Manualul calitatii (1)

SISTEMUL DE MANAGEMENT

AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 1/38


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 2/38

CCUUPPRRIINNSS

00.. IINNTTRROODDUUCCEERREE .............................................................................................................................................................. 22

0.1 INFORMAIE DESPRE USMF ..................................................................... 4

0.2 ABORDAREA PROCESUAL........................................................................ 6

0.3 NOMENCLATORUL REDACIILOR MANUALULUI SMC ................................... 6

11.. SSCCOOPP II DDOOMMEENNIIUU DDEE AAPPLLIICCAARREE ................................................................................................ 77

22.. RREEFFEERRIINNEE NNOORRMMAATTIIVVEE ............................................................................................................................ 77

33.. TTEERRMMEENNII II DDEEFFIINNIIIIII ........................................................................................................................................ 88

3.1 PREVEDERI GENERALE ............................................................................. 8

3.2 ABREVIERI UTILIZATE PENTRU SUBDIVIZIUNILE FUNCIONALE ...................... 8

3.3 ABREVIERI I DENUMIRI ALE DOCUMENTELOR SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL

CALITATII ................................................................................................ 9

44.. SSIISSTTEEMMUULL DDEE MMAANNAAGGEEMMEENNTT AALL CCAALLIITTIIII .......................................................... 1100

4.1 PREVEDERI GENERALE .......................................................................... 10

4.2 CERINE REFERITOARE LA DOCUMENTAIE .............................................. 10

4.2.2 MANUALUL SMC ................................................................................... 11

4.2.3 CONTROLUL DOCUMENTELOR ................................................................. 11

4.2.4 CONTROLUL NREGISTRRILOR .............................................................. 15

55..00 RREESSPPOONNSSAABBIILLIITTAATTEEAA MMAANNAAGGEEMMEENNTTUULLUUII .............................................................. 1166

5.1. ANGAJAMENTUL MANAGEMENTULUI ......................................................... 16

5.2. ORIENTAREA CTRE CLIENT .................................................................... 16

5.3. POLITICA N DOMENIUL CALITII ............................................................. 16

5.4. OBIECTIVELE CALITII I PLANIFICAREA SMC ......................................... 17

5.5. RESPONSABILITI I AUTORITI ........................................................... 17

5.6. ANALIZA EFECTUAT DE MANAGEMENT .................................................... 19

3.1. COMUNICAREA INTERN ......................................................................... 19


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 3/38

66.. MMAANNAAGGEEMMEENNTTUULL RREESSUURRSSEELLOORR .............................................................................................. 1199

6.1 ASIGURAREA RESURSELOR .................................................................... 19

6.2 RESURSE UMANE .................................................................................. 19

6.3 MENTENANTA INFRASTRUCTURII ............................................................ 21

6.4 CONTROLUL MEDIULUI DE LUCRU ............................................................ 23

77.. RREEAALLIIZZAARREEAA PPRROODDUUSSUULLUUII ................................................................................................................ 2244

7.1 PLANIFICAREA PROCESELOR DE PRODUCIE ............................................. 24

7.2 PROCESE REFERITOARE LA RELAIA CU CLIENTUL .................................... 24

7.3 PROIECTARE I DEZVOLTARE .................................................................. 27

7.4 APROVIZIONAREA ................................................................................... 28

7.5 PRODUCIE I FURNIZARE DE SERVICII ..................................................... 29

7.5.3 IDENTIFICARE I TRASABILITATE .............................................................. 29

7.6 CONTROLUL ECHIPAMENTELOR DE MSURARE I MONITORIZARE ............... 30

88.. MMSSUURRAARREE,, AANNAALLIIZZ II MMBBUUNNTTIIRREE ........................................................................ 3311

8.1 GENERALITI ....................................................................................... 31

8.2 MONITORIZARE I MSURARE .................................................................. 31

8.2.2 AUDITUL INTERN .................................................................................... 32

8.2.3 MONITORIZAREA I MSURAREA PROCESELOR ........................................ 34

8.2.4 MONITORIZAREA I MSURAREA PRODUSULUI .......................................... 35

8.3 CONTROLUL PRODUSULUI NECONFORM .................................................... 35

8.4 ANALIZA DATELOR.................................................................................. 36

8.5 MBUNTIRE ...................................................................................... 37

8.5.2 ACIUNI CORECTIVE ............................................................................... 37

8.5.3 ACIUNI PREVENTIVE .............................................................................. 38

ANEXA SIP 7.5 SCHEMA INTERACIUNII PROCESELOR USMF


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 4/38

000... IIINNNTTTRRROOODDDUUUCCCEEERRREEE

000...111 IIINNNFFFOOORRRMMMAAAIIIEEE DDDEEESSSPPPRRREEE UUUNNNIIIVVVEEERRRSSSIIITTTAAATTTEEEAAA DDDEEE SSSTTTAAATTT DDDEEE

MMMEEEDDDIIICCCIIINNNAAA SSSIII FFFAAARRRMMMAAACCCIIIEEE """NNNIIICCCOOOLLLAAAEEE TTTEEESSSTTTEEEMMMIIITTTAAANNNUUU"""

Universitatea de Stat de Medicina si Farmacie "Nicolae Testemitanu" (USMF) este una dintre cele mai importante institutii de invatamant superior din Republica Moldova. Ea a fost fondata in baza Institutului de Medicina nr. 2 din Sankt-Petersburg, evacuat in timpul celui de al II-lea razboi mondial in Kislovodsk, care ulterior a fost transferat la Chisinau impreuna cu studentii si intregul cadru profesoral sub numele de Institut de Stat de Medicina.

Institutul si-a inceput activitatea la 20 octombrie 1945, avand o singura facultate, cea de Medicina Generala, care intrunea 13 catedre in cadrul carora isi faceau studiile 996 de studenti. Procesul instructiv-didactic era realizat de 130 de profesori, inclusiv 15 doctori habilitati si 19 doctori in stiinte medicale.

Fondarea Institutului de Medicina din Chisinau a servit drept impuls pentru dezvoltarea invatamintului superior medical din Moldova si pentru consolidarea sistemului de sanatate din republica.

In 1954 a fost fondata facultatea Pediatrie, in 1959 - cea de Stomatologie, in 1963 - facultatea Medicina Preventiva si in anul 1964 - facultatea de Farmacie. Necesitatea instuirii specialistilor dupa absolvire a contribuit la infiintarea facultatii de perfectionare si reciclare a medicilor in anul 1962. In scopul crearii conditiilor adecvate pentru buna desfasurare a activitatii stiintifice in acelasi an a fost fondat Laboratorul Central de Cercetari Stiintifice.

In 1965 Institutul a obtinut I categorie, iar in 1967 i-a fost incredintat sa realizeze o metoda noua de instruire continua diferentiata pe specialitati a viitorilor medici - prin internatura si subordinatura.

Din 1990 Institutul poarta numele lui Nicolae Testemitanu (1927 - 1986), ilustru savant, pedagog si educator talentat, om de stat, organizator experimentat in domeniul sanatatii publice, care a adus o mare contributie la dezvoltarea si organizarea ocrotirii sanatatii in tara noastra; a fost un promotor militant al renasterii, suveranitatii si independentei Republicii Moldova. La 25 iulie 1991 Institutul de Stat de Medicina "Nicolae Testemitanu" din Chisinau a fost reorganizat in Universitate. In 1995 institutiei i s-a dat un nou nume - Universitatea de Stat de Medicina si Farmacie "Nicolae Testemitanu". In anul 1992, cu trecerea la o treapta mai superioara -- postuniversitara de pregatire a viitorilor specialisti medici si farmacisti prin rezidentiat, se deschide facultatea Rezidentiat.

Gratie activitatii constiincioase a corpului profesoral-didactic si a bogatei experiente pedagogice, se perfectioneaza continuu sistemul academic, se imbunatateste mereu procesul de instruire. Aceasta dezvoltare calitativa si succesele mari obtinute pe plan international plaseaza Universitatea printre 50 dintre cele mai bune scoli de medicina din Europa, din cele


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 5/38

250 existente. Diplomele obtinute la Universitatea de Stat de Medicina si Farmacie "Nicolae Testemitanu" sunt recunoscute in intreaga lume. Actualmente Universitatea de Stat de Medicina si Farmacie "Nicolae Testemitanu" este o institutie de invatamant superior de prestigiu international, care pregateste cadre medicale tinand cont de conceptiile moderne si de exigentele internationale de instruire si educatie a viitorilor specialisti. In cadrul ei la nivel universitar functioneaza facultatile Medicina Generala (inclusiv profilul pediatrie si medicina preventiva), Stomatologie, Farmacie si Sectia de pregatire preuniversitara (pentru studentii-cetateni ai tarilor straine); la nivel postuniversitar - facultatile Rezidentiat, Perfectionare a medicilor si Serviciul Magisterat, doctorat si postdoctorat.

Instruirea cadrelor se efectueaza in baza programelor moderne, punandu-se efectiv accentul pe cele mai stabile valori, metodologie si elemente didactice: traditia, conceptiile avansate, modalitatile de analiza si sinteza, nivelul de disciplina si atitudine , modalitatile de instruire reproductiva si creativa.

Nobila misiune de pregatire a cadrelor revine corpului profesoral-didactic cu un puternic potential intelectual. In cadrul a 79 de catedre, 9 cursuri si 16 laboratoare stiintifice activeaza circa 1000 de specialisti, inclusiv 15 academicieni si membri corespondenti ai AS RM, membri titulari si de onoare a academiilor altor state, 150 doctori habilitati si 584 doctori in stiinte medicale, 21 Laureati ai Premiului de Stat in domeniul stiintei si tehnicii. Acest potential pe langa activitatea instructiv-didactica intretine relatii de colaborare in domeniul stiintei medicale si medicinei practice cu peste 140 de clinici si universitati din Franta, Germania, Italia, Grecia, Olanda, Cehia, Slovacia, SUA, Israel, Romania, Rusia, Ucraina s.a.

La etapa actuala USMF "Nicolae Testemitanu" dispune de o baza tehnico-materiala bine dotata, un bogat fond de literatura stiintifica medicala si surse moderne de informatie, cu vechi si valoroase traditii de educare si instruire a tinerei generatii.

Pe parcursul a 62 de ani de activitate Universitatea a pregatit peste 32 mii de medici si farmacisti, dintre care circa 5000 activeaza in tarile din Orient si Occident. Actualmente, la catedrele si cursurile universitare, amplasate in 35 de clinici si policlinici moderne, isi fac studiile peste 5 500 tineri si tinere din Republica si din alte 26 tari.

Astazi Universitatea isi continua activitatea,confirmand prestigiul stiintei medicale nationale, aducand contributii esentiale in ocrotirea sanatatii si in medicina universala, situandu-se printre venerabilele facultati multiseculare de medicina din Europa si din intreaga lume.

In martie 2009 USMF a nceput elaborarea i implementarea unui Sistem de Management al Calitii n corespundere cu prevederile standardului internaional ISO 9001:2008.

Adresa instituiei: bd. Stefan cel Mare si Sfant, 165

MD - 2004, Chisinau Moldova

Telefon: (373 22) 24 - 34 08 Fax: (373 22) 24 - 23 44

Email: [email protected] Pagina Web: www.usmf.md


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 6/38

000...222 AAABBBOOORRRDDDAAARRREEEAAA PPPRRROOOCCCEEESSSUUUAAALLL

USMF aplic abordarea procesual la elaborarea, implementarea i mbuntirea gradului de eficien a Sistemului de Management al Calitii n scopul satisfacerii depline a necesitilor beneficiarilor prin identificarea i realizarea cerinelor i ateptrilor lor.

Abordarea procesual presupune un control permanent asupra fiecrui proces i a interaciunii dintre procese.

Pentru mbuntirea continu ntreprinderea aplic n cadrul fiecrui proces modelul Plan-Do-Check-Act (Planificare Realizare - Verificare - mbuntire).

000...333 NNNOOOMMMEEENNNCCCLLLAAATTTOOORRRUUULLL RRREEEDDDAAACCCIIIIIILLLOOORRR MMMAAANNNUUUAAALLLUUULLLUUUIII SSSMMMCCC

Red. 1 - Data: 08.06.2009

Modificri introduse: N/a

Red.2 - Data:

Modificri introduse:

Red. 3 Data:


Red. 4 - Data:


Red. 5 - Data:


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --- -- - - -- - - - - -- - -- - - - -

- - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - -


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 7/38

111... SSSCCCOOOPPP III DDDOOOMMMEEENNNIIIUUU DDDEEE AAAPPPLLLIIICCCAAARRR

Prezentul MANUAL al SMC descrie metodologia utilizat de USMF n scopul respectrii prevederilor standardului internaional ISO 9001:2008.

MANUALUL SMC face referine la procedurile Sistemului de Management al Calitii pentru a argumenta posibilitile sale de a presta la timp servicii n stare s satisfac cerinele legislative i cerinele beneficiarilor.

Prin implementarea standardului ISO 9001:2008 USMF demonstreaz c:

SMC este implementat n conformitate cu cerinele acestui standard, este documentat, meninut i mbuntit continuu;

asigur conformitatea cu politica privind calitatea;

presteaz consecvent servicii care s satisfac cerinele beneficiarilor, precum i cerinele reglementrilor n vigoare.

SMC este aprobat de ctre Rectorul USMF, iar aplicarea acestuia este o cerin obligatorie pentru toate procesele din cadrul SMC.

Manualul SMC este aplicat n:

scopuri interne pentru informarea, instruirea i contientizarea personalului

scopuri externe pentru a fi difuzat organismelor de certificare, beneficiarilor, autoritilor i celorlalte pri interesate relevante, la solicitarea acestora

Cerinele ISO 9001:2008 au fost implementate integral, fr a fi stabilit nici o excepie la compartimentul 7 al standardului.

222... RRREEEFFFEEERRRIIINNNEEE NNNOOORRRMMMAAATTTIIIVVVEEE

Sistemul de management al USMF face referine la urmtoarele standarde, inclusiv redaciile lor ulterioare:

ISO 9000:2005 - Sistemul de management al Calitii. Noiuni generale i vocabular

.ISO 9001:2008 - Sistemul de management al Calitii. Cerine.

.ISO 9004:2000 - Sistemul de management al Calitii. Recomandri pentru mbuntirea activitii.

ISO 19011-1:2002 - Linii directoare pentru auditul sistemelor de management al calitii i/sau mediului.

n ceea ce privete activitile de prestare a serviciilor educaionale, USMF se conduce de Legi, reglementri, normative, standarde specifice domeniului, conform Nomenclatorului documentelor n vigoare.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 8/38

333... TTTEEERRRMMMEEENNNIII III DDDEEEFFFIIINNNIIIIIIIII

333...111 PPPRRREEEVVVEEEDDDEEERRRIII GGGEEENNNEEERRRAAALLLEEE

La elaborarea Sistemului de Management. USMF utilizeaz termenii i definiiile aduse n standardul internaional ISO 9000:2005 - Sistemul de management al Calitii. Noiuni generale i vocabular.

Definiiile care nu sunt aduse n standardul menionat sunt prezentate n procedurile Sistemului de Management, regulamentele interne i Instruciunile operaionale.

333...222 AAABBBRRREEEVVVIIIEEERRRIII UUUTTTIIILLLIIIZZZAAATTTEEE PPPEEENNNTTTRRRUUU SSSUUUBBBDDDIIIVVVIIIZZZIIIUUUNNNIIILLLEEE

FFFUUUNNNCCCIIIOOONNNAAALLLEEE

n prezentul MANUAL al SMC i alte documente ce in de Sistemului de Management se ntrebuineaz urmtoarele abrevieri pentru subdiviziunile funcionale ale universitii:

RRMMCC RREEPPRREEZZEENNTTAANNTTUULL MMAANNAAGGEEMMEENNTTUULLUUII PPEENNTTRRUU SSMMCC

PAC PRORECTOR PENTRU ASIGURAREA CALITII I INTEGRRII N NVMNT

CC CONSILIUL CALITII AL USMF

SRU SERVICIUL RESURSE UMANE

STI SECIA TEHNOLOGII INFORMAIONALE

SSRRPP SSEERRVVIICCIIUULL RREELLAATTIIII PPUUBBLLIICCEE

SSII SSEERRVVIICCIIUULL IINNGGIINNEERRUULLUUII EEFF

SAM SECIA ACHIZIII SI MARKETING

AALLTTEE AABBRREEVVIIEERRII UUTTIILLIIZZAATTEE::

SSMMCC SSIISSTTEEMMUULL DDEE MMAANNAAGGEEMMEENNTT AALL CCAALLIITTAATTIIII

PPSS PPRROOCCEEDDUURRAA DDEE SSIISSTTEEMM

PPPP PPRROOCCEEDDUURR DDEE PPRROOCCEESS

MET MINISTERUL EDUCAIEI I TINERETULUI

MS MINISTERUL SNTII


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 9/38

333...333 AAABBBRRREEEVVVIIIEEERRRIII III DDDEEENNNUUUMMMIIIRRRIII AAALLLEEE DDDOOOCCCUUUMMMEEENNNTTTEEELLLOOORRR

SSSIIISSSTTTEEEMMMUUULLLUUUIII DDDEEE MMMAAANNNAAAGGGEEEMMMEEENNNTTT AAALLL CCCAAALLLIIITTTAAATTTIIIIII

Documentelor ce in de Sistemul de Management al Calitatii li se atribuie urmtoarele coduri i denumiri::

MMCC 0011 MMAANNUUAALLUULL SSIISSTTEEMMUULLUUII DDEE MMAANNAAGGEEMMEENNTT AALL CCAALLIITTAATTIIII

Procedurile documentate ale Sistemului de management al calitatii:

11.. PPSS 44..22..33 CCOONNTTRROOLLUULL DDOOCCUUMMEENNTTEELLOORR

22.. PPSS 44..22..44 CCOONNTTRROOLLUULL NNRREEGGIISSTTRRRRIILLOORR

33.. PPPP 55..00 RREESSPPOONNSSAABBIILLIITTAATTEEAA MMAANNAAGGEEMMEENNTTUULLUUII

44.. PPPP 66..22 RREESSUURRSSEE UUMMAANNEE

55.. PPPP 66..33 CCOONNTTRROOLLUULL IINNFFRRAASSTTRRUUCCTTUURRIIII

66.. PPPP 77..22 PPRROOCCEESSEE RREEFFEERRIITTOOAARREE LLAA CCLLIIEENNTTII

77.. PPPP 77..33 PPRROOIIEECCTTAARREE II DDEEZZVVOOLLTTAARREE

88.. PPPP 77..44 AAPPRROOVVIIZZIIOONNAARREEAA

99.. PPPP 77..55//11 CCOONNTTRROOLLUULL FFUURRNNIIZZRRIIII SSEERRVVIICCIIUULLUUII

1100.. PPPP 77..66 CCOONNTTRROOLLUULL EECCHHIIPPAAMMEENNTTEELLOORR DDEE MMSSUURRAARREE II

MMOONNIITTOORRIIZZAARREE

1111.. PPPP 88..22..11//11 EEVVAALLUUAARREEAA SSAATTIISSFFAACCTTIIEEII BBEENNEEFFIICCIIAARRUULLUUII

1122.. PPPP 88..22..11//22 EEVVAALLUUAARREEAA SSAATTIISSFFAACCTTIIEEII PPEERRSSOONNAALLUULLUUII

1133.. PPSS 88..22..22 AAUUDDIITTUULL IINNTTEERRNN

1144.. PPSS 88..33 CCOONNTTRROOLLUULL PPRROODDUUSSUULLUUII // SSEERRVVIICCIIUULLUUII NNEECCOONNFFOORRMM

1155.. PPPP 88..55 MMBBUUNNTTIIRREEAA CCOONNTTIINNUU

1166.. PPSS 88..55..22 AACCIIUUNNII CCOORREECCTTIIVVEE

1177.. PPSS 88..55..33 AACCIIUUNNII PPRREEVVEENNTTIIVVEE


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 10/38

444... SSSIIISSSTTTEEEMMMUUULLL DDDEEE MMMAAANNNAAAGGGEEEMMMEEENNNTTT AAALLL CCCAAALLLIIITTTIIIIII

444...111 PPPRRREEEVVVEEEDDDEEERRRIII GGGEEENNNEEERRRAAALLLEEE

USMF a elaborat, documentat i implementat Sistemul de Management al Calitii, eficiena cruia se mbuntete n permanen n conformitate cu prevederile standardului internaional ISO 9001:2008 .

Au fost identificate procesele necesare ale Sistemului de Management al Calitii i a fost stabilit consecutivitatea i interaciunea dintre aceste procese (vezi Anexa - Schema interaciunii ntre procesele Sistemului de management al Calitii al USMF.

au fost determinate criteriile i metodele necesare pentru asigurarea unui control eficient al proceselor (vezi procedurile si regulamentele interne)

Managementul USMF asigur resursele necesare pentru executarea i monitorizarea proceselor

A fost asigurat accesul la informaia necesar pentru realizarea i monitorizarea proceselor (vezi procedura PP 5.0 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI)

Se ntreprind actiuni necesare pentru mbuntirea continu a proceselor (vezi procedura PP 8.5 MBUNTIREA CONTINU)

USMF dirijeaz procesele din cadrul Sistemului de Management n conformitate cu prevederile standardului ISO 9001:2008.

n cazul n care va fi transmis terelor organizaii executarea unui oarecare proces, ce are impact asupra conformitii produselor cu cerinele stabilite, USMF va asigura controlul asupra acestor procese.

444...222 CCCEEERRRIIINNNEEE RRREEEFFFEEERRRIIITTTOOOAAARRREEE LLLAAA DDDOOOCCCUUUMMMEEENNNTTTAAAIIIEEE

44..22..11 GGEENNEERRAALLIITTII

Documentaia Sistemului de Management al Calitii din cadrul USMF include:

POLITICA N DOMENIUL CALITII, prezentat n formularul DPCA 5.3.1;


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 11/38

OBIECTIVELE N DOMENIUL CALITII; prezentate n formularul OBC 5.0 OBIECTIVELE CALITII;

MANUALUL SMC;

PROCEDURILE DOCUMENTATE prevzute de standardul internaional ISO 9001:2008 i alte proceduri documentate,

REGULAMENTE INTERNE i alte documente necesare pentru planificarea, realizarea i controlul proceselor;

NREGISTRRILE CALITII, prevzute de standardul internaional ISO 9001:2008 i alte nregistrri referitoare la calitate utilizate de USMF.

Lista procedurilor n vigoare este prezentat n formularul NDI 4.2.3 NOMENCLATORUL DOCUMENTELOR INTERNE ale Sistemului de Management al Calitii.

Lista nregistrrilor referitoare la calitate utilizate de USMF este prezentat n formularul LIN 4.2.4 LISTA NREGISTRRILOR CALITII.

Controlul documentelor menionate mai sus este efectuat de ctre Serviciul Relaii Publice si subdiviziunile USMF

444...222...222 MMMAAANNNUUUAAALLLUUULLL SSSMMMCCC

Manualul Calitii (cod MC 01) se elaboreaz respectnd cerinele ISO 9001:2008 i este utilizat pentru demonstrarea aplicrii politicii referitoare la calitate, pentru prezentarea USMF i a Sistemului de Management al Calitii implementat.

Manualul este gestionat de ctre RMC, care l elaboreaz, introduce modificrile necesare, l coordoneaz cu prorectorii implicai i l prezint spre aprobare Rectorului USMF.

Manualul Calitii intr n vigoare din data aprobrii lui de ctre Rector.

444...222...333 CCCOOONNNTTTRRROOOLLLUUULLL DDDOOOCCCUUUMMMEEENNNTTTEEELLLOOORRR

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat de aplicarea procedurii PS 4.2.3 CONTROLUL DOCUMENTELOR, ce include toate elementele necesare pentru satisfacerea cerinelor stabilite.

MMMOOODDDAAALLLIIITTTIII DDDEEE CCCOOONNNTTTRRROOOLLL AAALLLEEE DDDOOOCCCUUUMMMEEENNNTTTEEELLLOOORRR IIINNNTTTEEERRRNNNEEE

EELLAABBOORRAARREEAA DDOOCCUUMMEENNTTEELLOORR IINNTTEERRNNEE

Orice subdiviziune care elaboreaz documente ale SMC trebuie s asigure:


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 12/38

atribuirea unei identiti unice prin codificarea documentelor;

inerea evidenei documentelor elaborate ct i a modificrilor acestora;

obinerea avizelor/ aprobrilor necesare pentru documentele elaborate nainte de distribuire;

identificarea utilizatorilor i difuzarea documentului aprobat;

retragerea documentelor anulate atunci cnd se difuzeaz noi redacii ale acestora;

pstrarea nregistrrilor de difuzare a documentelor.

Pentru asigurarea evidenei documentelor, Serviciul relaii publice al USMF elaboreaz i actualizeaz (n baza informaiei primite din subdiviziuni) cu periodicitate anual NOMENCLATORUL DOSARELOR - cod ND 4.2.3, ce se ntocmete dup o form prestabilit

Nomenclatoarele generale ale documentelor n vigoare vor fi reactualizate de ctre SRP anual i difuzate tuturor utilizatorilor.

Documentele SMC elaborate intern sunt identificate n mod distinct prin cod, denumire, numr redacie i data aprobrii.

VVEERRIIFFIICCAARREEAA// AAPPRROOBBAARREEAA DDOOCCUUMMEENNTTEELLOORR

Orice document poate fi utilizat numai dup ce a fost coordonat, verificat i aprobat conform cerinelor specificate n continuare.

EELLAABBOORRAARREEAA II AAPPRROOBBAARREEAA DDOOCCUUMMEENNTTEELLOORR

Necesitatea elaborrii unei noi proceduri sau regulament poate fi stabilit la orice nivel al structurii organizatorice a USMF i este comunicat responsabilului pentru procesul relevant, care definete necesitile reale de elaborare i personalul din subordine care va elabora documentul.

Aprobarea documentelor se efectueaz prin semntura Rectorului i tampila USMF.

Verificarea documentelor SMC se execut de RMC / Prorectorul pentru asigurarea calitii i integrrii n nvmnt, care verific corespunderea documentului prevederilor standardului ISO 9001.

NNRREEGGIISSTTRRAARREEAA II EEVVIIDDEENNAA DDOOCCUUMMEENNTTEELLOORR

nregistrarea documentelor interne se efectueaz n felul urmtor:

exemplarele de control a documentelor SMC i exemplarele de lucru se nregistreaz n REGISTRUL DE DISTRIBUIRE A DOCUMENTELOR de ctre SRP;

paapoartele i instruciunile de exploatare a echipamentelor se nregistreaz n subdiviziunile ntreprinderii, care exploateaz echipamentele respective;


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 13/38

instruciunile pentru tehnica securitii se nregistreaz de inginerul ef, exemplarele de lucru (dup caz) se nregistreaz de conductorii subdiviziunilor structurale.

nregistrarea i inerea sub control a contractelor, modificrilor i completrilor aferente lor, este efectuat de ctre secia juridic a USMF.

nregistrarea documentelor de serviciu, corespondena de intrare i a altor documente se efectueaz de SRP.

RREEVVIIZZUUIIRREEAA II MMOODDIIFFIICCAARREEAA // AACCTTUUAALLIIZZAARREEAA DDOOCCUUMMEENNTTEELLOORR IINNTTEERRNNEE AALLEE UUSSMMFF

Procesul de revizuire si modificare / actualizare a documentelor interne ale USMF este efectuat de aceleai funcii i urmeaz aceleai etape ca i elaborarea iniial.

Identificarea necesitii de modificare sau actualizare a documentelor interne se face prin analizarea de ctre fiecare elaborator n parte a documentelor emise.

Angajaii USMF (utilizatorii documentelor) au posibilitatea de a face propuneri de modificare, mbuntire, corectare sau clarificare prin utilizarea formularului PMD 4.2.3 PROPUNERI DE MODIFICARE A DOCUMENTELOR.

Toate modificrile la documente vor fi supuse aceluiai nivel de analiz i aprobare ca i documentele iniiale.

DDIISSTTRRIIBBUUIIRREEAA DDOOCCUUMMEENNTTEELLOORR

Orice document revizuit sau modificat este prompt distribuit la locurile de utilizare, concomitent cu retragerea documentului perimat.

Distribuirea MANUALULUI CALITII, procedurilor SMC, regulamentelor i formularelor menionate n aceste documente se face n mod controlat, n interiorul i exteriorul Universitii de ctre SRP a USMF, prin intermediul REGISTRULUI DE DISTRIBUIRE A DOCUMENTELOR RDD 4.2.3.

PPSSTTRRAARREEAA DDOOCCUUMMEENNTTEELLOORR

Originalele aprobate ale procedurilor SMC, regulamentelor i Manualului Calitii sunt pstrate de ctre SRP.

Conductorii subdiviziunilor sunt responsabili de pstrarea copiilor documentelor SMC care le-au fost distribuite. Personalul din subordine este informat despre locul de pstrare a documentelor necesare, iar acestea sunt disponibile n caz de necesitate.

RREETTRRAAGGEERREEAA DDOOCCUUMMEENNTTEELLOORR

Pentru a se exclude posibilitatea utilizrii documentelor depite sau anulate acestea vor fi promt retrase din uz.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 14/38

Retragerea din uz a documentelor se realizeaz de ctre distribuitorul documentului, n diverse situaii, cele mai importante fiind urmtoarele:

ncheierea activitilor care au necesitat utilizarea acelor documente;

documentele sunt anulate/ nlocuite;

documentele prezint un grad avansat de distrugere.

La retragere se va consemna n REGISTRUL DE DISTRIBUIRE A DOCUMENTELOR RDD 4.2.3. data retragerii.

Atunci cnd un elaborator anuleaz un document SMC, va informa SRP n vederea actualizrii Nomenclatorului documentelor interne NDI 4.2.3.

AARRHHIIVVAARREEAA DDOOCCUUMMEENNTTEELLOORR

Arhivarea documentelor se realizeaz n spaii special amenajate care s asigure condiiile specifice de pstrare, protecia mpotriva pierderii, dispariiei, deteriorrii sau distrugerii acestora ( foc, condens, inundaii, furturi, insecte i roztoare, acte de vandalism, etc).

n arhiva USMF se transmit urmtoarele categorii de documente ndosariate, pentru care se asigur evidena i integritatea fizic pe ntreaga perioad de pstrare:

cu termen permanent de pstrare;

cu termen ndelungat de pstrare (peste 10 ani);

Pstrarea documentelor in arhiva se efectueaz in conformitate cu Regulamentul Arhivei USMF.

CCCOOONNNTTTRRROOOLLLUUULLL DDDOOOCCCUUUMMMEEENNNTTTEEELLLOOORRR DDDEEE OOORRRIIIGGGIIINNNEEE EEEXXXTTTEEERRRNNN

DDOOCCUUMMEENNTTEE LLEEGGIISSLLAATTIIVVEE SSII NNOORRMMAATTIIVVEE

Documentele privind cadrul legal de desfurare a activitii n nvmntul superior (inclusiv legi, regulamente, hotrri de guvern, licene, etc.) sunt recepionate de ctre SRP USMF, care le nregistreaz si le distribuie responsabililor implicai.

Secia Juridic poart responsabilitatea de selectarea documentelor legislative aplicabile, includerea lor in NOMENCLATORUL DOCUMENTELOR EXTERNE NDE 4.2.3 si contientizarea responsabililor implicai prin plasarea in reeaua interna a USMF. Formularul NDE 4.2.3 conine informaii despre denumirea, codul, organismul ce a aprobat documentul extern, data aprobrii, deintorul originalului si utilizatorii.

Pentru identificarea documentelor legislative aplicabile n activitile USMF se utilizeaz programele soft specializate, publicaia Monitorul Oficial al Republicii Moldova, informaia primit de la organele administrative locale i ministerele de resort.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 15/38

LLIITTEERRAATTUURRAA DDEE SSPPEECCIIAALLIITTAATTEE

Literatura de specialitate este recepionata, clasificat, catalogat si gestionata conform Regulamentul Bibliotecii Universitare tiinifice Medicale al USMF.

RREEGGUULLII DDEE CCOONNTTRROOLL AA DDOOCCUUMMEENNTTEELLOORR EEXXTTEERRNNEE

Pentru documentele externe utilizate n cadrul USMF nu se aplic sistemul de codificare. Acestea vor pstra identificarea iniial, dar pe prima pagin a documentului se va aplica tampila USMF cu numrul i data nregistrrii.

Documentele de provenien extern sunt modificate numai cu avizul elaboratorului. Documentele primite de la clieni nu pot fi modificate dect cu acordul acestora.

Copiile documentelor ce conin reclamaii din partea beneficiarilor, petiii trebuie s fie transmise ctre SRP pentru iniierea aciunilor corective.

444...222...444 CCCOOONNNTTTRRROOOLLLUUULLL NNNRRREEEGGGIIISSSTTTRRRRRRIIILLLOOORRR

Conformitatea cu aceste cerine ale standardului ISO 9001:2008 este asigurat prin aplicarea procedurii PS 4.2.4 CONTROLUL NREGISTRRILOR, care include toate elementele necesare pentru realizarea cerinelor stabilite.

USMF menine nregistrri ale SMC (formulare, registre, procese verbale, rapoarte, analize) pe suport de hrtie sau magnetic. nregistrrile sunt identificate prin titlu i prin cod unic, redacia formularului, indicate n spaiile prevzute ale acestora.

n procedurile documentate i regulamentele USMF sunt descrise i stabilite procesele n urma crora se emit, se completeaz i se in sub control toate nregistrrile calitii, pentru o regsire rapid a acestora.

Responsabilii pentru fiecare tip de nregistrri sunt indicai n formularul LIN 4.2.4 LISTA NREGISTRRILOR SMC.

nregistrrile pe suport de hrtie sunt ndosariate, pstrate i arhivate de ctre utilizatori pentru prevenirea deteriorrii, distrugerii sau pierderii lor, asigurndu-se integritatea, securitatea, accesul controlat. nregistrrile pe suport informatic sunt pstrate i arhivate de ctre utilizatori astfel, nct s previn deteriorarea, distrugerea sau pierderea lor.

Procedura PS 4.2.4 descrie n detalii aceast activitate.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 16/38

555...000 RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBIIILLLIIITTTAAATTTEEEAAA MMMAAANNNAAAGGGEEEMMMEEENNNTTTUUULLLUUUIII

555...111... AAANNNGGGAAAJJJAAAMMMEEENNNTTTUUULLL MMMAAANNNAAAGGGEEEMMMEEENNNTTTUUULLLUUUIII

Managementul USMF, reprezentat prin Rector, se angajeaz s asigure funcionarea eficient a Sistemului de Management al Calitii, implementat n Universitate. Rectorul demonstreaz angajamentul su privind dezvoltarea, implementarea i mbuntirea continu a Sistemului de Management al Calitii prin intermediul:

orientrii ctre client

stabilirii i implementarea politicii n domeniul calitii

stabilirii obiectivelor n domeniul calitii

stabilirii responsabilitilor i autoritilor

analizei efectuate de management

stabilirii modului de comunicare intern

asigurrii disponibilitii resurselor pentru garantarea siguranei, legalitii i calitii serviciilor, mbuntirea proceselor Sistemului de Management al Calitii.

555...222... OOORRRIIIEEENNNTTTAAARRREEEAAA CCCTTTRRREEE CCCLLLIIIEEENNNTTT

Rectorul asigur orientarea USMF ctre beneficiari prin:

comunicarea ctre personalul USMF n cadrul ntlnirilor, edinelor de toate nivelele a importanei identificrii i satisfacerii cerinelor i ateptrilor beneficiarilor, cerinelor legale i normative fa de serviciile prestate de USMF;

monitorizarea gradului de satisfacie a beneficiarilor, conform metodologiei descrise n procedura de proces PP 8.2.1/1 EVALUAREA SATISFACIEI BENEFICIARILOR;

stabilirea unor canale eficiente de comunicare cu beneficiarii.

555...333... PPPOOOLLLIIITTTIIICCCAAA NNN DDDOOOMMMEEENNNIIIUUULLL CCCAAALLLIIITTTIII III

Politica de asigurare a calitii a USMF este elaborat de ctre Rector cu participarea RMC i prevede angajamentul managementului pentru satisfacerea cerinelor beneficiarilor, mbuntirea continu a eficacitii SMC.

Declaraia Rectorului privind politica USMF n domeniul calitii DPCA 5.3.1 conine o descriere sintetic a obiectivelor strategice ale USMF i este adus la cunotina tuturor prilor interesate prin publicarea pe site-ul Universitii, afiarea pe panourile informaionale i prin instruirea angajailor.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 17/38

Politica n domeniul calitii se actualizeaz cel puin odat n an n baza Analizei Sistemului de Management al Calitii

555...444... OOOBBBIIIEEECCCTTTIIIVVVEEELLLEEE CCCAAALLLIIITTTIII III III PPPLLLAAANNNIIIFFFIIICCCAAARRREEEAAA SSSMMMCCC

Obiectivele generale (strategice) ale calitii sunt stabilite de managementul Universitii n cadrul Declaraiei Rectorului privind politica USMF n domeniul calitii. Obiectivele generale sunt divizate n obiective specifice, care se stabilesc de ctre fiecare subdiviziune i se generalizeaz de ctre RMC n formularul OBC 5.0 OBIECTIVELE CALITII.

Pentru fiecare obiectiv se stabilete termenul de executare, responsabilul i resursele necesare.

Conductorii subdiviziunilor monitorizeaz realizarea obiectivelor n conformitate cu prevederile procedurii PP 8.5 MBUNTIREA CONTINU.

Planificarea SMC este efectuata n scopul ndeplinirii cerinelor legate de mbuntirea calitii proceselor/serviciilor, precum i pentru integrarea SMC n sistemul de management strategic al Universitii i se bazeaz pe Planul strategic de dezvoltare al USMF.

n cazul survenirii unor modificri n Sistemul de Management al Calitii, Reprezentantul Managementului pentru Calitate este responsabil pentru introducerea modificrilor n documentaia sistemului, n vederea meninerii integritii acestuia

555...555... RRREEESSSPPPOOONNNSSSAAABBBIIILLLIIITTTIII III AAAUUUTTTOOORRRIIITTTIII

Pentru dirijarea eficient a SMC Rectorul aprob STRUCTURA ORGANIZATORIC a Sistemului de Management al Calitii al USMF (formularul ORG 5.5.1).

Responsabilitatile privind asigurarea calitii, sunt precizate n Regulamentele de funcionare al USMF i n Fiele postului.

Prin ordinul Rectorului USMF a fost numit un Reprezentant al managementului pentru SMC.

Responsabilitile i autoritile pentru activitile curente i cele ce au efect asupra calitii serviciilor/ proceselor/ SMC sunt stabilite n fiele postului pentru fiecare angajat. Pentru atingerea obiectivelor stabilite sunt evaluate resursele necesare (tehnice, umane, financiare) i puse prompt la dispoziie.

555...666... AAANNNAAALLLIIIZZZAAA EEEFFFEEECCCTTTUUUAAATTT DDDEEE MMMAAANNNAAAGGGEEEMMMEEENNNTTT

Rectorul USMF, n comun cu subdiviziunile implicate i RMC analizeaz periodic (cel puin o dat n an) Sistemul de Management al Calitii, pentru a se asigura c acesta este n continuare corespunztor, adecvat, eficace i pentru a evalua posibilitile de mbuntire.

n rezultatul acestei analize sunt elaborate politica i obiectivele n domeniul calitii pentru perioada urmtoare.

Subdiviziunile USMF vor prezenta anual un raport privind funcionarea SMC.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 18/38

Cel puin o data pe an este convocat o edin a managementului USMF pentru analiza Sistemului de Management al Calitii. n cadrul acestei edine RMC / Prorectorul pentru asigurarea calitii i integrrii n nvmnt prezint: Raportul RAP 5.6 privind funcionarea i eficiena SMC. n rezultatul analizei Raportului privind funcionarea SMC este completat formularul ASM 5.6 ANALIZA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITII

555...777... CCCOOOMMMUUUNNNIIICCCAAARRREEEAAA IIINNNTTTEEERRRNNN

Comunicarea vertical ntre diferite niveluri ierarhice ale organizaiei (Rector prorectori - conductorii subdiviziunilor angajaii) este asigurat prin:

edine a Consiliului de Administraie i a Senatului USMF pentru discutarea i soluionarea problemelor

edine a catedrelor, a Consiliilor facultilor.

ordine ale Rectorului, care se transmit tuturor subdiviziunilor implicate i/sau se afieaz pe panourile pentru informaii (n cazul n care vizeaz toi angajaii).

Comunicarea orizontal este comunicarea ntre diferite subdiviziuni ale USMF. Acest tip de comunicare este asigurat prin:

distribuirea informaiei care prezint interes pentru angajaii USMF (cu excepia informaiei confideniale) n cadrul edinelor operative ale catedrelor, decanatelor, prin E-mail sau n alt mod acceptat n cadrul Universitii.

anunuri n cadrul edinelor catedrelor, Consiliilor facultilor.

transmiterea direct a documentelor /informaiei pe suport de hrtie sau electronic.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 19/38

666... MMMAAANNNAAAGGGEEEMMMEEENNNTTTUUULLL RRREEESSSUUURRRSSSEEELLLOOORRR

666...111 AAASSSIIIGGGUUURRRAAARRREEEAAA RRREEESSSUUURRRSSSEEELLLOOORRR

Conducerea USMF stabilete n comun cu responsabilii din subdiviziuni resursele necesare pentru funcionarea i mbuntirea continu a SMC, mbuntirea nivelului de satisfacie al clienilor. Resursele necesare sunt incluse n Bugetul anual.

666...222 RRREEESSSUUURRRSSSEEE UUUMMMAAANNNEEE

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat prin aplicarea procedurii PP 6.2 RESURSE UMANE, ce include toate elementele necesare pentru satisfacerea cerinelor stabilite.

DDEEFFIINNIIRREEAA II EEVVAALLUUAARREEAA CCOOMMPPEETTEENNEELLOORR

USMF stabilete competenele necesare pentru personalul care desfoar activiti ce influeneaz calitatea n Fiele postului i Regulamentele de funcionare a subdiviziunilor.

USMF evalueaz cel puin o dat n 5 ani competenele cadrelor didactice:

in cadrul concursului de ocupare a posturilor in conformitate cu Regulamentul cu privire la ocuparea posturilor didactice in instituiile de nvmnt superior universitar din Republica Moldova, aprobat prin Hotarrea Guvernului nr.1265 din 16.XI.2004 .

in cadrul concursului de ocupare a funciilor in conformitate cu Regulamentul cu privire la alegerea organelor de conducere in instituiile de nvmnt superior universitar din Republica Moldova, aprobat prin Hotarrea Consiliului Ministerului nvmntului nr.24.4.3 din 19.03.1996 .

Pentru evaluarea competenelor personalului auxiliar se utilizeaz formularul ECO 6.2 EVALUAREA COMPETENELOR ANGAJATILOR.

Dac n rezultatul completrii Fiei de evaluare a competenilor angajailor se constat c este necesar ca personalul s fie instruit, atunci acest lucru va fi cuprins n formularul NDI 6.2. NECESAR DE INSTRUIRE.

Fia de evaluare a competenilor angajailor cu rezultatele evalurii personalului se pstreaz la SRU.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 20/38

EELLAABBOORRAARREEAA PPRROOGGRRAAMMEELLOORR DDEE IINNSSTTRRUUIIRREE

In conformitate cu Concepia de instruire universitar i postuniversitar continue a cadrelor de medici i farmaciti din USMF Nicolae Testemianu, aprobat de Consiliul Colegial al Ministerului Sntii la RM din 20.10.1998 i confirmat prin ordinul nr.48 din 26.06.2000 al Ministerului Sntii, personalul didactic este obligat s acumuleze un numr de 400 de ore de credite certificate la fiecare 3-5 ani, n caz contrar persoan nu va putea s treac concursul de ocupare a postului i s menin gradul de medic.

La sfritul fiecrui an efii subdiviziunilor USMF sunt solicitai de Secia didactic s stabileasc necesarul de instruire pentru anul urmtor. Pentru fiecare angajat se analizeaz necesitile de instruire i specializare fa de cerinele fielor postului i competenele existente. La stabilirea necesarului de instruire se iau n considerare i rezultatele obinute la evaluarea competenelor personalului.

RMC este responsabil pentru stabilirea necesarului de instruire n domeniul calitii

Se completeaz i se transmite la secia didactic formularul NECESAR DE INSTRUIRE NDI 6.2, preciznd: scop/ tematica, numele prenumele persoanelor ce urmeaz a fi instruite.

Secia didactic ine evidena a necesarului de instruire anual prin numerotarea i ndosarierea tuturor formularelor NECESAR DE INSTRUIRE NDI 6.2 aferente subdiviziunilor.

Pe baza necesarului de instruire primit i a analizei datelor privind bursele acordate de instituii de peste hotare, Direcia Relaii Internaionale, secia didactic, RMC, conductorii subdiviziunilor identific participanii la stagieri i, in dependenta de aceasta, planifica instruirea. Cel puin o dat n an secia didactic elaboreaz PROGRAMUL DE INSTRUIRE/ STAGIERE PRO 6.2, conform necesitilor de instruire identificate. Programele de instruire sunt aprobate de ctre Rector i sunt orientate la acumularea cunotinelor i schimbul de experiene de ctre cadrele profesoral-didactice.

LLIIVVRRAARREEAA CCUURRSSUURRIILLOORR DDEE IINNSSTTRRUUIIRREE

Instruirea personalului se organizeaz n vederea atingerii urmtoarelor obiective:

- dezvoltarea calificrii i competenei personalului;

- comunicarea i nelegerea cerinelor SMC i politicii n domeniul calitii;

- contientizarea relevanei i importanei activitilor desfurate n ndeplinirea obiectivelor calitii;

- promovarea cerinelor i ateptrilor clientului.

EEVVAALLUUAARREEAA EEFFIICCIIEENNEEII IINNSSTTRRUUIIRRIIII II NNRREEGGIISSTTRRAARREEAA IINNSSTTRRUUIIRRIIII IINNDDIIVVIIDDUUAALLEE

Dup finalizarea cursului de instruire, toi participanii sunt evaluai, utilizndu-se calificativele: FB-foarte bine, B-bine, S-satisfctor, NS-nesatisfctor n formularul EVE 6.2 NREGISTRAREA I EVALUAREA EFICIENEI INSTRUIRII. n cazul cnd instruirea s-a desfsurat n afara universiii participantul prezint documentul obinut n rezultatul instruirii.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 21/38

La finalizarea instruirilor/ stagierilor, se transmit la secia didactic i la SRU (pentru completarea dosarului personal) copiile tuturor documentelor ce prezint dovezi de instruire (diplome, adeverine, certificate, atestate, etc.).

Evaluarea eficacitii instruirii este efectuat de ctre eful catedrei i / sau Consiliul Facultii respective, care verific n ce msur persoana instruit a nsuit si utilizeaz in practica cunotinele primite.

CCOONNTTIIEENNTTIIZZAARREEAA PPEERRSSOONNAALLUULLUUII

Serviciul Relatii Publice este responsabil de elaborarea i asigurarea funcionrii unui sistem efectiv de comunicare n vederea contientizrii rolului angajailor n atingerea obiectivelor n domeniul calitii.

Contientizarea n domeniul managementul calitii se realizeaz prin cursuri de instruire i informri periodice, afiarea pe panouri a informaiei relevante, inclusiv:

- Politica in domeniul calitii - obiectivele USMF n domeniul calitii - analiza datelor (performanele USMF) - alta informaie pe care o consider necesara.

666...333 MMMEEENNNTTTEEENNNAAANNNTTTAAA IIINNNFFFRRRAAASSSTTTRRRUUUCCCTTTUUURRRIIIIII

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat prin aplicarea procedurii PP 6.3 CONTROLUL INFRASTRUCTURII, ce include toate elementele necesare pentru satisfacerea cerinelor stabilite.

Procedura se aplic pentru urmtoarele elemente ale infrastructurii:

ncperi i spatii (cldiri, spaii de lucru, sli de clas, laboratoare, biblioteci, spaii verzi);

Echipament pentru procesul de predare-nvare;

Tehnic informaional;

Servicii de comunicare (telefonie si Internet)

Utilitati (ap, curent electric, sisteme de ventilare i condiionare, lifturi).

MMEENNTTEENNAANNAA NNCCPPEERRIILLOORR II UUTTIILLIITTIILLOORR AASSOOCCIIAATTEE

USMF dispune de suficiente ncperi i spaii de lucru i instruire, depozitare pentru desfurarea tuturor etapelor de prestare a serviciilor educationale n condiii bune i fr blocaje.

eful Seciei Construcii capitale i reparaii curente este responsabil de organizarea lucrrilor de meninere i reparatie a ncperilor i spatiilor asociate.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 22/38

Intendenii sunt responsabili pentru amenajarea i curenia ncperilor /spatiilor USMF si a terenurilor aferente.

O comisie, in componenta careia intra Inginerul sef, eful Seciei Construcii capitale i reparaii curente, Intendentul si Inginerul protectia muncii inspecteaz la sfritul fiecarui an de invatamint ncaperile i decide necesitatea de efectuare a reparaiilor. n rezultat Inginerul sef elaboreaza PLANUL DE MENTENANTA A CLADIRILOR, cod PMC 6.3 pentru anul curent, care se aproba de Rectorul USMF.

MMEENNTTEENNAANNAA EECCHHIIPPAAMMEENNTTUULLUUII

Echipamentul utilizat n cadrul USMF include echipament i utilaje de laborator, destinate activitatii educaionale.

Responsabil de mentenana echipamentului i utilajelor de laborator este Serviciul Inginerului ef (SI).

SI organizeaz mentenana preventiv a echipamentului n baza planului PME 6.3 PLAN DE MENTENAN PREVENTIV A ECHIPAMENTULUI, semnat de Inginerul sef.

La efectuarea activitilor planificate, specialitii SI nregistreaz ndeplinirea lor prin indicarea datei interventiei in boxa respectiva a planului de mentenan. Lucrarile efectuate se descriu succint in REGISTRUL MENTENANTEI ECHIPAMENTULUI RME 6.3.

n cazul necesitii unei reparatii neprogramate a echipamentului, solicitantii inregistreaza problemele aparute in Registrul de inregistrare a disfunctionalitatilor, cod RID 6.3, care se pastreaza la serviciul de garda a fiecrei cldiri.

MENTENANA TEHNICII INFORMAIONALE

Secia Tehnologii Informaionale (STI) organizeaz mentenana preventiv a serverelor i reparaia acestora n baza planului PME 6.3 PLAN DE MENTENAN PREVENTIV A ECHIPAMENTULUI, care este semnat de Seful STI i aprobat de Prorectorul pentru asigurarea calitatii si integrarea in nvatamnt.

Mentenana preventiv include lucrari de tipul: scanarea discului; curatirea serverului; rennoirea soft-urilor si a bazelor antivirus; salvarea informatiei; alte lucrari considerate necesare. Procesul de efectuare a mentenanei preventive este descris in instruciunea de lucru IL 6.3/1 MENTENANA PREVENTIV A TEHNICII INFORMAIONALE.

STI mentine LISTA UTILAJULUI INFORMAIONAL AL USMF i Registrul de evidenta a utilajelor primite-eliberate.

n vederea asigurrii proteciei informaiei, STI asigur reele separate i sisteme de parole pentru serviciile ce gestioneaz informaii vulnerabile (Contabilitate, Planificare, Centrul de calcul, Comisia de admitere, .a.).

STI menine pagina WEB a USMF. Informaia pentru pagina WEB se prezint de ctre colaboratorii USMF n format electronic i este aprobat de ctre Prorectorul responsabil de domeniul respectiv.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 23/38

666...444 CCCOOONNNTTTRRROOOLLLUUULLL MMMEEEDDDIIIUUULLLUUUIII DDDEEE LLLUUUCCCRRRUUU

n cadrul USMF se menine permanent un ansamblu de condiii necesare pentru a realiza conformitatea cu cerinele fa de servicii. Aceste condiii includ:

factori umani (recunoaterea meritelor angajailor, premiere, posibiliti de dezvoltare profesional),

factori fizici (ergonomia organizrii locului de munc);

factori sociali (asigurarea social, concedii etc.);

factori psihologici (crearea unui climat psihologic adecvat n colectiv);

factori de mediu (temperatur, aer condiionat, umiditate, iluminare etc.).

n scopul asigurrii unui mediu de lucru favorabil USMF ine cont de prevederile documentelor normative i legislative n vigoare.

Conductorii subdiviziunilor ntreprinderii planific i organizeaz instruirea angajailor n ce privete regulile de protecie a muncii.

La locurile de munc din seciile de producere sunt afiate instruciuni de protecie a muncii.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 24/38

777... RRREEEAAALLLIIIZZZAAARRREEEAAA PPPRRROOODDDUUUSSSUUULLLUUUIII

777...111 PPPLLLAAANNNIIIFFFIIICCCAAARRREEEAAA RRREEEAAALLLIIIZZZRRRIIIIII SSSEEERRRVVVIIICCCIIIUUULLLUUUIII

PPPLLLAAANNNIIIFFFIIICCCAAARRREEEAAA PPPRRROOOCCCEEESSSEEELLLOOORRR

Procesele didactice i educaionale au la baz Planul strategic de dezvoltare al USMF.

Etapele planificrii proceselor didactice i educaionale includ:

stabilirea cerinelor referitoare la competenele profesionale(n cadrul calificrilor),

stabilirea resurselor necesare,

proiectarea i dezvoltarea specializrilor universitare,

validarea specializrilor universitare de ctre MET i MS,

derularea procesului didactic,

promovarea pe ani de studii i absolvirea.

Pentru fiecare disciplina titularul cursului elaboreaz Standardul Curricular, care se analizeaz i se aprob la edina catedrei de profil i conine cerinele minime de realizare a cursului.

PPPLLLAAANNNUUURRRIIILLLEEE CCCAAATTTEEEDDDRRREEELLLOOORRR ,,, PPPLLLAAANNNUUURRRIIILLLEEE FFFAAACCCUUULLLTTT IIILLLOOORRR III PPPLLLAAANNNUUURRRIIILLLEEE IIINNNDDDIIIVVVIIIDDDUUUAAALLLEEE AAALLLEEE

CCCAAADDDRRREEELLLOOORRR DDDIIIDDDAAACCCTTTIIICCCEEE

Planurile catedrelor se elaboreaz la nceput de an de studiu de ctre efii de catedr cu participarea cadrelor didactice i se aprob la prima edin de catedr din anul de nvmnt.

Planurile facultilor se elaboreaz la nceput de an de studiu de ctre decani n comun cu efii de catedr i se aprob la Consiliul facultii.

Planul individual se elaboreaz la nceputul anului de studiu de fiecare cadru didactic, avnd la baz norma didactic pe anul respectiv i se aprob la prima edin de catedr din anul respectiv.

777...222 PPPRRROOOCCCEEESSSEEE RRREEEFFFEEERRRIIITTTOOOAAARRREEE LLLAAA RRREEELLLAAAIIIAAA CCCUUU CCCLLLIIIEEENNNTTTUUULLL

USMF i prezint serviciile clienilor prin diferite metode, inclusiv:

Ziua uilor deschise;

Aciuni de reclam in ziare / radio / TV;


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 25/38

Site-ul USMF;

Conferine, seminare tiinifice, etc.

Beneficiarii USMF pot fi divizai n 3 categorii:

Studeni / rezideni / doctoranzi;

Angajatori (persoane juridice);

Beneficiarii altor servicii prestate de USMF.

Relaiile dintre USMF i beneficiari sunt reglementate prin intermediul contractelor ncheiate cu acetia, sau prevederile legale n vigoare.

.

DDEETTEERRMMIINNAARREEAA CCEERRIINNEELLOORR FFAA DDEE SSEERRVVIICCIIII

Cerinele fata de serviciile educaionale sunt determinate in:

Legea nvmntului, regulamentele MET i ale Ministerului Sanatatii, enumerate n

Nomenclatorul documentelor externe (NDE 4.2.3.);

Planul de nmatriculare i Planul de studii;

Contractele ncheiate cu beneficiarii de servicii;

Regulamente interne ale USMF.

AANNAALLIIZZAA CCOONNTTRRAACCTTUULLUUII

Pentru ncheierea contractelor se folosete forma cadru de contract, iar forma finala a contractului se coordoneaz cu beneficiarul.

La efectuarea analizei contractului final participa Prorectorii USMF care coordoneaz domeniul respectiv, Secia Juridic i Contabilitatea. Rezultatul analizei se nregistreaz prin contrasemnarea pe ultima pagin a contractului, confirmnd capabilitatea USMF de a ndeplini cerinele definite n contract.

Dup analiza, contractul se transmite pentru semnare ctre Rector.

Contractele semnate se nregistreaz n Registrul Contractelor (cod RC 7.2) de ctre responsabilii de evidena contractelor din fiecare subdiviziune.

CCOOMMUUNNIICCAARREEAA CCUU CCLLIIEENNTTUULL

n scopul asigurrii unei modaliti eficace de comunicare cu Beneficiarul la diferite faze, USMF a stabilit o matrice de comunicare cu Beneficiarul, care este prezentat n formularul MCB 7.2. MATRICEA COMUNICRII CU BENEFICIARUL.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 26/38

777...333 PPPRRROOOIIIEEECCCTTTAAARRREEE III DDDEEEZZZVVVOOOLLLTTTAAARRREEE

Conformitatea cu aceast cerin a standardului ISO 9001:2008 se asigur prin aplicarea procedurii PP 7.3 PROIECTARE i DEZVOLTARE .

Proiectarea i dezvoltarea se utilizeaz pentru urmtoarele activiti:

proiectarea i dezvoltarea planurilor de studii;

elaborarea cursurilor noi i perfecionarea cursurilor existente;

elaborarea i perfecionarea materialelor didactice;

proiectarea i efectuarea activitilor tiinifice.

Conducerea universitii planific i ine sub control procesul de proiectare i dezvoltare a planurilor de nvmnt, definind:

metodologia elaborrii i dezvoltrii planurilor de nvmnt, cursurilor, materialelor didactice /tiinifice;

etapele elaborrii;

modalitatea de verificare i validare pentru fiecare etap;

responsabilitile i competenele decizionale cu privire la aceste activiti.

n urma studiilor de piaa efectuate prin intermediul chestionarii beneficiarilor i n baza analizelor efectuate de personalul didactic al USMF (propuneri fixate n deciziile catedrelor) se obin informaii referitor la direcii de mbuntire a serviciilor educaionale i tiinifice existente, ct i propuneri de dezvoltare a serviciilor noi. Aceste cercetri stau la baza propunerilor pentru elaborarea planurilor de nvmnt, a cursurilor noi, a cercetrilor tiinifice, a materialelor didactice i/sau mbuntirea celor existente.

Planificarea primar a proiectrii /dezvoltrii se realizeaz prin intermediul Planurilor de activitate ale catedrelor, care includ informaii despre:

Organizarea procesului de studii;

Elaborarea i editarea materialelor instructiv-metodice, didactice, articolelor tiinifice, monografiilor, manualelor;

Activitatea de cercetare tiinific i seminarele tiinifice;

Dirijarea cercetrilor tiinifice ale studenilor.

Urmare generalizrii informaiei primite de la catedre, Secia Didactic elaboreaz PPP 7.3 PLANUL DE PROIECTARE DEZVOLTARE PRODUSE / SERVICII pentru produsele didactice i Direcia tiin elaboreaz PAS 7.3 PLANUL ACTIVITII TIINIFICE pentru produsele tiinifice, o copie a acestora fiind pus la dispoziia tuturor funciilor implicate.

Planificarea activitilor didactice se realizeaz n conformitate cu REGULAMENTUL DE ACTIVITATE DIDACTIC N USMF in baza Sistemului European de Credite Transferabile.

Planificarea activitilor tiinifice se realizeaz n conformitate cu REGULAMENTUL CU PRIVIRE LA ACTIVITATEA DIRECIEI TIIN AL USMF.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 27/38

Participanii la astfel de analize includ reprezentani ai funciilor implicate n etapele proiectrii i dezvoltrii.

Validarea este finalizat nainte de demararea procesului de realizare a produsului/serviciului i const n aprobarea documentaiei.

Validarea intern este efectuat de Consiliul tiinific, Senatul USMF. Validarea extern este efectuat de Ministerul Educaiei i Tineretului, Ministerul Sntii, Academia de tiine a Moldovei i de finanatorii proiectelor.

Numai dup aprobarea documentaiei corespunztoare de ctre organele abilitate i se poate iniia procesul de realizare a planului de nvmnt i activitilor tiinifice.

Procedura PP 7.3 PROIECTARE I DEZVOLTARE descrie detaliat aceast activitate

777...444 AAAPPPRRROOOVVVIIIZZZIIIOOONNNAAARRREEEAAA

Conformitatea cu aceast cerin a standardului ISO 9001:2008 se asigur prin aplicarea Coordonarea activitatii de aprovizionare in cadrul USMF este asigurata in baza Legii Republicii Moldova privind achizitiile publice de ctre SAM, care se afla in subordinea Rectorului.

Planificarea activitii de aprovizionare se efectueaz de ctre SAM n comun cu Secia economie in dependen de necesarul de aprovizionare i sursele disponibile. Planul anual de achiziii este aprobat de Ministerul Sntii.

Procedura PP 7.4 APROVIZIONAREA descrie n detaliu aceste activiti.

777...555 PPPRRROOODDDUUUCCCIIIEEE III FFFUUURRRNNNIIIZZZAAARRREEE DDDEEE SSSEEERRRVVVIIICCCIIIIII

77..55..11 CCOONNTTRROOLLUULL FFUURRNNIIZZRRIIII SSEERRVVIICCIIUULLUUII

Prestarea serviciilor educaionale se desfoar n condiii controlate, numai dup ce sunt asigurate urmtoarele:

1) documentaia necesar pentru asigurarea procesului de prestare servicii;

2) stabilirea i planificarea proceselor;

3) asigurarea resurselor necesare;

4) personal calificat i instruit;

5) tehnic informaional i consumabile verificate, acceptate i ntreinute adecvat;

6) activiti de ntreinere a tehnicii informaionale;

7) mediu de lucru adecvat;

8) instrumente de msurare a performanelor verificate i aprobate;


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 28/38

9) asigurarea integritii proprietii beneficiarului;

10) validarea procesului de studii;

11) monitorizarea i controlul calitii serviciilor.

Conformitatea cu aceast cerin a standardului ISO 9001:2008 se asigur prin aplicarea procedurii PP 7.5/1 CONTROLUL FURNIZARII SERVICIULUI.

77..55..22 VVAALLIIDDAARREEAA PPRROOCCEESSEELLOORR

Validarea procesului didactic se efectueaz prin modalitatea descris n procedura de proces PP 7.3 PROIECTARE I DEZVOLTARE.

Metode indirecte de validare a procesului educaional sunt urmtoarele:

instruirea personalului n conformitate cu Planul de instruire stabilit;

evaluarea periodic a competenelor personalului conform prevederilor procedurii de proces PP 6.2 RESURSE UMANE;

evaluarea regulat a nivelului de satisfacie a clientului conform prevederilor procedurii de proces PP 8.2.1/1 EVALUAREA SATISFACIEI BENEFICIARULUI;

monitorizarea feedback-ului de la client.

777...555...333 IIIDDDEEENNNTTTIIIFFFIIICCCAAARRREEE III TTTRRRAAASSSAAABBBIIILLLIIITTTAAATTTEEE

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat de aplicarea procedurii PS 4.2.3 CONTROLUL DOCUMENTELOR, care include toate elementele necesare pentru satisfacerea cerinelor stabilite.

Documentele SMC elaborate intern sunt identificate n mod distinct prin cod, denumire, numr redacie i data aprobrii. Lucrrile tiinifice, manualele etc. sunt identificate prin denumire i data editrii.

Loturile de materiale pstrate n depozit se identific prin Cartele de identificare formular CIM 7.5.5.

77..55..44 PPRROOPPRRIIEETTAATTEEAA CCLLIIEENNTTUULLUUII

USMF identific, verific, protejeaz i pstreaz n siguran proprietatea clientului pus la dispoziie pentru pstrare i informare. Proprietatea clientului include documentele din Dosarul personal ntocmit la nmatricularea studentului i completat pe parcursul anilor de studii.

Dosarul personal cuprinde documentele menionate n Regulamentul de admitere elaborat de USMF n baza regulamentului MET. Dosarul personal al studentului se pstreaz la arhiva SDES, pn la expirarea Contractului de colarizare.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 29/38

77..55..55 PPSSTTRRAARREEAA CCOONNFFOORRMMIITTIIII PPRROODDUUSSUULLUUII

USMF dispune de ncperi corespunztoare pentru pstrarea conformitii materialelor achiziionate. Materiale, intrate sau pstrate la depozit, sunt protejate de la deteriorare, separate una de alta i marcate, pentru excluderea utilizrii lor nentenionate.

777...666 CCCOOONNNTTTRRROOOLLLUUULLL EEECCCHHHIIIPPPAAAMMMEEENNNTTTEEELLLOOORRR DDDEEE MMMSSSUUURRRAAARRREEE III

MMMOOONNNIIITTTOOORRRIIIZZZAAARRREEE

Echipamentele de msurare i monitorizare sunt selectate n asemenea mod ca incertitudinea, precizia, acurateea, sensibilitatea i stabilitatea lor s fie adecvate msurrilor ce urmeaz a fi efectuate. Demersurile de aprovizionare cu EMM, naintate de ctre subdiviziunile USMF, se coordoneaz cu Sectia metrologie si renovarea utilajului (MRU).

MRU efectueaz n toate subdiviziunile USMF inventarieri metrologice anuale, n rezultatul crora se elaboreaz Liste a EMM utilizate, care necesit verificarea metrologic de stat, semnate de conductorii subdiviziunilor USMF. n baza acestor Liste, MRU completeaz i actualizeaz REGISTRUL DE EVIDEN A ECHIPAMENTELOR DE MSURARE I MONITORIZARE cod EMM 7.6.

MRU i conductorii subdiviziunilor trebuie s asigure ca utilizatorii echipamentelor noi posed cunotine suficiente privind utilizarea, deservirea i modalitatea de protejare a acestora.

Controlul utilizrii corecte a echipamentelor de msurare i monitorizare se efectueaz de ctre MRU.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 30/38

888... MMMSSSUUURRRAAARRREEE,,, AAANNNAAALLLIIIZZZ III MMMBBBUUUNNNTTTIIIRRREEE

888...111 GGGEEENNNEEERRRAAALLLIIITTTIII

USMF planific i implementeaz procese de monitoring, msurare, analiz i mbuntire:

pentru a demonstra conformitatea serviciilor cu cerinele stabilite;

pentru a asigura conformitatea Sistemului de Management al Calitii;

pentru a mbunti continuu eficacitatea sistemului.

888...222 MMMOOONNNIIITTTOOORRRIIIZZZAAARRREEE III MMMSSSUUURRRAAARRREEE

88..22..11 SSAATTIISSFFAACCIIAA CCLLIIEENNTTUULLUUII

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat prin aplicarea procedurilor PP 8.2.1/1 EVALUAREA SATISFACIEI BENEFICIARULUI i PP 8.2.1/2 EVALUAREA SATISFACIEI PERSONALULUI, ce includ toate elementele necesare pentru satisfacerea cerinelor stabilite.

Procesul de evaluare a satisfaciei beneficiarilor i personalului se realizeaz prin intermediul chestionarelor de evaluare a satisfaciei acestora vis-a-vis de serviciile livrate / condiiile create de USMF.

EEEVVVAAALLLUUUAAARRREEEAAA SSSAAATTTIIISSSFFFAAACCC IIIEEEIII SSSTTTUUUDDDEEENNN IIILLLOOORRR/// RRREEEZZZIIIDDDEEENNN IIILLLOOORRR/// MMMAAASSSTTTEEERRRAAANNNZZZIIILLLOOORRR

Serviciul Relaii Publice elaboreaz i ulterior coordoneaz actualizarea chestionarelor de tipul CSB 8.2.1 CHESTIONAR PENTRU EVALUAREA SATISFACIEI BENEFICIARILOR .

Pentru fiecare domeniu chestionat sunt stabilite cteva afirmaii. Pentru a-i exprima gradul de satisfacie beneficiarul trebuie s evalueze corectitudinea acestor afirmaii.

Chestionarele se transmit de ctre SRP decanatelor USMF, care solicit studenilor / rezidenilor / medicilor-secundari clinici completarea lor. Chestionarele completate sunt remise pentru analiz la SRP.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 31/38

EEEVVVAAALLLUUUAAARRREEEAAA SSSAAATTTIIISSSFFFAAACCC IIIEEEIII BBBEEENNNEEEFFFIIICCCIIIAAARRRIIILLLOOORRR AAALLLTTTOOORRR SSSEEERRRVVVIIICCCIII III PPPRRREEESSSTTTAAATTTEEE DDDEEE UUUSSSMMMFFF

Prestatorii altor servicii ce intr n structura USMF (Biblioteca universitar tiinifico-medical, Centrul de instruire / testare a deprinderilor practice, etc.) formeaz baza de date a beneficiarilor, crora le transmite periodic Chestionare de tipul CSC 8.2.1 CHESTIONAR PENTRU EVALUAREA SATISFACIEI BENEFICIARILOR.

EEEVVVAAALLLUUUAAARRREEEAAA SSSAAATTTIIISSSFFFAAACCC IIIEEEIII PPPEEERRRSSSOOONNNAAALLLUUULLLUUUIII

Serviciul Resurse Umane elaboreaz chestionare de tipul CSP 8.2.1/2 CHESTIONAR PENTRU EVALUAREA SATISFACIEI PERSONALULUI, pe care le distribuie personalului (altul dect cadrele didactice contabilitate, aprovizionare, personal auxiliar etc.).

Chestionarul conine afirmaii, pe care angajatul trebuie s le aprecieze n conformitate cu scara propus. n partea de jos a chestionarului angajatul nainteaz propuneri de mbuntire a activitii USMF.

Chestionarul este anonim, angajatul indic doar subdiviziunea n care lucreaz i data ndeplinirii lui.

888...222...222 AAAUUUDDDIIITTTUUULLL IIINNNTTTEEERRRNNN

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat prin aplicarea procedurii PS 8.2.2 AUDITUL INTERN, ce include toate elementele necesare pentru satisfacerea cerinelor stabilite.

Auditul intern al sistemului de management al calitii se efectueaz pentru:

a determina msura n care sunt ndeplinite cerinele sistemului de management al calitii stabilite prin documentele proprii, cerinele legislative i normative aplicabile;

a evalua eficacitatea i funcionalitatea sistemului de management al calitii i pentru a identifica oportuniti de mbuntire a calitii;

a identifica neconformitile existente i neconformitile poteniale i a verifica dac neconformitile identificate au fost corectate.

La USMF auditul intern este efectuat de personal al Universitii, instruit i atestat n acest scop sub coordonarea RMC. Grupul de audit poate fi format din una sau mai multe persoane din orice domeniu de activitate, cu excepia personalului responsabil direct de efectuarea activitilor verificate. RMC selecteaz persoanele ce vor face parte din Grupul de audit, organizeaz instruirea lor prin cursuri interne sau externe.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 32/38

PPPRRROOOGGGRRRAAAMMMAAARRREEEAAA AAAUUUDDDIIITTTUUURRRIIILLLOOORRR IIINNNTTTEEERRRNNNEEE

Auditurile interne sunt programate de ctre RMC la nceputul fiecrui an de nvmnt, innd cont de importana proceselor i subdiviziunilor auditate, rezultatele auditurilor anterioare.

Programarea auditului intern este nregistrat n formularul PRO 8.2.2 PROGRAMUL AUDITULUI INTERN, care include:

Denumirile subdiviziunilor sau responsabililor de procese;

Criteriile de audit;

Perioada planificata pentru desfurarea auditului intern

Echipa de audit.

PPPLLLAAANNNIIIFFFIIICCCAAARRREEEAAA AAAUUUDDDIIITTTUUURRRIIILLLOOORRR IIINNNTTTEEERRRNNNEEE

RMC stabileste componena echipelor de audit, astfel, nct att auditorul ef, ct i auditorii interni s fie independeni de activitatea auditat.

Echipele de audit pot fi formate din unul sau mai muli specialiti din orice subdiviziune a USMF, care ndeplinesc urmtoarele condiii:

are studii suficiente pentru a dobndi cunotine i abiliti generice pentru auditorii sistemului de management al calitii;

poate s dovedeasc meninerea i mbuntirea competenei;

vechime n cadrul USMF de min. 2 ani i interdicia de a-i audita propria activitate.

n alegerea candidaturilor se ine cont de asemenea de capacitile personale, de cursurile de specialitate la care a participat, de experiena precedent, de caracteristicile personale i de gradul de instruire.

Pentru coordonarea activitilor de audit RMC numete un Auditor principal.

DDDEEESSSFFFUUURRRAAARRREEEAAA AAAUUUDDDIIITTTUUULLLUUUIII

Auditul se desfoar sub form de interviu, pe parcursul cruia se au n vedere urmtoarele:

conformitatea SMC cu cerinele standardului ISO 9001 i identificarea zonelor de mbuntire potenial a SMC;

examinarea fiecrui element al procesului care se auditeaz pentru a se determina eficacitatea implementrii;

analiza documentelor si nregistrrilor sistemului de management al calitii, controlul utilizrii ultimelor redacii a documentelor;

analiza conformitii cu cerinele legale i alte reglementri aplicabile;

rezultatele auditurilor anterioare.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 33/38

Pentru efectuarea auditului intern se utilizeaz FIE DE EVALUARE FDE 8.2.2, n care grupul de audit nregistreaz informaia, neconformitile referitoare la activitatea auditat. n caz de necesitate echipa de audit completeaz formularul FDE 8.2.2 cu subiecte adiionale pentru a determina nivelul efectiv de aplicare al SMC.

EEELLLAAABBBOOORRRAAARRREEEAAA RRRAAAPPPOOORRRTTTUUULLLUUUIII DDDEEE AAAUUUDDDIIITTT III IIINNNIII IIIEEERRREEEAAA AAACCC IIIUUUNNNIIILLLOOORRR CCCOOORRREEECCCTTTIIIVVVEEE

Dup efectuarea auditului, Echipa de audit ntocmete RAPORTUL DE AUDIT RAI 8.2.2.

Pentru nlturarea cauzelor apariiei neconformitilor, echipa de audit iniiaz aciuni corective n conformitate cu procedura PS 8.5.2 ACIUNI CORECTIVE.

Raportul de audit nsoit de solicitrile de aciuni corective iniiate, se transmit de ctre responsabilul echipei de audit conductorului subdiviziunii auditate.

888...222...333 MMMOOONNNIIITTTOOORRRIIIZZZAAARRREEEAAA III MMMSSSUUURRRAAARRREEEAAA PPPRRROOOCCCEEESSSEEELLLOOORRR

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat prin aplicarea Instruciunilor tehnologice i procedurilor documentate.

USMF asigur monitorizarea i msurarea proceselor prin activiti sistematice de evaluare periodic.

Procesele sunt monitorizate i msurate pentru:

stabilirea nivelului de performan realizat prin parcurgerea procesului didactic al unui program de studiu;

ntrirea mecanismelor de control intern, care s duc la realizarea unei strategii n domeniul asigurrii i mbuntirii comunicrii interne n relaia profesor-student;

furnizarea de informaii relevante pentru stabilirea direciilor de mbuntire i schimbare a ofertelor de specializare.

Procedura de monitorizare se aplic la evaluarea anual a fiecrei discipline universitare din Planurile de nvmnt pentru specializrile acreditate/ autorizate din universitate i stabilete responsabilitile privind conducerea tuturor etapelor procesului de evaluare a unei discipline de studiu.

Autoevaluarea se efectueaz de ctre fiecare profesor n vederea mbuntirii continue a procesului didactic i se documenteaz n FEC 7.5/1 FIA PENTRU EVALUAREA CURSULUI

Monitorizarea i evaluarea din partea colegilor se aplic pentru fiecare disciplin universitar din Planurile de nvmnt.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 34/38

Monitorizarea i evaluarea din partea efilor (decani, efi de catedre, coordonatori de specializare) ale activitilor didactice specifice disciplinei se efectueaz selectiv, iar nregistrrile acestor verificri sunt documentate n FEC 7.5/1 FIA PENTRU EVALUAREA CURSULUI

Un control amplu al activitii angajatului se efectueaz i n cadrul auditurilor interne (vezi procedura PS 8.2.2) i evalurii periodice a personalului n conformitate cu prevederile procedurii PP 6.2.

888...222...444 MMMOOONNNIIITTTOOORRRIIIZZZAAARRREEEAAA III MMMSSSUUURRRAAARRREEEAAA PPPRRROOODDDUUUSSSUUULLLUUUIII

USMF monitorizeaz calitatea competenelor achiziionate de ctre studeni/reideni/doctoranzi prin examinare i promovare in conformitate cu cerinele REGULAMENTULUI MET DE ORGANIZARE i DESFURARE A PROCESULUI DIDACTIC N INSTITUIILE DE NVMNT SUPERIOR UNIVERSITAR DIN REPUBLICA MOLDOVA.

Decanii i efii de catedr analizeaz rezultatele monitorizrii i le raporteaz la edinele Consiliului facultii i Senat.

888...333 CCCOOONNNTTTRRROOOLLLUUULLL PPPRRROOODDDUUUSSSUUULLLUUUIII///SSSEEERRRVVVIIICCCIIIUUULLLUUUIII NNNEEECCCOOONNNFFFOOORRRMMM

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat prin aplicarea procedurii PS 8.3 CONTROLUL PRODUSULUI/SERVICIULUI NECONFORM, ce include toate elementele necesare pentru satisfacerea cerinelor stabilite.

Pe parcursul derulrii proceselor de nvatamnt i cercetare tiinific i dup finalizarea acestora pot fi detectate neconformiti, ce nu pot fi nlturate imediat, cum ar fi:

1. Neconformiti n procesul educaional i de cercetare tiinific

2. Neconformiti indicate de beneficiar / angajator (ex. cunotine i pregtire neadecvate a absolvenilor la angajarea acestora in cmpul muncii).

USMF ine sub control produsul / serviciul neconform, utiliznd metode concrete de identificare i soluionare a neconformitilor. Identificarea produsului / serviciului neconform care poate aprea n procesul educaional i de cercetare tiinific se realizeaz pe parcursul etapelor de monitorizare a proceselor.

Indiferent de etapa la care se depisteaz produsul / serviciul neconform se identific prin documente specifice. In baza documentelor primare de identificare conductorii de subdiviziuni duc evidenta i poarta responsabilitatea pentru analiza neconformitilor din subdiviziunile subordonate, in scopul detectrii i soluionrii problemelor n domeniul calitii.

Rezultatele analizei se utilizeaz de ctre responsabilii de procese pentru a stabili modalitile de tratare a produsului neconform.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 35/38

Responsabilii de procese iniiaz aciuni corective n vederea ndeprtrii cauzelor care au generat neconformitile grave sau repetitive. O copie a aciunilor corective deschise se transmite RMC, care le nregistreaz n modul stabilit.

Rezultatele procesului de control al produsului / serviciului neconform se analizeaz i pe parcursul auditurilor interne n conformitate cu prevederile procedurii PS 8.2.2 AUDITUL INTERN.

CCCOOONNNTTTRRROOOLLLUUULLL RRREEECCCLLLAAAMMMAAATTTIII IIILLLOOORRR PPPRRRIIIMMMIIITTTEEE DDDEEE LLLAAA BBBEEENNNEEEFFFIIICCCIIIAAARRRIII

Pe parcursul procesului de nvmnt i a livrrii serviciilor educaionalei, pot fi primite reclamaii de la beneficiari sau exprimate nemulmiri privind sistemul de lucru al USMF, comportamentul angajailor.

Reclamaiile beneficiarilor, recepionate de conducere, conductorii de subdiviziuni sau oricare angajat al USMF, sunt direcionate la RMC pentru a fi nregistrate n REGISTRUL RECLAMAIILOR RR 8.3. n registrul RR 8.3 se nregistreaz i reclamaiile transmise telefonic/verbal de ctre beneficiari, n acest caz se menioneaz cine a primit i cine a transmis reclamaia.

Reclamaia este analizat de toi factorii implicai, convocai de RMC, iar n rezultat se decide dac reclamaia este ntemeiat sau nu. n cazul n care exist neclariti asupra reclamaiei, se decide n comun cu beneficiarul obiectivitatea acesteia.

Dac reclamaia este ntemeiat se iniiaz o aciune corectiv conform procedurii PS 8.5.2 ACIUNI CORECTIVE.

888...444 AAANNNAAALLLIIIZZZAAA DDDAAATTTEEELLLOOORRR

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat prin aplicarea procedurii PP 8.5 MBUNTIREA CONTINU, ce include toate elementele necesare pentru satisfacerea cerinelor stabilite.

Responsabilii de procese monitorizeaz performanele serviciilor, proceselor i SMC n baza indicatorilor de performan. Fiecare responsabil analizeaz datele i indicatorii referitori la subdiviziunea sau procesul pe care l conduce.

Monitorizarea se efectueaz n baza comparrii indicatorilor reali ai USMF cu indicatorii planificai.

Responsabilii pentru procese generalizeaz i analizeaz datele la nivel de subdiviziune, iar RMC generalizeaz i analizeaz datele pentru ntreaga Universitate. RMC este responsabil pentru prezentarea rezultatelor analizei Rectorului i Senatului USMF.

Rezultatele analizei datelor sunt utilizate n cadrul Analizei din partea managementului (vezi procedura PP 5.0 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI) n scopul planificrii mbuntirii continue.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 36/38

888...555 MMMBBBUUUNNNTTTIIIRRREEE

88..55..11 MMBBUUNNTTIIRREE CCOONNTTIINNUU

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat prin aplicarea procedurii PP 8.5 MBUNTIREA CONTINU, ce include toate elementele necesare pentru satisfacerea cerinelor stabilite.

USMF a adoptat i utilizeaz urmtoarele modaliti de modificare i mbuntire continu a Sistemului de Management al Calitii:

Implementarea propunerilor de mbuntire naintate de angajaii USMF;

Analiza datelor;

Instruirea personalului (procedura PP 6.2 RESURSE UMANE);

Meninerea i perfecionarea documentaiei Sistemului de Management al Calitii (procedura PS 4.2.3 CONTROLUL DOCUMENTELOR)

Auditurile interne ale SMC (procedura PS 8.2.2 AUDITUL INTERN)

Aciuni corective i preventive (procedurile PS 8.5.2 ACIUNI CORECTIVE i PS 8.5.3 ACIUNI PREVENTIVE)

Analiza din partea managementului (procedura PP 5.0 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI),

Stabilirea politicii i ajustarea obiectivelor n domeniul calitii pentru perioadele urmtoare.

888...555...222 AAACCCIIIUUUNNNIII CCCOOORRREEECCCTTTIIIVVVEEE

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat prin aplicarea procedurii PS 8.5.2 ACIUNI CORECTIVE, ce include toate elementele necesare pentru satisfacerea cerinelor stabilite.

Aciunile corective sunt menite s elimine cauzele neconformitilor, defectelor, deficienelor sau a altor situaii nedorite existente, consemnate n:

registre i rapoarte de neconformitate;

rapoarte de audit intern;

reclamaii i sesizri ale beneficiarilor, inclusiv referitoare la calitatea serviciilor.

Aciunile corective pot fi iniiate de ctre auditori, responsabilii de procese, RMC. Amploarea aciunilor corective depinde de importana problemelor i riscurile existente.


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 37/38

n cazul depistrii unei neconformiti, solicitantul completeaz formularul SAC 8.5.2 SOLICITARE DE ACIUNE CORECTIV, descriind pe scurt neconformitatea aprut i cauzele ce au provocat-o. Formularul cu aciunea corectiv deschis se transmite ctre RMC.

RMC i responsabilii subdiviziunilor implicate, examineaz cauzele apariiei neconformitii i evalueaz probabilitatea apariii ei repetate. Dac este necesar, modific / completeaz cauzele indicate iniial, pentru a le defini mai complet.

n cadrul examinrii se scot n eviden i se analizeaz neconformitile care au o origine comun, sunt repetabile sau conduc la nerespectarea cerinelor beneficiarului.

La determinarea cauzelor apariiei neconformitilor se analizeaz, dup caz, particularitile serviciului prestat, documentaia tehnic, procesele de execuie, nregistrrile SMC, procedurile de lucru specifice, eficiena instruirii personalului, starea echipamentului etc. n rezultat se determin cauza fundamental care a generat neconformitatea.

Datele referitoare la aciunile corective iniiate, eficienta realizrii lor i cauzele care au condus la apariia neconformitilor/incidentelor/reclamaiilor sunt analizate statistic i prezentate de ctre Reprezentantul managementului pentru calitate i RMC n cadrul Analizei din partea managementului (vezi procedura PP 5.0 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI).

Procedura PS 8.5.2 ACIUNI CORECTIVE descrie n detaliu aceast activitate.

888...555...333 AAACCCIIIUUUNNNIII PPPRRREEEVVVEEENNNTTTIIIVVVEEE

Conformitatea cu aceast prevedere a standardului ISO 9001:2008 este asigurat prin aplicarea procedurii PS 8.5.3 ACIUNI PREVENTIVE, ce include toate elementele necesare pentru satisfacerea cerinelor stabilite.

Determinarea i implementarea aciunilor preventive se realizeaz n scopul eliminrii neconformitilor poteniale i prevenirii apariiei acestora.

Determinarea cauzelor ce pot genera poteniale neconformiti este efectuat de ctre RMC n comun cu responsabilii implicai, n urma analizei efectuate.

Aciunile preventive vizeaz:

modificarea proceselor;

mbuntirea serviciilor;

instruirea personalului;

modificarea procedurilor i regulamentelor Sistemului de Management al Calitii.

Dac apare necesitatea unei aciuni preventive, persoana implicat completeaz formularul SAP 8.5.3 SOLICITARE DE ACIUNE PREVENTIV, descriind pe scurt neconformitatea potenial i cauzele ce o pot provoca. Solicitantul transmite fia ctre RMC.

n urma analizelor ntreprinse se identific cauzele care pot produce neconformiti; exemple de cauze poteniale care pot determina apariia neconformitilor:


AL CALITII

REDACIA 1

PAGINA 38/38

personalul nu este instruit n ce privete prevederile procedurilor, regulamentelor sau modul de aplicare a acestora;

personalul implicat nu deine calificare adecvat pentru realizarea activitii n cauz;

procedurile i regulamentele sunt neclare sau nu sunt revizuite la timp;

materialele, instrumentele, echipamentele sau dispozitivele utilizate nu sunt adecvate;

frecvena inspeciilor i monitorizrilor este sczut, fapt ce ar putea duce la neconformiti.

Pentru evidenierea tendinei apariiei neconformitilor se pot ntocmi grafice sau se pot utiliza diferite metode statistice. Urmrirea implementrii aciunilor preventive se face de ctre RMC.

Procedura PS 8.5.3 ACIUNI PREVENTIVE descrie n detaliu aceast activitate.

Manualul calitatii (1)

Documents

Transcript of Manualul calitatii (1)