LP 1BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS.NOIUNI GENERALE

Crearea unei noi baze de date

Comanda : New / Blank Database / Create

Baza de date este creat ca un container, care conine iniial un singur tabel, cu numele generic Table1 i la care ulterior putem aduga alte tabele, n funcie de necesitile pe care le avem.

Un tabel ntr-o baz de date este asemntor ca structur cu un tabel n Excel i conine o colecie de informaii mprite n categorii precis caracterizate i neredundante (care apar doar o singur dat).Pentru a se defini un tabel ntr-o baz de date trebuie parcurse dou etape:

1. Definirea structurii tabelului: Se realizeaz prin vizualizarea bazei de date n mod proiectare, prin folosirea comenzii View / Design View:

nseamn caracterizarea categoriilor de informaii pe care le va conine tabelul respectiv numite n teoria bazelor de date CMPURI. Cmpurile unei baze de date sunt foarte asemntoare ca i concept cu coloanele unui tabel n Excel; pentru a caracteriza un cmp ntr-un tabel care aparine unei baze de date trebuie indicate n mod obligatoriu urmtoarele elemente referitoare la acesta: Numele cmpului: [nume, prenume]persoane.[nume, prenume]

Tipul de dat al cmpului: se alege dintr-o list de tipuri de dat predefinite, n funcie de natura informaiilor care vor fi memorate n cmpul respectiv. TipDescriere

Textiruri de caractere (litere i cifre) cu o lungime maxim de 255 caractere

Memoiruri de caractere (litere i cifre) cu o lungime maxim de 65536 caractere

NumberValoare numeric ntreag sau real, n funcie de proprietatea FieldSize

DateTimeDat calendaristic (zi, lun, an) i moment de timp (or, minut, secund)

CurrencyValoare numeric care reprezint o sum de bani, folosit n special n calcule financiare, unde nu sunt permise rotunjiri.

AutoNumberValoare numeric autogenerat, unic pt. fiecare nregistrare din tabel

Yes/NoValoare logic (boolean) cu dou posibiliti: da, nu (adevrat, fals)

OLEObiect generic inserat n baza de date (document Word, imagine, film, etc.)

HyperlinkAdres catre o pagin Web din Internet

CalculatedValoare autogenerat n urma efecturii unor calcule asupra valorilor din celelalte cmpuri ale tabelului

Lookup WizardValoare care se selecteaz dintr-o list de valori posibile, specificate manual sau preluate din alte tabele ale bazei de date

AttachmentTipul de dat optim pentru a stoca imagini digitale i orice alt fel de fiiere binare.

2. Definirea coninutului tabelului: Se realizeaz prin vizualizarea bazei de date n mod proiectare, prin folosirea comenzii View / Datasheet View:

nseamn introducerea efectiv a informaiilor care vor fi stocate n tabelul respectiv numite n teoria bazelor de date NREGISTRRI. nregistrrile ntr-o baz de date sunt foarte asemntoare cu liniile unui tabel n Excel i conin valori particulare pentru cmpurile (coloanele) tabelului; ca i principiu general, este bine ca ntr-un tabel nregistrrile s nu se repete i s existe i un mecanism de identificare a lor n mod unic pentru a nu se putea confunda unele cu altele.

Exemplu:Vom crea un tabel care s conin informaii generale despre pacienii luai n evidena unui spital. n structura acestui tabel dorim s introducem urmtoarele cmpuri: 188 | Interogri SQL n Microsoft AccesInterogri SQL n Microsoft Acces | 7 NUME, PRENUME DATA NASTERII VARSTA SEX DOMICILIU JUDET LOCALITATE CAS ANAMNEZ INALTIME GREUTATE GLICEMIE COLESTEROL

Descriem n continuare cum se poate defini fiecare cmp n parte:1. Cmpul NUME, PRENUME: deoarece va conine numele i prenumele persoanelor care urmeaz a fi luate n eviden, tipul de dat cel mai adecvat este tipul Text. 2. Cmpul DATA NASTERII: tipul de dat adecvat este DateTime.3. Cmpul VARSTA: va fi de tip Number.Pentru cmpurile numerice este util de particularizat dou proprieti: Field Size i Format.Proprietatea Field Size stabilete tipul i mrimea valorilor numerice care vor putea fi introduse n cmpul respectiv, conform urmtorului tabel:

ByteNumere NTREGI, ntre 0 i 255

IntegerNumere NTREGI, ntre -32.768 i 32.767

Long IntegerNumere NTREGI, ntre -2.147.483.648 i 2.147.483.647

DecimalNumere REALE, ntre 10^281 i 10^281, cu precizie de 28 zecimale

SingleNumere REALE, ntre 3.402823 E38 i 1.401298 E45 (valori negative) i ntre 1.401298 E45 i 3.402823 E38 (valori pozitive), cu precizie de 7 zecimale

DoubleNumere REALE, ntre 1.79769313486231 E308 i 4.94065645841247 E324 (valori negative) i ntre 4.94065645841247 E324 i 1.79769313486231 E308 (valori pozitive), cu precizie de 15 zecimale

4. Cmpul SEX: Va avea doar dou valori posibile, M (pentru masculin) i F (pentru feminin). Ca principiu de lucru n proiectarea bazelor de date, se urmrete n general ca informaia s fie introdus n maniera cea mai concis posibil, folosindu-se prescurtri sau coduri numerice ori de cte ori este posibil pentru a se micora la maximum timpul de introducere a datelor i a se minimiza riscul de eroare.Tot din aceleai considerente, dei am fi tentai s definim acest cmp de tip Text, eventual cu dimensiunea 1, un tip de dat nc mai adecvat ar fi Lookup Wizard, care elimin complet riscul de eroare, deoarece nu permite utilizatorului dect s selecteze una dintre cele dou valori posibile stabilite n faza de proiectare a bazei de date, respectiv M i F.

Pentru definirea unui cmp al unei baze de date ca avnd tipul Lookup Wizard se folosete un program asistent care necesit parcurgerea urmtorilor pai:

PASUL 1. Se alege opiunea I will type in the values that I want, care permite specificarea explicit a valorilor pe care le va conine lista predefinit (utilizarea celeilalte opiuni presupune culegerea acestor valori dintr-un alt tabel, cu nomenclatoare i este necesar atunci cnd lista valorilor posibile este mult mai ampl - de exemplu lista tuturor judeelor din Romnia sau a tuturor localitilor dintr-un jude).

PASUL 2. Se precizeaz manual valorile pe care le va conine lista predefinit, ntr-o singur coloan, pe linii succesive; dac este nevoie, coloana se poate redimensiona prin ajustarea limii sale, i se pot defini de asemenea i coloane multiple, respectiv tabele de valori dac este nevoie.

PASUL 3. Se bifeaz opiunea Limit to List dac dorim ca numai valorile specificate la pasul 2 s fie admise n cmpul definit cu tipul Lookup Wizard; se finalizeaz operaiunea prin utilizarea butonului Finish.

PASUL 1.PASUL 2. PASUL 3. 5. Cmpurile DOMICILIU, JUDET: se pot defini tot de tip Text sau Lookup Wizard; la DOMICILIU valorile posibile vor fi U (pentru mediul urban) i R (pentru mediul rural), iar la JUDET se va ncrca lista tuturor judeelor din Romnia.6. Cmpul LOCALITATE: este de tip Text, cu dimensiunea de 25 caractere (spaiu suficient pentru a scrie nume de localiti din Romnia).7. Cmpul CAS: prin acest cmp dorim s bifm pacienii care beneficiaz de asigurare de sntate; prin urmare, tipul de dat cel mai adecvat este Yes/No. 8. Cmpul ANAMNEZA: n acest cmp va fi descris anamneza bolii; deoarece este necesar un spaiu mai mare, pentru introducerea unor caracterizri potenial complexe, tipul de dat cel mai adecvat va fi Memo. Fiind vorba de un cmp de tip text, cu lungime mare, nu este necesar specificarea altor proprieti suplimentare.9. Cmpul INALTIME: Se va introduce nlimea pacienilor, exprimat n metri prin urmare, tipul de dat adecvat va fi Number, i, pentru a putea lucra cu numere reale, este obligatoriu s folosim un format adecvat de exemplu, formatul Single n proprietatea Field Size i s precizm numrul de cifre cu care dorim s exprimm partea zecimal a valorilor introduse, n proprietatea Decimal Places de exemplu 2 cifre (vezi figura).

10. Cmpurile GREUTATE, GLICEMIE, COLESTEROL: se vor introduce valori numerice, ntregi, prin urmare tipul cel mai potrivit de dat este Number cu formatul Long Integer pentru a putea introduce valori suficient de mari dac este cazul.

De multe ori, n cazul n care se lucreaz cu valori numerice (dar i cu valori de tip Text), n ideea de a se controla rata erorilor care pot apare la ncrcarea datelor n tabel se introduce n descrierea cmpurilor o regul de validare (prin personalizarea proprietii Validation Rule), astfel nct s nu fie acceptate n cmpul respectiv dect valorile care satisfac acea regul de validare n cazul n care regula nu este satisfcut, fiind afiat un mesaj de atenionare, stabilit prin personalizarea proprietii Validation Text.Astfel, convenim c greutatea unei persoane nu poate depi valoarea de 500 kg. Regula de validare i textul de validare vor fi definite conform figurii de mai jos:

Dup ce toate cmpurile tabelului au fost descrise corespunztor, se poate trece la etapa a doua, respectiv introducerea de nregistrri n tabel, adic date efective. Pentru aceasta, este suficient schimbarea modului de vizualizare a tabelului, din Design View n Datasheet View; structura tabelului va fi salvat automat, iar coninutul su va fi afiat n modalitatea clasic, ce permite introducerea de date:

n final, baza de date poate fi salvat cu un nume personalizat prin utilizarea comenzii File / Save Database As, dup care se introduce explicit numele sub care dorim s salvm fiierul i localizarea acestuia pe hard-disc.