I)-03.

În cadrul proceselor referitoare la relaţia cu clienţii sunt identificate cerinţele acestora, iar prin controlul efectuat asupra proceselor ulterioare se asigură satisfacerea cerinţelor lor.

Principalele procese referitoare la orientarea către client sunt: a) identificarea clienţilor şi clasificarea lor pe categorii; b) definirea pieţelor pe care concurează organizaţia; c) identificarea şi evaluarea competiţiilor de piaţă; d) determinarea caracteristicilor cheie ale produselor/serviciilor şi a valorii lor relative

pentru clienţi; e) identificarea oportunităţilor, punctelor slabe şi a avantajelor competiţiei/competiţiilor

viitoare. Managementul de la cel mai înalt nivel al Universităţii acordă o importanţă deosebită

cerinţelor studenţilor şi mai ales îndeplinirii acestora, în acord cu legislaţia în vigoare. Cerinţele sunt mai întâi identificate şi analizate în cadrul procesului de planificare a

realizării produsului şi proceselor referitoare la relaţia cu clienţii, potrivit procedurilor: Evaluarea satisfacţiei studenţilor, cod P0(S)-19, Rezolvarea reclamaţiilor şi sesizărilor, cod PO(S)-10, Evaluarea satisfacţiei absolvenţilor, cod PO(S)-20.

În urma analizei cerinţelor formulate de clienţi, managementul de la cel mai înalt nivel şi responsabilii cu managementul calităţii de la alte niveluri stabilesc măsuri necesare satisfacţiei cerinţelor justificate şi în conformitate cu legea.

Pe un plan general, identificarea şi cunoaşterea cerinţelor societăţii româneşti precum şi pe cele ale altor societăţi în vederea satisfacerii exigenţelor clienţilor, stau la baza funcţionării SMC.


COD:MC-04/PAG: 56

5.4. PLANIFICAREA SMC

Planificarea SMC este efectuată în scopul îndeplinirii cerinţelor legate de managementul proceselor şi a obiectivelor calităţii precum şi pentru integrarea sistemului de management al calităţii în sistemul de management strategic al Universităţii.

Pentru asigurarea controlului şi îmbunătăţirii continue a eficienţei proceselor din USH, planificarea SMC are în vedere:

a) actualizarea documentelor SMC, conform procedurii generale de elaborare, aprobare, gestionare şi control a documentelor sistemului de management al calităţii;

b) instruirea personalului Universităţii privind continua îmbunătăţire a SMC, conform procedurii specifice Instruire şi perfecţionare personal, cod PO(I)-01;

c) evaluarea programelor de studii şi disciplinelor universitare, conform procedurilor specifice: Calitatea programelor de studii, cod PO(I)-01, Calitatea planului de învăţământ, cod PO(I)-02, Calitatea fişei disciplinei/programei analitice, cod PO(I)-03, Autoevaluarea programelor de studii de licenţă, cod PO(I)-12, Autoevaluarea programelor de studii de masterat, cod PO(I)-10, Calitatea cursului şi manualului, cod PO(I)-04;

d) auditarea calităţii, conform procedurii Auditul intern al calităţii, cod PS-11; e) analizarea SMC efectuată de management, conform procedurii specifice. Planificarea SMC necesită următoarele activităţi: a) planificarea proceselor; b) planificarea resurselor umane; c) planificarea resurselor materiale; d) planificarea mentenanţei; e) planificarea infrastructurii; f) planificarea relaţiilor cu clienţii; g) planificarea proiectării serviciului/ serviciilor; h) planificarea proceselor de monitorizare şi măsurare; i) planificarea EMM; j) planificarea fluxului informaţional intern; k) planificarea auditurilor interne; l) planificarea proceselor de analiză şi îmbunătăţire. În faza de planificare se analizează situaţia existentă, se stabilesc priorităţile de abordare

şi se elaborează planul de îmbunătăţire. Toate planificările sunt analizate în Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii şi supuse spre aprobare Senatului Universităţii, conform procedurii Identificarea proceselor, cod PS-10.

5.5. RESPONSABILITATE, AUTORITATE ŞI COMUNICARE

5.5.1. Responsabilitate şi autoritate

Universitatea a implementat şi face demersurile necesare pentru certificarea Sistemului de management al calităţii conform cu SR EN ISO 9001:2008, a cărui funcţionare eficientă şi îmbunătăţire este responsabilitatea managementului de la cel mai înalt nivel.

Structura organizatorică a Universităţii este documentată în organigrama prezentată la Figura nr. 1, precum şi în fişele posturilor.

Realizarea calităţii se obţine cu participarea întregului personal, atribuţiile şi responsabilităţile privind calitatea fiind stabilite la nivel de departament şi în funcţie de documentele ce descriu structura organizatorică.


COD:MC-04/PAG: 57

Responsabilităţile referitoare la coordonarea activităţilor în Universitate sunt stabilite în Carta Universităţii, Regulamentul intern al organizaţiei şi fişele posturilor.

Autoritatea şi responsabilităţile managementului de la cel mai înalt nivel al USH precum şi ale altor structuri manageriale sunt stabilite pe baza Organigramei Universităţii şi sunt cuprinse în fişele posturilor. La începutul fiecărui an universitar, Senatul dezbate, analizează şi ia hotărâri cu privire la distribuţia responsabilităţilor, care sunt realizate, aprobate şi comunicate întregului personal al Universităţii.

Responsabilităţile structurilor specializate privind calitatea, sunt precizate în regulamentele de funcţionare, respectiv în fişa postului, şi sunt comunicate prin decizii de numire.

Analiza efectuată de management se realizează anual şi ori de câte ori se consideră necesar, la nivel de facultăţi (de către Consiliul facultăţii) şi la nivel de Universitate (de către Senat).

Structurile manageriale care efectuează analize sunt obligate să identifice şi să înregistreze problemele relative la serviciu sau proces şi să găsească şi să aplice măsuri adecvate cu caracter preventiv pentru preîntâmpinarea apariţiei nonconformităţilor sau pentru a ţine sub control serviciul/procesul neconform identificat până la corectarea neconformităţii.

Responsabilităţile privind calitatea pentru toate categoriile de personal sunt precizate în fişa postului. Metodologia de întocmire a fişei postului, cod M-9, documentează procesul de elaborare şi actualizare a fişei postului.

5.5.2. Reprezentantul managementului

Rectorul a numit ca reprezentant al managementului pentru calitate pe directorul Departamentului pentru managementul calităţii, care are calitatea şi autoritatea pentru:

a) a asigura ca în organizaţie să fie implementat, instituit şi menţinut în stare de funcţionare activă un Sistem de management al calităţii, în conformitate cu SR EN ISO 9001-2008;

b) a asigura că procesele necesare SMC sunt stabilite, implementate şi menţinute; c) a informa sistematic managementul de la cel mai înalt nivel al Universităţii despre

funcţionarea SMC şi despre orice necesitate de îmbunătăţire; d) a asigura că în cadrul organizaţiei este promovată conştientizarea cerinţelor clientului,

prin cunoaşterea şi însuşirea obiectivelor organizaţiei de către tot personalul acesteia, concepută ca o activitate continuă, care se dezvoltă pe baza unor metode şi mijloace necesare atingerii acestui obiectiv;

e) a asigura o colaborare eficientă cu organismele externe de certificare. Responsabilitatea generală a managementului calităţii este de a asigura că activităţile

tuturor compartimentelor sunt conforme cu Manualul calităţii şi cu procedurile de sistem şi operaţionale asociate.

5.5.3. Comunicarea internă

Rectorul Universităţii Spiru Haret poartă răspunderea pentru crearea unui sistem adecvat de comunicare internă. Comunicarea internă este reglementată prin procedura Calitatea procesului de comunicare internă, cod PS-12.

Toate hotărârile Senatului sunt identificate prin antetul rectoratului, numerotare şi datare; ele sunt transmise tuturor compartimentelor Universităţii. Pentru conformitate, aceste documente sunt semnate de rectorul Universităţii. Decanii răspund de transmiterea hotărârilor Senatului către departamente.


COD:MC-04/PAG: 58

Toate documentele SMC se difuzează în mod controlat, conform procedurii Elaborarea,

aprobarea, gestionarea şi controlul documentelor SMC, cod PS-01. Pentru comunicarea hotărârilor, dispoziţiilor şi a altor informaţii care se referă la eficacitatea sistemului de management al calităţii către persoanele implicate este responsabil Departamentul pentru managementul calităţii.

Comunicarea internă se obţine prin: a) transmiterea de documente scrise (dispoziţii, note, procese-verbale, rapoarte

periodice, circulare etc.); b) şedinţe de informare şi instruire a personalului; c) afişare electronică sau la avizierele Universităţii. Conţinutul comunicării poate fi diferenţiat în raport de cerinţele structurilor manageriale

şi situaţiile sau condiţiile care pot apărea. Comunicarea, în esenţa ei, asigură informarea angajaţilor cu privire la politica privind

calitatea în organizaţie, schimbările semnificative care au loc în legislaţie, relaţia cu partenerii, evoluţia pe piaţa muncii, atitudinea angajatorilor ş.a.

5.6. ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT

5.6.1. Generalităţi

Managementul de la cel mai înalt nivel efectuează sistematic analize pentru a evalua eficienţa SMC şi a stimula dezvoltarea de proiecte de îmbunătăţire continuă a proceselor din Universitate.

Analiza SMC se efectuează de management pe baza procedurilor de sistem şi operaţionale potrivit obiectivelor urmărite.

Analiza SMC efectuată de management la nivel de Universitate se face anual, după finalizarea auditurilor interne, înaintea auditului extern de supraveghere sau, ori de câte ori este necesar, la propunerea rectorului sau a responsabilului cu calitatea desemnat de rector.

Analiza SMC efectuată de management la nivel de facultate/ institut sau centru de cercetare/ departament se face anual, la finalizarea auditului intern sau ori de câte ori este necesar, după caz.

Analiza este efectuată asupra următoarelor aspecte: a) rezultatele auditurilor interne şi/sau externe; b) date referitoare la măsurarea proceselor; c) propuneri de îmbunătăţire, modificări etc.; d) cerinţe de instruire; e) stadiul acţiunilor corective şi preventive; f) stadiul aplicării planului de acţiuni stabilit la analiza de management anterioară. 5.6.2. Elemente de intrare ale analizei

Înainte de analiza anuală a managementului calităţii la nivel de organizaţie, se întocmeşte Raportul preliminar pentru analiza efectuată de management, folosind ca date de intrare:

a) stadiul implementării SMC; b) raport asupra costurilor calităţii; c) situaţia reclamaţiilor cu privire la procesul didactic; d) situaţia evaluărilor specializărilor şi disciplinelor universitare; e) stadiul implementării deciziilor şi hotărârilor luate la reuniunile anterioare.


COD:MC-04/PAG: 59

Elementele de intrare, în baza cărora responsabilul cu managementul calităţii (RMC) întocmeşte raportul analizei efectuate de management, includ informaţii referitoare la:

a) rezultatele auditurilor interne şi/sau externe; b) feedback-ul de la client; c) funcţionarea proceselor şi conformitatea serviciilor cu cerinţele stabilite; d) stadiul acţiunilor corective/preventive; e) acţiuni de urmărire de la analizele de management anterioare; f) schimbări care ar putea să influenţeze SMC; g) recomandări pentru îmbunătăţire; h) rezultatele tratării reclamaţiilor şi sesizărilor clienţilor; i) informaţii referitoare la clienţi, concurenţă, piaţă; j) informaţii referitoare la modificări ale legislaţiei şi reglementărilor în vigoare; k) rezultatele conformării cu cerinţele în vigoare privind protecţia muncii, sănătatea şi

securitatea muncii. Raportul preliminar pentru analiza efectuată de management la nivel de universitate

utilizează ca date de intrare înregistrările analizei de management la nivel de facultăţi, consemnate în rapoartele de reuniune ale analizei efectuate de management şi planurile de îmbunătăţire şi alte informaţii furnizate de responsabilii de procese, de auditurile externe etc.

5.6.3. Elemente de ieşire ale analizei

Datele de ieşire sunt deciziile şi hotărârile şedinţelor de analiză a managementului calităţii la nivel de Universitate, facultate, departament.

În urma acestora, se întocmeşte planul de îmbunătăţire a managementului calităţii pe baza analizei efectuate de management, propunerilor, sugestiilor şi/sau recomandărilor acestuia.

Planurile de îmbunătăţire se difuzează în mod controlat la persoanele implicate. Responsabilii managementului calităţii răspund de gestionarea documentelor şi de consemnarea îndeplinirii acţiunilor propuse.

Elementele de ieşire ale analizei efectuate de management includ decizii, măsuri şi acţiuni referitoare la:

a) îmbunătăţirea eficacităţii SMC şi a proceselor sale; b) îmbunătăţirea furnizării serviciilor în raport cu cerinţele clienţilor; c) necesitatea asigurării de resurse. Rezultatele analizei se consemnează într-un proces-verbal care include şi măsurile de

remediere a neconforimităţilor precum şi responsabilităţile aferente.


COD:MC-04/PAG: 60

CAPITOLUL VI

MANAGEMENTUL RESURSELOR 6.1. ASIGURAREA RESURSELOR

USH dezvoltă politica de alocare a resurselor necesare menţinerii şi îmbunătăţirii SMC. Alocarea resurselor se regăseşte în Planul de investiţii, Carta Universităţii şi în Lista

mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar. Necesarul de resurse şi alocarea acestora se stabilesc de către Direcţia generală administrativă şi Direcţia economică.

Identificarea resurselor pentru planificarea, operarea, controlul şi îmbunătăţirea proceselor din cadrul facultăţilor şi departamentelor Universităţii intră în atribuţiile fiecărui decan şi director de departament.

Resursele necesare menţinerii şi îmbunătăţirii SMC pot fi: a) umane; b) materiale (echipamente, dotări etc.); c) clădiri, depozite, spaţii de lucru, sedii de facultăţi şi institute de cercetare etc.; d) documentare(documentaţii ştiinţifice, tehnice, legislative etc.); e) financiare 6.2. ASIGURAREA RESURSELOR UMANE

6.2.1. Generalităţi

Managementul de la cel mai înalt nivel al USH se preocupă pentru asigurarea de resurse umane (cadre didactice şi personal administrativ) cu competenţe şi abilităţi adecvate activităţilor prestate.

Adecvarea resurselor pentru realizarea obiectivelor managementului calităţii este discutată de conducerea Universităţii, care adoptă măsuri corespunzătoare în procesul analizelor efectuate de management.

În raport de concluziile analizelor, în cursul fiecărui an, din bugetul de venituri şi cheltuieli al organizaţiei se alocă sumele necesare pentru susţinerea politicilor de calitate, care prevede:

a) asigurarea laboratoarelor cu echipamente şi instrumente de ultimă generaţie, a sălilor de seminar precum şi a celor destinate examinării computerizate a cunoştinţelor;

b) asigurarea cu personal instruit pentru activităţi din domeniul calităţii; c) asigurarea cu personal calificat pentru auditurile interne ale calităţii; d) asigurarea standardelor şi reglementărilor naţionale şi internaţionale cu privire la

educaţie şi cercetare. Personalul este selectat şi angajat pe baza unor evaluări ce au în vedere criterii bine

definite. Sunt efectuate, de asemenea, evaluări periodice ale activităţii angajaţilor.


COD:MC-04/PAG: 61

6.2.2. Competenţă, conştientizare şi instruire

Nivelul de competenţă cerut de Fişa postului se asigură prin angajarea/ promovarea personalului didactic şi administrativ prin concurs, conform Cartei Universităţii şi a legislaţiei în vigoare.

Instruirea personalului didactic se face şi la nivel individual, conform normei din statul de funcţii, precum şi prin participarea la cursuri, conferinţe, simpozioane etc. organizate de alte instituţii.

Instruirea personalului include: a) instruirea specifică necesară executării prompte şi eficace a atribuţiilor; b) instruirea generală necesară îmbunătăţirii nivelului cunoştinţelor referitoare la calitate. La Universitatea Spiru Haret, DMC şi CEAC au responsabilitatea instruirii întregului

personal în domeniul managementului calităţii. Instruirea şi perfecţionarea personalului, are ca obiective achiziţia de cunoştinţe şi formarea de deprinderi pentru implementarea SMC (conform standardelor de referinţă) şi pentru realizarea obiectivelor calităţii.

DMC şi CEAC gestionează înregistrări adecvate referitoare la studii, instruire, abilităţi şi experienţă pentru responsabilii cu calitatea (RC) şi auditorii interni ai SMC.

Personalul care efectuează activităţi în domeniul calităţii, influenţând astfel calitatea serviciului prestat, trebuie să fie competent din punct de vedere al studiilor, instruirii, abilităţii şi experienţei. Conştientizarea personalului cu privire la impactul muncii sale asupra calităţii serviciului prestat impune reguli şi responsabilităţi referitoare la:

a) modalităţile de determinare a competenţei şi de asigurare a instruirii şi conştientizării personalului;

b) identificarea necesităţilor de instruire prin: analiza fişelor postului; analiza obiectivelor calităţii la nivelul organizaţiei; analiza rezultatelor auditurilor interne; analiza programelor de acţiuni corective şi preventive; analiza deciziilor conducerii; planificarea procesului de instruire; realizarea procesului de instruire; evaluarea procesului de instruire; analiza performanţelor.

6.3. ASIGURAREA INFRASTRUCTURII

Pentru derularea în bune condiţii a activităţilor didactice şi de cercetare, USH dispune de o infrastructură adecvată: clădiri, spaţii de lucru şi utilităţi asociate, echipamente hardware şi software pentru laboratoare, baze de cercetare, secretariate şi servicii suport, cum sunt cele desfăşurate de biblioteca universitară, serviciul de aprovizionare, serviciile de mentenanţă, serviciile pentru problemele studenţeşti.

Partea din infrastructură reprezentată de spaţiile de învăţământ ale Universităţii este ţinută sub control prin Utilizarea spaţiilor destinate procesului didactic, conform prevederilor Regulamentului de ordine interioară, cod R01.

Directorul administrativ, la începutul fiecărui an, procedează la realizarea unui plan de întreţinere şi mentenanţă.

Operaţiile periodice de întreţinere(lunare, semestriale), sunt înregistrate şi se ţine evidenţa lor într-un Registru de evidenţă.

Operaţiile obişnuite de întreţinere sunt realizate de echipe formate din personalul intern, iar altele de specialişti din afara organizaţiei.

USH a identificat, a asigurat şi menţinut infrastructura de care au nevoie facultăţile, direct responsabile pentru calitatea produsului şi realizarea şi conformităţii cu cerinţele clientului, după cum sunt prevăzute şi în procedura Evaluarea internă a platformei electronice utilizate în Universitate, cod PO(S)-07.


COD:MC-04/PAG: 62

Rector/ Decan Director departament

Stabilirea necesităţilor de perfecţionare şi conştientizare

– Analiza cerinţelor postului – Analiza obiectivelor Universităţii şi ale facultăţii – Rezultatele auditurilor interne şi ale programelor de acţiuni corective şi preventive – Analiza rezultatelor evaluării personalului – Analiza indicatorilor de finanţare – Regulament de ocupare a posturilor didactice

Rector/Decan Director departament

Stabilirea strategiei de perfecţionare şi conştientizare

şi a resurselor necesare

– Resurse disponibile – Forme de perfecţionare

Cadru didactic Director departament

Realizarea perfecţionării şi conştientizării

– Fişa individuală de evaluare a activităţii anuale – Registrul de perfecţionare a personalului auxiliar

Rector/Decan RMC Director departament

Evaluarea performanţelor personalului şi comunicarea

rezultatelor

– Fişa individuală de evaluare a activităţii anuale – Evidenţa punctajului final – Fişa individuală de evaluare personal auxiliar, – Raport anual rector

Rector Director departament

Asigurarea personalului competent – Dosarul de concurs – Regulamentul pentru ocuparea posturilor didactice la nivelul facultăţii

Figura nr. 9. Infrastructura facultăţii necesară realizării conformităţii cu cerinţele clientului

6.4. ASIGURAREA MEDIULUI DE LUCRU

USH determină şi asigură mediul de lucru necesar pentru a realiza conformitatea cu cerinţele specificate ale serviciului. Condiţiile de sănătate şi securitate la locul de muncă sunt prevăzute în instrucţiunile de securitate şi sănătate la locul în muncă pe fiecare activitate.

Planificarea mediului de lucru este determinată şi controlată conform reglementărilor şi legislaţiei în domeniul protecţiei muncii în vigoare, aplicabile.

Mediul de lucru are o influenţă pozitivă asupra motivării, performanţelor şi satisfacţiei angajaţilor, motiv pentru care se urmăreşte asigurarea condiţiilor adecvate de mediu în cadrul structurilor Universităţii (facultăţi, departamente, centre de cercetare etc.)

În Universitate sunt întreprinse măsuri pentru asigurarea condiţiilor adecvate derulării proceselor. Autorizaţiile de funcţionare sunt ţinute sub control prin Lista autorizaţiilor de funcţionare, cuprinse în Dosarul cu autorizări, din cadrul Direcţiei generale administrative.

Asigurarea calităţii mediului de lucru este documentată în Regulamentul de ordine interioară a Universităţii.


COD:MC-04/PAG: 63

CAPITOLUL VII

REALIZAREA PRODUSULUI 7.1. PLANIFICAREA

USH planifică şi dezvoltă procesele necesare realizării produsului. Planificarea realizării produsului este compatibilă cu cerinţele reclamate de celelalte

procese ale SMC-ului. La planificarea realizării produsului organizaţia are în vedere, după caz, următoarele: a) obiectivele calităţii şi cerinţele pentru produs; b) necesitatea de a stabili procese şi documente şi de a aloca resurse specifice

produsului. c) activităţile cerute de verificare, validare, monitorizare, inspecţie şi încercare specifice

calităţii produsului. Pe baza politicii şi obiectivelor calităţii, anual, managementul de la cel mai înalt nivel al

Universităţii planifică şi dezvoltă programe educaţionale care să fie compatibile cu cerinţele societăţii şi cu resursele disponibile.

Planificarea iniţierii şi dezvoltării de programe educaţionale eficiente şi adecvate cerinţelor are la bază Planul strategic al Universităţii.

Etapele planificării dezvoltării de programe educaţionale includ: a) stabilirea cerinţelor referitoare la competenţele profesionale; b) stabilirea resurselor necesare; c) proiectarea specializării universitare; d) derularea procesului didactic; e) promovarea şi absolvirea. Documentele suport: Regulament pentru întocmirea statelor de funcţii ale personalului

didactic şi stabilirea normei didactice, cod R-15; Metodologia privind admiterea, cod M-21; procedurile: Calitatea statului de funcţii, cod PO(R)-01; Activitatea de practică pedagogică, cod PO(S)-02; Realizarea materialelor didactice, cod PO(S)-04.

7.2. PROCESE REFERITOARE LA RELAŢIA CU CLIENTUL

În condiţiile orientării către client a managementului calităţii, procesele referitoare la relaţia cu clientul urmăresc:

a) identificarea cerinţelor şi evaluarea satisfacţiei clienţilor, conform procedurilor: Evaluarea satisfacţiei studenţilor, cod PO(S)-19; Evaluarea satisfacţiei absolvenţilor, cod PO(S)-20; Evaluarea satisfacţiei angajatorilor, cod PO(S)-21.

b) analiza cerinţelor în scopul determinării capabilităţii Universităţii de a le satisface. c) tratarea reclamaţiilor clientului conform procedurii Rezolvarea reclamaţiilor şi

sesizărilor, cod PO(S)-10; d) Comunicarea cu clientul conform procedurilor: Calitatea procesului de comunicare

internă, cod PS-12 şi Accesul la informaţii de interes public, cod PS-13.


COD:MC-04/PAG: 64

Baza documentară a cerinţelor generale şi specifice ale programelor educaţionale o constituie:

a) documentaţia de referinţă a Manualului de management al calităţii; b) codul USH de asigurare a calităţii; c) lista de indicatori de calitate, elaborată de MEN; d) Carta albă a educaţiei şi instruirii, Comunitatea Europeană, adoptată la Conferinţa de

la Bruxelles din 1996; e) declaraţia comună a miniştrilor educaţiei din Europa, adoptată la Conferinţa de la

Bologna din 1999. Întregul traseu al procesului educaţional este susţinut de procese specifice care conferă o

evoluţie conformă standardelor ISO, legislaţiei naţionale şi europene în materie de învăţământ şi exigenţelor clienţilor şi angajatorilor.

În esenţă, procesele referitoare la relaţia cu clientul urmăresc identificarea cerinţelor cu privire la educaţie şi cercetare – dezvoltare

USH are un proces specific bine definit pentru analiza cerinţelor de şcolarizare anuală. Stabilirea cifrei de şcolarizare se realizează potrivit reglementărilor legale în vigoare şi documentelor interne.

Oferta de programe de studii a Universităţii este prezentată în Ghidul de studii, cod G-09. Identificarea cerinţelor referitoare la serviciile de educaţie şi cercetare se realizează în

conformitate cu procedurile specifice aplicabile, la fel ca şi analiza cerinţelor referitoare la produs. Procesul de învăţământ la Universitatea Spiru Haret este dimensionat în raport de cifra

de şcolarizare anuală, aprobată de MEN şi ARACIS. În relaţie cu acestea, în USH se garantează existenţa resurselor interne necesare acreditărilor/ autorizărilor aferente precum şi conformitatea cu standardele minimale de autorizare /acreditare, care se obţin pe baza rezultatelor evaluărilor de către comisiile ARACIS.

În urma publicării Hotărârii de Guvern, cifrele de şcolarizare reprezintă baza legală a organizării şi funcţionării programelor de studii de licenţă şi de masterat ale Universităţii.

7.3. PROIECTARE ŞI DEZVOLTARE

Programele educaţionale oferite de USH vizează asigurarea specializării universitare, proces de învăţământ prin care se dobândesc competenţele necesare practicării unei activităţi complexe şi specifice, cerute de societatea românească şi mediul socio-economic, ştiinţific, internaţional.

Planul de învăţământ pentru o specializare universitară se elaborează în raport de reglementările naţionale şi cerinţele clienţilor şi ale societăţii, avându-se în vedere proiectarea, verificarea, modificarea şi aprobarea acestuia, în conformitate cu procedurile: Calitatea programelor de studiu, cod PO(I)-01; Calitatea planului de învăţământ, cod PO(I)-02; Calitatea fişei disciplinei/programei analitice, cod PO(I)-03; Calitatea cursului şi manualului, cod PO(I)-04.

Datele de intrare necesare pentru iniţierea procesului de proiectare/ parcurgere a etapelor de dezvoltare a unei specializări universitare rezultă în urma analizelor de management, a studiilor preliminare privind cerinţele clienţilor şi societăţii (grupuri ţintă, parteneri sociali, organizaţii potenţial angajatoare) şi a capacităţii Universităţii de a le îndeplini.

Datele de ieşire sunt reprezentate de: planul de învăţământ, fişa disciplinei de studiu (programa analitică) şi ghidul de studii.

Verificarea/completarea planului de învăţământ se realizează prin difuzarea acestuia, împreună cu lista disciplinelor către directorii de departamente ce urmează să presteze activităţi în cadrul specializării respective. Pe baza prelucrării datelor primite de la


COD:MC-04/PAG: 65

departamentele implicate se depistează suprapunerile şi lipsurile în raport cu obiectivele specializării. Echipa de lucru sub coordonarea directorului de departament stabileşte şi operează modificările necesare în planul de învăţământ.

Validarea planului de învăţământ are loc în şedinţa Consiliului facultăţii/ departamentului şi apoi, în final, planul este înaintat spre aprobare Senatului Universităţii. Directorul de departament răspunde de gestionarea Planului de învăţământ şi a documentelor aferente.

Disciplina de studiu se proiectează conform procedurii specifice Disciplina universitară. Directorul de departament numeşte un titular de disciplină, care are responsabilitatea pentru proiectarea/dezvoltarea disciplinei universitare.

Validarea proiectării se face prin evaluarea programului de studii, realizat conform procedurilor specifice: Autoevaluarea programului de studii de masterat, cod PO(I)-10 şi Autoevaluarea programului de studii de licenţă, cod PO(I)-12.

În cazul în care, în urma evaluării specializării, se constată neconformităţi se iniţiază acţiuni corective/preventive şi se reia procesul de proiectare specializare universitară.

Procesul de cercetare ştiinţifică din Universitate se desfăşoară potrivit procedurilor: Elaborarea strategiilor şi a planurilor de cercetare ştiinţifică, cod PO(C)-01; Elaborarea Raportului de analiză anuală şi semestrială a rezultatelor ştiinţifice, cod PO(C)-02; Analiza activităţilor de cercetare ştiinţifică la nivelul departamentului de studii/facultăţii, cod PO(C)-03; Evaluarea şi avizarea rezultatelor ştiinţifice, cod PO(C)-04; Redactarea raportului de evaluare a cercetării ştiinţifice, cod PO(C)-05.

Procesul de cercetare ştiinţifică, potrivit procedurilor menţionate, parcurge, de regulă, următoarele etape:

a) planificarea proiectării şi cercetării (dezvoltării); b) identificarea elementelor de intrare ale proiectării şi cercetării; c) identificarea elementelor de ieşire ale proiectării şi cercetării; d) analiza proiectării şi cercetării; e) verificarea proiectării şi cercetării; f) validarea proiectării şi cercetării; g) controlul modificărilor proiectării şi cercetării (dezvoltării). Configuraţia întregului proces de proiectare şi cercetare, precum şi etapele pe care le

parcurge în condiţiile aplicaţiilor sunt descrise în procedurile mai sus amintite. 7.4. APROVIZIONARE

7.4.1. Procesul de aprovizionare

Aprovizionarea cu material didactic este o cerinţă importantă pentru asigurarea desfăşurării procesului de învăţământ din Universitate în conformitate cu exigenţele actuale în materie de educaţie şi deopotrivă cu exigenţele reclamate de clienţi.

Conducerea managementului se preocupă constant de aprovizionare, stabilind responsabilităţi pentru întocmirea necesarului de materiale potrivit planurilor de achiziţii.

Universitatea urmăreşte cu atenţie şi permanent să se asigure că: a) produsele aprovizionate sunt conforme cu cerinţele de aprovizionare specificate; b) furnizorii sunt evaluaţi şi selectaţi; În procesul de investiţii sunt urmărite aspectele de mai sus în scopul asigurării

capabilităţii organizaţiei de a satisface cerinţele studenţilor. Pentru a se asigura că produsele şi serviciile achiziţionate sunt conforme cu cerinţele de

aprovizionare specificate, anual se evaluează şi selectează furnizorii, pe baza capabilităţii acestora de a furniza materiale şi servicii necesare procesului didactic, în concordanţă cu cerinţele specificate şi legislaţia în vigoare.


COD:MC-04/PAG: 66

Procesul de aprovizionare se desfăşoară sub un control riguros, în conformitate cu normele privind achiziţiile publice, astfel încât să fie asigurate condiţiile ca numai produsele şi serviciile conforme cu necesităţile şi specificul activităţii Universităţii să fie comandate şi achiziţionate.

Direcţia generală administrativă documentează, iniţiază şi realizează procesul de aprovizionare cu materiale necesare desfăşurării activităţilor didactice din Universitatea Spiru Haret. Sunt stabilite responsabilităţi pentru întocmirea Planului anual al necesarului de materiale, selectarea furnizorilor, elaborarea şi analiza referatelor de necesitate, achiziţii, recepţie, distribuire materiale, monitorizare şi îmbunătăţire proces. Indicatorul de performanţă al procesului, care este tendinţa descrescătoare a ponderii materialelor achiziţionate cu neconformităţi, este monitorizat şi evaluat anual.

Lista furnizorilor de produse/servicii acceptaţi de Universitatea Spiru Haret se actualizează semestrial. Criteriile de evaluare şi selecţie a acestora sunt menţionate în caiete de sarcini de atribuire.

7.5. PROCESE DE ÎNVĂŢĂMÂNT ŞI DE CERCETARE ŞTIINŢIFICĂ;

PROCESE SUPORT 7.5.1. Controlul realizării produsului şi al furnizării serviciului

Universitatea planifică, desfăşoară, realizează şi monitorizează procesele şi serviciile în condiţii controlate. Documentele SMC asigură că:

a) sunt desemnate responsabilităţile şi autorităţile pentru managementul proceselor de învăţământ şi de cercetare, în toate fazele lor de desfăşurare;

b) sunt disponibile informaţiile şi documentele necesare derulării activităţilor didactice şi de cercetare ştiinţifică care sunt comunicate tuturor persoanelor implicate în aceste procese;

c) sunt controlate procesele suport de mentenanţă şi servicii care asigură creşterea eficienţei acestora.

Activitatea specifică care se desfăşoară în structurile USH are o succesiune logică de procese ce contribuie la realizarea proceselor de învăţământ şi cercetare ştiinţifică şi determină calitatea lor.

Scopul controlului proceselor este să asigure o metodologie prin care să se identifice şi să se planifice procesele de realizare a procesului de învăţământ şi de cercetare ştiinţifică, care influenţează direct calitatea, în vederea desfăşurării în condiţii controlate a acestora pentru a se asigura că sunt satisfăcute condiţiile specificate.

Controlul proceselor se aplică la structurile USH în care se desfăşoară procese de învăţământ şi de cercetare.

Metodologia privind cadrul general de organizare şi desfăşurare a admiterii la ciclul de studii universitare de licenţă, cod M-01 documentează procesul de admitere (înscrierea candidaţilor, derularea probelor de concurs) stabilind responsabilităţile şi căile de îmbunătăţire continuă a calităţii acestui proces.

Programarea procesului didactic se face pentru fiecare specializare pe baza Planului de învăţământ, sub coordonarea facultăţii, de către departamentul de specialitate, în conformitate cu orarul întocmit şi cu prevederile Regulamentului de iniţiere, monotorizare şi evaluare a programelor de studii, cod R-35.

Datele de intrare în procesul didactic sunt notele obţinute de candidaţii admişi, care reflectă nivelul pregătirii preuniversitare.

Derularea procesului didactic, cu specificarea condiţiilor de desfăşurare a activităţilor didactice (curs, seminar, laborator, practică), este reglementată în procedura Calitatea programelor de studii, cod PO(I)-01. Pe parcursul semestrului cadrul didactic ţine evidenţa activităţii prestate şi a activităţilor de evaluare pe parcurs şi/sau continue.


COD:MC-04/PAG: 67

Promovarea şi absolvirea este faza finală a procesului de învăţământ. Procedura Monitorizarea şi evaluarea rezultatelor procesului educaţional implementat pe platforma Blackboard, cod PO(S)-06 şi Regulament propriu privind organizarea şi desfăşurarea examenului de licenţă/diplomă şi disertaţie, cod R-13, precizează responsabilităţile, modalităţile şi condiţiile de promovare a unei discipline, a unui an de studiu, a examenului final precum şi absolvirea facultăţii.

7.5.2. Validarea proceselor de producţie şi de furnizare servicii În scopul ţinerii sub control a proceselor se prevăd următoarele mijloace: a) documentarea proceselor în proceduri de sistem şi specifice; b) determinarea caracteristicilor serviciului şi ale prestării serviciului; c) aplicarea planurilor de măsurare şi monitorizare proces; d) planificarea instruirii personalului; e) planificarea mentenanţei echipamentelor; f) comunicarea cu furnizorii şi clienţii; g) auditul intern al SMC conform programului anual de audituri; h) evaluarea periodică a conformităţii cu reglementările şi legislaţia aplicabilă. Procesele sunt considerate validate la sfârşitul parcurgerii următoarelor etape: a) identificarea proceselor necesare prestării serviciului; b) identificarea cerinţelor legale şi a altor cerinţe; c) stabilirea capabilităţii Universităţii de a realiza serviciul; d) stabilirea şi documentarea infrastructurii; e) planificarea resurselor umane, materiale, financiare; f) aprobarea documentelor. Revalidarea proceselor se face fie conform regulilor din procedura Elaborarea,

aprobarea, gestionarea şi controlul documentelor sistemului de management al calităţii, cod PS-01, fie în funcţie de necesităţile stabilite de cerinţele clienţilor şi/sau obiectivele calităţii.

Evaluarea nivelului pregătirii studenţilor se realizează potrivit procedurilor de Monitorizarea şi evaluarea rezultatelor procesului educaţional, cod PO(S)-06 şi Evaluarea rezultatelor învăţării, cod PO(I)-22.

Pe parcursul derulării procesului didactic, decanul, RM sau, după caz, coordonatorul de specializare efectuează verificări la fiecare activitate didactică specifică disciplinei, pentru toţi parametrii specifici procesului didactic şi pentru fiecare etapă în parte. Înregistrările acestor verificări sunt gestionate de coordonatorul de specializare.

Dacă rezultatele verificărilor nu sunt corespunzătoare se procedează la controlul produsului neconform.

7.5.3. Identificare şi trasabilitate

Identificarea şi trasabilitatea se referă la: a) aprovizionarea şi introducerea în facultate numai a produselor acceptate; b) identificarea şi localizarea lor în orice stadiu al procesului de învăţământ; c) evitarea confuziilor în procesul de învăţământ, precum şi a utilizării unor produse

neconforme; d) identificarea documentelor de aprovizionare şi depozitare; e) identificarea unică a furnizorilor şi clienţilor; f) identificarea şi trasabilitatea fiecărei comenzi/contract, proiect etc.; g) identificarea şi trasabilitatea fiecărei lucrări.


COD:MC-04/PAG: 68

Identificarea procesului didactic se realizează prin intermediul Planului de învăţământ, cod PO(I)-02. Specializările şi disciplinele sunt codificate încă de la proiectare, conform procedurilor specifice. Codificarea disciplinelor trebuie să includă acronimul, specializarea, anul de studiu şi anul în care programa analitică aferentă va fi valabilă, întrucât programele analitice se pot modifica anual (îmbunătăţiri, optimizări).

Trasabilitatea procesului didactic este asigurată prin: fişa disciplinei (programa analitică), note de curs, suport de curs (manual), întrebări pentru examinare, raport de activitate.

Trasabilitatea constă în posibilitatea de a reconstitui istoricul, utilizarea sau localizarea unui produs sau activităţi în principalele faze de realizare a procesului de învăţământ.

Trasabilitatea procesului de învăţământ se asigură şi prin urmărirea înregistrărilor la fiecare activitate desfăşurată în conformitate cu procedurile specifice.

Trasabilitatea se bazează pe sistemul de informaţii obţinut prin utilizarea identificărilor privind materialele utilizate şi persoanele responsabile de proces sau etapă de proces.

Activităţile didactice efectuate de cadrele didactice se înregistrează în condici pentru ore susţinute la norma de bază, cumul, plata cu ora.

Conducerea facultăţilor, departamentelor sau a Universităţii poate organiza, prin sondaj, controlul respectării orarului şi a înregistrării corecte a orelor efectuate. Directorul de departament gestionează înregistrările referitoare la verificările efectuate.

7.5.4. Proprietatea clientului

Universitatea identifică, verifică, protejează şi păstrează în siguranţă proprietatea clientului pusă la dispoziţie de către acesta pentru a fi utilizată.

Proprietatea clientului se referă la (şi cuprinde, de asemenea) documentele din dosarul personal, depus la înmatricularea acestuia la facultatea unde a susţinut admiterea şi completat pe parcursul anilor de studii. Dosarul personal al clientului(studentului) cuprinde documentele menţionate în Regulamentul privind activitatea profesională a studentului. Dosarul studentului se păstrează la secretariatul facultăţii unde este înmatriculat, până la expirarea Contractului de şcolarizare.

Universitatea Spiru Haret tratează cu grijă şi responsabilitate proprietatea clientului (proiect/lucrări, diplome etc.) pe perioada cât aceasta se află sub controlul său.

În cazul pierderii/deteriorării sau distrugerii unui document sau bun al clientului, se aduce imediat la cunoştinţa acestuia, se menţin înregistrările şi se iau măsuri de despăgubire/remediere în cel mai scurt timp posibil.

7.5.5. Păstrarea produsului

Universitatea păstrează conformitatea produsului – achiziţia de informaţii, capacităţi şi aptitudini materializate prin rezultatele evaluărilor candidaţilor la admitere, evaluărilor studenţilor şi a cadrelor didactice; prin diplome, certificate ş.a, pe tot parcursul procesării interne şi al livrării la destinaţia intenţionată, conform reglementărilor în vigoare şi a documentelor Sistemului de management al calităţii. Această păstrare include identificarea, înregistrarea, manipularea, ambalarea, depozitarea şi protejarea acestor documente.

Pentru a asigura trasabilitatea serviciului prestat atunci când este o cerinţă din partea clientului, Universitatea/facultatea a stabilit un sistem de identificare şi păstrare a serviciului pe baza înregistrărilor pe întregul flux al prestării acestuia.


COD:MC-04/PAG: 69

Tabelul nr. 3

Sistemul de identificare şi păstrare a serviciului

Procesul de prestare Modalitatea de identificare în cadrul procesului Înregistrări

Elaborarea Planului de învăţământ şi a fişei disciplinei

Înregistrare PO(I)-02 PO(I)-03

Identificarea şi analiza cerinţelor clientului Înregistrare PS-07 Evaluarea satisfacţiei clienţilor Înregistrare PO(S)-19

PO(S)-20

Prestarea cursului şi a aplicaţiilor Înregistrare PO(I)-07 PO(I)-08 PO(I)-09 PO(I)-16

Furnizarea şi accesul la informaţie Înregistrare PS-12 PS-13

Evaluarea şi notarea studentului Înregistrare PO(I)-13 PO(I)-14 PO(I)-15 PO(I)-22

7.6. CONTROLUL PROCESELOR SUPORT În laboratoare se utilizează echipamente şi aparate care sunt verificate şi întreţinute

corespunzător. Şeful de departament, ca responsabil de proces, verifică periodic efectuarea de către

persoanele desemnate în acest scop, a întreţinerilor curente şi a celor programate, conform fişei aparatului.

USH dispune de proceduri prin care se realizează controlul proceselor suport, cum sunt, spre exemplificare, următoarele: Controlul finalizării serviciilor, cod PS-09, Identificarea proceselor, cod PS-10, Controlul echipamentelor de măsurare şi monitorizare, cod PS-15 ş.a.


COD:MC-04/PAG: 70

CAPITOLUL VIII

MĂSURARE, ANALIZĂ ŞI ÎMBUNĂTĂŢIRE 8.1. GENERALITĂŢI

Universitatea Spiru Haret planifică şi implementează procese de monitorizare, măsurare, analiză şi îmbunătăţire pentru:

a) a demonstra conformitatea serviciilor şi produsului; b) a determina creşterea performanţelor procesului didactic; c) a asigura conformitatea SMC-ului; d) a îmbunătăţi continuu eficacitatea SMC-ului. 8.2. MONITORIZARE ŞI MĂSURARE

8.2.1. Satisfacţia clientului

Universitatea a stabilit reguli precise privind monitorizarea informaţiilor referitoare la perceperea modului de satisfacere a cerinţelor clientului, la metodele de colectare şi analiză a acestor informaţii, care se regăsesc în procedurile: Calitatea procesului de comunicare internă, cod PS-12; Evaluarea cadrelor didactice de către studenţi, cod PO(R)-03; Calitatea procesului de practică de specialitate a studenţilor, cod PO(S)-01.

Procedura descrie procesul de evaluare a calităţii luând ca parametrii de măsurare ai gradului de satisfacţie al clientului un set de indicatori: nivelul de competenţă şi perfecţionare, spiritul de iniţiativă, implicare şi creativitate, spiritul de echipă/ comunicare şi responsabilitate socială dovedite de absolvent după angajare.

Absolventul este purtător al produsului Universităţii (cunoştinţe/ capacităţi/ competenţe) care, activând în societate, aplică cu o anumită eficienţă volumul de cunoştinţe dobândite în timpul studiilor oferite de Universitate. Societatea, prin angajatori, reprezintă partenerul Universităţii.

Procedura defineşte etapele procesului de determinare a satisfacţiei clientului şi responsabilităţile aferente, iar prin analizele efectuate de management sunt determinate şi stabilite căile de îmbunătăţire a acesteia.

Pentru colectarea informaţiilor cu privire la satisfacţia clienţilor sunt utilizate chestionare, ale căror date sunt folosite pentru stabilirea de modalităţi şi/sau acţiuni menite să conducă la sporirea nivelului de satisfacţie al clientului.

CEAC şi DMC păstrează baza de date referitoare la monitorizarea satisfacţiei beneficiarilor la nivelul fiecărei specializări şi la nivelul organizaţiei, elaborează rapoarte privind satisfacţia clienţilor şi angajaţilor, identifică modalităţi şi mijloace pentru îmbunătăţirea acesteia, care sunt supuse analizei managementului.


COD:MC-04/PAG: 71

CINE CUM CE

RMC Rector/Decan

ANALIZA INFORMAŢIILOR – concluziile auditurilor interne anterioare – concluziile auditurilor externe – rezultatele analizelor neconformităţilor – rezultatele tratării reclamaţiilor şi sesizărilor – rezultatele analizelor managementului – deciziile managementului

– Rapoarte de audit – Procese-verbale – Decizii

Rector/Decan RMC

PLANIFICAREA AUDITURILOR INTERNE ALE CALITĂŢII

APROBAREA PROGRAMELOR DE AUDIT

Program de audit

Decan, Rector, RMC Auditor sef

Director departament

PREGĂTIRE AUDIT

Plan de audit

Auditor sef Auditori

REALIZARE AUDIT

Raport de audit Rapoarte de

neconformităţi

Rector/ Decan RMC


PRIMIREA ŞI ANALIZA RAPORTULUI DE AUDIT

Raport de audit Rapoarte de

neconformităţi

Rector/ Decan RMC


STABILIREA ACŢIUNILOR CORECTIVE ŞI A CORECŢIILOR

Fişă de acţiuni corective

RMC


IMPLEMENTAREA ACŢIUNILOR CORECTIVE

ŞI A CORECŢIILOR

Program de acţiuni corective

Dovezi corecţii şi acţiuni corective

Auditori; Auditor şef VERIFICAREA REZOLVĂRII NECONFORMITĂŢILOR

Consemnarea în raportul de neconformitate

Figura nr. 10. Planificarea şi realizarea auditului intern


COD:MC-04/PAG: 72

8.2.2. Auditul intern

La USH auditurile interne ale Sistemului de management al calităţii se desfăşoară planificat, sunt documentate corespunzător şi au ca scop verificarea conformităţilor legate de calitate, în raport de reglementările stabilite şi determinarea eficienţei SMC-ului.

Universitatea îşi planifică şi efectuează audituri ale calităţii la intervale planificate cu următoarele scopuri:

a) verificarea conformităţii SMC cu cerinţele standardului de referinţă; b) identificarea neconformităţilor SMC, evidenţierea potenţialelor neconformităţi şi

verificarea corectitudinii neconformităţilor identificate; c) verificarea funcţionalităţii SMC precum şi identificarea posibilităţilor de îmbunătăţire

a eficacităţii acestuia; d) prezentarea managementului calităţii a datelor şi informaţiilor referitoare la rezultatele

auditurilor interne. Responsabilităţile şi cerinţele pentru planificarea şi efectuarea auditurilor, pentru

raportarea rezultatelor şi menţinerea înregistrărilor sunt definite în procedura Auditul intern al calităţii, cod PS-11, prezentată schematic în Figura nr. 10.

La Universitatea Spiru Haret, auditul intern al SMC este efectuat de personalul propriu, instruit şi atestat în acest scop, sub coordonarea CEAC/DMC.

Persoanele selectate pentru realizarea auditului trebuie să îndeplinească următoarele condiţii: • să aibă competenţe în domeniul educaţional; • să aibă experienţă profesională; • să facă dovada atribuţiei şi experienţei ca auditor. Echipa de auditori trebuie să respecte următorii paşi: a) să participe la şedinţa de deschidere la care sunt prezenţi şi cei care trebuie auditaţi,

informându-i asupra regulilor auditului şi tehnicilor utilizate; b) să examineze, pe baza fişei chestionar, informaţiile colectate pentru determinarea

conformităţii practicilor curente cu prevederile documentelor de referinţă aplicabile; c) să înregistreze neconformităţile sesizate; d) să organizeze şi să participe la şedinţe de sinteză a auditorilor în care se face o

expunere sintetică a rezultatelor auditului şi se trag concluzii; e) să participe la şedinţa de închidere a activităţilor de audit la care este prezentă şi

conducerea structurilor auditate, în cadrul căreia sunt prezentate constatările şi concluziile echipei de audit.

Tipurile de neconformităţi care pot fi identificate în urma auditării sunt cele constatate la primirea pentru produse şi servicii; la analiza şi verificarea pe flux şi la finalul serviciilor(academice, IT, sociale, administrative etc.); la verificarea şi analiza pe flux şi la final a cercetării ştiinţifice, în urma efectuării auditurlor interne şi externe.

Monitorizarea, analiza şi îmbunătăţirea programelor de audit ale SMC revin CEAC şi DMC, care pe baza observaţiilor echipelor de audit propun măsuri de adecvare a tehnicilor de audit intern al SMC la cerinţele documentelor de referinţă. Monitorizarea constatărilor din Raportul de audit intern al SMC se realizează prin urmărirea obligatorie de către RC şi CEAC şi DMC a constatărilor, notate în Registrul de evidenţă a rapoartelor de audit şi în rapoartele de audit.

Responsabilii cu calitatea monitorizează toate neconformităţile pentru facultatea/ departamentul pentru care au decizie de numire şi consemnează datele în Registrul de evidenţă a rapoartelor de neconformitate. CEAC şi DMC monitorizează neconformităţile pentru întreaga Universitate şi consemnează datele în Registrul centralizator al rapoartelor de neconformitate.


COD:MC-04/PAG: 73

Atingerea indicatorilor de performanţă a managementului procesului de audit intern se

asigură prin desfăşurarea corespunzătoare a activităţilor, însuşirea responsabilităţilor şi alocarea de resurse.

8.2.3. Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Îmbunătăţirea continuă a calităţii, ca cerinţă esenţială a vieţii academice, se asigură prin activităţi sistematice de evaluare periodică.

Monitorizarea proceselor de prestare a serviciilor se realizează conform Planului de monitorizare şi măsurare a procesului arătat în procedurile specifice.

Planul de monitorizare al procesului/produsului cuprinde: a) indicarea punctului de control şi a operaţiei unde se efectuează măsurarea; b) caracteristicile de monitorizate/măsurate sau indicarea instrucţiunii de lucru privind

controlul calităţii prestării serviciului şi a rezultatului acestuia; c) limitele de acceptare pentru fiecare caracteristică; d) frecvenţa cu care se efectuează măsurarea; e) înregistrările rezultate aferente fiecărui punct de control; f) responsabilităţi /autorităţi; g) indicarea cerinţelor legale, a normativelor, standardelor la care se raportează; h) conformitatea rezultatelor obţinute la fiecare punct de control. Procesele suport şi de management se monitorizează şi se conduc pe baza rezultatelor

obţinute pentru indicatorii aferenţi obiectivelor stabilite pentru fiecare proces. Înregistrările rezultatelor monitorizării şi măsurării se regăsesc în înregistrările specifice

stadiului de monitorizare/măsurare . Înregistrările rezultatelor referitoare la obiectivele şi indicatorii stabiliţi pentru fiecare

proces operaţional/funcţional/ de management se regăsesc în rapoartele de analiză. Procedurile Calitatea programelor de studii, cod PO(I)-01; Calitatea planului de învăţământ,

cod PO(I)-02 şi Calitatea cursului şi manualului, cod PO(I)-04, stabilesc responsabilităţile pentru controlul procesului de evaluare a calităţii procesului de învăţământ, respectiv:

a) stabilirea nivelului de performanţă realizat prin parcurgerea procesului didactic al unei specializări universitare;

b) întărirea mecanismelor de control intern care să ducă la realizarea unei strategii în domeniul asigurării şi îmbunătăţirii comunicării interne în relaţia profesor-student;

c) furnizarea de informaţii relevante pentru stabilirea direcţiilor de îmbunătăţire şi schimbarea ofertelor de specializare.

Încheierea procesului de evaluare are loc după verificarea înlăturării neconformităţilor şi a realizării tuturor măsurilor stabilite în analiza efectuată de management.

Monitorizarea performanţei procesului didactic aferent unei discipline universitare este documentat în procedurile: Calitatea fişei disciplinei/programei analitice, cod PO(I)-03 şi Calitatea procesului de predare a cursurilor, cod PO(I)-07, care urmăresc îmbunătăţirea performanţelor obţinute prin parcurgerea unei discipline de studiu având în vedere obiectivele, conţinutul şi metodele de predare/ verificare utilizate şi întărirea mecanismelor de control intern, menite să conducă la realizarea unei strategii în domeniul asigurării şi îmbunătăţirii comunicării interne în relaţia profesor-student.

Procedura se aplică la evaluarea tuturor disciplinelor universitare din planurile de învăţământ pentru specializările acreditate/autorizate din Universitate şi stabileşte responsabilităţile privind conducerea tuturor etapelor procesului de evaluare a unei discipline de studiu, respectiv:


COD:MC-04/PAG: 74

a) planificarea evaluării disciplinelor universitare; b) numirea unei comisii de evaluare a disciplinei; c) programarea activităţilor de evaluare; d) derularea activităţii de evaluare a disciplinei; e) întocmirea raportului de evaluare a disciplinei; f) finalizarea procesului de evaluare a disciplinei. Încheierea procesului de evaluare are loc după verificarea înlăturării neconformităţilor. 8.2.4. Monitorizarea şi măsurarea produsului

Sistemul de management al calităţii defineşte produsul, respectiv rezultatul prestării serviciului de învăţământ superior, ca fiind asimilarea de cunoştinţe şi de deprinderi în cadrul procesului didactic specific învăţământului academic, rezultatul final reprezentându-l absolventul.

Universitatea Spiru Haret monitorizează şi măsoară, pe întreg parcursul prestării serviciului, caracteristicile serviciului, pentru a verifica dacă sunt satisfăcute cerinţele specificate. Caracteristicile serviciului şi ale prestării serviciului sunt prevăzute în specificaţia de serviciu şi în specificaţia prestării serviciului, anexe la procedura Controlul furnizării serviciului, cod PS-09. Toate regulile şi responsabilităţile privitoare la aceasta sunt prevăzute în procedurile specifice.

Universitatea monitorizează calitatea competenţelor achiziţionate de către studenţi prin examinare şi promovare (metodologia: Organizării şi desfăşurării examinării folosind platforma Blackboard, cod M-03; regulamentele: Activitatea profesională a studenţilor, cod R-03 şi Organizarea şi desfăşurarea examenelor de licenţă/diplomă şi disertaţie, cod R-13; procedura: Evaluarea rezultatelor învăţării, cod PO(I)-22.

8.3. CONTROLUL PRODUSULUI NECONFORM

Produsul care este neconform cu cerinţele clientului (studentului) este identificat şi ţinut sub control pentru a preveni utilizarea lui.

Universitatea tratează produsul neconform prin eliminarea neconformităţilor detectate pe parcursul derulării procesului de învăţământ.

În condiţiile procesului didactic, produsul este reprezentat de achiziţiile studenţilor sub formă de informaţii, competenţe, capacităţi etc., care sunt evaluate calitativ prin examinare, colocvii, proiecte etc., în conformitate cu cerinţele programelor de învăţământ.

Produsul neconform este ansamblul de informaţii, cunoştinţe, abilităţi al căror nivel nu corespunde cerinţelor de admitere/ promovare/ absolvire.

Modalitatea de identificare, documentare, evaluare şi tratare a produsului neconform şi atribuţiile/responsabilităţile implicate în tratarea acestuia sunt descrise în documentele privind controlul produsului neconform şi prezentate schematic în Figura nr. 11.


COD:MC-04/PAG: 75

Conform Tabelului nr.1

Identificarea neconformităţilor şi izolarea serviciilor neconforme

Conform Tabel nr.1

Funcţiile care identifică neconformităţile potrivit

procedurilor specifice la care se face referire în

Tabelul nr.1

Documentarea şi comunicarea

neconformităţilor

Conform Tabel nr.1

Preşedintele Comisiei de admitere,

Decan RMC

Analiza şi tratarea neconformităţilor

Conform Tabel nr.1 Proces -verbal al

şedinţelor Consiliului facultăţii

Funcţiile care identifică neconformităţile

conform procedurilor specifice la care se face referire în Tabelul nr.1

RMC

Reinspectarea produsului neconform tratat

Conform Tabel nr.1

Proces-verbal al şedinţelor Consiliului

facultăţii

Consiliul facultăţii

Analiza cauzelor neconformităţilor

Conform Tabel nr.1 Proces-verbal al

şedinţelor Consiliului facultăţii

Figura nr. 11 – Controlul produsului neconform


COD:MC-04/PAG: 76

Identificarea produsului neconform, care poate apărea în procesul de selecţie şi instruire

a clienţilor (studenţilor), se realizează pe parcursul etapelor de monitorizare a proceselor prin: a) controlul efectuat la admitere; b) controlul realizat pe parcursul derulării procesului didactic (evaluările studenţilor,

evaluarea specializărilor şi a disciplinelor, analiza planurilor de învăţământ, a materialelor didactice, auditurile interne);

c) controlul final al activităţii didactice (evaluarea studenţilor la finalizarea studiilor – examen de licenţă/ absolvire, procesul de acreditare a specializărilor, auditurile externe);

d) controlul efectuat de client, care se concretizează prin neconformităţile depistate de către agenţii economici la integrarea absolvenţilor pe piaţa forţei de muncă.

Procedurile specifice privind admiterea, promovarea şi absolvirea, precum şi instrucţiunile de lucru, furnizează date pentru identificarea produsului neconform, indicatorii fiind furnizaţi de rezultatele la examenele de admitere, de an şi finale.

Procedura Controlul produsului/serviciului neconform, cod PS-04, stabileşte responsabilităţile privind conducerea şi îmbunătăţirea tuturor etapelor procesului de tratare a produsului neconform: identificarea produsului neconform; iniţierea Raportului de neconformitate; înregistrarea/comunicarea neconformităţii; examinarea produsului neconform şi luarea deciziei; stabilirea de corecţii; verificarea după corectări; închiderea Raportului de neconformitate.

În procesul didactic obţinerea unor produse neconforme (competenţe insuficiente) se datorează unor cauze multiple: admiterea unor studenţi cu un nivel scăzut de cunoştinţe sau a unor studenţi care nu reuşesc să se adapteze şi să se integreze sistemului de pregătire universitar; manifestarea unei/unor comunicări profesionale deficitare între student şi cadrul didactic; elaborarea unor planuri de învăţământ şi programe analitice necorespunzătoare cerinţelor pieţei forţei de muncă; elaborarea unei documentaţii SMC neconformă cu cerinţele.

Indiferent de perioada în care se depistează, produsul neconform se identifică prin documente specifice în funcţie de etapa în care este depistat.

Când un produs neconform este neprelucrat pentru a satisface condiţiile specificate, este supus unei reverificări, pentru a demonstra conformitatea cu cerinţele.

Autoritatea asupra deciziei finale asupra produselor neconforme aparţine Managementului calităţii.

Când un auditor intern sau extern, în timpul executării unui audit întâlneşte o neconformitate a SMC-ului, procedează la înregistrarea sa şi apoi la studierea acţiunilor corective şi preventive, potrivit procedurii de sistem Controlul produsului neconform.

Produsele neconforme sunt analizate de persoane autorizate (după caz), ţinându-se cont de cerinţele de calitate specificate. După efectuarea examinării şi evaluării se decide: fie readucerea la conformitate, propunând măsuri corective, fie acceptarea neconformităţii, propunând autorizarea prin derogare a neconformităţii sau întreruperea procesului în care a fost identificată neconformitatea, constatându-se că aceasta este critică.

Măsurile de corecţie pentru intrare în conformitate sunt consemnate în Raportul de neconformitate, ale cărui date constituie mărimi de intrare pentru procesul de stabilire a acţiunilor corective, documentat în procedura Acţiuni corective şi preventive, cod PS-16. Procedura prevede ca, pe parcursul tratării neconformităţii, să se înregistreze stadiul corecţiei realizate.

Analiza neconformităţilor şi a tendinţelor lor de apariţie se realizează cu obiectivul îmbunătăţirii procesului SMC, acestea reprezentând date de intrare pentru analiza efectuată de management, atunci când se au în vedere obiective de reduceri şi necesităţi de resurse.


COD:MC-04/PAG: 77

8.4. ANALIZA DATELOR

La Universitatea Spiru Haret datele colectate în urma proceselor de măsurare şi monitorizare sunt analizate periodic şi cu promptitudine în vederea evaluării SMC-ului şi identificării oportunităţii lui de îmbunătăţire.

Managementul organizaţiei cercetează şi analizează date şi informaţii corespunzătoare, generate de activităţile de măsurare şi monitorizare cu obiectivul demonstrării adecvării şi eficacităţii SMC-ului şi a procesului ameliorării lui permanente.

Analiza datelor furnizează informaţii referitoare la: satisfacţia clientului; conformitatea cu cerinţele referitoare la produs; caracteristicile şi tendinţele proceselor, inclusiv oportunităţile pentru acţiuni preventive; partenerii sociali.

Analiza datelor este realizată şi coroborată cu analiza efectuată de management. Procedura specifică Analiza datelor, documentează acţiunile şi metodele pentru analiza

datelor şi stabileşte responsabilităţi pentru fiecare etapă a procesului de analiză a datelor. Pentru planificarea colectării datelor se au în vedere: a) cerinţele clientului extern / intern; b) obiectivele calităţii şi indicatorii calităţii; c) procesele operaţionale; d) procesele funcţionale; e) procese de management. Scopul analizei datelor: a) satisfacerea cerinţele clientului; b) actualizaerea politicici şi obiectivelor calităţii; c) analiza cauzelor neconformităţilor; d) îmbunătăţirea capabilităţilor societăţii de a răspunde cerinţelor clientului; e) stabilirea bilanţului cantitativ şi calitativ al produsului clientului; f) determinarea eficacităţii proceselor; g) adecvarea SMC în raport cu politica şi obiectivele calităţii. Datele care urmează să fie selectate şi analizate sunt obţinute din mai multe surse, aşa

cum rezultă din Tabelul nr.4. Tabelul nr. 4

Nr. Crt. SURSA RESPONSABIL ÎNREGISTRĂRI

1 Aprovizionare Director Direcţia economică

Evaluarea furnizorilor Proces -verbal de recepţie

2 Predare curs/aplicaţii Director departament Înregistrări specifice

3 Evaluarea clientului (studentului)

Titular disciplină Titular aplicaţii

Înregistrări specifice procedurilor PO(I)-13 şi PO(I)-22

6 Protecţia muncii Titular disciplină Titular aplicaţii Evidenţa accidentelor

7 Resurse Umane RMC Evaluarea nivelurilor de specializare

8 Comunicarea cu clientul şi măsurarea satisfacţiei acestuia

RMC

Înregistrări specifice Rapoartele de audit intern Chestionarele de măsurare a satisfacţiei clientului Rapoarte de analiză a reclamaţiilor clientului Rapoartele de audit de terţă parte.


COD:MC-04/PAG: 78

Operaţia de selecţie şi analiză a datelor colectate în urma cercetării surselor menţionate, este urmată de clasificarea datelor care are în vedere următoarele criterii:

a) neconformităţi de produs aprovizionat; b) neconformităţi pe fluxul procesului de prestare; c) neconformităţi în procesul de evaluare; d) reclamaţii client extern; e) satisfacţie client extern; f) nivel de conformitate al produsului procesului de învăţământ cu cerinţele specificate. Analiza datelor obţinute în urma investigaţiilor şi parcurgerii etapelor menţionate are în

vedere: a) compararea rezultatelor obţinute cu valorile ţintă ale indicatorilor calităţii; b) analiza cauzelor nerealizării indicatorilor şi a cauzelor neconformităţilor, în scopul stabilirii acţiunilor corective şi preventive.

În urma analizei efectuată în cadrul şedinţei de analiză, acţiunile corective şi preventive sunt documentate într-un Program de acţiuni corective şi preventive, elaborat de RMC şi aprobat de către rector/decan.

Acţiunile corective şi preventive rezultate în urma analizei datelor din fiecare zonă sunt documentate în înregistrările specifice zonei aferente, în termen optim pentru tratarea neconformităţilor şi îmbunătăţirea SMC.

O sinteză a tratării neconformităţilor şi a măsurilor de îmbunătăţire se regăseşte în rapoartele de analiză a fiecărui director de departament.

Rapoartele de analiză, întocmite de către directorul Departamentului de studii, sunt avizate de către rector/decan, apoi se transmit către RMC. Sintezele rapoartelor de analiză se constituie în date de intrare în analiza managementului.

8.5. ÎMBUNĂTĂŢIREA SMC

8.5.1. Îmbunătăţirea continuă

În scopul îmbunătăţirii continue a SMC şi al identificării oportunităţilor de dezvoltare la nivelul fiecărei facultăţi s-au stabilit reguli şi responsabilităţi referitoare la conducerea şi realizarea proceselor de analiza a neconformităţilor, de determinare a cauzelor neconformităţilor existente şi potenţiale, de stabilire a acţiunilor corective şi preventive şi de evaluare şi analiză a rezultatelor obţinute. Aceste reguli şi responsabilităţi referitoare la managementul neconformităţilor şi managementul îmbunătăţirii continue sunt definite în procedurile: Acţiuni preventive, cod PS-05 şi Acţiuni corective, cod PS-06.

Universitatea Spiru Haret îşi îmbunătăţeşte continuu eficacitatea Sistemului de management al calităţii prin utilizarea politicii referitoare la calitate, a obiectivelor calităţii, a rezultatelor auditurilor, a analizei datelor, a acţiunilor corective şi preventive şi a analizei efectuate de management.

Procesul de îmbunătăţire continuă a calităţii, a eficacităţii SMC, se realizează prin ciclul PDCA.

8.5.2. Acţiuni corective

USH prin SMC iniţiază şi derulează acţiuni corective pentru a elimina cauza neconformităţilor depistate sau a altor situaţii nedorite şi a preveni reapariţia acestora.

Procedurile pentru acţiuni corective cuprind: a) modul de tratare efectivă a reclamaţiilor şi rapoartelor privind neconformităţile

procesului de învăţământ;


COD:MC-04/PAG: 79

b) investigarea cauzelor neconformităţilor referitoare la proces şi la SMC şi înregistrarea rezultatelor investigaţiei;

c) determinarea acţiunilor corective necesare pentru eliminarea cauzelor neconformităţilor;

d) efectuarea de controale pentru a se asigura că sunt întreprinse acţiuni corective şi că acestea sunt eficace.

Orice acţiune corectivă întreprinsă pentru eliminarea cauzelor neconformităţilor existente sau posibile trebuie adaptată importanţei problemelor şi trebuie să fie proporţională cu impactul produs asupra activităţii.

Pentru desfăşurarea unei activităţi eficiente de prevenire: a) se stabileşte o politică adecvată; b) se analizează riscurile potenţiale; c) se elaborează şi se pun în practică programe de acţiune; d) se asigură instruirea, perfecţionarea şi formarea personalului; e) se combat riscurile la sursă. Procedurile: Acţiuni preventive, cod PS-05 şi Acţiuni corective PS-06, documentează

modul de lucru şi responsabilităţile pentru acest proces. După raportarea de către responsabilul cu calitatea către CEAC şi DMC a situaţiei

produselor neconforme şi înscrierea în Registrul centralizator de neconformităţi, coordonatorul CEAC şi DMC desemnează şi propune Decizii de numire a membrilor Comisiei de analiză a neconformităţilor. Din comisie fac parte, după caz: coordonatorul CEAC şi DMC, RC, responsabilul de proces, participanţi la proces.

La convocarea responsabilului de proces, se întruneşte Comisia de analiză a neconformităţilor, care:

a) analizează documentele de intrare şi documentele asociate şi stabileşte cauzele neconformităţilor semnalate;

b) stabileşte acţiunile corective în vederea eliminării neconformităţii şi iniţiază completarea Raportului de acţiuni corective/preventive.

Rapoartele de acţiuni corective/preventive sunt completate de Comisia de analiză a neconformităţilor şi sunt înregistrate de către responsabilul RC în Registrul rapoarte de acţiuni corective/preventive ( RAC/RAP) al departamentului de care răspunde.

Un exemplar al RAC se difuzează DMC, iar altul rămâne la departamentul respectiv. Implementarea (programarea/ monitorizarea) acţiunilor corective este coordonată de

către responsabilii de proces/ şefii de compartimente care raportează finalizarea lor responsabilului RC şi CEAC/DMC.

Rezultatele acţiunilor corective sunt înregistrate în RAC şi în RAP ale departamentelor/ CEAC/DMC. Păstrarea înregistrărilor RAC se face respectându-se condiţiile de păstrare / arhivare stabilite.

Rezultatele acţiunilor corective se utilizează ca date de intrare în analiza de management. În urma analizei de management sau a unor audituri interne programate de CEAC/DEAC, se verifică eficienţa acţiunilor corective propuse. În cazul în care acţiunea corectivă nu a avut rezultatul scontat, responsabilii de proces vor propune noi acţiuni corective şi se vor întocmi RAC.

8.5.3. Acţiuni preventive

Universitatea Spiru Haret menţine şi îmbunătăţeşte calitatea procesului de învăţământ şi reduce continuu pierderile prin acţiuni preventive adecvate.


COD:MC-04/PAG: 80

Procedurile pentru acţiuni preventive cuprind: a) utilizarea surselor adecvate de informaţii, cum ar fi procese care influenţează calitatea

procesului de învăţământ, rezultate ale auditurilor şi reclamaţii etc., pentru depistarea, analizarea, şi eliminarea cauzelor potenţiale ale neconformităţilor;

b) eventualele neconformităţi apărute pentru tratarea oricăror probleme care necesită acţiuni preventive;

c) iniţierea de acţiuni preventive şi efectuarea de controale pentru a se asigura că aceste acţiuni sunt eficace;

d) asigurarea că informaţiile relevante referitoare la acţiunile întreprinse sunt supuse analizei efectuate de management.

Procedurile: Acţiuni preventive, cod PS-05 şi Acţiuni corective- PS-06, stabileşte responsabilităţile managementului de la cel mai înalt nivel şi a persoanelor cu responsabilităţi în procesul de învăţământ şi procesele suport privind iniţierea şi implementarea de acţiuni preventive.

Datele relevante pentru identificarea neconformităţilor potenţiale sunt obţinute din: • datele de analiză a necesităţilor şi a satisfacţiei clienţilor, • datele de ieşire de la analiza efectuată de management, • elementele de ieşire de la analiza datelor, date de măsurare a proceselor, • înregistrările relevante ale SMC, rezultate ale autoevaluărilor. Datele culese şi sistematizate la nivel de facultate/ departament de către RC (în Raportul

preliminar pentru analiza efectuată anual de management cu privire la calitate) sunt centralizate de către CEAC/DMC la nivel de universitate.

Analizele şi identificarea cauzelor potenţiale ale neconformităţilor se efectuează anual şi atunci când este nevoie la toate nivelurile, de către Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii.

Rezultatele acestor analize sunt înregistrate (Raportul de reuniune al analizei efectuate de management), potrivit procedurii Elaborarea, aprobarea, gestionarea şi controlul documentelor Sistemului de management al calităţii, cod PS-01.

Acţiunile preventive iniţiate în cadrul Universităţii au drept scop prevenirea apariţiei neconformităţilor.

În urma analizei posibilelor cauze de neconformitate, Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii propune un plan de acţiuni preventive (Plan de îmbunătăţire), ca urmare a analizei efectuate de management.

De fiecare dată când se iniţiază şi se implementează o acţiune preventivă se parcurg următoarele etape:

a) stabilirea obiectivului acţiunii preventive; b) stabilirea acţiunii preventive, a responsabilităţilor şi a termenelor; c) implementarea eficienţei acţiunii preventive; d) evaluarea eficienţei acţiunii preventive. Informaţiile rezultate în urma verificării realizării acţiunilor preventive se regăsesc în

Raportul de acţiuni corective/ preventive. Acţiunile preventive implementate vor fi verificate şi evaluate periodic prin auditurile

interne şi analizele efectuate de management. Constatările referitoare la finalizarea acţiunilor preventive sunt efectuate de

responsabilul RC sau departamentul DMC (după caz) şi completate în rapoarte ce conţin date de intrare pentru analizele de management.


COD:MC-04/PAG: 81

CAPITOLUL IX

ADMINISTRAREA ŞI CONTROLUL MANUALULUI CALITĂŢII Manualul calităţii este elaborat şi organizat conform cerinţelor standardului SR EN ISO

9001:2008. Actuala ediţie a manualului este necesară ca urmare a deciziei managementului de la cel mai înalt nivel al Universităţii de adaptare la noile reglementări, naţionale precum şi cerinţele standardelor de asigurare a calităţii în domeniul învăţământului superior european.

Manualul calităţii este ţinut sub control conform cerinţelor descrise în procedura Elaborarea, aprobarea, gestionarea şi controlul documentelor Sistemului de management al calităţii, cod PS-01.

9.1. RESPONSABILITATEA ELABORĂRII

9.1.1. Responsabilităţi

Realizarea calităţii se face cu participarea întregului personal, atribuţiile şi responsabilităţile privind calitatea fiind stabilite la nivel de departament şi în funcţie de documentele ce descriu structura organizatorică.

Coordonarea activităţilor aferente managementului calităţii a revine Comisiei pentru evaluarea şi asigurarea calităţii (CEAC) şi Departamentului de management al calităţii (DMC), ale căror atribuţii sunt reglementate prin regulamente de organizare şi funcţionare.

Responsabilitatea elaborării şi reviziei manualului calităţii revine DMC. Elaborarea şi revizia Manualului calităţii la fiecare facultate şi institut de cercetare revine decanului/directorului.

9.1.2. Emitere şi revizie

MC este elaborat în conformitate cu cerinţele standardelor de referinţă şi regulilor de redactare specificate în procedura Elaborarea documentelor Sistemului de management al calităţii.

MC este revizuit periodic. Revizia este consemnată prin înscrierea numărului de ordine a reviziei la rubrica „Revizie” de pe foaia de prezentare. Modificările sunt ţinute sub control prin înscrierea modificării pe Lista de control a ediţiilor/reviziilor, conform procedurii Controlul documentelor.

Fiecare exemplar va avea înscris un număr de ordine în dreptul rubricii Exemplar. 9.1.3. Multiplicare şi difuzare

Multiplicarea Manualului de management al calităţii se face cu acordul rectorului. Arhivarea se face de către CEAC/DMC şi se consemnează în Registrul de evidenţă

documente. Difuzarea se face pe bază de Listă de difuzare.


COD:MC-04/PAG: 82

9.2. ANALIZĂ ŞI AVIZARE

Manualul şi documentele asociate sunt verificate de CEAC/DMC condus de directorul DMC în Universitate. Aprobarea manualului revine rectorului Universităţii, care se face prin semnare şi ştampilare pe Lista de control a manualului.

Periodic documentele Sistemului de management a calităţii sunt revizuite şi analizate de CEAC/DMC şi aprobate şi de rectorul şi Senatul Universităţii.

9.3. ÎNREGISTRAREA MODIFICĂRILOR

Modificările au acelaşi regim de avizare şi aprobare ca şi documentul original. Descrierea sumară a modificărilor se regăseşte pe Lista de control a ediţiilor/reviziilor. Orice modificare atrage după sine o nouă revizie. Numărul de revizii este limitat la maxim 5. O nouă ediţie a Manualului calităţii se va elabora atunci când se fac modificări majore în

conţinutul manualului (mai mult de 25%) sau după 5 revizii. 9.4. MULTIPLICARE

Multiplicarea Manualului calităţii se face cu acordul rectorului în numărul de exemplare specificat în Lista de difuzare.

9.5. DIFUZARE

Manualul este difuzat controlat prin Lista de difuzare a acestuia, fiecare exemplar având specificat numărul înregistrat pe Lista de difuzare.

Exemplarul „O”(zero) este păstrat la rectorat. Pe copiile necontrolate se înregistrează menţiunea Copie informală. 9.6. EVIDENŢA EDIŢIILOR ŞI REVIZIILOR

Exemplarele în evidenţă sunt difuzate în mod controlat în interiorul şi exteriorul Universităţii persoanelor cu responsabilităţi deosebite privind sistemul de management al calităţii şi sunt actualizate cu prilejul oricărei schimbări aduse sistemului.

Deţinătorul unui exemplar în evidenţă răspunde de păstrarea sa în siguranţă şi trebuie să-l poată pune oricând la dispoziţia CEAC/DMC pentru actualizare sau revizie.

Fiecare exemplar controlat va fi marcat citeţ cu numărul exemplarului în dreptul rubricii Exemplar.

Manualul calităţii poate fi difuzat şi în regim informativ, cu evidenţiere în lista de difuzare. În acest caz se marchează citeţ menţiunea „Informativ” în dreptul rubricii Exemplar. Aceste exemplare nu se actualizează. Exemplarele informative au regim confidenţial.

9.7. PĂSTRARE ŞI ARHIVARE

Deţinătorii manualului îl vor păstra în condiţii care să împiedice deteriorarea. Arhivarea manualului se realizează de către Serviciul Arhivă şi este consemnată în

Registrul de evidenţă al documentelor SMC.


COD:MC-04/PAG: 83

9.8. RETRAGEREA MANUALULUI

Retragerea Manualului calităţii se face de către emitent prin dispoziţia scrisă a rectorului, care este consemnată în Lista de difuzare/retragere.

9.9. SCOATEREA DIN UZ

Ediţiile perimate ale manualului sunt distruse la propunerea directorului DMC cu aprobarea rectorului.

9.10. CONFIDENŢIALITATEA DOCUMENTELOR SMC

Manualul calităţii şi procedurile Sistemului de management al calităţii sunt documente confidenţiale ale organizaţiei şi sunt proprietatea acesteia.

Gestionarea manualului şi a procedurilor intră în responsabilitatea exclusivă a DMC/CEAC.

Multiplicarea şi difuzarea manualului şi a documentelor SMC fără acordul USH este interzisă. 9.11. DOCUMENTE ASOCIATE

Documentele SMC de la Universitatea Spiru Haret, structurate ierarhic, includ: a) hotărârile Senatului universitar; b) manualul de management al calităţii; c) proceduri (generale/ sistem şi operaţionale/specifice); d) instrucţiuni de lucru; e) documentaţie suport; f) înregistrări. Manualul calităţii descrie Sistemul de management al calităţii de la Universitatea

Spiru Haret şi este utilizat pentru demonstrarea aplicării politicii referitoare la calitate, pentru prezentarea Universităţii şi a SMC adoptat, pentru a furniza date în vederea auditării SMC, ca document de lucru al conducerii cu privire la calitate.

Procedurile Sistemului de management al calităţii descriu modul de desfăşurare a activităţilor necesare pentru implementarea sistemului de management al calităţii la USH şi cuprind: proceduri generale/sistem şi proceduri operaţionale/specifice.

Procedurile de sistem descriu procesele manageriale necesare funcţionării SMC în Universitate, conform SR EN ISO 9001:2008.

Procedurile specifice se referă la procesele de bază (de derulare a procesului de învăţământ) şi procesele suport (resurse umane, aprovizionare, bibliotecă etc).

Instrucţiunile de lucru sunt documente de lucru şi documentează modul în care se execută o activitate specifică, emise pentru utilizare de către personalul executiv.


COD:MC-04/PAG: 84

Documentaţia suport cuprinde documentele referitoare la structuri şi reguli de

funcţionare aplicate în Universitate (Carta Universităţii, regulamente, metodologii, ghiduri, proceduri, statute de funcţionare etc.) şi alte documente de provenienţă internă şi externă.

Înregistrările, completate pe formularele incluse în proceduri şi instrucţiuni, demonstrează că procesele s-au desfăşurat şi prezintă rezultatele obţinute.

Documentele SMC, pe lângă rolul lor de a oferi un cadru organizatoric şi metodologic acţiunilor, proceselor şi interfeţelor dintre zonele de activitate, asigură:

a) coerenţa documentaţiei de referinţă cu procesele de măsurare, analiză şi îmbunătăţire; b) definirea criteriilor de acceptare pentru toate etapele proceselor; c) evidenţa păstrării înregistrărilor calităţii. Procedura Elaborarea, aprobarea, gestionarea şi controlul documentelor Sistemului de

management al calităţii, cod PS-01, reglementează acţiunile şi responsabilităţile pentru elaborarea ca formă, conţinut şi codificare a documentelor aferente SMC din Universitate.

Conducerea Universităţii Spiru Haret promovează o politică activă în domeniul calităţii educaţiei de nivel universitar, destinată creşterii satisfacţiei beneficiarilor direcţi şi indirecţi faţă de serviciile educaţionale oferite.

În Universitate funcţionează un sistem propriu de management organizaţional, corespunzător misiunii sale educaţionale.

Sistemul de management al calităţii constituie ansamblul de principii, proceduri, reguli şi resurse umane şi materiale aflate în interdependenţă, pe baza cărora este proiectată, organizată, coordonată, condusă şi verificată activitatea de evaluare şi asigurare a calităţii educaţiei în Universitatea Spiru Haret.

Implementarea SMC semnifică utilizarea calificată şi continuă a principiilor, procedurilor, regulilor şi resurselor umane şi materiale disponibile, în vederea menţinerii calităţii la nivelul cerut de criteriile, standardele şi indicatorii de performanţă existente la nivel naţional şi internaţional, care sunt prezentate pe larg în acest manual de management al calităţii.


COD:MC-04/PAG: 85

ANEXE


COD:MC-04/PAG: 86


COD:MC-04/PAG: 87

ANEXA NR. 1

LEGEA NR. 443, DIN 5 IULIE 2002, PRIVIND ÎNFIINŢAREA UNIVERSITĂŢII SPIRU HARET – BUCUREŞTI


COD:MC-04/PAG: 88


COD:MC-04/PAG: 89


COD:MC-04/PAG: 90

ANEXA NR. 2

COMPONENŢA SENATULUI UNIVERSITĂŢII SPIRU HARET

Conf. univ. dr. Făinişi Florin

Prof. univ. dr. Duda Gheorghe

Prof. univ. dr. Ştefănescu Ana Roxana

Prof. univ. dr. Balu Elena Mariana

Prof. univ. dr. Gheorghe Dumitru

Conf. univ. dr. Andronic Răzvan Lucian

Conf. univ. dr. Bondrea Emilia

Conf. univ. dr. Cojocaru Adin

Conf. univ. dr. Frăsineanu Dragoş

Conf. univ. dr. Gâf Deac Ion

Conf. univ. dr. Ghiţă Emil

Conf. univ. dr. Mirea Filoftea

Conf. univ. dr. Preda Bianca Florentina

Conf. univ. dr. Viorel Creţu

Lector univ. dr. Andrei Mădălina

Lector univ. dr. Bică Denisa Loredana

Lector univ. dr. Dan Roşca

Lector univ. dr. Duţu Tiberiu

Lector univ. dr. Ion Stroescu

Lector univ. dr. Măgureanu Alexandru

Lector univ. dr. Paul Grigorescu

Lector univ. dr. Popa Dumitru

Lector univ. dr. Popescu Traian

Lector univ. drd. Duda Maria

Lector univ. drd. Gârdan Daniel Adrian

Lector univ. drd. Voloacă Ioana Diana


COD:MC-04/PAG: 91

Masterand Marin Marian Paul

Student Bădiţă Iuliana Florina

Student Boldica Andreea Angelica

Student Dinescu Adrian Atanasie Mihai

Student Milcescu (Zemora) Al. Luminiţa Ioana

Student Petre Florentina

Student Petrean Fl. Florentina Cristina

Student Şerban Florina Sabina

Student Trofin (Blejniuc) Amalia Irina


COD:MC-04/PAG: 92

ANEXA NR. 3

COMPONENŢA CONSILIULUI DE ADMINISTRAŢIE AL UNIVERSITĂŢII SPIRU HARET

1. Prof. univ. dr. Aurelian Gh. Bondrea

2. Prof. univ. dr. doc. Grigore Posea

3. Prof. univ. dr. Iulian Mincu

4. Prof. univ. dr. Constantin Mecu

5. Conf. univ. dr. Aurelian A. Bondrea

6. Prof. univ. dr. Gheorghe Duda

7. Prof. univ. dr. Ion Tudosescu

8. Prof. univ. dr. Gheorghe Trandafir

9. Prof. univ. dr. Rodica Trandafir

10. Prof. univ. dr. Virgil Constantinescu

11. Prof. univ. dr. Ştefan Lache

12. Prof. univ. dr. Augustin Gârbea

13. Ing. econ. Radu Rebedeu

14. Conf. univ. dr. Emilia Bondrea

15. Jurist Vasile Benescu


COD:MC-04/PAG: 93

ANEXA NR. 4

ORDIN AL MINISTRULUI EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI NR. 4237/ 17.06.2010,

PRIVIND CONFIRMAREA RECTORULUI UNIVERSITĂŢII SPIRU HARET,

CONF. UNIV. DR. AURELIAN A. BONDREA


COD:MC-04/PAG: 94

ANEXA NR. 5

STRUCTURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

Universitatea Spiru Haret

STRUCTURA Sistemului de management al calităţii


COD:MC-04/PAG: 95

ANEXA NR. 6

HARTA PROCESELOR ÎN UNIVERSITATEA SPIRU HARET


COD:MC-04/PAG: 96

ANEXA NR. 7

LISTA DOCUMENTELOR SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

DIN USH

I. CARTA UNIVERSITARĂ

Nr. crt. Denumirea documentului Cod Nr.

Ediţii CARTA Universităţii Spiru Haret

C-1

4

1.

Organigrama C- 2 2

II. POLITICI ŞI STRATEGII

POLITICI

1. Declaraţia-angajament a rectorului USH cu privire la managementul calităţii

P-01

8

STRATEGII

1. Strategia calităţii pentru perioada 2010-2014 S-01 1 2. Plan strategic pentru perioada 2010-2014 S-02 1 3. Plan strategic de dezvoltare instituţională 2010-2014 S-03 1 4. Strategia de dezvoltare a resurselor umane 2010-2014 S-04 1 5 Strategia de consolidare a excelenţei în cercetarea ştiinţifică în

perioada 2007-2013

S-05 2

6. Planul strategic de asigurare a calităţii 2010-2014 S-06 1


COD:MC-04/PAG: 97

III. REGULAMENTE

1 Regulament de organizare şi funcţionare a Senatului universitar R-04 1 2 Regulament de organizare şi funcţionare a Comisiei pentru

învăţământ a Senatului

R-16

2 3 Regulament de organizare şi funcţionare a Comisiei pentru

cercetare ştiinţifică a Senatului

R-10

3 4 Regulament de organizare şi funcţionare a Comisiei Senatului

pentru evaluarea şi asigurarea calităţii R-19 3

5 Regulament de organizare şi funcţionare a Comisiei Senatului universitar privind auditul intern al calităţii

R-51 1

6 Regulament de organizare şi funcţionare a Comisiei Senatului pentru probleme studenţeşti

R-18 1

7 Regulament de organizare şi funcţionare a Comisiei pentru avizarea concursurilor didactice şi acordarea titlurilor onorifice

R-60 1

8 Regulament privind organizarea şi funcţionarea Comisiei pentru reglementări interne şi incompatibilităţi

R-59 1

9 Regulament de organizare şi funcţionare a Consiliului de administraţie al Universităţii Spiru Haret

R-56 1

10 Regulament privind acordarea titlurilor onorifice în USH R-44 2 11 Regulament de iniţiere, aprobare, monitorizare şi evaluare a

programelor de studiu R-35 2

12 Regulament privind utilizarea Sistemului european de credite transferabile (ECTS) în cadrul USH

R-29

2 13 Regulament privind organizarea şi desfăşurarea programelor

postuniversitare de formare şi dezvoltare continuă R-46 1

14 Regulament de organizare şi funcţionare a Comisiei de etică universitară

R-11 4

15 Regulament de organizare şi funcţionare a Institutului central de cercetări ştiinţifice din cadrul Universităţii Spiru Haret

R-62 1

16 Regulament privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de cercetare ştiinţifică

R-09 3

17 Regulament de ordine interioară R-01 2 18 Regulament-cadru de organizare şi funcţionare a facultăţii R-63 1


COD:MC-04/PAG: 98

19 Regulament-cadru de organizare şi funcţionare a Comisiei pentru evaluarea şi asigurarea calităţii la nivel de facultate

R-49 1

20 Regulament-cadru de organizare şi funcţionare a Comisiei de audit intern al calităţii la nivel de facultate

R-50 1

21 Regulament privind activitatea profesională a studenţilor R-03 9 22 Regulament privind examinarea şi notarea studenţilor R-45 1 23 Regulament privind practica studenţilor pentru ciclul de licenţă R-33 2 24 Regulament privind activitatea de practică pedagogică a studenţilor R-06 3 25 Regulament pentru acordarea burselor studenţeşti de merit R-07 3 26 Regulament propriu privind organizarea şi desfăşurarea

examenelor de licenţă/diplomă şi disertaţie R-13 8

27 Regulament privind organizarea şi funcţionarea sistemului tutorial în Universitatea Spiru Haret

R-31 2

28 Regulament privind întocmirea statelor de funcţii ale personalului didactic şi stabilirea normei didactice

R-15 4

29 Regulament privind organizarea, desfăşurarea şi normarea activităţilor didactice la formele de învăţământ la distanţă şi cu frecvenţă redusă în USH

R-52

1

30 Regulament de organizare şi funcţionare a Căminului studenţesc R-38 2 31 Regulament de organizare şi funcţionare a Cantinei USH R-39 3 32 Regulament de organizare şi funcţionare al Clubului studenţesc R-42 2 33 Regulament de organizare şi funcţionare a Asociaţiei ALUMNI R-43 2 34 Regulament de organizare şi funcţionare a Departamentului de

studii R-05 1

35 Regulament de organizare şi funcţionare a Departamentului pentru managementul calităţii

R-20 2

36 Regulament de organizare şi funcţionare a Departamentului de relaţii internaţionale

R-24 2

37 Regulament de organizare şi funcţionare a Departamentului pentru pregătirea personalului didactic

R-25 3

38 Regulament de organizare şi funcţionare a Departamentului de învăţământ cu frecvenţă redusă şi învăţământ la distanţă

R-26 3

39 Regulament de organizare şi funcţionare a Centrului ID/IFR şi a centrelor de suport ID/IFR

R-53 1


COD:MC-04/PAG: 99

40 Regulament de organizare şi funcţionare a Centrului de consiliere şi orientare în carieră

R-22 4

41 Regulament privind organizarea şi funcţionarea Direcţiei generale administrative

R-58 1

42 Regulament de organizare şi funcţionare a Direcţiei economice R-40 2 43 Regulament de organizare şi funcţionare a Direcţiei resurse umane R-55 1 44 Regulament de organizare şi funcţionare a Direcţiei bibliotecilor

Universităţii Spiru Haret R-37 3

45 Regulament de organizare şi funcţionare a Direcţiei IT R-28 2 46 Regulament de organizare şi funcţionare a Direcţiei juridice, de

contencios şi de comunicare R-61 1

47 Regulament de organizare şi funcţionare a Direcţiei secretariatului general

R-48 1

48 Regulament privind organizarea şi funcţionarea Biroului programe comunitare (ERASMUS)

R-57 1

49 Regulament de organizare şi funcţionare a Biroului pentru studenţi străini

R-54 1

50 Regulament de organizare şi funcţionare a Centrului Xpert IT R-34 2 51 Regulament de organizare şi funcţionare a Centrului de formare

şi testare profesională (EBC*L) R-64 1

52 Regulament de organizare şi funcţionare a Centrului de limbi străine

R-12 3

53 Regulament de organizare şi funcţionare a Cabinetului medical R-41 3 54 Regulament privind organizarea şi desfăşurarea studiilor

universitare de master R-65 1

IV. PROCEDURI

Proceduri de sistem

1. Procedura de elaborare, aprobare, gestionare şi control a documentelor Sistemului de management al calităţii PS-01 1

2. Procedura: Controlul documentelor PS-02 1 3. Procedura: Controlul înregistrărilor PS-03 1 4. Procedura: Controlul produsului/serviciului neconform PS-04 1 5. Procedura: Acţiuni preventive PS-05 1 6. Procedura: Acţiuni corective PS-06 1 7. Procedura: Identificarea şi analiza cerinţelor clientului PS-07 1 8. Procedura: Competenţă, conştientizare şi perfecţionare PS-08 1


COD:MC-04/PAG: 100

9. Procedura: Controlul furnizării serviciului PS-09 1 10. Procedura: Identificarea proceselor PS-10 2 11. Procedura: Auditul intern al calităţii PS-11 3 12. Procedura: Calitatea procesului de comunicare internă PS-12 2 13. Procedura: Accesul la informaţii de interes public PS-13 2 14. Procedura: Procesul de elaborare, actualizare şi urmărire a

planurilor strategice şi anuale PS-14 2

15. Procedura: Controlul echipamentelor de măsurare şi monitorizare PS-15 1 16. Procedura: Procesul de admitere PS-16 1 17. Procedura: Aprovizionare PS-17 1

Proceduri operaţionale

În domeniul învăţământului

1. Procedura: Calitatea programelor de studii PO(I)-01 3 2. Procedura: Calitatea planului de învăţământ PO(I)-02 3 3. Procedura: Calitatea fişei disciplinei/programei analitice PO(I)-03 3 4. Procedura: Calitatea cursului şi manualului PO(I)-04 3 5. Procedura: Aplicarea sistemului de credite – ECTS PO(I)-05 2 6. Procedura: Elaborarea ghidului de studii PO(I)-06 2 7. Procedura: Calitatea procesului de predare a cursurilor PO(I)-07 3 8. Procedura: Calitatea procesului de seminarizare şi a lucrărilor

aplicative PO(I)-08 2

9. Procedura: Calitatea învăţământului la programele de studii masterale

PO(I)-09 2

10. Procedura: Autoevaluarea programului de studii de masterat PO(I)-10 2 11. Procedura: Calitatea învăţământului la programele de studii de

doctorat PO(I)-11 2

12. Procedura: Autoevaluarea programului de studii de licenţă PO(I)-12 2 13. Procedura: Procesul de evaluare a studenţilor PO(I)-13 3 14. Procedura: Procesul educaţional la IFR PO(I)-14 2 15. Procedura: Procesul educaţional la

Învăţământul la Distanţă PO(I)-15 2

16. Procedura: Monitorizarea activităţilor de seminar, laborator, proiecte, aplicaţii practice

PO(I)-16 2

17 Procedura: Evaluarea rezultatelor învăţării PO(I)-22 2


COD:MC-04/PAG: 101

În domeniul cercetării ştiinţifice

1. Procedura: Elaborarea strategiei şi a planurilor de cercetare ştiinţifică

PO(C)-01 3

2. Procedura: Elaborarea raportului de analiză anuală şi semestrială a rezultatelor cercetării ştiinţifice

PO(C)-02 3

3. Procedura: Analiza activităţii de cercetare ştiinţifică la nivelul Departamentului de studii/Facultăţii

PO(C)-03 1

4. Procedura: Evaluarea şi avizarea rezultatelor cercetării ştiinţifice

PO(C)-04 1

5. Procedura: Redactarea raportului de evaluare a cercetării ştiinţifice

PO(C)-05 1

În domeniul gestionării resurselor umane

1 Procedura: Calitatea statului de funcţii PO(R)-01 3 2 Procedura: Evaluarea multicriterială a cadrelor didactice PO(R)-02 3 3 Procedura: Evaluarea cadrelor didactice de către studenţi PO(R)-03 3 4 Procedura: Evaluarea colegială a cadrelor didactice PO(R)-04 2 5 Procedura: Autoevaluarea cadrelor didactice PO(R)-05 2 6 Procedura: Evaluarea performanţelor coordonatorilor de

disciplină şi tutorilor de la ID PO(R)-06 2

7 Procedura: Perfecţionarea personalului implicat în programele ID PO(R)-07 2 8 Procedura: Evaluarea performanţelor cadrelor didactice

implicate în IFR PO(R)-08 2

În domeniul activităţilor suport

1 Procedura: Calitatea procesului de practică de specialitate a

studenţilor PO(S)-01 2

2 Procedura: Activitatea de practică pedagogică PO(S)-02 2 3 Procedura: Procesul educaţional centrat pe student PO(S)-03 2 4 Procedura: Realizarea materialelor didactice PO(S)-04 2 5 Procedura: Monitorizarea sistemului tutorial şi de comunicare

bidirecţională PO(S)-05 2

6 Procedura: Monitorizarea şi evaluarea rezultatelor procesului educaţional implementat pe platforma Blackboard

PO(S)-06 2

7 Procedura: Evaluarea internă a platformei electronice utilizate în Universitate

PO(S)-07 2


COD:MC-04/PAG: 102

8 Procedura: Colectarea şi rambursarea parţială a taxelor pentru programele de studii de licenţă, forma de învăţământ cu frecvenţă redusă şi învăţământ la distanţă

PO(S)-08

2

9 Procedura: Distribuţia resurselor de studii către studenţii de la formele de învăţământ cu frecvenţă redusă şi învăţământ la distanţă

PO(S)-09 2

10 Procedura: Rezolvarea reclamaţiilor şi sesizărilor PO(S)-10 2 11 Procedura: Activitatea secretariatelor PO(S)-11 2 12 Procedura: Înmatricularea studenţilor PO(S)-12 3 13 Procedura: Eliberarea diplomelor (documentele de studii) PO(S)-13 2 14 Procedura: Păstrarea şi arhivarea documentelor PO(S)-14 1 15 Procedura: Înregistrarea documentelor (Registratura) PO(S)-15 1 16 Procedura: Deplasările interne ale angajaţilor PO(S)-16 1 17 Procedura: Plăţile efectuate prin casieria Universităţii PO(S)-17 1 18 Procedura: Încasarea taxelor de la studenţi/ masteranzi PO(S)-18 1 19 Procedura: Evaluarea satisfacţiei studenţilor PO(S)-19 2 20 Procedura: Evaluarea satisfacţiei absolvenţilor PO(S)-20 2 21 Procedura: Evaluarea satisfacţiei angajatorilor PO(S)-21 2 22 Procedura: Colectarea şi rambursarea parţială a taxelor pentru

programul de studii universitare de licenţă la forma de învăţământ cu frecvenţă

PO(S)-22

1

V. METODOLOGII

1 Metodologia de organizare şi desfăşurare a alegerii structurilor şi funcţiilor de conducere

M-08 3

2 Metodologia de ocupare a posturilor didactice şi de cercetare vacante

M-12 6

3 Metodologia privind cadrul general de organizare şi desfăşurare a admiterii în ciclul de studii universitare de licenţă

M-01 10

4 Metodologia privind cadrul general de organizare şi desfăşurare a admiterii în ciclul de studii universitare de masterat

M-21 10


COD:MC-04/PAG: 103

5 Metodologia privind admiterea cetăţenilor străini din statele terţe ale Uniunii Europene

M-20 1

6 Metodologia privind organizarea şi desfăşurarea programului de formare psihopedagogică în vederea certificării competenţelor pentru profesia didactică

M-18

1

7 Metodologia obţinerii certificatului de competenţă lingvistică M-15 2 8 Metodologia privind întocmirea şi aprobarea dosarelor pentru

autorizare provizorie/ acreditare/ evaluare periodică M-22 1

9 Metodologia privind evaluarea anuală a performanţelor academice ale cadrelor didactice pensionate, în vederea menţinerii calităţii de titular în învăţământul superior

M-16

1

10 Metodologia organizării şi desfăşurării examinării folosind platforma Blackboard

M-03 3

11 Metodologie privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor programului ERASMUS în Universitatea Spiru Haret

M-24 1


COD:MC-04/PAG: 104

ANEXA Nr. 8

PROCEDURI DE SISTEM

1. Procedura de elaborare, aprobare, gestionare şi control a documentelor Sistemului de management al calităţii 2. Procedura: Controlul documentelor 3. Procedura: Controlul înregistrărilor 4. Procedura: Controlul produsului/serviciului neconform 5. Procedura: Acţiuni preventive 6. Procedura: Acţiuni corective 7. Procedura: Identificarea şi analiza cerinţelor clientului 8. Procedura: Competenţă, conştientizare şi perfecţionare 9. Procedura: Controlul furnizării serviciului 10. Procedura: Identificarea proceselor 11. Procedura: Auditul intern al calităţii 12. Procedura: Calitatea procesului de comunicare internă 13. Procedura: Accesul la informaţii de interes public 14. Procedura: Actualizarea şi urmărirea realizării planurilor strategice şi anuale 15. Procedura: Controlul echipamentelor de măsurare şi monitorizare 16. Procedura: Procesul de admitere 17. Procedura: Aprovizionare


Ediţia 1/2011


PROCEDURA DE ELABORARE, APROBARE, GESTIONARE ŞI CONTROL A DOCUMENTELOR SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

COD PS-01

Revizia 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 105

1. SCOP Prezenta procedură stabileşte modalitatea de elaborare, redactare, verificare, analizare,

aprobare, difuzare, modificare, gestionare, control şi arhivare a manualului calităţii şi a procedurilor şi instrucţiunilor pentru evaluarea şi asigurarea calităţii, precum şi responsabilităţile care revin persoanelor implicate în managementul calităţii.

2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplică în cadrul Universităţii Spiru Haret pentru activităţile de elaborare,

redactare, verificare, analizare, aprobare, difuzare şi modificare a documentelor specifice ale calităţii procesului educaţional.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ – Legea educaţiei naţionale nr. 1/2011; – Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 75/2005

privind asigurarea calităţii educaţiei; – Hotărârea de Guvern nr. 1418/11.10.2006 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare

externă, a standardelor, a standardelor de referinţă şi a listei indicatorilor de performanţă; – Metodologia de evaluare externă, standardele, standardele de referinţă şi lista

indicatorilor de performanţă elaborată de ARACIS; – SR EN ISO 9001:2001; – SR EN ISO 19011:2003; – SR ISO IWA 2:2006; – Carta Universităţii Spiru Haret, ediţie 2011; – Manualul pentru managementul calităţii, Universitatea Spiru Haret. 4. DEFINIŢII, TERMENI ŞI ABREVIERI Termenii sunt în conformitate cu hotărârile adoptate în cadrul CEAC a Universităţii

Spiru Haret. În prezenta procedură sunt utilizate următoarele definiţii şi abrevieri: – analizare = evaluarea independentă a unei activităţi sau a unui document,

efectuată de o persoană sau un grup de persoane desemnate în acest scop, care nu sunt implicate în executarea activităţii sau elaborarea documentului;

– aprobare = acceptarea unui document de către o entitate organizatorică sau o persoană prin care documentul primeşte un caracter executoriu;

– avizare = acceptarea unui document de către o entitate organizatorică sau o persoana care condiţionează circulaţia ulterioară a acestuia, fără ca prin aceasta documentul să capete un caracter executoriu;

– copie informativă = copia unui document în care nu se mai introduc eventuale modificări apărute după emiterea acestuia;

– copie în evidenţă = copia unui document în care sunt introduse eventualele modificări care s-au făcut după emiterea acestuia;


Ediţia 1/2011



COD PS-01

Revizia 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 106

– instrucţiune = document care descrie modul cum se îndeplineşte o activitate prin succesiunea operaţiilor şi care include metodele, modul de lucru, echipamentul şi materialele utilizate.

– metodologie = set de metode de lucru, set de practici; – strategie = Plan proiectat să conducă la atingerea unui scop specific; – politică = procesul prin care se iau decizii; – procedură = mod specificat de efectuare a unei activităţi (SR ISO 9000-2006). O procedură scrisă sau documentată conţine de regulă următoarele: scopul şi domeniul

de aplicare ale unei activităţi; ceea ce trebuie făcut şi de către cine; când, unde şi cum trebuie efectuată activitatea; ce materiale, echipamente şi documente trebuie utilizate; cum trebuie controlată şi înregistrată activitatea.

– regulament = controlul comportamentului prin reguli şi restricţii. Abrevieri SMC – Sistemul de management al calităţii; CEAC – Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; DMC – Departamentul pentru managementul calităţii; CEACF – Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii pe facultate; MC – Manualul Calităţii; P/I – Procedură/Instrucţiune. 5. DESCRIERE 5.1. Generalităţi 5.1.1. Documentele sistemului calităţii la Universitatea Spiru Haret sunt grupate în două

categorii: I. Documente directoare, care cuprind: – Documente fundamentale de management: Carta Universităţii Spiru Haret, Codul de

etică, Codul etic de bune practici în cercetarea ştiinţifică; – Strategii şi politici: Declaraţia Preşedintelui şi Rectorului Universităţii privind

calitatea, Strategia şi politicile Universităţii în domeniul calităţii şi Programul managerial al Preşedintelui şi Rectorului Universităţii;

– Regulamente; – Metodologii. II. Documente ale managementului calităţii: Manualul calităţii, proceduri, instrucţiuni,

registre şi ghiduri cu instrucţiuni. 5.1.2. Manualul Calităţii este principalul document în care se prezintă politica în

domeniul calităţii, obiectivele referitoare la calitate ale organizaţiei şi angajamentul Rectorului Universităţii referitor la calitate.

5.1.3. Manualul Calităţii reflectă metodele şi mijloacele pentru satisfacerea cerinţelor stabilite în referenţialul SR EN ISO 9001:2001.

5.1.4. Definirea proceselor este strict necesară pentru elaborarea documentelor de tipul procedură/instrucţiune specifice activităţilor care se desfăşoară în cadrul procesului.

5.1.4. Identificarea proceselor se face conform Procedurii – Identificarea proceselor.


Ediţia 1/2011



COD PS-01

Revizia 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 107

5.1.5. Procedurile sunt documente oficiale aprobate de persoane autorizate, iar aplicarea lor este obligatorie de la data intrării în vigoare şi până la retragerea acestora.

5.1.6. Documentele SMC de tip procedură/instrucţiune la Universitatea Spiru Haret se grupează după tipul procesului şi după anvergura aplicării procedurii.

5.1.6.1. După tipul şi anvergura procesului, procedurile se grupează în: - proceduri de sistem, aplicabile în toate sau majoritatea structurilor organizaţionale; - proceduri operaţionale care privesc domeniile învăţământ, cercetare ştiinţifică, resurse

umane şi activităţi suport. 5.1.7. Instrucţiunile detaliază modul de realizare a unei activităţi pe faze în funcţie de

categoria procesului, ca şi procedurile, având indicativul „I”. 5.1.8. Procedurile/instrucţiunile se identifică prin: denumire, cod, ediţie, revizie şi când

distribuirea este controlată, prin numărul de exemplar identificat pe pagina de gardă (Anexa 1).

5.2. Elaborarea, analiza, avizarea, aprobarea şi difuzarea Manualului Calităţii 5.2.1. La elaborarea Manualului Calităţii se au în vedere următoarele: – precizarea domeniului de aplicare al SMC; – descrierea structurii organizatorice a instituţiei şi a funcţiei privind managementul

calităţii; – furnizarea detaliilor asupra responsabilităţilor, autorităţilor şi ierarhiei tuturor

funcţiilor care conduc, execută şi verifică procesele ce influenţează calitatea; – stabilirea tuturor proceselor SMC şi a interacţiunii dintre ele începând cu analiza

cerinţelor beneficiarilor de educaţie şi terminând cu satisfacerea aşteptărilor acestora; – disponibilităţile celor care desfăşoară activităţi ce influenţează calitatea proceselor. – resursele umane cu nivelul de competenţă, experienţă, abilitate şi instruire necesare

pentru a asigura realizarea obiectivelor calităţii; – stabilirea procedurilor sistemului calităţii adoptate. 5.2.2. Structura de conţinut a MC pentru domeniul de aplicare prevăzut, urmăreşte

structura cadru a standardul internaţional SR EN ISO 9001:2001. 5.2.3. Procesul de elaborare a Manualului Calităţii cuprinde următorii paşi: – MC este elaborat de către personalul SMC (DMC); – MC este trimis spre analiză publică în toate structurile Universităţii; – MC este redactat în forma finală, ţinând cont de propunerile colectate şi verificat de

directorul DMC; – MC este supus analizei şi avizării CEAC; – MC este înaintat spre aprobare Senatului universităţii şi semnat de Rectorul

universităţii. 5.2.4. Difuzarea Manualului Calităţii se face pe baza Listei de Difuzare de către DMC

tuturor factorilor implicaţi din Universitate. 5.2.5. Prin numerotarea exemplarelor difuzate în conformitate cu numărul de ordine din

lista de difuzare, se asigură ţinerea sub control a documentelor utilizate în SMC, inclusiv MC. 5.2.6. Toate copiile MC difuzate în cadrul Universităţii Spiru Haret poartă

însemnul/ştampila „copie în evidenţă”.


Ediţia 1/2011



COD PS-01

Revizia 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 108

5.2.7. Copiile MC difuzate în afara instituţiei (beneficiari, organisme de certificare, evaluare externă etc.) poartă însemnul/ştampila „copie informativă”.

5.3. Elaborarea, analiza, avizarea, aprobarea şi difuzarea procedurilor şi

instrucţiunilor 5.3.1. Elaborarea P/I se bazează pe două principii: a) principiul „scrii ce faci?” care marchează momentul fundamental al trecerii de la

tradiţia ,,orală” la tradiţia ,,scrisă”, responsabilă, în toate activităţile relevante pentru asigurarea calităţii. Persoana sau grupul care iniţiază elaborarea procedurii/instrucţiunii dezbate, analizează, descoperă neconformităţile în descrierea activităţii şi transmite documentul DMC în vederea avizării şi aprobării acestuia. Procedura este avizată şi aprobată, după punerea de acord cu cerinţele documentelor de referinţă, cu obiectivele şi cu politica generală a universităţii Spiru Haret;

b) principiul „faci ce scri?” care impune ca activitatea să se desfăşoare conform celor scrise. Dacă sunt necesare modificări, stabilite în analiza sau în aplicarea activităţii, ele vor fi trimise DMC pentru prezentare şi decizie în cadrul CEAC. Acest circuit se poate aplica ori de câte ori este nevoie pentru îmbunătăţirea activităţii.

5.3.2. Procedurile generale sunt elaborate astfel: – colectivul SMC la nivelul universităţii (DMC) iniţiază procedura/instrucţiunea

respectând cerinţele standardelor naţionale şi internaţionale, a prevederilor din MC, a structurii organizatorice şi a proceselor desfăşurate în cadrul universităţii; o procedură/instrucţiune poate fi iniţiată şi de altă structură organizaţională şi se transmite DMC care coordonează procesul de analiză, avizare, aprobare şi difuzare;

– procedura se trimite în anchetă publică în cadrul universităţii pentru observaţii şi completări, după care se redactează în forma finală;

– procedura în forma finală se analizează în cadrul CEAC pe facultate şi în Consiliul Departamentului şi Consiliul facultăţii, după care se transmite spre verificare DMC şi avizare CEAC, din structura Senatului universitar;

– procedura avizată se supune aprobării Senatului universităţii şi se semnează de Rector sau de persoana împuternicită;

– procedura se difuzează la toţi factorii interesaţi pe baza formularului de difuzare (Anexa 3), prin intermediul Secretariatului general.

5.3.3. Procedurile specifice la nivelul unei structuri (facultate, departament, centru etc.) sunt elaborate astfel:

– colectivul SMC la nivelul structurii organizaţionale (facultate, departament, centru etc.) iniţiază procedura/instrucţiunea respectând cerinţele standardelor naţionale şi internaţionale, a prevederilor din MC, a structurii organizatorice şi a proceselor desfăşurate în cadrul universităţii;

– procedura se trimite în anchetă publică în cadrul structurii organizaţionale respective pentru observaţii şi completări, după care se redactează în forma finală;

– procedura în forma finală se analizează în cadrul Comisiei calităţii şi în Consiliul de conducere (Consiliul facultăţii, departamentului etc.) şi se semnează în rubrica „elaborat” de către conducătorul structurii organizaţionale (decanul facultăţii, directorul departamentului, centrului etc.), după care se transmite spre verificare DEAC şi avizare CEAC;


Ediţia 1/2011



COD PS-01

Revizia 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 109

– procedura avizată se supune aprobării Senatului universităţii şi se semnează de Rector sau de persoana împuternicită.

5.3.4. Difuzarea procedurilor/instrucţiunilor generale se face de către DMC pe baza Listei de Difuzare tuturor factorilor implicaţi din universitate, prin Secretariatul general.

5.3.5. Difuzarea procedurilor/instrucţiunilor specifice se face de către structura care a elaborat documentul pe baza Listei de Difuzare tuturor factorilor implicaţi din universitate.

5.3.6. Prin numerotarea exemplarelor difuzate în conformitate cu numărul de ordine din lista de difuzare, se asigură ţinerea sub control a documentelor utilizate în SMC.

5.3.7. Toate copiile documentelor difuzate în cadrul Universităţii Spiru Haret poartă însemnul/ştampila „copie în evidenţă”.

5.3.8. Toate copiile documentelor difuzate în afara instituţiei (beneficiari, organisme de certificare, evaluare externă etc.) poartă însemnul/ştampila „copie informativă”.

5.4. Conţinutul procedurilor/instrucţiunilor 5.4.1. Procedura trebuie să aibă un titlu care să o identifice în mod clar şi conţine în mod

obişnuit următoarele capitole (Anexa 1): 1. Scop – se indică necesitatea P/I respective 2. Domeniu – se precizează domeniul în care acţionează P/I respectivă 3. Documente de referinţă, formulare

– indică documentele, formularele care stau la baza elaborării P/I

4. Definiţii şi abrevieri – clasifică şi explică toate definiţiile şi prescurtările utilizate 5. Descrierea procedurii/ procesului

– cuprinde acţiunile întreprinse pentru îndeplinirea scopului P/I

6. Responsabilităţi – cuprinde explicit responsabilităţile care revin celor implicaţi7. Înregistrare/arhivare – cuprinde lista documentelor ce sunt considerate înregistrări

de calitate, necesare dovedirii sau certificării că au fost îndeplinite şi verificate cerinţele din procedură

8. Anexe – cuprind documente suplimentare şi fac parte din document; pot avea paginaţie separată

5.4.2. În funcţie de tipul şi de activitatea la care face referire, P/I poate conţine în

capitolul descrierea procedurii/procesului următoarele subcapitole sau o parte dintre acestea: obiectivele procedurii/procesului; resursele procesului; beneficiarii procesului; date de intrare; date de ieşire; realizarea procesului; verificări, monitorizări; indicatori de performanţă

5.4.3. Subcapitolele se prezintă pe aliniate, numerotate, ce exprimă idei concise, explicite, uşor de înţeles, eventual cu trimiteri la instrucţiuni de lucru, alte proceduri etc.

5.5. Codificarea procedurilor/instrucţiunilor Procedurile şi instrucţiunile specifice Sistemului de management al calităţii vor fi

codificate pe grupe de proceduri astfel: a) proceduri de sistem, având indicativul grupei de PS, urmat de numărul de ordine al

procedurii de la 01 la 99, astfel: PS-01, PS-02……PS-23 etc.


Ediţia 1/2011



COD PS-01

Revizia 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 110

b) proceduri operaţionale specifice unei structuri sau unui domeniu având indicativul

PO, urmat în paranteză de structura/domeniului respectiv: (I) = învăţământ,(C) = cercetare, (R) = resurse umane, (S) = activităţi suport şi de numărul de ordine al procedurii de la 01 la 99, după cum urmează:

PO(I)-01, PO(I)-02… PO(I)-99 = proceduri operaţionale privind învăţământul; PO(C)-01, PO(C)-05… PO(C)-99 = proceduri operaţionale privind cercetarea ştiinţifică; PO(R)- 01, PO(R)-23… PO(R)-99 = proceduri operaţionale privind resursele umane; PO(S)-01, PO(S)-09… PO(S)-99 = proceduri operaţionale de suport.

5.6. Codificarea formularelor Formularele se codifică în funcţie de documentul pe care îl însoţesc. a) formulare care se folosesc în cadrul procedurilor de sistem şi operaţionale, primesc

indicativul F, urmat de codul procedurii respective (de exemplu F1/PS-01, F2/PS-01, F3/PS-01 etc; F1/PO(I)-01, F2/PO(I)-01, F3/PO(I)-01 etc.; F1/PO(C)-01, F2/PO(C)-01 etc.; F1/PO(R)-01, F2/PO(R)-01, F3/PO(R)-01 etc.; F1/PO(S)-01, F2/PO(S)-01, F3/PO(S)-01 etc.).

5.7. Revizia Manualului calităţii şi a procedurilor/instrucţiunilor 5.7.1. Revizia MC şi a P/I se face în următoarele cazuri: • ca urmare a observaţiilor şi recomandărilor privind unele disfuncţionalităţi ale SMC; • din necesitatea de îmbunătăţire a conţinutului; • modificarea documentelor care au stat la elaborarea acestuia (standarde, metodologii,

legislaţie etc.). 5.7.2. DMC şi structurile organizaţionale care au elaborat procedurile/instrucţiunile au

sarcina de a analiza anual eficacitatea SMC şi de a opera modificările necesare ca urmare a evaluării interne, evaluării externe, analizelor efectuate de management, observaţiilor şi recomandărilor.

5.7.3. Modificările se realizează prin analiza fiecărei pagini şi pot fi de natura: • modificare frază/paragraf sau cuvânt/cuvinte în frază; • adăugare frază/paragraf sau cuvânt/cuvinte în frază; • eliminare frază/paragraf sau cuvânt/cuvinte în frază. 5.7.4. Pentru toate modificările făcute la aceeaşi dată se întocmeşte o Listă a reviziilor

în care se trec toţi indicii de modificare, locul în care s-a făcut modificarea (capitol, pagină, paragraf) şi se descrie modificarea făcută, precum şi justificarea modificării.

5.7.5. Modificările se realizează, de regulă, de către structurile organizaţionale care au elaborat documentul şi, în măsura posibilităţilor, de către aceleaşi persoane.

5.7.6. Lista reviziilor procedurii se transmite la DMC, care gestionează modificările şi retrage din uz documentul iniţial, după aprobarea documentului revizuit.

5.7.7. Dacă se constată că modificările survenite în document îngreunează coerenţa şi face dificilă implementarea corectă, se elaborează o ediţie nouă a documentului respectiv.


Ediţia 1/2011



COD PS-01

Revizia 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 111

5.8. Gestionarea, controlul şi arhivarea procedurilor/instrucţiunilor 5.8.1. Gestionarea, controlul şi arhivarea documentelor SMC se află în sarcina DMC. 5.8.2. Controlul documentelor SMC la nivel de universitatea se face de către DMC prin

registre, lista de control a documentelor şi lista de difuzare controlată a documentelor (regulamente, metodologii, MC, proceduri generale, instrucţiuni, ghiduri etc.).

5.8.3. Lista de control a documentelor se întocmeşte anual sau de câte ori intervine o modificare pentru a împiedica folosirea documentelor care nu mai sunt valabile şi pentru a identifica cu uşurinţă ediţia/revizia valabilă. Lista se difuzează controlat prin notă internă emisă de DMC. Conducătorii structurilor organizaţionale (decan, director departament etc.) au următoarele obligaţii:

• să arhiveze lista de control a documentelor anterioară înlocuind-o cu cea nouă; • să întocmească lista cu documentele SMC aplicabile structurii de care răspunde; • să gestioneze corect documentele SMC din cadrul structurii de care răspunde; • să instruiască şi să pună la dispoziţia tuturor persoanelor implicate în activitate

documentele SMC în vigoare. 5.8.4. Exemplarul original –MARTOR– din documentele SMC (regulamente,

metodologii, MC, proceduri, instrucţiuni, ghiduri etc.), împreună cu documentele de fundamentare a iniţierii modificării MC şi ale P/I (raport evaluare internă/ audit intern, raport evaluare externă, analiza efectuată de management asupra eficienţei SMC) este arhivat la DMC.

5.8.5. Documentele ieşite din uz (retrase, anulate) se păstrează în arhiva DMC timp de: • doi ani MC şi ediţiile procedurilor şi instrucţiunilor • doi ani reviziile procedurilor şi instrucţiunilor, după care se distrug. 6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND DOCUMENTELE SMC a. Senatul Universităţii: – aprobă documentele sistemului de asigurare a calităţii; – monitorizează aplicarea procedurilor de asigurare a calităţii; – propune revizuirea documentelor sistemului de asigurare a calităţii. b. Rectorul Universităţii: – defineşte politicile de asigurare şi îmbunătăţire continuă a calităţii şi stabileşte

obiectivele strategice în domeniul calităţii; – semnează declaraţia-angajament, politicile şi obiectivele strategice în domeniul calităţii; – se asigură că politicile şi obiectivele strategice în domeniul calităţii sunt înţelese şi

implementate la toate nivelurile; – avizează şi semnează, după caz, documentele sistemului de management a calităţii. c. Comisia de evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) – analizează şi avizează documentele SMC pentru prezentare în Senatul Universităţii; – conciliază observaţiile divergente. d. Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) – analizează observaţiile rezultate la nivelul structurilor şi le conciliază pe cele rămase în

divergenţă la nivelul conducerii;


Ediţia 1/2011



COD PS-01

Revizia 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 112

– asigură introducerea observaţiilor convenite în redactarea finală a documentelor SMC; – elaborează forma finală a MC şi a documentelor SMC; – analizează periodic implementarea şi eficienţa cerinţelor stabilite în MC şi asigură

revizia acestuia. – asigură gestionarea tuturor înregistrărilor referitoare la MC şi P/I inclusiv originalele; – asigură difuzarea controlată a MC şi P/I atât în cadrul Universităţii, cât şi în exterior; – asigură respectarea prezentei proceduri la elaborarea şi revizia MC, P/I; e. Structura organizaţională care elaborează documentul – răspunde de întocmirea P/I repartizată prin lista de activităţi procedurale; – operează toate modificările solicitate şi convenite cu DMC; – analizează împreună cu verificatorul sugestiile şi propunerile analizatorilor P/I şi

operează modificările ce rezultă ca urmare a acceptării sugestiilor şi propunerilor analizatorilor.

f. Structura organizaţională care avizează (CEAC, CCF, Consiliul facultăţii etc.) – verifică textul P/I faţă de scopul şi domeniul stabilit de aceasta; – analizează toate sugestiile şi propunerile de modificare colectate; – hotărăşte avizarea sau respingerea acestora prin semnătură pe raportul de analiză. 7. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA DE ELABORARE,

APROBARE, GESTIONARE ŞI CONTROL A DOCUMENTELOR SMC a. Senatul Universităţii • aprobă procedura; • aprobă reviziile procedurii. b. Rectorul Universităţii • impune aplicarea procedurii. c. Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) • avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii (inclusiv anexe). d. Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) • elaborează/modifică/propune retragerea procedurii; • verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura; • gestionează şi asigură controlul documentelor şi înregistrărilor; evaluează şi monitorizează aplicarea procedurii. e. Decanii, directorii de departamente. • aplică procedura. 8. ANEXE ŞI FORMULARE: • Anexa 1: Formular Procedură sau Instrucţiune – cod F1/PS-01 • Anexa 2: Formular Lista paginilor modificate – cod F2/PS-01 • Anexa 3: Formular Lista de difuzare a P/I – cod F3/PS-01


Ediţia 1/2011



COD PS-01

Revizia 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 113

Anexa 1

Formular procedură/instrucţiune – cod F1/PS-01


SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

PROCEDURA ......................................................................

COD: Psau I ........

Ediţia ..../...... Nr./An

1. Scop

2. Domeniu de aplicare

3. Documente de referinţă

4. Definiţii, termeni şi abrevieri 5. Descriere 6. Responsabilităţi 7. Modificări 8. Înregistrări 9. Anexe


Ediţia 1/2011



COD PS-01

Revizia 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 114

Anexa 2

Formular modificări cod F2/PS-01

Ediţia .../.... UNIVERSITATEA SPIRU HARET

SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII LISTA PAGINILOR MODIFICATE PROCEDURA..........................

COD: ........

Revizia ....

Modifi-carea

nr.

Pag

.

Paragraf

Descrierea modificării

Justificarea modificării

Data

Întocmit

Verificat

Avizat


Ediţia 1/2011



COD PS-01

Revizia 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 115

Anexa 3

Formular Lista de difuzare a P/I – cod F3/PS-01

Ediţia .../.... UNIVERSITATEA SPIRU HARET

SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII ..........................................

COD: .........

Revizia ...

Nr. Crt.

Destinatar

Facultate/Departament

Nume şi prenume

Semnătura

Data:


Ediţia 2/2013 UNIVERSITATEA

SPIRU HARET

PROCEDURA CONTROLUL DOCUMENTELOR

COD: PS-02 Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 116

1. SCOP Stabilirea regulilor şi responsabilităţilor aferente procesului de control al documentelor

cerute de Sistemul de Management al Calităţii referitoare la: – aprobarea proiectelor de documente potrivit specificului activităţii reglementate; – analiza, aprobarea şi actualizarea, după caz, a documentelor; – identificarea modificărilor şi a reviziilor curente ale documentelor; – disponibilitatea documentelor la punctele de utilizare; – asigurarea integrităţii documentelor; – identificarea şi distribuţia controlată a documentelor de provenienţă externă; – identificarea documentelor în timpul utilizării şi pe perioada păstrării. 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplică de către personalul Universităţii Spiru Haret implicat în elaborarea,

verificarea, avizarea, aprobarea, difuzarea, modificarea, retragerea şi păstrarea documentelor SMC. 3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ – Legea educaţiei naţionale nr. 1/2011; – SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de Managementul Calităţii – Principii fundamentale şi

Vocabular; – SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de Managementul Calităţii – Cerinţe – Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; – reglementări interne emise de Universitate. 4. TERMENI ŞI ABREVIERI În prezenta procedură sunt utilizate următoarele definiţii/termeni şi abrevieri:

4.1. Definiţii/termeni: – document – informaţie împreună cu mediul său suport; – document extern – standarde, reglementări legale interne şi internaţionale, orice alt tip

de document primit oficial de la un client, furnizor sau colaborator extern; – elaborator – persoana sau echipa desemnată prin decizie pentru elaborarea

documentelor SMC. – formular – document cu un număr de „câmpuri” ce urmează a fi completate cu date ca

urmare a efectuării unei activităţi descrise în procedură şi care, în acest fel, devine înregistrare;

– instrucţiune de lucru – procedura scrisă care se referă la o activitate punctiformă din cadrul procesului de prestare a serviciului furnizat clientului;

– înregistrare – document care declară rezultatele obţinute sau furnizează dovezi ale activităţii realizate;

– procedura – mod specificat de desfăşurare a unei activităţi sau a unui proces (SR EN ISO 9000:2006);

– procedura de sistem – procedura scrisă care se referă la o activitate generală asociată unei cerinţe a standardului SR EN ISO 9001:2008;


Ediţia 1/2010 Ediţia

2/2013



COD: PS-02

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 117

– procedura specifică – procedura scrisă care se referă la o activitate specifică asociată unei cerinţe a standardului SR EN ISO 9001:2008;

4.2. Abrevieri – CEAC – Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; – DMC – Departamentul pentru managementul calităţii; - RMC- Responsabil management calitate; – SMC – Sistem de management al calităţii; – MC – Manualul de management al calităţii; – PS – Procedura generală (de sistem); – PO – Procedura operaţională (specifică); – IL – Instrucţiuni de lucru. 5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Măsuri prealabile elaborării documentelor SMC Anterior elaborării documentelor SMC se întreprind următoarele măsuri: 5.1.1. Stabilirea şi descrierea capitolelor procedurilor SMC, care să cuprindă: a) Scopul – defineşte obiectul activităţii descrise în document; b) Domeniul de aplicare – defineşte limitele de aplicare ale documentului (din punctul

de vedere al timpului, spaţiului, eventuale restricţii în aplicare) c) Documentele de referinţă – stau la baza elaborării documentelor SMC (standarde,

legi, regulamente, proceduri, instrucţiuni de lucru, alte documente legale); d) Documentele conexe – documente cu grad de aplicare mai restrâns decât al procedurii

care urmează a fi elaborată, necesare pentru aplicarea procedurii; e) Terminologie şi abrevieri – termeni specifici activităţii procedurate pe baza

definiţiilor din SR EN ISO 9000:2008 sau altor standarde conexe, DEX şi prescurtările utilizate în textul procedurii;

f) Reguli de procedură – se descriu, în succesiunea logică şi raţională, clar, complet şi concis, etapele de desfăşurare a procesului procedural, însoţite de responsabilităţi şi autorităţi;

g). Responsabilităţi şi Autorităţi – se descriu pe categorii de funcţii conform prevederilor din textul procedurii;

h). Măsuri de asigurarea calităţii – se precizează responsabilitatea implementării regulilor prevăzute în procedură şi responsabilităţile privind tratarea şi prevenirea neconformităţilor;

i) Înregistrări – se enumeră formularele proiectate şi se ataşează în forma lor utilizabilă în activitatea procedurată. În cazul în care se constată necesitatea explicitării câmpurilor formularului în cauză, se stabilesc reguli în acest sens în subsolul paginii sau pe verso formularului;

j) Anexe – se ataşează formularele proiectate în forma lor utilizabilă în activitatea în care se aplică procedura.



SPIRU HARET



Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 118

5.1.2. În cazul instrucţiunilor de lucru se vor trata numai capitolele considerate necesare pentru procedurarea activităţii respective.

5.1.3. Sistemul de codificare al procedurilor Codurile acordate procedurilor sunt înregistrate în Registrul de evidenţă al documentelor

SMC (anexa nr.1). 5.1.4. Sistemul de codificare pentru proceduri

a1a2(a3)-b1b2 unde: a1a2(a3)= PS– procedura de sistem P0 – procedura operaţională (specifică), cu adăugarea literei care marchează

activitatea specifică supusă procedurii, respectiv: învăţământ PO(I), cercetare ştiinţifică – PO(C), resurse umane – PO(R) şi activităţi suport – PO(S);

IL – instrucţiune de lucru MC – manualul de management al calităţii b1b2 = numărul de ordine al procedurii respective b1 – 0-9 b2 – 1-9 5.1.5. Sistem de codificare pentru formulare: a1a2(a3)-b1b2-Fc1c2 unde a1a2(a3) = idem punctul 5.1.4. b1b2 = idem punctul 5.1.4. F= F de la formular c1c2 – nr. curent de la 1 la 99 5.1.6. Sistem de codificare pentru etichete: a1a2(a3)-b1b2-Ed1d2 unde: a1a2(a3) = idem punctul 5.1.4. b1b2 = idem punctul 5.1.4. E= E de la eticheta d1d2 = nr. curent de la 1 la 99 5.1.7. Reguli de redactare a) Procedura se redactează în formatul: – Pagina de gardă – Pagina de procedură Ordinea este: – Pagina de gardă – prima pagină – Conţinutul procedurii – conform punctului 5.1.1. (Stabilirea şi

descrierea capitolelor procedurilor SMC) redactat pe pagina de procedură; b). Stilul exprimării trebuie să fie clar şi concis. Conţinutul capitolelor se structurează

pe subcapitole şi/sau paragrafe notate în ordine în mod corespunzător. Paragrafele vor fi astfel elaborate încât să se poată atribui o responsabilitate unică pentru acţiunile descrise.

5.1.8. Planificarea formularelor necesare redactării şi difuzării procedurii. Formularele necesare redactării şi difuzării procedurilor sunt: a) Pagina de gardă procedură; b) Lista de control a ediţiei / reviziei; c) Lista de difuzare documente;



2/2013



COD: PS-02

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 119

d) Pagina de procedură; e) Anexe.

5.1.9. Desemnarea elaboratorului de procedură Elaboratorul de procedură este desemnat de Rector/Decan la nivelul

Universităţii/facultăţii. 5.1.10. Stabilirea zonelor de aplicare a procedurilor. Se elaborează şi se aprobă Matricea de aplicare a cerinţelor standardului SR EN ISO

9001:2008 şi a documentelor SMC aferente. Se comunică în fiecare zonă în care se aplică procedurile SMC. 5.1.11. Se comunică planificarea elaborării şi implementării procedurilor cu elaboratorul

desemnat.

5.2. Elaborarea Procedurii 5.2.1. a) Se solicită codul procedurii de la RMC.

b) Se analizează activitatea ce urmează a fi procedurată. c) Se elaborează proiectul de procedură.

5.2.2. Se proiectează şi se elaborează formularele ataşate procedurii. 5.2.3. Se verifică conformitatea proiectului de procedură cu cerinţele standardului

SR EN ISO 9001:2008 sau cu cerinţele documentelor de referinţă.

5.3 Evaluarea Procedurii 5.3.1. Se transmite proiectul procedurii în zonele de aplicare conform Matricei de

aplicare a cerinţelor SR EN ISO 9001:2008 pe baza listei de difuzare. 5.3.2. Se analizează compatibilitatea regulilor de procedură cu practica existentă în zona

de aplicare. 5.3.3. Se identifică modificările şi se transmit elaboratorului în termenul prescris. 5.3.4. Dacă procedura are modificări se revine la paragraful 5.2.3.

5.4. Verificarea, avizarea şi aprobarea procedurii 5.4.1. Se verifică conformitatea procedurii elaborate cu cerinţele SR EN ISO 9001:2008,

cu regulile prevăzute de prezenta procedură şi cu modificările comunicate, conform Matricei pentru controlul documentelor DMC (Anexa nr.2).

5.4.2. Se avizează şi se aprobă procedura. 5.4.3. Dacă sunt modificări la procedură se revine la punctual 5.3.3. Funcţiile desemnate pentru avizare/aprobare sunt conform Matricei pentru controlul

documentelor DMC, iar controlul ediţiei / reviziei procedurii se face potrivit cerinţelor listei prevăzute în Anexa nr.3.

5.5. Planificarea şi Aprobarea documentelor SMC a) Categoriile de documente ale SMC sunt definite în Tabelul: Matricea pentru Controlul

Documentelor SMC;



SPIRU HARET



Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 120

b) Se stabilesc responsabilităţile şi autorităţile pentru elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, păstrarea, analizarea, actualizarea şi accesarea documentelor SMC conform Anexei 2: Matricea pentru controlul documentelor SMC;

c) Se analizează necesarul de documente ce trebuiesc elaborate şi de resurse umane şi materiale şi se aprobă acest necesar;

d) Responsabilităţile şi autorităţile referitoare la aprobarea şi reaprobarea documentelor SMC sunt stabilite în Anexa 2: Matricea pentru controlul documentelor SMC.

5.6. Difuzarea şi Păstrarea documentelor SMC a) Se consultă matricea de aplicare a cerinţelor SR EN ISO 9001 : 2008 şi se stabilesc

persoanele la care urmează a fi difuzat documentul. Se trimite persoanelor interesate un mesaj prin posta electronica prin care li se comunica modul de accesare a documentelor SMC.

b) Responsabilul cu calitatea contactează direct fiecare persoană interesată şi accesează împreună forma electronică a documentelor SMC.

Persoana interesată semnează în lista de difuzare pentru a confirma că a luat cunoştinţă de existenţa documentului.

Lista de difuzare însoţeşte originalul listat pe hârtie şi se păstrează împreună cu acesta la RMC. Exemplarul numărul 1 este considerat exemplarul original (Anexa nr. 4);

c) Se asigură mijloacele şi instruirea, necesare implementării documentelor SMC; d) Documentele SMC se păstrează în condiţii de mediu care să asigure integritatea

acestora, să fie şi să rămână lizibile, identificabile cu uşurinţă. Păstrarea documentelor SMC are în vedere: – spaţii special amenajate, curate, aerisite, uscate, marcate după caz, uşor regăsibile; – păstrarea pe categorii de documente; – păstrarea pe domenii de activitate sau compartimente pe baza unei Liste de documente. e) Documentele de provenienţă externă, respectiv: legi, reglementări legale interne şi

internaţionale; standarde; orice alt tip de document primit oficial de la client, furnizor, sau colaborator extern; circulă conform regulilor din procedura Calitatea procesului de comunicare internă, cod PS-12 şi a Diagramelor de relaţii.

Identificarea acestor documente se realizează prin indexul dat în ordine cronologică la Registratură în registrul de intrări/ieşiri.

f) Documentele SMC se arhivează potrivit legislaţiei în vigoare, iar evidenţa acestora se ţine în Nomenclatorul de arhivă al Universităţii Spiru Haret (Anexa nr. 5).

5.7. Actualizarea Documentelor SMC a) Documentele SMC se analizează şi se actualizează la doi ani sau ori de câte ori este

necesar ca urmare a necesităţilor de îmbunătăţire a procesului procedural sau a modificării condiţiilor specificate în documentele de referinţă.

b) Analiza şi modificările necesare a fi făcute se documentează în scris şi se transmit RMC. c) Modificarea, verificarea, avizarea şi aprobarea documentelor se realizează de către

aceleaşi funcţii care au elaborat, respectiv aprobat, documentul iniţial.



2/2013



COD: PS-02

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 121

d) Procedura actualizată primeşte numărul de revizie succesiv, se multiplică, difuzează si păstrează conform regulilor prevăzute anterior. Numărul ultimei revizii se regăseşte în codul procedurii şi al formularelor generate de procedură.

e) Se anulează procedura scoasă din uz prin bararea cu două linii diagonale a paginii de gardă şi scrierea menţiunii „Anulat la Revizia ….”.

5.8. Retragerea Controlată a Documentelor Perimate a) Originalul documentului perimat împreună cu lista de difuzare se arhivează pe o

perioadă de 2 ani; b) Copiile documentului anulat se distrug prin tocare pe bază de Proces Verbal aprobat

de Rector/Decan şi comunicat RMC. 5.9 Verificarea Periodică a Documentelor SMC Documentele SMC se verifică periodic prin auditurile interne ale calităţii pentru a

identifica: a) disponibilitatea acestora într-o stare lizibilă, identificabile, actualizate, aprobate; b) adecvanţa regulilor prevăzute cu practica existentă, cu cerinţele SR EN ISO

9001:2008 şi cu obiectivele calităţii.

5.10. Accesul la Documentele SMC a) Documentele DMC actualizate sunt disponibile în zonele de aplicare conform Listei

documentelor aplicabile şi accesibile personalului din zonă; b) La cererea clientului, furnizorului sau colaboratorului extern, se permite accesul la

Manualul de Management al Calităţii sau la alte documente ale SMC numai cu aprobarea Rectorului/Decanului sau RMC.

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a. Senatul Universităţii

– aprobă procedura; – aprobă revizuirea procedurii.

b. Rectorul Universităţii – impune aplicarea procedurii.

c. Comisia pentru etică universitară de la nivelul Universităţii (CEU) – elaborează, implementează procedura şi propune retragerea acesteia.

d. Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) – avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii.

e. Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) – elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura.

f. Decanii, directorii de departamente, personalul didactic – aplică procedura.



SPIRU HARET



Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 122

7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura se avizează de către CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii Spiru

Haret. Pe baza experienţei şi a modificărilor legislative vor fi formulate propuneri de

îmbunătăţire a procedurii. 7.2. Modificările procedurii se iniţiază de orice structură organizaţională din cadrul

Universităţii. Propunerea de modificare se înaintează CEAC prin intermediul DMC. 7.3. Modificările, care vor interveni potrivit noii legislaţii, vor determina, după caz,

revizuirea ediţiei curente sau elaborarea unei noi ediţii. 7.4. Fiecare ediţie sau revizuire este avizată de CEAC şi se aprobă de către Senatul

Universităţii.

8. ANEXE Anexa 1. Registrul de evidenţă al documentelor SMC Anexa 2. Matricea de aplicare a documentelor MC Anexa 3. Lista de control a ediţiei / reviziei Anexa 4. Lista de difuzare a documentelor SMC Anexa 5. Nomenclatorul de arhivă al Universităţii Spiru Haret



2/2013



COD: PS-02

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 123

Anexa nr. 1


REGISTRUL DE EVIDENŢĂ AL DOCUMENTELOR SMC

Nr. crt.

Denumirea documentului

Numărul documentului/ Data emiterii

Cine a emis documentul

Observaţii

0 1 2 3 4



SPIRU HARET



Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 124

Anexa nr. 2

MATRICEA PENTRU CONTROLUL DOCUMENTELOR SMC

Categoria de documente

Elaborare Verificare Aprobare/ Reapro-

bare

Păstrare Analiza Actualizare

Acces

Manualul de Management al Calităţii

RMC Prorector/ Prodecan

Rector/ Decan

Utilizator CD

RMC Utilizator CD +ST

Proceduri generale / de Sistem

RMC Prorector/ Prodecan

Rector/ Decan

Utilizator CD

Prorector/ Prodecan

Utilizator CD

Proceduri Operaţionale/ specifice

RMC RMC Rector/ Decan

Utilizator CD

RMC Utilizator CD

Instrucţiuni de Lucru

RMC Director/ departament

Decan Utilizator CD


Utilizator CD + ST

Politica în domeniul Calităţii

Rector/ Decan Prorector/ Prodecan

Rector/Decan Prorector/ Prodecan

Rector/ Decan

Utilizator CD

Rector/ Decan, Prorector/ Prodecan

Utilizator CD +ST

Obiectivele Calităţii



Rector/ Decan

Utilizator CD

Rector/ Decan, RMC

Utilizator CD +ST

Programul de acţiuni corective/ preventive

Prorector/ Prodecan

Rector/ Decan

Rector/ Decan

Utilizator CD

RMC

Utilizator CD

Documente de organizare şi personal

Decan/ Director departament

Rector/ Decan

Rector/ Decan

Utilizator CD

RMC Utilizator CD

Documente de Planificare


RMC Rector/ Decan

Utilizator CD

RMC Utilizator CD

Documente de certificare a serviciilor prestate

Secretariat

Secretariat

Rector/ Decan

Rector/Decan

Secretari

Rector/ Decan CD

Documente de evaluare a SMC

RMC Rector/ Decan

Rector/ Decan

Prorector/ Prodecan

- RMC

Documente externe

- - Rector/ Decan

- - Utilizator CD+ST



2/2013



COD: PS-02

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 125

Suporturi de curs, lucrări de laborator

Cadru didactic

Secretar ştiinţific

Consiliul facultăţii

Cadru didactic, Bibliotecar

Cadru didactic

Utilizator CD+ST

Documentaţie tehnică, standarde, reglementari, cerinţe legale

- - - Director/ departament, Bibliotecar

Cadru didactic

Utilizator CD+ST

Diplome Secretar sef Rector/Decan Rector/ Decan

Sef Serv. Acte de Studii

- Secretar sef, Absolvent

Legenda: CD – Cadru Didactic; ST – Student



SPIRU HARET



Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 126

Anexa nr. 3

LISTA DE CONTROL A EDIŢIEI / REVIZIEI

Ed./ Rev.

Obiectul modificărilor Fişa modificare

Data

1/0 Elaborare iniţială

…………….



2/2013



COD: PS-02

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 127

Anexa nr. 4

LISTA DE DIFUZARE A DOCUMENTELOR SMC

Nr. crt.

Nr. exemplar

Entitate destinatară

Nume Prenume

Destinatar Semnătura Data

difuzării Data

retragerii



SPIRU HARET



Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 128

Anexa nr. 5

NOMENCLATORUL DE ARHIVĂ AL UNIVERSITĂŢII SPIRU HARET

Nr. crt.

Entitatea emitentă

Denumire şi indicativ

Denumire şi indicativ

Categoria de

arhivare

Termen de

păstrare

Observaţii

Dosar Colecţie de documente electronice

0 1 2 3 4 5 6 * La rubrica „Observaţii’” se va descrie, după caz, tipul problemelor la care se referă dosarul.


Ediţia 2/2013


PROCEDURA CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR

COD: PS-03

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 129

1. SCOP Prezenta procedură stabileşte regulile şi responsabilităţile referitoare la controlul

înregistrărilor Sistemului de management al calităţii, în scopul de a demonstra conformitatea cu condiţiile specificate şi funcţionarea eficace a acestuia.

2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplică de către personalul facultăţilor din cadrul Universităţii Spiru Haret

implicat în elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, difuzarea, modificarea, retragerea şi păstrarea documentelor SMC.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ - Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; - SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de managementul calităţii - Principii fundamentale şi

vocabular; - SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de Managementul Calităţii - Cerinţe - Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; - Procedura de sistem Controlul documentelor; - Reglementări interne emise de Universitate. 4. DEFINIŢII/TERMENI ŞI ABREVIERI În prezenta procedură, terminologia utilizată este conform standardului SR ISO

9000:2006. 4.1. Definiţii/termeni - înregistrare - document care declară rezultate obţinute sau furnizează dovezi ale

activităţilor realizate. Nota 1. Înregistrările pot fi utilizate, de exemplu, pentru a demonstra trasabilitatea şi

pentru a furniza dovada verificării, acţiunii preventive si a acţiunii corective. Nota 2. În general, înregistrările nu necesită a fi sub control din punct de vedere al

reviziilor. 4.2. Abrevieri - CEAC - Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; - DMC - Departamentul pentru managementul calităţii; - RMC- Responsabil management calitate; - SMC - Sistem de management al calităţii; - PR/PD - Prorector/Prodecan; - R/D - Rector/Decan; - RMC - Responsabil management calitate; - F – formular.


Ediţia

2/2013 UNIVERSITATEA

SPIRU HARET


COD: PS-03

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 130

5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Cerinţe generale a) Regulile care trebuie respectate în gestionarea înregistrărilor se referă la : - identificarea înregistrărilor generate de funcţionarea sistemului de management al calităţii; - stabilirea sistemului de indexare a înregistrărilor; colectarea, îndosarierea

înregistrărilor; - evidenţa transmiterii / primirii înregistrărilor SMC; - stabilirea circuitului înregistrărilor SMC; - verificarea înregistrărilor SMC; - depozitarea, păstrarea şi arhivarea înregistrărilor SMC; - accesul la înregistrările SMC; - eliminarea înregistrărilor SMC (Anexa nr.1). b) Personalul compartimentelor care completează înregistrări răspunde de indexarea,

arhivarea corespunzătoare în vederea prevenirii deteriorării acestora astfel încât la cerere să fie uşor regăsibile;

c) Tipurile de înregistrări ale calităţii elaborate în Universitatea Spiru Haret, durata şi locul de păstrare sunt prezentate în fiecare procedură a SMC;

d) Dacă este convenit prin contract, înregistrările calităţii sunt disponibile pentru client, pe perioada de timp solicitată, în vedere evaluării lor.

5.2. Cerinţe specifice 5.2.1. Identificarea înregistrărilor generate de funcţionarea SMC a) În scopul furnizării dovezilor conformităţii cu cerinţele specificate şi a funcţionării

eficace a Sistemului de Management al Calităţii, s-au proiectat sau după caz, au fost preluate din reglementări / normative, formulare codificate (denumite) şi ataşate procedurilor precum şi reguli pentru utilizarea acestora.

Se asigură ca formularele, registrele utilizate pentru înregistrările SMC, să fie codificate corespunzător (conform procedurii in care ele sunt descrise), în vederea identificării acestora.

b) Înregistrările SMC se completează pe formularele descrise în procedurile de sistem şi specifice, instrucţiuni de lucru - reglementări MEN lizibil cu cerneală/tuş şi conform regulilor din procedurile pentru care se aplică;

c) Orice modificare a înregistrărilor se face prin trasarea unei linii oblice peste textul ce urmează a fi înlocuit împreună cu semnătura persoanei care a efectuat modificarea;

d) Nu se admit astfel de modificări pe formularele: Diploma, comenzi către furnizori, contracte, unele formulare prevăzute în reglementări şi normative;

e) Înregistrările pot fi prezentate pe suport de hârtie sau suport informatic. 5.2.2. Stabilirea sistemului de indexare a înregistrărilor SMC; colectarea şi

îndosarierea înregistrărilor SMC a) Se indexează, se colectează şi se îndosariază înregistrările pe tipuri de formulare sau

în funcţie de destinaţia acestora; b) Indexarea se efectuează prin numerotare în ordine crescătoare însoţită de data

efectuării înregistrării. Se obţine astfel indexul propriu fiecărei înregistrări;


Ediţia 2/2013



COD: PS-03

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 131

c) Dosarele cu înregistrări şi registrele se marchează prin înscrierea pe coperta acestora,

a tipului de înregistrări pe care le conţin, perioada efectuării înregistrărilor şi proprietarul înregistrărilor. De asemenea se numerotează fiecare fila a registrului si se notează pe ultima fila, numărul de file pe care le conţine registrul si data iniţierii acestuia;

d) Regimul diplomelor este cel prevăzut prin procedura Eliberarea diplomelor (documentele de studii), cod PO(S)-13, înregistrările de la admitere conform procedurii Activitatea secretariatelor, cod PO(S)-11, înregistrările la Bibliotecă se efectuează conform Regulamentului de organizare şi funcţionare a Direcţiei bibliotecilor Universităţii Spiru Haret, iar înregistrările specifice procesului de învăţământ parcurs de student se regăsesc în Dosarul studentului;

e) Dosarul studentului conţine: cererea de înscriere, diploma de bacalaureat, dovada de plată a taxelor, copie de pe certificatul de naştere, copie de pe buletin/carte de identitate, lucrarea/lucrările scrise, alte documente justificative;

f) Înregistrările SMC (formulare completate, registrele, dosarele cu înregistrări, evidenţe informatice), se colectează şi după caz, se îndosariază după ce au fost completate formularele sau rubricile conform regulilor din proceduri şi datele au fost verificate.

5.2.3. Evidenţa transmiterii/primirii înregistrărilor SMC a) Se urmăreşte evidenţa înregistrărilor S MC: - primite din exteriorul Universităţii / Facultăţii; - create în interiorul Universităţii / Facultăţii şi expediate; - create şi transmise în interiorul Universităţii / Facultăţii. b) Evidenţa transmiterii / primirii înregistrărilor se realizează: - prin înscrierea fiecărei înregistrări în ordinea transmiterii/primirii acesteia, într-un

registru de intrări / ieşiri: - prin îndosarierea înregistrărilor în ordinea cronologică a indexului fiecăreia; - prin liste de difuzare pe suport de hârtie sau informatic; - prin transmiterea datei de intrare/ieşire pe toate documentele existente pe fluxul de

realizare al serviciului. 5.2.4. Stabilirea circuitului înregistrărilor SMC a) Circuitul înregistrărilor SMC este stabilit prin diagramele de relaţii şi prin formularele

aferente fiecărei proceduri, în funcţie de specificul acesteia; b) Se asigură instruirea personalului privind înregistrarea datelor şi circuitul

înregistrărilor conform regulilor stabilite în proceduri; c) Se verifică respectarea circuitului înregistrărilor primite, expediate şi care circulă în

interiorul Universităţii / Facultăţii. 5.2.5. Verificarea înregistrărilor SMC a) Înregistrarea şi verificarea datelor în formularele proiectate, aferente fiecărei

proceduri şi/sau proces se efectuează conform regulilor şi responsabilităţilor stabilite. b) Înregistrările circulă între emiţător şi receptor numai în condiţiile în care sunt

verificate şi poartă numele şi semnătura persoanei care a emis şi a verificat / aprobat înregistrarea conform responsabilităţilor / autorităţilor desemnate.


Ediţia


SPIRU HARET


COD: PS-03

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 132

5.2.6. Depozitarea, păstrarea şi arhivarea înregistrărilor SMC a) În scopul păstrării şi asigurării integrităţii înregistrărilor SMC, acestea se depozitează

respectând următoarele condiţii: - în spaţii special amenajate, curate, aerisite, uscate, marcate după caz, uşor accesibile; - în ordinea efectuării înregistrărilor conform indexului primit; - pe domenii de activitate sau compartimente b) Înregistrările SMC se păstrează pe suport de hârtie şi/sau informatic, la fiecare

facultate / compartiment, pe o durată de 2 ani, cu excepţia celor pentru care reglementările legale prevăd altă durată de păstrare. După perioada de păstrare, înregistrările SMC se arhivează sau se elimină;

c) Înregistrările SMC se arhivează pe o durată determinată de reglementările în vigoare; d) Categoriile de înregistrări care se arhivează în cadrul SMC, sunt înregistrările pentru

care există prevederi legale sau prevederi prin regulamentul de arhivare a documentelor, contracte comerciale, corespondenţă cu clienţii, copiile diplomelor, înregistrările de la admitere, fişe de analiză a performanţelor personalului şi fişe de evaluare a personalului;

e) Arhivarea se face în spaţii special amenajate, astfel încât să se evite pierderea, deteriorarea sau sustragerea lor;

f) Înregistrările îndosariate şi arhivate vor fi prevăzute cu opis (lista de inventar) astfel încât, înregistrările SMC să fie regăsite prompt.

5.2.7. Accesul la înregistrările SMC a) Se asigură confidenţialitatea datelor din înregistrări prin accesul controlat. b) Accesul la înregistrările SMC este permis personalului din zona în care procedurile

generatoare de înregistrări sunt aplicabile; c) Pentru celelalte persoane din cadrul Universităţii / Facultăţii, accesul se asigură

controlat, pe baza acordului Rectorului/Decanului; d) Se asigură confidenţialitatea înregistrărilor prin cuprinderea clauzei de

confidenţialitate în contractele cu clienţii şi în fişa postului; e) Accesul clientului la înregistrările SMC se face cu acordul Rectorului/Decanului. 5.2.8. Eliminarea înregistrărilor SMC a) Se inventariază şi se selectează înregistrările după expirarea termenului de păstrare şi

de arhivare, în vederea eliminării acestora; b) Înregistrările se elimină prin predare la REMAT, în baza aprobării scrise dată de

Rector/Decan, cu menţionarea tipului şi numărului de dosare distruse în procesul verbal întocmit la final.

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a) Senatul Universităţii - aprobă procedura; - aprobă revizuirea procedurii. b) Rectorul Universităţii - impune aplicarea procedurii. c) Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) - avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii.


Ediţia 2/2013



COD: PS-03

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 133

d) Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) - elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. e) Decanii, directorii de departamente, personalul didactic - aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura prezentă se avizează de către CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii

Spiru Haret. Pe baza experienţei şi a modificărilor legislative vor fi formulate propuneri de îmbunătăţire a procedurii.

7.2. Modificările procedurii se iniţiază de orice structură organizaţională din cadrul Universităţii.

Propunerea de modificare se înaintează CEAC prin intermediul DMC. 7.3. Modificările, care vor interveni potrivit noii legislaţii, vor determina, după caz,


Universităţii. 8. ANEXE Anexa nr.1. Lista tipurilor de înregistrări Anexa nr.2. Diagrama - Responsabilităţi privind gestionarea înregistrărilor


Ediţia


SPIRU HARET


COD: PS-03

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 134

Anexa nr. 1

LISTA TIPURILOR DE ÎNREGISTRĂRI

valabile în ......................................................... de la data

Nr. crt.

Documentul ce generează tipul de

înregistrare

Denumirea tipului de

înregistrare

Perioada de păstrare în

compartimente (originale)

Cod formular

Ediţia / Revizia

Actualizarea (data)


Ediţia 2/2013



COD: PS-03

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 135

Anexa nr. 2

DIAGRAMA

RESPONSABILITĂŢI PRIVIND GESTIONAREA ÎNREGISTRĂRILOR

CINE CE CUM Responsabilităţi/

autorităţi ACŢIUNI Înregistrări

Rector/Decan Prorector/Prodecan RMC

5.1. IDENTIFICAREA ÎNREGISTRĂRILOR GENERATE DE FUNCŢIONAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII

Conform codurilor şi destinaţiei formularelor actualizate şi aprobate

R/D PR/PD RMC

5.2. STABILIREA SISTEMULUI DE INDEXARE A ÎNREGISTRĂRILOR; COLECTAREA, ÎNDOSARIEREA ÎNREGISTRĂRILOR

Înregistrările SMC Indexate cronologic si Poziţionate conform Destinaţiei

RMC

5.3. EVIDENŢA TRANSMITERII/ PRIMIRII ÎNREGISTRĂRILOR SMC

Evidenţa înregistrărilor SMC

R/D

5.4. STABILIREA CIRCUITULUI ÎNREGISTRĂRILOR SMC

Diagramele de relaţii

RMC

5.5. VERIFICAREA ÎNREGISTRĂRILOR SMC

Înregistrările SMC avizate

RMC ARHIVAR 5.6. DEPOZITAREA, PĂSTRAREA ŞI ARHIVAREA ÎNREGISTRĂRILOR SMC

Înregistrările SMC Evidenţă arhive Proces verbal de predare/primire

R/D PR/PD DMC

5.7. ACCESUL LA ÎNREGISTRĂRILE SMC

Înregistrările SMC Proces verbal de predare/primire

R/D PR/PD RMC

5.8. ELIMINAREA ÎNREGISTRĂRILOR SMC

După caz, aprobări scrise Proces verbal de eliminare a înregistrărilor SMC


Ediţia 2/2013


PROCEDURA CONTROLUL PRODUSULUI/SERVICIULUI NECONFORM

COD: PS-04

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 136

1. SCOP Procedura stabileşte regulile, responsabilităţile şi autorităţile pentru identificarea, controlul,

analiza şi tratarea produsului-serviciului neconform în cadrul procesului educaţional. 2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplică în activitatea de învăţământ şi cercetare ştiinţifică organizată şi

desfăşurată de către componentele funcţionale ale Universităţii Spiru Haret, în raport de competenţele materiale.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ – Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; – SR EN ISO 9000:2006; Sisteme de managementul calităţii – Principii fundamentale şi

vocabular; – SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de managementul calităţii – Cerinţe; – Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; – Procedura de sistem Controlul documentelor; – Reglementări interne emise de Universitate. 4. DEFINIŢII/TERMENI ŞI ABREVIERI 4.1. Definiţii/termeni – produs/serviciu = rezultat al unui sistem de activităţii interconectate care transformă

intrările în ieşiri (SR EN ISO 9000:2006); – proces: grup de activităţi corelate sau în interacţiune care transformă intrările în ieşiri. Notă:1. – în general, intrările într-un proces sunt ieşirile ale altor procese;

2. – în general, procesele dintr-o organizaţie de regulă sunt planificate şi se desfăşoară în condiţii controlate pentru a adăuga valoare;

3. – un proces în care conformitatea produsului rezultat nu poate fi verificată prompt sau economic, este în mod frecvent denumit ca „proces special” (SR EN ISO 9000:2006);

– calitate = măsura în care un ansamblu de caracteristici intrinseci îndeplinesc cerinţele. Notă:1. Termenul calitate poate fi utilizat cu adjective cum ar fi slabă, bună, sau excelentă. 2. Intrinsec, ca opus la atribut, reprezintă ceva ce există ca o caracteristică

permanentă (SR EN ISO 9000:2006); – cerinţă = nevoie sau aşteptare care este declarată, în general implicit sau obligatorie. Notă:1. În general, implicit are înţelesul că aceasta reprezintă o practică internă sau o

obişnuinţă pentru organizaţie, pentru clienţii acesteia şi pentru alte părţi interesate, la care nevoia sau aşteptarea luată în considerare este implicită.

2. Pentru a desemna un tip specific de cerinţe, ca de exemplu cerinţe ale produsului, cerinţe ale managementului calităţii, cerinţe ale clientului, poate fi utilizat un calificativ.

3. O cerinţă specificată este una care este declarată, de exemplu, într-un document. 4. Cerinţele pot fi generate de diferite părţi interesate (SR EN ISO 9000:2006).


Ediţia 2/2013



COD: PS-04

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 137

– conformitate = îndeplinirea unei cerinţe (SR EN ISO 9000:2006). – neconformitate = neîndeplinirea unei cerinţe (SR EN ISO 9000:2006). – defect: neîndeplinirea unei cerinţe referitoare la o utilizare specificată avută în vedere Notă: 1. Distincţia faţă de termenul de neconformitate este importantă deoarece aceasta

are conotaţii legale, în special cele asociate obligaţiei referitoare la eliberarea produsului; în consecinţă, termenul defect ar trebui utilizat cu extremă prudenţă.

2. Utilizarea avută în vedere, ca intenţie a clientului, poate fi afectată de natura informaţiilor, cum ar fi instrucţiuni de operare sau mentenanţă, furnizate de furnizor (SR EN ISO 9000:2006).

4.2. Abrevieri – CEAC – Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; – DMC – Departamentul pentru managementul calităţii; – SMC – Sistem de management al calităţii; – R/D – Rector/Decan; – PR/PD – Prorector/Prodecan; – RMC – Responsabil management calitate; – RNC – Raport de neconformitate; – PC – Preşedinte de comisie; – CF – Consiliul Facultăţii; – NC – neconfiormităţi. 5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Cerinţe generale a) Activitatea supusă procedurii se desfăşoară potrivit responsabilităţilor stabilite, cu

respectarea următoarelor etape de acţiune prezentate în Anexa nr. 1: – identificarea neconformităţilor si izolarea serviciilor neconforme; – documentarea şi comunicarea neconformităţilor; – analiza şi tratarea neconformităţilor; – reinspectarea produsului neconform tratat; – analiza cauzelor neconformităţilor. b) Un produs/serviciu neconform se tratează fie prin remediere, fie prin refacerea lui de

la început; c) În urma analizei se stabilesc acţiunile corective care au menirea de a elimina cauzele

pentru care a apărut neconformitatea şi, totodată, modul în care produsul descoperit ca neconform va fi tratat;

d) Procedura obligă gestionarul de problemă să utilizeze înregistrările pentru fiecare situaţie în parte;

e) Cea mai utilizată înregistrare este Raportul de neconformitate (RNC).


Ediţia 2/2013



COD: PS-04

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 138

5.2. Cerinţe specifice 5.2.1. Identificarea neconformităţilor şi izolarea produselor/serviciilor neconforme a) Neconformităţile sunt urmărite, în mod prioritar, în următoarele domenii/probleme ale

activităţii educaţionale (Anexa nr.2): – elaborarea Planului de învăţământ şi a programei analitice; – admiterea; – prestarea cursului şi aplicaţiilor; – evaluarea studentului pe parcurs; – evaluarea finală a studentului şi eliberarea documentelor de certificare a studiilor; – reprogramări ale evaluării finale pentru studenţii nepromovaţi. b) Identificarea neconformităţilor se face în funcţie de produsul oferit sau serviciul

prestat, abaterile produsului/serviciului de la standardele calităţii, cu indicarea mijlocului de identificare a neconformităţii;

c) Pentru asigurarea eficienţei gestionării neconformităţilor, în situaţia întocmită sunt marcate modalităţile de oferire a produsului sau de prestare a serviciului neconform, precum şi modalităţile de înregistrare a acestora în documentele sistemului calităţii.

5.2.2. Izolarea neconformităţilor Oferirea produsului sau prestările de serviciu şi serviciul neconform sunt izolate prin

izolarea înregistrărilor care identifică aceste neconformităţi, astfel încât ele să nu fie utilizate în mod neintenţionat.

5.2.3. Documentarea şi comunicarea neconformităţilor a) Neconformităţile identificate sunt documentate în înregistrări specifice aşa cum sunt

prevăzute în tabelul din Anexa nr.1; – responsabil: RMC, conform procedurilor specifice. b) Neconformităţile identificate în procesul de admitere sunt comunicate preşedintelui

Comisiei de admitere pe facultate; c) Prestarea cursului şi a aplicaţiilor, sunt comunicată şefului ierarhic imediat superior; d) Evaluarea studentului pe parcurs, este comunicată R/D şi titularului de disciplină; e) Evaluarea finală a studentului, este comunicată R/D; – responsabil: funcţiile care identifică neconformităţile, conform procedurilor specifice; f) Neconformităţtile identificate ca urmare a reclamaţiilor clientului sunt comunicate R/D; – responsabil: Secretar-şef pe facultate. 5.2.4. Analiza şi tratarea neconformităţilor a) Analiza şi tratarea neconformităţilor identificate conform tabelului din Anexa nr.1, se

face fie prin corecţii, respectiv reprelucrare, aplicate documentelor astfel încât acestea să fie conforme cu specificaţia, fie conform procedurilor Acţiuni corective şi Acţiuni preventive;

– responsabil: preşedintele Comisiei de Admitere, R/D. b) RMC are responsabilitatea de a verifica periodic înregistrările efectuate în cadrul

facultăţii şi în cazul în care identifică neconformităţi şi /sau corecţii ca urmare a autocontrolului va solicita prestatorului analiza de cauze şi stabilirea de acţiuni corective conform procedurilor Acţiuni corective şi Acţiuni preventive;

– responsabil: RMC.


Ediţia 2/2013



COD: PS-04

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 139

5.2.5. Reinspectarea produsului/serviciului neconform tratat a) Oferirea produsului sau prestarea serviciului neconform materializată prin documente

neconforme, tratată, se reverifică conform regulilor prevăzute în procedurile specifice. Rezultatul obţinut după reverificare se regăseşte în înregistrările specifice prestării, menţionate în procedurile specifice;

– responsabil: funcţiile care verifică conform procedurilor specifice. b) În cazul în care se constată neconformităţi după reverificare se reia procesul privind

analiza şi tratarea neconformităţilor; – responsabil: RMC. 5.2.6. Analiza cauzelor neconformităţilor a) Neconformităţile identificate şi înregistrate conform regulilor prevăzute mai sus, sunt

analizate în scopul determinării cauzelor acestora, ori de câte ori sunt identificate. Analiza cauzelor se realizează conform regulilor prevăzute în procedurile Acţiuni corective şi Acţiuni preventive;

– responsabil: Consiliul Facultăţii. b) Rezultatele analizei cauzelor neconformităţilor, respectiv acţiunile corective stabilite

ca fiind necesare, se documentează în Procesul-Verbal al şedinţelor Consiliului Facultăţii. După aplicarea acţiunilor corective, se analizează periodic eficienţa şi eficacitatea acţiunilor corective implementate. Rezultatele acestei analize se regăsesc în primul Proces-Verbal al şedinţelor Consiliului Facultăţii întocmit după termenul de realizare a acţiunii corective;

– responsabil: Consiliul Facultăţii. c) Rapoartele de neconformitate se înscriu în Registrul de evidenţă a RNC (Anexa nr. 3),

care se păstrează de către Consiliul Facultăţii şi se gestionează potrivit normelor legale în vigoare. 6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a) Senatul Universităţii – aprobă procedura; – aprobă revizuirea procedurii. b) Rectorul Universităţii – impune aplicarea procedurii. c) Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) – avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii. d) Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) – elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. e) Decanii, directorii de departamente, personalul didactic – aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura prezentă se avizează de către CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii



Ediţia 2/2013



COD: PS-04

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 140

7.2. Modificările procedurii se iniţiază de orice structură organizaţională din cadrul

Universităţii. Propunerea de modificare se înaintează CEAC prin intermediul DMC. 7.3. Modificările, care vor interveni potrivit noii legislaţii, vor determina, după caz,


Universităţii. 8. ANEXE 1. Anexa nr.1. Diagramă - Responsabilităţi privind gestionarea neconformităţilor

Formular F1/PS-04. 2. Anexa nr.2. Diagrama - Identificarea şi înregistrarea neconformităţilor Formular

F2/PS-04. 3. Anexa nr.3. Registrul de evidenţă a RNC Formular F3/PS-04.


Ediţia 2/2013



COD: PS-04

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 141

Anexa nr. 1

DIAGRAMĂ

RESPONSABILITĂŢI PRIVIND GESTIONAREA NECONFORMITĂŢILOR

CINE

CE

CUM

RMC CEAC

5.1. IDENTIFICAREA NECONFORMITĂŢILOR

SI IZOLAREA SERVICIILOR

NECONFORME

Conform procedurii

RMC CEAC

5.2. DOCUMENTAREA ŞI COMUNICAREA

NECONFORMITĂŢILOR

Conform procedurii

R/D

PR/PD RMC

Preşedinţi de comisii

5.3. ANALIZAŞI TRATAREA

NECONFORMITĂŢILOR

Conform procedurii Proces-Verbal al

şedinţelor Consiliului Facultăţii

RMC SMC DMC

REINSPECTAREA PRODUSULUI

NECONFORM TRATAT

Conform procedurii Proces Verbal al


CEAC RMC DMC

5.4. REINSPECTAREA PRODUSULUI

NECONFORM TRATAT



CF

DMC

5.5. ANALIZA CAUZELOR NECONFORMITĂŢILOR




Ediţia 2/2013



COD: PS-04

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 142

Anexa nr. 2

DIAGRAMA ÎNREGISTRAREA GESTIONĂRII NECONFORMITĂŢILOR

Produs/ Serviciu

Neconformitate referitoare la

Mijlocul de identificare a

neconformităţii

Marcare prestare produs/serviciu

neconform

Înregistrare

1. Elaborarea Planului de învăţământ şi a programei analitice

Caracteristici referitoare la calitate, – conform: Cod PO(I)-02 Cod PO(I)-03

Verificare/validare în Consiliul facultăţii şi MEN

Formulare: modele de planuri de învăţământ la IF, IFR, ID. Anexele: 1a, 1b, 1c– PO(I)-02. Anexele: 1, 2, 3 – fişe ale disciplinelor – PO(I)-03

Formulare: modele de planuri de învăţământ la IF, IFR,ID. Anexele: 1a, 1b, 1c – PO(I)-0 Anexele: 1, 2, 3 – fişe ale disciplinelor – PO(I)-03

2. Admiterea

Caracteristici referitoare la calitate conform: Cod PS-16

– autocontrol prin compararea notelor date de corectori – contestaţii

– Borderou corector – Proces verbal de modificare a mediei ca urmare a contestaţiei şi recorectării lucrării

– Borderou corector – Proces verbal de modificare a mediei ca urmare a contestaţiei şi recorectării lucrării

3. Prestarea cursului şi a aplicaţiilor

– Caracteristici referitoare la calitate conform: Cod PO(I)-07

– control în procesul de prestare a cursului/aplicaţiei – evaluarea satisfacţiei clientului intern

– Formulare Raport de evaluare a calităţii procesului de predare Cod PO(I)-07 – Chestionar Evaluarea satisfacţieistudenţilor, Cod PO(S)-19

– Formular Raport de evaluare a calităţii procesului de predare Cod PO(I)-07 – Chestionar Evaluarea satisfacţiei studenţilor, Cod PO(S)-19

4. Evaluarea studentului pe parcurs

– Caracteristici referitoare la calitate conform: Cod PO(I)-13

– evaluarea satisfacţiei clientului intern – examinarea studentului

– Schema procesului de evaluare a studenţilor Cod PO(I)-13, Anexa 1 – Evaluarea studenţilor– PO(I)-13

– Schema procesului de evaluare a studenţilor Cod PO(I)-13, Anexa 1 – Evaluarea studenţilor – PO(I) -13


Ediţia 2/2013



COD: PS-04

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 143

5. Evaluarea finală a studenţilor şi eliberarea documentelor de certificare a studiilor

– Caracteristici referitoare la calitate conform procedurilor: PO(I)-13, PO(S)-13, PO(S)-19,

– examinarea studenţilor – evaluarea satisfacţiei absolvenţilor

– Proces Verbal de susţinere a examenului de licenţă/diplomă, – Carnet diplome – Chestionar Evaluarea satisfacţiei absolvenţilor

– Proces Verbal de susţinere a examenului de licenţă, – Chestionar Evaluarea satisfacţiei absolvenţilor

6. Reprogramări ale evaluării finale pentru studenţii nepromovaţi

– Caracteristici referitoare la calitate conform: cod PO(I)-13

Verificare înregistrări ale Secretarului Comisiei de licenţă

Lista absolvenţilor înscrişi pentru examenul de licenţă

Lista absolvenţilor înscrişi pentru examenul de licenţă


Ediţia 2/2013



COD: PS-04

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 144

Anexa nr. 3

REGISTRUL DE EVIDENŢĂ A RNC

Nr. crt.

Nr. RNC

DESCRIEREA NC

Modul de tratare a NC

Corecţii/ Acţiuni corective

Responsabil Termen ...

Confirmare Soluţionare


Ediţia


SPIRU HARET

PROCEDURA ACTIUNI PREVENTIVE

COD: PS-05

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 145

1. SCOP Descrierea modalităţilor de identificare a neconformităţilor potenţiale şi stabilirea

măsurilor necesare eliminării cauzelor acestora, în scopul prevenirii apariţiei şi manifestării lor în procesul de învăţământ şi cercetare ştiinţifică.

2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplică tuturor activităţilor organizate şi desfăşurate în Universitatea Spiru

Haret şi se adresează managementului de la cel mai înalt nivel, decanilor şi directorilor de departamente, precum şi persoanelor desemnate pentru a gestiona neconformităţile prin eliminarea cauzelor care le generează.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ – Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; – Legea nr. 87 din 10.04.2006 pentru aprobarea OUG. nr. 75/2005 privind asigurarea

calităţii educaţiei; – SR EN ISO 9000:2006; Sisteme de managementul calităţii – Principii fundamentale şi

vocabular – SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de managementul calităţii – Cerinţe – Metodologia de evaluare externă, standardele de referinţă şi lista indicatorilor de

performanţă a ARACIS; – Ghidul activităţilor de evaluare a calităţii programelor de studii universitare şi a

instituţiilor de învăţământ superior; – Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; – Procedura de sistem Auditul intern al calităţii; – Procedura de sistem Controlul produsului neconform; – Reglementări interne emise de Universitate. 4. DEFINIŢII/TERMENI ŞI ABREVIERI 4.1. Definiţii/termeni – auditul calităţii = activitate specializată de examinare sistematică şi independentă a

unor probleme ale calităţii, în scopul de a determina dacă activităţile specifice şi rezultatele aferente acestora dispoziţiile prestabilite, precum şi dacă aceste dispoziţii sunt implementate efectiv şi sunt corespunzătoare pentru realizarea obiectivelor stabilite.

– auditor = persoana calificată pentru efectuarea auditurilor calităţii. – neconformitate = neîndeplinirea unei cerinţe sau orice disfuncţie care perturbă sau

întrerupe în mod durabil desfăşurarea normală a unei activităţi. Nota1.Orice anomalie sau incident având un caracter repetitiv se consideră

neconformitate. Nota 2. Neconformităţile pot fi reale sau potenţiale. Nota 3. Neconformităţile potenţiale sunt cele identificate, dar nemanifestate.


Ediţia


SPIRU HARET

PROCEDURA ACŢIUNI PREVENTIVE

COD: PS-05

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 146

– acţiune preventivă = acţiunea specializată organizată şi desfăşurată în scopul eliminării cauzelor unor neconformităţi sau a unor situaţii nedorite posibile, dar care nu s-au manifestat efectiv, în orice etapă a managementului calităţii.

4.2. Abrevieri – CEAC – Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; – DMC – Departamentul pentru managementul calităţii; – RMC – Responsabil management calitate; – SMC – Sistem de management al malităţii; – RMC – Responsabil management calitate; – RNC – Raport de neconformitate; – RAP/C – Raport de acţiuni preventive/corective; – CF – Consiliul facultăţii; – NC – neconformităţi. 5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Cerinţe generale Procedura documentează modul de iniţiere, urmărire şi finalizare a acţiunilor preventive,

responsabilităţile şi autoritatea persoanelor implicate în aceste acţiuni, de ţinere sub control a potenţialelor neconformităţi şi de efectuarea a unor analize aprofundate a cauzelor generatoare, în vederea prevenirii apariţiei acestora.

a) Identificarea neconformităţilor potenţiale, iniţierea şi implementarea acţiunilor preventive, precum control urmăririi aplicării acestora se realizează potrivit atribuţiilor stabilite în sistemul de management al calităţii.

b) Pentru identificarea neconformităţilor şi desfăşurarea acţiunilor preventive, la nivelul managementului se alocă trei categorii de resurse: materiale, umane şi financiare.

c) Resursele materiale cuprind, de regulă: program legislativ actualizat, computere, laptopuri, acces la Internet şi Intranet, abonamente pentru site-uri, abonamente la diferite publicaţii de specialitate, birotică, consumabile.

d) Resursele umane cuprind personalul implicat în cadrul procesului educaţional, cu competenţe şi abilităţi în problemele supuse activităţii de auditare.

e) Resursele financiare se alocă în funcţie de prevederile bugetare, sumele alocate fiind destinate cheltuielilor de materiale consumabile, întreţinerii logisticii şi asigurării drepturilor personalului direct implicat.

5.2. Cerinţe specifice 5.2.1. Derularea acţiunilor preventive a) Orice persoană care îşi desfăşoară activitatea în Universitate şi care identifică o

neconformitate potenţială trebuie să ia măsuri pentru corectarea şi tratarea acesteia, pentru a nu genera neconformităţi reale şi să informeze şeful direct privind neconformităţile potenţiale.

b) Responsabilii de procese educaţionale au datoria de a întreprinde acţiuni preventive pentru a evita apariţia neconformităţilor.


Ediţia


SPIRU HARET


COD: PS-05

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 147

c) Identificarea neconformităţilor potenţiale se realizează pe baza: – autosesizărilor personalului; – analizelor efectuate de senat, consiliul facultăţii, consiliul departamentului; – rezultatelor auditurilor; – înregistrărilor managementului calităţii; – sesizărilor clienţilor interni şi externi. 5.2.2. Identificarea neconformităţilor potenţiale şi a cauzelor acestora a) Identificarea neconformităţilor potenţiale şi a cauzelor acestora pentru produsele/

serviciile oferite de Universitatea Spiru Haret în procesul educaţional şi/sau de cercetare se face, de regulă, în contextul auditurilor interne.

b) Determinarea cauzelor neconformităţilor este efectuată de regulă de către personalul cu atribuţii de verificare/aprobare şi monitorizare, dar şi de către personalul implicat în desfăşurarea activităţilor de învăţământ şi cercetare ştiinţifică.

c) Pentru neconformităţile potenţiale de sistem determinarea cauzelor este realizată de către personalul structurilor de management al calităţii existente la nivelul facultăţilor/departamentelor.

d) Pentru neconformităţile potenţiale de proces determinarea cauzelor este efectuată de către personalul unităţilor funcţionale ale Universităţii şi de către personalul structurilor de management al calităţii existente la nivelul facultăţilor/departamentelor.

5.2.3. Evaluarea necesităţii acţiunilor preventive a) Necesitatea iniţierii acţiunilor preventive este evaluată, pentru a se asigura prevenirea

neconformităţilor, după cum urmează: – de către facultăţi/departamente pentru neconformităţile potenţiale ale serviciilor

educaţionale prestate, prin personalul responsabil cu verificarea/aprobarea acestora; – de către personalul structurilor de management al calităţii existente la nivelul

facultăţilor/departamentelor, îndeosebi cu ocazia efectuării auditurilor interne, pentru neconformităţile potenţiale de sistem;

– de către decani au directorii de departamente sau personalul structurilor de management al calităţii existente la nivelul facultăţilor/departamentelor, cu ocazia avizărilor şi auditurilor interne, pentru neconformităţile potenţiale de proces.

b) În faza de iniţiere se realizează evaluarea impactului posibilelor neconformităţii asupra costurilor calităţii şi performanţelor produsului / serviciului, securităţii şi satisfacerii clientului, respectiv asupra mediului.

5.2.4. Iniţierea acţiunilor preventive a) Iniţierea acţiunilor preventive pentru neconformităţile potenţiale ale produselor /

serviciilor / proceselor este efectuată de către directorii de departamente şi de către CEAC, care descriu în Registrul de acţiuni preventive/corective (RAP/C) acţiunea de eliminare a cauzelor neconformităţilor potenţiale.

b) Acţiunile preventive se întreprind în urma analizării informaţiilor provenind din următoarele surse de informare:

– înregistrările calităţii; – procese şi operaţii de lucru care influenţează calitatea serviciilor; – rapoarte ale auditurilor; – reclamaţii ale clienţilor.


Ediţia


SPIRU HARET


COD: PS-05

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 148

c) Iniţierea acţiunilor preventive pentru posibile deficienţe constatate în cadrul Sistemului de management al calităţii este realizată de către responsabilii structurilor de management al calităţii existente la nivel de facultate/departament de studii şi de către CEAC.

d) Iniţierea şi planificarea acţiunilor preventive trebuie precedată de analiza potenţialelor neconformităţi, care să cuprindă:

– acţiunile şi procesele realizate în cadrul calităţii; – înregistrările calităţii; – metodele statistice specifice; – rapoartele de audit; – reclamaţiile şi rapoartele de serviciu; – specificaţiile produsului sau serviciului. 5.2.5. Implementarea acţiunilor preventive a) Acţiunile preventive se impun în urma identificării potenţialelor neconformiăţi de către: – factorii responsabili cu analiza, verificarea, validarea, aprobarea şi avizarea lucrărilor

elaborate de facultăţi / departamente; – coordonatorul structurilor de management al calităţii existente la nivel de facultate/

departament de studii, ca urmare a analizei rapoartelor de neconformitate, efectuării auditurilor interne, observaţiilor provenite de la departamente sau conducerea Universităţii, a reclamaţiilor beneficiarilor etc.

b) Decanul/directorul de departament vor stabili, împreună cu consiliul facultăţii/ departamentului, acţiunile preventive care vor fi aplicate în facultatea/departamentul respectiv, prin elaborarea unui Raport de acţiuni preventive (Anexa 1, Formular F1/PS-05).

c) Originalul se arhivează la structura de management al calităţii existent la nivelul facultăţii/departamentului, iar o copie se transmite CEAC pentru analiză şi avizare.

d) Aplicarea acţiunilor preventive stabilite este urmărită de către coordonatorul structurii de management al calităţii existente la nivelul facultăţii/departamentului în cauză şi verificată de către decanul facultăţii/directorul departamentului de studii.

e) Structura de management al calităţii existentă la nivelul facultăţii/departamentului urmăreşte implementarea acţiunilor preventive stabilite, fie prin verificarea directă (pe măsură ce sunt implementate), fie cu ocazia efectuării auditului intern următor.

f) Pentru implementarea acţiunilor preventive sunt responsabili, potrivit competenţelor: Departamentul pentru managementul calităţii, coordonatorul structurilor de management al calităţii existente la nivelul facultăţilor/departamentelor, decanii şi directorii de departamente de studii.

5.2.6. Controlul aplicării şi analiza eficienţei acţiunilor preventive a) Decanii/directorii de departamente, împreună cu coordonatorii structurilor de

management al calităţii existente la nivelul facultăţilor/departamentelor de studii sunt obligaţi să urmărească implementarea acţiunilor preventive propuse şi să controleze dacă acestea sunt încheiate şi eficiente.

b) Coordonatorul structurii de management al calităţii existente la nivelul facultăţilor/ departamentelor de studii ţine evidenţa rapoartelor de acţiuni preventive, efectuează analiza acestora şi prezintă în Raportul de audit şi/sau Raportul pentru analiza efectuată de management nivelul, cauzele posibilelor neconformităţi, precum şi acţiunile preventive care se impun.


Ediţia


SPIRU HARET


COD: PS-05

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 149

c) Analiza unor neconformităţi potenţiale referitoare la SMC, ale căror cauze nu este întotdeauna evidenţiată, în vederea iniţierii de acţiuni preventive, impune extinderea investigaţiilor, prin utilizarea unor surse sigure de informaţii, precum: înregistrări ale calităţii, reglementări referitoare la procesul de instruire şi învăţare, rezultate ale auditurilor SMC, reclamaţii ale clienţilor, specificaţii etc.

d) Acţiunile preventive sunt iniţiate luând în considerare importanţa neconformităţilor potenţiale, rezultată în urma evaluării acestora. De regulă, se utilizează formularul Raport de acţiuni preventive, care este prezentat coordonatorului structurii de management al calităţii existente la nivelul facultăţii/departamentului pentru a fi înregistrat în Registrul rapoartelor de neconformităţi şi acţiuni preventive.

e) Fiecare cadru didactic sau student poate face propuneri de îmbunătăţire, utilizând formularul Propuneri de îmbunătăţire a calităţii (Anexa nr.2, Formularul F2/PS-05), care este prezentat coordonatorului structurii de management al calităţii existente la nivelul facultăţii/ departamentului. Acesta are obligaţia să analizeze propunerile, împreună cu părţile interesate, şi să le supună spre aprobare conducerii facultăţii/departamentului sau, după caz, conducerii Universităţii.

f) Pentru a preveni repetarea neconformităţilor sau apariţia altora pot fi întreprinse, după caz, următoarele acţiuni:

– evaluarea permanentă a performanţelor furnizorilor de produse/servicii educaţionale; – instruirea suplimentară a personalului structurilor funcţionale ale Universităţii; – modificarea procesului de oferire a unui produs sau de prestare a unui serviciu, prin

decizia conducerii facultăţii; – revizuirea unor specificaţii referitoare la desfăşurarea procesului de instruire, prin

decizia conducerii facultăţii/departamentului; – revizuirea sistemului de management al calităţii prin implicarea responsabilului/

coordonatorului structurii de management al calităţii existente la nivelul facultăţii/departamentului.

g) Pentru acţiunile preventive iniţiate sunt stabilite competenţele decizionale şi responsabilităţile privind planificarea, implementarea şi verificarea acestora, astfel încât să se asigure eficacitatea lor de către conducerea facultăţii/departamentului şi, după caz, de către structurile de management al calităţii.

h) Acţiunile preventive care se stabilesc de către managementul calităţii sunt comunicate în timp util fiecărui angajat care îşi desfăşoară activitatea în domeniul, problema sau procesul în care pot apărea neconformităţi potenţiale.

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a) Senatul Universităţii – aprobă procedura; – aprobă revizuirea procedurii. b) Rectorul Universităţii – impune aplicarea procedurii. c) Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) – avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii.


Ediţia


SPIRU HARET


COD: PS-05

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 150

d) Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) – elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. e) Decanii, directorii de departamente, personalul didactic: – aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura prezentă se avizează de către CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii





Universităţii.

8. ANEXE Anexa nr.1. Raport de acţiuni preventive – Formular F1/PS-05 Anexa nr.2. Propuneri de îmbunătăţire a calităţii – Formular F2/PS-05


Ediţia


SPIRU HARET


COD: PS-05

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 151

Anexa nr. 1

Formular F1/PS-05

Universitatea Spiru Haret Facultatea…………………… Departamentul……………….

RAPORT DE ACŢIUNI PREVENTIVE

Nr……. Data………………

Documente de referinţă:

1. Acţiunea este iniţiată în urma: auditul nr….. apariţia unor neconformităţi repetate reclamaţii sau observaţii de la clienţi deficienţa SMC alte cauze ……………….

2. Persoana care iniţiază acţiunea preventivă Nume şi prenume Funcţia Semnătura

3. Descrierea neconformităţii şi cauza probabilă 4. Acţiunea preventivă propusă 5. Termenul de implementare 6. Aplicabil în unitatea/compartimentul 7. Responsabil pentru implementarea acţiunii preventivă Nume, Funcţia, Semnătura, Data 8. Aprobat administrator (decan/director) Semnătura, Data 9. Stadiul implementării acţiunii preventivă:

este implementată este în curs de implementare nu este implementată

RAP/C Nume, Semnătura, Data 10. Confirmarea implementării şi eficacităţii acţiunii Da Nu Nume, Funcţia, Semnătura, Data


Ediţia


SPIRU HARET


COD: PS-05

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 152

Anexa nr. 2

Formular F2/PS-05


PROPUNERI DE ÎMBUNĂTĂŢIRE A

CALITĂŢII

Nr……. Data………………

Produs/serviciu/proces vizat: 1. Propunerea este făcută în urma

auditul nr…..

apariţia unor neconformităţi repetate

reclamaţii sau observaţii de la clienţi

deficienţa SMC

alte cauze ……………….

2. Persoana care face propunerea Nume şi prenume Funcţia Semnătura

3. Descrierea neconformităţii şi cauza probabilă 4. Propunerea concretă de îmbunătăţire 5. Destinaţia propunerii Cui a fost predată propunerea?......................................................... La ce dată a fost predată propunerea?............................................ 7. Confirmarea primirii propunerii Da Nu Nume, Funcţia, Semnătura, Data


Ediţia 2/2013


PROCEDURA ACŢIUNI CORECTIVE

COD: PS-06

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 153

1. SCOP Stabilirea responsabilităţilor şi activităţilor care se desfăşoară în Universitatea Spiru

Haret pentru stabilirea şi implementarea acţiunilor corective şi anume: – analiza neconformităţilor (inclusiv a reclamaţiilor beneficiarilor direcţi sau indirecţi); – determinarea cauzelor neconformităţilor; – determinarea şi implementarea acţiunii corective necesare; – evaluarea necesităţii de a întreprinde acţiuni pentru prevenirea reapariţiei

neconformităţilor; – înregistrările rezultatelor acţiunii corective întreprinse. 2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplică în cadrul tuturor unităţilor funcţionale ale Universităţii Spiru Haret

în vederea determinării măsurilor manageriale necesare eliminării cauzelor neconformităţilor existente prin acţiuni corective şi prevenirii reapariţiei acestora.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ – Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; – Legea nr. 87 din 10.04.2006 pentru aprobarea OUG nr. 75/2005 privind asigurarea

calităţii educaţiei; – SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de managementul calităţii – Principii fundamentale şi

vocabular: – SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de managementul calităţii – Cerinţe – Metodologia de evaluare externă, standardele de referinţă şi lista indicatorilor de

performanţă a ARACIS; – Ghidul activităţilor de evaluare a calităţii programelor de studii universitare şi a

instituţiilor de învăţământ superior; – Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; – Procedura Controlul documentelor ; – Procedura Controlul înregistrărilor; – Procedura Controlul produsului/serviciului neconform ; – Procedura Acţiuni preventive ; – Procedura Auditul intern al calităţii ; – Reglementări interne emise de Universitate. 4. DEFINIŢII/TERMENI ŞI ABREVIERI – acţiune corectivă = acţiune de eliminare a cauzei unei neconformităţi detectate sau a

altei situaţii nedorite; – acţiune preventivă = acţiune de eliminare a cauzei unei neconformităţi potenţiale sau a

altei posibile situaţii nedorite. Nota 1: Pot exista mai multe cauze pentru o neconformitate sau pentru o neconformitate

potenţială. Nota 2:Acţiunea corectivă poate fi întreprinsă pentru a preveni reapariţia neconformităţii

în timp ce acţiunea preventivă este desfăşurată pentru a preveni apariţia acesteia.


Ediţia 2/2013



COD: PS-06

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 154

– analiză = activitate întreprinsă pentru a cerceta un proces, domeniu sau problemă şi a determina adecvarea, eficienţa şi relevanţa subiectului în cauză în privinţa îndeplinirii obiectivelor stabilite;

– asigurarea calităţii = parte a managementului calităţii, concentrată pe furnizarea încrederii îndeplinirii cerinţelor şi standardelor referitoare la calitate;

– cerinţǎ = nevoie sau aşteptare care este declaratǎ, în general implicitǎ sau obligatorie; – corecţie = acţiune de eliminare a unei neconformităţi detectate; – eficacitate = măsura în care sunt realizate activităţile planificate şi sunt obţinute

rezultatele planificate; – înregistrare = document prin care se declară rezultate obţinute sau furnizează dovezi

ale activităţilor realizate; – neconformitate = abatere sau absenţa unuia sau mai multor elemente ale sistemului de

management al calităţii; neîndeplinirea unei cerinţe sau nesatisfacerea unei exigente specificate; – procedură = mod specificat de efectuare a unei activităţi sau a unui proces; – proces = ansamblu de activităţi corelate sau în interacţiune care transformă elementele

de intrare în elemente de ieşire; – sistem de management de calitate = ansamblu de elemente corelate sau în interacţiune

prin care se orientează şi se controlează o organizaţie în ceea ce priveşte calitatea; 4.1. Definiţii/termeni 4.2. Abrevieri – CEAC – Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; – DMC – Departamentul pentru managementul calităţii; – RMC – Responsabil management calitate; – SMC – Sistem de Management al Calităţii; – RMC – Responsabil Management Calitate; – RNC – Raport de neconformitate; – RAP/C – Raport de acţiuni preventive/corective; – CF – Consiliul Facultăţii; – NC – neconformităţi. 5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Cerinţe generale 5.1.1. Procedura documentează modul de iniţiere, urmărire şi finalizare a acţiunilor

corective, responsabilităţile şi autoritatea persoanelor implicate în aceste acţiuni, de ţinere sub control a potenţialelor neconformităţi şi de efectuare a unor analize aprofundate a cauzelor generatoare, în vederea prevenirii reapariţiei acestora.

5.1.2. Procedura este în responsabilitatea Comisiei de evaluare şi asigurare a calităţii la nivel de facultate şi antrenează toate unităţile funcţionale, compartimentele şi structurile din Universitatea Spiru Haret în activitatea de rezolvare neconformităţilor apărute în domeniile, problemele şi procesele educaţionale.


Ediţia 2/2013



COD: PS-06

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 155

5.1.3. Activitatea de iniţiere şi implementare a acţiunilor corective este coordonată de către Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii existentă la nivelul senatului universitar şi este sprijinită de comisiile de audit intern al calităţii, existente la nivelul facultăţilor.

5.1.4. Amploarea acţiunilor corective întreprinse pentru eliminarea cauzelor neconformităţilor existente trebuie să corespundă importanţei domeniilor, problemelor şi proceselor şi să fie proporţională cu consecinţele neconformităţilor apărute.

5.1.5. Stabilirea de acţiuni corective nu este neapărat necesară pentru fiecare apariţie de neconformitate sau pentru incidente izolate de natura minoră, dar se analizează periodic tipurile de neconformităţi care apar sistematic în scopul de a identifica posibilităţi de îmbunătăţire continuă a proceselor şi a sistemului de management al calităţii în educaţie.

5.2. Cerinţe specifice 5.2.1. Iniţierea procedurii se realizează ca urmare a: a) auditului intern sau extern şi a constatării unor neconformităţi; b) cererii de modificare a procedurii din partea unităţilor funcţionale ale Universităţii; c) elaborării Raportului de neconformităţi, prezentat în Anexa 1, Formular F1/PS-06. d) evoluţiei neconforme a proceselor educaţionale în raport de cerinţele şi standardele în

vigoare; e) modificării normelor legale sau a altor cerinţe manageriale şi organizaţionale. 5.2.2. Etapele implementării procedurii sunt prezentate în Sinopticul managementului

acţiunilor corective, Anexa nr.1, Formular F2/PS-06, care cuprinde: a) determinarea şi evidenţierea neconformităţilor; b) analiză în cadrul CEAC; c) stabilirea de acţiuni corective; d) implementarea acţiunilor corective; e) verificarea eficacităţii acţiunilor corrective; f) informare/monitorizare. 5.2.3. Determinarea şi evidenţierea neconformităţilor a) Neconformităţile pot apărea în orice activitate sau rezultat al acesteia: în desfăşurarea

unui proces, la întocmirea documentelor proiective sau a documentelor sistemului de calitate, la produsele şi serviciile aprovizionate, în urma reclamaţiilor de la clienţi, în urma monitorizărilor, ca urmare a activităţilor de evaluare internă, externă, a activităţii de audit al calităţii etc.

b) Neconformităţile pot fi evidenţiate (definite) prin analiza următoarelor documente reprezentând elementele de intrare în proces:

– elemente de ieşire de la analiza de management; – chestionar satisfacţie clienţi; – evaluare ARACIS; – neconformităţi la procese; – rapoarte de acreditare/autorizare; – rapoarte de audit intern şi extern; c) În definirea şi evidenţierea neconformităţilor (de orice natură) sunt implicaţi toţi

angajaţii Universităţii, pentru a se asigura o îmbunătăţire continuă a calităţii procesului educaţional.


Ediţia 2/2013



COD: PS-06

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 156

5.2.4. Analiză în cadrul CEAC a) Decanul facultăţii dispune efectuarea analizei de către CEAC şi convoacă şedinţa de

iniţiere a procedurii, la care participă directorul de departament şi preşedintele comisiei de evaluare şi asigurare a calităţii din facultate;

b) În cadrul şedinţei se analizează factorii care au generat neconformităţile constatate, modul de manifestare a acestora şi consecinţele asupra procesului educaţional;

c) CEAC propune decanului facultăţii implicarea în rezolvarea situaţiei a resurselor umane capabile să gestioneze neconformităţile apărute şi să prevină apariţia altor neconformităţi.

5.2.5. Stabilirea de acţiuni corective a) Acţiunea corectivă definită se focalizează pe eliminarea cauzelor neconformităţilor

pentru a evita reapariţia acestora şi se evidenţiază în Programul de acţiuni corective, Formular F3/PS-06;

b) CEAC analizează echilibrul între investiţia prin acţiunea corectivă şi impactul neconformităţii asupra procesului educaţional şi propune, după caz, aplicarea imediată a acţiunii corective şi informarea angajaţilor;

c) Pentru neconformităţi sistematice constatate în urma auditurilor interne, a reclamaţiilor şi sesizărilor clienţilor, precum şi a monitorizărilor efectuate, CEA realizează Raportul de neconformităţi, Formular F1/PS-06;

d) După caz, acţiunile corective se stabilesc împreună cu compartimentele implicate şi sunt consemnate în Raportul de acţiuni corective F4/PS-06.

5.2.6. Implementarea acţiunilor corective a) În funcţie de ponderea şi amploarea acţiunii corective, CEAC propune decanului

responsabilii cu implementarea acţiunilor corective şi termenele de finalizare a implementării; b) Decanul sau directorul de departament, după caz, verifică implementarea acţiunilor

corective şi informează CEAC despre eficacitatea acestora; c) În cazul în care o acţiune corectivă nu a fost implementată la termenul stabilit, se

reprogramează, iar dacă şi în această situaţie termenul nu a fost respectat, CEAC informează consiliul facultăţii.

5.2.7. Verificarea eficacităţii acţiunilor corective a) Periodic, CEAC verifică implementarea acţiunilor corective şi completează Fişa de

neconformităţi, pentru a dovedi ca acţiunile corective au fost implementate; b) După implementarea acţiunilor corective, CEAC monitorizează activitatea/procesul

pentru a cunoaşte dacă acţiunea corectivă a fost eficace şi eficientă; c) În cazul în care neconformitatea nu a fost înlăturată definitiv (acţiunea corectivă nu a

fost eficace), CEAC reia analiza cauzelor neconformităţii, iar procesul de investigare se reia, prin implementare procedurii, până la atingerea obiectivelor stabilite;

d) Modificările definitive rezultate din acţiuni corective se efectuează în toate documentele implicate şi se respectă prescripţiile Procedurii Controlul documentelor PS-02;

e) CEAC monitorizează toate acţiunile corective stabilite în unităţile funcţionale analizate, potrivit ţintelor vizate şi urmăreşte implementarea acestora;


Ediţia 2/2013



COD: PS-06

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 157

f) Prin sondaj şi prin audituri interne, CEAC verifică implementarea la termenul stabilit a acţiunilor corective şi eficacitatea acestora.

5.2.8. Informare/monitorizare a) În şedinţele de analiză (la toate nivelele), se analizează acţiunile corective întreprinse

în sfera de activitate pe care o coordonează entitatea respectivă pentru a determina implementarea şi eficacitatea acestora şi informează CEAC;

b) În cazul în care CEAC constată nerealizarea acţiunilor corective sau că acţiunile corective nu sunt eficace, informează decanul şi îi prezintă situaţia privind acţiunile corective în derulare, nefinalizate sau neeficace;

c) Informaţiile referitoare la implementarea şi eficacitatea acţiunilor corective se utilizează, de către CEAC, în materialele prezentate în cadrul analizelor efectuate de management sau în cadrul şedinţelor consiliului de administraţie;

d) CEAC informează, după caz, auditorul extern sau autoritatea care a sesizat neconformităţile despre modul de finalizare a implementării acţiunilor corective.

5.2.9. Analiză, îmbunătăţire continuă a) Îmbunătăţirea continuă a procesului educaţional se realizează prin acţiuni corective

stabilite în urma analizelor efectuate la nivel de management cu participarea comisiilor de specializate din facultăţi;

b) Pentru îmbunătăţirea continuă a serviciilor educaţionale oferite la nivelul facultăţilor/ departamentelor, managerii acestor unităţi funcţionale trebuie să valorifice ideile tuturor angajaţilor;

c) Programul de acţiuni corective şi Raportul de neconformităţi se păstrează timp de 2 ani la consiliul fiecărei facultăţi şi se arhivează potrivit prevederilor legii.

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a) Senatul Universităţii – aprobă procedura; – aprobă revizuirea procedurii. b) Rectorul Universităţii – impune aplicarea procedurii. c) Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) – avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii. d) Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) – elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. e) Decanii, directorii de departamente, personalul didactic: – aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura prezentă se avizează de către CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii



Propunerea de modificare se înaintează CEAC prin intermediul DMC.


Ediţia 2/2013



COD: PS-06

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 158

7.3. Modificările, care vor interveni potrivit noii legislaţii, vor determina, după caz,


Universităţii. 8. ANEXE Anexa nr.1. Raport de neconformităţi – Formular F1/PS-06 Anexa nr.2. Sinopticul managementului acţiunilor corective – Formular F2/PS-06 Anexa nr.3. Program de acţiuni corective – Formular F3/PS-06 Anexa nr.4. Raport de acţiuni corective/preventive – Formular F4/PS-06 (identic cu

F1/PS-05).


Ediţia 2/2013



COD: PS-06

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 159

Anexa nr. 1

RAPORT DE NECONFORMITĂŢI Formular F1/PS-06

Reclamaţie/ act de constatare Nr._ din__________

Pagina_________ (registru neconformităţi)

Capacitate instituţională Eficacitate educaţională Domeniul unde s-a înregistrat neconformitatea Managementul calităţii

Proces Obiectul neconformităţii

Document Nr. Înregistrare____ din____________ Nr. Crt. Descrierea neconformităţii Cauze

Nr. Crt. Acţiuni corective Responsabil Termen

finalizareAprecierea eficienţei

data, semnătura CEAC

COMPONENŢĂ NUME ŞI PRENUME SEMNĂTURAPREŞEDINTE SECRETAR

MEMBRI

AVIZAT DIRECTOR DEPARTAMENT SEMNĂTURA

APROBAT DECANUL FACULTĂŢII SEMNĂTURA


Ediţia 2/2013



COD: PS-06

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 160

Anexa nr. 2

SINOPTICUL MANAGEMENTULUI ACŢIUNILOR CORECTIVE Formular F2/PS-06

Nr. crt. Etapele de desfăşurare a acţiunilor întreprinse Documentare/înregistrări

1

Determinarea/evidenţierea neconformităţilor

– elemente de ieşire de la analiza de management; – chestionar satisfacţie clienţi; – evaluare ARACIS; – neconformităţi la procese; – rapoarte de acreditare/autorizare; – rapoarte de audit intern şi extern; – reclamaţii, sesizări ale clienţilor.

2

Analiză în cadrul CEAC

– proces-verbal; – raport de neconformităţi; – fişe de neconformităţi.

3

Stabilirea de acţiuni corective

– program de acţiuni corective; – diagrama gestionării neconformităţilor; raport de acţiuni preventive/corective.

4

Implementarea acţiunilor corective

– program de acţiuni corective; – rapoarte; – informări scrise pentru decan/ director de departament.

5 Verificarea eficacităţii acţiunilor corective

– sondaj; – audituri interne.

6

Informare/monitorizare

– fişa de acţiuni corective; – informare decan/ director de departament.

7 Analiză, îmbunătăţire continuă

– analiză de management; – raport anual de activitate.


Ediţia 2/2013



COD: PS-06

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 161

Anexa nr. 3

CEAC APROB Nr.____ din____________________ DECAN

PROGRAM DE ACŢIUNI CORECTIVE Formular F3/PS-06

Acţiune corectivă stabilită

Nr. crt.

Identificarea neconformităţii

Termen de

realizareResponsabil Resurse

Stadiul de

realizare Obs.

COMISIA CEAC

COMPONENŢĂ NUME ŞI PRENUME SEMNĂTURA

PREŞEDINTE SECRETAR

MEMBRI


Ediţia 2/2013



COD: PS-06

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 162

Anexa nr. 4 Formular F4/PS-06

RAPORT DE ACŢIUNI CORECTIVE


Nr……. Data………………

D

ocumente de referinţă:

1. Acţiunea este iniţiată în urma auditul nr….. apariţia unor neconformităţi repetate reclamaţii sau observaţii de la clienţi deficienţa SMC alte cauze ……………….

2. Persoana care iniţiază acţiunea corectivă Nume şi prenume Funcţia Semnătura

3. Descrierea neconformităţii şi cauza probabilă 4. Acţiunea corectivă/preventivă propusă 5. Termenul de implementare 6. Aplicabil în unitatea/compartimentul 7. Responsabil pentru implementarea acţiunii corective/preventive Nume, Funcţia, Semnătura, Data 8. Aprobat administrator (decan/director) Semnătura Data 9. Stadiul implementării acţiunii corective:

este implementată este în curs de implementare nu este implementată

RAP/C Nume, Semnătura, Data 10. Confirmarea implementării şi eficacităţii acţiunii Da Nu Nume, Funcţia, Semnătura, Data


Ediţia 2/2013


PROCEDURA IDENTIFICAREA ŞI ANALIZA CERINŢELOR

CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 163

1. SCOP Prezentarea cerinţelor, regulilor şi responsabilităţilor referitoare la procesul de

identificare a cerinţelor clienţilor pe piaţă şi la analiza cerinţelor acestora în scopul stabilirii capabilităţii Universităţii Spiru Haret de a îndeplini cerinţele definite prin documentele Sistemului de Management al Calităţii.

2. DOMENIUL DE APLICARE Prezenta procedură se aplică în cadrul Universităţii Spiru Haret de către personalul

desemnat de conducerea Universităţii, precum şi a fiecărei facultăţi/departament pentru a gestiona activitatea de relaţii cu clienţii.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ – Legea educaţiei naţionale nr.1/2011, cu modificările şi completările ulterioare; – Legea nr. 87 din 10.04.2006 pentru aprobarea OUG nr. 75/2005 privind asigurarea

calităţii educaţiei; – Metodologia ARACIS de evaluare externă, standardele de referinţă şi lista

indicatorilor de performanţă; – Ghidul ARACIS privind activităţile de evaluare a calităţii programelor de studii

universitare şi a instituţiilor de învăţământ superior; – Ghidul programului de studii; – Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; – Reglementări interne ale Universităţii Spiru Haret. 4. DEFINIŢII/TERMENI ŞI ABREVIERI 4.1. Definiţii/termeni – client = organizaţia sau persoana care primeşte un produs sau căreia i se prestează un

serviciu; Notă: În cadrul Universităţii Spiru Haret, sunt consideraţi clienţi: angajatorul, candidatul

şi studentul. – parte interesată: persoane sau grup care au un anume interes exprimat în mod explicit. Notă: În concepţia Universităţii Spiru Haret, partea interesată cuprinde: a) personalul propriu Universităţii; b) Ministerul Educaţiei Naţionale. c) alte entităţi care intră în relaţii de comunicare sau parteneriat cu Universitatea. – capabilitate = abilitatea unei organizaţii, instituţii sau părţi componente ale acestora de

a realiza un produs sau de a presta un serviciu care va îndeplini anumite cerinţe specificate.

4.2. Abrevieri – CEAC – Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii; – DMC – Departamentul pentru managementul malităţii; – D – Decan; – PD – Prodecan responsabil cu calitatea – SU – Secretarul-şef al Universităţii; – SF – Secretar-şef al Facultăţii; – CF – Consiliul Facultăţii.


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 164

5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Cerinţe generale a) Activităţile privind cerinţele clienţilor şi responsabilităţile aferente acestora sunt

descrise în Diagrama cu activităţile şi responsabilităţile aferente identificării şi analizei cerinţelor clienţilor, prevăzută în Anexa nr.1 (F1/PS-07);

b) Activităţile trebuie să cuprindă, în mod obligatoriu: – identificarea cerinţelor pe piaţă; – identificarea cerinţelor studenţilor; – identificarea cerinţelor legale în raport cu Ministerul Educaţiei Naţionale; – analiza capabilităţii Facultăţii de a satisface cerinţele; – lansarea în execuţie şi urmărirea realizării măsurilor de satisfacere a cerinţelor; – evaluarea rezultatelor; c) În aceste activităţi trebuie să se implice, potrivit competenţelor: – decanii şi prodecanii responsabili cu calitatea; – consiliile facultăţilor şi departamentelor de studii; – secretarul şef pe Universitate şi secretarii şefi din facultăţi; – cadre didactice şi de cercetare nominalizate. 5.2. Cerinţe specifice 5.2.1. Identificarea cerinţelor pe piaţă a) Identificarea direcţiilor de dezvoltare la nivel naţional şi european, pe baza analizei: – documentelor operaţionale existente la nivel naţional privind dezvoltarea regională,

ocuparea forţei de muncă şi învăţământ-cercetare; – programelor de decizie din cadrul Uniunii Europene. Răspunde: Decanul facultăţii b) Identificarea anuală a direcţiilor de dezvoltare a agenţilor economici prin: – discuţii directe cu conducerea agenţilor economici; – analize pe bază de chestionare. Răspunde: Decanul facultăţii c) Identificarea anuală a cerinţelor potenţialilor candidaţi prin: – analiza statistică a elevilor liceelor din zona capitalei şi din provincie; – vizite la licee în cursul anului şi popularizarea ofertei educaţionale a Universităţii şi

facultăţilor acesteia; – vizite ale elevilor liceelor din zona Capitalei şi din provincie la facultăţile Universităţii

Spiru Haret, cu ocazia Zilelor porţilor deschise; – sondaje utilizând Chestionarul de identificarea a cerinţelor potenţialilor candidaţi,

prevăzut în Anexa nr.2 (F2/PS-07); Răspunde: Decanul facultăţii 5.2.2. Identificarea cerinţelor legale în raport cu Ministerul Educaţiei Naţionale a) Cerinţele legale transmise de către Ministerul Educaţiei Naţionale sunt: legi, hotărâri

de guvern, ordonanţe, ordine ale Ministrului educaţiei naţionale.


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 165

Acestea sunt identificate în cadrul Universităţii Spiru Haret de către Secretariatul General al Universităţii şi comunicate, după caz, către facultăţi (pe suport de hârtie însoţite de o adresă cu număr de înregistrare ori pe suport electronic, potrivit regulilor interne);

Răspunde: Secretarul-şef al Universităţii. b) Documentele reprezentând cerinţele legale sunt primite la secretariatul facultăţii,

analizate şi distribuite consiliului facultăţii şi consiliului departamentului de studii; Răspunde: Decanul facultăţii, Secretarul-şef al facultăţii. c) Păstrarea documentelor se asigură la nivelul fiecărui secretariat al facultăţii şi la

nivelul departamentului, astfel încât să fie accesibile personalului didactic şi de cercetare. Răspunde: Secretarul-şef al facultăţii, directorul de departament. 5.2.3. Identificarea cerinţelor studentului a) În relaţia cu studentul, pe parcursul procesului de învăţământ universitar sunt stabilite

următoarele categorii de cerinţe referitoare la: – accesul continuu la informaţii; – accesul la informaţiile Ministerului Educaţiei Naţionale; – accesul la informaţiile senatului universitar şi la procesul de decizie în cadrul acestuia; – criteriile de acordare a burselor sociale, de studiu, de merit, de performanţe şi de

mobilităţi; – infrastructură, respectiv: spaţii de curs, seminar, laborator, documentare; echipamente

de laborator; echipamente de birotică şi comunicare; spaţii sociale (cămin, cantină) etc.; – formarea deprinderilor şi aptitudinilor adecvate profesiei pentru care se pregăteşte; – modul de desfăşurare al cursurilor, seminariilor, lucrărilor de laborator, lucrărilor practice; – materiale didactice adecvate calitativ şi cantitativ planului de învăţământ şi

programelor analitice/fişelor disciplinelor; – pregătirea profesională la nivelul cerinţelor pieţei forţei de muncă; – profilul moral al cadrului didactic; – programul de derulare a procesului de învăţământ universitar; – recunoaşterea internaţională a diplomei; – sistemul de evaluare a studenţilor. Răspunde: Consiliul facultăţii b) Cerinţele stabilite sunt identificate în relaţia cu studentul prin: – utilizarea Chestionarului de identificare a cerinţelor studentului; Chestionarul este utilizat

ori de câte ori se consideră necesar, dar cel puţin o dată la doi ani; rezultatele obţinute în urma sondajului sunt analizate, prelucrate şi prezentate în Raportul de analiză a cerinţelor studentului.

Răspunde: Prodecanul responsabil cu calitatea. – participarea reprezentanţilor studenţilor în Consiliul facultăţii; înregistrarea cerinţelor

studenţilor transmise pe această cale se regăseşte în procesul-verbal al şedinţei Consiliului facultăţii la capitolul Cerinţe ale studenţilor.

Răspunde: Decanul facultăţii, preşedintele comisiei calităţii pe facultate. – participarea reprezentanţilor studenţilor fiecărei facultăţi în Senatul Universităţii;

înregistrarea cerinţelor studenţilor transmise pe această cale se regăseşte în procesul-verbal al şedinţei Senatului Universităţii la capitolul Cerinţe ale studenţilor.

Răspunde: Secretarul-şef al Universităţii, preşedintele Comisiei de evaluare şi asigurare a calităţii pe facultate.


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 166

– intermediul decanului facultăţii şi preşedintelui comisiei calităţii pe facultate ori de câte ori este nevoie; cerinţele identificate pe aceasta cale sunt înregistrate în Registrul cerinţelor studenţilor.

Răspunde: Decanul facultăţii şi preşedintele Comisiei de evaluare şi asigurare a calităţii pe facultate.

5.2.4. Analiza capabilităţii facultăţii de a satisface cerinţele a) Analiza capabilităţii facultăţii de a satisface cerinţele identificate pe piaţă. Rapoartele de analiză anuale, care conţin informaţii referitoare la cerinţele pieţei în domeniul

învăţământului universitar, sunt analizate de către Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii la nivel de universitate şi de facultate; analiza cerinţelor identificate pe piaţă determină:

– actualizarea/modificarea politicii în domeniul calităţii şi a obiectivelor calităţii; – adaptarea planurilor de învăţământ şi a conţinutului disciplinelor; – introducerea de noi cursuri universitare, postuniversitare sau masterale; Înregistrările se regăsesc în raportul de analiză al Comisiei de evaluarea şi asigurarea

calităţii pe facultate şi Consiliului facultăţii. Răspunde: Consiliul facultăţii, Comisia de evaluarea şi asigurarea calităţii. b) Analiza capabilităţii facultăţii de a satisface cerinţele Ministerului Educaţiei Naţionale. Capabilitatea facultăţii de a satisface cerinţele legale şi reglementările în domeniul

învăţământului universitar, în relaţiile cu Ministerul Educaţiei Naţionale este analizată pe baza procedurii de acreditare periodică.

Răspunde: Decanul facultăţii/directorul de departament. c) Analiza capabilităţii facultăţii de a satisface cerinţele studentului identificate prin

chestionarul specific. Chestionarele completate la nivelul fiecărui student sunt analizate şi cerinţele sunt

cumulate şi grupate pe categorii de cerinţe. Răspunde: Decanul facultăţii/directorul de departament. Cerinţele identificate sunt ierarhizate după următoarele criterii: – ponderea (frecvenţa) în totalul cerinţelor pe fiecare categorie de cerinţe; – impactul cerinţei identificate în procesul de îmbunătăţire a calităţii învăţământului

(eficacitate); – fezabilitate; – costuri (eficienţă). Cerinţele sunt evaluate pe o scală de la 1 la 5 pentru fiecare criteriu, potrivit Scalei de

ierarhizare a cerinţelor identificate ale clienţilor, prevăzută în Anexa nr.3 (F3/PS-07). Răspunde: Consiliul facultăţii Fiecare cerinţă identificată este analizată prin prisma celor 4 criterii şi obţine un punctaj total. Cerinţele sunt ierarhizate în ordinea descrescătoare a punctajului. Răspunde: Prodecan responsabil cu calitatea, preşedintele comisiei de evaluare şi

asigurarea calităţii pe facultate. Rezultatele analizei cerinţelor sunt prezentate în Consiliul facultăţii. Consiliul facultăţii stabileşte cerinţele în ordinea ierarhiei lor şi a capacităţii facultăţii de

a le satisface în funcţie de resursele disponibile. Capabilitatea se materializează în măsuri de satisfacere a cerinţelor acceptate.


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 167

Înregistrările se regăsesc în Raportul de analiză a cerinţelor studenţilor. Răspunde: Consiliul facultăţii. Rezultatele obţinute ca urmare a analizei capabilităţii facultăţii de a respecta cerinţele

identificate prin chestionar sunt prezentate şi constituie date de intrare în analiza planificată a Sistemului de management al calităţii efectuată de la nivel de facultate şi Universitate.

Răspunde: CEAC la nivel de facultate şi de Universitate. d) Analiza capabilităţii facultăţii de a satisface cerinţele studentului identificate în

Consiliul facultăţii şi în Senat şi de către Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii Cerinţele documentate în Registrul cerinţelor studenţilor, în procesul-verbal al

Consiliului facultăţii, respectiv al Senatului Universităţii sunt analizate în Consiliul facultăţii din punctul de vedere al capabilităţii facultăţii de a satisface aceste cerinţe.

Criteriile pe baza cărora se face analiza sunt: – existenţa resurselor necesare; – impactul cerinţei în procesul de îmbunătăţire a calităţii învăţământului; Satisfacerea cerinţei se validează în Consiliul facultăţii, cu majoritate de voturi. În Consiliul facultăţii se stabilesc măsurile prin care este satisfăcută cerinţa şi se înregistrează

în procesul-verbal al Consiliului facultăţii la capitolul Satisfacerea cerinţelor clientului. Răspunde: Consiliul facultăţii Rezultatele obţinute ca urmare a analizei capabilităţii de a satisface cerinţele studentului

sunt prezentate şi constituie date de intrare în analiza planificată a SMC. Răspunde: Decanul facultăţii, Preşedintele Comisiei de evaluare şi asigurare a calităţii. 5.2.5. Lansarea în execuţie şi urmărirea realizării măsurilor de satisfacere a cerinţelor a) Lansarea în execuţie a măsurilor de satisfacere a cerinţelor se face de către Decan prin

decizie în care se stabilesc responsabilităţile realizării măsurilor stabilite. Răspunde: Decanul facultăţii b) Stadiul de realizare al măsurilor stabilite şi rezultatul final sunt raportate în Consiliul

facultăţii şi înregistrate în procesul-verbal al Consiliului facultăţii. Răspunde: Prodecanul responsabil cu calitatea, directorul de departament. 5.2.6. Evaluarea rezultatelor obţinute ca urmare a satisfacerii cerinţelor a) Evaluarea rezultatelor obţinute ca urmare a satisfacerii cerinţelor pe piaţă se realizează prin: – analiza planificată a Sistemului management al calităţii, urmărindu-se realizarea

obiectivelor calităţii la indicatorii stabiliţi. Răspunde: Prodecanul responsabil cu calitatea. – măsurarea satisfacerii agenţilor economici privind calitatea pregătirii absolvenţilor conform

regulilor prevăzute în procedura Comunicarea cu clientul şi măsurarea satisfacţiei acestuia. Răspunde: Prodecanul responsabil cu calitatea. b) evaluarea rezultatelor din punct de vedere al eficacităţii obţinute ca urmare a

satisfacerii cerinţelor Ministerului Educaţiei Naţionale se efectuează anual şi se înregistrează în procesul– verbal al Consiliului facultăţii.

Răspunde: Decanul facultăţii c) Evaluarea rezultatelor obţinute ca urmare a satisfacerii cerinţelor studentului. Se evaluează eficacitatea procesului de învăţământ pe baza rezultatelor obţinute ca urmare a

satisfacerii cerinţelor studenţilor, în raport cu indicatorii aferenţi obiectivelor calităţii. Se evaluează eficienţa măsurilor realizate pe baza evidenţei costurilor.


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 168

Măsurarea satisfacţiei studenţilor privind îndeplinirea cerinţelor se face conform regulilor din procedura Comunicarea cu clientul şi măsurarea satisfacţiei acestuia.

Răspunde: Decanul, Prodecanul responsabil cu calitatea. 6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a) Senatul Universităţii – aprobă procedura; – aprobă revizuirea procedurii. b) Rectorul Universităţii – impune aplicarea procedurii. c) Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) – avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii. d) Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) – elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. e) Decanii, directorii de departamente, personalul didactic – aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura prezentă se avizează de către CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii





Universităţii. 8. ANEXE Anexa nr. 1. Diagrama cu activităţile şi responsabilităţile aferente identificării şi analizei

cerinţelor clienţilor - Formular F1/PS-07 Anexa nr.2. Chestionar de identificare a cerinţelor potenţialilor candidaţi - Formular

F2/PS-07 Anexa nr. 3. Scala de ierarhizare a cerinţelor identificate ale clienţilor - Formular

F3/PS-07


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

Anexa nr. 1

F1/PS-07

COD:MC-04/PAG: 169


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 170

Anexa nr. 2

F2/PS-07 CHESTIONAR DE IDENTIFICARE A CERINŢELOR POTENŢIALILOR

CANDIDAŢI

FACULTATEA ……………………………….. DEPARTAMENTUL ………………………………..

CHESTIONAR DE IDENTIFICARE A CERINŢELOR

POTENŢIALILOR CANDIDAŢI

COD: F2/PS-07 DATA…………

Scopul prezentului chestionar este de a identifica principalele elemente care

definesc modul de continuare a carierei profesionale după terminarea studiilor liceale. Informaţiile completate sunt confidenţiale şi vor fi utilizate numai pentru scopul

declarat al chestionarului.

Vă rugăm completaţi cu atenţie elementele cerute cu informaţiile reale. 1. Doriţi să vă continuaţi studiile într-o instituţie de învăţământ superior? (marcaţi cu X varianta aleasă) Da Nu Nu ştiu 2. Dacă răspunsul de la întrebarea nr. 1 este afirmativ, specificaţi instituţia de învăţământ superior pentru care v-aţi hotărât? (marcaţi cu X varianta aleasă): Universitatea Spiru Haret Altă universitate din Bucureşti Altă universitate din ţară 3. Care dintre următorii factori au fost esenţiali în luarea deciziei? Realizarea unui venit viitor decent Posibilităţile de afirmare profesională Tradiţia familial Grad redus de dificultate al admiterii şi promovării într-o instituţie de nivel superior din domeniul ales

Pasiunea Posibilităţile de angajare Alţi factori (specificaţi)


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 171

4. Care din următoarele variante de învăţământ preferaţi? (marcaţi cu X varianta aleasă) de stat particular 5. Aveţi membri ai familiei care au urmat/urmează cursurile Universităţii Spiru Haret, Facultatea…………..? (marcaţi cu X varianta aleasă) Da Nu 6. Ce formă de învăţământ preferaţi? (marcaţi cu X varianta aleasă) Învăţământ cu frecvenţă Învăţământ cu frecvenţă redusă Învăţământ la distanţă 7. Dacă aţi răspuns cu DA la întrebarea nr. 1, care este/sunt domeniul/domeniile în care aţi dori să vă specializaţi şi în ce ordine (1– primul…7-ultimul)? 1. Economic 2. Juridic 3. Ştiinţe exacte (matematică, fizică, chimie) 4. Ştiinţe sociale 5. Informatică 6. Medicină 7. A lte domenii (specificaţi) 8. Dacă la întrebarea nr. 7 aţi ales şi domeniul (gestionat de facultate)……………, la care facultate cu profil…………………din centrele universitare cunoscute aţi dori să vă definitivaţi studiile? (marcaţi cu X varianta/variantele aleasă/alese) Bucureşti Cluj-Napoca Iaşi Craiova Timişoara Braşov Constanţa Altă facultate


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 172

9. Cum apreciaţi poziţia Universităţii Spiru Haret, Facultatea…………………în cadrul sistemului de învăţământ superior românesc? (marcaţi cu X varianta aleasă) Foarte bună Bună Destul de bună Nesatisfăcătoare 10. Informaţiile prezentate referitor la admiterea pentru anul universitar……………, la Facultatea……………….a Universităţii Spiru Haret au fost suficiente? (marcaţi cu X varianta aleasă) Da Nu Nu ştiu 11. Care din următoarele variante de admitere în învăţământul superior o preferaţi? (marcaţi cu X varianta aleasă) Pe bază de concurs (examen de admitere) Pe bază de dosar 12. Ce componente aţi prefera să fie luate în calculul mediei finale de admitere? (marcaţi cu X variantele alese). Media examenului de bacalaureat Media generală a anilor de liceu Altă componentă (specificaţi): 13. Cu ce pondere aţi prefera să fie incluse în calculul mediei de admitere finale, următoarele componente? Media examenului de Bacalaureat ………….. % Media generală a anilor de liceu ……………..% Altă componentă, specificaţi:…………………% 14. Ce mod de admitere preferaţi? (marcaţi cu X varianta aleasă)? Direct pe specializare Pe serii, urmând ca repartizarea pe specializări să se facă după anul I de studiu


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 173

15. Dacă aţi ales la întrebarea nr. 7 şi domeniul de studii (gestionat de facultate...............................), care din următoarele specializări o preferaţi şi în ce ordine (1-prima…9-ultima)? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 16. Marcaţi cu X specializările pentru care ştiţi ce profesie şi ce posibilităţi de angajare veţi avea după absolvire: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 17. Informaţiile despre Universitatea Spiru Haret, Facultatea…………………………au fost culese, cu preponderenţă, din (de la): 1. Mass-media (radio, TV, presă); 2. Internet; 3. Broşuri/materiale publicitare; 4. Ghidul de prezentare a facultăţii; 5. Prieteni/Rude. 18. Care din variantele de informare, cu privire la instituţiile de învăţământ superior, o preferaţi şi în ce ordine (1-prima…5-ultima)? 1. Mass-media (radio, TV, presă); 2. Internet; 3. Broşuri/materiale publicitare; 4. Ghidul de prezentare a facultăţii; 5. Prieteni/Rude.


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 174

19. Consideraţi că sunt necesare mai multe acţiuni de informare a elevilor cu privire la orientarea în carieră? Da Nu 20. În ce perioadă a anului şcolar consideraţi că v-ar ajuta cel mai mult acţiunile de informare desfăşurate de facultăţi? La începutul ultimei clase de liceu La sfârşitul ultimei clase de liceu 21. Ce informaţii aţi dori să aflaţi despre facultatea unde doriţi să fiţi admişi? ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………....…………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… Date personale: Sexul:……….. Vârsta: ……… Domiciliul stabil: Localitatea:………………………………………………….. Judeţul:…...………………………………………………….. Liceul: ……………………………………………………………. Profilul clasei: ………………………………………………….. Marcaţi cu X grupa în care se încadrează, cu aproximaţie, media obţinută de dumneavoastră în primii trei ani de liceu: 5-6 6-7 7-8 8-9 9-10. Mulţumim pentru colaborare.


Ediţia 2/2013



CLIENTULUI

COD: PS-07

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 175

Anexa nr. 3 F3/PS-07

SCALA DE IERARHIZARE A CERINŢELOR IDENTIFICATE ALE CLIENŢILOR

1 2 3 4 5

Frecventa deloc

foarte rar Rar

Frecvent

Foarte frecvent

Impact

Impact nesemnificativ

Impact foarte mic

Impact mic Impact mare

Impact foarte mare

Fezabilitate Imposibil

Foarte puţin fezabil

Puţin fezabil

fezabil Foarte fezabil

Costuri Foarte mare

mare mediu mic Foarte mic

Responsabil: Consiliul facultăţii


Ediţia 2/2013


PROCEDURA COMPETENŢĂ, CONŞTIENZIZARE

ŞI PERFECŢIONARE

COD: PS-08

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 176

1. SCOP Stabilirea regulilor şi responsabilităţilor referitoare la organizarea şi desfăşurarea

procesului de asigurare a competenţei, conştientizării şi perfecţionării personalului didactic şi de cercetare implicat în procesul educaţional, precum şi la asigurarea resurselor de personal calificat necesar gestionării acestui proces în cadrul Universităţii Spiru Haret.

2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplică în toate componentele funcţionale ale Universităţii Spiru Haret unde

se organizează şi se desfăşoară procesul de asigurare a competenţei, conştientizării şi perfecţionării personalului didactic şi de cercetare implicat în procesul educaţional.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ - Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; - Legea nr. 87 din 10.04.2006 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului

nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei; - Metodologia de ocupare a posturilor didactice şi de cercetare vacante în Universitatea

Spiru Haret; - Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; - Alte reglementări interne emise de senatul Universităţii. 4. DEFINIŢII/TERMENI ŞI ABREVIERI 4.1. Definiţii/termen - analiza = activitate desfăşurată în scopul cunoaşterii stării unui proces educaţional şi

luării măsurilor care se impun pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite; - competenţă = aptitudini demonstrate de o persoană de a aplica cunoştinţele şi

aptitudinile într-un domeniu definit; - conştientizare = a determina o persoană să devină conştientă de scopul, necesitatea şi

utilitatea unei activităţi; - perfecţionare = continuarea pregătirii într-un domeniu de studii sau specializare, în

vederea desăvârşirii pregătirii teoretice şi practice; - mediu de lucru = ansamblu de condiţii în care se desfăşoară procesul educaţional. 4.2. Abrevieri - CEAC - Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; - DMC - Departamentul pentru managementul calităţii; - SMC- Sistem de management al calităţii; - CF - Consiliul facultăţii; - SU - Secretarul şef al Universităţii; - SF - Secretarul şef al facultăţii; - PC - Prodecan responsabil cu calitatea.


Ediţia 2/2013



ŞI PERFECŢIONARE

COD: PS-08

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 177

5. DESCRIEREA PROCESULUI 5.1. Cerinţe generale a) În Universitatea Spiru Haret, procesul de asigurare a competenţei, conştientizării şi

perfecţionării se desfăşoară sub coordonarea decanilor şi directorilor de departament pe baza prevederilor Legii educaţiei naţionale, nr.1/2011, ale Cartei Universităţii şi ale reglementărilor interne emise de Senatul Universităţii.

b) Procesul de asigurare a competenţei, conştientizării şi perfecţionării se realizează respectând următoarele etape de acţiune:

- stabilirea necesităţilor de perfecţionare şi conştientizare; - stabilirea strategiei de perfecţionare şi conştientizare şi a resurselor necesare; - realizarea perfecţionării şi conştientizării; - evaluarea performanţelor personalului şi comunicarea rezultatelor; - asigurarea personalului competent. 5.2. Cerinţe specifice 5.2.1. Stabilirea necesităţilor de perfecţionare şi conştientizare a) Pentru asigurarea perfecţionării şi conştientizării, în vederea atingerii nivelului de

competenţă cerut de standardele în vigoare se stabilesc următoarele necesităţi: - analiza cerinţelor postului; - analiza obiectivelor Universităţii şi ale Facultăţii; - analiza rezultatelor evaluării personalului; - analiza indicatorilor de finanţare; - rezultatele auditurilor interne şi ale programelor de acţiuni corective şi preventive. b) Stabilirea necesităţilor de perfecţionare şi conştientizare este determinată de următorii

factori: - indicatorii de finanţare de bază stabiliţi de Consiliul de administraţie şi aprobaţi de

Senatul universitar; - creşterea prestigiului profesional al Universităţii şi al facultăţii; - motivaţia individuală. c) În scopul stabilirii necesităţilor de perfecţionare şi conştientizare a personalului

didactic se analizează: - cerinţele pentru fiecare categorie de post, aşa cum sunt definite în Metodologia de

ocupare a posturilor didactice şi de cercetare vacante; - indicatorii de finanţare de bază transmişi de Consiliul de administraţie; - obiectivele calităţii procesului neducaţional; - rezultatele auditurilor interne şi ale programului de acţiuni corective şi preventive; - rezultatele anterioare ale evaluării personalului. d) Pentru stabilirea necesităţilor de instruire a personalului auxiliar se au în vedere

următoarele cerinţe manageriale: - actualizarea planului de învăţământ şi a programei analitice/fişei disciplinei; - îmbunătăţirea activităţii proprii de participare la aplicaţii didactice; - modernizarea bazei materiale a laboratoarelor.


Ediţia 2/2013



ŞI PERFECŢIONARE

COD: PS-08

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 178

e) Pentru stabilirea necesităţilor de instruire se analizează: - modernizările efectuate în săli de curs şi în laboratoare; - rezultatele evaluării anuale a personalului; - planul de învăţământ. Responsabilităţi, potrivit competenţelor: Rector, Decan, Director de departament. 5.2.2. Stabilirea strategiei de perfecţionare şi conştientizare şi a resurselor necesare a) Pentru atingerea acestui obiectiv se au în vedere: - formele şi metodele de perfecţionare; - resursele disponibile; - strategiile generale şi strategiile operaţionale. b) Perfecţionarea şi conştientizarea cadrelor didactice se asigură prin: - antrenare în programe de cercetare – dezvoltare; - antrenare în participarea la sesiuni ştiinţifice, congrese, conferinţe, seminarii naţionale

şi internaţionale; - autoperfecţionare; - creşterea spiritului de competitivitate la nivel individual în cadrul unui sistem de grade

profesionale; - organizarea şi participarea la conferinţe şi seminarii în domeniul managementului calităţii. c) Perfecţionarea şi conştientizarea personalului auxiliar se asigură prin: - autoperfecţionare; - cunoaşterea prelegerilor la disciplinele pe care le deservesc; - instruirea prevăzută prin contract de achiziţie a echipamentului; d) Resursele necesare satisfacerii necesităţilor de perfecţionare se stabilesc prin: - alocarea unui procent din finanţarea de bază şi din venituri proprii; - alocarea unui procent din contracte de cercetare; - programe europene specifice de finanţare a perfecţionării cadrelor didactice. Responsabilităţi, potrivit competenţelor: Director de departament, cadru didactic. 5.2.3. Realizarea perfecţionării şi conştientizării a) Pentru verificarea stadiului de realizare a perfecţionării şi conştientizării se utilizează: - fişa de evaluare a activităţii anuale; - Registrul de perfecţionare a personalului auxiliar. b) Realizarea perfecţionării şi conştientizării personalului didactic se evidenţiază în

documentaţia anexată la Fişa de evaluare a activităţii anuale. c) Realizarea perfecţionării şi conştientizării personalului auxiliar se evidenţiază în

Registrul de perfecţionare a personalului auxiliar. Responsabilităţi, potrivit competenţelor: Decan, Prodecan responsabil cu Calitatea,

Director de departament. 5.2.4. Evaluarea performanţelor personalului şi comunicarea rezultatelor a) Evaluarea performanţelor şi comunicarea rezultatelor se realizează prin: - fişe de evaluare a activităţii anuale, respectiv: fişa de autoevaluare, fişa de evaluare a

cadrelor didactice de către studenţi, fişa de evaluare din partea departamentului); - fişa individuală de evaluare (autoevaluare) personal auxiliar; - evidenţa punctajului final; - raportul anual al Decanului facultăţii.


Ediţia 2/2013



ŞI PERFECŢIONARE

COD: PS-08

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 179

b) Evaluarea performanţelor cadrului didactic se face pe baza criteriilor de evaluare asociate cu indicatorii de performanţă din Fisa individuală de evaluare a activităţii anuale, astfel:

- algoritmul de calcul al punctajului individual este prevăzut în Fişa individuală de evaluare a activităţii anuale;

- rezultatele obţinute în urma evaluării performanţelor individuale sunt documentate în formularul Evidenţa punctajului final;

- rezultatele sunt comunicate fiecărui cadru didactic sub semnătură pe formularul Evidenţa punctajului final.

- în funcţie de punctajul obţinut se stabilesc: coeficientul de creştere a salariului faţă de salariul de bază; necesităţi de perfecţionare; acordarea de diferite stimulente.

c) Evaluarea performanţelor personalului auxiliar se face pe baza indicatorilor specifici activităţii de asistenţă în laborator, prevăzuţi în Fişa individuală de evaluare a personalului auxiliar, astfel:

- notele sunt acordate de persoana evaluatoare, director de departament sau decan; - algoritmul de calcul al punctajului individual este prevăzut în Fişa individuală de

evaluare a personalului auxiliar; - rezultatele obţinute în urma evaluării performanţelor individuale sunt documentate în

formularul Fişa individuală de evaluare a personalului auxiliar; - rezultatele sunt comunicate fiecărui angajat sub semnătură pe formularul Fişa

individuală de evaluare a personalului auxiliar; - în funcţie de punctajul obţinut se stabilesc: coeficientul de creştere a salariului faţă de

salariul de bază; necesităţi de perfecţionare. d) Evaluarea eficacităţii procesului de perfecţionare se realizează prin monitorizarea

următorilor indicatori: - rata de perfecţionare a cadrelor didactice, respectiv raportul dintre numărul de cadre

didactice care au un punctaj mai mare de 65% şi numărul total de cadre didactice; acest indicator trebuie să fie cel puţin 65% pe an;

- rata de promovare a examenului de diplomă definit ca raportul între numărul studenţilor care au luat licenţa si numărul total de studenţi din anul terminal al fiecărei facultăţi înscrişi la examenul de diplomă; valoarea-ţintă a acestui indicator este de cel puţin 90%.

Responsabilităţi, potrivit competenţelor: Decanul facultăţii, Directorul de departament. 5.2.5 Asigurarea personalului competent a) Competenţa personalului se asigură prin: - criterii specifice fiecărui domeniu, elaborate de către Consiliul facultăţii; - dosarul de concurs pentru ocuparea postului; - Metodologia de ocupare a posturilor didactice şi de cercetare vacante. b) Personalul competent este asigurat prin selecţia pentru ocuparea postului prin concurs. c) Criteriile de selecţie sunt documentate în Metodologia de ocupare a posturilor

didactice şi de cercetare vacante. d) Înregistrările se regăsesc în Dosarul de concurs păstrat la Biroul concursuri. Responsabilităţi, potrivit competenţelor: Decanul facultăţii, Directorul de departament,

secretar-şef pe facultate.


Ediţia 2/2013



ŞI PERFECŢIONARE

COD: PS-08

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 180

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a) Senatul Universităţii - aprobă procedura; - aprobă revizuirea procedurii. b) Rectorul Universităţii: - impune aplicarea procedurii. c) Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii (CEAC) - avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii. d) Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) - elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. e) Decanii, directorii de departamente, personalul didactic - aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura prezentă se avizează de către CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii



Propunerea de modificare se înaintează CEAC prin intermediul DMC. 7.3. Modificările, care vor interveni potrivit noii legislaţii, vor determina, după caz, revizuirea

ediţiei curente sau elaborarea unei noi ediţii. 7.4. Fiecare ediţie sau revizuire este avizată de CEAC şi se aprobă de către Senatul

Universităţii.


Ediţia 2/2013


PROCEDURA CONTROLUL FURNIZĂRII SERVICIULUI

COD: PS-09

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 181

1. SCOP Stabilirea regulilor generale şi a modului de operare pentru respectarea conformităţii

serviciilor educaţionale prestate de către Universitatea Spiru Haret şi a furnizării acestora clienţilor potrivit metodologiilor şi procedurilor sistemului de management al calităţii.

2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplică de către Universitatea Spiru Haret şi componentele sale funcţionale,

potrivit competenţelor, care efectuează controale planificate sau neplanificate la prestatorii proprii de servicii educaţionale.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ - Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; - SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de managementul calităţii - Principii fundamentale şi

vocabular; - SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de managementul calităţii – Cerinţe; - Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; - Procedura de sistem Controlul produsului/serviciului neconform PS-04; - Procedura de sistem Identificarea şi analiza cerinţelor clientului PS-07; - Reglementări interne emise de Universitate. 4. DEFINIŢII/TERMENI ŞI ABREVIERI 4.1. Definiţii/termeni - acreditare = procedura prin care organismul naţional de acreditare atestă că o instituţie

de învăţământ este competentă să efectueze sarcinile stabilite prin lege; - control = activitate legală, necesară şi utilă, exercitată cu obiectivitate şi nepărtinire,

destinată menţinerii sau restabilirii echilibrului între dispoziţiile normative aplicabile domeniului protecţiei consumatorilor şi modul concret în care acţionează operatorul economic controlat sau structurile sale şi personalul acestora în acel domeniu;

- elemente de identificare a produsului/serviciului = elementele referitoare la un produs/ serviciu exprimate în documente ale producătorului/vânzătorului şi prin care produsul/serviciul este în mod distinct identificat pentru a nu fi confundat cu altul diferit sau din aceeaşi categorie;

- inspecţie = examinarea proiectului unui produs sau serviciu şi determinarea conformităţii acestuia cu condiţiile specifice sau cu condiţiile generale, pe baza unei aprecieri profesionale;

- produs/serviciu = rezultat al unui sistem de activităţi interconectate, care transformă intrările în ieşiri (SR EN ISO 9000:2006);

- sesizare = formulare făcută în scris, prin poşta electronică sau preluată telefonic de către personalul Universităţii, prin întocmirea fişei de sesizare/reclamaţie, cu privire la lipsa conformităţii produselor/serviciilor achiziţionate, fără formulare de pretenţii materiale.


Ediţia 2/2013



COD: PS-09

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 182

4.2. Abrevieri - CEAC - Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; - DMC - Departamentul pentru managementul calităţii; - SMC - Sistem de management al calităţii; - RMC - Responsabil management calitate; - CF - Consiliul facultăţii. 5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Cerinţe generale a) Controlul furnizării serviciului are ca scop obţinerea de date şi informaţii concludente,

a căror analiză, prelucrare şi interpretare să permită evaluarea corectă a nivelului de înţelegere, acceptare şi respectare a obligaţiilor care revin Universităţii şi a componentelor sale funcţionale, potrivit competenţelor, în domeniul furnizării serviciului către clienţi;

b) În scopul prevenirii furnizării unor servicii neconforme pe piaţa educaţională, cât şi a retragerii acestora, se vor avea în vedere, cu prioritate, prevederile reglementărilor specifice privind calitatea serviciilor şi protecţia legală a consumatorilor de servicii educaţionale;

c) Pentru cunoaşterea modului de realizare a furnizării serviciului, la nivelul Universităţii şi facultăţilor/departamentelor se vor numi echipe de control, conduse de un cadru didactic cu autoritate şi competenţă, care vor fi instruite asupra modalităţilor de acţiune;

d) Pentru a putea satisface cerinţele referitoare la un anumit serviciu, acestea trebuie clar definite prin caracteristici care să poată fi observate şi evaluate de către client; pe de altă parte, trebuie clar definite şi cerinţele referitoare la procesele pe care le implică prestarea serviciului, prin caracteristici ale proceselor respective;

e) Componentele calităţii serviciului sunt: - calitatea prestării serviciului; - disponibilitatea serviciului; - calitatea accesului la serviciu; - calitatea relaţiei cu prestatorul; - calitatea informaţiilor furnizate clientului; - calitatea sugestiilor făcute clientului; - calitatea susţinerii satisfacţiei clientului. f) Actul de control este guvernat de următoarele principii: - legalitatea - potrivit căruia orice acţiune de control poate fi efectuata dacă este

prevăzută expres de lege sau de un alt act normativ, aplicabil domeniului de protecţie şi satisfacţie a clienţilor;

- oficialitatea - care impune ca orice acţiune de control să se execute în temeiul unei împuterniciri exprese;

- regularitatea - conform căreia actul de control să se desfăşoare la intervale rezonabile de timp, în aşa fel încât să asigure cunoaşterea şi stabilirea modului în care furnizorul de serviciu controlat îşi îndeplineşte obligaţiile legale şi să nu afecteze activitatea normală a acestuia;

- egalitatea de tratament - care instituie garanţia că personalul împuternicit cu atribuţii de control îşi exercita îndatoririle cu respectarea normelor şi regulilor deontologice faţă de toţi furnizorii de servicii controlaţi;


Ediţia 2/2013



COD: PS-09

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 183

- confidenţialitatea - care obligă personalul cu atribuţii de control să nu divulge, în nici o împrejurare, date, documente sau informaţii, în legătură cu obiectul de activitate, tehnicile şi tehnologiile utilizate, asupra cărora furnizorul de servicii conservă drepturi proprii, precum şi identitatea persoanelor care au formulat sesizări;

- profesionalism - care presupune exercitarea cu competenţă, responsabilitate, eficienţă, conştiinciozitate şi corectitudine a activităţii de către personalul cu atribuţii de control;

- integritatea - conform căruia personalul cu atribuţii de control este obligat să-şi îndeplinească îndatoririle cu bună credinţă, să respingă orice încercare de influenţare sau

de deturnare de la obiectivele şi scopul acţiunii, să nu pretindă şi să nu primească, în nici o împrejurare, bani ori alte foloase sau promisiuni de astfel de daruri pentru tăinuirea rezultatelor reale ale activităţii de control sau pentru avantajarea, în orice mod, a furnizorului de servicii;

i) obiectivitatea şi imparţialitatea - principii care obligă personalul cu atribuţii de control să îndeplinească acţiunea propriu-zisă, să constate şi să dispună măsurile, pe baza datelor şi documentelor examinate şi susţinute de acestea, cu eliminarea interpretărilor personale, subiective, nesusţinute şi părtinitoare, în dezacord cu realitatea;

j) consecvenţa şi proporţionalitatea - care impun personalului cu atribuţii de control să dispună măsuri cu conţinut şi consecinţe corespunzătoare la încălcări sau nerespectări ale reglementărilor legale şi să asigure corelarea între gravitatea faptelor şi sancţiunile aplicate.

5.2. Cerinţe specifice 5.2.1. Scopul şi obiectivele activităţii de control a) Activitatea de control a personalului care exercită atribuţii în acest domeniu are drept

scop apărarea drepturilor clienţilor, prin: - crearea unui înalt nivel de protecţie a acestora prin acţiuni de supraveghere a pieţei

educaţionale şi de verificare a modului de respectare a prevederilor legale în domeniu; - cunoaşterea modului în care se respectă, în cadrul Universităţii, obligaţiile privind

asigurarea satisfacţiei clienţilor în legătură cu serviciile furnizate; - conştientizarea şi sensibilizarea personalului Universităţii Spiru Haret asupra riscurilor

generate de nerespectarea standardelor privind furnizarea serviciului către clienţi; - dispunerea măsurilor adecvate, în vederea respectării legislaţiei în materie, evaluării

impactului şi întreprinderii măsurilor care se impun. b) La stabilirea obiectivelor se vor avea în vedere informaţiile provenite de la clienţi,

asociaţii ale acestora, mass-media, de la alte autorităţi, precum şi constatările proprii. c) Activitatea de control trebuie să fie orientată, preponderent, spre următoarele obiective: - aducerea la cunoştinţa personalului a abaterilor şi faptelor care au generat încălcarea

reglementărilor legale în domeniul asigurării satisfacţiei clienţilor şi a consecinţelor în plan managerial produse de această încălcare;

- determinarea personalului cu funcţii de conducere la nivelul Universităţii şi a unităţilor sale funcţionale să-şi însuşească şi să respecte normele legale în domeniul protecţiei clienţilor;

- identificarea neconformităţilor serviciilor furnizate, cu impact asupra clienţilor şi dispunerea măsurilor corective pentru limitarea consecinţelor acestora;

- evaluarea rezultatelor verificării unor sesizări şi reclamaţii care evidenţiază încălcări ale prevederilor legale în domeniu;


Ediţia 2/2013



COD: PS-09

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 184

- verificarea modului în care furnizorii de servicii din cadrul Universităţii au îndeplinit măsurile dispuse în actele de control;

- soluţionarea în termenul legal a sesizărilor şi reclamaţiilor din domeniul protecţiei şi satisfacţiei clienţilor.

5.2.2. Tipurile acţiunilor de control În activitatea de control a furnizării serviciului se utilizează 2 tipuri de control: operativ

şi tematic. a) Controlul operativ constă în verificarea, limitată în timp şi sub raportul sferei de

cuprindere a furnizorului de serviciu, verificarea punctuală a unei stări, situaţii sau consecinţe, determinate de încălcarea directă de către furnizorul de servicii;

b) Obiectivele concrete urmărite, se referă la verificarea punctuală a realizării măsurilor dispuse pentru prevenirea unui risc şi/sau a celor cu termene scadente, verificarea menţinerii /sistării activităţii şi/sau opririi furnizării unor servicii până la realizarea conformităţii, verificarea conformităţii serviciilor în cazul apariţiei unui pericol iminent;

c) Controlul operativ se dispune, de şeful ierarhic al personalului cu atribuţii de control şi se execută în baza delegaţiei de control şi a legitimaţiei;

d) În cazuri temeinic justificate, controlul operativ se poate efectua fără o aprobare prealabilă sau delegaţie numai în baza legitimaţiei, cu obligaţia persoanei care a efectuat controlul să justifice acţiunea după efectuarea controlului, în faţa şefului ierarhic superior;

e) Controlul tematic este un control programat, efectuat periodic, cu obiective precis stabilite şi cu o durată determinată, menite să asigure verificarea conformităţii serviciului furnizat cu normele aplicabile din domeniul satisfacţiei clientului;

f) La stabilirea controlului tematic vor fi avute în vedere sesizările şi reclamaţiile clienţilor, precum şi constatarea unor cazuri frecvente de încălcare a legislaţiei dintr-un anumit domeniu al protecţiei şi satisfacţiei clienţilor;

g) Acţiunile tematice de control se declanşează atât la iniţiativa conducerii Universităţii, cât şi la iniţiativa conducerii facultăţii/departamentului, cu aprobarea rectorului Universităţii, ori la solicitarea autorităţilor legale în materie de protecţia consumatorilor

5.2.3. Stabilirea tematicilor de control a) Tematicile de control vor fi stabilite în funcţie de datele deţinute privind situaţia

prezentă a furnizării serviciului şi vor cuprinde: - obiectivul controlului şi perioada de desfăşurare; - structurile cu care se va colabora în desfăşurarea acţiunii; - reglementările şi metodologiile proprii care vor sta la baza controlului; - categoriile de furnizori de servicii se vor controla, precum şi zonele teritoriale de acţiune; - principalele aspecte urmărite în timpul controlului; - modul de culegere, cuantificare şi prezentare a informaţiilor şi concluziilor rezultate

din control; - modul de valorificare a constatărilor rezultate din control. b) În urma desfăşurării activităţii de control tematic, se va întocmi un raport de control,

la formularea căruia se va avea în vedere realizarea unei analize asupra eficienţei controlului, precum şi prezentarea unor eventuale propuneri privind modul de completare şi modificare a legislaţiei din domeniul protecţiei şi satisfacţiei clienţilor;


Ediţia 2/2013



COD: PS-09

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 185

c) Prelucrarea datelor, atât la nivel de Universitate, cât şi de facultate/departament, rezultate ca urmare a acţiunilor tematice trebuie să constituie o bază pentru luarea unor măsuri corective şi, după caz, pentru promovarea sau modificarea unor reglementări în domeniu;

d) Conducerea Universităţii va analiza anual activitatea de supraveghere şi control a facultăţilor/departamentelor în acest domeniu şi va informa senatul universitar şi Consiliul de administraţie asupra problemelor constatate şi a măsurilor în consecinţă.

5.2.4. Planificarea, pregătirea, declanşarea şi desfăşurarea acţiunilor de control a) Planificarea acţiunilor de control, în baza unor planuri săptămânale, lunare sau

trimestriale, elaborate la nivel de Universitate şi facultate, vor include, după caz, acţiunile dispuse pentru cunoaşterea situaţiei furnizării serviciilor de către entităţile abilitate;

b) La planificarea acţiunilor de control se va ţine seama şi de informaţiile provenite de la clienţi, asociaţii ale acestora, din mass-media, de la alte structuri ale administraţiei publice centrale/ locale, de importanţa şi complexitatea acţiunii şi de potenţialul uman şi material care poate fi utilizat în această activitate;

c) Pregătirea acţiunilor de control presupune stabilirea de către Universitate a: - obiectivelor controlului furnizării serviciului; - elementelor de strategie a controlului, care să asigure eficienţa acestuia; - echipei de control, formată din minim doi membri; - locului şi perioadei de desfăşurare; - modului de efectuare a acţiunilor în comun cu alte structuri de specialitate ale Universităţii. d) În cadrul pregătirii acţiunii de control, şeful echipei de control are următoarele obligaţii: - documentarea asupra activităţii furnizorului de servicii, a actelor normative care

reglementează drepturile şi obligaţiile acestuia, a constatărilor, concluziilor şi măsurilor stabilite în controalele anterioare şi a modului în care furnizorul de servicii a răspuns solicitărilor pentru eliminarea deficienţelor, precum şi asupra procedurilor şi tematicilor de control;

- stabilirea planului de control, care va conţine: reglementările şi metodologiile aplicabile controlului; estimarea duratei controlului; alegerea metodei de control, verificări prin sondaj, pe eşantioane reprezentative;

- luarea altor măsuri, menite să faciliteze realizarea obiectivelor acţiunii de control în termenele stabilite, cu eficienţă maximă şi cu limitarea consecinţelor păgubitoare pentru furnizorul de servicii, cât şi pentru clienţi;

- verificarea posesiei documentelor de identitate, legitimaţiei şi delegaţiei de serviciu vizate la zi, formularelor tipizate de procese verbale, sigiliilor de prelevare eşantioane, fişelor de reclamaţii etc.;

- stabilirea detaliilor privind modul de deplasare; e) Informaţiile privind stabilirea obiectivelor, planificarea acestora şi pregătirea propriu-

zisă a acţiunilor de control sunt confidenţiale. 5.2.5. Desfăşurarea acţiunilor de control Acţiunile de control se realizează în următoarele etape: a) prezentarea legitimaţiei / delegaţiei de serviciu de către fiecare membru al echipei de

control unui angajat al furnizorului de servicii, cu care se stabileşte prima legătură şi comunicarea reprezentantului acestuia a informaţiilor privind:

- echipa de control; - temeiul legal al activităţii de control şi obiectivele avute în vedere; - perioada preconizată de desfăşurare sub rezerva prelungirii acesteia din motive

obiective, în raport cu natura sau caracterul unor constatări care impun o astfel de prelungire;


Ediţia 2/2013



COD: PS-09

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 186

- solicitarea opiniei reprezentantului furnizorului de servicii în legătură cu întreruperea sau neîntreruperea activităţii pe perioada controlului; opinia prestatorului de servicii va fi consemnată în procesul-verbal încheiat;

- repartizarea membrilor echipei, în funcţie de obiectivele stabilite şi de pregătirea şi experienţa fiecăruia;

- explicaţiile cerute de prestatorul de servicii şi clarificarea aspectelor prealabile controlului;

b) controlul propriu-zis, care se execută prin verificarea concretă a existenţei conformităţii serviciilor prestate, pe bază de documente, observare şi raţionament sau, după caz, pe baza rezultatelor analizelor de laborator a eşantioanelor prelevate;

c) finalizarea acţiunii de control, materializată în constatări concrete ale faptelor în legătură cu fiecare din obiectivele avute în vedere, însoţite de dispuneri de măsuri pentru limitarea consecinţelor faptelor de natură a leza interesele clienţilor;

d) prezentarea constatărilor, concluziilor şi a măsurilor preconizate, reprezentantului furnizorului de servicii, avându-se în vedere şi punctul de vedere şi argumentele acestuia;

e) întocmirea actului de control, care conţine descrierea faptelor săvârşite de prestatorul de servicii, măsurile dispuse şi sancţiunile contravenţionale şi însuşirea conţinutului de către fiecare din membrii echipei de control;

f) prezentarea, pentru luarea la cunoştinţă, a conţinutului actului de control, de către reprezentantul furnizorului de servicii şi pentru asigurarea îndeplinirii măsurilor dispuse.

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a) Senatul Universităţii - aprobă procedura; - aprobă revizuirea procedurii. b) Rectorul Universităţii - impune aplicarea procedurii. c) Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) - avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii. d) Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) - elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. e) Decanii, directorii de departamente, personalul didactic - aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura prezentă se avizează de către CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii





Universităţii.


Ediţia 2/2013


PROCEDURA: IDENTIFICAREA PROCESELOR

COD: PS-10

Revizia: 0

Elaborat DM

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 187

1. SCOP Scopul acestei proceduri este de a prezenta modul de identificare a proceselor având la

bază principiul de management abordarea bazată pe proces şi responsabilităţile persoanelor implicate în dezvoltarea sistemului de management al calităţii.

2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplică tuturor proceselor şi activităţilor în cadrul Universităţii Spiru Haret

atât de la nivelul instituţiei, cât şi al facultăţilor, departamentelor şi altor structuri organizaţionale de către personalul cu atribuţii în acest domeniu începând cu managementul de la cel mai înalt nivel.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ • Legea educaţiei naţionale nr.1/2011 • Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea OUG nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii

educaţiei; • Hotărârea de Guvern nr. 1418/11.10.2006 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare

externă, a standardelor, a standardelor de referinţă şi a listei indicatorilor de performanţă; • SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Actualizări; • SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi

vocabular; • SR EN ISO 9001: 2001 - Sisteme de management al calităţii – Cerinţe; • Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; • Manualul de management al calităţii Universităţii Spiru Haret. 4. DEFINIŢII, TERMENI ŞI ABREVIERI În prezenta procedură sunt utilizate următoarele abrevieri: • CEAC - Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; • CEACF - Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii facultate; • CF - Consiliul facultăţii; • DMC - Departamentul pentru managementul calităţii; • PS – Procedură de sistem; • SMC- Sistemul de management al calităţii.

5. DESCRIERE 5.1. Generalităţi 5.1.1. Universitatea Spiru Haret funcţionează având la bază procese care asigură

realizarea unui Sistem de management al calităţii performant. 5.1.2. Sistemul de management al calităţii la Universitatea Spiru Haret cuprinde

următoarele tipuri de procese (Anexa 1): • Procese de management; • Procese educaţionale; • Procese de cercetare ştiinţifică;


Ediţia


SPIRU HARET


COD: PS-10

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 188

• Procese suport şi resurse; • Procese de analiză, măsurare şi îmbunătăţire. 5.1.3. Toate aceste procese corelate au drept scop crearea unui sistem de management funcţional în cadrul Universităţii, care asigură implementarea politicii în domeniul

calităţii, stabilirea obiectivelor şi strategiilor, cu scopul declarat de a satisface cerinţele studenţilor şi a beneficiarilor.

5.2. Definirea tipurilor de procese 5.2.1. Procesele de management care sunt generate în cadrul acţiunilor managementului

de la cel mai înalt nivel, se referă la misiunea, politica, obiectivele, deciziile strategice şi de planificare şi se regăsesc în managementul strategic, managementul operaţional, managementul resurselor şi analiza efectuată de management. Rolul proceselor de management este de a asigura realizarea celorlalte procese ţinând seamă de angajamentul şi obiectivele trasate de management, respectiv de a îmbunătăţi continuu procesele educaţionale şi de cercetare.

5.2.2. Procesele educaţionale sunt specifice serviciilor şi produselor furnizate de către universitate clienţilor săi (studenţii) şi au o influenţă decisivă asupra factorilor de succes ai instituţiei. Principalele obiective ale acestor procese sunt îndreptate către activităţile de admitere, predare-învăţare şi finalizarea studiilor.

5.2.3. Procesele de cercetare ştiinţifică sunt focalizate pe creşterea factorilor de succes ai Universităţii, finanţare şi îmbunătăţirea continuă a programelor de studii şi cursurilor. Principalele obiective ale acestor procese sunt îndreptate către activităţile de documentare, investigare, creativitate, ofertare teme de cercetare, contractare teme de cercetare, gestionarea proiectelor şi corelarea rezultatelor cercetării ştiinţifice cu programele de studii oferite, cursuri şi manuale.

5.2.4. Procesele suport şi resurse sunt procese prin intermediul cărora se asigură realizarea şi îmbunătăţirea proceselor educaţionale şi de cercetare ştiinţifică. Obiectivele acestor procese sunt axate pe activităţi care susţin procesele de management, educaţionale şi de cercetare ştiinţifică, fiind realizate de cadre didactice, secretare, centre de suport teritoriale, platforma tehnologică Blackboard, Departamentul IT, biblioteci, Departamentul juridic şi direcţiile: administrativ, resurse umane, financiar-contabil, probleme sociale.

5.2.5. Procesele de analiză, măsurare, îmbunătăţire sunt proceduri specifice managementului calităţii fiind utilizate pentru a îmbunătăţii continuu , procesele de management şi procesele suport luând în considerare datele de ieşire, satisfacţia clientului şi datele de intrare, cerinţele clientului.

Toate tipurile de procese identificate prezentate într-o corelaţie logică constituie Harta Proceselor, care cuprinde astfel, procese necesare Sistemului de management al calităţii.

5.3. Identificarea proceselor 5.3.1. Identificarea proceselor este responsabilitatea decanului/ directorului

departamentului de studii. 5.3.2. Activitatea de identificare a proceselor se realizează de către membrii comisiilor

calităţii pe facultate şi departament. 5.3.3. Comisia calităţii pe facultate/departament de studii, având la bază principiile

prezentei proceduri, identifică procesele, sub-procesele şi activităţile din cadrul facultăţii/departamentului de studii.

5.3.4. Pentru fiecare proces va fi numit un responsabil de proces.


Ediţia 2/2013



COD: PS-10

Revizia: 0

Elaborat DM

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 189

5.4. Elaborarea documentelor proceselor 5.4.1. Pe baza activităţilor care se desfăşoară în sectoarele implicate, membrii Comisiei

calităţii (CCF) identifică datele de intrare, datele de ieşire, furnizorii şi clienţii fiecărui proces şi instrumentele cu care se reglează procesul.

5.4.2. Pe baza datelor identificate se elaborează tabel cu procesele şi responsabilii de procese, precum şi harta fiecărui proces.

5.4.3. Documentele elaborate se transmit DMC pentru analiză, corelaţii, feedback şi prezentare spre avizare CEAC.

5.4.4. Tabelul cu lista proceselor şi responsabilul de proces, precum şi harta fiecărui proces reprezintă anexe la Manualul pentru managementul calităţii.

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a. Senatul Universităţii - aprobă procedura; - aprobă reviziile procedurii. b. Rectorul Universităţii - impune aplicarea procedurii. c. Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii( CEAC) - avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii; - monitorizează aplicarea procedurii. d. Departamentul pentru managementul calitatii (DMC) - elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. e. Decanii, directorii de departamente, comisiile calităţii pe facultăţi-departamente

şi personal didactic - aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura se avizează de CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii Spiru Haret. Pe baza experienţei urmează să se formuleze propuneri de îmbunătăţire a procedurii. 7.2. Modificările se iniţiază de către orice structură organizaţională din cadrul

Universităţii. Propunerea se înaintează CEAC prin DMC. 7.3. Modificările din capitolul 5 conduc la elaborarea unei noi ediţii. Modificările din celelalte capitole conduc la revizia ediţiei curente. 7.4. Orice ediţie sau revizie este avizată de CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii Spiru

Haret. 8. PREVEDERI SPECIALE Prezenta procedură este proprietate intelectuală a Universităţii Spiru Haret. 9. ANEXE Anexa nr. 1. Tipurile de procese ale SMC la Universitatea Spiru Haret


Ediţia


SPIRU HARET


COD: PS-10

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

Anexa nr. 1

Tipurile de procese ale Sistemului de management al calităţii la Universitatea Spiru Haret

COD:MC-04/PAG: 190

Intrari Iesiri

Îmbunătăţirea continua a Sistemului de management al calităţii la Universitatea Spiru Haret

Cer

inte

le p

oten

tialil

or s

tude

nti ş

i alto

r părţi

inte

resa

te Satisfacţia: studenţilor, absolvenţilor, angajatorilor

Procese de Management

Procese suport

şi resurse

Procese de analiză,

măsurare, îmbunătăţire

Procese

educationale

Servicii educaţionale

Procese de cercetare ştiinţifică


Ediţia

IV/2013 UNIVERSITATEA

SPIRU HARET

PROCEDURA: AUDITUL INTERN AL CALITĂŢII COD: PS-11

Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 191

1. SCOP Prezentarea modului de realizare a procesului de audit intern al calităţii din cadrul

Universităţii Spiru Haret, precum şi a responsabilităţilor aferente. 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplică în toate facultăţile şi departamentele în cadrul Universităţii Spiru

Haret. 3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ - Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; - Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 75/2005

privind asigurarea calităţii educaţiei; - Hotărârea de Guvern nr. 1418/11.10.2006 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare

externă, a standardelor, a standardelor de referinţă şi a listei indicatorilor de performanţă; - Metodologia de evaluare externă, standardele, standardele de referinţă şi lista

indicatorilor de performanţă elaborată de ARACIS; - Ordinul Ministrului educaţiei şi cercetării nr. 3617/2005 privind aplicarea generalizată

a Sistemului European de Credite Transferabile; - ISO 9001/2000 şi ISO 9001/2008 privind planificarea, realizarea, raportarea şi

înregistrarea auditului intern al calităţii; - Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; - Manualul de management al calităţii, Universitatea Spiru Haret. 4. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI Definiţii - audit al calităţii = proces de verificare a existenţei şi utilizării

metodologiilor/procedurilor necesare asigurării evaluării şi asigurării calităţii; - audit intern = proces de verificare internă a existenţei şi utilizării metodologiilor/

procedurilor necesare evaluării şi asigurării calităţii educaţiei în cadrul Universităţii; - auditor intern = persoană calificată/atestată, care colectează dovezi certe referitoare la implementarea metodologiilor/procedurilor necesare asigurării calităţii;

- evidenţe de audit intern = documente scrise/înregistrări care atestă aplicarea riguroasă a procedurilor de asigurare a calităţii şi îndeplinirea cerinţelor/standardelor de calitate;

- rezultate ale auditului intern = documente care confirmă/infirmă implementarea corectă şi adecvată a procedurilor de asigurarea calităţii, acordă calificative de conformitate/ nonconformitate şi identifică oportunităţi de îmbunătăţire a calităţii.

Abrevieri CAIC - Comisia de audit intern al calităţii din structura Senatului universitar; DMC - Departamentul pentru managementul calităţii; CAIC/F - Comisia de audit intern al calităţii pe facultate; EAC- Echipa de audit intern al calităţii.


Ediţia


SPIRU HARET


Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 192

5. DESCRIERE 5.1. Organizarea auditului intern al calităţii 5.1.1. Auditarea internă a calităţii proceselor educaţionale în Universitatea Spiru Haret

se desfăşoară în mod planificat şi/sau în funcţie de cerinţele interne manageriale. 5.1.2. Procesul de audit intern al calităţii în Universitatea Spiru Haret este atributul

Comisiei de audit intern al calităţii, existente la nivelul Senatului universitar, precum şi al comisiilor de audit intern al calităţii, existente la nivelul facultăţilor.

5.1.3. Comisia de audit intern al calităţii de la nivelul Senatului universitar asigură planificarea auditului intern în unităţile şi compartimentelor funcţionale ale Universităţii (Anexa 1, formular F1/PS-11), întocmeşte lista auditorilor interni şi desemnează şeful echipei de audit.

5.1.4. Comisia de audit intern al calităţii de la nivelul facultăţii îşi desfăşoară activitatea pe baza planificării auditului intern, aprobată de către decanul facultăţii şi avizată de către Comisia de audit intern al calităţii a Senatului universitar (Anexa 2, formular F2/PS-11).

5.1.5. În activitatea de audit intern al calităţii pot fi utilizaţi, în funcţie de cerinţele manageriale, experţi-auditori atestaţi prin cursuri speciale în domeniul managementului calităţii.

5.1.6. Secretariatul tehnic al activităţii de audit intern este asigurat, la nivel de Universitate, de către Departamentul pentru managementul calităţii, iar la nivel de facultate, de către secretarul Comisiei de audit intern al calităţii.

5.1.7. La nivelul Universităţii se execută următoarele tipuri de audit intern al calităţii: a) auditul intern planificat - care constă în auditarea aplicării procedurilor calităţii pe

baza unui calendar anual, ce eşalonează activităţile comisiilor de audit intern; b) auditul de urmărire - care are drept scop verificarea îndeplinirii acţiunilor de

corectare a nonconformităţilor şi de aplicare a măsurilor necesare eliminării lor; c) auditul neplanificat - care se realizează, prin decizia Rectorului Universităţii, în

funcţie de necesităţile manageriale. 5.2. Pregătirea activităţii de audit intern al calităţii 5.2.1. Activitatea de audit intern al calităţii la nivelul Universităţii este coordonată de către

Comisia de audit intern de la nivelul Senatului universitar şi aprobată de către Senatul Universitar. 5.2.2. Activitatea de audit intern se execută pe baza Planului de audit intern al calităţii, elaborat

de către şeful echipei de auditori (Anexa 3, formular F3/PS-11) în două exemplare, din care unul este transmis compartimentului auditat, iar celălalt este utilizat de către echipa de auditare.

5.2.3. Şeful echipei de audit intern asigură instruirea membrilor echipei asupra activităţilor care trebuie desfăşurate pe timpul misiunii de audit.

5.2.4. La nivel de facultate, auditul intern al calităţii se efectuează de către Comisia de audit intern, sprijinită, după caz, de către experţi-auditori din afara facultăţii, utilizând aceleaşi formulare, prin adaptarea lor la specificul facultăţii.

5.3. Desfăşurarea activităţii de audit intern al calităţii 5.3.1. Auditul intern al calităţii la nivel de Universitate şi de facultate se efectuează pe

baza unui Chestionar de audit privind aplicarea procedurilor de asigurare a calităţii (Anexa 4, formular F4/PS-11).


Ediţia


SPIRU HARET


Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 193

5.3.2. Auditul intern al calităţii începe cu şedinţa echipei de audit, care are ca scop: - prezentarea membrilor echipei de audit; - prezentarea domeniului şi obiectivelor auditului; - prezentarea activităţilor şi procedurilor ce urmează să fie utilizate pentru efectuarea auditului; - confirmarea disponibilităţii resurselor şi facilităţilor necesare echipei de audit; - confirmarea orei şi datei pentru şedinţa de încheiere şi pentru întâlnirile pe parcurs ale

echipei de audit cu conducerea entităţii auditate; - clarificarea cerinţelor şi detaliilor Planului de audit intern. 5.3.3. Echipa de audit intern al calităţii colectează dovezile obiective prin interviuri,

examinarea de documente şi observarea activităţilor din zona auditată şi consemnează rezultatele care semnalează neconformităţi, chiar dacă nu sunt cuprinse în Chestionarul de audit.

5.3.4. Şeful entităţii auditate asigură accesul echipei de audit la informaţii (instrucţiuni, metodologii, proceduri, rapoarte ale sistemului de management al calităţii etc).

5.3.5. Responsabilul cu asigurarea calităţii din cadrul entităţii auditate cooperează cu auditorii în vederea realizării obiectivelor misiunii de audit.

5.3.6. Echipa de audit intern verifică conformitatea, modul de utilizare a documentelor sistemului de management al calităţii şi circulaţia corectă şi controlată a acestora.

5.4. Încheierea misiunii de audit intern al calităţii 5.4.1. Activitatea de audit intern se încheie în cadrul şedinţei echipei de audit, care

elaborează Raportul de audit (Anexa 5, formular F5/PS-11), în două exemplare, din care unul se depune la Comisia de audit intern al calităţii pe Universitate, iar celălalt la entitatea auditată.

5.4.2. Raportul de audit intern cuprinde: - date de identificare- obiectul auditului, componenţa echipei de audit, data auditului; - consemnarea observaţiilor sau rezultatelor auditului; - formularea concluziilor – conformitate (C), nonconformitate (N)sau necesită îmbunătăţire (NI). 5.4.3. Prezentarea rezultatelor auditului intern al calităţii se realizează: - la nivelul Universităţii - în şedinţa Senatului universitar; - la nivelul facultăţii - în şedinţa Consiliului facultăţii. 5.4.4. În situaţia în care se constată neconformităţi în privinţa aplicării procedurilor

sistemului de management al calităţii, şeful echipei de auditori întocmeşte Raportul de neconformitate (Anexa 6, formular F6/PS-11) şi propune spre aprobare Rectorului Universităţii acţiunile corective care se impun.

5.4.5. Măsurile corective aprobate sunt aduse la cunoştinţa conducerii entităţii auditate, care stabileşte măsuri pentru eliminarea neconformităţilor.

5.4.6. În urma luării măsurilor corective, Responsabilul cu calitatea elaborează Raportul privind acţiunile corective/de îmbunătăţire în urma auditului intern (Anexa 7, formular F7/PS-11).

5.4.7. După aprobarea Raportului de către conducerea entităţii auditate, acesta este trimis Departamentului pentru Managementul Calităţii, care efectuează înregistrarea documentului în Registrul documentelor de audit intern al calităţii (Anexa 8, formular F8/PS-11).

5.4.8. La nivel de facultate, documentele de audit intern al calităţii se păstrează, potrivit normelor interne în vigoare.


Ediţia


SPIRU HARET


Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 194

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a. Senatul Universităţii - aprobă procedura; - aprobă reviziile procedurii. b. Rectorul Universităţii - impune aplicarea procedurii. c. Comisia pentru învăţământ şi prorectorul cu activitatea didactică - monitorizează aplicarea procedurii. d. Comisia pentru audit intern al calităţii (CAIC) - avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii. e. Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) - verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. f. Decanii, directorii de departamente, personalul didactic - aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura se avizează de CAIC şi se aprobă de Senatul Universităţii Spiru Haret. Pe baza experienţei urmează să se formuleze propuneri de îmbunătăţire a procedurii. 7.2. Modificările se iniţiază de către orice structură organizaţională din cadrul

Universităţii. Propunerea se înaintează CAIC prin DMC. 7.3. Modificările din capitolul 5 conduc la elaborarea unei noi ediţii. Modificările din celelalte capitole conduc la revizia ediţiei curente. 7.4. Orice ediţie sau revizie este avizată de CAIC şi se aprobă de către Senatul

Universităţii Spiru Haret.

8. ASPECTE SPECIALE Prezenta procedură este proprietate intelectuală a Universităţii Spiru Haret.

9. ANEXE ŞI FORMULARE Anexa 1. Planificarea auditului intern al calităţii -Formular F1/PS-11 Anexa 2. Planificarea auditului intern al calităţii la nivelul facultăţii/departamentului de

studii -Formular F2/PS-11 Anexa 3. Plan de audit intern al calităţii la nivel de Universitate -Formular F3/PS-11 Anexa 4. Chestionar de audit intern privind aplicarea procedurilor de asigurare a calităţii

Formular F4/PS-11 Anexa 5. Raport de audit intern a calităţii -Formular F5/PS-11 Anexa 6. Raport de neconformitate -Formular F6/PS-11 Anexa 7. Raport privind acţiuni corective/de îmbunătăţire în urma auditului intern al

calităţii -Formular F7/PS-11 Anexa 8. Registru documente de audit intern al calităţii- Formular F8/PS-11


Ediţia


SPIRU HARET


Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 195

Anexa 1 UNIVERSITATEA SPIRU HARET Facultatea/Departamentul ……………… Comisia pentru audit intern al calităţii

Formular F1/PS-11

Planificarea auditului intern al calităţii

Nr. crt.

Obiectivele/ Scopul activităţii

Data/ Perioada desfăşurării

activităţii

Domeniul/ Structura auditată

Referinţe/ Observaţii

1 a b c

2 a b c d

3 etc.

Preşedintele Comisiei pentru audit intern al calităţii, Rector,


Ediţia


SPIRU HARET


Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 196

Anexa 2 UNIVERSITATEA SPIRU HARET Facultatea/Departamentul ………………

Formular F2/PS-11 Planificarea activităţii Comisiei pentru audit intern al calităţii

la nivelul facultăţii/departamentului de studii Anul universitar …….

Obiectul auditului Proceduri de

asigurarea calităţii

Perioa

da acoperi

tă Oct

ombr

ie

Noi

embr

ie

Dec

embr

ie

Ianu

arie

Febr

uari

e

Mar

tie

Apr

ilie

Mai

Iuni

e

Iulie

Aug

ust

Sept

embr

ie

PO(I)-01 - Calitatea programelor de studii

PO(I)-02 - Calitatea planului de învăţământ

PO(I)-03 - Calitatea fişei disciplinei/ programei analitice

PO(I)-05 - Aplicarea sistemului de credite ECTS

PO(I)-06 - Elaborarea ghidului de studii

PO(I)-07 - Calitatea procesului de predare a cursurilor

PO(I)-08- Calitatea procesului de seminarizare şi a lucrărilor aplicative

PO(S)-01- Calitatea procesului de practică de specialitate

PO(S)-03- Procesul educaţional centrat pe student

PO(S)-04 Realizarea materialelor didactice

PO(I)-13 - Evaluarea studenţilor


Ediţia


SPIRU HARET


Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 197

PO(S)-06 - Monitorizarea şi evaluarea rezultatelor procesului educaţional implementat pe platforma Blackboard

PO(C)-01- Elaborarea strategiei şi a planurilor de cercetare ştiinţifică

PO(C)-03 - Analiza activităţii de cercetare ştiinţifică la nivelul departamentului de studii/facultăţii

PO(R)-01 - Calitatea statului de funcţii

PO(R)-02- Evaluarea multicriterială a cadrelor didactice

PO(R)-03 - Evaluarea cadrelor didactice de către studenţi

PO(R)-04 - Evaluarea colegiala a cadrelor didactice

PO(R)-05 - Autoevaluarea personalului didactic

PS-12 - Calitatea procesului de comunicare internă

PS-13- Accesul la informaţii de interes public

……………..

Data completării formularului…………………….… Preşedintele Comisiei pentru audit intern, …………………………………….. Aprobat,

Decanul facultăţii


Ediţia


SPIRU HARET


Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

Anexa 3

UNIVERSITATEA SPIRU HARET Comisia de audit intern al calităţii

Formular F3/PS-11

PLAN DE ACTIVITATE AL COMISIEI PENTRU AUDIT INTERN nr……………/…………..

Facultatea/Compartimentul auditat Perioada auditului Tipul auditului planificat de urmărire neplanificat Componenţa echipei de audit Documente de referinţă Nr. crt.

Domeniul/entitatea auditată Etapele şi tipul de

activitate

Elementele sistemului calităţii

Difuzare Planul de activitate al comisiei a fost întocmit în 2 exemplare şi se difuzează la: Ex. 1 Ex. 2 Data prezentării Raportului de audit intern Elaborat, Şeful echipei de audit

Numele Semnătura Data

Aprobat, Decan.

Numele Semnătura

COD:MC-04/PAG: 198


Ediţia


SPIRU HARET


Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 199

Anexa 4

Formular F4/PS-11 Chestionar de audit intern

privind aplicarea procedurilor de asigurarea calităţii UNIVERSITATEA SPIRU HARET Facultatea ……………………… Programul de studii……………..

CHESTIONAR DE AUDIT INTERN PRIVIND APLICAREA PROCEDURILOR DE ASIGURAREA CALITĂŢII

Comuni-

cată AplicatăCod Denumirea procedurii

Întrebări DA NU DA NU

Evidenţe(Dovezi)

Observaţii (Detalii)

Perioada auditată

Califi-cativ

NOTĂ: (1) Procedura se consideră comunicată dacă există dovezi că toţi membrii departamentului au primit procedura şi au înţeles cum s-o aplice. (2) Calificativ: C=Conformitate; N=Neconformitate; NI=Necesită îmbunătăţire (3) Pentru evidenţe şi detalii se recomandă să se utilizeze anexe. Data:………..

Auditor, …………………………………


Ediţia


SPIRU HARET


Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

Anexa 5 UNIVERSITATEA SPIRU HARET SENATUL UNIVERSITĂŢII Comisia pentru audit intern al calităţii

Formular F5/PS-11 Raport al Comisiei pentru audit intern al calităţii

Nr……………..din………… Programul de studii Perioada de referinţă a auditului Tipul auditului planificat de urmărire neplanificat Componenţa echipei de audit Obiectul auditului Documente de referinţă

Documente verificate

Persoane interviervate

Observaţiile echipei de audit

Concluzii Difuzare Raportul al comisiei pentru audit intern a fost întocmit în … exemplare şi se difuzează la: Responsabilul cu calitatea/auditor-şef (titlul, numele şi prenumele/semătura)

Data

COD:MC-04/PAG: 200


Ediţia


SPIRU HARET


Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

Anexa 6 UNIVERSITATEA SPIRU HARET SENATUL UNIVERSITĂŢII Comisia de audit intern al calităţii

Formular F6/PS-11 - Raport de neconformitate -

RAPORT

DE NECONFORMITATE

Nr.:………………………………. Data:……………………………… Ex. nr……………………………..

A. Iniţiat în urma Raport de audit Raport de neconformitate Reclamaţii Altele

COD:MC-04/PAG: 201

B. Paragraf standard Tip conformitate

C. Facultate/Departament implicat

D. Denumirea neconformităţii

E. Auditor şef

F. Raportare implementare acţiune corectivă/preventivă Acţiune membri Termen Responsabil Data

G. Comentarii Constatarea realizării acţiunii corective/preventive:

Responsabil DMC:……………… Semnătura: Data

Anexe ……………. Auditor-şef

......................................................................


Ediţia


SPIRU HARET


Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

Anexa 7 UNIVERSITATEA SPIRU HARET SENATUL UNIVERSITĂŢII Facultatea …………………………

Formular F7/PS-11

RAPORT PRIVIND ACŢIUNI CORECTIVE/DE ÎMBUNĂTĂŢIRE

ÎN URMA AUDITULUI INTERN

Programul de studii Perioada de referinţă a auditului Data auditului intern Tipul auditului planificat de urmărire neplanificat Obiectul auditului

Documente de referinţă Observaţiile echipei de audit Concluziile auditorului

Acţiuni corective/de îmbunătăţire Termen Responsabil

Responsabilul cu calitatea

(titlul, numele şi prenumele/semătura)

Decan, (titlul, numele şi prenumele/semătura)

Data

COD:MC-04/PAG: 202


Ediţia


SPIRU HARET


Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CAIC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 203

Anexa 8 UNIVERSITATEA SPIRU HARET Comisia de audit intern al calităţii

Formularul F8/PS-11

REGISTRUL DOCUMENTELOR DE AUDIT INTERN AL CALITĂŢII

Nr. din

planul de audit

Data Tip audit Compartiment auditat

Auditor şef

Nr. raport audit

Nr. raport de acţiuni

corective


Ediţia III/2013


PROCEDURA CALITATEA PROCESULUI DE COMUNICARE INTERNĂ

COD: PS-12

Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 204

1. SCOP Scopul acestei proceduri este de a prezenta modul de asigurare a calităţii procesului de

comunicare în cadrul Universităţii Spiru Haret, precum şi a responsabilităţilor aferente. 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplică în cadrul Universităţii Spiru Haret în toate facultăţile şi

departamentele care oferă servicii educaţionale prin programe de studii şi celelalte structuri organizatorice şi funcţionale din cadrul Universităţii.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ • Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; • Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 75/2005

privind asigurarea calităţii educaţiei; • Hotărârea de Guvern nr. 1418/11.10.2006 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare

externă, a standardelor, a standardelor de referinţă şi a listei indicatorilor de performanţă; • Metodologia de evaluare externă, standardele, standardele de referinţă şi lista

indicatorilor de performanţă elaborată de ARACIS; • Carta Universităţii Spiru Haret, ediţie 2011; • Manualul de management al calităţii, Universitatea Spiru Haret. 4. DEFINIŢII, TERMENI ŞI ABREVIERI Termenii sunt în conformitate cu hotărârile adoptate în cadrul CEAC din structura Senatului

Universităţii Spiru Haret. În prezenta procedură sunt utilizate următoarele definiţii şi abrevieri: Definiţii – proces de comunicare internă = ansamblu de activităţi specifice domeniului

comunicării între conducerea Universităţii, facultăţilor/departamentelor şi altor structuri organizatorice, între facultăţi/departamente/alte structuri, în interiorul facultăţii/departamentului şi între cadre didactice şi personalul administrativ/auxiliar.

Nu se referă la comunicarea cu studenţii. – structuri ale Universităţii = structuri organizatorice conform Cartei Universităţii şi

hotărârilor Senatului Universităţii, Consiliului de administraţie, respectiv: facultăţi, departamente de studii, centre de cercetare, comisii de specialitate, consilii;

– manageri = persoane cu responsabilităţi de management ale proceselor educaţionale din cadrul Universităţii (planificare, organizare, coordonare, control), respectiv: decan, director de departament/ centru de cercetare/centru de suport, şef serviciu, preşedinte de consiliu/comisie, secretar şef universitate/ facultate/centru de suport;

– documentele Sistemului de management al calităţii = documente care reglementează modalitatea de asigurarea a calităţii şi de evaluare internă a calităţii/ audit al calităţii, respectiv: documente fundamentale (Carta universităţii, Codul de etică universitară, strategii şi politici în domeniul calităţii, Manualul calităţii, regulamente, metodologii, proceduri, instrucţiuni, ghiduri etc.).


Ediţia

III/2013 UNIVERSITATEA

SPIRU HARET


COD: PS-12

Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 205

Abrevieri - SMC – Sistemul de management al calităţii; - CEAC – Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; - DMC – Departamentul pentru managementul calităţii; - CEACF – Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii pe facultate; - R – regulamente; - M – metodologii; - P – proceduri; - IL – instrucţiuni; - G – ghiduri. 5. DESCRIERE 5.1. Generalităţi 5.1.1. Procesul de comunicare internă se realizează la Universitatea Spiru Haret de sus

în jos, de jos în sus şi pe orizontală şi este specific tuturor activităţilor din cadrul instituţiei. 5.1.2. Procesul de comunicare internă poate avea următoarele forme: – comunicare verbală (faţă în faţă sau prin telefon, fix sau telefon mobil); în cazul

utilizării telefonului, prioritar este sistemul de telefonie internă CISCO; – comunicare scrisă pe suport de hârtie sau suport electronic, prin: adrese oficiale

aprobate de rectorul Universităţii, note interne (cu şi fără anexarea unor regulamente, metodologii, proceduri sau instrucţiuni), rapoarte, centralizatoare, fişe cu date/informaţii.

5.1.3. În scopul contribuţiei Universităţii la protecţia mediului, suportul electronic de comunicare este prioritar.

5.2. Asigurarea calităţii procesului de comunicare internă: 5.2.1. Comunicarea hotărârilor Senatului Universităţii: – hotărârile Senatului Universităţii se comunică pe suport electronic tuturor membrilor

Senatului în termen de maximum 5 zile de la şedinţa Senatului de către Secretariatul general, care urmăreşte îndeplinirea acestora prin managerii structurilor Universităţii;

– hotărârile Senatului (inclusiv a documentelor aprobate care au stat la baza hotărârilor) se comunică pe suport electronic de către manageri tuturor membrilor facultăţilor/departamentelor/ centrelor de suport tehnologic, comisiilor/consiliilor etc., prin grija secretarilor acestor structuri organizatorice;

– tabelul de transmitere a hotărârilor Senatului, cu data şi semnătura tuturor membrilor structurilor organizatorice ale Universităţii care certifică primirea documentelor/informaţiilor se îndosariază sub responsabilitatea managerilor structurilor Universităţii;

- modul de realizare a hotărârilor Senatului se comunică periodic pe suport electronic Secretariatului general de către managerii structurilor Universităţii;

- responsabilitatea îndeplinirii hotărârilor Senatului revine fiecărui membru al structurilor Universităţii;

- documentele/informaţiile rezultate din şedinţele Senatului Universităţii au caracter de confidenţialitate internă/secret de serviciu, cu excepţia celor prevăzute în procedura PS-13 Accesul la informaţii de interes public;


Ediţia III/2013



COD: PS-12

Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 206

În scopul asigurării confidenţialităţii/secretului de serviciu asupra documentelor/ informaţiilor interne, sub responsabilitatea managerilor structurilor Universităţii: a) sunt colectate anual declaraţiile de confidenţialitate ale personalului din cadrul structurilor coordonate ( Anexa 1);

b) sunt selectate informaţiile/ documentele/părţi din documente care privesc îndeplinirea unor sarcini de către persoane care au un raport juridic de colaborator cu Universitatea Spiru Haret, sub responsabilitatea managerilor structurilor Universităţii.

5.2.2. Comunicarea documentelor Sistemului de management al calităţii – documentele Sistemului de management al calităţii (SMC) elaborate/

modificate/propuse spre anulare de către structurile organizatorice ale Universităţii se transmit, pentru verificare, Departamentului pentru managementul calităţii;

– documentele verificate se analizează în cadrul CEAC, care le avizează; – documentele avizate se supun aprobării Senatului Universităţii. Documentele aprobate

de Senatul Universităţii, în original, se semnează de către Rector sau preşedintele Senatului Universităţii, după caz, şi se arhivează la DMC. O copie scanată se transmite pe suport electronic facultăţilor/departamentelor şi comisiilor calităţii pe facultate/departament prin grija Secretariatului General;

– managerii facultăţilor/departamentelor transmit documentele pe suport electronic tuturor membrilor acestor structuri. Tabelul de transmitere a documentelor SMC cu data şi semnătura membrilor structurilor Universităţii care certifică primirea documentelor se îndosariază sub responsabilitatea managerilor acestora;

– responsabilitatea îndeplinirii sarcinilor prevăzute în documentele SMC revine fiecărui membru al structurilor organizatorice şi funcţionale ale Universităţii.

5.2.3. Comunicarea informaţiilor/documentelor nesupuse aprobării Senatului Universităţii Documentele/informaţiile/datele solicitate sau transmise între structurile Universităţii au

următorul regim: a) Exemplarul original printat este semnat de către managerul structurii emitente respective

şi înregistrat în Registrul de evidenţă al documentelor (număr, dată, denumire, destinatar). b) Copia scanată se transmite destinatarului/destinatarilor prin grija cancelarului/

secretarului şef. 5.3. Evaluarea/ auditul calităţii procesului de comunicare internă 5.3.1. Evaluarea procesului de comunicare internă se face anual în cadrul activităţii de

audit al calităţii, conform procedurii PS-12, după cum urmează: – la facultate: în cadrul Consiliului facultăţii, departamentului de studiu şi Comisiei de

evaluare şi asigurarea calităţii pe facultate; – la departament/ consiliu/ comisie/ altă structură: în cadrul şedinţelor de analiză a activităţii; – la nivel de Universitate: în cadrul CEAC şi Senatului Universităţii. 5.3.2. Evaluarea procesului de comunicare se realizează de către: – Comisia calităţii pe facultate pentru comunicarea internă la nivelul facultăţii; – Responsabilul cu calitatea din cadrul altor structuri ale Universităţii; – CEAC pentru comunicarea internă la nivelul Universităţii (între facultăţi şi

departamente, între departamente sau alte structuri); – Comisia de etică pentru probleme specifice.


Ediţia

III/2013 UNIVERSITATEA

SPIRU HARET


COD: PS-12

Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 207

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a. Senatul Universităţii – aprobă procedura; – aprobă reviziile procedurii. b. Rectorul Universităţii – impune aplicarea procedurii. c. Comisia pentru învăţământ şi prorectorul cu activitatea didactică – monitorizează aplicarea procedurii. d. Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) – avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii. e. Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) – verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. f. Decanii, directorii de departamente, personalul didactic – aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1.1. Procedura se avizează de CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii Spiru Haret. Pe baza experienţei urmează să se formuleze propuneri de îmbunătăţire a procedurii. 7.1.2. Modificările se iniţiază de către orice structură organizaţională din cadrul

Universităţii. Propunerea se înaintează CEAC prin DMC. 7.1.3. Modificările din capitolul 5 conduc la elaborarea unei noi ediţii. Modificările din celelalte capitole conduc la revizia ediţiei curente. 7.1.4. Orice ediţie sau revizie este avizată de CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii Spiru

Haret. 8. ASPECTE SPECIALE Prezenta procedură este proprietate intelectuală a Universităţii Spiru Haret. 9. FORMULARE ŞI ANEXE Anexa 1– Declaraţie de confidenţialitate -Formular F1/PS-12


Ediţia III/2013



COD: PS-12

Revizia 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 208

Anexa 1

Declaraţie de confidenţialitate

Formular F1/PS-12

Subsemnatul/a ................................, salariat/colaborator al Universităţii Spiru Haret,

Facultatea/Departamentul ....................., Centrul de cercetare/Serviciul........................., Declar prin prezenta, sub sancţiunile stabilite de Senatul Universităţii, că înţeleg ca toate

informaţiile/documentele interne ale Universităţii să le folosesc numai în interesul acestei instituţii, să nu le divulg/diseminez niciunei terţe părţi (persoană fizică sau juridică) decât cu aprobarea scrisă a Conducerii Universităţii şi să respect procedura PS-13 – Accesul la informaţii de interes public.

Data............ Semnătura.........


Ediţia 1/2011


PROCEDURA ACCESUL LA INFORMAŢII DE INTERES PUBLIC

COD: PS-13

Revizia: 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 209

1. SCOP Scopul acestei proceduri este de a prezenta modalităţile de acces la informaţii de interes

public a studenţilor şi a altor părţi interesate privind programele de studii la formele IF, ID şi IFR, precum şi a responsabilităţilor aferente.

2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplică în cadrul Universităţii Spiru Haret la toate facultăţile şi

departamentele furnizoare de programe de învăţământ la distanţă, precum şi departamentele de specialitate.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ - Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; - Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 75/2005



indicatorilor de performanţă elaborată de ARACIS; - Carta Universităţii Spiru Haret ediţie 2011; - Manualul de management al calităţii, Universitatea Spiru Haret.

4. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI În prezenta procedură sunt utilizate următoarele definiţii şi abrevieri: Definiţii - informaţie publică = informaţia pe care o instituţie publică o face vizibilă, o

diseminează sau o face disponibilă publicului, sub orice format. - informaţie publică la Universitatea Spiru Haret = date şi informaţii prezentate

transparent, în formă tipărită sau electronică despre toate calificările şi programele de studiu. Abrevieri - CEAC - Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii; - DMC - Departamentul pentru managementul calităţii; - IF - Învăţământ cu Frecvenţă; - ID - Învăţământ la Distanţă; - FR- Învăţământ cu Frecvenţă Redusă; - DIFRD - Departamentul pentru învăţământ la distanţă şi învăţământ cu frecvenţă redusă; - IT- Direcţia pentru tehnologia informaţiei; - DRU- Direcţia resurse umane. 5. DESCRIEREA ACTIVITĂŢII 5.1. Principii generale 5.1.1. Transparenţa informaţiilor de interes public la Universitatea Spiru Haret se referă la: - programele de studii, certificatele, diplomele şi calificările oferite; - personalul didactic şi de cercetare;


Ediţia 1/2011


PROCEDURA: ACCESUL LA INFORMAŢII DE INTERES PUBLIC

COD: PS-13

Revizia: 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 210

- facilităţile oferite studenţilor; - documentele sistemului de asigurare a calităţii de interes pentru studenţi şi altor părţi

(regulamente, metodologii, proceduri şi ghiduri); - decizii ale Senatului Universităţii; - alte informaţii. 5.1.2. Informaţia publică se oferă în formă tipărită şi electronică. 5.1.3. Criteriile asigurării calităţii informaţiei publice sunt: actualitatea, corectitudinea şi

validitatea informaţiilor, care sunt demonstrate permanent. Informaţiile sunt complete, netrunchiate şi reflectă situaţia reală în ceea ce priveşte Universitatea Spiru Haret, personalul de care dispune şi serviciile oferite la toate formele de învăţământ (IF, ID şi FR).

5.2. Conţinutul paginilor web site şi al publicaţiilor 5.2.1. Pagina Universităţii cuprinde următoarele informaţii: - antetul oficial al instituţiei (nume, siglă, adresă, telefon) şi informaţii referitoare la

partenerii implicaţi în programele educaţionale; - tipul diplomelor, certificatelor, atestatelor obţinute la absolvire de către studenţi; - materialele şi serviciile incluse în taxele de studiu pe forme de învăţământ; - programele de studii oferite şi stadiul privind autorizarea, acreditarea sau evaluarea

periodică a programului de studiu IF, ID sau FR, diferenţiat; - baza materială şi potenţialul de dezvoltare; - servicii sociale, culturale şi sportive pentru studenţi; - diferite alte servicii (de consiliere etc.). 5.2.2. Pagina DIFRD cuprinde următoarele informaţii: - prezentarea DIFRD; - ghid de prezentare a domeniilor si specializărilor pentru care se oferă programe de

studii ID şi FR; - ghid de consiliere a studenţilor în tehnologiile specifice ID şi FR; - ink-uri la facultăţile organizatoare de programe de studii ID şi FR. 5.2.3. Conţinutul minim al paginii facultăţii - prezentarea facultăţii şi a cadrelor didactice, diferenţiat pe forme de învăţământ, cu

prezentarea CV scurt ( Anexa 1); - ghidul de studii pe forme de învăţământ, conform procedurii privind elaborarea

ghidului de studii (cuprinde: planul de învăţământ, fişa disciplinei, calendarul disciplinei etc.); - link-uri pe programe de studii-discipline; - link-uri la resurse de învăţare; - alte link-uri. 5.2.4. Alte documente publicate pe Web site: - Sunt publice toate documentele de interes public, aprobate de Senatul universităţii, în

care se specifică obligativitatea publicării acestora (rapoarte, regulamente, metodologii, proceduri, ghiduri, decizii ale Senatului Universităţii).

- Sunt publice, cu restricţii prin accesare pe bază de cod, toate documentele specifice de interes intern (rapoarte, regulamente, metodologii, proceduri, ghiduri, decizii ale Senatului Universităţii).

5.3. Responsabilităţi privind asigurarea calităţii informaţiilor de interes public 5.3.1. Responsabilitatea gestionării informaţiilor pe web site revine echipei de

specialitate din cadrul Direcţiei IT;


Ediţia 1/2011


PROCEDURA ACCESUL LA INFORMAŢII DE INTERES PUBLIC

COD: PS-13

Revizia: 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 211

5.3.2. Responsabilitatea gestionării informaţiilor în publicaţii revine prorectorului pentru probleme de învăţământ;

5.3.3. Responsabilitatea pregătirii, actualizării şi îndeplinirii criteriilor calitative ale informaţiilor revine: facultăţilor şi departamentelor de specialitate;

5.3.4. Responsabilitatea monitorizării asigurării calităţii informaţiilor revine facultăţilor şi departamentelor de specialitate.

5.3.5. Se auditează/analizează semestrial modul de asigurare a calităţii informaţiilor de interes public la nivelul facultăţilor, prin CEAC pe facultate şi Consiliul facultăţii, precum şi la nivelul departamentelor de specialitate.

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a. Senatul Universităţii - aprobă procedura; - aprobă reviziile procedurii. b. Rectorul Universităţii - impune aplicarea procedurii. c. Comisia pentru învăţământ şi prorectorul cu activitatea didactică - elaborează/modifică/propune retragerea procedurii; - monitorizează aplicarea procedurii. d. Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) - avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii. e. Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) - elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. f. Decanii, directorii de departamente, personalul didactic - aplică procedura. 7. AVIZĂRI ŞI MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura se avizează de CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii Spiru Haret. Pe baza experienţei urmează să se formuleze propuneri de îmbunătăţire a procedurii. 7.2. Modificările se iniţiază de către orice structură organizaţională din cadrul

Universităţii. Propunerea se înaintează CEAC prin DMC. 7.3. Modificările din capitolul 5 conduc la elaborarea unei noi ediţii. Modificările din celelalte capitole conduc la revizia ediţiei curente. 7.4. Orice ediţie sau revizie este avizată de CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii Spiru

Haret. 8. ANEXE ŞI FORMULARE: Anexa 1- Formular CV scurt (model)


Ediţia 1/2011


PROCEDURA: ACCESUL LA INFORMAŢII DE INTERES PUBLIC

COD: PS-13

Revizia: 1

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 212

Anexa 1

Formular CV scurt (model)

Numele şi prenumele Data naşterii Funcţia didactică actuală Instituţia la care este titular

Studii Data absolvirii Instituţia

Cariera didactică

Denumirea funcţiei didactice (inclusiv activităţi în domeniul ID)

Perioada Instituţia Calitatea Titular/asociat

Publicaţii şi alte rezultate ale activităţii didactice şi de cercetare ştiinţifică

Publicaţii şi activităţi Număr Cărţi, monografii, materiale de studiu Articole în reviste cotate ISI Alte articole Participări la conferinţe internaţionale Participări la conferinţe interne Membru în comitete de organizare sau ştiinţifice ale unor conferinţe

Brevete de invenţie Alte rezultate (denumirea) Data Semnătura


Ediţia 2/2013


PROCEDURA PROCESULUI DE ELABORARE,

ACTUALIZARE ŞI URMĂRIRE A PLANURILOR STRATEGICE ŞI ANUALE

COD: PS-14

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 213

1. SCOP Scopul acestei proceduri este de a prezenta procesul de realizare, actualizare şi urmărire

a realizării planurilor din cadrul Universităţii Spiru Haret, precum şi a responsabilităţilor aferente pentru asigurarea continuă a calităţii întregii activităţi a Universităţii.

2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplică în cadrul Universităţii Spiru Haret în toate facultăţile şi

departamentele care oferă servicii educaţionale prin programe de studii, în cadrul comisiilor de specialitate ale Senatului Universităţii şi în cadrul structurilor organizatorice care asigură activităţi suport.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ - Legea educaţiei naţionale Legea nr.1/2011; - Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 75/2005



indicatorilor de performanţă elaborată de ARACIS; - ISO 9004/ 2009 Quality Management; - Carta Universităţii Spiru Haret, ediţie 2011; - Manualul de management al calităţii, Universitatea Spiru Haret. 4. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI În prezenta procedură sunt utilizate următoarele definiţii şi abrevieri: Definiţii - procesul de planificare strategică = procesul de definire a strategiei Universităţii şi a

direcţiei sale de viitor, precum şi de determinare a scopurilor pe termen lung şi de identificare a resurselor şi a celor mai bune căi de a atinge aceste scopuri;

- asigurarea calităţii = procesul de stabilire a încrederii părţilor interesate că prevederile (resurse, procese şi rezultate) îndeplinesc aşteptările sau satisfac un prag minim al cerinţelor sau standardelor adoptate în învăţământul superior;

Abrevieri CEAC - Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii; DMC - Departamentul pentru managementul calităţii; CEACF - Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii pe facultate; CPS - Comisia pentru probleme studenţeşti; CE - Comisia de etică universitară. 5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Generalităţi şi responsabilităţi 5.1.1. Scopul planurilor


Ediţia 2/2013




COD: PS-14

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 214

Scopul planurilor este de a se realiza un cadru de dezvoltare a Universităţii Spiru Haret având la bază componentele strategiei Universităţii, un calendar de acţiuni, responsabilităţi şi identificarea resurselor necesare.

5.1.2. Tipurile de planuri La Universitatea Spiru Haret se elaborează, actualizează şi se urmăreşte realizarea

următoarelor tipuri de planuri (Anexa 1): a. Planul strategic este un instrument al managementului Universităţii în organizarea

prezentului pe baza proiecţiilor viitorului şi trebuie să răspundă cel puţin la următoarele întrebări: - Ce face Universitatea? (misiunea, valorile/principiile, scopurile şi obiectivele

strategice, competitivitate, unicitate) - Pentru cine face ce face Universitatea? (profilul studenţilor, nevoile societăţii) - Cum realizează Universitatea ce are de făcut? (resurse, acţiuni)

b. Planul operaţional defineşte ansamblul acţiunilor vizate de către planul strategic care se realizează de regula anual pentru atingerea obiectivelor strategice.

5.1.3. Domeniile planurilor Domeniile planurilor la Universitatea Spiru Haret sunt: - domeniul educaţional - domeniul cercetarea ştiinţifică - domeniul resurse umane - domeniul studenţi şi viaţa studenţească - domeniul relaţii, cooperări şi colaborări naţionale şi internaţionale - domeniul asigurarea educaţiei continue (pe întreg parcursul vieţii) - domeniul managementului educaţional şi administrativ, cu subdomeniile: asigurarea bazei

materiale şi investiţii; finanţarea guvernanţei; managementul Sistemului de asigurarea calităţii. Elementele componente ale planurilor sunt: - obiective; - activităţi/acţiuni; - termene; - responsabilităţi; - resurse. 5.1.4. Responsabilităţi - Responsabilitatea pentru realizarea şi actualizarea planurilor revine Rectorului Universităţii; - Rectorul Universităţii deleagă responsabilităţi pe nivele prorectorilor, decanilor facultăţilor,

directorilor de departamente şi altor structuri organizatorice din cadrul Universităţii. 5.2. Procesul de proiectare şi realizare a planurilor 5.2.1. Planurile se realizează de jos în sus şi de sus în jos, astfel: - proiectarea planurilor se realizează la structurile de bază ale Universităţii - facultatea,

precum şi la nivelul departamentelor şi altor structuri administrative; - proiectele de planuri se transmit la comisiile de specialitate ale Senatului Universităţii,

care le analizează şi le supun aprobării Senatului; - planurile aprobate de Senatul Universităţii se transmit la structurile care le pun în aplicare.


Ediţia 2/2013




COD: PS-14

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 215

5.2.2. Responsabilitatea realizării planurilor revine persoanelor cu funcţii manageriale

din Universitate (decani/directori/preşedinţi de comisii/prorectori); 5.2.3. Denumirea planului este însoţită de anul universitar al perioadei la care se referă şi

de numărul ediţiei (de exemplu: Planul strategic al Universităţii Spiru Haret pe perioada 2007-2013, ediţia 1; Planul operaţional al Facultăţii de ........pe anul 2010-2011, ediţia 1).

5.3. Procesul de actualizare a planurilor 5.3.1. Planurile se actualizează periodic în funcţie de schimbările ce se petrec în mediul

extern şi intern al Universităţii, precum şi în urma hotărârilor Senatului Universităţii, de regulă semestrial.

5.3.2. Planurile pot fi actualizate la cererea scrisă a oricărui membru al comunităţii academice, care a fost analizată şi aprobată de Consiliul facultăţii, Comisia de specialitate sau conducerea oricărei structuri organizatorice şi ulterior a fost validată de Senatul Universităţii în baza unui Referat.

5.3.3. Planurile actualizate se transmit spre înregistrare si arhivare la DMC. 5.3.4. Un plan actualizat îşi schimbă numărul ediţiei (de exemplu: Planul strategic al

Universităţii Spiru Haret pe perioada 2007-2013, ediţia 2; Planul operaţional al Facultăţii de ........ pe anul 2011-2012, ediţia 3).

5.4. Procesul de urmărire a realizării planurilor 5.4.1. Urmărirea realizării planurilor se desfăşoară la toate nivelurile Universităţii Spiru

Haret, potrivit Schemei procesului de realizare, actualizare şi urmărire a realizării planurilor, Anexa 1, Formular F1/PS-14.

5.4.2. Responsabilitatea urmăririi realizării planurilor revine conducerii Universităţii, facultăţilor şi altor structuri care desfăşoară activităţi suport, potrivit Fişei de urmărire a realizării planului strategic/operaţional pe anul universitar, Anexa 2, Formular F2/PS-14.

5.4.3. Urmărirea realizării planurilor se face cu sprijinul comisiilor pentru calitate şi audit a calităţii, utilizând un Chestionar de audit intern privind elaborarea, actualizarea şi urmărirea realizării planurilor strategice şi anuale, Anexa 3, Formular F3/PS-14.

5.4.4. Concluziile rezultate din auditarea aplicării procedurilor de asigurare a calităţii se consemnează într-un Raport de audit intern, Anexa 4, Formular F4/PS-14.

5.4.5. Activităţile de urmărire a realizării planurilor se desfăşoară, de regulă lunar, pentru a se monitoriza îndeplinirea acţiunilor planificate/actualizate prevăzute.

5.4.6. În procesul de urmărire a îndeplinirii planurilor se utilizează un Raport privind acţiuni corective/de îmbunătăţire în urma auditului intern, Anexa 5, Formular F5/PS-14.

5.4.7. Raportarea modului de îndeplinire a planurilor se face periodic către Comisia de evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) din Senat şi din cadrul facultăţilor, iar anual, atât la nivel de Universitate, cât şi de facultate se elaborează un Raport privind modul de îndeplinire a planurilor.


Ediţia 2/2013




COD: PS-14

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 216

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a. Senatul Universităţii - aprobă procedura; - aprobă reviziile procedurii. b. Rectorul Universităţii - impune aplicarea procedurii. c. Comisia pentru învăţământ şi prorector cu activitatea didactică - monitorizează aplicarea procedurii. d. Comisia pentru evaluare si asigurarea calităţii (CEAC) - avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii e. Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) - elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura f. Decanii, directorii de departamente, personalul didactic - aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura se avizează de CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii Spiru Haret. Pe baza experienţei urmează să se formuleze propuneri de îmbunătăţire a procedurii. 7.2. Modificările se iniţiază de către orice structură organizaţională din cadrul

Universităţii. Propunerea se înaintează CEAC prin DMC. 7.3. Modificările din capitolul 5 conduc la elaborarea unei noi ediţii. Modificările din celelalte capitole conduc la revizia ediţiei curente. 7.4. Orice ediţie sau revizie este avizată de către CEAC şi se aprobă de Senatul

Universităţii Spiru Haret. 8. FORMULARE ŞI ANEXE: Anexa 1: Schema procesului de realizare, actualizare şi urmărire a realizării planurilor - Formularul F1/PS-14 Anexa 2. Fişa de urmărire a realizării planului strategic/operaţional - Formularul F2/PS-14 Anexa3. Chestionar de audit intern privind elaborarea, actualizarea şi urmărirea

planurilor strategice şi anuale- Formularul F3/PS-14; Anexa 4. Raport de audit intern -Formular F4/PS-14 Anexa 5. Raport privind acţiuni corective/de îmbunătăţire în urma auditului intern – Formular F5/PS-14


Ediţia 2/2013




COD: PS-14

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

Anexa 1

SCHEMA PROCESULUI DE ELABORARE, ACTUALIZARE ŞI URMĂRIRE A PLANURILOR STRATEGICE ŞI ANUALE

FORMULAR F1/PS-14

Proiectarea şi realizarea planurilor

Plan strategic

COD:MC-04/PAG: 217

Plan operaţional

Actualizarea planurilor

Urmărirea planurilor

Facultăţi Departamente Alte structuri

Propuneri

Aprobare SENATUL

Universităţii

CEAC Comisii Senat

Cerinţe Mediul extern şi

Mediul intern


Ediţia 2/2013




COD: PS-14

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 218

Anexa 2 UNIVERSITATEA SPIRU HARET FACULTATEA/DEPARTAMENTUL…………….……………..

FIŞA DE URMĂRIRE A REALIZĂRII, ELABORĂRII ŞI ACTUALIZĂRII PLANULUI STRATEGIC/OPERAŢIONAL

PE ANUL UNIVERSITAR…………………………..

Formular F2/PS-14

Capitol Obiectiv/

Activitatea Scadenţa

Luna Ediţia

de plan Responsabil Mod de realizare

Data : …

Semnatura Preşedinte comisie/Prorector/Decan/Director


Ediţia 2/2013




COD: PS-14

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 219

Anexa 3

Universitatea Spiru Haret Facultatea ……………. Programul de studii…………….

CHESTIONAR DE AUDIT INTERN

PRIVIND ELABORAREA, ACTUALIZAREA ŞI URMĂRIREA REALIZĂRII PLANURILOR STRATEGICE ŞI ANUALE

Formular F3/PS-14

Comuni-

cată Aplicată Cod Denumire

procedură Întrebări DA NU DA NU

Evidenţe(Dovezi)

Observaţii(detalii)

Perioada auditată

Calificativ

Notă: (1) Procedura se consideră comunicată dacă există dovezi că toţi membrii departamentului /departamentelor au primit procedura şi au înţeles cum s-o aplice. (2) Calificativ: C=Conformitate; N=Neconformitate; NI=Necesită îmbunătăţire (3) Pentru evidenţe şi detalii se recomandă să se utilizeze anexe. Data…………

Auditor,


Ediţia 2/2013




COD: PS-14

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

Anexa 4

Universitatea Spiru Haret Facultatea …………….

RAPORT DE AUDIT INTERN

Formular F4/PS-14

Programul de studii Perioada de referinţă a auditului Tipul auditului planificat de urmărire neplanificat Componenţa echipei de audit Obiectul auditului

Documente de referinţă

Documente verificate

Persoane interviervate

Observaţiile echipei de audit

Concluzii

Difuzare Raportul de audit intern a fost întocmit în … exemplare şi se difuzează la Responsabilul cu calitatea/Auditor Şef (titlul, numele şi prenumele/semătura)

Data:

COD:MC-04/PAG: 220


Ediţia 2/2013




COD: PS-14

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

Anexa 5

Universitatea Spiru Haret Facultatea …………….

RAPORT PRIVIND ACŢIUNI CORECTIVE/DE ÎMBUNĂTĂŢIRE ÎN URMA AUDITULUI INTERN

Formular F5/PS-14

Programul de studii Perioada de referinţă a auditului Data auditului intern Tipul auditului planificat de urmărire neplanificat Obiectul auditului

Documente de referinţă Observaţiile echipei de audit Concluziile auditorului

Acţiuni corective/de îmbunătăţire Termen Responsabil

Responsabilul cu calitatea, (titlul, numele şi

prenumele/semătura)

Decan, (titlul, numele şi prenumele/semătura)

Data

COD:MC-04/PAG: 221


Ediţia 2/2013


PROCEDURA CONTROLUL ECHIPAMENTELOR

DE MĂSURARE ŞI MONITORIZARE

COD: PS-15

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 222

1. SCOP Stabilirea modalităţilor de a controla, calibra şi întreţine echipamentele de măsurare şi

monitorizare utilizate de către Universitatea Spiru Haret şi componentele sale funcţionale, precum şi de a întreţine echipamentele care sunt utilizate în sprijinul activităţii de măsurare şi monitorizare.

2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplică tuturor echipamentelor de măsurare şi monitorizare folosite pentru

realizare a serviciilor educaţionale furnizate de Universitatea Spiru Haret. 3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ - Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; - SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de Managementul Calităţii - Principii fundamentale şi

Vocabular - SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de Managementul Calităţii - Cerinţe - Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; - Procedura de sistem Controlul produsului/serviciului neconform PS-04; - Procedura de sistem Identificarea şi analiza cerinţelor clientului PS-07; - Reglementări interne emise de Universitate. 4. DEFINIŢII/TERMENI ŞI ABREVIERI 4.1. Definiţii/termeni - aparat de măsurat/instrument de măsurat = dispozitiv cu ajutorul căruia se realizează o

măsurare, singur sau asociat cu alte echipamente; - echipament de măsurare = termen generic desemnând aparatele de măsurare, etaloanele,

materialele de referinţă şi echipamentele auxiliare necesare executării unei măsurări; - echipament de măsurare legal = echipament de măsurare, confirmat metrologic de

către un organ competent al serviciului naţional de metrologie legală; - etalonare= ansamblu de operaţii care stabilesc în condiţii de lucru precizate, relaţia

dintre valoarea indicată de dispozitivul de măsurare şi monitorizare sau un sistem de măsurare, sau dintre valorile reprezentate de o măsura sau un material de referinţă şi valorile corespunzătoare realizate cu etaloane;

- măsurare = ansamblu de operaţii care au ca scop determinarea valorii unei mărimi; - monitorizare = acţiunea de a supraveghea prin intermediul monitorului sau al altui aparat

specializat ori cu ajutorul specialiştilor o problemă, un domeniu sau un proces educaţional. - trasabilitate = proprietate a rezultatului unei măsurări de a fi raportată la etalonul de

măsură corespunzător, naţional sau internaţional, prin intermediul unui şir neîntrerupt de comparaţii.

4.2. Abrevieri - CEAC - Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; - DMC - Departamentul pentru managementul calităţii;


Ediţia 2/2013




COD: PS-15

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 223

- SMC- Sistem de management al calităţii; - RMC - Responsabil management calitate; - EMM - Echipamente de măsurare şi monitorizare. 5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Cerinţe generale 5.1.1. Controlul echipamentelor de măsurare şi monitorizare are ca scop obţinerea de

date şi informaţii concludente, a căror analiză, prelucrare şi interpretare să permită evaluarea corectă a nivelului de asigurare a calităţii procesului educaţional, în conformitate cu standardele în materie.

5.1.2. Pentru cunoaşterea modului de realizare a furnizării serviciilor educaţionale, la nivelul Universităţii şi facultăţilor/departamentelor se vor numi echipe speciale, care vor fi instruite asupra utilizării echipamentelor de măsurare şi monitorizare, conduse de cadre didactic cu autoritate şi competenţă în domeniul managerial.

5.1.3. În cadrul Universităţii au fost stabilite următoarele responsabilităţi în acest domeniu: a) Rectorul Universităţii aprobă documentaţiile tehnice specifice pentru echipamentele

de măsurare şi monitorizare; b) Şeful Biroului tehnic-întreţinere/responsabilul cu echipamentele de măsurare şi

monitorizare: - centralizează şi actualizează evidenţa echipamentelor de măsurare şi monitorizare ale

Universităţii; - programează verificarea echipamentelor de măsurare şi monitorizare ale Universităţii; - asigură colectarea şi transmiterea la verificat a echipamentelor de măsurare şi

monitorizare, în conformitate cu programul de verificări; - întocmeşte comenzile pentru prestări servicii de verificare, revizie sau reparare a

echipamentelor de măsurare şi monitorizare; - menţine legătura cu conducerea Universităţii şi informează pe şefii de compartimente

care deţin echipamente de măsurare şi monitorizare asupra obligaţiilor care le revin referitor la acestea, precum şi asupra modificărilor legislative din domeniu;

- stabileşte, împreună cu şefii compartimentelor deţinătoare, periodicităţile de verificare pentru echipamentele de măsurare şi monitorizare;

- urmăreşte respectarea programelor de verificări ale echipamentelor de măsurare şi monitorizare şi raportează Rectorului universităţii orice neconformitate depistată;

- participă la recepţia echipamentelor de măsurare şi monitorizare nou aprovizionate; - păstrează înregistrări referitoare la echipamentele de măsurare şi monitorizare, inclusiv,

buletinele de verificare/calibrare; c) Şefii compartimentelor deţinătoare de echipamente de măsurare şi monitorizare /

responsabilii cu acestea: - asigură instruirea şi documentaţia necesară personalului din subordine pentru utilizarea

corespunzătoare a echipamentelor de măsurare şi monitorizare; - asigură numai utilizarea echipamentelor de măsurare şi monitorizare care se încadrează

în intervalul de verificare specificat;


Ediţia 2/2013




COD: PS-15

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 224

- izolează echipamentele de măsurare şi monitorizare neconforme şi le marchează corespunzător;

- întocmesc documentaţiile tehnice specifice dotării, utilizării şi/sau menţinerii în condiţii corespunzătoare a echipamentelor de măsurare şi monitorizare;

- participă la recepţia de primire a echipamentelor de măsurare şi monitorizare. - realizează/actualizează evidenţa echipamentelor de măsurare şi monitorizare din

gestiune; - urmăresc transmiterea/preluarea echipamentelor de măsurare şi monitorizare la

verificare, revizie sau reparare, conform programului aprobat. 5.2. Cerinţe specifice 5.2.1. Echipamentele de măsurare şi monitorizare existente în Universitate a) Universitatea Spiru Haret este dotată cu toate echipamentele şi aparatura necesare

pentru efectuarea corectă şi de înaltă calitate a serviciilor educaţionale date în competenţă; b) Toate echipamentele sunt identificate fizic prin atribuirea unui numărul de inventar

(Anexa nr.1, F1/PS-15, Fişa de evidenţă a echipamentelor de măsurare şi monitorizare); c) Datele de identificare a echipamentelor şi aparaturii Universităţii respectă cerinţele

impuse de reglementările legale specifice; d) Echipamentele utilizate pentru efectuarea serviciilor educaţionale ating exactitatea

cerută şi sunt conforme cu specificaţiile şi procedurile relevante pentru serviciile respective; e) Universitatea Spiru Haret are evidenţa echipamentelor pe care le deţine în proprietate; f) Echipamentele în stare de funcţionare sunt cuprinse în Lista echipamentelor de bază; g) În situaţia în care un echipament iese de sub controlul direct al Universităţii (este dus

la reparat, la verificat, este împrumutat etc.), înainte de a fi repus în funcţie, este verificată funcţionarea şi calibrarea acestuia;

h) Universitatea Spiru Haret nu utilizează echipamente care nu se află în dotarea sa (Anexa nr.2 F2/PS-15, Lista echipamentelor de măsurare şi monitorizare).

5.2.2. Înregistrări individuale ale echipamentelor de măsurare şi monitorizare a) Pentru fiecare echipament din dotare, Universitatea Spiru Haret menţine înregistrări

care conţin următoarele informaţii: - numărul de inventar; - denumirea echipamentului; - numele producătorului, identificarea tipului şi numărul de serie sau altă identificare unică; - amplasarea curentă; - instrucţiunile producătorului; - data primirii şi data punerii în funcţiune ; - planul de întreţinere şi reparaţii, inclusiv lucrările de întreţinere şi reparaţii efectuate la zi; - rezultatul şi data ultimei verificări metrologice; - intervalul stabilit sau legal al valabilităţii vizei metrologice; - istoricul defectărilor şi modificărilor.


Ediţia 2/2013




COD: PS-15

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 225

b) Înregistrările mai sus menţionate se regăsesc în lista echipamentelor din Universitatea Spiru Haret, care se actualizează periodic.

5.2.3. Personalul utilizator al echipamentelor de măsurare şi monitorizare a) Echipamentele şi aparatura sunt deservite de personal competent şi autorizat să

lucreze în Universitatea Spiru Haret; b) Instrucţiunile fabricantului de utilizare / întreţinere curentă ale echipamentelor sunt

uşor accesibile personalului Universităţii Spiru Haret; c) Competenţa personalului este asigurată prin continuitatea instruirii acestuia în

conformitate cu programele proprii; d) Personalul nominalizat este autorizat de către conducerea Universităţii pentru a

efectua servicii cu ajutorul echipamentelor de măsurare şi monitorizare. 5.2.4. Întreţinerea echipamentelor de măsurare şi monitorizare a) Echipamentele sunt menţinute în stare de funcţionare printr-o exploatare şi întreţinere

corespunzătoare; b) Întreţinerea şi repararea echipamentelor se execută pe baza de contract de firme

specializate în acest domeniu; c) Întreţinerea curentă (zilnică) a echipamentelor este asigurată de personalul

Universităţii Spiru Haret care deserveşte echipamentele, înainte şi după efectuarea serviciilor educaţionale;

d) Echipamentele se păstrează în condiţii care nu le afectează aptitudinile tehnice şi metrologice;

e) În situaţia în care nu mai există garanţia unor măsurări corecte cu un echipament, indiferent de existenţa unui buletin de verificare metrologică sau certificat de etalonare, Universitatea Spiru Haret are obligaţia de a-l scoate din uz.

5.2.5. Suprasolicitarea echipamentelor de măsurare şi monitorizare a) În cazul în care în timpul prestării serviciilor educaţionale sau la verificarea

echipamentelor se constată că un echipament este defect, responsabilul cu acesta informează Biroul tehnic-întreţinere în vederea analizării implicaţiilor şi dispunerea măsurilor pe care le consideră necesare;

b) Echipamentele supuse la suprasarcini sau manipulări greşite sau care dau rezultate suspecte sau s-a constatat la verificări că sunt defecte sau ies din limitele specificate sunt scoase din funcţiune, identificate şi etichetate “neutilizabil” şi depozitate corespunzător în spaţii izolate, până când sunt reparate;

c) Aceste echipamente sunt puse în funcţiune în baza buletinului de verificare metrologică sau certificatului de etalonare eliberat de un laborator autorizat sau atestat;

d) Biroul tehnic-întreţinere hotărăşte dacă rezultatele serviciilor educaţionale efectuate rămân valabile sau se repetă utilizându-se alt echipament;

e) În situaţia în care există o nesiguranţă a corectitudinii măsurării, echipamentul se supune verificărilor comparative cu alt echipament de acelaşi tip, calibrat în aceleaşi condiţii.


Ediţia 2/2013




COD: PS-15

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 226

5.2.6. Manipularea şi depozitarea echipamentelor de măsurare şi monitorizare a) Manipularea şi depozitarea echipamentelor se face în condiţii de siguranţă pentru a

preveni deteriorarea acestora, în conformitate cu instrucţiunile proprii ale fabricantului sau instrucţiuni ale utilizatorului;

b) Echipamentele sunt depozitate în incinta Universităţii Spiru Haret, în spaţii închise, neexpuse la umiditate, vibraţii şi şocuri mecanice în zone distincte, în funcţie de starea de funcţionalitate a acestora, respectiv: echipamente aflate în perioada de valabilitate a verificării metrologice şi echipamente defecte;

c) Pentru echipamentele defecte este obligatorie aplicarea etichetei “neutilizabil”; d) Echipamentele respinse la verificări, care nu mai pot fi reparate, se retrag din

utilizare, se depozitează separat şi se propun spre casare; e) Respectarea condiţiilor de depozitare, utilizare şi mentenanţă a echipamentelor au ca

scop asigurarea funcţionării în condiţii optime şi prevenirea contaminării sau deteriorării acestora.

5.2.7. Trasabilitatea privind echipamentele de măsurare şi monitorizare a) Echipamentele de măsură aflate în dotarea Universităţii Spiru Haret sunt verificate

metrologic astfel: - iniţial - înainte de a fi date în folosinţă, - periodic - la intervale de timp prestabilite de reglementările legale sau cele interne, - ori de câte ori este necesar pentru a menţine încrederea referitoare la starea verificării

echipamentului; b) Verificarea metrologică se face în conformitate cu Programul de verificare

metrologică, astfel încât să existe siguranţa că etalonările efectuate sunt trasabile faţă de etaloanele naţionale şi internaţionale;

c) Echipamentele de măsurare şi monitorizare sunt declarate apte de utilizare dacă sunt verificate metrologic, conform legislaţiei în vigoare.

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a) Senatul Universităţii - aprobă procedura; - aprobă revizuirea procedurii. b) Rectorul Universităţii - impune aplicarea procedurii. c) Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) - avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii. d) Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) - elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. e) Decanii, directorii de departamente, personalul didactic - aplică procedura.


Ediţia 2/2013




COD: PS-15

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 227

7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura prezentă se avizează de către CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii





Universităţii. 8. ANEXE Anexa nr. 1: Fişă de evidenţă echipament – Formular F1/PS-15 Anexa nr. 2: Lista echipamentelor de măsurare şi monitorizare – Formular F2/PS-15


Ediţia 2/2013




COD: PS-15

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 228

Anexa 1 Formular F1/PS-15

FIŞĂ DE EVIDENŢĂ ECHIPAMENT DE MĂSURARE ŞI MONITORIZARE

Nr. fişei…………………………….

Caracteristici Nr. inventar 1. Denumirea aparatului 2. Nr. Seriei şi anul fabricaţiei 3. Firma constructoare 4. Tipul 5. Clasa de precizie 6. Interval de măsurare 7. Data înregistrării Domeniul: PERIOADA DE VERIFICARE:

Amplasare Laborator Data Intrare

ieşire

Starea

Etalon itinerant

Există Nu există Locul Instrucţiuni producător

DEFECŢIUNI, MODIFICĂRI SAU REPARAŢII Data Service Defecţiune, modificare B.V./ C.E. Observaţii


Ediţia 2/2013




COD: PS-15

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 229

Anexa 2

Formular F2/PS-15

LISTA ECHIPAMENTELOR DE MĂSURARE ŞI MONITORIZARE

Nr Crt.

Denumire echipament

Firma producătoare

Nr. Inventar/

serie

Amplasare

Data primirii/ punerii

în funcţiune

Plan întreţinere

Program verificare

metrologică

0 1 2 3 4 5 6 7


Ediţia 2/2013


PROCEDURA PROCESUL DE ADMITERE

COD: PS-16

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 230

1. SCOP Stabileşte modalitatea de organizare şi desfăşurare a activităţilor specifice procesului de

admitere în Universitatea Spiru Haret, precum şi responsabilităţile personalului implicat. 2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplică în cadrul tuturor unităţilor funcţionale ale Universităţii Spiru Haret

în care se desfăşoară admiterea la programele de studii de licenţă sau masterale. 3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ – Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; – Legea nr. 87 din 10.04.2006 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului

nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei; – Metodologia ARACIS de evaluare externă, standardele de referinţă şi lista

indicatorilor de performanţă; – Ghidul ARACIS privind activităţile de evaluare a calităţii programelor de studii

universitare şi a instituţiilor de învăţământ superior; – Metodologia privind cadrul general de organizare şi desfăşurare a admiterii în ciclul de

studii universitare de licenţă; – Metodologia privind cadrul general de organizare şi desfăşurare a admiterii în ciclul de

studii universitare de masterat; – Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; – Ghidul programului de studii; – Alte reglementări interne emise de senatul Universităţii. 4. DEFINIŢII/TERMENI ŞI ABREVIERI 4.1. Definiţii/termeni – admitere = acceptarea, aprobarea, primirea în rândul studenţilor Universităţii a

candidaţilor care au îndeplinit cerinţele, criteriile şi standardele stabilite prin normele interne de organizare şi funcţionare a Universităţii.

– examen de admitere = examen de primire în Universitate a candidaţilor înscrişi pentru a urma un program de studii gestionat de Universitate;

– comisie de admitere = comisie numită potrivit normelor interne ale Universităţii, care se ocupă cu primirea candidaţilor la examen, cu examinarea acestora şi cu anunţarea publică a rezultatelor concursului de admitere.

4.2. Abrevieri – CEAC – Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; – DMC – Departamentul pentru managementul calităţii; – RMC – Responsabil management calitate; – SMC – Sistem de management al calităţii; – RMC – Responsabil management calitate; – CF – Consiliul facultăţii; – SU – Secretarul şef al Universităţii; – CA – Preşedintele Comisiei de admitere; – SF – Secretarul şef al facultăţii; – PC – Prodecan responsabil cu calitatea.


Ediţia 2/2013



COD: PS-16

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 231

5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Cerinţe generale a) Admiterea în Universitatea Spiru Haret se desfăşoară pe baza prevederilor Legii

educaţiei naţionale, nr.1/2011, ale Cartei Universităţii şi ale reglementărilor interne emise de senatul Universităţii;

b) Admiterea în Universitatea Spiru Haret se face strict în limita locurilor stabilite prin Hotărâre de Guvern şi repartizate Universităţii Spiru Haret prin ordin al Ministrului Educaţiei Naţionale;

c) Procesul de admitere se desfăşoară respectând etapele prevăzute în Diagrama privind desfăşurarea procesului de admitere, prevăzută în Anexa nr. 1 (Formular F1/PS-16), care cuprinde:

– propunerea probelor de concurs şi a cifrelor de şcolarizare; – aprobarea probelor de concurs şi a cifrelor de şcolarizare pe specializări; – difuzarea ofertei facultăţii; – aprobarea cifrei de şcolarizare; – nominalizarea Comisiei de admitere; – asigurarea resurselor materiale; – înscrierea candidaţilor; – programarea candidaţilor pe săli; – organizarea sălii de concurs şi desfăşurarea probelor de concurs; – corectarea lucrărilor scrise; – afişarea rezultatelor concursului de admitere; – rezolvarea contestaţiilor; – afişarea listelor cu rezultatele finale ale concursului de admitere; – restituirea dosarelor de concurs; – monitorizarea procesului de admitere; – analiza şi îmbunătăţirea procesului de admitere. 5.2. Cerinţe specifice 5.2.1. Propunerea probelor de concurs şi a cifrelor de şcolarizare a) Probele de concurs se referă la disciplinele din planurile de învăţământ ale liceelor din

care se vor propune subiectele pentru concursul de admitere; b) Consiliul facultăţii analizează probele de concurs şi manualele de liceu cu cel puţin 12

luni înaintea concursului şi face propuneri privind: – disciplinele; – capitolele; – manualele recomandate; – modul de desfăşurare a concursului de admitere – scris, oral, sau scris şi oral sau a

selecţiei studenţilor pentru anul I pe bază de documente relevante; – perioada desfăşurării concursului de admitere (perioada înscrierii, zilele de concurs); – taxele de înscriere; – modul de calculare a mediei; – modul de departajare a ultimului candidat admis; – taxele anuale. c) Se solicită, după caz, în scris agenţilor economici, necesarul de specialişti;


Ediţia 2/2013



COD: PS-16

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 232

d) Consiliul facultăţii analizează cererea socială şi capabilitatea facultăţii de a respecta cererea socială, precum şi interesele facultăţii şi propune cifre de şcolarizare pentru:

– studii de licenţă, cu frecvenţă, cu frecvenţă redusă şi la distanţă; – studii universitare de master; – programe postuniversitare de formare şi dezvoltare profesională continuă. 5.2.2. Aprobarea probelor de concurs şi a cifrelor de şcolarizare pe specializări a) Senatul Universităţii Spiru Haret analizează şi aprobă probele de concurs, perioadele

de desfăşurare a concursului, taxele de înscriere şi taxele de şcolarizare. 5.2.3. Difuzarea ofertei facultăţii Consiliul facultăţii stabileşte o strategie şi un program de difuzare a informaţiilor privind: – concursul de admitere; – competenţele profesionale pentru care asigură pregătirea; – specializările facultăţii; – dotarea materială (infrastructura, echipamente); – recunoaşterea naţională şi internaţională a corpului profesoral şi a facultăţii. 5.2.4. Aprobarea cifrei de şcolarizare Secretarul-şef al Universităţii transmite la Ministerul Educaţiei Naţionale Centralizatorul

cifrelor de şcolarizare pe facultăţi pe baza recomandărilor ARACIS cu ocazia vizitelor de evaluare. 5.2.5. Nominalizarea Comisiei de admitere a) Consiliul facultăţii analizează componenţa comisiei de admitere şi o înaintează

Rectorului pentru aprobare. b) Preşedintele Comisiei de admitere este, de regulă, Decanul facultăţii. c) Membrii Comisiei de admitere nu trebuie să aibă în concurs rude de gradul I. d) Secretarul Comisiei de admitere trebuie să aibă cel puţin gradul didactic de lector

universitar. e) Decanul facultăţii transmite componenţa Comisiei de admitere spre aprobare de către

Rectorul Universităţii. 5.2.6. Asigurarea resurselor materiale a) Resursele materiale necesare asigurării procesului de admitere se referă la: – fişa de înscriere tipizată; – coli tip pentru lucrarea scrisă; – registrul candidaţilor; – ciorne stampilate; – fişete metalice pentru păstrarea documentelor pe perioada admiterii; – mape pentru gestionarea documentelor (coli tip, lucrări scrise, cataloage etc) pe

perioada desfăşurării admiterii. 5.2.7. Înscrierea candidaţilor a) Înscrierea candidaţilor se efectuează în perioadele aprobate pe baza următoarelor

documente: – fisă de înscriere; – diplomă de Bacalaureat în original sau Adeverinţă de absolvire; – 2 fotografii tip buletin; – adeverinţă medicală; – chitanţă plată taxe; – dosar plic cu înscrisuri specifice.


Ediţia 2/2013



COD: PS-16

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 233

b) Pe măsura prezentării, candidaţii sunt înscrişi în Registrul candidaţilor şi li se eliberează o legitimaţie de concurs, care conţine următoarele informaţii: universitatea; facultatea; numele şi prenumele candidatului; număr de legitimaţie – alfanumeric – prima literă a numelui şi poziţia din Registrul candidaţilor de la litera corespunzătoare; fotografie; ştampilă.

5.2.8. Programarea candidaţilor pe săli a) Preşedintele Comisiei de admitere, Secretarul Comisiei de admitere şi Secretarul-şef al

facultăţii întocmesc liste ordonate alfabetic şi le grupează pe sălile de concurs astfel încât să fie asigurate condiţii de supraveghere a candidaţilor şi păstrarea confidenţialităţii răspunsurilor.

5.2.9. Organizarea sălii de concurs. Desfăşurarea probelor de concurs a) La intrarea sălii de concurs se va afişa lista candidaţilor; b) În sala de concurs se va fixa prin etichetă locul rezervat fiecărui candidat; c) Desfăşurarea probelor de concurs se va face conform instrucţiunilor elaborate şi

distribuite de Comisia de admitere pe Universitate odată cu colile tip. 5.2.10. Corectarea lucrărilor scrise a) Corectarea lucrărilor scrise se va face în săli desemnate de Comisia de admitere pe

Universitate de către corectori desemnaţi de preşedintele Comisiei de admitere pe Universitate din rândul cadrelor didactice propuse de facultăţile de specialitate şi acceptaţi de facultatea care organizează concursul;

b) Verificarea şi notarea lucrărilor scrise se desfăşoară în săli dinainte stabilite, după un program bine stabilit de Comisia centrală de admitere; se va evita ca în sălile respective, în timpul acţiunii de verificare, să rămână mai puţin de 3 persoane;

c) Accesul în aceste săli a altor persoane, în afara membrilor comisiei şi corectorilor, este cu desăvârşire interzisă;

d) Zilnic, după terminarea programului de corectură, seturile de lucrări se predau secretariatului Comisiei de admitere pe facultate;

e) Fiecare lucrare va fi verificată independent de cel puţin 2 cadre didactice şi apreciată separat cu note de la 1 la 10;

f) Notele acordate pentru fiecare subiect şi media pe lucrare se trec, de către corectori, în borderouri separate, astfel încât să fie cunoscute numai de persoana care a apreciat lucrarea;

g) Media fiecărei lucrări scrise, acordată independent şi separat de fiecare corector, se calculează ca media aritmetică, cu două zecimale, fără rotunjire, a notelor acordate pentru fiecare subiect;

h) Borderourile individuale se depun de corectori, odată cu lucrările verificate, la secretariatul Comisiei de admitere pe facultate şi se păstrează în dulapuri metalice;

i) Comisia de admitere pe facultate transcrie mediile acordate de fiecare corector din formular în borderouri centralizatoare şi calculează media finală a lucrării ca medie aritmetică, cu două zecimale, fără rotunjire a mediilor acordate de fiecare examinator în parte;

j) Dacă nu există diferenţă mai mare de un punct la medie şi mai mare de 1,5 puncte pe subiect, Comisia de admitere înscrie mediile în ordinea corectorilor, calculează suma mediilor şi stabileşte media lucrării;

k) Atunci când între notele la unul sau mai multe subiecte se constată diferenţe mai mari de 1,5 puncte, Comisia de admitere apelează la supracorector;


Ediţia 2/2013



COD: PS-16

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 234

l) Supracorectorul, în prezenţa celor doi corectori, recorectează subiectul în discuţie, semnalează pe lucrare greşelile, utilizând creion sau pix de culoare roşie, stabileşte nota definitivă pentru subiectul respectiv şi completează formularul pentru supracorectare;

m) Cei doi corectori îşi însuşesc nota definitivă pe subiect, completează formularul, recalculează media lucrării şi semnează;

n) Supracorectorul completează formularul centralizator, mediile rezultate în urma recorectării subiectului, calculează suma mediilor şi media lucrării;

o) Borderourile centralizatoare se păstrează la Comisia de admitere pe facultate în dulapuri metalice;

p) Media finală se trece cu cerneală roşie pe fiecare lucrare în parte, sub semnătura preşedintelui Comisiei de admitere pe facultate, înainte de deschiderea acestora;

r) Lucrările scrise ale candidaţilor se deschid numai după încheierea acţiunii de verificare a tuturor lucrărilor de la toate probele de concurs, definitivarea şi trecerea mediei finale pe fiecare lucrare;

s) Deschiderea lucrărilor scrise se va face de către Comisia de admitere pe facultate, cu participarea unui membru al Comisiei de admitere pe Universitate;

ş) Eventualele corecturi în cataloagele alfabetice se fac cu cerneală roşie, sub semnătura preşedintelui Comisiei de admitere pe facultate.

5.2.11. Afişarea rezultatelor concursului de admitere a) Rezultatele concursului de admitere, verificate şi aprobate de Comisia de admitere pe

Universitate, se aduc la cunoştinţa candidaţilor prin afişare; b) Media generală de admitere se stabileşte ca medie aritmetică, calculată cu două zecimale,

fără rotunjire, a mediilor finale obţinute la fiecare probă de concurs, corelate cu criteriile stabilite de facultate;

c) Probele la care candidatul a absentat se notează cu zero şi intră în calculul mediei generale de admitere;

d) În cazul concursului pe bază de dosar media generală se va calcula în funcţie de criteriile specific stabilite de facultate pentru fiecare specializare; admiterea se face în ordinea descrescândă a mediilor generale de admitere obţinute de candidaţi, în limita numărului locurilor pentru care se organizează concurs, stabilit pentru facultate, profil si/sau specializare;

e) Indiferent de forma de învăţământ, media minimă de admitere este 5 (cinci); la stabilirea mediei de admitere se vor lua în considerare numai lucrările notate cu minimum 5 (cinci);

f) În anumite cazuri, facultatea poate solicita la unele specializări medii minime de admitere mai mari decât 5 (cinci) sau punctaje specifice de admitere, sub care candidaţii să nu poată fi declaraţi admişi;

g) Comunicarea rezultatelor concursului de admitere se face prin afişare, pe liste distincte, în ordinea descrescătoare a mediilor sau punctajului, pentru candidaţii declaraţi admişi şi în ordinea alfabetică, pentru candidaţii declaraţi respinşi;

h) Pe liste afişate, în dreptul fiecărui candidat se indică mediile obţinute, media generală de admitere şi specializarea la care a fost repartizat (pentru candidaţii declaraţi admişi);

i) Candidaţii declaraţi admişi sunt înmatriculaţi în anul I de studiu sau în ciclul de studii aprofundate sau master, pe baza rezultatelor concursului, pentru anul universitar curent, prin decizia rectorului Universităţii;

j) Actele candidaţilor respinşi se restituie acestora la cerere.


Ediţia 2/2013



COD: PS-16

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 235

5.2.12. Rezolvarea contestaţiilor a) Universitatea Spiru Haret este singura în măsură să decidă asupra temeiniciei

contestaţiilor şi îşi asumă întreaga responsabilitate; b) Eventualele contestaţii cu privire la rezultatul probelor scrise se depun numai la

registratura Universităţii, în termen de 48 de ore de la afişarea rezultatelor finale ale concursului; c) Acest termen trebuie comunicat odată cu afişarea rezultatelor concursului; d) Pentru rezolvarea contestaţiilor depuse de candidaţi, rectorul Universităţii numeşte alte

cadre didactice, care nu au participat la corectarea lucrărilor la facultatea şi proba respectivă; e) Dacă diferenţa faţă de media la o anumită probă acordată iniţial nu depăşeşte 1,00 punct,

rămâne valabilă media iniţială; în caz contrar, se întocmeşte câte un proces-verbal pentru fiecare medie modificată, justificat, în urma contestaţiilor şi se supune aprobării Comisiei de admitere pe Universitate;

f) Mediile generale de admitere ale candidaţilor cărora în urma contestaţiilor li se modifică mediile finale la unele lucrări se recalculează, rezultatul concursului modificându-se, candidatul fiind trecut pe poziţia corespunzătoare din lista generală de clasificare a candidaţilor, întocmită în ordinea mediilor generale de admitere; aplicarea prevederii de mai sus nu va influenţa în nici un fel situaţia celor declaraţi iniţial admişi, inclusiv repartizarea lor pe specializări;

g) Rezultatele Comisiei de contestaţii, validate de Comisia de admitere pe Universitate, rămân definitive;

h) Termenul de rezolvare şi răspuns este de cel mult 3 zile de la expirarea termenului de depunere a contestaţiilor, iar comunicarea rezultatului contestaţiilor se face prin afişare la sediul facultăţilor;

i) Comisiile de admitere pe facultăţi vor întreprinde acţiune de lămurire a candidaţilor în scopul edificării lor asupra modului de verificare şi notare a lucrărilor contestate, a greşelilor şi omisiunilor constatate (afişarea baremurilor, discuţii cu candidaţii etc.).

5.2.13. Restituirea dosarelor de concurs Actele candidaţilor respinşi se restituie acestora la cerere. 5.2.14. Monitorizarea procesului de admitere Monitorizarea procesului de admitere constă în: – verificarea la sfârşitul fiecărei zile de înscrieri a documentelor specifice; – selectarea supraveghetorilor din sălile de concurs; – evidenţa colilor tip şi a ciornelor; – verificarea identităţii candidaţilor înscrişi şi a celor prezenţi în sala de concurs; – colectarea şi manipularea lucrărilor scrise şi a documentelor de evidenţă. 5.2.15. Analiza şi îmbunătăţirea procesului de admitere a) Sub conducerea decanului facultăţii, Consiliul facultăţii/consiliul departamentului

analizează înregistrările din fluxul procesului de admitere; b) În aceeaşi manieră sunt analizaţi următorii indicatori: – rata de solicitare a specializării (nr. de locuri disponibile, nr. de candidaţi înscrişi); – rata contestaţiilor (nr. de candidaţi, nr. de contestaţii); – gradul de ocupare a locurilor (nr. total locuri, nr. candidaţi admişi) c) Ca urmare a analizei rezultatelor şi concluziilor se propun măsuri de îmbunătăţire care

se înregistrează în raportul anual al Decanului facultăţii


Ediţia 2/2013



COD: PS-16

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 236

6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a) Senatul Universităţii – aprobă procedura; – aprobă revizuirea procedurii. b) Rectorul Universităţii – impune aplicarea procedurii. c) Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii (CEAC) – avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii. d) Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) – elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. e) Decanii, directorii de departamente, personalul didactic: – aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura prezentă se avizează de către CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii



Propunerea de modificare se înaintează CEAC prin intermediul DMC. 7.3. Modificările, care vor interveni potrivit noii legislaţii, vor determina, după caz, revizuirea

ediţiei curente sau elaborarea unei noi ediţii. 7.4. Fiecare ediţie sau revizuire este avizată de CEAC şi se aprobă de către Senatul

Universităţii. 8. ANEXE Anexa nr.1. Diagramă privind desfăşurarea procesului de admitere – Formular F1/PS-16


Ediţia 2/2013



COD: PS-16

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 09.05.2013

COD:MC-04/PAG: 237

Anexa nr. 1

DIAGRAMĂ PRIVIND DESFĂŞURAREA PROCESULUI DE ADMITERE Formular F1/PS-16

Nr. crt. Activitatea desfăşurată Responsabilitate Înregistrare

1. 5.1. Propunerea probelor de concurs şi a cifrelor de şcolarizare

Decan CF

Adresa Rector

2. Calendarul concursului de admitere Rector, Senat Avizier 3 Difuzarea în mediul interes a ofertei

facultăţii Decan, SF, CD Oferta suport hârtie

şi suport electronic 4. Aprobarea de către MEN a cifrelor

de şcolarizare SSU, Decan Centralizator

Universitate 5. Nominalizarea Comisiei de admitere Decan, CF, SSU Adresa rectorat 6. Asigurarea resurselor materiale Decan, SSU, SCA

Fişa de înscriere; registrul candidaţilor; coli tip teză şi ciorne; adeziv, fişet, mape.

7 Înscrierea candidaţilor

PCA, SCA, SSF Fişa de înscriere, registrul candidaţilor; lista candidaţilor

8 Programarea candidaţilor pe săli PCA, SSU, SCA Lista candidaţilor repartizaţi pe săli

9. Organizarea sălii de concurs Desfăşurarea probelor de concurs

SSU, PCA, SCA Supraveghetori, fluturaşi, lista candidaţilor

10. Corectarea lucrărilor scrise PCA, SCA Lucrări scrise, borderou de corectare; centralizator

11. Afişarea rezultatelor concursului SSU, PCA, SCA, SSF Lista 12. Rezolvarea contestaţiilor PCA, SCA Recorectare 13. Afişarea rezultatelor contestaţiilor SSU, PCA, SCA, SF Lista 14. Restituirea dosarelor de concurs ale

candidaţilor respinşi la concursul de admitere

SF

15 Monitorizarea procesului de admitere

PCA

16 Analiza şi îmbunătăţirea procesului de admitere

Decan, PD, CF


Ediţia 2/2013


PROCEDURA APROVIZIONARE

COD: PS-17

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 238

1. SCOP Descrierea activităţilor desfăşurate pentru aprovizionarea cu produse conforme cu

condiţiile specificate şi stabilirea metodologiei de evaluare şi de selectare a furnizorilor pe baza capabilităţilor de a furniza produse conforme cu cerinţele învăţământului universitar în plan intern şi internaţional.

2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplică în Universitatea Spiru Haret de către structurile de asigurare

logistică, potrivit competenţelor, pentru următoarele activităţi: – achiziţionarea de material didactice şi logistice, necesare realizării produselor

educaţionale în toate componentele funcţionale ale Universităţii Spiru Haret; – subcontractarea unor activităţi şi/sau servicii care afectează calitatea produselor,

proceselor transferului tehnologic şi serviciilor oferite de Universitatea Spiru Haret. 3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ – Legea educaţiei naţionale nr.1/2011; – SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de managementul calităţii – Principii fundamentale şi

vocabular; – SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de managementul calităţii – Cerinţe – Carta Universităţii Spiru Haret, ediţia 2011; – Procedura: Controlul înregistrărilor; – Reglementări interne emise de Universitate. 4. DEFINIŢII/TERMENI ŞI ABREVIERI 4.1. Definiţii/termeni – aprovizionare = acţiune organizată şi desfăşurată de structuri specializate în scopul

asigurării unei instituţii/organizaţii cu materiale logistice necesare bunei funcţionări şi desfăşurării activităţii date în competenţă;

– client = persoană sau instituţie/organizaţie care cumpără regulat, de la altă persoană sau instituţie/organizaţie în calitate de furnizor, materiale logistice sau produse necesare bunei funcţionări şi desfăşurării activităţii date în competenţă;

– comanda = document care serveşte pentru aprovizionarea unei instituţii/organizaţii cu materiale, produse sau servicii necesare bunei funcţionări şi desfăşurării activităţii date în competenţă;

– furnizor = persoană fizică sau juridică ce furnizează sau procură unei instituţii/organizaţii materiale logistice sau produse necesare bunei funcţionări şi desfăşurării activităţii date în competenţă;

– contract de aprovizionare = document comercial care reprezintă un act de voinţă a doi sau mai mulţi parteneri şi defineşte drepturile şi obligaţiile acestora.


Ediţia 2/2013



COD: PS-17

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 239

4.2. Abrevieri – CEAC – Comisia pentru evaluarea şi asigurarea calităţii; – DMC – Departamentul pentru managementul calităţii; – SMC – Sistem de management al calităţii; – DGA – Director general administrativ; – LFA – Lista furnizorilor acceptaţi ; – CEF – Chestionar de evaluare a furnizorilor; – CA – Comanda de aprovizionare; – NA – Necesar de aprovizionare; – NIR – Nota internă de recepţie; 5. DESCRIEREA PROCEDURII 5.1. Cerinţe generale În Universitatea Spiru Haret, procesul de aprovizionare respectă legislaţia în vigoare,

completată cu reglementări interne, cu responsabilităţile aferente. a) Înainte de lansarea unui contract, se stabileşte necesarul de materiale, produse sau servicii

care trebuie achiziţionate, precum şi serviciile sau lucrările care trebuie subcontractate; b) În vederea aprovizionării cu materiale, produse sau servicii sau pentru

subcontractările de activităţi sau de servicii – necesare pentru realizarea contractelor, structura specializată în aprovizionare întocmeşte Necesarul de aprovizionare (Anexa nr.1. F1/PS-17), care conţine, în mod obligatoriu, următoarele informaţii:

– identificarea produselor, serviciilor sau lucrărilor ce trebuie aprovizionate/ subcontractate; – termenele de aprovizionare sau de finalizare a lucrărilor subcontractate; – subcontractanţii potenţiali; – condiţii de calitate pentru produse, servicii, lucrări subcontractate; – condiţii impuse pentru subcontractanţi; – ediţiile aplicabile ale specificaţiilor şi desenelor (dacă se apreciază ca fiind necesar). 5.2. Cerinţe specifice 5.2.1. Sursele de aprovizionare şi modalităţile de selectare a furnizorilor a) Universitatea Spiru Haret face aprovizionarea cu materiale, produse şi/sau servicii

numai de la furnizorii incluşi în Lista furnizorilor acceptaţi (LFA); b) Potenţialii furnizori de materiale, produse şi / sau servicii sunt selectaţi şi incluşi în

Lista furnizorilor acceptaţi în baza informaţiilor pe care aceştia le transmit prin completarea unui Chestionar de evaluare a furnizorilor, luând în considerare şi abilitatea acestora de a furniza materiale, produse şi / sau servicii în concordanţă cu cerinţele specificate;

c) Tipul şi amploarea controlului aplicat asupra furnizorului şi asupra materialelor, produselor şi / sau serviciilor aprovizionate depinde de efectul acestora în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.

5.2.2. Informaţii referitoare la aprovizionare a) În baza Necesarului de aprovizionare se emite Comanda de aprovizionare, care

include informaţii ce descriu materialul, produsul/serviciul comandat;


Ediţia 2/2013



COD: PS-17

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 240

b) În situaţia în care se consideră necesar, aceasta mai cuprinde: – cerinţe pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor şi echipamentelor; – cerinţe pentru calificarea personalului; – cerinţe pentru sistemul de management al calităţii. – identificarea corectă a materialului, produsului, serviciului sau lucrării subcontractate; – metode de recepţie şi criterii de acceptare. c) Înainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se asigura

că datele conţinute de acestea sunt corecte şi complete. 5.2.3. Verificarea materialului/produsului/serviciului aprovizionat a) Verificarea materialului/produsului/serviciului aprovizionat se face de o Comisie de

recepţie (numită prin decizie a Consiliului de administraţie), în vederea asigurării că materialul/produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiţiile specificate;

b) În funcţie de rezultatele evaluării furnizorilor se stabileşte dacă este necesar ca furnizorul să elaboreze şi să implementeze un plan al calităţii pentru materialul/produsul/serviciul în cauză, sau dacă sunt necesare anumite verificări efectuate de reprezentanţii Universităţii Spiru Haret la sediul furnizorului, pe fluxul de transfer şi fabricaţie al acestuia sau la final;

c) În vederea verificării materialului/produsului/serviciului aprovizionat, în Comanda de aprovizionare sunt precizate înţelegerile referitoare la verificare şi metoda de eliberare a materialului/produsului/serviciului respectiv;

d) Tipul şi aprobarea controlului aplicat asupra materialului/produsului/serviciului aprovizionat depinde de efectul acestuia în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit;

e) În cazul în care se specifică în contract, sunt precizate clauze de acces ale clientului sau ale reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dacă materialul/produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiţiile specificate;

f) Documentele în baza cărora se fac inspecţiile şi încercările la primire sunt, după caz: proceduri de lucru, standarde şi reglementări în vigoare, documente de aprovizionare care însoţesc materialele/produsele/serviciile aprovizionate;

g) Stadiul materialului/produsului/serviciului aprovizionat în raport cu cerinţele de inspecţie este identificat prin Nota de Intrare-Recepţie;

h) Rezultatul recepţiei, este consemnat de Comisia de recepţie în Nota de Intrare-Recepţie, dacă materialul/produsul/serviciul este admis la recepţie, este luat în primire pe baza aceluiaşi document;

i) În situaţia în care, din motive de urgenţă, materialul/produsul/serviciul este utilizat înainte de verificare, acesta este identificat şi înregistrat precis, în scopul permiterii rechemării şi înlocuirii sale în cazul constatării ulterioare a stării de neconformitate faţă de condiţiile specificate.

5.2.4. Păstrarea materialelor/produselor aprovizionate a) Materialele/produsele aprovizionate se manipulează astfel încât să nu fie afectată

calitatea sau caracteristicile funcţionale ale acestora; b) Depozitarea materialelor/produselor aprovizionate se face în spaţii corespunzătoare, în

magazii închise, pe sortimente, conform cerinţelor de fabricaţie sau specificaţiei de pe ambalaj; c) Depozitarea materialelor/produselor aprovizionate se face pe categorii de material şi

pe dimensiuni, astfel încât marcajele de identificare să fie uşor vizibile.


Ediţia 2/2013



COD: PS-17

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 241

5.2.5. Responsabilităţi privind aprovizionarea Pentru derularea, conform legislaţiei în vigoare a procesului aprovizionare, se stabilesc

următoarele responsabilităţi: a) Consiliul de administraţie/Rectorul Universităţii Spiru Haret aprobă: – lista furnizorilor acceptaţi; – necesarul de aprovizionare; – toate documentele de aprovizionare sau furnizare. b) Responsabilul economico– financiar, contabilitate, avizează: – necesarul de aprovizionare; – toate documentele de aprovizionare sau furnizare. – referatul pentru efectuare de cheltuieli (Anexa nr.2, F2/PS-17) şi referatul pentru

decontarea cheltuielilor (Anexa nr.3, F2/PS-17). c) Responsabilul cu managementul calităţii: – întocmeşte şi actualizează (ţine la zi) lista furnizorilor acceptaţi a Universităţii; – conduce evaluările furnizorilor; – participă la verificările referitoare la aprovizionare sau furnizare. d) Responsabilul cu aprovizionarea: – întocmeşte documentele de aprovizionare; – participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor; – păstrează înregistrările referitoare la aprovizionare sau furnizare; – urmăreşte derularea contractului sau comenzii de aprovizionare. e) Responsabilul de proiect/contract – analizează documentele de aprovizionare sau furnizare; – elaborează documentul Necesar de aprovizionare; – participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor, pentru contractul de care răspunde. 6. RESPONSABILITĂŢI PRIVIND PROCEDURA a) Senatul Universităţii – aprobă procedura; – aprobă revizuirea procedurii. b) Rectorul Universităţii – impune aplicarea procedurii. c) Comisia pentru evaluare şi asigurarea calităţii (CEAC) – avizează implementarea/modificarea/retragerea procedurii. d) Departamentul pentru managementul calităţii (DMC) – elaborează, verifică, difuzează, înregistrează, arhivează procedura. e) Decanii, directorii de departamente, personalul didactic – aplică procedura. 7. AVIZĂRI, MODIFICĂRI ALE PROCEDURII 7.1. Procedura prezentă se avizează de către CEAC şi se aprobă de Senatul Universităţii



Ediţia 2/2013



COD: PS-17

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 242




Universităţii. 8. ANEXE Anexa nr.1. Necesar de aprovizionare- Formular F1/PS-17; Anexa nr.2. Referat pentru efectuare de cheltuieli- Formular F2/PS-17; Anexa nr.3. Referat pentru decontare cheltuieli -Formular F3/PS-17.


Ediţia 2/2013



COD: PS-17

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 243

Anexa nr. 1

UNIVERSITATEA SPIRU HARET APROBAT RECTOR,

Formular F1/PS-17

NECESAR DE APROVIZIONARE

Contract / _____________

_________ / _____________

______ Comanda /

etapa: _____________

______ / ______________________ Nr.

Crt.

Material/

produs/ serviciu

Cantitate Preţ unitar

Valoare totală

Termen Furnizori potenţiali

Condiţii de

calitate impuse

Condiţii impuse pentru furnizori

0 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10…….

Responsabil economico-financiar, contabilitate, _________________ __________________ (nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

AVIZAT,

Director Direcţia Economică


Ediţia 2/2013



COD: PS-17

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 244

Anexa nr.2.

UNIVERSITATEA SPIRU HARET APROBAT,

Rector

Formular F2/PS-17

REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI

Denumire proiect/serviciu ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Contract __________/ Program ____________; Comanda internă_________ Etapa / Faza ________/______ Poziţie (materiale / colaborări / dotări) ________________________________

Nr. crt. Necesar de aprovizionare

Produs, serviciu, lucrare, material

etc. de aprovizionat

Cantitate Valoare totală

Observaţii

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 Se solicită avans lei Se solicită plata facturii proforma anexate şi avizate de noi, nr. Se poate suporta provizoriu, cu recuperare la încasarea facturii, din contul Responsabil economico-financiar, contabilitate, _________________ __________________ (nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

AVIZAT,

Director Direcţia Economică


Ediţia 2/2013



COD: PS-17

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 245

Anexa nr. 3 UNIVERSITATEA SPIRU HARET

APROBAT, Rector

Formular F3/PS-17

REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI

Nr. crt. ……….. Denumire proiect/serviciu ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Contract __________/ Program: ____________; Comanda internă_________ Etapa / Faza ________/______ Poziţie (materiale /colaborări / dotări) _______________________________ Nr. crt.

Document justificativ

(factura fiscală, chitanţă fiscală, bon fiscal, nr.)

Produs, serviciu, lucrare, material de aprovizionat

(conform referatului

pentru efectuare de cheltuieli)

Furnizor Valoare fără

TVA

TVA Valoare totală

Observaţii

1 2 3 4 5 TOTAL (lei) AVIZAT Responsabil economico-financiar, contabilitate, _________________ __________________ (nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

AVIZAT, Director Direcţia Economică


Ediţia 2/2013



COD: PS-17

Revizia: 0

Elaborat DMC

Avizat CEAC

Aprobat SENAT

Data 29.09.2011

COD:MC-04/PAG: 246

MANUALUL DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII - spiruharet.ro · Manualul de management al calităţii este...

Documents

Transcript of MANUALUL DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII - spiruharet.ro · Manualul de management al calităţii este...