Manual Proceduri SCMI Colegiul Ferdinand

Colegiul Naional Ferdinand I Bacu

1


Manual proceduri

(dezvoltarea i implementarea

sistemului de control managerial/intern)


2

CUPRINS

Nr.crt. Cod procedur Titlul Pagina

1 Introducere

2 Structur procedur, conform OMFP

946/2005

3 Procedur sistem

PS.............

Comunicarea intern i extern

4 Procedur de sistem

PS................

Accesul la resurse

5 Procedur sistem

PS......

Circuitul documentelor


PS...........

Funciile sensibile

7 Procedur sistem

PS...............

Identificarea nevoilor de formare

8 Procedur sistem

PS..............

Semnalarea neregulilor i gestionarea

abaterilor

9 Procedur sistem

PS............

Implementarea Programului de

dezvoltare a sistemului de control

managerial intern


PS.............

Managementul riscurilor

11 Procedur de sistem Arhivarea documentelor i nregistrrilor


3

PS......................


PS..............

Realizarea inventarului

13 Procedur operaional

PO..............

Managementul riscurilor- Contabilitate


PO........

Managementul riscurilor- Secretariat


PO............

Activitatea de organizare i funcionare a

casieriei


PO............

Angajamentele bugetare


PO....................

Atribuirea contractelor de achiziie

public (achiziie direct)


PO......................

Completarea Registrului Cartea mare


PO..................

CFPP


PO......................

Completarea Registrului jurnal


PO.................

Completare Revisal


PO............

ntocmirea Programului anual al

achiziiilor publice


4


PO...........

Organizarea contabilitii


PO....................

Completarea Registrului de cas


PO.....................

ntocmirea situaiilor financiare


PO...................

ntocmirea statelor de personal

INTRODUCERE

Prezentul Manual de proceduri include toate procedurile de sistem i operaionale

elaborate, diseminate i implementate n Colegiul Naional Ferdinand I Bacu, n procesul

aplicare a Programului de dezvoltare i implementare a sistemului de control intern/ managerial,

n anul colar 2013-2014.

Sistemul de control managerial /intern din cadrul Colegiul Naional Ferdinand I Bacu

reprezint ansamblul de msuri, metode i proceduri concepute i implementate de ctre

directorul unitii i ntregul personal cu scopul realizrii obiectivelor generale i specific la un

nivel calitativ corespunztor i ndeplinirii cu regularitate, n mod economic, eficace i eficient, a

strategiilor adoptate la nivelul unitii de nvmnt.

Procedurile au fost elaborate de coordonatorii de compartimente i de ctre membrii

Comisiei SCMI i ele respect modelul structural i de coninut inclus n OMFP nr.946/2005.


5

Structur procedur

(conform OMFP 946/2005)

Entitatea public

...................................

Compartimentul

...................................

EDIIA .........................

REVIZIA ...............................

EXEMPLAR nr..................

COD PO/PS: PROCEDURA OPERAIONAL/DE SISTEM PO/PS ..................

Denumire procedur

DATA APROBRII N CA:

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a

reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale

Nr.

crt.

Elemente privind

responsabilii/operaiunea

Numele i

prenumele

Funcia Data Semntura

1. Elaborat

2. Verificat

3. Aprobat


6

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

Ediia sau,

dup caz,

revizia n

cadrul ediiei

Componenta revizuit Modalitatea

reviziei

Data de la care se

aplic prevederile

ediiei sau reviziei

ediiei

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, a reviziei n cadrul

ediiei procedurii operaionale

Nr.

crt.

Scopul

difuzrii

Exemplar Compartiment Funcia Nume i

prenume

Data

primirii

Semnturii

1. Informare

i aplicare

2. Aplicare

3. Eviden

4. Arhivare

5. Alte

scopuri


7

4. SCOPUL PROCEDURII

4. 1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate

4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii

4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului

4.4. Sprijin alte comisii n aciuni de monitorizare i evaluare, iar pe manager, n luarea

deciziei

..............................................................................................................................................

4.n Alte scopuri specifice procedurii operaionale

5. DOMENIUL DE APLICARE

5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional

5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti

desfurate de entitatea public

5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea

procedurat

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare ale activitii

procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii

6. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILE

6.1. Reglementri internaionale

-

-


8

-

6.2. Legislaie primar

-

-

-

6.3. Legislaie secundar

-

-

-

6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice

-

-

7. DEFINIII I ABREVIERI:

7.1. Definiii ale termenilor

Nr.crt. Termenul Definiia

1.


9

2.

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedur operaional

2. E Elaborare

3. V Verificare

4. A Aprobare

5. Ap Aplicare

6. Ah. Arhivare

8. DESCRIEREA PROCEDURII

8.1. Generaliti ( se cuprind elementele de ansamblu privind caracteristicile activitii. Se va

evita repetarea acelora deja abordate n alte componente ale procedurii operaionale, cum ar fi


10

cele legate de scopul procedurii sau de domeniul de aplicare. Se pot prezenta principiile generale

aplicabile activitii).

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista i proveniena documentelor ( nominalizarea tuturor documentelor, a celor

abilitai cu emiterea i actualizarea lor; ex: formulare, manuale, instruciuni operaionale, liste de

verificare, etc. care furnizeaz informaii necesare derulrii activitii)

8.2.2. Coninutul i rolul documentelor- pot fi redate n form complet, anexnd la procedur

modele ale documentelor, instruciuni de completare ale acestora i meniuni referitoare la rolul

lor

8.2.3. Circuitul documentelor- compartimentele/persoanele la care trebuie s circule

documentele n proecsul de realizare a activitii, precum i operaiunile ce se efectueaz n

legtur cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoan la care circul. Se

recomand utilizarea reprezentrilor grafice a circuitului documentelor.

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale- elementele de logistic

8.3.1.Resurse umane

8.3.3. Resurse financiare

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii

8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii

9. RESPONSABILITI I RSPUNDERI N DERULAREA ACTIVITII


11

....................................................................................................................................................

10. ANEXE, NREGISTRRI, ARHIVRI

Nr.

anex

Denumirea

anexei

Elaborator Aprob Numr de

exemplare

Difuzare Arhivare Alte

elemenet Loc Perioad

11. CUPRINS

Nr.componentei

n cadrul

procedurii

operaionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii

operaionale

Pagin

1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i

aprobarea ediiei

2 Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor

procedurii operaionale

3 Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia

4 Scopul

5 Domeniul de aplicare


12

6 Documente de referin

7 Definiii, abrevieri

8 Descrierea procedurii

9 Responsabiliti i rspunderi

10 Anexe

11. Cuprins

Colegiul Naional

Ferdinand I

Bacu

Comisia SCMI

Standard 6

Structura

organizatoric

Standard 13

Comunicarea

PROCEDURA DE SISTEM


EDIIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PS: PROCEDURA DE SISTEM- PS..........................


DATA:


13

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei

Nr.

crt.

Elemente privind


Numele i

prenumele


1. Elaborat Prof. Nicoleta

Zrnescu

Coordonator

CEAC,

membru

Comisia

SCMI

2. Verificat Prof. Otilia

Iftimescu

Director

adjunct

3. Aprobat Prof. Mirela

Berza

Director

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii

Ediia sau,

dup caz,

revizia n

cadrul ediiei


reviziei

Data de la care se

aplic prevederile

ediiei sau reviziei

ediiei

Ediia I - Elaborare


14

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia

Nr.

crt.

Scopul

difuzrii


prenume

Data primirii Semntura

1. Informare,

aplicare i

arhivare

I Secretariat Secretar ef ........................ .................

2. Informare

eviden

I Echipa

managerial

( top

management)

Director Mirela Berza .......................

3. Aplicare,

monitorizare

I CEAC Coordonator

CEAC

Nicoleta

Zrnescu

...................

4. Aplicare I Activitatea

educativ i cea

extracurricular

Consilier

pentru

proiecte i

programe

.................. .......................

5. Aplicare I Comisii

metodice

efii

comisiilor

metodice

6. Aplicare I Contabilitate Contabil-ef

7. Aplicare I Bibliotec Bibliotecar


4. 1. Prezenta procedur:


15

1) Stabilete cadrul organizatoric de derulare a activitii de comunicare pe plan intern i

extern, strategia de comunicare instituional, compartimentele i persoanele implicate.

2) Furnizeaz personalului i conducerii un instrument care permite realizarea activitii

procedurate, n conformitate cu normele legale.

4. 2. Asigur existena documentaiei adecvate derulrii acestei activiti.

4. 3. Asigur continuitatea acestei activiti.

4.4. Sprijin luarea deciziilor manageriale n vederea mbuntirii calitii serviciilor

educaionale furnizate de Colegiul Naional Ferdinand I Bacu.

Scopul specific al procedurii este dezvoltarea unui sistem eficient de comunicare intern

i extern la nivelul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu prin:

creterea gradului de colaborare ntre compartimente; informarea eficient a personalului despre activitile, strategiile, proiectele i

programele n care Colegiul este parte; fluidizarea circulaiei informaiilor pe vertical i pe orizontal; eficientizarea timpilor de rspuns la solicitrile i sesizrile primite; responsabilizarea angajailor cu privire la sarcinile care le revin; crearea unei identiti instituionale bine conturate n vederea meninerii unui nivel

ridicat de motivare i angajare a personalului.

n privina comunicrii cu partenerii si externi, Colegiul Naional Ferdinand I urmrete:

formarea i meninerea unei imagini pozitive a Colegiului n cadrul nvmntului bcuan/ romnesc;

informarea corect i constant a partenerilor externi cu privire la activitatea Colegiului; ndeplinirea cu profesionalism a angajamentelor asumate; aplicarea coerent i unitar a reglementrilor legale n domeniul educaiei i

nvmntului; construirea unor relaii de colaborare reciproc avantajoase informarea i contientizarea comunitii locale cu privire la rolul i importana

Colegiului Ferdinand I n educaia copiilor;

informarea publicului int privind activitile specifice care se desfoar n cadrul

Colegiului Naional Ferdinand I Bacu.


Procedura se aplicabil compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare ale

activitii proedurate.


16

Activitatea de implementare a acestei procedurii este parte a politicii manageriale de a

implementa un management al calitii serviciilor educaionale furnizate de Colegiu.



-


- Legea nr.544/2001

- Legea 52/2003

- HG 123/2002

- HG 1085/2003

-HG 1723/2004, privind aprobarea Programului de msuri pentru combaterea birocraiei n

activitatea de relaii cu publicul


Regulamentului de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar (OMEC

4925/2005)

6.4. Reglementri interne

Strategia de comunicare instituional

7. DEFINIII I ABREVIERI

7.1. Definiii:


1. Compartiment Unitate organizatoric,

funcional, prevzut n

organigrama Colegiului

Naional Ferdinand I Bacu

2. Procedur Prezentarea n scris, a tuturor

pailor ce trebuie urmai, a

metodelor de lucru stabilite i


17

a regulilor de aplicat necesare

ndeplinirii atribuiilor i

sarcinilor, avnd n vedere

asumarea responsabilitilor

7.2. Abrevieri:


1. ROI Regulament de ordine

interioar

2. PDI Proiect de dezvoltare

instituional

3. CEAC Comisia de evaluare i

asigurare a calitii din cadrul

Colegiului

4. PS Procedur de sistem

5. SCMI Sistem control managerial

intern


8.1. Generaliti

Procedura se aplic n coroborare cu procedura de sistem privind circuitul documentelor,

component a dezvoltrii i implementrii sistemului de control managerial/intern.

8.2. Etape n implementarea procedurii

Nr.

crt.

Etapa Descrierea operaiunilor

0. 1. 2.


18

1.

Planificarea i realizarea

sistemului de comunicare

- revizia procedurii de comunicare

- stabilirea programului de audiene, de lucru cu publicul

- elaborarea de note interne privind modalitile de transmitere

a informaiilor

- verificarea funcionalitii mijloacelor de comunicare

virtuale: site-ul

- stabilirea documentelor i informaiilor de interes public

- stabilirea resurselor necesare realizrii unui sistem

informaional adecvat pentru prelucrarea i transmiterea

informaiilor de interes public

- diseminarea n cadrul Consiliului profesoral a fluxului

informaional intern i extern

2. Crearea instrumentelor

de lucru necesare

- actualizare baz de date de contact telefoane, adrese de

e-mail ale unitilor de nvmnt i ale instituiilor partenere

- actualizare baz de date de contact ale instituiilor mass-

media la nivel local i naional

- actualizarea informaiilor privind legile i alte acte normative aplicabile

- abonarea la ziarele locale importante

3.

Aplicarea sistemului de

comunicare extern

- transmiterea documentelor i informaiilor specifice n funcie de solicitrile scrise elaborate de ctre teri i nregistrate la secretariatul Colegiului - afiarea la sediul Colegiului a informaiilor specifice informrii publice - actualizarea permanent a informaiilor i a documentelor pe site-ului Colegiului

- revista presei lecturarea zilnic a articolelor referitoare la nvmnt, evaluarea acestora i informarea corect a personalului i a prinilor, dac e cazul, prin solicitarea dreptului la replic -citirea articolelor referitoare la nvmnt

4. Verificarea documentelor

prevzute pentru accesul

- gestionarea corect elaborarea/ actualizarea i difuzarea

documentelor specifice instituiei Plan de dezvoltare


19

public, conform

legislaiei n vigoare

instituional, rapoarte, anunuri, comunicate de pres, pliante

5. Asigurarea accesului la

informaiile de interes

public

- comunicarea informaiilor de interes public prin afiare la

sediul Colegiului, prin postare pe site, prin organizarea de

conferine de pres, participarea la emisiuni de radio sau

televiziune, interviuri, briefing-uri etc.

6. Analiza eficacitii i

mbuntirea sistemului

informaional

- rapoarte

- comunicarea informaiilor privind comunicarea extern,

rezultatelor evalurii sistemului de comunicare extern

structurilor/ persoanelor interesate

8.3. Instrumente de comunicare intern

emailul

afiarea la avizier, n cancelarie

informarea verbal

informarea prin edinele de Consiliu de administraie, Consiliul profesoral, consemnarea

i semnarea procesului verbal de edin

cerere scris


8.4.1. Resurse materiale

- imprimant

- conexiune internet

- hrtie

- ziare, reviste

- site-ul Colegiului


20

- colecii legi

8.4.2.Resurse umane

- membrii compartimentului Secretariat

- directorul n calitate de purttor de cuvnt al Colegiului

- personalul


-


9.1. Director

9.1.1. Directorul asigur cadrul formal privind realizarea comunicrii interne i externe 9.1.2. Reprezint instituia n relaia cu mass-media

9.2. Secretariat

9.2.1. Furnizeaz servicii de relaii cu publicul

9.2.2. Rol esenial n circuitul documentelor

9.3. Personalul

9.3.1. Respect prevederile prezentei proceduri


21

Colegiul Naional

Ferdinand I

Bacu

Comisia SCMI

Standard 23

Accesul la resurse

PROCEDURA DE SISTEM

Accesul la resurse

EDIIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PS: PROCEDURA DE SISTEM- PS..........................

Accesul la resurse

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele i

prenumele


1. Elaborat Prof. Nicoleta

Zrnescu

Coordonator

CEAC,

membru

Comisia

SCMI


Iftimescu

Director

adjunct

3. Aprobat Prof. Mirela Director


22

Berza


Ediia sau,

dup caz,

revizia n

cadrul ediiei


reviziei

Data de la care se

aplic prevederile

ediiei sau reviziei

ediiei

Ediia I - Elaborare


Nr.

crt.

Scopul

difuzrii


prenume


1. Informare,

aplicare i

arhivare


2. Informare

eviden

I Echipa

managerial

( top

management)


3. Aplicare,

monitorizare

I CEAC Coordonator

CEAC

Nicoleta

Zrnescu

...................


educativ i cea

Consilier

pentru

.................. .......................


23

extracurricular proiecte i

programe


metodice

efii

comisiilor

metodice

6. Aplicare I Contabilitate Contabil-ef

7. Aplicare I Bibliotec Bibliotecar

8. Aplicare I Compartiment

informatic

Informatician



1) Stabilete regulile de baz pentru controlul accesului la resursele unitii de

nvmnt, cadrul organizatoric de derulare a activitilor specifice, compartimentele i

persoanele implicate.

2) Furnizeaz personalului i conducerii un instrument care permite realizarea activitii

procedurate, n conformitate cu normele legale.



4.4. Sprijin luarea deciziilor manageriale n vederea mbuntirii calitii serviciilor

educaionale furnizate de Colegiul Naional Ferdinand I Bacu.


24


Procedura se aplicabil tuturor angajailor cu drept de acces la o resurs a unitii i

terilor care au obinut permisiunea de a accesa o resurs a instituiei.

Activitatea de implementare a acestei procedurii este parte a politicii manageriale de a

implementa un management al calitii serviciilor furnizate de Colegiu.



-


- Legea nr.500/2002 privind finanele publice, cu modificrile ulterioare

- Legea nr.82/1991 a contabilitii, republicat

- Ordinul MFP nr.618/2002 pentru aprobarea Precizrilor privind inventarierea bunurilor din

domeniul public al statului

- Legea nr.213/1998 privind proprietatea public i regimul juridic al acesteia

- Ordinul MFP nr.1161bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de

ncasare i utilizare a fondurilor bneti primite sub forma donaiilor i a sponsorizrilor ctre

entitile publice

- Legile bugetare anuale

- Decretul nr.209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas

- Legea nr.182/2002 privind protecia informaiilor clasificate


25



4925/2005)


Programul de dezvoltare i implementare a sistemului de control managerial /intern al

Colegiului


7.1. Definiii:






2. Procedur Prezentarea n scris, a tuturor

pailor ce trebuie urmai, a

metodelor de lucru stabilite i

a regulilor de aplicat necesare

ndeplinirii atribuiilor i

sarcinilor, avnd n vedere

asumarea responsabilitilor


26

7.2. Abrevieri:



interioar

2. PDI Proiect de dezvoltare

instituional


asigurare a calitii din cadrul

Colegiului

4. PS Procedur de sistem

5. SCMI Sistem control managerial

intern


8.1. Generaliti

Procedura este elaborat i aplicat plecnd de la urmtoarele principii:

restrngerea accesului la resurse reduce riscul utilizrii inadecvate ale acestora

severitatea restriciei depinde de vulnerabilitatea tipului de resurs i de riscul

pierderilor poteniale care trebuie apreciate periodic. La determinarea

vulnerabilitii bunurilor i valorilor se au n vedere costul, riscul potenial de

pierdere i de utilizare inadecvat

ntre resurse i sumele nregistrate se fac comparaii periodice (inventare).

Vulnerabilitatea bunurilor i valorilor determin frecvena acestor verificri.


27

8.2. Descrierea procedurii

Accesul n locaiile Colegiului

Obiectiv: asigurarea accesului autorizat al angajailor, elevilor i terilor (vizitatorilor) n

locaiile Colegiului Naional Ferdinand I Bacu i s previn accesul neautorizat n aceste

locaii

Colegiul Naional Ferdinand I Bacu este prevzut cu sistem de supraveghere video,

personal de paz i cu sistem intern de control al accesului n locaiile instituiei. Cile de acces

n interiorul cldirilor sunt limitate, pentru a permite controlul i monitorizarea terilor care

solicit intrarea n unitate. Terii sunt legitimai la intrarea n unitate, iar datele acestora precum i

destinaia vizitei sunt trecute ntr-un registru special. Deplasarea terilor n unitate se face doar cu

nsoirea acestora de ctre elevul de serviciu sau de ctre profesorul de serviciu. Vizitatorii

trebuie s foloseasc ntodeauna numai intrrile i ieirile autorizate.

Angajaii au acces n unitate prin intrarea special destinat acestora, pentru a permite

identificarea lor. Toi angajaii trebuie s respecte regulile de securitate ale unitii, precum i

cele referitoare la protecia muncii i la protecia mpotriva incendiilor din locaia respectiv.

Accesul angajailor i al terilor n spaiul unor compartimente specializate ale unitii

(Secretariat, Contabilitate) se face doar cu respectarea programului de relaii publice al acestor

compartimente afiat la loc vizibil.

Atribuiile de acces ale angajailor la anumite resurse ( informaionale, materiale,

financiare) precum i limitrile accesului sunt precizate n fia postului.

Elevii sunt obligai s poarte uniforma i nsemnele distinctive ale Colegiului pentru a fi

uor identificai i pentru a se permite accesul lor n diversele locaii ale Colegiului.

Obligaiile i drepturile privind accesul n diferitele locaii ale Colegiului sunt detaliate n

Regulamentul de ordine interioar care trebuie diseminat n orele de consiliere i la edinele cu

prinii pentru o corect informare i aplicare.

Accesul la resurse informaionale

Vizitatorii nu au dreptul s acceseze (incluznd citire, copiere, nlocuire sau alt proces) informaiile Colegiului Naional Ferdinand I Bacu considerate private i/sau proprietate. Informaiile private sunt: datele din registrele matricole, datele personale ale elevilor i ale angajailor, situaia colar, rezultate la examene, date financiar-contabile, documente specifice. Accesul la aceste date se face doar pe baza unei solicitri scrise adresate directorului Colegiului. Fotografierea/nregistrarea video n locaiile Colegiului nu se poate face fr acordul directorului unitii.


28

Accesul angajailor la sistemele informatice restricionate ale Colegiului este permis numai pe baza contului de utilizator (user name i parola). Pentru crearea unui cont de utilizator, coordonatorul compartimentului respectiv

ntocmete un referat care va fi aprobat de director i transmis ulterior administratorului de reea/informaticianului. Bazele de date cu documente financiare, documente de personal, documente specifice sunt restricionate numai la utilizatorii autorizai. Aprobarea accesului la documentele sensibile ale instituiei (resurse umane, documente financiare, etc.) se face prin decizie intern sau/i n conformitate cu fia postului. Managementul revizuiete dreptul de acces al utilizatorilor la intervale regulate, semestrial/anual.

Utilizatorii sistemelor de procesare a informaiilor trebuie s urmeze bunele practici de securitate n ceea ce privete selecia i utilizarea parolelor. Ei trebuie s se asigure c echipamentul lsat nesupravegheat este protejat n mod adecvat. La nivelul Colegiului este adoptat o politic clar de folosire a ct mai puine documente i medii de stocare amovibile i o politic de pstrare a ecranului protejat pentru sistemele de procesare a informaiilor. Este interzis utilizarea programelor utilitare care pot fi capabile s depeasc msurile de securitate de sistem.

Accesul la resursele materiale i financiare

Accesul la resursele materiale i financiare al Colegiului se face n conformitate cu procedurile operaionale specifice i cu specificaiile din fia postului. Periodic se va analiza riscul pierderilor poteniale n funcie de vulnerabilitatea tipului de resurs. La determinarea vulnerabilitii bunurilor i valorilor se iau n calcul costul, riscul potenial de pierdere sau utilizare inadecvat. ntre resurse i sumele nregistrate n evidene se fac comparaii periodice (inventare).



- imprimant

- conexiune internet

- birotic

- camere video


29

8.4.2.Resurse umane

- personalul unitii, elevii, vizitatorii


-


9.1. Director

9.1.1. Directorul asigur cadrul formal privind aplicarea acestei proceduri 9.1.2. Autorizeaz nivelul de acces al angajailor la resurse

9.2. Coordonatorii de compartimente

9.2.1. Gestioneaz prezenta procedur i aplic prevederile ei n activitatea proprie

9.2.2 Revizuiesc periodic drepturile de acces

9.2.3. Integreaz i aplic regulile referitoare la control acces

9.3. Personalul

9.3.1. Respect prevederile prezentei proceduri


30

Colegiul Naional

Ferdinand I

Bacu

PROCEDURA DE SISTEM

CIRCUITUL DOCUMENTELOR

EDIIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

COD PS: PROCEDURA DE SISTEM PS ..........................

Circuitul documentelor

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele i

prenumele


1. Elaborat ................. ......................

Secretar ef


Iftimescu

Director

adjunct,

membru n

Comisia

SCMI


Berza

Director


31


Ediia sau,

dup caz,

revizia n

cadrul ediiei


reviziei

Data de la care se

aplic prevederile

ediiei sau reviziei

ediiei

Ediia I - Elaborare


Nr.

crt.

Scopul

difuzrii


prenume

Data primirii Semnturii

1. Informare

aplicare

i

arhivare


2. Informare

eviden

I Echipa

managerial

( top

management)


3. Aplicare I CEAC Coordonator

CEAC

.................... ...................

4. Aplicare I Financiar-

contabil +

Contabil-ef ....................... ..................


32

achiziii


educativ i cea

extracurricular

Consilier

pentru

proiecte i

programe

.................. .......................

6. Aplicare I Tehnic-

administrativ

Administrator

de patrimoniu


metodice

ef Comisie

metodic



1) Stabilete un cadru general i unitar pentru primirea, nregistrarea i inerea evidenei

tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, a celor ieite i clasarea acestora

n vederea arhivrii, la nivelul Colegiului Naional Ferdinand I i al fiecrui compartiment din

structura organizatoric;

2) furnizeaz personalului i conducerii un instrument care faciliteaz funcionarea

corect a circuitelor i a fluxurilor informaionale, astfel nct s se asigure raportrile ierarhice,

realizarea i monitorizarea activitilor compartimentelor;



4.4. Sprijin luarea deciziilor manageriale n vederea administrrii fondurilor n mod

economic, eficient i eficae i pentru ndeplinirea obiectivelor generale i specifice ale



33


Prin prezenta procedur se urmrete asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ i

legal al documentelor.

Activitatea de implementare a procedurii este parte a politicii manageriale de a asigura n

mod rezonabil c misiunea Colegiului, precum i obiectivele generale/obiectivele specifice sunt

ndeplinite.



-


6.2.1. OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de

concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii;

6.2.2. L 571/2003 Codul fiscal

6.2.3. O.G.2/2001 privind regimul contraveniilor

6.2.4. Legea 16/1996 privind arhivele

6.2.5. L 273/2006, legea finanelor publice locale

6.2.6. H.G. 925/19.07.2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor

referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public

6.2.7. Legea nr. 82/1991 - legea contabilitii, cu modificrile i completrile ulterioare

6.2.8. OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar - contabile

6.2.9. OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,

lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena

i raportarea angajamentelor bugetare i legale

6.2.10. Ordonana Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare

a petiiilor, aprobat cu modificri prin Legea nr. 233/2002;

6.2.11. Hotrrea Guvernului nr. 123/2002 prin care au fost aprobate Normele

metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes

public.



4925/2005)



34

Regulamentul de ordine interioar al Colegiului Naional Ferdinand I Bacu

Programul de implementare i dezvoltare a programului SCMI


7.1. Definiii:






2. Control intern/managerial Ansamblul formelor de

control exercitate la nivelul

unitii de nvmnt stabilite

de conducere n concordan

cu obiectivele acesteia i cu

reglementrile legale, n

vederea asigurrii

administrrii fondurilor n

mod economic, eficient i

eficace; acesta include i

structurile organizatorice,

metodele i procedurile

3. Registru unic de intrare ieire Registrul n care se nscriu

hrtiile oficiale sosite sau

expediate;

4. Dosar de corespoenden Dosarul n care se pstreaz

documentele expediate sau

primite.

5. Circuitul documentelor Drumul pe care l parcurg

documentele din momentul

emiterii sau intrrii lor n


35

unitate

7.2. Abrevieri:



interioar

2. OMECTS Ordin al Ministrului

Educaiei, Cercetrii,

Tineretului i Sportului

3. SCMI Sistem de control

managerial/intern

4. Comisia SCMI Comisia de monitorizare,

ccordonare i ndrumare

metodologic a dezvoltrii

sistemului de control

intern/managerial


8.1. Generaliti

1) n cadrul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu se primesc, se emit, se adopt sau se

transmit diverse acte i documente. Circuitul acestor documente i acte trebuie s fie unul

planificat i trasabil.

2) Necesitatea elaborrii procedurii de sistem privind circuitul documentelor are la baz

Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului

intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile

publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, respectnd

prevederile Standardului nr. 14 - Corespondena i arhivarea.


36

3) Prezenta procedur de sistem stabilete modalitatea concret de primire, nregistrare,

gestionare, ieire i clasare n vederea arhivrii documentelor din cadrul Colegiului

Naional Ferdinand I Bacu i vizeaz ansamblul activitilor de nregistrare,

transmitere, solutionare, expediere i clasare n vederea arhivrii tuturor documentelor

primite, ntocmite i transmise de compartimente. Petiiile externe vor fi depuse doar la

Secretariatul Colegiului cu scopul de a realiza un circuit de eviden i soluionare n

termenele i condiiile stabilite lege. Circuitul documentelor legat de semnalarea unor

nereguli se va realiza conform procedurii de sistem privind semnalarea neregulilor i

tratarea abaterilor.

8.2 Descrierea Compartimentului Secretariat ( atribuiile privind gestionarea

documentelor) i a programului de lucru

1) Programul de lucru cu publicul al Compartimentului Secretariat este urmtorul: luni-

orele...................., mari- orele........................, miercuri- orele............................., joi-

orele............................. i vineri-orele...................................n situaii speciale,

Compartimentul Secretariat poate funciona i n zilele de srbtori legale ori declarate

zile nelucrtoare sau peste durata normal a timpului de lucru, program special care se

aprob prin decizie a directorului.

2) n ziua primirii corespondenei, persoana desemnat din cadrul Compartimentul

Secretariat, denumit n continuare registrator, va nregistra corespondena, o va

seleciona i organiza i o va transmite directorului. n situaia n care exist urgene, se

vor face derogri de la programul de lucru pentru nregistrarea documentelor respective.

3) Colegiul Naional Ferdinand I Bacu, prin Compartimentul Secretariat primete toate

documentele, inclusiv petiiile, sosite prin intermediul Potei Romne, prin pota

electronic (vor fi printate i trimise pe suport de hrtie), prin fax sau depuse personal.

8.3. Primirea i nregistrarea documentelor n Colegiul Naional Ferdinand I Bacu

1) Documentele adresate Colegiului Naional Ferdinand I Bacu, transmise prin

intermediul fax-ului, potei electronice, curierului sau depuse personal de ctre anumite

persoane sunt primite i nregistrate de ctre compartimentul Secretariat n Registrul unic

de intrare-ieire de eviden a documentelor.


37

2) nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor.

3) nregistrarea documentelor ncepe la 1 ianuarie i se ncheie n data de 31 decembrie a

fiecrui an.

4) Documentele expediate din oficiu i cele pentru uz intern vor fi nregistrate tot n

Registrul unic.

5) Fiecare document va fi nregistrat n ordine cronologic, primind un numr de

nregistrare. n cadrul acestei operaiuni este necesar respectarea regulilor care prevd:

a. Menionarea numrului la care a fost nregistrat documentul;

b. Data nregistrrii i ora , acolo unde se impune;

c. Nr. i data cu care emitentul a expediat documentul n cauz;

d. Nr. total al filelor documentului, inclusiv anexele acestuia;

e. Coninutul documentului;

f. Menionarea Compartimentului cruia i-a fost repartizat lucrarea;

g. Data trimiterii i modul de soluionare;

Dac actele sunt primite de la teri, numrul de nregistrare se comunic pe loc

solicitantului.

6) Dup nregistrare, documentele se transmit directorului Colegiului.

7) Directorul stabilete structura/persoana responsabil i aplic rezoluia, documentele

urmnd a fi predate Compartimentelor sau persoanei indicate n rezoluie.

8) Este interzis nregistrarea documentelor/solicitrilor prin telefon.

9) Toate documentele vor fi nregistrate n ziua n care au fost primite.

10) Documentele i solicitrile n care nu se precizeaz datele de identificare ale

expeditorului (nume i prenume, denumire pentru societi, adresa de domiciliu sau

coresponden) sunt considerate anonime. Acestea nu se vor lua n considerare i vor fi

clasate cu meniunea clasat.

11) Este interzis circulaia actelor nenregistrate.

8.4. Analizarea coninutului documentului i repartizarea acestuia

1) Persoanele care i desfoar activitatea la Compartimentul Secretariat vor analiza

coninutul documentului i vor stabili dac:

2) Solicitarea intr n aria de competen a Colegiului Naional Ferdinand I Bacu.

a) n aceasta situaie, vor repartiza documentul/solicitarea ctre director care l va

repartiza n aceeai zi sau cel mai trziu pna la ora 10.00 din ziua urmtoare

nregistrrii persoanei responsabile/coordonatorului de Compartiment spre


38

soluionare. Distribuirea documentelor se face de ctre personalul din cadrul

Compartimentului Secretariat.

b) n cazul n care documentul necesit un rspuns, structura organizatoric care l-a

primit va elabora rspunsul ctre solicitant i l va nainta directorului Colegiului

pentru verificare. Rspunsul va fi asumat de ctre persoana responsabil care l-a

ntocmit prin semntur. El va fi semnat i de ctre coordonatorul de Compartiment

i director.

c) Dac a fost repartizat i nregistrat n mod eronat la un alt compartiment, acesta are

obligaia, ca n ziua primirii sau cel trziu n ziua urmtoare, s napoieze

documentul ctre structura organizatoric care i l-a transmis, respectiv

Compartimentul Secretariat.

d) n cazul n care acest termen nu este respectat, Compartimentul care a primit

documentul greit repartizat, i asum responsabilitatea soluionrii acestuia.

e) Documentele proprii care circul ntre structurile organizatorice, de importan

major i utile ntregului personal (documentele manageriale, documente

curriculare, procedurile de sistem i cele operaionale) vor fi nregistrate la

Compartimentul Secretariat.

f) n cazul documentelor electronice, sosite pe adresa oficial

...................................................., acestea se printeaz de ctre Compartimentul

Secretariat, se nregistreaz n Registrul de intrare-ieire i se transmit structurilor

organizatorice de specialitate, n format electronic. Rspunsul la aceste documente,

asumat n form electronic, scanat n format pdf, cu semntur i tampil, este

direcionat ctre Compartimentul Secretariat, n vederea transmiterii, n format

electronic, ctre emitor.

g) Compartimentul desemnat primul n rezoluia dat de director de pe un document ce

vizeaz activitatea mai multor structuri/compartimente va fi cel responsabil cu

elaborarea rspunsului final prin coroborarea informaiilor obinute de structurile

menionate n rezoluie.

h) Persoana desemnat de director cu soluionarea adreselor nregistrate n Registrul

de intrri - ieiri are obligaia de a respecta termenul de soluionare a materialului,

iar la numrul de nregistrare iniial, cel din Compartimentul Secretariat, aceast

operaiune apare evideniat prin nscrierea datei la care s-a formulat i trimis

rspunsul.

3) Solicitarea nu intr n sfera de competen a Colegiului Naional Ferdinand I Bacu

a) n acest caz, persoanele care i desfoar activitatea la Compartimentul Secretariat

ntocmesc adresa de redirecionare a acesteia ctre instituia competent. Adresa de

ntiinare a instituiei/persoanei cu privire la modul de redirecionare a


39

documentului, se transmite n ziua primirii documentului/solicitrii sau cel

trziu a doua zi. Adresele de redirecionare i de ntiinare sunt semnate de ctre

director.

8.5. Conexarea i clasarea petiiilor

1) Cererile adresate Colegiului Naional Ferdinand I Bacu, de acelai solicitant sau aceeai

instituie prin intermediul mai multor forme de adresare (e-mail, pot, fax etc) i la date

calendaristice diferite vor primi fiecare propriul numr de nregistrare, solicitantul/instituia

urmnd s primeasc un singur rspuns care trebuie s fac referire la toate cererile/documentele

primite cu acelai subiect.

8.6. Prelungirea termenului de soluionare a petiiilor/documentelor

1) n cazul n care aspectele sesizate prin petiie necesit o cercetare mai amnunit, directorul

compartimentului poate prelungi termenul de soluionare a solicitrilor cu cel mult 15 zile.

2) Referatul de prelungire a termenului de soluionare se ntocmete de compartimentul de

specialitate i conine stadiul de soluionare a solicitrii i motivul pentru care se impune

prelungirea termenului.

8.7. Soluionarea i expedierea documentelor

1) Documentele vor avea rezoluia directorului si vor fi repartizate spre soluionare

conductorilor compartimentelor, care au obligaia de a le repartiza salariailor din

subordine, n funcie de competene, cu rezoluii privind modalitatea optim i termenul

de rezolvare, n conformitate cu prevederile legale.

2) Rspunsul lucrrii se redacteaz n dublu exemplar, coninutul scriindu-se cu corp de

Times New Roman, nengroat, spaiu interlinie 1,5, iar titlurile i semnatarii lucrrii cu

corp de 12 Times New Roman ngroat.

3) Soluiile lucrrilor, semnate de persoana care le-a ntocmit mpreun cu documentul

iniial, se prezint spre semnare n vederea nsuirii pe cale ierarhic, n dou exemplare.

Primul exemplar va avea doar semntura superiorului ierarhic, iar al doilea exemplar va

conine i semnturile persoanelor care au ntocmit / verificat soluiile lucrrilor.

4) Rspunsul se redacteaz cu antet. Rspunsul aprobat i/sau semnat de ctre director va fi

returnat ctre compartimentul care a ntocmit rspunsul.


40

5) Data expedierii soluiilor lucrrilor se nregistreaz n Registrul general din cadrul

Compartimentului Secretariat.

6) Soluiile lucrrilor se transmit n original prin pot sau se predau, dup caz, direct

solicitantului sub semntur de primire.

7) Documentele emise din oficiu de ctre compartimente se nregistreaz n Registrul

general.

8) Compartimentele din cadrul Colegiului Naional Ferdinand Isunt obligate s arhiveze

fiecare document primit spre soluionare mpreun cu rspunsul acestuia (exemplarul 2 al

rspunsului).

9) Documentele, inclusiv exemplarul 2 al rspunsului se vor pstra la nivelul fiecrui

compartiment n vederea arhivrii n conformitate cu Legea nr. 16/1996 a Arhivelor

Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare.

8.8. Evidena privind termenele de rspuns n cadrul Registrului de Intrare-Ieire

1) Compartimentul n a crei competen intr documentul, va formula rspunsul, conform

prevederilor legale n vigoare.

2) Compartimentul Secretariat are obligaia verificrii respectrii termenului de redactare i

expediere a rspunsului cererii/documentului notificnd compartimentul responsabil cu

redactarea rspunsurilor de apropierea termenului de expediere.

3) Expedierea rspunsurilor prin e-mail se va face de ctre Compartimentul Secretariat n

format word i PDF i numai atunci cnd:

- solicitantul cere acest lucru;

- cnd solicitarea a fost transmis prin pota electronic, nu conine date de identificare i

obiectul acesteia face referire la un aspect teoretic;

- cnd cererea a fost transmis prin e-mail iar solicitantul domiciliaz n afara teritoriului

Romniei;

4) Compartimentul Secretariat va ntocmi semestrial sau la solicitarea directorului, ori de

cte ori este nevoie, un raport semestrial, ce va conine analiza activitii proprii, nr. de

documente intrate i stadiul soluionrii acestora.

5) Fiecare compartiment care a participat la soluionarea lucrrii are obligaia de a arhiva

toate documentele ce rezult n urma acesteia, respectiv:

- solicitrile;

- rspunsul solicitrilor;


41

- adresele de redirecionare.

8.9. Circuitul facturilor i a celorlalte documente care angajeaz financiar Colegiul


8.9.1. Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i

formularele financiar - contabile, conform cruia "nregistrrile n contabilitate se fac cronologic,

prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n

unitate i sistematic, n conturi sintetice i analitice".

8.9.2. La nregistrarea facturilor se vor respecta urmtoarele prevederi:

- toate facturile intrate n instituie vor avea notat pe ele numrul de nregistrare alocat n

registrul de eviden a documentelor intrate,

- n cazul existenei unei adrese de naintare se va specifica c factura este anex la .....

(respectiva adresa) i se va trece pe ea numrul de nregistrare respectiv;

- este interzis existena n instituie a facturilor nenregistrate.

8.9.3. Toate facturile i celelalte documente care implica financiar Colegiul Naional Ferdinand

I Bacu vor fi predate dup nregistrare coordonatorului compartimentului Contabilitate care va

dispune nregistrarea obligaiei de plat fa de terii creditori n evidena contabil.

8.9.4. Facturile trimise spre plat vor avea anexate toate documentele justificative necesare -

Contracte, Comenzi, PV de recepie, Devize, Hotrri, Convenii, Hotrri judectoreti, Titluri

executorii, etc, precum i de Anexele ALOP.

8.9.5. Toate documentele care implica financiar Colegiul Naional Ferdinand I Bacu, nainte

de a fi trimise spre plat, se supun Controlului financiar preventiv propriu n urma cruia vor

purta .viza CFPP.

8.10. Circuitul ALOP

8.10.1. Compartimentele de specialitate vor asigura, n concordan cu situaia existent, fazele

de elaborare i semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor,

inclusiv prezentarea proiectelor de operaiuni pentru acordarea vizei de control financiar

preventiv.

8.10.2. Circuitul documentelor pentru ncadrarea n prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru

aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata


42

cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor

bugetare i legale, rmne cel existent la ora actual n instituie.

8.10.3. Toate documentele ALOP vor fi semnate de efii Compartimentelor de specialitate i

confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP vor fi nregistrate n Registrul

special ALOP.

8.10.4. Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plat,

Angajamentul bugetar individual sau global, ncadrat la Titlul de cheltuiala bugetar i

Ordonanarea de plat.

8.10.5. Propunerea de plat emis de Compartimente de specialitate este predat

Compartimentului Contabilitate care verific clasificaia bugetar, identificnd poziia

bugetar prin care cheltuiala n cauz a fost prins n bugetul aprobat i vizez documentul n

cauz.

8.10.6. Trimestrial coordonatorul Compartimentului Contabilitate va verifica dac facturile

intrate n instituie i nregistrate n contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare i

ordonanare sau au fost restituite (ca urmare a constatrii unei erori).

8.10.7.. Toate documentele i nregistrrile acestei proceduri se arhiveaz conform normelor

legale.



- foi de scris

- tonner

- echipamente de birou

- rechizite

- linii telefonice

- calculatoare


43

- papetrie

8.11.2.Resurse umane

- directorul Colegiului Naional Ferdinand I, coordonatorii de compartimente, persoanele

responsabile cu redactarea rspunsurilor


- contravaloarea facturilor lunare pentru serviile de telefonie, internet


9.1. Director

9.1.1. Primete corespondena n map i o direcioneaz ctre persoanele responsabile, cu

rezoluiile respective

9.1.2. Asigur resursele necesare desfurrii activitile n cadrul procedurii.

9.2. Secretarul ef

9.2.1. Organizeaz preluarea corespondenei repartizat, nregistrarea destinatarul i semneaz n

Registrul intrri-ieiri

9.2.2. Rspunde de meninerea Registrului intrri-ieiri general

9.2.3. nregistreaz corespondena n Registrul intrri-ieiri general i o transmite directorului;

9.2.4. Rspunde de nregistrarea n Registrului intrari-ieiri general a tuturor documentelor

intrate, ieite sau ntocmite pentru uz intern.

9.2.5. Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor la Arhiv

9.2.6. Confruntarea cu Registrul intrari-ieiri, o dat pe lun, ntre 1 i 5 ale fiecrei luni, lund

msuri pentru completarea tuturor poziiilor unde au fost nregistrate actele repartizate

departamentului, n luna anterioar

9.3. Coordonatorul Compartimentului Contabilitate

9.3.1. Rspunde de respectarea circuitului facturilor i a celorlalte documente care implica pli

9.3.2. Coopereaz cu celelalte compartimente pentru respectarea legalitii privind ntocmirea,

semnarea, aprobarea, confirmarea, avizarea i circuitul documentelor care angajeaz financiar

9.4. Angajaii


44

9.4.1. Rspund de respectarea procedurii.

Colegiul Naional

Ferdinand I

Bacu

Comisia SCMI

PROCEDURA DE SISTEM

FUNCII SENSIBILE

EDIIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


Funcii sensibile

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele i

prenumele


1. Elaborat ......................

Consilier etic


Iftimescu

Director

adjunct,

membru n

Comisia

SCMI


Berza

Director


45


Ediia sau,

dup caz,

revizia n

cadrul ediiei


reviziei

Data de la care se

aplic prevederile

ediiei sau reviziei

ediiei

Ediia I - Elaborare


Nr.

crt.

Scopul

difuzrii


prenume


1. Informare

aplicare

i

arhivare


2. Informare

eviden

I Echipa

managerial

( top



46

management)


CEAC

.................... ...................

4. Aplicare I Financiar-

contabil +

achiziii

Contabil-ef ....................... ..................


educativ i cea

extracurricular

Consilier

pentru

proiecte i

programe

.................. .......................


administrativ

Administrator

de patrimoniu


metodice

ef Comisie

metodic



1) Stabilete un cadru organizaional i procedural unitar pentru desfurarea procesului

de stabilire a funciilor sensibile la nivelul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu, ntocmire a

inventarului acestora i a listei salariailor care le ocup, descriind modul n care sunt identificate

acestea, dar i cum sunt stabilite i implementate aciunile/msurile/dispozitivele de control.

Aplicarea prezentei procedure trebuie s furnizeze asigurri rezonabile c obiectivele i

misiunea Colegiului Naional Ferdinand I Bacu vor fi ndeplinite.

2) Furnizeaz personalului i conducerii un instrument care faciliteaz ndeplinirea

obiectivelor generale i a celor specifice.




47

4.4. Sprijin luarea deciziilor manageriale n vederea administrrii fondurilor n mod

economic, eficient i eficae i pentru ndeplinirea obiectivelor generale i specifice ale



Procedura este aplicat la nivelul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu, respective la

nivelul tuturor compartimentelor, pentru identificarea funciilor sensibile i ntreprinderea

aciunilor necesare care s permit implementarea prevederilor standardului de control intern

Funcii sensibile.

Comisia SCMI de la nivelul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu analizeaz, cel

puin o dat pe an, lista funciilor sensibile identificate la nivelul instituiei i elaboreaz msurile

de implementare a prevederilor standardului 4 privind funciile sensibile.

Activitatea de implementare a procedurii este parte a politicii manageriale de a asigura n

mod rezonabil c misiunea Colegiului, precum i obiectivele generale/obiectivele specifice sunt

ndeplinite.



-


6.2.1. Ordinul MFP nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd

standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de

control managerial, cu completrile i modificrile ulterioare;


48

6.2.2. Legea 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu completrile i

modificrile ulterioare

6.2.3. Legea 53/2033 Codul muncii, cu completrile i modificrile ulterioare

6.2.4. Legislaie specific aplicabil n domeniul muncii



4925/2005)



Programul de implementare i dezvoltare a programului SCMI


7.1. Definiii:













49

vederea asigurrii





metodele i procedurile

7.2. Abrevieri:



interioar





managerial/intern





intern/managerial



50

8.1. Generaliti

Standardul 4 Funcii sensibile face parte din seciunea Mediul de control al codului

controlului intern, care cuprinde probleme legate de organizare, managementul resurselor

umane, etic, deontologie i integritate.

8.2. Activiti de implementare a prevederilor standardului 4- Funcii sensibile

n descrierea standardului se specific faptul c entitatea public identific funciile

considerate ca fiind sensibile i stabilete o politic adecvat de rotaie a salariailor care ocup

astfel de funcii.

Standardele de control intern/managerial definite prin OMFP nr.946/2005 acioneaz

interdependent, n funcie de corelaiile obiective existente ntre ele. Astfel, pentru ntrirea

sistemului de control intern/managerial, top managementul trebuie s aplice msuri care s

conduc la valorificarea i maximizarea influenelor potenial benefice ale interdependenelor

dintre standarde. n cazul abordat de prezenta procedur, standardul 4 Funcii sensibile i

standardul 1 Etic, integritate sunt strns corelate, interdependente i asociate.

Funciile sensibile ale entitii publice, respectiv al compartimentelor sale, trebuie clar

definite, nregistrate i actualizate. Astfel, pentru fiecare funcie sensibil identificat este

necesar realizarea unei analize de risc, cu constituirea unor controale corespunztoare.

n cazul Colegiului Naional Ferdinand I Bacu, n baza legislaiei i a literaturii de

specialitate, se consider funcii sensibile acele funcii care prezint un risc semnificativ pentru

realizarea obiectivelor Colegiului.

Nu toate compartimentele entitii au funcii sensibile. Standardul recomand ca bun

practic existena preocuprii permanente din partea managementului pentru identificarea

acestora i abordarea unei strategii bazate pe analiza riscurilor.

8.3. Activiti specifice implementrii procedurii

8.3.1. Completarea formularului Lista funciilor sensibile

Membrii fiecrui compartiment /structur oragnizatoric se ntrunesc n edin i

identific funciile sensibile i ocupanii acestora la nivelul compartimentului. n baza

procesului-verbal de edin, consilierul etic elaboreaz lista funciilor sensibile la nivelul

Colegiului, prin completarea formularului de mai jos, avnd n vedere factorii de risc asociai.


51

Colegiul Naional

Ferdinand I Bacu

Lista funciilor sensibile

Data...............(0)

Aprobat,

Preedinte

Comisie SCMI

(1)

Nr.crt.

(2)

Denumire

compartiment (3)

Funcia sensibil

(4)

Ocupant funcie

sensibil (5)

Observaii (6)

Verificat (7)..................

ntocmit (8).........................

(0)- data la care se elaboreaz i se aprob Lista funciilor sensibile

(1)- semntura persoanei care aprob lista

(2)- numr curent n list

(3)- denumirea structurii n care a fost identificat funcia sensibil

(4)- denumirea funciei sensibile identificate

(5)- numele i prenumele persoanei care ocup funcia sensibil

(6)- observaii

(7)- numele, prenumele i semntura persoanei care verific lista (persoana responsabil cu

managementul resurselor umane)

(8)- numele, prenumele i semntura persoanei care ntocmete lista (consilier etic)

Lista factorilor de risc ( criteriile) care permit identificarea funciilor sensibile la nivelul

Colegiului Naional Ferdinand I:

1. Acces la resurse material, financiare i informaionale, fr deinerea unui document de

autorizare;

2. Activiti ce se exercit n condiii de monopol, drepturi exclusive sau special;

3. Modul de delegare a competenelor

4. Evaluare i consiliere, care pot implica grave consecine

5. Achiziia public de bunuri/servicii/lucrri, prin eludarea reglementrilor legale n

materie

6. Neexecutarea sau executarea necorespunztoare a sarcinii de munc atribuite

7. Lucrul n relaie direct cu teri

8. Funciile cu competen decizional exclusiv


52

8.3.2. Selectarea opiunii pentru a gestiona funciile sensibile

n cadrul unei edine a Comisiei SCMI la care particip i consilierul etic, se alege una

din urmtoarele opiuni de gestionare a funciilor sensibile:

1. Rotaia ocupanilor

Rotaia ocupanilor funciilor sensibile este politica organizaiei potrivit creia angajaii

cu funcii sensibile, dup o perioad prestabilit (de regul, 5 ani) schimb funciile

2. Separarea sarcinilor (standardul 18)

Aceast msur const n separarea sarcinilor, pentru a preveni ca un angajat s fie supus

unor riscuri semnificative de integritate. Trebuie evitat executarea, n mod exclusiv individual, a

unor operaiuni care determin riscuri semnificative de integritate. Acionnd n echip, este

evitat riscul de integritate, prin eroare, fraud, nclcarea legislaiei, precum i riscul de a nu

putea detecta aceste probleme.

3. Verificarea candidailor

Funciile sensibile impun verificarea antecedentelor. Verificarea candidailor n timpul

procesului de recrutare i selecie diminueaz posibilitatea de a angaja persoane care, ntr-o

funcie anterioar, nu au demonstrat un comportament integru.

n cadrul Colegiului Naional Ferdinand I se pot aplica i alte msuri de control intern,

apreciate ca fiind adecvate gestionrii riscurilor respective, cum ar fi cele specifice standardelor

16- Semnalarea neregularitilor, 19- Supravegherea, 22- Strategii de control, 23- Accesul la

resurse

8.3.3. Elaborarea planului de rotaie pentru funciile sensibile

n cadrul unei edine a Comisiei SCMI la care particip i consilierul etic se realizeaz o

analiz de risc pentru fiecare funcie sensibil i se stabilete un plan de msuri. Pentru

funciile care permit rotaia ocupanilor, se completeaz formularul urmtor de ctre consilierul

etic.


53

Formular Planul de rotaie pentru funciile sensibile


Plan de rotaie pentru funciile sensibile

Data...............(0)

Aprobat,

Preedinte Comisie SCMI (1)

Nr.

crt.

(2)

Denumire

compartiment

(3)

Funcia sensibil (4)

Ocupant

funcie sensibil (5)

Data

rotaiei (6)

Noua

funcie ocupat (7)

Noul

ocupant

al

funciei sensibil

e

(8)

Obs

.

(9)

Verificat (10)..................

ntocmit (11).........................

(0)- data la care se elaboreaz i se aprob Planul de rotaie a funciilor sensibile (1)- semntura persoanei care aprob planul (2)- numr curent n list (3)- denumirea structurii n care a fost identificat funcia sensibil (4)- denumirea funciei sensibile identificate (5)- numele i prenumele persoanei care ocup funcia sensibil la momentul ntocmirii planului (6)- data la care se face rotaia (7)- denumirea funciei pe care o va ocupa salariatul care realizeaz rotaia (8)- numele, prenumele i semntura persoanei care va ocupa funcia sensibil sup efectuarea rotaiei (9)- observaii (10)- numele, prenumele i semntura persoanei care verific planul (persoana cu atribuii de management al resurselor umane)

(11)- numele, prenumele i semntura persoanei care ntocmete planul (consilierul etic)

8.3.4. Elaborare Plan implementare msuri de control pentru gestionarea funciilor sensibile

Consilierul etic elaboreaz un plan de msuri ontrol cpentru gestionarea funciilor

sensibile, respectnd structura urmtoare.


54

Plan de msuri de control pentru gestionarea funciilor sensibile

Nr.crt. Obiective Aciuni

planificate

pentru

atingerea

obiectivelor

Termen Riscuri aferente Responsabil Obs.

Precizare Nivel

estimat

8.3.5. Produse rezultate n urma aplicrii acestei proceduri

- Inventarul funciilor sensibile

- Lista salariailor care ocup aceste funcii sensibile

- Planul de rotaie a salariailor care ocup funcii sensibile, astfel nct un salariat s nu fie activ

n acea funcie mai mult de 5 ani

- Plan de msuri de control pentru gestionarea funciilor sensibile

- Decizii interne de aprobare a Listei funciilor sensibile, Planului de rotaie, Listei activitilor

ce trebuie fcute n echip pentru evitarea riscului de integritate,

8.4. Succesiunea activitilor

1. Deciderea inventarierii anuale a funciilor sensibile

2. Inventarierea funciilor sensibile la nivelul compartimentelor din cadrul Colegiului

3. ntocmirea listelor ce conin funcii sensibile identificate la nivelul compartimentelor

Colegiului

4. Transmiterea listelor ntocmite ctre preedintele Comisiei SCMI

5. Analizarea proiectului de list a funciilor sensibile de ctre Comisia SCMI, consilierul

etic i responsabilul cu atribuii de management resurse umane

6. Finalizaea listei funciilor sensibile

7. Elaborarea planului de rotaie i a planului de msuri de control

8. Aprobarea listei funciilor sensibile i a planurilor


55



- foi de scris

- tonner

- echipamente de birou

- rechizite

8.5.2.Resurse umane

- directorul Colegiului Naional Ferdinand I, coordonatorii de compartimente, persoanele cu

responsabiliti n cadrul prezentei proceduri


-



56

9.1. Director

9.1.1. Elaboreaz deciziile interne aferente prezentei proceduri

9.2. Consilierul de etic

9.2.1. ntocmete lista funciilor sensibile, planul de rotaie i planul de msuri de control, pe

baza propunerilor primite de la coordonatorii de compartimente

9.3. Comisia SCMI

9.3.1. Analizeaz riscurile asociate fiecrei funcii sensibile i stabilete funciile sensibile la

nivelul unitii

9.4. Coordonatorii de compartimente

9.4.1. ntocmesc propuneri privind Lista funciilor sensibile i Planul de rotaie la nivelul

compartimentului pe care l conduc

9.4.2. Asigur condiiile de aplicare a Planului de rotaie i a Planului de msuri

9.4. Angajaii

9.4.1. Rspund de respectarea procedurii.

Colegiul Naional

Ferdinand I

Bacu

PROCEDURA DE SISTEM

IDENTIFICAREA NEVOILOR

DE FORMARE ALE

PERSONALULUI

EDIIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I


Identificarea nevoilor de formare


57

Colegiul Naional

Ferdinand I

Bacu

PROCEDURA DE SISTEM

IDENTIFICAREA NEVOILOR

DE FORMARE ALE

PERSONALULUI

EDIIA I

REVIZIA 0

EXEMPLAR I

DATA:


Nr.

crt.

Elemente privind


Numele i

prenumele


1. Elaborat ................. ......................

membru n

Comisia pe

perfecionare

i formare

continu


Iftimescu

Director

adjunct,

membru n

Comisia

SCMI


Berza

Director

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

Ediia sau,

dup caz,


reviziei

Data de la care se

aplic prevederile


58

revizia n

cadrul ediiei

ediiei sau reviziei

ediiei

Ediia I - Elaborare


Nr.

crt.

Scopul

difuzrii


prenume

Data primirii Semnturii

1. Informare

aplicare

i

arhivare


2. Informare

eviden

I Echipa

managerial

( top

management)



CEAC

.................... ...................


administrativ

Administrator

de patrimoniu


metodice

ef Comisie

metodic


59



1) stabilete un cadru general, unitar de identificare i stabilire a nevoilor de formare ale

personalului n cadrul Colegiului Naional Ferdinand I;

2) furnizeaz personalului i conducerii un instrument care faciliteaz identificarea

nevoilor de formare n vederea mbuntirii calitii serviciilor educaionale furnizate de

Colegiul Naional Ferdinand I Bacu;



4.4. Sprijin luarea deciziilor manageriale n timpul procesului de implementare a

programelor manageriale, n vederea atingerii intelor strategice ale Colegiului Naional

Ferdinand I Bacu.


Procedura se utilizeaz de ctre toate compartimentele din cadrul Colegiului Naional

Ferdinand I, respectiv de ctre toate persoanele din cadrul acestora.

Activitatea de implementare a acestei proceduri este parte a politicii manageriale de a

asigura n mod rezonabil c misiunea Colegiului, precum i obiectivele generale/obiectivele

specifice sunt ndeplinite.




60

-


Metodologia privind formarea continu a personalului didactic aprobat prin OMECTS

nr.5561/2011, cu modificrile i completrile ulterioare



4925/2005)



Programul de dezvoltare a SCMI


7.1. Definiii:












vederea asigurrii





metodele i procedurile;



61

asigurare a calitii

7.2. Abrevieri:



interioar





managerial/intern





intern/managerial


8. 1. ASPECTE PREALABILE

Procedura stabiletele instrumentele i responsabilitile pentru identificarea nevoilor de formare

ale personalului, corelarea acestora cu oferta de formare existent pe pia, n vederea

mbuntirii calitii actului educaional i a activitilor derulate n cadrul Colegiului Naional

Ferdinand I.

8.2.PERIODICITATE

Procedura se aplic n fiecare an colar, n luna septembrie.


62

8.3. DESCRIEREA PROCEDURII

8.3.1. La nceputul fiecrui an colar, responsabilul cu perfecionarea, desemnat prin decizie

intern, aplic tuturor categoriilor de personal din Colegiu un chestionar de identificare a

nevoilor de formare, adaptat specificului activitii ( Anexa 1- model chestionar pentru membrii

CEAC). Chestionarul este propus de ctre coordonatorul fiecrui compartiment, n funcie de

specificul activitii acestuia.

8.3.2. n cadrul Consiliului profesoral din luna septembrie este diseminat de ctre director

metodologia de formare continu a cadrelor didactice. Membrii Consiliului profesoral semneaz

procesul verbal de luare la cunotin.

8.3.3. Personalul didactic i anun n scris, pn la sfritul lunii septembrie, intenia de a se

nscrie la concursul de obinere a gradelor didactice.

8.3.4. Responsabilul cu perfecionarea distribuie i colecteaz de la coordonatorii de

compartimente chestionarele de identificare a nevoilor de formare completate de ctre

personalul unitii.

8.3.5. Responsabilul cu perfecionarea va sintetiza, pentru fiecare compartiment, nevoile de

formare ale personalului. Rezultatele acestei analize vor fi consemnate ntr-un raport ce va fi

prezentat n edina Consiliului profesoral, paralel cu prezantarea ofertei de formare care este

disponibil pe pia.

8.3.6. Salariaii unitii vor opta pentru cursul adecvat nevoilor proprii identificate.

8.4. RESURSE NECESARE


- foi de scris

- tonner

8.4.2.Resurse umane

- directorul Colegiului Naional Ferdinand I, responsabilul cu perfecionarea, salariaii


63


- 100 lei pentru imprimarea chestionarelor


ale directorului

asigur cadrul organizatoric de implementare a procedurii;

coordonatorii compartimentelor

stabilesc edina de lucru, la nivel de compartiment, cnd se va completa chestionarul

fac propuneri privind coninutul chestionarului specific;

monitorizeaz participarea personalului la cursurile de formare

responsabilul cu perfecionarea

distribuie i colecteaz chestionarele de identificare a nevoilor de formare

analizeaz chestionarele de formare

elaboreaz i prezint raportul rezultat n urma analizei

personalul unitii

Completeaz chestionarele de identificare a nevoilor de formare

Particip la cursurile de formare

10. ANEXE, NREGISTRRI, ARHIVRI

Nr.

anex

Denumirea

anexei

Elaborator Aprob Numr de

exemplare

Difuzare Arhivare Alte

elemente Loc Perioad

1 Chestionar

identificare

nevoi

formare

2.


64

3.

4.

ANEXA 1 Chestionarul de identificare a nevoilor de formare n domeniul managementului

informaiilor pentru membrii CEAC

Numele...............................................................................

1. Vrsta ................................................................................

2. Profesia..............................................................................

3. Nivelul de predare.............................................................

4. Gradul didactic..................................................................

5. Unitatea colar ................................................................................

6. Ai urmat cursuri de formare n domeniul managementului calitii n educaiei? Dac da,

furnizai detalii (anul colar, durata, coninut).

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

7. Care este ultimul curs de formare/perfecionare pe care l-ai urmat? (anul colar, durata,

coninut).

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

8. Cum apreciai impactul implementrii unui management al calitii educaiei pentru

organizaia dumneavoastr colar? Motivai.

Nesatisfctor slab adecvat bine foarte bine excelent


65

9. Cum apreciai achiziiile dumneavoastr (teoretice i practice) de pn acum din

domeniul managementului calitii n educaie?

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

10. Ce rol credei c joac informaia n activitatea dumneavoastr de membru CEAC?

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

11. Dai exemple de surse de informare deschise.

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

12. Care sunt sursele de colectare a datelor pe care le utilizai n activitatea dumne

Manual Proceduri SCMI Colegiul Ferdinand

Documents

Transcript of Manual Proceduri SCMI Colegiul Ferdinand