Universitatea din PitestiFacultatea de Stiinte economice

Specializarea Economia comertului, turismului si serviciilor

SISTEMUL INFORMATIONAL PRIVIND GESTIUNEA STOCURILOR LA SC. TELCO IMPORT-EXPORT.SRL

P. IULIANA IOANAMANAGEMENTUL RELATIILOR CU FURNIZORII

1

1.STOCURILE

Stocurile reprezintă cantităţi fizice de materiale, de produse sau de mărfuri

necesare fiecărei faze a ciclului de exploatare (aprovizionare, producţie, desfacere),

pentru a asigura desfăşurarea continuă şi ritmică a activităţii de exploatare. Caracterului

continuu al producţiei (sau al desfacerilor) i se opune, din motive economice, caracterul

discontinuu al aprovizionărilor.

Managementul stocurilor se impune datorită existenţei contradictorii a acestora.

Pe de-o parte ele sunt folositoare întrucât protejează fluxurile de producţie contra

avariilor şi generează economii la cheltuielile de comandare a reaprovizionărilor, iar pe

de altă parte imobilizează capitaluri importante, implică cheltuieli de depozitare şi

conservare, pot fi expuse la uzura morală şi altele.

Stocurile deţinute de o firma pot fi grupate în trei categorii: (1) materii prime; (2)

producţie neterminată; şi (3) produse finite (sau marfa de vândut pentru sectorul de

comerţ cu amănuntul). Cantitatea de stocuri de materie primă este determinată de ceea ce

se anticipează cu privire la volumul producţiei, sezonalitatea producţiei, posibilitatea de a

apela în orice moment la sursele de aprovizionare cu materie primă, şi eficienţa cu care se

organizează aprovizionarea şi producţia. Nivelul stocurilor de producţie neterminată este

influenţat, în mare măsură, de perioada de timp necesară procesului complet de producţie

- aceasta se defineşte ca timpul scurs între momentul introducerii materiei prime în

procesul de producţie şi momentul finalizării produsului finit. Rata de rotaţie a producţiei

neterminată poate fi mărită dacă se micşorează perioada de producţie. Unul dintre

mijloacele de a realiza aceasta este îmbunătăţirea tehnicilor inginereşti astfel încât

procesul de producţie să devină mai rapid. Nivelul stocurilor de produse finite este

influenţat de volumul producţiei şi de vânzări.

Cantitatea de stocuri depinde de cifra de vânzări, dar, în acelaşi timp trebuie achiziţionată

înainte ca aceste vânzări sa aibă loc. Necesitatea de a dispune de o previziune corectă a

cifrei de vânzări, pentru a previziona necesarul de stocuri, face din managementul

stocurilor o sarcină dificilă. Totuşi managementul stocurilor este deopotrivă dificil şi

important, deoarece greşeli în stabilirea necesarului de stocuri pot duce la pierderi de

vânzări şi profituri, sau la costuri excesive. Managementul stocurilor este un domeniu în

2

care se dovedeşte foarte importantă coordonarea dintre sectorul financiar, de producţie şi

de vânzări.

În unele societăţi comerciale s-au pus în practică sisteme informaţionale, pentru a

oferi distribuitorilor autorizaţi, ce deţin spaţii comerciale, informaţii despre clienţi şi

despre tendinţele recente de cumpărare, dar cel mai complex sistem pus la dispoziţia

tuturor societăţilor comerciale este Anuarul Statistic editat de Institutul de Statistică şi

Studii Economice. Aceste informaţii sunt de folos în luarea deciziilor privind atât stocuri

de produse cât şi informaţia privind tendinţele recente de cumpărare putându-se astfel

pune în practică programe de urmărire a creşterii cifrei de vânzări pentru anumite

produse.

Orice procedeu care permite unei firme să atingă un anumit volumul de vânzări cu

o investiţie mai mică în stocuri, va determina, creşterea ratei de rentabilitate a investiţiei

şi deci, creşterea valorii de piaţă a firmei. Totuşi, măsurile luate în vederea reducerii

investiţiei în stocuri poate să ducă şi la creşterea gradului de risc, deoarece există o

probabilitate mai mare de pierdere a vânzărilor sau de blocaj al procesului de producţie,

din lipsă de stocuri. Managerii trebuie să menţină un nivel optim al stocurilor, ţinând

seama şi de beneficiile unei investiţii scăzute în stocuri şi de eventualele stocuri generate

de aceste stocuri minime. Pentru a obţine acest punct optim, managerii trebuie să

stabilească trei obiective cantitative, şi acestea trebuie să rezulte din răspunsurile la aceste

întrebări:

1. Care ar trebui să fie nivelul stocurilor?

2. Care este cantitatea de stocuri ce trebuie comandată sau produsă la un anumit

moment?

3. Care este momentul de a programa sau de a produce noile stocuri ?

2. Factori determinanţi ai mărimii stocurilor

Principalii factori determinanţi ai necesarului de investiţii în stocuri sunt următorii:

- Nivelul previzionat al vânzărilor;

- Durata procesului de producţie, determinată în urma analizei caracteristicilor

tehnice ale acestuia;

- Durabilitatea comparativ cu perisabilitatea produselor finite;

3

- Uşurinţa aprovizionării sau rapiditatea înlocuirii stocurilor;

- Consecinţele care apar atunci când nu se dispune la timp de un anumit tip de stoc.

Deoarece aceşti factori variază de la o ramură economică la alta, pot exista, de

asemenea, variaţii în ratele valoare stocuri/valoare vânzări sau valoare stocuri/valoare

active. De exemplu stocuri în industria tutunului au valori ridicate datorită procesului

lung de prelucrare. În industria prelucrătoare de vânzări, stocurile au de asemenea, valori

mari, deoarece procesul de producţie este laborios şi lung. Valorile stocurilor sunt mici în

industria minieră, petrolieră şi de extracţie a gazului metan, pentru că nu se folosesc

materii prime, iar producţia neterminată este nesemnificativă în raport cu cifra vânzărilor.

Datorită naturii sezoniere a materiilor prime în industria conservelor există stocuri cu

valori medii mari.

În ceea ce priveşte durabilitatea şi perisabilitatea, putem găsi valori mari ale

stocurilor în industria metalelor preţioase sau în aceea de hardware, unde produsele sunt

foarte durabile, iar probabilitatea uzurii morale este mică. În industria de panificaţie,

valoarea stocurilor este mică datorită gradului mare de perisabilitate a produsului finit.

În limitele determinate de raţiunile economice ale ramurii în care operează firma,

exista posibilităţi de îmbunătăţire a controlului stocurilor prin utilizarea computerelor.

3. Efectele inflaţiei asupra managementului stocurilor

O rată moderată a inflaţiei - de exemplu, 3% pe an - poate să nu fie luată în consideraţie

în managementul stocurilor, dar rate mai mari ale inflaţiei trebuie considerate. Dacă rata

inflaţiei pentru tipurile de bunuri pe care le stochează firma tinde să fie relativ constantă,

se poate lucra cu aceasta relativ uşor; pur şi simplu se scade rata anuală estimată a

inflaţiei din costurile de deţinere exprimate în procente. Motivul pentru care se face

această deducere este acela că inflaţia duce la creşterea valorii stocului, acţionând invers

amortizării şi altor factori cuprinşi în costurile de deţinere. Însă, cu cât rata inflaţiei este

mai mare, cu atât ratele dobânzilor vor fi mai mari, iar aceasta va duce la creşterea

costului de deţinere şi, prin urmare, la scăderea stocului mediu.

În consecinţă, nu există dovezi clare ale efectului inflaţiei asupra nivelului optim

al stocurilor unei firme în general - nu se poate şti cu precizie dacă determină creşterea

sau scăderea acestui nivel.

4

Totuşi, efectul inflaţiei trebuie să fie analizat, deoarece va duce la creşterea

nivelului optim al stocurilor, dacă tipul de stocuri specifice companiei respective suferă

de o rată a inflaţiei mai mare decât cea medie (iar în acest caz, efectul inflaţiei este mai

puternic decât efectul inflaţiei asupra ratelor dobânzilor); şi viceversa.

4. Formele de aprovizionare materială şi cu echipamente tehnice

În funcţie de locul pe care îl ocupă în sistemul pieţei produselor, unităţile

economice pot acţiona sau nu cu eficienţă, în calitate de consumatori sau de producători -

furnizori. Pentru rezolvarea unei asemene cerinţe, anticipat acţiunii de organizare şi

concretizare a relaţiilor de vânzare-cumpărare, unitatea economică consumatoare poate

alege pentru aplicarea celei mai eficiente forme de aprovizionare.

La alegerea formei de aprovizionare, se va avea în vedere ca opţiunea să asigure:

- acces uşor la servire;

- satisfacerea promptă în condiţiile economice avantajoase, a întregii structuri de

produse necesare şi la momentele dorite;

- cumpărarea şi aducerea resurselor materiale la destinaţie la preţuri de

aprovizionare cât mai mici;

- prevenirea suprastocării, a formării de stocuri cu mişcare lentă sau fără mişcare,

ca şi a lipsei de stoc;

- evitarea stocării de resurse materiale pe perioade prea lungi de timp, prin

înlesnirea asigurării la intervale mici şi accelerarea, astfel a vitezei de rotaţie a fondurilor

de care dispune sau şi le asigură o societate comercială consumatoare;

- afectarea unor spaţii de depozitare mai reduse pentru stocarea resurselor

aprovizionate în cantităţi mici, la intervale mai scurte de timp.

Formele de aprovizionare care pot fi folosite de unităţile consumatoare de resurse

materiale sunt:

- aprovizionare directă de la producători - furnizori;

- aprovizionare prin unităţile specializate în comercializarea de materiale şi produse

în sistem en-gros (prin intermediari comerciali), care îmbracă trei variante:

5

aprovizionare prin tranzit organizat;

aprovizionare prin tranzit achitat;

aprovizionare de la depozitul angrosistului.

SC.Telco Import-Export. SRL

1. Prezentarea generală a firmei

Telco Import-Export SRL a luat fiinţă în anul 2000, având la bază capital privat,

având ca obiectiv comercializarea de componente, periferice şi accesorii pentru sisteme

de climatizare.

Firma dispune de o mare putere de cumpărare, fapt care conduce la preţuri de

achiziţie scăzute şi de aici la preţuri de vânzare mai mici.

Societatea dispune de un personal calificat, cu experienţă în domeniu, bun

cunoscător al produselor şi tehnologiilor de ultimă oră utilizate în domeniu.

Relevanţa calităţii serviciilor oferite de către personal este susţinută de atestate

obţinute în urma unui trening de specialitate.

Echipa Telco Import-Export SRL este formată din:

tehnicieni telecomunicaţii;

tehnicieni software, hardware, tehnică de calcul;

Formele de aprovizionare materială şi cu echipamente

tehnice

Directă

Prin intermediarii comerciali

Prin tranzit

De la depozitele

acestor unităţi

Organizat

Direct

6

echipe operative de montaj

tehnicieni service.

În ceea ce priveşte dotarea tehnică a Telco Import-Export SRL, aceasta se

compune din:

parcul auto – autoturisme pregătite în permanenţă pentru a interveni

laborator de service – dotat cu aparatură de măsură şi control, instalaţii de testare

de ultimă generaţie.

2.Organigrama

3. Studiul sistemului informaţional

Pentru a înţelege mai bine cum trebuie să se desfăşoare activitatea în cadrul

firmei, vom prezenta în câteva linii schema funcţională, după cum urmează:

- se recepţionează marfa - NIR

- se introduce factura şi NIR-ul în program

- se verifică NIR-ul cu factura

- se stabileşte adaosul comercial pe produs

- se introduce adaosul comercial pe produs în program

Director general

Telecomunicaţii

ServiceContabilitate

MontajVânzări

Magazin 1 Magazin 2

7

- se facturează produsele

- se livrează produsele

- se verifică situaţia vânzărilor

- se raportează vânzări, descărcări (costul vânzărilor)

- se verifică situaţia stocurilor

- se raportează situaţia stocurilor

- se întocmeşte planul de reaprovizionare

Documentele din cadrul unei firme de comerţ sunt:

- documentele de intrare

- documentele de ieşire

3.1.Documente de intrare

Principalul document de intrare al mărfurilor este factura fiscală, document oficial

de înregistrare în jurnalele contabile. Un alt document de intrare este avizul de însoţire

marfă, care nu este document oficial înregistrat în jurnalele contabile dar care face

dovada mişcării mărfurilor de la furnizor la client. Ulterior marfa de pe aviz trebuie să fie

facturată pe factură fiscală (avizul face dovada numai a mărfurilor din punct de vedere

cantitativ). După intrarea mărfurilor în gestiune se întocmeşte nota de intrare recepţie

(NIR) şi de asemenea fişa de magazie pentru fiecare articol de produs.

3.2. Documente de ieşire

Documentele de ieşire sunt facturile fiscale şi de asemenea avizele de însoţire a

mărfii. La ieşirea mărfurilor din gestiune, după facturare se are în vedere descărcarea fişei

de magazie cu cantitatea mărfurilor facturate pe factura fiscală (aviz de însoţire marfă) şi

actualizarea soldurilor la data respectivă.

4. Monografie contabilă privind circulaţia mărfurilor Telco

Import-Export SRL în trimestrul IV anul 2004

1. În luna octombrie 2004 societatea achiziţionează marfă de la furnizori conform

„Anexa 1”. Documentul de intrare este factura fiscală.

8

%3714426

= 401 1.079.304.927401 906.978.931401 172.325.996

2. În luna octombrie 2004 societatea returnează marfa la furnizori conform „Anexa

1”. Documentul de ieşire este factura fiscală.

%3714426

= 401 -6.564.769401 -5.516.613401 -1.048.156

3. În luna octombrie 2004 societatea livrează marfa la clienţi conform „Anexa 2”.

Documentul de livrate este factura fiscală.

411 = % 1.877.624.512707 1.577.835.7244427 299.788.788

4. În luna octombrie 2004 societatea returnează marfă de la clienţi conform

„Anexa 2”. Documentul de livrate este factura fiscală.

411 = % -2.787.801707 -2.342.6904427 -445.111

5. În luna octombrie 2004 se plătesc prin bancă mărfurile achiziţionate de la

furnizori conform ordinelor de plata în sumă de 650.000.000 lei.

401 = 5121 650.000.000

6. În luna octombrie 2004 se încasează prin bancă mărfuri livrate către clienţi

conform ordinelor de încasare în sumă de 1.100.425.450 lei şi 375.249.650 lei cash

conform chitanţelor fiscale de încasare.

5121 = 411 1.100.425.450

şi

5311 = 411 375.149.650

7. La 31.10.2004 se descarcă gestiunea cu mărfurile vândute

607 = 371 712.155.231

9

8. La 31.10.2004 se constituie provizioane pentru marfa vândută

6812 = 151 31.509.861

9. La 31.10.2004 se închide contul de profit şi pierdere

707 = 121 1.575.493.034

şi

121 = 607 712.155.231

Evaluarea ieşirilor din stoc.

Spre exemplificare am luat stocul mărfii „Compresoare Bosch” şi l-am trecut prin

cele trei metode de determinare a costului: CMP, FIFO, LIFO.

Societatea foloseşte ca metodă de calcul FIFO.

La data de 1.10.2004, stocul de compresoare Bosch era evaluat la 88.800.000 lei

(12 buc x 7.400.000 lei/buc).

În luna octombrie au avut loc următoarele operaţii care afectează stocul mărfii

„Compresoare Bosch”.

Data Intrări Ieşiri Cost unitar Cost total

3-10-2003 7 7,400,00010-10-2003 5 7,450,000 37,250,000

16-10-2003 424-10-2003 8 7,650,000 61,200,000

30-10-2003 9

CMP calculat la 10.09.2004.

CMP calculat la 24.10.2004

10

Conform uneia dintre cele trei convenţii, fişa stocului va fi următoarea:

Convenţia Data Intrări Ieşiri StocQ Cost Cost total Q Cost Cost total Q Cost Cost total

unitar unitar unitarCMP 01/10 12 7.400.000 88.800.000

03/10 7 7.400.000 51.800.000 5 7.400.000 37.000.000

10/10 5 7.450.000 37.250.000 10 7.425.000 74.250.000

16/10 4 7.425.000 29.700.000 6 7.425.000 44.250.000

24/10 8 7.650.000 61.200.000 14 7.553.571 105.750.000

30/10 9 7.553.571 67.982.139 5 7.553.571 37.767.855

Activitatea principală a societăţii se desfăşoară în cele 6 puncte de lucru deschise in

Bucureşti.

Activitatea desfăşurată de societate: Comerţ cu amănuntul in magazine

specializate al altor produse n.c.a., codul CAEN 5248.

Situaţiile financiare au fost întocmite în LEI (ROL) iar diversele poziţii din bilanţ,

contul de profit şi pierdere şi din notele explicative sunt exprimate în MII LEI.

PropuneriLa nivelul echipei manageriale stilul de muncă trebuie să fie cooperant, activitatea să se

desfăşoare prin delegarea sarcinilor privind organizarea, comanda şi controlul activităţii

pe verticală precum şi coordonarea pe orizontală între departamente, inclusiv stabilirea

limitelor de competenţă.

Departamentul financiar contabil ar trebui să efectueze trimestrial analiza

indicatorilor de lichiditate, solvabilitate, durata de rotaţie a activelor.

Datorită dezvoltării pieţei care este în plină ascensiune, se recomandă apelarea la

obţinerea unui credit pentru dezvoltarea extensivă şi intensivă, cu rambursare la scadenţă,

deoarece în momentul de faţă dezvoltarea s-a făcut numai cu mijloacele de lichiditate

obţinute de firmă din vânzările curente.

Este oportună o mai intensă reclamă şi publicitate în mass-media pentru a face

cunoscută firma atât pe plan local cât şi în provincie unde piaţa este abia la început.

Managementul stocurilor trebuie să aibă ca obiectiv principal punerea la

dispoziţie de stocuri necesare pentru atingerea cotelor de producţie la costuri minime.

11

Primul pas constă în identificarea tuturor costurilor implicate în achiziţionarea şi

deţinerea stocurilor. De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că unele costuri cresc o

dată cu creşterea stocurilor, în timp ce alte costuri descresc o dată cu creşterea stocurilor,

şi deci se va urmări stabilirea unei cantităţi optime a comenzii de stocuri, care să ducă la

minimalizarea costurilor totale ale stocurilor. Valoarea investiţiei în stocuri depinde de

frecvenţa comenzilor. Dacă firma comandă cantităţi mici în fiecare zi, stocul mediu va fi

mult mai mic decât dacă firma face o singură comandă pentru un interval mai mare.

Apoi, unele dintre costurile suportate de firmă cresc o dată cu creşterea stocurilor.

Comenzi pentru cantităţi importante înseamnă stocuri medii mai mari, dobânzi pentru

fondurile blocate în investiţii în stocuri, costuri cu asigurările sau cele pentru uzura

morală - toate acestea variază direct proporţional cu creşterea stocurilor. În acelaşi timp

costurile de comandă descresc o dată cu creşterea stocurilor, care înseamnă comenzi mai

puţin frecvente şi deţinerea unei cantităţi mai mari de stocuri -deoarece costurile de

trimitere a comenzii, de organizare a producţiei, de manipulare şi de transport variază

invers proporţional cu numărul de comenzi de stocuri efectuate.

La alegerea formei de aprovizionare, se va avea în vedere respectarea

următoarelor criterii:

- acces uşor la servire;

- satisfacerea promptă în condiţiile economice avantajoase, a întregii structuri de

produse necesare şi la momentele dorite;

- cumpărarea şi aducerea resurselor materiale la destinaţie la preţuri de

aprovizionare cât mai mici;

- prevenirea suprastocării, a formării de stocuri cu mişcare lentă sau fără mişcare,

ca şi a lipsei de stoc;

- evitarea stocării de resurse materiale pe perioade prea lungi de timp, prin

înlesnirea asigurării la intervale mici şi accelerarea, astfel a vitezei de rotaţie a fondurilor

de care dispune sau şi le asigură societatea comercială consumatoare;

- afectarea unor spaţii de depozitare mai reduse pentru stocarea resurselor

aprovizionate în cantităţi mici, la intervale mai scurte de timp.

12

Utilizarea unor forme de aprovizionare cât mai eficiente care să necesite fonduri

cât mai mici, prin analiza metodelor şi alegerea metodei celei mai eficiente, în funcţie de

tipul şi cantitatea de produse necesare. Astfel:

- aprovizionare directă de la producători - furnizori;

- aprovizionare prin unităţile specializate în comercializarea de materiale şi produse

în sistem en-gros (prin intermediari comerciali), care îmbracă trei variante:

aprovizionare prin tranzit organizat, ceea ce asigură înlesnirea de către un

intermediar comercial a activităţii de organizare şi concretizare a relaţiilor dintre

consumatori şi producători - furnizori, urmând ca livrarea produselor şi decontarea

facturilor aferente să se realizeze direct între ultimii factori;

aprovizionare prin tranzit achitat - presupune ca atât contactarea cât şi

achitarea contravalorii produselor să se asigure prin intermediarul comercial, iar livrarea

acestora să se realizeze direct între producător şi consumator;

aprovizionare de la depozitul angrosistului. Livrarea produselor de la

astfel de depozite se realizează la preţuri care includ anumite cote de adaos comercial,

stabilite diferenţiat în funcţie de natura materialelor şi produselor, cât şi de volumul

desfacerilor. Această formă de aprovizionare integrează intermediarul comercial în

activitatea de comercializare a produselor, devenind în unele situaţii factorul determinant

în înlesnirea activităţilor de desfacere şi de aprovizionare.

De asemenea, o formă avantajoasă de aprovizionare este aprovizionarea garantată,

care constă în preluarea de către o unitate specializată în comercializare a procesului de

aprovizionare a structurii integrale sau parţiale de materiale necesare unei întreprinderi

consumatoare într-o perioadă de gestiune. Această formă de aprovizionare prezintă

următoarele avantaje:

- reducerea cheltuielilor de transport;

- diminuarea stocurilor de materiale la consumatori, fiind posibilă servirea lor la

intervale scurte de timp, chiar zilnic, de la depozitul angrosistului;

- disponibilizarea astfel a unor importante spaţii de depozitare la consumatori, cu

posibilitatea folosirii mai eficiente a acestora;

- angajarea la cumpărarea şi stocarea de resurse materiale la un moment dat a unor

fonduri financiare mai mici;

13

- degrevarea factorilor de conducere ai unităţilor consumatoare de activitatea de

aprovizionare şi concentrarea acestora în măsură mai mare asupra celei de producţie;

- accelerarea vitezei de rotaţie a capitalului circulant (aferent materiilor prime şi

materialelor) al consumatorilor şi sporirea eficienţei economice în folosirea acestuia.

Ca urmare, desfăşurarea acestuia cu operativitate şi eficienţă, în concordanţă cu cerinţele

de consum din unitatea economică, necesită un sistem informaţional simplu, cuprinzător,

aşezat pe baze informatice. Este necesar astfel, implementarea unui program de gestiune

şi evidenţă a stocurilor care să facă faţă dezvoltării din punct de vedere extensiv (actualul

program neoferind o imagine fidelă şi elocventă a stocurilor în momentul efectuării unei

operaţiuni de vânzare).

14

ANEXA

15

16