1

MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL

Lectiile 1 si 2

1. SISTEMUL CONTABIL – SURSĂ ESENŢIALĂ DE INFORMAŢII PENTRU MANAGEMENTUL

FINANCIAR-CONTABIL Introducere

Economia de piaţă presupune existenţa unei legislaţii adecvate regulilor acestui sistem, cunoaşterea şi aplicarea lor necondiţionată. Eliminarea centralizării, independenţa decizională a societăţilor comerciale, ce caracterizează mecanismul economiei de piaţă, implică asumarea responsabilităţii tuturor riscurilor în utilizarea capitalului şi în obţinerea profitului. Obiectivul capitolului

Rolul managementului, al managerului în general, este foarte important în funcţionarea societăţilor comerciale indiferent de forma juridică a acestora. Componentă a activităţii manageriale, managementul financiar-contabil presupune cunoaşterea normelor legale care reglementează activitatea contabilă, organizarea optimă a acesteia, utilizarea, gestionarea şi urmărirea permanentă a folosirii mijloacelor financiare pe baza principiului profitului maxim, precum şi analiza şi asigurarea necesarului de capital pentru perioada următoare, care se stabileşte pe baza alegerii variantei optime. Concepte cheie

o Sistemul contabil o Sistemul de calitate o Fondul de informaţii o Controlul contabil o Documentele de evidenţă o Documente primare sau acte justificative

Rezumat

1.1. Locul şi rolul managementului financiar-contabil

În cadrul societăţilor comerciale, aplicarea în practică a managementului financiar-contabil vizează asigurarea condiţiilor actului decizional cel mai bun, pentru aceasta fiind necesare:

a) organizarea optimă a fluxului informaţional (documente financiar-contabile şi informaţii economice);

b) analiza economico-financiară a rezultatelor perioadei curente şi luarea unor măsuri imediate;

c) fixarea unor limite minime de profit şi rată a profitului sau, dacă nu există soluţii de rentabilizare, activităţile trebuie desfiinţate şi mijloacele financiare îndreptate spre alte activităţi, rentabile;

2

d) inventarierea tuturor elementelor ce pot împiedica sau favoriza rentabilizarea unora sau altora dintre activităţi;

e) cunoaşterea elementelor fundamentale ale cererii şi aplicarea în practică a principiului profitului maxim în funcţie de specificul local;

f) respectarea prevederilor statutar-organizatorice.

1.2. Fondul de informaţii al managementului financiar-contabil: documente justificative, registre şi situaţii financiare

Managementul financiar-contabil se referă la sistemele legale şi administrative, precum şi la procedurile stabilite pentru a permite entităţilor să conducă activităţile, astfel încât să asigure utilizarea corectă a fondurilor, în conformitate cu standardele definite de probitate şi regularitate. Aceste activităţi includ creşterea venitului, managementul cheltuielilor, contabilitatea financiară şi managementul activelor.

Managementul financiar eficient presupune actualitatea şi legitimiatea cheltuielilor, dirijarea cheltuielilor în concordanţă cu regulamentele, luarea măsurilor necesare pentru a preveni şi pedepsi orice încălcare a legii şi a recupera orice pagubă provocată de nereguli sau neglijenţă.

Un concept-cheie în teoria şi practica managementului modern îl constituie responsabilitatea. Managerii sunt obligaţi să ducă la îndeplinire un set definit de sarcini, în conformitate cu regulile şi standardele aplicabile posturilor lor. Persoana sau organismul căruia managerul trebuie să-i raporteze şi faţă de care răspunde pentru acţiunile sale este explicit indicată şi managerul trebuie recompensat, pentru performanţe bune, să suporte consecinţele unei prestaţii inadecvate. Managerul unei unităţi organizaţionale trebuie să răspundă şi pentru acţiunile personalului din subordine.

Managementul modern presupune să se asigure o mai mare flexibilitate şi autonomie managerilor, în scopul îmbunătăţirii eficienţei şi efectivităţii opţiunilor lor. Deoarece acest lucru conferă managerului mai mari puteri în a lua decizii, un mai mare accent se cere pus pe responsabilitate, ca instrument pentru echilibrarea şi controlul exerciţiului acestor puteri.

În raport cu munca desfăşurată, responsabilitatea poate fi: - internă, la un nivel ridicat al managementului, în care activitatea managerilor este

evaluată după regulile de bază, în funcţie de modul cum şi-au îndeplinit sarcinile cuprinse în fişa postului, cu creşteri salariale şi/ sau perspective de promovare, în raport cu rezultatul unor asemenea evaluări (evaluarea performanţei). Fişa postului reprezintă un set de sarcini sau activităţi care trebuie realizate de o persoană şi prin care este delimitat postul ocupat de acesta;

- externă, în funcţie de prevederile în domeniu adoptate de Parlament, de agenţii, publice şi centrale, instituţii supreme de audit etc.

Managementul financiar-contabil pune accent pe controlul managerial, respectiv pe controlul intern.

Controlul managerial implică organizarea politicilor şi procedurilor utilizate pentru a se asigura că:

- programele îşi ating scopurile; - resursele utilizate pentru realizarea programelor sunt în concordanţa cu scopurile şi

obiectivele entităţii;

3

- programele sunt protejate împotriva fraudei şi proastei gestiuni; - informaţiile sunt obţinute la timp şi utilizate în procesul decizional. Responsabilitatea de a stabili şi monitoriza sistemele de control managerial revine

conducerii entităţii respective. Pentru management şi administraţie, controlul este un sistem de mecanisme şi mijloace

de ghidare, autoreglare sau constrângere, folosit cu scopul de a preveni. A controla înseamnă a verifica şi analiza, a avea o imagine clară a conturilor.

Controlul contabil constă în proceduri şi documentări focalizate pe protejarea patrimoniului, conducerea şi înregistrarea tranzacţiilor financiare şi conformitatea documentelor financiare. Procedurile sunt frecvent bazate pe standardele internaţionale şi naţionale, pentru a se asigura uniformitatea practicilor contabile.

În activitatea lor, managerii sunt asistaţi de un fond de informaţii constituit din documente justificative, registre şi situaţii financiare. Sistemele de informaţii pentru managementul financiar-contabil au menirea de a asigura o mai bună gestionare a resurselor. De asemenea, aceste sisteme pot contribui la evaluarea performanţei programelor, la planificarea atribuţiilor şi la monitorizarea progresului înregistrat, conform obiectivelor propuse. Sistemele de informaţie managerială formează un element-cheie al controlului managerial.

Creşterea rolului contabilităţii în procesul de sintetizare şi control asupra activităţii economico-financiare necesită perfecţionarea continuă a normelor sale metodologice, folosirea mijloacelor moderne de calcul şi evidenţă, precum şi organizarea sa în mod raţional, pe baze ştiinţifice.

Evidenţa este esenţială în managementul activităţii economico-sociale bazate pe criteriul de profit, întrucât implică ordine şi disciplină economică şi financiară. Managementul raţional şi clar al evidenţei asigură disciplina economică, contractuală, gestionară şi financiară.

Pentru a obţine o imagine fidelă a activităţii economice şi financiare, este necesar ca informaţiile cuprinse în situaţiile financiare să fie reale, legale, corecte şi de înaltă calitate.

Managementul financiar-contabil are menirea să asigure întocmirea documentelor primare cu respectarea condiţiilor de formă şi de conţinut, organizarea evidenţei tehnic-operative şi contabile cu respectarea normelor metodologice şi a reglementărilor armonizate cu cele ale Comunităţii Economice Europene.

Informaţiile consemnate în documentele primare, în evidenţa tehnic-operativă şi contabilă, în situaţiile financiare au cea mai largă utilizare în managementul financiar-contabil, întrucât acestea reflectă activitatea economică, financiară şi gestionară a unităţilor patrimoniale.

1.3. Documentaţia – procedeu al metodei contabilităţii. Documentele de evidenţă

Definiţia şi importanţa documentelor

Primul procedeu utilizat în metoda contabilităţii este observarea, care presupune constatarea fenomenelor exprimate valoric, în vederea înregistrării lor.

Informaţiile primare culese sunt consemnate, transpuse în purtătorii de informaţii primari, adică în documente justificative primare.

De altfel, documentaţia este unul dintre procedeele metodei contabilităţii în virtutea

4

căruia orice operaţie economico-financiară este consemnată scriptic în conturi numai dacă, în prealabil, a fost consemnată într-un document sau act scris.

Documentele sunt actele scrise întocmite cu prilejul efectuării operaţiilor economico-financiare, pentru a servi ca dovadă a înfăptuirii lor şi ca mijloc de fundamentare a înregistrărilor contabile.

Documentaţia primară comportă totalitatea actelor scrise în care se consemnează, pentru prima dată, operaţii economico-financiare.

Un act scris are calitatea de document dacă îndeplineşte următoarele condiţii: dovedeşte efectuarea unei anumite operaţii; conţine descrierea detaliată şi completă a operaţiei: calitativ, cantitativ şi valoric; conţine confirmarea realităţii şi exactităţii operaţiei, prin semnăturile persoanelor

participante. Înregistrările contabile se efectuează numai pe bază de documente.

Clasificarea documentelor a. După numărul operaţiilor consemnate: - documente primare (singulare), în care se consemnează, pentru prima dată, o singură

operaţie economico-financiară efectuată: chitanţa, bonul de consum etc.; - documente centralizatoare (cumulative), în care se consemnează mai multe operaţii

economico-financiare similare: centralizatorul bonurilor de consum, recapitulaţia mărfurilor intrate, recapitulaţia mărfurilor ieşite etc.; documentele centralizatoare însumează mai multe documente primare.

b. După modul de întocmire:

- originale: primul exemplar; - copii: celelalte exemplare, obţinute la indigo sau xerox; - duplicate: copii conforme cu originalul, care au calitatea de original, dar numai în

lipsa originalului; se eliberează de emitent când originalul este pierdut sau distrus. c. După natura operaţiilor la care se referă:

- documente de dispoziţie, prin care se dispune sau se aprobă executarea unei operaţii economico-financiare: comanda dată de client furni-zorului, ordinul de plată dat băncii de o întreprindere pentru achitarea unei sume din disponibilul propriu etc.;

- documente de execuţie, prin care se confirmă executarea unei operaţii economico- financiare: factura (în care se consemnează vânzarea de produse, de lucrări executate sau de servicii prestate), chitanţa (în care se consemnează încasarea unei sume de bani) etc.;

- documente combinate (mixte), care conţin atât dispoziţia de executare, cât şi confirmarea executării operaţiei: bonuri de consum (prin care se dispune magazinului să elibereze materiale şi, concomitent, delegatul secţiei primitoare confirmă recepţia lor), dispoziţia de livrare, aviz de expediere etc.;

- documente contabile, care se întocmesc în cadrul serviciului de contabilitate, în vederea înregistrării operaţiilor economico-financiare: Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Registrul Cartea mare.

d. După locul de întocmire:

- documente interne, cele întocmite în cadrul unităţii şi care circulă fie în interiorul ei (bonul de consum, statul de salarii etc.), fie în afara ei (factura pentru produse livrate, cecul de numerar etc.);

5

- documente externe, cele întocmite în alte unităţi şi intrate în întreprindere: comanda primită de la client, factura pentru materiale aprovizionate, extrasul de cont primit de la bancă etc.

e. După regimul de tipărire şi utilizare:

- documente cu regim special, cele tipărite, completate, utilizate, păstrate şi arhivate pe bază de dispoziţii legale, speciale; sunt înseriate şi numerotate, au imprimată menţiunea cu regim special, se ţin în evidenţă şi se justifică, atât formularele utilizate, cât şi cele neutilizate; de exemplu, chitanţa, factura etc.;

- documente fără regim special, cele care nu necesită o evidenţă aparte, ci se întocmesc respectându-se normele generale de întocmire şi circulaţie a documentelor; de exemplu, fişa mijlocului fix, fişa de magazie, jurnalul pentru cumpărături, jurnalul pentru vânzări etc.

Structura documentelor

Orice document poate fi un act justificativ, dacă conţine următoarele elemente:

denumirea; numărul de ordine; denumirea unităţii emitente; data întocmirii şi locul emiterii; descrierea operaţiei pe care o consemnează, şi anume: natura operaţiei, mijloacele

economice care au format obiectul ei, indicatorii cantitativi şi valorici aferenţi, semnăturile persoanelor care au participat la efectuarea operaţiei (documentele referitoare la plăţi trebuie să fie vizate pentru control preventiv de contabilul şef şi aprobate de conducătorul unităţii).

-se în carnetele respective.

Păstrarea documentelor

În cursul anului, documentele se păstrează în arhiva curentă din cadrul fiecărui serviciu funcţional, iar la finele anului ele se predau arhivei generale a unităţii, unde se înscriu în registrul de arhivă.

Arhiva generală este amenajată într-o încăpere specială, la adăpost de foc, furt, intemperii, umezeală şi rozătoare. Organizarea şi funcţionarea arhivei cad în sarcina contabilului şef, care desemnează salariaţii ce se vor ocupa de operaţiile de arhivare.

Scoaterea unui document din arhivă se poate face numai cu aprobarea conducătorului unităţii.

Organizarea arhivei se poate face:

- cronologic, în ordinea datelor de înregistrare a documentelor; - pe feluri de operaţii; de exemplu, aprovizionări, desfaceri, operaţii băneşti etc.; - pe corespondenţi – pe unităţile cu care se întreţin relaţiile economico-financiare; - combinat – prin utilizarea combinată a modalităţilor arătate mai sus.

Termenele de păstrare a documentelor variază după felul acestora şi sunt stabilite de Arhivele Statului şi de Legea contabilităţii. Astfel, registrele de contabilitate şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile se păstrează timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani. Actele cu caracter administrativ, corespondenţa şi actele ce nu sunt acte justificative se păstrează între unu şi doi ani.

6

La expirarea termenului de păstrare, dosarele se predau fie la arhiva de stat locală, fie ca maculatură, în condiţiile prevăzute de dispoziţiile legale, cu avizul Arhivelor Statului.

În registrul de arhivă, la coloana observaţii, în dreptul rândului pe care este scris dosarul respectiv, se face menţiunea de predare, indicându-se şi numărul documentului care confirmă predarea.

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii actelor justificative, fişelor, situaţiilor, jurnalelor etc., conducătorul unităţii economice şi conducătorul compartimentului financiar-contabil sunt obligaţi să se conformeze dispoziţiilor legale privind reconstituirea documentelor în 30 de zile de la constatare.

1.4. Documentele primare sau actele justificative – mijloc de informare operativă a managementului financiar-contabil

Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare – dezvoltare, societăţile coope-ratiste şi celelalte persoane juridice cu scop lucrativ, instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice, cu şi fără scop lucrativ, precum şi persoanele fizice autorizate să desfăşoare activităţi independente consemnează operaţiile economice şi financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale, fişe şi alte documente contabile.

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice şi financiare, constituie, de regulă, surse de informaţii pentru toate formele evidenţei, reprezentând tabloul de bord al managementului financiar-contabil.

Documentele justificative, care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate. De aceea, ele trebuie să îndeplinească anumite cerinţe în ceea ce priveşte structura, circulaţia şi păstrarea lor.

1.4.1. Înscrierea datelor în documente

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pastă de pix, cu maşina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul. Nu sunt admise ştersături sau alte asemenea procedee, nici lăsarea de spaţii libere între operaţiile înscrise în documente.

Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să fie citite, iar deasupra lor se scriu textul sau cifra corectă.

Corectarea se face în toate exemplarele documentului justificativ, menţionându-se şi data efectuării operaţiei.

În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, sau al altor documente, pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul greşit se anulează şi rămâne în carnetul respectiv, cu excepţia ordinului de deplasare (delegaţie), pe baza căruia se primeşte sau se restituie diferenţa între cheltuielile efective de deplasare şi avansul acordat.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe, este necesară confirmarea, prin semnătura atât a predătorului, cât şi a primitorului.

7

În cazul completării documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menţionân-du-se data rectificării şi semnătura celui care a făcut modificarea. Documentele înscrise în listele de erori, anulări sau completări, pe temeiul cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a unităţii, trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de unitatea beneficiară. Numele şi prenumele acestor persoane se comunică unităţilor de informatică prelucrătoare.

1.4.2. Cerinţele (condiţiile) ce trebuie îndeplinite de documentele justificative

Documentele justificative trebuie să îndeplinească atât condiţii de formă, cât şi condiţii de conţinut (de fond).

A.Condiţii de formă: a) Autenticitatea documentelor, respectiv, întocmirea cu respectarea condiţiilor legale,

şi anume: - folosirea formularelor tipizate; - întocmirea justă şi completarea cu toate elementele necesare; - completarea corectă a datelor, corectarea eventualelor falsificări şi ştersături, cum ar fi

transformarea cifrelor, adăugirile de text, corecturi nesemnate; - existenţa semnăturilor originale ale persoanelor în drept să dispună, să execute sau să

controleze operaţiile respective, precum şi ale persoanelor care au eliberat sau primit valori. Neîndeplinirea uneia sau mai multor condiţii de autenticitate are drept consecinţă faptul

că documentele îşi pierd forţa lor juridică (probatorie), ca de exemplu: - lipsa semnăturii primitorului valorii; - inexistenţa sau ilegalitatea procurii (delegaţiei), ipoteza plăţilor făcute prin terţi; - neconcordanţa dintre document si justificarea anexată. b) Exactitatea întocmirii şi valabilităţii documentelor. De regulă, documentele care

reflectă operaţii patrimoniale, generatoare de drepturi şi obligaţii, se întocmesc în termenele stabilite şi cu respectarea condiţiilor legale, a căror nesocotire lezează autenticitatea şi pune sub semnul îndoielii exactitatea şi valabilitatea lor.

c) Efectuarea corectă a calculelor, în scopul: - de a obţine siguranţa aplicării juste a preţurilor şi tarifelor şi a stabilirii corecte a

totalurilor în documente; - de a înlătura erorile de calcul care pot deturna conţinutul operaţiilor economice şi

financiare. Practic, sunt cazuri în care calculele sunt greşite intenţionat şi ascund fraude, delapidări, sustrageri, nereguli etc., ca, de exemplu, calcule greşite în registrul de casă, în raportul de gestiune etc.

B.Condiţii de conţinut sau de fond: a) Legalitatea operaţiilor economice şi financiare consemnate în documente. Se are în

vedere principiul conform căruia este necesar să se respecte prevederile tuturor actelor normative privind disciplina financiară şi gestionară. De exemplu, plăţile să se efectueze conform normelor financiare; eliberările din magazie să se facă conform repartiţiei.

b) Necesitatea operaţiilor economice şi financiare consemnate în documente. Faptele oglindite în documente trebuie să se producă în limitele, condiţiile şi la locul indicat în acestea.

8

c) Necesitatea operaţiilor economice şi financiare consemnate în documente. Operaţiile trebuie să fie utile. Consumurile sau cheltuielile consemnate în documente trebuie să fie astfel determinate, încât să se înlăture risipa, cheltuielile inutile etc.

d) Oportunitatea operaţiilor economice consemnate în documente. Operaţiile trebuie să fie produse în momentul ales şi la locul stabilit pentru executarea acestora, cele mai corespunzătoare din punct de vedere economic şi al bunei desfăşurări a activităţii. O operaţie economico-financiară poate să fie reală şi să îndeplinească toate condiţiile legale, dar să nu fie oportună din punct de vedere economic.

e) Economicitatea operaţiilor consemnate în documente. Operaţiile trebuie astfel efectuate, încât să asigure minimizarea costului resurselor alocate unei activităţi, fără a compromite realizarea în bune condiţii a obiectivelor declarate ale acesteia. Operaţia trebuie să fie necesară, din punct de vedere al activităţii unităţii, iar prin efectuarea ei să se obţină un avantaj economico-financiar.

f) Eficienţa operaţiilor consemnate în documente, respectiv, raportul dintre rezultatele obţinute şi costul resurselor utilizate în vederea obţinerii lor. Operaţia trebuie: să se efectueze în volumul şi la momentul corespunzător; să fie necesară pentru buna desfăşurare a activităţii; să ocazioneze un cost cât mai redus.

g) Eficacitatea operaţiilor consemnate în documente, respectiv, gradul de îndeplinire a obiectivelor declarate ale unei activităţii şi relaţia dintre impactul dorit şi impactul efectiv al operaţiei.

1.4.3. Formulare tipizate comune privind activitatea financiar-contabilă

Prin Regulamentul de aplicare a Legii contabilităţii a fost stabilit Nomenclatorul formularelor tipizate comune privind activitatea financiară şi contabilă, astfel:

a) Mijloace fixe: registrul numerelor de inventar, registrul pentru evidenţa mijloacelor fixe, fişa mijlocului fix, bon de mişcare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe, de declasare a unor bunuri materiale.

b) Materiale: notă de recepţie şi constatarea de diferenţe, bon de primire (consignaţie), bon de mişcare-transfer, restituire, bon de consum colectiv, dispoziţie de livrare, aviz de însoţire a mărfii, borderou de predare a documentelor, fişă de magazie, fişă de magazie cu regim special, fişă de evidenţă a obiectelor de inventar în folosinţă, fişă de cont analitic pentru valori materiale, registrul stocurilor, listă de inventariere.

c) Mijloace băneşti şi decontări: chitanţă, procesul-verbal de plăţi, dispoziţie de plată – încasare către casierie, împuternicire, borderoul documentelor achitate cu ceruri de decontare, registru de casă, dispoziţie bugetară, factură, factură fiscală.

d) Salarii şi alte drepturi de personal: ştat de salarii, ştat de salarii fără elemente componente ale salariului total, listă de avans chenzinal, listă de indemnizaţii pentru concediu de odihnă, desfăşurătorul indemnizaţiilor plătite în contul asigurărilor sociale de stat, drepturi băneşti chen-zinale, fişă de evidenţă a salariilor, fişă de evidenţă a salariilor cu ele-mentele componente ale salariului total, ştat de pensii, ordin de deplasare (delegaţie), decont de cheltuieli pentru deplasări externe, decont de cheltuieli valutare – transporturi internaţionale.

9

e) Contabilitatea generală: notă de debitare-creditare, notă de contabilitate, extras de cont, borderou de primire a obiectelor în consignaţie, borderou de ieşire a obiectelor din consignaţie, borderou de vânzare (încasare), registrul pentru evidenţa veniturilor, registrul pentru evidenţa cheltuielilor şi a altor operaţii, fişa de cont pentru costuri efective, fişa de cont analitic pentru cheltuieli indirecte, fişa de cont pentru operaţii diverse, document cumulativ, scadentarul cheltuielilor anticipate, balanţa de verificare etc.

f) Alte activităţi: declaraţia de inventar, decizie de imputare, angajament de plată, contract de garanţie în numerar, contract de garanţie suplimentară.

În afara formularelor prevăzute în nomenclator, unităţile patrimoniale pot folosi în activitatea financiar-contabilă şi formulare specifice elaborate de ministere, departamente, unităţi de grup, asociaţii profesionale sau de unitatea patrimonială, în funcţie de necesitate.

1.4.4. Circulaţia documentelor justificative. Graficul de circulaţie a acestor documente

Pentru asigurarea circulaţiei raţionale şi unitare a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, precum şi pentru ţinerea la zi a contabilităţii, normele metodologice elaborate de Ministerul Finanţelor Publice recomandă ca directorul financiar-contabil, contabilul şef sau o altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie, să întocmească graficul de circulaţie a documentelor justificative.

La întocmirea graficului se ţine seama de normele de utilizare a formularelor. Graficul se aprobă de administrator sau de persoana care are obligaţia gestionării patrimoniului.

Graficul de circulaţie a documentelor justificative conţine:

- denumirea documentelor; - persoanele care poartă răspunderea întocmirii documentelor; - data întocmirii şi termenul stabilit pentru predarea documentelor; - numărul de exemplare şi destinaţia acestora; - alte elemente care se apreciază ca fiind necesare. Graficul de circulaţie a documentelor justificative se prezintă sub formă de text sau

scheme. Pot fi întocmite: - grafice individuale, care cuprind documentele şi lucrările ce se execută de către o

anumită persoană; - grafice de structură, care cuprind documentele şi lucrările din cadrul unui

compartiment al unităţii patrimoniale; - grafice sintetice, care cuprind documentele şi operaţiile necesare unei anumite lucrări

cu grad mai mare de complexitate, cum este, de exemplu, bilanţul contabil. În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de către unităţile prestatoare

de servicii de informatică, în relaţiile dintre aceste unităţi şi cele beneficiare este necesar ca, pentru asigurarea înregistrărilor în contabilitate, să se respecte următoarele reguli:

- documentele justificative să fie întocmite corect şi la timp de către unităţile beneficiare, care răspund de realitatea datelor înscrise în aceste documente;

- documentele contabile întocmite de unităţile de informaţii, pe baza documentelor justificative, trebuie predate unităţilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau

10

convenţiile încheiate, unităţile de informatică răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor;

- unităţile beneficiare trebuie să efectueze controlul documentelor contabile obţinute de la unităţile de informatică, în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative preluate pentru prelucrare, respectării corespondenţei conturilor şi exactităţii sumelor inregistrate.

1.5. Managementul organizării şi ţinerii contabilităţii

1.5.1. Obligaţia legală a organizării şi conducerii contabilităţii proprii

Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice cu scop lucrativ au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiară şi contabilitatea de gestiune adaptată la specificul activităţii. Această obligaţie o au şi instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice, cu şi fără scop lucrativ, precum şi persoanele fizice autorizate să desfăşoare activităţi independente.

Contabilitatea, ca activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoaşterea, gestiunea şi controlul activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a rezultatelor obţinute din administrarea persoanelor juridice şi fizice, trebuie să asigure înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi fluxurile de trezorerie, atât pentru cerinţele interne ale acestora, cât şi în relaţiile cu investitorii, prezenţi şi potenţiali, creditorii financiari şi comerciali, clienţii, instituţiile guvernamentale şi alţi utilizatori.

Contabilitatea se ţine în limba română şi în moneda naţională. Contabilitatea operaţiilor efectuate în valută se ţine atât în moneda naţională, cât şi în valută. Pentru necesităţile proprii de informare, întreprinderile pot opta pentru întocmirea situaţiilor financiare şi într-o monedă stabilă – euro, dolar USA etc.

Contabilitatea se organizează şi se conduce în următoarele variante: a) De regulă, în compartimente distincte, conduse de către directorul economic,

contabilul şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie. Aceste persoane trebuie să aibă studii economice superioare şi răspund împreună cu personalul din subordine de organizarea şi conducerea contabilităţii, în condiţiile legii.

b) Contabilitatea poate fi organizată şi condusă pe bază de contracte de prestări de servicii şi de persoane juridice autorizate sau de persoane fizice care au calitatea de expert contabil, respectiv, contabil autorizat, care răspund potrivit legii.

Pentru persoanele juridice la care contabilitatea nu este organizată în compartimente distincte şi care nu au personal calificat încadrat, potrivit legii sau contracte de prestări de servicii în domeniul contabilităţii încheiate cu persoane fizice sau juridice autorizate, Ministerul Finanţelor Publice stabileşte, în funcţie de evoluţia inflaţiei şi de dezvoltarea profesiei, limite valorice privind nivelul cifrei de afaceri de la care există obligaţia de a încheia contracte pentru întocmirea situaţiilor financiare anuale, numai de către persoane juridice calificate, autorizate.

Instituţiile publice la care contabilitatea nu este organizată în compartimente distincte sau care nu au personal încadrat cu contract individual de muncă, potrivit legii, pot încheia contracte de prestări de ser-vicii, pentru conducerea contabilităţii şi întocmirea situaţiilor financiare trimestriale şi anuale, cu societăţi comerciale de expertiză contabilă sau cu

11

persoane fizice autorizate, conform legii. Încheierea contractelor se face cu respectarea reglementărilor privind achiziţiile publice de bunuri şi servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu această destinaţie.

1.5.2. Proceduri privind organizarea şi conducerea contabilităţii

Prin grija administratorului persoanei juridice, directorul financiar-contabil, contabilul şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie va stabili proceduri interne privind organizarea şi conducerea contabilităţii.

Stabilirea procedurii interne privind organizarea şi conducerea contabilităţii este obligatorie pentru regiile autonome, societăţile naţionale care au capital de stat, precum şi pentru societăţile comerciale care, potrivit legii, sunt supuse auditului financiar-contabil legal(cenzori, audit financiar-contabil etc.), termenul limită fiind un an de la înfiinţare.

În demersul privind stabilirea de proceduri proprii, se va urmări:

1. Întocmirea şi aprobarea de către organele competente a organigramei unităţii, cu detaliere în privinţa activităţii financiar-contabile.

2. Elaborarea fişei postului atât pentru personalul din compartimentul financiar-contabil, cât şi pentru salariaţii din alte compartimente care întocmesc, potrivit diagramei de circulaţie, documentele justificative ce se înregistrează în contabilitate.

3. Asigurarea cu personal calificat de specialitate : Selectarea personalului de specialitate; Instruirea personalului: - la angajare; - cu ocazia schimbării locului de muncă; - la trasarea unor sarcini suplimentare (noi) de serviciu; - cu ocazia modificărilor legislaţiei economice, financiar-contabile sau fiscale. 4. Asigurarea aplicării legislaţiei financiar-contabile şi fiscale, a normelor metodologice

referitoare la activitatea desfăşurată de salariaţii implicaţi în întocmirea, utilizarea şi controlul documentelor justificative, a documentelor fiscale şi a declaraţiilor de impunere fiscală.

5. Stabilirea de proceduri privind : a) întocmirea, prelucrarea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile şi a

formelor de înregistrare în contabilitate a acestora, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul; b) stabilirea circuitului documentelor justificative şi contabile pe baza unor scheme,

grafice de circulaţie, adaptate de fiecare unitate patrimonială în funcţie de particularităţile acesteia (organigrama societăţii, fişa postului);

c) ţinerea registrelor contabile obligatorii: - întocmirea, completarea şi utilizarea registrelor de contabilitate, inclusiv a registrelor

de contabilitate obligatorii; - numerotarea, parafarea şi înregistrarea la organele fiscale; - completarea registrelor în cazul în care se utilizează tehnica de calcul; - stabilirea rezultatelor cu ocazia închiderii exerciţiului financiar, prin compararea

fiecărui cont de activ şi de pasiv, determinat pe baza inventarului, cu datele din contabilitate; d) întocmirea declaraţiilor cu caracter fiscal privind impozitul pe profit, taxa pe valoare

adăugată, accizele, impozitul pe salarii, contribuţiile la asigurările sociale, precum şi celelalte impozite, taxe şi vărsăminte la bugetul de stat, la bugetul asigurărilor sociale, la fondurile speciale;

12

e) întocmirea bilanţului contabil (bilanţ, cont de profit şi pierdere şi anexe), precum şi a raportului de gestiune:

- modalitatea de întocmire (completare); - verificare şi aprobare; - depunere la organele legale competente. 6. Organizarea contabilităţii patrimoniului: a) organizarea şi conducerea gestiunilor de imobilizări, stocuri şi disponibilităţi băneşti,

stabilindu-se proceduri distincte privind : - gestiunile de imobilizări; - gestiunile de stocuri; - casa şi titlurile de valori din patrimoniul unităţii sau primite în gaj; - efectuarea inventarierii patrimoniului unităţii. b) contabilitatea de gestiune, care se organizează de fiecare unitate patrimonială în

funcţie de specificul activităţii şi necesităţile proprii: - înregistrarea operaţiilor privind colectarea şi repartizarea cheltuielilor pe destinaţii,

decontarea producţiei şi calculul costului de producţie al produselor fabricate, lucrărilor executate şi serviciilor prestate, inclusiv al producţiei, lucrărilor şi serviciilor în curs de execuţie;

- calculul costurilor de producţie, utilizând metoda adecvata (pe produse, pe comenzi, pe faze, globală etc.) în funcţie de organizarea procesului de producţie, specificul activităţii, mărimea unităţii şi necesităţile proprii;

- determinarea costului subactivităţii. c) contabilitatea financiară, care are caracter obligatoriu pentru toate unităţile

patrimoniale, având ca obiectiv principal furnizarea de infor-maţii: - pentru necesităţile proprii; - privind relaţiile societăţii cu asociaţii sau acţionarii; - privind relaţiile cu furnizorii de imobilizări, materii prime, materiale consumabile,

combustibil etc.; - în relaţiile cu clienţii, băncile, organele fiscale etc. d) contabilitatea managerială: - tabloul de bord; - tabloul fluxurilor de trezorerie; - bugetul de venituri şi cheltuieli. 7. Elaborarea procedurii unitare de control privind : a) controlul tehnic-operativ; b) controlul financiar-contabil şi preventiv; c) controlul intern de gestiune; d) controlul legal. Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale(examen):

1. Locul şi rolul managementului financiar-contabil 2. Fondul de informaţii al managementului financiar-contabil: documente

justificative, registre şi situaţii financiare 3. Documentaţia – procedeu al metodei contabilităţii. Documentele de evidenţă

13

4. Documentele primare sau actele justificative – mijloc de informare operativă a managementului financiar-contabil

5. Înscrierea datelor în documente 6. Formulare tipizate comune privind activitatea financiar-contabilă 7. Circulaţia documentelor justificative. 8. Graficul de circulaţie a acestor documente 9. Managementul organizării şi ţinerii contabilităţii 10. Obligaţia legală a organizării şi conducerii contabilităţii proprii 11. Proceduri privind organizarea şi conducerea contabilităţii

6. Aplicaţii Teste pentru autoevaluare pe tema aleasă:

1.Care dintre variantele de mai jos nu se referă la condiţii de formă ce trebuie îndeplinite de documentele justificative?:

a. efectuarea corectă a calculelor; b. eficienţa operaţiilor consemnate în documente; c. autenticitatea documentelor.

2.Care dintre variantele de mai jos nu se referă la condiţii de fond ce trebuie îndeplinite de documentele justificative?:

a. exactitatea întocmirii şi valabilitatea documentelor; b. economicitatea oparaţiilor consemnate în documente; c. eficacitatea operaţiilor consemnate în documente; d. legalitatea oparaţiilor economice şi financiare consemnate în documente.

3. Asigurarea circulaţiei raţionale şi unitare a actelor justificative se face de

către................., care întocmeşte graficul acestei situaţii.

Rezolvări şi răspunsuri la testele de autoevaluare:

1. Răspuns: b. Ref.: pag. 23-25 Management financiar-contabil; Manual

2. Răspuns: a. Ref.: pag. 23-25 Management financiar-contabil

3. Răspuns: contabilul şef Ref.: pag. 19 Management financiar-contabil

Precizări privind capitolul următor

14

În continuare se va aborda metodologia de întocmire si utilizare a formularelor comune privind activitatea financiar contabilă Lectiile 3 si 4

Cap 2. METODOLOGIA DE ÎNTOCMIRE ŞI UTILIZARE A FORMULARELOR COMUNE PRIVIND

ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABILĂ

Introducere

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice şi financiare, constituie, de regulă, surse de informaţii pentru toate formele evidenţei, reprezentând tabloul de bord al managementului financiar-contabil.

Obiectivul capitolului

Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare şi documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate, potrivit normelor stabilite, a operaţiilor economice şi financiare ce au loc în unităţile patri-moniale, pe tot parcursul exerciţiului financiar. Concepte cheie

Registrele de contabilitate Contabilitate analitică a valorilor materiale Reconstiuirea documentelor Forme de înregistrare în contabilitate

Rezumat 2.1 Organizarea principalelor registre de contabilitate

Potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, registrele de

contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) şi Cartea mare (cod 14-1-3).

Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări informatice, după caz.

Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, în mod cronologic, toate operaţiunile economico-financiare.

15

Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, secţie etc.), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal.

Unităţile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor etc.

Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate.

Unităţile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.

Registrul-inventar se întocmeşte la înfiinţarea unităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării unităţii, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege pe bază de inventar faptic.

În acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.

Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conţinutul acestora.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar.

Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine simbolul contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului pentru fiecare lună a anului curent. Registrul Cartea mare poate conţine câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare stă la baza întocmirii balanţei de verificare.

Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse. Editarea Cărţii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau în

funcţie de necesităţile proprii. Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Registrul Cartea mare se păstrează în

unitate timp de 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, care utilizează, potrivit legii, registre şi formulare specifice privind activitatea financiară şi contabilă, reglementate prin actele normative în vigoare, vor proceda la înscrierea datelor în aceste registre şi formulare potrivit normelor specifice, prezentate în actele

16

normative respective, precum şi a prezentelor norme privind documentele justificative şi financiar-contabile.

Registrul general de evidenta a salariatilor

Incadrarea in munca a unei persoane se realizeaza, potrivit Codului muncii, numai prin incheierea unui contract individual de munca in temeiul caruia persoana fizica, denumita salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, in schimbul unei remuneratii denumite salariu. In termen de 10 zile lucratoare de la data inceperii activitatii, angajatorul are obligatia de a inregistra registrul la inspectoratul de munca in a carui raza teritoriala isi are sediul sau domiciliul, dupa caz. Registrul se intocmeste in regim tipizat si devine document oficial de la data inregistrarii. Prima pagina a registrului cuprinde elementele de identificare a angajatorului, numarul de inregistrare la inspectoratul teritorial de munca, precum si numarul de file ale registrului. Registrul se numeroteaza pe fiecare pagina si va purta obligatoriu pe toate paginile stampila inspectoratului teritorial de munca. Angajatorul are obligatia completarii registrului in ordinea incheierii contractelor individuale de munca. Registrul cuprinde elementele de identificare a tuturor salariatilor, data incheierii contractului, data inceperii activitatii, modificarea si suspendarea contractului, durata acestuia, durata muncii exprimata in ore/zi, ocupatia (functia si/sau meseria), salariul de baza prevazut la data incheierii contractului, data si temeiul legal in baza caruia inceteaza contractul. Fiecare operatiune efectuata in registru va fi certificata, prin semnatura si stampila, de catre o persoana numita prin act administrativ de catre angajator sau de catre reprezentantul legal al acestuia.

Registrul unic de control Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de catre toate organele de control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii, protectia impotriva incendiilor, precum si in alte domenii prevazute de lege. Evidentierea controalelor in registrul unic de control se face cu semnaturile reprezentantului legal al contribuabilului si organului de control. Contribuabilii prevazuti au obligatia de a prezenta organelor de control registrul unic de control. Organele de control au obligatia de a consemna in registru, inaintea inceperii controlului, urmatoarele elemente: numele si prenumele persoanelor imputernicite de a efectua controlul, unitatea de care apartin, numarul legitimatiei de control, numarul si data delegatiei/ordinului de

17

deplasare, obiectivele controlului, perioada controlului, perioada controlata, precum si temeiul legal in baza caruia se efectueaza controlul. Dupa finalizarea controlului, in registrul unic de control se inscriu obligatoriu numarul si data actului de control intocmit. Registrul unic de control se numeroteaza, se sigileaza si se pastreaza de reprezentantul legal al unitatii verificate sau de inlocuitorul acestuia.

2.2. Formele de înregistrare în contabilitate

Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare şi documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate, potrivit normelor stabilite, a operaţiilor economice şi financiare ce au loc în unităţile patri-moniale, pe tot parcursul exerciţiului financiar.

Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operaţiilor eco-nomice şi financiare în cazul unităţilor care conduc contabilitatea în partidă dublă sunt: „pe jurnale”, „maestru-şah” şi forma combinată „maestru-şah cu jurnale”.

In cadrul formei de înregistrare în contabilitate „pe jurnale”, principalele formulare utilizate sunt :

Registrul-jurnal; Registrul-inventar; Jurnale auxiliare; Cartea mare; Balanţa de verificare.

Registrul – jurnal se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiilor economice şi financiare consemnate în documentele justificative. Pentru înregistrările care nu au la bază documente justificative se întocmesc note de contabilitate.

Notele de contabilitate se întocmesc pe bază de note justificative sau note de calcul şi se înregistrează în mod cronologic în Registrul-jurnal.

Orice înregistrare în acest registru trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ sau a notei contabile; explicaţii privind operaţiile efectuate şi conturile debitoare şi creditoare în care s-a înregistrat suma totală corespunzatoare operaţiilor efectuate.

In vederea înregistrării în Registrul-jurnal a operaţiilor economice şi financiare consemnate în documentele justificative, se fac contarea acestora, indicându-se simbolurile conturilor sintetice debitoare şi creditoare, în conformitate cu planul de conturi general elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, precum şi dezvoltarea în analitic a unor conturi de către unităţile patrimoniale. Operaţiile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, secţie) şi în cursul aceleiaşi zile, pot fi centralizate cu ajutorul unui document cumulativ (centralizator), care va sta la baza înregistrării în Registrul-jurnal.

Pe măsura înregistrării în Registrul-jurnal a documentelor justificative şi contabile, precum şi a notelor de contabilitate, acestora li se atribuie un număr de ordine, corespunzător datei la care au fost înregistrate.

Agenţii economici cu un volum restrâns de operaţii pot conduce numai Registrul-jurnal pentru reflectarea în contabilitate a activităţii economice şi financiare.

18

In cadrul formei de înregistrare „maestru-şah” , principalele formulare ce se utilizează sunt:

– Registrul-jurnal ; – Registrul-inventar ; – Cartea-mare ; – Balanţa de verificare . Registrul-jurnal şi variantele acestuia se utilizează pentru înregistrarea cronologică a

tuturor operaţiilor economice şi financiare consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare „pe jurnale”.

În vederea înregistrării în Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrării contabile (sortate pe feluri de operaţii, verificare, evaluare, contare).

Dacă pentru acelaşi fel de operaţii există mai multe documente justificative, acestea se totalizează zilnic sau lunar cu ajutorul documentelor cumulative întocmite, fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflectă asemenea operaţii.

Pentru înregistrările care nu au la bază documente justificative se întocmesc note de contabilitate.

Pe măsura înregistrării în Registrul-jurnal a documentelor justificative, documentelor cumulative şi notelor de contabilitate li se atribuie un număr de ordine, corespunzător datei la care au fost înregistrate.

Lunar, în Registrul-jurnal, totalul sumelor debitoare şi creditoare trebuie să corespundă cu rulajele curente debitoare şi creditoare din balanţa de verificare a conturilor sintetice întocmită pentru luna respectivă.

Cartea-mare (şah) este documentul de sistematizare a înregistrărilor contabile în conturile sintetice.

Înregistrările în Cartea-mare (şah) se fac pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative şi a notelor de contabilitate cronologic, zilnic sau ori de câte ori este nevoie. Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedată de înregistrarea în Registrul-jurnal.

La sfârşitul lunii, pentru fiecare cont sintetic din Cartea-mare (şah) se stabilesc totaluri la rulajul contului debitor sau creditor şi ale conturilor corespondente. Totalurile sumelor conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.

Contabilitatea analitică se ţine cu ajutorul formularelor tipizate comune (fişa de cont pentru operaţii diverse, fişa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor tipizate specifice folosite în acest scop.

Balanţa de verificare se întocmeşte pe baza totalurilor preluate din Cartea-mare (şah), respectiv, din fişele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic. De asemenea, se întocmesc balanţe de verificare conturile analitice utilizate.

În cazul utilizării formei de înregistrare combinată „maestru-şah cu jurnale”, pe lângă formularele menţionate la forma de înregistrare „maestru-şah”, se utilizează şi unele jurnale auxiliare specifice formei de înre-gistrare „pe jurnale”, cum sunt :

• Jurnalul privind operaţiile de casă şi bancă. • Jurnalul privind decontările cu furnizorii , • Situaţie privind mişcarea materialelor , care se foloseşte pentru stabilirea, la sfârşitul

lunii, a rulajelor şi soldurilor fiecărui cont de materiale.

19

• Situaţie privind avansurile de trezorerie, care se utilizează pentru contabilitatea analitică a avansurilor spre decontare acordate, precum şi a cheltuielilor decontate.

Fiecare jurnal sau situaţie constituie document centralizator al operaţiilor respective şi serveşte pentru înregistrarea totalurilor lunare în evidenţa sintetică.

2.3. Reconstituirea documentelor justificative si contabile pierdute, sustrase sau distruse

Operaţiile privind evidenţa şi gestionarea mijloacelor fixe, a valorilor materiale şi băneşti şi a altor valori ale unitaţilor patrimoniale se consideră valabile numai dacă sunt justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.

Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaţia să incunoştiinţeze, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducatorul unităţii, administatorul unităţii patrimoniale, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligaţia gestionarii patrimoniului.

Conducătorul unităţii este obligat ca, în termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, să încheie un proces-verbal, care să cuprindă:

- datele de identificare a documentului dispărut; - numele şi prenumele salariatului responsabil cu păstrarea documentului; - data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semnează de catre: - conducatorul unităţii; - conducatorul compartimentului financiar-contabil al salariatul responsabil cu

păstrarea documentului şi - şeful ierarhic al salariatului responsabil cu păstrarea documentului, Salariatul responsabil este obligat ca, o data cu semnarea procesului-verbal, să dea o declaraţie scrisă asupra împrejurarilor în care a dispărut documentul respectiv.

Când dispariţia documentelor se datorează însuşi conducatorului unităţii, măsurile prevăzute de prezentele norme se iau de către ceilalţi membri ai consiliului de administraţie, după caz. Ori de câte ori peierderea, susutragerea sau distrugerea documentelor constituie infracţiune, se încunoştiinţează imediat organele de urmărire penală. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui ,,dosar de reconstituire”, întocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legatura cu constatarea şi reconstituirea documentului disparut, şi anume:

- sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului; - procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii şi declaraţia

salariatului respectiv; - dovada sesizării Parchetului General sau dovada sancţionarii disciplinare a

salariatului vinovat, după caz;

20

- dispoziţia scrisă a conducatorului unităţii pentru reconstituirea documentului; - o copie a documentului reconstituit. În cazul în care documentul dispărut emana de la altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitentă la cererea scrisa a conducatorului unitaţii solicitatoare. În acest caz, unitatea emitentă va trimite unitaţii solicitatoare, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit. Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea ,,Reconstituit”, cu specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza căruia s-a facut reconstituirea. Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate. Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în evidenţa contabilă. În acest caz, vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă unităţii, salariaţilor sau altor unitaţi, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale. Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, nu anuleaza sancţiunile disciplinare sau penale, însă poate constitui motiv de revizuire a acestora, în condiţiile legii.

Pentru pagubele generate de disparitia, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea şi găsirea acestora. In cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, împreună cu care se ataşează la dosarul de reconstituire. Conducatorii unităţilor patrimoniale vor lua măsuri pentru asigurarea înregistrării şi evidenţei curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea şi evidenţa responsabililor de păstrarea acestora, evidenţa tuturor reconstituirilor de documente, precum şi pentru păstrarea dosarelor de reconstituire pe toată durata de păstrare a documentului reconstituit.

Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale(examen):

1. Prezentaţi registrul jurnal. 2. Prezentaţi registrul inventar. 3. Prezentaţi registrul cartea mare. 4. Prezenataţi registrul general de evidenţă a salariaţilor. 5. Prezentaţi registrul unic de control. 6. Prezentaţi registrul de evidenţă fiscală. 7. Formele de înregistrare în contabilitate. 8. Reconstituirea documentelor justificative si contabile pierdute, sustrase sau

distruse

6.Aplicaţii Teste pentru autoevaluare pe tema aleasă:

21

1. Pentru a obţine o imagine fidelă a activităţii economice şi financiare, este necesar ca informaţiile cuprinse în situaţiile financiare să fie ................... , legale, corecte şi de înaltă calitate. 2. În vederea înregistrării în Registrul jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrării contabile (sortare pe feluri de operaţii, verificare, evaluare, contare). 3. Registrele de contabilitate obligatorii sunt:

a. registrul de casă; b. registrul inventar; c. registrul de cumpărări.

Rezolvări şi răspunsuri la testele de autoevaluare: 1.Răspuns: reale Ref.: pag. 16 Management financiar-contabil 2. Răspuns: Adevărat Ref.: pag. 55 Management financiar-contabil 3. Răspuns: b. Ref.: pag. 37 Management financiar-contabil

Precizări privind capitolul următor Cadrul general de contabilitate îşi îmbunătăţeşte continuu calitatea informaţiei

contabile prin aplicarea reglementărilor contabile conforme cu Directivele Comunităţii Economice Europene

Lectiile 5 si 6

Cap 3. Managementul întocmirii şi prezentării situaţiilor financiare

Introducere

Situaţiile financiare anuale ale întreprinderii constituie o parte a procesului de raportare financiară. Mulţi utilizatori se bazează pe situaţiile financiare ca pe principala lor sursă de informaţii şi, de aceea, astfel de situaţii financiare se elaborează şi se prezintă, având în vedere necesităţile lor.

Obiectivul capitolului

Bilanţul este un document de sinteză contabilă, fiind principala sursă informaţională pentru toţi cei interesaţi de viaţa unei societăţi. Informaţiile furnizate de acesta servesc atât raportării unor date obligatorii cerute de organismele publice, cât şi unei analize financiare a activităţii desfăşurate de societate. Concepte cheie

Situaţii financiare Bilanţul contabil

22

Bilanţul consolidat Contul de profit şi pierdere Contul de profit şi pierdere consolidat Reglementările Contabile Armonizate Utilizatorii situaţiilor financiare Contabilitatea de angajamente Continuitatea activităţii Principii contabile Tratamente contabile Standardele Internaţionale de Contabilitate Interese informaţionale

Rezumat

3.1 Prezentarea situatiilor financiare

Situaţiile financiare ale unei companii reprezintă cel mai important mijloc, prin care informaţia contabilă este pusă la dispoziţia factorilor decizionali. De aceea, companiile îşi publică situaţiile financiare, într-un mod cât mai explicit, pentru a putea fi înţelese de către cititorul interesat.

Cadrul general de contabilitate îşi îmbunătăţeşte continuu calitatea informaţiei contabile prin aplicarea reglementărilor contabile conforme cu Directivele Comunităţii Economice Europene (Directiva a-IV-a şi a VII-a).

Necesitatea de conformitate este impusă de :

globalizarea economiilor naţionale;

accesul României pe pieţele de capital internaţionale;

transparenţa şi simplificarea raportărilor financiare.

In vederea atingerii acestor obiective, în ultima perioadă au avut loc o serie de modificări legislative între care menţionăm:

modificarea şi completarea Legii contabilităţii nr.82/1991;

reglementările contabile conforme cu Directiva IV-a şi a-VII

adoptarea IFRS şi IAS, prin Ordin M.F.P.

Persoanele juridice (denumite în continuare entităţi) care au obligaţia aplicării reglementărilor contabile conforme cu directivele europene sunt :

1) societăţile comerciale (SNC, CCS, CCA, SA şi SRL);

2) societăţile/companiile naţionale;

3) regiile autonome;

4) institutele naţionale de cercetare-dezvoltare;

23

5) societăţile cooperatiste şi alte persoane juridice care, în baza legilor speciale de organizare, funcţionează pe principiul S.C;

6) subunităţi fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin entităţilor cu sediul sau domiciliul în România;

7) sediile permanente din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate.

Situaţiile financiare conţin informaţii cu privire la activele,pasivele,capitalul

propriu,veniturile, cheltuielile, câştigurile şi pierderile si fluxurile de numerar.

Sinteza cerinţelor de întocmire a situaţiilor financiare de către entităţi:

SITUAŢII FINANCIARE

CONFORME CU DIRECTIVELE CEE ŢINÂND CONT DE CRITERIILE DE MĂRIME

SIMPLIFICATE

Total active : 3.650.000 Euro

Cifră de afaceri netă : 7.300.000 Euro

Nr. mediu de salariaţi : 50

Nu depăşesc limitele a două dintre criteriile de mărime

Bilanţ

Cont de profit şi pierdere

Situaţia modificării capitalului propriu

Situaţia fluxurilor de numerar

Notele explicative

Bilanţ prescurtat

Cont de profit şi pierdere prescurtat

Note explicative

Opţional: situaţia modificărilor capitalului propriu şi/sau situaţia fluxurilor de numerar

Raportul auditorului financiar Verificarea se face conform legii

Responsabilitatea întocmirii situaţiilor financiare anuale în conformitate cu Reglementările contabile, conforme cu directivele europene (a IV-a şi a-VII-a) revine conducerii entităţii şi este comunicată printr-o declaraţie scrisă ataşată acestora.

3.2 Forma si continutul situatiilor financiare anuale

Cu toate eforturile de armonizare a contabilităţii pe plan mondial, arhitectura concretă a situaţiilor financiare diferă, încă sensibil, de la o ţară la alta, influenţând conţinutul şi structura informaţiilor contabile prezentate în acestea, în special în note sau anexe. Potrivit opticii organismului internaţional de normalizare contabilă - Comitetul pentru Standarde Internaţionale de Contabilitate (IASC), un set complet de situaţii financiare anuale include:

• bilantul;

24

• contul de profit şi pierdere; • situaţie care să reflecte, după caz:

- toate modificările capitalului propriu; - modificările capitalului propriu, altele decât cele care rezultă din

tranzacţiile de capital cu proprietarii şi distribuirile către proprietari. • tabloul fluxurilor de trezorerie; • politicile contabile şi notele explicative. Normele europene folosesc pentru situaţiile financiare noţiunea de „conturi

anuale” care cuprind: 1. bilanţul; 2. contul de profit şi pierdere;

3. anexa sau notele la conturile anuale. În legătură cu forma şi conţinutul situaţiilor financiare, această problemă este

tratată diferit de Standardele Internaţionale de Contabilitate, ale căror norme sunt denumite IAS-uri, şi de Directivele contabile europene. Astfel, IAS-urile nu menţionează o formă specială pentru componentele situaţiilor financiare, nu prescriu formatul sau ordinea în care trebuie prezentate elementele, ci doar prezintă o listă a elementelor care trebuie să se regăsească în bilanţ, în contul de profit şi pierdere sau celelalte componente ale situaţiilor financiare.

În schimb, Directivele contabile europene, prevăd scheme şi modele care definesc forma şi formatul de prezentare a componentelor situaţiilor financiare.

3.2.1 Bilanţul şi poziţia financiară a întreprinderii

Bilanţul este prima componentă fundamentală a documentelor de sinteză, documentul oficial prin care trebuie să se asigure imaginea fidelă, clară şi completă a patrimoniului deţinut la un moment dat de un agent economic.

Bilanţul reflectă poziţia financiară a întreprinderii , capacitatea acesteia de a se adapta schimbărilor mediului cu ajutorul resurselor economice controlate (activele) şi al structurii de finanţare (capitaluri proprii şi datorii).

În consecinţă, bilanţul trebuie întocmit, respectiv elaborat, verificat, analizat şi prezentat utilizatorilor, respectând un set de principii sau convenţii care să asigure pertinenţa, fidelitatea şi utilitatea informaţiei furnizate, respectând prezentarea lui într-o formă standardizată, inteligibilă pentru o masă cât mai largă de potenţiali utilizatori, pentru ca aceştia să-şi poată determina rapid indicatorii semnificativi şi utili deciziilor pe care doresc să le ia în afacerile curente şi viitoare.

Bilanţul reflectă situaţia financiară a unei entităţi la un moment dat şi se prezintă astfel:

AAA... AAACCCTTTIIIVVVEEE IIIMMMOOOBBBIIILLLIIIZZZAAATTTEEE

I. Imobilizări necorporale

1. Cheltuieli de constituire

2. Cheltuieli de dezvoltare

3. Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare dacă acestea au fost achiziţionate cu titlu oneros

25

4. Fondul comercial, în măsura în care a fost achiziţionat cu titlu oneros.

5. Avansuri şi imobilizări necorporale în curs de execuţie

II. Imobilizări corporale

1. Terenuri şi construcţii

2. Instalaţii tehnice şi maşini

3. Alte instalaţii, utilaje şi mobilier

4. Avansuri şi imobilizări corporale în curs de execuţie

III. Imobilizări financiare 1. Acţiuni deţinute la entităţile afiliate 2. Împrumuturi acordate entitaţilor afiliate 3. Interese de participare 4. Împrumuturi acordate entităţilor de care compania este legată în

virtutea intereselor de participare. 5. Investiţii deţinute ca imobilizări 6. Alte împrumuturi

BBB... AAACCCTTTIIIVVVEEE CCCIIIRRRCCCUUULLLAAANNNTTTEEE

I. Stocuri

1.Materii prime şi materiale consumabile 2.Producţia în curs de execuţie 3.Produse finite şi mărfuri 4.Avansuri pentru cumpărări de stocuri

II. Creanţe

(Sumele care urmează să fie încasate după o prioadă mai mare de un an trebuie prezentate separat pentru fiecare element.)

1. Creanţe comerciale 2. Sume de încasat de la entităţile afiliate 3. Sume de încasat de la entităţile de care compania este legată în virtutea

intereselor de participare. 4. Alte creanţe 5. Capital subscris şi nevărsat

III. Investiţii pe termen scurt

1. Acţiuni deţinute la entităţile afiliate 2. Alte investiţii pe termen scurt

IV Casa şi conturi la bănci

CCC... CCCHHHEEELLLTTTUUUIIIEEELLLIII ÎÎÎNNN AAAVVVAAANNNSSS DDD... DDDAAATTTOOORRRIIIIII::: SSSUUUMMMEEELLLEEE CCCAAARRREEE TTTRRREEEBBBUUUIIIEEE PPPLLLĂĂĂTTTIIITTTEEE ÎÎÎNNNTTTRRR---OOO PPPEEERRRIIIOOOAAADDDĂĂĂ DDDEEE PPPÂÂÂNNNĂĂĂ LLLAAA UUUNNN AAANNN ...

1. Împrumuturi din emisiunea de obligaţiuni, prezentându-se separat împrumuturile din emisiunea de obligaţiuni convertibile

26

2. Sume datorate instituţiilor de credit 3. Avansuri încasate în contul comenzilor 4. Datorii comerciale- furnizori 5. Efecte de comerţ de plătit 6. Sume datorate entităţilor afiliate 7. Sume datorate entităţilor de care compania este legată în virtutea

intereselor de participare 8. Alte datorii, inclusiv datoriile fiscale şi datoriile privind asigurările

sociale EEE... AAACCCTTTIIIVVVEEE CCCIIIRRRCCCUUULLLAAANNNTTTEEE NNNEEETTTEEE ///DDDAAATTTOOORRRIIIIII CCCUUURRREEENNNTTTEEE NNNEEETTTEEE FFF... TTTOOOTTTAAALLL AAACCCTTTIIIVVVEEE MMMIIINNNUUUSSS DDDAAATTTOOORRRIII III CCCUUURRREEENNNTTTEEE GGG... DDDAAATTTOOORRRIIIIII::: SSSUUUMMMEEELLLEEE CCCAAARRREEE TTTRRREEEBBBUUUIIIEEE PPPLLLAAATTTIIITTTEEE IIINNNTTTRRR---OOO PPPEEERRRIIIOOOAAADDDAAA MMMAAAIII MMMAAARRREEE DDDEEE UUUNNN AAANNN

1. Împrumuturi din emisiunea de obligaţiuni, prezentându-se separat împrumuturile din emisiunea de obligaţiuni convertibile

2. Sume datorate instituţiilor de credit 3. Avansuri încasate în contul comenzilor 4. Datorii comerciale- furnizori 5. Efecte de comerţ de plătit 6. Sume datorate entităţilor afiliate 7. Sume datorate entităţilor de care compania este legată în virtutea

intereselor de participare 8. Alte datorii, inclusiv datoriile fiscale şi datoriile privind asigurările

sociale HHH... PPPRRROOOVVVIIIZZZIIIOOOAAANNNEEE

1. Provizioane pentru pensii şi obligaţii similare 222... Provizioane pentru impozite 333... Alte provizioane

III... VVVEEENNNIIITTTUUURRRIII ÎÎÎNNN AAAVVVAAANNNSSS JJJ... CCCAAAPPPIIITTTAAALLL ŞŞŞIII RRREEEZZZEEERRRVVVEEE

I. Capital subscris

1.Capital subscris şi vărsat 2.Capital subscris nevărsat

II. Prime de capital

III. Rezerve din reevaluare

IV. Rezerve

1. Rezerve legale 2. Rezerve statutare sau contractuale 3. Alte rezerve

27

V.Profitul sau pierderea reportat(ă)

VI. Profitul sau pierderea exerciţiului financiar

Formul bilanţului prescurtat este următorul:

AAA... AAACCCTTTIIIVVVEEE IIIMMMOOOBBBIIILLLIIIZZZAAATTTEEE

I. Imobilizări necorporale

II. Imobilizări corporale

III. Imobilizări financiare

BBB... AAACCCTTTIIIVVVEEE CCCIIIRRRCCCUUULLLAAANNNTTTEEE

I Stocuri

II.Creanţe

(Sumele care urmează să fie încasată după o prioadă mai mare de un an trebuie prezentate separat pentru fiecare element.)

III. Investiţii pe termen scurt

IV. Casa şi conturi la bănci CCC... CCCHHHEEELLLTTTUUUIIIEEELLLIII IIINNN AAAVVVAAANNNSSS DDD... DDDAAATTTOOORRRIII III::: SSSUUUMMMEEELLLEEE CCCAAARRREEE TTTRRREEEBBBUUUIIIEEE PPPLLLĂĂĂTTTIIITTTEEE ÎÎÎNNNTTTRRR---OOO PPPEEERRRIIIOOOAAADDDĂĂĂ PPPÂÂÂNNNĂĂĂ LLLAAA UUUNNN AAANNN

EEE... AAACCCTTTIIIVVVEEE CCCIIIRRRCCCUUULLLAAANNNTTTEEE NNNEEETTTEEE ///DDDAAATTTOOORRRIIIIII CCCUUURRREEENNNTTTEEE NNNEEETTTEEE FFF... TTTOOOTTTAAALLL AAACCCTTTIIIVVVEEE MMMIIINNNUUUSSS DDDAAATTTOOORRRIII III CCCUUURRREEENNNTTTEEE GGG... DDDAAATTTOOORRRIIIIII::: SSSUUUMMMEEE CCCEEE TTTRRREEEBBBUUUIIIEEE PPPLLLAAATTTIIITTTEEE IIINNNTTTRRR---OOO PPPEEERRRIIIOOOAAADDDAAA MMMAAAIII MMMAAARRREEE DDDEEE UUUNNN AAANNN HHH... PPPRRROOOVVVIIIZZZIIIOOOAAANNNEEE III... VVVEEENNNIIITTTUUURRRIII IIINNN AAAVVVAAANNNSSS J. Capital şi rezerve I.Capital subscris

II. Prime de capital

III.Rezerve din reevaluare

IV.Rezerve

V.Profitul sau pierderea reportat(ă)

VI.Profitul sau pierderea exerciţiului financiar

Prezentarea activelor ca active imobilizate sau ca active circulante depinde de

scopul căruia îi sunt destinate. Activele imobilizate cuprind acele active destinate utilizării pe o bază continuă, în scopul desfăşurării activităţilor entităţii.

Modificarile diverselor elemente de imobilizări se prezintă în notele explicative. În acest scop, se prezintă distinct, începând cu preţul de achiziţie sau costul de producţie,

28

pentru fiecare element de imobilizare, pe de o parte, creşterile, cedările şi transferurile în cursul exerciţiului financiar iar, pe de altă parte, ajustările cumulate de valoare la începutul exerciţiului financiar şi la data bilanţului, precum şi rectificările efectuate în cursul exerciţiului financiar asupra ajustărilor de valoare din exerciţiile financiare precedente. Ajustările de valoare se prezintă în bilanţ ca deduceri clare din elementele corespunzătoare.

Dacă, atunci când situaţiile financiare anuale se întocmesc conform prezentelor reglementări pentru prima oară, preţul de achiziţie sau costul de producţie al unei imobilizări nu poate fi determinat fără cheltuieli sau întârzieri exagerate, valoarea reziduală de la începutul exerciţiului financiar poate fi tratată drept preţ de achiziţie sau cost de producţie. Orice aplicare a acestei prevederi trebuie prezentată în notele explicative.

La reevaluarea imobilizărilor corporale, modificarile diverselor elemente de imobilizări, se prezintă începând cu preţul de achiziţie sau costul de producţie, rezultat din reevaluare. În acest scop, valoarea reevaluată se substituie valorii de intrare a imobilizărilor corporale.

În sensul prezentelor reglementări, prin interese de participare se înţelege drepturile în capitalul altor entităţi, reprezentate sau nu prin certificate, care, prin crearea unei legături durabile cu aceste entităţi, sunt destinate să contribuie la activităţile entităţii. Deţinerea unei părţi din capitalul unei alte entităţi se presupune că reprezintă un interes de participare, atunci când depăşeşte un procentaj de 20%.

Cheltuielile efectuate în cursul exerciţiului financiar, dar care sunt aferente unui exerciţiu financiar ulterior, trebuie prezentate sub titlul de “Cheltuieli în avans”. Veniturile care, deşi se referă la exerciţiul financiar în cauză, nu se încasează până la expirarea acestuia, trebuie prezentate la “Creanţe”. În cazul în care astfel de venituri sunt semnificative, acestea trebuie prezentate şi în notele explicative.

Ajustările de valoare cuprind toate corecţiile destinate să ţină seama de reducerile valorilor activelor individuale, stabilite la data bilanţului, indiferent dacă acea reducere este sau nu definitivă. Ajustările de valoare pot fi: ajustări permanente, denumite în continuare amortizări, şi/sau ajustările provizorii, denumite în continuare ajustări pentru depreciere sau pierdere de valoare, în funcţie de caracterul permanent sau provizoriu al ajustarii activelor.

Provizioanele sunt destinate să acopere datoriile a căror natură este clar definită şi care la data bilanţului este probabil să existe, sau este cert că vor exista, dar care sunt incerte în ceea ce priveşte valoarea sau data la care vor apărea. Provizioanele nu pot fi utilizate pentru ajustarea valorilor activelor.

Veniturile de încasat înainte de data bilanţului, dar care se referă la un exerciţiu financiar ulterior, trebuie prezentate sub titlul de “Venituri în avans”. Cheltuielile care, deşi se referă la exerciţiul financiar în cauză, se vor plăti numai în cursul exerciţiului financiar ulterior, trebuie prezentate la “Datorii”. În cazul în care astfel de cheltuieli sunt semnificative, ele trebuie prezentate şi în notele explicative.

3.2.2 Contul de profit şi pierdere şi performanţele întreprinderii

În general, bilanţul este considerat a fi documentul de sinteză contabilă care descrie situaţia patrimonială şi echilibrul financiar, indicând şi mărimea rezultatului

29

economico-financiar global, fără a explica însă provenienţa rezultatului şi, în consecinţă, cauzele care au generat sau generează performanţele activităţii unui agent economic. Din acest motiv, s-a impus necesitatea elaborării şi publicării unui alt document de sinteză contabilă intitulat „contul de profit şi pierdere”, care exprimă cum s-a ajuns la respectiva stare patrimonială, care au fost fluxurile de venituri şi cheltuieli ce au marcat traiectoria evoluţiei întreprinderii între începutul şi sfârşitul exerciţiului financiar.

O întreprindere orientată spre eficienţă economică are drept obiectiv obţinerea de profit calculat ca diferenţă între venituri şi cheltuieli, în contextul căruia cheltuiala reprezintă o sursă de sărăcire, măsurată prin diminuarea situaţiei patrimoniale nete, iar venitul reprezintă o sursă de îmbogăţire, măsurată prin creşterea situaţiei patrimoniale nete. Structura contului de profit si pierdere este:

1. Cifra de afaceri netă 2. Variaţia stocurilor de produse finite şi a producţiei în curs de execuţie 3. Producţia realizată de entitate pentru scopurile sale proprii şi capitalizată 4. Alte venituri din exploatare 5. a) Cheltuieli cu materiile prime şi materialele consumabile

b) alte cheltuieli externe 6. Cheltuieli cu personalul

a) Salarii şi indemnizaţii b) Cheltuieli cu asigurările sociale, cu indicarea distinctă a celor referitoare la

pensii 7. a) Ajustări de valoare privind imobilizările corporale şi imobilizările

necorporale b) Ajustări de valoare privind activele circulante, în cazul în care acestea depăşesc suma ajustărilor de valoare care sunt normale în entitatea în cauză.

8. Alte cheltuieli de exploatare 9. Venituri din interese de participare, cu indicarea distinctă a celor obţinute de

la entităţile afiliate. 10. Venituri din alte investiţii şi împrumuturi care fac parte din activele

imobilizate, cu indicarea distinctă a celor obţinute de la entităţile afiliate. 11. Alte dobânzi de încasat şi venituri similare, cu indicaea distinctă a celor

obţinute de la entităţile afiliate 12. Ajustări de valoare privind imobilizările financiare şi investiţiile deţinute ca

active circulante 13. Dobânzi de plătit şi cheltuieli similare, cu indicarea distinctă a celor privind

entităţile afiliate 14. Profitul sau pierderea din activitatea curentă 15. Venituri extraordinare 16. Cheltuielile extraordinare 17. Profitul sau pierderea din activitatea extraordinară 18. Impozitul pe profit 19. Alte impozite neprezentate la elementele de mai sus 20. Profitul sau pierderea exerciţiului financiar.

Cifra de afaceri netă cuprinde sumele rezultate din vânzarea de produse şi furnizarea de servicii care se înscriu în activitatea curenta a entităţii, după deducerea reducerilor

30

comerciale şi a taxei pe valoarea adăugată, precum şi a altor taxe legate direct de cifra de afaceri. In cazul entitatilor al caror obiect principal de activitate il constituie activitatea de leasing, in cifra de afaceri neta se include si dobanda cuvenita acestor contracte, aferenta perioadei de raportare.

Veniturile şi cheltuielile care apar altfel decât în cursul activităţilor curente ale entităţii trebuie prezentate la „Venituri extraordinare” şi „Cheltuieli extraordinare”. Elementele extraordinare sunt veniturile sau cheltuielile rezultate din evenimente sau tranzactii ce sunt clar diferite de activitatile curente ale entitatii si care, prin urmare, nu se asteapta sa se repete intr-un mod frecvent sau regulat.

In intelesul Directivei a IV-a a CEE, prin activitati curente se intelege orice activitati desfasurate de o entitate, ca parte integranta a afacerilor sale, precum si activitatile conexe in care aceasta se angajeaza si care sunt o continuare a primelor activitati mentionate, incidente acestora sau care rezulta din acestea.

Pentru a stabili daca un eveniment sau o tranzactie se delimiteaza clar de activitatile curente ale entitatii, se are în vedere, mai degraba, natura elementului sau a tranzactiei aferente activitatii desfasurate in mod curent de entitate, decat frecventa cu care se asteapta ca aceste evenimente sa aiba loc. Prin urmare, un eveniment sau o tranzactie poate fi extraordinara pentru o entitate, dar nu si pentru o alta, datorita diferentelor dintre activitatile curente ale acelor entitati. De exemplu, pierderile rezultate in urma unui cutremur pot fi calificate de catre o entitate ca element extraordinar.

Exemple de evenimente sau tranzactii ce dau nastere, in general, la elemente extraordinare in cazul majoritatii entitatilor sunt exproprierea activelor, un cutremur sau un alt dezastru natural.

Entităţile trebuie să prezinte în notele explicative proporţia în care impozitul pe profit afectează „Profitul sau pierderea din activitatea curentă” şi „Profitul sau pierderea din activitatea extraordinară”.

3.2.3 Situaţia modificării capitalurilor proprii Este un alt document important pe care situaţiile financiare trebuie să-1 conţină, pe

baza căruia poate fi analizată capacitatea de menţinere (sau erodare) a capitalului, precum şi profitul sau pierderea generală a întreprinderii.

Situaţia modificării capitalurilor proprii prezintă detaliat toate variaţiile pe care capitalul propriu (activul net) le-a suferit între momentul de început şi cel de sfârşit al exerciţiului financiar, în cadrul acestui document fiind evidenţiate:

• profitul net sau pierderea netă a perioadei; • elementele de venit şi cheltuială, câştig sau pierdere care sunt recunoscute

direct în capitalul propriu; • efectul cumulativ al modificărilor politicilor contabile şi corecţii ale erorilor

fundamentale; • tranzacţiile de capital cu proprietarii şi distribuirile către aceştia; • soldul profitului cumulat, respectiv pierderii cumulate la începutul perioadei şi

la data întocmirii bilanţului, precum şi modificările pe parcursul perioadei; • o reconciliere între valoarea contabilă a fiecărei categorii de capital propriu la

31

începutul şi sfârşitul perioadei, cu prezentarea distinctă a fiecărei modificări. Ultimele trei categorii de informaţii pot fi detaliate în notele explicative, fără a fi

incluse în documentul menţionat. Pentru fiecare element al capitalurilor proprii se indică: - suma la începutul exerciţiului financiar; - sumele transferate în cursul exerciţiului financiar (intrările-ieşirile); - natura, sursa sau destinaţia acestor transferuri; - suma rămasă la sfârşitul exerciţiului financiar.

3.2.4 Situaţia fluxurilor de numerar Situaţia fluxurilor de numerar prezintă informaţii utile despre modificarea poziţiei

financiare a întreprinderii, permiţând evaluarea capacităţii întreprinderii de a genera fluxuri viitoare de numerar şi echivalente de numerar în cadrul activităţilor de exploatare, finanţare şi investiţii şi utilizarea corespunzătoare a acestora. Altfel spus, arată de unde au provenit lichidităţile şi cum au fost ele cheltuite, explicând astfel cauzele variaţiei lor.

Numerarul cuprinde disponibilităţile băneşti şi depozitele la vedere. Echivalentele de numerar sunt investiţii financiare pe termen scurt, cu grad de lichiditate foarte ridicat, care pot fi uşor transformate în numerar şi al căror risc de schimbare a valorii este nesemnificativ. Conform IAS 7, scadenţa acestora ar putea fi mai mică de trei luni de la data achiziţiei,

În practica internaţională, se utilizează două metode de întocmire şi prezentare a situaţiei fluxurilor de numerar: metoda directă şi metoda indirectă.

1. Metoda directă prezintă încasările şi plăţile aferente exerciţiului financiar respectiv, grupate pe cele trei tipuri de activităţi: de exploatare, de investiţii şi de finanţare.

• Fluxurile de numerar din activitatea de exploatare reprezintă un indicator cheie al

generării de numerar pentru alte activităţi, respectiv rambursarea împrumuturilor, menţinerea capacităţii de funcţionare a întreprinderii, plata dividendelor şi efectuarea de noi investiţii, fără a recurge la surse externe de finanţare. De asemenea, pe baza acestor informaţii se vor putea elabora previziuni legate de viitoarele fluxuri de numerar de exploatare.

• Fluxurile de numerar din activitatea de investiţii reflectă măsura în care cheltuielile efectuate au generat resurse care vor „produce” venituri în viitor.

• Fluxurile de numerar din activitatea de finanţare permit estimarea cererii viitoare

de fluxuri de numerar din partea finanţatorilor întreprinderii şi se referă la primiri/rambursări de credite, încasări din emisiuni de titluri, plăţi pentru răscumpărarea titlurilor emise, încasări / plăţi din contracte de leasing etc.

2. Metoda indirectă diferă de prima doar în privinţa informaţiilor privind fluxurile de numerar din activitatea de exploatare: profitul din exploatare înainte de impozitare şi elemente extraordinare este ajustat cu cheltuielile şi veniturile nemonetare (amortizări, provizioane, diferenţe de curs valutar), cu variaţia necesarului de fond de rulment net (capitalul circulant) şi cu elemente de venituri şi cheltuieli care sunt luate în considerare

32

la determinarea fluxurilor de numerar din activităţile de investiţii şi de finanţare (pentru a nu se dubla efectele).

3.2.5 Notele şi informaţiile explicative

Anexa sau notele explicative, ca document contabil de sinteză, reprezintă o necesitate informaţională, întrucât s-a constatat că informaţiile furnizate de bilanţ şi de contul de profit sau pierdere nu sunt suficiente pentru obţinerea unei imagini fidele asupra patrimoniului.

Elaborarea unor note de calitate are rolul de a furniza informaţii de o importanţă semnificativă, fie pentru a explica, fie pentru a completa elementele furnizate de bilanţ şi contul de profit şi pierdere. Anexa este un instrument valoros de informare şi analiză pentru toţi utilizatorii informaţiei contabile, deoarece ea aduce clarificări politicilor promovate de întreprindere în domeniul investiţiilor, finanţării, fiscalităţii şi evaluării patrimoniului.

Potrivit articolului 43 al Directivei, anexa trebuie să conţină cel puţin informaţii privind: - modalităţile de evaluare aplicate diferitelor posturi ale conturilor anuale, cât şi

metodele de calcul al amortizărilor şi provizioanelor; bazele de conversie a elementelor exprimate în monedă străină;

- participaţiile deţinute, pentru cel puţin 20% din capitalul societăţilor emitente; - numărul şi valoarea nominală a acţiunilor subscrise în cursul exerciţiului; - numărul şi valoarea nominală a diferitelor categorii de acţiuni care compun capitalul;

- numărul şi mărimea drepturilor părţilor beneficiare, ale obligaţiunilor convertibile şi ale titlurilor similare;

- suma datoriilor, în special a celor a căror durată este mai mare de cinci ani, cât şi suma tuturor datoriilor acoperite de garanţii acordate, cu indicarea naturii şi formei lor;

- suma totală a angajamentelor financiare în afara bilanţului; - repartizarea cifrei de afaceri pe categorii de activitate, cât şi pe zone geografice;

- numărul mediu de angajaţi, structura pe categorii, cât şi cheltuielile de personal aferente exerciţiului;

- incidenţa evaluărilor fiscale derogatorii asupra rezultatului net al exerciţiului; - suma remuneraţiilor alocate, în cursul exerciţiului organelor de administraţie, de

conducere şi de control; - suma avansurilor şi a creditelor acordate membrilor organelor de administraţie, de

conducere şi de control, cât şi angajamentele luate în contul lor cu titlu de garanţie. Principalele caracteristici ale anexei sau notelor explicative în cadrul sistemului

continental de contabilitate sunt prezentate astfel: • reprezintă un document complementar bilanţului şi contului de rezultate în

care se regăsesc informaţii asupra regulilor de evaluare utilizate, mişcărilor de imobilizări, metodelor de amortizare, statutului provizioanelor etc.;

• completează informaţiile furnizate de bilanţ şi contul de rezultate, motivând schimbările regulilor şi metodelor contabile;

33

• conţine un set de informaţii structurate pe trei categorii de probleme: informaţii

asupra regulilor şi metodelor contabile; informaţii privind bilanţul şi contul de rezultate şi alte elemente de informare;

• reprezintă un document deschis, cuprinzând orice informaţie capabilă să influenţeze capacitatea de percepţie a utilizatorului privind patrimoniul, situaţia financiară şi rezultatele întreprinderii;

• consacră conceptul de „importanţă semnificativă”: doar informaţiile care satisfac această cerinţă sunt cerute;

• este parţial „contabilă” şi parţial „extracontabilă”, deoarece o parte din informaţii

sunt extrase direct din conturi, în timp ce altele sunt extracontabile sau calitative; • este modularizată în funcţie de natura şi dimensiunea întreprinderii. În linii generale, informaţiile din anexă sunt astfel structurate, încât să permită

prezentarea politicii contabile a întreprinderii şi analiza anumitor posturi din bilanţ şi din contul de rezultate, fiind incluse şi informaţii complementare privind numărul mediu de salariaţi, remunerarea conducătorilor, onorariile auditorilor etc.

3.3 Utilizatorii informaţiilor financiar - contabile prezentate in situatiile financiare

Obiectivul situaţiilor financiare generale este furnizarea de informaţii despre

poziţia financiară, performanţa şi fluxurile de numerar ale unei întreprinderi, care sunt utile unei game largi de utilizatori în luarea de decizii economice de aici rezultând importanţa deosebită acordată beneficiarilor de informaţie.

Aşa cum se arată în cadrul general IASB, aproape toţi utilizatorii folosesc informaţii în vederea luării de decizii economice pentru:

- a hotărî când să cumpere, să păstreze sau să vândă o investiţie de capital; - a evalua răspunderea sau gestiunea managerială; - a evalua capacitatea întreprinderii de a plăti şi de a oferi alte beneficii

angajaţilor săi; - a evalua garanţiile pentru creditele acordate întreprinderii; - a determina politicile de impozitare; - a determina profitul şi dividendele ce pot fi distribuite; - a elabora şi utiliza date statistice despre venitul naţional; - a reglementa activitatea întreprinderilor. Utilizatorii informaţiilor financiar contabile sunt clasificaţi după mai multe

criterii, în funcţie de relaţia în care se află cu agentul economic respectiv şi/sau tipul de informaţie cerut. Astfel putem vorbi de :

utilizatori interni ai informaţiei financiar contabile cum ar fi :managerii şi angajaţii societăţii sau reprezentanţii acestora;

utilizatori externi ca: acţionarii, creditorii, furnizorii, clienţii, statul, publicul; utilizatori intermediari, reprezentaţi de analiştii financiari şi presa de

specialitate.

34

Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale(examen): 1. Prezentarea situatiilor financiare. 2. Necesitatea de conformitate. 3. Forma si continutul situatiilor financiare anuale 4. Bilanţul şi poziţia financiară a întreprinderii 5. Contul de profit şi pierdere şi performanţele întreprinderii 6. Situaţia modificării capitalurilor proprii 7. Situaţia fluxurilor de numerar 8. Notele şi informaţiile explicative 9. Utilizatorii informaţiilor financiar - contabile prezentate in situatiile

financiare 10. Calităţile informaţiilor financiar - contabile prezentate in situatiile

financiare 11. Factorii care influenţează structura situaţiilor financiare 12. Funcţiile situaţiilor financiare 13. Principii contabile 14. Aprobarea, semnarea si auditarea situatiilor financiare 15. Evaluarea elementelor prezentate in situatiile financiare 16. Care sunt factorii care pot influenta structura situatiilor financiare? 17. Care sunt principalele functii ale situatiilor financiare? 18. Ce calitati trebuie sa prezinte informatiile financiar contabile prezentate in

situatiile financiare? 19. Care este continutul situatiilor financiare anuale?

6.Aplicaţii Teste pentru autoevaluare pe tema aleasă: 1. Situaţiile financiare nu includ:

a. rapoartele directorilor; b. situaţia fluxurilor de trezorerie; c. situaţia modificărilor capitalului propriu.

2.Situaţile financiare se elaborează avându-se în vedere principiile: a. pricipiul permanenţei metodelor, principiul continuităţii activităţii; b. principiul prudenţei, principiul independenţei exerciţiului; c. principiul necompensării, principiul continuităţii activităţii; d. principiul continuităţii activităţii, principiul contabilităţii de

angajamente; e. principiul independenţei exerciţiului, principiul evaluării separate a

elementelor de activ şi de pasiv. 3. Bilanţul contabil anual şi raportul de gestiune se semnează de către ................. unităţii şi de către conducătorul compartimentului financiar-contabil.

Rezolvări şi răspunsuri la testele de autoevaluare:

35

1. Răspuns: a. Ref.: pag. 79 Management financiar-contabil 2. Răspuns: d. Ref.: pag. 92 Management financiar-contabil 3. Răspuns: administratorul Ref.: pag. 77 Management financiar-contabil

Precizări privind capitolul următor

Planificarea este un proces care managerul analizează mediul, propriile sale posibilităţi, alege o strategie pentru stabilirea obiectivelor de atins şi repartizarea mijloacelor financiare, umane şi materiale necesare realizării lor. Ea pune în evidenţă voinţa managerului de a interveni asupra viitorului.

Lectiile 7 si 8 4 Managementul proceselor decizionale în contabilitatea

societăţilor comerciale. Introducere

Subsistemul decizional reprezintă ansamblul elementelor interdependente care determină elaborarea şi fundamentarea deciziilor în contabilitate.

Obiectivul capitolului

Ca proces, conducerea reprezintă folosirea influenţării necoercitive a comportamentului unuia sau mai multor subordonaţi – în vederea concretizării activităţilor desfaşurate pentru realizarea de produse, prestarea de servicii şi executarea de lucrări potrivit obiectivelor unei organizaţii. Prin procesul de conducere managementul încearcă să influenţeze comportamentul angajaţilor. Concepte cheie

o Decizie o Riscuri o Previziune o Planificare o Direcţii strategice în contabilitate

Rezumat

4.1 Funcţiile managementului proceselor decizionale. Componentele subsistemului decizional sunt urmatoarele: decidentul, mulţimea

variantelor decizionale, mulţimea criteriilor de decizie, mediul ambient, mulţimea consecinţelor, obiectivele decizionale.

36

Decidentul în contabilitate reprezintă individul sau mulţimea de indivizi care urmează să aleagă varianta cea mai avantajoasă din mai multe variante posibile. El poate fi, deci, individual şi / sau colectiv. Calitatea deciziei depinde de calităţile, cunosţiintele şi aptitudinile decidentului, motiv pentru care este necesară atragerea unui număr cât mai mare de persoane (specialişti) la procesul decizional.

Mulţimea variantelor decizionale poate fi o mulţime finită sau infinită în funcţie de documentele contabile de care depind deciziile care se iau. În general, se pot utiliza o serie de criterii ca: profitul, gradul de utilizare a capacităţii de producţie, preţul, calitatea, termenul de recuperare a investiţiei, durata ciclului de producţie. Condiţiile externe pot fi generate de modificări în legislaţie, modificări în relaţiile firmei cu mediul exterior etc.

Mulţimea consecinţelor reprezintă ansamblul rezultatelor potenţiale ce s-ar obţine potrivit fiecărui criteriu decizional şi fiecarei stări a condiţiilor obiective prin aplicarea variantelor decizionale. Stabilirea consecinţelor constituie o activitate de previziune, care nu se poate realiza întotdeauna cu multă exactitate întrucât nu se cunosc cu certitudine cauzele ce ar putea determina producerea lor.

Obiective decizionale reprezintă nivelurile criteriilor propuse de către manageri pentru a fi atinse în urma implementării variantei decizionale alese.

Decizia se ia în urma profitului realizat. Rolul deosebit al deciziei reiese din faptul că atingerea obiectivelor care au fost stabilite au fost realizate, care depind de datele din actele contabile întocmite, mai ales se ţine cont de cele mai importante acte contabile.

Cerinţele de raţionalitate a deciziei de conducere sunt: a) Să fie fundamentată ştiintific, adică să fie luată în conformitate cu

datele din actele contabile; b) Să fie imputernicită, adică să fie adoptată de managerul în ale cărui

sarcini este înscrisă; c) Să fie oportună, adică să se încadreze în funcţie de datele furnizate de

actele contabile; d) Să fie clară, concisă şi necontradictorie, fără posibilitatea de

interpretare; e) Să fie eficientă, pentru a urmari obţinerea efectului dorit cu un minim

efort, deciziile trebuie apreciate, deci, prin prisma efectelor implementării lor;

f) Să fie completă, adică să cuprindă toate elementele necesare înţelegerii corecte şi, mai ales, implementării lor.

În funcţie de diferite criterii există mai multe tipuri de decizii. * După orizontul de timp pentru care se adoptă şi implicaţiile aplicarilor lor asupra obiectului condus există: - Decizii strategice, care vizează atingerea unui anumit profit; - Decizii tactice, care sunt adoptate pentru o perioadă mai scurtă de timp (circa un an) şi se referă la problemele (domenii) importante ale firmei, influentând realizarea profitului; - Deciziile curente, care în contabilitate se iau în funcţie datele rezultate din actele contabile. * După numărul de persoane care fundamentează decizia, există:

37

- Decizii unipersonale, care sunt elaborate şi fundamentate de o singură persoană. De obicei, astfel de decizii se referă la problemele curente ale firmei. Cu cât firma devine mai complexă, cu atât scade numărul lor; - Decizii de grup, la elaborarea cărora participă mai multe persoane (decident degrup), sau decizii luate în colectiv. * După periodicitatea elaborării se disting: - Decizii unice, care se elaborează o singură dată în cadrul firmei sau la un număr redus de ani, la intervale foarte mari de timp; - Decizii repetitive, care se elaborează de mai multe ori într-o firmă; - Decizii periodice, elaborate la intervale de timp determinate; - Decizii aleatorii, care se repetă în mod regulat. * După numărul criteriilor decizionale folosite se disting: - Decizii multilaterale, care se fundamentează pe baza a două sau mai multe acte contabile. * După gradul de fundamentare, deciziile pot fi: - Decizii logice, cele luate pe baza unor raţionamente; - Decizii intuitive, cele luate pe baza instinctului sau a unui presentiment. Fundamentarea şi elaborarea deciziilor, în contabilitate deciziile se iau în felul următor:

1) Identificarea şi definirea problemei: rolul decidentului individual sau de grup în această etapă constă în a identifica o problemă decizională şi a o diferenţia de una nedicizională. Sesizarea unei situaţii decizionale este posibilă atunci când există mai multe căi de acţiune pentru rezolvarea problemei (pentru realizarea unui obiectiv propus).

2) Stabilirea criteriilor şi obiectivelor decizionale: criteriile de decizie sunt punctul de vedere al decidentului ca, de exemplu, profitul, gradul de încărcare a capacităţii de producţie, cererea pe piaţă a unui produs, reducerea cheltuielilor etc. Profitul, drept criteriu de decizie, poate avea mai multe niveluri: pe total firma, pe o secţie, pe unitatea de produs. În acest caz, obiectivul este “maximizarea profitului”. Aici, decidentul trebuie să tină seama de posibilitatea divizării sau a grupării criteriilor şi de proprietatea lor de dependenţă şi independenţă.

3) Adunarea, evaluarea şi selecţionarea datelor: corespunzător criteriilor şi obiectivului urmărit se culeg date din interiorul firmei şi din mediul ambient al acesteia. De exemplu, datele referitoare la capacitatea de producţie existentă, tipuri de utilaje, suprafeţele de producţie etc.

4) Analiza informaţiilor: setul de date cu elementele semnificative care dau dimensiunile problemei analiza. De exemplu, gradul de folosire a capacităţii de producţie raportat la indicii planificaţi.

5) Alegerea variantei optime (luarea deciziei): are loc alegerea, din mai multe căi de acţiune, din mai multe variante posibile, a variantei optime. Fiecărei variante îi corespund anumite consecinţe, iar numărul acestora este dat de numărul de criterii luate în considerare. Dacă este vorba despre capacităţile de producţie, alegerea variantei optime depinde de costul creşterii capacităţii de producţie, termenul de recuperare, asigurarea cu forţă de muncă suplimentară etc.

6) Comunicarea deciziei: transmiterea deciziei adoptate, în scris sau direct, persoanelor sau compartimentelor însărcinate să pună în aplicare sau să ia act de

38

conţinutul ei. Pentru creşterea capacităţii de producţie se precizează soluţia tehnică adoptată şi transmisă direcţiei, sefilor de secţie etc.

7) Aplicarea deciziei: punerea în practică a deciziei luate la termenul stabilit şi de către persoanele însărcinate.

8) Controlul şi evaluarea rezultatelor: procesul decizional, ca orice ciclu de conducere, se încheie cu evaluarea rezultatelor. Evaluarea reprezintă compararea rezultatelor obţinute cu obiectivele propuse în scopul depistării abaterilor.

Această etapă are un rol deosebit retrospectiv şi prospectiv, în sensul că pe baza ei se trag concluzii pentru viitor, pentru un nou ciclu al procesului de conducere, pentru luarea unor decizii şi / sau corectarea celor anterioare. Având în vedere că partea cea mai mare a deciziilor au în vedere acţiuni care privesc viitorul în realizarea profitului, riscul ca el să fie realizat este foarte mare, dar şi cu un anumit risc pe care conducerea trebuie să şi-l asume în cazul în care el nu este realizat. Raportat la procesul de conducere, riscurile se pot clasifica în curente şi inevitabile. Riscurile curente, la rândul lor, pot fi de trei feluri:

- Riscul necesar, întâlniri aproape întotdeauna deoarece, el face parte din caracterul oricărei activităţi economice;

- Riscul suportabil, pe care decidentul îl poate admite; - Riscul insuportabil, pe care intreprinderea nu şi-l poate permite.

Riscurile inevitabile sunt acelea care se datorează unor acţiuni izolate, de amploare, din partea mediului exterior (acţiuni deosebite pe plan naţional, situaţii conjuncturale în relaţii de comerţ exterior s.a.). În modelele decizionale, de regulă nu se cuantifică decât riscurile “curente”.

În contabilitate, riscurile sunt luate cu cea mai mare masură de către cei care completează actele respective.

Se pot menţiona trei moduri de luare a deciziilor raportate la condiţiile de siguranţă în care se iau:

a) Luarea deciziilor în condiţiile de certitudine se caracterizează prin aceea că variantele de realizare a obiectivelor, cât şi criteriile cu care se operează sunt controlabile, existând posibilitatea previzionării lor;

b) Luarea deciziilor în condiţii de risc presupune existenţa mai multor stări ale condiţiilor obiective, în funcţie de datele furnizate de contabilitate. În această situaţie, notând cu Pi probabilitatea apariţiei condiţiilor obiective Ni rezultă următoarele:

i = n Σ Pi=1 sau Pi + P2 + P4 + ….+ Pi….+ Pn=1 i=1 Într-o serie de lucrări sunt prezentate unele încercări de cuantificare a indicatorului mărimii riscului (R) în activitatea economică, şi anume: R=Pj/A, în care: P= pierderi estimate (1 ≤ P ≤ A) J= probabilitatea incertitudinii A= valoarea totală a angajării, respectiv volumul intereselor sau obiectivelor supuse riscului.

39

O altă modalitate de evaluare a riscului în activitatea economică este compararea acestuia cu profitul scontat (Ps) în ideea că Ps>R. c) Luarea deciziei în condiţiile de incertitudine are loc în situaţia existenţei

unui număr mare, infinit, de stări ale condiţiilor obiective, care nu pot fi pronosticate când vom fi obligaţi să apreciem probabilitatea fiecărei stări şi să determinăm valoarea mărimii Pi; se poate concluziona că, în condiţiile incertitudinii, orice alegere presupune aprecierea probabilităţilor. Gradul de incertitudine privind obţinerea rezultatelor potenţiale este practic nul.

4.2 Funcţia de previziune şi planificare a managementului în contabilitate. Planificarea este un proces care managerul analizează mediul, propriile sale

posibilităţi, alege o strategie pentru stabilirea obiectivelor de atins şi repartizarea mijloacelor financiare, umane şi materiale necesare realizării lor. Ea pune în evidenţă voinţa managerului de a interveni asupra viitorului.

Ea se realizează pe mai multi ani şi se concretizează într-un ansamblu de planuri care devin instrumente esentiale în activitatea managerilor.

4.2.1. Planul şi procesul de planificare în contabilitate. Prin plan se întelege documentul elaborat, în formă scrisă pe baza unor proceduri

bine precizate. Planificarea formală presupune existenţa unor compartimente specializate,

folosirea unor proceduri de lucru şi elaborarea de documente scrise sub formă de planuri agregate sau pe domenii de activitate pentru atingerea profitului dorit.

Planificarea informală nu se bazează pe existenţa compartimentelor de planificare specializate, nu foloseşte metode şi proceduri bine stabilite şi, adesea, are caracter de discontinuitate. În funcţie de timp, planificarea poate fi:

- planificarea pe termen lung sau de perspectivă, are un orizont de 3-5, continând prevederi globale stabilite pe baza estimărilor politicilor comerciale sau previziunilor de vânzare care să aducă profitul necesar;

- planificarea pe termen mediu, are o durată de 1 până la 3 ani, întâlnindu-se în cazul organizaţiilor care realizează produse cu ciclu lung de fabricaţie;

- planificarea pe termen scurt sau foarte scurt, cunoscută şi sub numele de planificare curentă, are ca orizont de timp, perioade de timp de la 1 an până la 3 luni, o lună sau chiar o săptămână.

În funcţie de raportul cu gradul de importanţă a indicatorilor stabiliţi şi de orizontul de timp la care se referă aceştia există o planificare strategică şi una tactică sau operaţională.

Planificarea strategică concretizează obiectivele strategiei adoptate de conducerea de vârf a organizaţiei pe termen lung.

Planificarea tactică se referă la ansamblul acţiunilor şi activităţilor operative care trebuie efectuate pe perioade de timp mai scurte.

40

Organizaţiile stabilesc trei tipuri de planuri: startegice, tactice şi operaţionale, care se găsesc într-o strânsă interdependenţă, diferenţiindu-se după nivelul la care se realizează şi orizontul de timp astfel:

- planurile strategice sunt realizate la nivelul de vârf al organizaţiilor şi au un orizont mai larg de timp;

- planurile tactice prin care se implementează părţi specifice din palnul strategic se realizează la nivelul mediu al organizaţiilor, cu un orizont de timp intermediar;

- planurile operaţionale se realizează la nivelurile inferioare şi au cel mai mic orizont de timp.

41

42

43

4.2.2. Planificarea strategică în contabilitate Planificarea strategică constituie procesul prin care se stabilesc marile orientări ce

permit organizaţiei să modifice, să imbunătăţească sau să-şi consolideze poziţia faţă de concurenţă.

Translatarea viziunii într-un spaţiu temporar specificat şi definirea unor sarcini masurabile se face cu ajutorul unor concepte de referinţă în management: misiune şi obiectiv.

Misiunea este expresia generală a raţiunii de a exista a unei organizaţii este aceea de a obţine profit.

Obiectivele reprezintă stări viitoare, deziderabile pentru organizaţie, exprimate (dacă este posibil) în termeni numerici. Cuantificarea obiectivului îl deosebeşte de ceea ce se numeşte scop care este profitul.

După fixarea unor obiective, concretizarea logică a unui plan necesită definirea unor politici, programe şi reguli.

Politicile reprezintă liniile de ghidare ce determină limitele de desfăşurare a unei acţiuni.

Programele reprezintă specificarea unei succesiuni de acţiuni necesară pentru realizarea unor obiective.

Regulile reprezintă moduri specifice şi relativ rigide de abordare a unei anumite acţiuni.

Obiectivele strategice reprezintă concretizarea, la un moment dat, a scopurilor generale şi a finalităţii activităţilor desfăşurate într-o organizaţie bazată pe:

- direcţiile şi ritmurile de dezvoltare şi specializare a organizaţiei; - căile de acţiune pentru realizarea ritmurilor de dezvoltare propuse; - termenele de realizare a ritmurilor planificate; - obiectivele finale şi intermediare.

Misiunea poate fi definită prin verbe care să exprime acţiunea şi sensul ei. În scopul realizării misiunii se definesc apoi direcţiile şi obiectivele strategice

pentru organizaţie. Planificarea strategică, faza importantă a planificării organizaţiei, face apel la

prospectare şi la previziune. Prospectarea porneşte de la premiza că viitorul nu reprezintă o simplă prelungire

a trecutului, că nu există un viitor predeterminat ci o serie de variante posibile ale viitorului în funcţie de acţiunile voluntare ale organizaţiei.

Previziunea spre deosebire de prospectare porneşte de la trecut şi de la prezent pentru a nu explora viitorul.

Dintre metodele de previziune se utilizează frecvent: metoda scenariilor, metoda analizelor calitative multicriteriale, metoda Delphi, metodele de creativitate prin liberă exprimare şi asocieri de idei etc.

După ce s-au formulat direcţiile şi obiectivele strategice urmează declanşarea procesului de planificare.

44

45

4.2.3 Elaborarea documentelor de dezvoltare a direcţiilor strategice în contabilitate

În dezvoltarea strategice se au în vedere ca elemente de referinţă: experienţa, enuntarea misiunii şi enunţurile privind problema.

În privinţa experienţei, procesul de dezvoltare a direcţiilor strategice trebuie să descrie experienţa istorică în acest domeniu referitor la schimbările (evenimentele) care au condus la procesul de planificare strategică.

Enunţarea emisiunii este de fapt o descriere a eforturilor pentru dezvoltarea unei declaraţii de misiune specifică, o enunţare a misiunii organizaţiei.

Mediul este un set de circumstanţe şi tendinţe care afectuează organizaţia, inclusiv domenii ca piaţa muncii, politica, tehnologia, resursele financiare şi umane, etc, în care aceasta caută să-şi îndeplinească noua sa misiune.

Scopurile specifice elaborării unui document cuprinzând direcţiile strategice sunt: - să situeze organizaţia în viitorul imediat/pe termen lung; - să furnizeze un cadru pentru armonizarea resurselor financiare cu

scopurile/obiectivele strategice; - să stabilească teme clare pentru programele de activitate; - să comunice clar altor organizaţii (parteneri sau clienţi) valorile, misiunea,

rolul organizaţiei şi scopurile strategice cu obiective strategice şi să construiască strategii pentru a indeplini această misiune;

- să coordoneze planificarea şi evaluarea rezultatelor tuturor activităţilor care se desfaşoară în organizaţie;

- să furnizeze bazele pentru obţinerea unor recunoaşteri majore şi a unor resurse de creştere a veniturilor.

Pentru a înţelege mai uşor activitatea de definire şi elaborare a documentaţiei privind direcţiile strategice, în procesul de planificare strategică, se utilizează o serie de noţiuni de specialitate, între care menţionăm:

- credinţele/valorile care definesc convingerile fundamentale ale organizaţiei;

- afacerea organizaţiei, definită ca aceea ce se face pentru a servi clienţi individuali sau comunităţile;

- competiţia definită ca ceea ce caracterizează orgnizaţiile sau indivizii care raspund aceleiaşi educaţii, aceloraşi servicii şi nevoi de piaţă;

- constituenţi/acţionari care sunt grupuri afectate de sau care pot afecta viitorul organizaţiei, angajatorii, angajaţii, managerii, agenţi guvenamentali, membrii ai conducerii supreme a organizaţiei;

- mediul înseamnă lumea în care funcţionează organizaţia. El include, dar nu este limitat la: situaţia politică, economică, socială, etc;

- analiza mediului este un sistem de colectare a informaţiilor despre lumea din afara organizaţiei, de identificare, evaluare, ordonare şi integrare în planurile sale a acelor evenimente, tendinţe şi situaţii care prezintă importanţă pentru succesul acesteia;

- analizele externe sunt o examinare a acelor forţe din afara organizaţiei asupra cărora acesta nu are controlul sau le controlează foarte puţin;

46

- scopul este o expresie a rezultatului dorit, masurabil (în termeni largi) atins în cadrul planificării strategice în termen de 3-5 ani;

- analizele interne sunt o examinare a acelor caracteristici, condiţii sau circumstanţe din cadrul structurii organizaţiei asupra cărora aceasta are controlul parţial sau total;

- misiunea este o declaraţie a scopului pentru care există organizaţia, rezultatele activităţilor, obiectivul principal al eforturilor şi utilizării resurselor;

- planul de acţiune este ca o hartă a componenţei de producţie sau de prestări servicii din planificarea strategică;

- planul facilităţilor indică creşterile şi schimbările cerute pentru a susţine operaţiunile în continuă schimbare ale organizaţiei;

- planul financiar se referă la sursele proiectate şi la fondurile necesare pentru atingerea obiectivelor şi a scopurilor strategice;

- planul pe termen lung este un proces concentrat pe analiza internă, care foloseşte proiecţii ale viitorului pe baza datelor inexistente;

- planul de marketing ghidează organizaţia în identificarea, anticiparea şi satisfacerea nevoilor clienţilor. Este proiectat în aşa fel incât să prezinte organizaţia, programele, activităţile şi serviciile sale; include promovare, publicitate, componente de vânzări;

- planul stategic este elaborat pentru a optimiza poziţia de afaceri a organizaţiei în mediul său şi pentru a obţine tot ce se poate cu resursele sale; este un proces care priveşte din exterior, căutând să integreze informaţii dintr-un mediu în schimbare, concentrat pe client, care caută să definească ceea ce îşi propune să fie organizaţia;

- planul de acţiune cuprinde o serie de planuri operaţionale care sunt revizuite sau dezvoltate după exerciţiul anterior pe planificare pentru atingerea scopurilor şi obiectivelor strategice ale organizaţiei;

- planul tehnologic cuprinde cerinţele tehnologice şi modul lor de soluţionare pe seama echipamentelor şi conexiunilor dintre acestea bazate pe sistemele informatice şi structurile componente ale organizaţiei;

- poziţia este o combinaţie a pieţelor pe care organizaţia alege să se concentreze şi avantajul pe care îl creează clenţilor astfel încât aceştia să distingă oferta organizaţiei fată de ceea a competitorilor;

- procesul este succesiune de acţiuni şi schimbări graduale facute cu scopul de a ajunge la rezultatul dorit;

- probleme strategice sunt caracteristici, condiţii, circumstanţe, tendinţe sau forţe, considerate critice pentru succesul organizaţiei în îndeplinirea misiunii ei;

- obiectivul strategic reprezintă angajamentele institutionale specifice, masurabile, tangibile, realiste şi rezultatele orientate în timp ale implementării planului strategic în legatură cu una sau mai multe scopuri strategice ale organizaţiei;

- puncte tari/puncte slabe sunt factori care contribuie sau impiedică abilitatea organizaţiei de a-şi îndeplini misiunea;

47

- viziunea este imaginea unor stări viitoare a organizaţiei suficient de clară şi puternică astfel încât stimulează şi susţine acţiunile necesare pentru ca acea imagine să devină realitate.

În procesul de planificare strategică, managementul îndeplineşte atribuţii de stabilire a rolurilor şi responsabilităţilor, de coordonare a procesului de redefinire şi analiza SWOT.

Redefinirea valorilor este o etapă absolut necesară după ce misiunea organizaţiei a fost elaborată şi aprobată de către forul cel mai înalt de decizie. 4.2.4. Planificarea tactică în contabilitate.

Planificarea tactică este influenţată de o multitudine de factori, cu o acţiune dinamică specifică, de la care managerul trebuie să pornească în actul de decizie respectiv:

a) Un anumit număr de obiective tactice, derivate din obiectivele strategice generale;

b) În timp ce strategia este stabilită în termeni generali, tactica vizează nemijlocit alocarea resurselor umane, materiale şi financiare precum şi planificarea asigurărilor operative la momentul oportun;

c) Planul tactic precizează clar ce activităţi se vor intreprinde pentru îndeplinirea acestor planuri, timpul de lucru al managerilor folosit în acest scop, informaţiile de care au nevoie şi pe care le vor primi din interiorul organizaţiei, colaboratorii şi informaţiile pe care aceştia le prelucrează şi le transmit mai departe etc.

4.2.5. Planificarea operatională în contabilitate.

Planurile operaţionale definesc modalităţile de realizare în timp şi spaţiu a strategiilor alese.

Planul operaţional, stabilit pentru fiecare funcţie a organizaţiei (producţie, comercială, financiară, cercetare dezvoltare şi de personal) şi pentru fiecare centru de responsabilitate fixează:

- obiectivele de atins (volume de producţie, productivitatea etc.), derivate din cadrul unui program pe 3-5 ani pe transe anuale;

- mijloace afectate (fonduri de investiţii, număr de salariaţi, fonduri pentru finanţarea cheltuielilor de producţie, aprovizionare desfacere şi plata salariaţilor etc);

- acţiunile ce trebuie intreprinse (elaborarea documentaţiilor tehnico-economice pentru investiţii, introducerea de maşini, tehnologii şi produse noi, perfecţionarea organizării producţiei, recrutarea, calificarea, recalificarea, policalificarea şi perfecţionarea personalului etc.);

Calendarul operaţiunilor. Reuşita planificării operaţionale a organizaţiei este condiţionată de respectarea a

patru cerinţe privind planurile, respectiv:

48

- să fie elaborate (intreprinderile japoneze “pierd” mai mult cu această elaborare pentru “a câştiga” în continuare mai mult cu ocazia aplicării lor eficace);

- să fie negociate (negocierea planurilor favorizează motivarea salariaţilor);

- să fie scrise (formalizarea permite să se verifice coerenţa şi să se evite ambiguităţile atunci când se aplică);

- să fie difuzate către compartimentele vizate pentru ca obiectivele să fie înţelese de manageri, pentru ca ei să-şi poată defini, integra şi alinia propriile activităţi al strategia globală a organizaţiei.

Planurile unicat sunt acelea care dezvoltă acţiuni sau activităţi care nu se vor mai repeta în viitor, sunt cele mai utilizate şi se prezintă sub formă de programe şi proiecte. În timp ce programele au în vedere un set larg de activităţi complexe, proiectele vizează punctual o activitate sau un număr restrâns de activităţi ce pot fi integrate într-un program.

Etapele planificării sunt: a) elaborarea – eventual în mai multe variante a planurilor de bază

strategice, tactice şi operaţionale ale organizaţiei; b) identificarea evenimentelor care vor condiţiona, cu cea mai mare

probabilitate, realizarea variantelor de plan; c) stabilirea indicatorilor care caracterizează fiecare eveniment probabil; d) alegerea variantei de plan care se va implementa; e) dezvoltarea şi definitivarea planului în funcţie de evenimentele probabile;

4.3. Funcţia de organizare a managementului în contabilitate.

Organizarea, ca funcţie a managementului, vizează pe de o parte munca iar pe de altă parte producţia şi conditionează exercitarea celorlalte funcţii asigurând clarificarile de rigoare în ceea ce priveşte:

- cine anume şi ce trebuie să facă; - cine raspunde şi de ce răspunde; - care sunt canalele de comunicare; - care este gruparea concretă a activităţilor omogene şi specializate. Organizarea este procesul prin care se stabileste aria de acţiune, se realizează

alocarea resurselor, se delimitează responsabilităţile managerului şi se deleagă autoritatea, necesare, realizării obiectivelor planificate în cele mai bune condiţii.

Structura organizatorică este un sistem sau o reţea de sarcini, relaţii de raportare şi comunicare care asigură:

- coerenţa activităţilor desfaşurate de membrii organizaţiei, individual şi în grup;

- diviziunea şi coordonarea muncii; - realizarea obiectivelor planificate. Realizarea funcţiei de organizare este condiţionată de stabilirea structurii

organizatorice, atribut ce revine echipei manageriale de nivel superior prin:

49

- definirea componentelor structurale (departamente, direcţii, secţii, ateliere servicii, compartimente etc.);

- stabilirea tipului de structură; - intocmirea documentelor de prezentarea a acestor structuri. Stabilirea şi organizarea principalelor compartimente ale organizaţiei este un

atribut ce revine echipei manageriale de nivel mediu. Locul de muncă al managerului – având o anumită suprafaţă şi dotare care

permit atât desfăşurarea activităţii curente a acestuia cât şi organizarea unor regiuni largite cu managerii de nivel inferior organizat pe principii ergonomice, trebuie să indeplinească o serie de cerinţe care se referă la:

- comoditate; - confort; - amplasarea şi combinarea adecvată a mobilierului din punct de vedere

funcţional şi estetic; - mobilierul care trebuie să fie simplu, să asigure poziţia corectă a parţilor

corpului în timpul executării tuturor operaţiilor şi să corespundă cerinţelor ergonomice şi estetice;

- condiţii normale din punct de vedere al mediului ambiant; - dotarea tehnică adecvată cu echipamente de birou (calculator, imprimantă,

internet, telefon, interfon, fax, xerox etc.) Organizarea muncii managerului ia în calcul factorii de solicitare fizică şi

nervoasă ai mediului ambient care au un impact direct asupra calităţii şi productivităţii muncii, respectiv factorii de microclimat şi de solicitare nervoasă (temperatura, umiditatea, circulaţia aerului, radiaţiile), iluminatul şi zgomotul, culoarea şi lumina etc.

Optimizarea raporturilor cu subordonaţii este o modalitate de amplificare a eficacităţii muncii managerilor prin implicarea nemijlocită a acestora pentru:

- stabilirea şi promovarea regulilor specifice în raporturile manager – subordonat;

- fluidizarea comunicării dintre manageri pe verticală şi orizontală ierarhiilor manageriale;

- motivarea la maximum a subordonaţilor; - eficientizarea controlului exercitat asupra subordonaţilor. Maximizarea motivării se realizează prin: transparenţa elementelor motivaţionale,

rotaţia, largirea şi creşterea elementelor de performanţă a posturilor. Fluidizarea comunicării este conditionată de asigurarea condiţiilor care să

asigure: - motivarea în sensul abordării clare şi concise; - imbunătăţirea capacităţii de exprimare şi ascultare prin perfecţionarea

managerilor; - promovarea, cu prioritate, a stilului participativ de management; - perfecţionarea structurii organizatorice; - raţionalizarea sistemului informaţional; - informatizarea managementului.

50

4.3.1.Instrumente de lucru utilizate în activitatea de organizare în contabilitate.

Organizarea postului. Postul este elemental primar al structurii organizatorice,

este cea mai simplă subdiviziune a ei care se poate defini ca o totalitate a sarcinilor, competentelor şi responsabilităţilor ce revin unui angajat în mod organizat şi permanent.

Specializarea postului indică gradul în care o sarcină generală a organizaţiei este divizată în părţi componente mai mici ca urmare a diviziunii muncii.

Avantajele specializării postului sunt: - creşte dexteritatea angajatului; - scade timpul dintre două sarcini consecutive; - angajatul poate să-şi îndeplinească mai usor şi mai bine sarcinile de

muncă; - se reduc considerabil costurile legate de perfecţionarea angajaţilor. În practica managementului se intalnesc mai multe tipuri de grupuri ca de exemplu: - functională care presupune gruparea posturilor cu activităţi identice

(producţie, financiar-contabilitate, resurse umane, cercetare dezvoltare etc);

- teritorială care implică gruparea posturilor după diferite repere geografice.

Organizarea nu poate avea loc fără o analiză a postului. Analiza postului. Postul este cea mai simplă, dar şi cea mai importantă,

componentă organizatorică ale cărei elemente sunt: - responsabilităţile, adică raspunderea materială, disciplinară, penală etc,

ce revine ocupantului postului pentru rezultatele obţinute din exercitarea sarcinilor;

- sarcinile, respectiv procese de muncă simple sau părţi ale unor procese de muncă mai complexe;

- competenţele (autoritatea), concretizată în libertatea decizională de care se bucură titularul postului pentru îndeplinirea obiectivelor;

- obiective individuale, care sunt exprimări cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost înfiinţat şi funcţionează postul respectiv.

Meseria este o activitate socio-profesională care se caracterizează printr-un ansamblu de cunoştinţe practice, generale şi specifice recunoscute şi certificate cu un act de absolvire a unei forme de pregătire (diplomă, certificate, adeverinţă etc.).

Locul de muncă reprezintă activitatea reală exercitată într-o organizaţie (individual sau colectiv).

Postul de lucru este o activitate care, la un moment dat, se desfăşoară individual, într-o organizaţie.

Atribuţia (funcţia) reprezintă un complex de activităţi exercitate de persoane cu sarcini de conducere, cu obiective individuale în care sarcinile încorporate au caracter predominant decizional privind activitatea compartimentelor şi domeniilor de activitate coordinate.

Sarcina (lucrarea) este o activitate observabilă “derivate” din sarcină, având ca specific unitatea cunoştinţelor şi tehnicilor de lucru, a sculelor, dispozitivelor,

51

verificatoarelor, instrumentelor şi utilajelor folosite în scopul realizării obiectivelor organizaţiei.

Faza este o activitate simplă care defineşte stadiul în care se află realizarea unei sarcini de lucru.

Cunoştinţele practice, necesare unui salariat, reprezintă capacităţile utilizate de acesta pentru realizarea sarcinilor descrise în bune condiţii.

Dintre aptitudinile fizice se pot enumera: forţa, rezistenţa, echilibrul pentru a lucra la inălţime, etc.

Aptitudini intelectuale enumerăm: precizia şi rapiditatea în calcul, logica, sinteza, etc.

Pentru a realiza o descriere a postului este necesar ca managementul: - să reţină problemele de abordat în timpul observării unui post şi

întrebările pe care să le pună persoanei care îl ocupă pentru ca răspunsurile pe care le obţine să fie clare şi concise;

- să ordoneze rezultatele obţinute pentru a avea o reprezentare precisă asupra postului, a locului de muncă şi meseriei;

- să contribuie la creşterea volumului de informaţii necesare cunoaşterii profitului candidatului la ocuparea unui post.

Practica managementului a consacrat următoarele etape: a) identificarea postului, pentru această etapă sunt necesare informaţiile

privind denumirea actuală, denumirea propusă şi denumirea care ar corespunde cel mai bine tipului de activităţi pe care le reuneşte postul descris;

b) poziţia în structură, care are în vedere prezentarea superiorilor direcţi, a salariaţilor sau persoanelor şi grupurilor cu care cooperează precum şi posturile aflate în subordinea postului descris;

c) inventarul sarcinilor, pentru evitarea unor erori trebuie avute în vedere conceptele de bază cu care operează managementul în activitatea de descriere a postului.

d) inventarul cunoştinţelor practice, generale şi specifice; cunoştinţele practice utilizate în timpul executării sarcinilor observate trebuie exprimate la modul: “Stie să facă….”,etc.

e) cunoştinţele generale şi specifice strâns legate de cunoştinţele practice descrie se exprimă sub forma: “Trebuie să stie …..” după care se descrie fiecare sarcină în parte;

f) aptitudinile şi comportamentul, în afara experienţei proprii, managementul are nevoie şi de alte informaţii, corespunzător cerinţelor postului, pe care le obţine prin documentare directă (interviuri, chestionare, etc. de la persoane autorizate din organizaţie, reponsabili sau coordonatori direcţi etc);

g) controalele în timpul lucrului, cu privire la acest aspect managementul trebuie să se informeze asupra persoanelor care efectuează controlul, modului de efectuare a controlului obiectivelor controlului şi frecvenţei cu care acesta are loc;

h) circuitele de comunicare-care sunt assimilate, în unele cazuri, diagramele de relaţii privesc în interiorul şi în exteriorul postului, atât

52

legăturile necesare cu alte posturi, persoane, servicii ca şi motivaţiile acestora;

i) mijloacele-aflate la dispoziţia ocupantului unui post de lucru s-ar putea prezenta astfel:

- umane (personalul aflat în subordine); - materiale (scule, dispozitive, verificatoare, instrumente, maşini, utilaje, etc.);

- financiare (bugetul de care dispune titularul postului de lucru). j) autonomia-pornind de la gradul de libertate dat persoanei care ocupă

postul de lucru, autonomia priveşte organizarea timpului de lucru, deciziile luate şi deciziile ce s-ar putea lua condiţionat de îndeplinirea anumitor restricţii;

k) condiţiile de lucru se pun în evidenţă prin clasificări asupra: - programului de lucru; - gradului de dificultate în realizarea programului de lucru; - deplasările în interesul serviciului, condiţiilor asigurate pentru

deplasare, sejur şi durata sejurului; - condiţiilor de igienă, securitate a muncii şi riscurilor de accidente; - protecţiei sociale, avantajelor asigurate, etc. l) sinteza postului. La încheierea misiunii de studio a unui post de lucru,

managementul va trebui să rezume elementele esenţiale şi specifice postului de lucru respective, să evidenţieze sintetic sarcinile şi cunoştiinţele generale şi specifice cele mai caracteristice.

Stabilirea relaţiilor organizatorice reprezintă un element de care trebuie să se tină seama la proiectarea structurii organizatorice. Structura organizatorică reprezintă baza pe care organizaţia se dezvoltă şi interacţionează indicând cine are autoritatea şi responsabilitatea pentru fiecare activitate.

Analiza activităţilor îl ajută pe manager să determine ce sarcini trebuie îndeplinite, ce funcţii trebuie grupate şi cum va fi pozitionată fiecare activitate în cadrul structurii organizatorice.

Analiza deciziei stabileşte care sunt deciziile necesare, la ce nivel ierarhic trebue adoptate şi masura în care managementul trebuie să se implice în procesul decizional.

Analiza relaţiilor implică determinarea echipelor de lucru, delimitarea răspunderii managementului fiecăruia.

Funcţia este un element de generalizare a posturilor şi cuprinde mai multe posturi cu aceleaşi caracteristici generale. Funcţiile sunt:

- de management, la nivelul cărora se adoptă decizii privind exercitarea proceselor de management la nivelul superior (manager general, menageri executivi), la nivel mediu (responsabili de sarvicii, birouri sau compartimente) şi la nivel inferior (şefi de ateliere de producţie, şefi de informaţii de lucru, maiştri etc);

- de execuţie, unde se derulează procese de execuţie care se regăsesc atât în compartimentele funcţionale cât şi operaţionale (ingineri, economişti, contabili, tehnicieni etc.).

53

Compartimentul este definit drept un grup de persoane (minimum două) care sub o conducere unică şi de regulă pe acelaşi amplasament exercită atribuţii omogene sau complementare pentru a asigura realizarea unor obiective specifice.

Ponderea ierarhică este dată de numărul de persoane conduse nemijlocit de un manager.

Nivelurile ierarhice reprezintă poziţii succesive ale posturilor de management şi execuţie faţă de cel mai important organism participativ de management (adunările generale ale acţionarilor la societăţile comerciale, consiliile de administraţie la alte tipuri de societăţi). Canalele pe care sunt vehiculate deciziile de la locul de adoptare la cel de implementare, precum şi informaţiile de la locul de culegere la organele de decizie, se numesc linii sau filiere ierarhice.

Relaţiile organizatorice definesc raporturile între posturi şi compartimente tipul lor fiind dat de conţinutul modului lor de manifestare respectiv de: autoritate, cooperare, control şi reprezentare.

Relaţiile de autoritate se stabilesc între posturi şi compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite sau pe aceleaşi niveluri ierarhice şi pot fi de tip ierarhic, funcţionale şi de stat major.

Relaţiile de cooperare se stabilesc între posturi sau compartimente amplasate la acelaşi nivel ierarhic, în legatură cu realizarea unor situaţii informaţionale sau de rularea unor acţiuni complexe.

Relaţii de control se manifestă între posturi sau compartimente cu sarcini (atribuţii) în domeniul controlului şi celelalte subdiviziuni organizatorice.

Relaţii de prezentare se stabilesc managerii de nivel superior şi posturi de management care reprezintă interesele organizaţiei în relaţii cu terţii.

Relaţiile dintre compartimente de muncă sunt legăturile care se stabilesc între compartimentele situate pe acelaşi nivel ierarhic sau pe niveluri ierarhice diferite în scopul realizării anumitor obiective.

Din punct de vedere juridic, relaţiile pot fi: formale (reglementate) şi informale. Relaţiile formale (reglementate) sunt acele legături stabilite prin prevederile

regulamentului de organizare şi funcţionare al organizaţiei sau prin alte acte normative. Relaţiile informaţionale sunt acele legături care apar spontan în cadrul sau între

compartimentele de muncă. Dupa sensul de transmitere a informaţiilor se disting: relaţii unilaterale şi relaţii

bilaterale. Relaţiile unilaterale sunt legături care se stabilesc între două compartimente şi

constau în obligaţia unei părţi să transmită informaţiile celeilalte părţi fără ca cea din urmă să fie obligată să raspundă mesajului.

Relaţiile bilaterale sunt legături care se realizează în ambele sensuri. După conţinutul informaţiilor se disting: relaţii de autoritate şi relaţii de

cooperare. Relaţiile de autoritate se stabilesc între două sau mai multe compartimente şi

provin din autoritatea pe care una din părţi o are faţă de cealaltă parte. Astfel de relaţii, în raport cu felul în care se exercită autoritatea, sunt:

- relaţiile de autoritate ierarhică-reprezintă legăturile dintre două compartimente situate la niveluri diferite, dar pe aceeaşi linie ierarhică.

54

Relaţiile de cooperare sunt legăturile ce se stabilesc între compartimente de muncă diferite ca profil, situate de regulă la acelaşi nivel ierarhic.

Fişa postului este un instrument folosit în procesul de management pentru identificarea unui post, stabilirea nivelului ierarhic şi a relaţiilor care îi sunt specifice, a obiectivelor individuale, a sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor care pot fi determinate în momentul elaborării.

Secretariatul este o componentă structurală cu rol complementar pe lângă un post de management care asigură efectuarea unor lucrări de natură administrativă, de rutină pentru raţionalizarea bugetului de timp al managerului.

4.4. Funcţia de conducere în contabilitate. Funcţia de conducere este funcţia prin care managementul interacţionează cu

subordonaţii, pe parcursul realizării obiectivelor planificate-individuale, de grup sau organizaţionale – şi la nivelul indicatorilor de performanţă. În procesul de conducere, influenţarea comportamentului subordonaţilor poate fi orientată pe sarcini sau pe angajaţi.

Conducerea poate fi definită atât ca proces cât şi ca o insuşire. Ca proces, conducerea reprezintă folosirea influenţării necoercitive a

comportamentului unuia sau mai multor subordonaţi – în vederea concretizării activităţilor desfaşurate pentru realizarea de produse, prestarea de servicii şi executarea de lucrări potrivit obiectivelor unei organizaţii. Prin procesul de conducere managementul încearcă să influenţeze comportamentul angajaţilor.

Comunicarea este un proces de transmitere a informaţiilor între două sau mai multe persoane pentru stabilirea şi respectarea unor standarde, indicatori de performanţă, corectarea erorilor faţă de standarde şi norme etc.

Puterea reprezintă calitatea pe care o are un individ de a face ca alt individ să realizeze ceea ce el nu ar fi facut din propria initiativă.

55

56

4.4.1.Comunicarea în procesul conducerii în contabilitate

În limbajul obisnuit, folosirea cuvântului comunicare are semnificaţia de “a aduce la cunoştinţă” sau de “a informa”.

Comunicarea este un proces care, din perspectiva ştiinţei comunicării, dispune de patru componente fundamentale: un emiţător, un canal, o informaţie şi un receptor.

Acest model se poate imbogăţi cu încă trei elemente fundamentale: codarea, decodarea şi “zgomotul de fond” (noise). Acest ultim model al comunicării permite luarea în discuţie a succesului comunicării.

Prin comunicare înţelegem schimbul de mesaje între două sau mai multe persoane, din cadrul unei organizaţii, în vederea realizării obiectivelor acesteia precum şi procesele de stabilire a obiectivelor, de realizare a concordanţei cu structură organizatorică, de armonizare a acţiunilor cu obiectivele iniţiale şi de eliminare a defecţiunilor, de antrenare a personalului care se bazează pe :

- primirea şi transmiterea de mesaje; - stabilirea şi menţinerea de relaţii între angajaţi; - utilizarea feedback-ului pentru îmbunătăţirea performanţelor individuale şi

generale ale organizaţiei; - identificarea, cunoaşterea şi utilizarea corectă a diferitelor categorii de nevoi şi

stimulente pentru orientarea comportamentului angajaţilor spre performanţă şi satisfacţii;

- instaurarea de relaţii corecte şi eficiente, de înţelegere şi acceptare reciprocă între manageri şi executanţi, colegi, persoane din interiorul şi exteriorul organizaţiei.

Din perspectiva funcţiei de conducere ca funcţie a managementului, comunicarea este un proces de transformare a informaţiilor, sub forma mesajelor simbolice, între două sau mai multe persoane, unele cu statut de emiţător, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice.

Comunicarea umană, ca fenomen cultural şi mediat, a permis introducerea calculatorului, a băncii de date care la rândul lor au extins raza de acţiune a receptorului social de la nivel local la dimensiunile planetare, el devenind astfel cetăţean al statului global.

Emiţătorul, aflat în ipostaza de manager sau executant, este persoana care iniţiază comunicaţia. El formulează mesajul, alege limbajul, receptorul şi mijlocul de comunicare.

Receptorul este un executant sau un manager care primeşte mesajul informaţional.

Mesajul este simbolul sau ansamblul simbolurilor transmise de emiţător receptorului.

Canalele de comunicare sunt traseele pe care circulă mesajele. După gradul lor de formalitate pot fi formale sau informale.

Canalele de comunicare formale se suprapun cu relaţiile organizaţionale, sunt proiectate şi funcţionează în cadrul structurii astfel încât să vehiculeze informaţiile între posturi, compartimente şi niveluri ierarhice diferite.

Canalele de comunicare informale constituie căi adiţionale care permit mesajelor să penetreze canalele oficiale.

57

Reuşita comunicării depinde de adecvarea conţinutului şi formei de exprimare a mesajului la capacitatea de percepţie şi înţelegere a receptorului.

Contextul sau mediul este o componenta adiacentă dar care poate influenţa mult calitatea comunicării.

Mijloacele de comunicare, constituie suportul tehnic al procesului de comunicare (discuţia de la om la om, rapoarte interne, şedinţe şi prezentări orale, scrisori, telefonul, faxul, aparate audio-video pentru teleconferinţe, internet, reţele de computere, televiziune cu circuit închis, aviziere, ziare, lucrări, diagrame etc.)

Limbajul în procesul comunicării îl constituie limba vorbită şi cea scrisă (maternă sau straină), cifrele şi imaginile vizuale de orice fel (diagrame, desene etc.).

Mecanismele interne ale procesului de comunicare au în vedere codificarea înţelesului, transmiterea mesajului, decodificarea, interpretarea, filtrarea şi feed-back-ul.

Codificarea inţelesului constă în selectarea anumitor simboluri, capabile să exprime semnificaţia unui mesaj (cuvinte, imagini, mimica feţei, semnale ale corpului, gesturi).

Transmiterea mesajului constă în deplasarea mesajului codificat de la emiţător la receptor.

Decodificarea şi interpretarea se referă la descifrarea simbolurilor transmise şi explicarea sensului lor care asigură impreună receptarea mesajului.

Filtrarea constă în deformarea sensului unui mesaj datorită unor limite vrute sau nu de interpretare. Ele sunt în general, de natură fiziologică sau psihologică.

Feed-back-ul ajută emiţătorul să verifice în ce masură mesajul său a fost înţeles corect ori a suferit filtrări.

Procesul de comunicare bilateral se desfaşoară în două sensuri, între emiţător şi receptor având urmatoarele caracteristici:

- iese de sub controlul exclusiv al emiţătorului; - receptorul are posibilitatea intervenţiilor prin intrebări, sugestii, comentarii; se

desfaşoară pe o durată mai mare de timp, intrucât transmiterea şi recepţia se pot transforma în discuţii;

- semnificaţia mesajului poate fi verificată, clarificată şi redefinită. În concluzie, comunicarea este un mijloc de exercitare a funcţiilor

managementului şi de interacţiune interpersonala având ca scop modificarea percepţiilor, atitudinilor, comportamentelor, sentimentelor, opiniilor unui individ sau grup de indivizi în vederea realizării obiectivelor organizaţiei.

4.4.2. Stiluri de conducere în contabilitate. Conducatorul autocratic (care practică stilul de conducere centrat pe şef)

porneşte de la ideea că oamenilor nu le place să muncească şi să-şi asume responsabilităţi.

Conducatorul autocratic (care practică stilul de conducere centrat pe subordonat) porneşte de la ipoteza că oamenilor le place să muncească şi să-şi asume responsabilităţi.

58

Conducerea situaţionala se caracterizează prin faptul ca managerul dă dispoziţii şi instrucţiuni în legătură cu munca pe care o au de îndeplinit subordonaţii şi le supraveghează îndeaproape performanţa, ascultă, indrumă şi sfatuieşte, incurajează, facilitează intercţiunea şi îl implică pe subordonat în luarea deciziilor.

4.4.3. Locul şi rolul deciziei în procesul conducerii în contabilitate. Conţinutul unui astfel de proces, într-o structură organizaţionala, presupune: - elaborarea unei politici şi strategii; - optimizarea relaţiei centralizare – autonomie – deconcentrare; - definirea indicatorilor de performanţă în atingerea obiectivelor strategice; - stabilirea resurselor umane şi materiale ce urmează a fi alocate în activităţile

necesare înfăptuirii deciziilor umane. Complexitatea procesului decizional este determinată de dinamica variabilelor

procesului condus, de dinamica schimbărilor care au impact asupra acestuia. Procesul decizional în sine şi dinamica acestuia se află în permanenţă sub

influenţa a două categorii de factori: factori interni şi factori externi. Distingem astfel că: - decizia se naşte şi se manifestă într-un mediu informaţional, intern şi extern,

extrem de variat; - calitatea decizie este determinată de calitatea informaţiilor, viteza cu care

acestea sunt puse la dispoziţia factorilor decidenţi şi nu în ultimul rând de capacitatea decidenţilor de a delibera în funcţie de variantele de acţiune posibile.

În procesul decizional prezintă un inters major: - gradul în care pot fi stăpâniţi factorii de influenţă; - cunoaşterea posibilităţii cu care pot influenţa acţiunea factorii care nu pot fi

stăpâniţi; - valoarea şi comportamentul factorului uman; - motivarea; - disponibilitatea, fiabilitatea şi nivelul tehnic al factorului material. Valoarea elementului uman este dată de o pregătire şi perfecţionare profesională

care să confere conducătorului cunoştinţe pentru: - a avea o vedere de ansamblu asupra problematicii cu care se confruntă; - a soluţiona pe baze stiintifice problemele abordate; - a lua decizii argumentate, sigure şi rapide în contextul în care acţionează; - a comunica pe verticală şi pe orizontală în procesul conducerii, adoptând un

comportament corespunzător. În procesul de luare a decizie se disting şi se parcurg câteva etape respective: I) precizarea şi definitivarea obiectivului; II) culegerea, selectionarea şi ordonarea datelor; III) analiza informaţiilor; IV) construirea şi fundamentarea veriantelor; V) adoptarea deciziei; VI) comunicarea deciziei;

59

VII) aplicarea deciziei; VIII) monitorizarea şi evaluarea aplicării deciziei. În etapele I si II, se ridică o serie de probleme legate de : - cunoaşterea scopului şi a posibilităţilor de definire şi masurare a obiectivului; - definirea elementelor structurale şi a celor asupra cărora trebuie acţionat; - circumstanţele interne şi externe în care a aparut o problemă; - ordinea de urgenţă în care trebuie intervenit asupra elementelor structurale ale

problemei; - cadrul legal şi normativ în care se înscriu problemele şi modalităţile de

intervenţie; - identificarea restricţiilor de care trebuie să se ţină seama în adoptarea unei

decizii de soluţionare a unei probleme. În etapa III, de analiză a informaţiilor, intervine principiul argumentării selective

cu formularea răspunsurilor la întrebările clasice: Pentru ce? Care? Când? Unde? Cine? Ce? După care se dezvoltă analiza care trebuie să aibă în vedere:

- experienţa şi pregătirea celui care face analize; - apropierile, contrastele şi ordinea în care se înscriu diferite fenomene; - gruparea şi ordonarea elementelor care trebuie verificate; - generarea unui proces de brainstorming (individuală sau de grup) pentru a

identifica idei de soluţionare optimă a subiectului analizat; - individualizarea situaţiei analizate într-un context general; - studiul unor domeniii cu care are tangentă problema analizată. În etapa IV, de construire a variantelor, se utilizează principiul individualizării în

fundamentarea alternativelor care presupune: - definirea şi validarea premizelor; - stabilirea pentru fiecare alternativă sau variantă a elementelor de eficienţă, de

analiză a factorului de timp în situaţia cea mai convenabilă, asigurare a resurselor disponibile (proprii sau atrase), risc, consecinţe ale aplicării, obiectivitate în fundamentare.

Etapa V, de adoptare a deciziei, se caracterizează prin faptul ca are în vedere: - transpunerea fenomenului real într-un model matematic; - stabilirea factorilor determinaţi, a modului şi a gradului în care aceştia

interacţionează; - determinarea criteriului de apreciere a optimului şi cuprindere a lui într-o

funcţie. Etapa VI, de comunicare a deciziei, este explicată pe baza principiului economic

informaţional, care presupune: - forme simple şi directe de transmitere a deciziilor; - trasee scurte de vehiculare a deciziilor; - mijloace moderne (automatizate) de comunicare a deciziei. Etapa VII, de aplicare a deciziei, constă în: - asocierea elementelor materiale şi umane alocate într-un proces operaţional

pentru concretizarea unei decizii; - utilizarea eficientă a resurselor alocate; - cuantificarea şi consemnarea rezultatelor.

60

Etapa VIII, de monitorizare şi evaluare a aplicării deciziei este caracterizată de exercitarea actului conducerii prin:

- urmărirea permanentă sau periodică, a rezultatelor obţinute; - identificarea abaterilor rezultate, obţinute în raport cu performanţele estimate; - adoptarea unor decizii complementare, ulterioare, de corecţie, pentru atingerea

performanţelor estimate; - analiza integrală a procesului de implementare a deciziei adoptate iniţial, a

indicatorilor de performanţă asociaţi deciziei, a eficienţei scontate şi a consecinţelor posibile în viitor.

Raportat la condiţiile de siguranţă în care se adoptă o decizie, până în prezent, sunt consacrate trei tipuri de decizii:

- decizii în condiţii de certitudine; - deciziii în condiţii de risc; - decizii în condiţii de incertitudine; Marimea riscului în activitatea economică se cuantifică astfel: R=P.i/A unde: R=riscul; P=pierderi estimate (1<P<A); i=probabilitatea incertitudinii; A=valoarea totală a angajării, respectiv volumul intereselor sau obiectivelor

expuse riscului.

Pentru creşterea eficienţei procesului decizional, în condiţiile delegării de autoritate, se au în vedere câteva principii de bază:

- coexistenţa autorităţii şi responsabilităţii şi luarea în considerare a faptului că, cu responsabilitatea în ansamblu ne se deleagă;

- definirea riguroasă a atribuţiilor şi sarcinilor pe funcţii; - stabilirea nivelurilor de autoritate; - respectarea unităţii de comandă şi evitarea subordonării multiple; - delegarea în funcţie de rezultatele aşteptate.

Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale(examen):

1. Funcţiile managementului proceselor decizionale 2. Planul şi procesul de planificare în contabilitate. 3. Planificarea strategică în contabilitate 4. Elaborarea documentelor de dezvoltare a direcţiilor strategice în

contabilitate 5. Planificarea tactică în contabilitate. 6. Planificarea operatională în contabilitate. 7. Funcţia de organizare a managementului în contabilitate. 8. Instrumente de lucru utilizate în activitatea de organizare în

contabilitate. 9. Funcţia de conducere în contabilitate. 10. Comunicarea în procesul conducerii în contabilitate 11. Stiluri de conducere în contabilitate. 12. Locul şi rolul deciziei în procesul conducerii în contabilitate.

61

5.Aplicaţii Teste pentru autoevaluare pe tema aleasă:

1. Conducerea situaţionala se caracterizează prin faptul ca _________ dă dispoziţii şi instrucţiuni în legătură cu munca pe care o au de îndeplinit subordonaţii şi le supraveghează îndeaproape performanţa, ascultă, indrumă şi sfatuieşte, incurajează, facilitează intercţiunea şi îl implică pe subordonat în luarea __________.

2. Conducatorul autocratic (care practică stilul de conducere centrat pe

subordonat) porneşte de la ipoteza că oamenilor le place să muncească şi să-şi asume responsabilităţi.

3. Structura organizatorică este un sistem sau o reţea de sarcini, relaţii de

raportare şi comunicare care asigură: a. coerenţa activităţilor desfaşurate de membrii organizaţiei, individual şi în

grup; b. diviziunea şi coordonarea muncii; c. realizarea obiectivelor planificate.

Rezolvări şi răspunsuri la testele de autoevaluare: 1. Răspuns: managerul, deciziilor 2. Răspuns: Adevărat

3. Răspuns: a+b+c

Precizări privind capitolul următor Managementul fiecărui tip de societate trebuie adecvat la specificul de organizare, de conducere, de răspundere a asociaţilor etc.

62

Lectiile 9 , 10 si 11 Cap 5-7 MANAGEMENTUL SOCIETĂŢILOR COMERCIALE

Introducere Definirea calităţii de comerciant, reglementarea activităţii comerci-anţilor sunt făcute de

diverse norme juridice cuprinse în Codul comercial, în legi comerciale speciale, cât şi în Codul Civil. Obiectivul capitolului

Pentru a realiza un management eficient într-o societate comercială, încă în stadiul iniţial, înainte de constituire, trebuie făcut un studiu amănunţit asupra caracteristicilor fiecărui tip de societate pentru a alege forma optimă de societate comercială, care să corespundă posibilităţilor pe care le avem din punct de vedere al numărului de persoane asociate, al mărimii capitalului social etc. şi, nu în ultimul rând, al scopului pe care-l urmărim să-l realizăm cu această persoană juridică. Concepte cheie

Comerciant; acte de comerţ Societate comercială Administrator Cenzor Lichidare Dizolvare Fuziune

Rezumat

Societatea comercială are anumite caracteristici definitorii care o deosebeşte de ceilalţi subiecţi ai dreptului commercial (comercianţi persoane fizice autorizate şi asociaţii familiale fără personalitate juridică) atît din punctul de vedere al reglementării juridice cît şi al constituirii, componenţei, răspunderii şi activităţii lor. Astfel :

- societatea comercială are baza legală în prevederile Legii 31 / 1990 (republicată) coroborate cu alte acte normative; asociaţiile familiale şi comercianţii individuali personae fizice au la baza funcţionării lor Decretul Lege 54 / 1990;

- societatea comercială are un caracter contractual şi asociativ; - după constituire devine persoană juridică distinctă, cu denumire unică; - termenul de funcţionare al societăţilor comerciale poate fi nedefinit

(nelimitat), pe cînd termenul de funcţionare al unui comerciant sau asociaţie de comercianţi este limitat de valabilitatea autorizaţiei, care de regulă se emite pe o perioadă de un an;

- de asemenea diferă şi modul în care se ţine evidenţa contabilă; - modul de dizolvare şi lichidare a societăţilor comerciale diferă de modul

de lichidare a celorlalţi subiecţi de drept comercial.

63

- societatea comercială se naşte “comerciant”, în sensul că devine comerciat din momentul constituirii, pe cînd ceilalţi subiecţi ai dreptului commercial (comercianţi persone fizice şi asociaţiile fără personalitate fizică) devin “comercianţi” doar în momentul în care săvîrşesc acte de comerţ;

Legea 31 / 1990 (republicată) reglementează modul de înfiinţare, organizare, funcţionare, dizolvare şi lichidare a societăţilor comerciale pe cele cinci forme ale sale. Legea 31 / 1990 (republicată) enumeră cu caracter limitatăv cele cinci forme de societate comercială referindu-se doar la societăţile comerciale cu personalitate juridică:srl, snc,scs,sca,sa

Pe baza elementelor menţionate, societatea comercială poate fi definită ca o grupare de personae constituită pe baza unui contract de societate şi beneficiind de personalitate juridică, în care asociaţii se înţeleg să pună în comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comerţ, în scopul realizării şi împărţirii beneficiilor rezultate.1

Pentru a reliza un management eficient într-o societaţe comercială, încă în stadiul iniţial, înainte de constituire, trebuie făcut un studiu amănunţit asupra caracteristicelor fiecărui tip de societate pentru a alege cel mai optimă formă de societate comercială care să corespundă posibilităţilor pe care le avem din punct de vedere al numărului de persoane asociate, a mărimii capitalului social etc. şi nu în ultimul rând al scopului pe care-l urmărim să-l realizăm cu această persoană juridică. La acest studiu trebuie să avem în vedere unele elemente mai importante şi anume:

- cîte persoane se asociază, care este gradul de încredere între ele; - nivelul de răspundere pe care şi-l asumă asociaţii: limitat, nelimitat; - cît de implicaţi doresc să fie asociaţii în administrarea societăţii; - care este mărimea şi structura capitalului social iniţial, cum se doreşte

dezvoltarea capitalului; - ce fel de activitate se doreşte a se efectua cu acea societate comercială şi pe

ce perioadă; - modul cum dorim să asigurăm administrarea afacerii, cine vor fi

administratorii şi limitele de competenţă ale acestora; - ce clauze preferenţiale doresc asociaţii fondatori; - cum se face cesiunea de părţi sociale şi de părţi de interese, cum se face

vînzarea acţiunilor; asociaţii poate doresc să-şi protejeze patrimoniul sociatăţii în cercul lor restrâns prin clauza dreptului de preemţiune;

- care sunt procentele de împărţire a profitului şi a pierderilor etc.. În funcţie de aceste elemente se alege natura juridică şi forma de societate care

urmează a fi constitută şi care să asigure prin caracteristicele ei realizarea cît mai eficientă a scopului dorit printr-un management adecvat activităţii economice a acesteia.

Managementul fiecărui tip de societate clasificate mai sus trebuie adecvat la specificul de organizare, de conducere, de răspundere a asociaţilor etc. Astfel, în

1 Stanciu D. Cărpenaru “Drept commercial roman” 1996 Editura ALL

64

societăţile comerciale de persoane un mare rol îl joacă în realizarea managementului acestora gradul de încredere care există între asociaţii ei atît la societatea în nume colectiv, formată de regulă din persoane de mare încredere (de regulă membrii unei familii) şi care ei înşişi asigură managementul sociatăţii întrucât răspund nelimitat şi solidar, cît şi la societatea în comandită simplă în care comanditarii pun la dispoziţie capitalul (bunuri, bani) managementul societăţii fiind asigurat de către comanditaţi care de asenmenea răspund nelimitat şi solidar. Alta este situaţia în societăţile comerciale de capital în care de regulă managementul este asigurat de unul sau mai mulţi specialişti în acest domeniu, acţionari sau nu, sau de o societate de management – pe bază de contract de administrare – în care acţionarii răspund doar în limita aportului lor la capitalul social.- Întinderea răspunderii asociaţilor depinde de gradul de încredere între asociaţi cît şi de modul în care se realizează asocierea.

Astfel, la societăţile în nume colectiv, avînd în vedere că asocierea s-a făcut pe principiul încrederii între asociaţi, iar răspunderea acestora este nelimitată şi solidară, managementul este asigurat chiar de către asociaţii în cauză. Astfel Legea 31 / 1990 (republicată), Art. 77(1) prevede că “Asociaţii care reprezintă majoritatea absolută a capitalului social pot alege unul sau mai mulţi administratori dintre ei ” În caz că asociaţii ar asigura managementul cu persoane din afara societăţii, asociaţii ar trebui să răspundă pentru faptele şi actele de management ale acestora, ceea ce contravine principiilor de drept conform cărora o persoană nu poate răspunde pentru faptele altei persoane.-

La societăţile comerciale pe acţiuni şi cu răspundere limitată, avînd în vedere modul in care se asociază, în care asociaţii răspund doar în limita aportului său la capitalul social, managementul societăţii poate fi asigurat şi de persoane fizice sau juridice (societăţi de management) care nu sunt asociati.

Tot datorită modului specific în care se asociază, răspunderea asociaţilor şi managementul la societăţile în comandită simplă şi în comandită pe acţiuni diferă faţă de celelalte societăţi comerciale.

Astfel, la aceste societăţi datorită modului de asociere, există două tipuri de asociaţi care, prin modul diferit de participare la constituirea şi activitatea societăţii răspund diferit:

- asociaţii comanditari care participă la aceste societăţi doar cu partea sa de aport la capitalul social, răspunderea lor este în limita acestui aport;

- asociaţii comanditaţi care se obligă să obţină beneficii cu capitalul constituit de către asociaţii comanditari şi să asigure un management adecvat pentru îndeplinirea acestui scop, răspund nelimitat şi solidar fie că este vorba de comandită simplă sau pe acţiuni.-

În acest sens, Legea 31 / 1990 (republicată) Art.88 şi 183 (1) prevăd că “Administrarea societăţii este încredinţată unuia sau mai multor asociaţi comanditaţi.”-

Relaţiile dintre asociaţii comanditari şi asociaţii comanditaţi se aseamănă cu relaţiile dintre împrumutător şi împrumutat, în sensul că asociaţii comanditari pun la dispoziţia comanditaţilor o sumă de bani şi (sau) bunuri, la fel cum împrumutătorul dă o sumă de bani împrumutatului. Asemănări:

65

- împrumutătorul pune la dispoziţia împrumutatului o anumită sumă de bani, la fel cum comanditarul vine cu aportul său la capitalul social pe care-l pune la dispoziţia comanditaţilor;

- între împrumutator şi împrumutat se stabilesc raporturi juridice cu drepturi şi obligaţii pentru ambele părţi, la fel cum se stabilesc raporturi juridice între comanditari şi comanditaţi;

- împrumutatul răspunde nelimitat faţă de debitul pe care-l are, la fel cum comanditatul răspunde nelimitat şi solidar cu ceilalţi comanditaţi inclusiv faţă de aportul la capitalul social al comanditarului;

Dar între aceste două feluri de relaţii juridice există mari deosebiri :

- împrumutătorul nu poate impune împrumutatului modul de administrare al banilor împrumutaţi spre deosebire de comanditari care pot stabili destinaţia aportului la capitalul social în momentul constituirii societăţii în comandită simplă sau pe acţiuni ;

- împrumutul ca raport juridic este reglementat de Codul Civil şi nu dă naştere unei persoane juridice distincte; pe cînd relaţiile stabilite între comanditari şi comanditaţi sunt reglementate de Legea 31 / 1990 (republicată) şi dau naştere unei personae juridice distincte;

- împrumutătorul nu poate interveni în managementul folosirii sumei de bani împrumutate, iar comanditarii pot interveni în managementul societăţii constituite, ca membru al adunării generale;

- împrumutătorul îşi recuperează sumele împrumutate chiar dacă împrumutatul face afaceri nerentabile cu banii împrumutaţi, pe cînd comanditarul îşi asumă riscul ca aportul său la capitalul social să fie preluat de creditorii sociali;

Clauze privind conducerea şi gestiunea societăţii.

Managementul societăţii este realizat de către persoanele desemnate de adunarea generală a asociaţilor să adminstreze societatea astfel încît să relizeze scopul propus, acela de a obţine beneficiile mult dorite.-

Funcţie de forma societăţii, managementul acesteia se realizează de asociaţii proprii sau pot fi şi persoane fizice sau juridice din afara societăţii, în unele cazuri se pot constitui în consiliu de administraţie.-

Astfel, societăţile în nume colectiv, în comandită simplă şi în comandită pe acţiuni, în care asocierea s-a făcut pe principiul încrederii între asociaţi, managementul acesteia se realizează numai de unul sau mai mulţi asociaţi. În cazul societăţilor în comandită simplă şi în comandită pe acţiuni, managementul societăţii este asigurat de unul sau mai mulţi asociaţi comanditaţi (asociaţii comanditari participă doar la constituirea capitalului social).-

La societăţile pe acţiuni şi cu răspundere limitată managementul societăţii poate fi asigurat şi de una sau mai multe persoane fizice sau juridice (societăţi de management) care nu sunt asociaţi.

66

La societăţile pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni, avînd în vedere că de regulă capitalul social este mai mare iar acţionarii societăţii de regulă sunt numeroşi şi deci complexitatea managementului societaţii este mai mare, Legea 31 / 1990 (republicată) prevede că dacă sunt mai mulţi administratori ei constituie un consiliu de administraţie.-

Cine nu poate fi fondator nu poate fi nici administrator. De aici se trage concluzia că şi administratorii sunt obligaţi ca la numire să dea o declaraţie (în aceleaşi condiţii ca şi fondatorii) că corespund din punct de vedere legal funcţiei ce o ocupă..-

În cazul societăţii pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni în actul constitutiv trebuie să se stabilească şi condiţiile pentru valabilitatea deliberărilor adunării generale şi modul de exercitare a dreptului de vot.

De asemenea, tot la aceste societăţi, în actul constitutiv trebuie să se menţioneze numărul, numele, prenumele, cetăţenia şi datele de indentificare ale cenzorilor.- La societatea cu răspundere limitată este obligatorie prezenţa cenzorului dacă numărul de asociaţi depăşeşte 15 persoane.-

Întrucît Art. 156 din Legea 31 / 1990 (republicată) prevede cazurile în care o persoană este incompatibilă cu calitatea de cenzor, fiecare persoană numită ca cenzor va da o declaraţie că corespunde din punct de vedere legal pentru această funcţie, în aceleaşi condiţii ca şi fondatorii.-

Atît administratorii cît şi cenzorii trebuie să facă dovada depunerii garanţiei legale pentru funcţia respectivă.- Clauzele privind drepturile şi obligaţiile asociaţilor.-

Proporţional cu aportul fiecărui asociat la capitalul social, acesta beneficiază de dividendele din beneficiile reale obţinute de societate. Excepţie fac acţiunile cu dividende prioritare.

Una din prevederile importante ale actului constitutiv este aceea a reglementării modului de împărţire a capitalului social, funcţie de aportul fiecăruia, care se face prin înscrierea numelui asociatului, a capitalului social subscris de el, a capitalului social vărsat, iar la societăţile pe acţiuni, în comandită pe acţiuni şi cu răspundere limitată se mai menţionează numărul de acţiuni, respectiv părţi sociale deţinute şi valoarea nominală a acestora.- La societăţile pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni se mai specifică numerele de ordine ale acţiunilor din Registrul Acţiunilor societăţii.-

Nu pot fi stipulate clauze leonine prin care unii asociaţi să nu participe şi la pierderile societăţii ci să beneficieze doar de dividende în detrimentul celorlalţi asociaţi.- Dar pot fi prevăzute caluze care să evite cesiunea părţilor sociale sau vînzarea acţiunilor la persoane din afara societăţii comerciale. Aceste clauze stipulează dreptul de preemţiune al asociaţilor în cazul înstrăinării capitalului social. Aceasta presupune că înstrăinarea se poate face doar dacă asociaţii societăţii renunţă în scris la cumpărarea acţiunilor sau a părţilor sociale.- Aparent, această clauză ar încălca dreptul fiecărei persoane de a cumpăra acţiuni sau părţi sociale, dar de fapt se permite stipularea unei asemenea clauze pentru a-i proteja pe asociaţii care au riscat să constituie acea societate deci pe asociaţii fondatori şi care de fapt au asigurat manegementul societăţii de aşa manieră încît societatea să fie atractivă şi să determine şi pe alte persoane să devină asociaţi.-

67

În cazul în care, la societăţile pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni, asociaţii nu au făcut vărsămintele integrale la capitalul social la constituire, în actul constitutiv trebuie stipulate în mod obligatoriu termenele la care se vor face vărsămintele restanţă.-

ADMINISTRAREA SOCIETĂŢII

Managementul societăţilor comerciale este asigurat de persoane fizice sau juridice, denumite de Legea 31 / 1990 (republicată) „administratori”. Administratorul trebuie să îndeplinească anumite condiţii pentru a deţine această calitate, indiferent forma de societate care-l numeşte :

- trebuie să aibe capacitatea de a încheia acte juridice în numele şi pe seama societăţii comerciale pe care o reprezintă, în conformitate cu prevederile Art.949 – 952 Cod civil;

- onorabilitatea administratorului este reglementată de Art.135 din Legea 31 / 1990 (republicată), care stipulează că nu pot fi administratori, directori sau reprezentanţi ai societăţii, iar dacă au fost alese sunt decăzute din drepturi, dacă au fost condamnate pentru gestiune frauduloasă, abuz de încredere, fals, uz de fals, înşelăciune, delapidare, mărturie mincinoasă, dare sau luare de mită, precum şi pentru alte infracţiuni prevăzute de lege.

- eligibil - administratorii de regulă sunt aleşi de asociaţi şi numai în cazul societăţii cu răspundere limitată cu asociat unic acesta se poate autonumi ca administrator, dacă nu numeşte o altă persoană în această calitate. La societăţile în nume colectiv, în comandită simplă şi cu răspundere limitată asociaţii care reprezintă majoritatea absolută a capitalului social pot alege unul sau mai mulţi administratori dintre ei, fixându-le puterile, durata însărcinării şi eventuala lor remunerare; în cazul societăţii pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni legea societăţilor comerciale este şi mai exigentă în sensul că alegerea administartorilor se face de către adunarea generală prin vot secret;

- calitatea de asociat - la societăţile în nume colectiv, în comandită simplă şi pe acţiuni, administartorul trebuie să fie asociat, iar dacă nu este devine asociat din momentul alegerii lui ca administrator; la societăţile pe acţiuni şi cu răspundere limitată pot fi şi asociaţi.

Administratorii pot face toate operaţiunile cerute pentru aducerea la îndeplinire a

obiectului de activitate al societăţii, în limitele stabilite de actul constitutiv sau de contractul de administrare. Ei sunt obligaţi să ia parte la toate adunările generale, la consiliile de administraţie şi la organele de conducere similare acestora.

„Managementul modern presupune să se asigure o mai mare flexibilitate şi autonomie managerilor, în scopul îmbunătăţirii eficienţei şi efectivităţii operaţiunilor lor. Deoarece acest lucru conferă managerului mai mari puteri de a lua decizii, se pune un mai mare accent pe responsabilitate, ca instrument pentru echilibrarea şi controlul exerciţiului acestei puteri.” Mircea Boulescu „Management finaciar contabil” Editura Fundaţiei România de mîine – Bucureşti 2002

68

Administratorii sunt solidar (dacă sunt mai mulţi) răspunzători faţă de societate

pentru : - realitatea vărsămintelor efectuate de asociaţi; - existenţa reală a dividendelor plătite; - existenţa registrelor cerute de lege şi corecta lor ţinere; - exacta îndeplinire a hotărârilor adunării generale; - stricta îndeplinire a îndatoririlor pe care legea, actul constitutiv o impun .

Administrarea societăţilor pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni : Aceste societăţi sunt administrate de unul sau mai mulţi administratori, asociaţi

sau nu, persoane fizice sau juridice, temporari şi revocabili. Dacă sunt mai mulţi administratori, ei constituie un consiliu de administraţie.

REGISTRELE SOCIETĂŢII

BAZA LEGALĂ: CODUL COMERCIAL Cartea I titlul IV Art.22-34 Legea 82 / 1991 Legea contabilităţii Legea 31 / 1990 (republicată) Art. 172 – 181

Legea 31 / 1990 (republicată) Art. 172-181 reglementează obligativitatea

societăţilor comerciale pe acţiuni ca pe lângă evidenţele prevăzute de lege trebuie să ţină şi următoarele registre :

- un registru al acţionarilor, care să arate, după caz, numele şi prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul acţionarilor cu acţiuni nominative, precum şi vărsămintele făcute în contul acţiunilor. Evidenţa acţiunilor emise în formă dematerializată şi tranzacţionate pe o piaţă organizată va fi ţinut de un registru independent privat al acţionarilor, conform Legii 52 / 1994;

- un registru al şedinţelor şi deliberărilor adunărilor generale; - un registru al şedinţelor şi deliberărilor al consiliului de administraţie; - un registru al şedinţelor şi deliberărilor comitetului de direcţie; - un registru al deliberărilor şi constatărilor făcute de cenzori în exercitarea

mandatului lor; - un registru al obligaţiunilor, care să arate totalul obligaţiunilor emise şi al

celor rambursate, precum şi numele şi prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul titularilor, când ele sunt nominative. Evidenţa obligaţiunilor emise în forma dematerializată şi tranzacţionate pe o piaţă organizată va fi ţinută conform Legii 52 / 1994

Registrul acţionarilor şi registrul obligaţiunilor se pot ţine manual sau în sistem computerizat. Societatea comercială poate contracta cu o societate de registru

69

independent privat ţinerea registrului acşionarilor şi a registrului obligaţiunilor în sistem computerizat şi efectuarea înregistrărilor şi a altor operaţiuni legate de aceste registre.

FUZIUNEA DIZOLVAREA ŞI LICHIDAREA

Fuziunea şi divizarea societăţilor comerciale.- Legea 31 / 1990 ( republicată)

Art. 233- 245 reglementează modalităţile de fuziune şi divizare a societăţilor comerciale. Fuziunea se realizează prin două forme şi anume : absorţia şi contopirea.

Scopul fuziunii în economia de piaţă este de a se concentra forţele a două sau mai multe societăţi pentru realizarea obiectului de activitate la un nivel calitativ şi cantitativ superior, astfel încât să facă faţă concurenţei, pentru obţinerea de beneficii.

Absorţia presupune existenţa unai societăţi comerciale puternice, care-şi păstrează personalitatea şi prestigiul câştigat pe piaţă şi care absoarbe sub firma ei una sau mai multe societăţi comerciale pentru lărgirea câmpului ei de activitate şi pentru dezvoltarea activităţii ei economice. Societăţile absorbite, îşi pierd personalitatea juridică, se integrează cu activele şi pasivele în societatea „mamă” .

Contopirea se realizează prin contopirea între una sau mai multe societăţi comerciale şi apariţia unei societăţi cu personalitate juridică proprie. Toate îşi pierd personalitaea juridică. Prin unire se realizează o societate mai puternică, cu personalitate proprie, diferită de cele participante la această operaţiune juridică, dar care prin unirea capitalurilor, a pieţei câştigate de fiecare, devine mai puternică şi face faţă mai bine concurenţei şi cerinţelor pieţei.-

Divizarea societăţii comerciale este o operaţiune juridică prin care o societate îşi distribuie propriul patrimoniu altor societăţi existente sau care iau fiinţă, cu pierderea sau nu a propriei personalităţi juridice. De regulă divizarea unei societăţi se realizează cu ocazia dizolvării acesteia şi presupune preluarea de către una sau mai multe societati interesate a unor părţi din patrimoniul ei. Societăţile în lichidare pot fuziona sau se pot diviza, numai dacă nu a început repartiţia între asociaţi a părţilor ce li s-ar cuveni din lichidare.

Fuziunea sau divizarea se poate face şi între societăţi de forme diferite. Fuziunea sau divizarea se hotărăşte de fiecare societate în parte, în condiţiile

stabilite pentru modificarea actului constitutiv al societăţii. Dacă prin fuziune sau divizare se înfiinţează o nouă societate, aceasta se constituie în condiţiile prevăzute de Legea 31 / 1990 (republicată) pentru foema de societate convenită.

Fuziunea sau divizarea are ca efect dizolvarea, fără lichidare, a societăţii care îşi încetează existenţa şi transmiterea universală a patrimoniului său către societatea sau societăţile beneficiare, în starea în care se găseşte la data fuziunii sau divizării, în schimbul atribuirii de acţiuni şi de părţi sociale ale acestora către asociaţii societăţii care încetează şi, eventual, a unei sume de bani, care nu poate depăşi 10 % din valoarea nominală a acţiunilor sau a părţilor sociale atribuite.-

În baza hotărârii adunării generale a acţionarilor a fiecăreia dintre societăţile care participă la fuziune sau la divizare, administratorii acestora întocmesc un proiect de fuziune sau de divizare, care va cuprinde :

70

- forma, denumirea şi sediul social al tuturor societăţilor participante la operaţiune;

- fundamentarea şi condiţiile fuziunii sau ale divizării; - stabilirea şi evaluarea activului şi pasivului, care se transmit societăţilor

beneficiare; - modalităţile de predare a acţiunilor sau a părţilor sociale şi data de la care

acestea dau dreptul la dividende; - raportul de schimb al acţiunilor sau al părţilor sociale şi, dacă este cazul,

cuantumul sultei; - cuantumul primei de fuziune sau de divizare; - drepturile care se acordă obligatarilor şi orice alte avantaje speciale; - data bilanţului contabil de fuziune sau a bilanţului contabil de divizare,

data care va fi aceeaşi pentru toate societăţile participante; - orice alte date care prezintă interes pentru operaţiune.-

Proectul de fuziune sau de divizare, semnat de reprezentanţii societăţilor participante, se depune la oficiul registrului comerţului unde este înmatriculată fiecare societate, însoţit de o declaraţie a societăţii care încetează a exista în urma fuziunii sau divizării, despre modul cum a hotărât să stingă pasivul său. Proiectul de fuziune sau de divizare, vizat de judecătorul delegat, se publică în Monitorul Oficial al României pe cheltuiala părţilor, integral sau în extras, potrivit dispoziţiei judecătorului delegat sau cererii părţilor.

Societatea se dizolvă prin :

- trecerea timpului stabilit pentru durata societăţii; - imposibilitatea realizării obiectului de activitate al societăţii sau realizarea

acestuia; - declaraea nulităţii societăţii; - hotărârea adunării generale; - hotărârea tribunalului, la cererea oricărui asociat, pentru motive temeinice,

precum neânţelegerile grave dintre asociaţi, care împiedică funcţionarea societăţii;

- falimentul societăţii; - alte cauze prevăzute de lege sau de actul constitutiv al societăţii.

În situaţia în care în actul constitutiv se prevede un termen determinat, limitat de funcţionarea a societăţii, administratorii sunt obligaţi să consulte asociaţii cu cel puţin un an înainte de expirarea duratei societăţii cu privire la eventuala prelungire a acesteia.- În cazul în care administratorii nu se pronunţă, oricare dintre asociaţi poate cere impunerea acestei consultări prin instanţele de judecată.

În cazul societăţilor pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni, pe lîngă cauzele de dizolvare enumerate mai sus, Legea 31 / 1990 (republicată), dizolvarea societăţii intervine şi în cazul în care capitalul social sau (şi) numărul acţionarilor scade sub minimul legal şi nu se acţionează în termen de nouă luni pentru completarea lor.

Societăţile în nume colectiv sau cu răspundere limitată se dizolvă prin falimentul, incapacitatea, excluderea, retragerea sau decesul unuia dintre asociaţi, cînd, datorită acestor cauze, numărul asociaţilor s-a redus la unul singur.

71

Dizolvarea societăţilor cimerciale poate fi efectuată şi la cererea camerei de comerţ sau a oricărei persoane, în cazurile în care :

- societatea nu mai are organe statutare sau acestea nu se mai pot întruni; - societatea nu a depus, timp de trei ani consecutivi, bilanţul contabil sau alte

acte care, potrivit legii, se depun la oficiul registrului comerţului; - societatea şi-a încetat activitatea sau nu are sediu cunoscut ori asociaţii au

dispărut sau nu au domiciliu ori reşedinţa cunoscută - societatea şi-a întrerupt activitatea mai mult de trei ani chiar dacă a anunţat

acest lucru organelor fiscale şi a înscris întreruperea la registrul comerţului.

Hotărârea definitivă a adunării generale sau a tribunalului de dizolvare a societăţii nu are ca efect pierderea personalităţii juridice a acesteia, ci creează condiţii pentru efectuarea operaţiunilor de lichidarea astfel încât să fie protejaţi creditorii, iar asociaţii să beneficieze de o dreaptă împărţire a patrimoniului după stingerea pasivului.

Din momentul dizolvării, administratorii nu mai pot întreprinde noi operaţiuni sub sancţiunea răspunderii personale şi solidare pentru operaţiunile pe care le-au întreprins. Această interdicţie prevăzută de Legea 31 / 1990 (republicată) la Art. 228 (2), se aplică din ziua expirării termenului fixat pentru durata societăţii ori de la data la care dizolvarea a fost hotărâtă de adunarea generală sau declarată prin sentinţă judecătorească. Cu excepţia întreprinderii de noi operaţiuni, administratorii îşi continuă mandatul lor pînă la preluarea funcţiei de către lichidatori.-

Numirea lichidatorilor se face de regulă de către adunarea generală a asociaţilor. La societăţile în nume colectiv, în comandită simplă sau cu răspundere limitată hotărârea adunării generale trebuie luată cu unanimitate de voturi iar la societăţile pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni hotărârea trebuie luată cu majoritatea prevăzută pentru modificarea actului constitutiv.

Actul de numire a lichidatorilor sau sentinţa care îi ţine locul şi orice act ulterior, care ar aduce schimbări în persoana acestora, trebuie depuse la registrul comerţului pentru a fi înscrise şi publicate în Monitorul Oficial al României, după care vor depune şi specimenul de semnătură şi vor exercita această funcţie.-

Lichidatorii vor putea fi persoane fizice sau persoane juridice. Atât lichidatorii persoane fizice cît şi reprezentanţii persoanelor juridice trebuie să fie lichidatori autorizaţi în condiţiile legii.-

Imediat după preluarea funcţiei, primele acte încheiate de lichidatori vor fi un inventar al bunurilor şi un bilanţ, care să consemneze situaţia exactă a activului şi pasivului societăţii pe care le vor semna împreună cu administratorii.-

Lichidatorii sunt obligaţi să primească şi să păstreze patrimoniul societăţii, registrele ce li s-au încredinţat de administratori şi actele societăţii. De asemenea, vor ţine un registru cu toate operaţiunile lichidării, în ordinea datei lor. Lichidatorii au aceeaşi răspundere ca şi administratorii şi îşi îndeplinesc mandatul lor sub controlul cenzorilor.

Prerogativele lichidatorilor sunt mai largi decât cele ale foştilor administartori. Astfel, Legea 31 / 1990 (republicată) prevede că lichidatorii, în afară de puterile conferite de asociaţi, vor putea :

- să stea în judecată şi să fie acţionaţi în interesul lichidării; - să execute şi să termine operaţiunile de comerţ referitoare la lichidare;

72

- să vândă, prin licitaţie publică, imobilele şi orice avere mobiliară a societăţii; vânzarea bunurilor nu se va putea face în bloc;

- să facă tranzacţii; - să lichideze şi să încaseze creanţele sociatăţii, chiar în caz de faliment al

debitorilor, dând chitanţă; - să contracteze obligaţii cambiale, să facă împrumuturi neipotecare şi să

îndeplinească orice acte necesare; - pot face operaţii comerciale în interesul lichidării; pentru operaţiile

efectuate de lichidatori care nu sunt necesare scopului lichidării sunt răspunzători personal şi solidar.-

Scopul exclusiv în care vor acţiona lichidatorii pe perioada mandatului lor este conservarea patrimoniului societăţii, stabilirea exactă a activului şi pasivului, pregătirea condiţiilor pentru lichidare şi lichidarea propriuzisă a lui prin plata debitelor şi apoi repartizarea asociaţilor a activului rămas.- Chitanţa de primire, semnată de ultimul asociat, a celei din urmă repartiţii ţine loc de aprobare a contului şi a repartiţiei făcută fiecărui acţionar.

Lichidarea societăţii trebuie terminată în cel mult trei ani de la data dizolvării. Pentru motive temeinice, tribunalul poate prelungii acest termen cu cel mult doi ani.- După terminarea lichidării lichidatorii trebuie să ceară radierea societăţii din registrul comerţului. Lichidarea nu liberează pe asociaţi şi nu împiedică deschiderea procedurii de faliment a societăţii.

După aprobarea socotelilor şi terminarea repartiţiei, registrele şi actele societăţii în nume colectiv, în comandită simplă şi cu răspundere limitată, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociaţi, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.

În societăţile pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni, acestea vor fi depuse la registrul comerţului, unde orice parte interesată va putea lua la cunoştinţă de ele, cu autorizaţia instanţei.-

Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale(examen):

1. Clauze privind conducerea şi gestiunea societăţii 2. Clauzele privind drepturile şi obligaţiile asociaţilor 3. Administrarea societăţii. 4. Registrele societăţii. 5. Fuziunea, dizolvarea şi lichidarea.

6. Aplicaţii Teste pentru autoevaluare pe tema aleasă: 1. Societăţile pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni, având în vedere modul lor de organizare emit:

a. părţi sociale; b. acţiuni; c. părţi de interese.

2. Hotărârile adunării generală a acţionarilor, în cadrul societăţior comerciale pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni, se iau prin vot deschis cu excepţia hotărârilor privind

73

alegerea membrilor consiliului de administraţie şi a cenzorilor; revocarea lor şi a celor referitoare la răspunderea administratorilor, se iau prin vot ................... 3. Adunarea generală extraordinară a acţionarilor, în cadrul societăţii pe acţiuni se întruneşte pentru a lua o hotărâre cu privire la:

a. stabilirea bugetului de venituri şi cheltuieli pentru exerciţiul financiar următor;

b. gajarea, închirierea sau desfiinţarea mai multor unităţi ale societăţii;

c. fuziunea cu alte societăţi sau divizarea societăţii; d. pronunţarea asupra gestiunii administratorilor; e. fixarea programului de activitate pentru exerciţiul următor.

Rezolvări şi răspunsuri la testele de autoevaluare:

1. Răspuns: b. Ref.: pag. 142 Management financiar-contabil 2. Răspuns: secret Ref.: pag. 174 Management financiar-contabil 3. Răspuns: c. Ref.: pag. 172 Management financiar-contabil

Precizări privind capitolul următor Afacerile reuşite aparţin întreprinderilor care adoptă un management bazat pe

responsabilitate economică şi socială, care au „cultul excelenţei”, adică îşi asumă „schimbarea” şi „perfecţionarea continuă”, ca valori strategice fundamentale.

Lectiile 12, 13 si 14

Cap 8 OBIECTIVELE MANAGEMENTULUI ÎN SFERA ÎNTREPRINDERILOR

Introducere

Prin mecanismul său de dezvoltare, economia de piaţă se bazează pe concurenţă şi competitivitate. Reuşesc întotdeauna acei manageri care au o deosebită capacitate de conducere şi organizare şi care se adaptează rapid la cerinţele pieţei. Obiectivul capitolului

Extinderea activităţii unei firme, analiza şi anticiparea eşecului în afaceri sunt probleme fundamentale ale managementului. Concepte cheie

Riscul valutar Riscul strategic sau competiţional

74

Norme contabile Rezumat În condiţiile actuale suntem martori ai unui proces în care unele întreprinderi îşi demonstrează viabilitatea şi posibilităţile de dezvoltare viitoare, în timp ce altele bat pasul pe loc sau sunt într-o stare falimentară. Aceasta se întâmplă din cauza lipsei unor obiective generale şi specifice, clar formulate, precum şi a unor strategii aferente realizării acestora. Conducerea întreprinderilor, a căror performanţe realizate sunt la un nivel scăzut, se concentrează asupra rezolvării problemelor curente, bazându-şi activitatea pe realizarea unor obiective pe termen scurt, fără a avea o perspectivă clară asupra dezvoltării în concordanţă cu exigenţele economiei de piaţă. Reiese că asigurarea viabilităţii şi creşterii economice a întreprinderii trebuie să se bazeze pe un plan strategic pe termen lung, bine conceput şi dimensionat, care să asigure o poziţie bună concurenţială şi realizarea unor indicatori economici şi financiari superiori.

Obiectivul principal al managementului constă, în general, în maximizarea valorii întreprinderii. În practică, însă, în funcţie de natura activităţii, alături de maximizarea profitului, managementul poate avea şi alte obiective precum: Dezvoltarea şi diversificarea activităţii, prin care se urmăreşte fie creşterea puterii

sale competitive, fie diminuarea riscului activităţii desfăşurate, prin diversificarea preocupărilor pe mai multe direcţii de acţiune,

Reducerea riscului în concordanţă cu care creşterea profitului devine un obiectiv secundar, prioritară fiind siguranţa şi stabilitatea întreprinderii;

Individualizarea propriei imagini de firmă, prin oferirea, la un preţ scăzut, a unor produse sau servicii care, fie nu sunt asigurate pe piaţa obişnuită, fie se caracterizează printr-o calitate de excepţie; tot aici se pot încadra şi agenţii economici care urmăresc obţinerea statutului de partener serios, corect, loial, evitând să se lase antrenaţi de dragul maximizării, cu orice preţ, a profitului;

Preocupări de natură socială, în cadrul cărora se pot înscrie: îmbunătăţirea condiţiilor de muncă ale angajaţilor, realizarea unor produse ecologic pure, evitarea poluării mediului, etc. Alături de cele prezentate, tot în sarcina managementului intră şi asigurarea

infrastructurii financiare a întreprinderii, prin: 1. Identificarea potenţialelor surse de finanţare; 2. Atragerea celor mai eficiente surse, în funcţie de necesităţile de

acoperire, dar şi de cel al costului capitalului; 3. Stabilirea strategiilor şi tacticilor de acţiune în concordanţă cu politica

generală a firmei şi cu obiectivele corporative din domeniile financiar, personal, marketing;

4. Accelerarea circuitului capitalului; 5. Asigurarea echilibrului financiar;

Managementul unei firme înregistrează succes atunci când deţine un control cât mai deplin asupra constrângerilor la care este supusă activitatea întreprinderii. El trebuie să acţioneze coordonat cu toate departamentele din cadrul întreprinderii, dacă se doreşte ca aceasta să funcţioneze cât mai eficient posibil.

75

COMPORTAMENTUL MANAGEMENTULUI FINANCIAR ÎN CONDIŢII DE CRIZĂ

Activitatea întreprinderilor în condiţiile economiei existente este, în mare măsură, dependentă de situaţiile critice de ordin economic şi politic care, în ultimul timp îşi lasă tot mai abuziv amprentele asupra activităţilor financiare a lor. Evident că în aceste condiţii, se măreşte gradul de supunere a firmelor riscurilor economice şi financiare care, din păcate, aduc deocamdată doar pierderi. Nu negăm, însă, partea pozitivă pe care o poate aduce cu sine riscul, ea manifestându-se în profituri şi câştiguri suplimentare.

Riscul persistă în mod obiectiv, indiferent de faptul dacă îl conştiintizează unităţile economice sau nu, reflectându-se în nerealizarea sau nesolicitarea Managementul în sfera întreprinderilor în contextul tranziţiei producţiei fabricate, reducerea eficienţei investiţiilor capitale, reducerea sau lipsa profitului, creşterea cheltuielilor, etc.

Experienţa ţărilor economice avansate demonstrează că în activitatea lor, toţi agenţii economici trebuie să ţină cont de factorul de risc, care poate favoriza sau defavoriza obţinerea rezultatelor preconizate.

IMPLICAŢII MANAGERIALE ALE CREŞTERII ECONOMICE LA NIVEL DE ÎNTREPRINDERE

Multitudinea problemelor cu care se confruntă în prezent un manager, complexitatea şi diversitatea factorilor de influenţă cu care interferează activitatea de conducere, mutaţiile profunde survenite sub aspect politic, social şi, mai ales, economic, frecvenţa schimbărilor de ordin tehnic, tehnologic, legislativ şi de mentalitate impun, mai mult ca oricând, o pregătire polivalentă, multidisciplinară a persoanelor cu funcţii de decizie.

Extinderea activităţii unei firme, analiza şi anticiparea eşecului în afaceri sunt problemele fundamentale ale managementului.

Extinderea este unul din cele mai importante obiective ale unei firme. Implicaţiile financiare ale creşterii sunt reprezentate de o continuă nevoie de finanţare, atât pe termen scurt, cât şi pe termen lung. 0 bună gestionare a fluxurilor de numerar va reduce necesitatea finanţării de către acţionari şi creditori a creşterii pe termen lung, iar controlul exercitat de firmă asupra capitalului circulant va minimiza necesităţile de finanţare pe termen scurt. Un management financiar eficient al dezvoltării unei activităţi încorporează ambele elemente menţionate anterior.

Managementul financiar al dezvoltării activităţii unei firme se confruntă cu multiple probleme, cele mai principale fiind: determinarea motivelor unei extinderi a activităţii firmei; alegerea optimă a strategiilor de extindere a activităţii; analiza implicaţiilor financiare în procesul de extindere a activităţii

Realizarea strategiei de creştere presupune efectuarea unor investiţii durabile, în special în crearea de noi mijloace fixe. De aceea, asigurarea condiţiilor financiare favorabile derulării strategiei de creştere, precum şi respectarea rigorilor financiare asociate investiţiilor, reprezintă cea dintâi implicare a managementului financiar în

76

asigurarea dezvoltării economice a firmei, concretizată în estimarea principalilor factori ce determină eficienţa investiţiilor: volumul total al cheltuielilor pentru investiţii, durata de viaţă, profitul aşteptat, valoarea reziduală a investiţiei.

Comportamentul managementului întreprinderii nu se poate limita prin activitatea lui numai la determinarea nevoilor de finanţare şi de găsire a surselor de finanţare aferente, ci este chemat să se preocupe sistematic şi de modul în care se poate face faţă obligaţiunilor întreprinderii, devenite scadente. În acest context, cea dea patra implicaţie a managementului financiar în asigurarea creşterii întreprinderii este controlul şi analiza sistematică a menţinerii echilibrului financiar a întreprinderii.

PROMOVAREA MANAGEMENTULUI PROFESIONIST - PREMISA REVITALIZĂRII

ŞI CREŞTERII ECONOMICE A AGENŢILOR ECONOMICI În contextul economiei de piaţă, avantajul competitiv aparţine agenţilor economici

care promovează libera iniţiativă şi performanţă. Ei sunt în măsură să se adapteze la cerinţele pieţei, prin implementarea inovaţiei, a tehnologiilor, a structurilor organizatorice, şi, implicit, la formarea competenţelor.

Afacerile reuşite aparţin întreprinderilor care adoptă o strategie bazată pe responsabilitate economică şi socială, care au „cultul excelenţei”, au scos în evidenţă opt caracteristici comune ale unei concepţii strategice eficiente: a acţiona sistematic ; a rămâne apropiat de clienţi şi a învăţa de la ei; a încuraja inovaţia şi a genera „campionii”; a trata resursele umane ca o bursă a calităţii şi productivităţii; a mobiliza întregul personal în jurul unei valori cheie; a promova o structură organizatorică simplificată, în ideea că cele mai bune firme

au un număr redus de eşaloane manageriale; a preleva rigoarea, supleţea şi autonomia faţă de valorile centralizate; a rămâne în cadrul afacerilor cunoscute, al competenţelor validate de practică.

În realitate, trecerea de la cunoaşterea principiilor manageriale la aplicarea lor, reprezintă esenţa managementului eficient. Concepţia managerială a omului de afaceri stă la baza planului său de acţiune care presupune elaborarea soluţiilor economice, tehnice şi strategice optime, identificarea competenţelor existente într-un colectiv şi stabilirea responsabilităţii indivizilor, motivarea acţiunii lor, şi, nu în ultimul rând, controlul acţiunilor întreprinse şi obţinerea rezultatelor scontate.

Managerul este cel care proiectează afacerea, fixează obiectivele şi elaborează strategiile, organizează activitatea şi îi motivează pe oameni să se angajeze în realizarea obiectivelor, stabileşte norme de performanţă şi evaluează activitatea întreprinderii în raport cu aceste norme, formează oameni şi îi sprijină să-şi dea măsura competenţei lor.

Referindu-ne strict la domeniul economic merită să fie prezentate rezultatele cercetărilor întreprinse de unul dintre cei mai mare specialişti în managementul Henry Mintzberg. El consideră că managementul are roluri principale pe care le grupează în trei categorii:

77

1. Roluri de contract, în care el se manifestă ca leader, reprezintă firma în relaţiile ei publice, şi, în acelaşi timp, îi uneşte pe angajaţi în jurul unor obiective prioritare;

2. Roluri de informare, care constau în culegerea permanentă a informaţiilor asupra întregii activităţi. Managerul este în această postură un propagator al informaţiilor esenţiale în rândul subordonaţilor, un purtător de cuvânt al întreprinderii când comunică în exterior informaţiile relevante;

3. Roluri de decizie, potrivit cărora el hotărăşte şi acţionează pentru îndeplinirea scopurilor afacerii, repartizarea resurselor şi gestionează toate fenomenele pozitive şi disfuncţionale, ce apar în procesul muncii. Toate acestea, converg a recunoaşte că managementul este nu doar o ştiinţă, care

se poate învăţa, ci şi o artă, care necesită angajarea în permanenţă a unui proces de autoformare. Astfel, un manager performant trebuie să aibă formată o gândire strategică prin spirit puternic inovator, abordarea sistematică a problemelor şi aptitudinile practice necesare conducerii, făcând faţă unor înalte exigenţe intelectuale, care să ştie să combine în mod concret leadership-ul cu faptele, cu calculele necesare şi intuiţia.

Sintetizând diverse însuşiri ale unui conducător eficient, propunem un model managerial ale cărei componente sunt:

Capacităţi intelectuale: supleţea minţii şi vivacitate intelectuală pentru a identifica problemele, partenerii, concurenţa, beneficiarii şi pentru a selecţiona şi a sintetiza informaţiile pertinente.

Respectul de sine presupune cunoaşterea profundă şi realistă a propriei personalităţi, dar şi încredere în sine, echilibru, flexibilitate, colaborare, conştientizare a ceea ce are de făcut.

Deschiderea spre ceilalţi impune manifestarea interesului şi a respectului sincer pentru parteneri, hotărârea de a le acorda maximum de încredere, de a şti să comunice cu ei, de a demonstra voinţa şi capacitatea lucrului în echipă. Perspectiva este identificată cu facultatea de a stăpâni afacerea în întregul său şi cu puterea de concentrare asupra esenţialului.

Obiective şi rezultate preconizate a fi atinse. Un rol considerabil îl au în acest caz iniţiativele ce conduc la realizarea obiectivelor chiar şi în situaţii care comportă risc şi incertitudine. Aceasta presupune un spirit dezvoltat de a întreprinde acţiuni noi, precum şi perseverenţă de a le finaliza prin decizii adecvate, prin asumarea responsabilităţilor.

Multe din calităţile managerului au fost evidenţiate cu mult timp în urmă de primii teoreticieni ai managementului care se referă la însuşirile intelectuale şi morale ale managementului, menţionând cu prioritate: inteligenţa, judecata, tactul, cinstea, energia, fermitatea, educaţia şi, în ultimul rând, sănătatea. Pe lângă aceste însuşiri considerate indispensabile unui manager, el mai deţine: modestia, generalizitatea, sensibilitatea, abilitatea şi imaginaţia creatoare. În acelaşi timp, managerul trebuie să dispună de cunoştinţe profesionale, psihologice şi sociologice. În măsura în care este disponibil şi apropiat de subordonaţi, el trebuie să posede descernământul de a-i evalua şi capacitatea de a-i mobiliza întru realizarea obiectivelor.

Deoarece colaborarea, colegialitatea, cinstea şi solicitudinea asigură comunicarea normală şi exercită o influenţă benefică asupra capacităţii de muncă se cere remarcat unul din cele mai bune sfaturi în arta delicată a relaţiilor interumane: „Dacă există vre-un secret al succesului, el rezidă în capacitatea de a înţelege punctul de vedere al celuilalt şi de a vedea lucrurile atât din perspectiva acestuia, cât şi din proprie perspectivă”.

78

Un manager profesionist trebuie, în primul rând, să posede talent managerial, să manifeste dorinţa de a conduce şi să aibă o pregătire generală bună. Identificarea acestor elemente presupune un riguros proces de selecţie, similar cu cel realizat pentru profesiunile artistice, o pregătire specifică managerială, care să asigure însuşirea conceptelor, metodelor, aptitudinilor şi comportamentelor manageriale necesare, facilitate cu prisosinţă de ştiinţa managementului. Implementarea managementului profesionist la nivelul agenţilor economici este condiţionată de reproiectarea sistemelor de management, corespunzător mecanismelor şi cerinţelor economiei de piaţă. Efortul de învăţare rapidă a noilor mecanisme presupune o viziune integrală a cunoştinţelor manageriale, economice, comerciale, tehnice, tehnologice şi psihologice, pentru ca fiecare conducător să-şi poată exercita bine misiunile pe care le are. La nivelul întreprinderii, restructurarea managerială repune în discuţie echilibrul între deschiderea managerilor către mediul exterior întreprinderii, cu mult mai manifestată şi concentrarea pe mecanismele de conducere internă, care, în noile condiţii, pot fi stăpânite, prin efortul delegării de autoritate, de către alte categorii de conducători.

Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale(examen): 1. Comportamentul managerului în situaţii de criză. 2. Implicaţiile manageriale ale creşterii economice la nivel de întreprindere 3. Promovarea managementului profesionist