Managementul cercetarii avansate 23.03 - TSOCM A.2.3... · 1. Strategia de management al riscului...

1

Managementul cercetarii avansate

23.03.2011

Managementul riscului

Scopul acestei proceduri îl reprezintă identificarea, analizarea şi înlăturarea (sau reducerea efectelor) tuturor factorilor interni şi externi care ar putea avea un impact nefavorabil asupra capacităţii echipei de management si implementare de a-şi realiza activitatea.

1.Obiective

Principalele obiective ale strategiei de management al riscului sunt:

- Identificarea factorilor/cauzelor de risc care pot afecta sistematic activitatea echipei de

management si implementare

- Evaluarea şi prioritizarea riscurilor şi sugerarea unor răspunsuri strategice

- Furnizarea unor avertismente şi a unor acţiuni din timp, înainte ca riscurile să se

manifeste efectiv

- Asigurarea îndeplinirii obiectivelor şi misiunii echipei şi protejarea resurselor sale

2. Identificarea riscurilor

2.1. Argumentare si definiţie

Identificarea riscurilor implică:

- a determina care riscuri pot afecta performanţa echipei

- documentarea în ceea ce priveşte caracteristicile acestora.

2.2. Input-uri in identificarea riscurilor posibile

1. Schiţarea strategiei de management al riscului

2. Informaţii privind obiectivele, misiunea, scopul şi cadrul de funcţionare al echipei

3. Informaţii privind mediul extern al echipei (stakeholders, relaţiile interinstituţionale,

2

relaţiile de subordonare)

4. Manualul de proceduri al proiectului

5. Categoriile de risc (anexa 1)

6. Date istorice

2.3. Instrumente si tehnici pentru identificarea riscului

Există mai multe instrumente şi tehnici care pot fi folosite pentru identificarea posibililor factori de risc:

1. Tehnci de culegere a informaţiilor:

- Chestionare cu membrii echipei – vezi anexa 2

- Interviuri cu personalul de conducere al unitatii

- Interviuri cu personalul selectat/desemnat in gestionarea riscurilor care pot afecta

activitatea echipa din proiect

- Analize SWOT

- Brainstorming-ul.

2. Liste de verificare – vezi anexa 3

3. Diagrame cauză-efect.

2.4. Output-uri/Rezultate ale procesului de identificare a riscului

Lista riscurilor posibile

Actualizarea categoriilor de riscuri

3. Input-uri la alte activităţi care implică factori de risc

Anexe: 1. Categorii de riscuri

1 a. Lista de verificare pentru identificarea riscurilor – riscuri externe

1 b. Lista de verificare pentru identificarea riscurilor – riscuri interne (control)

3. Evaluarea riscului (analize cantitative si calitative)


3

Evaluarea riscurilor presupune:

- Evaluarea probabilităţii şi consecinţelor riscurilor identificate prin raportare la o scală de

valori

- Construirea unei matrici de evaluare a riscurilor

- Acordarea unor scoruri fiecărui risc identificat anterior

- Prioritizarea riscurilor identificate anterior prin acordarea de scoruri, in funcţie de

probabilitatea de apariţie si impactul pe care il au asupra proiectului

- Evaluarea permanentă a calităţii datelor disponibile.

3.2 Input-uri/Intr ări in evaluarea riscului

1. Strategia de gestionare a riscurilor

2. Lista riscurilor posibile

3. Alte informaţii relevante

3.3. Instrumente si tehnici pentru evaluarea riscului

Pentru analiza riscurilor posibile, in proiecte se face apel la următoarele instrumente şi tehnici:

1. Scale de probabilitate şi impact

2. Chestionare pentru evaluarea riscurilor

3. Matricea de evaluare a riscurilor

4. Evaluarea preciziei datelor

3.4. Outputs/Rezultate ale procesului de evaluare a riscului

1. Liste ale riscurilor prioritare

2. Liste ale riscurilor ce urmează a fi analizate suplimentar

3. Intrări pentru alte activităţi ce implică risc Anexe: 3 a. Lista de verificare pentru evaluarea riscurilor – riscuri externe

3 b. Lista de verificare pentru evaluarea riscurilor – riscuri interne (control)

4 a. Matricea clasificării riscurilor – riscuri externe

4

4 b. Matricea clasificării riscurilor – riscuri interne (control)

5 a. Lista prioritiz ării riscurilor externe

5 b. Lista prioritiz ării riscurilor interne

4. Plan de răspuns in situaţia apariţiei unui risc


Planul de răspuns in situaţia apariţiei unui risc face referire la:

- Acţiunile/răspunsurile la riscurile prioritare

- Identificarea părţilor individuale responsabile pentru răspunsurile la riscurile identificate

4.2. Input-uri/Intr ări in planul de r ăspuns la risc

1. Procedura de management al riscului

2. Lista riscurilor posibile / prioritare

4.3. Instrumente si tehnici in planificarea răspunsului la risc

Următoarele instrumente şi tehnici pot fi utilizate în realizarea şi aplicarea planului de răspuns la risc

1. Evitarea– eliminarea riscurilor

Instrumente specifice:

- Solicitări de clarificare

- Obţinerea unor informaţii suplimentare

- Îmbunătăţirea comunicării

- Dobândirea de expertiză

- Creşterea resurselor

- Alocarea de timp mai îndelungat

2. Transferul – a căuta diminuarea consecinţelor riscurilor, prin transferul către terţe părţi,

5

atât pentru riscurile interne, cât şi pentru cele externe Instrumente specifice:

- Garanţii (bancare etc.)

- Solicitarea unor declaraţii

3. Micşorare – identificarea metodelor de reducere a probabilităţii / consecinţelor riscurilor

la un prag acceptabil Instrumente specifice:

- Adoptarea unor procese mai puţin complexe

- Resurse de timp suplimentare

- Verificarea permanentă a informaţiilor

4. Acceptarea – decizia de a nu adopta nici o măsură care vizează riscurile Instrumente specifice:

- Acceptare activă: planuri de contingenţă (eventualitate) Instrumente specifice:

- Acceptare pasivă: rezerve de contingenţă

4.4. Outputs/Rezultate ale planului de răspuns la risc

1. Planul de răspuns la risc

2. Riscuri primordiale

3. Riscuri secundare 4.5. Rezumat al planului de răspuns la risc

Planul de răspuns la risc conţine:

- Riscurile identificate, descrierea lor, ariile de lucru

- Rezultatele analizelor riscurilor posibile (matricea de evaluare a riscului) si scorul final

- Instrumente şi tehnici de răspuns la riscurile identificate

- Acţiuni specifice

- Timpul acordat rezolvării fiecărei sarcini

- Rezultate/eficienţă

- Măsuri de monitorizare a riscurilor posibile

6

Anexa 6: Plan de răspuns în situaţia apariţiei unui risc

7

5. Monitorizarea si controlul riscului

4.1. Argumentare şi definiţie

Monitorizarea si controlul riscurilor presupune:

- Păstrarea „urmei” riscurilor identificate

- Identificarea unor noi riscuri posibile

- Asigurarea executării planului de risc şi evaluarea eficacităţii acestuia în reducerea

riscurilor

- Avertismente timpurii în ce priveşte posibilitatea apariţiei unor riscuri

- Furnizarea de informaţii ca suport efectiv in luarea deciziilor.

5.2. Input-uri/Intr ări în monitorizarea si controlul riscului

1. Strategia de management al riscului

2. Planul de răspuns la risc

3. Înregistrări privind performanţa activităţii membrilor echipei

5.3. Instrumente şi tehnici pentru monitorizarea si controlul riscului

Următoarele instrumente şi tehnici pot fi utilizate pentru monitorizarea si controlul riscului:

- Rapoarte de audit

- Planuri de risc

5.4. Outputs/Rezultate ale procesului de monitorizare si control al riscului

Acţiuni corective:

- Schimbările solicitate

- Plan de răspuns la risc actualizat

8

- Bază de date privind potenţialele riscuri

- Liste de verificare pentru identificarea şi reducerea riscurilor actualizate Responsabilităţi şi autoritate: Membrii echipei 1. Pentru respectarea metodologiei

managementului de risc, membrii echipei trebuie sa se asigure ca dispun de : a. buna cunoastere a strategiei managementului de risc b. informatii despre obiectivele, misiunea, cadrul legal c. informatii despre mediul extern /parteneri d. informatii despre cadrul institutional si relatiile de subordonare (daca este cazul) e. buna cunoastere a Manualului de proceduri de contractare f. buna cunoastere a categoriilor de risc g. informatii privind evenimente trecute legate de program h. cunoasterea tehnicilor si instrumentelor de identificare a riscurilor 2. Observa factorii interni si externi ce pot interveni in proces(”lateral thinking”) 3. Previzioneaza/ semnaleaza eventuala aparitie a riscului/perturbarilor in derularea activitatilor 4. Identifica tipul si sursa riscului 5. Estimeaza potentialul sau impact asupra bunei desfăşurări a activităţii 6. Raporteaza managerului de proiect (posibila) aparitie a riscului/perturbatii

Managerul de proiect 7. Pastreaza deschise caile de comunicare cu membrii echpei si ceilalti parteneri institutionali 8. Asigura alocarea de resurse necesare derularii activitatilor 9. Supravegheaza respectarea intocmai a procedurilor si a timpilor alocati activitatilor 10. Acorda asistenta membrilor echipei 11. Evalueaza datele referitoare la prefigurarea sau aparitia unor riscuri

9

12. Stabileste tipul de tactica/strategia de urmat in functie de natura riscului identificat 13. Intocmeste planul de masuri in vederea managementului riscurilor identificate, numeste responsabili si stabileste termene 15. Aduce la cunostinta membrilor echipei deciziile luate 16. Primeste raportul responsabilului tehnic, îl analizeaza din punct de vedere al respectarii procedurilor, al tacticii propuse, accepta, amendeaza sau propune modificari 17. Urmareste modul de aplicare al strategiei convenite si evalueaza eficacitatea masurilor stabilite

Responsabilul tehnic (sau membrul EI care are în fişa postului atribuţii în ceea ce priveşte procedurile, managementul riscului şi nereguli)

18. Difuzează la timp şi pe traseul stabilit de managerului de proiect/responsabilului toate informaţiile către membrii UM, în vederea evitării neconcordanţelor 19. Verifică informaţiile primite şi le corectează, dacă e cazul

Lista de verificare

Aspecte de verificat Da Nu Observatii

1. Sunt caile de comunicare deschise?

2. Sunt observate in mod permanent elementele interne si externe ce intervin sau pot interveni in derularea programului_ (prin exersarea

“gândirii laterale” (lateral thinking)?

3. Sunt semnalate managerului de proiect datele cu privire la (posibila) aparitie a riscului?

4. Sunt analizate de catre managerul de proiect datele

semnalate cu privire la riscul identificat ?

5. S-a întocmit planul de masuri conform strategiei alese?

6. S-a raportat managerului de proiect despre strategia si planul de masuri propuse?

10

7. Se deruleaza actiunile stabilite conform planului?

8. Sunt respectate termenele stabilite?

MANAGEMENTUL RISCULUI Anexa 1

11

Identificarea riscurilor

Categorii de riscuri

Factorii de risc pot fi categorisiţi astfel:

- Externi – riscul de eroare, iregularitate sau întârziere datorate mediului in care are loc acţiunea; factorii externi nu pot fi supuşi controlului exercitat de beneficiar şi, în consecinţă, aceasta nu îi poate influenţa decât în mică măsură;

- Interni – implică riscul ca erorile, iregularităţile şi întârzierile să nu fie prevenite, detectate şi corectate la timp, datorită unor proceduri de control insuficient elaborate sau care nu se aplică; aceşti factori pot fi controlaţi de beneficiar şi pot fi luate măsuri pentru îndepărtarea la timp a factorilor de risc respectivi.

Dacă strategiile de evitare a riscurilor pot fi aplicate factorilor de risc interni, implicând eliminarea cauzelor de risc, în cazul riscurilor externe pot fi aplicate strategii care vizează micșorarea, acceptarea sau transferul.

În cadrul fiecăreia dintre cele două categorii – externi şi interni – există mai multe subcategorii care permit identificarea riscurilor ce pot surveni, dar şi o documentare în ce priveşte caracteristicile acestora.

Pentru factorii de risc externi, pot exista următoarele subcategorii de riscuri:

1. Factori de risc care vizează reglementările în domeniu: - Schimbări în regulamentele UE; - Schimbări în legislaţia românească; - Reguli, proceduri şi operaţii complexe

2. Factori de risc ce vizează mediul politic - Schimbări în structura administraţiei centrale şi locale

3. Factori de risc ce ţin de organizarea instituţională


12

- Misiune şi responsabilităţi neclare ale beneficiarului şi ale instituţiilor partenere;

- Autoritate şi modalităţi de raportare neclare între diverse instituţii cu care beneficiarul colaborează;

- Schimbări instituţionale

4. Factori de risc care vizează disponibilitatea de capital - Lipsa sau indisponibilitatea unor fonduri de la buget prin care să se asigure co-

finanţarea proiectelor; - Surse multiple de finanţare (EU, co-finantare nationala sau locala, parteneri); - Dificultatea ca beneficiarii finali să participe cu propria contribuţie financiară în

proiect

5. Factori de risc care se referă la circuitul financiar - Rapoarte externe nepotrivite (declaratii bancare inexacte) - Transferuri gresite intre conturi bancare (intarziate sau incorecte) - Gestionare gresită a solicitărilor venite de la alte institutii (intarziate sau

incorecte)

6. Factori de risc privind infrastructura - Lipsa unor spaţii potrivite care să funcţioneze ca birouri - Lipsa spaţiilor potrivite pentru arhivare şi depozitare

7. Factori de risc ce ţin de tehnologie - Calităţile software-ului utilizat; - Incompatibilitatea intre sistemul naţional de raportare contabilă şi sistemul de

raportare european

8. Factori de risc ce vizează nevoi externe - Cresterea numarului de tranzactii/masuri/programe/proiecte de gestionat

9. Factori de risc ce vizează pierderi datorate unor catastrofe naturale - Pierderea unor documente sau înregistrări în caz de dezastru (foc, inundatii etc.)

10. Factori de risc privind relaţia cu partenerii din proiect - Numărul mare de instituţii partenere - Sistem de comunicare sofisticat cu instituţiile partenere (raportare)

11. Factori de timp - Indisponibilitatea informaţiei externe/datelor în timpul potrivit (documente,

rapoarte, declaraţii, angajamente etc.)


13

12. Factori ce ţin de resursele umane - Salariu scăzut/lipsa unui pachet motivaţional atractiv; - Politici nedefinite în ce priveşte formarea şi dezvoltarea resurselor umane.

În ce priveşte factorii de risc interni , am definit următoarele subcategorii:

1. Factori de risc privind resursele umane - Nivel scăzut de calificare - Aptitudini scăzute - Lipsa de experienţă - Lipsa de motivaţie - Lipsa unor formări relevante 2. Factori de risc ce ţin de eficienţă - Proceduri şi activităţi interne ineficiente - Structuri de audit şi control insuficient dezvoltate - Proceduri contabile nepotrivite - Sisteme operaţionale insuficient dezvoltate - Sistem IT ineficient. 3. Factori de risc referitori la circuitul financiar - Gestionare greşită a transferurilor (control inadecvat, neincadrarea in graficul de

timp) - Gestionare inadecvată a solicitărilor şi transferurilor de fonduri (control inadecvat,

neincadrarea in graficul de timp) 4. Autoritate - Structura organizaţiei - Delegarea de responsabilităţi - Lipsa stabilirii unor linii de autoritate - Lipsa unor roluri/persoane de substituţie - Relaţii de raportare nedefinite 5. Procesarea informaţiilor - Lipsa confidenţialităţii şi securităţii informaţiilor - Informaţii insuficiente, incorecte sau nereale primite de către membrii echipei de

la alte instituţii sau organisme din afara instituţiei - Neprimirea în timp util a informaţiilor şi a solicitărilor necesare în vederea

desfăşurării activităţii


14

- Output-uri scăzute sau incorecte - Informaţii contradictorii primite din surse diferite - Infrastructură ITC precară - Riscuri legate de conectarea la Internet - Verificare inadecvată a datelor - Sisteme de back-up inadecvate 6. Factori de risc de fraudă - Separare necorespunzătoare a responsabilităţilor - Intenţii de fraudă ale angajaţilor beneficiarului - Conflicte de interese - Utilizarea neautorizată a resurselor - Management inadecvat al confidenţialităţii informaţiilor.

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

2 a

15

Iden

tific

area

ris

curil

or

List

a de

ver

ifica

re p

entr

u id

entif

icar

ea r

iscu

rilor

ext

erne

P

entr

u f

ieca

re d

intr

e fa

ctor

ii d

e ris

c m

enţion

aţi m

ai jo

s, b

ifaţi-

i pe

acei

a ca

re a

u a

păr

ut

în u

ltim

ele

…..l

uni1 .

Des

crieţ

i pe

scu

rt c

um

vă

afec

tează

aceşt

i fa

ctor

i act

ivita

tea,

pre

cum

şi

sol

uţiil

e p

e ca

re le

pu

teţi id

entif

ica

pen

tru

soluţi

onar

ea

situ

aţiilo

r apăr

ute

.

Nr.

F

act

or/

cau

ză de

ris

c

Înre

gist

rat?

Da/

Nu

Ris

cul s

-a

mat

eria

lizat

?

Da/

Nu

Des

crie

rea

riscu

lui

Co

men

tari

i/ E

xplic

aţii/

Acţ

iun

i so

licita

te

Su

gest

ii pe

ntr

u

situ

aţii

viito

are

1.

Fac

tori

de r

isc

care

vi

zează

regl

emen

tăril

e în

do

men

iu

1.1

S

chim

bări î

n

regu

lam

ente

le U

E;

1.2

S

chim

bări î

n le

gisl

aţia

rom

ânea

scă;

1.3

R

egu

li, p

roce

dur

i şi

op

eraţi

i co

mp

lexe

2

Fac

tori

de r

isc

ce

vize

ază m

ediu

l pol

itic

1 Fre

cvenţa

com

pletă

rii li

stel

or d

e ve

rific

are

este

sta

bilită

de

cătr

e……

……

.

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

2 a

16

2.1

S

chim

bări î

n s

tru

ctu

ra

adm

inis

traţi

ei c

entr

ale

şi lo

cale

3.

Fac

tori

de r

isc

ce ţin

de

org

aniz

area

in

stituţio

nală

3.1

M

isiu

ne ş

i re

spo

nsab

ilităţi n

ecla

re

ale

ben

efic

iaru

lui şi a

le

inst

ituţii

lor

part

ener

e;

Au

torit

ate şi

mo

dal

ităţi

de

rap

orta

re n

ecla

re

într

e di

vers

e in

stituţ

ii cu

car

e b

enef

icia

rul

cola

bor

ează

3.2

A

uto

ritat

e şi m

od

alităţi

de

rap

orta

re n

ecla

re

într

e di

vers

e in

stituţ

ii cu

car

e b

enef

icia

rul

cola

bor

ează

;

3.3

S

chim

bări

inst

ituţio

nale

4

Fac

tori

de r

isc

care

vi

zează

disp

onib

ilita

tea

de

capi

tal

4.1

Li

psa

sau

in

dis

pon

ibili

tate

a u

nor

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

2 a

17

fon

duri

de

la b

uge

t p

rin c

are

să se

asi

gure

co

-fin

anţa

rea

pro

iect

elo

r

4.2

S

urs

e m

ultip

le d

e fin

anţa

re (

EU

, co

-fin

anta

re n

atio

nal

a sa

u lo

cala

, pa

rten

eri)

4.3

D

ificu

ltate

a ca

b

enef

icia

rii f

inal

i să

par

ticip

e cu

pro

pria

co

ntr

ibuţ

ie fi

nan

cia

ră în

pro

iect

5.

Fac

tori

de r

isc

care

se

refe

ră la

circ

uitu

l fin

anci

ar

5.1

R

apo

arte

ext

erne

n

epot

rivi

te (

dec

lara

tii

ban

care

inex

acte

) in

core

cte

)

5.2

T

rans

feru

ri gr

esite

in

tre

con

turi

ban

care

(i

ntar

ziat

e sa

u in

core

cte

)

5.3

G

estio

nar

e gr

esita

a

solic

itaril

or

ven

ite d

e la

alte

inst

itutii

(i

ntar

ziat

e sa

u

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

2 a

18

inco

rect

e

6.

Fac

tori

de r

isc

priv

ind

infr

astr

uctu

ra

6.1

Li

psa

un

or

spaţii

po

triv

ite c

are

să fu

ncţ

ione

ze c

a b

irou

ri.

6.2

Li

psa

spaţ

iilo

r p

otr

ivite

p

entr

u a

rhiv

are

şi

dep

ozita

re

7.

Fac

tori

de r

isc

ce ţin

de

tehn

olog

ie

7.1

C

alităţil

e so

ftwar

e-u

lui

util

izat

;

7.2

In

com

pat

ibili

tate

a in

tre

sist

emul

naţio

nal

de

rap

ort

are

cont

abilă şi

si

stem

ul d

e ra

port

are

euro

pean

8.

Fac

tori

de r

isc

ce

vize

ază n

evoi

ext

erne

8.1

C

rest

erea

nu

mar

ului

de

tran

zact

ii/m

asu

ri/pr

ogr

ame/

pro

iect

e d

e ge

stio

nat

9.

Fac

tori

de r

isc

ce

vize

ază p

ierd

eri

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

2 a

19

dato

rate

uno

r ca

tast

rofe

nat

ural

e

9.1

P

ierd

ere

a un

or

do

cum

ente

sau

în

regi

străr

i în

ca

z d

e d

ezas

tru

(fo

c,in

und

atii

etc.

)

10.

F

acto

ri de

ris

c pr

ivin

d re

laţia

cu

part

ener

ii di

n pr

oiec

t

10.

1 N

umă

rul

mar

e d

e in

stituţii

par

ten

ere

10.

2 S

iste

m d

e co

mun

ica

re

sofis

ticat

cu

inst

ituţiil

e p

arte

ne

re (

rapo

rtar

e)

11.

F

acto

ri de

tim

p

11.

1 In

dis

pon

ibili

tate

a in

form

aţie

i ex

tern

e/da

telo

r în

tim

pul p

otr

ivit

(do

cum

ente

, rap

oar

te,

dec

laraţ

ii, a

nga

jam

ente

et

c.)

12.

F

acto

ri ce

ţin

de

resu

rsel

e um

ane

12.

1 S

alar

iu s

căzut

/lip

sa

un

ui p

ach

et

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

2 a

20

mo

tivaţ

ion

al a

tra

ctiv

1

2.2

Po

litic

i ned

efin

ite î

n c

e p

riveş

te fo

rma

rea ş

i d

ezvo

ltare

a re

surs

elo

r u

man

e.

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

2 b

21

Iden

tific

area

ris

curil

or

An

exa

2 b

List

a de

ver

ifica

re p

entr

u id

entif

icar

ea r

iscu

rilor

inte

rne

Pen

tru

fie

care

din

tre

fact

orii

de

risc

menţio

naţ

i mai

jos,

bifaţi-

i pe

acei

a ca

re a

u apăr

ut î

n ul

timel

e …

..lun

i2 . D

escr

ieţi p

e sc

urt

cu

m vă

af

ecte

ază a

ceşt

i fa

ctor

i act

ivita

tea,

pre

cum

şi

sol

uţiil

e p

e ca

re le

pu

teţi id

entif

ica

pen

tru

soluţi

onar

ea

situ

aţiilo

r apăr

ute

.

Nr.

Fac

tor/

cau

ză d

e ris

c

Înre

gist

rat?

Da/

Nu

Ris

cul s

-a

mat

eria

lizat

?

Da/

Nu

Des

crie

rea

riscu

lui

Co

men

tarii

/ E

xplic

aţii/

Acţ

iun

i so

licita

te

Su

gest

ii pe

ntr

u s

ituaţii

viito

are

1.

Fac

tori

de r

isc

priv

ind

resu

rsel

e um

ane

1.1

N

ivel

scă

zut d

e ca

lific

are

1.2

A

ptit

udin

i scă

zute

1.3

Li

psa

de

exp

erie

nţă

1.4

Li

psa

de

mo

tivaţie

1.5

Li

psa

un

or

formă

ri re

leva

nte

2.

Fac

tori

de r

isc

ce

2 Fre

cvenţa

com

pletă

rii li

stel

or d

e ve

rific

are

este

sta

bilită

de

cătr

e……

……

……

……

..

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

2 b

22

ţin d

e ef

icie

nţă

2.1

P

roce

dur

i şi

activ

ităţi

inte

rne

inef

icie

nte

2.2

S

tru

ctu

ri d

e au

dit şi

cont

rol i

nsu

ficie

nt

dez

volta

te

2.3

P

roce

dur

i co

ntab

ile

nep

otr

ivite

2.4

S

iste

me

ope

raţion

ale

insu

ficie

nt

dez

volta

te

2.5

S

iste

m I

T in

efic

ien

t.

3.

Fac

tori

de r

isc

refe

ritor

i la

circ

uitu

l fin

anci

ar

3.1

G

estio

nar

e gr

eşită

a

tran

sfer

uril

or

(co

ntro

l in

adec

vat,

nei

nca

dra

rea

in

graf

icu

l de

timp)

3.2

G

estio

nar

e in

adec

vată a

solic

ităril

or şi

tr

ansf

eru

rilo

r d

e fo

ndu

ri (c

ontr

ol

inad

ecva

t, n

ein

cad

rare

a in

gr

afic

ul d

e tim

p)

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

2 b

23

4.

Aut

orita

te

4.1

S

tru

ctu

ra

org

aniz

aţiei

4.2

D

ele

gare

a d

e re

spon

sab

ilităţi

4.3

Li

psa

sta

bilir

ii u

nor

linii

de

auto

rita

te

4.4

Li

psa

un

or

rolu

ri/pe

rso

ane

de

sub

stituţie

4.5

R

elaţi

i de

rap

ort

are

ned

efin

ite

5

Pro

cesa

rea

info

rmaţii

lor

5.1

Li

psa

co

nfid

enţia

lităţ

ii şi

se

curi

tăţii

info

rmaţ

iilor

5.2

In

form

aţii

insu

ficie

nte

, in

core

cte

sau

nere

ale

prim

ite d

e căt

re

me

mb

rii e

chip

ei d

e la

alte

inst

ituţii

sau

o

rgan

ism

e d

in a

fara

in

stituţie

i

5.3

N

eprim

irea

în

timp

u

til a

info

rmaţi

ilor şi

a

solic

ităril

or

nec

esa

re î

n ve

der

ea

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

2 b

24

des

făşurăr

ii ac

tivităţii

5

.4

Ou

tpu

t-u

ri scă

zute

sa

u in

core

cte

5.5

In

form

aţii

cont

radi

ctor

ii p

rimite

din

sur

se

dife

rite

5.6

In

fras

tru

ctu

ră I

TC

p

reca

ră

5.7

R

iscu

ri le

gate

de

cone

cta

rea

la

Inte

rnet

5.8

V

erifi

care

in

adec

vată a

dat

elo

r

5.9

S

iste

me

de

bac

k-u

p in

adec

vate

6

Fac

tori

de r

isc

de

frau

dă

6.1

S

epa

rare

n

ecor

esp

unzăto

are

a re

spon

sab

ilităţilo

r

6.2

In

tenţi

i de

frau

dă a

le

anga

jaţilo

r b

enef

icia

rulu

i

6.3

C

on

flict

e de

inte

rese

6.4

U

tiliz

area

n

eaut

oriz

ată a

re

surs

elo

r

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

2 b

25

6.5

M

ana

gem

ent

inad

ecva

t al

co

nfid

enţia

lităţ

ii in

form

aţiil

or.


26

Identificarea riscurilor

Anexa 3

Chestionar cu membrii echipei

Riscul: factor, situaţie sau eveniment incerte care, dacă apar, au impact pozitiv sau negativ asupra: obiectivelor, activităţilor sau reputaţiei unei organizaţii, precum şi asupra îndeplinirii cu succes a sarcinilor/misiunii sale.

Exemplu

Cauză: personal puţin în soluţionarea unei sarcini Risc: realizarea sarcinii poate dura mai mult decât a fost planificat iniţial Consecinţă: creşteri ale costurilor, scăderea calităţii, lipsa de mulţumire a partenerilor Probabilitatea de risc: probabilitatea de apariţie a unui factor de risc care se poate materializa şi poate afecta îndeplinirea optimă a sarcinii

Impactul riscului : magnitudinea efectului asupra activităţii/obiectivelor proiectului dacă riscul s-ar materializa.

Chestionar Pornind de la informaţiile prezentate mai sus, vă rugăm să răspundeţi la următoarele întrebări:

I. Care sunt, în aprecierea dv, riscurile care vă pot afecta activitatea cel mai des?

Vă rog să menţionaţi cel puţin 5 asemenea factori de risc.

• ……………………………………………………………………… • ……………………………………………………………………… • ……………………………………………………………………… • ……………………………………………………………………… • ………………………………………………………………………


27

II. Care sunt, în aprecierea dv, cauzele pentru fiecare dintre cele 5 riscuri

menţionate mai sus?

• Risc 1: Cauză……………………………………………………….. • Risc 2: Cauză ……………………………………………………….. • Risc 3: Cauză ……………………………………………………….. • Risc 4: Cauză ……………………………………………………….. • Risc 5: Cauză ………………………………………………………..

III. Care sunt, în aprecierea dv, consecinţele pentru fiecare dintre cele 5 riscuri

menţionate la intrebarea I?

• Risc 1: Consecinţă……………………………………………………….. • Risc 2: Consecinţă ……………………………………………………….. • Risc 3: Consecinţă ……………………………………………………….. • Risc 4: Consecinţă ……………………………………………………….. • Risc 5: Consecinţă ………………………………………………………..

IV. Pe o scală de la 1 la 5 (1 – foarte improbabil, 2 = putin probabil, 3 – posibil, 4

= foarte posibil, 5 = aproape sigur), vă rog să apreciaţi probabilitatea de apariţie a fiecăruia dintre cele 5 riscuri identificate la itemul I.

• Risc 1: Scorul de probabilitate

……………………………………………………….. • Risc 2: Scorul de probabilitate




………………………………………………………..

V. Pe scala de la 1 la 5 (1 = foarte scăzut, 2 = scăzut, 3 = moderat, 4 = mare, 5 = foarte mare), vă rog să apreciaţi impactul asupra activităţii pentru fiecare dintre cele 5 riscuri identificate la itemul I.

• Risc 1: Scorul de

impact……………………………………………………….. • Risc 2: Scorul de impact

……………………………………………………….. • Risc 3: Scorul de impact

………………………………………………………..


28

• Risc 4: Scorul de impact ………………………………………………………..

• Risc 5: Scorul de impact ………………………………………………………..


29

Evaluarea riscurilor

Anexa 4 a

Lista de verificare pentru identificarea riscurilor externe

Pentru fiecare dintre factorii de risc menţionaţi mai jos, bifaţi-i pe aceia care au apărut în ultimele 3(?).luni. Descrieţi pe scurt cum vă afectează aceşti factori activitatea, precum şi soluţiile pe care le puteţi identifica pentru soluţionarea situaţiilor apărute.

Vă rog să evaluaţi riscurile respective pe cele două scale - scala de probabilitate şi scala de impact.

Nr. Factor/Cauza

riscului

Înregistrat?

Da/ Nu

Riscul s-a materializat?

Da/ Nu

Descrierea riscului

Probabilitate (1 – foarte improbabil, 2 =

putin probabil, 3 – posibil, 4 = foarte

posibil, 5 = aproape sigur)

Impact (1 = foarte

scăzut, 2 = scăzut, 3 = moderat, 4 = mare, 5 = foarte mare)

1. Schimbări în regulamentele UE;

2. Schimbări în legislaţia românească;

3. Reguli, proceduri şi operaţii complexe

4. Schimbări în structura administraţiei centrale şi locale

5. Misiune şi responsabilităţi neclare ale beneficiarului și ale instituţiilor


30

partenere;

6. Autoritate şi modalităţi de raportare neclare între diverse instituţii cu care beneficiarul colaborează;

7. Schimbări instituţionale

8. Lipsa sau indisponibilitatea unor fonduri de la buget prin care să se asigure co-finanţarea proiectelor;

9. Surse multiple de finanţare (EU, co-finantare nationala, parteneri);

10. Dificultatea ca beneficiarii finali să participe cu propria contribuţie financiară în proiect

11. Rapoarte externe nepotrivite (declaratii bancare inexacte)

12. Transferuri gresite intre conturi bancare (intarziate sau incorecte)


31

13. Gestionare gresita a solicitarilor venite de la alte institutii (intarziate sau incorecte)

14. Lipsa unor spaţii potrivite care să funcţioneze ca birouri

15. Lipsa spaţiilor potrivite pentru arhivare şi depozitare

16. Calităţile software-ului utilizat;

17. Incompatibilitatea intre sistemul naţional de raportare contabilă şi sistemul de raportare european

18. Cresterea numarului de tranzactii/masuri/programe/proiecte de gestionat

19. Pierderea unor documente sau înregistrări în caz de dezastru (foc,inundatii etc.)

20. Numărul mare de instituţii partenere

21. Sistem de comunicare


32

sofisticat cu instituţiile partenere (raportare)

22. Indisponibilitatea informaţiei externe/datelor în timpul potrivit (documente, rapoarte, declaraţii, angajamente etc.)

23. Salariu scăzut/lipsa unui pachet motivaţional atractiv;

24. Politici nedefinite în ce priveşte formarea şi dezvoltarea resurselor umane.


33

Evaluarea riscurilor

Anexa 4 b

Lista de verificare pentru identificarea riscurilor interne

Pentru fiecare dintre factorii de risc menţionaţi mai jos, bifaţi-i pe aceia care au apărut în ultimele …..luni3. Descrieţi pe scurt cum vă afectează aceşti factori activitatea, precum şi soluţiile pe care le puteţi identifica pentru soluţionarea situaţiilor apărute.

Vă rog să evaluaţi riscurile respective pe cele două scale - scala de probabilitate şi scala de impact

Nr. Factor/Cauza

riscului

Înregistrat?

Da/ Nu

Riscul s-a materializat?

Da/ Nu

Descrierea riscului

Probabilitate (1 – foarte improbabil, 2 = putin probabil, 3 – posibil, 4 = foarte posibil, 5 =

aproape sigur)

Impact (1 = foarte

scăzut, 2 = scăzut, 3 = moderat, 4 = mare, 5 = foarte mare)

1 Factori de risc privind resursele umane

1.1 Nivel scăzut de calificare

1.2 Aptitudini scăzute

1.3 Lipsa de experienţă

1.4 Lipsa de motivaţie

1.5 Lipsa unor formări relevante

2 Factori de risc ce ţin de eficienţă

2.1 Proceduri şi activităţi interne

3 Frecvenţa completării listelor de verificare este stabilită de către ……………..


34

ineficiente 2.2 Structuri de audit

şi control insuficient dezvoltate

2.3 Proceduri contabile nepotrivite

2.4 Sisteme operaţionale insuficient dezvoltate

2.5 Sistem IT ineficient.

3. Factori de risc referitori la circuitul financiar

3.1 Gestionare greşită a transferurilor (control inadecvat, neincadrarea in graficul de timp)

3.2 Gestionare inadecvată a solicitărilor şi transferurilor de fonduri (control inadecvat, neincadrarea in graficul de timp)

4. Autoritate

4.1 Structura organizaţiei

4.2 Delegarea de responsabilităţi

4.3 Lipsa stabilirii unor linii de autoritate

4.4 Lipsa unor roluri/persoane de substituţie


35

4.5 Relaţii de raportare nedefinite

5. Procesarea informa ţiilor

5.1 Lipsa confideţialităţii şi securităţii informaţiilor

5.2 Informaţii insuficiente, incorecte sau nereale primite de către membrii echipei de la alte instituţii sau organisme din afara instituţiei

5.3 Neprimirea în timp util a informaţiilor şi a solicitărilor necesare în vederea desfăşurării activităţii

5.4 Output-uri scăzute sau incorecte

5.5 Informaţii contradictorii primite din surse diferite

5.6 Infrastructură ITC precară

5.7 Riscuri legate de conectarea la Internet

5.8 Verificare inadecvată a datelor

5.9 Sisteme de back-up inadecvate

6. Factori de risc


36

de fraudă 6.1 Separare

necorespunzătoare a responsabilităţilor

6.2 Intenţii de fraudă ale angajaţilor beneficiarului

6.3 Conflicte de interese

6.4 Utilizarea neautorizată a resurselor

6.5 Management inadecvat al confidenţialităţii informaţiilor.

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

5 a

şi

5 b

37

An

exa

5 a

Mat

ricea

eva

luării

ris

curil

or –

ris

curi

exte

rne

Ris

c P

rob

abili

tate

Im

pac

t S

cor

Inte

rpre

tare

Ris

c 1

(des

crie

re)

x

y x*

y M

ajor

/ m

ode

rat/

sc

ăzu

t

Ris

c 2

Ris

c 3

……

……

……

…

……

……

……

…..

A

nex

a 5

b

Mat

ricea

cla

sific

arii

riscu

rilor

– r

iscu

ri in

tern

e (

cont

rol)

Ris

c P

rob

abili

tate

Im

pac

t S

cor

Inte

rpre

tare

Ris

c 1

(des

crie

re)

x

y x*

y M

ajor

/ m

ode

rat/

sc

ăzu

t

Ris

c 2

Ris

c 3

……

……

……

…

……

……

……

…..

MANAGEMENTUL RISCULUI Anexa 6 a

38

Anexa 6 a

Lista prioritizarii riscurilor externe

Risc Nr. Factor de risc Risc

Scăzut Mediu Mare

1

Resurse umane

- Lipsa independentei in dezvoltarea politicii de resurse umane

- Schema de salarizare neatractivă

- Posibilităţi reduse de dezvoltare a carierei

- Scăderea personalului beneficiarului

- Întârzieri în executarea sarcinilor

- Calitate proastă a documentelor

X

2

Infrastructura

- Lipsa unor spaţii potrivite care să funcţioneze ca birouri

- Lipsa spaţiilor potrivite pentru arhivare şi depozitare

- Pierderea documentelor

- Pierdere de timp - Gestionare improprie

a muncii angajatilor din echipa

- Indisponibilitatea informaţiei externe/datelor în timpul potrivit

X

3.

Organizare institutională - Schimbări instituţionale

care pot afecta cooperarea beneficiarului cu alte structuri

- Relatii de raportare şi autoritate neclare

- Lipsa unor formări relevante în domeniul raportări externe

- Eforturi reduse de transfer al cunoaşterii

X

MANAGEMENTUL RISCULUI Anexa 6 a

39

4.

Dsponibilitatea de capital

- Indisponibilitatatea de gestionare a fondurilor

- Surse multiple de finanţare

- Întârzieri - Erori - Plângeri din partea

beneficiarilor finali

X

5. Procesarea informaţiei

- Lipsa asigurării accesului la server

- Asigurarea improprie a securităţii şi confidentialităţii datelor

- Pierderea unor documente păstrate în format electronic

- Întârzieri în atingerea obiectivelor

X

MANAGEMENTUL RISCULUI Anexa 6 b

40

Anexa 6 b

Lista prioritizarii riscurilor interne

Risc

Nr. Factor de risc Risc Scăzut Mediu Mare

1

Resurse umane

- Supraîncărcare - Lipsa de

motivaţie/pachet motivaţional atractiv

- Lipsa unor formări relevante

- Scăderea personalului beneficiarului

- Întârzieri în executarea sarcinilor


X

2

Eficienţă

- Proceduri şi activităţi interne ineficiente

- Structuri de audit şi control insuficient dezvoltate

- Sisteme operaţionale insuficient dezvoltate


- Erori; - Întârzieri în

executarea sarcinilor - Pierdere de timp

X

3

Procesarea informa ţiilor

- Sistem nadecvat de realizare a back-up-ului informaţiilor

- Comunicare internă deficitară

- Erori; - Întârzieri în

executarea sarcinilor - Calitate proastă a

documentelor

X

MANAGEMENTUL RISCULUI Anexa 6 b

41

4

Circuit financiar

- Lipsa unui sistem propriu de contabilitate

- Surse multiple de finanţare

- Intarzieri - Erori

X

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

6 b

42

Ane

xa

Pla

n de

ras

puns

in s

ituat

ia a

parit

iei u

nui r

isc

Nr

Fac

tor

de

risc

Inte

rpre

tare

I(na

lt) M

(ode

rat)

, S

(căzu

t)

Tip

ul

stra

tegi

ei

Act

iuni

spe

cific

e T

imp

Efc

ienţă/

rezu

ltate

Măsu

ri de

m

onito

rizar

e

Res

urse

um

ane

1

Efic

ienţă

2

Org

aniz

are

inst

ituţio

nală

3

Pro

cesa

rea

info

rmaţ

iei

4

Ope

raţii

fina

ncia

re

5.

MA

NA

GE

ME

NT

UL

RIS

CU

LUI A

nexa

6 b

43

Infr

astr

uctu

ră

6.

Acţ

iuni

car

e tr

ebui

e lu

ate

pent

ru a

îmbu

nătăţi

cuno

aşte

rea

riscu

rilor

pos

ibile

şi c

apac

itate

a de

răsp

uns

la r

isc

Acţ

iune

T

erm

en

In

tocm

it,

Exp

ert p

e te

rmen

scu

rt

Ign

at N

ico

leta

Managementul cercetarii avansate 23.03 - TSOCM A.2.3... · 1. Strategia de management al riscului...

Documents

Transcript of Managementul cercetarii avansate 23.03 - TSOCM A.2.3... · 1. Strategia de management al riscului...