Lucrare Disertatie Circuitul Documentelor – Principiul Organizarii Si Conducerii Contabilitatii

PRINCIPIUL DOCUMENTRII BAZA ORGANIZRII I CONDUCERII CONTABILITII

CUPRINS

CAPITOLUL 1. INTRODUCERE1.1.Clasificarea documentelor1.2.Importana documentrii

1.2.1. Evidena utilizrii documentelor

1.3.Reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau

pierdute

1.4.Arhivarea documentelor CAPITOLUL 2. DOCUMENTE JUSTIFICATIVE2.1. Documente privind achiziile 2.2. Documente privind consumurile

2.3.Documente privind producia proprie

2.4.Documente privind vnzrile

2.5. Documente privind ncasrile

2.6. Documente privind plile

2.7.Documente privind salariile

2.8.Alte documente CAPITOLUL 3. DOCUMENTE FINANCIAR-CONTABILE3.1. Contabilitatea generala

3.2. Alte subactiviti CAPITOLUL 4. REGISTRELE CONTABILE4.1.Registrele auxiliare

4.2. Registrele obligatorii3

4

5

68

10

16

19

22

26

29

32

34

41

48

51

54

CAPITOLUL 5. DOCUMENTE DE REGISTRARE CONTABILA

5.1. Sisteme de contabilitate

5.2. Forme de nregistrare contabilCAPITOLUL 6. CONCLUZII SI PROPUNERI

BIBLIOGRAFIE59

59

65

67CAPITOLUL 1 INTRODUCERE

1.1. CLASIFICAREA DOCUMENTELORDup natura operaiilor economice, pot fi:

documente financiar-contabile ( documente privind imobilizrile corporale, necorporale si financiare, vnzrile, trezoreria)

documente care nu reprezinta documente justificative (cercetarea, proiectarea, urmrirea produciei, controlul calitii)

Dup funcia pe care o indeplinesc, se mpart:

documente de dispoziie (nu servesc ca baz n contabilitate, deoarece nu atest efectuarea operaiunii, ci doar transmit ordinul de execuie, sau dispoziia de livrare)

documentele justificative, care atest executarea efectiv a operaiunii (factura justific cumpararea, chitana ncasarea sau plata sumei de bani)

documentele mixte sau combinate ( bonul de consum este iniial document de dispoziie, iar in momentul completrii integrale atesta consumul efectiv de materiale si devine document de execuie)

documente contabile ( fiele de cont, notele contabile)

Dup circuitul lor,

documente interne, care se ntocmesc n cadrul unitaii si circul numai n interiorul unitaii

documente externe, care atest raportul unitaii cu alte unitai

Dup regimul de tiprire

documente cu regin special

documente fr regim special

Verificarea documentelor se face astfel:

I. verificare formala (se verific dac sunt completate toate datele, daca conine semnturile necesare, daca s-a folosit documentul corespunztor)

II. verificarea cifric (calculul matematic)

III. verificarea de fond (realitatea, adic dac operaiunea nscris n document este real, necesitatea, adic dac operaiunea se justific economic si este util desfurrii activitaii n condiii optime, i legalitatea documentului intocmit)

1.2. IMPORTANA DOCUMENTRII

Documentele sunt acte scrise, ntocmite n momentul efecturii operaiunilor economice, cu scopul de a demonstra faptul ca acea operaiune s-a efectuat.

Contabilitatea se caracterizeaz prin justificarea tuturor datelor ei, pe baz de acte scrise n care se consemneaza operaiile economice n momentul efecturii lor. Dup consemnare, sunt nregistrate n conturi, pe baza actelor scrise. Nici o operaie economic nu se poate nregistra n contabilitate fr a avea la baz un act scris.

Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale:- denumirea documentului; - denumirea/numele i prenumele i, dup caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care ntocmete documentul; - numrul documentului i data ntocmirii acestuia;- menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii economico-financiare (cnd este cazul); - coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal al efecturii acesteia;- datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate, dup caz; - numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz;- alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate.

n cuprinsul oricrui document emis de ctre o societate comercial trebuie s se menioneze i elementele prevzute de legislaia din domeniu, respectiv forma juridic, codul unic de nregistrare i capitalul social, dup caz. Documentele justificative provenite din tranzacii/operaiuni de cumprare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baz de borderouri de achiziii, pot fi nregistrate n contabilitate numai n cazul n care se face dovada intrrii n gestiune a bunurilor respective.n cazul n care documentele se refer la cheltuieli pentru prestri de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baz de norme de venit, pentru a fi nregistrate n contabilitate, acestea trebuie s aib la baz contracte sau convenii civile, ncheiate n acest scop, i documentul prin care se face dovada plii, respectiv dispoziia de plat/ncasare.

n documentele justificative i n cele contabile nu sunt admise tersturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise n acestea sau file lips. Erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite, pentru ca acestea s poat fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect.Corectarea se face n toate exemplarele documentului i se confirm prin semntura persoanei care a ntocmit/corectat documentul justificativ, menionndu-se i data efecturii corecturii. n cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza crora se primete, se elibereaz sau se justific numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevd asemenea restricii, documentul ntocmit greit se anuleaz i rmne n carnetul respectiv. La corectarea documentului justificativ n care se consemneaz operaii de predare-primire a valorilor materiale i a mijloacelor fixe este necesar confirmarea, prin semntur, att a predtorului, ct i a primitorului. n cazul completrii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, corecturile sunt admise numai nainte de prelucrarea acestora, menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificarea. Documentele prezentate n listele de erori, anulri sau completri (pe baza crora se fac modificri n fiiere sau n baza de date a unitii) trebuie s fie semnate de persoanele mputernicite de conducerea unitii. n cazul n care prelucrarea documentelor justificative se face de ctre un ter (persoan fizic sau juridic), n relaiile dintre teri i unitile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunztoare a nregistrrilor n contabilitate s se respecte urmtoarele reguli:

- documentele justificative s fie ntocmite corect i la timp de ctre unitile beneficiare, acestea rspunznd de realitatea datelor nscrise n documentele respective;

- documentele contabile, ntocmite de teri pe baza documentelor justificative, trebuie predate unitilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conveniile civile ncheiate, terii rspunznd de corectitudinea prelucrrii datelor;

- n condiiile n care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoan fizic sau juridic autorizat potrivit Ordonanei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activitii de expertiz contabil i a contabililor autorizai, republicat, unitile beneficiare trebuie s efectueze verificarea documentelor contabile obinute de la teri, n sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectrii corespondenei conturilor i exactitii sumelor nregistrate.

n cazul stornrilor, pe documentul iniial se menioneaz numrul i data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaiunii, iar n nota de contabilitate de stornare se menioneaz documentul, data i numrul de ordine ale operaiunii care face obiectul stornrii.

1.2.1. Evidena utilizrii documentelorFormularele ce se utilizeaz ca documente contabile i, n mod deosebit, cele justificative comune pe economie, privind activitatea financiar-contabil, necesit o eviden riguroas a utilizrii lor.

n acest sens reglementrile n vigoare stabilesc pentru anumite categorii de documente reguli specifice privind coninutul minimal obligatoriu, precum i normele de ntocmire i utilizare a acestora.

Astfel, n cazul facturilor dar i a altor formulare financiar-contabile care stau la baza nregistrrii de venituri, dintre care amintim monetarul, chitana i altele, dup caz, precum i avizul de nsoire a mrfii se prevede un regim intern de numerotare. n aceste condiii persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii trebuie s desemneze, prin decizie scris, o persoan sau mai multe, dup caz, care s aib atribuii privind alocarea i gestionarea numerelor aferente documentelor emise de societate. Aceste numere de ordine trebuie stabilite i alocate secvenial de ctre societate, n baza uneia sau mai multor serii, astfel nct s se asigure necesarul n funcie de numrul de documente emise.

Entitile economice trebuie s in seama n cadrul procedurii de alocare a numerelor de elemente ce privesc structura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc. i s emit proceduri proprii de stabilire i/sau alocare de numere prin care s se menioneze, pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul de la care se emite primul document.

1.3. RECONSTITUIREA DOCUMENTELOR PIERDUTE, SUSTRASE SAU PIERDUTE

Pentru a putea fi nregistrate n contabilitate, operaiunile economico-financiare trebuie s fie justificate cu documente originale, ntocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice. Pentru acele situaii n care prin alte reglementri speciale se prevede c formularul original trebuie s fie pstrat la alt unitate, atunci la nregistrarea n contabilitate este folosit copia documentului respectiv.

Orice persoan care constat pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaia s aduc la cunotin, n scris, n termen de 24 de ore de la constatare, conductorului unitii (administratorului unitii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii respective)n termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicrii, conductorul unitii trebuie s ncheie un proces-verbal, care s cuprind: - datele de identificare a documentului disprut; - numele i prenumele persoanei responsabile cu pstrarea documentului; - data i mprejurrile n care s-a constatat lipsa documentului respectiv.Procesul-verbal se semneaz de ctre: - conductorul unitii; - conductorul compartimentului financiar-contabil al unitii sau persoana mputernicit s ndeplineasc aceast funcie; - persoana responsabil cu pstrarea documentului; i - eful ierarhic al persoanei responsabile cu pstrarea documentului, dup caz.

Cnd dispariia documentelor se datoreaz nsui conductorului unitii, msurile prevzute de prezentele norme metodologice se iau de ctre ceilali membri ai consiliului de administraie, dup caz.

n condiiile n care documentul pierdut a fost ntocmit de ctre unitate ntr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmnd aceleai proceduri prin care a fost ntocmit documentul original, menionndu-se n antetul documentului c este reconstituit, i st la baza nregistrrilor n contabilitate. Ori de cte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infraciune, se ncunotineaz imediat organele de urmrire penal.Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", ntocmit separat pentru fiecare caz.Dosarul de reconstituire trebuie s conin toate lucrrile efectuate n legtur cu constatarea i reconstituirea documentului disprut, i anume:

- sesizarea scris a persoanei care a constatat dispariia documentului;

- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

- dovada sesizrii organelor de urmrire penal sau dovada sancionrii disciplinare a persoanei vinovate, dup caz;

- dispoziia scris a conductorului unitii pentru reconstituirea documentului;

- o copie a documentului reconstituit.

n cazul n care documentul disprut a fost emis de alt unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitent, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitent. n acest caz, unitatea emitent va trimite unitii solicitante, n termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit. Documentele reconstituite vor purta n mod obligatoriu i vizibil meniunea "DUPLICAT", cu Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legal pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de cltorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse nainte de a fi nregistrate n contabilitate. n acest caz, vinovaii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suport paguba adus unitii, salariailor sau altor uniti, sumele respective recuperndu-se potrivit prevederilor legale.

n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie s emit un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.Duplicatul poate fi:

- o factur nou, care s cuprind aceleai date ca i factura iniial, i pe care s se menioneze c este duplicat i c nlocuiete factura iniial; sau

- o fotocopie a facturii iniiale, pe care s se aplice tampila societii i s se menioneze c este duplicat i c nlocuiete factura iniial.

Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc rspunderi materiale, care cuprind i eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.

Gsirea ulterioar a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanciunilor aplicate, n condiiile legii.n cazul gsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaz pe baza unui proces-verbal, i se pstreaz mpreun cu procesul-verbal n dosarul de reconstituire.

Conductorii unitilor vor lua msuri pentru asigurarea nregistrrii i evidenei curente a tuturor lucrrilor ntocmite, primite sau expediate, stabilirea i evidena responsabililor de pstrarea acestora, evidena tuturor reconstituirilor de documente, precum i pentru pstrarea dosarelor de reconstituire, pe toat durata de pstrare a documentului reconstituit.

Arhivarea documentelor justificative i contabile se face n conformitate cu prevederile legale i cu urmtoarele reguli generale:

-documentele se grupeaz n dosare, numerotate, nuruite i parafate;

- gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui exerciiu financiar la care se refer acestea. n cazul fuziunii sau al lichidrii societii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat;

- dosarele coninnd documente justificative i contabile se pstreaz n spaii amenajate n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

- evidena documentelor la arhiv se ine cu ajutorul Registrului de eviden, potrivit legii, n care sunt consemnate dosarele i documentele intrate n arhiv, precum i micarea acestora n decursul timpului.

Eliminarea din arhiv a documentelor al cror termen legal de pstrare a expirat se face de ctre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dup caz. n aceast situaie se ntocmete un proces-verbal i se consemneaz scderea documentelor eliminate din Registrul de eviden al arhivei.

1.4. ARHIVAREA I PSTRAREA DOCUMENTELORPersoanele juridice au obligaia pstrrii n arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum i a documentelor justificative care stau la baza nregistrrii n contabilitate.

Pstrarea registrelor i a documentelor justificative i contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dup caz.

Registrele i documentele justificative i contabile se pot arhiva, n baza unor contracte de prestri de servicii, cu titlu oneros, de ctre alte persoane juridice romne care dispun de condiii corespunztoare. i n acest caz, rspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii beneficiare.

Unitatea care a ncredinat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiar, va ntiina organul fiscal teritorial de care aparine despre aceast situaie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, s prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Organele de control ale Ministerului Economiei i Finanelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative i contabile i n alte locaii dect la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dac consider c acestea nu sunt pstrate corespunztor.

Termenul de pstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pstrare a registrelor i a documentelor justificative i contabile este de 10 ani cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite,

Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinrii taxei pe valoarea adugat deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt i persoanele parial impozabile n conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pstra conform termenului prevzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare.

Documentele financiar-contabile care atest proveniena unor bunuri cu durat de via mai mare de 10 ani se pstreaz, de regul, pe o perioad de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

n caz de ncetare a activitii persoanelor prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, documentele contabile se arhiveaz n conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societile comerciale, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, n conformitate cu prevederile legale n materie, dup caz.CAPITOLUL 2. DOCUMENTE JUSTIFICATIVE

2.1. DOCUMENTE PRIVIND ACHIZIIILEPrincipalele documente privind achiziiile sunt:

Proces verbal de recepie

Nota de recepie si constatare diferene

Bon de primire n consignatie

Borderou de achiziie

Aviz de nsotire a mrfii

Factura fiscalI. Proces verbal de recepieEste folosit ca:

- document de nregistrare n evidena operativ i n contabilitate;

- document de consemnare a stadiului n care se afl obiectivul de investiii;

- document de apreciere a calitii lucrrilor privind obiectivul de investiii;

- document de aprobare a recepiei

- document de constatare a ndeplinirii condiiilor de recepie provizorie a obiectivului de investiii ;

- document de aprobare a recepiei provizorii a obiectivului de investiii;

- document de punere n funciune a obiectivului de investiii.

Se ntocmete n trei exemplare, la data punerii n funciune a mijlocului fix, astfel:

- procesul-verbal de recepie se ntocmete pentru mijloacele fixe independente care nu necesit montaj i nici probe tehnologice (utilaje pentru intervenie, unelte, accesorii de producie, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea considerndu-se puse n funciune la data achiziionrii lor;

- procesul-verbal de recepie provizorie se ntocmete pentru utilajele care necesit montaj, dar care nu necesit probe tehnologice, produse cu ciclu lung de fabricaie care depesc un exerciiu bugetar, realizate pe faze de fabricaie, precum i cldirile i construciile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerndu-se puse n funciune la data terminrii montajului, respectiv la data terminrii construciei;

- procesul-verbal de punere n funciune se ntocmete pentru utilajele i instalaiile care necesit montaj i probe tehnologice, precum i cldirile i construciile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerndu-se puse n funciune la terminarea probelor tehnologice.

Denumire documentCompartimentul / persoana care l ntocmesteData / perioada ntocmiriiPersoanele care vizeaz documentulCircul laArhivare

Proces verbal de recepieSe ntocmete de ctre secretarul comisiei numite pentru recepionarea obiectivului de investiii, n prezena membrilor comisiei care este format din: preedinte, specialiti-consultani, asistenila recepie.Director

Contabil ef la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 i 3);

la compartimentul care efectueaz operaiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2);

la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea i nregistrarea procesuluiverbal de recepie (exemplarele 2 i 3).La furnizor (antreprenor)

la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 i 3).

La beneficiar:

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1)

II. Nota de recepie si constatare difereneSe foloseste ca: - document pentru recepia bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru ncrcare n gestiune; - document justificativ de nregistrare n contabilitate.

Se folosete ca document de recepie obligatoriu numai n cazul: - bunurilor materiale cuprinse ntr-o factur sau aviz de nsoire a mrfii, care fac parte din gestiuni diferite; - bunurilor materiale primite spre prelucrare, n custodie sau n pstrare; - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; - bunurilor materiale care sosesc nensoite de documente de livrare; - bunurilor materiale care prezint diferene la recepie; - mrfurilor intrate n gestiunile la care evidena se ine la pre de vnzare.

n cazul n care bunurile materiale sosesc n trane, se ntocmete cte un formular pentru fiecare tran, care se anexeaz apoi la factur sau la avizul de nsoire a mrfii. Datele de pe verso formularului se completeaz numai atunci cnd se constat diferene la recepie.Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea unitii; - denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - numrul facturii/avizului de nsoire al mrfii etc., dup caz; - numrul curent; denumirea bunurilor recepionate; U/M; cantitatea conform documentelor nsoitoare; cantitatea recepionat, preul unitar de achiziie i valoarea, dup caz; - numele, prenumele i semntura membrilor comisiei de recepie, n condiiile n care se face recepia mrfii primite direct de la furnizor sau data primirii n gestiune i semntura gestionarului n situaia n care apar diferene; - preul de vnzare i valoarea la pre de vnzare, dup caz, pentru unitile cu amnuntul. n condiiile n care nu se nscriu datele valorice n Nota de recepie i constatare de diferene, este obligatoriu ca aceste date s se regseasc ntr-un alt document justificativ care st la baza nregistrrii n contabilitate a valorii bunurilor.Denumire documentCompartimentul / persoana care l ntocmeteData / perioada ntocmiriiPersoanele care vizeaz documentulCircula laArhivare

Nota de recepie i constatare difereneSe ntocmete n dou exemplare, la locul de depozitare sau n unitatea cu amnuntul, dup caz, pe msura efecturii recepiei. n situaia n care la recepie se constat diferene, Nota de recepie i constatare de diferene se ntocmete n trei exemplare de ctre comisia de recepie legal constituit.La achiziionarea bunurilorContabil sef la gestiune, pentru ncrcarea n gestiune a bunurilor materiale recepionate (toate exemplarele);la compartimentul financiar-contabil, pentru ntocmirea formelor privind reglementarea diferenelor constatate (toate exemplarele), precum i pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la documentele de livrare (factura sau avizul de nsoire a mrfii);la unitatea furnizoare (exemplarul 2) i la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

III. Bon de primire n consignaieServete ca: - dovad de primire/predare a obiectului spre vnzare n consignaie; - document de nregistrare n contabilitate. Ambele exemplare sunt semnate de ctre deponent i preuitor, din care primul exemplar este predat deponentului drept dovad c a predat obiectul pentru vnzare n regim de consignaie. Reducerile de pre se calculeaz pe baza unei declaraii semnate de deponent, n care se specific noul pre de evaluare sau de achiziie i se completeaz rubricile destinate acestei operaiuni.Restituirile se fac la cererea deponentului, semnndu-se pentru primirea obiectelor restituite. n cazul n care deponentul este pltitor de TVA, mrfurile depuse n consignaie sunt nsoite de avizul de nsoire a mrfii care va purta meniunea: "pentru vnzare n regim de consignaie". Unitatea de consignaie va face ncrcarea n gestiune cu mrfurile primite spre vnzare pe baza facturii primite de la deponent, lunar dup ce marfa a fost vndut. Exemplarul al doilea constituie fia de eviden pentru nregistrare n contabilitatea unitii de consignaie.Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea unitii; codul unic de nregistrare; localitatea; judeul; - denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - numrul curent; denumirea obiectului; descrierea obiectului i caracteristicile lui; cantitatea; preul de achiziie; comisionul; TVA, dup caz; preul de vnzare; valoarea total; - valoarea total la primire (n cifre i litere); - semntura deponentului pentru luarea la cunotin de instruciunile prevzute pe verso; - semntura de primire spre vnzare n consignaie; - datele de identificare ale deponentului (numele i prenumele, adresa, B.I./ C.I. - seria, nr., secia de poliie); - semntura preuitorului, dac este cazul; - tampila unitii; - restituiri (denumirea obiectului, cantitatea restituit, semntura deponentului, comisionul acordat); - reduceri de pre acordate de deponent cf. Declaraiei nr. ... din data de ... (denumirea obiectului, preul de evaluare).Denumire documentCompartimentul / persoana care l ntocmesteData / perioada ntocmiriiPersoanele care vizeaz documentulCircul laArhivare

Bon de primire n consignaieSe ntocmete de ctre unitile de consignaie n dou exemplare. La primirea obiectului se face descrierea caracteristicilor acestuia i se stabilete preul de vnzare n funcie de preul de evaluare sau de achiziie.La data primirii deponent pentru confirmarea de predare a obiectului pentru vnzare n consignaie (exemplarul 1);

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

IV. Borderou de achiziieServete ca:

- document de nregistrare n gestiune a bunurilor cumprate;

- document justificativ de nregistrare n contabilitate a valorii bunurilor cumprate;

- document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziii sau pentru decontarea sumelor pltite pentru achiziii.

Se ntocmete n dou exemplare de ctre persoana care efectueaz aprovizionarea cu bunuri de pe piaa rneasc, de la productorii individuali sau de la alte persoane fizice, n momentul achiziiei.

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:

- denumirea unitii; codul de identificare fiscal; sediul (localitatea, str., numr); judeul;

- denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;

- numrul i data contractului; productorul: numele i prenumele, domiciliul, seria i numrul actului de identitate, dup caz;

- denumirea produselor; codul; U/M; cantitatea; preul unitar; valoarea; avansul acordat; suma pltit; semntura de primire a sumei;

- semnturi: achizitor, gestionar.


Borderou de achiziiepersoana care efectueaz aprovizionarea cu bunuri de pe piaa rneasc, de la productorii individuali sau de la alte persoane fizice,

n momentul achiziiei. la gestiune, pentru semnarea de primire a bunurilor i ntocmirea Notei de recepie i constatare de diferene (ambele exemplare), dup caz;

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

rmne n carnet (exemplarul 2). la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

la delegatul achizitor (exemplarul 2).

V. Aviz de insotire a marfiiEste formular cu regim special intern de tiprire i numerotare.

Servete ca:

- document de nsoire a mrfii pe timpul transportului, dup caz;

- document ce st la baza ntocmirii facturii, dup caz;

- dispoziie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiai uniti;

- document de primire n gestiune, dup caz;

- document de descrcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

n cazul transferului de bunuri ntre gestiunile aceleiai uniti, dispersate teritorial, precum i al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vnzrii sau testri la locul de desfacere, premii, materiale promoionale etc.) avizul de nsoire a mrfii va purta meniunea "Fr factur", dup caz.

Pe avizul de nsoire a mrfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la teri se face meniunea "Pentru prelucrare la teri".

n celelalte situaii dect cele prevzute mai sus se face meniunea cauzei pentru care s-a ntocmit avizul de nsoire a mrfii i nu factura.

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al avizului de nsoire a mrfii este urmtorul:

- seria i numrul intern de identificare a formularului;

- data emiterii formularului;

- datele de identificare ale furnizorului (denumire, adres, cod de identificare fiscal);

- datele de identificare ale cumprtorului (denumire, adres, cod de identificare fiscal);

- denumirea i cantitatea bunurilor livrate;

- preul i valoarea, dup caz;

- date privind expediia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numr), numrul mijlocului de transport, ora livrrii, semntura delegatului;

- semntura expeditorului.

- data primirii n gestiune i semntura gestionarului primitor.Denumire documentCompartimentul / persoana care l ntocmesteData / ntocmiriiPersoanele care vizeaz Circul laArhivare

Aviz de insoire a mrfiiSe ntocmete, n dou sau mai multe exemplare, de ctre unitile care nu au posibilitatea ntocmirii facturii n momentul livrrii produselor, mrfurilor sau altor valori materiale, precum i n alte situaii stabilite prin procedurile proprii ale unitii.La livrare- la furnizor:

la delegatul unitii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;

la compartimentul desfacere , pentru nregistrarea cantitilor livrate n evidenele acestuia i pentru ntocmirea facturii;

la compartimentul financiar-contabil;

- la cumprtor:

la magazie, pentru ncrcarea n gestiune a produselor, mrfurilor sau altor valori materiale primite, dup efectuarea recepiei de ctre comisia de recepie i dup consemnarea rezultatelor;

la compartimentul aprovizionare, pentru nregistrarea cantitilor aprovizionate n evidena acestuia;

la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic.dup caz:

- la furnizor:

la compartimentul desfacere;

la compartimentul financiar-contabil;

- la cumprtor:

la compartimentul financiar-contabil.

VI. Factura fiscalaAct contabil sau comercial care indica cantitatea, calitatea si pretul marfurilor sau a serviciilor executate.

Nota de plata.

Nota amanuntita (n ceea ce priveste calitatea, pretul etc.) asupra marfurilor cumparate sau expediate.

Formular tiparit pe care se ntocmeste un astfel de act sau o astfel de nota de plata.

Act justificativ n care se consemneaza cantitatea, calitatea, pretul etc. marfurilor cumparate sau expediate.Definitie pentrufacturadin Dictionar JuridicFactura: (dr. civ.) Document doveditor asupra marfii livrate sau serviciului prestat, avand mentionate pretul si alte specificatii necesare de identificare in vederea platii.2.2. DOCUMENTE PRIVIND CONSUMURILEPrincipalele documente privind consumurile sunt:

Bon de predare, transfer, restituire

Bon de consum I. Bon de predare, transfer, restituire

n cazul utilizrii ca bon de predare a produselor finite la depositServete ca: - document de predare la magazie a produselor finite; - document justificativ pentru ncrcare n gestiune; - document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n contabilitate; - surs de date pentru urmrirea realizrii produciei; - surs de date pentru calculul i plata salariilor.

Se ntocmete n dou exemplare, pe msura predrii la magazie a produselor, de ctre secie, atelier etc. Dac operaiunile de predare-primire a produselor nu pot fi suspendate n timpul inventarierii magaziei de produse finite, comisia de inventariere trebuie s nscrie pe documentul respectiv meniunea "primit n timpul inventarierii".

Circul: - la magazia de produse finite, semnndu-se de predare de ctre secie (atelier) i de primire n gestiune de ctre gestionar (ambele exemplare); - la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnndu-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), dup caz; - la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic i analitic (exemplarul 1); - la compartimentul care urmrete realizarea produciei (exemplarul 2). n cazul utilizrii ca bon de predare a materialelor refolosibile la magazineServete ca: - document de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din seciile de fabricaie principale i auxiliare; - document justificativ pentru ncrcare n gestiune; - document justificativ de nregistrare n contabilitate.

Se ntocmete n dou exemplare, pe msura predrii la magazie a materialelor refolosibile de ctre secii, ateliere etc. i se semneaz de eful seciei care dispune predarea.

Circul: - la magazia de materiale refolosibile, semnndu-se de predare de ctre delegatul seciei, atelierului etc. i de primire n gestiune de ctre gestionar (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidena, pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic i analitic (exemplarul 1 pentru evidena materialelor i exemplarul 2 pentru evidena costurilor).

n cazul utilizrii ca bon de predare a semifabricatelor la magazie Servete ca: - document de predare la magazie sau ntre secii a semifabricatelor rezultate din producie; - document justificativ pentru ncrcare n gestiune; - document justificativ de nregistrare n contabilitate; - surs de date pentru calculul i plata salariilor.

Se ntocmete n dou exemplare, pe msura predrii la magazie a semifabricatelor de

Dac operaiunile de predare-primire a semifabricatelor nu pot fi suspendate n timpul inventarierii magaziei de semifabricate, comisia de inventariere trebuie s nscrie pe documentul respectiv meniunea "primit n timpul inventarierii".

Circuitul documentului este urmatorul: - la magazia de semifabricate pentru predarea cantitilor prevzute, semnndu-se de predare de ctre delegatul seciei care face predarea i de primire n gestiune de ctre gestionar (ambele exemplare); - la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnndu-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), dup caz; - la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic i analitic (exemplarul 1); - la compartimentul care urmrete realizarea produciei (exemplarul 2). n cazul utilizrii ca bon de transfer ntre dou gestiuni aflate n incinta unitiiServete ca: - dispoziie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta n incinta unitii; - document justificativ pentru scdere din gestiunea predtorului i de ncrcare n gestiunea primitorului.Se ntocmete n dou exemplare, pe msur ce se efectueaz transferul, de ctre persoana care dispune transferul, care semneaz la rubrica corespunztoare.

Transferul se efectueaz numai ntre gestiuni din incinta aceleiai uniti. n cazul gestiunilor dispersate teritorial se ntocmete Aviz de nsoire a mrfii

Circuitul documentului este urmatorul: - la magazia predtoare pentru eliberarea cantitilor prevzute, semnndu-se de predare de ctre gestionar (ambele exemplare); - la delegatul magaziei primitoare care semneaz de primire pe exemplarul 1 i reine exemplarul 2; - la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, dup confruntarea lor, stau la baza efecturii nregistrrilor n evidena magaziilor.

n cazul utilizrii ca bon de restituireServete ca: - dispoziie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale i semifabricate) de seciile de fabricaie principale i auxiliare; - document justificativ de ncrcare n gestiunea primitorului; - document justificativ de nregistrare n contabilitate.

Se ntocmete n dou exemplare, pe msura restituirii la magazie a valorilor materiale, de persoana care efectueaz restituirea (secii, ateliere etc.) i care semneaz la rubrica corespunztoare. Nu se completeaz rubrica "Unitatea".

Circuitul documentului este urmatorul: - la magazie, pentru primirea cantitilor restituite, semnndu-se de predare de ctre delegatul seciei (atelierului etc.) care face restituirea i de primire de ctre gestionar (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic i analitic (exemplarul 1 pentru evidena materialelor, exemplarul 2 pentru evidena costurilor).

n toate situaiile menionate, coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea unitii; - denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - predtorul; - primitorul; - numrul comenzii/codul produsului; - numrul curent; denumirea valorilor materiale (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); U/M; cantitatea; preul unitar, valoarea, dup caz; - data i semntura predtorului i primitorului.2.3.DOCUMENTE PRIVIND PRODUCIA PROPRIEI. Raport de producieRaportul de producie nu este un document tipizat reglementat printr-un act normativ, ci este doar o situaie ce este /poate fi intocmit de eful de producie pentru centralizarea tuturor produselor sau semifabricatelor obinute sau pentru raportarea produciei neterminate.

Raportul de producie se recomand a fi intocmit dar nu are un caracter obligatoriu, acesta fiind util doar serviciului decontabilitatecare ine contabilitatea de gestiune a produciei. II. Bon de predare (a produselor finite la depozit)Utilitate:

document de predare la magazie a produselor finite;

document justificativ pentru ncarcare n gestiune;

document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i ncontabilitate;

Surs de date pentru:

urmarirea realizrii produciei;

calculul i plata salariilor.III. Bon de consum sau bon de consum colectiv Bonul de consum trebuie s conin obligatoriu urmoatoarele informaii:

- denumirea firmei;

- denumirea formularului;

- produs/lucrare (comanda); norma; bucai lansate;

- numrul documentului; data eliberrii (ziua, luna, anul); numrul comenzii;

- denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); cantitatea necesar; U/M; cantitatea eliberat; preul unitar; valoarea;

- data si semntura gestionarului i a primitorului.

Utilitate:

document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;

document justificativ de scadere din gestiune;

document justificativ de nregistrare n evidenta magaziei i ncontabilitate.

Mod de intocmire:

in dou exemplare, pe msura lansrii, respectiv eliberrii materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaz lansarea, pe baza programului de producie i a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitaii, care solicit materiale pentru a fi consumate.

Bonul de consum se poate ntocmi ntr-un exemplar n condiiile utilizrii tehnicii de calculIV. Registrul stocurilor Formularul trebuie s contin obligatoriu urmatoarele informaii:


- denumirea firmei;

- numrul curent;

- materialul/produsul (sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea); U/M; preul unitar; luna; cantitatea; valoarea;

- semnaturi: ntocmit, verificat.

Utilitate:

document de evaluare a stocurilor de bunuri i de verificare a concordanei nregistrrilor efectuate n fiele de magazie i ncontabilitate.

Mod de intocmire:

se ntocmete de ctre compartimentulfinanciar-contabilla sfritul fiecrei luni, pe feluri de materiale, obiecte deinventari produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau n ordine alfabetica, prin nscrierea stocurilor din fiele de magazie i evaluarea lor la preurile de nregistrare.V. Fi de cont analitic pentru cheltuieli efective de producieDocumentul trebuie s conin obligatoriu urmtoarele elemente:

- denumirea firmei;

- denumirea formularului; comanda, produsul, obiectul, lucrarea etc.;

- numrul comenzii; contul; cantitatea; U/M; data nceperii (fabricaiei, comenzii etc.); data terminrii (recepiei);

- data, felul si numrul documentului; total cheltuieli; decontarea produciei: cantitatea, preul unitar, valoarea; contul corespondent;

- semntura de intocmire.

Utilitate:

document de nregistrare n contabilitatea de gestiune a costurilor efective pe comenzi, produse sau semifabricate;

document pentru determinarea costurilor efective pe unitatea de calculaie.

Se completeaz la nceputul anului pe baza soldurilor de la sfaritul anului precedent, iar n cursul anului, pe baza documentelor justificative referitoare la consumul de materiale, plata salariilor pentru munca prestata, a cheltuielilor indirecte i alte cheltuieli efectuate potrivit dispoziiilor legale. La sfritul fiecrei perioade se totalizeaza sumele nregistrate, n vederea ntocmirii balanei de verificare a operaiunilor nregistrate.

VI. Situaia de calcul a costurilor efective de producie: Utilizat pentru stabilitrea costului efectiv de producie la nivel de produs, conform metodei de calculaie utilizate, fiind totodat document de nregistrare a dierenelor de pre aferent produselor


Bon de predare- n dou exemplare, pe msura predrii la magazie a produselor, de catre secie, atelier etc.

pe msura predrii la magazie a produselor- la magazia de produse finite, semnndu-se de predare de catre secie (atelier) i de primire n gestiune de ctre gestionar (ambele exemplare);

- la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnndu-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare);

- la compartimentulfinanciar-contabilpentru efectuarea nregistrarilor in contabilitatea sintetic si analitic (exemplarul 1); la compartimentul care urmareste realizarea productiei (exemplarul 2).Arhivare:

- la compartimentulfinanciar-contabilsau persoana care conduce evidena (exemplarul 1);

-la compartimentul care urmarete realizarea produciei (exemplarul 2).

Raport de producieResponsabil producieZilnic

Director de producieProducie 1 exemplar la producie

1 Exemplar la contabilitate

Bon de consumAdministratorn momentul eliberrii din magazie a materialelor pentru consumContabil efLa gestiunea de materiale pentru eliberarea cantitilor prevzute;

La serviciul financiar contabil.1 exemplar Administraie

1 exemplar la cotor

Serviciul contabilitate

Registrul stocurilorCompartimentulfinanciar-contabilLunarNu circul, fiind document de nregistrare contabil

La compartimentulfinanciar-contabil.

Fisa de cont analitic pentru cheltuieli efective de producie- ntr-un exemplar, de compartimentulfinanciar-contabil, pentru fiecare comand, produs sau semifabricatlunarContabil sefnu circul, fiind document de nregistrare contabil

la compartimentulfinanciar-contabil.

2.4.DOCUMENTE PRIVIND VNZRILELa momentul vanzarii, principalele documente utilizate de catre partenerii comerciale sunt urmatoarele:

Dispoziie de livrare

Aviz de nsotire a mrfii

Factura fiscala

Raport zilnic Z

I. Dispoziie de livrareServete ca: - document pentru eliberarea din magazie a produselor, mrfurilor sau a altor valori materiale destinate vnzrii, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vnzrii, dup caz; - document justificativ de scdere din gestiunea magaziei predtoare; - document de baz pentru ntocmirea avizului de nsoire a mrfii sau a facturii, dup caz; - ca document justificativ de nregistrare n contabilitate.

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - denumirea furnizorului; - numrul curent; denumirea produselor; U/M; cantitatea dispus; cantitatea livrat; preul unitar n cazul n care bunurile sunt destinate vnzrii; - semnturi: ntocmit, dispus livrarea, gestionar, primitor.II. Aviz de insoire a mrfiiEste formular cu regim special intern de tiprire i numerotare.

Servete ca: - document de nsoire a mrfii pe timpul transportului, dup caz; - document ce st la baza ntocmirii facturii, dup caz; - dispoziie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiai uniti; - document de primire n gestiune, dup caz; - document de descrcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.

Se ntocmete, n dou sau mai multe exemplare, de ctre unitile care nu au posibilitatea ntocmirii facturii n momentul livrrii produselor, mrfurilor sau altor valori materiale, precum i n alte situaii stabilite prin procedurile proprii ale unitii.n cazul transferului de bunuri ntre gestiunile aceleiai uniti, dispersate teritorial, precum i al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vnzrii sau testri la locul de desfacere, premii, materiale promoionale etc.) avizul de nsoire a mrfii va purta meniunea "Fr factur", dup caz.

Pe avizul de nsoire a mrfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la teri se face meniunea "Pentru prelucrare la teri".

n celelalte situaii dect cele prevzute mai sus se face meniunea cauzei pentru care s-a ntocmit avizul de nsoire a mrfii i nu factura.

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al avizului de nsoire a mrfii este urmtorul: - seria i numrul intern de identificare a formularului; - data emiterii formularului; - datele de identificare ale furnizorului (denumire, adres, cod de identificare fiscal); - datele de identificare ale cumprtorului (denumire, adres, cod de identificare fiscal); - denumirea i cantitatea bunurilor livrate; - preul i valoarea, dup caz; - date privind expediia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numr), numrul mijlocului de transport, ora livrrii, semntura delegatului; - semntura expeditorului. - data primirii n gestiune si semntura gestionarului primitor.III. Factura fiscalaDefinitie pentrufacturadin Dictionar Economic si FinanciarFactura:

Document care certifica o vanzare/cumparare de marfuri sau prestarea unui serviciu.

Act justificativ intocmit de catre compartimentul comercial al agentului economic in care se consemneaza cu exactitate cantitatea, calitatea si felul marfurilor, pretul unitar, valoarea totala etc., si care sta la baza operatiunilor de vanzare cumparare sau serveste ca document de informare fiscala, vamala etc.

Document emis de vanzator cumparatorului, prin care se face dovada proprietatii bunului cumparat si a pretului platit.

Facturase emite pe formulare tip, inregistrate la organele financiare.

In situatia cumparaturilor de mica valoare, regula generala este ca nu se emite factura, ci numai un bon.Definitie pentrufacturade pe RUBINIANFactura: Document cu regim special care atesta transferul proprietatii unui bun catre o persoana juridica. Odata cu intrarea Romaniei in Uniunea Europeana, din 1 ianuarie 2007 regimul facturilor fiscale s-a schimbat, fiind valabile reglementarea stabilita de art.155 Cod Fiscal referitoare la facturi.IV. Raport zilnic ZRaportul Z este documentul de finalizare a gestiunii pe termen scurt, respectiv, zi de lucru, care contine in mod detaliat date ce se inregistreaza in memoria fiscala ca date de sinteza pe termen lung, odata cu emiterea acestui raport.

Utilizatorii sunt obligatisa asigure arhivarea si pastrarea raportului Z pe o perioada de zece ani. Datele inscrise in raportul Z trebuie sa ramana lizibile pe perioada de pastrare, utilizandu-se consumabile care au garantata perioada de pastrare impusa.Raportul Z si registrul-special:

reprezinta documentele pe baza carora se inregistreaza veniturile din activitatea de comertsi prestari de servicii catre populatie in evidenta contabila a utilizatorului;

sunt documente ce se au in vedere de catre organele fiscale cu ocazia controlului veniturilor care stau la baza determinarii impozitelor si taxelor datorate bugetului de stat.Denumire documentCompartimentul / persoana care il intocmesteData / perioada intocmiriiPersoanele care vizeaza documentulCircula laArhivare

1). Dispozitie de livrare

Se ntocmete n dou exemplare de ctre serviciul desfacere.

La momentul livrariiserviciul desfacere.- la magazie, pentru eliberarea produselor, mrfurilor sau a altor valori materiale i pentru nregistrarea n evidena magaziei, semnndu-se de ctre gestionarul predtor pentru cantitile livrate (ambele exemplare); - la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea bunurilor livrate n evidenele acestuia i pentru ntocmirea avizului de nsoire a mrfii sau facturii, dup caz (exemplarul 2). Se arhiveaz: - la magazie (exemplarul 1); - la compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau compartimentul financiar-contabil, dup caz.

2). Aviz de nsoire a mrfii

3). Factura fiscala

Document pentru decontarea serviciilor prestate (nchirieri de spaii)Director

Contabil efSemntur i tampil furnizor;

Semnturi de primire de la beneficiar.1 ex furnizor

1 ex beneficiar

1 ex Serviciul Contabilitate

4). Raport zilnic ZPersoana care inchide ziuaZilnic

Contabilitate / CasierieLa contabilitate pe o perioada de 10 ani

2.5. DOCUMENTE PRIVIND INCASARILEI. ChitanaServete ca:

- document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la casieria unitii;

- document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n contabilitate.

n condiiile n care sumele nscrise pe chitan sunt aferente livrrilor de bunuri sau prestrilor de servicii scutite fr drept de deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin. (1) i (2) din Codul fiscal), formularul de chitan este documentul justificativ care st la baza nregistrrii veniturilor n contabilitate.

Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, de ctre casierul unitii i se semneaz de acesta pentru primirea sumei.

Coninutul minimal al formularului:

- denumirea unitii; codul de identificare fiscal; numrul de nregistrare la oficiul registrului comerului; sediul (localitatea, str., numr); judeul;


- numele i prenumele persoanei fizice care depune sume i ce reprezint acestea sau, dup caz, denumirea unitii; codul de identificare fiscal; numrul de nregistrare la oficiul registrului comerului; sediul (localitatea, str., numr); judeul persoanei juridice;

- suma n cifre i litere;

Semntura casieruluiII. Dispoziie de plat / ncasare ctre casierieServete ca:

- dispoziie pentru casierie, n vederea achitrii n numerar a unor sume, potrivit dispoziiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum i a diferenei de ncasat de ctre titularul de avans n cazul justificrii unor sume mai mari dect avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

- dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor sume care nu reprezint venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziiilor legale;

- document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n contabilitate, n cazul plilor n numerar efectuate fr alt document justificativ.

Se ntocmete n dou exemplare de ctre compartimentul financiar-contabil:

- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat, cnd nu exist alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;

- n cazul utilizrii ca dispoziie de ncasare, cnd nu exist alte documente prin care se dispune ncasarea (avize de plat, somaii de plat etc.).

Se semneaz de ntocmire la compartimentul financiar-contabil.


- denumirea unitii;

- denumire formular: plat / ncasare;

- numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;

- numele i prenumele, precum i funcia (calitatea) persoanei care ncaseaz/restituie suma;

- suma ncasat/restituit (n cifre i n litere); scopul ncasrii/plii;

- semnturi: conductorul unitii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil;

- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primit, data i semntura;

Casier, suma pltit/ncasat, data i semnturaIII. Registrul de casServete ca:

- document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar, efectuate prin casieria unitii, pe baza actelor justificative;

- document de stabilire, la sfritul fiecrei zile, a soldului de cas;

- document de nregistrare n contabilitate a operaiunilor de cas.

Se ntocmete n dou exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de ctre persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de ncasri i pli.

La sfritul zilei, rndurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se bareaz.

Soldul de cas al zilei precedente se reporteaz, dup caz, pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs.


- denumirea unitii;

- denumirea i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;

- numrul curent; numrul actului de cas; explicaii; ncasri; pli;

- report/sold ziua precedent;

- semnturi: casier i compartiment financiar-contabil.

IV. Borderou de achiziieV. Decont pentru operaiuni n participaieSe utilizeaz n toate domeniile de activitate n care se efectueaz operaiuni n participaie.

Servete ca document pe baza cruia se deconteaz cheltuielile i veniturile realizate din operaiuni n participaie, precum i sumele virate ntre coparticipani.

Se ntocmete de ctre unitatea care ine contabilitatea asocierilor n participaie, lunar, n dou exemplare, pe fiecare coparticipant, cu veniturile i cheltuielile ce revin acestuia, pentru nregistrarea n contabilitatea proprie, potrivit cotelor prevzute n contractele de asociere ncheiate. Cheltuielile i veniturile vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli i venituri, potrivit planului de conturi general aplicabil.

n decont se nscriu i alte transferuri, reprezentnd valoarea mijloacelor bneti, a profitului realizat, amortizarea mijloacelor fixe i alte sume rezultate din operaiunile n participaie.


- denumirea unitilor emitente i destinatare; codul de identificare fiscal; sediul (localitatea, str., numr); judeul;


- numrul curent; simbolul contului debitor/creditor; denumirea contului creditor pentru cheltuielile i sumele transmise; denumirea contului debitor pentru veniturile i sumele primite; valoarea transmis conform contractului de asociere n participaie;

- semnturi: conductorul unitii, inclusiv tampila; conductorul compartimentului financiar-contabil.


ChitanaCasierLa data ncasrii sumei, n funcie de operaiunile efectuateContabil efLa depuntor,

Contabilitate1 ex. Depuntor

1 ex. La cotor Serviciul contabilitate

1 ex. Anexa la registrul de casa

Dispoziia de plata / ncasareServiciul contabilitaten momentul ncasriiDirector

Contabil efCircul: - la persoana autorizat s exercite CFPP; - la persoanele autorizate s aprobe ncasarea sumelor respective; - la casierie; - la compartimentul financiar-contabil.1 ex. Serviciul contabilitate

Registrul de casSe semneaz de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiunilor efectuate .zilnicContabil sef, pentru primirea exemplarului 2 i a actelor justificative anexateCircul la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitii sumelor nscrise i respectarea dispoziiilor legale privind efectuarea operaiunilor de cas (exemplarul 2). Exemplarul 1 rmne la casier.- la casierie (exemplarul 1);

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

Decont pentru operaiuni in participaieContabil Lunar, in dou exemplareContabil sef- exemplarul 1 - la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil;

- exemplarul 2 - la compartimentul care ine contabilitatea operaiunilor n participaie i care ntocmete decontul.- la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

- la emitent, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

2.6. DOCUMENTE PRIVIND PLILECa si in cazul incasarilor, documentele principale folosit la plati, sunt urmatoarele:

Chitanta

Dispozitia de plata / incasare

Registrul de casa

Borderou de achizitie

I. ChitanaChitana este un act scris prin care se dovedete primirea unei sume de bani. Chitana reprezint documentul cel mai des utilizat de ctre agenii economici.

Chitana mai poate fi definit i ca un document avnd valoare contabil, emis cu ocazia vnzarilor produselor sau prestrii serviciilor cu plat n numerar. Chitana trebuie s includ n pre i TVA -ul aferent.

Emiterea unei chitane justific automat primirea unei sume de bani n numerar de ctre emitent. Chitana reprezint la fel ca i factura un document primar pe baza cruia se nregistreaz o operaiune contabilElementele obligatorii pe chitana, sunt urmtoarele:- denumire furnizor

- CIF furnizor

- numr de nregistrare la Oficiul Registrul Comerului al furnizorului

- adres furnizor

- suma incasat (n cifre i litere) i ce reprezint aceasta

- denumire client

- adres client

- data emiterii chitanei

II. Dispoziie de plat / ncasare ctre casierieDispoziia de plat este un document care se emite de ctre departamentul financiar-contabil ctre casierie. Cu ajutorul acestuia casieria este intiinat c trebuie s ncaseze suma respectiv, cu toate informaiile aferente( persoana care pltete, ce reprezint suma, etc.). n registrul de cas se consemneaza chitana si nu dispoyiia de plat. Sistemul este folosit de catre firmele mari, care au casierie separat de departamentul financiar-contabil. III. Registrul de casRegistrul de casreprezint un document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar efectuate prin casieria unitaii, pe baza documentelor justificative. Ajut la stabilirea soldului de cas de la sfritulul fiecrei zile. Este un document de nregistrare zilnica n contabilitate a operaiilor de cas.

Se intocmeste in doua exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau de alta persoana imputernicita pe baza actelor justificative de incasri si plati.

Soldul de cas al zilei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de cas pentru ziua in curs. Se inregistreaza toate incasrile, dupa care acestea se totalizeaza (inclusiv soldul de cas reportat al zilei precedente), se inregistreaza apoi toate platile, iar totalul acestora se scade din sumele rezultate din insumarea incasrilor, pentru a se stabili soldul de cas al zilei respective.

IV. Borderou de achizitie Vnztorul este obligat s aib un borderou deachiziii, pe care-l completeaz in dublu exemplar, unul l pstreaz i ceallt l primete cumprtorul. Borderoul deachiziiiine loc de document justificativ, att n contabilitatea cumprtorului, ct i n evidena vnztorului. Pe baza acestuia cumprtorul face intrarea de marfa/produse n gestiune, i ntocmeste NIR-ul. Borderoul deachiziiise semneaz de ambele prti.

Pe lng borderoul de achiziie cumprtorul ar mai trebui s cear de la vanztor i o copie dup cartea de identificare a vanztorului.Borderoul de achiziie trebuie s fie nsotit de dispoziia de plat (banii platii vnztorului), astfel ncat cumprtorul s se poat scdea ncontabilitatecu cheltuiala respectiv.

n condiiile n care persoana fizic nu este PFA/intreprindere autorizata etc., societatea va trebui s retin la sursimpozit pe venitde 16% la valoarea produselor cumprate, conform art 78 alin 2 dinCodul fiscal.V. Decont pentru operatiuni in participatieSe utilizeaz n toate domeniile de activitate n care se efectueaz operaiuni n participaie.

Servete ca document pe baza cruia se deconteaz cheltuielile i veniturile realizate din operaiuni n participaie, precum i sumele virate ntre coparticipani.

Se ntocmete de ctre unitatea care ine contabilitatea asocierilor n participaie, lunar, n dou exemplare, pe fiecare coparticipant, cu veniturile i cheltuielile ce revin acestuia, pentru nregistrarea n contabilitatea proprie, potrivit cotelor prevzute n contractele de asociere ncheiate. Cheltuielile i veniturile vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli i venituri, potrivit planului de conturi general aplicabil.

n decont se nscriu i alte transferuri, reprezentnd valoarea mijloacelor bneti, a profitului realizat, amortizarea mijloacelor fixe i alte sume rezultate din operaiunile n participaie.

Circul:

- exemplarul 1 - la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil;

- exemplarul 2 - la compartimentul care ine contabilitatea operaiunilor n participaie i care ntocmete decontul.

Se arhiveaz:

- la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

- la emitent, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).


- denumirea unitilor emitente i destinatare; codul de identificare fiscal; sediul (localitatea, str., numr); judeul;


- numrul curent; simbolul contului debitor/creditor; denumirea contului creditor pentru cheltuielile i sumele transmise; denumirea contului debitor pentru veniturile i sumele primite; valoarea transmis conform contractului de asociere n participaie;

- semnturi: conductorul unitii, inclusiv tampila; conductorul compartimentului financiar-contabilVI. Decont de cheltuieli / DelegaieServete ca:

- dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea;

- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;

- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

- document justificativ de nregistrare n contabilitate.

Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de ctre persoana care urmeaz a efectua deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de valori materiale cu plata n numerar.

Circul:

- la persoana mputernicit s dispun deplasarea, pentru semnare;

- la persoana care efectueaz deplasarea;

- la persoanele autorizate ale unitii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii i plecrii persoanei delegate;

- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de ctre titular, la ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurrii materialelor, stabilindu-se diferena de primit sau de restituit, cu luarea n considerare a eventualelor penalizri i semntura pentru verificare.

n cazul n care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare dect avansul primit, pentru diferena de primit de ctre titularul de avans se ntocmete Dispoziie de plat ctre casierie.

n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici dect avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de Dispoziie de ncasare ctre casierie;

- la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz;

- la conductorul unitii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.


- denumirea unitii;

- denumirea i numrul formularului;

- numele, prenumele i funcia persoanei delegate; scopul, destinaia i durata deplasrii; tampila unitii; semntura conductorului unitii; data;

- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii i plecrii n/din delegaie;

- ziua i ora plecrii; ziua i ora sosirii; data depunerii decontului; penalizri calculate; avans spre decontare;

- cheltuieli efectuate: felul actului i emitentul, numrul i data actului, suma;

- numrul i data documentului pentru restituirea diferenei; diferena de primit/restituit;

- semnturi: conductorul unitii; controlul financiar preventiv, persoana care verific decontul, eful de compartiment, dup caz; titularul de avans.

2.7.DOCUMENTE PRIVIND SALARIILEI. Stat de salariiServete ca:

- document pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor, precum i al contribuiilor i al altor sume datorate;


Se ntocmete ntr-un exemplar sau n dou exemplare, dup caz, lunar, pe secii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de eviden a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizai n acord etc., a evidenei i a documentelor privind reinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihn, certificatelor medicale.

Se semneaz, pentru confirmarea exactitii calculelor, de ctre persoana care determin salariul cuvenit i ntocmete statul de salarii.

Coloanele libere din partea de reineri a statelor de salarii urmeaz a fi completate cu alte feluri de reineri legale dect cele nominalizate n formular.

Pentru centralizarea la nivelul unitii a salariilor i a elementelor componente ale acestora, inclusiv a reinerilor, se pot utiliza aceleai formulare de state de salarii.

Plile fcute n cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidrile, indemnizaiile de concediu etc. se includ n statele de salarii, pentru a cuprinde astfel ntreaga sum a salariilor calculate i toate reinerile legale din perioada de decontare respectiv.


- denumirea unitii, seciei, serviciului etc.;

- denumirea formularului; ntocmit pentru luna, anul;

- numele i prenumele; venitul brut; contribuia individual de asigurri sociale; contribuia individual la bugetul asigurrilor pentru omaj; contribuia pentru asigurri sociale de sntate; cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personal de baz; deduceri suplimentare; venitul baz de calcul; impozitul calculat i reinut; salariul net;

- semnturi: conductorul unitii, conductorul compartimentului financiar-contabil, persoana care l ntocmete.II. Lista de avans chenzinalServete ca:

- document pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor ca avansuri chenzinale;

- document pentru reinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale pltite;


Se ntocmete lunar, pe baza documentelor de eviden a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate i se semneaz pentru confirmarea exactitii calculelor de ctre persoana care a calculat avansurile chenzinale i a ntocmit lista.


- denumirea unitii, seciei, serviciului etc.;

- denumirea formularului; ntocmit pentru luna, anul;

- numele i prenumele; salariul de baz; timpul efectiv: lucrat, concediu medical; avansul de plat;

- semnturi: conductorul unitii, conductorul compartimentului financiar-contabil, persoana care l ntocmete.

III. Situaia privind calculul salariilor care este utilizat pentru calculul salariilorde la salariul efectiv pn la salariul brut realizat lunarIV. Centralizatorul situaiilor de calcul ai centralizatorul statelor de salarii

V. Lista indemnizaiilor pentru concediul de odihn pe baza cruia se stabilesc indemnizaiile cubenite pentru concediul de odihnVI. Foaia colectiv de prezen Denumire documentCompartimentul / persoana care il intocmesteData / perioada intocmiriiPersoanele care vizeaza documentulCircula laArhivare

Stat de salariiDepartamentul de resurse umaneLunarDepartamentul de resurse umaneCircul: - la persoanele autorizate sa exercite controlul preventiv i s aprobe plata (exemplarul 1);

Serviciul contabilitate (exemplarul 1)

Secretariat, (exemplarul 2

Lista de avans chenzinalDepartamentul de resurse umaneLunar

Departamentul de resurse umane1). la persoanele autorizate s exercite controlul financiar preventiv i s aprobe plata (exemplarul 1);

2). la casieria unitii, pentru efectuarea plii avansurilor cuvenite (exemplarul 1), 3). la compartimentul financiar-contabil, ca anex la exemplarul 2 al registrului de cas, pentru nregistrare n contabilitate (exemplarul 1);

4).la compartimentul care a ntocmit lista de avans pentru a servi la ntocmirea statelor de salarii la sfritul lunii (exemplarul 2).- la compartimentul financiar-contabil, ca anex la exemplarul 2 al registrului de cas (exemplarul 1);

- la compartimentul care a ntocmit lista de avans chenzinal (exemplarul 2).

2.8.ALTE DOCUMENTELEI. Registrul numerelor de inventarServete ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente n unitate, n vederea identificrii lor.

Se ntocmete de ctre compartimentul financiar-contabil prin nregistrarea cronologic a mijloacelor fixe intrate n unitate.

Se poate folosi fie cte un registru pentru fiecare grup de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, n funcie de numrul mijloacelor fixe existente i al celor care urmeaz a intra n unitate.

n scopul asigurrii controlului asupra existenei mijloacelor fixe, se atribuie fiecrui mijloc fix, care constituie obiect de eviden, un numr de inventar n momentul intrrii n unitate prin achiziionare, construire, confecionare, transfer etc. (cu excepia celor luate cu chirie), care se consemneaz n registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circul prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprim pe acestea.

Numerotarea mijloacelor fixe n cadrul registrului se face, de regul, n ordinea succesiv a numerelor i/sau pe grupe de mijloace fixe. Numrul de inventar atribuit unui mijloc fix urmeaz s fie trecut n toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv.Numrul de inventar atribuit se imprim direct pe obiect sau se graveaz pe o plcu ce se fixeaz pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care s asigure identificarea mijlocului fix respectiv. Pe fiecare obiect este obligatoriu s se imprime i iniialele unitii creia i aparin mijloacele fixe respective.

Pentru mijloacele fixe complexe i pentru mijloacele fixe a cror eviden se ine pe tronsoane (conducte de distribuie gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indic numrul de inventar atribuit. n aceste cazuri, este necesar ca, pe lng numrul de inventar respectiv, s se foloseasc i numere suplimentare.

Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor uniti sau scoase din funciune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate n unitate. Aceste numere rmn libere pn la renumerotarea mijloacelor fixe, cnd se ntocmete un nou registru al numerelor de inventar.

Mijloacele fixe nchiriate se evideniaz n contabilitatea unitii care le-a luat cu chirie, n conturi n afara bilanului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.Principalele date ale formularului se completeaz astfel: - n coloana 1 se nscrie numrul de inventar; - n coloana 2 se nscrie codul mijlocului fix; - n coloana 3 se nscriu, datele strict necesare pentru identificarea mijlocului fix; - n coloana 4 se nscrie locul unde se afl mijlocul fix. n cazul micrilor frecvente, aceast coloan se completeaz cu creionul negru, pentru a se putea terge denumirea locului de folosin anterior i a se nscrie noul loc unde se afl mijlocul fix; - coloana 5 se folosete n msura n care sunt necesare i alte meniuni dect cele fcute n celelalte coloane, ca, de exemplu, meniuni privind transferul sau scoaterea din funciune a mijlocului fix, data instituirii gajului i beneficiarul acestuia, dup caz.

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea formularului; - denumirea unitii; - numrul de inventar; codul de clasificare; denumirea mijlocului fix i caracteristici tehnice; locul unde se afl.II. Fisa mijlocului fixServete ca document pentru evidena analitic a mijloacelor fixe.

Se ntocmete ntr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelai fel i de aceeai valoare, care au aceleai cote de amortizare i sunt puse n funciune n aceeai lun.

Se pstreaz pe grupe de mijloace fixe, n ordinea codurilor din clasificarea imobilizrilor corporale conform legislaiei n vigoare, iar n cadrul acestora, fiele mijloacelor fixe se grupeaz pe locuri de folosin.

Fiele mijloacelor fixe scoase din funciune sau transferate se evideniaz separat.

Se completeaz pe baza documentelor justificative privind micarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completrii, mbuntirii, modernizrii sau reevalurii lor (bon de micare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funciune etc.).

Cnd formularul este folosit ca fi colectiv, mijloacele fixe se nscriu pe un singur rnd, specificndu-se n prima coloan numerele de inventar atribuite. n acest caz, valoarea unitar de inventar se poate nscrie n coloana a treia a formularului.n coloana "Buci", intrrile se nscriu "n negru", iar ieirile "n rou".nregistrrile n coloanele "Debit", "Credit" i "Sold" se fac la valoarea de inventar a mijloacelor fixe.

n rubrica destinat datelor tehnice de identificare a mijlocului fix, n afar de datele privind marca, numrul de fabricaie, seria, se nscriu i prile componente ale mijlocului fix.

Data amortizrii complete i cota de amortizare se nscriu n spaiile rezervate.

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea formularului; - numrul de inventar; - felul, seria, numrul i data documentului de provenien; - valoarea de inventar; - amortizarea lunar; - denumirea mijlocului fix i caracteristicile tehnice; - accesorii; - grupa; - codul de clasificare; - data drii n folosin (anul, luna); - data amortizrii complete (anul, luna); - durata normal de funcionare; cota de amortizare (%), dup caz; Verso, dup caz: - numrul de inventar; documentul (felul, numrul, data); operaiunile care privesc micarea, creterea sau diminuarea valorii mijlocului fix; debit; credit; sold; date privind gajul instituit asupra mijlocului fix, dup caz.III. Bon de miscare a mijloacelor fixeServete ca: - document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale unitii (secie, serviciu, brigad, atelier, uniti subordonate etc.); - document de nsoire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secia sau subunitatea predtoare la cea primitoare; - document justificativ de nregistrare n evidena responsabilului cu mijloacele fixe la locurile de folosin i n contabilitate.

Se ntocmete n dou exemplare de ctre persoana desemnat de compartimentul care dispune micarea mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-ef, energetic-ef, administrativ etc.).

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea formularului; - numrul documentului; data eliberrii (ziua, luna, anul); predtor; primitor; - numrul curent; denumirea mijlocului fix i caracteristicile tehnice; numrul de inventar; buci; valoarea de inventar; - subunitatea predtoare (secie, atelier etc.); numele i prenumele; semntura; - subunitatea primitoare (secie, atelier etc.); numele i prenumele; semntura; - aprobat: data, semntura.

IV. Fisa de magazie Servete ca: - document de eviden la locul de depozitare a intrrilor, ieirilor i stocurilor bunurilor, cu una sau cu dou uniti de msur, dup caz; - document de contabilitate analitic n cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).

Se ntocmete ntr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material i se completeaz de ctre: - compartimentul financiar-contabil la deschiderea fiei (datele din antet) i la verificarea nregistrrilor (data i semntura de control). n coloana "Data i semntura de control" semneaz i organul de control financiar cu ocazia verificrii gestiunii; - gestionar sau persoana desemnat, care completeaz coloanele privitoare la intrri, ieiri i stoc.

Fiele de magazie se in la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau n ordine alfabetic.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la teri sau n custodie se ntocmesc fie distincte care se in separat de cele ale valorilor materiale proprii.n scopul inerii corecte a evidenei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verific inopinat, cel puin o dat pe lun, modul cum se fac nregistrrile n fiele de magazie, dup caz.

nregistrrile n fiele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dup fiecare operaiune nregistrat i obligatoriu zilnic.

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea formularului; numrul paginii; - denumirea unitii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea; - U/M; preul unitar, dup caz; - data (ziua, luna, anul), numrul i felul documentului; intrri; ieiri; stoc; - data i semntura de control.

V. Registrul stocurilorServete ca document de evaluare a stocurilor de bunuri i de verificare a concordanei nregistrrilor efectuate n fiele de magazie i n contabilitate.

Se ntocmete de ctre compartimentul financiar-contabil la sfritul fiecrei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar i produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau n ordine alfabetic, prin nscrierea stocurilor din fiele de magazie i evaluarea lor la preurile de nregistrare.

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: - denumirea formularului; - denumirea unitii; - numrul curent; - materialul/produsul (sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea); U/M; preul unitar; luna; cantitatea; valoarea; - semnturi: ntocmit, verificat.

VI. Lista de inventariereServete ca: - document pentru inventarierea bunurilor aflate n gestiunile unitii; - document pentru stabilirea lipsurilor i plusurilor de bunuri (imobilizri, stocuri materiale) i a altor valori (elemente de trezorerie etc.); - document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate a plusurilor i minusurilor constatate; - document pentru ntocmirea registrului-inventar; - document pentru determinarea ajustrilor pentru depreciere/pierdere de valoare;

Se ntocmete ntr-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau n situaiile prevzute de dispoziiile legale, de ctre comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unitii i separat pentru cele aparinnd altor uniti, aflate asupra personalului unitii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. i se semneaz de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar.

Persoanele juridice pot ntocmi lista de inventariere folosind sisteme informatice de prelucrare a datelor, cu condiia ca listele s cuprind elementele principale din formularul - model.

n cazul bunurilor primite n custodie i/sau consignaie, pentru prelucrare etc., se ntocmete n dou exemplare, iar copia se nainteaz unitii n a crei eviden se afl bunurile respective.

n cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaz de ctre toi gestionarii, iar n cazul predrii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate att de persoana (persoanele) care pred (predau) gestiunea, ct i de gestionarul (gestionarii) care primete (primesc) gestiunea.

n listele de inventariere a bunurilor aflate n ambalaje originale intacte, a lichidelor a cror cantitate efectiv nu se poate stabili prin transvzare i msurare sau a materialelor de mas, n vrac etc., a cror inventariere prin cntrire sau msurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataa notele de calcul privind inventarierea, precum i datele tehnice care au stat la baza calculelor.

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate n seciile de producie i nesupuse prelucrrii se nscriu separat n listele de inventariere.

Materialele, obiectele de inventar, produsele finite i ambalajele se nscriu n listele de inventariere pe feluri, indicndu-se codul, unitatea de msur, unii indici calitativi (trie alcoolic, grad de umiditate la cereale etc.).

Listele de inventariere ntocmite pentru bunurile aparinnd altor uniti trebuie s conin, pe lng elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numrul i data actului de predare-primire.

Pentru stocurile fr micare, de calitate necorespunztoare, depreciate, fr desfacere asigurat, se ntocmesc liste de inventariere separate, la care se anexeaz procesele-verbale n care se arat cauzele nefolosirii, caracterul i gradul deteriorrii sau deprecierii, dac este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum i persoanele vinovate, dup caz.

Constatrile fcute se soluioneaz de ctre conducerea unitii, n conformitate cu dispoziiile legale.

Circul: - la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor i a deprecierilor constatate la inventar, precum i pentru consemnarea n procesul-verbal a rezultatelor; - la gestionar, prin semnarea fiecrei file, menionnd pe ultima fil a listei de inventariere c toate cantitile au fost stabilite n prezena sa, c bunurile respective se afl n pstrarea i rspunderea sa; - la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenelor valorice i semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum i pentru verificarea calculelor efectuate; - la conductorul compartimentului financiar-contabil i la compartimentul juridic, mpreun cu procesele-verbale cuprinznd cauzele degradrii sau deteriorrii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum i cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor fcute de ctre comisia de inventariere; - la conductorul unitii, mpreun cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluionrii propunerilor fcute; - la unitatea creia i aparin valorile materiale primite n custodie, pentru prelucrare etc., n scopul comunicrii eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).

Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: a) denumirea formularului; b) data (ziua, luna, anul)

VII. Scadenarul cheltuielilor nregistrate n avans: pentru esalonarea cheltuielilor ce se fectueaz n perioada curent pentru perioadele viitoare, urmnd a se repartiza lunar pe cheltuieli curente.

Denumire documentCompartimentul / persoana care il intocmesteData / perioada intocmiriiPersoanele care vizeaza documentulCircula laArhivare

Registrul numerelor de inventarAdministraie n momentul drii n folosinNu circul, fiind document de nregistrare contabil.


Fisa mijlocului fixAdministratorLa darea n folosin Nu circul, este document de nregistrare contabil.1 ex. Serviciul Contabilitate

Bon de miscare a mijlocului fixAdministratorn momentul predrii-primirii mijlocului fixDirector

Contabil efLa persoana care aprob micarea mijlocului fix n cadrul unitii (ambele exemplare); La secia (,atelierul, subunitatea) predtoare (ambele exemplare); La secia (serviciul, atelierul, subunitatea) primitoare (mpreun cu mijlocul fix (exemplarul 1); - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1). Serviciul Contabilitate (exemplarul 1); La sectia (serviciul, atelierul, subunitatea) predatoare (exemplarul 2).

Fisa de magazieAdministratorLa achiziionarea bunurilorNu circul, este document de nregistrare.1 ex. Serviciul Contabilitate

Registrul stocurilorComaprtimentul financiar contabilLunar

Contabil sefNu circul, fiind document de nregistrare contabil.


Lista de inventariereComisia de inventariereAnual sau n situaiile prevzute de lege- la comisia de inventariere; - la gestionar; - la compartimentul financiar-contabil; - la conductorul unitii; - la unitatea creia i aparin bunurile primite n custodie (exemplarul 2). Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

CAPITOLUL 3. DOCUMENTE FINANCIAR-CONTABILE

3.1. CONTABILITATEA GENERALAI. Nota de contabilitateServete ca document justificativ de nregistrare n contabilitatea sintetic i analitic, de regul pentru operaiunile care nu au la baz documente justificative (stornri, repartizare profit, constituire provizioane i ajustri pentru depreciere sau pierdere de valoare etc.).



- denumirea unitii;

- explicaii; simbolul contului debitor/creditor; suma;II. Extras de contServete la comunicarea i solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rmase neachitate, provenite din relaii economico-financiare i ca instrument de conciliere prearbitral.

De asemenea, se utilizeaz ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile i creanele entitii n relaiile cu terii.

Se ntocmete n trei exemplare, de ctre compartimentul financiar-contabil al unitii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitic.


- denumirea unitii creditoare;

- codul de identificare fiscal;

- sediul (judet,localitate, strad, numr);

- contul bancar;


- denumirea unitii debitoare;

- felul, numrul i data documentului;

- explicaii;

- suma;

-semnturi: conductorul unitii, inclusiv tampila, conductorul compartimentului financiar-contabil.III. Situaia ncasrii / achitrii facturilor- ca jurnal auxiliar pentru inerea contabilitii analitice a clienilor sau furnizorilor la unitile care aplic forma de nregistrare "pe jurnale";

- ca situaie a soldurilor contului 411 "Clieni", 401 "Furnizori" sau 404 "Furnizori de imobilizri".

Se ntocmete lunar sau pe msura efecturii operaiunilor, n cadrul compartimentului financiar-contabil, fie pentru toi clienii sau furnizorii, fie separat pe feluri de clieni sau de furnizori. n cazul n care situaia se ntocmete pentru achitarea facturilor separat pe feluri de furnizori, se au n vedere furnizorii principali potrivit categoriilor stabilite pentru nregistrarea n Jurnalul privind decontrile cu furnizorii

Formularul se completeaz astfel:n cazul ncasrii facturilor- periodic, pe baza documentelor justificative privind produsele sau mrfurile livrate, lucrrile executate, serviciile prestate etc., respectiv ncasarea de la clieni;

- la nceputul lunii, prin transcrierea poziiilor (facturilor) rmase nencasate din Situaia ncasrii facturilor ntocmit pentru luna precedent.n cazul achitrii facturilor- periodic, pe baza documentelor justificative de recepie a materialelor i produselor aprovizionate, respectiv de achitare a furnizorilor, n cazul n care contabilitatea analitic a furnizorilor nu s

Lucrare Disertatie Circuitul Documentelor – Principiul Organizarii Si Conducerii Contabilitatii

Documents

Transcript of Lucrare Disertatie Circuitul Documentelor – Principiul Organizarii Si Conducerii Contabilitatii