Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare...

92
Programul de Reabilitare a Monumentelor Istorice î Iosefin, Fabric şi Cetate din T Manual de Proce în Cartierele Istorice Timişoara, România eduri (Proiect) Februarie 2013

Transcript of Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare...

Page 1: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

Programul de Reabilitare a Monumentelor Istorice în Cartierele Istorice

Programul de Reabilitare a Monumentelor Istorice în Cartierele Istorice

Iosefin, Fabric şi Cetate din Timi

Manual de Proceduri (Proiect)

Programul de Reabilitare a Monumentelor Istorice în Cartierele Istorice

i Cetate din Timişoara, România

Manual de Proceduri (Proiect)

Februarie 2013

Page 2: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013

Cuprins

1. Introducere ...................................................................................................................... 1

2. Finanțarea şi Condiţiile Programului ............................................................................ 3

2.1 Condiţiile Generale ale Programului ...................................................................... 4

2.2 Condiţii pentru Proprietari ...................................................................................... 5

2.3 Lucrări Eligibile ....................................................................................................... 6

2.4 Rolul BRCCI şi Principii Generale de Lucru .......................................................... 7

3. Organizarea Programului ................................................................................................ 9

3.1 BRCCI .................................................................................................................... 9

3.2 Consultanţă Internaţională ................................................................................... 11

4. Implementarea proiectelor de reabilitare ...................................................................... 13

4.1 Informaţii, Accesare şi Acord Preliminar de Cooperare....................................... 15

4.1.1 Conţinut sumar ................................................................................................. 15

4.1.2 Metoda de lucru ............................................................................................... 15

4.2 Evaluarea fezabilităţii tehnice, financiare şi sociale ............................................ 19

4.2.1 Conţinut sumar ................................................................................................. 19

4.2.2 Modalitate de lucru ........................................................................................... 20

4.3 Analiza Evaluării de către Comitetul Director şi Acordul Final de Cooperare ..... 31

4.3.1 Conţinut sumar ................................................................................................. 31

4.3.2 Metoda de lucru ............................................................................................... 31

4.4 Proiectul Tehnic.................................................................................................... 36

4.4.1 Conţinut sumar ................................................................................................. 36

4.4.2 Modalitate de lucru ........................................................................................... 36

4.5 Acorduri de Finanţare cu proprietarii individuali .................................................. 42

4.5.1 Conţinut sumar ................................................................................................. 42

4.5.2 Modalitate de lucru ........................................................................................... 43

4.6 Procedura de achiziţie publică ............................................................................. 47

4.6.1 Conținut sumar ............................................................................................... 47

4.6.2 Modalitate de lucru ........................................................................................... 48

4.7 Lucrări de Reabilitare ........................................................................................... 57

4.7.1 Conţinut sumar ................................................................................................. 57

4.7.2 Modalitate de lucru ........................................................................................... 57

4.8 Rambursarea Finanţării ........................................................................................ 61

Page 3: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013

4.8.1 Conţinut sumar ................................................................................................. 61

4.8.2 Modalitate de lucru Modalitate de lucru ........................................................... 61

5. Cerinţe Specifice Contractelor de Achiziţii conform Acordului Separat ........................ 65

5.1 Desemnarea unui Consultant .............................................................................. 65

5.2 Atribuirea contractelor pentru bunuri, lucrări şi alte servicii ................................. 65

5.3 Lista bunurilor, lucrărilor şi serviciilor ................................................................... 66

6. Managementul Procedurilor pentru Fondul de Finanţare ............................................. 67

6.1 Conţinut sumar ..................................................................................................... 67

6.2 Modalitate de lucru ............................................................................................... 68

7. Comunicare şi Marketing .............................................................................................. 71

7.1.1 Conţinut sumar ................................................................................................. 71

7.1.2 Modalitate de lucru ........................................................................................... 71

8. Adoptarea deciziilor ți Monitorizarea Programului ...................................................... 75

8.1 Comitetul Director ................................................................................................ 75

8.1.1 Conţinut sumar ................................................................................................. 75

8.1.2 Modalitate de lucru ........................................................................................... 75

8.2 Raportarea ........................................................................................................... 76

8.2.1 Conţinut sumar ................................................................................................. 76

8.2.2 Modalitate de lucru ........................................................................................... 77

8.3 Baza de date pentru proiecte .............................................................................. 78

8.3.1 Conţinut sumar ................................................................................................. 78

8.3.2 Modalitate de lucru ........................................................................................... 78

Page 4: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013

Lista Tabelelor �i Figurilor

Anexa 1: Contracte în cadrul Proiectelor de Reabili tare

Sub-Anexa 1 A: Acord Preliminar de Cooperare

Sub-Anexa 1 B: Decizia de participare a Asociației de Proprietari

Sub-Anexa 1 C: Acord Final de Cooperare

Sub-Anexa 1 D: Acord de Finanțare cu proprietarii individuali

Sub-Anexa 1 E: Acord de Finanțare pentru Plătitorii Direcți

Sub-Anexa 1 F: Acord de Finanțare pentru Proiecte Publice

Sub-Anexa 1 G: Contract de Ipotecă

Sub-Anexa 1 H: Garanția Bancară

Anexa 2: Comitetul Director

Sub-Anexa 2 A: Structura Comitetului Director

Sub-Anexa 2 B: Procesul verbal de Întrunire al Comitetului Director

Sub-Anexa 2 C: Planificarea Întrunirilor

Anexa 3: Fi șșșșele Posturilor

Anexa 4: Materiale Informative

Sub-Anexa 4 A: Fluturaș General de Informare

Sub-Anexa 4 B: Manual de Condiții al Programului

Anexa 5: Documente necesare pentru Participare / Co operare

Sub-Anexa 5 A: Chestionar de Cooperare

Sub-Anexa 5 B: Extras de Carte Funciară

Sub-Anexa 5 C: Tabel cu cotele de proprietate din imobil

Anexa 6: Evaluarea Fezabilit ățțțții

Sub-Anexa 6 A: Raport de Evaluare Consolidat pentru Comitetul Director

Sub-Anexa 6 A': Raport de Evaluare Consolidat pentru asociaţiile de proprietari

Sub-Anexa 6 B: Raport de consultanţă tehnică

Sub-Anexa 6 C: Raport Succint de Consultanță Tehnică

Sub-Anexa 6 D: Proces Verbal de Aprobare a Raportului de Consultanță Tehnică

Sub-Anexa 6 E: Formular de Cerere pentru Certificatul de Urbanism

Sub-Anexa 6 F: Lista persoanelor de contact din cadrul Asociației de Proprietari

Sub-Anexa 6 G: Adeverința de Venit

Sub-Anexa 6 H: Declarație de Venituri

Sub-Anexa 6 I: Extras de cont bancar

Page 5: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013

Sub-Anexa 6 J: Cartea imobilului

Sub-Anexa 6 K: Certificat de naștere

Sub-Anexa 6 L: Chestionar de Evaluare Financiară

Sub-Anexa 6 M: Raport de Evaluare Financiară

Sub-Anexa 6 N: scenarii FAT

Sub-Anexa 6 O: Raport de Evaluare Socială

Sub-Anexa 6 P: Formular de Cerere pentru obținerea Subvenției la Încălzire

Sub-Anexa 6 Q: Carte de Identitate

Anexa 7: Proiectul Tehnic

Sub-Anexa 7 A: Solicitare de Licitație pentru atribuirea Proiectului Tehnic

Sub-Anexa 7 B: Model de Contract pentru Proiectul Tehnic și Asistență Tehnică

Sub-Anexa 7 C: Proces Verbal de Consiliere – Proiect tehnic

Sub-Anexa 7 D: Evaluare Intermediară Proiect Tehnic

Sub-Anexa 7 E: Evaluare Finală Proiect Tehnic

Sub-Anexa 7 F: Solicitare de Licitație pentru obținerea Autorizației de Construcție

Anexa 8: Linia de Credit

Sub-Anexa 8 A: Plan de Cheltuieli Anuale

Sub-Anexa 8 B: Raport de Justificare Bugetară

Sub-Anexa 8 C: Buget Anual Aprobat

Sub-Anexa 8 D: Referat de Rectificare Bugetară

Sub-Anexa 8 E: Cerere de includere în planul anual de achiziții

Sub-Anexa 8 F: Angajament Bugetar

Sub-Anexa 8 G: Deviz de Cheltuieli

Sub-Anexa 8 H: Autorizare de Plăți

Sub-Anexa 8 I: Notificare de transfer din contul de EURO în contul de LEI

Sub-Anexa J: Cerere de Tragere

Sub-Anexa 8 K: Compensarea Conturilor Speciale

Sub-Anexa 8 L: Deviz de Cheltuieli

Sub-Anexa 8 M: Formular 1 – Raportul Fondurilor Rambursabile (OMF 1059/2008)

Sub-Anexa 8 N: Formular 1.A – Grafic estimat (OMF 1059/2008)

Sub-Anexa 8 O: Graficul Conturilor Programului

Anexa 9: Documente necesare pentru Procedura de ach izi țțțție Public ă

Sub-Anexa 9 A: Evaluarea documentelor de Licitație

Page 6: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013

Sub-Anexa 9 B: Evaluarea Caietului de Sarcini preliminar

Sub-Anexa 9 C Evaluarea Ofertelor Tehnice și Financiare – Raportul Experților Externi

Sub-Anexa 9 D: Model de Contract de Dirigenție de Șantier

Sub-Anexa 9 E: Model de Contract pentru Execuția Lucrărilor de Construcție

Anexa 10: Procedura de recuperare a costurilor

Sub-Anexa 10 A: Notificare de Plată (Direcția Economică)

Sub-Anexa 10 B: Invitație la Conciliere (Direcția Economică)

Sub-Anexa 10 C: Proces Verbal de Conciliere

Sub-Anexa D: Documente pentru Procedurile Legale

Sub-Anexa 10 E: Raport de Facturare și Colectare ((Direcția Economică)

Sub-Anexa 10 F: Raport Contabil (Direcția Economică)

Sub-Anexa 10 G: Referat pentru deschiderea acțiunii in instanța

Anexa 11: Lucr ări de Reabilitare

Sub-Anexa 11 A: Formular de Control al Calității

Sub-Anexa 11 B: Confirmarea Materialelor de Construcție

Sub-Anexa 11 C: Model pentru Instrucțiuni de Șantier

Sub-Anexa 11 D: Formular de Recepție Finală Parțială a Lucrărilor

Sub-Anexa 11 E: Formular de Supraveghere

Anexa 12: Strategia de Marketing șșșși Comunicare

Anexa 13: Acordul Separat

Anexa 14: Istoricul Proiectului

Anexa 15: Lista Anexe

Anexa 16: Legisla țțțție Relevant ă

Sub-Anexa 16 A: Extras din Legea 230/2007

Sub-Anexa 16 B: link la OUG 70 2011 Subvenția la încălzire

Sub-Anexa 16 C: HG 1588 din 2007 pentru aprobarea Norme metodologice de aplicare a Legii 230

Sub-Anexa 16 D: OUG Nr. 146/2002

Sub-Anexa 16 E: ORDIN Nr. 1059/2008

Sub-Anexa 16 F: HG 925/2006

Sub-Anexa 16 G: 10/1995

Sub-Anexa 16 H: 50/1991

Sub-Anexa 16 I: 34/2006

Page 7: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013

Sub-Anexa 16 J: 422/2001 privind protejarea monumentelor istorice

Anexa 17: Lista Prioritar ă

Anexa 18: Îndrumar pentru interven ţiile asupra cl ădirilor din cartierul cetate şi din zonele istorice protejate din Timi şoara

Anexa 19: Raport c ătre KfW

Anexa 20: Acord de Împrumut șșșși Finan țțțțare

Anexa 21: Structura Bazei de Date

Anexa 22: Organigrama Prim ăriei

Anexa 23: Minutele întâlnirilor

Sub-Anexa 23 A: Minuta 25.06.2012

Sub-Anexa 23 B: Protocol 13.02.2013

Page 8: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013

Abrevieri şi Clarific ări

Arhitect responsabil Arhitecții contractați de proprietari / de asociația de proprietari

ANRMAP Agenția Națională pentru Reglementarea ți Monitorizarea Procedurilor de Achiziție Publică

Arhitect / inginer Consilier

În cadrul echipei BRCCI – Coordonarea procedurilor de consiliere a proprietarilor în ceea ce privețte aspectele tehnice din etapa de planificare ți implementare

Raport de Evaluare Consolidează evaluarea tehnică, financiară şi socială (Sub-Anexa 6 A: Raport de Evaluare Consolidat pentru Comitetul Director)

BMZ Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung – Ministerul German pentru Cooperare Economică ți Dezvoltare – Finanțatorul Programului

Cartea Imobilului Conține datele tuturor locatarilor imobilului ți este ținută de prețedintele sau de administratorul asociației de proprietari (Sub-Anexa 6 J: Cartea imobilului)

BRCCI Biroul Reabilitare și Conservare Clădiri Istorice fostul CCRCIT (2009 - 2013), respectiv CRUT (2006 - 2009)(aşa cum se precizează şi în Contractul de Împrumut şi Finanţare şi în Acordul Separat)

Îndrumar pentru intervenţiile asupra clădirilor din cartierul cetate şi din zonele istorice protejate din Timişoara

Manual cuprinzând regulile aplicabile pentru o reabilitare adecvată a clădirilor istorice din Timițoara (Hotărârea Consiliului Local Nr. 224 din 22.04.2008)( Anexa 18: Îndrumar pentru intervenţiile asupra clădirilor din cartierul cetate şi din zonele istorice protejate din Timişoara)

Acord Final de Cooperare

Al doilea acord semnat între BRCCI ți asociația de proprietari: confirmă cooperarea (aprobată de Comitetul Director) dintre Primărie ți asociația de proprietari ți definețte măsurile de reabilitare care vor fi aplicate (Sub-Anexa 1 C: Acord Final de Cooperare)

Acord Financiar Contract individual de finanţare încheiat cu fiecare participant; include graficul de plăţi (Sub-Anexa 1 D: Acord de Finanțare cu proprietarii individuali; Sub-Anexa 1 E: Acord de Finanțare pentru Plătitorii Direcți)

Evaluare financiară ți Raport Financiar

Este realizată de BRCCI în vederea identificării capacităţii individuale de finanțare ale participanților și a asociației de proprietari ca entitate și conține sugestii / propuneri de participare la împărțirea cheltuielilor între proprietari.(Sub-Anexa 6 A: Raport de Evaluare Consolidat)

Manual de Condiții Broțură cuprinzând informațiile de bază cu privire la Condițiile ți Procedurile Programului (Sub-Anexa 4 B: Manual de Condiții al Programului)

GTZ Fosta Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit – Societatea Germană pentru Cooperare Tehnică (Din 2011

Page 9: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013

GIZ – Societatea pentru Cooperare Internaţională) (https://www.giz.de/en/aboutgiz/profile.html)

KfW Banca Europeană pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare: Bancă publică germană de dezvoltare care finanțează Programul cu fonduri alocate de BMZ din bugetul public german ți acordă servicii de consiliere (http://www.kfw-entwicklungsbank.de/ebank/EN_Home/index.jsp)

MoF Ministerul Român al Finanţelor Publice, Bucurețti

Proprietar(i) Proprietari individuali ai unei părți din imobil sau al unui apartament dintr-un imobil.

Asociație de Proprietari Formă de asociere între proprietarii părților dintr-un imobil în conformitate cu prevederile Legii 230/2007 (Sub-Anexa 16 A: Extras din Legea 230 2007 ) care este responsabilă cu toate deciziile comune – de ex. decizia cu privire la repararea ți reabilitarea unei clădiri (în capitolele următoare se va folosi termenul "asociație de proprietari" ți pentru cazul în care există un singur proprietar al întregului imobil)

Acord Preliminar de

Cooperare

Primul acord încheiat între BRCCI ți asociația de proprietari : confirmă intenția asociației de proprietari de a colabora cu Primăria în cadrul Programului, aderarea acesteia la regulile stabilite de Program, eligibilitatea generală a unui imobil ți implementarea / întocmirea evaluării tehnice, financiare ți sociale de către BRCCI(Sub-Anexa 1 A: Acord Preliminar de Cooperare)

Proiect Proiect individual de reabilitare a unei clădiri eligibile desfățurat în cadrul Programului (sub-proiect în cadrul conceptului Programului)

Program

SEAP

Program de Reabilitare a Monumentelor Istorice în Cartierele Istorice Iosefin, Fabric ți Cetate din Timițoara, România finanțat de KfW conform Acordului dintre Primăria Timițoara ți KfW

Sistemul Electronic de Achiziții Publice

țef de țantier Angajat al firmei de construcții responsabil cu managementul ți coordonarea țantierului unui proiect din cadrul Programului .

Evaluare Socială ți

Raport Social

Derulată la cererea proprietarilor individuali pentru a verifica eligibilitate de participare redusă la cuantumul costurilor pentru participanții cu venituri reduse.( Sub-Anexa 6 O: Raport de Evaluare Socială)

Comitet Director Corp Decizional ți de monitorizare a Programului

Diriginte de țantier Contractat prin Sistemul de Achiziții Publice/ Achiziţie Directă de Primărie cu implicarea proprietarilor– responsabil cu controlul calității şi cantităţii lucrărilor executate și controlul facturilor de lucrări din partea proprietarilor / primăriei

Page 10: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013

Evaluare Tehnică ți

Raport Tehnic

Proceduri derulate de BRCCI în vederea stabilirii fezabilității tehnice generale, a priorității lucrărilor ți a costurilor estimative. Rezultatul este concretizat într-un Raport Tehnic de consultanţă (din perioada implementării proiectului KfW – 2012 - 2015) care va fi furnizat de consultanții internaționali ți locali pentru până la 100 de clădiri eligibile(Sub-Anexa 6 B: Raport de consultanţă tehnică)

Consilier Tehnic

(administrativ)

Consilier, inginer desemnat pentru acordarea de suport Consilierului Tehnic pentru supervizarea țantierelor ți a Arhitectului Consultat in relația cu proprietarii

Consilier Tehnic

(arhitect)

Consilier, arhitect desemnat pentru evaluarea necesarului de reabilitare la un imobil istoric. (În cadrul perioadei de implementare a proiectului KfW 2012-2015, arhitecții consultanți (Lotul 2) vor sprijini BRCCI în ceea ce privește supravegherea proiectelor finanțate prin fonduri KfW)

Consilier Tehnic

(control execuţie lucrări)

Consilier, inginer/ arhitect desemnat din partea BRCCI pentru asistența proprietarilor la supravegherea țantierelor (În cadrul perioadei de implementare a proiectului KfW 2012-2015, arhitecții consultanți (Lotul 2) vor sprijini BRCCI în ceea ce privețte supravegherea proiectelor finanțate prin fonduri KfW)

Proiect Tehnic Elaborat de arhitectul contractat ți remunerate de asociația de proprietari. Defineşte măsurile de reabilitare adecvate şi o estimare acurată a costurilor. Constituie documentaţia de bază în obţinerea Autorizaţiei de Construcţie precum şi în demararea procedurilor de achiziţie publică

Responsabil Tehnic

cu execuţia

Reprezentantul / angajatul firmei de construcții responsabil cu calitatea tehnică a lucrărilor

Page 11: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013

Posturi

BRCCI

țeful BRCCCI

Consilier Financiar (contabilitate)

Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

Consilier Tehnic (arhitect)

Consilier Tehnic (administrativ)

Consilier Tehnic (control execuţie lucrări)

Consilier Comunicare

Consilier Juridic

Direc�ii din cadrul Prim ăriei

Director Executiv Direcție Urbanism

Director Executiv Direcție Economică

țef Birou Contabilitate din cadrul Direcției Economice

Consilier Contabilitate din cadrul Direcției Economice

țeful Serviciului Buget din cadrul Direcției Economice

țeful Serviciului Buget din cadrul Direcției Economice

Consilier Serviciul Buget din cadrul Direcției Economice

Consilier Serviciul Achiziții Publice

Director Direcție de Asistenţă Socială a Municipiului Timişoara

Director Adjunct Direcție Asistenţă Socială

Consilier Juridic / Serviciul Juridic

Consilier Direcție Comunicare

Echip ă Consultan �i

Lot 1 Șef Echipă

Lot 1 Socio-Economic

Lot 1 Expert Financiar

Lot 1 Expert Juridic

Lot 1 PR & Comunicare

Lot 1 PR & Comunicare

Lot 2 Arhitect Șef

Lot 2 Arhitect Șef Adjunct

Lot 2 Expert PR

Lot 2 Supraveghere de şantier

Lot 2 Training și Coordonare

Lot 2 Raport de consultanţă tehnică

Responsabilit ă�i Externe

Arhitectul şef de proiect responsabil (responsabil din partea proprietarilor)

Dirigintele de țantier din partea BRCCI/Primărie/proprietari

țef de țantier firmă de construcții atestat MCC

Responsabil tehnic firmă de construcții

Page 12: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 1

1. INTRODUCERE

Primăria Timițoara implementează un program de reabilitare pentru proprietarii clădirilor istorice selectate în cartierele Iosefin, Fabric ți Cetate. Programul pune fonduri de finanțare la dispoziția proprietarilor de clădiri istorice eligibile ți a asociațiilor de proprietari de astfel de clădiri istorice sprijin financiar pentru a-i încuraja ți a-i sprijini în ceea ce privețte reabilitarea clădirilor lor istorice în conformitate cu capacitățile financiare ale acestora, dar ți cu standardele tehnice ți arhitecturale adecvate.

Scopul primordial al Programului de Reabilitare este acela de a sprijini proprietarii de imobile istorice în demersurile de reabilitare ale caselor lor , creând astfel un impact pozitiv asupra condițiilor de viață a cetățenilor din Timițoara . Proiectele individuale trebuie să fie fezabile pentru participanţi în cadrul condiţiilor prestabilite ale Programului şi implementate de aşa manieră, încât să minimizeze excluderile sociale ale diverselor categorii.

Un alt obiectiv țintă este efectul pozitiv obținut prin valorificarea potențialului economic ți cultural al vechilor cartiere istorice. Astfel, unul dintre criteriile de selectare a imobilelor istorice include locația imobilului în zone centrale ale orațului pentru a crea efecte vizibile, dar ți îmbunătățiri de ordin economic ți turistic. De asemenea, în zone proeminente pot fi prezentate tehnici suplimentare de reabilitare pentru a crea efecte de multiplicare.

O finanțare inițială pentru perioada 2012 – 2015, prevăzută pentru implementare a fost pusă la dispoziție de Fondurile Germane de Cooperare prin KfW ți include un împrumut rambursabil de 3 milioane de EURO ți un grant de 2 milioane de EURO care vor fi utilizați pentru a sprijini proprietarii de imobile, în special proprietarii cu venituri reduse, în condiții de finanțare favorabile.

BRCCI, un Birou din cadrul Direcției de Urbanism a Primăriei în colaborare cu alte departamente din cadrul primăriei ți cu proprietarii individuali este responsabilă pentru implementarea Programului. Prezentul manual oferă informații cu privire la toți pații procedurali pentru implementarea proiectului precum ți o documentație asupra documentelor proiectului, decizii., etc. Primele capitole ale acestui manual vor descrie condiţiile Programului şi vor detalia rolul şi organizarea unităţii de implementare, BRCCI.

• Capitolul 2 va stabili condiţiile Programului • Capitolul 3 va descrie rolul BRCCI • Capitolul 4 va detalia organizarea BRCCI

Punctul central al manualului va fi stabilirea unor linii directoare (cuprinzând toate etapele implementării) pentru elaborarea proiectelor individuale de reabilitare în cadrul Programului. Oricum, anumite proceduri (precum procedurile pentru alocare din fonduri printr-o linie de credit, proceduri pentru comunicare ți marketing, dar ți proceduri pentru monitorizare ți raportare către KfW) trebuie derulate ca proceduri generale ți vor fi descrise separat. Figura de pe pagina următoare descrie cele mai importante activităţi ale Programului din punct de vedere având în vedere trei aspecte distincte: implementarea, promovarea şi monitorizarea Programului. Aceste trei aspecte vor determina structura următoarelor capitole.

• Capitolul 5 descrie procedurile pentru implementarea sub-proiectelor • Capitolul 6 stabileşte procedurile pentru utilizarea fondurilor • Capitolul 7 detaliază procedurile pentru comunicare şi marketing • Capitolul 8 descrie procedurile pentru monitorizarea Programului

Page 13: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 2

Structura activit ăţilor

Implementarea Proiectelor (în colaborare cu

proprietarii)

Monitorizarea Programului

Promovarea Programului (Marketing)

Implementarea Programului

Implementarea Tehnică

Implementarea Financiară

Page 14: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 3

2. FINAN�AREA ŞI CONDIŢIILE PROGRAMULUI

Structura ți condiţiile Programului au la bază conceptul de proiect agreat între Primăria Timițoara, Ministerul Finanțelor Publice din România ți KfW (Anexa 14 Istoria Programului, Anexa 13 Acordul Separat)

Figura următoare oferă o privire de ansamblu asupra fondurilor disponibile şi asupra celor mai importante condiţii de finanţare ale Programului.

Structura finan �ării �i condi �iile pentru fondurile KfW

Sumele menționate mai sus reprezintă limitele maxime disponibile prin programul finanțate de KfW

Datorită caracterului specific al fondurilor alocate de KfW din partea Guvernului German, Primăria va transmite rapoarte periodice către KfW cu privire la dezvoltarea ți progresul Programului, angajarea finanțării ți atingerea obiectivelor Programului.(vezi anexa 2 la Acordul Separat) Conform acordurilor încheiate, Primăria va obține acceptul fără obiecții al KfW cu privire la aspecte speciale precum modificări în cadrul procedurii de atribuire prin licitație a contractelor de valori mari, etc.

Fondurile puse la dispozi ţie de Guvernul German prin KfW pentru Timi şoara

1,25 mil. EUR

pentru servicii de consultanţă

+

2,0 mil. EUR grant pentru sprijinirea

participanţilor/proprietarilor cu venituri reduse în cadrul Programului de Reabilitare

şi

+

Împrumut de 3,0 mil. EUR pe o durată de 30 de ani, rambursarea începând

peste 10 ani dobânda de 2% la sold

0,25% taxă de angajament pentru sumele neutilizate

vor fi administrate de Prim ăria Timi şoara / BRCCI şi vor fi utilizate dup ă cum urmeaz ă

Fondul de Finan �are (finan ţare progresiv ă prin KfW în func ţie de progresul Programului)

50.000 EUR Cheltuieli

pentru auditarea Fondului de Finanțare

Grant de 1,95 mil. EUR + Împrumut de 3,0 mil. EUR

+Sprijin financiar pentru Reabilitarea Cl ădirilor Istorice (va fi implementat ca fond revolving)

• Finanţare pentru lucrări de reabilitare şi lucrările de arhitectură aferente în limita maximă de 250.000 EURO pentru clădiri istorice eligibile ai căror proprietari participă la Program

• Contribuţia proprietarilor individuali la aceste cheltuieli să se eşaloneze pe o perioadă de 10 ani (cu reduceri în funcţie de evaluarea veniturilor acestora – vezi condiţiile de mai jos)

• Primăria poate utiliza până la 30% din finanţarea disponibilă pentru reabilitarea clădirilor eligibile aparţinând Statului (există permisiunea expresă a Guvernului German pentru utilizarea sumei maxime de 700.000 EUR pentru reabilitarea Liceului Lenau ca proiect pilot )

• Cel puţin 20% din fonduri vor fi folosite pentru fiecare cartier al oraşului

Page 15: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 4

2.1 Condi ţiile Generale ale Programului

Condiţiile generale ale Programului sunt :

� Suma maxim ă a sprijinului financiar pentru un proiect de reabi litare individual nu poate dep ăşi 250.000 EUR (cuantumul total al costurilor pentru un proiect poate dep ăşi limita maxim ă de finan ţare dac ă surplusul este acoperit direct de proprietari din alte surse de finan ţare)

� Acord de finan ţare cu KfW pentru 30 de ani cu perioad ă de gra ţie de 10 ani

� 2% acoperire de costuri în forma de cheltuieli de f inan�are pentru proprietari

� Bugetul maxim al grant-ului este de 2 mil. EUR

� Până la 30% din fondurile disponibile pot fi utilizate pentru reabilitarea cl ădirilor aflate în patrimoniul prim ăriei.

� Minim 20% din fonduri se vor utiliza pentru fiecare cartier în parte.

Page 16: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 5

2.2 Condi ţii pentru Proprietari

Condiţiile relevante pentru proprietarii care doresc să participe la Program:

� Building is a historic monument according to Law 42 2, situated in the defined areas of Cetate, Iosefin or Fabric and included in the Priority List.

� Proof of ownership has to be provided through Land Register. � No unsettled restitution claims are registered conc erning the property at the

time of registration. � Proof of monthly household income through income st atements or tax

statements. � Proof of number of household members. � All owners of the building have formed an ownership association

(condominium) with a legal representative. � All owners sign Preliminary Cooperation Agreement a nd approve to apply the

program criteria to their rehabilitation measures. � Technical and Financial Evaluares need to be carrie d out. � To access partial low-income support a Social Evalu are has to be carried out

by the Social Directorate tailored after the proced ure of the Heating Allowance.

� A Final Cooperation Agreement has to be signed by a ll owners, confirming the rehabilitation measures to be undertaken and st ipulating rules for the commission of a Proiect Tehnic.

� Individual Financing Agreements (and if applicable Subsidy Agreements) have to be signed with every owner defining Payment Schedules for each participant.

� Owners have to provide mortgage on the repayable am ount.

Finan ţare: � Primăria va furniza sprijin financiar pentru lucr ările de reabilitare (excluzând

cheltuielile cu Proiectul Tehnic). � Proprietarii vor contribui la costurile de finan �are ale Prim ăriei c ătre KfW pe o

perioad ă de 10 ani în func �ie de veniturile acestora la demararea proiectului (spre exemplu contribu �ia participan �ilor care beneficiaz ă de sprijin la încălzire este mai redus ă)

� Este posibil ca proprietarii s ă achite direct lucr ările de reabilitare beneficiind însă de serviciile de consultan ţă ale BRCCI şi ale consultan ţilor interna ţionali în perioada particip ării la Program.

� Limita maxim ă a sprijinului financiar este pentru un proiect ind ividual este de 250.000 EUR (cuantumul total al costurilor pentru u n astfel de proiect poate depăşi limita maxim ă de finan ţare dac ă surplusul este acoperit din alte surse de finan ţare)

Condi�ii de Eligibilitate: � Clădirea este monument istoric în conformitate cu prev ederile Legii 422, se

situeaz ă în zonele definite din Cartierele Cetate, Iosefin sau Fabric şi este inclus ă pe Lista Prioritar ă

� Dovada Propriet ăţii se va face cu Extras de Carte Funciar ă. � Nu exist ă înregistrat ă nici o cerere nesolu ţionat ă de restituire a propriet ăţii la

momentul înregistr ării în Program � Toţi proprietarii cl ădirii s-au asociat într-o asocia ţie de proprietari care are un

reprezentant legal � Proprietarii trebuie s ă prezinte o garan �ie ipotecar ă pentru valoarea

contribu �iei lor individuale. Alte Condi �ii: � Dovada venitului lunar per gospod ărie poate fi f ăcută prin declara ţii de venit

sau declara ţii de impunere � Se poate aduce dovada num ărului de membri per gospod ărie � Toţi proprietarii semneaz ă un Acord de Cooperare Preliminar şi sunt de acord

să aplice criteriile Programului în cadrul m ăsurilor de reabilitare � Proprietarii accept ă să participe la Evalu ările tehnice şi financiare care trebuie

elaborate pentru a verifica fezabilitatea unui proi ect de reabilitare. � Proprietarii care doresc sa determine eligibilitate a lor pentru contribu �ie

„mic ă” sau „medie” în baza situa �iei lor de venituri individuale trebuie s ă parcurg ă o Evaluare Social ă realizat ă de Direc�ia de Asisten ţă Social ă în baza unei proceduri similare celei pentru ob ţinerea subven ţiei la înc ălzire

� Toţi proprietarii vor semna un Acord Final de Cooperar e care va confirma măsurile de reabilitare care se vor implementa şi va fixa regulile de elaborare a unui proiect tehnic.

� Se vor semna Acorduri de Finan ţare individuale cu fiecare participant ( şi, dup ă caz, Acorduri de Subven ţionare) care vor defini graficele de pl ăţi pentru fiecare participant.

Page 17: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 6

2.3 Lucr ări Eligibile

Următoarele măsuri pot fi implementate în cadrul proiectelor:

Toate lucrările trebuie să respecte prescripţiile Îndrumarului pentru intervenţiile asupra clădirilor din Cartierul Cetate şi din zonele istorice protejate din Timişoara

(Anexa 18: Îndrumar pentru intervenţiile asupra clădirilor din Cartierul Cetate şi din zonele istorice protejate din Timişoara)

� Lucr ări de hidroizolare a imobilului şi de asanare a zid ăriei � Lucr ări de consolidare a structurii de rezisten ţă � Reabilitarea acoperi şului � Lucr ări de tâmpl ărie la acoperi ş � Lucr ări de repara ţie la hornuri şi cămine � Lucr ări de consolidare (ziduri exterioare, funda ţie) � Lucr ări de reabilitare a fa ţadelor (curte, calcane, fa ţade principale) � Repara ţia sau înlocuirea ferestrelor � Repara ţia sau înlocuirea por ţilor � Repara ţia balcoanelor şi cursivelor � Demolarea anexelor la cl ădiri din cur ţi şi amenajarea spa ţiilor comune � Lucr ări de termoizola ţie la acoperi ş şi fa ţade cu respectarea standardelor de

protejare a monumentelor Istorice şi conservarea integral ă a tuturor componentelor originale

� Repara ţii la casa sc ărilor şi gangul de acces � Repararea sau modernizarea infrastructurii tehnice a spa ţiilor comune

(burlane, re ţele electrice , re ţele de gaz, ap ă, canalizare, pluviale) � 43. Repararea sau modernizarea sistemelor comune de încălzire Dirigen ţie de şantier

Page 18: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 7

2.4 Rolul BRCCI şi Principii Generale de Lucru

Misiunea prioritară a BRCCI este aceea de a asigura o realizare adecvată şi de succes a Programului. Acesta trebuie să sprijine implementarea proiectelor prin consiliere şi monitorizare continuă. Mai mult, obiectivul BRCCI va fi acela de a asigura o dezvoltare sustenabilă a Programului în viitor. Astfel, BRCCI va contribui la îmbunătățirea condițiilor de trai în imobilele participante la Program ți la eficientizarea utilizării potențialului economic ți cultural al cartierelor istorice.

În ceea ce privețte principiile etice ți metodele de lucru ale BRCCI care vor reflecta obiectivele Programului menționate mai sus, dar ți în ceea ce privețte misiunea ți viziunea; BRCCI va stabili un echilibru între implementarea multor proiecte de succes şi păstrarea orientării sociale a Programului.

Rolul BRCCI în cadrul Programului vizează următoarele aspecte: • Implementarea operaţională a Programului de Reabilitare • Stabilirea şi controlul procedurilor financiare şi tehnice ale Programului • Comunicarea cu departamentele municipalităţii implicate în proiect în vederea

analizării şi optimizării proceselor. • Garantarea unor standarde ridicate ale măsurilor de reabilitare. • Organizarea lucrărilor şi soluţionarea problemelor ca reprezentant al municipalităţii • BRCCI va fi motorul Programului care va asigura dezvoltarea acestuia de la o

perspectiva îngustă a unui proiect pilot (doar implementarea împrumutului KfW ți instituționalizarea Programului) în direcţia unei perspective lărgite de viitor (atragerea de fonduri suplimentare ți determinarea sustenabilităţii Programului pe termen lung)

Mai jos sunt expuse unele dintre obiectivele pe care BRCCI trebuie să le realizeze în cadrul derulării Programului: � Management eficient şi implementare operaţională a Programului de Reabilitare cu

un impact pozitiv vizibil asupra mediului economic ți cultural, dar ți asupra condiţiilor de trai ale locuitorilor cartierelor istorice din Timițoara,

� Relaţii bune de cooperare cu celelalte departamente ale autorităţilor locale implicate în dezvoltarea Programului.

� Utilizarea fondurilor de finanţare în cel mai eficient mod posibil care să asigure implementarea unui număr semnificativ de proiecte (cel puțin 15-20) într-o manieră adecvată din punct de vedere social şi care să creeze efecte vizibile pentru oraş.

� Efectul de gentrificare generat de mutarea locuitorilor în alte cartiere mai ieftine va fi evitat.

� Atât populaţia cât şi clasele politice au dobândit un nivel optim de conştientizare a importanţei programului

� Au fost identificate noi oportunităţi de finanțare care să permită o continuitate durabilă a programului.

� BRCCI a dobândit o reputaţie solidă a ca şi expert credibil în probleme de reabilitare a monumentelor istorice . Echipa este bine cunoscută în tot oraşul.

� Din punct de vedere al organizării interne, BRCCI a reuşit să implementeze o cultură corporatistă exemplară şi orientată către performanţa echipei.

Page 19: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 8

Page 20: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 9

3. ORGANIZAREA PROGRAMULUI

3.1 BRCCI

Ca şi departament al municipalităţii, BRCCI este subordonat Direcţiei de Urbanism din cadrul Primăriei. Organizarea internă a CCRCIT este descrisă în Figura 1. Pentru descrierea posturilor aferente se va consulta Anexa 3: Fița Postului.

Figura 1: Organizarea BRCCI (în februarie 2013*)

*După clarificarea aspectului cu privire la confirmarea d-rei țeicu în funcția de țef al BRCCI sau de Consilier Financiar (contabilitate) este necesară nominalizarea unei persoane pentru poziția neocupată

AO Arhitect Consilier

Cristian Paşcalǎu

Consilier Comunicare Melania Pop

Consilier Financiar (Evalu ări

Financiare) Cristina Toma

Consilier Financiar

(contabilitate) Daniela Ţeicu

N.N

Consilier Tehnic

(supraveghere) Loredana Brihac

Şef BRCCI Daniela Ţeicu

N.N

Consilier Tehnic (supraveghere)

Ovidiu Purdea

Consilier Tehnic

(administrativ) Raul Stroescu

Consilier Juridic (contracte �i

aspecte juridice legate de

propriet ă�i) N.N

Direc ţia Urbanism Director Executiv

Sorin Emilian Ciurariu

Page 21: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 10

Interfaţa cu alte Direcţii ale Primăriei

Implementarea programului necesită implicare activă asistenţă din partea mai multor departamente din cadrul Primăriei. Următorul tabel relevă departamentele implicate şi partenerii pentru BRCCI care vor sprijini implementarea programului.

Partenerii din cadrul Direc ţiilor Prim ăriei

Direc ţie Birou (Serviciu) Nume Pozi ţie

Urbanism Sorin Emilian Director Executiv

Economică

Haracicu Smaranda Director Executiv

Buget Steliana Stanciu Şef Birou

Buget Irina Timiş Consilier

Contabilitate Mariana Dimitriu Şef Birou

Contabilitate Daniela Antonie Consilier

Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului

Bogdan Dumitru Şef Birou

Achiziţii Publice Lavinia Alexandrescu Consilier

Dezvoltare Aurelia Junie Director Executiv

Juridică Juridic Cristian Marchis Consilier

Comunicare Comunicare Violeta Mihalache Consilier

Socială

Social Maria Stoianov Director

Social Gabriela Curuţ Director Adjunct

Page 22: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 11

3.2 Consultan ţă Interna ţional ă

În perioada de implementare a Programului 2012-2015, BRCCI va fi sprijinit de o echipă de consultanţi internaţionali care îi vor acorda asistenţă în ceea ce priveşte dezvoltarea procedurilor Programului şi capacităţi în vederea implementării a acestora. Mai mult, consultanţii vor asigura un control al calităţii din punct de vedere tehnic, financiar şi juridic, dar ți asistență în ceea ce privețte supravegherea ți partea de arhitectură pentru a reduce ți minimiza riscurile Programului pentru toate părțile implicate.

Următorul tabel prezintă membrii echipei de consultanţă.

Echipa de Consultan ţi

Echipa de Consultan ţi

Lot 1: Suport Institu ţional

Matthias Hitzel (Şef Echipă, Consultant Suport Instituţional)

Dr Thomas Schiller (Consultant Financiar Adjunct)

Martin Wessely (Consultant Socio-Economic)

Birgit Nölke (Consultant PR & Comunicare)

Alice Serban (Consultant Juridic)

Raluca Ciobanu (Consultant PR & Comunicare)

Lot 2: Echipa de Asisten ţă Arhitec ţi

Thorsten Spohler ( Team Leader, Arhitect Consultant Şef)

Rudolf Gräf (Arhitect Consultant Adjunct)

Michael Engel / Cazacu (Arhitect Consultant PR)

Jochen Gauly (Consultant Training, Coordonare Arhitecți )

Ordodi (Control execuţie lucrări)

Pascariu (Control execuţie lucrări) Popovici, Havasi, Baldea, Surca (Arhitecți Consultanți locali – Evaluare și Raportare Tehnică)

Page 23: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 12

Page 24: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 13

4. IMPLEMENTAREA PROIECTELOR DE REABILITARE

Următoarele capitole vor descrie detaliat şi complet toate etapele procedurale care stau la baza unui proiect de reabilitare. Întregul proces este structurat în 8 paşi ilustraţi în graficele din capitolele următoare

Fiecare dintre aceşti paşi este descris ulterior prin grafice detaliate precum şi printr-un tabel explicativ care prezintă responsabilităţile în ceea ce priveşte diferitele activităţi în cadrul BRCCI precum şi în cadrul celorlalte departamente implicate, dar şi asistenţa acordată acestora. Fiecare capitol include de asemenea o descriere narativă a sub-procedurilor.

Mai mult, tabelele aferente fiecărui capitol fac referire şi la toate documentele relevante în funcţie de diferitele sub-proceduri detaliate. O listă completă a documentelor în funcţie de etapele procedurale este prezentată în Anexa 15: Documente.

Figura din pagina următoare descrie în mod simplificat ciclul complet al unui proiect:

În cazul proiectelor în care Primăria este singurul proprietar sau proprietarul principal, vor apărea variații care vor fi indicate în etapele relevante ale procedurilor.

Page 25: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013

Descrierea simplificat ă a procedurii

14

Page 26: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 15

4.1 Informa ţii, Accesare şi Acord Preliminar de Cooperare

4.1.1 Con ţinut sumar

Prima etapă a unui proiect individual presupune primele discuţii de informare cu proprietarii interesaţi, iniţierea unui dialog care poate duce la încheierea Acordului Preliminar de Cooperare cu proprietarii. Acordul Preliminar de Cooperare reprezintă exprimarea interesului general al unui proprietar sau al unei asociaţii de proprietari în ceea ce priveşte participarea la Program şi prin semnarea acestuia, proprietarii se angajează să coopereze pe parcursul următoarei faze a proiectului. Acordul Preliminar de Cooperare nu include nici o obligaţie de natură financiară, astfel încât proprietarii nu sunt obligaţi să treacă la etapa de finanţare a proiectului de reabilitare. De asemenea, Acordul Preliminar de Cooperare nu obligă necondiţionat Primăria sau KfW să acorde finanţarea proiectului.

4.1.2 Metoda de lucru

a) Întâlnirea de contact: Dacă un proprietar sau o asociaţie de proprietari manifestă interes în ceea ce priveşte reabilitarea unei clădiri în cadrul Programului prin contactarea echipei BRCCI, Consilierul de Comunicare din cadrul BRCCI va apela la o cerere generală (asistată de ceilalţi membrii ai echipei BRCCI care sunt instruiţi special în vederea consilierii proprietarilor)

� Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic, Consilier Financiar, Consilier Juridic

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, grup training dinamic, experiență în cadrul Programului ți Q&A )

b) Interviuri de informare: Consilierul în probleme de Comunicare va solicita adresa clădirii pentru a verifica dacă aceasta se află în arealul eligibil pentru Program (s.0 si Anexa 17 Lista Prioritară). În cazul în care clădirea nu se încadrează în arealul eligibil pentru Program, Responsabilul de Comunicare va prezenta totuşi proprietarului un material informativ succint (Sub-Anexa 4 A: Material Informații Generale) cu privire la Program si va indica acestuia posibilitățile de cooperare fără acordare a sprijinului financiar pentru referințe viitoare. Dacă clădirea se încadrează în parametrii de eligibilitate, etapa de consiliere va continua mai detaliat şi Consilierul în probleme de Comunicare va furniza proprietarului sau asociaţiei de proprietari alte materiale informative în formă tipărită cuprinzând termenii şi condiţiile programului şi informaţii procedurale (Anexa 4 B: Informații Termeni ți Condiții Program de Reabilitare) expunând în cadrul discuţiei şi obiectivele, condiţiile şi procedurile Programului. În funcţie de tematica discuţiei, Consilierul în probleme de Comunicare va fi sprijinit de Arhitectul Consilier sau de Consilierul Financiar din cadrul BRCCI.

� Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Financiar,

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, Q&A ), elaborarea de materiale informative

Durată estimativ ă: până la 4-8 săptămâni

(în func �ie de procesele decizionale ale asocia �iei de proprietari)

Page 27: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 16

c) Întâlnire de informare cu proprietari Consilierul în probleme de Comunicare din cadrul BRCCI va invita toți proprietarii individuali din cadrul asociațiilor de proprietari la o întâlnire de informare. În cadrul acestei întâlniri, BRCCI va furniza invitaților mai multe informații (cu privire la proceduri ți contracte) ți, împreună cu proprietarii va elabora un grafic de implementare a proiectului lor. În baza acestor informații, asociația de proprietari va lua decizia de semnare a Acordului Preliminar de Cooperare ți va numi un Responsabil de Proiect (Sub-Anexa 1 B: Decizia de Participare a Asociației de Proprietari)

� Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Financiar, Consilier Juridic

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, Q&A ), elaborarea de materiale informative

d) Clarific ări cu privire la cerin �ele de participare: Consilierul în probleme de Comunicare va prezenta etapele şi documentele necesare pentru enunțarea intenției de participare ți cooperare în cadrul Programului. Documentele şi formularele necesare sunt:

• Un chestionare de cooperare (Sub-Anexa 5 A: Chestionar Cooperare) care va fi completate împreună cu proprietarii

• O decizie a asociației de proprietari cu privire la semnarea Acordului Preliminar de Cooperare (conform Legii 230/2007 ) în forma enunțată în Sub - Anexa 1 B_Decizia de Participare a Asociației de Proprietari

• Un Extras de Carte Funciară la zi (nu mai vechi de 4 săptămâni)

� Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Financiar

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client), elaborarea de chestionare

e) Verificarea eligibilit ăţii: După primirea, respectiv actualizarea tuturor documentelor în cazul Cererilor existente, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) din cadrul BRCCI va verifica dacă toate criteriile de eligibilitate ale Programului menționate la cap. 2.2 (ți în Sub – Anexa 4B Condițiile Programului) sunt îndeplinite ți pot fi probate. În cazul în care situaţie o impune, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) va fi sprijinit în această etapă de ceilalţi Consilieri din cadrul BRCCI. Orice neclarităţi intervin, acestea trebuie clarificate împreună cu proprietarii şi soluţionarea argumentată cu documente relevante. De asemenea, dacă situația impune, se va face o verificare ți de către Arhitectul Consilier (prin KfW ți Arhitecții Consultanți) cu privire la includerea în criteriul de eligibilitate a unei clădiri care nu se găsețte pe Lista Prioritară (cf Anexa 17: Lista Prioritară)

� Responsabilitate principală: Consilierul Financiar (Evaluare Financiară)

� Asistenţă: Arhitect Consilier,Consilier Comunicare/ Financiar, Consilier Juridic

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, criterii eligibilitate ), asistenţă juridică

Page 28: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 17

f) Acordul Preliminar de Cooperare Imediat ce documentația este completă ți eligibilitatea generală a proiectului este confirmată, țeful BRCCI va pregăti Acordul Preliminar de Cooperare (Sub-Anexa 1 A: Acord Preliminar de Cooperare) pentru asociaţia de proprietari respectivă. Acordul Preliminar de Cooperare este validat din partea Primăriei prin semnarea acestuia de către Şeful BRCCI.

� Responsabilitate principală: țef BRCCI

� Asistenţă: Consilier Comunicare

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, înțelegerea cerințelor, a rolului ți impactului Acordului Preliminar de Cooperare), asistenţă juridică

g) Analiza Acordului Preliminar de Cooperare de c ătre Asocia �ia de Proprietari: După întocmirea Acordului Preliminar de Cooperare, asociația de proprietari poate revizui documentul ți adopta o decizie internă de continuare cu următorii pați ai Programului de Reabilitare sau de sistare a acestuia. Decizia va fi anexată Acordului Preliminar de Cooperare (Sub – Anexa 1B_Decizia de participare a Asociației de Proprietari) ți în baza acesteia, reprezentantul asociației de proprietari poate valida Acordul Preliminar de Cooperare prin semnătură.

� Responsabilitate principală: Asociația de Proprietari

� Asistenţă: Consilierul Comunicare, țeful BRCCI

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, înțelegerea cerințelor, a rolului ți impactului Acordului Preliminar de Cooperare), asistenţă juridică

h) Ini ţierea evalu ării fezabilit ăţii (tehnice) După semnarea Acordului Preliminar de Cooperare, Expertul în Comunicare va informa Arhitecții Consultanți ai BRCCI în vederea demarării evaluării tehnice.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

� Asistenţă: Consilier Comunicare

� Consultanţă: Coordonarea arhitecților consultanţi locali pentru realizarea Evaluării Tehnice

i) Ini ţierea Evalu ării Fezabilit ăţii (financiare şi sociale): După semnarea Acordului Preliminar de Cooperare, Expertul în Comunicare va informa Consilierii Financiari ai BRCCI în vederea demarării procedurilor de evaluare financiară şi, după caz ți solicitare din partea proprietarilor individuali, de evaluare socială.

� Responsabilitate principală: Consilieri Financiari (Evaluare Financiară)

� Asistenţă: Consilier Financiar (Contabilitate), Consilier Comunicare

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, cunoțtințe cu privire la problematici ți opțiuni adiacente - spre exemplu distribuirea costurilor între proprietari, condiții de finanțare în cadrul Programului, modele financiare)

Page 29: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 18

Tabelul �i Figura 1: Informa ţii, Aplicare şi Acordul Preliminar de Cooperare

Page 30: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 19

4.2 Evaluarea fezabilit ăţii tehnice, financiare şi sociale

4.2.1 Con ţinut sumar

Cea de a doua etapă majoră a procedurii vizează evaluarea tehnică, financiară şi socială pentru a determina fezabilitatea proiectelor individuale de reabilitare.

Raport de consultanţă tehnică include o expertizare a deteriorărilor ți a cauzelor acestora, prioritizarea măsurilor de reabilitare necesare în funcție de cauzele degradărilor identificate şi o primă estimare a costurilor în baza unei liste de prețuri pentru lucrări de reabilitare ți materiale – listă cu o vechime mai mică de 6 luni. Toate aceste informaţii sunt obţinute în strânsă colaborare cu proprietarii. Lista de prețuri a va actualizată de țeful de țantier al Lotului 2 ți de Supraveghetorul Tehnic al BRCCI

Evaluarea financiară va determina dacă proiectul de reabilitare analizat este fezabil din perspectivă financiară. Cele trei variabile semnificative pentru Evaluarea Financiară sunt estimarea preliminară de costuri din cadrul Evaluării Tehnice, capacitățile financiare individuale ale proprietarilor ți cotele de proprietate individuale ale acestora din imobil. În baza acestora se va elabora o propunere pentru un pachet financiar viabil de măsuri de reabilitare ți sprijinul financiar aferent va fi pregătit pentru alocare. Această propunere va include ți sugestii de distribuire a costurilor între proprietarii individuali precum ți informații confidențiale pentru fiecare proprietar cu privire la sprijinul financiar disponibil ți contribuțiile individuale la costurile de finanțare a Programului în funcție de veniturile individuale – cu respectarea condițiilor Programului. Ca şi cerinţă de bază, se va avea în vedere o garanţie ipotecară pe durata de recuperare a contribuţiei proprietarilor (maxim 10 ani) , în favoarea Primăriei în vederea garantării finanțării.

În funcție de situația veniturilor pentru fiecare proprietar, se va realiza după caz o Evaluarea Socială de către Direcţia de Asistenţă Socială din cadrul Primăriei care va fi structurată în baza aceleiaşi proceduri ca şi evaluarea pentru acordarea subvenţiei la încălzire, subvenţie acordată cetăţenilor români cu venituri reduse în baza Legii 70/2011. Proprietarii deja cuprinşi în evidenţele Direcţiei de Asistenţă Socială şi care primesc subvenţia la încălzire devin automat eligibili şi pentru calcularea calcului nivelului lor de contribuție ca nivel mediu sau redus în funcţie de clasa de venituri la care se încadrează. În cazul în care un proprietar nu a aplicat pentru obţinerea subvenţiei la încălzire şi totuşi consideră că este eligibil, acesta poate aplica pentru obţinerea subvenţiei la încălzire în intervalul octombrie - martie sau poate aplica pentru o evaluare preliminară din partea Direcţiei de Asistenţă Socială în lunile rămase. BRCCI va furniza informații de bază ți consiliere cu privire la cerințele pentru aplicarea pentru subvenția la încălzire, dar informații detaliate ți consiliere în acest sens se vor obține de la Direcția de Asistenţă Socială.

În final, cele trei evaluări vor fi sistematizate într-un Raport Consolidat de Evaluare care va detalia măsurile tehnice fezabile ți contribuțiile financiare individuale ale participanților ți

Durată estimativ ă: până la 8-12 săptămâni

(în func �ie de num ărul de participan �i �i procese de decizie)

Page 31: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 20

care va fi prezentat asociației de proprietari ți înaintat Comitetului Director pentru evaluări suplimentare (Sub-Anexa 6 A: Raport Consolidat de Evaluare). Este importantă îndepărtarea tuturor informațiilor private sau confidențiale din raport.

În cadrul implementării finanțărilor KfW pentru Program, până la 100 de Evaluări Tehnice si asistența experților internaționali vor fi puse în mod gratuit la dispoziția asociațiilor de proprietari. Acelați lucru este valabil ți pentru Evaluările Sociale ți Financiare derulate de BRCCI ți Primărie în cazul clădirilor pentru care Raport de consultanţă tehnică este gratuită.

În cazul Proiectelor Publice, este necesară doar o evaluare tehnică. Se va omite atât Evaluarea Socială cât ți cea Financiară.

4.2.2 Modalitate de lucru

Întâlnirea de Informare

a) Întâlnirea de informare va fi organizată de reprezentantul asociației de proprietari în colaborare cu Consilierul pe probleme de Comunicare. În conformitate cu prevederile Legii 230/2007, Art. 23, aceasta va fi anunțată cu 7 zile în avans, inclusiv tematicile de dezbătut. O notificare de anunț va fi predată către reprezentantul asociației de proprietari ți se va utiliza ulterior în momentul semnării Acordului Preliminar de Cooperare. Anunțul va include ziua, ora ți locația întâlnirii, scopul acesteia, deciziile care trebuie adoptate ți condițiile principale ale Programului. Consilierul Financiar ți Arhitectul Consilier vor explica succint Procedurile de Evaluare Tehnică, Financiară ți Socială ți se va stabili un termen de elaborare a acestor evaluări. În cele ce urmează, accesul consultanților în imobil pentru realizarea Evaluării Tehnice este coordonat împreună cu reprezentantul asociației de proprietari. Pentru fiecare imobil, BRCCI va desemna câte un consilier Tehnic ți Financiar la elaborarea evaluărilor.

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar, Arhitect Consilier

� Asistenţă: Consilier Comunicare, Arhitect

� Consultanţă: Consultanță în domeniul arhitecturii (Evaluare Tehnică) training (comunicare, arhitectură)

Raport de consultan ţă tehnic ă

a) Implementarea Evalu ării Tehnice : Raport de consultanţă tehnică este realizată de Arhitectul Consultant desemnat (asistat de Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI) în termen de 1-2 luni după întâlnirea de informare (în funcţie de dimensiunile clădirii). Raport de consultanţă tehnică se limitează la spaţiile comune ale imobilului (construcții ți/sau instalații) ața cum sunt acestea definite de Hotărârea de Guvern Nr. 1588/2007 în conformitate cu prevederile Legii 230/2007 ți Statutul (după specificațiile din document) Asociației de Proprietari ți va face referire la lista de măsuri de reabilitare eligibile (2.3) Accesul la părțile comune ale imobilului cu trecere prin părțile private (apartamente) trebuie să fie asigurat de reprezentantul proprietarilor privați dacă este cerut cu 5 zile în avans. Un model

Page 32: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 21

adecvat de document va fi furnizat de BRCCI. Raport de consultanţă tehnică se desfățoară la faţa locului şi include:

• Evaluarea şi prioritizarea deteriorărilor vizibile

• Determinarea cauzelor pentru deteriorările existente

• Determinarea şi prioritizarea măsurilor care se impun pentru eliminarea deteriorărilor existente

• Elaborarea unei estimări de cost pentru măsurile de reabilitare ți definirea tranțelor de costuri pentru a permite adoptarea deciziilor prioritare în ceea ce privețte măsurile de reabilitare

• Costul total al proiectului (inclusiv costuri neprevăzute)

În timpul evaluării tehnice sunt luate în considerare inclusiv opiniile proprietarilor în vederea definirii rezonabile a măsurilor ți costurilor de reabilitare şi în vederea alocării priorităţilor în ceea ce priveşte măsurile de reabilitare. Evaluarea este documentată de Arhitectul Consultant desemnat într-un Raport Tehnic detaliat (Sub-Anexa 6 B: Raport Tehnic) care include un deviz estimativ.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consultant (local)

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic (administrativ)

� Consultanţă: Consultanță în domeniul arhitecturii (Evaluare Tehnică) training (comunicare, arhitectură)

b) Controlul calit ăţii evalu ării: După întocmirea Evaluării Tehnice de către arhitecţii consultanţi locali, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI (asistat de Arhitectul Consultant Coordonator sau de adjunctul acestuia) verifică evaluarea în termen de 10 zile în ceea ce priveşte eventuale completări dar şi a stabilirii plauzibilităţii costurilor, a măsurilor şi a prioritizării(Sub-Anexa 6 D: Proces Verbal de Aprobare a Raportului de Evaluare Tehnică). Arhitectul Consilier va întocmi un Raport Succint de Evaluare Tehnică (Sub-Anexa 6 C: Raportul Succint de Consiliere Tehnică) care va fi prezentat împreună cu Raport de consultanţă tehnică ți va constitui parte din Raportul Consolidat . Calitatea evaluării este confirmată prin semnătură de către Arhitectul Consultant Coordonator sau de către adjunctul acestuia si, după finalizarea implicării KfW, prin semnătură de către Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI. Raportul Succint de Evaluare Tehnică ți Procesul Verbal de Aprobare vor fi prezentate Comitetului Director. Raportul Succint de Evaluare include propuneri pentru pachetele de măsuri în funcție de prioritate ți estimările de costuri pentru pachetele de măsuri ți de activitățile de proiect recomandate care stau la baza acestora..

� Responsabilitate principală: Arhitectul Consultant Coordonator, Arhitect Consultant Adjunct

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Arhitect Consultant (administrativ)

� Consultanţă: consultanţă în arhitectură, training (controlul calității în arhitectură)

Page 33: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 22

Evaluarea Financiar ă: Obiectivul principal este acela de a identifica capacitățile de finanțare (ți disponibilitatea) atât a asociației de proprietari ca entitate, dar ți a proprietarilor individuali în baza unei analize a capacităților individuale de contribuire la costurile de finanțare ale Programului ți/sau de participare directă la costurile de reabilitare.

a) Obţinerea documentelor necesare: Dacă acestea nu sunt încă la dosar, prețedintele asociației de proprietari va elabora o listă cuprinzând persoanele de contact pe care o va preda către BRCCI. În baza acestei liste, proprietarii individuali vor fi contactați de către Consilierii Financiari din cadrul BRCCI, care vor colecta toate documentele lipsă. Următoarele documente trebuie obținute: 1) Extras de Carte Funciară pentru a evalua părţile din construcţie deţinute de proprietarii individuali. 2) Adeverinţă de venituri oficială, declaraţie de venituri sau extras bancar (determinate după caz) pentru a obţine informaţii tangibile ți credibile despre capacităţile de finanţare individuale. 3) Cartea Imobilului pentru confirmarea numărului de membrii ai fiecărei gospodării. 4) Copii după cărţile de identitate sau certificatele de naştere pentru o nouă verificare a numărului de membrii din fiecare gospodărie. În vederea protejării datelor cu caracter personal, toate documentele relevante vor fi colectate în mod individual, nefiind permis accesul membrilor asociației de proprietari la acestea. Aceste documente vor fi depozitate în fițiere în cadrul BRCCI ți utilizate doar în scopul acestui program. După perioada de recuperare, aceste documente vor fi distruse de Consilierii Financiari din cadrul BRCCI

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

� Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate), Consilier Comunicare, Consilier Juridic

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, analiza legală a documentelor)

b) Interviuri financiare: Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) ți Consilierul Financiar (contabilitate) vor organiza câte un interviu cu fiecare proprietar individual în parte completând cu această ocazie un scurt chestionar(Sub-Anexa 6 N: Chestionar de Evaluare Financiară) pentru a evalua nivelul de venit al fiecărei gospodării participante în baza costurilor de trai lunare ți a priorităților financiare (pentru următorii 10 ani) care vor determina bugetul disponibil pentru proiect . Informaţiile obţinute cu ocazia interviului vor fi comparate cu informaţiile cuprinse în documentele primite la dosar în vederea obţinerii unei imagini clare în ceea ce priveşte capacităţile individuale de finanţare. După caz, informaţiile relevante vor fi reverificate sau vor fi solicitate documente suplimentare pentru probarea capacităţii financiare a proprietarilor. Obiectivul principal este acela de a identifica capacitatea (ți disponibilitatea) proprietarilor individuali de a contribui la costurile de finanțare ale Programului ți/sau capacitatea/disponibilitatea acestora de a contribui direct la costurile de reabilitare ți de a informa proprietarii individuali de posibilitatea unui sprijin financiar în cadrul Programului (sau de alte scheme adiționale de finanțare). În cadrul derulării Programului este posibilă identificarea de scheme adiționale de finanțare care vor fi evaluate ți posibil incluse în Manualul de Proceduri în măsura în care acestea sunt fezabile ți conforme cu Condițiile Programului.

Page 34: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 23

���� Responsabilitate principală: Consilier Financiar ���� Asistenţă: Consilier Comunicare, ���� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, analiza legală)

c) Luarea în considerare a Evalu ării Sociale: Unul dintre obiectivele interviului este acela de a identifica eligibilitatea participantului pentru un sprijin de nivel mediu sau redus la costurile proiectului în baza veniturilor realizate de acesta. În acest sens, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) verifică dacă venitul unui participant se încadrează în categoriile de venit stabilite pentru alocarea sprijinului (vezi tabelul de mai jos). Dacă e cazul, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară/contabilitate) va prezenta participantului opţiunea Evaluării Sociale şi cu acceptul acestuia va iniţia Evaluarea Socială derulată de Direcția de Asistenţă Socială.

���� Responsabilitate principală: Consilier Financiar

���� Asistenţă: Consilier Financiar, Consilier Comunicarea,

���� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, analiza documentelor)

d) Consiliere Financiar ă: După întocmirea devizului de costuri în cadrul Evaluării Tehnice, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) va introduce variabilele în Software-ul Financiar Administrativ (FAT) al BRCCI şi va prezenta scenariile posibile de finanţare pentru proprietarii individuali (Error! Reference source not found. Sub-Anexa 6 P: Scenarii de Finanțare FAT). În acest sens, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) este sprijinit de Consilierul Financiar (contabilitate). În cazul în care eligibilitatea pentru o participare redusă la costuri a fost deja confirmată în această etapă prin Evaluarea Financiară, subvenţionarea poate fi introdusă în modelul estimativ. Întregul proces de consiliere financiară se va derula într-o manieră confidenţială prin interviuri private.

���� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

���� Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate), Consilier Comunicare,

���� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, modele financiare)

e) Raportul de Evaluare Financiar ă: Rezultatele Evaluării Financiare vor fi consolidate de Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) într-un Raport de Evaluare Financiară (Sub-Anexa 6 O: Raport de Evaluare Financiară) care va detalia cerinţele estimate de finanţare precum şi capacităţile fiecărui participant individual la un proiect. Având în vedere că disponibilitatea de finanțare ți capacitățile de participare e posibil să nu fie întotdeauna congruente, Raportul de Evaluare Financiară va oferi proprietarilor posibilitatea de a analiza ți discuta diferite scenarii în vederea identificării unei distribuiri corecte ți optime a costurilor de reabilitare.

���� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

���� Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate)

���� Consultanţă: Training (elaborarea raportului, modele financiare)

Evaluarea Social ă

Page 35: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 24

a) Informa ţii: În urma identificării proprietarilor participanți cu venituri reduse în cadrul interviurilor financiare, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) din cadrul BRCCI va comunica acestuia posibilitatea participării cu la o cotă redusă din nivelul cheltuielilor determinată pentru participanții la Program cu venituri reduse ți va furniza informații în ceea ce privețte condițiile de eligibilitate ți procedurile specifice necesare.

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

� Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate), Consilier Comunicare,

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, modele financiare)

b) Confirmarea eligibilit ăţii pentru contribu �ii medii sau reduse la cuantumul costurilor: Dacă un participant a confirmat obţinerea subvenţiei pentru încălzire, Consilierul Financiar din cadrul BRCCI va contacta Direcţia de Asistenţă Socială. Directorul Adjunct din cadrul Direcţiei de Asistenţă Socială va verifica participantul în baza de date şi va confirma sau respinge această cerere printr-un scurt raport adresat BRCCI (în termen de 3 zile). În cazul în care raportul este favorabil, participantul devine eligibil pentru o participare medie sau redusă la cuantumul costurilor de reabilitare datorită veniturilor sale reduse. Evaluare Socială va lua în considerare doar veniturile obținute de respectivul proprietar la momentul evaluării. Eventuale modificări a situației veniturilor după semnarea Acordului Final de Cooperare nu vor fi luate în considerare.

� Responsabilitate principală: Director Adjunct Direcţia de Asistenţă Socială

� Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate), Consilier Comunicare,

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client)

c) Cerere nou ă pentru accesarea subven �iei la înc ălzire (Octombrie –Martie ): În cazul în care un participant nu a accesat sprijinul pentru încălzire dar consideră că ar fi eligibil, acesta poate aplica independent (dar nu este obligat la acest demers) la Direcţia de Asistenţă Socială pentru obţinerea subvenţiei la încălzire în perioada Octombrie – Martie. Direcţia de Asistenţă Socială va derula în acest caz procedura de aplicare ți va transmite confirmarea acceptării pentru acordarea subvenției la încălzire pentru respectivul participant către BRCCI pentru a fi luată în considerare în calculul contribuției financiare la Proiectul de Reabilitare.

� Responsabilitate principală: Director Adjunct Direcţie de Asistenţă Socială

� Asistenţă: Consilier Financiar(Evaluare Financiară / contabilitate), , Consilier Comunicare,

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client)

d) Aplicare pentru o Evaluare Financiar ă informal ă = verificarea unei eligibilit ă�i fictive pentru accesarea sprijinului pentru înc ălzire (Martie - Octombrie ): În conformitate cu prevederile Legii 70/2011, Direcţia Socială poate procesa cereri pentru obţinerea subvenţiei la încălzire doar în perioada octombrie – martie. În celelalte luni din an (martie - octombrie), proprietarii care doresc să îți verifice

Page 36: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 25

eligibilitatea pentru o participare redusă la cuantumul costurilor de finanțare pot aplica pentru o Evaluare Socială informală. Pentru aceasta, ei trebuie să depună documentele necesare obţinerii subvenţiei la încălzire (Sub-Anexa 6 P: Formular de Aplicare pentru Obținerea Subvenției la Încălzire) la BRCCI iar Consilierii Financiari (Evaluare Financiară / contabilitate) vor colecta aceste documente ți le vor transmite către Direcţia Socială. Şeful de Birou din cadrul Direcţiei de Asistenţă Socială va elabora o Evaluare Socială estimativă categoriilor de venit aplicabile pentru accesarea subvenției la încălzire şi va transmite un raport către BRCCI pentru cazul în care participantul se încadrează în categoriile de venit eligibile pentru accesare subvenției pentru încălzire. În baza acestor informații, Consilierul Financiar va determina categoria de contribuție la costurile de reabilitare pentru respectivul proprietar.

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar, Director Adjunct Direcţie de Asistenţă Socială

� Asistenţă: Consilier Financiar(Evaluare Financiară), Consilier Juridic, Consilier Comunicare,

� Consultanţă: Training (comunicare, orientare către client, economie socială, analiza juridică)

Page 37: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 26

Subven ţia la înc ălzire şi categorii pentru suportul finaciar 1

Categorie Venitul mediu lunar net/

membru gosdpodărie

Suport financiar pentru

programul de reabilitare

1 Individ < 155 lei

contribuţie redusă:

dacă un participant primeşte

10.000 de euro sprijin financiar

rambursabil în 10 ani, acesta va

contribui cu 120 de rate lunare de

9,2 euro

Familie < 155 lei

2 Individ 155,1 - 210 lei

Familie 155,1 - 210 lei

3 Individ 210,1 - 260 lei

Familie 210,1 - 260 lei

4 Individ 260,1 - 310 lei

Familie 260,1 - 310 lei

5 Individ 310, 1 - 355 lei

Familie 310, 1 - 355 lei

6 Individ 355,1 - 425 lei

Familie 355,1 - 425 lei

7 Individ 425, 1 - 480 lei

Familie 425, 1 - 480 lei

contribuţie medie:

dacă un participant primeşte

10.000 de euro sprijin financiar

rambursabil în 10 ani, acesta va

contribui cu 120 de rate lunare de

27,60 euro

8 Individ 480,1 - 540 lei

Familie 480,1 - 540 lei

9 Individ 540,1 - 615 lei

Familie 540,1 - 615 lei

10 Individ 615,1 - 786 lei

Familie 615,1 - 786 lei

11 Individ 786,1 - 1082 lei

12 Familie > 786 lei

contribuţie deplină:

dacă un participant primeşte

10.000 de euro sprijin financiar

rambursabil în 10 ani, acesta va

contribui cu 120 de rate lunare de

91,8 euro

13 Individ > 1082 lei

1Toţi proprietarii trebuie să restituie suportul financiar rambursabil, inclusiv costurile administrative(ce acoperă costurile de finanţare ale împrumutului KfW). Contribuţia proprietarilor cu venituri reduse este redusă conform categoriei în care se încadrează. Totuşi ei trebuie să contribuie la costurile administrative.

Page 38: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 27

Consolidarea Evalu ării Tehnice, Financiare şi Sociale

a) Consolidarea Rapoartelor de Evaluare (Raport suc cint de max. 3 pagini ): După întocmirea tuturor evaluărilor necesare pentru un proiect, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) şi Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI împreună cu Coordonatorul Lotului 1 ți Coordonatorul Lotului 2 vor discuta rezultatele evaluărilor şi le vor consolida într-un singur raport (Sub-Anexa 6 A: Raport Consolidat de Evaluare). Raportul va conține o propunere pentru măsurile de reabilitare care vor fi implementate în baza priorităților ți a capacităților financiare ale proprietarilor. Raportul Consolidat de Evaluare va conține de asemenea ți un deviz de costuri pentru proiectul tehnic, proiect finanțat de asociația de proprietari fără subvenționare din partea Programului.

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier

� Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate), Consilier Tehnic (administrativ),

� Consultanţă: financiară, arhitectură

b) Prezentare Raportului Consolidat de Evaluare asocia �iei de proprietari: Raportul Consolidat de Evaluare va fi prezentat ți discutat în detaliu cu asociația de proprietari înainte de a fi transmis către Comitetul Director pentru aprobare. Între măsurile de reabilitare propuse ți capacitățile de finanțare ale proprietarilor trebuie identificat un echilibru de ața natură încât proiectul să fie fezabil atât din punct de vedere tehnic, cât ți din perspectivă financiară. Pentru aceasta, Consilierul în probleme de Comunicare din cadrul BRCCI va coordona o întrunire cu asociația de proprietari. În cadrul acestei țedințe la care va participa inclusiv Arhitectul țef sau adjunctul acestuia, Arhitectul Consilier va prezenta asociației de proprietari evaluarea degradărilor ți cauzele acestora, dar ți măsurile de reabilitare care se impun în paralel cu o estimare a costurilor acestora. Consilierii Financiar desemnați (Evaluare Financiară, contabilitate) vor prezenta rezultatele Evaluărilor Sociale ți Financiare care vor include de asemenea scenarii de finanțare fezabile în funcție de măsurile de reabilitare prioritare ți de capacitățile de finanțare aferente asociației de proprietari respective. Este important ca datele financiare cu caracter personal ți confidențial ale proprietarilor să nu fie făcute publice în cadrul asociației de proprietari. Asociația de proprietari va discuta aceste tematici cu BRCCI (ți cu experții dacă este necesar) ți va adopta o decizie (preferabil în termen de o lună) de acceptare sau respingere a Evaluării Consolidate. Decizia de confirmare va fi semnată de toți membrii asociației ți va include lista măsurilor de reabilitare adoptate în cadrul proiectului de reabilitare. În paralel, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI ți Arhitecții Consultanți vor asista asociația de proprietari în demersurile acesteia pentru obținerea Certificatului de Urbanism, document care precede Autorizația de Construcție pentru măsurile de reabilitare stabilite (Sub Anexa 6 A : Cerere pentru Obținerea Certificatului de Urbanism). Certificatul de Urbanism va fi transmis către BRCCI de reprezentantul asociației de proprietari. În cadrul întrunirii, membrii asociației de proprietari vor

Page 39: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 28

primi informații detaliate ți consiliere cu privire la necesitatea ți cerințele cuprinse în Proiectul Tehnic (vezi capitolul 5.4) ți se vor familiariza cu formularele tip pentru Cererea de Licitație pentru atribuirea Proiectului Tehnic. (Sub Anexa 7A – Solicitare de Licitație pentru atribuirea Proiectului Tehnic ți a Serviciilor de Asistență Tehnică)

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

� Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ), Arhitecți Consultanți

� Consultanţă: financiară, arhitectură, training (comunicare, arhitectură), completarea documentelor.

c) Luarea în considerare a sugestiilor asocia �iei de proprietari : În cazul în care asociația de proprietari are diferite sugestii cu privire la măsurile de reabilitare propuse sau cu privire la alocarea costurilor, Consilierii Financiari (Evaluare Financiară, contabilitate) ți Arhitectul Consilier vor continua să coordoneze dialogul cu asociația de proprietari pentru a asigura adoptarea unei propuneri unanime care să poată fi încorporată ți consolidată în Raportul de Evaluare Consolidat ți prezentată Comitetului Director în vederea adoptării unei decizii de către acesta. În acest sens este foarte importantă respectarea condițiilor Programului ți explicarea cerințelor necesare pentru obținerea aprobării din partea Comitetului Director către asociația de proprietari. Pe toată durata proiectului finanțat de KfW, rapoartele consolidate vor trebui contrasemnate de țefii de echipă ai consultanților internaționali pentru a confirma fezabilitatea proiectului. În cazul în care Evaluarea Consolidată nu se finalizează cu un proiect fezabil fie din cauza deciziei proprietarilor, fie din cauza aspectelor financiare sau tehnice neconforme , proiectul va fi stopat sau amânat (pentru o reverificare ulterioară).

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier

� Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate), Consilier Tehnic (administrativ),

� Consultanţă: financiară, arhitectură

d) Consiliere suplimentar ă: În funcție de rezultatul general al evaluării proiectului (tehnice, sociale, financiare) ți de existența Certificatului de Urbanism, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI precum ți Consultanții Internaționali vor continua consilierea cu privire la completarea documentației de licitație pentru atribuirea Proiectului Tehnic. De asemenea, proprietarii vor primi câte un material informațional cu privire la procedura de obținere a Autorizației de Construcție.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

� Asistenţă: Arhitecți Consultanți

� Consultanţă: financiară, arhitectură, training (comunicare, arhitectură).

e) Schematizarea �i analizarea Acordului Final de Cooperare cu propri etarii: După ce s/a ajuns la un consens cu asociația de proprietari în ceea ce privețte un posibil scenariu pentru implementarea ți finanțarea măsurilor de reabilitare, Consilierii Financiari (Evaluare Financiară/ contabilitate), Arhitectul Consilier ți Consilierul Juridic din cadrul BRCCI vor întocmi o versiune preliminară a

Page 40: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 29

Acordului Final de Cooperare (Sub-Anexa 1 C: Acord Final de Cooperare) care trebuie discutată cu asociația de proprietari.

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară/ contabilitate), Arhitect Consilier, Consilier Juridic

� Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ),

� Consultanţă: financiară, arhitectură, asistență juridică

f) Transmiterea Raportului Consolidat de Evaluare c ătre Comitetul Director: Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI va transmite Raportul Consolidat de Evaluare către toţi membrii Comitetului Director cu cel puţin 5 zile înainte de şedinţa de aprobare împreună cu toate comentariile / deciziile ulterioare adoptate de asociația de proprietari. Nu va fi inclusă în raport sau transmisă către Comitetul Director nici o informație cu privire la situația financiară privată a proprietarilor cu excepția cotelor de contribuire la distribuirea costurilor ți a valorilor contribuțiilor individuale (excepție fac datele / documentele transmise anterior către țeful Direcției Sociale în vederea întocmirii Evaluării Sociale ) .

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară/ contabilitate)

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Comunicare

� Consultanţă: Comunicare, coordonare

Page 41: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 30

Tabelul & Figura 1: Evaluarea Fezabilit ă�ii

Page 42: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 31

4.3 Analiza Evalu ării de c ătre Comitetul Director şi Acordul Final de Cooperare

4.3.1 Con ţinut sumar

Aprobarea proiectelor individuale va fi realizată de Comitetul Director în cadrul întrunirii acestuia în baza Rapoartelor de Evaluare. După aprobarea unui proiect sub aspect al dimensiunilor financiare şi tehnice, se va semna un Acord Final de Cooperare între Primărie ți asociația de proprietari . Acest Acord Final de Cooperare va defini dimensiunea măsurilor de reabilitare. Acordul Final de Cooperare atestă faptul că Primăria acceptă întocmirea Acordurilor de Finanțare pentru participanți ți va aloca pentru acețtia sprijinul financiar în condițiile în care fiecare proprietar se obligă să participe la costurile de finanțare ale programului suportate de municipalitate în concordanță cu situațiile individuale de venit (vezi Condițiile Programului).

O cerință suplimentară pentru Acordul de Finanțare (4.5) este aceea a elaborării de către asociația de proprietari a unui Proiect Tehnic adecvat pentru reabilitarea imobilului.

Totuți, Acordul Final de Cooperare nu garantează obținerea finanțării pentru proiect din fondurile alocate Programului în cazul în care Proiectul Tehnic nu va permite o implementare fezabilă ți în lipsa încheierii Acordului de Finanțare. Nici proprietarii nu au nici o obligație cu privire la proiect în această etapă.

Datorită alocării de fonduri din bugetul municipalității în favoarea asociației de proprietari, proprietarii individuali vor trebui să accepte participarea la procedura de achiziție publică în vederea atribuirii contractelor aferente în tot sau in parte sprijinului financiar în cadrul Programului.

Pentru Proiectele Publice, evaluarea Comitetului Director se va omite. Totuți se va obține o aprobare din partea KfW pentru Evaluarea Tehnică.

4.3.2 Metoda de lucru

a) Invita�ia, preg ătirea �i desf ă�urarea general ă �i documentarea întrunirilor Comitetului Director : țeful BRCCI coordonează întrunirea ți ordinea de zi a acesteia cu membrii Comitetului Director şi va informa cu privire la tematici ale întrunirii în funcţie de interesele acestora. În paralel, acesta va pregăti o variantă preliminară a Procesului Verbal de Aprobare pentru întrunire. ( Sub/Anexa 6D: Proces Verbal de Aprobare a Raportului de Consultanță Tehnică)

� Responsabilitate principală: țef BRCCI

� Asistenţă: Consilier Financiar , Arhitect Consilier, Consilier Comunicare

� Consultanţă: Training(comunicare, organizarea ți documentarea țedințelor)

Durata estimativ ă: până la 4-6 săptămâni

(în func �ie de procesele decizionale ale asocia �iei de proprietari)

Page 43: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 32

b) Transmiterea Raportului de Evaluare c ătre Comitetul Director: Înaintea următoarei întruniri, Consilierul Financiar(contabilitate) din cadrul BRCCI va transmite Raportul Consolidat de Evaluare împreună cu ordinea de zi a întâlnirii tuturor membrilor Comitetului Director. Raportul Consolidat de Evaluare stă la baza deciziei Comitetului Director cu privire la dimensiunea măsurilor de reabilitare propuse prin proiect ți a sprijinul financiar acordat fiecărui proprietar (Sub Anexa 6A: Raport Consolidat de Evaluare)

� Responsabilitate principală: țef BRCCI

� Asistenţă: Consilier Financiar , Arhitect Consilier, Consilier Comunicare, țef BRCCI

� Consultanţă: Training(comunicare, organizarea ți documentarea țedințelor)

c) Prezentarea proiectelor: În cadrul întrunirii Comitetului Director, Arhitectul Consilier ți Consilierii Financiari din cadrul BRCCI vor prezenta proiectul Comitetului Director care va analiza proiectul sub aspectul priorităţii şi fezabilităţii tehnice şi financiare.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier, Consilier Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate)

� Asistenţă: Consilier Comunicare, Consilier Juridic, Consilier Tehnic,

� Consultanţă: Training (comunicare, pregătirea prezentării)

d) Aprobarea proiectelor: Dacă proiectul este aprobat de Comitetul Director (în conformitate cu drepturile de vot detaliate la cap. 7.2), această decizie va fi argumentată în Procesul Verbal al Comitetului Director (Sub-Anexa 2 B: Proces Verbal de Întrunire a Comitetului Director) elaborată de țeful BRCCI care trebuie semnată de toţi membrii Comitetului Director. Pentru aprobarea finală a acestei etape a proiectului, Raportul Consolidat de Evaluare ți Procesul Verbal al Comitetului Director vor fi transmise către Primar ți KfW. şi acceptate fără obiecţii şi de acețtia.

� Responsabilitate principală: țef BRCCI

� Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate), Arhitect Consilier, Consilier Comunicare, membrii Comitetului Director

� Consultanţă: Training (comunicare, pregătirea procesului verbal / Sub –Anexa 2B, date suplimentare ața cum sunt ele solicitate de Comitetul Director, participarea reprezentanților KfW)

e) Revizuirea Evalu ărilor: Dacă un proiect nu este aprobat, dar dacă interesul proprietarilor în acest sens se menţine, Arhitectul Consilier ți Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate), vor analiza dacă proiectul mai este fezabil în anumite condiţii (măsuri, costuri, scheme finanţare). Evaluările vor fi revizuite în consecinţă de către Arhitectul Consultant ți Consilierul Financiar (contabilitate) şi rediscutate într-o altă întrunire a Comitetului Director.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier , Consilier Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate)

� Asistenţă:, Consilier Tehnic, Consilier Adjunct Comunicare,

Page 44: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 33

� Consultanţă: Training (comunicare, analiză financiară)

f) Acordul Final de Cooperare: După aprobarea oficială a proiectului de către Comitetul Director, se întocmeşte Acordul Final de Cooperare (Sub-Anexa 1 C: Acord Final de Cooperare) de către țeful BRCCI şi se transmite către asociația de proprietari. Preşedintele asociaţiei de proprietari, ca reprezentant legal al acesteia şi Primarul Timişoarei vor semna Acordul Final de Cooperare. Acordul Final de Cooperare va detalia exact dimensiunile măsurilor de reabilitare în conformitate cu Raport de consultanţă tehnică ți va descrie următorii pați care pot fi realizați în baza unui Proiect Tehnic adecvat executat de asociația de proprietari (Acorduri de Finanțare, achiziții publice). Prin acest acord, proprietarii se obligă să finanțeze Proiectul Tehnic din fonduri proprii ți să atribuie implementarea măsurilor de reabilitare printr-o procedură de licitație publică. Acordul Final de Cooperare va include ca anexă un model de contract pentru servicii de proiectare ți asistență tehnică (Anexa 18: Îndrumar pentru intervenţiile asupra clădirilor din Cartierul Cetate şi din zonele istorice protejate din Timişoara). Acordul Final de Cooperare nu garantează obținerea finanțării proiectului având în vedere că fezabilitatea tehnică ți financiară a proiectului depind în ,are măsură de rezultatul Proiectului Tehnic.

� Responsabilitate principală: țef BRCCI

� Asistenţă: Consilier Comunicare, Consilier Juridic

� Consultanţă: Training (comunicare, elaborarea Acordului, consultanţă juridică)

g) Sprijin în contractarea Proiectului Tehnic: După semnarea Acordului Final de Cooperare, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi Arhitecţii Consultanţi vor sprijini asociaţia de proprietari în ceea ce priveşte contractarea arhitecților pentru elaborarea Proiectului Tehnic. BRCCI va pune la dispoziția asociației de proprietari o listă de arhitecți calificați prin programul GTZ ți va consilia asociația de proprietari în procesul de selectare a arhitectului. Proprietarul / asociația de proprietari au libertatea de a alege orice arhitect atestat de Ordinul Arhitecților ți care dispune de o licență profesională validă. Totuți, având în vedere că proiectele derulate în cadrul acestui Program necesită o expertiză deosebită ți că nivelul calitativ înalt al Proiectului Tehnic este de importanță crucială pentru implementarea proiectului, BRCCI ți consultanții internaționali vor sprijini selectarea arhitecților de către asociația de proprietari, cu toate că Proiectul Tehnic nu beneficiază de finanțare prin Program. Este important de menționat însă că BRCCI nu este îndreptățit să influențeze decizia asociației de proprietari cu privire la contractarea arhitectului. BRCCI se va asigura însă că proprietarii au înțeles necesitatea unui Proiect Tehnic adecvat pentru a putea evita întârzierile sau pierderile financiare datorate calității neconforme a Proiectului Tehnic.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier,

� Asistenţă: Arhitecți Consultanți, Consilier Tehnic (administrativ),

� Consultanţă: Training (comunicare, pregătirea contractelor, controlul calității)

Page 45: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 34

Page 46: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 35

Tabelul �i Figura 3 Evaluarea Comitetului Director şi Acordul Final de Cooperare

Page 47: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 36

4.4 Proiectul Tehnic

4.4.1 Con ţinut sumar

Proiectul Tehnic defineşte cu exactitate măsurile detaliate de reabilitare ca fundament pentru obținerea Autorizației de Construcție (Sub-Anexa 16G: 10/1995). Contractarea Proiectului Tehnic este în esenţă în sarcina asociaţiei de proprietari iar membrii acesteia pot atribui acest proiect unui arhitect la alegerea lor. Totuşi, contractarea Proiectului Tehnic este completată de o serie de recomandări şi consiliere din partea BRCCI pentru proprietari în conformitate cu Îndrumarul pentru intervenţiile asupra clădirilor din Cartierul Cetate şi din zonele istorice protejate din Timişoara (Anexa18: Îndrumar pentru intervenţiile asupra clădirilor din Cartierul Cetate şi din zonele istorice protejate din Timişoara) pentru a evita costurile suplimentare pentru asociaţia de proprietari şi pentru a asigura calitatea corespunzătoare a Proiectului Tehnic. BRCCI va pune la dispoziția proprietarilor inclusiv modele de contract – inclusiv program ți alte detalii - în baza cărora vor fi contractaţi arhitecţii pentru elaborarea Proiectului Tehnic, ca ți condiție premergătoare obținerii sprijinului financiar pentru implementarea proiectului. Contractele (Sub-Anexa 7 B: Model de Contract Proiectare ți Asistență Tehnică) obligă arhitecţii la respectarea anumitor standarde precum şi la realizarea Proiectului Tehnic în strânsă colaborare cu Arhitecţii Consultanţi şi BRCCI în cadrul unei limite de timp prestabilite,

Costurile pentru Proiectul Tehnic nu sunt finanţate din fondurile puse la dispoziţie de KfW şi trebuie achitate de asociaţia de proprietari. Proiectul Tehnic trebuie aprobat de Arhitecţii Consultanţi pentru ca proiectul să continue. Prin urmare calitatea proiectului Tehnic trebuie asigurată cu orice mijloace, pentru a determina corelarea dintre măsurile propuse ți obiectivele proiectului de reabilitare. În acest sens, BRCCI va pune la dispoziţia proprietarilor linii directoare şi va consilia proprietarii astfel încât calitatea să fie asigurată pe tot parcursul elaborării Proiectului Tehnic. În cazul în care devizul de costuri din Proiectul Tehnic depățețte valorile enunțate în evaluarea Tehnică, diferențele vor fi discutate în cadrul asociației de proprietari ți necesită aprobarea acesteia. Dacă diferența de valoare depățețte 15%, proiectul necesită reaprobare din partea Consiliului Director ți al KfW.

În cazul Proiectelor Publice, Proiectul Tehnic va fi finanțat din bugetul municipalității. În cazul diferențelor semnificative față de Raport de consultanţă tehnică (> 15%) proiectul trebuie reaprobat de KfW.

4.4.2 Modalitate de lucru

a) Furnizarea de formulare pentru licita �ia electronic ă asocia�iei de proprietari : Proprietarilor la va fi pus la dispoziție ți explicat un formular tip pentru cererea de oferte (Sub – Anexa 7 A : Solicitare Licitații pentru atribuirea Proiectului Tehnic). La cererea asociației de proprietari, Arhitectul Consilier va furniza acestora

Durată estimativ ă: până la 6 luni

(dacă Proiectul Tehnic exist ă deja, pân ă 2 luni)

Suplimentar pentru ob �inerea Autoriza �iei de Construc �ie

(în func �ie de calitatea de monument a imobilului): 2 -3 luni

Page 48: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 37

informații suplimentare cu privire la aspecte semnificative (spre exemplu servicii oferite de arhitecți, competențe speciale necesare în cazul clădirilor istorice, necesitatea asistenţei tehnice oferite de către arhitecți, etc.) ce vor trebui luate în considerare la fundamentarea deciziei de contractare a unui arhitect. De asemenea, Arhitectul Consilier va răspunde tuturor întrebărilor pe aceste teme formulate de proprietari.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier,

� Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ),

� Consultanţă: Arhitectul țef sau adjunctul acestuia, cerințe specifice legate de procesul de licitare a \proiectului Tehnic, contractare, controlul calității

b) Evaluarea ofertelor pentru Proiectul Tehnic: După confirmarea eligibilităţii unui proiect de către Comitetul Director în baza Raportului Consolidat de Evaluare ți după semnarea Acordului Final de Cooperare, Coordonatorul Lotului 2 va sprijini proprietarii acordând consiliere şi suport în ceea ce privețte evaluarea ofertelor pentru elaborarea Proiectului Tehnic.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

� Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ),

� Consultanţă: Contractare (controlul calităţii)

c) Sprijinirea întocmirii contractelor: Înainte de semnarea contractului de proiectare, varianta preliminară de contract şi cerinţele pentru elaborarea proiectului vor fi explicate de Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI ți de arhitecții consultanți asociaţiei de proprietari. Acețtia vor sprijin de asemenea asociația de proprietari prin furnizarea de informații relevante către arhitecţii cărora le-a fost atribuit contractul. Rezultatul acestei consilieri va fi consemnat într-un proces verbal semnat de Arhitectul Consilier şi Arhitectul Consultant, de reprezentantul asociaţiei de proprietari şi de arhitectul căruia i-a fost atribuit contractul de proiectare (Sub-Anexa 7 C: Proces Verbal de Consiliere Proiect Tehnic).

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

� Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ),Consilier Juridic

� Consultanţă: Contractare (controlul calităţii)

d) Controlul calit ăţii contractelor: Înainte de semnarea contractului între proprietari şi arhitect, acesta trebuie depus la BRCCI pentru verificarea utilizării formei de contract agreate în cadrul programului. Contractul preliminar va fi verificat de Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi de către Arhitecţii Consultanţi Şefi sub aspectul conformităţii cu modelul de contract furnizat, dar şi sub aspectul duratei de execuţie şi al conţinutului. Contractul trebuie depus în copie la BRCCI imediat după semnare ți va mai fi verificat încă o dată pentru conformitate cu varianta preliminară acceptată.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

� Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ)

� Consultanţă: Contractare (controlul calităţii)

e) Consiliere pe parcursul elabor ării Proiectului Tehnic: Pe parcursul elaborării proiectului tehnic, Arhitectul Consilier din cadrul CCRCIT şi Coordonatorul Lotului 2

Page 49: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 38

vor consilia în mod continuu arhitecţii cărora le-a fost atribuit contractul de proiectare. (Sub – Anexa 7C: Proces Verbal de Consiliere Proiectare) din punct de vedere al soluţiilor tehnice adoptate, etc. Se va realiza cel puțin o evaluare intermediară de către Arhitectul Consultant țef ți de Arhitectul Consilier la solicitarea acestora. Întrebările sau problemele vor fi consemnate de Arhitectul Consilier şi de Coordonatorul Lotului 2 (Sub-Anexa 7 D: Proces Verbal de Evaluare Intermediară a Proiectului Tehnic), astfel încât eventuale litigii să fie evitate din timp. Responsabilitatea principală în acest sens aparține Arhitectului Consultant țef ți adjunctului acestuia (nu arhitecților locali), dar se va accentua treptat implicarea Arhitectului Consilier (care va prelua această responsabilitate după finalizarea proiectului KfW)

� Responsabilitate principală: Arhitecţi Consultanţi internaționali (pe durata serviciilor de consultanță)

� Asistenţă: Arhitect Consilier

� Consultanţă: Training (controlul calităţii)

f) Controlul calit ăţii proiectului Tehnic: Varianta finală a proiectului Tehnic va trebui să obţină acceptul Arhitectului Consultant Coordonator sprijinit de Arhitectul Consilier iar după încheierea perioadei de asistenţă a KfW, a Arhitectului Consilier al BRCCI. Acceptul se va da în urma unei verificări a proiectului tehnic. Rezultatul acestei verificări va fi documentat într-un raport scurt care va descrie calitatea măsurilor propuse, estimarea costurilor şi planificarea lucrărilor (Error! Reference source not found. Sub-Anexa 7 E: Raport de Consultanță Proiect Tehnic). De asemenea, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi Coordonatorul Lotului 2 vor verifica dacă Proiectul Tehnic este conform cu Îndrumar pentru interven ţiile asupra cl ădirilor din cartierul cetate şi din zonele istorice protejate din Timişoara (Anexa 18: Îndrumar pentru intervenţiile asupra clădirilor din cartierul cetate şi din zonele istorice protejate din Timişoara) şi dacă acesta respectă cerinţele impuse de reabilitarea prudentă a monumentelor istorice. Eventuale devieri de la Raportul de consultanţă tehnică în ceea ce priveşte costurile şi măsurile de reabilitare vor trebui argumentate de arhitecţii cărora le-a fost atribuit contractul de proiectare şi justificate în detaliu. În cazul în care aceste devieri sunt justificate, este posibilă redimensionarea / realocarea măsurilor de reabilitare în cadrul aceluiaşi buget aprobat pentru asociaţia de proprietari respectivă (cu excepţia cazului în care asociaţia de proprietari este dispusă să crească cuantumul împrumutului rambursabil sau să susţină costurile adiţionale din alte surse de finanţare (care ar fi necesare în mod obligatoriu în cazul în care costurile totale ale proiectului depăşesc 250.000 EUR).

� Responsabilitate principală: Arhitectul Consultant țef ți adjunctul acestuia dar se va accentua treptat implicarea Arhitectului Consilier

� Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ), arhitecții proprietarilor

� Consultanţă: Training (controlul calităţii)

g) Revizuirea Proiectului Tehnic – dac ă e cazul : În cazul în care Proiectul Tehnic nu trece Controlul Calităţii, acesta trebuie revizuit de arhitecţii contractați de proprietari, cărora le-a fost atribuit contractul în conformitate cu recomandările formulate de Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI şi de Coordonatorul Lotului 2. După revizuire va putea fi depus din nou pentru obţinerea acceptului Arhitectului Consultant din partea KfW.

Page 50: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 39

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

� Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ)

� Consultanţă: Training (controlul calităţii)

h) Informarea proprietarilor �i reavizarea din partea Comitetului Director: În cazul devierilor justificate ale costurilor cuprinse în Proiectul Tehnic prin comparație cu Raportul de consultanţă tehnică, este posibilă ajustarea dimensiunilor bugetului disponibil pentru asociația de proprietari respectivă (dacă asociația de proprietari este de acord cu o ajustare). Devierile peste 15% trebuie reavizate de Comitetul Director putând astfel crețte cuantumul sprijinului financiar ți implicit ți contribuția proprietarilor. În cazul în care costurile totale ale proiectului depățesc nivelul de 250.000 EUR, costurile suplimentare vor trebui acoperite de proprietari prin plăți directe.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

� Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ)

� Consultanţă: Training (controlul calităţii)

i) Ob ţinerea Autoriza ţiei de Construc ţie: În cazul în care Proiectul Tehnic parte a Documentaţiei tehnice de autorizare este aprobat de toți partenerii (BRCCI, KfW prin Arhitectul Consultant, Comitetul Director dacă e cazul) asociaţia de proprietari va putea depune cererea pentru obţinerea Autorizaţiei de Construcţie la Direcţia de Urbanism a Primăriei (Sub-Anexa 7 F: Solicitare licitație pentru Autorizația de Construcție). Responsabilitatea cu privire la obținerea Autorizației de Construcție aparține asociației de proprietari care va beneficia de sprijinul arhitecților contractați. În cazul în care Autorizaţia de Construcţie nu poate fi obţinută din cauza proiectării eronate sau din cauza unor erori profesionale, Proiectul Tehnic va trebui revizuit de către arhitecţii cărora acesta le-a fost atribuit. Poate exista ți situația în care prin Autorizația de Construcție sunt impuse anumite modificări la Proiectul Tehnic. Aceste modificări trebuie corelate ți luate în considerare la implementarea proiectului împreună cu asociația de proprietari. O copie a Autorizației de Construcție va fi depusă la BRCCI. Dacă este necesar ți posibil, BRCCI va asista asociația de proprietari cu cerințele specifice ale acestui Program.

� Responsabilitate principală: Asociația de Proprietari, Arhitectul proprietarilor

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic (administrativ)

� Consultanţă: Training (controlul calităţii)

j) Includerea costurilor proiectului în Bugetul Pri măriei: Consilierul Financiar (contabilitate) elaborează o estimare a sumelor reprezentând costul proiectelor în bugetului municipalității la începutul fiecărui an. În cazul în care sunt pe rol mai multe proiecte decât au fost inițial prevăzute , Consilierii Financiari ți Consilierul Financiar din cadrul BRCCI solicită includerea costurilor estimate ale proiectului în bugetul municipalității prin transmiterea unui Referat de Rectificare Bugetară (Sub-Anexa 8 D: Referat de Rectificare Bugetară) la Serviciul Buget a Direcţiei Economice şi o cerere la Serviciul Achiziţii Publice pentru ca proiectul să fie inclus în planificarea bugetară anuală (Sub-Anexa 8 E: Cerere de includere în Planul Anual de Achiziții Publice)

Page 51: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 40

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar(contabilitate)

� Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

� Consultanţă: Financiară

k) Elaborarea Acordurilor de Finan ţare: După obţinerea Autorizaţiei de Construcţie, Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI va finaliza elaborarea Acordurilor de Finanţare pentru proprietarii individuali (Anexa 1: Contract pentru Proiectele de Reabilitare)

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar

� Asistenţă: Consilier Financiar Adjunct, Arhitect Consilier, Consilier Tehnic (administrativ)

� Consultanţă: Financiară, juridică

Page 52: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 41

Tabelul �i Figura 4: Proiectul Tehnic

Page 53: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 42

4.5 Acorduri de Finan ţare cu proprietarii individuali

4.5.1 Con ţinut sumar

Acord de Finan ţare (versiune normal ă)

În baza Acordului Final de Cooperare, se vor încheia Acorduri de Finanţare individuale cu fiecare proprietar din cadrul imobilului participant la Program. Acestea conțin lista finală ți descrierea măsurilor de reabilitare care se vor implementa în cadrul proiectului, structura costurilor cu referire la Acordul Final de Cooperare, precum ți Proiectul Tehnic ți un grafic de plăți a contribuției individuale la costurile programului suportate de municipalitate. (Sub-Anexa 1 D: Acord de Finanțare). Acordurile de Finanțare intră în vigoare după ce toți participanții la un proiect de reabilitare au semnat în mod individual Acordurile proprii ți poate fi demarată procedura de achiziție publică. Recuperarea costurilor prin contribuții din partea proprietarilor intră în vigoare în luna următoare semnării primului contract pentru executarea lucrărilor de reabilitare.

Acorduri de Finan ţare pentru Pl ătitorii Direc ţi

Proprietarii care doresc să acopere costurile măsurilor de reabilitare din alte surse de finanţare pot să facă acest lucru în condiţiile în care pot depune o garanţie bancară care să acopere partea lor de costuri din proiect. Garanţia bancară va fi întocmită în favoarea Primăriei ți va trebui depusă în termen de cel mult două luni după semnarea Acordului de Finanţare pentru Plătitorii Direcţi (Sub-Anexa 1 F: Acord de Finanțare pentru Plătitorii Direcți). Aceasta va fi administrată de Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcției de Economică Primăriei. Având în vedere faptul că sumele reprezentând aportul plătitorilor direcţi nu vor fi decontate de Primărie, acestea trebuie recuperate în baza facturilor emise de firmele de construcţie şi de cerinţele de recuperare din partea Primăriei. În acest sens va fi întocmit un grafic de eşalonare a plăţilor în conformitate cu perioada de contract estimată pentru proiectul de reabilitare iar garanţia bancară va trebui să acopere această perioadă. Cu toate că Graficul de Plăți pentru Plătitorii Direcți poate fi doar estimat (termenele ți aprobarea facturilor nu pot fi prevăzute cu exactitate) este important ca plătitorii direcți să urmeze o rutină a plăților pentru a evita întârzieri la plata facturilor către firmele de construcții. Ca şi alternativă la furnizarea unei garanţii bancare, plătitorii direcţi pot să constituie un depozit tip escrow cu sumele reprezentând cuantumul procentelor din costuri care le revin în termen de cel mult două luni de la semnarea Acordului de Finanţare pentru Plătitorii Direcţi. Având însă în vedere faptul că această alternativă presupune eforturi administrative considerabile, ea ar trebui evitată pe cât posibil. Contul escrow poate fi accesat doar în comun de către Primărie şi proprietarul plătitor direct până la demararea proiectului. Plătitorul direct va abilita Primăria să acceseze fondurile din cont în vederea plății facturilor aferente proiectului în conformitate cu graficul de plăţi care va urmări decontarea lucrărilor de reabilitare executate şi facturate de firmele de construcţie.

În cazul proiectelor de reabilitare ale căror costuri depățesc 250.000 EUR apare limita de finanțare prin proiect iar prin Acordul Final de Cooperare, asociația de proprietari se

Durată estimativ ă: 4 – 6 săptămâni

(în func �ie de procesele decizionale ale asocia �iei de proprietari)

Page 54: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 43

obligă să suporte surplusul de costuri prin plăți directe. Garantarea acestui surplus prin plăți directe se va face prin metoda descrisă mai sus. În acest caz acordurile respective vor fi incluse în sau anexate Acordului Final de Cooperare respectiv Acordurilor individuale de Finanțare.

Grafice de Pl ă�i �i Ipoteci

Graficele de Plăți intră în vigoare în luna ulterioară încheierii primului contract pentru lucrările de reabilitare (fie că este vorba de contractul de execuție sau de contractul de dirigenție de țantier). În acest mod, perioada de recuperare este întotdeauna garantată a fi de 10 ani. Subsecvent, garanțiile ipotecare ce trebuie depuse de proprietarii individuali trebuie să se deruleze în paralel cu graficele de plăți ți intră în vigoare în acelați timp.

Reglarea conturilor la finalizarea lucr ărilor de reabilitare

Contribuțiile proprietarilor individuali calculate în baza estimărilor de cost din cadrul Proiectului Tehnic pot fi diferite de costurile efective stipulate în contractul încheiat cu firma de construcții care execută lucrările de reabilitare. Totuți, aceste contribuții nu vor fi ajustate pe parcursul derulării lucrărilor de reabilitare. În schimb, la finalul lucrărilor de reabilitare se va face reglarea eventualelor diferențe. Având în vedere că, prin procedura de licitație publică, execuția lucrărilor de reabilitare este atribuită ofertantului calificat care propune cel mai mic preț, este de ațteptat ca valoarea costurilor cuprinse în oferta câțtigătoare să fie mai mică decât cea proiectată prin Proiectul Tehnic. Costurile suplimentare trebuie pe cât posibil evitate printr-un management al costurilor transparent (în colaborare cu asociația de proprietari) ți prin supravegherea lucrărilor de reabilitare pe parcursul execuției lor.

4.5.2 Modalitate de lucru

a) Întocmirea Acordului de Finan ţare: După aprobarea proiectului Tehnic de către Arhitecţii Consultanţi, Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI va întocmi Acordul de Finanţare (Sub-Anexa 1 F: Acord de Finanțare). Pentru proprietarii plătitori direcţi se va întocmi Acord de Finanţare pentru Plătitori Direcţi (Sub-Anexa 1 F: Acord de Finanțare pentru Plătitorii Direcți). Graficele de plăți se vor întocmi în conformitate cu estimările de cost cuprinse în Proiectul Tehnic ți atațate Acordului de Finanțare. Acordul de finanțare va cuprinde prevederea că atât graficele de plăți, cât ți garanțiile ipotecare intră în vigoare în luna ulterioară încheierii primului contract pentru lucrările de reabilitare. Orice deviere în ceea ce privețte costurile efective ale Proiectului de Reabilitare (după derularea procedurii de licitație publică) va fi decontată cu ocazia reglărilor de sume după implementarea lucrărilor de reabilitare.

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (contabilitate)

� Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier, Consilier Tehnic (administrativ)

� Consultanţă: Financiară, juridică

b) Consiliere: Înainte de încheierea efectivă a Acordului de Finanțare ți după întocmirea graficelor de plăți de către Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) din cadrul BRCCI conform estimării de costuri din Proiectul Tehnic, urmează o ultimă şedinţă de consiliere între Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate) din cadrul BRCCI şi fiecare participant individual în cadrul căreia capacităţile financiare individuale ți disponibilitatea de a contribui la costurile

Page 55: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 44

proiectului mai trebuie confirmate încă o dată în vederea verificării fezabilităţii proiectului. De asemenea, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate) din cadrul BRCCI va furniza proprietarilor un model de contract pentru garanţia ipotecară(Sub-Anexa 1 G: Contract de Ipotecă), contract obligatoriu pentru toţi participanţii cu excepţia plătitorilor direcţi care trebuie să prezinte o garanţie bancară (Sub-Anexa 1 H: Garanția Bancară) sau să constituie un depozit de tip escrow pentru procentul din total costuri care le revine. Contractele de ipotecă vor fi anexate Acordului de Finanţare. În baza sesiunilor de consiliere, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate) din cadrul BRCCI va elabora un grafic de plăți care ulterior va fi anexat Acordului de Finanţare. O dată definite variabilele financiare în conformitate cu estimările de cost din cadrul Proiectului Tehnic, Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate) din cadrul BRCCI se asigură că participanţii (ți consilierii lor juridici) au înţeles pe deplin condiţiile Acordurilor. Prin urmare, fiecărui participant i se va preda un model al Acordurilor, acordându-i-se explicaţii suplimentare în legătură cu fiecare paragraf al textului sau în legătură cu fiecare neclaritate. De asemenea, proprietarii individuali vor putea verifica ți discuta variantele preliminare de contract cu consilierii lor juridici la cerere.

� Responsabilitate principală: Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate)

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic (administrativ)

� Consultanţă: Financiară, juridică, înțelegerea detaliată a Acordului de Finanțare ți a documentelor aferente dar ți a rolului acestora pentru proiect ți a implicațiilor pentru proprietari ți Primărie.

c) Încheierea Acordurilor de Finan ţare: După întocmirea variantei finale de Acordului de Finanţare de către Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate) din cadrul BRCCI şi după finalizarea discuţiilor individuale cu fiecare participant la un proiect, documentele trebuie semnate de către semnatarii autorizați din partea Primăriei (Primar, Director de Direcție Economică) ți de participant. Plătitorii Direcţi vor semna un Acord de Finanţare pentru Plătitori Direcţi. Acordurile de Finanțare intră în vigoare doar după semnarea tuturor Acordurilor de Finanțare individuale de către proprietarii membrii ai unei asociații de proprietari participanți la proiect. Recuperarea cheltuielilor intră în vigoare în luna ulterioară semnării primului contract pentru lucrările de reabilitare. BRCCI va informa toți participanții în termen de o săptămână cu privire la intrarea în vigoare a Acordului de Finanțare ți a Graficelor de Plăți ți Garanții Ipotecare

� Responsabilitate principală: țeful BRCCI � Asistenţă: Consilierul Financiar (contabilitate), Consilieri Comunicare � Consultanţă: comunicare, financiară, juridică

Page 56: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 45

d) Încheierea Acordurilor de Finan ţare pentru proiecte de interes public: În cazul proiectelor de interes public, Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI va întocmi a Acord de Finanţare specifică (Sub-Anexa 1 F: Acorde de Finanțare pentru Proiecte Publice) care va fi semnată de Primăria Timişoara şi KfW. Graficul de Plăți va fi întocmit în conformitate cu costurile efective de reabilitare specificate în contractul semnat cu firma de construcții desemnată pentru execuția lucrărilor de reabilitare iar rambursare ețalonată pe o perioadă de 10 ani. Spre deosebire de Acordurile de Finanțare pentru proprietarii privați, Acordurile de Finanțare pentru Proiecte Publice vor fi administrate direct de Serviciul Buget din cadrul Direcției Economice

� Responsabilitate principală: țeful BRCCI

� Asistenţă: Consilierul Financiar (contabilitate), Consilieri Comunicare

� Consultanţă: comunicare, financiară, juridică

e) Demararea Procedurii de Licita ţie Public ă: După aprobarea Proiectului Tehnic, arhitectul proprietarilor, proprietarii / asociația de proprietari, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI ți Arhitecții Consultanți Internaționali (țefi) asistați de Serviciul Achiziții Publice vor discuta ți decide în termen de 2 săptămâni domeniul de aplicare ți segmentarea licitației în conformitate cu Reglementările Românețti pentru Achiziții Publice. După încheierea tuturor Acordurilor de Finanţare pentru proiect, documentele necesare procedurii de achiziţie publică (vezi Anexa 9: Documente Licitație) sunt pregătite de BRCCI. După aprobarea variantei preliminare a documentației de către Arhitectul Consilier, Consilierul Tehnic din cadrul BRCCI le va transmite către consilierul responsabil cu realizarea procedurilor de achiziţie publică din cadrul Serviciului de Achiziţii Publice care va demara procedura de achiziţie publică.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier � Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară/contabilitate) Arhitecți

Consultanți, Consilier tehnic (administrativ), Consilier Comunicare, Serviciul de Achiziții Publice

� Consultanţă: Financiară, juridică, comunicare, legislație licitații publice

Page 57: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 46

Tabelul �i Figura 5: Acorduri Financiare

Page 58: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 47

4.6 Procedura de achizi ţie public ă

4.6.1 Con�inut sumar

Procedura de achiziție publică este un pas cheie în procesul de implementare a unor lucrări de reabilitare de înalt nivel calitativ în conformitate cu criteriile de reabilitare prudentă a patrimoniului istoric ți cu situația financiară a proprietarilor. Procedura de achiziții publice are la bază documente de licitație precum Proiectul Tehnic, ața cum a fost acceptat acesta de către asociația de proprietari ți aprobat de Arhitecții Consultanţi ți BRCCI, dar ți documente specifice cu privire la criteriile de calificare pentru ofertanți ți documente specifice (Referat de necesitate ți oportunitate, Nota de estimare, nota descriptive cu privire la cerințele ți calificările minime, Nota justificativă, propuneri ți angajamente pentru achiziții publice) ața cum sunt acestea solicitate de procedurile de achiziție publică ale Primăriei.

Pe perioada derulării procedurii de achiziție publică sunt necesare cel puțin două solicitări de obţinere a acceptului formulate din partea Primăriei către KfW pentru asigurarea finanțării lucrărilor de reabilitare în cazul în care se preconizează că aceste lucrări vor depăți valoarea de 100.000 EUR. Documentaţia de atribuire va fi transmisă către KfW pentru analiză ți comentarii într-un termen adecvat înaintea publicării invitațiilor de participare la licitație în cazul în care valoarea licitată a unei livrări sau a unui serviciu individual este estimată de Agenția de Executare a Programului să depățească valoarea de 100.000 EUR. Toate deciziile comisiei de achiziție publică vor fi revizuite de un expert extern contractat de KfW (ți remunerat dintr-un fond special pus la dispoziție de Guvernul German).

Consultanții externi contractați de KfW vor da un accept scris pentru documentaţia de atribuire transmisă de BRCCI către Serviciul de Achiziții Publice înainte de a fi predată către Serviciul de Achiziţie Publică. Indiferent de valoarea estimată a lucrărilor.

Pentru proiecte cu valori estimate mai mari de 100.000 EUR Primăria Timițoara va obține acceptul KfW în mod direct, prin transmiterea raportului Comisiei de achiziţie publică Achiziţie Publică elaborat în limba engleză cu trei săptămâni înainte de termenul de anunțare a ofertei câțtigătoare. Această condiţie prevăzută în Acordul Separat va trebui luată în considerare la stabilirea termenelor pentru procedura de achiziție publică şi la stabilirea perioadei de valabilitate a ofertelor.

Pe parcursul derulării procedurii de achiziție publică, Arhitecții Consultanți vor fi desemnați ca experți externi ai comisiei de achiziţie publică responsabili cu verificarea ofertelor tehnico-financiare ale ofertanților din partea KfW, a Primăriei ți a asociației de proprietari. Rolul unui expert extern este specificat în Hotărârea de Guvern Nr. 925/2006 (Sub-Anexa 16F : HG 925/2006).

Asociația de proprietari va fi implicată direct în procedura de achiziție publică printr-un reprezentant desemnat prin procură notarială. Ca ți membru al comisiei de licitație, reprezentantul proprietarilor va avea acces direct la toate documentele, ofertele ți documentele de evaluare tehnico-financiară ale experților externi, dar ți drept de vot în

Durata estimativ ă: până la 4 luni

Page 59: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 48

comisie. Experții externi au dreptul să participe la întrunirile comisiei în conformitate cu prevederile HG 925 / 2006, Art. 74(3). Toți membrii comisiei precum ți toți experții externi vor semna o declarație de confidențialitate (HG 925/2006 Ar 74/75).

În timpul desfățurării procedurii de licitație publică , tuturor membrii comisiei de achiziţie publică precum ți tuturor experților externi le este interzis să transmită către terți orice informație sau document la care au acces în cadrul licitației. Reprezentantul proprietarilor este îndreptățit să informeze proprietarii cu privire la tematici specifice derulării licitației ți procedurilor, dar nu cu privire la ofertele tehnice ți financiare specifice, valorile acestora ți numele ofertanților.

4.6.2 Modalitate de lucru

a) Elaborarea documentelor de licita �ie �i stabilirea comisiei de licita �ie: Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI va întocmi documentele necesare (Referatul de necesitate ți oportunitate, nota de estimare, note descriptive cu privire la cerințele ți calificările minime, nota justificativă, propuneri ți angajamente pentru achiziții publice) în vederea demarării procedurii de achiziție publică pentru atribuirea contractului de execuție a lucrărilor ți a contractului de dirigenție de țantier (Sub – Anexa 9D: Model de Contract pentru Dirigenție de țantier, Sub – Anexa 9E: Model de Contract pentru Execuția Lucrărilor de Construcție) de către BRCCI în termen de 5 zile. Arhitectul şef de proiect va fi disponibil prin contractul deja semnat cu asociația de proprietari. În paralel cu elaborarea documentelor de licitație, comisia de achiziţie publică va fi stabilită prin dispoziţia Primarului. Un membru obligatoriul al Comisiei de achiziţie publică trebuie să fie un mandatar al proprietarilor desemnat prin procură notarială.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier

� Asistenţă: Consilier tehnic (administrativ),

� Consultanţă: juridică (legislație licitații publice), arhitectură

b) Evaluarea tuturor documentelor de licita �ie necesare: Arhitecții Consultanți vor evalua documentaţia de atribuire în vederea demarării procedurii de achiziție publică pentru atribuirea contractului de execuție a lucrărilor ți a contractului de dirigenție de țantier. Arhitecții Consultanți vor furniza Arhitectului Consilier din cadrul BRCCI o aprobare scrisă din partea KfW în termen de 5 zile. (Sub – Anexa 9A Evaluarea documentelor de licitație). Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI va obține acceptul reprezentantului proprietarilor după prezentarea ți explicarea documentelor de licitație în termen de 5 zile.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier BRCCI, Arhitecți Consultanți

� Asistenţă: Consilier tehnic (administrativ),

� Consultanţă: juridică (legislație licitații publice), arhitectură

c) Ob�inerea semn ăturilor necesare a documentelor de licita �ie din partea Direc�iilor din cadrul Prim ăriei: Consilierul Tehnic (administrativ) va obține toate semnăturile necesare pentru demararea procedurii de achiziție publică

Page 60: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 49

pentru atribuirea contractului de execuție a lucrărilor ți a contractului de dirigenție de țantier de la toate Direcțiile din cadrul Primăriei implicate în termen de 5 - 7 zile.

� Responsabilitate principală: Consilier tehnic (administrativ),

� Asistenţă: Arhitect Consilier BRCCI

� Consultanţă: juridică (legislație licitații publice), arhitectură

d) Predarea documentelor pentru demararea proceduri i de achizi �ie public ă către Serviciul de Achizi �ii Publice: Consilierul Tehnic (administrativ) va preda documentaţia de atribuire pentru demararea procedurii de achiziție publică pentru atribuirea contractului de execuție a lucrărilor ți a contractului de dirigenție de țantier către Serviciul de Achiziții Publice în termen de 1 zi după obținerea aprobării scrise din partea reprezentantului asociației de proprietari ți din partea Arhitecților Consultanți pentru KfW. În paralel, se va transmite ți Dispoziţia Primarului cu privire la membrii Comisiei de achiziţie publică de către Serviciul de Achiziții Publice.

� Responsabilitate principală: Consilier tehnic (administrativ),

� Asistenţă: Arhitect Consilier BRCCI

� Consultanţă: juridică (legislație licitații publice)

e) Procesarea documentelor de achizi �ie public ă în vederea public ării în Sistemul Electronic de Achizi �ii Publice (SEAP): După introducerea informațiilor transmise prin BRCCI în Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP), Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziții Publice va lista o versiune preliminară a fişei de date a achiziţiei ți o va transmite către BRCCI în termen de 10 zile pentru a fi tradusă ți transmisă către KfW ți către Consultanții contractați de KfW.

� Responsabilitate principală: Consilier Serviciu de Achiziții Publice

� Asistenţă: Arhitect Consilier BRCCI

� Consultanţă: juridică (legislație licitații publice)

f) Ob�inerea Acceptului f ără Obiec�ii din partea KfW: În vederea obținerii unei notificări de acceptare fără obiecții din partea KfW sau din partea Arhitecților Consultanți, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI va dispune traducerea (pentru contracte cu valori peste 100.000 EUR) a versiunii preliminare a fişei de date a achiziţiei ți o va transmite către:

• Arhitecții Consultanți în cazul proiectelor cu valori mai mici de 100.000 EUR în termen de 1 zi. Nu este necesară traducerea fişei de date a achiziţiei.

• Sediul KfW din Frankfurt pentru contracte de lucrări cu o valoare mai mare de 100.000 EUR în termen de 3 zile. În acest caz, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI va dispune traducerea versiunii preliminare a fişei de date a achiziţiei ți va transmite versiunea tradusă.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier BRCCI

� Asistenţă: Consilier Tehnic(administrativ)

� Consultanţă: juridică (legislație licitații publice, arhitectură

Page 61: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 50

g) Acceptul Fi şei de date a achizi ţiei: Fie KfW în mod direct, fie Arhitecții Consultanți vor transmite către BRCCI o Notificare de Acceptare în formă scrisă a Caietului de Sarcini (Sub – Anexa 9B Evaluarea Caietului de Sarcini preliminar) după cum urmează:

• Arhitecții consultanți pentru contracte de lucrări construcție cu valori estimate mai mici de 10.000 EUR în termen de 3 zile de la primirea din partea BRCCI.

• Sediul KfW din Frankfurt pentru contracte de lucrări de construcție cu o valoare estimată mai mare de 100.000 EUR în termen de 5-10 zile de la primirea din partea BRCCI

� Responsabilitate principală: Arhitecți Consultanți, KfW

� Asistenţă: Arhitect Consilier BRCCI

� Consultanţă: juridică (legislație licitații publice), arhitectură

h) Informarea de continuare a procedurii de achizi ţie public ă: După obținerea acceptului fişei de date preliminarii a achiziţiei de la KfW direct sau de la Arhitecții Consultanți, Arhitectul Consilier din cadrul BRCCI va informa Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziții Publice în termen de 1 zi cu privire la continuarea procedurii de achiziţie publică.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier BRCCI

� Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ), Consilier Serviciu de Achiziții Publice

� Consultanţă: juridică (legislație licitații publice), arhitectură

i) Ini�ierea valid ării prin ANRMAP: Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziții Publice va transmite electronic versiunea preliminară a Caietului de Sarcini ți documentaţia de atribuire introduse în Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) către Agenția Națională de Reglementare ți Monitorizare a Achizițiilor Publice (ANRMAP) în termen de 1 zi după obținerea notificării de acceptare scrise din partea KfW sau după caz, din partea Arhitecților Consultanți prin intermediul Arhitectului Consilier din partea BRCCI

� Responsabilitate principală: Consilier Serviciu de Achiziții Publice

� Asistenţă: Arhitect Consilier BRCCI

� Consultanţă:

j) Validarea licita �iei Publice : Documentaţia de atribuire ți fişa de date a achiziţiei vor fi validate de Agenția Națională de Reglementare ți Monitorizare a Achizițiilor Publice (ANRMAP) prin Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) în termen de 14 zile după transmiterea prin Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) realizată de către Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziții Publice. O dată validată, invitaţia de participare va fi publicat automat prin Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP). Termenul minim în care toate documentele de licitație, inclusiv Caietul de Sarcini, Proiectul Tehnic, modelele de contract, descrierea criteriilor de calificare, descrierea criteriilor de evaluare tehnică, bugetul estimativ, ața cum au fost ele acceptate direct de KfW sau, după caz, de Arhitecții Consultanți trebuie să fie disponibile celor interesați de depunerea unei oferte în

Page 62: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 51

Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) este de 13 sau 52 de zile în funcţie de procedura aleasă.

� Responsabilitate principală: ANRMAP

� Asistenţă: -

� Consultanţă: -

k) Primirea ofertelor : Ofertele vor fi primite la Biroul de Registratură din cadrul Primăriei până la data ți ora enunțate în invitația de participare la licitație ți înregistrate împreună cu documentele de calificare, oferta tehnică ți oferta tehnică economică depuse separat în plicuri sigilate, faţă de documentele de calificare, conform solicitărilor stipulate în fişa de date a achiziţiei

� Responsabilitate principală: ANRMAP

� Asistenţă: -

� Consultanţă: -

l) Deschiderea ofertelor: Ofertele vor fi deschise ți verificate sub aspectul completitudinii de către Comisia de achiziţie publică (inclusiv de către reprezentantul asociației de proprietari ca membru al acesteia) în fața reprezentanților ofertanților. Ofertele tehnice ți tehnico economice vor fi predate către Arhitecții Consultanți desemnați de către KfW şi numiţi experţi cooptaţi prin decizia primarului în aceeați zi în vederea verificărilor aprofundate. Comisia de achiziţie publică va întocmi un Proces Verbal al țedinței ți o notă de predare a ofertelor către Arhitecții Consultanți.

� Responsabilitate principală: Comisia de Licitație, Arhitecți Consultanți

� Asistenţă:

� Consultanţă: juridică (legislație licitații publice), arhitectură

m) Evaluarea eligibilit ă�ii: Eligibilitatea ofertanților va fi verificată în conformitate cu Caietul de Sarcini. Un membru delegat al Comisiei de achiziţie publică va întocmi un Proces Verbal în termen de 2-10 zile după sesiunea de deschidere a ofertelor, în funcţie de complexitatea cerinţelor şi de numărul de ofertanţi.

După întocmirea Procesului Verbal, Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziții Publice delegat ca membru al Comisiei de achiziţie publică va transmite din partea Comisiei solicitări scrise cu privire la documentele lipsă, documentele incomplete sau documentele care prezintă neclarități necesare pentru respectarea criteriilor de calificare, ața cum sunt acestea formulate în Caietul de Sarcini în termen de 1 zi după finalizarea procesului verbal

Ofertanții vor transmite informațiile solicitate în termen de 5 zile de la primirea solicitării scrise.

După primirea răspunsurilor de clarificare, comisia va analiza aceste răspunsuri în termen de 1-5 zile, în funcţie de complexitatea cerinţelor şi de numărul de ofertanţi, iar Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziții Publice va întocmi un Proces Verbal al Comisiei cu privire la evaluarea răspunsurilor în aceeați zi. În această etapă, ofertanți nu sunt informați cu privire la vreo evaluare realizată de Comisia de Licitație. Toate procesele Verbale sunt destinate doar uzului intern ți sunt accesibile doar membrilor Comisiei de Licitație.

Page 63: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 52

� Responsabilitate principală: Comisia de Licitație, Consilier din cadrul Serviciului de Achiziții Publice

� Asistenţă: -

� Consultanţă: -

n) Raport de consultan ţă tehnic ă �i financiar ă a ofertelor de c ătre exper �ii externi: Ofertele tehnice ți financiare sunt evaluate de către Arhitecții Consultanți care acționează ca ți experți externi ai Comisiei de achiziţie publică în termen de 10 zile de la primirea ofertelor tehnice ți financiare din partea Comisiei de Licitație. Raportul de Evaluare tehnică rezultant (Sub – Anexa 9C: Evaluarea ofertei tehnico-financiare - Raportul Experților Externi) va conține o evaluare a ofertelor atât din punct de vedere tehnic, cât ți din punct de vedere al fezabilității financiare. Acesta va include de asemenea recomandări formulate în atenția Comisiei de achiziţie publică cu privire la cerințele de clarificare necesare sau explicații în ceea ce privețte costurile din partea ofertanților. Situațiile în care ofertele nu sunt conforme cu cerințele din proiectul tehnic vor fi identificate ți menționate în mod explicit în raport. Raportul va fi transmis comisiei de achiziţie publică cu respectarea termenului de 10 zile menționat mai sus.

Nu este permis Arhitecților Consultanți să divulge nici o informație cu privire la conținutul ofertelor sau la numele ofertanților către terți ți nici să contacteze ofertanții ei fiind obligaţi la confidenţialitate prin rolul asumat conform legii.

� Responsabilitate principală: Arhitecții Consultanți care acționează ca ți experți externi pentru Comisia de Licitație

� Asistenţă: Arhitectul Consilier BRCCI care acționează ca ți expert extern pentru Comisia de Licitație

� Consultanţă: -

o) Solicit ările de clarificare : Comisia de achiziţie publică va transmite către ofertanți cererile de clarificare recomandate în cadrul Raportului de Evaluare în termen de 3 zi după primirea raportului de la Arhitecții Consultanți care acționează ca ți experți externi pentru Comisia de Licitație. Termenul în care ofertanții trebuie să transmită răspunsurile de clarificare este de 5 zile după primirea solicitării scrise din partea Comisiei de Licitație.

Comisia de achiziţie publică poartă întreaga responsabilitate pentru luarea sau nu în considerare a recomandărilor formulate în cadrul Raportului de Evaluare în conformitate cu prevederile Legii 34/2006 (Sub – Anexa 16I: Legea 34 / 2006). Totuți, neluarea în considerare a recomandărilor formulate în cadrul Raportului de Evaluare poate duce la respingerea sprijinului financiar din partea KfW într-o etapă ulterioară a procesului.

� Responsabilitate principală:, Consilier din cadrul Serviciului de Achiziții Publice mandatat de Comisia de Licitație

� Asistenţă: -

� Consultanţă: -

Page 64: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 53

p) Evaluarea r ăspunsurilor ofertan �ilor: Arhitecții Consultanți care acționează ca ți experți externi pentru Comisia de achiziţie publică vor evalua răspunsurile ofertanților transmise de Consilierul din cadrul Serviciului de Achiziții Publice mandatat de Comisia de achiziţie publică ți vor întocmi un Raport de Evaluare tehnico-financiară care va fi transmis către Comisia de achiziţie publică în terme de 5 zile de la primirea răspunsurilor ofertanților din partea Comisiei de Licitație.

� Responsabilitate principală: Arhitecți Consultanți

� Asistenţă: Arhitect Consilier BRCCI

� Consultanţă: juridică (legislație licitații publice), arhitectură

q) Evaluarea Final ă a ofertelor: Comisia de achiziţie publică va întocmi un Proces Verbal de Evaluare Finală a ofertelor conținând eligibilitatea li criteriile de calificare, dar ți evaluarea ofertelor tehnice ți financiare în baza . Raportul de Evaluare tehnico-financiară furnizat de Arhitecții Consultanți care acționează ca ți experți externi pentru Comisia de Licitație. Raportul va fi finalizat în termen de 2-5, zile, în funcţie de complexitatea cerinţelor şi de numărul de ofertanţi , ți va conține informații precise cu privire la ofertanții calificați ți de ofertele tehnico-financiare admise sau respinse.

Ofertanții calificați ți care au depus ofertele tehnico-financiare acceptate vor fi anunțați prin Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) cu privire la termenul planificat pentru derularea ofertei electronice în termen de 1 zi de la finalizarea Procesului Verbal de Evaluare de către Comisia de Licitație.

� Responsabilitate principală:, Consilier din cadrul Serviciului de Achiziții Publice

� Asistenţă: -

� Consultanţă: -

r) Licita �ia electronic ă �i clasarea ofertelor: După o perioadă de 3 zile de depunere a ofertelor electronice, comisia de achiziţie publică va stabili clasarea acestora. Notificări de solicitare pentru ofertele finale vor fi transmise către toți ofertanții ce au depus oferta electronică împreună cu solicitările de justificare a prețurilor pentru ofertele financiare situate sub pragul de 70% stabilit de Legea Achizițiilor Publice Nr. 34/2006

Ofertanții vor trebui să transmită răspunsurile lor în termen de 5 zile de la primirea solicitărilor. Comisia de achiziţie publică va transmite Ofertele tehnice ți financiare finale către Arhitecții Consultanți în calitate de experţi cooptaţi pentru evaluarea finală în termen de o zi de la data limită stabilită pentru primirea lor.

� Responsabilitate principală:, Consilier din cadrul Serviciului de Achiziții Publice

� Asistenţă: Comisia de Licitație

� Consultanţă: -

Page 65: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 54

s) Evaluarea ofertelor tehnice �i financiare dup ă licita �ia electronic ă �i Raportul Final: Arhitecții Consultanți care acționează ca ți experți externi pentru Comisia de achiziţie publică vor întocmi Raportul de Evaluare Tehnico - Financiară a ofertelor finale ți îl vor preda către Comisia de achiziţie publică pentru utilizare viitoare în termen de 5 zile de la primirea ofertelor finale.

Comisia de achiziţie publică va întocmi Procesul Verbal de Evaluare Finală precum ți Raportul de Evaluare ți Atribuire a Contractului de Execuție a Lucrărilor în termen de 2-5 zile, în funcţie de complexitatea cerinţelor şi de numărul de ofertanţi. Aceste documente nu vor fi făcute publice până la obținerea acceptului fără obiecții în formă scrisă direct din partea KfW pentru contracte cu valori mai mari de 100.000 EUR respectiv din partea Arhitecților Consultanți pentru contracte cu valori mai mici de 100.000 EUR. În caz contrar intervine riscul serios al respingerii cererii de sprijin financiar.

� Responsabilitate principală:, Arhitecți Consultanți

� Asistenţă: Arhitect Consilier BRCCI

� Consultanţă: -

t) Solicitarea acceptului f ără obiec�ii din partea KfW: Șeful BRCCI va solicita o notificare de acceptare fără obiecții din partea KfW în cazul proiectelor cu valori peste 100.000 EUR cu trei săptămâni înainte de termenul fixat pentru atribuirea contractului de execuție către câștigătorul licitației. În vederea obținerii scrisorii de acceptare fără obiecții din partea KfW, Raportul de Evaluare Finală a Comisiei de achiziţie publică va fi tradus în limba germană sau engleză și transmis direct către KfW sau transmis fără traducere către Consultantul KfW în cazul în care valoarea contractului este sub 100.000 EUR.

� Responsabilitate principală: Arhitect Consilier BRCCI

� Asistenţă: -

� Consultanţă: -

u) Acceptare f ără obiec țțțții din partea KfW : KfW va transmite un răspuns scris în termen de maxim 10 zile de la primirea versiunii traduse a Raportului de Evaluare și Atribuire a Contractului de Execuție a Lucrărilor al Comisiei de achiziţie publică, moment din care contractul de execuţie al lucrărilor poate fi semnat între Primărie şi Câştigătorul procedurii de achiziţie. KfW are dreptul, conform acordurilor separate și anexelor la acestea să solicite documente suplimentare care au fost elaborate în perioada de derulare a procedurii de achiziţie publică (documente, procese verbale ale şedinţelor comisiei, rapoarte de evaluare,solicitări de clarificare şi răspunsuri la acestea))

Arhitecții Consultanți în calitate de experţi cooptaţi vor răspunde cererii de acceptare fără obiecții în termen de 5 zile de la primirea versiunii în limba română a raportului final al Comisiei de Licitație.

� Responsabilitate principală:, Arhitecți Consultanți, Arhitect Consilier BRCCI

� Asistenţă: -

Page 66: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 55

Consultanţă: -

v) Finalizarea Raportului de Atribuire �i notificarea câ �tigătorului: După primirea notificării de acceptare fără obiecții din partea KfW, se va semna raportul de atribuire a contractului de execuție a lucrărilor, inclusiv contrasemnarea din partea Primarului. Termenul de este de 2-5 zile.

Rezultatul va fi făcut public pentru ofertanți în termen de 1 zi după semnarea raportului de atribuire prin notificări scrise.

Va exista o perioadă de 5 sau 10 zile în care ofertanții pot depune obiecții cu privire desfățurarea procedurii.

� Responsabilitate principală: Comisia de achiziţie publică Consilier din cadrul Serviciului de Achiziții Publice

� Asistenţă: -

� Consultanţă: -

w) Analizarea obiec �iilor �i semnarea contractului: Contractul va fi semnat cu ofertantul câțtigător în termen de 7 zile după încheierea perioadei de depunere a obiecțiilor cu privire desfățurarea procedurii.

� Responsabilitate principală: Serviciul de Achiziții Publice

� Asistenţă: Arhitect Consilier BRCCI

� Consultanţă: juridică, arhitectură

Page 67: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 56

Tabelul & Figura 2: Proceduri de Achizi �ie Public ă

Page 68: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 57

4.7 Lucr ări de Reabilitare

4.7.1 Con ţinut sumar

Lucrările de reabilitare sunt executate sub supravegherea Dirigintelui de țantier contractat din partea asociației de proprietari ți a Primăriei ți asistat în mod regulat de Arhitecții Consultanți împreună cu Consilierul Tehnic responsabil din cadrul BRCCI. Calitatea lucrărilor este asigurată de o serie de verificări şi accepte care preced plăţile facturilor emise de firmele de construcţie (Sub – Anexa 11A: Formular de Control al Calității, Sub – Anexa 11B: Confirmarea Materialelor de Construcție, Sub – Anexa 11C Model pentru Instrucțiuni de țantier, Sub – Anexa 11D: Formular de Recepție Finală Parțială a Lucrărilor)

Agenția de Implementare a Programului va executa panouri de publicitate a programului care vor conține cel puțin următorul mesaj:

"Un Program de Dezvoltare al Primăriei Timițoara cofinanțat de Republica Federală Germană prin KfW" - inclusiv însemnele ți logo-urile solicitate, ața cum au fost ele puse la dispoziție de KfW.

4.7.2 Modalitate de lucru

a) Predarea amplasamentului(la demararea lucr ărilor de reabilitare): În urma contractării unei firme de construcţie ți a unui Diriginte de țantier (Sub – Anexa 9 D: Formular de Contract pentru Dirigenția de țantier, (Sub-anexa 9 E: Formular de contract pentru Lucrări de Construcție) Consilierul Tehnic (supraveghere execuţie lucrări) din cadrul BRCCI, şi Arhitecţii Consultanţi organizează o întâlnire de demarare lucrărilor de reabilitare. La întâlnire trebuie să participe firma de țeful de țantier al firmei de construcţie care va executa lucrările, responsabilul tehnic al firmei de construcții, Dirigintele de Şantier, arhitectul şef de proiect, reprezentantul asociaţiei de proprietari, Arhitectul Consultant sau adjunctul acestuia şi Consilierul Tehnic (supraveghere execuţie lucrări) din cadrul BRCCI. În cadrul întâlnirii, şantierul este predat în mod oficial de către reprezentantul asociaţiei de proprietari, țeful de țantier al firmei de construcţie care va executa lucrările, ocazie cu care dirigintele de şantier va completa un formular special(Sub-Anexa 11 A: Formularul pentru Începerea Construcțiilor). Dirigintele de Şantier va notifica Inspectoratul de Stat Construcţii şi Primăria cu privire demararea lucrărilor de reabilitare.

� Responsabilitate principală: Consilier Tehnic Supraveghetor

� Asistenţă: Consilier Tehnic (administrativ), Arhitecţii Consultanţi, Dirigintele de Şantier, Arhitectul şef de proiect

� Consultanţă: arhitectură

b) Aprobarea situa �iilor de lucr ări lunare şi facturarea: Înainte ca firma de construcţii factureze orice lucrări, trebuie obținut acceptul pentru lucrările parțiale executate de la Dirigintele de Şantier, arhitectul şef de proiect, Consilierul Tehnic (supraveghere execuţie lucrări), din cadrul BRCCI, reprezentantul asociaţiei de proprietari, Arhitecții Consultanţi pentru KfW, Calitatea lucrărilor este consemnată

Durata estimativ ă: 2-12 luni

Page 69: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 58

de Dirigintele de Şantier în situaţii de lucrări care descriu pe scurt lucrările executate real precum ți orice lucrări neconforme cerinţelor (Sub-Anexa 11 B: Formular Supraveghere țantier). Aceste formulare sunt predate de Dirigintele de țantier preferabil după corelarea cu Arhitectul Consultant către firma executantă care trebuie să rectifice într-o perioadă prestabilită lucrările ce nu sunt acceptate la plată din punct de vedere cantitativ sau calitativ. Validarea cantităţilor şi a calităţii lucrărilor de reabilitare executate este o cerinţă absolut necesară pentru plata acestora. În cazul în care lucrările au fost confirmate ca fiind adecvate, firma executantă poate emite o factură parţială pentru lucrările respective. Factura parţială trebuie aprobată atât de Arhitecţii Consultanţi, cât şi de Consultanţii Instituţionali şi de Consilierul Tehnic (supravegherea calităţii lucrărilor) din cadrul BRCCI care vor contrasemna procesul verbal de recepţie parţială întocmit de dirigintele de şantier în baza în baza situaţiei de lucrări întocmite de executant . Facturii i se vor ataşa situaţia de lucrări, procesul verbal de recepţie parţială. facturii. Consilierul Financiar (Evaluare Financiară / contabilitate) din cadrul BRCCI va transmite apoi factura împreună cu toate documentele necesare (Error! Reference source not found. Sub-Anexa 8 F: Angajament Bugetar, Sub-Anexa 8 G: Propunere de Angajare a unei Cheltuieli, Sub-Anexa 8 H: Ordonanțare de Plată) Directorului Executiv al Direcţiei de Urbanism pentru aprobare. După obţinerea aceste aprobări din partea Directorului Executiv al Direcţiei de Urbanism, Şeful Serviciului Buget din cadrul Direcţiei Economice va face plata.

� Responsabilitate principală: Consilier Tehnic Supraveghetor, Consilier Financiar (Evaluare Financiară/contabilitate)

� Asistenţă: Diriginte de Şantier, reprezentantul asociaţiei de proprietari, Directorul Executiv al Direcţiei de Urbanism, Şeful Serviciului Buget din cadrul Direcţiei Economice

� Consultanţă: financiară, arhitectură c) Comandamente s ăptămânale de şantier: Pe parcursul execuţiei lucrărilor de

reabilitare se vor organiza comandamente săptămânale pe şantier în vederea garantării corelării tuturor participanţilor, a unei supravegheri continue a lucrărilor Din punct de vedere cantitativ şi calitativ. Consilierul Tehnic responsabil de supravegherea lucrărilor de execuţie din cadrul BRCCI va coordona comandamentele la care vor participa Arhitecţii Consultanţi după caz , unul din Inginerii responsabil cu supravegherea lucrărilor din partea consultanţilor, Dirigintele de Şantier, Arhitectul şef de proiect, Şeful de Şantier din partea firmei executante, Responsabilul tehnic al firmei executante şi reprezentantul asociaţiei de proprietari. În cadrul comandamentului se va evalua calitatea lucrărilor executate sub aspectul calităţii şi precum şi a unor eventuale lucrări suplimentare.. Orice lucrări ce nu respectă cerinţele proiectului sau cerinţe de punere în operă a unor materiale şi tehnologii vor fi consemnate de Dirigintele de țantier într-un formular tip (Sub-Anexa 11 B: Formular Supraveghere țantier) care este ulterior transmis către firma executantă ca şi document de bază pentru revizuirea lucrărilor, dar recomandabil numai după ce Arhitecții consultanți au contrasemnat documentul ca fiind conform cu realitatea de pe țantier.

� Responsabilitate principală: Consilier Tehnic Supraveghetor, � Suport intern: Arhitecţi Consultanţi, Diriginte de Şantier, reprezentantul

asociaţiei de proprietari, Şeful de Şantier, Director Tehnic, Arhitectul proprietarilor

� Consultanţă: arhitectură d) Recep ţia lucr ărilor şi achitarea ultimei facturi: La finalul lucrărilor de reabilitare

(la final de contract sau în urma unei notificări transmise de firma executantă) firma

Page 70: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 59

de construcție va anunţa finalizarea lucrărilor. Dirigintele de şantier anunţă BRCCI asupra acestui fapt iar consilierul tehnic anunţă comisia şi invitaţii cu privire la data şi ora recepţiei lucrării. Comisia de recepţie a lucrărilor formată din Primar, Arhitect Şef, Director Direcţia Urbanism, Arhitect Consultat pentru KfW, Reprezentant Proprietari, Reprezentant Direcţia Judeţeană de Cultură şi Patrimoniu, Reprezentant Inspectoratul de Stat în Construcţii. Invitaţi vor fi arhitectul responsabil şef de proiect, Consilier Tehnic BRCCI, Arhitect Consilier BRCCI, inginerul/inginerii constructori atestaţi de Ministerul Culturii şi Cultelor/ISC responsabil cu execuţia lucrării. Membrii comisiei de recepție vor semna procesul verbal de recepţie a lucrărilor în situaţia în care se constată conformitatea acestora din punct de vedere calitativ şi cantitativ. Procesului verbal i se va ataşa punctul de vedere al arhitectului şef de proiect. Aprobarea finală va urma aceeaşi procedură ca şi în cazul supravegherii săptămânale a lucrărilor şi va fi consemnată într-un formular tip (Sub-Anexa 11 D: Formular pentru Recepția Finală Parțială a Lucrărilor). Acesta se va întocmi într-un termen de 3 zile de la primire cererii. Orice lucrări neconforme trebuie remediate cel târziu până La un termen fixat în procesul verbal de recepţie a lucrărilor. După aprobarea lucrărilor , firma executantă va întocmi factura finală. Aceasta trebuie aprobată de Arhitecţii Consultanţi şi de Consultanţii Instituţionali şi de Consilierul Tehnic Supraveghetor din cadrul BRCCI. În cazul în care aceasta este aprobată, factura este transmisă mai departe către Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI împreună cu toate documentele aferente(Sub-anexa 8 F: Angajament Bugetar, Sub-anexa 8 G: Propunere de angajare a unei Cheltuieli, Sub-Anexa 8 H: Ordonanțare de Plată). În final Şeful Serviciului Buget din cadrul Direcţiei Economice va face plata. (mai puţin garanţia de bună execuţie ți garanția de durabilitate a lucrărilor)

� Responsabilitate principală: Consilier Tehnic Supraveghetor, Consilier Financiar, Şeful Serviciului Buget din cadrul Direcţiei Economice

� Asistenţă: Arhitecţi Consultanţi, Consultanţi Instituţionali, Diriginte de Şantier, reprezentantul asociaţiei de proprietari,

� Consultanţă: financiară, arhitectură (pe ce probleme?)

e) Recep ţia Final ă dup ă perioada de extindere a garan ţiei: După o perioadă de 5 ani în urma convocării de către Dirigintele de Şantier se va face o nouă verificare a şantierului. Verificarea se va face de Consilierul Tehnic responsabil cu supravegherea execuţiei lucrărilor din cadrul BRCCI, Arhitecţii Consultanţi, arhitectul şef de proiect, Dirigintele de Şantier şi reprezentantul asociaţiei de proprietari. Aprobarea finală se consemnează într-un formular (Sub-Anexa 11 D: Formularul pentru Recepția Finală Parțială a Lucrărilor) în baza căruia Şeful Biroului de Buget din cadrul Direcţiei Economice va plăti garanţia (dacă nu există defecte care să fie notificate firmei de construcții) în baza facturii şi a documentelor aferente primite de la Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI (Sub-Anexa 8 F: Angajament Bugetar, Sub-Anexa 8 G: Propunere de angajare a unei Cheltuieli, Sub-Anexa 8 H: Ordonanțare de Plăți).

� Responsabilitate principală: Consilier Tehnic Supraveghetor, Consilier Financiar, Şeful Serviciului Buget din cadrul Direcţiei Economice

� Asistenţă: Arhitecţi Consultanţi, Diriginte de Şantier, reprezentantul asociaţiei de proprietari,

� Consultanţă: financiară, arhitectură,

Page 71: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 60

Tabelul & Figura 7: Lucr ări de Reabilitare

Page 72: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 61

4.8 Rambursarea Finan ţării 2

4.8.1 Con ţinut sumar

Rambursarea finanţării implică mai multe departamente ale Primăriei, mai precis Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcției Economice, Direcția Economică ți în cazul participanților impliciți, Serviciul Juridică . Procedura de rambursare actuală care include administrarea şi implementarea graficelor de plăți este gestionată la nivelul Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniul din cadrul Direcţiei Economice. Tot aici sunt administrate şi Acordurile de Finanţare şi Subvenţionare şi demarate procedurile legale în cazul plăților implicite ale proprietarilor participanți.

Procedura de recuperare pentru Proiectele Publice este administrată direct de Serviciul Buget din cadrul Direcției Economice.

Administrarea diferitelor conturi necesare în cadrul recuperării contribuțiilor pentru Proiectul de Reabilitare (pentru clădiri private sau publice) precum ți tragerile din linia de credit din cadrul Programului (Sub-Anexa 8 O: Graficul Conturilor Programului)Error! Reference source not found. este responsabilitatea Direcţiei Economice. Deciziile cu privire la posibile aplicări pentru utilizarea fondurilor aparţin Comitetului Director.

BRCCI are un rol de monitorizare a modalităţii de utilizare şi recuperare a fondurilor. Prin urmare, CCRCIT va consolida informaţiile care rezidă din diferitele proiecţii financiare şi le va utiliza în vederea monitorizării şi a previzionării dezvoltării generale a programului. BRCCI(cu sprijinul Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcției Economice ți cu sprijinul Direcției Economice) este de asemenea responsabil pentru raportarea la KfW ți păstrarea unei documentații complete a proiectului pentru eventuale verificări derulate de KfW ți / sau de reprezentanții Guvernului German.

4.8.2 Modalitate de lucru Modalitate de lucru

a) Transmiterea Acordurilor de Finan ţare către Direc ţia Patrimoniu: După derularea corectă şi completă a procedurii de achiziţie publică şi după semnarea Acordurilor de Finanţare, Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI va transmite Acordurile către Biroul de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice pentru administrare ți documentare. În cazul imobilelor proprietate publică, Acordul di Finanțare este transmis direct către Serviciul Buget din cadrul Direcției Economice care va administra acest acord precum ți recuperarea contribuțiilor municipalității

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (contabilitate)

� Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

� Consultanţă: Financiară, juridică, comunicare

2Although the recovery of the project funds outlives the actual implementation of the rehabilitation works, sequentially it

starts bevor the rehabilitation works are initiated. This creates the commitment which is needed at this stage of the project cycle.

Durată: 10 ani

Page 73: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 62

b) Facturarea lunar ă / Memo lunar: Recuperarea finanţării începe după intrarea în vigoare a Graficelor de Plăți aferente Acordurilor de Finanţare individuale. Începând cu acest termen, Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice va transmite notificări de plată lunare către debitori (Sub-Anexa 10 A: Notificare de Plată). Proprietarii vor trebui să achite ratele lunare până în data de 27 a fiecărei luni. Proprietarii vor putea efectua plata prin transfer bancar direct în contul special de tip revolving sau în numerar la casieria Primăriei (Sub-Anexa 8 O: Graficul Conturilor Programului)

� Responsabilitate principală: Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice

� Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate), Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

� Consultanţă: Financiară(facturare/colectare),, juridică

c) Colectarea veniturilor: Plăţile de rambursare vor fi colectate de Şeful Biroului de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice într-un sub-cont de trezorerie deschis pentru reutilizarea fondurilor de finanţare. Sub-Anexa 8 O: Graficul Conturilor Programului).Recuperarea fondurilor pentru proiect clădiri publice sau pentru proprietățile deținute de Municipiul Timişoara în clădiri private este administrata direct de către Direcţia Economică. Prin notificarea la Serviciul Buget din Direcţia Economică pentru a transfera sumele de plata în contul dedicat din Trezorerie, cont utilizat în sistem revolving.

� Responsabilitate principală: Şeful Biroului de Contabilitate din cadrul Direcţiei Economice

� Asistenţă: Consilier al Biroului de Contabilitate din cadrul Direcției Economice, Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

� Consultanţă: Financiară juridică

d) Demararea procedurilor de conciliere: În cadrul procesului de administrare a spaţiilor publice închiriate, Primăria a stabilit o procedură de conciliere care asigură plata la timp a chiriilor (Sub – Anexa 10 H: Extras din Procedura de Conciliere pentru participanții impliciți). Această procedură va fi utilizată şi în cazul recuperării fondurilor aferente Programului. În cazul în care un debit nu este achitat la timp, Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice va demara procedura de conciliere prin transmiterea unei note de conciliere către proprietarul debitor. (Sub-Anexa 10 B: Invitație la Conciliere).

� Responsabilitate principală: Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice

� Asistenţă: Consilier Financiar(contabilitate), Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Consilieri Comunicare

� Consultanţă: Financiară, juridică

e) Demararea procedurilor legale: În cazul în care un proprietar nu acceptă concilierea, Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice va transmite proprietarului debitor un proces verbal care va enunţa eforturile de conciliere (Sub-Anexa 10 C: Proces Verbal de Conciliere) şi va procura documentele necesare în vederea demarării procedurilor legale prin intermediul Serviciului Juridic din cadrul Primăriei.(Sub-Anexa 10 D: Documente pentru Proceduri Legale). Un Consilier Juridic desemnat din cadrul Direcţiei

Page 74: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 63

Juridice va realiza şi va administra procedurile legale pentru participanţii la Program rău platnici în conformitate cu procedurile stabilite în cazul închirierii spaţiilor publice. Opțiunea finală în cadrul procedurilor legale este utilizarea garanţiei ipotecare – procedură care va fi inițiată de Consilierul Juridic al Direcției Juridice

� Responsabilitate principală: Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice, Consilier Juridic din cadrul Serviciului Juridic

� Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate ), Consilier Juridic

� Consultanţă: juridică(informații procedurale transmise proprietarilor)

f) Raportare: Toate departamentele implicate în procesul de recuperare şi administrare a fondurilor vor furniza rapoarte lunare către BRCCI (Biroul de Urmărire Venituri din valorificarea Patrimoniului al Direcției Economice, Biroul de Contabilitate din cadrul Direcției Economice). Şeful Biroului de Urmărire Venituri din valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economică va întocmi rapoarte cu cuprinzând observaţiile departamentelor implicate cu privire la graficele individuale de rambursare (Sub-Anexa 10 E: Raport de Facturare ți Colectare), precum şi informaţii despre procedura legală dacă este cazul. Şeful Serviciului Buget din cadrul Direcţiei Economice va întocmi rapoarte cu privire la evoluţia conturilor Programului (Sub-Anexa 10 F: Raport Contabil).

� Responsabilitate principală: Şeful Biroului de Urmărire Venituri din Valorificarea Patrimoniului din cadrul Direcţiei Economice, Şeful Serviciului Buget din cadrul Direcţiei Economic, Consilierul Juridic din cadrul Serviciului Juridic

� Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate), Consilier Juridic

� Consultanţă: financiară, juridică(probleme de buget, probleme de raportare), comunicare

Page 75: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 64

Tabelul & Figura 3: Rambursarea Finan �ării

Page 76: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 65

5. CERINŢE SPECIFICE CONTRACTELOR DE ACHIZIŢII CONFORM ACORDULUI SEPARAT

Următoarea secțiune este un extras luat direct din Acordul Separat (Anexa 13: Acord separat) și descrie cerințele specifice pentru atribuirea (suplimentară) de consultanți, atribuirea de contracte de lucrări, bunuri și alte servicii și lista de produse, lucrări și servicii, care trebuie să fie prevăzute de KfW în cadrul Programului de reabilitare. Deși procedurile menționate mai sus sunt auto-reglementate de municipalitate, cerințele din Acordul Separat trebuie să fie luate în considerare întotdeauna.3

5.1 Desemnarea unui Consultant

a) GTZ a susţinut CCRCIT în cadrul Programului Agenţiei Executoare a Programului, de Reabilitare Atentă şi Revigorare Economică a Cartierelor Istorice ale Oraşului, Fabric, Cetate şi Iosefin până la sfârşitul anului 2009. O asistenţă similară va fi necesară pentru implementarea activităţilor legate de programul de susţinere financiară aşa cum sunt descrise în Anexa 1. Aşadar, KfW va aloca servicii experte cu valoarea totală de până la 0,7 milioane EURO dintr-un Fond Special de Subvenţii pus la dispoziţie de către guvernul german. Aşa cum s-a menţionat mai sus, aceste fonduri nu fac subiectul contractului. Aşadar, asupra utilizării acestora se va conveni separat între Agenţia Executoare a Programului şi KfW.

b) În cazul în care serviciile experte suplimentare trebuie să fie plătite din fondurile programului acoperite de prezentul contract (de exemplu din fondul pentru cheltuieli neprevăzute), contractul va fi atribuit unui consultant independent calificat după o licitaţie publică competitivă. Dacă serviciile experte necesare sunt estimate a avea o valoare totală de mai puţin de 300.000 Euro, şi cu aprobarea prealabilă din partea KfW, procedura de atribuire a contractului va fi guvernată de legislaţia română privind Procedurile de Achiziţii Publice. Altfel, procedura de atribuire a contractului va fi guvernată de către „Instrucţiuni pentru Numirea Consultanţilor în Cooperare Financiară cu Ţările în Curs de Dezvoltare” (Anexa 5), care face parte integrantă din prezenta.

c) În notificarea de precalificare, sau – dacă nu se desfăşoară o precalificare – în invitaţia la oferte, Agenţia Executoare a Programului va obliga ofertanţii să depună împreună cu documentele de licitaţie sau împreună cu oferta o declaraţie de angajament corespunzător executată (Anexa 5, pagina 16).

5.2 Atribuirea contractelor pentru bunuri, lucr ări şi alte servicii

a) Aşa cum s-a convenit în Conceptul de Proiect, contractele pentru bunuri, lucrări şi alte servicii pentru sub-proiecte vor fi atribuite în conformitate cu legislaţia română privind Achiziţiile Publice prin licitaţie competitivă sau prin licitaţie competitivă limitată sau prin anchete de preţ (a se vedea şi Anexa 1).

b) În cazul altor servicii, lucrări şi bunuri decât cele stipulate ca parte a subproiectelor proprietarilor, documentele de ofertă vor fi depuse la KfW pentru comentariu în timp util înainte de publicarea invitaţiei la ofertă dacă valoarea unei livrări sau a unui serviciu individual ofertat este estimată de către Agenţia Executoare a Programului a depăşi 100.000 EURO. Toate deciziile de achiziţie vor fi de asemenea revizuite de un expert extern contractat de către KfW (şi plătit din Fondurile Speciale puse la dispoziţie de către Guvernul german).

c) Perioada de licitaţie va fi stabilită într-un mod care permite ofertanţilor să aibă timp suficient pentru a-şi pregăti ofertele.

d) În notificarea de precalificare, sau – dacă nu se desfăşoară o precalificare – în documentele ofertei, Agenţia Executoare a Programului va obliga ofertanţii să depună împreună cu

3 The annexes mentioned in the excerpts refer to annexes of the Separate Agreement

Page 77: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 66

documentele de precalificare sau împreună cu oferta o declaraţie de angajament (Anexa 6, pagina 27).

e) Detaliile rămase cu privire la procedura de atribuire şi prevederile contractuale sunt explicate în „Instrucţiuni pentru Achiziţia de Produse şi Contracte de Lucrări în Cooperare Financiară cu Ţările în Curs de Dezvoltare” (Anexa 6), care face parte integrantă din prezentul contract şi se va aplica în cazul cererii speciale din partea KfW.

f) La încheierea contractelor pentru bunuri, lucrări şi servicii care urmează a fi finanţate din Împrumut şi/sau Contribuţia Financiară, Agenţia Executoare a Programului va respecta, de asemenea, următoarele principii:

• Deoarece taxele de import nu pot fi finanţate din Împrumut şi/sau Contribuţia Financiară conform Articolului 1.3 din Contractul de Împrumut şi Finanţare, aceste taxe de import, dacă sunt parte din valoarea contractuală, vor fi specificate separat în contractele pentru bunuri, lucrări şi servicii şi în facturi. Dacă facturile pentru bunuri, lucrări şi servicii urmează să fie adresate Agenţiei Executoare a Programului, acestea vor specifica şi TVA-ul şi alte taxe separat în contractele respective şi în facturi, deoarece taxele care trebuie să fie suportate de către Împrumutat sau Agenţia Executoare a Programului nu pot fi finanţate din Împrumut şi/sau Contribuţia Financiară în conformitate cu Articolul 1.3 din Contractul de Împrumut şi Finanţare.

• Dacă plăţile datorate conform contractelor pentru bunuri, lucrări şi servicii trebuie să se facă din Împrumut şi Contribuţia Financiară, aceste contracte vor include o prevedere care stipulează că orice rambursări, garanţii sau plăţi revendicabile similare şi orice plăţi de asigurare datorate Împrumutatului sau Agenţiei Executoare a Programului vor fi făcute pentru contul Agenţiei Executoare a Programului în contul nr. 38 000 000 00 (IBAN: DE53 5002 0400 3800 0000 00) la KfW, Frankfurt am Main (BIC: KFWIDEFF; BLZ 500 204 00), KfW creditând aceste plăţi în contul Împrumutatului. Dacă aceste plăţi se fac în moneda locală, vor fi remise într-un cont special al Agenţiei Executoare a Programului în ţara Agenţiei Executoare a Programului, care pot fi trase doar cu acordul KfW. Aceste fonduri pot fi reutilizate pentru execuţia Programului cu acordul KfW.

5.3 Lista bunurilor, lucr ărilor şi serviciilor

a) Lista bunurilor, lucrărilor şi serviciilor care urmează a fi finanţate din Împrumut şi Contribuţia Financiară va fi pregătită pe baza contractelor încheiate pentru aceste bunuri, lucrări şi servicii. În consecinţă, se va pune la dispoziţia KfW o listă cu:

• toate contractele privind subproiectele cu proprietari încheiate conţinând următoarele data: data şi valoarea contractului, clădirea ce urmează a fi reabilitată, proprietarul, numărul de referinţă, suma ce urmează a fi finanţată din Împrumut şi Contribuţia Financiară;

• Contractele de consultanţă şi experţi conţinând următoarele date: data şi valoarea contractului, descrierea serviciilor, numărul de referinţă, suma ce urmează a fi finanţată din Împrumut şi Contribuţia Financiară;

• orice alte servicii, lucrări şi bunuri care conţin următoarele date: data şi valoarea contractului, descrierea serviciilor, lucrărilor şi bunurilor, numărul de referinţă, suma ce urmează a fi finanţată din Împrumut şi Contribuţia Financiară.

b) KfW va informa Agenţia Executoare a Programului la cerere cu privire la sumele Împrumutului şi Contribuţiei Financiare pe care le-a rezervat pentru finanţare („Lista bunurilor şi serviciilor” care include toate sumele rezervate pentru bunurile, lucrările şi serviciile conform acestui program).

Page 78: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 67

6. MANAGEMENTUL PROCEDURILOR PENTRU FONDUL DE FINANŢARE

6.1 Con ţinut sumar

Conturi bancare şi responsabilit ăţi

Primăria Timişoara aplică procedura fondului de finanţare pentru a implementa utilizările în cadrul Programului. Toate plăţile către firme de construcţie şi pentru dirigenţie de şantier, etc., vor fi efectuate prin transferuri din contul special pe care Primăria l-a deschis deja la BRD Timişoara (două conturi în EURO – pentru fonduri din împrumut şi grant puse la dispoziție de KfW; şi două conturi în RON – pentru fonduri din împrumut şi grant transferate din conturile în EURO). Deschiderea contului special pentru fondul de finanţare a fost realizată în conformitate cu cerinţele definite de Procedura Fondurilor de Finanţare KfW descrisă în Acordul separat (Anexa 13: Acord Separat)

Procedura de debursare este administrată de către BRCCI în coordonare cu Direcţia Economică a Municipiului Timişoara. Întrucât BRCCI are atribuţiuni în cadrul proiectului referitoare la cererile de debursare şi cererile de raportare către KfW, iar Direcţia Economică are atribuţiuni de administrare a fluxului de debursări şi recuperări de funduri din program prin Conturile Bancare de la BRD şi din Trezorerie .

Debursare către KfW din fondul de finanţare sunt făcute întotdeauna pari-passu cu respectarea precizărilor din Anexa 7 la Acordul separat )Procedura de debursare), care se reflectă şi în Conceptul Programului (Anexa 1 la Acordul Separat)

Având în vedere că Primăria Timişoara este obligată de prevederile Legii 146/2006 să desfăşoare toate tranzacţiile prin contul oficial de trezorerie, a fost deschis un cont adiţional de trezorerie (IBAN. RO60TREZ62124700220XXXXX) pentru plăţi şi încasări în cadrul Programului.

Prin Procedura de Finanţare s-a stabilit că responsabilitatea pentru administrarea Fondului de Finanţare aparţine în totalitate Primăriei Timişoara. Managementul şi contabilitatea precum şi previziunile şi managementul tranzacţiilor sunt gestionate de Primăria Timişoara. Mai mult, este obligatorie auditarea anuală de către un auditor independent, după cum a fost confirmat în Acordul Separat încheiat în 1 septembrie 2010. Auditul anual va fi iniţiat de Primăria Timişoara. Auditorul va fi desemnat în urma unui procedeu de licitaţie publică organizată de Primăria Timişoara în conformitate cu Termenii de Referință pentru auditori stipulați în Acordul Separat (Anexa 13: Acord Separat).

Lista de bunuri, lucr ări �i servicii

KfW nu va solicita copii sau traduceri după contracte pentru a debursa facturile, dar va trebui să primească Lista de bunuri, lucrări şi servicii descrisă în capitolul 5.3. În plus contractele respective şi documentaţie se vor regăsi la BRCCI, pentru a se putea verifica de către KfW sau reprezentanţii acesteia, în orice moment pe durata programului, modul de utilizare a fondurilor. În cazul în care în viitor vor apare alte întrebări cu privire la aceste verificări, KfW poate solicita copii sau traduceri a anumitor contracte.

Pentru contractele mai mari de 100.000 euro şi de asemenea în cazul achiziţiei de servicii de consultanţă adiţionale, Municipalitatea Timişoara va trimite copii sau traduceri după contracte către KfW, şi va primi aprobarea pentru documentele de licitaţie şi concluziile la contracte de la KfW.

În schimb (peste solicitările Municipiului Timişoara) KfW va asigura informaţii cu privire la sumele prevăzute in Contractul de Împrumut şi Finanţare care au fost rezervate pentru finanţare ( Lista de bunuri şi servicii care include toate sumele rezervate pentru bunuri, lucrări şi servicii din cadrul Programului) .

Page 79: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 68

6.2 Modalitate de lucru

a) Administrarea Fondului de Finan ţare: Administrarea Fondului de Finanţare va fi asigurată de Serviciul Buget din Cadrul Direcției Economice. Oricum, Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI va sprijin administrarea îndeplinind următoarele atribuţii

• Pregătirea documentelor administrative pentru deschiderea Fondului de Finanţare

• Previzionarea necesarului de finanțare din linia de credit şi utilizarea trimestrială (incluzând valorile în bugetul anual al Primăriei prin transmiterea notei informative respective)(Sub-Anexa 8 A: Buget Anual de cheltuieli materiale, Sub-Anexa 8 B: Referat de Fundamentare Buget, Sub-Anexa 8 D: Referat de Rectificare Bugetară) către Direcţia Economică. Aceste documente vor fi transmise ți către KfW. Previziunile vor trebui să acopere un interval de 4 luni ( a se vedea punctul c) de mai jos).

• Pregătirea cererii(lor) de alimentare

• Pregătirea cererilor de tragere în vederea transferului de disponibilităţi din contul special utilizând inia de credit

• Pregătirea graficelor de raportare către KfW înainte de orice alimentare a contului special.

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar

� Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară)

� Consultanţă: Training (domeniu financiar)

b) Trageri din Fondul de Finan �are / tranzac ţii: Separat faţă de cerinţele procedurale ale Fondului de Finanţare, există câteva cerinţe administrative suplimentare impuse de legislaţia românească cu privire la utilizarea fondurilor publice care trebuie respectate. Tranzacţiile vor fi iniţiate de Consilierul Financiar (contabilitate) şi executate în baza următoarelor etape:

i. Se face predarea unei facturi a firmei de construcţii către Dirigintele de şantier după care aceasta este verificată şi confirmată în conformitate cu pații stabiliți. Factura este confirmată şi de Arhitecţii Consultanţi şi Consultanţii Instituţionali şi declarată liberă la plată.

ii. Factura este transmisă către Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI care o verifică şi pregăteşte documentele necesare pentru efectuarea plăţii.

• Cererea de tragere după cum este prevăzută ea în Acordul Separat (Sub-Anexa 8 J: Cerere de Tragere)

o Ataşament 1: Balanţă contabilă şi detalii despre plată (Sub-Anexa 8 K: Reconcilierea Conturilor Speciale)

o Ataşament 2: Estimare de Cheltuieli (Sub-Anexa 8 L: Devize de cheltuieli)Error! Reference source not found.

i. Factura este însoţită de modelele de documente necesare pentru Fondul de Finanțare

• Angajament Bugetar INDIVIDUAL / GLOBAL (Sub-Anexa 8 F: Angajament Bugetar)

• Propunere de angajare a unei cheltuieli (Sub-Anexa 8 G: Propunere de angajare a unei Cheltuieli)

• Sub-Anexa 8 H: Ordonanțare de Plată

Page 80: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 69

• Sub-Anexa 8 I: Notificare de Transfer din contul de EUR în contul de LEI

Toate documentele trebuie să fie semnate de țeful BRCCI şi contrasemnate de semnatarul autorizat (Directorul Direcției de Urbanism)

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (contabilitate), Şeful BRCCI (semnătură)

� Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Şeful Serviciului Buget din cadrul Direcţiei Economice, Directorul Direcţiei de Urbanism, Primar

� Consultanţă: comunicare, financiară, juridică(spre exemplu reglementările Acordului Separat)

c) Managementul Fondului de Finan ţare: Fondul de Finanţare este administrat de Şeful Serviciului Buget din cadrul Direcţiei Economice şi are la bază obiectivul unui disponibil minim în contul special pentru a asigura plăţi rapide şi alimentări bine pregătite pentru patru luni în avans. Alimentarea iniţială a contului este de EUR 250.000. De câte ori este necesar, cererile de alimentare vor fi transmise către KfW TMA , fie a) prin email copiile scanate a documentelor originale semnate, b) prin scrisoare recomandată documentele în original semnate, însoţite de următoarele documentele necesare care sunt întocmite de Consilierul Financiar (contabilitate) din cadrul BRCCI:

i. Cerere de alimentare (Sub-Anexa 8 J: Cerere de Tragere, Sub-Anexa 8 K: Compensarea Conturilor Speciale, Sub-anexa 8 L: Devize de Cheltuieli) semnată de semnatarii autorizați care sunt Primarul,Dl. Nicolae Robu Directorul Direcției Economice, Dna Smaranda Haracicu ți țeful Serviciul Buget din cadrul Direcției Economice, Dna Steliana Stanciu (specimenul de semnătură a fost transmis către KfW în 1 octombrie 2012) ți confirmarea corectitudinii întocmirii cererii de alimentare şi a anexării documentelor relevante.

ii. Previzionarea plăţilor următoare pe o perioadă de 4 luni utilizând şablonul pus la dispoziţie (Sub-anexa 8 L: Devize de Cheltuieli)

iii. Raportare cu privire la plăţile anterioare efectuate înainte de ultima alimentare şi situaţia tuturor conturilor Programului inclusiv situația contului special de tip revolving (Sub-Anexa 8 K: Compensarea Conturilor Speciale) Rapoartele trebuie să conțină verificarea cursului de schimb, pentru toate conturile implicate informații cu privire la comisioanele ți taxele bancare, venituri din dobânzi pentru toate conturile implicate ți copii ale….

� Responsabilitate principală: Şeful Serviciul de Buget din cadrul Direcţiei Economice

� Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate)

� Consultanţă: comunicare, financiară, juridică

d) Auditarea Fondului de Finan ţare: managementul Fondului de Finanţare, contul special şi utilizarea fondurilor în cadrul Programului vor trebui auditate de un auditor independent (desemnat prin licitaţie publică de Primărie) în conformitate cu procedurile stabilite prin Acordul Separat (Anexa 13: Acord Separat). Raportul de Audit va fi întocmit în limba germană sau în limba engleză ți în limba română. Acesta va trebui să acopere întreaga perioadă de derulare a tranzacțiilor. Termenele ți condițiile pentru auditorii desemnați vor fi clarificate în cadrul contractelor de audit încheiate cu auditorii. Compania de audit trebuie să semneze rapoartele transmise către KfW prin auditorul personal.

Page 81: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 70

Page 82: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 71

7. COMUNICARE ŞI MARKETING

7.1.1 Con ţinut sumar

Comunicarea şi Marketingul sunt activităţi importante pentru promovarea Programului şi crearea, crețterea ți îmbunătățirea nivelului de conştientizare ți de înțelegere a specificului reabilitării istorice şi a identităţii corporatiste a BRCCI. Unele dintre aceste activităţi sunt integrate în procesul de implementare an proiectelor sau în schimbul de informaţii dintre reprezentanţii municipalităţii; altele se desfăşoară în mod constant pe fundalul programului sau necesită eforturi orientate în funcţie de moment. O strategie cuprinzătoare de comunicare şi marketing (Anexa 12: Strategie de Comunicare ți Marketing) coordonează totalitatea activităţilor în acest domeniu şi identifică obiective, procese şi grupuri ţintă care trebuie avute în vedere pentru promovarea programului şi stabilirea unui flux informaţional credibil pentru populaţie şi pentru participanţii potenţiali. De asemenea, Strategia de Marketing ți Comunicare conține un Plan de Acțiune cu activități detaliate care vor fi actualizate trimestrial.

BRCCI este responsabil pentru stabilirea ți implementarea eforturilor de marketing li comunicare. Responsabilitatea principală o are Consilierul pe probleme de Comunicare, care va raporta către țeful BRCCI ți Directorul Direcției de Urbanism pentru aprobarea activităților sau materialelor specifice. Toate activitățile, publicațiile, etc. trebuie să fie documentate de către BRCCI (materiale furnizate, dovezi ale extrasele de presă și prezentări pe internet, etc.). KfW va primi copii ale materialelor produse și dovezi (fără traducere cu excepția cazului în solicitat în mod expres), precum și informații generale de percepția publică a programului, ca parte a programului de raportare periodică.

7.1.2 Modalitate de lucru

a) Coordonarea serviciilor de marketing: Consilierul pe probleme de Comunicare din cadrul BRCCI are responsabilităţi de coordonare ți furnizare a serviciilor de marketing şi comunicare pentru Program. Acestea includ:

• Stabilirea unui sistem de informare eficient pentru proprietari ți asociațiile de proprietari ți sprijinirea acestora în cadrul procesului decizional

• Stabilirea unui flux informaţional de rutină cu Direcţia de Comunicare a Primăriei în vederea discutării opţiunilor în ceea ce priveşte activităţile de promovare şi coordonarea acestora.

• Elaborarea de procese adecvate de comunicare pentru diferitele grupuri ţintă ale Programului.

• Dezvoltarea unui ciclu anual de planificare şi revizuire pentru comunicare ți marketing în colaborare cu țeful BRCCI ți Directorul Direcției de Urbanism

• Elaborarea de materiale de marketing

• Implementarea măsurilor de comunicare

� Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

� Asistenţă: țeful BRCCI, Consilieri Financiari (Evaluare Financiară / contabilitate) Consilier Tehnic Administrativ, Consilierul Direcţiei de Comunicare

� Consultanţă: Comunicare, relaţii publice

b) Activit ăţi de comunicare pentru grupuri ţintă diferite: Consilierul pe probleme de Comunicarea din cadrul BRCCI coordonează activităţile de comunicare pentru diferitele grupuri ţintă ale Programului (Anexa 12: Strategie ți Comunicare de Marketing). Această activitate include:

• Furnizarea de informaţii (spre exemplu campanii şi iniţiative, prezentări, publicaţii, etc.).

Page 83: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 72

• Comunicare directă cu participanţi (potenţiali) la Program (consiliere, întâlniri, etc.) ți training / suport în cadrul echipei BRCCI pentru comunicare directă .

• Moderarea situațiilor conflictuale cu sprijinul țefului BRCCI, a Consilierului Juridic ți al Experților Internaționali (pe durata serviciilor de consultanță finanțate de KfW).

• Comunicare în medii (campanii, conferinţe de presă, radio, TV, stabilirea relaţiei cu reprezentanţii media).

• Comunicare online (actualizare site web, media socială)

• Planificarea şi coordonarea evenimentelor

• Elaborarea şi actualizarea materialelor informative

• Comunicarea cu firmele de construcţii şi arhitecţii (coordonarea training-urilor/work-shop-urilor, informaţii, publicaţii, networking)

� Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

� Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Consilier Tehnic Administrativ, Consilierul Direcţiei de Comunicare

� Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară, moderarea conflictelor, situații de comunicare dificile cu grupurile țintă)

c) Conferin ţe de pres ă: În conformitate cu cerinţele Programului, Consilierul pe probleme de Comunicarea din cadrul BRCCI va organiza şi administra relația cu grupurile media pentru a aduce evoluţia Programului în atenţia publicului (spre exemplu finalizarea de proiecte, realizări, etc.). Pregătirea conferinţelor de presă implică următoarele activităţi

• Pregătirea conferinţelor de presă.

• Urmărirea reprezentării Programului în medii .

• Organizarea aparițiilor media

• Elaborarea comunicatului de presă către reprezentanţii media .

• Actualizarea paginii de internet

• Urmărirea presei sociale

� Responsabilitate principală: Consilier Comunicare

� Asistenţă: Consilier Financiar Adjunct, Consilier Tehnic Administrativ, Consilierul Direcţiei de Comunicare

� Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară, know-how media socială, Mentenanță site web)

d) Suport logistic: Chiar dacă responsabilitatea principală în ceea ce priveşte coordonarea măsurilor de comunicare şi marketing îi aparţine Consilierul pe probleme de Comunicare din cadrul BRCCI, suportul logistic trebuie să fie asigurat de alţi membrii ai echipei BRCCI în conformitate cu disponibilitatea şi experienţa acestora. Aici se încadrează organizarea de evenimente şi iniţiative, dar şi furnizarea de cunoştinţe profesionale (tehnice, financiare, juridice) în ceea ce priveşte elaborarea materialelor informative.

� Responsabilitate principală: Responsabil Financiar Adjunct, Responsabil Administrativ Arhitectură

Page 84: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 73

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic Supraveghetor, Consilier Financiar, Consilier Juridic

� Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară)

e) Planificare anual ă şi revizuire: La începutul ultimului trimestru al fiecărui an, Consilierul pe probleme de Comunicare din cadrul BRCCI va elabora planificarea anuală pentru activităţile de comunicare şi marketing din anul viitor. Această planificare cuprinde următoarele etape:

• Analiza situaţiei (revizuirea şi instruirea din activităţi de marketing şi comunicare anterioare din cadrul Programului de Reabilitare şi din cadrul Programului GTZ) –

• Revizuirea şi reformularea (dacă este necesar) a obiectivelor anterioare

• Revizuirea şi adaptarea strategiilor

• Revizuirea măsurilor de comunicare şi crearea unui nou stil de comunicare

• Revizuirea impactului Programului asupra condițiilor de trai ți asupra dezvoltării economice

• Planificarea bugetului de marketing pentru anul următor în funcţie de cerinţe

• Prezentarea şi discutarea strategiei de comunicare şi marketing cu Şeful de Serviciu din cadrul BRCCI şi cu Şeful Direcţiei de Dezvoltare din Primărie.

• Pregătirea conţinutului prezentării şi discuţiilor cu Comitetul Director

• Transmiterea versiunii finale a strategiei prin Comitetul Director

După primul trimestru al fiecărui an, Responsabilul cu Comunicarea realizează o reevaluare a strategiei anuale de comunicare şi marketing în baza următoarelor etape:

• Revizuirea situaţiei curente şi a posibilelor schimbări

• Revizuirea coerenţei obiectivelor

• Revizuirea măsurilor de comunicare şi a adaptărilor opţionale

• Prezentarea şi discutarea actualizărilor cu Şeful de Serviciu din cadrul BRCCI şi cu Şeful Direcţiei de Dezvoltare din Primărie.

• Raportarea şi discutarea actualizărilor cu Comitetul Director şi elaborarea unui plan strategic actualizat.

Page 85: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 74

Page 86: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 75

8. ADOPTAREA DECIZIILOR �I MONITORIZAREA PROGRAMULUI

8.1 Comitetul Director

8.1.1 Con ţinut sumar

Pe lângă funcţiile sale în cadrul aprobării proiectelor, Comitetul Director asigură şi coordonarea şi monitorizarea Programului. Pentru aceasta, membrii Comitetului Director trebuie să se întrunească regulat o dată la două săptămâni pentru a discuta evoluţia Programului din perspectivă operaţională. Partea de monitorizare cuprinde atât progresul general al proiectelor, implementarea financiară precum recuperarea finanţării sau procedurile Fondului de Finanţare, cât şi aspecte generale legate de implementarea fizică (proceduri de achiziţie, evoluţia lucrărilor de reabilitare). Scopul monitorizării şi a comunicării interne în cadrul întrunirilor Comitetului Director este acela de a asigura o implementare eficientă a Programului, a identifica punctele slabe ale Programului (din punct de vedere procedural sau structural) şi de a reacţiona rapid în ceea ce priveşte eliminarea lor în colaborare cu decidenţii principali care trebuie să aprobe îmbunătăţirile propuse. Atribuțiile Comitetului Director includ de asemenea soluționarea eficientă a conflictelor apărute pe parcursul derulării Programului ți de asigura coordonarea Programului împreună cu KfW ți Ministerul Finanțelor Publice după caz.

Structura ți membrii Comitetului Director sunt descrise în Sub – Anexa 2A: Structura Comitetului Director

Informațiile primite ți analizate în cadrul activității Comitetului Director vor fi tratate în mod confidențial , în special în ceea ce privețte proprietarii privați sau asociațiile de proprietari ți în special în ceea ce privețte procedurile de achiziție publică sau pe cele inițiate de proprietarii individuali. Toți membrii Comitetului Director trebuie să fie familiarizați cu aceste principii de bază.

8.1.2 Modalitate de lucru

a) Ordinea de zi şi coordonarea şedin ţelor: Înainte de fiecare întrunire a Comitetului Director, țeful BRCCI elaborează o ordine de zi în baza unei rutine stabilite sau a problemelor apărute. Problemele de discutat pot fi propuse de orice membru al Comitetului Director sau de orice altă persoană implicată în implementarea Programului. În funcţie de specificul ordinii de zi, la şedinţele Comitetului Director pot fi invitaţi experţi externi pentru a clarifica diverse aspecte ale tematicilor abordate pentru membrii permanenţi ai Comitetului Director. Invitațiile ți documentele se vor transmite cu cel puțin 3 zile înainte de întrunirea Comitetului Director prin email.

� Responsabilitate principală: țeful BRCCI

� Asistenţă: Consilier Comunicare, Consilieri Financiari, Consilieri Tehnici, Membrii Comitet Director

� Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară)

b) Moderarea şi consemnarea şedin ţelor: Şedinţele se vor desfățura cu participarea Directorul Direcției de Urbanism ți vor fi moderate de țeful BRCCI. În cadrul şedinţelor, diversele puncte de pe ordinea de zi vor fi prezentate de persoana care le-a iniţiat şi discutate de membrii Comitetului Director. Rezultatele fiecărei şedinţe a Comitetului Director sunt consemnate într-un Proces Verbal (Sub-Anexa 2 B: Proces Verbal de țedință a Comitetului Director) care este redactat fie de Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) sau de Consilierul Tehnic Administrativ.

� Responsabilitate principală: țef BRCCI, Consilier tehnic (Administrativ)

Page 87: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 76

� Asistenţă: Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier, Membrii Comitet Director (se vor desemna)

� Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară

c) Aprobarea: Dacă membrii permanenţi pot să identifice puncte slabe în structurarea sau implementarea Programului, aceştia pot propune modificări care trebuie aprobate de Decidenţii Principali ai Programului (Primar ți KfW) pentru a fi implementate (Sub-Anexa 2 A: Structura Comitetului Director). Propunerile de modificări vor fi argumentate în cadrul Procesului Verbal de Şedinţă a Comitetului Director de către țeful BRCCI sau de către înlocuitorul său din cadrul BRCCI şi supuse aprobării Decidenţilor Principali ai Programului (Sub-Anexa 2 B: Proces Verbal de țedință a Comitetului Director). După obținerea aprobării din partea Primarului ți din partea KfW, țeful BRCCI asigură o integrare adecvată a modificărilor în Manual ți în toate procedurile sau documentele relevante ale Programului dar ți informarea participanților ți echipei implicate în derularea Programului. Activitatea de monitorizare a Comitetului Director ți rezultatele acesteia se vor concretiza în rapoarte semestriale către KfW. Raportarea va fi realizată de BRCCI, dar include de asemenea ți informații obținute de la celelalte departamente implicate pentru a furniza o imagine de ansamblu coerentă asupra procedurilor Programului.

� Responsabilitate principală: Responsabil Financiar,

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic Administrativ, Consilieri Financiari, Responsabil Financiar Adjunct, Membrii Comitet Director (se vor desemna)

� Consultanţă: Training (Comunicare, relaţii publice, arhitectură, consultanţă financiară

8.2 Raportarea

8.2.1 Con ţinut sumar

În general, atât Primarul, ți Consiliul Local, cât ți KfW necesită informații coerente regulate cu privire la progresul Programului ți atingerea obiectivelor definite. Atingerea obiectivelor definite va fi monitorizată prin progresul proiectelor, dezvoltarea financiară ți impactul activităților Programului asupra condițiilor de trai ale locuitorilor imobilului care face parte din proiect, a cartierelor istorice Cetate, Iosefin ți Fabric precum ți ale populației ți actorilor economici din Timițoara.

În ceea ce privețte cerințele de informare din partea KfW. A fost agrea ca Agenția de Implementare a Programului să transmită rapoarte semestriale către KfW cu privire la progresul Programului (Rapoarte de Progres ) ți cu privire la dezvoltarea tuturor celorlalte condiții generale semnificative. Raportul va conține referiri la toate temele enunțate în Anexa 8 a Acordului Separat. Mai mult, Agenția de Implementare a Programului va raporta cu privire la toate circumstanțele care pot periclita atingerea obiectivului general, a scopului programului ți rezultatele. La finalul Programului, Agenția de Implementare a Programului va întocmi un raport final al măsurilor implementate. Primul raport cu privire la starea de fapt se va transmite până la sfârşitul lunii februarie 2013 …… Rapoartele trebuie să ajungă la KfW în termen de cel mult 4 săptămâni după finalizarea perioadei analizate.

După finalizarea Programului, Agenția de Implementare a Programului va continua să raporteze cu privire la dezvoltarea ulterioară a acestuia. (vezi Anexa 8 la Acordul Separat pentru detalii). KfW va informa Agenția de Implementare a Programului în timp util cu privire la finalizarea perioadei de raportare.

Page 88: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 77

8.2.2 Modalitate de lucru

a) Colectarea datelor : În vederea furnizării informațiilor solicitate, vor fi colectate date despre dezvoltarea programului. Datele ce vor fi colectate se referă la informații tehnice şi financiare, activităţi derulate în perioada de raportare, modificări în structura de personal precum şi alte informaţii relevante cu privire la implementarea programului……

b) Coordonarea rapoartelor KfW: Pregătirea unui raport semestrial al BRCCI către KfW va fi coordonată de țeful BRCCI ți de Consilierii din cadrul BRCCI care vor colecta şi vor asambla informaţiile necesare obţinute din diverse surse. Conţinutul şi forma rapoartelor sunt predefinite în Anexa 8 la Acordul Separat (Anexa 13: Acord Separat) ți includ

• Descrierea ți informarea cu privire la activitățile ți progresul programului de la ultimul raport.

• Progresul Programului de Reabilitare Prudentă ți Revitalizare Economică a Cartierelor Istorice Fabric, Cetate ți Iosefin

• Dificultățile ți problemele apărute cu indicarea posibilelor soluții sau a soluțiilor deja adoptate ți propuneri de reacționare la aceste probleme.

• Dezvoltare ți realizări cu privire la indicatori (vezi Anexa 8 la Acordul Separat)

• Actualizarea Listei cu proiecte, bunuri, lucrări ți servicii

• Actualizarea termenelor

• Actualizarea Planului Financiar ți al Planului de Costuri

• Dezvoltări generale cu privire la mediul economic, politic ți juridic pentru reabilitarea monumentelor istorice din România

• Dezvoltarea generală a Timițoarei ți în special a condițiilor de trai în cartierele istorice Cetate, Fabric ți Iosefin.

• impactul programului asupra locuitorilor și proprietarii de clădiri participante, cetățenii și întreprinderile comerciale în cartierele istorice și în general a altor părți interesate de program

� Responsabilitate principală: țeful BRCCI

� Asistenţă: Consilier Comunicare, Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Consilier Tehnic Administrativ, Consilier Juridic, Şeful Serviciul Buget din cadrul Direcţiei Economice, Şeful Biroului de Venituri din cadrul Direcţiei Patrimoniu, Şeful Biroului de Achiziţii Publice din cadrul Direcţiei Patrimoniu, Consilier al Direcţiei Juridice, Consilier al Direcţiei de Comunicare, Director al Direcţiei Sociale.

� Consultanţă: Training (coordonare, financiară, arhitectură, elaborarea de rapoarte)

c) Predarea Raportului KfW : țeful BRCCI va preda raportul BRCCI semestrial către KfW în atenția Managerului de Proiect Responsabil al şi o copie către Directorul Direcției de Urbanism ți o copie către Primar.

� Responsabilitate principală: țeful BRCCI

� Asistenţă: Consilier Comunicare, Consilier Financiar (Evaluare Financiară), Arhitect Consilier

� Consultanţă: Training (coordonare, financiară, arhitectură, elaborarea de rapoarte)

Page 89: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 78

d) Transmiterea raportului lunar c ătre Ministerul de Finan ţe: Consilierul Financiar din cadrul BRCCI va pregăti un raport lunar cu privire la împrumutul KfW conform prevederilor OMF 1059/2008 (Sub-Anexa 8 M: Formularul 1 – Raport cu privire la fondurile rambursabile ( OMF 1059/2008)). Raportul trebuie semnat de țeful BRCCI, Directorul Direcției de Urbanism ți de Directorul Direcției Economice.

8.3 Baza de date pentru proiecte

8.3.1 Con ţinut sumar

Pentru monitorizarea sub-proiectelor se va menţine şi administra o bază de date pe serverul de la BRCCI. Această bază de date va colecta şi monitoriza toate informaţiile (tehnice şi financiare) cu privire la proiecte şi va asigura un acces facil şi rapid la toate documentele necesare. Mai mult, străzile imobilelor parte a proiectului din cartierele relevante vor fi monitorizate pentru a urmări dezvoltarea situației ți a stării sociale locuitorilor dar ți impactul Programului asupra mediului de afaceri.

8.3.2 Modalitate de lucru

a) Administrarea bazei de date (financiar ă): Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) va alimenta baza de date cu toate informaţiile financiare relevante din cadrul întocmirii unui proiect (spre exemplu capacitatea de finanţare a proprietarilor individuali din cadrul Evaluării Financiare), din cadrul fazei de implementare tehnică (stadiul facturilor) ți din cadrul procesului de recuperare a proiectelor (generală şi individuală a contribuţiei proprietarilor) şi pe parcursul implementării tehnice (stadiul facturilor). Consilierul Financiar (Evaluare Financiară) asigură de asemenea sincronizarea bazei de date cu informaţiile financiare detaliate din cadrul Software-ului Financiar Administrativ (FAT) Structura pazei de date este prezentată în Anexa 21: Structura Bazei de Date

� Responsabilitate principală: Consilier Financiar (Evaluare Financiară),

� Asistenţă: Consilier Financiar (contabilitate), Consilier Comunicare

� Consultanţă: Training ( financiară, utilizare FAT)

b) Administrarea Bazei de Date (tehnic ă): Consilierul Tehnic Administrativ din cadrul BRCCI va actualiza şi va administra informaţiile tehnice din baza de date. Pe parcursul elaborării proiectelor, aceasta include informaţii din cadrul Evaluării Tehnice şi a Proiectului Tehnic. Pe parcursul implementării proiectului, aceasta priveşte stadiul lucrărilor de reabilitare dar şi problemele şi modificările din cadrul procesului de implementare.

� Responsabilitate principală: Consilier Tehnic Administrativ,

� Asistenţă: Arhitect Consilier, Consilier Tehnic Supraveghetor

� Consultanţă: Training ( arhitectură, administrarea bazelor de date)

Page 90: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 79

Anexe

Anexa 1: Contracte în cadrul Proiectelor de Reabilit are

Sub-Anexa 1 A: Acord Preliminar de Cooperare

Sub-Anexa 1 B: Decizia de participare a Asociației de Proprietari

Sub-Anexa 1 C: Acord Final de Cooperare

Sub-Anexa 1 D: Acord de Finanțare cu proprietarii individuali

Sub-Anexa 1 E: Acord de Finanțare pentru Plătitorii Direcți

Sub-Anexa 1 F: Acord de Finanțare pentru Proiecte Publice

Sub-Anexa 1 G: Contract de Ipotecă

Sub-Anexa 1 H: Garanția Bancară

Anexa 2: Comitetul Director

Sub-Anexa 2 A: Structura Comitetului Director

Sub-Anexa 2 B: Procesul verbal de Întrunire al Comitetului Director

Sub-Anexa 2 C: Planificarea Întrunirilor

Anexa 3: Fi șșșșele Posturilor

Anexa 4: Materiale Informative

Sub-Anexa 4 A: Fluturaș General de Informare

Sub-Anexa 4 B: Manual de Condiții al Programului

Anexa 5: Documente necesare pentru Participare / Coo perare

Sub-Anexa 5 A: Chestionar de Cooperare

Sub-Anexa 5 B: Extras de Carte Funciară

Sub-Anexa 5 C: Tabel cu cotele de proprietate din imobil

Anexa 6: Evaluarea Fezabilit ățțțții

Sub-Anexa 6 A: Raport de Evaluare Consolidat pentru Comitetul Director

Sub-Anexa 6 A': Raport de Evaluare Consolidat pentru asociaţiile de proprietari

Sub-Anexa 6 B: Raport de consultanţă tehnică

Sub-Anexa 6 C: Raport Succint de Consultanță Tehnică

Sub-Anexa 6 D: Proces Verbal de Aprobare a Raportului de Consultanță Tehnică

Sub-Anexa 6 E: Formular de Cerere pentru Certificatul de Urbanism

Sub-Anexa 6 F: Lista persoanelor de contact din cadrul Asociației de Proprietari

Sub-Anexa 6 G: Adeverința de Venit

Sub-Anexa 6 H: Declarație de Venituri

Sub-Anexa 6 I: Extras de cont bancar

Sub-Anexa 6 J: Cartea imobilului

Sub-Anexa 6 K: Certificat de naștere

Sub-Anexa 6 L: Chestionar de Evaluare Financiară

Sub-Anexa 6 M: Raport de Evaluare Financiară

Sub-Anexa 6 N: scenarii FAT

Sub-Anexa 6 O: Raport de Evaluare Socială

Sub-Anexa 6 P: Formular de Cerere pentru obținerea Subvenției la Încălzire

Sub-Anexa 6 Q: Carte de Identitate

Page 91: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 80

Anexa 7: Proiectul Tehnic

Sub-Anexa 7 A: Solicitare de Licitație pentru atribuirea Proiectului Tehnic

Sub-Anexa 7 B: Model de Contract pentru Proiectul Tehnic și Asistență Tehnică

Sub-Anexa 7 C: Proces Verbal de Consiliere – Proiect tehnic

Sub-Anexa 7 D: Evaluare Intermediară Proiect Tehnic

Sub-Anexa 7 E: Evaluare Finală Proiect Tehnic

Sub-Anexa 7 F: Solicitare de Licitație pentru obținerea Autorizației de Construcție

Anexa 8: Linia de Credit

Sub-Anexa 8 A: Plan de Cheltuieli Anuale

Sub-Anexa 8 B: Raport de Justificare Bugetară

Sub-Anexa 8 C: Buget Anual Aprobat

Sub-Anexa 8 D: Referat de Rectificare Bugetară

Sub-Anexa 8 E: Cerere de includere în planul anual de achiziții

Sub-Anexa 8 F: Angajament Bugetar

Sub-Anexa 8 G: Deviz de Cheltuieli

Sub-Anexa 8 H: Autorizare de Plăți

Sub-Anexa 8 I: Notificare de transfer din contul de EURO în contul de LEI

Sub-Anexa J: Cerere de Tragere

Sub-Anexa 8 K: Compensarea Conturilor Speciale

Sub-Anexa 8 L: Deviz de Cheltuieli

Sub-Anexa 8 M: Formular 1 – Raportul Fondurilor Rambursabile (OMF 1059/2008)

Sub-Anexa 8 N: Formular 1.A – Grafic estimat (OMF 1059/2008)

Sub-Anexa 8 O: Graficul Conturilor Programului

Anexa 9: Documente necesare pentru Procedura de achi zițțțție Public ă

Sub-Anexa 9 A: Evaluarea documentelor de Licitație

Sub-Anexa 9 B: Evaluarea Caietului de Sarcini preliminar

Sub-Anexa 9 C Evaluarea Ofertelor Tehnice și Financiare – Raportul Experților Externi

Sub-Anexa 9 D: Model de Contract de Dirigenție de Șantier

Sub-Anexa 9 E: Model de Contract pentru Execuția Lucrărilor de Construcție

Anexa 10: Procedura de recuperare a costurilor

Sub-Anexa 10 A: Notificare de Plată (Direcția Economică)

Sub-Anexa 10 B: Invitație la Conciliere (Direcția Economică)

Sub-Anexa 10 C: Proces Verbal de Conciliere

Sub-Anexa D: Documente pentru Procedurile Legale

Sub-Anexa 10 E: Raport de Facturare și Colectare ((Direcția Economică)

Sub-Anexa 10 F: Raport Contabil (Direcția Economică)

Sub-Anexa 10 G: Referat pentru deschiderea acțiunii in instanța

Anexa 11: Lucr ări de Reabilitare

Sub-Anexa 11 A: Formular de Control al Calității

Sub-Anexa 11 B: Confirmarea Materialelor de Construcție

Sub-Anexa 11 C: Model pentru Instrucțiuni de Șantier

Page 92: Manual de Proceduri (Proiect) - primariatm.ro Proceduri... · 4.1.2 Metoda de lucru ... Comunicare şi Marketing ... Acord Financiar Contract individual de finan ţare încheiat cu

BRCCI Februarie 2013 81

Sub-Anexa 11 D: Formular de Recepție Finală Parțială a Lucrărilor

Sub-Anexa 11 E: Formular de Supraveghere

Anexa 12: Strategia de Marketing șșșși Comunicare

Anexa 13: Acordul Separat

Anexa 14: Istoricul Proiectului

Anexa 15: Lista Anexe

Anexa 16: Legisla țțțție Relevant ă

Sub-Anexa 16 A: Extras din Legea 230/2007

Sub-Anexa 16 B: link la OUG 70 2011 Subvenția la încălzire

Sub-Anexa 16 C: HG 1588 din 2007 pentru aprobarea Norme metodologice de aplicare a Legii 230

Sub-Anexa 16 D: OUG Nr. 146/2002

Sub-Anexa 16 E: ORDIN Nr. 1059/2008

Sub-Anexa 16 F: HG 925/2006

Sub-Anexa 16 G: 10/1995

Sub-Anexa 16 H: 50/1991

Sub-Anexa 16 I: 34/2006

Anexa 17: Lista Prioritar ă

Anexa 18: Îndrumar pentru interven ţiile asupra cl ădirilor din cartierul cetate şi din zonele istorice protejate din Timi şoara

Anexa 19: Raport c ătre KfW

Anexa 20: Acord de Împrumut șșșși Finan țțțțare

Anexa 21: Structura Bazei de Date

Anexa 22: Organigrama Prim ăriei

Anexa 23: Minutele întâlnirilor

Sub-Anexa 23 A: Minuta 25.06.2012

Sub-Anexa 23 B: Protocol 13.02.2013