Implementarea Sistemelor de Rezervari in Pensiunile Turistice Rurale

Implementarea Sistemelor de Rezervari in Pensiunile Turistice Rurale

1. Date generale

1.1. Denumirea solicitantului: S.C. ALEN TOUR SRL, cu sediul social inscrisin comuna Lunca Ilvei, Str. Silhoasa, nr. 13, judetul Bistrita - Nasaud.1.2. Denumirea investitiei: Implementarea programului de gestiune in pensiuneaturistica rurala ,, Pensiunea Rustica .1.3. Amplasamentul: judetul Bistrita - Nasaud, comuna Lunca Ilvei. Pensiunea turistica este amplasata in intravilanul comunei Lunca Ilvei , tarla nr. 43, parcela 1318.1.4. Tema: Prezentul studiu are ca obiect fundamentarea necesitatii si oportunitatii lucrarilor privind implementarea programului de gestiune, impelemtarea sistemului hardware si software. In ultimele decenii, Lunca Ilvei a cunoscut o puternica dezvoltare turistica, ceea ce a condus la aparitia mai multor case de vacanta si unitati de cazare. Cu toate acestea, numarul turistilor, atrasi de frumusetea zonei, depaseste capacitatea de cazare a zonei, astfel incat crearea unor noi unitati de cazare este pe deplin justificata.,,Pensiunea Rustica dispune de 9 camere,4 apartamente, zona de recreere in aer liber amenajata in stil traditional vrancean, curte interioara cu caracter muzeistic, punand accent pe traditiile di obiceiurile zonei. Pentru a realiza caracterul traditional al incintei, s-au folosit elemente simbol ale culturii rurale cum ar fi: fantana traditionala cu cumpana (ce simbolizeaza esenta vietii si vesnicia), masa pentru sfatul batranilor, obiecte din arta populara a zonei si unelte agricole si gospodaresti, traditionale. Toate aceste elemente sunt dispuse astfei incat sa constituie un mic univers rural, incarcat de istorie populara. Locurile de odihna, aleile, amenajarile pentru expunerea obiectelor traditionale, cat si exteriorul si interiorul pensiunii turistice rurale, sunt realizate din material primare folosite in zona de-a lungul timpului, cum ar fi: piatra si lemnul.Pensiunea turistica rurala are o arhitectura aliniata caracteristicilor zonei, prin forma, sistemul de acoperire si prin materialele folosite. La interior, decoratiunile sunt traditionale prin folosirea diverselor covoare, stergare etc., realizate prin lucrul manual. Mobilierul este confectionat in stil traditional din lemn masiv, cu elemente decorative specific zonei. Prin materialele utilizate, prin planul constructiilor, precum si prin ornamentatie, arhitectura populara a acestei zone poarta amprenta regiunii de munte. Piatra si lemnul, ce se gasesc cu usurinta in toata regiunea, sunt material folosite aproape in exclusivitate in aceasta zona. Elementele ornamentale cu care locuitorii din Lunca Ilvei isi impodobesc casele, si care dau satului bistritean un colorit artistic aparte, se intalnesc de la coama acoperisului si pana la piatra teneliei. Sindrila, spre exemplu, ingrijit taiata, sub forma de solzi de peste sau in unghi, da un aspect deosebit de frumos acoperisului. Interiorul locuintelor din Lunca Ilvei sunt si ele caracteristice. Peretii sunt in general imbracati in diferite paretre, scoarte sau covoare tesute in razboi, foarte frumos colorate, pe care sunt prinse din loc in loc servetele incretite la mijloc ca niste fluturi. Holul central al pensiunii, reprezinta totodata si spatial de asteptare destinat turistilor. Tot in acest hol este amplasata si receptia. Din holul amplasat central se accede spre urmatoarele functiuni: restaurantul care dispune de 70 de locuri, grup sanitar, birou contabilitate, birou administrative, holul care duce la accesul camerelor, scarile care duc la etaj. Camerele sunt compuse dintr-un mic hol la intrare, un grup sanitar si camera cu paturi single, twin, matrimonial, balcon.

2. Generalitati privind programul de gestiune

2.1. Sistem informationalSistemul informational este reprezentat de totalitatea metodelor, procedurilor si mijloacelor folosite in procesul informational. El poate fi definit ca un ansamblu organizat si integrat de operatii de culegere, transmitere, prelucrare, sistematizare, analiza si pastrare, difuzare si valorificare a informatiilor. Permitand actualizarea datelor de intrare si legarea informatiilor din toate domeniile de activitate, sistemul informational trebuie sa fie capabilsa furnizeze rapoarte periodiceprivind desfasurarea activitatii, dar si rapoarte la cerere, determinate de semnalarea unor situatii neobisnuite. Ele fundamenteaza activitatea de analiza si prognoza, permit luarea rapida si eficienta a masurilor ce se impugn. Rolul determinant al informatiilor in procesul conducerii a impus definirea unor noi notiuni, decizia, ca fiind o informative de comanda pentru sistemul operational.Scopul principal alsistemului, este de a furniza fiecarui utilizator toate informatiile necesare. Preluand datele de la sistemul operational, primeste si transmite deciziile formulate de sistemul de conducere, iar pe de alta parte asigura legatura dintre mediul intern al firmei sic el exterior ei.Structura generala a unui sistem informaticEvidentierea structurii generale a unui sistem informatic se obtine pornind de la functia acestuia de a prelucra datele in vederea obtinerii informatiilor necesare unei desfasurari normale a activitatii intr-o firma. Principalele component sunt: intrari, prelucrari, iesiri.Intrarile sunt reprezentate de multimea datelor incarcate, gestionate si prelucrate in cadrul sistemului.Prelucrarile reprezinta un ansamblu omogen de proceduri automate cu functie de: creare si actualizare a bazei de date; consultarea bazei de date; reorganizarea bazei de date; salvarea bazei de date.Iesirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrarilor desfasurate. Iesirile pot fi obtinute in urma unor operatii de transfer a datelor, sau pot fi obtinute in urma operatiilor de calcul ce au la baza altgoritmi prestabiliti. In functie de continutul si forma lor de reprezentare, iesirile pot fi clasificate astfel: indicatori sintetici; rapoarte; grafice; foi de calcul electronice; iesiri destinate altor sisteme.In general, proiectarea desemneaza activitatea complexa de dezvoltare de sisteme informatice. Indiferent de metodologie, proiectarea urmareste intregul ciclu de viata al sistemului informatic.In etape distincte, pe diferite nivele de abstractizare, sunt construite modele ce evidentiaza cele trei dimensiuni: statica, dinamica si functionala. In sens restrans, proiectarea sistemelor informatice este una din etapele in care sunt grupate activitati desfasurate pentru realizarea unui sistem informatic. Initial, agentii de rezervari de la ,,Pensiunea Rustica, procesau rezervari prin verificarea ,,tablelor de disponibilitati din registrele imense care erau innoite manual. Totusi, cu cat volumul rezervarilor crestea, aceste operatiuni manuale ar fi fost rapid depasite, astfel conducerea pensiunii a fost fortata sa introduca computerele, pentru a putea face fata volumului de munca in crestere. Centralizarea functiei de rezervare de asemenea a adus alte avantaje. Precedentele incurcauri au fost reduse, pe cand, in acest timp, agentii de rezervari erau folositi mai intens, centralizarea ajutand la decongestionarea perioadelor ocupate si a sezonului mort. Un mult mai profesional nivel al serviciilor pentru clienti, a fost posibil prin folosirea unui personal dedicat, bine instruit si serviciul de calitate a fost de asemenea mai consistent, centralizarea facand-o mai usor de urmarit si de controlat. Astfel, implementarea mediul de rezervari centralizat era mai rapid, mai eficient si mai economic pentru a opera, decat registrul de rezervari.

2.2. Sistemul de gestiune Medallion PMS

Medallion Property Managements System este singurul sistem de gestiune hoteliera in varianta Windows din Romania ce cuprinde toate modulele necesare desfasurarii activitatii, fiind conceput pentru a spori eficienta, profitul si serviciile oferite clientilor. Sistemul Medallion PMS ofera o solutie software pentru administrarea integrata si facila a tuturor operatiunilor hotelului/pensiunii dumneavostra. O caracteristica esentiala a sistemului este functia sa de rezervari, care foloseste o reprezentare grafica a proprietatii, detaliata dupa planul camerelor, tipul camerelor si ecranele se rezervari. Caracterizat prin operatiuni simple care nu necesita folosirea mai multor ecrane simultan, Medallion este destinat in special personalului care nu dispune de timpul necesar pentru training-uri sofisticate si de lunga durata. Astfel, este programul ideal pentru ,,Pensiunea Rustica, fiind vorba de un numar mic de camere si un personal nu foarte calificat, este cu usurinta inteles si usor accesibil.Sistemul Medallion este integrat cu programele Microsoft Office Word, Excel, Outlook etc., ceea ce confera posibilitatea ca toate datele continute in sistem sa poata fi reproduse in formate flexibie. Sistemul va ajuta astfel la folosirea eficienra a informatiei, imbunatatind potentialul afacerii. Medallion este proiectat astfel incat sa ajute la structurarea si valorificarea informatiilor, pentru a putea asigura succesul intr-o firma. Ofera posibilitatea integrarii cu numeroase alte produse ce opereaza sub Windows, cum ar fi editoare de text, calcul tabelar, e-mail. Toate datele cuprinse de sistemul Medallion, pot fi reproduse in formate flexibile si usor de inteles.

Fig. 1: Plan Medallion

Medallion cuprinde toate modulele necesare informatizarii departamenutului Front Office: Rezervari (individuale si de grup); Planning grafic de rezervare; Managementul tarifelor; Istoric clienti (individuali, companii, agentii de turism); Modul grupuri; Note de plata si facturi clienti; Rapoarte predefinite (zilnice/lunare/anuale); Rapoarte statistice si de prognoza; Modul comisioane agentii de turism; Modul control sistem; Tarife si scheme tarifare; Rapoarte de inchidere; Numar nelimitat de servicii si plati; Porogram fidelizare bazat pe cumul de puncte; Rezervari on-line.Principalele functii ale softului pentru pensiune sunt: operarea poate fi facuta din unul sau mai multe calculatoare simultan; poate fi folosita atat in sistemul de pensiune (Walk-in sau rezervari negarantate) cat si pentru turism organizat (grupuri), putandu-se emite foarte usor documentele de plata (bonuri fiscale sau facturi); in cazul grupurilor se emit automat, pe baza unor criterii specificate de utilizator, borderouri de prestatii, factura precum si invoice unde este cazul; prelucreaza bilete de odihna si tratament, note de plata, vouchere, intrari pe cont propriu, restrictii impuse de mediul in care va functiona sistemul; introduce noile elemente necesare trecerii la implementare.

Fig. 2: Efectuarea unei rezervari

2.2.1. Analiza SWOT a programului informational

Programul Medallion opereaza pentru gestiunea riguroasa a activitatilor, in general pentru gestionarea rezervarilor fiind in stransa legatura cu departamentul de contabilitate si nu numai.

Puncete tariPuncete slabe

Afiseaza corect si explicit starea camerelor si rezervarile efectuate pentru o anumita durataNu are legatura cu POS-ul restaurantului pentru urmarirea activitatii acestuia;

precum si toate detaliile necesare operatorului pentru cunoasterea gratului de ocupare

la o anumita data calendaristica;Programul de facturare este independent de programul Medallion.

Manevrarea operatiunilor este relativ usoara, nefiind necesar un training de lunga durata

pentru personal.

OportunitatiRiscuri

Asigura o informare asupra companiilor care au contract cu firma, acestea fiind stocate intr-un Posibilitatea blocarii programului.

fisier care se regaseste in accesarea rezervarilor din grupuri - respectiv companii;

Emite informatii necesare asupra fiecarui document ce va fi solicitat de catre operator.

Fig. 3: Analiza SWOT a programului de gestiune Medallion

3. Implementarea programului de gestiune (Medallion PMS), in ,,Pensiunea Rustica

3.1. Necesar investitie

Hardware: unitate centrala, monitor, mouse, tastatura, imprimantamultifunctionala, router wi-fi. Software: sistem de operare (windows 7), Microsoft Office, program de gestiune (Medallion PMS), servicii internet.

3.2. Finantarea investitieiDin valoarea totala a invetitiei de 15268.85 , sursele de finantare propuse sunt:

Curs Euro / leu 4,536 din data de 13.01.2014

Cheltuieli eligibileCheltuieli neeligibileTotal

RONEuroRONEuroRONEuro

Consumabile3500771.603500771.60

Achizitii servicii6400014109.34006400014109.34

Cheltuieli cu personalul001200264.551200264.55

Alte costuri550121.2539085.97940207.22

TOTAL PROIECT6925015268.851590350.527084015619.37

Fig. 4: Tabel privind finantarea investitiei

Costul implementarii programului de gestiune este in valoare de 14109.34 . Costul total al proiectului, care include toate cheltuielile (consumabile achizitie calculator, toner, papetarie, markere; achizitii servicii costul implementarii programului; chestuielile cu personalul formare profesionala, training; alte costuri eventualele reparatii, alte achizitii) este in valoare de 15619.37 .

Fig. 5: Grafic privind costul implementarii programului si diferenta alte cheltuieli

3.3. Principalii indicatori tehnico economici ai investitiei

Valoarea totala a investitiei: 15619.37 . Durata de realizare a investitiei este de 10 zile (cumpararea licentei, instalareaprogramului, achizitia de consumabile, instruirea personalului). Capacitati: programul de gestiune Medallion va evidentia capacitatea pensiunii, pentru fiecare cele 13 camere in parte, fiecare avand cate un folio separat, care permite adaugarea de servicii diferite. Capacitatea de cazare (13 camere) dotate pentru categoria de clasificare de 2 flori, ceea ce reprezinta o capacitate teoretica aproximativa (+;-) de 9490 zile/turist/an (13 camere 2 paturi 365 zile).Gradul de ocupare estimat in orizontul de previziune se prezinta astfel:

Denumire activitate:Productie / ServiciiAn 1 (UM)Productie / ServiciiAn 2 (UM)Productie / ServiciiAn 3 (UM)Productie / ServiciiAn 4 (UM)Productie / ServiciiAn 5 (UM)

Sejur prin agentii de turism3.1003.2803.4403.5363.600

Sejur individual664664700700700

Cazare pers.circulatie individual296296300300300

TOTAL4.0604.2404.4404.5364.600

Fig. 6: Gradul de ocupare estimat in orizontul de previziune

Gradul de ocupare estimativ in orizontul de previziune il putem exprima intr-un procent de 61.8%.

Fig. 7: Grafic privind gradul de ocupare

3.4. Diagrama Gantt

Diagrama Gantt reprezinta un instrument foarte important de vizualizare, care subliniaza secventa si durata tuturor sarcinilor intr-un proiect. Este o diagrama cu bare, care arata relatia dintre activitati de-a lungul timpului. In cadrul diagramei, pe verticala sunt listate activitatile componente ale proiectului, iar pe orizontala, prin bare sunt reprezentate duratele acestora la scara timpului, in ordinea de desfasurare impusa de relatiile de precedenta.O diagrama Gantt este o reprezentare grafica a duratei unei sacini in timpul progresiei. In 1918, si in cursul istoriei Gantt-urilor, au existat mai multe schimbari. Au inceput sa cuprinda mai multe faze ale procesului de productie si au incorporat si subetapele acestuia.

Fig. 8: Model Diagrama Gantt din anul 1918

Mai exact, diagrama Gantt ilustreaza grafic un program de activitate care ajuta la planificare, coordonarea si monitorizarea unor sarcini specifice unui proiect. Aceasta are forma unei matrici cu doua axe. Este recomandata pentru activitatile cu durata de timp usor de estimat. Reprezinta un instrument specific managementului de proiect care impune claritate, ordine in executarea sarcinilor si o evidenta exacta a desfasurarii fiecarei sarcini din proiect.

Dupa cum a fost specificat, durata implementarii programului, cat si instruirea personalului este de 10 zile ( 13-23.01.2014). Cele 3 activitati care se gasesc in derularea proiectului, sunt urmatoarele:

1. Instalarea partilor hardware si software si a programului de gestiune.2. Adaptarea programului de gestiune conform structurii pensiunii.3. Instruirea angajatilor.

Mai jos, se poate observa diagrama Gantt a proiectului, compusa din cele 3 activitati ale acetuia, si durata fiecarui activitate.

Implementarea programului de gestiune ,,Medallion PMS''

Data de inceputDurataData sfarsit

Instalarea partilor hardware si software si a programului de gestiune13.01.2014114.01.2014

Adaptarea programului de gestiune conform structurii pensiunii14.01.2014115.01.2014

Instruirea angajatilor15.01.2014823.01.2014

Fig. 9: Durata implemantarii programului de gestiune ,,Medallion PMS

Fig.10: Diagrama Gantt a proiectului

4. Justificarea alegerii programului de gestiune ,, Medallion PMS

4.1. Problemele aparute care au dus la decizia implementarii programului de gestiune

Decizia implementarii programului de gestiune ,,Medallion PMS, a fost luata in urma multiplicarii problemelor avute, referitor la: disponibilitate (dificultatea cu care se confrunta agentul de rezervari in momentul in care i se solicita de catre un client, o informare referitor la camerele libere dintr-o anumita perioada); timp indelungat de asteptare de catre client pentru aflarea raspunsului (agentul de rezervari era nevoit sa caute in registrul manual, pentru a putea informa turistul); editarea rezervarilor (atunci cand unei rezervari ii era schimbata perioada, tariful, numele,sau trebuia anulata, agentii de rezervari erau nevoiti sa stearga manual rezervarea si sa o efectueze corect); timp indelungat in efectuarea manuala a rezervarilor; dificultatea de a lucra cu registrul, greutatea acestuia, marimea; volum mare de munca.

4.2. Obiectivele proiectului

Implementarea programului de gestiune in ,,Pensiunea Rustica, urmareste: castigarea timpului, in tot ceea ce priveste: efectuarea unei rezervari, modificarea rezervarilor, verificarea disponibilitatii in orice perioada solicitata, realizarea facturii etc.; eficienta in munca; rapiditatea in munca si raspunsul promt de catre agent, oferit clientilor; renuntarea la realizare facturilor de mana, se efectueaza automat din sistem; posibilitatea de a cere clientului confirmarea rezervarilor (emiterea facturilor proforme pentru achitarea avansului); evidentierea in sistem a rezervarilor confirmate, astfel agentul de rezervari poate fi sigur de sosirea clientului.

Astfel, implementarea acestui program a dus la: imbunatatirea calitatii serviciilor oferite clientilor ; castigarea de timp, atat de catre agent cat si de catre turist; evitarea greselilor; ex: posibilitatea tinerii unei evidente mai bune cu ajutorul programului a notelor de la restaurant, trecute pe contul camerei (la solicitarea clientului); incarcarea notelor in sistem, pe camera turistului si efectuarea facturii fiscale; posibilitatea emiterii rapoartelor manageriale si a celor de mic dejun; flexibilitatea in cautarea unei anumite perioade din sistem; posibilitatea de a adauga starea camerelor (curate sau murdare) in sistem, astfel la check-in-ul turistului, agentul de rezervari ii va oferi acestuia o camera curata.

5. Concluzii

Dezvoltarea pietei de turism in Romania, precum si noile cerinte create de evolutia tehnologica, a impus aparitia unui program de gestiune hoteliera, care sa fie usor de utilizat, flexibil, cu functii adaptabile, mic consumator de resurse si usor de intretinut.Sistemul de gestiune hoteliera este un program complex, care satisface necesitatile de monitorizare si management ale activitatii din hotel/pensiune de zi cu zi, datorita caracteristicilor sale exceptionale. ,,Medallion PMS este un program de gestiune hoteliera care satisface in mare masura exigentele unui utilizator, care doreste sa foloseasca programul pentru a-si tine evidenta unui hotel/pensiune. Acest program ofera posibilitatea de administrare integrata si facila a tuturor operatiunilor, fiind flexibil, intuitiv si usor de utilizat. Designul familiar face ca orice informatii despre clienti, rezervari, cazari si tarife, sa fie gasite foarte usor.Putem afirma ca implementarea acestui program a dus la realizarea progreselor in receptia pensiunii, iar cu ajutorul lui organizarea a fost mai bine definita ca inainte.

BIBLIOGRAFIE:

1. Archdale, G., Computer reservation systems and public tourist offices, 19932. Vallauri, D., GDS connectivity sltering trsvel business, 19953. www.expressoft.ro4. www.tophoreca.ro

4