Manual Utilizare Ciel Simplu

MANUAL DE UTILIZARE

CIEL SIMPLU

2012

Contents I. PROCEDURA DE INSTALARE A PROGRAMULUI ..................................................................................... 1

Configuratia minima necesara .................................................................................................................. 1

Instalarea .................................................................................................................................................. 1

Autentificarea in program ......................................................................................................................... 2

II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI ........................................................................ 2

2.1 Inceperea lucrului in program ....................................................................................................... 2

2.1.1 Crearea unei noi societati ..................................................................................................... 3

2.1.2 Parametrizarea societatii ...................................................................................................... 4

2.1.3 Crearea unei fise de articol ................................................................................................... 4

2.1.4 Inregistrarea unei facturi de cumparare ............................................................................... 5

2.1.5 Inregistrarea unei plati aferente unei facturi........................................................................ 8

2.1.6 Inregistrarea unei Note de transfer ...................................................................................... 9

2.1.7 Listari ................................................................................................................................... 12

2.2 Elemente comune ....................................................................................................................... 15

2.2.1 Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date ......................................... 15

2.2.2 Modalitati de filtrare a informatiilor ................................................................................... 17

2.2.3 Butoane functionale in nomenclatoare .............................................................................. 18

2.2.4 Butoane functionale din lista de documente ...................................................................... 20

2.2.5 Butoane functionale din documente .................................................................................. 22

2.2.6 Taste functionale ................................................................................................................. 25

2.2.7 Informatii antet document ................................................................................................. 26

2.2.8 Informatii linii document .................................................................................................... 28

2.2.9 Informatii subsol document ................................................................................................ 30

2.2.10 Vizualizarea stocului disponibil in depozitul selectat ......................................................... 33

2.2.11 Note de intrare-receptie ..................................................................................................... 35

2.2.12 Stocuri minime .................................................................................................................... 36

2.2.13 Statusul unui document ...................................................................................................... 37

2.2.14 Note contabile ..................................................................................................................... 37

2.2.15 Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document.............................................. 41

Preluarea in documente de intrare sau iesire ................................................................................ 41

Preluarea in documente de trezorerie ............................................................................................ 43

2.2.16 Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante (www.mfinante.ro) ................................. 45

2.2.17 Rezidenta ............................................................................................................................ 46

III. ADMINISTRARE PROGRAM ............................................................................................................. 47

3.1 Configurari .................................................................................................................................. 47

3.1.1 Parametrizare ...................................................................................................................... 47

Date societate ................................................................................................................................. 47

Parametri generali .......................................................................................................................... 48

Transferul notelor contabile catre Ciel Conta v.6 ........................................................................... 50

Setari stocuri ................................................................................................................................... 51

TVA cote si optiuni ....................................................................................................................... 53

Setari conturi implicite .................................................................................................................... 54

Trezorerie ........................................................................................................................................ 55

Serii documente .............................................................................................................................. 57

Semnaturi rapoarte ......................................................................................................................... 58

3.1.2 Schimbare societate ............................................................................................................ 59

3.1.3 Server .................................................................................................................................. 59

3.1.4 Utilizatori ............................................................................................................................. 60

3.1.5 Profiluri................................................................................................................................ 62

3.1.6 Preferinte utilizator ............................................................................................................. 63

3.2 Utilitare ....................................................................................................................................... 66

3.2.1 Salvare societate ................................................................................................................. 66

3.2.2 Restaurare date ................................................................................................................... 68

3.2.3 Import ................................................................................................................................. 70

Import date ..................................................................................................................................... 70

Import din gestiunea veche ............................................................................................................ 74

3.2.4 Export .................................................................................................................................. 76

Export date ...................................................................................................................................... 76

Export note contabile...................................................................................................................... 76

3.3 Ferestre ....................................................................................................................................... 78

IV. FUNCTIILE PROGRAMULUI ............................................................................................................. 80

4.1 NOMENCLATOARE ...................................................................................................................... 80

4.1.1 Parteneri ............................................................................................................................. 80

Informatii generale ......................................................................................................................... 80

Informatiile din fisa de partener ..................................................................................................... 83

4.1.2 Articole ................................................................................................................................ 86


Informatiile din fisa de articol ......................................................................................................... 87

4.1.3 Depozite .............................................................................................................................. 90


Informatii din fisa unui depozit ....................................................................................................... 91

4.1.4 Agenti .................................................................................................................................. 93


Informatii din fisa unui agent .......................................................................................................... 93

4.1.5 Angajati ............................................................................................................................... 95


Informatii din fisa unui angajat ....................................................................................................... 96

4.1.6 Devize .................................................................................................................................. 98


Informatii din nomenclatorul devize .............................................................................................. 98

4.1.7 Plan de conturi .................................................................................................................... 99


Informatii din planul de conturi ...................................................................................................... 99

4.1.8 Casa ................................................................................................................................... 100

Informatii generale ....................................................................................................................... 100

4.1.9 Banca (conturi la banci) .................................................................................................... 101

Informatii generale ....................................................................................................................... 101

4.1.10 Jurnale ............................................................................................................................... 102

4.1.11 Categorii articole ............................................................................................................... 103

4.1.12 Categorii parteneri ............................................................................................................ 103

4.1.13 Sabloane articol................................................................................................................. 104

4.1.14 Unitati de masura.............................................................................................................. 104

4.1.15 Tichete ............................................................................................................................... 105

4.1.16 Locatii ................................................................................................................................ 105

Tari ................................................................................................................................................ 105

Judete ............................................................................................................................................ 105

Localitati ........................................................................................................................................ 106

4.2 DOCUMENTE ............................................................................................................................. 106

4.2.1 Documente de intrare ....................................................................................................... 106

Factura de cumparare ................................................................................................................... 106

Nota de intrare receptie si constatare diferente (NIR) ................................................................. 108

Aviz de la furnizor.......................................................................................................................... 112

4.2.2 Documente de iesire ......................................................................................................... 113

Factura de vanzare ........................................................................................................................ 114

Aviz de expeditie ........................................................................................................................... 117

Proforma ....................................................................................................................................... 118

Comanda de vanzare..................................................................................................................... 120

Bonuri fiscale ................................................................................................................................. 120

Casa de marcat .............................................................................................................................. 121

4.2.3 Documente interne ........................................................................................................... 127

Bon de consum.............................................................................................................................. 127

Transfer intre depozite ................................................................................................................. 133

Nota de predare-primire ............................................................................................................... 137

Inventar ......................................................................................................................................... 138

Proces-verbal constatare diferente .............................................................................................. 141

Proces verbal modificare pret ....................................................................................................... 142

Stocuri initale ................................................................................................................................ 144

4.2.4 Documente de trezorerie .................................................................................................. 147

Efecte de incasat-platit ................................................................................................................. 147

Incasare zilnica .............................................................................................................................. 150

Borderou incasari/plati ................................................................................................................. 152

Chitanta ......................................................................................................................................... 157

4.2.5 Note contabile ................................................................................................................... 158

Note contabile ............................................................................................................................... 158

Detalii note contabile .................................................................................................................... 166

4.3 PRELUCRARI .............................................................................................................................. 167

4.3.1 Descarcare de gestiune ..................................................................................................... 167

4.3.2 Inchidere TVA .................................................................................................................... 169

4.3.3 Inchidere luna ................................................................................................................... 170

4.4 RAPOARTE ................................................................................................................................. 171

Filtrare date ................................................................................................................................... 171

Optiuni de printare ....................................................................................................................... 174

4.4.1 Rapoarte de gestiune ........................................................................................................ 181

Stoc articole .................................................................................................................................. 181

Balanta de stocuri ......................................................................................................................... 186

Fisa de magazie ............................................................................................................................. 188

Fisa de articol ................................................................................................................................ 189

4.4.2 Rapoarte contabile ............................................................................................................ 191

Fisa de cont ................................................................................................................................... 191

Fisa de partener ............................................................................................................................ 194

Balanta de verificare ..................................................................................................................... 195

Balanta de parteneri ..................................................................................................................... 198

Jurnal de cumparari ...................................................................................................................... 199

Jurnal de vanzari ........................................................................................................................... 200

Registru jurnal ............................................................................................................................... 202

Registru de casa ............................................................................................................................ 204

Declaratia 394 ............................................................................................................................... 206

4.4.3 Rapoarte financiare ........................................................................................................... 212

Facturi nesoldate .......................................................................................................................... 213

Efecte de incasat-platit ................................................................................................................. 214

Avize nefacturate .......................................................................................................................... 215

Depasiri scadente (arierate) .......................................................................................................... 216

Totaluri documente ...................................................................................................................... 217

Raport de gestiune zilnic ............................................................................................................... 218

Incasari/Plati ................................................................................................................................. 219

V. INTREBARI FRECVENTE ...................................................................................................................... 220

5.1 Cum inregistrez un CLIENT sau un FURNIZOR? ......................................................................... 220

5.2 Cum se cauta articolele pentru a fi inregistrate intr-un document .......................................... 221

5.3 Cum se preiau datele din Ciel Gestiune Comerciala in Ciel Simplu? ........................................ 221

5.4 Cum se introduce un NIR? ........................................................................................................ 223

5.5 Cum se face un transfer intre un depozit (en-gross) si un magazin (en-detail)? ...................... 223

5.6 Se poate incasa/plati o suma fara a selecta o factura? ............................................................ 223

5.7 De ce trebuie sa folosesc Optiunile de TVA? ............................................................................ 224

5.8 Pot sa mai modific / corectez un document dupa ce l-am salvat in baza de date? .................. 224

Ciel Simplu Pagina 1

I. PROCEDURA DE INSTALARE A PROGRAMULUI

Configuratia minima necesara

Configuratia minima pe care poate functiona programul Ciel Simplu este urmatoarea:

Sistem Operare - Windows XP cu SP2;

Procesor - 2 GHz;

Memorie RAM - 1 Gb

Spatiu necesar la instalarea aplicatiei 1 Gb.

Programul lucreaza cu baze de date SQL 2005 (minim) sau versiuni mai noi. La instalarea programului

Ciel Simplu se vor instala si programele adiacente necesare pentru functionare.

Ciel Simplu este compatibil cu sistemele de operare pe 32 de biti cat si cu cele pe 64 de biti.

Instalarea

Kitul de instalare contine urmatoarele programe:

Ciel Simplu

SQL 2005 Express

Microsoft .NET Framework 4.0 Extended

Observatii!!

Daca aveti preinstalete aplicatiile .NET Framework si SQL 2005 in procesul de instalare va trece peste instalarea acestor programe si se va copia pe calculatorul Dvs doar programul Ciel Simplu pe care va lansa automat la final. In aceasta situatie va trebui sa introduceti parametrii de conectare la serverul SQL preinstalat.

Daca in decursul procesului de instalare se va instala si serverul SQL, programul se va conecta la server fara a mai cere autentificare.

Instalarea serverului SQL se va face in decursul instalarii doar cu acordul Dvs. In cazul in care instalati o statie de lucru nu este necesar sa instalati si SQL.

Pe calculatorul considerat server de date nu este necesar sa aveti instalat programul Ciel Simplu.

Pentru instalarea programului trebuie sa dati dublu click pe fisierul de pe CD sau descarcat de pe

internet FARA SA IL DEZARHIVATI. La rularea fisierului se vor dezarhiva automat datele si va incepe

procesul de instalare. La final programul va porni automat.


Autentificarea in program

Logarea in program se face cu utilizator SUPER si parola VALID

II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI

Inceperea lucrului in program

Elemente comune

2.1 Inceperea lucrului in program

In cadrul acestui capitol vom vedea pe baza unor exemple practice, cum se lucreaza cu programul Ciel

Simplu.

Observatie!! Pentru o mai mare usurinta in utilizare, programul accepta comenzi rapide de la tastatura folosind anumite taste sau combinatii de taste. De regula aceste taste sau combinatii sunt afisate pe butoanele din program daca pozitionati mouse-ul pe ele.

Exemplu!!

Asta inseamna ca, in meniul Factura vanzare se poate adauga un document nou folosind combinatia de taste CTRL + A

Pentru mai multe informatii privind tastele functionale sau combinatiile de taste cititi Taste functionale

Crearea unei noi societati

Parametrizare societate

Crearea unei fise de partener


Inregistrarea unei facturi de cumparare

Inregistrarea unei plati aferente unei facturi

Inregistrarea unei note de transfer

Listari

2.1.1 Crearea unei noi societati

Dorim sa cream in program o noua societate, cu denumirea Exemplu SRL. Pasii care trebuiesc urmati

sunt:

Trebuie sa deschideti lista de societati. Pentru asta aveti doua posibilitati:

Din meniul Configurari accesati optiunea Schimbare societate.

Din fereastra de autentificare, dupa introducerea utilizatorului si a parolei de acces se va

deschide fereastra Lista societati

Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti adauga numele noii societati

si codul unic de identificare a bazei de date:

Observatii!!

Numele societatii nu este obligatoriu sa fie unic. Codul societatii este unic si poate avea o lungime maxima de 10 caractere alfanumerice. Odata

salvata societatea in baza de date codul societatii nu se mai poate modifica.


Dupa apasarea butonului Salveaza societatea nou creata se va regasi lin lista de societati

existente. Pentru a accesa societatea dorita apasati butonul Acceseaza sau dati dublu-click pe

societatea dorita.

2.1.2 Parametrizarea societatii

Dupa crearea unei societati noi la prima accesare a acesteia se va deschide fereastra de parametrizare.

Pentru mai multe informatii privind parametrizarea societatii cititi Configurare societate

Acesta este un instrument care va permite, pas cu pas, sa va configurati parametrii de functionare ai

programului.

2.1.3 Crearea unei fise de articol

Pentru a adauga un articol nou in baza de date accesati meniul Nomenclatoare / Articole.


Pasii de adaugare sunt urmatorii:

Apasati butonul Adauga;

Editati informatiile direct in grid. Daca doriti sa introduceti datele intr-o forma centralizata

apasati butonul Editeaza sau apasati tasta F3. Se va deschide urmatoarea fereastra:

Pentru mai multe informatii cititi Modalitate de introducere nomenclatoare

Observatie!! La fel se procedeaza pentru orice fisa din nomenclatoare.

2.1.4 Inregistrarea unei facturi de cumparare

Pentru a inregistra o factura de cumparare accesati meniul Documente / Intrari / Factura de cumparare.

Se va deschide o fereastra in care se vor centraliza toate facturile de cumparare care urmeaza sa le

inregistrati.


Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o factura de cumparare:

Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele din factura de

cumparare

Introduceti seria, numarul si data facturii primite;

Selectati un partener. Daca nu aveti deja partenerul introdus, editati numele direct in celula de

partener. Programul va propune crearea fisei de partener.

Pentru a adauga linii in document apasati butonul +. In liniile documentului unele informatii sunt editabile altele nu le puteti modifica.

Puteti face selectia unui articol in functie de cod, denumire sau codul de bare. Daca nu aveti

articolul introdus in baza de date editati denumirea, codul sau codul de bare direct in celulele

aferente. Daca programul nu le gaseste in baza de date va propune crearea lor.

Observatii!!

Daca in document introduceti articole de tip stocabil sau produse finite programul nu va permite salvarea documentului pana nu se face Receptia marfii.

Daca articolele sunt de tip servicii apasati butonul Salvare pentru a inregistra documentul in baza de date.


Pentru a face receptia marfii apasati butonul Receptie. Se va deschide o fereastra in care vor

apare automat toate produsele stocabile din factura de cumparare.

Pentru a receptiona marfa trebuie sa adaugati un NIR nou. Pentru asta apasati butonul + din sectiunea Adaugare NIR nou.

Observatii!!

Valoarea de la numarul documentului semnifica faptul ca numarul NIR-ului va fi alocat automat la salvarea documentului;

Daca doriti sa alocati manual numarul NIR-ului accesati meniul Configurari / Parametrizare / Serii documente si debifati optiunea Numerotare automata din dreptul documentului Nota intrare-receptie;

Detaliile NIR-ului curent (articolele) le introduceti in sectiunea alaturata Detalii NIR.

Observatii!!

La apasarea butonului se vor prelua toate cantitatile nereceptionate;

Daca doriti sa exportati liniile in format excel apasati butonul ;


Pentru introducerea persoanelor din comisia de receptie apasati butonul + din sectiunea Comisia de receptie;

Pentru a salva datele si a parasi fereastra apasati butonul Salveaza;

Observatii!!

Nu puteti receptiona cantitati diferite fata de cele din Factura de cumparare; Aveti posibilitatea ca la o factura de cumparare sa faceti receptia marfii pe mai multe NIR-uri in

depozite separate; Daca pe factura de cumparare aveti si servicii puteti, optional, sa includeti serviciile in costul

marfii; Daca partenerul are rezidenta NON UE aveti posibilitatea sa includeti in costul marfii si taxele

platite in vama; Daca pentru transportul si manipularea marfii aveti o factura separata de la o terta firma aveti

posibilitatea sa includeti valoarea in costul marfii folosind butonul Repartizare costuri;

2.1.5 Inregistrarea unei plati aferente unei facturi

Pentru a inregistra plata unei facturi de cumparare cu numerar prin casa accesati meniul Documente /

Trezorerie / Borderou Incasari-Plati.

Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o plata:

Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele platii.


Selectati tipul tranzactiei dorite: Registru casa (plata prin casa) sau Extras de cont (plata prin

banca);

Selectati contul de casa/banca din care doriti sa efectuati plata. Daca nu exista o casa sau o

banca definite in sisitem, puteti adauga una direct din aceasta fereastra editand denumirea

entitatii.

Atentie!! Moneda in care se inregistreaza incasarea sau plata este data de contul bancar selectat. Nu puteti selecta un document spre a fi platit decat daca acesta a fost inregistrat in moneda selectata.

Selectati data efectuarii tranzactiei;

Introduceti numarul documentului (chitantei emise de furnizor) care dovedeste efectuarea

platii;

Selectati partenerul pe care doriti sa il platiti;

Selectati tipul de document platit (Factura de cumparare);

Selectati numarul documentului care doriti sa il platiti

Pe coloana Plata se va completa automat suma care trebuie platita (valoarea cu TVA inclus).

Aveti posibilitatea de a introduce o suma mai mica decat cea initiala, insemnand o plata partiala

a facturii de cumparare.

Observatii!!

Aveti posibilitatea de a inregistra o tranzactie fara a avea un partener selectat. De exemplu un avans de trezorerie;

Aveti posibilitatea de a inregistra o incasare sau o plata de la un partener fara a selecta un document incasat sau platit;

2.1.6 Inregistrarea unei Note de transfer

Pentru a inregistra un transfer intre depozite accesati meniul Documente / Interne / Transfer intre

depozite.

Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un transfer intre depozite sunt urmatorii:

Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele notei de

transfer;


Completati depozitul sursa si depozitul destinatie. Daca nu sunt deja introduse in sistem puteti

introduce denumirea depozitului in campul aferent si programul va propune crearea unui

depozit nou;

Observatie!!

Puteti vizualiza stocul in depozitul selectat apasand butonul din dreptul campului Depozit

Exemplu!!


Puteti vizualiza stocurile atat pentru Depozitul sursa cat si pentru Depozitul destinatie

Pentru a adauga linii in document apasati butonul +. In liniile documentului unele informatii sunt editabile altele nu le puteti modifica.

Componenta comisiei care receptioneaza marfa se poate introduce in tabul Comisia din partea

de jos a ferestrei.

Observatii!! Acest document se intocmeste doar pentru transferul articolelor dintr-un depozit de tip en-gross

in alt depozit de tip en-gross. Prin acest document puteti transfera cantitati in cadrul aceluiasi depozit modificand sablonul de

articol.

Exemplu!! Puteti folosi aceasta optiune pentru a transforma materia prima in marfa

Pentru transferul din/in alte tipuri de depozite va sugeram sa filositi avizele de expeditie de la documentele de intrare si iesire utilizand partenerul cu codul INTERN;

Valoarea de transfer (la pretul de cost) se poate vizualiza dupa salvarea documentului.

ATENTIE!! La inregistrarea documentului nu puteti edita pret de transfer. Transferul se va realiza la pretul de descarcare a gestiunii. Pentru a vizualiza preturile de descarcare listati sau redeschideti documentul.

Exemplu!!


2.1.7 Listari

Pentru a vizualiza si a printa rapoarte din acest program accesati meniul Rapoarte si selectati raportul

dorit.

Orice raport contine o fereastra de filtrare a datelor inainte de vizualizarea lor:

In aceasta fereastra puteti filtra informatiile in functie de articole, depozite, sabloane si categorii.

Pasii pentru a filtra informatiile intr-un raport sunt urmatorii:

Selectati criteriul in partea stanga a ferestrei si la tip filtrare bifati optiunea Partial. Se va activa

butonul ;

Apasati butonul Filtreaza. Se va deschide o fereastra in care puteti selecta liniile care va

intereseaza;


Dupa filtrarea acestor informatii puteti opta pentru un alt criteriu de selectie fara a pierde

criteriul anterior;

Observatii!!

Daca aveti o lista cu un numar mare de articole si doriti sa filtrati informatiile in functie de anumite coduri de articole puteti face o cautare repetitiva in baza de date si la fiecare rezultat sa bifati articolele care va intereseaza fara a pierde filtrele anterioare.

Exemplu!! Pasul 1: Cautam in baza de date articolele care contin grupul de litere DAMA

Pasul 2: Selectam articolele care ne intereseaza Pasul 3: Stergem filtrul initial si introducem unul nou: cautare articole care contin cuvantul BARBATI


Pasul 4: Stergem filtrul. Observam ca au ramas selectate cele doua articole din filtrele anterioare.


2.2 Elemente comune

Modalitati de introducere a nomenclatoarelor in baza de date

Modalitati de filtrare a informatilor

Butoane functionale in nomenclatoare

Butoane functionale in lista de documente

Butoane functionale din documente

Taste functionale

Informatii antet document

Informatii linii document

Informatii subsol document

Vizualizarea stocului disponibil

Note de intrare-receptie

Stocuri minime

Statusul unui document

Note contabile

Preluarea informatiilor din alte documente

Sincronizarea datelor cu site-ul Ministerului de Finante

Rezidenta

2.2.1 Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date

Pentru adaugarea unui element nou accesati meniul Nomenclatoare si selectati una din optiunile din

lista. Se va deschide o fereastra in care trebuie sa apasati butonul .

Observatie!!

Se va crea o noua linie cu o serie de informatii precompletate. Oricare din aceste informatii le puteti modifica.


Adaugarea unuia nou in baza de date se poate face prin doua metode:

Metoda 1: Introducerea datelor direct in fereastra curenta.

Aveti posibilitatea de completare a informatiilor ca intr-un tabel de tip excel. Bineinteles, exista reguli de

completare si de salvare a informatiilor, dar folosind sagetile de la tastatura sau mouse-ul puteti naviga

orizontal sau vertical in acest tabel. Daca sunt informatii obligatoriu de completat intr-o celula sau sunt

informatii care nu se pot valida, programul va returna mesaj de avertizare la parasirea randului sau la

parasirea ferestrei, in care se vor indica campurile ce trebuiesc completate:

Aceste informatii vor ramane vizibile in tabel in forma urmatoare:

ATENTIE!! Daca un rand ramane necompletat cu informatiile obligatorii si inchideti fereastra, acel rand nu se va salva in baza de date. De asemenea daca faceti modificari pe un articol si introduceti o informatie pe care sistemul nu o poate valida (de exemplu modificati codul unui articol deja introdus, dar mai aveti unul cu acelasi cod in baza de date) programul va afisa un mesaj de avertizare si la inchiderea ferestrei se va reveni la informatiile anterioare.


Metoda 2: Introducerea datelor intr-o fereastra centralizata.

In partea de sus a tabelului cu parteneri gasiti butonul . Acest buton va deschide o fereastra cu

informatiile centralizate pentru randul curent.

In aceasta fereastra puteti continua sa introduceti informatiile sau sa faceti modificari daca este cazul.

Butonul Salveaza se va activa daca faceti modificari intr-un camp.

2.2.2 Modalitati de filtrare a informatiilor

Primul rand din tabelele nomenclatoarelor este dedicat filtrarii informatiilor. Astfel, pe masura ce

introduceti caractere pe o coloana veti observa ca vor ramane in tabel doar acele randuri ce contin

grupul de litere introdus. Filtrarea este multipla. Asta inseamna ca puteti introduce informatii simultan

pe doua sau mai multe coloane.

Pentru a elimina filtrul dintr-o coloana selectati coloana si apasati CTRL+DEL

O alta modalitate de filtrare a informatiilor este tragerea unei coloane in spatiul special aflat deasupra

tabelului:


In acest caz, daca tragem deasupra tabelului coloana Banca, rezultatul va fi urmatorul:

Aveti posibilitatea sa modificati ordinea de afisare a coloanelor in tabele. Acest lucru il puteti face cu

mouse-ul dand click pe o coloana. Tinand apasat butonul mouse-ului, trageti coloana pana in dreptul

locului unde doriti ca aceasta sa fie pozitionata la fel ca in exemplul de mai jos.

2.2.3 Butoane functionale in nomenclatoare

- Permite adaugarea unei noi inregistrari in baza de date;

- Salveaza informatiile in baza de date. Se activeaza cand sunt facute modificari la informatiile

introduse. Modificarile se vor salva si la parasirea randului.

- Sterge randul selectat. O inregistrare poate fi stearsa doar daca nu este folosita in documente.

- Deschide forma centralizatoare a informatiilor de pe randul curent.


- Actualizeaza informatiile din fereastra. Este util mai ales in cazul lucrului intr-o retea de

calculatoare pentru a actualiza informatiile introduse de ceilalti utilizatori.

- are ca efect deschiderea unei tabele cu istoricul cursului valutar pentru moneda selectata.

Data - data la care se doreste memorarea cursului valutar

Curs - cursul de schimb al monedei raportat la moneda locala pentru data selectata

Detalii - camp text, 50 caractere alfanumerice. Informatia este optionala.

- acest buton are ca efect conectarea la site-ul www.bnr.ro si actualizarea on-line a

cursului valutar pentru data si moneda selectata.

- permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator.

- Buton pentru inchiderea ferestrei


2.2.4 Butoane functionale din lista de documente

/ Permite adaugarea unui document nou. Are ca efect deschiderea ferestrei in

care se introduc datele partenerului si liniile din document. Adaugarea unui document nou se poate face

si prin combinatia de taste CTRL + A.

Permite stergerea unui document din baza de date. Documentul selectat poate fi sters doar

daca nu apartine unei perioade inchise. Stergerea unui document selectat se poate face si prin apasarea

tastei DEL (DELETE).

Permite vizualizarea unui document deja inregistrat in baza de date. La apelarea acestei optiuni

se va deschide fereastra in care s-a facut inregistrarea fara a avea posibilitatea sa faceti modificari in acel

document. Vizualizarea unui document se poate face si prin combinatia de taste CTRL+D.

Butonul devine activ atunci cand este selectat un document cu status Temporar. Are rol de a

deschide documentul in vederea completarii/modificarii datelor.

Are rol de a actualiza lista cu documentele. Acest buton este util mai ales in cazul in care se

lucreaza in retea si mai multi utilizatori introduc in acelasi timp acelasi tip de document. Reincarcarea se

poate face pentru toate inregistrarile sau pentru inregistrarea selectata. Actualizarea datelor se poate

face si prin combinatia de taste CTRL+R

Permite trecerea unui document din status valid in status temporar. Devalidarea unui document

se face in functie de drepturile de acces. Aceasta optiune este utila in cazul in care doriti sa modificati un

document validat in sistem. Devalidarea are ca efect scoaterea documentului din toate procesele de

prelucrare a programului (descarcare de gestiune, rapoarte, etc). Pentru ca acest document sa fie luat in

calcul ulterior modificarilor va trebui salvat cu status Valid, moment in care programul va reverifica toate

rutinele de validare a documentului.

Observatii!!

Daca un document validat va fi devalidat si modificat in special modificari care tin de stoc este posibil ca la revalidarea lui sa nu mai indeplineasca conditiile de validare (Ex: se ajunge la stoc negativ)

Daca un document validat (Ex: Factura de cumparare, Aviz de la furnizor) legat de unul sau mai multe NIR-uri este devalidat atunci automat se vor devalida NIR-urile aferente.

Devalidarea unui document se poate face direct cu status Anluat


Permite stornarea documentului selectat. Efectul acestei optiuni este deschiderea unui

document duplicat cu documentul original in care cantitatile apar cu semn schimbat si trebuiesc

completate campurile Data, Serie si Numar document. Utilizatorul nu poate modifica alte informatii pe

acest document.

Atentie!!

Nu se poate storna un document de storno

Nu se poate storna de doua ori acelasi document

Permite crearea unui document nou cu aceleasi date cu documentul selectat. Efectul este

deschiderea unui document nou in care se regasesc toate datele din documentul original. Utilizatorul

are posibilitatea sa modifice orice informatie de pe documentul duplicat.

Permite utilizatorului sa vada in partea de jos a ecranului detaliile (componenta liniilor

documentului) selectat.

Aceasta optiune deschide pe monitor forma documentului care va fi tiparita pe hartie.

Permite utilizatorului sa efectueze incasarea cash a facturii selectate direct din factura

de vanzare sau proforma.

Deschide documentul Proces verbal constatare diferente


Permite adaugarea unui nou document Preluare stoc initial

Permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de

utilizator.

Permite utilizatorilor sa vizualizeze sau sa ascunda valorile in valuta inregistrate in

program.

Aceasta optiune are ca efect inchiderea ferestrei cu lista documentelor. Inchiderea

ferestrei se poate face si prin combinatia de taste CTRL+F4 sau prin apasarea butonului X

2.2.5 Butoane functionale din documente

- Deschide fereastra in care se poate face receptia marfii pe unul sau mai multe NIR-uri.

Pentru mai multe detalii cititi Nota de intrare receptie si constatare diferente.

- Acest buton permite preluarea de linii din alte documente introduse anterior in baza de

date. Pentru mai multe informatii cititi Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document

- deschide o fereastra in care se poate vizualiza nota contabila a documentului introdus.

Pentru mai multe informatii cititi Note contabile

- acest buton permite utilizatorului sa includa in costul marfii alte costuri suplimentare cum

ar fi transportul marfii, taxele platite in vama, asigurari, etc. La apasarea butonului se va deschide

urmatoarea forma:


Cost - camp de tip lista, utitizatorul poate selecta ca si cost de repartizat valoarea

transportului, valoarea altor taxe (Ex: taxe vamale, asigurare cargo, etc) sau

costul serviciilor din factura curenta. Rezultatul costului selectat in aceasta

fereastra se va adauga in receptia marfii pe coloanele Transport, Alte taxe sau

Servicii din factura.

Tip repartizare - Repartizarea costurilor se face ponderal pe fiecare linie in functie de valoarea

din fiecare linie sau in functie de cantitatea din fiecare linie.


Se aplica la - acest camp devine activ doar daca la Cost se selecteaza optiunea Alte taxe.

Acest camp semnifica faptul ca valoarea taxelor pot creste costul marfii tinand

cont si de valoarea de transport sau nu.

Exemplu!! Valoarea taxelor platite in vama se calculeaza in functie de pretul din vama al acelui produs plus valoarea transportului.

Furnizor - se pot selecta doar acei parteneri pentru care s-a inregistrat o factura de

cumparare pentru care s-a bifat optiunea Transport. Campul este activ doar

daca este selectata la cost optiunea Transport.

Numar document - In functie de furnizorul selectat se poate alege un document de tip factura de

cumparare care contine bifa Transport. Campul este activ doar daca este

selectata la cost optiunea Transport.

Valoarea - acest camp este completat automat cu valoarea facturii selectate daca la cost s-

a selectat optiunea Transport. Daca s-a selectat Alte taxe atunci campul devine

editabil si se completeaza cu valoarea taxelor.

Moneda si Curs - moneda in care sunt introduse datele. In functie de cursul valutar acestea vor fi

convertite in lei. La repartizarea costurilor se va tine cont de valoarea in RON.

- Adauga in document cate o linie pentru fiecare articol existent in depozitul selectat.

- deschide documentul Proces verbal constatare diferente

- mareste sau micsoreaza valoarea tuturor articolelor selectate in document.

- permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator.

Acest buton poate avea trei stari:

Salveaza Valid in aceasta situatie va apare pe ecran o bara cu actiuni posibile dupa

salvarea documentului in baza de date.


Pentru mai multe informatii despre butoanele functionale cititi Butoane functionale documente

Salveaza Temporar in aceasta situatie programul va face o serie de modificari minime pe

document, acesta va fi salvat in sisitem dar nu va fi luat in calcul in relatia cu alte

documente, descarcari de gestiune sau rapoarte.

Salveaza Anulat in aceasta situatie documentul va fi salvat in sistem fara a face validari

exceptand numarul documentului.

Pentru mai multe informatii cititi Statusul unui document

2.2.6 Taste functionale

F1 deschide helpul contextual

F3 editare

F8 trecere de la un grid la altul in document

F10 salvare

ESC inchide fereastra curenta

DEL sterge linia

CTRL+A adaugare document/linie noua

CTRL+S salveaza

CTRL+R actualizeaza date

CTRL+D editare, vizualizare

CTRL+F4 inchide fereastra


2.2.7 Informatii antet document

Status document - la deschiderea unui document nou statusul este implicit Valid. Utilizatorul poate

alege ca status pentru document si starea Temporar sau Anulat.

Pentru informatii despre starea unui document cititi Statusul unui document

Agent - camp de tip lista, se populeaza cu informatiile completate in Nomenclatoare /

Agenti. Puteti adauga un agent nou direct din document daca introduceti

numele persoanei si aceasta nu figureaza in baza de date.

Tip document baza - tipul documentului din care a fost preluat documentul curent

Nr document baza - numarul documentului din care a fost preluat documentul curent.

Taxarea inversa - camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci pe document se va calcula

valoarea TVA dar nu va fi luata in calcul la totalul documentului.

Exemplu!!

Factura transport - camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci pe document se vor putea

introduce doar articole de tip serviciu. Documentele cu optiunea Factura

transport bifata vor putea fi selectate in NIR-uri la Repartizarea costurilor.


Exemplu!!

Documentele cu optiunea Factura de transport pot fi folosite in documentele NIR in vederea repartizarii costului de transport in costul marfii.

Moneda - este un camp de tip lista, la deschiderea unui document nou se va pune implicit

moneda RON. Lista este populata cu valorile completate in Nomenclatoare /

Devize

Curs - reprezinta cursul de schimb valutar dintre moneda selectata si Lei pentru data

documentului. Daca calculatorul este conectat la internet se poate face o


actualizare on-line a cursului valutar prin conectarea la site-ul www.bnr.ro ,

daca se apasa butonul .

Serie si numar - reprezinta seria si numarul documentului. Daca documentul figureaza in lista din

meniul Configurari / Parametrizare / Serii documente si are bifata optiunea

Numerotare automata atunci seria si numarul vor fi alocate automat fara

posibilitatea de interventie din partea utilizatorului.

Data - reprezinta data de emitere a documentului.

Data scadenta - reprezinta data pana la care trebuie efectuata incasarea/plata acestui

document.

Partener - camp de tip lista populat cu datele completate la Nomenclatoare / Parteneri.

Daca se doreste introducerea unui partener nou in baza de date este suficient sa

introduceti numele partenerului si, daca acesta nu exista in baza de date,

programul va propune crearea unei fise de partener noi. Daca se doreste

modificarea datelor unui partener din document apasati butonul aflat in

dreapta campului.

CIF - este preluat automat din fisa de partener.

Adresa - este preluata automat din fisa de partener.

Banca - este preluata automat din fisa de partener.

IBAN - este preluat automat din fisa de partener.

2.2.8 Informatii linii document

Nr crt - numarul curent al liniei

Cod articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole.

Daca se doreste introducerea unui articol nou in baza de date dintr-un

document este suficient sa introduceti un cod nou si, daca acel cod nu exista in

baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol.


Denumire articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole.

Daca se doreste introducerea unui articol nou in baza de date dintr-un

document este suficient sa introduceti o denumire noua si, daca acea denumire

nu exista in baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol.

Sablon articol - camp de tip lista populat cu informatiile din Nomenclatoare / Sabloane articole.

Acest camp devine activ doar daca articolul selectat este de tip stocabil sau

produs finit.

Cont - camp de tip lista populat cu informatiile din Nomenclatoare / Plan conturi.

Gama de conturi care se poate selecta este filtrata in functie de tipul de

document. ( Ex: pentru factura de cumparare se pot selecta doar conturi din

clasa 6). Acest camp se activeaza doar daca articolul selectat este de tip serviciu.

Cantitatea - in acest camp se introduce cantitatea tranzactionata pentru fiecare articol in

parte. Campul este obligatoriu de completat. In functie de cantitatea introdusa

se va calcula valoarea tranzactionata. In acest camp se pot introduce 7 caractere

numerice pentru partea intreaga si 3 caractere numerice pentru zecimale.

UM - reprezinta unitatea de masura a articolului selectat. Acest camp este completat

de program cu informatiile gasite in fisa de articol.

Pret unitar - reprezinta pretul unitar de tranzactionare a articolului selectat. Pretul poate fi si

zero. In functie de acest camp se va calcula valoarea tranzactionata. Daca

moneda documentului este alta decat cea locala, pretul va fi afisat in moneda

selectata.

Pret unitar cu TVA - reprezinta pretul de vanzare cu TVA inclus. Daca moneda documentului este

alta decat cea locala, pretul va fi afisat in moneda selectata.

Discount - reprezinta reducerea procentuala acordata, calculata in functie de pretul unitar.

Valoare - reprezinta valoarea tranzactiei fara taxe pentru articolul selectat pe linia

curenta. Valoarea este calculata automat prin inmultirea cantitatii cu pretul

unitar minus discount. Daca moneda documentului este alta decat cea locala,

discountul va fi afisat in moneda selectata.

Optiune TVA - camp de tip lista completat implicit cu valoarea din fisa de articol. Optiunea se

poate modifica de utilizator. Lista se populeaza cu valorile din Configurari /

Parametrizare TVA Cota si Optiuni.

Cota TVA - camp de tip lista completat implicit cu valoarea din fisa de articol. Cota se poate

modifica de utilizator daca cota de TVA este diferita de zero.


Valoare TVA - reprezinta valoarea TVA aferenta articolului curent. Valoarea este calculata de

program in functie de Valoare si Cota de TVA. Daca moneda documentului este

alta decat cea locala, valoarea TVA va fi afisat in moneda selectata.

Total - reprezinta totalul liniei. Se calculeaza de catre program ca suma a coloanelor

Valoare si Valoare TVA. Daca moneda documentului este alta decat cea locala,

totalul va fi afisat in moneda selectata.

Valoare RON - echivalentul in moneda locala a campului Valoare daca moneda selectata pe

document este alta decat moneda locala.

Valoare TVA RON - echivalentul in moneda locala a campului Valoare TVA daca moneda selectata

pe document este alta decat moneda locala.

Total RON - echivalentul in moneda locala a campului Total daca moneda selectata pe

document este alta decat moneda locala.

Cod bare - se completeaza cu informatia din fisa articolului curent. Selectarea articolului in

lista se poate face si in functie de codul de bare.

Observatii - camp text, se editeaza optional de catre utilizator.

2.2.9 Informatii subsol document

Tab Articol

Informatiile din aceasta fereastra sunt afisate pentru articolul din linia selectata.

Stoc disponibil pentru depozitul selectat in antet sunt afisate stocurile cantitative

pentru fiecare sablon de articol. Daca se doreste o vizualizare a

stocurilor in alte depozite apasati butonul Stocuri in depozite

Ultimul pret de achizitie - valoarea este exprimata in lei si este afisata in functie de data ultimei

achizitii pentru articolul selectat.


Ultimul pret de vanzare - valoarea este exprimata in lei si este afisata in functie de data ultimei

facturi de vanzare.

Cantitate comandata - reprezinta cantitatea stocului pentru acest articol inregistrata pe

comenzi de vanzare nesoldate.

Stocul disponibil - reprezinta cantitatea totala aflata pe stoc pe intreaga societate

indiferent de depozit sau sablon.

Stocul minim - cantitatea minima stabilita pentru articolul curent. Valoarea este setata

in fisa articolului.

Butoane functionale tab articol

- are ca efect deschiderea unei ferestre care arata stocul articolului selectat in fiecare depozit

definit in program.

Tab Partener

Informatiile din aceasta fereastra sunt afisate pentru partenerul selectat in antetul documentului.

Data ultimei achizitii - reprezinta data ultimei facturi de vanzare inregistrata pentru acest

partener.

Valoarea ultimei achizitii - reprezinta totalul ultimei facturi de vanzare inregistrata pentru acest

partener.


Sold - reprezinta valoarea totala a facturilor neincasate

Credit maxim - reprezinta valoarea maxim admisa a soldului

Total incasari - reprezinta cumulul incasarilor inregistrate in program de la acest

partener

Tab Delegat

Informatiile din aceasta fereastra sunt completate din fisa partenerului date delegat.

Tab Observatii

In aceasta fereastra se introduc observatii libere despre documentul curent.

Totaluri document

Net - reprezinta valoarea fara TVA a documentului. Daca documentul s-a

introdus in alta moneda decat RON atunci vor fi afisate valorile atat

pentru moneda documentului cat si echivalentul in RON (moneda

locala);


Discount - reprezinta discountul acordat la total factura. Acest discount se aplica la

valoarea neta care include discounturi acordate in liniile documentului.

Valorile afisate pentru discount sunt procentuale si valorice. Daca se

introduce un discount procentual se va calcula discountul valoric si

invers, daca se introduce discount valoric se va calcula un discount

procentual.

Cota TVA (valoare TVA) - afisarea se face grupat pentru fiecare cota de TVA folosita in liniile

documentului. Daca documentul este introdus in alta moneda decat

RON atunci valorile vor fi afisate in moneda documentului si

echivalentul in RON.

Total - se calculeaza ca Net Discount + TVA. Daca documentul este introdus in

alta moneda decat RON atunci valorile vor fi afisate in moneda

documentului si echivalentul in RON.

Bifa Document eronat - permite modificarea valorilor de total care in mod normal sunt calculate

automat. Puteti folosi aceasta bifa atunci cand totalurile calculate in

factura primita nu corespund realitatii.

2.2.10 Vizualizarea stocului disponibil in depozitul selectat

In documentele de iesire si in cele interne puteti vizualiza stocul disponibil pentru toate articolele din

depozitul selectat apasand butonul de vizualizare stoc din dreptul campului Depozit


La apasarea acestui buton se va deschide o fereastra in care puteti vizualiza stocul cantitativ pentru

toate articolele existente in depozitul selectat.

Observatii!!

Puteti rearanja ordinea coloanelor in fereastra stoc articole;

Exemplu!!


Puteti exporta informatiile in Excel apasand butonul

2.2.11 Note de intrare-receptie

In acest sistem nu puteti introduce sau edita o nota de intrare-receptie decat in baza unui document

Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor.

In aceasta fereastra puteti vizualiza NIR-urile inregistrate in sistem.

Observatie!!

Pentru a modifica valorile dintr-un NIR intrati pe factura sau avizul din care s-a generat; Este posibil ca totalul unui NIR sa difere de totalul facturii din care provine;

Exemplu!! In cazul unei facturi care contine atat articole de tip stocabil cat si articole de tip servicii, nota de intrare-receptie se face doar pentru articolele de tip stocabil.


2.2.12 Stocuri minime

In fisa fiecarui articol in parte aveti posibilitatea sa setati un nivel al stocului minim. In functie de acest

parametru programul poate genera o lista cu toate articolele din baza de date care au stocul real la un

nivel egal sau mai mic decat al stocului teoretic.

Observatii!!

Nivelul stocului minim setat in fisa de articol va fi acelasi pentru fiecare sablon utilizat.

Exemplu!! Daca in fisa articolului cu denumirea Articol 1 setati nivelul stocului minim 100 bucati, si aveti stoc in baza si ca marfa si ca materii prime, in lista cu stocuri minime se va compara stocul real separat pentru marfa si separat pentru materii prime si vor fi afisate valorile mai mici sau egale cu stocul minim setat.

Daca in meniul Parametrizare / Setari stocuri aveti bifata optiunea Avertizare stocuri minime,

atunci la salvarea unui document care descarca gestiunea va apare un mesaj de avertizare care va contine o tabela cu articolele tranzactionate ajunse la stocul minim in urma validarii.

Exemplu!!


Daca in meniul Parametrizare / Setari stocuri aveti bifata optiunea Afisarea stocului minim la

intrarea in program, ori de cate ori accesati programul se va afisa o tabela care va contine toate codurile de articol ce au nivelul stocului real mai mic sau egal cu cel al stocului mimim setat pentru fiecare cod de articol in parte.

Daca doriti sa listati stocurile minime apasati butonul Export

2.2.13 Statusul unui document

Valid documentul va fi salvat in baza de date si va fi luat in calcul la toate procesarile facute de

program (Ex: descarcare de gestiune, raportari, etc). Un document in stare valid nu mai

poate fi modificat.

Temporar documentul va fi salvat in baza de date dar nu vor fi verificate regulile de validare si de

asemenea documentul nu va fi luat in calcul la procesarea datelor. Documentul in stare

temporara poate fi modificat in orice moment de utilizator. Nu se permite inchiderea

daca perioada contine documente cu status temporar. Devalidarea unui document

temporar implica transformarea statusului din Valid in Temporar.

Anulat documentul este salvat in baza de date dar asupra lui nu se mai poate face nici o actiune

de modificare ulterioara salvarii cu acest status.

2.2.14 Note contabile

Aceasta aplicatie genereaza, acolo unde este cazul, notele contabile pentru documentele validate.

Notele contabile se pot vizualiza inainte de salvarea documentelor, exceptie facand notele aferente

descarcarilor de gestiune.

Fereastra in care se afiseaza nota contabila va avea urmatoarea forma:

Observatii!!

Exceptand conturile de parteneri nu puteti modifica nici o informatie dint fereastra Nota contabila;

Puteti modifica contul de partener;


Exemplu!! Daca doriti sa inregistrati factura de cumparare pe un cont de partener Furnizor de imobilizari, selectati contul 404 in loc de contul 401.

Observati ca pe toate liniile s-a inlocuit contul 401 cu 404.

Restul conturilor, sumele, optiunile de TVA, cotele de TVA se pot modifica din document. Informatiile din notele contabile vor fi afisate grupat in functie de Sablonul de articol, Cota de

TVA si contul analitic utilizat.

In urmatoarele exemplificari de note contabile se considera pret de achizitie de 100 lei, cota TVA 24% si

pret vanzare fara TVA 120 lei.

1. Factura cumparare marfa

2. Factura cumparare servicii

3. Factura cumparare inregistrata pe baza avizului de la furnizor


4. Factura de cumparare din UE (cu taxare inversa)

5. Factura de cumparare din afara Uniunii Europene (NON UE)

6. Factura cumparare marfuri pentru depozit en-detail

7. Aviz de la furnizor

8. Factura de vanzare din depozit de tip en-gross

9. Factura de vanzare inregistrata in baza unui aviz de expeditie


10. Aviz de expeditie

11. Factura de vanzare din depozit de tip en-detail

12. Transfer intre gestiuni

13. Nota de predare-primire

14. Proces verbal de modificare pret

15. Bon de consum


16. Alocare in costul marfii a costului de transport si manipulare marfa dintr-o factura separata

17. Achizitii de servicii din tara NONUE

18. Achizitii bunuri si servicii din tara NONUE

2.2.15 Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document

Documente de intrare / iesire

Documente de trezorerie

Preluarea in documente de intrare sau iesire

- Acest buton permite preluarea de linii din alte documente introduse anterior in baza de

date.


Se pot prelua unul sau mai multe documente simultan.

Observatie!!

Pe versiunea gratuita a programului Ciel Simplu se pot prelua doar integral documentele.

Pentru a prelua unul sau mai multe documente bifati casuta din dreptul documentului dorit si apoi

apasati butonul Transfer.

Observatie!!

Nu se pot prelua decat documente cu status Valid. Un document transferat in alt document nu se va mai putea devalida.

Butonul se activeaza doar dupa selectarea unui partener


Preluarea in documente de trezorerie

Aveti posibilitatea in aceasta fereastra sa selectati in vederea incasarii sau a platii toate documentele

unui partener.

Observatii!!

Daca un partener este si client si furnizor, prin intermediu butonului Preluare document puteti sa selectati atat facturi de vanzare cat si facturi de cumparare.

In aceeasi inregistrare puteti selecta, pe rand, atat facturi de cumparare cat si facturi de vanzare sau proforme.

Puteti incasa sau plati partial un document modificand suma din coloana Incasat/platit din sectiunea detalii document.

Exemplu!! Cum se pot selecta in acelasi borderou proforme si facturi de cumparare pentru acelasi partener. Pasul 1. Selectarea unei facturi proforma. In sectiunea Documente disponibile selectati optiunea Proforma


Pasul 2. Pentru a selecta in acelasi borderou a facturilor de cumparare, selectati in campul Tip document Factura de cumparare

Dupa selectarea documentelor dorite apasati butonul Salveaza din partea de jos a ferestrei.

Observatie!!

Nu este obligatorie ordinea de selectare a documentelor

Exemplu!! Cum se poate face plata partiala a unei facturi de cumparare


Pentru a efectua o plata partiala a unei facturi editati suma dorita in coloana Incasat/Platit din sectiunea Documente disponibile. Programul va calcula restul de plata pentru document. La urmatoarea plata a documentului se va afisa soldul diminuat cu incasarea anterioara.

2.2.16 Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante (www.mfinante.ro)

Daca stiti codul fiscal al unui partener este suficient sa il completati in coloana CIF si daca aveti

conexiune valida la internet apasati pe iconita care apare in celula.

Se va deschide urmatoarea fereastra


Pentru preluarea datelor firmei cautate de pe site-ul Ministerului de Finante trebuie sa completati

caracterele din imagine.

Observatie!!

Stim ca este un inconvenient, dar este o conditie impusa de Ministerul de Finante

2.2.17 Rezidenta

Reprezinta zona de provenienta a partenerului.

Este o informatie necesara in generarea notelor contabile.

Exemplu!! In cazul inregistrarii unei facturi de cumparare cu partener rezident in Romania nota contabila generata va fi urmatoarea:

In cazul in care partenerul are rezidenta in Uniunea Europeana aceeasi factura va avea urmatoarea nota contabila:

In cazul in care partenerul are rezidenta in afara Uniunii Europene aceeasi factura va avea urmatoarea nota contabila:

De semenea campul Rezidenta poate fi folosit si pentru a imparti partenerii introdusi in baza de date in

trei mari categorii:

- Romania

- Uniunea Europeana (UE)

- Din afara Uniunii Europene (NonUE)


III. ADMINISTRARE PROGRAM

Configurari

Utilitare

Ferestre

3.1 Configurari Parametrizare

Schimbare societate

Server

Utilizatori

Profiluri

Preferinte utilizator

3.1.1 Parametrizare

Orice baza de date nou creata trebuie configurata sa prelucreze si sa afiseze datele in anumiti parametri.

Date societate

Parametri generali

Setari stocuri

TVA cote si optiuni

Setari conturi implicite

Trezorerie

Serii documente

Semnaturi rapoarte

Date societate

In cadrul ferestrei date societate puteti introduce sau modifica datele societatii curente. Datele

completate in aceasta fereastra vor fi afisate in antetele documentelor si a rapoartelor tiparite din acest

program.


Logo-ul importat in aceasta fereastra va fi tiparit in antetul documentelor.

Butonul permite sincronizarea si completarea automata a datelor societatii in functie de datele

gasite pe www.mfinante.ro

Pentru mai multe detalii cititi Sincronizarea datelor cu site-ul www.mfinante.ro

Butonul Salveaza inchide fereastra si salveaza datele in baza de date.

Butonul Iesire inchide fereastra fara a salva datele introduse sau modificate.

Parametri generali


Perioada culegere date reprezinta intervalul de timp in care un utilizator poate introduce si

valida documente.

Exemplu!! Daca perioada de culegere date este setata de la 01/08/2011 la 31/08/2011 atunci utilizatorul va putea introduce documente care au data de emitere numai in aceasta perioada. Daca utilizatorul va incerca sa emita un document cu data de iulie sau septembrie sistemul nu ii va permite validarea.

Verificare corectitudine CIF/CNP este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci pentru orice partener

introdus se va verifica daca sirul de caractere care formeaza codul fiscal

sau codul unic de identificare este corect. Daca la cod nu se

completeaza forma corecta atunci nu se va permite validarea datelor in

sistem.

Verificare unicitate CIF / CNP este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci se va verifica daca codul

nou introdus este unic in comparatie cu celelalte coduri fiscale

introduse anterior. Daca mai exista un cod identic atunci nu se va

permite validarea datelor in sistem.

Actualizare CIF - permite sincronizarea datelor cu site-ul Ministerului de Finante

Verificare IBAN - verifica corectitudinea sirului de caractere aferent contului IBAN

Obligativitate IBAN - obliga utilizatorul sa completeze campurile IBAN


Afiseaza data tiparirii pe rapoarte este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci pe orice raport

tiparit din program se va afisa si data sistemului de operare la care a

fost tiparit raportul.

Nr zecimale la culegerea datelor reprezinta numarul de zecimale folosite la introducerea valorilor pe

documente. In functie de numarul de zecimale configurate in acest

camp se vor afisa si informatiile pe rapoartele si documentele printate.

Numarul de zecimale pentru rotunjire calcule reprezinta numarul de zecimale care se vor stoca in

baza de date. De asemenea reprezinta numarul de zecimale care vor fi

luate in calcul la prelucrarea informatiilor (Ex: calcul valoare TVA)

Utilizeaza aparat fiscal este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci se va putea configura

casa de marcat ce va fi conectata la sistem si va functiona in regim de

imprimanta fiscala. Vezi Lista cu casele de marcat ce se pot utiliza cu

programul Ciel Simplu

Aparat fiscal contine lista caselor de marcat care se pot conecta la acest program.

Lista devine activa daca se bifeaza campul Utilizeaza aparat fiscal.

Cale aparat fiscal in acest camp se configureaza calea pe calculatorul utilizatorului catre

executabilul drive-ului casei de marcat selectate.

Atentie!! Programul permite lucrul cu o casa de marcat conectata numai daca aceasta este setata in regim de imprimanta fiscala. Daca nu stiti cum sa va setati casa de marcat sa lucreze in regim de imprimanta fiscala va rugam sa contactati furnizorul de la care ati achizitionat casa de marcat. Pentru conexiunea cu acest program va recomandam sa folositi softurile originale.

Pentru a configura elementele specifice casei de marcat selectate apasati butonul Configurare

Inchidere TVA daca setati optiunea Trimestrial atunci la efectuarea inchiderii de luna

programul va varifica daca exista nota de inchidere de TVA doar pentru

lunile de final de trimestru.

Transferul notelor contabile catre Ciel Conta v.6

Versiunea actuala a programului de contine o structura a datelor diferita pentru a oferi o flexibilitate mai

mare in raportare. Una din schimbarile majore fata de aplicatiile vechi este crearea unei tabele de

parteneri separata de planul de conturi. In acest fel se pot face diverse tranzactii cu un partener (intrari

si iesiri) fara a fi necesar sa creez in planul de conturi diverse conturi analitice.


In programul de contabilitate anterior, partenerii se definesc direct in planul de conturi distinct pentru

fiecare categorie. Astfel daca firma ALPHA este pentru societatea mea client, furnizor de marfuri si

furnizor de mijloace fixe, trebuie sa definesc in planul de conturi, conturi analitice distincte: 4111ALPHA,

401ALPHA si 404ALPHA.

Pentru transferul notelor contabile din Ciel Simplu catre Ciel Conta v.6 trebuie sa va hotarati cum se va

genera contul analitic pentru parteneri

In functie de codul partenerului in acest caz se va genera pentru o vanzare analiticul

41110001;

In functie de denumirea partenerului in acest caz se va genera pentru o vanzare analiticul

4111ALPHA;

La transferul unui partener nou catre Ciel Conta se va crea automat in planul de conturi, un cont analitic

nou. La urmatoarele transferuri, informatiile se vor centraliza pe vechiul cont analitic creat la primul

transfer.

Setari stocuri

Metoda de descarcare de gestiune este una din cele mai importante setari care trebuie facuta de

utilizator. In functie de metoda aleasa se va calcula valoarea pretului de cost si a profitului.

Metodele de descarcare disponibile sunt:

FIFO - "primul intrat primul iesit", presupune c articolele iesite din gestiune se evalueaza la

costul de achizitie al primei intrari n stoc. Pe masura epuizarii lotului, stocurile iesite din

gestiune se evalueaza la costul de achizitie al lotului urmator n ordine cronologica.


LIFO - "ultimul intrat primul iesit" iesirile din stoc sunt evaluate la costul de achizitie al

articolelor intrate ultimele n stoc.

CMP cost mediu ponderat, presupune evaluarea articolelor iesite din stoc la un pret calculat

lunar sau dupa fiecare operatie de intrare sau inainte de fiecare operatie de intrare, ca raport

intre valoarea totala a stocului initial plus valoarea intrarilor si cantitatea existenta in stocul

initial plus cantitatea intrata.

In exemplul de mai jos gasiti modalitatea de calcul pentru fiecare metoda disponibila.

Exemplu!! Caz general

Tip documentNumar

documentData Articol UM Cantitate

Pret achizitie

(fara TVA)Moneda

Factura cumparare 10001 15/01/2011 Cafea Kg 100 5.00 RON

Factura cumparare 10002 21/02/2011 Cafea Kg 80 6.00 RON

Factura cumparare 10003 17/03/2011 Cafea Kg 120 7.00 RON La emiterea unei facturi de vanzare pentru cantitatea de 150 KG cu pretul de 9 LEI/Kg, calculul descarcarii de gestiune va fi urmatorul: Metoda de descarcare aleasa:

- FIFO = First In First Out Calculul descarcarii de gestiune: (100 Kg x 5 LEI) + (50 Kg x 6 LEI) = 800 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) - 800 LEI (Costul marfii) = 550 LEI

- LIFO = Last in First Out

Calculul descarcarii de gestiune: (100 Kg x 7 LEI) + (50 Kg x 6 LEI) = 1000 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) - 1000 LEI (Costul marfii) = 350 LEI

- CMP = Cost Mediu Ponderat

Calculul descarcarii de gestiune: (100Kg x 5LEI+80Kg x 6LEI+120Kg x 7LEI) / (100Kg + 80Kg + 120Kg) x 150Kg = 909 LEI Calcul valoare vanzare: 150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI Adaosul comercial (profitul): 1,350 LEI (Valoare de vanzare) - 909 LEI (Costul marfii) = 441 LEI

Observatie!!


Schimbarea metodei de descarcare de gestiune se va aplica pentru toate documentele introduse

dupa ultima inchidere de perioada

Tip descarcare aceasta optiune se refera la momentul generarii notei contabile aferente descarcarii de

gestiune valorice. Altfel spus, cand se poate vizualiza nota contabila aferenta cheltuielii cu marfa

vanduta. Utilizatorul poate alege una din optiunile:

- Descarcare dupa fiecare document (implicit)

- Descarcare periodica

Observatii!!

In cazul optiunii Descarcare dupa fiecare document nota contabila aferenta descarcarii de gestiune se poate vizualiza la salvarea documentului

In cazul optiunii Descarcare periodica notele contabile aferente descarcarii de gestiune se vor putea vizualiza dupa efectuarea inchiderii de perioada.

Notele contabile aferente descarcarii de gestiune se vor genera pe jurnalul de operatiuni diverse Valorile calculate nu pot fi modificate de utilizator La schimbarea tipului de descarcare periodica in descarcare dupa fiecare document se va

efectua o descarcare de gestiune pentru toate depozitele definite.

Avertizare stoc minim camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune va apare un mesaj de avertizare

ori de cate ori la tranzactionarea unui articol nivelul stocului atinge nivelul stocului minim setat in fisa

articolului.

Afisarea stocului minim la intrarea in program camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune, ori de

cate ori se acceseaza programul, se deschide o tabela in care sunt afisate toate articolele care au ajuns

sau au scazut sub stocurile minime setate in fisa fiecarui articol.

Permite lucrul cu stoc negativ camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci se permite

emiterea unei facturi de vanzare pentru un depozit de tip en-gross chiar daca stocul nu este suficient

urmand ca descarcarea de gestiune aferenta acelei facturi sa se regleze automat la urmatoarea intrare

in stoc.

Atentie!! In cazul lucrului cu stoc negativ reglarea stocului trebuie facuta in aceeasi zi cu iesirea din stoc.

TVA cote si optiuni


Cota TVA sunt definite implicit cotele de TVA tranzactionabile pe teritoriul Romaniei. Cotele de TVA nu

pot fi modificate de utilizatori.

Optiuni TVA aceste informatii sunt necesar de completat pe fiecare rand din document in cazul

achizitiilor si vanzarilor. Programul va completa implicit optiunea de TVA setata in fisa de articol sau

daca nu este setata o optiune de TVA va propune optiunea TAXABILE cu cota de TVA de 24%. In functie

de optiunea de TVA selectata in documente se va genera nota contabila si ulterior jurnalele de vanzari si

cumparari.

Lista de optiuni de TVA disponibila va fi filtrata in functie de tipul de document in lucru conform coloanei

Tip document.

Setari conturi implicite

In aceasta fereastra gasiti conturi care vor fi completate automat intr-o nota contabila generata de

program.


In procesul de generare a notelor contabile aferente documentelor inregistrate, programul va completa

implicit anumite conturi. Daca doriti ca in nota contabila sa apara un alt cont sau un analitic modificarea

trebuie sa o faceti aici.

Exemplu!!

Conturi completate automat asupra carora nu puteti sa interveniti direct in nota contabila sunt si in sablonul de articol

Trezorerie

In aceasta fereastra puteti configura efectele de incasare sau plata. Standard sunt preconfigurate CEC-

uri si BO (Bilete la Ordin).

Aceste documente vor fi luate in considerare in meniul Documente / Trezorerie / Efecte de incasat-platit


Folosind butonul puteti adauga in lista si alte documente.

Exemplu!! Dorim sa adaugam documentul Cambia Pasul 1: In primul rand trebuie sa completam in coloana la Tip document denumirea noului document.

Pasul 2: In tabela Conturi incasare/plata trebuie sa adaugam conturile corespondente in cazul tranzactionarii cambiei (incasari/plati).


Pentru salvarea informatiilor in baza de date apasati butonul Informatia nou adaugata se va regasi in meniul Documente / Trezorerie / Efecte de incasat-platit

Serii documente

In aceasta fereastra aveti posibilitatea sa setati, pentru fiecare document care se poate emite din acest

program, seria si numarul de pornire precum alocarile automate de numere.

Daca bifati optiunea Numerotare automata atunci la documentele emise se va asocia urmatorul numar

disponibil fara ca utilizatorul sa poata interveni.


Semnaturi rapoarte

In aceasta fereastra aveti posibilitatea de a inregistra pentru fiecare document in parte, persoanele care

fac parte din comisia ce vor semna documentul de receptie. La intocmirea documentului de receptie a

marfii utilizatorul poate alege una sau mai multe persoane din lista in ce ordine doreste.

In exemplul de mai sus sunt desemnate persoanele care pot semna documentul Nota de intrare

receptie.

La intocmirea documentului utilizatorul poate selecta din aceasta lista ce persoana doreste.


3.1.2 Schimbare societate

Daca aveti in evidenta mai multe societati aveti posibilitatea sa treceti de la o societate la alta fara a

inchide programul. Accesand meniul Configurari / Schimbare societate se va deschide tabela cu lista

societatilor definite.

Aici puteti sa selectati societatea dorita sau puteti crea una noua apasand butonul Adauga

Daca doriti stergerea unei societati folositi butonul Sterge

Observatie!!

Nu puteti sterge societatea curenta sau o societate la care un utilizator este conectat.

3.1.3 Server

Prin intermediul acestei optiuni a programului aveti posibilitatea de a va conecta la un server de baza de

date (SQL). Aceasta fereastra este disponibila doar in cazul versiunii de retea a programului.

De asemenea in aceasta fereastra puteti sa verificati daca conexiunea la serverul de baze de date SQL

este functionala.


Acest program se poate conecta la un server de baze de date SQL Server sau SQL Express (licenta

gratuita oferita de Microsoft).

Conectarea la server se poate face in doua moduri:

fie prin Windows Integrated Security (prin contul si parola utilizate de Windows);

fie prin utilizatorul si parola asociate serverului.

Daca aveti indoieli privind conexiunea la serverul de baza de date puteti apasa butonul Testeaza

conexiunea.

3.1.4 Utilizatori

Utilizatorii sunt persoanele care au drept de accesare a bazelor de date prin intermediul acestui

program.

La instalarea programului va fi creat un utilizator cu numele super si parola valid. Profilul acestui

utilizator va fi SUPER UTILIZATOR, profil creat implicit, care ii acorda drepturi peste tot in program.


Pentru a crea un utilizator nou apasati butonul +. Se va deschide o fereastra in care se pot seta datele noului utilizat

Manual Utilizare Ciel Simplu

Documents

Transcript of Manual Utilizare Ciel Simplu