MANAGEMENTUL

PROIECTELOR

04 … Managementul execuției

IV. Managementul execuției

Progres

Probleme

Riscuri

Schimbări

IV. Managementul execuției

Schimbări

cauze

Idee inițială se poate modifica odată cu înaintarea proiectului

Pot fi cerute de client

Pot afecta

Data de terminare

Costul proiectului

IV. Managementul execuției

Schimbări Management

Modificarea trebuie să fie controlată Nicio schimbare nu trebuie făcută fără utlizarea procesului de control al

schimbării

Fiecare modificare trebuie evaluată în termenii impactului ei asupra proiectului

Determină creșterea timpului ?

Bugetului necesar ? Nivelul de risc ?

Schimbarea trebuie acceptată numai dacă clientul este de acord cu ea, după ce mai întâi i-a înțeles impactul asupra proiectului

Controlul necorespunzător este o cauză frecventă a eșecului unui proiect

Începerea proiectului

Managerul de proiect

Are o ultimă discuție cu clientul

Confirmarea definirii proiectului

Clarificarea implicațiilor planului

Clientul trebuie să fie conștient de

Cost (inclusiv rezerva)

Durată (inclusiv rezerva)

Confirmarea accesului la resursele necesare

Începerea proiectului

Managerul de proiect Dă un impuls echipei

Fiecare membru al echipei trebuie să știe Ce rol are în proiect și ce misiuni trebuie să efectueze

Când trebuie să termine misiunea

La ce resurse va avea acces pt a-și îndeplini misiunea

Cum vă așteptați să vă țină la curent cu progresul misiunii

Întreabă pe toți membrii echipei despre orice probleme, preocupări, idei și sugestii

Adună echipa și explică definirea și planulproiectului

Planificarea unei zile de lucru

Managerul de proiect

Care sunt lucrurile care generează în prezent obstacolele cele mai mari ?

Care elemente au probabilitatea cea mai mare de a cauza probleme în viitor ?

Care acțiuni cosntituie responsabilitatea managerului ?

Care sunt lucrurile cele mai importante ce trebuie rezolvate acum ?

Planificarea unei zile de lucru

Managerul de proiect

Lucrurile ce trebuie făcute, odată identificate, trebuie ordonate potrivit

Priorităților

Problemelor care apar zilnic

Nu este răspunzător în mod personal pt toate detaliile

Este răspunzător de

derularea tuturor acțiunilor necesare

Îndeplinirea misiunilor de către membrii echipei

Strângerea informațiilor și rapoartelor

Managerul de proiect

Depune efort pt culegerea informațiilor de la persoanele cu care lucrează astfel încât să fie capabil de a acționa în mod eficient

Unele informații parvin zilnic, prin interacțiunea cu ceilalți membrii ai echipei

Strângerea informațiilor și rapoartelor

Managerul de proiect Organizează săptămânal o ședință oficială de actualizare a datelor

Odată pe săptămână

Cât mai scurtă posibil

Fiecare membru al echipei Ce a făcut săptămâna trecută ?

A fot o acțiune conform planului ?

Ce a produs această acțiune ?

Ce intenționează să facă săptămâna viitoare ?

Corespunde această acțiune cu planul proiectului ?

Au apărut

Probleme

Riscuri

Schimbări

Ce progrese s-a făcut în privința

Problemelor

Riscurilor

Schimbărilor

Strângerea informațiilor și rapoartelor

Managerul de proiect Organizează săptămânal o ședință oficială de actualizare a

datelor

După ședință îl informează pe client Datele se adună de la toate persoanele din echipă, dar

clientului i se oferă doar informațiile esențiale Stadiul general al proiectului

Suntem în grafic ? Ce se va întreprinde pt a readuce proiectul în grafic Opinia actuală a managerului asupra rezultatului probabil al

proiectului Se trec în revistă

Realizările din săptămâna trecută Realizările prevăzute pt săptămâna viitoare

Deciziile care sunt necesar de luat de către client Ex: aprobări ale schimbărilor

Strângerea informațiilor și rapoartelor

Managerul de proiect Organizează săptămânal o ședință oficială de

actualizare a datelor

După ședință îl informează pe client

Întocmește un raport simplu de progres Maximum o pagină A4

Oferă clientului toate informațiile de care are nevoie pt a cunoaște stadiul proiectului

Clientul nu trebuie supra-încărcat cu informații detaliate Trebuie să creeze o imagine reală a stadiului proiectului

Să evite apariția de surprize dacă există probleme

Să dea încredere clientului că proiectul se află pe mâini bune

Monitorizarea și managementul

proiectului

Managerul de proiect monitorizează continuu progresul proiectului

Determinarea misiunilor care au fost și care ar fi trebuit să fie încheiate

Suntem sau nu în grafic ? Sunt tendințe de îngrijorare ?

Ce impact are întârzierea apărută ? Misiunile întârziate sunt pe drumul critic ?

Cât de mult s-a întârziat ? De cât timp e nevoie pt a reveni în grafic ? Este posibil ca rezerva de timp să fie depășită ?

Ce opțiuni există pt recuperarea timpului ?

Care este cea mai bună opțiune ?

recomandări

Impulsionați necontenit progresul

Există zile în care proiectul înaintează mai greu, fie din

cauza vreunei dificultăți, fie din cauza scăderii motivației.

Ca manager de proiect trebuie să vă asigurați că proiectul

există tot timpul. Un manager neatent poate declanșa o

tendință spre întârzierea proiectului

Monitorizarea și managementul

proiectului

Recuperarea întârzierilor Impulsionați echipa să termine mai repede misiunile ulterioare

Cea mai simplă metodă

Nu e posibilă 100% întotdeauna, eficientă la recuperări mici, câteva zile

Acceptați întârzierea și folosiți o parte din rezervă Prima dată se verifică dacă nu există altă modalitate de a recupera

Suplimentați resursele Există riscul de a transforma întârzierea într-o nevoie de buget suplimentar

Examinați alte posibilități de a realiza acțiunile dorite Există misiuni care pot fi scurtate ?

Poate fi eliminată vreo dependență, astfel ca misiunile să poată fi terminate mai devreme ?

Modificați proiectul Prin reducerea anvergurii, proiectul poate fi terminat mai repede

Necesită aprobarea clientului ! – preferați să întârziem proiectul sau să-l predăm la timp dar cu rezulate mai puține ?

Nu faceți nimic Întârzierea este acceptată pur și simplu

recomandări

Probleme ce par de nerezolvat

Încercați să gândiți în moduri diferite

Cereți soluții tuturor celor din echipă

Un bun manager de proiect abordează problemele de

tipul misiunilor întârziate cu atitudinea celui care știe că

întotdeauna există o soluție și caută în mod efectiv s-o

găsească și să o implementeze

Identificarea și rezolvarea

problemelor

La începutul proiectului trebuie să existe foarte puține probleme

Dacă ele există atunci ele trebuie menționate ca atare în Definirea proiectului

Succesul într-un proiect nu înseamnă să nu ai probleme, ci să realizezi proiectul în pofida lor !

Raportarea problemelor

trebuie făcută de orice membru al echipei

La ședința săptămânală întrebați echipa dacă există probleme

Trebuie făcută imediat

Problemele trebuie consemnate într-un jurnal specific

Identificarea și rezolvarea

problemelor

Pt fiecare problemă Care este problema ?

Când a fost identificată ?

Ce impact are asupra proiectului ?

Cine o va rezolva ? – proprietarul problemei

Ce se va întreprinde pt soluționarea problemei ?

termenul de timp în care se rezolvă ?

Când va fi următoarea actualizare privind progresul înregistrat în rezolvarea problemei ?

Este o problemă deschisă (continuă să fie actuală) sau este una închisă (a fost rezolvată)