Managementul timpului: componenta fundamentala flexiwork

download Managementul timpului: componenta fundamentala flexiwork

of 22

Embed Size (px)

Transcript of Managementul timpului: componenta fundamentala flexiwork

  1. 1. MANAGEMENTUL TIMPULUI Component fundamental a Flexiwork
  2. 2. OBIECTIVELE TRAININGULUI Contientizarea rolului esenial al timpului ca resurs fundamental a managementului Definirea specific a scopurilor i identificarea modalitilor optime de atingere a acestora mbuntirea abilitilor de administrare a timpului Dezvoltarea capacitilor de organizare a activitilor: evitarea capcanelor, stabilirea prioritilor etc. Gestionarea relaiei dintre importana i urgena activitilor Controlul stresului cauzat de sarcini i activiti neprevzute STRUCTURA TRAININGULUI 1. Definirea noiunii de timp ca resurs Evaluarea modului n care ne pertrecem timpul Efectele gestionrii defectuoase a timpului Hoii de timp 2. Procesul de management al timpului Determinarea prioritilor Organizarea Planificarea sptmnal i zilnic Tehnici de gestionare a timpului 3. Stresul si situaiile de criz Tipuri i surse ale stresului Reacii comportamentale la stres Reacii psihologice la stres
  3. 3. NOIUNEA DE TIMP PARADOXUL TIMPULUI Marea nemulumire a majoritii oamenilor este c nu au suficient timp, dei timpul este resursa mprit cel mai egal dintre toate resursele. O zi are 24 de ore pentru toi oamenii.
  4. 4. "Nu te plnge c nu ai suficient timp. Dispui de acelai numr de ore ntr-o zi, ca cele pe care le-a avut i Pasteur, Michelangelo, Maica Tereza, Leonadro da Vinci i Albert Einstein." H. Jackson Brown MITURI ALE TIMPULUI 1. Planificarea timpului este pierdere de vreme 2. Organizarea i disciplina blocheaz spontaneitatea 3. Viaa este complet controlat de evenimente externe 4. Un loc de munc dezorganizat este caracteristic unui geniu 5. Nu am timp s m organizez; sunt prea ocupat s vnd 6. Gestionarea timpului nu este altceva dect o problem de bun sim. M descurc bine la servici, deci mi gestionez bine timpul 7. Lucrez mai bine sub presiune; gestionarea timpului mi-ar lua acest stimulent 8. Folosesc un calendar pentru ntlniri i o list de lucruri de fcut 9. Oamenii iau prea n serios problema gestionrii timpului; asta i ia toat distracia din via 10.Gestionarea timpului poate fi bun pentru anumite tipuri de munc, dar muncamea este foarte creativ. Nu m pot lega prin rutin. Pentru a nelege ct valoreaz... UN AN- ntreab un student care a repetat un an O LUN ntreab o mama care a nscut prematur O SPTMN ntreab editorul unui ziar sptmnal O ZI ntreab un muncitor cu ziua, care are copii de hrnit O OR ntreab doi indrgostii, care urmeaz sa se ntlneasc UN MINUT ntreab o persoan care tocmai a pierdut trenul O SECUND ntreab o persoan care tocmai a evitat un accident O MINISECUND ntreab un atlet care a ctigat medalia de argint la Olimpiad ESTE IMPORTANT S.... S ne cunoatem percepia asupra timpului S ne cunoatem punctele tari i pe cele slabe S avem rutina eficient
  5. 5. S cunoatem lucrurile pe care nu le facem cu plcere... S reuim s apreciem n ce msur realizarea sarcinilor a fost eficient Exerciiu Evaluarea modului n care alocm timpul Pas 1. Aplicarea chestionarului Pas 2. Analiza rezultatelor: 26-52: nvai s v folosii eficient timpul i s reducei durata activitilor nereproductive 53-78: Avei caliti mulumitoare, dar ele se pot mbunti 79-104: V folosii eficient timpul. Putei cuta noi modaliti de perfecionare a stilului de lucru CONSECINE ALE GESTIONRII DEFECTUOASE A TIMPULUI
  6. 6. STRESUL Apariia fenomenului de oboseal Suprancrcarea cu sarcini ntr-un timp foarte scurt Apariia greelilor Scderea productivitii Deteriorarea relaiilor cu colegii Pierderea din vedere a obiectivelor ELIMINAREA HOILOR DE TIMP Incapacitatea de a spune " nu" Obisnuiti-v s plasai prioritile dumneavostr pe primul loc. Ascultai solicitarea i luai-v timp a v gndi. Obisnuiti-v cu ideea c nu putei mulumi pe toat lumea. Refuzai, da-i motive i sugerai alternative. Existena motivelor i accentuarea prerii de ru micoreaz ofensarea celui refuzat. n cazul lipsei scuzelor, fii sincer. Lipsa unei scuze este mai bun decat o scuz proast. n faa efului, refuzul trebuie nsoit de lipsa de prioriti. ELIMINAREA HOILOR DE TIMP Tendina de a amna Stabilirea obiectivelor realizabile. Identificai sarcinile pe care erai tentat s le amnai. Cntrii beneficiile (pentru dumneavoastr i ceilali) ndeplinirii sarcinii vs. efectele amnrii. Stabilii termenele limit. mprii sarcinile n segmente ct mai mici tehnica elefantului. Punei accentul mai degrab pe pornirea sarcinilor dect pe ncheierea lor.
  7. 7. Nu trii cu ideea c "lucrai mai bine sub presiune". Costul amnrii poate fi foarte mare. 80% din sarcinile primite zilnic sunt realizabile pe loc! ELIMINAREA HOILOR DE TIMP Perfecionismul Este corespunztor?" (i nu perfect) acesta trebuie s fie standardul dumneavoastr Analizai dac eforturile de a realiza o sarcin perfect mbuntesc ntr- adevr lucrurile, sau doar v mpiedic s ducei sarcina la bun sfrit. Luai n considerare raportul cost beneficiu al efortului depus n plus Luai n considerare legea lui Pareto 80% din activitile importante sunt realizate in 20% din timp Este ntr-adevr o virtute a vrea s ndeplineasc o sarcin foarte bine, ns unii oameni i doresc att de mult s fac un lucru perfect, nct nu l definitiveaz niciodat! TEMERILE DIN CALEA NOASTR Teama de imperfeciune Teama de necunoscut Teama de a nu fi judecat Teama de a nu face greeli Teama de a fi nevoit s trieti dup standarde ridicate Teama de schimbare Teama de o responsabilitate prea mare Teama de a nu fi respins Teama de a lua o decizie gresit CUM MI DEPESC TEAMA?
  8. 8. MANAGEMENTUL TIMPULUI ... stabilirea i urmrirea unei planificri pentru a organiza i prioritiza n contextul desfurrii activitii de munc, familie etc. Cum aplici principiile managementului timpului n viaa de zi cu zi? GESTIONAREA EFICIENT A TIMPULUI GESTIONAREA EFICIENT A TIMPULUI Orientarea spre scop
  9. 9. Exerciiu Tema individual PRIORITILE Stabilete prioritile pentru obiectivele personale. O mare parte a succesului const n abilitatea de a ncepe cu nceputul. ntr-adevr, motivul pentru care majoritatea obiectivelor nu sunt atinse este acela c ne pierdem timpul ncepnd cu sfritul. Legea firii: Avem tendina de a evita activitile neplcute, complexe, prea ndelungate sau neinteresante, fr s lum n considerare prioritile. R. Alec MacKenzie NIVELE DE PRIORITATE ALE ACTIVITILOR 1. Trebuie s fac acest lucru (este important i urgent) 2. Ar trebui s fac acest lucru (este important dar nu urgent) 3. Deleg acest lucru chiar acum (nu e important, dar este urgent) 4. A putea s fac acest lucru (nu e important i nici urgent)
  10. 10. PRIORITIZAREA
  11. 11. PRIORITIZAREA Tirania urgenei: Dependena de urgene: Rezultatul satisfaciei temporare i repetate simite n momentul rezolvrii unei crize urgente O scuz destul de bun pentru a nu avea de-a face cu realele prioriti Ne simim ocupai, importani i admirai-falsa perceptie Consecinele dependenei de urgen: Sarcinile urgente par irezistibile, eseniale i ne consum mult energie Stres, constrngere, tensiune, epuizare psihic Tirania urgenei: O sarcin important trebuie rareori ndeplinit azi sau sptmna aceasta... Sarcina urgent impune ns, o aciune imediat.
  12. 12. DEMONSTRAIE Planific pietrele mari mai nti, apoi planific pietricelele mici DEMONSTRAIE Identific pietrele mari (cadranul 2). Programeaz-le pe acestea PRIMELE! Fiecare spaiu liber poate fi valorificat. CARE ESTE CONCLUZIA? Exerciiu Activitile crui cadran credei c sunt cel mai adesea desfurate de ctre oameni? Completai o matrice a activitilor dumneavoastr. PRIORITIZAREA Fiecare obiectiv implic ndeplinirea cu succes a unui numr de sarcini. Decidei care dintre aceste sarcini sunt prioritare.
  13. 13. NU UITAI E posibil ca prioritile efului s nu coincid cu ale dumneavostr. Prioritile se schimb. Cateodat ele trebuie reevaluate la nceputul fiecrei zile. Cu ct v apropiai mai mult de ndeplinirea obiectivului, cu att e mai important s stabilii prioriti i s v concentrai asupra sarcinilor pe care le avei de ndeplinit. ORGANIZAREA Ce nseamn a fi organizat? Pstrarea cureniei la locul de munc ndosarierea simplificat a hrtiilor (P permanent, M mediu, T temporar sau ordonarea dosarelor clienilor in ordine alfabetic) nsuirea obiceiului de a face un lucru o singur dat i bine Folosirea instrumentelor, sistemelor de organizare Important nu este s avei un sistem anume, ci s avei un sistem. Componentele unui sistem de organizare Calendar, dosare, baze de date, jurnal de contacte, planuri de proiect, rapoarte de progres, rapoarte de evaluare O list de lucruri de fcut un depozit de idei n care s notai toate proiectele i sarcinile de viitor O seciune pentru fixarea i urmrirea obiectivelor Un sistem de gestionare a timpului trebuie: S fie funcional S ofere acces uor la informaiile de care avei nevoie S pstreze la vedere obiectivele i proiectele S scoat n eviden termenele limit
  14. 14. PLANIFICAREA Stabilirea obiectivelor 1. Completarea unei liste de obiective concrete 2. Prioritizarea obiectivelor 3. Stabilirea termenelor limita- 4. Formarea unei imagini clare i complete asupra a ceea ce trebuie s facei pentru a atinge fiecare obiectiv 5. mprirea fiecrui obiectiv n mai multe sarcini lunare (sptmnale) i programarea lor 6. Notarea obiectivelor ntr-un calendar (agend, plan) i urmrirea realizrii lor 7. Obiectivele trebuie s fie SMART Pentru un om care nu tie ncotro se ndreapt, nu conteaz cnd ajunge acolo i nici prin ce mijloace. PLANIFICAREA OBIECTIVELOR Obiectivele trebuie s fie: S pecifice M surabile A bordabile R ealiste T emporale PLANIFICAREA SPTMNAL 1. Stabilirea unei zile pentru planificare (Duminica ziua liber) 2. Clarificarea obiectivelor pentru sptmna urmatoare i prioritizarea lor 3. Trecerea fiecrui obiectiv ntr-o anumit zi a sptmnii 4. Adaptarea zilnic ! planificarea sptmnal permite o viziune de ansamblu
  15. 15. Exemplu de planificare sptmnal PLANIFICAREA ZILNIC La sfritul fiecrei zile lista cu sarcini pentru ziua urmtoare (completarea obiectivelor s