Indrumar Microsoft Excel

21
- 1 - Cu Excel 2003, aplicaţia pentru foi de calcul tabelar din suita Microsoft Office, puteţi ţine evidenţa valorilor numerice, le puteţi analiza şi supune calculelor şi puteţi crea diagrame care să descrie datele numerice în mod vizual. După ce introduceţi numerele în grila de celule a unei foi Excel, puteţi scrie în celule adiacente formule care sa însumeze, să scadă, să înmulţească sau să împartă numerele respective. De asemenea, puteţi introduce funcţii (formule Excel speciale) care efectuează zeci de calcule mai complexe, de la o simplă medie aritmetică până la calcule financiare sofisticate, aşa cum este valoarea netă prezentă a unei investitii. De asemenea, aplicaţia Excel oferă posibilitatea creării unor baze de date simple. Puteţi stoca înregistrări de informaţii, care sunt atât sub formă de text, cât şi date numerice, după care puteţi sorta, căuta şi extrage valori dintr-o bază de date. Elementele din fereastra Excel 1. Cursorul-celulă – Cursorul-celulă înconjoară celula curent selectată. Pentru a deplasa cursorul-celulă, daţi click pe altă celulă sau apăsaţi tastele cu săgeţi, Tab, Enter, Shift+ Tab sau Shift+Enter. 2. Bara de meniuri – Pentru a deschide un meniu, daţi click pe orice denumire din bara de meniuri. 3. Linia de editare – Linia de editare afişează conţinutul celulei selectate. Conţinutul poate fi editat aici sau în interiorul celulei. 4. Bara de instrumente Standard – Bara de instrumente pentru administrarea fişierelor, editarea textului şi corectarea ortografică 5. Bara de instrumente Formatting – Bara de instrumente pentru formatarea celulelor şi a conţinutului acestora 6. Butoanele cap de coloană – Acestea sunt etichetele coloanelor. Daţi click pe un buton cap de coloană pentru a selecta toată coloana. Trageţi mouse-ul peste mai multe butoane cap de coloană pentru a selecta coloanele respective 7. Butoanele derulare tab-uri – Utilizaţi aceste butoane pentru a derula înainte sau înapoi prin tab-urile foilor unui registru de lucru sau pentru a sări direct la prima ori la ultima foaie de lucru 8. Butoanele cap de rând – Acestea sunt etichetele rândurilor. Daţi click pe un buton cap de rând pentru a selecta rândul. Trageţi mouse-ul peste mai multe butoane cap de rând pentru a selecta rândurile respective 9. Tab-urile foi de lucru – Daţi click pe aceste taburi pentru a comuta de la o foaie de lucru la alta. Daţi dublu-click pe un tab pentru a redenumi foaia respectivă 10. Bara de stare – Oferă informaţii despre foaia de lucru curentă sau despre operaţia curentă 11. Indicatorii de mod – Afişează condiţiile speciale care sunt în vigoare – de exemplu, apăsarea tastei Caps Lock 12. Panoul de sarcini – Oferă acces rapid la alte registre de lucru, clipboard, opţiuni pentru căutare, inserare de clip art-uri şi hărţi XML 13. Asistentul Office – Utilitarul pentru asistenţă online şi offline.

description

office

Transcript of Indrumar Microsoft Excel

Page 1: Indrumar Microsoft Excel

- 1 -

Cu Excel 2003, aplicaţia pentru foi de calcul tabelar din suita Microsoft Office, puteţi ţine evidenţa valorilor numerice, le puteţi analiza şi supune calculelor şi puteţi crea diagrame care să descrie datele numerice în mod vizual. După ce introduceţi numerele în grila de celule a unei foi Excel, puteţi scrie în celule adiacente formule care sa însumeze, să scadă, să înmulţească sau să împartă numerele respective. De asemenea, puteţi introduce funcţii (formule Excel speciale) care efectuează zeci de calcule mai complexe, de la o simplă medie aritmetică până la calcule financiare sofisticate, aşa cum este valoarea netă prezentă a unei investitii. De asemenea, aplicaţia Excel oferă posibilitatea creării unor baze de date simple. Puteţi stoca înregistrări de informaţii, care sunt atât sub formă de text, cât şi date numerice, după care puteţi sorta, căuta şi extrage valori dintr-o bază de date.

Elementele din fereastra Excel

1. Cursorul-celulă – Cursorul-celulă înconjoară celula curent selectată. Pentru a deplasa cursorul-celulă, daţi click pe altă celulă sau apăsaţi tastele cu săgeţi, Tab, Enter, Shift+ Tab sau Shift+Enter.

2. Bara de meniuri – Pentru a deschide un meniu, daţi click pe orice denumire din bara de meniuri.

3. Linia de editare – Linia de editare afişează conţinutul celulei selectate. Conţinutul poate fi editat aici sau în interiorul celulei.

4. Bara de instrumente Standard – Bara de instrumente pentru administrarea fişierelor, editarea textului şi corectarea ortografică

5. Bara de instrumente Formatting – Bara de instrumente pentru formatarea celulelor şi a conţinutului acestora

6. Butoanele cap de coloană – Acestea sunt etichetele coloanelor. Daţi click pe un buton cap de coloană pentru a selecta toată coloana. Trageţi mouse-ul peste mai multe butoane cap de coloană pentru a selecta coloanele respective

7. Butoanele derulare tab-uri – Utilizaţi aceste butoane pentru a derula înainte sau înapoi prin tab-urile foilor unui registru de lucru sau pentru a sări direct la prima ori la ultima foaie de lucru

8. Butoanele cap de rând – Acestea sunt etichetele rândurilor. Daţi click pe un buton cap de rând pentru a selecta rândul. Trageţi mouse-ul peste mai multe butoane cap de rând pentru a selecta rândurile respective

9. Tab-urile foi de lucru – Daţi click pe aceste taburi pentru a comuta de la o foaie de lucru la alta. Daţi dublu-click pe un tab pentru a redenumi foaia respectivă

10. Bara de stare – Oferă informaţii despre foaia de lucru curentă sau despre operaţia curentă 11. Indicatorii de mod – Afişează condiţiile speciale care sunt în vigoare – de exemplu,

apăsarea tastei Caps Lock 12. Panoul de sarcini – Oferă acces rapid la alte registre de lucru, clipboard, opţiuni pentru

căutare, inserare de clip art-uri şi hărţi XML 13. Asistentul Office – Utilitarul pentru asistenţă online şi offline.

Page 2: Indrumar Microsoft Excel

- 2 -

Crearea unui nou registru de lucru Atunci când porniţi aplicaţia Excel, regristrul de lucru Book1 este deschis şi aşteaptă să introduceţi date în celule. Registrele de lucru sunt numerotate secvenţial li simultan pot fi deschise mai multe. Pentru a crea un nou registru de lucru, în bara de instrumente Standard, daţi click pe butonul New sau apăsaţi Ctrl+N. Pentru a crea un nou regristru de lucru bazat pe unul existent:

1. În panoul de sarcini New Workbook, daţi click pe Form Existing Workbook. 2. În caseta de dialog New from Existing Workbook, daţi click pe un registru de lucru,

navigaţi spre dosarul corect, daca este necesar şi daţi click pe butonul Create New. Pentru a crea un nou registru de lucru bazat pe un şablon existent:

1. În panoul de sarcini New Workbook, daţi click pe On My Computer 2. În caseta de dialog Templates, daţi click în tab-ul Spreadsheet Solutions, daţi click pe un

şablon şi apoi daţi click pe OK

Crearea registrului de lucru pe baza unui sablon Atunci când creaţi registrul de lucru pornind de la un şablon din tab-ul Spreadsheet Solutions al casetei de dialog Templates, puteţi particulariza unul dintre designurile standard de foi de lucru, în conformitate cu nevoile dumneavoastră. Pentru a crea un registru de lucru pe baza unui şablon:

1. În panoul de sarcini New Workbook, daţi click pe On My Computer 2. În tab-ul Spreadsheet Solutions din caseta de dialog Templates, daţi click pe un sablon 3. Daţi click pe OK 4. Având şablonul deschis, îl puteţi particulariza cu propriile dumneavoastră informaţii

Din meniul File alegeţi comanda Save As, introduceţi un nume de fişier în caseta File Name şi daţi click pe Save pentru a salva ca registru de lucru fişierul pe care l-aţi creat pe baza unui şablon. Alegeţi comanda Save As, apoi în caseta Save as Type alegeţi opţiunea Template pentru a salva ca sablon un registru de lucru.

Deplasarea în interiorul unei foi de lucru Pentru a introduce date într-o celulă, trebuie mai întâi să vă deplasaţi la celulă. Pentru a vă deplasa la celulă daţi click pe celulă. De asemenea puteţi să apăsaţi pe tastele cu săgeţi ca să navigaţi în registrul de lucru. Celula activă este cea conturată de cursorul-cheie.

Page 3: Indrumar Microsoft Excel

- 3 -

Introducerea datelor într-o celulă În fiecare celulă într-o foaie de lucru puteţi introduce text, un număr sau o formulă. Scrieţi text pentru a crea o etichetă – de exemplu, un cap de coloană. Scrieţi un număr pentru a avea datele cu care să calculaţi, apoi introduceţi o formulă pentru a efectua un calcul. Rezultatele aplicării formulei apar în celulă. Pentru a introduce date într-o celulă:

1. Selectaţi celula 2. Introduceţi text, un număr sau o formulă 3. Treceţi la următoarea celulă. Datele sunt introduse în mod automat în celula anterioară.

După ce aţi scris conţinutul unei celule, nu trebuie să apăsaţi tasta Enter. Puteţi pur şi simplu să treceţi la altă celulă. Dacă în celula curentă doriţi să adăugaţi o linie nouă, apăsaţi Alt+Enter. Dacă nu specificaţi un format diferit, textul din celule va fi aliniat în mod automat la stânga şi numerele vor fi aliniate la dreapta. Dacă aveţi nevoie de o serie de date sau numere consecutive pentru capetele de rânduri, folosiţi caracteristica AutoFill pentru a le introduce automat.

Editarea celulelor Modalitatea cea mai simplă de a modifica intrarea dintr-o celulă este de a da click pe celulă şi de a scrie apoi direct peste conţinutul ei. Daca insă aveţi o formulă sau dacă în celulă se găseşte o cantitate mare de text, puteţi prefera să editaţi conţinutul existent, pentru a evita să mai scrieţi încă o dată întreaga intrare. Pentru a edita datele dintr-o celulă:

1. Daţi click pe celulă şi apoi scrieţi peste conţinutul ei sau daţi dublu-click pe celulă pentru a poziţiona un punct de inserare în interiorul conţinutului acesteia

2. Editaţi conţinutul celulei, la fel cum aţi edita text în aplicaţia Word 3. Apăsaţi tasta Enter pentru a valida modificările efectuate în celulă.

Atunci când daţi click pe o celulă, conţinutul ei apare şi în linia de editare. Puteţi da click pe linia de editare şi să editaţi acolo conţinutul întregii celule. Pentru a renunţa la orice modificări care le-aţi întreprins, apăsaţi tasta Esc pentru a lăsa intact conţinutul original al unei celule, apoi apăsaţi tasta Enter pentru a ieşi din celulă. Dacă editaţi o formulă, toate celulele afectate de modificare sunt recalculate atunci cănd apăsaţi tasta Enter.

Adaugarea unei hiperlegături Hiperlegătura este un text sau o imagine marcată în mod specific, pe care puteţi da click pentru a vă deschide programul de e-mail ori un fişier, sau pentru a ajunge la o pagină din Web ori din reţeaua locală a unei organizaţii. Pentru a adăuga o hiperlegătură:

Page 4: Indrumar Microsoft Excel

- 4 -

1. Selectati textul din celula in care doriti sa introduceti o hiperlegatura sau selectati o celula goala

2. Din meniul Insert, alegeti comanda Hyperlink.De asemenea, puteti sa apasati Ctrl+K 3. In caseta de dialog Insert Hyperlink, introduceti adresa de destinatie pentru hiperlegatura

sau rasfoiti spre fisierul pe care doriti sa-l deschideti 4. Daca ati selectat o celula goala, introduceti textul ce va fi afisat ca hiperlegatura. In mod

prestabilit este numele fisierului sau URL (adresa Web) 5. Dati click pe OK. Acum textul este atat colorat, cat si subliniat

Pentru a edita sau a sterge o hiperlegatura, dati click dreapta pe aceasta si, din meniul restrans, alegeti fie comanda Edit Hyperlink, fie comanda Remove Hyperlink. In mod prestabilit, aplicatia Excel recunoaste ca hiperlegaturi adresele de e-mail si de Web pe care le introduceti. Dati click pe butonul AutoCorrect Options, care apare adiacent unei hiperlegaturi adaugate de Excel, si alegeti comanda Undo Hyperlink pentru a sterge aceste legaturi.

Completarea unui domeniu de intrari Pentru a introduce rapid date într-o zonă dreptunghiulară de celule, creaţi un domeniu de intrări. Pentru a crea şi completa un domeniu de intrări:

1. Poziţionaţi cursorul mouse-ului în celula din colţul din stânga sus al zonei. 2. Daţi click şi trageţi spre celula din colţul aflat în partea din dreapta jos a zonei. Aţi creat

un domeniu de intrări şi celula activă este cea din colţul aflat în partea din stânga sus a zonei.

3. Introduceţi date în fiecare celulă, apoi apăsaţi tasta Enter. După ce aţi scris datele, cursorul-cheie se deplasează în jos, spre următoarea celulă din coloană. Atunci când ajunge la ultima celulă dintr-o coloană, trece automat la prima celulă din următoarea coloană a domeniului de intrări.

Apăsaţi Ctrl+Enter pentru a completa toate celulele din domeniu cu introducerea efectuată în prima celulă. Introduceţi date în ultima celulă din domeniu, apoi apăsaţi Shift+Enter pentru a completa celulele în ordine inversă, de la ultima spre prima.

Autocompletarea unui domeniu Atunci când doriţi să completaţi un domeniu de celule cu numere consecutive, numere ce urmează un tipar specific, date consecutive sau date ce urmează un tipar specific(de exemplu, ziua de luni a săptămânii), utilizaţi caracteristica AutoFill ca metodă rapidă şi convenabilă de introducere automată a unei serii. Pentru a autocompleta un domeniu:

1. În orice celulă, introduceţi primul număr sau dată din serie 2. Într-o celulă adiacentă, introduceţi următorul număr sau dată din serie

Page 5: Indrumar Microsoft Excel

- 5 -

3. Selectaţi cele două celule şi poziţionaţi cu atenţie cursorul mouse-ului pe reperul de manevrare de completare, care este pătrăţelul foarte mic din colţul din dreapta jos al chenarului ce înconjoară cele două celule

4. Trageţi reperul de manevrare de completare pentru a extinde seria 5. Eliberaţi butonul mouse-ului atunci când seria este completă

Pe măsură ce trageţi pentru a extinde seria, valoarea curentă apare într-o etichetă galbenă descriptivă, imediat lângă cursor. Daţi click pe butonul AutoFill Options pentru a alege dintr-o listă cu opţiuni de formatare. După ce aţi ales primele două opţiuni din meniul Edit puteţi alege comanda Fill şi apoi comanda Series din submeniul Fill, pentru a personaliza completarea. Pentru a crea o succesiune personalizată de completare, selectaţi Tools – Options şi apoi daţi click în tab-ul Custom Lists din caseta de dialog Options.

Introducerea calculelor simple Un calcul poate fi simplu (suma unei coloane de numere) sau complex (financiar, statistic sau ştiinţific), dar întotdeauna este introdus ca o formulă ce începe cu semnul egal (=). Dacă se schimbă numere din celulele care asigură valorile pentru formulă, rezultatul calcului se modifică instantaneu. Această recalculare imediată vă permite să efectuaţi analize de tipul „ce se întâmplă dacă...?” – vedeţi rezultatul final modificat, imediat ce schimbaţi oricare dintre valorile ce contribuie la calcularea sa. Pentru a însuma două numere într-o celulă scrieţi în acea celulă „=număr+număr” (de exemplu : „=26+75”) Pentru a însuma conţinuturile a două celule: în formulă introduceţi adresele celulelor (de exemplu : „=B3+B4”). Celula în care introduceţi formula afişează rezultatul calculului.

Construirea unei formule simple În timpul construirii unei formule, puteţi introduce valorile sau selecta referinţele de celule din orice loc al unui registru de lucru. Pentru a construi o formulă simplă:

1. Daţi click pe celula destinată formulei şi scrieţi semnul egal 2. Daţi click pe prima celulă a cărei adresă o doriţi în formulă 3. Scrieţi un operator (+, -, *, /) 4. Daţi click pe următoarea celulă a cărei adresă o doriţi în formulă. 5. Scrieţi alt operator şi continuaţi construirea formulei

Însumarea coloanelor şi a rândurilor Aplicaţia Excel include asistenţă specială pentru însumarea rapidă a unei coloane sau a unui rând. Pentru a însuma o coloană sau un rând:

1. Daţi click în celula goală de sub ultima intrare în coloană, ori în dreapta ultimei intrări din rând

Page 6: Indrumar Microsoft Excel

- 6 -

2. Daţi click pe butonul AutoSum ( ) aflat pe bara de instrumente Standard 3. Apăsaţi tasta Enter pentru a valida formula ce apare în celulă

Funcţii în Excel Pentru a insera o funcţie într-o formulă:

1. Daţi click pe celula destinata formulei 2. Scrieţi semnul egal pentru a începe formula, apoi scrieţi cuvântul care reprezintă numele

funcţiei şi deschideţi o paranteză 3. Selectaţi celulele asupra cărora doriţi să aplicaţi formula 4. Apăsaţi tasta Enter pentru a încheia formula

Nu este necesar să scrieţi paranteza de închidere înainte de a apăsa tasta Enter, deoarece Excel o va face automat. Dacă formula utilizează doar o porţiune dintr-un domeniu, daţi click pe marcajul de eroare (triunghiul verde), aflat în colţul din stânga sus al celulei pentru a vedea opţiunile Trace Errors (urmărirea erorilor) pentru formulă. Funcţii utile în Excel:

DATE (year, month, day) – Returnează numărul serial ce reprezintă o anumită dată DAYS (start_date, end_date, method) – Calculează numărul de zile trecut între 2 date TODAY() – Returnează numărul serial al datei curente NOW() – Returnează numărul serial al datei şi orei curente ROUND (number, num_digits) – Rotunjeşte un număr la un număr specificat de cifre SUM (number1, number2,...) – Adună toate numerele AVERAGE (number1,number2,...) – Calculează media aritmetica MAX (number1, number2,...) – Returnează cea mai mare valoare MIN(number1,number2,...) – Returnează cea mai mica valoare Value(text) – Face conversia unui text intr-un număr

Pentru a construi o formulă prin inserarea unei funcţii:

1. Daţi click pe celula destinată formulei. 2. Din meniul Insert, alegeţi comanda Functions. 3. În caseta de dialog Insert Functions selectaţi categoria şi apoi funcţia. 4. Daţi click pe OK. 5. Utilizaţi caseta de dialog Function Arguments pentru a vă asista în completarea formulei 6. Daţi click pe OK când aţi terminat

Copierea formulelor în celule adiacente În loc să reintroduceţi o formulă în celule adiacente, o puteţi copia în mod automat. În timpul copierii, Excel va ajusta formula. Pentru a copia o formulă în celule adiacente:

Page 7: Indrumar Microsoft Excel

- 7 -

1. Daţi click pe celula care conţine formula 2. Trageţi reperul de manevrare de completare din colţul din dreapta jos al celulei peste

celulele adiacente în care doriţi să copiaţi formula

Depistarea erorilor Atunci când aplicaţia Excel sesizează o eroare într-un calcul, aceasta afişează un indicator de eroare în colţul din stânga sus al celulei ce conţine calculul respectiv. Dacă doriţi să puteţi depista erorile din toată foaia de calcul în orice moment, utilizaţi opţiunea Trace Errors. Pentru a depista erorile dintr-o foaie de lucru:

1. Din meniul Tools, alegeţi comanda Error Checking. În caseta de dialog Error Checking, vi se oferă opţiuni de reparare pentru prima eroare găsită.

2. Daţi click pe un buton pentru a selecta o acţiune.

Lărgirea coloanelor şi a rândurilor Deşi aplicaţia Excel efectuează în mod automat ajustări limitate ale înălţimii rândurilor, pentru a cuprinde fonturi de dimensiuni mai mari, puteţi cu uşurinţă să modificaţi lăţimea unei coloane sau înălţimea unui rând, ori să stabiliţi ca rândul sau coloana să se modifice automat. Pentru a modifica lăţimea unei coloane:

1. Poziţionaţi cursorul mouse-ului pe latura dreapta a butonului cap de coloană al coloanei pe care doriţi s-o lărgiţi

2. Atunci când cursorul se schimbă într-o săgeată dublă, daţi dublu-click şi lăţimea coloanei se va modifica pentru a corespunde cu cea a conţinutului

Pentru a modifica înălţimea unui rând:

1. Poziţionaţi cursorul mouse-ului pe latura inferioară a butonului cap de rând al rândului a cărui înălţime doriţi s-o modificaţi.

2. Atunci când cursorul se schimbă într-o săgeată dublă trageţi în sus sau în jos

Inserarea rândurilor şi a coloanelor Puteţi insera oricând rânduri şi coloane. Aplicaţia Excel adaptează toate formulele pentru a ţine seama de noile rânduri sau coloane. Dacă inseraţi un rând, aceasta va apărea deasupra celui selectat; dacă inseraţi o coloană, ea va apărea în stânga celulei selectate. Pentru a insera un rând sau o coloană:

1. Daţi click în orice celulă a rândului sau a coloanei în care doriţi să inseraţi noul rând sau coloana goală

2. Din meniul Insert, alegeţi comanda Rows, pentru a insera un rând, sau alegeţi comanda Columns, pentru a insera o coloană.

3. Daţi click pe butonul Insert Options (opţiuni de inserare – cel cu pictograma pensulă) pentru a alege opţiunile de formatare pentru coloană sau rând

Page 8: Indrumar Microsoft Excel

- 8 -

Pentru a insera mai multe rânduri sau coloane, trageţi mouse-ul pentru a evidenţia acelaşi număr de celule ca şi rândurile sau coloanele pe care doriţi să le inseraţi.

Inserarea şi ştergerea celulelor Atunci când inseraţi sau ştergeţi o celulă dintr-un domeniu de date, aplicaţia Excel trebuie să ştie cum să deplaseze datele din celulele adiacente. Vă specificaţi preferinţele în caseta de dialog Insert sau Delete. Pentru a insera o celulă:

1. Daţi click pe destinaţia noii celule goale 2. Din meniul Insert, alegeţi comanda Cells 3. În caseta de dialog Insert, selectaţi fie opţiunea Shift Cells Right, fie opţiunea Shift Cells

Down. Apare noua celulă. Pentru a şterge o celulă:

1. Daţi click pe celula pe care doriţi s-o ştergeţi 2. Din meniul Edit, alegeţi comanda Delete 3. În caseta de dialog Delete, selectaţi fie opţiunea Shift Cells Left, fie opţiunea Shift Cells Up

Deplasarea şi copierea datelor Tehnica de tragere şi plasare din aplicatia Excel simplifica foarte mult deplasarea şi copierea datelor. De asemenea, puteţi utiliza tehnicile standard de decupare sau copiere ca să plasaţi datele în clipboard, unde vor fi disponibile pentru a fi lipite altundeva. Pentru a deplasa sau a copia date:

1. Selectaţi domeniul de celule ce trebuie deplasat sau copiat 2. Poziţionaţi cursorul mouse-ului pe bordura domeniului; cursorul devine o săgeată 3. Trageţi bordura domeniului pentru a deplasa domeniul într-o nouă locaţie. Apare o

etichetă descriptivă galbenă, care indică destinaţia. 4. Eliberaţi butonul mouse-ului pentru a plasa domeniul în noua locaţie

Pentru a deplasa sau copia plasând date în clipboard:

1. Selectaţi domeniul de celule care trebuie mutat sau copiat 2. Apăsaţi Ctrl+X pentru a decupa sau Ctrl+C pentru a copia domeniul 3. Daţi click în prima celulă destinaţie şi apăsaţi Ctrl+V pentru a lipi domeniul 4. Daţi click pe butonul Paste Options (opţiuni de lipire) pentru a alege felul în care să fie

lipite datele Pentru a opri capetele de coloană şi de rând să dispară de pe ecran, în timp ce derulaţi printr-o foaie de lucru mare, le puteţi îngheţa:

1. Daţi click pe celula din colţul din stânga sus al regiunii ce conţine datele 2. Din meniul Window, alegeţi comanda Freeze Panes.

Page 9: Indrumar Microsoft Excel

- 9 -

Alegerea unui auto-format Modalitatea cea mai rapidă şi mai simplă de a face prezentabilă o foaie de lucru este de a-i aplica un auto-format. Auto-formatul asigură aspectul complet al unui domeniu de date, modificând fontul, alinierea textului, formatarea numerelor, bordurile, modelele, culorile, lăţimea coloanelor şi înălţimea rândurilor. Aplicaţia Excel pune la dispoziţie mai multe auto-formate cu aspecte diferite. Pentru a alege un autoformat:

1. Daţi click pe orice celulă din domeniul ce trebuie formatat sau selectaţi-le pe toate 2. Din meniul Format, alegeţi comanda AutoFormat 3. În caseta de dialog AutoFormat, selectaţi un auto-format dintre cele afişate 4. Daţi click pe OK

Pentru a şterge un auto-format imediat după ce l-aţi aplicat, selectaţi Edit – Undo AutoFormat din meniul principal. Pentru a şterge un auto-format mai târziu, selectaţi domeniul, urmaţi paşii 2 şi 3 de mai sus, apoi, din lista de auto-formatare, alegeţi opţiunea None.

Formatarea textului Puteţi utiliza formatarea pentru a îmbunătăţi aspectul foii de lucru şi a uşura găsirea datelor în foaie. Pentru a formata textul selectat:

1. Selectaţi celula sau celulele ce conţin text ce trebuie formatat 2. Alegeţi opţiunile pentru formatare, dând click pe butoanele de formatare a textului de pe

bara de instrumente Formatting

Centrarea unui cap de tabel deasupra unui domeniu Puteţi centra celula care conţine textul titlului unui tabel deasupra mai multor coloane prin imbinarea celulelor. Pentru a centra un cap de tabel deasupra unui domeniu:

1. Introduceţi capul de tabel într-o celulă deasupra domeniului 2. Selectaţi celulele de deasupra domeniului 3. Daţi click pe butonul Merge and Center (îmbinare şi centrare)

De asemenea puteţi să:

1. Introduceţi capul de tabel într-o celulă deasupra domeniului 2. Selectaţi celulele de deasupra domeniului 3. Din meniul Format, alegeţi comanda Cells 4. În tab-ul Alignment din caseta de dialog Format Cells, derulaţi lista Horizontal şi alegeţi

opţiunea Center, iar în zona Text Control bifaţi căsuţa de validare Merge Cells. Apăsaţi OK

Page 10: Indrumar Microsoft Excel

- 10 -

Formatarea numerelor Aplicaţia Excel vă pune la dispoziţie mai multe opţiuni pentru formatare, unele aflate pe bara de instrumente Formatting, iar altele în caseta de dialog Format Cells. Pentru a formata numere:

1. Selectaţi numerele ce trebuie formatate 2. Daţi click pe butonul corespunzător pentru formatarea numerelor aflat pe bara de

instrumente Formatting Dacă nu aţi ales un format special pentru numere, acestora li se va aplica formatul general pentru numere (aliniate la dreapta, cu până la 11 zecimale). Dacă introduceţi numere precedate de simbolul pentru dolar ($), aplicaţia Excel aplică în mod automat formatarea Currency (stil simbol monetar). Dacă introduceţi numere urmate de simbolul procentaj (%), Excel aplică în mod automat formatarea Percentaje (stil procentaj). Puteţi salva formatarea numerelor sub formă de stil.

Adăugarea de borduri la un domeniu Bordura este linia de la marginea unei celule sau a unui domeniu de celule. Puteţi utiliza bordurile pentru a divide informaţiile din foaie în regiuni logice, atât pe ecran, cât şi în forma tipărită. Pentru a adăuga o bordură la o celulă sau la un domeniu de celule:

1. Selectaţi domeniul căruia doriţi să-i aplicaţi o bordură 2. În bara de instrumente Formatting, daţi click pe săgeata pentru lista auto-derulantă de lângă

butonul Borders (borduri), pentru a vedea opţiunile disponibile în privinţa bordurilor 3. Din afişarea tipurilor de borduri, selectaţi-o pe cea dorită pentru domeniu

Pentru a trasa o bordură, daţi click pe săgeata pentru lista auto-derulantă de lângă butonul Borders şi alegeţi opţiunea Draw Borders.

Adăugarea de umbriri la un domeniu Pentru a adăuga umbrire la o celulă sau la un domeniu de celule:

1. Selectaţi domeniul căruia doriţi să-i aplicaţi umbrirea 2. Din meniul Format, alegeţi comanda Cells sau daţi click dreapta şi din meniul restrâns

alegeţi comanda Format Cells 3. În tab-ul Patterns din caseta de dialog Format Cells, alegeţi o culoare sau o nuanţă de gri 4. Pentru alegerea unui model monocrom, derulaţi lista de modele şi alegeţi unul dintre

modelele din partea superioară a paletei 5. Daţi click pe OK

Page 11: Indrumar Microsoft Excel

- 11 -

Aplicarea formatării condiţionale Dacă o celulă sau un domeniu de celule conţine datele pe care doriţi să le evidenţiaţi atunci când sunt îndeplinite anumite condiţii, puteţi utiliza formatarea condiţională. De exemplu, puteţi face ca toate numerele mai mari ca 1000 să apară scrise cu verde sau ca toate zilele scadente (anterioare celei curente) să apară scrise cu rosu. Pentru a aplica formatare condiţională la o celulă sau la un domeniu de celule:

1. Selectaţi celulele pentru formatare 2. Din meniul Format, alegeţi comanda Conditional Formatting 3. Utilizaţi listele auto-derulante şi caseta pentru editare pentru a stabili prima condiţie 4. Daţi click pe butonul Format pentru a alege formatarea ce va fi aplicată dacă este

îndeplinită condiţia 5. Daţi click pe OK după ce aţi terminat sau daţi click pe butonul Add pentru a adăuga altă

condiţie.

Crearea şi selectarea unui stil Stilul este o combinaţie predefinită de formatări. Atunci când nici unul dintre stilurile existente nu deţine formatarea pe care o doriţi, vă puteţi crea propriul stil şi apoi să-l aplicaţi. Pentru a crea un stil:

1. Formataţi o celulă cu formatul dorit 2. Din meniul Format, alegeţi comanda Style 3. În caseta de text Style Name, introduceţi un nume pentru un stil nou 4. În caseta de dialog Style, bifaţi căsuţele de validare pentru opţiunile de formatare pe care

doriţi să le aplicaţi. 5. Daţi click pe OK.

Pentru a selecta un stil:

1. Selectaţi celulele pentru formatare. 2. Din meniul Format, alegeţi comanda Style 3. În caseta de dialog Style, alegeţi un stil din lista autoderulantă Style Name 4. Daţi click pe OK

Conceperea machetei În vederea tipăririi, puteţi adăuga la foaia de lucru anteturi, note de subsol şi întreruperi de pagină. Pentru a adăuga anteturi sau note de subsol:

1. Din meniul File, alegeţi comanda Page Setup 2. Daţi click pe tabul Header/Footer din caseta de dialog Page Setup 3. Daţi click pe butonul Custom Header sau pe butonul Custom Footer, introduceţi textul şi

daţi click pe OK

Page 12: Indrumar Microsoft Excel

- 12 -

4. Dacă doriţi să examinaţi modificările făcute, daţi click pe butonul Print Preview din caseta de dialog Page Setup

5. Daţi click pe butonul Close pentru a reveni la foaia de lucru în vizualizarea Normal Pentru a ajusta întreruperile de pagină:

1. Din meniul View, alegeţi comanda Page Break Preview 2. Utilizaţi cursorul pentru a ajusta întreruperile de pagină prestabilite 3. Alegeţi comanda Normal din meniul View pentru a reveni la vizualizarea Normal

De asemenea, în fereastra Print Preview puteţi da click pe butonul Page Break Preview pentru a modifica întreruperile de pagină. Pentru a insera întreruperi de pagină, daţi click în coloana sau rândul înaintea căreia doriţi să existe întreruperea şi alegeţi Page Break din meniul Insert sau daţi click dreapta în Page Break Preview şi, din meniul restrâns, alegeţi comanda Insert Page Break.

Adaugarea imaginilor Pentru a îmbunătăţi foile de lucru, puteţi să le adăugaţi imagini sau să trasaţi diagrame folosind instrumentele de desenare din suita Office. De asemenea, puteţi adăuga imagini la anteturi şi note de subsol, ca şi un fundal pentru foile de lucru. Pentru a adăuga o imagine la o notă de subsol:

1. Din meniul File, alegeţi comanda Page Setup 2. Daţi click în tab-ul Header/Footer din caseta de dialog Page Setup 3. Daţi click pe butonul Custom Header sau Custom Footer şi apoi daţi click pe butonul

Insert Picture (inserare imagine) 4. În caseta de dialog Insert Picture, localizaţi imaginea ce trebuie adăugată şi daţi click pe

butonul Insert 5. Daţi click pe OK pentru a închide caseta de dialog Footer.

Pentru a formata imaginea, daţi click pe butonul Format Picture din caseta de dialog Footer. Pentru a adăuga o imagine ca fundal al foii de lucru:

1. Din meniul Format, alegeţi Sheet – Background 2. Localizaţi imaginea în caseta de dialog Sheet Background şi daţi click pe butonul Insert .

Foaia de lucru prezintă imaginea de fundal Pentru a şterge fundalul selectaţi Format - Sheet – Delete Background.

Crearea unei diagrame prestabilite Puteţi crea o diagramă utilizând setările prestabilite, pentru ca apoi s-o modificaţi, sau puteţi folosi utilitarul de asistenţă Chart, care vă conduce prin adoptarea decizilor iniţiale. Pentru a crea o diagramă utilizând setările prestabilite:

1. Selectaţi datele pe care le doriţi reprezentate în diagramă

Page 13: Indrumar Microsoft Excel

- 13 -

2. Apăsaţi tasta F11, pentru a crea o diagramă cu toate setările prestabilite. Pentru a ordona datele după rânduri, nu după coloane:

1. Din meniul Chart, alegeţi comanda Source Data 2. În caseta de dialog Source Data, daţi click pe butonul Rows 3. Daţi click pe OK

Pentru a selecta date neadiacente în diagramă, menţineţi apăsată tasta Ctrl în timp ce trageţi mouse-ul peste grupuri de celule. Puteţi modifica tipul prestabilit de diagramă, de la diagrama coloană la oricare alt tip pe care-l utilizaţi frecvent. Pentru aceasta, daţi click pe o diagramă şi din meniul Chart, alegeţi comanda Chart Type. După aceea, selectaţi un tip de diagramă şi daţi click pe butonul Set as default Chart.

Crearea unei diagrame folosind utilitarul de asistenţă Chart Utilitarul de asistenţă Chart vă ajută în luarea unor decizii generale în timpul configurării unei diagrame – de exemplu, să alegeţi tipul de diagramă, să-i adăugaţi un titlu şi să determinaţi plasarea legendei şi a etichetelor. Pentru a crea o diagramă folosind utilitarul de asistenţă Chart:

1. Selectaţi datele din viitoarea diagramă 2. Daţi click pe butonul Chart Wizard aflat pe bara de instrumente standard 3. Urmaţi cei patru paşi ai utilitarului de asistenţă Chart, pentru a selecta un tip de diagramă,

a confirma sursa datelor, a adăuga 4. Specificaţi dacă diagrama este înglobată în foaia de lucru existentă sau este creată într-o

foaie separată 5. Daţi click pe butonul Finish

Modificarea unei diagrame Dacă deplasaţi lent cursorul peste o diagramă, veţi vedea etichete descriptive care identifică obiectele ce o alcătuiesc. Fiecare obiect poate fi formatat în mod separat. Pentru a modifica o diagramă daţi click dreapta pe un obiect al diagramei ca să afişaţi caseta de dialog pentru formatare corespunzătoare obiectului respectiv. Pentru a modifica simultan mai multe obiecte din diagrama, alegeţi Chart – Chart Options şi utilizaţi diversele tab-uri din caseta Chart Options.

Modificarea tipului de diagramă Aplicaţia Excel vă pune la dispoziţie numeroase tipuri de diagrame pentru a vă ajuta să afişaţi datele într-un mod care să le transmită cât mai bine întelesul. Pentru a modifica tipul de diagramă:

1. Daţi click pe diagramă

Page 14: Indrumar Microsoft Excel

- 14 -

2. Din meniul Chart, alegeţi comanda Chart Type 3. În caseta de dialog Chart Type selectaţi un tip de diagramă 4. Daţi click pe OK

Opţiunea Chart Type din meniul Chart oferă mai multe opţiuni decât lista Chart Type aflată pe bara de instrumente Chart.

Modificarea suprafeţei diagramei Suprafaţa diagramei este fundalul pe care este trasată diagrama. Suprafaţa reprezentării grafice este fundalul din diagrama însăşi, în interiorul axelor. Liniile de grilă sunt cele care traversează suprafaţa reprezentării grafice, aliniindu-se cu valorile majore din lungul axelor. Pentru a modifica suprafaţa diagramei:

1. Daţi dublu-click pe suprafaţa diagramei 2. În caseta de dialog Format Chart Area, daţi click pe tabul Patterns şi introduceţi valori noi

pentru a modifica elemente ca bordura ce înconjoară suprafaţa diagramei, culoarea ei şi orice efecte de umplere, cum ar fi utilizarea unui gradient, a unor texturi sau chiar a unei imagini

3. Daţi click în tab-ul Font şi introduceţi valori noi pentru a modifica atributele fonturilor din etichetele axelor, din legende şi titlul diagramei.

4. Daţi click pe OK Pentru a modifica suprafaţa reprezentării grafice:

1. Daţi dublu-click pe suprafaţa reprezentării grafice 2. În caseta de dialog Format Plot Area, modificaţi bordura ce înconjoară suprafaţa

reprezentării grafice, culoarea ei şi orice efecte de umplere cum ar fi utilizarea unui gradient, a unor texturi sau hiar a unei imagini pentru suprafata reprezentarii grafice.

3. Daţi click pe OK Pentru a modifica formatul liniilor de grilă:

1. Daţi dublu-click pe o linie de grilă 2. În caseta de dialog Format Gridlines, daţi click în tab-ul Patterns şi introduceţi valori noi

pentru a modifica stilul, culoarea şi grosimea liniilor de grilă 3. Daţi click în tab-ul Scale şi introduceţi valori noi pentru a modifica scara axelor legate de

aceste linii de grilă şi intersecţiile cu celelalte axe. 4. Daţi click pe OK.

Modificarea titlului, axelor şi legendei Puteţi formata în mod separat titlul, axele şi legenda unei diagrame. Daţi dublu-click pe elementul dorit sau daţi click dreapta pe el şi din meniul restrâns alegeţi opţiunile pentru formatare. Pentru a modifica formatarea titlului diagramei:

Page 15: Indrumar Microsoft Excel

- 15 -

1. Daţi dublu-click pe titlul diagramei 2. În caseta de dialog Format Chart Title, daţi click în tab-ul Patterns şi introduceţi valori

noi pentru a modifica bordura care inconjoara titlul, culoarea sa şi orice efect de umplere

3. Daţi click în tab-ul Font şi introduceţi valori noi pentru a modifca atributele fontului 4. Daţi click în tab-ul Alignment şi modificaţi alinierea sau orientarea textului titlului 5. Daţi click pe OK

Pentru a modifica formatarea unei axe:

1. Daţi dublu-click pe o axă 2. În caseta de dialog Format Axis, utilizaţi tab-urile Patterns, Scale , Font Number şi

Alignment pentru a formata atributele respective ale axelor 3. Daţi click pe OK

Pentru a modifica formatarea legendei:

1. Daţi dublu-click pe legendă 2. În caseta de dialog Format Legend, utilizaţi şi tab-urile Patterns, Scale, Font, Number şi

Alignment pentru a modifica oricare dintre atributele respective ale legendei 3. Daţi click pe OK

Tab-ul Alignment din caseta de dialog Format Legend conţine elementele de control pentru plasarea legendei în suprafaţa diagramei. Pentru a formata doar una dintre intrările din legenda, daţi click pentru a o selecta şi utilizaţi caseta de dialog Select Legend Entry Level. Pentru a şterge elemente, cum ar fi titlul sau legenda, daţi click pe bordura elementului şi apăsaţi tasta Delete, sau daţi click dreapta pe element şi din meniul restrâns alegeţi comanda Clear. De asemenea, puteţi utiliza butoanele aflate pe bara de instrumente Chart pentru a adăuga sau a sterge o legendă, ori pentru a înclina textul axei în sus sau în jos.

Modificarea unei serii de date Seria de date este un grup de valori asociate, aşa cum sunt toate valorile dintr-un rând sau o coloană a foii de date. De cele mai multe ori, seria de date este reprezentată printr-o linie sau o serie de bare. Puteţi modifica separat fiecare serie de date. Pentru a modifica o serie de date daţi click pe ea şi apoi în linia de editare de deasupra diagramei apar referinţe la celulele ce conţin datele pentru seria respectivă şi de asemenea, o fereastră descriptivă care defineşte punctul de date pe care aţi dat click. Puteţi să editaţi referinţele în linia de editare. Pentru a modifica formatul unei serii de date daţi dublu-click pe ea şi în caseta de dialog Format Data Series, utilizaţi tab-urile pentru a modifica toate aspectele seriei de date.

Page 16: Indrumar Microsoft Excel

- 16 -

Adăugarea de date la o diagramă După ce o diagramă a fost creată, este posibil să doriţi s-o extindeţi pentru a include mai multe date. Pentru a adăuga date la o diagramă:

1. Selectaţi diagrama 2. Din meniul Chart, alegeţi comanda Source Data 3. În caseta de dialog Source Data, adăugaţi mai multe rânduri utilizând tab-ul Series sau

extindeţi domeniul de date, pentru a include mai multe coloane, utilizând tab-ul Data Range

4. Daţi click pe OK

Adăugarea tabelelor de date şi a liniilor de tendinţe Alături de orice diagramă, puteţi include un tabel de numere ce sunt reprezentate de diagramă şi o linie de tendinţă care prezintă prognoza ce rezultă din date – de exemplu, o creştere sau o reducere. Pentru a adăuga un tabel de date daţi click pe butonul Data Table aflat pe bara de instrumente Chart. Pentru a modifica formatul tabelului de date, daţi dublu-click pe tabel şi în caseta de dialog Format Data Table, editaţi stilurile de linie şi caracteristicile fontului. Pentru a adăuga o linie de tendinţă:

1. Daţi click pe o serie de date la care doriţi să adăugaţi o linie de tendinţă 2. Din meniul Chart, alegeţi comanda Add Trendline 3. În caseta de dialog Add Trendline, definiţi tipul de linie de tendinţă pe care-l doriţi şi

stabiliţi opţiunile 4. Daţi click pe OK.

Crearea unui raport pivotTable Rapoartele PivotTable şi PivotChart vă pot ajuta să examinaţi datele în moduri diferite. După crearea rapoartelor, puteţi comuta rândurile şi coloanele pentru a oferi vizualizări diferite asupra numerelor. Pentru a crea un raport PivotTable:

1. Daţi click în zona de date selectată 2. Din meniul Data, alegeţi comanda PivotTable and PivotChart Report pentru a porni

utilitarul de asistenţă PivotTable and PivotChart 3. Selectaţi raportul PivotTable, specificaţi sursa de date şi indicaţi tipul de raport pe care

doriţi să-l creaţi 4. Poziţionaţi elementele tabelului pentru a crea vizualizarea dorită 5. Daţi click pe butonul Format Report (formatare raport) aflat pe bara de instrumente

PivotTable 6. Alegeţi un format din caseta de dialog AutoFormat 7. Daţi click pe OK

Page 17: Indrumar Microsoft Excel

- 17 -

Crearea unui raport PivotChart Atunci când creaţi un raport PivotChart, aplicaţia Excel creează şi raportul PivotTable. Acesta prezintă datele în mod grafic şi puteţi comuta rândurile şi coloanele fie în tabel, fie în diagramă. Pentru a crea un raport PivotChart:

1. Daţi click în zona de date selectată 2. Din meniul Data, alegeţi comanda PivotTable and PivotChart Report pentru a porni

utilitarul de asistenţă PivotTable and PivotChart 3. Selectaţi raportul PivotChart, specificaţi sursa de date şi indicaţi dacă doriţi ca raportul să

fie plasat într-o foaie de lucru nouă sau într-una existentă 4. Poziţionaţi elementele diagramei pentru a crea vizualizarea dorită

Modificaţi formatul oricărui element din PivotChart, la fel cum aţi proceda cu altă diagramă.

Configurarea bazei de date Configuraţi o bază de date în acelaşi fel în care aţi crea domenii într-o foaie de calcul tabelar. Pentru a configura o bază de date:

1. Introduceţi numele câmpurilor în partea de sus a unui grup de coloane adiacente 2. Introduceţi datele în rândurile de sub numele câmpurilor

Crearea unui formular Puteţi crea un formular, astfel încât dumneavoastră şi alţii să completaţi rubricile goale şi să adăugaţi înregistrări noi, să editaţi şi să ştergeţi înregistrări existente şi să căutaţi prin baza de date. Pentru a crea un formular:

1. Daţi click în orice celulă care conţine date 2. Din meniul Date, alegeţi comanda Form 3. În caseta de dialog a formularului foii de lucru, daţi click pe butonul New şi completaţi

câmpurile pentru o nouă înregistrare 4. Daţi click pe butonul Close pentru a închide formularul.

Sortarea bazei de date Informaţiile dintr-o bază de date pot fi sortate alfabetic şi numeric, utilizând până la trei câmpuri pentru sortare. Pentru a sorta o baza de date:

Page 18: Indrumar Microsoft Excel

- 18 -

1. Daţi click în orice celulă din baza de date 2. Din meniul Data, alegeţi comanda Sort 3. În caseta de dialog Sort, alegeţi un nume de câmp din lista auto-derulantă Sort By 4. Pentru a sorta în continuare datele utilizând intrările din al doilea şi al treilea câmp, alegeţi

alte câmpuri din cele două liste auto-derulante Then By 5. Pentru fiecare listă auto-derulanta Sort By, daţi click pe opţiunea Ascending pentru a sorta

de la mic la mare, de la vechi la nou sau de la A la Z. Daţi click pe opţiunea Descending pentru a sorta de la mare la mic, de la nou la vechi, sau de la Z la A

6. Daţi click pe OK pentru a vedea datele sortate

Extragerea datelor Puteţi utiliza criterii pentru a extrage toate înregistrările care se potrivesc cu acestea, pentru ca apoi să folosiţi datele extrase în alte părţi ale foii de lucru sau în rapoarte. Pentru a extrage date dintr-o bază de date:

1. Daţi click în orice celulă din baza de date 2. Din meniul Data, alegeţi Filter – AutoFilter 3. Daţi click pe oricare dintre butoanele cu săgeţi de lângă numerele câmpurilor pentru a

afişa o listă a intrărilor din câmpul respectiv 4. Alegeţi o intrare din listă pentru a vizualiza numai acele înregistrări ce se potrivesc cu

intrarea 5. Continuaţi să filtraţi utilizând celelalte butoane cu săgeţi, dacă este necesar

Însumarea datelor numerice dintr-o bază de date Pentru orice listă numerică din baza de date, puteţi crea totaluri şi subtotaluri. Pentru a însuma datele numerice din baza de date:

1. Selectaţi orice celulă din baza de date 2. Din meniul Data, alegeţi comanda Subtotals 3. În caseta de dialog Subtotal, selectaţi un câmp din lista auto-derulantă At Each Change In 4. Daţi click pe OK.

Comutarea la altă foaie de lucru Puteţi utiliza tab-urile foilor de lucru, vizibile în partea inferioară a foii curente, pentru a comuta rapid de la o foaie la alta. Pentru a comuta la altă foaie de lucru daţi click în tab-ul foii de lucru pe care doriţi s-o afişaţi. Dacă tab-ul nu este vizibil, utilizaţi butoanele tab-uri pentru derulare prin foi.

Denumirea foilor de lucru Puteţi înlocui denumirile prestabilite ale foilor de lucru cu denumiri utile, informative. Pentru a denumi o foaie de lucru:

Page 19: Indrumar Microsoft Excel

- 19 -

1. Daţi dublu-click în tab-ul foii de lucru pe care doriţi s-o redenumiţi 2. În tab-ul foii scrieţi o denumire nouă peste denumirea curentă

Referirea în formule la date din alte foi de lucru Atunci când construiţi o formula, puteţi include date din alte foi de lucru. Pentru a construi o formulă utilizând date din altă foaie de lucru:

1. Daţi click pe celula destinaţie pentru formulă 2. Începeţi formula, scriind un semn egal, o paranteză la stânga, un nume de celulă şi apoi un

operator 3. Referiţi-vă la celule din altă foaie de lucru, comutând la foaia respectivă şi apoi selectând

celulă sau celulele dorite 4. Apăsaţi tasta Enter după ce terminaţi de construit formula

Unificarea datelor într-o singură foaie de lucru Atunci când foi succesive dintr-un registru de lucru conţin exact acelaşi aranjament de date, puteţi însuma domenii ce se extind „în jos” de la o foaie la alta, nu numai în interiorul aceleiaşi foi de lucru. Procesul se numeşte unificarea datelor utilizând referinţe 3D. Pentru a unifica datele utilizând date din alte foi de lucru:

1. În foaia de lucru pe care doriţi să se afle unificarea, daţi click în celulă destinaţie pentru formulă şi începeţi scrierea acesteia ca de obicei

2. Selectaţi domeniul sau celula în prima foaie de lucru din domeniul de foi 3. Apăsaţi şi menţineţi apăsată tasta Shift 4. Daţi click în tab-ul ultimei foi de lucru din domeniu 5. Apăsaţi tasta Enter pentru a vedea rezultatul formulei

Denumirea domeniilor Atunci când atribuiţi un nume unui domeniu, puteţi utiliza acest nume în formule în locul adresei domeniului. Numele domeniilor uşurează referirile la date şi înţelegerea formulelor. Pentru a denumi un domeniu:

1. Selectaţi domeniul pe care doriţi să-l denumiţi 2. Din meniul Insert, alegeţi Name – Define 3. Introduceţi numele în caseta de dialog Define Name 4. Daţi click pe OK

Pentru a utiliza numele într-o formulă alegeţi comanda Paste din submeniul Name.

Auditul unui registru de lucru

Page 20: Indrumar Microsoft Excel

- 20 -

Pentru a evita rezultatele false provenite din formule incorecte, aplicaţia Excel poate să identifice celulele care au furnizat datele pentru o formulă. În felul acesta puteţi vedea cu uşurinţa dacă toate celulele dorite au fost incluse în calcul. Pentru a urmări precedentele unei formule:

1. Selectaţi celula sau celulele ce conţin formula 2. Din meniul Tools, alegeţi Formula Auditing – Trace Precedents 3. Alegeţi din nou comanda Trace Precedents pentru a vizualiza un nivel suplimentare de

precedente, dacă acesta există Pentru a elimina săgeţile, alegeţi Formula Auditing – Remove All Arrows din meniul Tools.

Căutarea rezultatelor Folosiţi caracteristica Goal Seeking din aplicaţia Excel pentru a forţa obţinerea unui anumit rezultat dintr-un calcul, prin modificarea uneia dintre componentele acestuia. De exemplu, dacă ştiţi creşterea procentuală pe care o căutaţi, puteţi utiliza Goal Seeking ca să determinaţi modificările care sunt necesare pentru producerea acelui rezultat. Pentru a căuta un rezultat:

1. Din meniul Tools, alegeţi comanda Goal Seek 2. În caseta de dialog Goal Seek, specificaţi celula a cărei valoare doriţi s-o setaţi, valoarea

pe care doriţi s-o aibă celula şi celula a cărei valoare poate să varieze pentru ca rezultatul să fie cel dorit

3. Daţi click pe OK 4. Daţi click pe OK, pentru a accepta modificarea, sau daţi click pe butonul Cancel, pentru a

o respinge

Inserarea comentariilor Comentariul este o adnotare pe care o ataşaţi la o celulă pentru a oferi informaţii despre conţinutul ei. Această caracteristică permite mai multor utilizatori să examineze aceeaşi foaie de lucru şi să-i ataşeze propriile lor comentarii. Pentru a insera un comentariu:

1. Selectaţi celula la care doriţi să ataşaşi un comentariu 2. Din meniul Insert, alegeţi opţiunea Comment 3. În caseta galbenă de text care apare şi vă afişează numele, introduceţi textul pentru

comentariu 4. Daţi click în altă celulă pentru a închide caseta de text

Includerea tag-urilor inteligente Atunci când introduceţi date pe care aplicaţia Excel le recunoaşte ca fiind simboluri bursiere (acţiuni) sau nume, celula primeşte un tag inteligent care este indicat printr-un marcaj triunghiular roşu în colţul din dreapta jos. Puteţi da click pe butonul Smart Tag Options (opţiuni

Page 21: Indrumar Microsoft Excel

- 21 -

tag inteligent) pentru a efectua acţiuni precum căutarea simbolului bursier în Web sau introducerea de informaţii de contact pentru numele respectiv în aplicaţia Outlook. Pentru a include un tag inteligent:

1. Scrieţi un simbol bursier SUA sau alt element recunoscut de aplicaţia Excel 2. Apăsaţi tasta Enter 3. Deplasaţi cursorul peste celulă şi daţi click pe butonul Smart Tag Options pentru a vedea

lista de opţiuni

Protejarea unei foi de lucru Puteţi permite altor persoane să lucreze în porţiuni din registrul dumneavoastră de lucru sau în tot registrul. Cu toate acestea, este recomandabil să stabiliţi din timp opţiunile de formatare a celulei, astfel încât nimeni să nu poată aduce modificări în anumite zone sau în întregi foi de lucru care doriţi să rămână neschimbate. Pentru a bloca unele celule împotriva editărilor neautorizate:

1. Selectaţi celulele care vor fi blocate şi, din meniul Format, alegeţi comanda Cells sau daţi click-dreapta şi din meniul restrâns, alegeţi comanda Format Cells

2. În tab-ul Protection din caseta de dialog Format Cells bifaţi căsuţa de validare Locked 3. Daţi click pe OK

Pentru a proteja un registru de lucru:

1. Din meniul Tools, alegeţi Protection – Protected Sheet 2. În caseta de dialog Protected Sheet, puteţi atribui o parolă astfel încât să fiţi singurul care

poate înlătura protecţia