Instructiuni utilizare - Ideal SFA

Instrucțiuni utilizare

Ideal SFA

www.donauinvest.ro

Inapoi la cuprins www.donauinvest.ro

Inapoi la cuprins

1. Cum se efectuează căutarea

2. Cum se realizează o comandă

3. Transmitere comandă, factură și chitanță prin e-mail

4. Beneficiile funcției Istoric Comenzi

5. Emiterea facturilor, încasarea și sincornizarea

6. Beneficiile funcției GPS

7. Verificari sincronizare

8. Contact

Cuprins

Inapoi la cuprins www.donauinvest.ro

Inapoi la cuprins

Procesul de facturare sau comandare de produse poate deveni anevoios daca agentul de vânzări dispune de o lungă listă de produse sau clienți. Căutarea în nomenclatoarele de produse și/sau clienți este o opțiune pe care o puteți lua în considerare atunci când folosiți aplicația Ideal SFA.

Cum se efectuează căutarea

www.donauinvest.ro Inapoi la cuprins

Cautarea unui client

În momentul în care doriți să găsiți un client anume din lista de clienți disponibilă trebuie să accesați din meniul principal al aplicației butonul “Clienti”, dupa care să apăsați butonul de “Operatii” (dreapta-sus) și din lista afișată alegeți operațiunea “Cauta”.


Odată selectată opțiunea “Cauta”, deasupra listei de clienți va fi afișată bara unde puteți tasta numele clientului dorit. Dupa ce ați scris numele trebuie să apăsați pe simbolul “lupa”.


Căutarea de produs În procesul de adăugare de produse în lista comandată aveți posibilitatea să căutați un produs după denumire sau codul produsului, ce este inclus în denumire. Pentru asta trebuie să selectați bara portocalie din josul listei și să tastați numele produsului sau codul dorit și să apasați pe simbolul “lupa”.

Inapoi la cuprins

Cum se efectuează o comandă

Varianta Presales a aplicației Ideal SFA presupune disponibilitatea acesteia de a permite agentului de vânzări posibilitatea de a transmite comenzi către depozit sau sediul central, de unde urmează să fie procesate, facturate și mai târziu încasate.

www.donauinvest.ro


Pentru a putea realiza o comandă trebuie urmați o serie de pași, prezentați în imaginile de mai jos. În primul rând, din meniul principal al aplicației, selectați butonul “Clienți”, după care trebuie să alegeți clientul pentru care doriți să efectuați comanda și apasați butonul “Comandă”.


Pașii următori presupun apăsarea butonului “Adauga” și selectarea tipului de operație dorit.


În continuare trebuie să apăsați “Adauga” și să alegeți rând pe rând produsele pe care doriți să le comandați. La comandarea unui produs aveți posibilitatea de a alege cantitatea dorită, discountul pe care vreți să îl acordați pentru produsul respectiv, cât și observațiile aferente. Apasați “Adauga”, după ce ați ales detaliile menționate mai sus, iar la finalul introducerii produsului în lista comandată veți primi mesajul de confirmare că poziția s-a adăugat cu succes. În funcție de configurarile solicitate, discountul acordat clientului poate fi facut și pe întreaga comandă sau sub forma unui preț editabil al produsului, care sa fie modificat după preferințe.


De asemenea observațiile pot fi adăugate și transmise pentru întreaga comandă. Această funcționalitate este disponibilă odată ce ați finalizat adăugarea de produse prin apăsarea butonului “Operatii” (dreapta-sus) și selectarea butonului “Observatii”.


Transmiterea comenzilor către depozit sau sediul central se realizează prin sincronizarea acestora. Astfel trebuie să alegeți din meniul central butonul “Sincronizare”, după care trebuie să bifați opțiunea “Comenzi” și să apăsați butonul “Sincronizeaza”.

Inapoi la cuprins

Transmitere comandă, factură și chitanța prin e-mail

Transmitere comanda prin e-mail

Cu ajutorul aplicației Ideal SFA puteți transmite unui terț o comandă. Astfel dupa ce faceți o comandă apasați butonul din dreapta-sus de “Operatii” și prin selectarea opțiunii “Mail Comanda” veți transmite comanda la adresa/adresele de e-mail dorite.

www.donauinvest.ro


Transmitere factura si chitanta prin e-mail

Pentru a putea transmite o factura și chitanța prin e-mail este necesar ca în prealabil să fi selectat una din opțiunile “Factura” sau “Factura+Chitanta”. Astfel după ce factura sau atât factura cât și chitanța au fost tiparite mergeți în meniul “Operatii” și selectați optiunea “Mail Factura/Chitanta”. Daca în prealabil ați tiparit doar factura, atunci e-mailul va cuprinde doua fișiere, factură și chitanță, însa chitanța va avea valoarea 0. În situația în care înainte ați ales opțiunea “Factura+Chitanta” veți trimite prin e-mail ambele documente completate cu valorile tipărite. Pentru a întroduce mai multe adrese de e-mail trebuie să le separați cu semnul “;”.


Transmiterea de comandă prin e-mail prezintă beneficiul timpului neirosit cu vizita la client. Pe de altă parte, transmiterea de factură prin e-mail prezintă un beneficiu major, generat de situația în care un anumit client, aflat la distanță, acceptă să facă plata imediat ce factura a fost transmisă; în schimbul plații poate negocia prețuri preferențiale sau discounturi la anumite produse.

Inapoi la cuprins

Beneficiile funcției istoric comenzi

Funcția “Istoric Comenzi” oferă informații complete asupra comenzilor efectuate de către agenți pentru o perioada determinată. În cazul de față aceasta funcționalitate prezintă comenzile făcute pentru un client ales în ultimele 60 de zile.

www.donauinvest.ro


Pentru a avea disponibile aceste informații trebuie să alegeți din meniul principal butonul “Sincronizare”, dupa care selectați “Receptie Istoric” și apasați butonul “Sincronizeaza”.


Odată facută sincronizarea puteți accesa informațiile referitoare la comenzi prin selectarea butonului “Clienti” din meniul principal. Selectați clientul pentru care doriți să afișați istoricul, apăsați butonul “Operatii” (dreapta-sus) și finalizați cu opțiunea “Istoric comenzi”.


Astfel aveți afișată lista de comenzi făcute, spre exemplu, de clientul ALORICOLOR AVANTAJ SRL, în ultimele 60 de zile. Dacă doriți să aflați informații suplimentare despre o anumită comandă, selectați respectiva comandă și apăsați butonul “Detalii”. Acesta permite accesarea informațiilor cu privire la identificarea, scadența, pozițiile comenzii, cantitățile și valorea, cu și fără TVA, a respectivei comenzi.


Exemplu:


Funcția “Istoric Comenzi” vine în sprijinul agentului de vânzări în cazul în care un anumit client dorește să comande aceleași produse. De asemenea, această funcție vine în ajutorul agentului care trebuie să îndeplinească o anumită țintă de vânzări și poate consulta “Istoricul Comenzi” pentru a vizualiza obiceiul de consum și eventuale detalii privind produsele ce nu au fost comandate de ceva timp de către clienții săi.

Inapoi la cuprins

Emiterea unei facturi, încasarea și sincronizarea

Emiterea unei facturi și încasarea ei

În varianta VANSALES a aplicației Ideal SFA agentul de vânzări dispune de posibilitatea de a factura și încasa marfa pentru care, în prealabil, a fost emis un aviz de încărcare marfă și de care dispune în mijlocul de transport.

www.donauinvest.ro


Pentru a putea realiza o factură trebuie urmați o serie de pași care sunt prezentați în imaginile de mai jos. În primul rând, din meniul principal, selectați butonul “Clienti”, după care trebuie să alegeți clientul, apasați butonul “Factura”, apoi “Adauga” și să selectați tipul de operație dorit.


În continuare trebuie să apasați “Adauga”, să alegeți rând pe rând produsele pe care doriți să le facturați (cantitatea și observațiile aferente) și să apasați “Adauga”. Când terminați de introdus puteți reveni la lista de comandă.


Dupa ce ați finalizat procesul de introducere de produse și ați revenit la lista de comandă aveți posibilitatea de încasare prin emiterea de factură, bon fiscal sau factură și chitanță. Selectați butonul din dreapta-sus de “Operatii”, alegeți tipul de operațiune dorit (în exemplul prezentat: factura sau factura și chitanța), apăsați butonul “Tipareste” și așteptați pâna ce procesul de tipărire este finalizat.


Încasarea unui sold

Din meniul principal, mergeți în secțiunea “Clienti”, selectați clientul pentru care doriți să faceți încasarea și apasați butonul “Sold”, de acolo selectați soldul/soldurile ce urmează să fie încasate și apasați pe butonul “Incasare”. Ultima etapă presupune alegerea tipului de încasare, suma încasată și finalizați prin acționarea butonului “Ok”.


Sincronizarea de facturi și încasări

Transmiterea facturilor și a încasărilor către sediul central se realizează prin sincronizarea acestora. Astfel trebuie să alegeți din meniul central butonul “Sincronizare”, dupa care trebuie să bifați la alegere opțiunile “Facturi” și/sau “Incasari” și să apăsați butonul “Sincronizeaza”.

Inapoi la cuprins

Beneficiile funcției GPS

Odata setați parametrii necesari în baza de date, atunci când accesați aplicația Ideal SFA aveți posibilitatea să folosiți funcția GPS. Pentru ca funcția să devină activă atunci când mergeți în secțiunea “Clienti”, dispozitivul (telefon, tableta, etc) va solicita să activați funcțiile wireless și GPS, ca în imaginea alăturată.

www.donauinvest.ro


După ce aceste butoane au fost activate este necesar ca din secțiunea “Clienti” să alegeți clientul pentru care doriți să faceți actualizarea coordonatelor și să apasați butonul “Operatii”.


Odată butonul “Operatii” apăsat, aveți disponibilă urmatoarea lista de opțiuni. Va fi necesar să dați click pe butonul “Update pozitie clienti” pentru actualizarea poziției geografice a clientului, atunci cand vă aflați în preajma locației (magazin, centru comercial, punct de primire marfă).


Pentru a putea vizualiza localizarea clienților setați anterior, este necesar să alegeți opțiunea “Harta” din secțiunea “Operatii”.


Verificarea faptului ca un client are sau nu coordonatele setate se face parcurgând următorii pași: Selectăm clientul pentru care dorim să facem verificările; Apăsăm butonul “Detalii” care se află deasupra listei de clienți; Se apasă butonul “Harta”; Dacă NU este afișat mesajul “Poziția clientului lipsește! Apăsați butonul ’Update’ pentru a actualiza coordonatele clientului” înseamna că respectivul client are setate coordonatele;


De asemenea, dacă mesajul respectiv nu este afișat, deci clientul are coordonate, și așteptați puțin, pe hartă va apărea traseul de la poziția curentă până la clientul respectiv delimitat de doua puncte (unul albastru – poziția curentă și unul roz- poziția clientului).


Funcția GPS aduce odată cu activarea ei o serie de beneficii printre care amintim faptul că putem obține o listă detaliată cu poziționarea clienților, lucru care duce la dezvoltarea și organizarea unui sistem eficient de distribuție. Un alt benefiu se petrece în cazul înlocuirii unui agent de vânzări cu unul nou, acestuia din urmă îi va fi mult mai ușoară acomodarea și identificarea locațiilor clienților. Funcția GPS aduce un aport semnificicativ și atunci când căutați un traseu către un client anume prin desenarea traiectoriei ce trebuie urmată, aceasta poate fi consultată în detaliu.

Inapoi la cuprins

Verificare sincronizare

Sincronizarea de nomenclator

Sincronizarea de nomeclator reprezintă activitatea prin care se realizează comunicarea cu baza de date și actualizarea datelor pe care agentul le are disponibile pe dispozitiv (tableta, telefon, s.a.). Fie că vorbim despre lista de clienți, produse, stocuri, solduri, toate se actualizează prin sincronizarea de nomenclator.

www.donauinvest.ro


Această operațiune se realizează prin accesarea din meniul principal al butonului “Sincronizare”, bifați “Nomenclator” și apăsați pe butonul “Sincronizeaza”.


Verificare conexiune internet

În cazul în care operațiunea de sincronizare nu funcționează va fi necesar să verificați dacă dispozitivul este conectat la internet. Cea mai simplă verificare o puteți face accesand o pagină oarecare de internet, tastând spre exemplu www.donauinvest.ro în browserul instalat pe dispozitiv. În cazul în care nu puteți accesa pagina de internet va fi nevoie sî contactați compania care vă oferă serviciile de internet.

http://www.donauinvest.ro/


Dezactivarea modului zbor

O a doua situație care trebuie verificată este aceea în care dispozitivul se află în “Flight mode is on” (modul zbor). Dacă tableta se afla în aceasta stare trebuie trecută în “Flight mode is off” și reîncercați să faceți sincronizarea. Puteți accesa aceasta opțiune prin apăsarea lungă a butonului “Power” și selectarea butonului “Flight mode”.


Cere oferta acum!

Telefon: +40 364 101633 E-mail: [email protected]

www.donauinvest.ro

mailto:[email protected]

Instructiuni utilizare - Ideal SFA

Documents

Transcript of Instructiuni utilizare - Ideal SFA