Ghid Scriere de Proiecte

17-19 Octombrie 2003 Curs de scriere de proiecte pentru ONG-uriFundatia Life, Centrul de Informatii si Resurse pentru ONG-uri

Cuvant Introductiv

Acest ghid a fost creat in speranta ca acesta va incuraja ONG-urile din Oradea saacceseze fondurile publice dedicate activitatilor de tineret si sa ii sustina in procesulde completare a cererii de finantare.

Doresc sa multumesc colegilor Camelia Nistor si Cristian Seidler care m-au ajutat laconceperea si implementarea acestui curs.

Ghidul poate fi gasit si in varianta electronica pe internet la adresa: www.life.org.

Janina Diana Pasaniuc


Brosura contine:

§ Procesul de elaborare a cererii de finantare§ Structura unui proiect§ Identificarea, prioritizarea si justificarea problemei§ Scop§ Obiectivul§ Beneficiari - Grup tinta§ Plan de activitate§ Implicarea tinerilor in proiect§ Evaluarea§ Buget§ Continuare§ Glosar de termeni


1. Procesul de elaborare a cererii de finantare

Elaborarea este doar o parte a procesului, de Stephen Wilbers

Singurul lucru pe care trebuie sã-l faceþi ca sã primiþi o finantare este sã scrieþio cerere bunã. Adevãrat? Fals.

De fapt, cuvîntul “scriere” în expresia “scrierea unei cereri” ne poate induce îneroare. Cuvinte ca “planificare”, “orchestrare” sau “implementare” descriu mai precisce trebuie fãcut pentru a beneficia de finantare. Scrierea cererii este doar un pas dintr-un lung proces. Sã împãrþim procesul în 4 etape.

Etapa 1. Evaluarea ideii si abilitatea de a o indeplini

Primul lucru care trebuie fãcut este evaluarea valorii ideii. Este necesar acest lucru?Rezolvã o problemã importantã? Este durabilã, unicã ºi inovatoare? Chiar puteþi sãrealizati ce v-aþi propus?Programele de finantare în general finanþeazã un proiect luand în considerare 5criterii: calitatea persoanelor implicate, semnificaþia problemei, importanþa soluþiei,obiectivele programului de finantare ºi rezonabilitatea pretului.

Etapa 2. Gasirea unei surse potrivite

Citiþi cu grijã ghidul programului, cerintele potrivite ºi criteriile de evaluare. Intrebaþiprin telefon sau printr-o scurta scrisoare dacã programul e interesat de proiectulvoastu. Cereti o listã a proiectelor finantate anterior. Cereti consultanta pentru cerereavoastra.

Etapa 3. Adunarea sprijinului intern ºi extern

Acesta este stadiul în care sunt implicati oameni, din interiorul sau din afaraorganizaþiei. Asiguraþi-vã cã aveþi destul personal necesar pentru proiect. Aflaþi dacãsunt intresati si dedicati ideii d-voastrã. Depinde de natura proiectului, puteþi aduna oechipã de supraveghetori sau puteti solicita scrisori de sprijin din partea unor autoritãtibine cunoscute.

Etapa 4. Proiectarea, revizuirea ºi elaborarea cererii

Structuraþi cererea în concordanþã cu ghidul programului. Puteþi începe scrierea tinandcont de câteva indicii:

• Subliniaþi de ce organizatia voastra este cea mai calificata în a rezolva problema.• Documentaþi-vã cererea în mod concret ºi specific, dar nu exageraþi.• Prezentaþi mai întâi cele mai puternice argumente ºi documentarea obligatorie• Anticipaþi întrebãrile verificatorului prin expunerea principiilor proiectului• Concentrati-va asupra punctului cel mai slab al cererii, acesta fiind relevanta

proiectului.• Fiti consecvent în stil si formã pe tot parcursul cererii• Asigurati-va cã cererea este completa, fara greseli ºi atractiva. Tabelele graficele

sunt apreciate de cititori


• Înainte de a trimite cererea rugati colegii ºi consultantii sã o citeascã si sã oaprecieze.Ei bine, e un adevãrat proces, nu-i asa? Nu vreau sã vã descurajez în încercarea Dvs.

Dar luati în considerare urmatoarele: “Scrierea” unei cereri este cea mai uºoarã parte.Dacã vi se acordã finantarea, munca cea mai grea de acuma începe.


2. Structura unui proiect

Întrebari - cheie Componentele propuneriiCE incearca acest proiect sa realizeze ?CE veti schimba sau influenta prin intermediulacestui proiect ?

Scopuri si obiective

DE CE sunteti cel mai potrivit pentru a realizaproiectul ?CUM veti realiza proiectul ?

Justificarea urgentei rezolvarii problemei si acapacitatii organizatiei de a o rezolva

CUM va fi condus proiectul ?UNDE se va desfasura proiectul ?CAND se vor desfasura activitatile proiectului ?

Planificarea in timp si spatiu a proiectului si amodului de implemetare

CUM veti controla realizarea proiectului inderulare ?CUM veti masura eficienta ?CUM veti transmite celorlalti ceea ce ati facut?

Monitorizare, evaluare siraportare

CAT de mult va costa proiectul ?CE resurse vor fi necesare ? Bugetul

CUM va fi continuat proiectul ?CE se va intampla dupa ce proiectul initial va fiincheiat ?

Durabilitate

CE alte materiale puteti oferi in sprijinulpropunerii ? Materiale de sustinere


3. Identificarea, prioritizarea si justificarea problemei

Identificarea problemei

De ce?

Identificarea unei probleme specifice si foarte clar definite este primul pas critic spreimplementarea cu succes a unui proces de rezolvare a problemei. Strategia deimbunatatire a calitatii serviciilor implica rezolvarea problemelor intr-o ordine deprioritati. De ce este important ca problemele sa fie prioritizate?

§ Resursele si timpul sunt limitate. Nu pot fi rezolvate toate problemele in acelasitimp, de aceea eforturile ar trebui focalizate, initial, pe cea mai importantaproblema.

§ Pentru a castiga experienta si a acumula expertiza cu procesul de rezolvare aproblemelor, prima problema pe care ar trebui sa lucrati ar trebui sa fie una care sapoata fi usor studiata si rezolvata. Alegeti o problema pentru care sunt disponibilemulte informatii.

§ Daca rezolvarea primei probleme are succes, acea solutie poate fi reprodusa usorla nivel local sau national, si chiar mai departe, daca corespunde cu politicileprioritatare ale institutiei.

Ce?

O problema apare atunci cand exista o diferenta intre ceea ce “ar trebui sa fie” si ceeace “este”; intre ideal si situatia actuala. O problema:

1.exprima diferenta intre situatia dorita si situatia actuala;

2.este direct sau indirect corelata cu situatia grupului afectat

3.este exprimata in termeni de procese, efecte, impact si satisfactie.

Cum?

Puteti selecta o problema folosind una din urmatoarele tehnici:

§ o tehnica de observare directa, precum sondajele populatiei

§ un tehnica de consens, precum o matrice de prioritizare, care folosestebrainstorming-ul ca prim pas

§ o tehnica de analizare a datelor, precum folosirea unui grafic de control.


Pentru a identifica constelatia de probleme puteti folosii tehnica "mind mapping".Astfel, folosind modelul desenului de mai joc, scrieti in mijloc efectul observat,identificati grupurile afectate sau interesate de rezolvarea problemei. O dataidentifcatevor fi trecute in dreptul fiecarei liniute, si se va pune intrebarea " Ce credegrupul identificat care este cauza?"

Prioritizarea problemei

Matricea prioritatilor este o metoda ce ne va ajuta in stabilirea acelei probleme pe careurmeaza sa o abordeze proiectul nostru. Vom lua toate problemele pe care le-amidentificat si le vom prioritiza. Problema cu cea mai mare prioritate va fi aceea careapare cel mai frecvent, este cea mai importanta iar abordarea ei de catre noi este ceamai fezabila.

Prioritizarea problemelor va fi realizata de catre grupul tinta al proiectului. Implicareabeneficiarilor in acest proces va asigura ca vom gasi problema cea mai importantapentru acestia.

Vom considera trei criterii pentru prioritizarea problemelor:4.Frecventa ( Cat de frecventa este problema ? Apare des sau doar rareori ? )5.Importanta ( Din punctul de vedere al beneficiarilor care este cea mai importanta,

cea mai stringenta problema ? )6.Fezabilitatea ( Este realist sa afirmam ca noi vom putea rezolva problema ? )


Problemele se introduc intr-un tabel dupa cum urmeaza

Probleme Frecventa Importanta Fezabilitatea TOTAL

Problema 1

Problema 2

Problema 3

Problema 4

Fiecare participant la procesul de prioritizare va vota de trei ori pentru fiecaredin cele trei criterii ce apar in coloanele principale ale tabelului.

In cadrul unei coloane-criteriu, un participant poate acorda toate cele treivoturi pentru o singura problema, poate acorda cate un punct pentru trei dintreprobleme sau poate acorda doua voturi uneia dintre probleme si un punct unei alteprobleme.

Acelasi procedeu se repeta pentru fiecare din cele trei coloane-criteriu.In ultima coloana se cumuleaza punctele acumulate de fiecare problema in parte,insumand punctele de pe cele trei coloane-criteriu. In cadrul proiectului va fi abordataacea problema care a obtinut cel mai mare punctaj.

Justificarea problemei

Justificarea unei problemei porneste intotdeauna de la misiunea si scopurileorganizatiei cu care trebuie sa fie in relatie. Problema trebuie sa faca parte din ariageografica si domeniul de activitate in care organizatia actioneaza.

Explicati de ce organizatia voastra este in masura sa abordeze problema si sa orezolve. Exemple cu succesele anterioare sunt binevenite. Acest lucru va aduce unplus de credibiliate organizatiei ca fiind capabila sa rezolve problema. Dorinta de asolutiona sau ameliora problema trebuie sa stea la baza construirii proiectului.

Problema justificata trebuie sa fie reala. De aceea se descrie situatia actualaintr-un anumit loc si perioada, precum si populatia afectata de problema. Se prezintaproblema sau nevoia care se cere a fi rezolvata, motivul pentru care este necesararezolvarea ei si modul in care se va ameliora aceasta dupa incheierea proiectului. Esteimportanta descrierea strategiei prin care se ajunge de la situatia actuala in care existaproblema la situatia dorita. In acest capitol se descrie beneficiarii si grupul tinta carevor face parte din proiect.

Pentru a fi credibila problema, se prezinta dovezi, date concrete, usorverificabile in favoarea ei: studii, analize statistice, cercetari in domeniu, articole depresa, opiniile expertilor din domeniul respectiv, alte documente oficiale, etc. Serecomanda folosirea acestui tip de dovezi pentru evita considerarea problemei ca fiind


nefondata, fara temei. Nu faceti presupuneri cu privire la existenta problemei si nuinventati dovezi.

O problema existenta are sustinerea comunitatii. De aceea este bine sa fiesprijinita de autoritati si de comunitatea in care exista. Sprijinul din partea acestoraeste realizat cu ajutorul scrisorilor oficiale de sustinere. Problema trebuie prezentatadin perspectiva beneficiarilor iar rezolvarea ei trebuie dezvoltata tot din aceastadirectie.

In fine, forma pe care justificarea problemei o va avea este importanta.Persoana care citeste acest capitol trebuie sa aiba o imagine clara asupra contextuluiproblemei. Astfel justificarea trebuie sa fie cat de simpla posibil, sa fie interesanta decitit, sa nu contina elemente de jargon, sa aiba dimensiuni rezonabile (adica sa nuincerce sa rezolve toate problemele din lume) si sa nu fie “ lipsa programului” decatin situatia in care programul nu functioneaza.


4. SCOP

Scopul proiectului este ceea ce dorim sa realizam dupã desfãºurarea lui, adicastarea la care vrem sa ajungem. Atunci când îl formulãm ne gândim la întrebarea:“Unde vrem sã ajungem?”. În general proiectele se adreseazã unei probleme majore ºi îºi propun sãrezolve problema dacã e posibil, sau sã amelioreze situaþia creatã de existenþaproblemei respective. Scopul este stadiul in care dorim sa ajunga problema in urmaproiectului.

Scopul proiectului este unic si se stabileste în conformitate cu misiuneaorganizatiei, cu strategia sa de dezvoltare, dar si cu contextul în care se desfãsoarã, cunevoile si problemele comunitatii.

Cand formulam scopul, acesta trebuie sa:

Sa contina Sa nu contina

Enunt clar si concis

Un ideal

Un rezultat urmarit pe termen lung

Un verb la forma conjunctiva: “ sarealizeze...” sau un substantiv verbal:“realizarea...”

Elemente masurabile

Conjunctia “si” - desparte 2 scopuri

Cuvantul “prin” - descrie metoda

Intrebari de verificare a scopului:

§ Reiese schimbarea pe termen lung din formularea scopului?§ E clar? Poate fi inteles de cineva care nu cunoaste proiectul?


5. Obiectivul

Imaginati-va ca scopul este destinatia la care doriti sa ajungeti. Obiectivelesunt calea prin care ajungeti la destinatie.

Obiectivele sunt pasi necesari pentru atingerea scopului. Un obiectiv trebuie safie realizabil, specific, concret, atins intr-o perioada de timp masurabila. El trebuie safie in mod logic legat de problema si scop. Obiectivul contine grupul tinta, adicagrupul de implementare a proiectului. Astfel din formularea scopului trebuie sa reiasaca proiectul isi propune atingerea unor rezultate.

Pentru o constructie corecta a obiectivului ca propunem un exercitiu simpludin 7 pasi.

7.Stabilirea rezultatelor.Rezultatul este dovada concreta ca un obiectiv a fost indeplinit. Pentru a fi sigurica obiectivul poate fi indeplinit, ne stabilim ce rezultate dorim sa avem. Rezultatuldetermina o schimbare, o imbunatatire pe care proiectul a produs-o asuprabeneficiarilor.Intrebarea la care trebuie sa raspudem este care sunt rezultatele pe care dorim sa leatingem la sfarsitul proiectului?Exemplu de rezultat: mar, curs de instruire

8.Determinarea indicatorului de performanta.Performanta este nivelul la care dorim sa se realizeze un rezultat. Indicatorul deperformanta este unitatea de masura a rezultatului. El ne ajuta sa vedem cat deaproape am ajuns comparativ cu rezultatele anticipate.Pentru a determina indicatorul trebuie sa raspundem la intrebarea cu ce masuramrezultatul pe care l-am stabilit?Exemplu de indicator al rezultatului – bucata, kilogram, zile (merele se masoara inbucati sau kilogram; cursul de instruire se masoare in zile)

9.Determinarea standardului de performantaStandardul reprezinta cantitatea unitatii de masura. El ne arata care ar trebui sa fievaloarea indicatorilor de performanta pentru a fi siguri ca am atins rezultatul.De exemplu: 2 mere, 7 zile, etc.

10.Determinarea beneficiarilor.Beneficiarul este persoana in folosul careia realizezi proiectul. Beneficiarul trebuiedescris clar in obiectiv pentru a putea fi verificat.De exemplu, in programul de finantare a Primariei Oradea beneficiarii pot fi tinericu varsta cuprinsa intre 14 si 29 ani.

11.Determinarea timpului necesar pentru atingerea rezultatului. Timpul trebuie safie exprimat clar astfel incat sa se stie in ce interval de timp vom desfasuraproiectul. Timpul poate fi exprimat in ore, zile, luni.De exemplu, in programul de finantare al Primariei Oradea, proiectele trebuie sa seincheie cel tarziu la 31 decembrie a anului in care a inceput proiectul.

12.Scrierea obiectivului


Acest pas presupune combinarea informatiilor rezultate din parcurgerea celor 5pasi anteriori. Enuntul care exprima obiectivul trebuie sa fie coerent si clar.

13.Evaluarea obiectivuluiPentru a verifica daca obiectivul este corect trebuie sa raspundem la catevaintrebari de verificare:

- Ce? Cand? Unde? Pentru cine? Daca ai raspunsuri la aceste intrebari inseamna caai un obiectiv Specific.

- Ce cantitate de rezultat voi obtine? Daca raspunzi la aceasta intrebare inseamnaca ai un obiectiv Masurabil.

- Rezultatul pe care ti l-ai propus poate fi indeplinit de organizatia ta cu resurselede care dispune (persoane, timp, bani)? Daca raspunsul la aceasta intrebare esteafirmativ inseamna ca ai un obiectiv Abordabil, adica poate fi atins.

- Exista in realitate posibilitatea sa indeplinesti rezultatul pe care ti l-ai propus?Daca da, ai un obiectiv Realist. (de exemplu, daca iti propui sa calatoresti peplaneta Jupiter, chiar daca ai persoanele, timpul si banii suficienti in realitate nupoti faci acesta calatorie)

- Obiectivul exprima clar intervalul de timp necesar pentru realizarea sa? Timpulse exprima in zile sau luni. Daca da, atunci obiectivul este incadrat in Timp.

Daca ai raspunsuri pentu toate aceste intrebari legate de obiectivul pe care l-aiscris inseamna ca obiectivul tau este SMART. Programul de finantare al PrimarieiOradea pretinde ca obiectivele scrise in proiect sa fie SMART.

Cate obiective putem avea intr-un proiect?E bine de retinut ca un numar mare de obiective nu inseamna ca proiectul e bun.

De aceea pentru Programul de finantare al Primariei Oradea se recomanda scriereaunui numar de maxim 3 obiective SMART intr-un proiect.


6. BENEFICIARI – GRUP TINTA

Grup tinta - Beneficiari directi - Beneficiari indirecti

Definirea corecta a acestor categorii de persoane este importanta pentru cafinantatorul sa inteleaga cine va realiza proiectul si cui i se vor adresa activitatile dincadrul acestuia, rezultatele lui.

Grup tinta

Grupul tinta reprezinta grupul prin intermediul caruia actiunea isi atinge scopul. El vafi reprezentat mereu de un singur grup de persoane. Atunci cand se defineste grupultinta trebuie precizate urmatoarele :

§ numarul exact al membrilor grupului, varsta lor§ elemente de identificare a grupului, caracteristica lor comuna dar nu faptul ca sunt

membri ai organizatiei aplicante

Grupul de beneficiari sunt persoanele fizice sau juridice in folosul carora se produceschimbarea urmarita. Categoria beneficiarilor poate fi subclasificata in categoriabeneficiarilor directi si cea a beneficiarilor indirecti.

Beneficiari directi

Beneficiarii directi reprezinta segmentul de populatie, institutiile, structurile carebeneficiaza in mod direct, nemijlocit de rezultate/efecte. El va fi reprezentat mereu deunul sau mai multe grupuri de persoane fizice clar diferentiate ( sa nu existe intre elelegatura directa de tip intreg-parte) sau de persoane juridice.

Atunci cand se definesc beneficiarii directi, persoane fizice, trebuie precizateurmatoarele:§ numarul rotunjit al membrilor grupului, varsta lor§ ( in cazul in care grupul este foarte mare – locuitorii orasului – sau nu poate fi

estimata dimensiunea lui – biciclistii din Oradea –, nu e neparat necesaraprecizarea numarului persoanelor din grup);

§ elemente multiple de identificare a grupului, caracteristicile lor comune cat maiexacte.

Atunci cand se definesc beneficiarii directi, persoane juridice, trebuie precizateurmatoarele:§ numele complet al acesteia, fara abrevieri;§ scurta descriere a modului in care acestea vor beneficia de pe urma proiectului.

Trebuie precizat numarul rotunjit al beneficiarilor directi. Exagerarile vor fidepunctate de finantator, in plus, din raportul final va reiesi numarul real al


beneficiarilor, deci ar fi bine sa faceti un calcul realist al beneficiarilor proiectuluivostru de la bun inceput. Daca numarul beneficiarilor va fi mai mare decat numarulprevazut initial, in proiectul scris, acest lucru nu reprezinta neaparat un punct negativ,insa daca numarul acesta va fi mult mai mic decat cel prevazut, asta denota lipsavoastra de realism sau de capacitate organizatorica.

Beneficiari indirecti

Beneficiarii indirecti reprezinta segmentul de populatie care beneficiaza in modindirect de rezultate/efecte, urmare a efectului multiplicativ. El va fi reprezentatmereu de unul sau mai multe grupuri de persoane fizice clar diferentiate ( sa nu existeintre ele legatura directa de tip intreg-parte) sau de persoane juridice.

Atunci cand se definesc beneficiarii indirecti, persoane fizice, trebuie precizateurmatoarele:§ numarul aproximativ al membrilor grupului, varsta lor ( in cazul in care grupul

este foarte mare – locuitorii orasului – sau nu poate fi estimata dimensiunea lui –biciclistii din Oradea –, nu e neparat necesara precizarea numarului persoanelordin grup) ;

§ elemente multiple si cat mai concrete de identificare a grupului, caracteristicile lorcomune cat mai exacte, detaliate;

§ scurta descriere a modului in care vor beneficia de pe urma proiectului.

Atunci cand se definesc beneficiarii indirecti, persoane juridice, trebuie precizateurmatoarele:§ numele complet al acesteia, fara abrevieri;§ scurta descriere a modului in care va beneficia de pe urma proiectului.

Dat fiind ca nu aveti controlul direct asupra acestei categorii de beneficiari, gradul deaproximare poate fi mai ridicat in cazul acestora. Precizarea cat mai multor elementede identificare a grupului precum si descriere modului in care grupul va beneficia depe urma proiectului arata insa ca stiti exact cui vreti sa va adresati, cine vreti sabeneficieze de pe urma proiectului vostru.

Definirea clara a acestor categorii de persoane va poate aduce 12 puncte din cele100 de puncte ale grilei de evaluare a proiectelor din cadrul programului definantare al Primariei Municipiului Oradea.


7. Plan de activitate

Planul se referã la modalitatea în care proiectul se va desfãºura ºi va rezolva problemaEl trebuie sa includa detalii legate de :

• Grupul tinta si implicarea acestuia in activitate. Numarul oamenilor pe careintentionati sa ii serviti. Unele proiecte se adreseaza la doua tipuri de public:participantii directi(muzicienii din formatia locala,copii care fac curatenie inparcuri) si beneficiarii indirecti ( iubitorii de muzica,oamenii care se plimba inparcuri). In acest caz, descrieti ambele tipuri de public.

• Ce urmeaza sa faceti. Descrieti activitatile. Informati-l pe finantator asupraobiectivelor proiectului asupra numarului de activtati pe care le veti face intr-operioada de timp, cate intalniri cu cati membri ai grupului tinta etc. Asigurati-va ca nu faceti promisiuni care nu pot fi indeplinite

• Ce planificari au fost facute deja in proiect. Daca ati facut deja cercetari, atiasigurat numarul participantilor sau ati facut alte munci initiale, informati-l pefinantator pentru a vedea ca sunteti bine intentionati.

• Data la care se va desfasura proiectul. Trebuie sa existe o data de incepere side terminare a acestuia In general, spunem despre un proiect ca a inceput, inmomentul in care ati inceput sa cheltuiti bani.

• Unde se va desfasura proiectul. In momentul in care inaintati cererea definantare, s-ar putea sa nu stit raspunsul la toate aceste chestuni. Dar cu catstiti mai mult, cu atat va arata mai bine propunerea. Nu uitati ca puteticontinua sa inaintati informatii reactualizate pana in momentul in careconsiliul incepe efectiv sa analizeze propunerea.

• Activitãþile care apar, resursele ºi personalul necesar în desfãºurareaproiectului

• De câte ori e posibil justificaþi cursul acþiunii fãcute. Metoda cea maieconomicã care ar trebui folositã este aceea care nu compromite calitateaproiectului.

• Subliniaþi trãsãturile inovatoare care pot fi considerate distincte faþã de altele.De câte ori este posibil folosiþi anexe pentru a da detalii, informaþiisuplimentare ºi informaþii pentru o analizã în amãnunt. Aceste tipuri deinformaþie, deºi necesare cererii, dacã sunt incluse în plan pot îngreunalecturarea acestuia . Anexele oferã cititorului un acces imediat la detalii dacãsau cand clarificarea unei idei sau concluzii este necesarã. Orare, planuri delucru, activitãþi, metodologii, acte juridice, date autobiografice, scrisori derecomandare ºi aprobãri sunt exemple de anexe.

Concluzii:§ trebuie sa rezulte din obiective si sa duca la indeplinirea lor§ sa fie bine definite§ sa includa implementarea efectiva; locul de desfasurare; resurse; metodologie;

persoane responsabile; mod de evaluare- CE(activitatile)- - care vor fi activitatile principale in cadrul proiectului ?


- CUM (metodele)- isi va atinge proiectul obiectivele ? - va fi administrat proiectul ?

- UNDE - se va desfasura proiectul ?

- CÂND - se vor desfasura activitatile ? - care sunt termenele-cheie in derularea proiectului ?

- cand / cum isi va coordona organizatia activitatile cu cele aleagentiilor donatoare / partenere ?

- CU CE(resurse) - buget- CIT DE BINE(evaluare)

7 pasi in scrierea activitatilor

Pasul 1: identificati rezultatele pe care le aveti la fiecare obiectiv. Fiti atenti caciacestea pot fi mai multe atat la nivel de individ cat si la nivel de organizatie.Pasul 2: Identificati cel putin un indicator masurabil pentru fiecare rezultat.Indicatorii fac rezultatele observabile. Ei descriu rezultatele in termeni masurabili. Ieiinclude deseori numere si/sau procentePasul 3: Scrieti rezulatele asteptate, in coloana din tabel, cuprinzand si indicatoriiidentificatiPasul: 4: Indetificati activitatea/ activitatile care duc la realizarea rezultatului.Specificati in mod clar procesul sau seria de evenimente care duc la realizarea ei.Pasul 5: Identifcati resursele de care aveti nevoie pentru a indeplinii activitateaPasul 6: Identificati: de cat timp aveti nevoie, cine este responsabil pentru fiecareactivitatePasul 7: Reviziurea planului de actiune: Vor duce activitatile la realizarearezlutatelor? Activitatile si rezultatele duc la realizarea obiectivelor?

ResurseObiectivul Activitatea Metodologia Loculumane materiale De timp

Evaluare


8. Implicarea tinerilor in proiect

Programele de tineret din Romania, inclusiv programul de finantare alPrimariei urmareste implicarea activa a tinerilor in derularea proiectelor si crestereaspiritului antreprenorial al acestora.

Tinerii trebuie inplicati atat in pregatirea cererii de finantare, cat si inpregatirea proiectului; derularea proiectului; evaluarea proiectului.

Cum pot fi implicati tinerii:

- etapa de pregatire a cererii: ar fi de indicat ca ideea proiectului sa porneasca dela tinerii implicati in proiect; ei sa completeze si cererea de finantare

- etapa de pregatire si implementare a cererii de finantare: tinerii sunt cei careimplementeaza proiectul, activitatile, descrieti in ce mod vor fi implicati ei, careactivtati sunt implementate de ei.

- Evaluarea proiectului: este evaluarea realizata de catre tineri, care este produsulevaluarii, va fi ea condusa de catre tineri


9. Evaluarea

Evaluarea are douã pãrþi: a produsului ºi a procesului.

Evaluarea produsului ofera rezultate care pot fi atribuite proiectului, precumºi masura în care proiectul si-a atins obiectivele.

Evaluarea procesului aratã cum a fost condus proiectul, în legãturã cu planulde acþiune stabilit ºi cu eficienta diverselor activitati din plan.

Majoritatea finantatorilor cer acum o formã de evaluare a programului. Solicitãrileproiectului trebuie sã fie studiate cu grijã. Evaluãrile pot fi conduse de un membru dininteriorul organizaþiei, de o firmã de evaluare sau de amîndoi. Solicitantul trebuie sãprecizeze durata necesarã pentru evaluare, cum va fi distribuit feedback-ul în cadrulgrupului tinta, si un program pentru revizuire ºi comentarii asupra acestui tip decomunicare. Planurile de evaluare se pot realiza la începutul, mijlocul sau sfarsitulproiectului, dar solicitantul trebuie sã specifice punctul de pornire. E practic sã seprezinte planul de evaluare la începutul proiectului din douã motive:1. Evaluãrile convingãtoare necesitã colectarea informaþiei potrivite înainte ºi în

timpul desfãºurãrii programului, si2. Dacã planul nu poate fi pregatit la inceput atunci o revizuire criticã a planului este

de preferat.

Aceastã parte trebuie sã respecte urmãtoarele criterii:

• Sã prezinte un plan pentru realizãrile obiectivelor• Sã prezinte un plan al metodelor de evaluare• Sã arate cine va realiza evaluarea ºi cum vor au fost aceºtia aleºi• Sã prezinte clar criteriile de evaluare• Sã descrie modul în care informaþiile vor fi adunate• Sã explice orice chestionare sau teste folosite• Sã descrie procesul analizei datelor• Sã arate cum va fi folositã evaluarea pentru a îmbunãtãþi programul• Sã descrie orice raport de evaluare produs

De ce e nevoie de un proces de evaluare?

Cum veti sti daca ati obtinut impactul dorit ? Daca ati facut treaba buna, tot cetrebuie sa faceti este sa descrieti informatiile adunate pentru a vedea cat de mult v-atiindeplinit scopul. Veti tine evidenta telefoanelor primite ? Ii veti pune pe voluntari satina un jurnal al orelor lucrate? Ii veti mai consilia pe beneficiari la sase luni dupa ceau parasit programul pentru a vedea cum stau ?


10. Buget

Ce este un buget

Un buget este un plan financiar al unui proiect. Un astfel de document trebuiesa includa o preconizarea a cheltuielilor si a venturilor legate de proiect. El reprezintaun document a carui fezabilitate depinde de sustinerea din partea unui finantator sau aunui partner.

Totuºi, e mai sigur sã nu anticipãm faptul cã venitul de pe urma finantarii vafi singurul suport al proiectului. Aceastã consideraþie trebuie datã tuturor solicitãrilorde buget, ºi în particular, articolelor care se aflã sub presiunea inflatiei.

Bugetul trebuie sa respecte urmãtoarele criterii:• Sã prezinte aceleaºi lucruri ca ºi în conþinut• Sã fie detaliatã în toate aspectele• Sã includã costurile proiectului create la implementarea programului• Sã nu conþinã sume nefondate• Sã includã toate punctele cerute de sursã• Sã includã toate punctele plãtite de alte surse• Sã includã toþi voluntarii• Sã includã toþi consultanþii• Sã detalieze beneficiile, separat de salarii• Sã detalieze separat toate costurile care nu au legãturã cu personalul• Sã includã coloane separate pentru listarea tuturor serviciilor donate• Sã includã costurile indirecte unde e cazul

Sã fie suficiente pentru a îndeplini sarcinile descrise în conþinut• Sã prezinte un plan specific pentru obþinerea fondurilor dacã programul va fi

continuat• Sã descrie cum vor fi obþinute alte fonduri• Sã includã liste cu alþi finanþatori ai proiectului (numele sponsorului, data

expedierii cererii, suma cerutã, statutul prezent)• Sã depindã cât mai puþin de urmãtoarea finanþare• Sã nu indice cã organizatia va solicita alte sume de bani.

El trebuie sã conþinã

- planul financiar pentru toatã durata proiectului, inclusiv contribuþiile innatura, contribuþiile beneficiarilor ºi ale organizaþiei, fondurile cerute/furnizate decãtre donatori.

- o scurtã descriere a modului cum vor fi gestionate fondurile în cadrulorganizaþiei, banca folositã, sistemul de raportare financiarã, persoana responsabilã cucontabilitatea în cadrul organizaþiei


- bugetul aratã exact cât (de ce sumã este nevoie) ºi cum va fi alocatã aceastã sumã

Estimarea costurilor

Dupa ce aveti listate toate resursele de care este nevoie in proiect, incercati sa estimaticostul unei unitati si apoi caculati costul total.

Cum se face estimarea costului unitar? De cele mai multe ori este vorba de a ghiciintr-un mod “stiintific”. Pentru a fi cat mai exacti aveti urmatoarele solutii:

• sa obtineti informatii de la furnizori, eventual oferte stampilate pentru a leprezenta finantatorului,

• sa le cereti membrilor echipei, in special celor din departamentelespecializate, sa faca o estimare,

• sa aflati de la cineva care a facut un proiect similar,

• sa studiati notele de la proiectele anterioare ale organizatiei voastre

Categorii de buget

Urmatoarele categorii de cheltuieli sunt eligibile:

- Administrative: chirie sediu, apa, canal, electricitate, gaze, costuri de incalzire;- Inchirieri: echipamente, mijloace de transport, sali de activitati (seminarii,

cursuri, expozitii, etc.);- Salarii, onorarii, consultanta: pentru personalul de specialitate direct implicat in

proiect;- Transport: bilete si abonamente transport, transport echipamente si materiale,

bonuri de benzina. Transportul se va realiza pe cat posibil cu cele mai ieftinemijloace de transport, la clasa a doua;

- Cazare si masa: cazarea si masa nu va depasi echivalentul a 25 Euro pezi/persoana;

- Consumabile: hartie, toner, cartus imprimanta, markere, etc.;- Echipamente: se vor finanta echipamente pana la valoarea de 100 Euro (la

echivalentul in lei din ziua achizitiei), reprezentand maxim 10% din valoareatotala a bugetului;

- Servicii: orice activitate prestata de o persoana juridica sau fizica, care nu seincadreaza la categoriile onorarii. Exemple: traduceri, tehnoredactare, developarifilme foto, comisioane bancare, montaje filme, reparatii, intretinerea aparaturii,etc.;

- Comunicatii: telefon, fax, e-mail, internet, posta. Factura de telefon se poatedeconta in proportie de maxim 75% din valoarea totala a facturilor aferente;

- Tiparituri: brosuri, pliante, fluturasi, manuale, afise, etc.;- Alte costuri: tot ceea ce nu poate intra in categoriile mai sus mentionate, dar care

se justifica pentru activitatile proiectului.


Nu se vor finanta achizitii de terenuri, cladiri, burse, deplasari individuale, ajutoareumanitare, dobanzi, rezerve pentru posibile pierderi.

Contributia aplicantului

Contributia aplicantului se poate realiza prin trei modalitati:- contributia umana: poate sa fie evaluata prin munca voluntarilor in cadrul

proiectului. Voluntarii pot fi folositi pentru activitati administrative, oriceactivitate care este necesara in derularea proiectului, sa ofere in mod sporadicconsultanta, asistenta, instruire profesionala, asistenta legala. Contravaloareamuncii voluntarilor permanenti va fi stabilita luand ca baza de calcul salariulminim pe economie, doar in limta a 4 ore pe zi, 5 zile pe saptamana. Cuantificareamuncii specialistilor, consultantilor, etc. se va face in functie de onorariul pe careacesta l-ar fi solicitat in cazul in care ar fi fost platiti dar nici acesta nu poatedepasi 3 salarii medii pe economie. Pentru decontarea acestor cheltuieli se vorincheia contracte de voluntariat individuale.

- contributia materiala: poate sa consiste in folosirea echipamentelor care apartinorganizatiei sau membrilor acesteia, in regim de inchiriere. Contravaloarea acesteicontributii nu poate sa depaseasca mai mult de 30% din valoarea produsului.Decontarea acestei categorii se va realiza pe baza unei declaratii din parteaaplicantului. De asemenea tot in aceasta categorie intra serviciile si bunurilemateriale primite de catre aplicant in favoarea proiectului de la persoane juridicesi fizice. Decontarea se va realiza pe baza contractului de sponsorizare sau acontractului intre parti.

- contributia financiara: aplicantul poate sa contribuie la bugetul proiectului si cunumerar realizat din: cotizatii ale membrilor, de la donatori,de la finantatori, de lasponsori, din taxe, din venituri realizate din activitati economice, etc.

Contributiile in natura pot fi importante din trei motive:

§ Arata modul in care comunitatea sprijina proiecul vostru , desi nu toti sunt platiti.§ Arata adevaratul cost al proiectului, ce ar trebui sa cheltuiti daca nu ati avea

sprijinul comunitatii§ Daca va aflati intr-o situatie de cofinantare, veniturile in natura poate fi folosit ca

aprte a finantarii.


11. CONTINUARE

Intrebarile la care trebuie sa raspundeti in acest capitol sunt urmatoarele:

§ ce se va intampla cu proiectul dupa incheierea activitatilor propuse ?

§ cum se va manifesta impactul proiectului dupa ce acesta s-a incheiat ?§ s-au creat sau sunt posibilitati de identificare a altor resurse pentru continuarea

proiectului ?§ cum va fi finantat proiectul in viitor ?§ cum va fi administrat proiectul dupa ce se incheie activitatile finantate ?§ cum vor continua activitatea persoanele implicate ?

Din punct de vedere financiar, finantatorii doresc sa stie cum veti asigura finantareaproiectului dupa ce se termina fondurile primite de la ei. Ei doresc sa stie daca estecazul sa investeasca in proiectul vostru. Pentru a nu le da crezul ca banii lor vor fiaruncati pe geam trebuie sa le oferiti perspective de viitor palpabile. De aceea estecazul sa va ganditi la o strategie de finantare pe termen lung.

Din punct de vedere institutional trebuie sa aratati daca organizatiile implicate inproiect vor mai avea dispozitia si resursele (umane, materiale) de a continua proiectul.Nu trebuie sa lasati impresia ca ideea proiectului este una trecatoare, ca nu vaintereseaza prea mult, in timp, ce se va intampla cu problema pe care incercati sa orezolvati, ce se va intampla cu nevoile grupului tinta. Interesul vostru fata deproblema abordata trebuie sa fie cu bataie lunga, mai lunga decat durata acestuiproiect punctual.

Puteti si trebuie sa aratati care vor fi efectele pe termen lung ale proiectului vostru,impactul pe care il va avea si dincolo de perioada pentru care ati semnat contractul definantare. Schimbarea pe care o aduce proiectul vostru nu trebuie sa fie trecatoare.Daca ulterior derularii proiectului se va reveni la situatia anterioara, problematica,proiectul nu si-a atins cu adevarat scopul.

Descrieti cum va continua proiectul dupa terminarea finantarii:§ se va dezvolta§ va continua in aceasi forma, cu alte mijloace de sustinere§ va avea ca rezultat un alt proiect§ proiectul i-a sfarsit in momentul incheierii finantarii


GLOSAR de termeni

ActivitateActiune complexa ce implica consumarea unor resurse (timp, bani, munca) pentru aobtine un rezultat.

Beneficiaripersoanele care beneficiaza de rezultatele activitatilor noastre

BugetPlanul financiar de venituri si cheltuieli al unui proiect sau al unei organizatii.

CoordonatorPersoana care supervizeaza toate activitatile din cadrul unui proiect si imparteresponsabilitatile intre celelalte persoane implicate.

Comunitategrup de persoane care au o caracteristica comuna (locul in care traiesc, varsta,perocuparile etc)

Efectrezultatul unei cauze, a unei probleme lasata nerezolvata.

Evaluareidentificarea diferentelor intre ceea ce ne-am propus si ceea ce am reusit sa facem

Finantaresuma de bani nereturnabila acordata unei organizatii de catre o institutie publica sauprivata pe baza unui proiect scris.

Finantatorinstitutie publica sau privata care acorda bani nereturnabili organizatiior pe baza unorproiecte scrise.

Grup tintaPersoanele care se ocupa de realizarea proiectului, a activitatilor din cadrul acestuia.

Misiuneideal pe care organizatia il tinteste pe termen lung sau foarte lung.

NevoieElement lipsa, ceea ce ne trebuie pentru a evolua, pentru a rezolva o problema.

Obiectivepasi necesari pentru atingerea scopului propus.

Organizatiegrup de persoane care actioneaza impreuna si in mod organizat pentru un scop comun.


ONGOrganizatie Non-Guvernamentala, poate lua forma unei fundatii sau asociatii.

PrioritateCel mai important dintr-o grupa de elemente.

ProblemaO lacuna existenta intre situatia actuala si cea pe care ne-o dorim in viitor.

ProgramMai multe proiecte ce urmaresc acelasi scop, desfasurate intr-o perioada mai mare detimp.

Program de finantareSuma de bani alocata pentru o anumita categorie de activitati precum si setul de reguliaferente referitoare la modul de acordare a banilor.

Personalitate juridicaRecunoasterea legala a unei organizatii ce se obtine la judecatorie.

Proiectmai multe activitati desfasurate intr-un interval dat de timp ce urmaresc aceleasiobiective si acelasi scop.

Relevantaimportanta unei probleme intr-un loc dat, la un anumit moment pentru o categorie depersoane.

RezultatProdusul final al unei activitati dintr-un proiect.

Scopceea ce dorim sa realizam prin intermediul proiectului.

Scriere de proiecteprocesul de completare a formularelor de cerere de finantare necesar obtinerii defonduri nereturnabile.

Solicitantorganizatia care solicita suma de bani nereturnabila de la o institutie publica sauprivata, pe baza unui proiect scris.

VoluntarPersoana care lucreaza in cadrul unei organizatii fara sa fie platita pentru muncadepusa.

Ghid Scriere de Proiecte

Documents

Transcript of Ghid Scriere de Proiecte