Ghid Practic Consiliere DAPI

Versiunea 16/06/06 Pagina 0 / 45

AVIZAT UCAAPI

DIRECTOR GENERAL

MIHAI SPRNCEAN

PROPUN APROBAREA,

ntocmit de:

Cristiana Vezeanu auditor Alice Dasclu manager public


CUPRINS

I.INTRODUCERE......................................................................................................3 1.1.Scop.........................................................................................................3 1.2.Definiii.....................................................................................................3 1.3. Autoritate i responsabilitate...................................................................5 1.4. Codul de etic.........................................................................................6 1.4.1. Independen i obiectivitate....................................................6 1.4.2. Competen i contiin profesional......................................6 1.5. Obiectivele activitii de consiliere..........................................................7 II. TIPOLOGIA ACTIVITILOR DE CONSILIERE.................................................7 2.1. Misiuni de consiliere formalizate...........................................................9 A. Pregatirea misiunii de consiliere...................................................10 B. Intervenia la faa locului...............................................................19 C. Raportul de consiliere...................................................................24 D. Asigurarea calitii misiunii de consiliere......................................27 2.2 Misiunile de consiliere cu caracter informal30 2.3. Misiunile de consiliere pentru situaii excepionale..30 III. RAPORTUL ANUAL AL MISIUNILOR DE CONSILIERE...................30 IV. ACTUALIZAREA GHIDULUI PRACTIC DE APLICARE A NORMELOR DE CONSILIERE.........................................................................................................31 V. APROBARE......................................................................................................31 VI. DISTRIBUIRE I PROMOVARE.....................................................................31 VII. ANEXE...........................................................................................................32

3 3 3 5 6 6 6 7

8 9 10 19 24 27 30 30 30

31 31 31 32


ABREVIERI

CCR Curtea de Conturi a Romniei CE Comisia European CNI Coordonatorul Naional ISPA DAPI Direcia de Audit Public Intern DCE Delegaia Comisiei Europene MFP Ministerul Finanelor Publice RNAF Responsabilul Naional cu Autorizarea Finanrii UCAAPI Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern UE Uniunea European


I. INTRODUCERE

Ca parte integrant a auditului public intern, misiunile de consiliere sporesc plusul de valoare adus de auditul intern, contribuie la mbuntirea administrrii entitii publice, gestionarea riscului i controlul intern, fr ca auditorul intern s-i asume responsabiliti manageriale. Din acest punct de vedere, majoritatea prestaiilor de consiliere reprezint continuarea fireasc a misiunilor de asigurare i pot consta n recomandri, studii sau evaluri, formale sau informale.

Auditul intern este ideal plasat pentru a efectua acest tip de activiti dat fiind: Aderarea sa la criteriile cele mai nalte de obiectivitate; Sfera de cunotine n domeniul proceselor organizatorice, al riscurilor i al

strategiilor.

1.1. Scop

Scopul acestui Ghid este acela de a stabili modalitile practice de aplicare a normelor de consiliere n domeniul auditului public intern la nivelul DAPI.

1.2. Definiii

Activitatea de audit intern: Auditul intern la entitile publice reprezint activitatea funcional independent i obiectiv care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice; ajut entitatea public s i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare.

Activitatea de consiliere: activitatea desfurat de auditorii interni menit s aduc plusvaloare i s mbunteasc administrarea entitii publice, gestiunea riscului i controlul intern, fr ca auditorul intern s-i asume responsabiliti manageriale.

Activitatea de asigurare: Examinarea obiectiv a elementelor probante, efectuat n scopul de a furniza entitii publice o evaluare independent a proceselor de management al riscurilor, de control sau de guvernare aferente structurii.

Adugarea unui plus de valoare: Valoarea rezult din furnizarea de produs i servicii i din utilizarea resurselor n vederea promovrii acestor produse i servicii. Prin colectarea de date n vederea nelegerii i evalurii riscului, auditorii interni dobndesc o cunoatere aprofundat a operaiunilor i a posibilitilor de mbuntire, care poate fi extrem de util organizaiei acestora. Astfel, ei pot furniza informaii preioase sub forma unei consultane, consilieri, comunicri scrise sau sub forma altor produse, toate trebuind s fie comunicate conducerii sau personalului de execuie competent.


Aria misiunii de consiliere: Activitile/ procesele/ sistemele care fac obiectul misiunii de consiliere.

Auditor intern: O persoan din cadrul unei structuri de audit intern creia i este atribuit responsabilitatea desfurrii de activiti de audit intern.

Carta Auditului Intern: Este un document oficial care definete misiunea, competenele i responsabilitile acestei activiti.

Conflict de interese: Orice relaie care nu este sau nu pare s fie n interesul organizaiei. Un conflict de interese poate duna capacitii unei persoane de a-i asuma n mod obiectiv sarcinile i responsabilitile.

Limitarea ariei de desfurare a auditului intern: O restricie stabilit asupra structurii de audit intern care conduce la mpiedicarea acestuia n realizarea obiectivelor i planurilor stabilite. Aceste limitri se refer la:

Sfera de aciune definit prin Carta de audit; Accesul la nregistrri, personal i proprieti relevante pentru desfurarea

activitii de audit intern; Programul de audit aprobat; Implementarea procedurilor de audit necesare.

Mediul de control: Constituie cadrul necesar i structura necesar ndeplinirii obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control conine urmtoarele elemente: integritate i valori etice, filozofie i stil de conducere, structura organizatoric, atribuirea competenelor i a responsabilitilor , politici i practici referitoare la resursele umane, competena personalului.

Misiune: O sarcin sau activitate special de revizuire precum un audit intern, o auto-evaluare n ceea ce privete controlul sau o misiune de consiliere. O misiune poate nsuma mai multe sarcini sau activiti desfurate n vederea atingerii unui ansamblu determinat de obiective care se raporteaz la acestea.

Obiectivitate: Atitudine imparial care necesit o independen de spirit i de judecat i care implic faptul c auditorii interni nu i subordoneaz propria judecat altor persoane. Aprecierile lor trebuie s se bazeze pe fapte sau dovezi indiscutabile i pe activiti incontestabile lipsite de orice prejudecat.

Recomandare: Aciuni pe care auditorul intern le precizeaz ca fiind necesare pentru corectarea condiiilor existente sau pentru mbuntirea operaiunilor.

Risc: Posibilitatea de a se produce un eveniment care ar putea avea un impact asupra ndeplinirii obiectivelor. Riscul se msoar n funcie de consecine i probabilitate.


Structura consiliat: Orice structur care beneficiaz de serviciile/activitile de consiliere ale Direciei de Audit Public Intern.

Pri interesate: persoane/structuri care au atribuii/ alte interese n ceea ce privete activitatea supus auditului/ activitatea consiliat (RNAF, CNI, Curtea de Conturi Autoritatea de Audit, Comisia European, Delegaia Comisiei Europene, etc.)

1.3. Autoritate i responsabilitate

Baza legal

Autoritatea n domeniul auditului public intern este stabilit prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern. Alturi de legislaia primar, acest domeniu este reglementat prin urmtoarele ordine ale ministrului finanelor publice:

Ordinul ministrului finanelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea normelor generale de realizare a activitii de audit public intern;

Ordinul ministrului finanelor publice nr. 445/2004 pentru aprobarea normelor proprii de realizare a activitii de audit public intern n cadrul Ministerului Finanelor Publice;

Ordinul ministrului finanelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului Etic al auditorului intern;

Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1702/2005 pentru aprobarea normelor privind organizarea i exercitarea activitii de consiliere desfurate de ctre auditorii interni din cadrul entitilor publice.

Autoritate

Conform legislaiei n domeniul auditului intern i avnd n vedere standardele internaionale de audit, natura misiunilor de consiliere trebuie s fie definit n Carta de Audit, alturi de misiunile de asigurare.

Activitile de consiliere se efectueaz potrivit planului anual de audit, alturi de activitile de asigurare precum i la cererea expres a conducerii ministerului sau a managementului structurilor auditate.

Totodat, n exercitarea obligaiilor profesionale, auditorii interni vor avea acces, cu sprijinul angajailor ministerului, n timp rezonabil la orice informaii i documente ale Ministerului Finanelor Publice necesare n vederea desfurarii n condiii optime a activitii de consiliere.


1.4. Codul de etic

Conform legislaiei n domeniul auditului intern i avnd n vedere standardele internaionale de audit, auditorii interni sunt obligai ca n desfurarea activitii s respecte principiile fundamentale ale auditului intern (integritatea, independena i obiectivitatea, confidenialitatea, competen profesional i neutralitatea politic), precum i regulile de conduit aferente.

1.4.1. Independen i obiectivitate

Conform legislaiei n domeniul auditului intern: o n desemnarea auditorilor interni pentru efectuarea misiunilor de

consiliere trebuie asigurat independena i obiectivitatea acestora. Astfel, atunci cnd misiunile de asigurare sunt realizate n urma unei misiuni de consiliere, eful structurii de audit intern va asigura desemnarea de auditori i supervizori diferii pentru efectuarea misiunilor de asigurare i respectiv a misiunilor de consiliere;

o Auditorii interni trebuie s dea dovad de obiectivitate atunci cnd prezint conducerii ministerului/managementului structurii auditate i altor pri interesate constatrile, concluziile i propunerile de soluii formulate;

o Conducerea ministerului/managementul structurii auditate i alte pri interesate vor fi informate fr ntrziere asupra oricrei situaii care ar putea sa afecteze independena sau obiectivitatea auditorilor interni, indiferent dac aceast situaie este anterioar misiunii sau dac aceasta survine n timpul desfurrii misiunii de consiliere.

Conform Standardelor Internaionale de Audit :

o Standardul 1130.C1: Auditorii interni pot realiza misiuni de consiliere legate de operaiuni de care au fost responsabili n trecut .

o Standardul 1130.C2: Dac independena sau obiectivitatea auditorilor interni ar putea fi compromis cu ocazia misiunilor de consiliere care le sunt propuse, ei trebuie s informeze managementul sau/i structura auditat asupra acestui fapt, nainte de a accepta misiunea.

1.4.2. Competen i contiin profesional

Conform legislaiei n domeniul auditului intern: Pentru realizarea misiunilor de consiliere auditorii interni trebuie s manifeste

o nalt contiin profesional pentru a aciona n direcia: o respectrii dispoziiilor Cartei auditului intern si a celorlalte prevederi

care guverneaz efectuarea misiunilor de consiliere;


o realizrii misiunilor la termenele prevzute i comunicrii rezultatelor misiunii ctre conducerea ministerului/managementului structurii auditate i altor pri interesate;

o stabilirii sferei activitilor necesare atingerii obiectivelor misiunii; o prezentrii n scris a cerinelor generale, a problemelor identificate i a

rezultatelor misiunii de consiliere, precum i a elementelor referitoare la modul de organizare i desfurare a misiunii de consiliere;

o comunicarea i raportarea rezultatelor misiunii de consiliere.

Conform Standardelor Internaionale de Audit :

o Standardul 1210.C1: eful structurii de audit intern trebuie s refuze o misiune de consiliere sau s obin prerea i asistena persoanelor calificate dac echipa de audit intern nu deine cunotinele, priceperea i celelalte competene necesare ndeplinirii n totalitate sau parial a misiunii.

o Standardul 1220.C1: Auditorul intern trebuie s-i defoare activitatea cu toat contiina sa profesional, lund n considerare urmtoarele:

- necesitile i ateptrile structurii consiliate, inclusiv n ceea ce privete natura, calendarul i comunicarea rezultatelor misiunii;

- complexitatea misiunii i activitatea necesar pentru atingerea obiectivelor misiunii;

- costul misiunii de consiliere n raport cu beneficiile poteniale ale acesteia.

1.5. Obiectivele activitii de consiliere

Activitile de consiliere desfurate de ctre auditorii interni din cadrul structurilor de audit intern cuprind urmtoarele obiective:

consultan avnd ca scop identificarea obstacolelor care impiedic desfurarea normal a proceselor, stabilirea cauzelor, determinarea consecinelor, prezentnd totodat soluii pentru eliminarea acestora;

facilitarea nelegerii destinat obinerii de informaii suplimentare pentru cunoaterea n profunzime a funcionrii unui sistem, standard sau prevedere normativ, necesare personalului care are ca responsabilitate implementarea acestora;

formarea i perfecionarea profesional destinat furnizrii cunotiinelor teoretice i practice referitoare la managementul financiar, gestiunea riscurilor i controlul intern prin organizarea de cursuri i seminarii.

II. TIPOLOGIA ACTIVITILOR DE CONSILIERE


Misiunile de consiliere formalizate

Misiunile de consiliere formalizate sunt cuprinse ntr-o seciune distinct a planului de audit anual i sunt efectuate prin abordri sistematice i metodice conform unor proceduri prestabilite, avnd un caracter formalizat.

Misiunile de consiliere cu caracter informal

Misiunile de consiliere cu caracter informal sunt realizate prin participarea n cadrul diferitelor comitete permanente sau la proiecte de durat determinat, la reuniuni punctuale, schimburi curente de informaii.

Misiunile de consiliere privind formarea i perfecionarea profesional, pot fi sau nu cuprinse n mod distinct n planul de audit. Aceast activitate se va concretiza prin organizarea de cursuri, seminarii sau ateliere de lucru, iar documentaia suport const n materialele de curs elaborate.

Misiunile de consiliere pentru situaii excepionale

Misiunile de consiliere pentru situaii excepionale se refer la participarea n cadrul unor echipe constituite n vederea relurii activitilor ca urmare a unei situaii de for major sau alte evenimente excepionale.


2.1. Misiuni de consiliere formalizate

Desfurarea misiunilor de consiliere formalizate se realizeaz prin parcurgerea etapelor (pregtirea misiunii de consiliere, intervenia la faa locului i comunicarea rezultatelor misiunii de consiliere), respectarea procedurilor aferente i elaborarea unor documente specifice activitii, conform schemei:

Etape Proceduri Documente

P04 - edina de deschidere

P09 - Elaborarea raportului de consiliere

P05 - Colectarea dovezilor

P07 - Revizuirea documentelor de lucru

B02 - Minuta sedintei de deschidere

A04 - Teste

A06 - Raportul de consiliere

B03 - Minuta edinei de nchidere

P03 - Elaborare programului misiunii de consiliere

P01 - Iniierea misiunii de consiliere

A01 - Ordinul de serviciu A02 - Declaraia de impartialitate si pastrare a independenei B01 - Notificarea privind lansarea misiunii de consiliere

A03 - Programul de consiliere

P10 - Comunicarea raportului de consiliere

P08 - edinta de nchidere

P06 - Analiza problemelor identificate i formularea soluiilor

P02 - Colectarea i prelucrarea informatiilor

A. Pregatirea misiunii de consiliere

B. Intervenia la

faa locului

C. Raportul de consiliere

C03 - Nota centralizatoare a documentelor de lucru

C01 Memo de verificare preliminar C02 - Lista centralizatoare a obiectelor auditabile C03 - Tematica in detaliu

P11

S

u

p

e

r

v

i

z

a

r

e

a

A05 - Formularele de analiz a activitii supuse consilierii

D. Asigurarea calitii misiunii de consiliere

P12 Evaluarea intern

P13 Evaluarea extern

D01 - Lista de revizuire a documentelor

D02 Fia de evaluare a performanelor auditorilor

D03 Fia de evaluare a misiunii de consiliere


A. Pregatirea misiunii de consiliere

Pregtirea misiunii de consiliere cuprinde :

P01: Iniierea misiunii de consiliere P02: Colectarea i prelucrarea informaiilor P03: Elaborarea programului misiunii de consiliere P04: edina de deschidere

P01: Iniierea misiunii de consiliere

Se realizeaz prin intermediul urmtoarelor documente:

A 01 - Ordinul de serviciu A 02 - Declaratia de imparialitate i pstrare a independenei B 01 - Notificarea privind declanarea misiunii de consiliere


A 01 ORDINUL DE SERVICIU Procedura de elaborare

Scopul:

Repartizarea sarcinilor de serviciu pe auditori interni, astfel nct acetia s poat demara misiunea de consiliere.

Explicaii:

Ordinul de serviciu reprezint dispoziia de intervenie dat de ctre directorul DAPI, pe baza seciunii din planul anual de audit intern destinat misiunilor de consiliere. Prin ordinul de serviciu se asigur repartizarea sarcinilor ce trebuie ndeplinite de fiecare auditor n cadrul misiunii.

Procedura:

Director DAPI Repartizeaza sarcinile de serviciu pe fiecare

auditor n parte.

ntocmete Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern.

Personalul de secretariat Aloc un numr Ordinului de serviciu

Asigur copii ale Ordinului de serviciu fiecrui membru al echipei de consiliere.

Auditorii interni Iau la cunotin de Ordinul de serviciu i de

sarcinile repartizate.

Formate standard

ORDINUL DE SERVICIU Anexa 1 Model A 01


A 02 DECLARAREA IMPARIALITII I PSTRAREA INDEPENDENEI

Procedura de elaborare

Scopul:

Stabilirea i meninerea independenei auditorilor fa de entitatea/structura supus consilierii.

Explicaii:

Declaratia de imparialitate i pstrare a independenei auditorilor interni selectai pentru realizarea misiunii de consiliere, urmrete evitarea desemnrii acelorai auditori interni care efectueaz misiuni de consiliere i care urmeaz, conform planului de audit anual, s desfoare misiuni de asigurare n domenii cu implicaii directe n activitatea consiliat.

In continuare, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibiliti personale, doar dac repartizarea lui este imperios necesar, cu avizul managerului care a aprobat efectuarea misiunii de consiliere.

Dac n timpul efecturii misiunii de consiliere apare o incompatibilitate, real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen conducerea.

Procedura:

Auditorii interni Completeaz Declaraia de imparialitate i pstrare a independenei

Directorul DAPI Verific Declaraia de imparialitate i pstrare a independenei Identific incompatibilitatea semnalat de ctre auditori i, de

comun acord cu managementul care a dispus misiunea, stabilete dac aceasta poate fi acceptat

Aprob Declaraiile de imparialitate i pstrare a independenei Auditorii interni ndosariaz Declaraia de imparialitate i pstrare a independenei

n dosarul de consiliere Dac n timpul misiunii apare o incompatibilitate informeaz de

urgen conducerea.

Formate standard

Declararea imparialitii i pstrarea independenei Anexa 2 Model A 02


B 01 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE CONSILIERE Procedura de elaborare

Scopul:

Informarea entitii/structurii, ce va fi supus consilierii, despre declanarea misiunii de consiliere.

Explicaii:

Notificarea privind declanarea misiunii de consiliere este documentul prin care DAPI ntiineaz entitatea/structura supus consilierii cu 15 zile nainte de declanarea misiunii despre scopul, obiectivele, durata acesteia, precum i interveniile la faa locului al cror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.

Procedura:

Auditorii interni Pregtesc adresa de notificare ctre prile interesate n vederea transmiterii acesteia cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de consiliere

Directorul DAPI Verific adresa de notificare Semneaz adresa de notificare

Personalul de secretariat

Aloc un numr adresei de notificare i o transmite entitii/structurii ce va fi supus consilierii

Auditorii interni ndosarieaz copia adresei de notificare n dosarul permanent.

Formate standard

Notificarea privind declanarea misiunii de consiliere Anexa 3 Model B 01


P 02: Colectarea si prelucrarea informaiilor

In cadrul acestei etape se va elabora urmtorul document:

C 01 Memo de verificare preliminar

n cazul n care echipa de audit consider necesar, i dac natura misiunii de consiliere permite, se pot elabora urmtoarele documente:

C 02 Lista centralizatoare a obiectelor auditabile C 03 Tematica n detaliu

C 01 MEMO DE VERIFICARE PRELIMINAR Procedura de elaborare

Scopul: Cunoaterea domeniului consiliabil l ajut pe auditorul intern s se

familiarizeze cu activitile entitii/structurii ce va fi supus consilierii.

Explicaii:

Colectarea si prelucrarea informaiilor cu caracter general despre entitatea/structura/activitatea supus consilierii, trebuie s asigure:

(1) identificarea principalelor elemente ale contextului instituional n care se desfoar activitatea supus consilierii:

cunoaterea organizrii structurii supus consilierii (organigram, numr angajai, fiele posturilor, personal cheie, informaii financiar-contabile, etc.)

cadrul legislativ specific, politici, tehnici i proceduri de lucru, alte informaii care ar putea avea un impact asupra misiunii de consiliere (ex : alte rapoarte, alte evaluri interne sau externe, coresponden, literatur de specialitate, etc.)

(2) identificarea obiectelor activitii de consiliere poate fi realizat prin efectuarea unor analize prin care auditorul poate cunoate activitile, riscurile i tipurile de control asociate activitilor consiliate.


Aceast analiz reprezint un proces de culegere de informaii despre activitatea ce urmeaz a fi supus consilierii, dar fr a presupune o evaluare detaliat a acesteia i poate fi realizat prin utilizarea urmtoarelor metode :

discuii cu persoanele responsabile din cadrul structurii consiliate ; interviuri cu persoanele implicate n (prile interesate de) activitatea

respectiv, utilizatori ai rezultatelor activitii respective; observarea la faa locului a activitii consiliate; proceduri de audit analitice (realizarea de verificri, comparaii i

evoluii/posibile evoluii scenarii, privind activitatea supus consilierii); analiza rapoartelor, evalurilor, studiilor specifice aferente; identificarea riscurilor i a controalelor cheie asociate activitii

consiliate, i dac este cazul, reprezentarea grafic a acestora; testarea activitilor specifice de la momentul iniierii acestora i pn

la finalizare (teste walk-through).

Durata i complexitatea etapei de colectare i prelucrare a informaiilor va varia n funcie de :

natura i complexitatea misiunii de consiliere gradul de noutate al activitii supuse consilierii volumul i calitatea informaiilor existente legate de activitatea supus

consilierii timpul planificat pentru finalizarea misiunii de consiliere pregtirea i experiena echipei de audit.

Pe baza analizei efectuate n etapa de colectare i prelucrare a informaiilor, echipa de audit va elabora un Memo de verificare preliminar, cu scopul de a analiza i sintetiza informaiile relevante pentru activitatea supus consilierii. Acest document poate face referire la urmtoarele :

definirea obiectivului general al misiunii de consiliere definirea ariei misiunii de consiliere enumerarea procedurilor/ tehnicilor / metodelor utilizate pentru

colectarea i analiza informaiilor enumerarea surselor de informaii analiza informaiilor relevante n scopul identificrii riscurilor aferente

activitii/ structurii consiliate i a punctelor de control cheie identificarea obiectivelor specifice, dac este cazul identificarea volumului i complexitii analizelor/ testelor necesare

pentru atingerea obiectivelor misiunii de consiliere (la acest punct auditorii pot identifica natura i numrul analizelor / testelor necesare)


estimarea resurselor de timp necesare i reevaluarea (dac este cazul) a datei de finalizare a misiunii de consilierii, prin emiterea documentului final de raportare

emiterea unor constatri/ concluzii preliminare pe baza analizelor efectuate n aceast etap, precum i a unor posibile soluii (n msura n care acestea pot fi formulate n aceast etap).

Procedura:

Auditorii interni Parcurg etapele necesare pentru colectarea i prelucrarea informaiilor necesare (descrise mai sus)

Elaboreaz Memo de verificare preliminar Director DAPI/ Supervizor

Revede documentatia i Memo de verificare preliminar Organizeaza o edin pentru analiza obiectivelor specifice

identificate i a constatrilor/ concluziilor preliminare, i pentru reevaluarea resurselor de timp necesare (dac este cazul).

Formate standard

Memo de verificare preliminar Anexa 4 Model C 01

n cazul n care echipa de audit consider necesar, i dac natura misiunii de consiliere permite, se pot elabora urmtoarele documente:

C 02 Lista centralizatoare a obiectelor auditabile C 03 Tematica n detaliu

Tematica n detaliu a misiunii de consiliere se obine ca rezultat al analizei documentelor i informaiilor colectate pn n aceast faz i cuprinde obiectele/domeniile selectate pentru a fi avute n vedere n activitatea de consiliere i care vor fi prezentate i discutate n edina de deschidere.


P 03: Elaborarea programului misiunii de consiliere

A 03 PROGRAMUL MISIUNII DE CONSILIERE Procedura de elaborare

Scopul:

Asigur directorul Direciei de Audit Public Intern asupra faptului c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de consiliere i asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activitiilor, de ctre supervizor.

Explicaii:

Programul misiunii de consiliere cuprinde aciunile concrete de realizat pentru fiecare obiectiv, respectiv testele i/ sau formularele de analiz, validarea acestora cu materiale probante de ctre supervizor, precum i termenele de realizare pentru fiecare activitate.

Procedura:

Auditorii interni Pregtesc programul de consiliere, incluznd urmtoarele

elemente: - obiectivul general/ obiectivele specifice consilierii; - testele i/ sau formularele de analiz care se vor efectua; - referine la documentele justificative; - repartizarea auditorilor pe activiti; - timpul alocat fiecrei activiti; - evidenierea supervizrii efectuate; - alte etape ale misiunii de consiliere, dup caz.

Directorul DAPI/ Supervizorul

Organizeaz edina de analiz a programului de consiliere.

Analizeaz i propune modificri dup caz la documentele prezentate.

Aprob programul de consiliere. Auditorii interni Revizuiesc programul conform modificrilor propuse

Indosariaz programul de consiliere Utilizeaz programul de consiliere n efectuarea misiunii.

Formate standard

Programul misiunii de consiliere Anexa 5 Model A 03


P 04: edina de deschidere

B 02 MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Procedura de elaborare

Scopul:

edina de deschidere se realizeaz cu reprezentanii entitii/structurii supuse consilierii pentru a discuta scopul consilierii, obiectivele urmrite i modalitile de lucru utilizate pentru atingerea acestora, precum i pentru a stabili persoanele de contact pe perioada derulrii misiunii.

Explicaii:

edinta de deschidere marcheaz demararea interveniei la faa locului, ca etap a misiunii de consiliere, avnd urmtoarea ordine de zi:

- prezentarea auditorilor interni; - prezentarea obiectivelor misiunii de consiliere; - stabilirea termenelor de raportare; - acceptarea calendarului ntlnirilor; - analiza i acceptul Cartei auditului intern; - asigurarea condiiilor necesare derulrii misiunii.

Procedura:

Auditorii interni Contacteaz telefonic entitatea/structura ce va fi supus consilierii pentru a stabili data ntlnirii.

Directorul DAPI/ Auditorii interni/ Reprezentanii entitii/structurii supuse consilierii

Particip la desfurarea edinei de deschidere.

Auditorii interni ntocmesc Minuta edinei de deschidere

Formate standard

Minuta edinei de deschidere Anexa 6 Model B 02


B. Intervenia la faa locului

Intervenia la faa locului cuprinde :

P05: Colectarea dovezilor P06: Analiza problemelor identificate i formularea soluiilor P07: Revizuirea documentelor de lucru P08: edina de nchidere

Intervenia la fata locului const n colectarea documentelor/dovezilor, analiza i evaluarea acestora n vederea atingerii obiectivelor misiunii de consiliere i are drept scop:

cunoasterea detaliat a activitii/sistemului/procesului supus analizei i studierea procedurilor aferente,

discutarea cu personalul entitii/structurii supuse consilierii, analiza datelor i informaiilor, evaluarea eficieei i eficacitii controalelor interne existente, realizarea de testri (dac este cazul) i/ sau elaborarea formularelor de

analiz a activitii supuse consilierii.

Principalele tehnici utilizate n misiunea de consiliere sunt: chestionarele, observarea fizic, prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie

despre activitatea analizat, interviul, care se realizeaz de ctre auditorii interni cu persoanele din

entitatea consiliat, simularea, ce permite aprecierea calitativ a activitii consiliate.


P 05: Colectarea dovezilor

n cazul n care echipa de audit consider necesar, i dac natura misiunii de consiliere permite, se pot elabora teste asupra activitii supuse consilierii.

Scopul:

Informaiile colectate asigur o eviden suficient, competent i relevant, oferind o baz rezonabil pentru propunerile de soluii formulate de auditori.

Explicaii:

n cadrul acestei proceduri auditorii interni pot efectua testri n concordan cu Programul misiunii de consiliere aprobat. De asemenea, activitatea desfurat urmrete s produc dovezi n baza crora auditorii interni formuleaz propunerile de soluii.

Procedura:

Auditorii interni Efectueaz testrile i procedurile stabilite n programul de consiliere;

Apreciaz dac dovezile obinute sunt suficiente, relevante, competente i folositoare;

Colecteaz documente/dovezi necesare pentru realizarea misiunii de consiliere;

ndosariaz documentele utilizate n cadrul misiunii de consiliere.

Directorul DAPI / Supervizorul

Revizuiesc eventualele teste realizate sau orice alte documente elaborate n aceast etap.

Auditorii interni Eticheteaz, numeroteaz i ndosariaz documentele n

dosarul misiunii de consiliere.

Formate standard ()

Teste Anexa 7 Model A 04


P 06: Analiza problemelor identificate i formularea soluiilor

Pentru asigurarea veridicitii i corectitudinii informaiilor obinute n cadrul misiunii de consiliere, pe parcursul desfurrii acestei proceduri se realizeaz o comunicare permanent cu structura supus consilierii.

A 05 FORMULARUL DE ANALIZ AL ACTIVITII SUPUSE CONSILIERII


Scopul:

Scopul formularului este de a propune soluii pentru activitatea supus consilierii.

Explicaii: Auditorii interni prelucreaz informaiile obinute pe parcursul misiunii i

formuleaz soluii n vederea mbuntirii activitii structurii consiliate, inclusiv prin evidenierea impactului fiecrei soluii propuse asupra acesteia.

Procedura:

Auditorii interni Elaboreaz Formularele de analiz a activitii supuse consilierii prin:

analiza i prelucrarea informaiilor obinute; formularea soluiilor propuse; enunarea implicaiilor soluiilor propuse asupra activitii i

structurii consiliate.

Directorul DAPI/ Supervizor

Analizeaz i aprob formularele de analiz a activitii supuse consilierii.

Auditorii interni Eticheteaz, numeroteaz i ndosariaz formularele de

analiz a activitii supuse consilierii.

Formate standard

Formularele de analiz a activitii supuse consilierii Anexa 8 Model A 05


P 07: Revizuirea documentelor de lucru

Revizuirea se efectueaz de ctre auditorii interni, nainte de ncheierea interveniei la faa locului, pentru a se asigura c ntregul material documentar a fost obinut i a fost sistematizat n mod corespunztor.

Dosarul de consiliere, prin informaiile coninute, permite stabilirea legturii ntre obiectivele consilierii, intervenia la faa locului i raportul de consiliere; dosarul conine ntreaga documentaie care st la baza propunerilor de soluii emise de ctre auditorii interni.

C 03 NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU


Scopul: Asigurarea faptului c documentele sunt pregtite n mod corespunztor i c

acestea furnizeaz un sprijin adecvat pentru munca efectuat prin dovezile adunate n timpul misiunii de consiliere.

Explicaii: Auditorii interni revd documentele de lucru din punct de vedere al formatului

i al coninutului, asigurdu-se c dovezile prezentate n dosarul de consiliere pot trece testul de eviden. Pentru a trece testul, evidena trebuie s fie suficient, concludent i relevant.

Procedura: Auditorii interni Pe msur ce misiunea de consiliere progreseaz,

eticheteaz i numeroteaz toate documentele. Apreciaz dac documentele de lucru asigur un

sprijin corespunztor pentru misiunea de consiliere. Revizuiesc lucrrile din punctul de vedere al

coninutului i al formei i apreciaz dac documentele de lucru pot trece testul de eviden.

Efectueaz modificrile necesare la documente. Intocmesc Nota centralizatoare a documentelor de

lucru Directorul DAPI/ Supervizorul

Revizuiete i aprob Nota centralizatoare a documentelor de lucru

Formate standard

Nota centralizatoare a documentelor de lucru Anexa 9 Model C 03


P 08: edina de nchidere

edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea concluziilor auditorilor interni i a propunerilor de soluii ce vor face parte din Raportul de consiliere; dezbaterile din cadrul edinei de nchidere se prezint n minuta sedinei de nchidere.

C 03 MINUTA EDINEI DE NCHIDERE Procedura de elaborare

Scopul: Permite prezentarea ctre entitatea/structura supus consilierii a opiniei

auditorilor interni, a concluziilor si propunerilor de soluii prezentate n Formularele de analiz a activitii supuse consilierii.

Explicaii: Auditorii interni trebuie s obin asigurri asupra urmtoarelor:

Soluiile care au fost propuse sunt formulate pe baza unor informaii corecte, pertinente i relevante

Soluiile propuse sunt utile, aplicabile i pot n mod real aduce mbuntiri activitii consiliate

Soluiile propuse sunt astfel formulate (clare, obiective, relevante) nct s fie corect percepute de ctre structura consiliat

Soluiile propuse s fie suficient de flexibile astfel nct s poat fi adaptate nevoilor structurii consiliate.

Procedura: Auditorii interni Planific edina de nchidere Directorul DAPI / Auditorii interni Conductorii entitii/structurii supuse consilierii

Particip la desfurarea edinei de nchidere

Discut i agreaz soluiile propuse de ctre auditori

Auditorii interni Rezum discuiile din cadrul reuniunii ntr-o Minut a edinei de nchidere.

Pregtesc documente suplimentare necesare pentru a justifica modificrile la Formularele de analiz

Formate standard

Minuta edinei de nchidere Anexa 10 Model B 03


C. Raportul de consiliere

Aceast etap cuprinde :

P09: Elaborarea raportului de consiliere

P10: Comunicarea Raportului de consiliere

P 09: Elaborarea Raportului de consiliere

n funcie de natura i complexitatea misiunii de consiliere, raportarea activitii de consiliere poate mbrca diverse forme, i anume: raport de consiliere n format standard (Anexa A06), note de informare privind diverse documente elaborate pe parcursul misiunii de consiliere, note de prezentare privind organizarea de seminarii/ cursuri/ ateliere de lucru pe parcursul misiunii de consiliere.

A 06 RAPORTUL DE CONSILIERE Procedura de elaborare

Scopul: Prezint cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i propunerile de

soluii formulate de ctre auditorii interni.

Explicaii:

Coninut :

Raportul de consiliere trebuie s cuprind cel puin urmtoarele elemente: rezumatul raportului de consiliere ; scopul i obiectivele misiunii de consiliere; date de identificare a misiunii de consiliere (baza legal, ordinul de

serviciu, echipa de consiliere, unitatea/structura organizatoric supus consilierii, durata aciunii de consiliere);

modul de desfurare a aciunii de consiliere (documentarea; procedurile, metodele, tehnicile i instrumentele utilizate; documentele/materialele examinate; materialele ntocmite n cursul aciunii de consiliere ; raionamentele i deduciile formulate;);

constatrilor rezultate; concluzii i propuneri de soluii.


Semnare:

Raportul de consiliere este semnat de ctre echipa de audit pe fiecare pagin.

Raportul de consiliere este semnat de ctre supervizor pe ultima pagin. Rezumatul raportului de consiliere este semnat i datat separat de ctre

echipa de audit i supervizor. Adresa de naintare a Raportului de consiliere este semnat de ctre

Directorul DAPI.

Aprobare:

Raportul de consiliere se avizeaz de ctre managementul ministerului, care a solicitat i/sau aprobat misiunea de consiliere, asigurndu-se astfel agrearea soluiilor propuse de ctre echipa de audit. Dup avizarea Raportului de consiliere, acesta va fi comunicat entitilor/structurilor supuse consilierii.

n cazul celorlalte forme de raportare a activitii de consiliere, echipa de audit se va asigura asupra faptului c acestea cuprind informaiile/ elementele necesare pentru a evidenia derularea i finalitatea misiunii de consiliere. Documentele finale elaborate se vor semna de ctre echipa de audit i supervizor, i se va supune analizei i avizrii managementul ministerului, care a solicitat i/sau aprobat misiunea de consiliere.

Procedura:

Auditorii interni Redacteaz Raportul de consiliere Transmite supervizorului Raportul de consiliere

pentru revizuire

Supervizorul Analizeaz Raportul de consiliere i formuleaz propuneri de mbuntire/ modificare, dac este cazul

Auditorii interni Efectueaz schimbrile propuse de ctre supervizor;

Transmite Raportul revizuit Directorului DAPI, n vederea aprobrii transmiterii acestuia spre avizare conducerii ministerului

Formate standard

Raportul de consiliere Anexa 11 Model A 06


P 10: Comunicarea Raportului de consiliere

Procedura

Scopul:

Prin intermediul acestei proceduri se urmrete comunicarea n timp util a Raportului de consiliere ctre structura consiliat i ctre alte pri interesate pentru punerea n aplicare a soluiilor recomandate de auditori i avizate de conducerea ministerului.

n cazul celorlalte forme de raportare, nu este necesar transmiterea acestora spre avizare conducerii ministerului.

Explicaii:

Raportul de consiliere trebuie s conin cel puin constatrile, concluziile i propunerile de soluii formulate de ctre auditori.

Procedura:

Directorul DAPI Aprob transmiterea Raportului de consiliere conducerii ministerului care a solicitat i/sau abilitat auditul intern s efectueze misiunea de consiliere.

Conducerea ministerului care a solicitat i/sau abilitat auditul intern s efectueze misiunea de consiliere

Analizeaz i avizeaz Raportul de consiliere.

Auditorii interni Transmit entitii/structurii supuse consilierii, precum i altor pri interesate, Raportul de consiliere avizat.

n cazul n care Raportul de consiliere trebuie comunicat i unor organisme/ structuri internaionale, echipa de audit va asigura traducerea acestuia n limba englez.

Echipa de audit va asigura respectarea procedurii interne de arhivare electronic.


D. Asigurarea calitii misiunii de consiliere

Aceast etap cuprinde : P11: Supervizarea P12: Evaluarea intern P13: Evaluarea extern

P 11: Supervizarea

D 01 LISTA DE REVIZUIRE A DOCUMENTELOR Procedura de elaborare

Scopul: De a asigura atingerea obiectivelor misiunii de consiliere n condiii de calitate.

Explicaii: Supervizarea tuturor etapelor de desfurare a misiunii de consiliere este n responsabilitatea Supervizorului, scopul aciunii de supervizare fiind de a asigura c obiectivele misiunii de consiliere au fost ndeplinite.

Procedura: Auditorii interni Prezint Supervizorului documentele din dosarul misiunii de

consiliere, pe parcursul derulrii misiunii. Supervizor Ofer ndrumare/ sprijin pe parcursul derulrii misiunii de

consiliere; Monitorizeaz realizarea Programului de consiliere; Analizeaz relevana, utilitatea i claritatea soluiilor

formulate ; Urmrete realizarea n timp util a Raportului de consiliere ; Evalueaz calitatea Raportului de consiliere, respectiv

asigurarea exactitii, claritii i conciziei n prezentarea informaiilor.

Formate standard

Lista de revizuire a documentelor Anexa 12 Model D 01


P 12: Evaluarea intern

D 02 FIA DE EVALUARE A PERFORMANELOR AUDITORILOR INTERNI Procedura de elaborare

Scopul: Evaluarea intern a performanelor individuale a auditorilor interni se realizeaz de ctre supervizor cu scopul de:

A identifica zonele n care activitatea desfurat de ctre fiecare auditor intern necesit mbuntiri,

A analiza cauzele care au determinat o performan redus pentru anumite zone, i de

A discuta cu fiecare auditor n parte mijloacele cele mai eficiente pentru mbuntirea calitii activitii de audit.

Explicaii: Pentru evaluarea performanelor individuale ale auditorilor interni, supervizorul va completa, la finalizarea misiunii de consiliere, Fia de evaluare a performanelor auditorilor interni.

Procedura: Supervizor Completeaz la finalizarea misiunii Fia de evaluare a

performanelor pentru fiecare membru al echipei de audit, pe baza supervizrii efectuate

Discut rezultatele evalurii cu fiecare auditor n parte Identific soluiile pentru mbuntirea activitii

Auditorii interni Arhiveaz Fia de evaluare la dosarul misiunii Sunt responsabili pentru perfecionarea propriilor abiliti i

aptitudini profesionale, n msura n care acest lucru este posibil

Formate standard

Fia de evaluare a performanelor auditorilor interni Anexa 13 Model D 02


P 13: Evaluarea extern

D 03 FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE CONSILIERE Procedura de elaborare

Scopul:

Evaluarea extern a misiunii de consiliere se realizeaz cu scopul de: a obine o apreciere a calitii misiunii de consiliere din partea structurii

consiliate, a obine o evaluare a capacitii de comunicare a echipei de audit pe

parcursul desfurrii misiunii de consiliere, i a analiza rspunsurile primite n vederea mbuntirii calitii misiunilor

viitoare.

Explicaii:

Fia de evaluare a misiunii de consiliere se transmite la finalul misiunii de ctre Supervizor structurii consiliate, n vederea completrii.

Procedura:

Supervizor Transmite Fia de evaluare a misiunii de consiliere ctre structura consiliat

eful structurii consiliate

Completeaz Fia de evaluare a misiunii de consiliere i o retransmite echipei de audit

Supervizor Analizeaz evaluarea realizat mpreun cu structura consiliat, dac este cazul

Are n vedere propunerile i observaiile formulate pentru mbuntirea misiunilor viitoare de consiliere

Auditorii interni Arhiveaz Fia de evaluare a misiunii de consiliere

Formate standard

Fia de evaluare a misiunii de consiliere Anexa 14 Model D 03


2.2. Misiunile de consiliere cu caracter informal

Misiunile de consiliere cu caracter informal sunt realizate prin participarea n cadrul diferitelor comitete permanente sau la proiecte de durat determinat, la reuniuni punctuale, schimburi curente de informaii.

Misiunile de consiliere privind formarea i perfecionarea profesional, pot fi sau nu cuprinse n mod distinct n planul de audit. Datorit naturii i specificitii acestora, nu este necesar a se parcurge etapele unei misiuni de consiliere formalizate. Aceast activitate se va concretiza prin organizarea de cursuri, seminarii sau ateliere de lucru, iar documentaia suport const n materialele de curs elaborate. De asemenea, se va elabora un Raport final de consiliere, care poate mbrca diverse forme Ref. P 09.

2.3. Misiunile de consiliere pentru situaii excepionale

Misiunile de consiliere pentru situaii excepionale se refer la participarea n cadrul unor echipe constituite n vederea relurii activitilor urmare a unei situaii de for major sau alte evenimente excepionale.

Datorit specificitii acestor dou tipuri de misiuni, caracter datorat perioadei n general limitate de realizare i n special modalitii practice de desfurare a acestora, se impune adaptarea procedurilor i a eventualelor documente necesar a fi elaborate la condiiile existente.

n acest caz, n funcie de complexitatea misiunii, directorul Direciei de Audit Public Intern i/sau supervizorul (n cazul n care acesta este desemnat) pot decide elaborarea unor documente (n special raportul de consiliere) n conformitate cu procedurile aferente misiunilor de consiliere formalizate, dar adaptate caracterului specific al acestora.

III. RAPORTUL ANUAL AL MISIUNILOR DE CONSILIERE

Pentru o bun gestionare a timpului alocat misiunilor de consiliere, ct i a auditorilor repartizai pentru desfurarea unor astfel de misiuni, cu caracter obligatoriu pentru orice tip de misiune de consiliere se impune nregistrarea acestora n cadrul unui registru special, care va cuprinde n principal urmtoarele elemente:

Tipul misiunii de consiliere; Durata desfurrii; Structura consiliat; Obiectul misiunii de consiliere; Echipa de audit; Numrul de nregistrare DAPI al documentelor de referin pentru misiunea de

consiliere (raport, note, prezentri, etc).


Pe baza informaiilor din acest registru, precum i a rapoartelor elaborate n urma misiunilor de consiliere pe parcursul unui an se elaboreaz de ctre Direcia de Audit Public Intern o sintez a misiunilor de consiliere desfurate, care este inclus n cadrul Raportului anual de audit public intern.

Acest Raport este naintat Unitii Centrale pentru Armonizarea Auditului Public Intern i conducerii ministerului. De asemenea, Raportul poate fi pus i la dispoziia altor pri interesate, la solicitarea acestora i numai cu aprobarea Directorului DAPI.

IV. ACTUALIZAREA GHIDULUI PRACTIC DE APLICARE A NORMELOR DE CONSILIERE

Acest ghid practic de aplicare a normelor de consiliere este actualizat periodic, n funcie de rezultatele misiunilor de consiliere, observaiile i/sau recomandrile primite din partea structurilor supuse consilierii, buna practic dezvoltat sau modificrile survenite n baza legal, respectiv normele n domeniul auditului intern.

V. APROBARE

Ghidul practic de aplicare a normelor de consiliere n cadrul Direciei de Audit Public Intern este aprobat de ctre directorul direciei i transmis n vederea avizrii Unitii Centrale de Armonizare a Auditului Public Intern. Ulterior avizrii primite de la UCAAPI, acesta va fi naintat conducerii ministerului pentru aprobare.

VI. DISTRIBUIRE I PROMOVARE

Ghidul practic de aplicare a normelor de consiliere va fi distribuit personalului din cadrul DAPI, mpreun cu o list de distribuire care trebuie semnat de fiecare persoan din cadrul direciei, numai dup ce acetia au citit i neles coninutul Ghidului i sunt de acord s l respecte.

De asemenea, pentru respectarea principiului transparenei, dar i pentru asigurarea accesului la acest ghid i a altor entiti/structuri interesate, documentul va fi publicat pe website-ul Ministerului Finanelor Publice n vederea consultrii.

n vederea promovrii funciei de consiliere a auditului intern, se vor avea n vedere urmtoarele:

Organizarea de prezentri pentru direciile i structurile din cadrul Ministerului Finanelor Publice,

Organizarea de prezentri pentru structurile de audit de la nivelul Direciilor Finanelor Publice Judeene,

Organizarea de prezentri pentru structurile de audit implicate n auditul fondurilor europene,

Realizarea unei brouri de prezentare a funciei de consiliere i distribuirea acesteia prilor interesate.


VII. ANEXE


Anexa 1- Model A-01

Direcia de Audit Public Intern Nr.Data

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile.i cu Planul anual de audit intern se va efectua o misiune de consiliere la..n perioada..Scopul misiunii de consiliere este.., iar obiectivele acesteia sunt..

Echipa care va realiza misiunea de consiliere este format din urmtorii auditori interni ....

Directorul Direciei de Audit Public Intern

Anexa 2 - Model A-02

Direcia de Audit Public Intern

DECLARAIA DE IMPARIALITATE I PSTRARE A INDEPENDENEI

Numele ......................................................... Data ........... (A fi completat de ctre auditori, inclusiv consultani) Misiunea de consiliere ...

Incompatibiliti n legatura cu entitatea/structura supus consilierii..

Da Nu

Ati avut/aveti vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni n orice fel?

Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de consiliere?

Sunteti so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu eful entitii/structurii ce va fi supus consilierii sau cu membrii organului de conducere colectiv?

Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental care ar putea s v influeneze n misiunea de consiliere?

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi supus consilierii?

Conform planului anual urmeaz s participai la efectuarea unei misiuni de asigurare ntr-un domeniu cu implicaii directe n activitatea consiliat?

Dac n timpul misiunii de consiliere, apare orice incomptibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea de a lucra i a face rapoarte de consiliere impariale, notificai eful structurii de audit public intern de urgen?

Auditor, Directorul Direciei de Audit Public Intern,


Model A-02

Entitatea public

Se completeaz de ctre Directorul Direciei de Audit Public Intern

1. Incompatibiliti personale (a se trece din pagina anterioar)

Data, Semntura,


Anexa 3 - Model B-01

Direcia de Audit Public Intern Data

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE CONSILIERE

Ctre: Prile interesate

De la: Directorul Direciei deAudit Public Intern

Referitor la: Denumirea misiunii de consiliere

Stimate()..........................

n conformitate cu Planul anual de audit intern, urmeaz ca n perioada de.. s efectum o misiune de consiliere cu temala..... (numele entitii/structurii ce va fi supus consilierii). V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o edin de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de consiliere, cuprinznd:

- prezentarea auditorilor interni; - prezentarea obiectivelor misiunii de consiliere; - scopul misiunii de consiliere; - programul interveniei la faa locului; - alte aspecte.

Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar:

Dac avei unele ntrebri privind aceasta aciune, v rog s-l contactai pe.. (numele auditorului intern).

Cu stim, Data, Directorul Direciei de Audit Public Intern


Anexa 4 - Model C-01

MEMO DE VERIFICARE PRELIMINAR

Denumirea misiunii de consiliere: ..

Perioada supus auditului: .

Perioada desfurrii misiunii:

Pregtit de: Data:

Revzut de: Data:

Memorandumul de verificare preliminar conine1:

I. O scurt istorie sau profil al activitilor/msurilor supuse consilierii, scopul i obiectivele misiunii de consiliere;

II. Un sumar al aspectelor importante, care fac referire sau au implicaii majore asupra misiunii de consiliere (structura organizatoric a structurii consiliate, cadrul legal aferent, rezultate ale unor posibile misiuni de audit anterioare) i prezentarea persoanelor responsabile;

III. O definiie a termenilor utilizati n cadrul misiunii de consiliere.



PROGRAMUL DE CONSILIERE

Denumirea misiunii de consiliere......... ntocmit de .... Data. Aprobat de ...... Data

OBIECTIVE Activiti Durata Persoanele implicate

Locul desfurrii

Tema general ..

1 Structura prezentat pentru Memorandumul de verificare preliminar este orientativ, putnd fi adaptat n

funcie de complexitatea i specificul misiunii de consiliere.



Locul desfurrii

Obiective: A. Enunarea obiectivului (A)

B. Enunarea obiectivului (B)

..

1. Ordinul de serviciu

Directorul Direciei de Audit Public Intern

Entitatea public

2.Declaraia de independen

Auditorii interni

Entitatea public

3. Notificarea Auditorii interni

Entitatea public

Obiectivul A Colectarea i

prelucrarea informaiilor

Auditorii interni

Entitatea public supus consilierii

- testul 1 - testul 2

Prelucrarea testelor

Auditorii interni


Revizuirea documentelor

Auditorii interni

Entitatea public

Indosarierea Auditorii interni

Entitatea public

Obiectivul B Colectarea i prelucrarea informaiilor

Auditorii interni


-testul 1 - testul 2

Prelucrarea testelor

Auditorii interni


Revizuirea documentelor

Auditorii interni

Entitatea public

Indosarierea

Auditorii interni

Entitatea public

4. Sedina de nchidere

Auditorii interni


5. Elaborarea Auditorii Entitatea public



Locul desfurrii

Raportului de consiliere

interni

6. Comunicarea Raportului de consiliere

Auditorii interni

Entitatea public



MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

A. Meniuni generale Tema misiunii de consiliere: ............... ntocmit de Data Verificat de Data

Lista participanilor:

Numele Funcia Direcia / Serviciul Nr. telefon

B. Stenograma edinei de deschidere


Test nr

Misiunea de consiliere: ...............

Intocmit Data Supervizat Data Obiectivul testului:

Descrierea testului:

Concluzii:





Formular de analiz a activitii supuse consilierii

Misiunea de consiliere: ...............

Intocmit de Data Supervizat de Data Informaii privind situaia analizat:

- criterii (ceea ce ar trebui s existe - baz legal, buna practic, etc.) - condiia (ceea ce exist - descrierea situaiei existente) - cauze (analiza cauzelor posibilelor diferene, pozitive sau negative, ntre

criterii i condiie) - efecte (analiza efectelor generate de existena unor diferene ntre criterii

i condiie) Soluii propuse:

enunarea i explicarea soluiilor propuse / recomandrilor formulate pentru mbuntirea activitii analizate; auditorii trebuie s explice pentru fiecare soluie propus beneficiile i costurile aferente, precum i riscurile care decurg ca urmare a neimplementrii acestor soluii;

ntiinarea managementului structurii consiliate:

Comentariile structurii consiliate:

Anexa 9 - Model C-03


NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Denumirea misiunii de consiliere. ntocmit de..Data..

Constatarea Documentul Exist Auditorii

interni Da Nu Seciunea D ..

Seciunea E .

Auditori,




MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

A. Meniuni generale Tema misiunii de consiliere: ....... ntocmit de Data Verificat de Data

Lista participanilor:

Numele Funcia Direcia / Serviciul Nr. telefon

B. Concluzii:



RAPORT DE CONSILIERE

Titlul i cuprinsul Reprezint pagina n care se menioneaz denumirea misiunii de consiliere.

Rapoartele de consiliere vor conine un cuprins al lucrrilor i documentelor.

Semntura Raportul de consiliere este semnat de ctre fiecare membru al echipei de

auditori interni, pe fiecare pagin a acestuia. Ultima pagin a raportului este semnat i de ctre Supervizorul misiunii de consiliere.

Introducere Descrie baza legal a misiunii, prezint datele de identificare a misiunii de

consiliere (ordinul de serviciu, echipa de auditori interni, entitatea/structura supus consilierii, durata aciunii de consiliere).


Identific activitatea ce este supus consilierii i prezint informaii sintetice cu privire la misiunea de consiliere.

Prezint modul de desfurare a misiunii de consiliere (documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate n cursul misiunii de consiliere; materiale ntocmite n cursul misiunii de consiliere).

Stabilirea obiectivelor Obiectivele misiunii de consiliere prezentate n Raportul de consiliere coincid

cu cele nscrise n programul de consiliere.

Stabilirea metodologiei Explic tehnicile i instrumentele de consiliere folosite pentru a ndeplini

obiectivele misiunii de consiliere.

Constatri, concluzii i propuneri de soluii Auditorul intern trebuie s se pronune asupra obiectivelor de consiliere n

ordinea n care au fost stabilite n Programul de consiliere. Constatrile efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicit la

anexele la Raportul de consiliere. Concluziile echipei de auditori interni sunt elaborate pe baza constatrilor

fcute, avnd un caracter fundamentat. Trebuie s fie pertinente si s nu fie disproporionate n raport cu constatrile pe care se bazeaz.

Propunerile de soluii din Raportul de consiliere trebuie s fie fezabile i economice i s aib un grad de semnificaie important n ceea ce privete efectul previzibil asupra entitii/structurii supus consilierii. Trebuie sa aib un caracter de anticipare i, pe aceast baz, de prevenire a eventualelor disfunctionaliti sau tendine negative la nivelul entitii/structurii supuse consilierii. De asemenea, trebuie s contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitii entitii/structurii supuse consilierii i de cretere a performanei de management.

Anexa 12 Model D-01

LISTA DE REVIZUIRE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Denumirea auditului: . Perioada supus auditrii: .. Perioada desfurrii misiunii de consiliere: .. Pregtit de: . Data: .

Nr. crt.

Documentul de audit

Propunerea supervizorului ca urmare a revizuirii

documentului

Rspunsul auditorilor

Revizuirea rspunsurilor

auditorilor de supervizor


Anexa 13 Model D-02

FIA DE EVALUARE A PERFORMANELOR AUDITORILOR INTERNI

Denumirea auditului:

Perioada supus auditrii: ..

Perioada desfurrii misiunii de consiliere: ..

Auditor intern evaluat: ...

Pregtit de: . Data:..

1 2 3 4 5 N/A n verificarea preliminar, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit?

Programul de consiliere e elaborat astfel nct s ndeplineasc obiectivele stabilite n cadrul bugetului de timp alocat?

Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul de timp au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o folosire eficient a resurselor de audit?

A existat o bun comunicare ntre auditor i consiliat i ntre auditor i conducerea compartimentului de audit?

Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile consiliailor n procesul de audit?

Au fost atinse obiectivele misiunii de consiliere ntr-o manier eficient i la timp?

Standardele (internaionale i naionale) auditorilor interni pentru Practica profesional de audit intern au fost atinse/respectate?

Constatrile de audit i propunerile formulate demonstreaz analize profunde i concluzii pertinente?

Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte?

Exist documente care susin concluziile la care s-a ajuns?

Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i utile?

Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu standardele?

Auditorul demonstreaz un nalt nivel de productivitate personal?

Justificai att comentariile pozitive ct i sugestiile pentru mbuntire, discutate cu auditorul:..


Anexa 14 Model D-03

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE CONSILIERE

Acest formular este utilizat pentru a obine o evaluare a misiunii de consiliere din partea structurii consiliate. Aceast evaluare este inclus n cadrul Programului de asigurare a calitii.

Denumirea misiunii de consiliere:_____________________

Auditor intern/Auditori interni: _______________

Aco

rd to

tal

Aco

rd

Dezaco

rd

Dezaco

rd

tota

l

Far

ob

serv

ai

i

Programul de audit 1. Programul de audit i timpul alocat misiunii au fost clar

exprimate/definite la nceputul misiunii de consiliere?

2. Obiectivele i scopul misiunii au fost discutate i agreate n prealabil de nceperea misiunii de consiliere?

3. Recomandrile i sugestiile managementului structurii consiliate au fost obinute i incluse sau avute n vedere pe toat durata desfurrii misiunii de audit?

4. Managementul structurii consiliate a fost informat pe tot parcursul desfurrii misiunii de audit asupra stadiului acesteia i potenialele probleme ivite?

5. Misiunea de consiliere a determinat ntreruperi ale activitii structurii auditate/consiliate?

6. Misiunea de consiliere a fost finalizat ntr-o perioad de timp rezonabil? Orice ntrziere n finalizarea misiunii a fost comunicat i explicat managementului?

Finalizarea misiunii de consiliere 7. Soluiile propuse de ctre auditori au fost relevante pentru

operaiunile structurii consiliate?

8. Toate prile implicate au avut posibilitatea de a furniza puncte de vedere referitoare la potenialele aspecte identificate de ctre echipa de audit astfel nct soluiile propuse s fie viabile?

9. Soluiile propuse de ctre auditori au fost constructive i rezonabile?

Echipa de Audit 10. Auditorul a avut cunotine despre politicile MFP i/sau

alte informaii corelate acestora i privind cerinele care afecteaz operaiunile desfurate de ctre structura consiliat?

11. Auditorul a acionat ntr-o manier profesional i transparent?


Furnizai orice comentariu suplimentar fa de chestionarul anterior care ar putea conduce la mbuntirea pe viitor a activitii desfurate de compartimentul/serviciul de audit.

Completat de: ___________________________________ Funcia: ________________

Direcia/Serviciul: ___________________________________Data: ________________

Ghid Practic Consiliere DAPI

Documents

Transcript of Ghid Practic Consiliere DAPI