Managementul proiectelor

Managementul proiectului constă în ”organizarea activităţiilor implicate în proiecte anterior definite”, pentru atingerea obiectivelor proiectelor, şi anume satisfacerea finanţatorului, transformarea ideilor în noi realizări, care să ofere garanţia aducerii de profit după ce serviciul nou implementat prin proiect va fi diseminat publicului ţintă al companiei finanţatoare şi al partenerilor acesteia.

Acest lucru implică gestionarea resurselor într-o formă planificată, organizată şi controlată şi găsirea echilibrului între cost, timp şi performanţă, definită prin calitate.” (Constantin Opran)

Astfel tinand cont de faptul ca un proiect reprezinta mai multe activitati care au un scop comun si ca pentru realizarea acestuia este nevoie de un necesar important de resurse (umane, materiale, financiare, echipamente informatii documentare si timp) am ales sa vorbesc despre organizarea unui eveniment, ca studiu de caz pentru a evidentia importanta managementului proiectelor.

Multiplele ipostaze ale unui eveniment. Managementul unui eveniment.

Fiecare eveniment care aparţine sferei publice necesită o anumită organizare şi respectarea unor reguli de protocol. Chiar şi pentru pregătirea unui eveniment din viaţa privată este nevoie de foarte multă muncă, de organizare şi coordonare, de respectarea unor norme de comportament. Însă când vorbim despre un eveniment public resursele umane necesare şi regulile care trebuiesc respectate sunt mult mai multe decât în cazul unui eveniment ce are loc într-un cadru privat.

Putem spune că organizarea unui eveniment “presupune participarea unor colectivităţi de personae care lucrează în acelaşi domeniu de activitate, dar din organizaţii diferite, chiar concurente. Scopul lor, în general, este acela al sincronizării activităţii practice cu ideile şi conceptele teoretice noi, din domeniul în care fiinţează..”1

În lumea afacerilor şi mai cu seamă în viaţa unei întreprinderi un eveniment îmbracă mai multe forme: de la simpozion, congres, conferinţă, sesiune, cologviu, seminar, masă rotundă. Toate aceste forme de eveniment au la bază comunicarea. Se deosebesc prin scop, proporţiile participării şi tipul de relaţiile între participanţi.Scopul unui eveniment

Primul pas este formularea în cel mai simplu mod a mesajului principal al evenimentrului cât şi stabilirea scopului organizării acestuia. Acestea pot avea obiective diferite: de la lansarea unui anumit produs la celebrarea aniversară a companiei, sau de la informare la schimb de experienţe, de mulţumire şi multe altele. În funcţie de scopul acesteia se doreşte sau nu obţinerea unui profit.

1 Maria, Pariza, Curs de secretariat şi asistenţă managerială, Editura C.H. Beck, Bucureşti, p 142

1

Dacă scopul conferinţei este acela de a obţine un beneficiu material, atunci aceasta va avea loc doar după ce calcule vor demonstra că ea va aduce un profit. Pentru a arăta acest lucru este nevoie de realizarea unui studiu de piaţă. Este foarte important pentru organizator să verifice dacă subiectul/tema aleasă este de actualitate, dacă stârneşte interesul publicului. De asemenea la fel de esenţial este să-şi cunoască concurenţa, să analizele rezultatele pe care aceasta le-a obţinut şi mai ales să stabilească ce poate aduce el nou faţă de concurenţă şi să evidenţieze acest lucru. Totodată nu trebuie neglijat faptul că prin organizarea unui eveniement organitatorul îşi face publicitate, iar în zilele nostre acesta nu este nici pe departe un lucru neglijabil.

La realizarea unui eveniment se ia foarte în serios contextual extern, care reprezintă tot ceea ce se petrece în exteriorul companiei şi o poate influenţa pe aceasta.

Actualitatea, contextul sociocultural, contextul economic, contextul politic şi nu în ultimul rând concurenţa sunt factori reprezentativi care influenţează modul de desfăşurarea al activităţii unei companii şi implicit toate proiectele întreprinse de aceasta.

Etapele organizării unui evenimentIndiferent de proporţiile unui eveniment, planificarea presupune parcurgerea unor

etape bine stabilite, care se succed într-o desfăşurare logică, evitându-se astfel risipa de resurse, timp şi bani. În consecinţă de recomandă nu doar o bună organizare ci mai ales flexibilitate, adaptabilitate şi capacitatea de a improviza. Întodeauna greşelile anterioare trebuie luate în calcul încă de la demararea proiectului şi totodată se vor identifica sursele posibile de erori. Doar prin cunoaşterea detaliată a surselor erorilor se pot evita noi probleme.

1.PlanificareaPlanificarea este un fel de artă de a organiza viitorul, Ea reprezintă capacitatea de

a determina orientarea propriei organizaţii, de a calcula timpul, bugetul şi activităţile necesare următoarelor săptămâni, luni sau chiar ani.

Astfel putem defini planificarea ca o formă elaborată de control asupra unui ansamblu de elemente. A planifica înseamnă:

decizia de a prevedera; analiza situaţiei în vederea cunoaşterii a ceea ce este util de ştiut; luarea deciziilor în funcţie de obiectivele de îndeplinit; organizarea acţiunilor în vederea atingerii acelor obiective.

Operaţiunea de planificare are ca principală problemă păstrarea priorităţilor. În ciuda urgenţelor care apar, a costrângerilor care se impun şi a factorilor perturbatori este necesară pastrare priorităţilor. Fără o listă a acestor priorităţi, dar mai ales fără planificare va exista tendinţa de a face totul în acelaşi timp, iar acest comportament va duce la dezorganizare şi ineficienţă în lucru.

2

În cadrul procesului de planificare trebuiesc stabilite următoarele: determinarea tipului de manifestare şi a temei; cercul participanţilor şi statutul; momentul manifestării; durata manifestării; locul desfăşurării; mijloacele tehnice auxiliare (accesorii necesare desfăşurării); stabilirea limitelor bugetare.

După clarificarea acestor aspecte, urmează: schiţarea programului manifestării; alcătuirea unei liste cu operaţiuni; delegarea responsabilităţilor (persoanelor responsabile cu executarea

fiecărei acţiuni, precum şi a celor impicate cu bugetul).În continuare se va întocmi calendarul manifestării care trebuie să evidenţiere

clar şi timpul necesar pentru pregătire, termenele limită (deadline) analizând toate activităţile care concură la realizarea evenimentului în cauză: timpul necesar pentru pregătirea spaţiilor şi asigurarea cazărilor, imprimarea materialelor, pentru contactarea referenţilor şi expedierea invitaţiilor, etc. Calendarul trebuie să fie felxibil, de asemenea trebuie luaţi în calcul şi factorii care pot genera întârzieri pe parcursul derulării pregătirilor. Acesta poate fi reprezentat grafic pentru a fi mai uşor de urmărit.

Un alt instrument indispensabil în organizarea unui eveiment este lista de control. Pentru stabilirea unei liste de control se vor numerota cu cifre în ordine cronologică sarcinile de îndeplinit, durata de executare, stabilind şi nişte “timpi tampon”. Odată lista întocmită se va urmări derularea etapelor.2

Execuţia problemelor planificateDupă ce s-a stabilit tipul evenimentului pe care organizaţia doreşte să îl

organizeze se stabileşte tema. Subiectul unui eveniment trebuie sa fie de actualitate şi să stârnească interes în rândul unui număr cât mai mare de indivizi. Foarte important pentru alegerea temei şi creionarea subiectelor care se vor discuta la eveniment este realizarea unui studiu de piaţă. Dacă rezultatul acestui studiu este unul satisfăcător şi dacă arată că subiectul pe care organizatorii doresc să îl abordeze stârneşte interes atunci se pot demara celelalte actiuni. Foarte importantă este realizarea unei atente documentări cu privire la activitatea concurenţei. S-au mai făcut evenimente pe aceaşi temă? Cine le-a organizat? Ce invitaţi de onoare au avut? Care a fost taxa de participare? Care au fost rezultatele?

Alegerea datei şi a locului pentru evenimentul organizat trebuie făcută cu atenţie. Altfel spus când stabilim ora şi data evenimentului trebuie să luăm în considerare mai multe criterii printre care:

dacă la aceeaşi oră şi dată are loc vreun alt eveniment de acelaşi tip;

2 Niculina, Vârgolici, De la secretară la asistentă: evoluţia unei profesiuni,p.100.

3

dacă este vreo sărbătoare care se întinde pe mai multe zile la data planificată a evenimentului;

dacă are loc vreo sărbătoare naţională sau religioasă la aceeaşi dată; ce condiţii meteo sunt prognozate pentru data respectivă; dacă eveniemntul este organizat în timpul sau la sfârşitul săptămânii,etc.Alegerea zilei de luni pentru realizarea unui eveniment nu este cea mai bună

opţiune pentru că acesta este prima zi imediat după weekend, imediat după zilele de odihnă. De obicei această zi este rezervată în mare parte rezolvării diverselor situaţii rămase din săptămâna anterioară. De asemenea dacă dorim să organizăm un eveniment care va avea o durată de trei zile, cel mai indicat este ca acesta sa inceapă marţi. Nici zilele de miercuri şi joi nu sunt o alegere mai puţin bună, dar vinerea nu este o alegerea prea reuşită mai ales în zilele de vară cănd numeroase instituţii îşi desfăşoară activitatea în baza unui program redus.

Stabilirea locului în care va avea loc evenimentul este o etapă foarte importantă în organizarea unui eveniment. La alegerea locului trebuie să se ţină cont de anumite criterii cum ar fi capacitatea locului respectiv (câte persoane poate adăposti) şi mai ales care sunt serviciile auxiliare pe care le poate oferi. Serviciile auxiliare reprezintă: serviciul de translatori, de hostess, de catering, cât şi cei care se ocupă cu alegerea şi amplasarea ornamentelor, a mobilierului, a amenajării spaţiilor interioare, de echipamentul tehinic (dacă încăperea este dotată cu videoproiectoar, retroproiector, cu aparate de aer condiţionat sau de încălzire), de parcare, prestigiul locaţiei, de calitatea restaurantului, de împrejurimi, etc.

Din punct de vedere al locaţiei evenimentele pot avea loc în spaţii închise (în clădiri) sau în aer liber.

La fel de important în alegerea locaţiei este tipul evenimentului. În cazul congreselor, conferinţelor, seminariilor ştiinţifice sau culturale este necesar un spaţiu încăpător, liniştit şi dotat în mod corespunzător. Întâlnirile care au un character de firmă pot avea loc într-un restaurant elegant sau pe un vas de croazieră. Centrele de conferinţă sunt spaţii foarte bine dotate, care pot fi personalizate, fiind destul de accesibile şi oferind în mod direct servicii hoteliere şi de personal specializat. Un castel sau un hotel de lux reprezintă un loc clasic de desfăşurare a evenimentelor, pentru că asigură totoodată un restaurant, cazare, aparatură tehinică, panoramă, mijloace de agrement (terenuri de tennis, golf, de înot), posibilităţile de transport (de la gară sau aeroport) şi personal foarte bine pregătit. Costurile, capacitatea şi diverse alte utilităţi sunt foarte importante în alegerea locaţiei. Când se alege localul pentru desfăşurarea conferinţei, este important să fie luate în calcul următoarele detalii:

accesibiitatea (dacă se află în centru, lângă gară, staţie de autobuz, posibilităţi de parcare);

ambianţă fizică (zgomot, încălzire, aerisire, lumină); număr de locuri şi posibilităţi de aşezare a scaunelor; mobilierul (trebuie să fie adecvat pentru luarea notiţelor);

4

măsuri de siguranţă; echipamente existente sau posibilităţi de amplasare şi funcţionare (sonorizare,

echipamente audio-vizuale, calculatoare, retroproiectoare, copiatoare, etc. servicii existente (garderobă, infirmerie, bar telefoane, fax).

Hotelurile specializate în domeniul manifestărilor, prezintă, de obicei, o listă cu serviciile oferite în acest sens, pentru amenajarea sălii. Este indicat să se stabilească întâlniri periodice cu colaboratorii, pentru a se discuta probelemele apărute pe parcurs.

Deoarece de cele mai multe ori, se distribuie documentaţie participanţilor, iar aceştia trebuie să scrie, este indicat ca sala în care va avea loc evenimentul să aibă suficiente mese. În cazul grupurilor mai mici, cele mai potrivite sunt mesele rotunde sau măsuţele aranjate în forme poligonale; în felul acesta participanţii se pot vedea şi pot discuta unii cu alţii. În cazul unui număr mai mare de participanţi este recomandată aranjarea meselor în formă de U, T sau chiar pe şiruri de scaune (ca la teatru); de pe mese nu trebuie să lipsească: apa, hârtie şi pix. De asemenea se amenajează şi un loc special pentru vorbitori. 3

Imediat după alegerea temei şi a tipului de eveniment organizatori trebuie sa realizeze o listă a participanţilor la eveniment. Participanţii la eveniment se împart în patru categorii principale: moderatorii, speackerii, participanţii şi nu în ultimul rând presa. În funcţie de tipul evenimentului întâlnim şi categorii precum: VIP (persoane foarte importante), concurenţi (dacă este vorba despre o competiţie), expozanţi (în cadrul unei expoziţii sau a unui târg de specialitate) sau invitaţi.

Moderatorii şi speakerii la un eveniment sunt foarte importanţi, iar alegerea lor trebuie făcută cu foarte multă atenţie şi rigurozitate, pentru că aceştia vor forma panelul şi vor transmite mesajul evenimentului. O mare parte dintre participanţii la evenimente confirmă participarea în funcţie de moderatorii evenimentului. Dacă respectivii sunt persoane carismatice şi mai ales dacă au obţinut anumite distincţii în domeniu sau sunt renumiţi specialişti în domeniul cu siguranţă vor fi foarte multe persoane interesate să participe la eveniment.

Dacă lista moderatorilor a fost stabilită este momentul întocmirii unei liste a participanţilor. O companie are de obicei o bază de date a participanţilor la evenimentele pe care le-a organizat, care se poate folosi la nevoie. Dacă este vorba de un eveniment de mare amploare atunci atragerea publicului se poate realiza şi cu ajutorul unei reţele de organizatori, cu ajutorul organizaţiilor de public, al agenţiilor de turism sau al asocierii cu alte sisteme şi organizaţii de valorificare. În funcţie de grandoarea evenimentului sunt folosite următoarele modalităţi de recrutare a publicului: prin corespondenţă (e-mail sau scrisoare), printr-un anunţ dat la televizor sau la radio sau prin mica publicitate şi prin împărţirea de pliante şi fluturaşi.

Un pas esenţial în panificarea şi organizarea unui eveniment îl reprezintă stabilirea bugetului. Este neapărat necesar să se cunoască, cu aproximaţie, sumele

3Niculina, Vârgolici, Op. cit.. 101.

5

disponibile pentru a fi investite în organizarea evenimentului, înainte de a se începe realizarea acestuia. Această informaţie va permite organizatorilor stabilirea într-un mod cât mai corect a anvergurii evenimentului.

Un buget nu este niciodată elastic, iar o organizaţiile deţin mai multe metode prin care pot stabili bugetul unui eveniment: resurse disponibile (sume pe care le poate cheltui), sponsorizări, vânzare de bilete (dacă este cazul unui târg cu intrare), taxă de participare, etc. Bugetele trebuie sa fie realiste, iar orice cheltuială este contabilizată. Este foarte bine să se stabilească de la început o marjă de eroare. Pentru realizarea unui buget cât mai echilibrat este necesară cunoaşterea aproximativă a fiecărei operaţiuni, iar pentru aceasta trebuie tratat direct cu furnizorii în ideea obţinerii unui deviz ferm în ceea ce priveşte costurile activităţilor de producţie. Spre exemplu o conferinţă de presă ţinută în chiar sediul organizaţiei nu va costa nimic. Dacă se alege un hotel, atunci se adaugă la cheltuieli costul sălii, al cafelei servite şi costul tuturor serviciilor de birotică şi de comunicaţii (fotocopiator, fax, telefon).

Toate aceste calcule sunt necesare în vedera elaborării cererilor de ofertă de preţ adresate în prealabil furnizorilor pe fiecare segment de servicii necesar, în vederea stabilirii taxei de participare şi a listei de cheltuieli. De aceea este recomandată realizarea a două sau chair trei variante de buget după cum urmează: prima variantă de buget, cu nivelul cel mai mare de cheltuieli, conţine un program bogat, mijloace de promovare numeroase şi diversificate, servicii de bază şi suplimentare (vizuale, ambientale, tehnică modernă etc.), programe socio culturale generoase. Cea de-a doua, respectiv a treia variantă conţin se asemenea serviciile de bază însă programele complementare sunt de regulă, de elaborare mai modestă, iar dintre mijloacele de promovare sunt alese cele care oferă cel mai bun raport între cost şi impactul pe care îl au.

Atunci când un eveniment percepe taxă de participare elementele de buget care pot fi incluse în această taxă sunt:

cheltuieli legate de taxele de inchiriere, datorate furnizorilor; cheltuile legate de evenimentele asociate la care participă toţi participanţii; cheltuieli referitoare la întânirile cu reprezentanţii mass-media; cheltuieli de catering; cheltuieli de salarizare şi de personal; cheltuieli de echipare a biroului de înregistrare; cheltuieli tipografice; cheltuieli legate de decorearea locaţiei; cheltuieli de deplasare şi de transport; alte cheltuieli, respectiv cheltuieli neprevăzute, aproximativ 10-15% din suma

tuturor cheltuielilor.În cazul în care evenimentul presupune plata unei taxe de participare se vor

încheia contractele necesare şi se va deschide un cont bancar în care vor fi depuşi banii sau daca nu direct la departamentul finaciar al organizatorilor. Tot acum se închie şi

6

contractele cu furnizorii, cât şi contractele de sponsorizare, acestea şi toate facturile sau actele doveditoare se vor pune într-un dosar.

Fiind stabilite tema, locul şi data la care va avea loc evenimentul se trimit înştiinţări prealabile participanţilor avuţi în vedere pentru a confirma sau infirma participarea. Se procedează astfel în special cu invitaţii din străinătate, cu personalităţi sau referenţi. Se specifică un termen limită pentru confirmări şi o persoană de contact. Pentru rezolvarea acestei operaţiuni este indicată utilizarea poştei electronice. Odată cu primele confirmări se trece la evaluarea acestora şi la întocmirea unei liste a confirmărilor de participare, aceasta se poate face în mod tradiţional sau mai profesional cu ajutorul calculatorului.

În cazul liste moderatorilor şi speakerilor este indicată întocmirea unei liste de rezervă, pentru a se evita potenţiale situaţiile neplăcute cauzate de absenţa unuia dintre aceştia. O astfel de situaţia neprevăzută ar duce la decalarea programului şi automat la crearea unui discomfort între participanţi. De asemenea între vorbitori trebuie păstrat un anumit echilibru din punctul de gandire al acestora, dacă vor fi apropiaţia ca gândire, lucrurile vor decurge plăcut şi eficient, în schimb dacă aceştia au percepţii diferite, pot apărea ostilităţi, iar scopul comunicării nu îşi va atinge ţinta. Este important de discutat cu referenţii, dacă se pune problema unui onorariu, de ce aparatură este nevoie pentru prelegeri şi ce alte costuri vor mai fi preluate de organizatori.

În continuare se poate trece la redactarea pliantelor, a siglei evenimentului, a mapei, a banerelor, publicitatea on-line, etc. Toate aceste mijloace de informare sunt şi o modalitate de publicitate.

“Mesajul este făcut pentru a seduce, a persuada, a convinge. El nu este neutru. Dacă oferă o anumită informaţie, atunci o face pentru a populariza produsul, serviciul sau cauza socială pentru a provoca o schimbare de atitudine sau comportament. Un mesaj trebuei să convingă, şi nu să descrie.”4

Indiferent de natura sa, scris, sonor, vizual sau tridimensional, un mesaj are la bază un text: ideile trebuie traduse în cuvinte. “Pentru orice înregistrare sonoră, textul este scris şi apoi citit. Pentru audiovizual, indiferent că este vorba de un documentar sau de o reclamă, primul lucru care este pregătit este un sinopsis, un script. În general, aceste diferite forme de texte sunt încredinţate spre redactare unui specialist. Un pliant nu este redactat la fel ca un discurs, deoarece primul va fi citit de receptor, iar cel de-al doilea va fi ascultat.

Titlul anunţă sensul textului, acesta se găseşte pe coperta mapei, a pliantului , a broşurii, pe prima pagină a unui discurs, în invitaţie şi în agendă. Dintr-un anumit punct de vedere titlul este vitrina textului. Titlul redă, instantaneu, sensul textului, orientând percepţia receptorului şi punând accentual pe cea mai pertinentă informaţie a conţinutului, în general este scris cu caractere mai mari decât restul textului. Redactarea

4 Bernard, Dagenais Campania de relaţii publice,. p. 296.

7

lui trebuie făcută corespunzător pentru ca emiţătorul să fie sigur că mesajul transmis va fi perceput de la primul contact vizual.

Un rol aparte îl are tonalitatea în redactarea unui mesaj. Dacă se doreşte învăluirea organizaţiei într-o imagine de seriozitate şi competenţă trebuiesc evitate jocurile de cuvinte şi calambururile. Dacă, din potrivă, se doreşte crearea unei imagini de familiaritate se va utiliza un limbaj popular şi “tutuirea” publicului. În acelşi timp este recomandată evitarea mesajelor moralizatoare.

Odată ce mesajul a fost redactat acesta trebuie să vadă lumina tiparului. Acesta este momentul în care mesajul se transformă din punct de vedere tehnic în pliant, înregistrare sonoră sau material video. La imprimarea mesajului pe hârtie sunt importante anumite aspecte precum: textul şi personalitatea literelor, alegerea celor mai potrivite caractere, încadrarea în pagină a imaginilor. Pentru un mesaj radiofonic trebuie găsită o voce bună care să îl citească, precum şi fondul sonor care o va acompania. De asemenea pentru televiziune trebuiesc alese locul de filmare, imaginile şi persoanele care vor fi prezentate, dar şi muzica de fond.

Toate materialele de la un eveniment trebuie să respecte acelaşi background, iar odată ce a fost creată sigla evenimentului şi textul de prezentare se poate trece la redactara invitaţiei şi a agendei. Invitaţia trebuie să conţină o succintă prezentare a contextului în care are loc acest eveniment, ce îşi propun organizatorii sau altfel spus de ce ar trebui să participle invitatul la eveniment, organizatorii şi partenerii, locaţia, data şi ora, durata evenimentului, tema exactă şi ordinea de zi, numele participanţilor (dacă este posibil), toate indicaţiile tehnice (mijloace de transport, parcare, număr de telefon sau fax de la locul evenimentului), indicarea documentelor ce trebuie aduse, taxe de participare (dacă este cazul), alte costuri previzionate, manifestări auxiliare, ţinuta, acceptarea persoanelor însoţitoare, schiţa drumurilor de acces rugămintea de a confirma participarea până la o anumită dată ş indicarea duratei alocate luării cuvântului (împreună cu invitaţia se trimite şi un cupon pretipărit, pentru confirmarea din partea invitatului). Invitaţia trebuie să fie însoţită de agendă, care conţine programul detaliat pentru fiecare zi, fiecare sesiune cu ceea ce se va discuta, moderatorii şi speakerii.

De multe ori, înaintea trimiterii invitaţiilor, participanţi primesc înştiinţări despre eveniment, astfel încât aceştia îşi vor organiza din timp programul. De îndată ce sosesc primele confimări la invitaţiile trimise, acestea trebuiesc luate în evidenţă şi evaluate; se iau în consideraţie doleanţele speciale ale participanţilor (dacă există).

Pe măsură ce ziua evenimentului se apropie trebuie finisate ultimele retuşuri, acum se comandă ecunoanele, mapele, călăreţii şi alte materiale necesare. Mapa trebuie să conţină agenda, un pliant al evenimentului, coli de scris, un pix, cartea de vizită a oranizatorului (opţional), materiale promoţionale de la sponsori şi un chestionar de evaluare a evenimentului.

Dacă este cazul se pregăresc eventualele distincţii, cadouri, diplome destinate invitaţilor. De obicei ecusoanele se distribuie la locul desfăţurării evenimentului, pe baza unei liste cu numele participanţilor. Ecusoanele cu numele participanţilor oficiali se pot

8

introduce în mape, sau se vor aşeza pe masă pentru a indica şi locul în sală. Dacă participanţii nu se cunosc între ei sunt foarte utile ecusoanele la purtător. În acest caz trebuie să se ţină cont de următoarele aspecte:

imprimarea numelor se face cu caractere cât mai mari; se preferă scriere prenumelor, înaintea numelor, fără titlurile de politeţe,

domnul/doamna; pot fi şi marcate special prin culori, conform funcţiei invitaţilor în cadrul

manifestării; ecusoanele pentru doamne vor fi prevăzute cu sistem de prindere cu lanţuri.

“Dacă numărul participanţilor este prea mare, în afară de ecusoane se va mai expune într-un loc cu vizibilitate bună (uşa de la intrare), un plan cu ordinea de aşezare a scaunelor, pentru ca toţi participanţii să-şi poată verifica locurile, încă înainte de a intra în sală. Dacă este vorba de foarte mulţi participanţi, aşezaţi la mese individuale (eventual numerotate), se mai recomandă şi afişarea unei liste alfabetice, cu fiecare nume şi cu numărul corespunzător mesei.”5

Cu câteva zile înainte are loc amenajarea sălii, în funcţie de locul de desfăşurare şi de dotările săli, respective, în propriul local sau într-unul închiriat, care poate avea o astfel de destinaţie. Este recomandată pregătirea unui spaţiu care să poată servi ca secretariat al evenimentului, pentru înregistrarea participanţilor, pentru întocmirea documentelor manifestării şi pentru furnizarea informaţiilor legate de aceasta. Se poate stabili un colectiv care prin rotaţie să se afle permanent în birou pe întreaga durată a evenimentului. Pentru eventualele doleanţe ale participanţilor biroul mai poate fi dotat cu:ziare cotidiene, calendarul manifestărilor culturale locale, planul oraşului, mersul trenurilor şi al autobuzelor, al zborurilor (dacă nu există accesul la internet), ustensile de cusut, foarfece, bandă adezivă agent de curăţare, minifarmacie.

Există o serie de acţiuni ce pot fi realizate cu ajutoare: preluarea invitaţilor de la punctele de sosire (aeroport, gară);

asigurarea însoţitorilor pentru aducerea oaspeţilor la locul desfăşurării evenimentului; punerea la dispoziţie a şoferilor;

asigurarea persoanelor care se vor ocupa de invitaţi la locul desfăşurării manifestării: asigurarea persoanelor care se vor ocupa de presă;

stabilirea persoanelor care se vor ocupa de autorităţi, personalităţi, referenţi; rezervarea primelor rânduri din sală, pentru aceşti invitaţi; asigurarea controlului la uşa de la intrare; menţionarea eventualelor schimbări intervenite în program;

pregătire unor afişe înschipţionate “Nu deranjaţi!”, pe uşa sălilor de susţinere a comunicărilor;

5Maria, Pariza, Op. Cit. p. 151.

9

luarea unor măsuri de siguranţă pentru oficialităţi; organizarea echipei de curieri; pregătirea unui avizier pentru comunicarea mesajelor participanţilor; pregătirea filelor pentru evaluarea evenimentului.Dacă va exista o masă festivă vor fi făcute următoarele pregătiri:

primirea invitaţilor conform normelor de protocol; servirea cocktail-urilor într-o anticameră; se va discuta meniul, băuturile şi aranjamentele florale cu personalul locului; se va aranja tipărirea meniului; se va schiţa un plan al mesei, cu aranjarea invitaţilor;

În cazul eveniemntelor care durează mai multe zile se oferă, de cele mai multe ori programe suplimentare pentru timpul liber al participanţilor. În acest sens trebuiesc programate din timp persoanele însoţitoare. Printre aceste programe se pot număra:o coazieră cu vaporaşul, degustare de vin cu sau fără demonstraţie culinară, spectacol de teatru, concert, balet, vizite la muzee, sau diverse programe cu tematică sportivă (paintball, petanque, bowling, billiard, fitness, jacuzzi, piscină, hidrobliciclete, golf, tenis, tir sportiv, sporturi de iarnă, curse de cai, jocuri de noroc, etc.) şi clasicele cumpărături de suveniruri.

Reprezentanţii mass-media au un rol aparte în cadrul unui eveniment deoarece ei aduc la cunoştinţă publicului larg şi înfluenţează cu privire la evenimentele la care asistă. Reuşita unui eveniment depinde în mare măsură şi de aprecierea sa pozitivă sau negativă de către mass-media.

“Relaţiile cu presa se referă după cum o arată şi numele, la toate legăturile pe care o organizaţie le poate stabili cu mass-media; aceste relaţii au drept scop promovarea în rândurile publicurilor – ţintă, prin diverse canale mediatice, a activităţii organizaţiei, a punctelor sale de vedere şi a personalităţii sale.”6 Este vorba despre toate modalităţile prin care încearcă să atragă atenţia presei, dintre aceste acţiuni cele mai importante sunt comunicatele de presă, conferinţele de presă, întâlnirile şi briefing-urile. Fiecare dintre acestea este mai mult sau mai puţin complexă, deoarece este important să se cunoască modalitatea corectă de prezentare a unui comunicat de presă, pentru ca el să fie preluat de către mass-media, sau cum se organizează o conferinţă de presă, unde, când sau care vor fi temele abordate în cadrul acesteia.

“Comunicatul de presă permite instituţiilor de presă să afle o ştire fără ca angajaţii lor să părăsească radacţiile. Există mai multe tipuri de communicate, cum ar fi comunicatul – invitaţie adresată presei, care e chemată să asiste la o manifestare anume, sau comunicatul – ştire, trimis cu câteva săptămâni înainte de eveniment, pentru a favoriza apariţia de ştiri în presa scrisă şi la televizor sau radio despre respectivul subiect.

6Bernard, Dagenais, Op.cit. p.260.

10

În timp ce conferinţa de presă constituie un eveniment în sine. Ea posedă mai multă forţă decât un comunicat, deoarece permite jurnaliştilor să pună întrebări celor care susţin conferinţa şi să realizeze o documentare mai amănunţită asupra subiectului. Însă ea ii obligă pe jusnalişti să se deplaseze. Tebuie deci ca ştirea furnizată cu acest prilej să justifice deplasarea, altfel, jurnalişti nu vor prezenta sau, dacă o vor face, va exista riscul prezentării negative a acesteia.“7

Având în vedere faptul că mass-media poate ajuta foarte mult la reuşita unui eveniment, în măsura în care îl poate transforma şi într-un dezastru, organizatorii trebuie să stabilească care sunt canalele mediatice cele mai potrivite pentru informarea publicului, pe care trebuie să le folosească. În acest sens, Bernard Dagenais, a realizat o clasificare a mediilor, evidenţiind avantajele şi dezavantajele fiecăruia. Pentru a stabili avantajele presei scrise acesta a ales să vorbească separate despre, ziare şi reviste. Printre avantajele ziarelor se număra:

flexibilitatea temporală (acestea sunt accesibile în 24 de ore, 7 zile din 7); flexibilitate spaţială (publicaţiile nu sunt limitate din punctul de vedere al

spaţiului, ziarele putându-şi mări numărul de pagini); flexibilitate din punctul de vedere al costurilor (se poate construi un anunţ

pentru o singură apariţie în ziar, spre deosebire de televiziune unde există constrangerea difuzării repetate);

flexibilitate geografică; public atent (cotidianul solicită toată atenţia din partea citittorului captivându-l

complet. Spre deosebire de audiovizual presa srcisă rămâne la dispoziţia cititorului oricând, în timp ce la radio sau la televizor totul stă sub semnul efemerităţii),

efect vizual (ziarele permit prezentarea în imagini).Pe de altă parte revistele:

au un public-ţintă mai bine delimitat; prezintă o calitate sporită; informaţiile au profunzime (redactarea lor se poate face într-o lună, iar timpul

pentru documentare este mai mutl faţă de ziare); durata de viaţă mai lungă; public cu o educaţie superioară (cititorii revistelor sunt în medie mai tineri şi au

o educaţie superioară faţă de media indivizilor).Radioul este omniprezent şi constituie o sursă de informare utilizată de toate

categoriile de cetăţeni. Radioul însoţeşte peste tot cetăţeanul, este deci un canal mediatic personal, intim. Emite 24 de ore din 24, ceea ce înseamnă că poate atinge audienţe diferite, ziua şi noaptea.

Televiziunea asociază textul, imaginea, suntetul, mişcarea şi muzica. Este cunoscută drept un mediu cu largă acoperire, constituind principalul mijloc de informare a majorităţii oamenilor. Este un excelent mijloc de mobilizare şi atragere a popularităţii.

7 Ibidem

11

Afişul poate fi gratuit, dacă sunt instalate personal sau contra cost dacă se apelează la serviciile de achiziţionare de spaţii în amplasamentele special rezervate acestui scop. După televiziune afişul constituie un excelent mijloc de acoperire masivă a publicului şi de stimulare deoarece efectul său vizual atrage privirea.

“Canalul mediatic, va fi ales, in concluzie, în funcţie de trei parametrii: măsura în care atinge publicul ţintă într-o manieră mai potrivită decât altele; măsura în care respectivul canal mediatic este adaptat pentru îndepliniera

sarcinii de relaţii publice care îi este încredinţată; măsura în care alegerea respectă cadrul bugetar impus şi calendarul de activităţi

stabilit.”8

2. Desfăşurarea evenimentuluiÎn ziua evenimentului secretara trebuie să ajungă prima la locul evenimentului şi

să facă o ultimă verificare, asigurându-se că totul este în regulă.Înainte de începerea evenimentului se verifică încă o dată sala, dacă toate

indicatoarele au fost bine plasate, dacă sunt prezenţi cei de la catering, se va supraveghea operaţiunea de înregistrare a participanţilor sosiţi, eliberarea mapelor, a ecusoanelor şi satisfacerea altor necesităţi.

Organizatorul trebuie să fie în sală pentru a nota pentru conducere detalii în legătură cu anumite decizii şi pentru a întocmi procesul verbal. De asemenea trebuie să aibă permanent în vedere încadrarea în program, un eventual decalaj ar putea crea neplăceri.

Odată ce evenimentul s-a terminat munca organizatorului continua, acesta trebuie să îi roage pe participanţii ale căror expuneri nu au fost foarte clare, să facă precizările de rigoare pentru a nu exista erori în raportul evenimentului, de asemenea poate solicita prezentările în format electronic (dacă este cazul). Se strâng materialele documentare rămase pe mese (după părăsirea mesei de către participanţi), se returnează echipamentul împrumutat sau închiriat şi se predau cheile personalului administrativ.

3.Evaluarea evenimentuluiÎn zilele următoare se întocmeşte un raport (pe baza stenogramelor, a

înregistrărilor sau a notiţelor personale) asupra evenimentului, pentru participanţi şi presă, se completează lista de control cu noi proceduri şi idei, rezultate în urma evenimentului, se îndosariază toate documentele folosite, se discută dificultăţile întâmpinate, pentru a fi evitate pe viitor, dacă s-au completat chestioanare de evaluare de către participanţi, se analizează şi se trag concluziile corespunzătoare, se vor trimite participanţilor înregistrări, fotografii şi alte documente rezultate în urma evenimentului şi foarte important se vor expedia scrisori de mulţumire participanţilor de onoare, presei, precum şi sponsorilor.

8 Maria, Pariza, Op. cit.p. 285.

12

Această ultimă etapa din viaţa unui eveniment este foarte importantă pentru organizatori, pentru că o analiză corectă şi obiectivă a evenimentului arată nu numai dacă evenimentul şi-a atins obiectivele, dar şi dacă logistica a fost bine concepută (dacă mesajele au fost transmise la timp şi în mod corect către invitaţi, dacă acţiunile planificate s-au suprapus cu situaţii reale, dacă s-au obţinut efectele scontate şi care au fost reacţiile adversative, etc.). Tot în această etapă se face bilanţul notelor de plată şi se compară cu bugetul iniţial, se vor urmări mesajele transmise de mass-media şi impactul pe care l-a avut evenimentul (se vor aduna, decupa şi îndosaria toate articolele şi fotografiile publicate), după care se clasează dosarul.

In concluzie se poate observa cu usurinta dupa expunerea acestui studiu de caz cat de mare este importanta cunosterii si aplicarii managementului proiectelor. Obtinerea succesului este strans legata de alegerea obiectivului, de planificarea proiectului, organizarea si desfasurarea proiectului si nu in ultimul rand de evaluarea acestuia. Doar punand in practica aceste cunostinte si respectand etapele pe care le-am dezvoltat in acest proiect se poate obtine reusita.

13

Bibliografie:

DAGENAIS, BERNARD, Campania de relaţii publice, Editura Polirom, Iaşi, 2003;

VÂRGOLICI, NICULINA, De la secretară la asistentă: evoluţia unei profesiuni, Editura Ars Docendi, Bucureşti, 2009;

PARIZA, MARIA, Curs de secretariat şi asistenţă managerială, Editura C.H.Beck, Bucureşti, 2008;

HERNIAUX, GÉRARD, Conducerea proiectelor de organizare; Editura Tehnică, Bucureşti, 1995;

14