Cum optimizezi bugetul decorporate travel

*conţine informaţii actualizate şi soluţii directe

Un ghid practic creat de compania de turism numărul 1 în România

Cuprins

Introducere.................................................................3

Cuvântul Vicepreşedintelui - Javier Garcia del Valle....5

Structura bugetului de turism.....................................6• Zone de optimizare a bugetelor• Costuri ascunse și metode de evitare

Furnizorii de servicii de turism..................................10• Tipurile de furnizori de servicii• Decizia de consolidare

Procese interne şi externe.........................................13 • Politica de travel: avantaje și moduri de implementare• Managementul situațiilor de criză

Cuprins

Consolidarea activităţilor de travel............................18• Beneficiile consolidării activităților de travel

Studii de caz..............................................................21

Calculator de optimizare costuri................................23

Pagină prezentare Happy Tour• Happy Tour• Date de contact

Introducere

3

Despre ghidAcest ghid a fost scris pentru a ajuta companiile și pe toți cei interesați de corporate travel. În contextul actual, când toate organizațiile aplică strategii de reducere și control ale tuturor tipurilor de costuri generate, este necesară înțelegerea activității de travel (cum funcționează, ce fac oamenii din spate, ce costuri pot fi reduse etc). De asemenea, îți vom da mai multe motive pentru atenția de care are nevoie un buget de travel și avantajele pe care le aduce un departament care să se ocupe de interacțiunea cu compania responsabilă de cont. Trecerea la managementul temporar al activității de travel s-a manifestat mai ales în ultimul deceniu. Sunt încă puține companii ce au o abordare formală și constantă pentru a economisi prin stabilirea unui control, furnizarea unor proceduri și livrarea unor servicii.În același timp, cu cât actorii din piață înțeleg mai bine implicațiile gestionării unui buget de travel noi vom colabora mai eficient și vom putea să optimizăm investițiile făcute, printr-o viteză de reacție mai bună și ierarhizare a procedurilor.

Ce conținePentru a putea atinge tot ceea ce ne-am propus cu acest ghid vom discuta inițial despre ceea ce înseamnă un buget de travel. Începem cu detalierea structurii unui astfel de buget: cum este organizat, ce trebuie să cuprindă, care sunt zonele de optimizare ale bugetelor, care sunt costurile ascunse și metodele de evitare.

© NASA Goddard Photo and Video

4

O bună parte din optimizarea unui buget depinde de alegerea unui responsabil de conturi eficient. Cine se ocupă de toate activitățile specifice, care sunt aceste activități și cum ar trebui să negociezi cu un furnizor de servicii sunt întrebări ce ar trebui să-ți influențeze decizia.Vom trece apoi la procesele interne și externe și vom povesti din experiența adunată cum trebuie gestionate situațiile de criză, care sunt avantajele existenței unei politici de travel și a modurilor acesteia de implementare.La final vei afla care sunt beneficiile consolidării activităților de travel privite și din punct de vedere financiar. Studiul de caz te va ajuta să înțelegi mai bine care sunt zonele unde bugetul de travel poate fi optimizat și cum acționează Happy Tour în această direcție.

Cui se adreseazăNe adresăm tuturor celor ce interacționează cu turismul corporate: furnizorilor de servicii pentru turism, companiilor ce au alocate bugete de travel, managerilor ce doresc să reducă costurile, tuturor celor ce văd în acest ghid o resursă pe care o pot exploata.

Lista de beneficiiÎn urma parcurgerii acestui ghid îți vei focaliza atenția asupra reducerii costurilor de călătorie, vei găsi solutii de optimizare a bugetelor, vei avea o vedere de ansamblu asupra ceea ce înseamnă corporate travel.

© NASA Goddard Photo and Video

Cuvântul Vicepresedintelui - Javier Garcia del Valle

"Acum 25 de ani am intrat pentru prima dată în business-ul de turism. Eram la început, aveam multe necunoscute şi au trecut ani buni până am reuşit să aflu multe din secretele bine păstrate, care făceau diferenţa. Am fost motivat întotdeauna să îmbunătăţesc constant performanţele şi să găsesc soluţii, inovatoare la orice provocare.

În România, la Happy Tour, am descoperit cu plăcere oamenii pentru care vorbeşte experienţa,

care îşi doresc să facă lucrurile mai bine în fiecare zi. 2010 este un an în care performanţa contează şi îţi oferim acum un ajutor gratis. Pentru prima dată am decis să dezvăluim din cunoştinţele şi abilităţile echipei.

Credem în transparenţă, în parteneriate şi în relaţii strânse. Veţi descoperi în ghid ce am adunat în ani de experienţă, lucruri pe care le punem la dispoziţie pentru un mediu de lucru vizibil îmbunătăţit şi o industrie de travel mai performantă."

Javier Garcia del Valle, vicepreşedinte Happy Tour

5

© Jule Berlin

‚

BugetOrice companie are nevoie de un buget de travel care să cuprindă toate activitățile necesare pe parcursul unui an. Planificarea unui buget îți permite să ai o orientare strategică asupra costurilor și să controlezi rezultatele în urma investiției.

Iată câteva din cheltuielile ce sunt incluse în bugetele de travel:

• transportul• cazarea• închirierea de mașini• asigurarea medicală• MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions)• servicii conexe.

Rareori există o structură fixă a unui buget de travel datorită fluctuațiilor care apar în rândul fiecărei categorii de costuri. Fluctuațiile nu permit menținerea unui preț fix pentru o perioadă bine delimitată (indiferent de cost), acesta fiind în permanență negociat.

Obișnuim să ne referim la ceea ce facem zi de zi precum licitația la bursă: fie că e vorba de un bilet de avion ori de un preț bun pentru locul de cazare, planificarea și viteza de reacție va permite licitarea pentru costul cel mai bun și câștigarea apoi prin negocierile purtate.

Să ai un control asupra linearității bugetului este foarte greu, dar poți să îți optimizezi investiția făcută prin înțelegerea distribuirii unui astfel de buget. Pentru a putea face acest lucru trebuie să intelegi cum este organizat*:

Structura bugetului de turism

6

© Tom Thai

• 60% din costurile unei călătorii de travel revin zborurilor• 30% din buget este alocat locurilor de cazare• 10% rezervat pentru MICE.

*Aceste procente au fost stabilite în urma unei evaluări a activităților din Happy Tour. Conform unei analize a conturilor gestionate, fiind cele ce se regăsesc cel mai des în bugetele de travel.

Zone de optimizare a bugetelorBiletele de avion primesc constant cea mai mare parte din buget. De aceea este de multe ori prima zonă de interes pentru economii, urmată de cheltuielile cu hotelul și numărul angajaților. Cele mai bune negocieri pentru prețuri se obțin în urma negocierilor de volum. O companie de servicii de travel va avea în permanență tarife și condiții preferențiale, datorită volumelor importante gestionate pentru toți clienții. Uneori o zi petrecută în plus, chiar dacă are atașate costurile de diurnă și cazare pentru angajați, poate aduce economii substanțiale în buget reducând costul biletului de avion. Această situație apare mai ales în cadrul călătoriilor de ultim moment, în care găsirea unui zbor direct, la un tarif preferențial este mult mai dificilă.

Costuri ascunse si metode de evitareCele mai multe costuri ascunse pot fi descoperite în ofertele companiilor aeriene. O ofertă care pare extrem de avantajoasă la prima vedere poate fi valabilă în condiții foarte stricte. Pentru a înțelege toate clauzele și implicațiile aferente, toate ofertele trebuie analizate cu mare atenție. “Ocaziile” promovate sunt menite să atragă atenția. Să luăm de exemplu o ofertă pentru destinație: Viena - 5 zile. Rareori găsești locuri. O companie de corporate travel știe că în spatele acesteia sunt diferite clauze ce transformă oferta într-o pierdere: ai această super ofertă, dar trebuie să o rezervi în avans cu 6 luni ca să beneficiezi de un preț mai bun.

7

© Tom Thai

Iată câteva direcții în procesul de economisire prin standardizarea unui proces decizional:

• direcționarea costurilor – Compania ta lucrează cu o singură agenție care are abilitatea de a obține cele mai scăzute prețuri pentru bilete de avion și tarife corporative reduse?

• abuzul de călătorii al angajaților – Călătoriile angajaților sunt justificate/necesare sau pot fi grupate, replanificate?

• respectarea strategiei de travel – Ai verificat dacă cei responsabili de aprobarea bugetului de travel revizuie în mod constant și aprofundat rapoartele de costuri sau le aprobă automat?

• documente necesare – Sunt incluse anexe cu documentele necesare pentru fiecare categorie de cheltuială? Cerințele sunt clare și cuprinzătoare?

• raportarea cheltuielilor – Sunt prezentate rapoartele de cheltuieli corecte și în timp util?

• schimbarea claselor de servicii – Sunt clasele serviciilor aeriene stabilite intr-un mod eficient din punct de vedere al costurilor?

8

© Tom Thai

Ai mai jos o listă cu zonele în care poți reduce cheltuielile incluse în bugetul de travel:

1. creșterea utilizării furnizorilor preferați (volume mari pe furnizori)2. creșterea achiziționărilor în avans3. creșterea utilizării de bilete restricționate4. reducerea clasei serviciilor5. reducerea clasei hotelurilor6. reducerea numărului de călătorii pe perioade scurte7. analiza tuturor călătoriilor internaționale8. reducerea echipei de călătorie.

Ce trebuie să reții:• zonele cu cele mai mari optimizări sunt transportul și cazarea cărora le revin și cea mai mare parte din bugetul de travel• cele mai multe reduceri sunt obținute la volum; o companie de travel reușește să obțină tranzacții mult mai bune datorită conturilor multiple pe care le administrează.

9

© Tom Thai

Furnizorii de servicii de turism

10

Multe dintre companii aleg să lucreze cu unul, doi sau chiar trei furnizori de servicii de turism simultan.

Această opțiune este specifică organizațiilor care doresc să:• compare ofertele de travel ale furnizorilor• obțină o contraofertă la cea făcută de concurență• fie protejate în situația în care un furnizor nu livrează cum a promis (de regulă datorită experiențelor neplăcute avute în trecut cu un alt furnizor).

Rezultatele rapide și eficiente vor veni însă în cazul colaborării cu un singur furnizor de servicii de travel, furnizor care are experiență în managementul călătoriilor. Această colaborare îți va permite elaborarea unor așteptări în materie de performanță și stabilirea unor obiective privind economiile și serviciile.

Simplificarea procesului de comunicare între o companie, furnizor și angajații ei va reduce riscul de neînțelegeri și va economisi mult timp și resurse în plan intern. În loc să petreci timpul pe clarificare și coordonare, te focusezi pe obținerea de rezultate.

Un program coerent cu un singur partener îți îmbunătățește capacitatea de a evalua și măsura performanțele, pentru că toate elementele programului sunt aranjate pe procese, proceduri universale și politici. Companiile care acordă contul de travel unui singur furnizor reușesc să economisească cele mai importante volume din bugete. Costurile adiționale pentru al doilea sau al treilea furnizor sunt redirecționate către achiziționarea de volume de travel care vin la pachet cu reduceri și facilități.

© Darwin Bell

11

Pentru fiecare călătorie vor exista mai multe servicii achiziţionate de la diverşi furnizori: companii aeriene, companii hoteliere, grupuri de închiriere auto, etc. Pentru ca fiecare cost să fie optimizat, compania de travel care se ocupă de cont trebuie să aibă volume importante de business derulate constant cu fiecare dintre furnizori.

Un alt punct în care se pot obţine economii de timp şi de bani este ciclul de management al furnizorului de travel. O companie care lucrează în stil corporatist, pe proceduri, are timpi mai buni în consultare, evaluare, stabilirea obiectivelor, negocierea contractului şi monitorizarea performanţei generale.

Tipurile de furnizori de servicii de turism

Companiile de travel (cum este cazul Happy Tour, compania nr. 1 în România)• HT gestionează conturi de dimensiuni mari, dar şi conturi cu volume mai mici de travel

• au clienţi corporate, unele dintre ele desfăşoară şi turism de vacanţă• au dezvoltate multe parteneriate ce le permit negocieri mari pe volum• primesc constant oferte de la companiile aeriene, companiile hoteliere, etc.• au un management corporatist, organizat pe proceduri.

Agenţiile de turism• au în general clienţi ce caută oferte de vacanţă• o mare parte din volumul de oferte este preluat şi apoi revândut• au un management de tip “business de familie”.

© Darwin Bell

12

Decizia de consolidare a activităţilor de travel cu un singur furnizor de travel – ce ar trebui să aibă companiile bine stabilit pentru a implementa un program de consolidare eficient?

Când dorești să consolidezi activitățile de travel către un singur partener trebuie să iei în considerare și:

• o analiză a stării curente a condiționării oricărei activități de travel• ce riscuri implică consolidarea și ce impact poate avea• care sunt beneficiile cuantificabile și concrete ale consolidării• care este calendarul realist, planul de acțiune și indicatorii de performanță pentru o implementare de succes• care sunt criteriile de selecție implicate în numirea unui furnizor de travel.

Ce trebuie să reţii:• lucrul cu un singur furnizor îți va permite optimizarea bugetului de travel la nivelul costurilor (în unele cazuri cifrele sunt spectaculoase)• vei obține reduceri la volum și îți vei putea dezvolta o strategie în urma parteneriatului cu un singur furnizor• viteza de reacție și calitatea suportului crește în urma consolidării; scade timpul alocat intern pentru activitățile de travel• nu poți compara serviciile oferite de 2 furnizori datorită (de exemplu) variației unui bilet de avion• unei companii de travel îi va fi mai ușor să negocieze anumite oferte punctuale datorită parteneriatelor dezvoltate.

© Darwin Bell

Procese interne şi externe

13

Astăzi, doar aproximativ 20% dintre companiile mari din România au dezvoltată o politică de travel. În decizia de achiziție sunt implicate de regulă mai multe persoane, de la diferite nivele de management.

Responsabil de comunicarea cu furnizorul de travel este Purchasing Managerul, iar decizia ulterioară este luată fie de la un head quarter (care e în afara țării), fie de board-ul de directori. În cazul companiilor mai mici, decizia poate fi luată de o singură persoană.

Îți propunem în următoarele pagini un set de pași care să te ajute la formarea unor proceduri interne. Ele îți vor permite fluidizarea proceselor de aprobare a bugetului de travel. Vei putea să identifici oportunități, să urmărești profiturile și să obții date comparabile pentru a lua cele mai bune decizii.

Politica și managementul schimbărilorO politică de travel implementată la nivelul companiei este inițiativa internă care s-a dovedit a avea cel mai mare succes în reducerea costurilor și atingerea obiectivelor propuse.

Politica ar trebui să conțină minim următoarele elemente:• cerințele politicii, incluzând:o direcții privind autorizațiile de achiziționareo informații în utilizarea furnizorului preferat (atât directe cât și indirecte)o informații despre mecanismele de platăo consecințe privind neconformitatea.

© Seier Seier

14

• reguli stabilite pe tipul de întrunire, incluzând consultanță pe frecvența evenimentelor, durata, dimensiunea și cheltuielile per persoană.

• explicarea rolurilor şi responsabilităţilor pentru management.

Aceste direcții trebuie cunoscute de toți cei care interacționează într-un fel sau altul cu bugetul de travel - incluzându-i aici atât pe cei din interiorul companiei, cât și colaboratorii externi.

Politica de travel: avantaje şi moduri de implementare

Majoritatea politicilor sunt orientate către sursele cheie: zboruri, hoteluri și închirieri auto. Îmbunătățirile procesului în alte zone ale politicii.Vei obține optimizarea reală a costurilor pe termen monitorizând aplicarea politicii și conformitatea proceselor, urmând pașii detaliați mai jos.

1. Evaluarea politiciiEste important ca politica să acopere toate zonele cheie controlabile care au impact asupra cheltuielilor tale de travel.

2. Managementul schimbariiImplementarea unei politici de travel pleacă de sus în jos. Managementul trebuie să acorde sprijinul și să fie un promotor al adoptării noilor reguli în cadrul companiei.

© Seier Seier

15

Angajații trebuie să primească informații exacte despre proces, obiectivele așteptate, îndatoriri și implicații. Datele transmise vor fi clare și fiecare angajat trebuie să cunoască așteptările care îi sunt atașate.

3. Informaţii de călătorie/RapoarteRapoartele te ajută să monitorizezi bugetul de travel și să revizuiești activitățile, acolo unde este cazul, pentru a le adapta mai bine la nevoile companiei.

4. Auditul prealabil al călătorieiE bine să fii atent la concordanța dintre politica de travel planificată și implementarea ei efectivă. Dacă apar diferențe trebuie să le măsori prin indicatori de performanță. Acest pas de auditare îți mărește controlul asupra cheltuielilor de travel înainte să suporți efectiv costurile.

5. Auditarea post-calatorieVerificarea post-călătorie te ajută să observi ce nu a mers conform planificării și care sunt oportunitățile pe care nu le-ai utilizat.În auditul rapoartelor de cheltuieli ar trebui să îți focalizezi atenția pe 2 zone:

© Seier Seier

16

1) lacune în cadrul politicii, spre exemplu nevoia de a clarifica când sunt permise cheltuielile pentru o masă de afaceri ce nu este inclusă în călătorie. 2) omisiunile din procesul de raportare a cheltuielilor care creează lipsuri sau zone de oportunităţi omise. Prin crearea unui sumar privind toate cheltuielile pe categorii, vei identifica toate zonele neprevăzute care pot apărea şi moduri în care să acoperi eficient aceste lacune din politica de călătorie.

Managementul situaţiilor de criză

Primii paşi în abordarea situaţiilor de criză:1. Delegarea responsabilităţii managementului• managementul riscurilor călătoriilor implică un efort cooperativ din partea mai multor departamente şi funcţii• externalizarea inteligentă furnizează aspecte cruciale ale programului managementului riscurilor călătoriilor, indisponibile intern, în termeni de expertiză

2. Determinarea tipurilor de riscuri

3. Crearea unei matrici a tipurilor de riscuri specifice companiei

4. Evaluarea expunerii la riscuri• strategic – evaluarea capacităţii companiei să coordoneze riscurile călătoriilor eficient, exemplu propriu şi/sau implicând un consilier de specialitate• tactic – dezvoltarea unei matrici pentru a diviza expunerea companiei la ameninţări specifice.

© Seier Seier

5. Diminuare sau administrare• fiecare risc identificat poate fi diminuat sau administrat prin transfer, eliminare sau tolerare• instrumentele folosite de obicei pentru administrarea și diminuarea riscurilor călătoriilor includ:procesare – evaluare, răspunsuri automateinformare – sfaturi de securitate, informații asupra destinațiilor, training și educațieplanificare – managementul crizelortransferul riscurilor – asigurare, asistență medicalăcomunicare - simpla deținere a unui astfel de program nu îți este suficientă, este necesară comunicarea luicontrol - Tehnici de monitorizare și asigurare a continuității programului de management al riscurilor călătoriilor includ:• numirea unui responsabil pe acest program• formarea unui calendar de călătorii al companiei• culegerea de date referitoare la problemele relaționate de risc• revizuirea politicilor și procedurilor când au loc incidente• asigurarea faptului că politicile de conformitate rămân ridicate.

17

Ce trebuie să reții:• implementarea unei strategii de management al riscului implică timp și resurse, însă pe termen mediu și lung are un retur al investiției foarte bun• toate scenariile și elementele care pot apărea trebuie detaliate și documentate atent, împreună cu soluții de răspuns și responsabili asignați• pentru o mai bună gestionare a bugetelor, este necesar un program al managementului crizelor.

© Seier Seier

Consolidarea activităţilor de travel

18

Politicile de travel pot varia semnificativ de la o companie la alta, însă punctele care trebuie atinse sunt asemănătoare în toate cazurile. Aceasta necesită patru faze ale activității:

1. Dezvoltare2. Comunicare3.

Monitorizare4. Executare

Companiile care își concentrează atenția la crearea, comunicarea, executarea și monitorizarea politicilor vor crește calitatea serviciilor și vor optimiza costurile în permanență.

Pentru a dezvolta un program eficient conform cu politica existentă trebuie să selectezi soluțiile adecvate în fiecare caz. Cei mai importanți factori de care trebuie să ții cont în realizarea selecției sunt: cultura internă, mediul de afaceri și obiectivele corporative.

Un procent de 35% din veniturile unei companii este orientat către costurile indirecte (cheltuieli de dezvoltare). Din aceste costuri, călătoriile pot reprezenta chiar până la 30%. Început în Vestul Europei și în SUA, trendul consolidării activităților de travel cu o singură companie începe să prindă rădăcini și în România. Practic, este cea mai rapidă și sigură metodă de a scădea costurile în timp ce mărești productivitatea angajaților și nivelul serviciilor de travel pe care le primești.

© Glenn Harper

19

Decalajul între unde se află compania astăzi și unde ar putea fi dacă nivelul costurilor de travel ar fi reduse prin stabilirea unor standarde, variază de la companie la companie. Însă, din experiența noastră, când ajutăm o companie să își consolideze activitățile de travel reușim să aducem economii de până la 25-30% din bugetele anuale.

Vei simți avantajele unui program complet de călătorii în 3 domenii principale: control, servicii și economii. Vei obține transparent toate datele de care ai nevoie pentru a monitoriza costurile și performanțele.

Pentru a porni procesul de consolidare trebuie să culegi datele din ultima perioadă pentru a avea imaginea programului curent de călătorie al companiei tale. Cu o bază detaliată pentru cheltuieli poți afla rapid valoarea reală a unui program de consolidare.

Beneficiile consolidării activităţilor de travelDacă analizezi principalele avantaje și limitări ale fiecărei soluții vei putea să alegi calea optimă pentru contextul și obiectivele tale.

Trebuie să ai în vedere o varietate de factori, incluzând: cultura și obiectivele corporatiste, accesibilitatea managementului, motivarea angajaților.

© Glenn Harper

20

Strategia

Aprobare prealabilă a călătoriei

Aprobare rambursarilor post călătorie

Raportarea excepțiilor post călătorie

Notificare prealabilă a călătoriei

Contra

• Eforturi productive suplimentare asociate cu cerințele de aprobare ale managerului• Creșterea tarifului datorită intervalului de timp între rezervare și emiterea biletelor

• Costurile au fost deja produse• Angajații pot contesta soluțiile ce impun suportarea cheltuielilor neprevăzute• Nealinierea costurilor și politicii dacă aceasta nu se adreseazăunei situații particulare

• Cheltuielile au fost deja realizate• Poate influența doar cheltuielile viitoare

• Există riscul ca unii angajați să nu se conformeze cu politica existentă• Pot să nu creeze economii importante

Pro

• Control efectuat înainte de cost• Potențial ridicat de economisire• Permite managerului să alinieze obiectivul călătoriei cu obiectivul companiei

• Adresează cheltuielile neconforme• Nu încetinește procesul de rezervare

• Nici un impact asupra călătorilor sau managerilor relaționați la călătoria actuală• Datele oferă o vedere agregată a conformității

• Mai puțin invazive – nu necesită eforturi productive suplimentare din partea managerilor• Niciun interval de timp între rezervare și emiterea biletelor• Permite angajaților să decidă când trebuie schimbate rezervările care nu se încadrează în politică

© Glenn Harper

Studiu de caz

21

Compania AlfaB (din motive de confidențialitate îi vom proteja identitatea), din FMCG, avea un număr de 60 de angajați ce călătoreau în țară și străinătate. Bugetul de travel, de peste 100 000 euro/an, era încredințat fiecărei asistente de departament care rezerva agențiile de turism în funcție de preferințe, neavând un furnizor de travel desemnat.

Am discutat cu Managerul de Achiziții și i-am explicat beneficiile consolidării activității de travel cu un singur furnizor. La final acesta a ales Happy Tour (numărul 1 pe segmentul corporate) pentru:

• negociere tripartită cu compania aeriană cu care obișnuiau să călătorească pe o anumită destinație, pentru obținerea unor tarife preferențiale• rate mai bune la tarifele hotelurilor din țară și străinătate la care obișnuiau să se cazeze• propunerea unor locații speciale pentru organizarea evenimentelor de companie• telefon de urgență disponibil 24 de ore/7 zile pe săptămână pentru situații speciale• un singur interlocutor în persoana unui agent dedicat companiei, expert cu înaltă calificare și experiență• existența unui singur furnizor de travel capabil să ofere toată gama de servicii turistice de la bilete de avion până la bilete la cele mai extravagante spectacole din lume• siguranța financiară și politica de plăți avantajoasă• acces direct la aproape toate companiile aeriene (peste 800, operând în 253 de țări, deservind peste 10.000 de aeroporturi/orașe) și asistență în toate marile aeroporturi ale lumii

© Kevin Dooley

• servicii de consultanţă referitoare la securitatea călătoriilor (vreme, ameninţări, forţa majoră, turism ecologic, servicii pentru pasageri cu dizabilităţi)• informaţii şi asistenţă în obţinerea vizei• rapoarte privind activitatea de travel a companiei, ş i multe alte beneficii.

Ne-am implicat, alături de Managerul de Achiziţie, în organizarea internă a fluxului de documente aşa încât procesul de comenzi şi aprobări să fie simplificat şi eficient.

Din 3 în 3 luni am evaluat activitatea noastră împreună şi am calculat economii de peste 10% în activitatea de travel a companiei. La bugetele eficientizate vizibil s-a adăugat o comunicare îmbunătăţită între asistentele de departament şi consultantul de travel, un flux mai eficient şi mai simplu al organizării activităţii în interior şi gestionarea mai bună a situaţiilor de urgenţă. Eficientizarea proceselor din interior a adus o optimizare a resurselor estimata la peste 10 000 de euro pe an, în afara economiilor obţinute direct în bugetul de travel.

Monica SimionDirector Comercial

22

© Kevin Dooley

Calculator de optimizare costuri

23

Am creat o mini aplicație care te ajută să obții o estimare a banilor pe care îi poți econimisi de mâine prin consolidarea activităților de travel. Intră pe http://turism-corporate.happytour.ro și afli în mai puțin de 1 minut care sunt cifrele la care te poți aștepta. Vei fi cu siguranță surprins!

© Wolfgang Staudt

Happy TourAm lucrat cu peste 1700 de clienți din majoritatea industriilor. De 9 ani primim distincția de cea mai puternică companie de turism corporate din România. În 2007 Happy Tour a făcut trecerea de la un business de familie, construit din pasiune către modelul de business corporatist, axat pe proceduri și politici solide de lucru.

Am învățat cum să abordăm specific contextul fiecărei industrii pentru costuri mai bune și timpi mai scurți. Și probabil cel mai important lucru după 14 ani: am învățat să facem totul simplu și plăcut pentru fiecare client. Gestionarea fiecărui cont de către un account manager permite rezolvarea problemelor rapid și fără pauze în comunicare.

Politica de transparență practicată (suntem auditați anual de către KPMG) ne-a adus recunoașterea a numeroși parteneri pe care îi avem alături din primele zile. Parteneri care știu că le suntem aproape 168 de ore pe săptămână prin linia de telefonie urgentă.

Dacă vrei să afli rapid ce soluții de optimizare a costurilor avem pentru tine ne poți contacta acum.

Diana Trif0213070649 diana.trif@happytour.ro

Happy Tour, Bucharest Office Address: Metropolis Center, str. Grigore Alexandrescu nr. 89-97, etaj 4, Aripa Vest sector 1

Bucureşti, (intrare prin Bulevardul Iancu de Hunedoara, nr 56-60) Phone No: (4021) 307.06.30 Fax: (4021) 307.06.40 E-mail: office@happytour.ro

EMERGENCY LINE (24/7): TICKETING - 0745 039 801 HOTELS - 0733 770 780