1

Ghid pentru implemetarea proiectelor de

mobiliti n domeniul VET

2

Cuprins

Introducere ...................................................................................................................................... 4

I. Ciclul de via al proiectului ........................................................................................................ 5

I.1 Faza de pre-contractare .......................................................................................................... 5

I.2 Faza de contractare ................................................................................................................ 6

I.3 Faza de implementare a activitilor ...................................................................................... 6

I.4 Raportarea final ................................................................................................................... 6

II. Rolul i obligaiile prilor contractuale: coordonator, beneficiar, ceilali beneficiari, AN ....... 7

II. 1 Relaii AN Beneficiar/Coordonator .................................................................................. 7

II. 2 Relaii Beneficiar parteneri .............................................................................................. 7

II. 3 Relaii Beneficiar-Parteneri ................................................................................................. 8

II. 4 Relaii Beneficiar Participani .......................................................................................... 9

III. Comunicarea n cadrul proiectului ........................................................................................... 9

III.1. Comunicarea cu AN ............................................................................................................ 9

III.2. Comunicarea cu terii ....................................................................................................... 10

IV. Modificri ale proiectului dup semnarea contractului de finanare ..................................... 10

V. Implementarea i managementul proiectelor de mobiliti ...................................................... 11

V.1 Etapele unui proiect de mobiliti ........................................................................................ 11

Selecia participanilor: .......................................................................................................... 11

Documentele de mobilitate: ................................................................................................... 12

Pregtirea pedagogic, lingvistic si cultural a participanilor .......................................... 13

nregistrarea n baze de date Mobility Tool+ ........................................................................ 14

Monitorizarea i ndrumarea participanilor: ........................................................................15

Activitatile de follow-up la nivelul organizatiilor si la nivelul participantilor: ......................15

Evaluarea participanilor la finalul mobilitii: ......................................................................15

V.2 Procese ale managementului de proiect ............................................................................. 16

3

Evaluarea proiectului: ............................................................................................................ 16

Evaluarea poate fi intern i atunci ea msoar: .................................................................... 17

Managementului riscului ........................................................................................................ 17

V.3 Cooperarea cu partenerii ..................................................................................................... 18

V.4 Elemente interculturale n gestionarea proiectelor transnaionale de mobiliti .............. 18

V.5 Persoane resurs n implementarea proiectului i a mobilitii ......................................... 19

VI. Management financiar ............................................................................................................ 23

VI.1 Sprijin organizaional ......................................................................................................... 23

VI.2 Transport ........................................................................................................................... 24

VI.3 Sprijin individual ............................................................................................................... 25

VI.4 Sprijin lingvistic sub form de grant (dac este cazul) .................................................. 26

VI.5 Sprijin lingvistic sub form de licen (dac este cazul) ................................................ 27

VI.6 Sprijin pentru nevoi speciale (dac este cazul).................................................................. 27

VI.7 Costuri excepionale (dac este cazul) ............................................................................... 27

VI.8 Transferuri bugetare .......................................................................................................... 28

VI.9 Cursul de schimb ............................................................................................................... 28

VII. Diseminarea i exploatarea rezultatelor ................................................................................ 29

VIII. Raportul final ........................................................................................................................ 30

IX. Resurse utile ............................................................................................................................ 32

4

Introducere

Prezentul ghid se adreseaz instituiilor care au obinut finanarea prin Programul Erasmus+ pentru proiecte de mobilitate n domeniul VET.

Scopul ghidului

Ghidul i propune s ajute beneficiarii s implementeze mai uor proiectele pentru ca acestea s rspund ct mai bine nevoilor; n Ghid vei descoperi informaii specifice despre cum s procedai n diferite momente ale ciclului de implementare a unui proiect.

Cum se foloseste acest ghid?

Structura ghidului urmrete ndeaproape paii importani n implementarea unui proiect; n funcie de aspectul despre care dorii sa aflai informaii, vei putea selecta secvena dorit din Cuprins.

Informaiile din prezentul ghid nu nlocuiesc prevederile specificate n contractul de finanare i anexele sale, Ghidul programului Erasmus+ i Apelul Naional pentru propuneri de proiecte valabil n anul n care a fost aprobat proiectul pe care il implementai.

Speram ca acest ghid s fie util intregii echipe de implementare a proiectului i conducerii instituiei.

Succes!

5

I. Ciclul de via al proiectului Ciclul de via al proiectului cuprinde succesiunea de faze prin care trece un proiect, de la iniiere pn la finalizare. n acest ghid, ciclul de via al proiectului va fi definit ca fiind succesiunea de faze prin care va trece un proiect Erasmus+ de mobilitate n domeniul VET din momentul n care proiectul a fost propus spre finanare i pn la finalizarea acestuia, inclusiv de ctre Agenia Naional.

Astfel, sunt identificate patru faze la care vom face referire n ghid:

1. Faza de pre-contractare n care beneficiarul proiectului va primi notificarea privind decizia de finanare, precum i contractul de finanare i va fi invitat la reuniunea de informare i consiliere n managementul de proiecte, organizat de Agenia Naional;

2. Faza de contractare dedicat semnrii contractului de finanare de ctre beneficiar/coordonator i Agenia Naional;

3. Faza de implementare a activitilor din proiect;

4. Faza de raport final ce cuprinde transmiterea raportului de ctre beneficiar/coordonator n urma implementrii proiectului.

I.1 Faza de pre-contractare

Dup evaluarea de ctre experii externi a candidaturilor depuse i dup publicarea pe site a rezultatelor finale privind proiectele admise spre finanare, echipa AN va transmite fiecrui beneficiar o notificare care include toate concluziile evalurii, mprite pe cele trei seciuni (Relevana proiectului, Calitatea designului i a implementrii i Impactul i diseminarea proiectului), nsoite de punctajul aferent proiectului.

Concluziile evaluatorilor vor cuprinde att aspectele pozitive identificate n candidatur, ct i recomandrile n vederea mbuntirii implementrii proiectului, aspecte pe care Agenia Naional le recomand s fie luate n considerare pentru atingerea obiectivelor i rezultatelor propuse.

Dup transmiterea notificrii, beneficiarul va primi un e-mail personalizat care va include att contractul de finanare, ct i anexele aferente acestuia i instruciuni de completare a contractului.

n termenul stabilit de Agenia Naional, beneficiarul va transmite contractul de finanare semnat, mpreun cu anexele, inclusiv scrisorile de mandat (unde este cazul) din partea partenerilor de consoriu naional, n original. Aceste scrisori de mandat reprezint documentul oficial prin care partenerii de consoriu i asum responsabilitile i drepturile ce le revin n cadrul parteneriatului, conform contractului de finanare, inclusiv regulile financiare aplicabile.

Reuniunea de informare i consiliere n managementul de proiecte se organizeaz anual, dup afiarea rezultatelor finale. n cadrul reuniunii, instituiile primesc informaii utile n vederea

6

implementrii cu succes a proiectelor, din faza de pregtire a activitilor pn n faza de depunere a raportului final.

I.2 Faza de contractare

Faza de contractare implic semnarea contractului de ctre reprezentanii legali ai celor dou pri, respectiv Agenia Naional i beneficiarul proiectului.

Anterior, la adresa de email menionat n candidatur, AN va trimite beneficiarului contractul, nsoit de bugetul aprobat. Beneficiarul va completa n contract informaiile referitoare la instituia sa, l va tipri n dou exemplare, semna i data i l va trimite la AN n termenul stabilit. n acest sens, beneficiarul va primi prin email de la AN instruciuni de completare a contractului.

n scopul semnrii contractului de finanare cu AN, beneficiarul trebuie s trimit la AN:

Formularul de contractare F-KA1-103, completat conform indicaiilor AN

Scrisorile de mandat (dac este cazul n original), primite de la toate organizaiile cobeneficiare membre n consoriul naional. Scrisorile de mandat trebuie s fie completate integral conform formularului de mandat.

Nerespectarea termenului impus pentru trimiterea contractului poate duce la pierderea finanrii.

Not: AN i rezerv dreptul de a contracta n condiii speciale unele proiecte cu grant mare > 60.000 EUR i/sau cu beneficiari care au o capacitate financiar/ managerial necorespunztoare. n acest caz, AN va ntiina beneficiarul i va trimite contractul de finanare adaptat n mod corespunztor la adresa de e-mail indicat n formularul de candidatur.

I.3 Faza de implementare a activitilor

Implementarea proiectului cuprinde succesiunea de activiti de la momentul nceperii proiectului pn la finalizarea acestuia, n perioada de timp delimitat prin contractul de finanare.

Principalele etape de implementare tratate n ghid sunt: realizarea activitilor pregtitoare anterior mobilitii, implementarea mobilitii sau a mobilitilor din proiect, evaluarea i procesul de follow up.

I.4 Raportarea final

Faza de raport final ce cuprinde transmiterea raportului de ctre beneficiar n urma implementrii proiectului, precum i evaluarea raportului i efectuarea plii soldului de ctre Agenia Naional este tratat distinct n capitolul VIII din prezentul ghid.

7

II. Rolul i obligaiile prilor contractuale: coordonator, beneficiar, ceilali beneficiari, AN

II. 1 Relaii AN Beneficiar/Coordonator

Comunicarea cu AN se realizeaz n scris utiliznd adresele de email menionate n contract i/sau agreeate de comun acord. Conform contractului de finanare, comunicarea referitoare la proiect trebuie s se desfoare n scris, s poarte elementele de identificare ale proiectului i s se efectueze utiliznd datele de contact indicate n contract.

Comunicarea cu Agenia Naional este bilateral i se va realiza cu prioritate prin email, iar dac este necesar, telefonic sau prin ntlniri la sediul AN, la solicitarea oricrei pri. Beneficiarul va comunica cu Agenia Naional ori de cte ori este nevoie sau dac exist dificulti n implementarea proiectului, precum i n cazul n care AN solicit nformaii suplimentare sau clarificri. Pentru o comunicare eficient n cadrul proiectului, cu AN vor comunica reprezentantul legal al organizaiei beneficiare (n special pentru aspecte contractuale) i/sau persoana de contact (pentru toate aspectele legate de managementul de proiect inclusive utilizarea platformei online de implementare a proiectului, Mobility Tool+).

II. 2 Relaii Beneficiar parteneri

n scopul unui management eficient, fiecare echip de gestiune a proiectului trebuie s aib un coordonator=persoan de contact. Acest persoan trebuie s fie informat, n orice moment, n ce stadiu este proiectul. Tot ea va lua parte obligatoriu la reuniunile i seminariile web pe care le desfoar AN. Coordonatorul este, n acelai timp, persoan de contact cu AN, dar i cu ceilali parteneri din proiect (organizaii de primire, organizaii intermediare sau, n cazul consoriului naional, ceilali beneficiari) i i va furniza datele de contact n acest sens (numrul de telefon i adresa de email pentru a fi contactat cu usurin oricnd este nevoie).

Aceast persoan va coordona echipa de gestiune a proiectului i va stabili, de comun acord cu membrii echipei, toate detaliile referitoare la activitile care trebuie desfurate pentru implementarea proiectului.

Echipa de gestiune va fi adaptat la dimensiunea proiectului n cauz. AN recomand s existe minimum doi responsabili (unul financiar i unul pentru formare), pe lng persoana de contact. La aceti responsabili se pot aduga, n funcie de necesiti, responsabili cu monitorizarea proiectului/diseminare/evaluare sau aceiai membrii pot deine, cumulativ, i aceste roluri.

Persoana de contact (coordonatorul proiectului) are obligaia de a pstra n mod organizat i ordonat, n dosare i bibliorafturi, toate documentele proiectului. Acestea se vor afla n instituia beneficiar, ntr-un loc destinat acestui scop, permind accesul pentru consultarea lor persoanelor ndreptite.

8

n cazul consoriilor, una dintre instituii va prealua rolul de coordonator al consoriului. Coordonatorul consoriului nu trebuie s fie neaprat o instituie VET, ns va avea rolul obligatoriu de a organiza i facilita procedurile administrative n cadrul consoriului, va avea calitatea de beneficiar n raport cu AN i va pstra contactul permanent cu AN i cu ceilali beneficiari.

Coordonatorul consoriului va ncheia scrisori de mandat cu celelalte organizaii partenere din consoriu. Scrisorile de mandat se trateaz ca fiind acorduri bilaterale care confer instituiei cu rol de coordonator dreptul de a aciona pentru ndeplinirea obiectivelor i activitilor proiectului, conform contractului ncheiat cu AN.

Coordonatorul consoriului e cel care va primi de la AN grantul aferent proiectului i va distribui fiecrui partener suma corespunztoare propriei participri n proiect (dac este cazul).

Ceilali membri ai consoriului au datoria de a furniza coordonatorului toate informaiile i documentele necesare pentru buna implementare a proiectului i pentru realizarea raportului final.

Este recomandabil ca documentele proiectului proprii fiecrui partener din consoriu s existe n copie certificat cu originalul, la coordonator.

Coordonatorul (fie al unei instituii, fie al unui consoriu) are obligaia de a introduce toate informaiile proiectului pe platforma Mobility Tool. El va avea drept de editare a informaiilor i va introduce toate datele necesare (ex: organizaiile partenere din proiect, membrii din echipa de gestiune i rolurile deinute de acetia n proiect, adresele de contact, participanii la activitile de formare, mobiliti).

II. 3 Relaii Beneficiar-Parteneri

Beneficiarul are obligaia s negocieze cu organizaiile de primire acordurile de formare/ programele de lucru nainte de nceperea mobilitilor.

Beneficiarul, partenerii (organizaii de trimitere i organizaii de primire) i participanii vor trebui s semneze acordul de formare/ programul de lucru. Semnarea acestui document trebuie fcut de participani i beneficiar nainte de plecarea n mobilitate iar de partenerii externi cel trziu n prima zi de lucru din mobilitate.

n vederea emiterii pentru fiecare participant a documentului Mobilitate Europass, organizaiile de primire trebuie s valideze i s completeze n documentul respectiv informatiile referitoare la competenele dezvoltate de fiecare participant n timpul mobilitii.

n vederea elaborarii contractului de finanare ncheiat cu participantul, beneficiarul trebuie s stabileasc, mpreun cu partenerii din proiect, perioada de mobilitate i s o aduc la cunostin expertului din AN desemnat s gestioneze proiectul, la termenul stabilit.

9

II. 4 Relaii Beneficiar Participani

Pentru buna desfurare a proiectului, beneficiarul va organiza i implementa un program de pregtire a participanilor i va ncheia cu fiecare participant n parte un contract pentru mobilitate i un acord de formare/ program de lucru conform Anexelor contractului AN beneficiar, pe modelul pus la dispoziie pe site-ul http://www.erasmusplus.ro

Semnarea contractului trebuie fcut de participani i beneficiar nainte de nceprea activitilor de pregtire a participanilor.

Not: n cazul n care participanii sunt minori, n contract trebuie s semneze att participantul, ct i susintorul legal al acestuia (numele i prenumele susintorului legal s fie menionate n clar).

Fiecare participant are obligaia de a respecta contractul i acordul de formare/ programul de lucru i, la sfrsitul mobilitii, s redacteze un raport de activitate folosind formularul de raportare individual transmis electronic din Mobility Tool+, apoi s l transmit online conform indicaiilor din formular. Nerespectarea prevederilor contractuale de ctre participant poate determina rambursarea parial sau total a sumelor cheltuite aferente participantului respectiv.

Beneficiarul asigur condiiile ca fiecare participant s aib pe perioada mobilitii un mentor/tutore n cadrul organizaiei de primire.

n cazul proiectelor cu stagiari, cu participani minori, se finaneaz mobilitatea unui nsoitor adult pentru un numr minim de 7 minori (conform fiei de buget aprobat). Precizm c se consider minori participanii care nu au mplinit 18 ani n prima zi de mobilitate.

Not: Acordul de formare/ programul de lucru al fiecrui participant trebuie semnat de reprezentantul legal al organizaiei de primire cel mai trziu n prima zi de lucru a mobilitii.

III. Comunicarea n cadrul proiectului

III.1. Comunicarea cu AN

Fiecrui proiect i se aloc un expert AN care s asigure gestionarea implementrii n condiii optime a acestuia.

Beneficiarul va numi, prin decizie intern, un coordonator de proiect care va fi i persoan de contact cu AN i cu ceilali beneficiari sau parteneri, pe parcursul implementrii proiectului. Persoana de contact va avea obligaia s comunice cu AN pentru:

10

a anuna n scris orice modificri la nivelul proiectului,

a transmite i revizui (dup caz) documentele mobilitii,

a anuna nregistrarea participanilor n Mobility Tool+ i revizuirile ulterioare,

a derula cu succes procesul de completare i transmitere a raportului final al proiectului,

a transmite orice informaii solicitate de AN referitoare la contextul implementrii proiectului.

III.2. Comunicarea cu terii

Pentru ca proiectul s produc impactul scontat, relaia cu comunitatea local, grupul int i prile interesate este un aspect esenial. De aceea, comunicarea cu acetia trebuie s fie relevant pentru a putea produce efecte.

Comunicarea cu terii trebuie s respecte elementele de identitate vizual ale Programului, dac este cazul, conform contractului de finanare (pentru mai multe informaii vezi Capitolul IV Diseminare i Impact).

IV. Modificri ale proiectului dup semnarea contractului de finanare

Pentru orice modificare a contractului, beneficiarul trebuie s completeze i s trimit la AN prin e-mail, n format scanat, numai nainte de producerea modificrii i ntr-un timp rezonabil, formularul standard pentru solicitarea modificrilor contractuale F-KA1-104 (publicat pe site).

AN i rezerv dreptul de a solicita i alte documente justificative, n afar de cele obligatorii, ce trebuie anexate la formularul standard, i de a accepta sau de a refuza modificarea solicitat.

Dac modificarea solicitat se refer la aspecte ce implic:

schimbarea duratei proiectului,

schimbarea bugetului (ca urmare a schimbarii rii n care se deruleaz mobilitatea, creterea numrului de stagiari VET ca urmare a renunrii la unul sau mai muli profesori nsoitori etc.),

modificarea repartizrii pe fluxuri a participanilor la mobilitate,

schimbarea denumirii instituiei beneficiare

AN va trimite beneficiarului spre semnare un act adiional la contract i/sau o fi de buget revizuit (n cazul cnd aprob solicitarea de modificare).

11

n toate celelalte cazuri, AN va trimite beneficiarului un e-mail prin care i d sau nu acordul pentru modificarea propus. Ori de cte ori beneficiarul opereaz modificri fr informarea i aprobarea AN, aceasta i rezerv dreptul de a putea cere rambursarea cotei-pri din grantul proiectului, corespunztoare efectelor modificrii n cauz.

Nerespectarea prevederilor din contract i operarea de modificri nejustificate de ctre beneficiar n Mobility Tool, poate determina, n faza evalurii raportului final de ctre AN, aplicarea de penalizri financiare sau chiar rambursarea avansului pltit din grant.

V. Implementarea i managementul proiectelor de mobiliti

V.1 Etapele unui proiect de mobiliti

Selecia participanilor:

Pentru selecia participanilor, beneficiarul trebuie s realizeze un proces de selecie transparent, conform condiiilor de eligibilitate prevzute n Apelul European i cel Naional i conform proiectului aprobat. Cu titlu de recomandare, etapele acestui proces sunt:

stabilirea criteriilor de selecie (de exemplu: competene profesionale/ rezultate colare, specializare, nivelul de educaie i formare profesional, cunoaterea limbii strine folosit n mobilitate etc.) i anunarea n mod public a seleciei;

organizarea procesului de selecie: numirea prin decizie intern a comisiei de selecie (respectnd regula evitrii conflictului de interese), stabilirea probelor de selecie (de exemplu: prob pentru atestarea competenelor profesionale, prob privind cunoaterea limbii strine folosit n mobilitate, interviu) etc.;

informarea n timp util a celor interesai privind coninutul dosarului de candidatur, probele, data i locul seleciei;

realizarea seleciei - probe, evaluare candidaturi, finalizarea listelor din care s reias candidaii aprobai i cei cu statut de rezerv (se recomand s existe persoane cu statut de rezerv pentru ca n cazul n care unul dintre candidaii aprobai nu poate participa la mobilitate, s nu fie necesar organizarea unui nou proces de selecie).

Toat documentaia referitoare la procesul de selecie trebuie pstrat n instituie, n portofoliul proiectului de exemplu: decizia intern referitoare la comisia de selecie, un document care mentioneaz criteriile de selecie, dovezi ale faptului c selecia a fost transparent i anunat public n timp util, testele folosite pentru selecie (de exemplu cele privind competene profesionale i/sau lingvistice), alte documente specifice stabilite de beneficiar (de exemplu, copiile actelor de identitate ale participanilor, documente doveditoare privind nivelul de

12

studii/calificare etc.), documente privind motivaia retragerii unor candidai aprobai dac este cazul (declaraii de renunare din partea persoanelor sau alte acte doveditoare). nlocuirea unei persoane retrase se va face respectnd ordinea din lista de rezerve (ordinea este dat de punctajele obinute la selecie). n cazul n care AN solicit, beneficiarul trebuie s pun la dispoziia AN sau a instituiilor abilitate aceast documentaie pentru verificare.

Dac n urma evalurii raportului final se constat c un participant nu face parte din grupul int cruia i se adreseaz proiectul, se vor invalida n totalitate cheltuielile aferente acestuia (transport, subzisten, pregtire i organizare mobilitate).

Documentele de mobilitate:

Nu mai tarziu de 30 de zile calendaristice nainte de nceperea mobilitii, beneficiarul va trimite la AN spre aprobare urmtoarele documente:

Acordul de formare/ programul de lucru, care trebuie s fie:

elaborat n cooperare cu partenerii (ceilali beneficiari/ organizaiile intermediare/ organizaiile de primire);

n concordan cu obiectivele i activitile din proiect;

detaliat pe zile, n cazul mobilitilor cu durata de maxim 4 sptmni, sau pe sptmni, pentru mobiliti cu durat mai mare;

complet, adic s conin activitile de formare profesional n care vor fi implicai participanii n toate zilele lucrtoare din perioada de mobilitate. n cazul proiectelor de stagiari, programul trebuie s corespund unuia sau mai multor module mentionate n curriculum-ul naional, pentru calificarea i nivelul de calificare prevzute n proiect (dac proiectul aprobat nu prevede altfel). n acordul de formare, n paragraful Programul detaliat al perioadei de formare, trebuie menionate: calificarea, nivelul de calificare, clasa n care sunt elevii participani, ruta de formare profesional.

Dac n perioada de mobilitate, anumite zile lucrtoare sunt considerate zile libere n ara/ organizaia de primire, activitile planificate n zilele respective trebuie recuperate n celelalte zile, iar n raportul final trebuie prezentat detaliat modul n care au fost recuperate. Nu se admite recuperarea a mai mult de o zi pe sptmn. Din acest motiv este recomandabil ca beneficiarul s se informeze cu privire la astfel de situaii nainte de stabilirea perioadelor mobilitilor.

Acordul de formare/ programul de lucru, transmis ctre AN spre avizare, va fi redactat n limba romn. Dup agrearea de ctre AN, va fi tradus i completat pentru fiecare participant n limba de comunicare n proiect.

13

n cazul respingerii acordului de formare pentru plasamente/ programului de lucru de ctre AN, beneficiarul este obligat s mbunteasc acest program conform proiectului aprobat spre finanare i recomandrilor/solicitrilor AN, i s l transmit AN n maxim 15 zile calendaristice de la primirea notificrii AN referitoare la respingere.

Pregtirea pedagogic, lingvistic si cultural a participanilor

Pregtirea pedagogic, lingvistic i cultural a participanilor se realizeaz n cadrul unui program modular organizat, n Romnia i/sau n tara gazd, de ctre beneficiar i partenerii si. Activitile legate de pregtire vor fi descrise n documentele proiectului i asumate de instituia beneficiar.

Not: O persoan nu poate fi n acelai timp cea care realizeaz pregtirea i participant care beneficiaz de ea!

Recomandm ca Programul de pregtire s respecte urmtoarea structur:

Modulul I Pregtire pedagogic:

pedagogia stagiului (de exemplu: informaii despre organizaia de primire, locul de derulare a activitilor de formare, aspecte specifice de comunicare, elemente de cultur organizaional, recomandri referitoare la modalitatea de desfurare a activitii practice);

prezentarea general a Programului Erasmus+/ Mobiliti de formare profesional;

prezentarea proiectului (tem, scop i obiective, finanare, destinaia cheltuielilor, valorificarea rezultatelor);

prezentarea sintetic a contractului de finanare a proiectului (ncheiat ntre AN i beneficiar);

prezentarea contractului pentru mobilitate (acesta va fi semnat n n exemplare originale, unde n este numarul prilor semnatare);

prezentarea acordului de formare/ programului de lucru i prezentarea modului n care se va face evaluarea, validarea i certificarea competenelor dobndite n urma mobilitii;

prezentarea modului de completare a raportului participantului primit din Mobility Tool+.

Modulul II Pregtire lingvistic (limba de comunicare folosit n mobilitate i/ sau limba vorbit n ara gazd) se poate realiza n Romnia i/sau n tara gazd.

14

Ca urmare a pregtirii lingvistice, beneficiarul trebuie s se asigure c participantul a dobndit/ i-a mbuntit nivelul de competene lingvistice specifice domeniului de formare.

Dac pregtirea lingvistic se face i n perioada mobilitii, pentru a fi considerat eligibil, ea trebuie fcut n afara orelor de pregtire profesional.

Not: Profesorii de limbi strine sau persoanele care au n specializare i o limb strin, nu pot beneficia de pregtire lingvistic la limba pe care o predau sau o au ca specializare (suportat din grant i/sau cu licen de utlizare OLS).

Not: Proiectele care beneficiaz de licene de testare i pregtire lingvistic pe OLS sunt numai cele care au acest aspect specificat n fia de buget a proiectului. Aceti beneficiari sunt contactai de responsabilii AN care se ocup de proiect pentru a li se acorda acces pe platforma OLS i pentru a fi ndrumai n vederea utilizrii cu succes a platformei. Limbile strine pentru care este disponibil platforma se actualizeaz frecvent. Se recomand beneficiarul trebuie s contacteze responsabilul AN oricnd are neclariti privind utilizarea platformei pentru a prentmpina pierderea de licene.

Modulul III Pregtire cultural

Participanii vor primi informaii despre:

cultura i viaa social a rii gazd i a locului n care se desfoara mobilitatea

participare la activiti culturale i vizite la obiective culturale din ara gazd.

Not: Documentele doveditoare ale pregtirii se pstreaz n portofoliul proiectului, n instituie (de exemplu: prezentri media, referate, curriculum/program pentru cursurile de limb strin sau copie sub-contract cu instituie specializat n predarea limbilor strine) ale parcurgerii de ctre participani a fiecrui modul de pregtire.

Pregtirea cultural n timpul mobilitii se face n timpul liber, n afara orelor de formare profesional.

n cazul proiectelor n care este prevzut pregtire pe OLS Platforma lingvistic online, beneficiarul va urma indicaiile specifice transmise de expertul AN care este responsabil de proiectul su.

nregistrarea n baze de date Mobility Tool+

Beneficiarul trebuie s completeze n baza de date Mobility Tool+ informaiile solicitate de AN, respectnd termenele impuse, astfel:

15

nregistrarea participanilor i a mobilitilor cu minim dou sptmni naintea nceperii mobilitii, pentru fiecare flux;

transmiterea rapoartelor participanilor n MT+ n maxim 30 de zile de la ncheierea mobilitii;

verificarea rapoartelor participanilor de ctre institutia beneficiar, NAINTE de redactarea raportului final.

nregistrarile din Mobility Tool + se vor realiza dup consultarea Manualului de utilizare al beneficiarului, disponibil pe site.

Monitorizarea i ndrumarea participanilor:

n ceea ce priveste monitorizarea, beneficiarul trebuie sa aib n vedere:

monitorizarea in situ (la faa locului) sau prin modaliti specifice: telefon, fax sau pot electronic, rapoarte ale participantilor sau ale partenerilor externi .a. Toate activittile de monitorizare trebuie avute n vedere de la nceputul derularii proiectului. In cazul vizitelor de monitorizare trebuie stabilit persoana care efectueaz vizita, perioada i scopul vizitei, activitatile derulate, concluzii si masuri de imbunatatire luate (daca este cazul).

Mentoratul/tutoratul: modul in care sunt indrumati i urmariti participantii pe perioada activitatilor de formare de catre partenerii de primire prin tutore (pentru stagiari) sau mentor (pentru cadre didactice) si persoana insotitoare (unde este cazul).

Activitatile de follow-up la nivelul organizatiilor si la nivelul participantilor:

ce activiti sunt derulate ulterior la nivelul organizaiilor pentru buna ncheiere a proiectului, pentru diseminarea i exploatarea rezultatelor, ce persoane sunt implicate i n ce mod,

ce activiti sunt derulate n privina ndrumarii i urmririi participanilor dup ntoarcerea din mobilitate (recunoaterea rezultatelor nvrii, realizarea rapoarte individuale etc.)

Evaluarea participanilor la finalul mobilitii:

Beneficiarul trebuie s organizeze procesul de evaluare a competenelor dezvoltate de participani i iniiaz emiterea pentru fiecare participant a documentului Mobilitate Europass. Pentru aceasta se acceseaz site-ul http://www.europass-ro.ro/

16

Benefciarul trebuie s tie c (i s prezinte n acordul de formare/ programul de lucru):

se prezint modul in care sunt evaluai participani pentru a arta c au dobandit abilitile, competenele i cunotinele vizate: tipul/tipurile evalurii, cnd are loc evaluarea, cine o realizeaz, ce metode/mijloace i criterii se utilizeaz, cum a fost validat aceasta evaluare (utilizarea documentului de Mobilitate Europass este obligatorie);

evaluarea prezentat este apreciat n corelare cu rezultatele nvrii: dac aceasta este sau nu suficient/adecvat pentru rezultatele vizate;

dac s-a prevzut i recunoaterea rezultatelor nvrii, trebuie avut n vedere modul n care se realizeaz aceasta n general aceasta se realizeaz la organizaia de trimitere i exist o procedur standard (mai ales pentru organizaiile din domeniul tehnic ai cror stagiari au urmat module din SPP/CDL/CDS n perioada de formare);

dac n proiect s-a prevazut utilizarea ECVET, trebuie avut n vedere modul n care se realizeaz recunoaterea la organizaia de trimitere, inclusiv responsabilul.

Not:

Instruciunile privind nregistrarea participanilor n baza de date Europass se solicit experilor Centrului Naional Europass;

Instruciunile privind completarea documentului Mobilitate Europass pentru formare profesional n cadrul proiectelor de mobilitate se solicit expertului de proiect;

Participanii nu trebuie evaluai de dou ori n ara gazd i la ntorcerea din mobilitate, pentru aceleai competene.

V.2 Procese ale managementului de proiect

Evaluarea proiectului:

n ceea ce privete procesul de evaluare a implementrii proiectului, v recomandm s alctuii un plan de evaluare i s fixai de la nceput ce aspecte dorii s evaluai (de exemplu: gradul de realizare a obiectivelor proiectului, gradul de ndeplinire a activitilor, gradul de satisfacie a participanilor, etc).

Pentru fiecare aspect evaluat, este indicat sa menionai n plan activitatea de evaluare i instrumentele de evaluare folosite. La final, informaiile ce trebuie colectate sunt: cnd

17

a avut loc activitatea, cine a facut evaluarea, scopul evalurii, resursele implicate i concluziile care s-au desprins n urma ei.

Dac este cazul, se va arta modalitatea n care partenerii sunt implicai n conceperea i implementarea metodelor de evaluare i cum evalueaz acetia proiectul (se pot avea n vedere rapoartele finale ale partenerilor dac exist).

Evaluarea este un proces continuu, pe parcursul derulrii proiectului. n funcie de aspectul fixat pentru evaluare, putei avea i o evaluare iniial i/sau una pe parcursul implementrii, pn la evaluarea final.

Evaluarea poate fi intern i atunci ea msoar:

Performana echipei de proiect; Relaia cu finanatorul; Relaia cu partenerii din proiect; Relaia cu alte pri interesate; Impactul proiectului asupra participanilor/ instituiilor implicate/comunitii

etc.

Indiferent de aria vizat pentru evaluare, inei cont c procesul nu se poate realiza fr a defini indicatorii potrivii. Acetia vor fi urmrii pe toat durata implementrii proiectului.

Evaluarea poate fi extern i reflect:

Msura n care beneficiarul a respectat planificarea i standardele stabilite i, dac nu, ce efecte a avut asupra atingerii obiectivelor. Acest tip de evaluare o face finanatorul;

Atingerea obiectivelor proiectului i calitatea relaiilor de colaborare evaluare realizat de organizaiile partenere.

Managementului riscului

Riscul este un fenomen ntlnit n orice activitate ntreprins, fiind adesea asociat cu termeni precum nesiguran, incertitudine sau pericol. n contextul managementului de proiect, riscul reprezint un eveniment incert care dac se produce afecteaz ndeplinirea obiectivului unei activiti sau ale ntregului proiect.

Managementul riscurilor cuprinde o serie de procese pe care echipa de proiect trebuie s le realizeze, n diferite momente cheie ale proiectului:

Riscurile trebuie identificate nc din etapa de elaborare a candidaturii mpreun cu partenerii din proiect, dar pot s apar i pe parcursul derulrii proiectului. Riscurile vor fi menionate ntr-un registru al riscurilor ce va fi actualizat periodic.

Fiecare risc identificat trebuie analizat din diferite perspective: ct de credibil este riscul; care este probabilitatea de a se produce; dac se produce, care va fi impactul asupra

18

proiectului. Pe baza analizei se va realiza o ierarhizare a riscurilor, n funcie de probabilitatea de apariie i de impact.

Planurile de rspuns la risc pot cuprinde msuri de reducere a efectelor sau implementarea unor planuri de rezerv care s minimizeze efectele.

Controlul riscurilor reprezint procesul de monitorizare a riscurilor identificate, precum i identificarea de noi riscuri care pot aprea pe parcursul implementrii.

Not: n gestionarea riscurilor i a oricror probleme aprute n proiect, se recomand beneficiarilor s contacteze Agenia Naional pentru sprijin i consiliere.

V.3 Cooperarea cu partenerii

Pentru a evita nenelegerile sau conflictele n cadrul parteneriatului, beneficiarul trebuie s acorde importan modului de comunicare i cooperare cu partenerii. n acest sens, nc de la nceputul proiectului, coordonatorul trebuie s agreeze mpreun cu partenerii o serie de reguli de baz privind comunicarea, procesul de luare a deciziilor, cum vor fi abordate situaiile dificile i termenele limit n cadrul proiectului etc. n comunicarea cu partenerii, coordonatorul trebuie s se asigure c mesajele transmise sunt clare i nu creeaz confuzii i s cear n mod constant feedback. Nu trebuie ignorat faptul ca partenerii comunic de cele mai multe ori virtual, folosind mijloacele de comunicare electronice, iar competenele de comunicare n limba englez a celor implicai pot fi diferite, ceea ce poate genera neclariti sau nenelegeri.

V.4 Elemente interculturale n gestionarea proiectelor transnaionale de mobiliti

Este recomandabil ca membrii echipei de gestiune s prevad i, ulterior, s urmreasc aspecte care in de interculturalitate i care sunt expuse n continuare.

Specificitatea rii gazd i a persoanelor cu care se va intra n contact este recomandabil ca participanii:

s cunoasc i s aplice norme de comportament i conduit adecvate att n mediul social (la locul de cazare, n locurile publice, n mijloacele de transport etc.), ct i n mediul profesional (la locul de stagiu);

s cunoasc i s aplice reguli speciale de adresare i de conduit dac vor intra n contact cu persoane de alt etnie i/ sau de o alt confesiune religioas.

Srbtorile din ara gazd este recomandabil ca echipa de gestiune s cunoasc aceste srbtori din mai multe motive:

cu ocazia srbtorilor, angajaii partenerilor de primire pot avea zile libere i nu i pot primi pe stagiari;

19

o consecin a aspectului semnalat anterior este c activitile de formare trebuie recuperate n alte zile i trebuie s fie cunoscut acest aspect nc dinainte de plecarea participanilor n stagiu;

aceste srbtori pot constitui un prilej ca participanii s ia parte la acitiviti de socializare i de cunoatere a culturii din ara/ zona respectiv.

Activitile culturale este recomandabil ca:

aceste activiti s fie organizate n timpul liber, dup orele de nvare/ formare efectiv i la sfritul de sptmn i, mai ales, sa fie adecvate pentru participani;

aceste activiti s aib o durat adecvat astfel nct derularea lor s nu pericliteze performana participanilor n cadrul activitii de nvare/ formare;

aceste activiti s sprijine participantii n asimilarea unor elemente ale culturii cu care intr n contact; de exemplu: vizite la muzee i alte obiective turistice (i nu s mearg la plimbare prin magazine);

n msura n care au fost menionate anumite aspecte particulare n candidatura aprobat, instituia de trimitere se va asigura c partenerul de primire va asigura respectivele activiti culturale.

V.5 Persoane resurs n implementarea proiectului i a mobilitii

Exist mai multe tipuri de persoane resurs n implementarea proiectului i a mobilitilor. AN recomand ca n echipa de gestiune s se gseasc profesioniti care s ndeplineasc cel puin trei roluri, astfel:

Persoana de contact/ Responsabilul de proiect:

a. este n contact permanent cu responsabilul de proiect din cadrul AN;

b. cunoate foarte bine proiectul i grupul int vizat;

c. este responsabil de toate informaiile introduse in Mobility Tool+

d. poate oricnd s ofere informaii suplimentare expertului de proiect din cadrul AN i/ sau altor pri tere interesate (Minister, ISJ etc.);

e. are o viziune de ansamblu asupra implementrii proiectului;

f. este n contact cu ceilali membri ai echipei de proiect pentru a le oferi sprijin;

g. coordoneaz toate activitile proiectului (att cele legate de gestiunea administrativ, ct i cele legate de gestiunea

20

financiar);

h. este n contact cu partenerii de primire pentru a se asigura c sunt ndeplinite condiiile necesare derulrii stagiilor (n cazul elevilor) i a activitilor de formare (n cazul cadrelor didactice);

i. este responsabil cu organizarea i derularea ntlnirilor echipei de gestiune pentru a urmri progresul proiectului i msura n care acesta i va ndeplini obiectivele i, dac este cazul, pentru luarea unor msuri de corectare a neajunsurilor constatate;

j. consult n permanen candidatura aprobat i modificrile survenite pe parcurs (dac este cazul) pentru a se asigura de corespondena prevederilor asumate n aceasta i activitile derulate efectiv;

k. ine evidena documentelor proiectului (n toate fazele de implementare) i se asigur c toate documentele justificative sunt n dosarul proiectului care se afl la sediul instituiei beneficiare.

Responsabilul cu formarea profesional:

a. cunoate proiectul i grupul int vizat de acesta;

b. cunoate planificarea mobilitilor astfel nct s asigure partea de formare de specialitate a participanilor ante-mobilitate;

c. coordoneaz elaborarea acordului de nvare;

d. ine evidena activitilor derulate i pstreaz la dosarul proiectului documentele justificative (materialele, liste de prezen etc.).

Responsabilul financiar:

a. cunoate prevederile financiare care se aplic acestui tip de proiecte i clauzele contractuale corespunztoare i are acces la conturile instituiei;

b. ofer sprijin echipei de gestiune pentru achiziia de bunuri i servicii n vederea derulrii activitilor de proiect, dar i a mobilitilor efective;

c. gestioneaz relaia cu banca i ine evidena

21

corespunztoare a tranzaciilor care se fac din contul dedicat proiectului;

d. pstreaz documentele financiare n ordine cronologic i se asigur c toate documentele justificative sunt n dosarul proiectului care se afl la sediul instituiei beneficiare.

Aspectele legate de gestiunea financiar sunt descrise, n acest document, n seciunea dedicat intitulat Managementul financiar.

Pe lng rolurile menionate anterior, mai pot fi numii i ali membri ai echipei de gestiune cu urmtoarele roluri poteniale:

Responsabilul cu pregtirea participanilor:

a. organizeaz i deruleaz procesul de pregtire a participanilor ante-mobilitate;

b. cunoate perioadele de stagiu pentru a putea planifica derularea orelor de pregtire;

c. cunoate proiectul i are n vedere punerea n practic a prevederilor asumate de instituie n candidatura aprobat;

d. pregtete materialele necesare derulrii pregtirii;

e. ine evidena activitilor derulate i pstreaz la dosarul proiectului documentele justificative aferente pregtirii participanilor (materialele, liste de prezen etc.).

Aspectele legate de pregtirea participanilor sunt descrise, n acest document, n seciunea dedicat intitulat Pregtirea pedagogic, lingvistic i cultural.

Responsabilul cu diseminarea rezultatelor proiectului:

a. ntocmete, mpreun cu ceilali membri ai echipei de gestiune, un plan de diseminare;

b. propune activiti, metode i instrumente de diseminare adecvate proiectului i grupurilor int;

c. ia legtura cu tere pri pentru co-interesarea acestora de a participa la activitile de diseminare;

d. pune n practic, mpreun cu ali membri ai echipei de

22

gestiune i cu participanii la stagiu, activitile de diseminare;

e. se ncadreaz n termenele limit de derulare a activitilor de diseminare, asumate de instituie n candidatura aprobat;

f. propune msuri de corectare n cazul n care pe parcursul implementrii se constat c nu au fost puse n practic activitile de diseminare asumate de instituie n candidatura aprobat;

g. ine evidena activitilor derulate i pstreaz la dosarul proiectului documentele justificative aferente diseminrilor (mape, liste de prezen, fotografii etc.).

Monitorul: a. deruleaz vizite de pre-monitorizare (dac instituia sa i-a asumat acest lucru prin candidatura aprobat sau dac, dup nceperea implementrii, se consider necesar) pentru a se asigura c stagiile se vor derula n condiii de calitate adecvate (va verifica spaii de cazare, locuri de stagiu, va definitiva dac este cazul programul activitilor culturale etc.). Aceste vizite sunt n mod special recomandate n cazurile n care beneficiarul este la prima colaborare cu un partener intermediar/ organizaie gazd;

b. deruleaz vizite de monitorizare a participanilor n cadrul organizaiei gazd, conform prevederilor asumate prin candidatura aprobat;

c. menine legtura cu instituia de trimitere, n vederea comunicrii responsabilului de proiect, a aspectelor care necesit mbuntire pe parcursul mobilitii;

d. redacteaz un raport al monitorizrii pe care l prezint echipei de gestiune i pe care l depune la dosarul proiectului.

Aspectele legate de monitorizarea participanilor sunt descrise n acest document, n seciunea dedicat intitulat Monitorizarea i ndrumarea participanilor.

23

Persoana nsoitoare pentru stagiarii minori, aa cum este aprobat n bugetul proiectului:

a. nsoete participanii pe toat durata mobilitii;

b. menine legtura cu instituia de trimitere, n vederea comunicrii responsabilului de proiect, att a punctelor tari, ct i a punctelor de mbuntit referitoare la derularea mobilitii i progresul participanilor;

c. asigur respectarea, de ctre participanii pe care i nsoete, a normelor de conduit att n mediul social (la locul de cazare, n locurile publice, n mijloacele de transport etc.), ct i n mediul profesional (la locul de stagiu);

d. asigur integritatea corporal i sntatea participanilor pe toat durata mobilitii (transport intern i internaional i stagiu);

e. asigur relaionarea corespunztoare ntre participani i tutorii de stagiu din instituiile de primire;

f. deine abiliti lingvistice i de comunicare adecvate derulrii mobilitii;

g. asigur managementului riscului pentru participani, dar i pentru propria persoan;

h. respect condiiile contractuale, conform contractului financiar semnat cu instituia beneficiar.

VI. Management financiar

Grantul proiectului acoper costurile aferente activitilor din proiect i este acordat respectnd urmtoarele capitole bugetare:

1. Sprijin organizaional 2. Transport 3. Sprijin individual 4. Sprijin lingvistic (dac este cazul) 5. Sprijin pentru nevoi speciale (dac este cazul) 6. Costuri excepionale (dac este cazul)

VI.1 Sprijin organizaional

Grantul alocat n cadrul acestui capitol bugetar reprezint o sum forfetar i este calculat n funcie de numrul de participani la mobilitate, dup cum urmeaz:

1-100 participani se acord 350 per participant (stagiar VET/ personal VET);

24

>100 participani se acord 200 per participant (stagiar VET/ personal VET); nu se acord pentru persoanele nsoitoare ale stagiarilor minori.

Costurile eligibile n cadrul acestei categorii bugetare pot include (fr ca lista s fie exhaustiv):

cheltuieli de personal (salarii echip de gestiune); cheltuieli administrative (telefon, fax, internet, pot, fotocopiere, consumabile,

achiziii echipamente, materiale necesare diseminare, deplasri la sediul AN, comisioane bancare, cu excepia diferenelor de curs valutar);

cheltuieli ocazionate de vizite de monitorizare la locul stagiului/ organizaia intermediar (transport i subzisten);

pentru mobiliti ale stagiarilor VET cu o durat < 30 zile - pregtire pedagogic, cultural, lingvistic;

pentru mobiliti ale stagiarilor VET cu o durat 30 zile - pregtire pedagogic, cultural;

costuri de organizare i pregtire solicitate de parteneri intermediari sau de primire.

Documente justificative, conform Anexei III:

dovada de participare la activitatea organizat n strintate (Documentul de Mobilitate Europass pentru fiecare participant la mobilitate i certificatul de participare pentru nsoitori).

VI.2 Transport

Grantul alocat n cadrul acestui capitol bugetar reprezint o sum forfetar din care se acoper costurile de cltorie la locul de stagiu, dus-ntors, inclusiv transferurile la/ de la aeroport, i este calculat n funcie de numrul de participani i persoane nsoitoare, dup cum urmeaz:

se utilizeaz aplicaia Calculator on-line de distan, pus la dispoziie de CE pentru a stabili banda de distan dus-ntors pn la destinaie;

implicit, se consider c punctul de plecare este sediul organizaiei de trimitere, iar cel de destinaie este sediul organizaiei de primire;

conform bandei de distan obinute se stabilete grantul de transport pe baza baremelor de costuri pe unitate aplicabile, precizate n Ghidul Erasmus+ 2016 pag. 57 pct. A;

Documente justificative, conform Anexei III: dovada de participare la activitatea organizat n strintate (Documentul de

Mobilitate Europass pentru fiecare participant la mobilitate i certificatul de participare pentru nsoitori).

25

n cazuri excepionale, cnd cltoria se realizeaz dintr-un loc de origine diferit de cel al organizaiei de trimitere i/sau ctre un loc diferit de cel al organizaiei de primire, ceea ce determin modificarea intervalului bandei de distan aprobat, ititerariul de cltorie efectiv se justific cu bilete de cltorie sau alte documente justificative (ex. facturi, dovada plii) n care se specific exact locul de origine i cel de destinaie. n aceste condiii, beneficiarul trebuie s prezinte motivul pentru aceast diferen n instrumentul de mobilitate Mobility tool+.

n cazul n care nu a avut loc o deplasare sau aceasta a fost finanat din alte surse diferite de Programul Erasmus+ (de ex. un participant la mobilitate se afl deja la locul de desfurare pentru o alt activitate dect cea finanat prin Contract), Beneficiarul va raporta corespunztor aceast situaie n instrumentul de mobilitate Mobility Tool+ pentru fiecare mobilitate n cauz. n acest caz, nu se va acorda sprijin pentru transport.

VI.3 Sprijin individual

Grantul alocat n cadrul acestui capitol bugetar reprezint o sum forfetar din care se acoper costurile de cazare, mas, transport local (toate deplasrile din perioada de mobilitate n ara gazd) ale participanilor i nsoitorilor la locul de stagiu i este calculat dup cum urmeaz:

per participant/nsoitor, n funcie de durata activitii, la care se adaug maxim 2 zile de transport;

se aplica baremele zilnice maximale din Ghidul Erasmus+ 2016 pag. 60 Tabel 1.

Stagiari VET: o se aplic baremele zilnice maximale din Ghidul Erasmus+ 2016 pag. 60

Tabel 1, coloana A2.1; o pentru primele 14 zile, inclusiv se aplic 100% din baremele zilnice din

tabel; o pentru zilele de la 15 la 60, inclusiv se aplic 70% din baremele zilnice

din tabel; o pentru zilele de la 61 la 12 luni se aplic 50% din baremele zilnice din

tabel. Personal VET i nsoitori pentru stagiari minori:

o se aplic baremele zilnice maximale din Ghidul Erasmus+ 2016 pag. 60 Tabel 1, coloana A2.2;

o pentru primele 14 zile, inclusiv se aplic 100% din baremele zilnice din tabel;

o pentru zilele de la 15 la 60, inclusiv se aplic 70% din baremele zilnice din tabel.

26

Documente justificative, conform Anexei III:

dovada de participare la activitatea organizat n strintate (Documentul de Mobilitate Europass pentru fiecare participant la mobilitate i certificatul de participare pentru nsoitori).

Participanii la activitile de mobilitate vor raporta cu privire la aceasta prin completarea unui chestionar on-line furniznd punctul lor de vedere exprimat prin informaiile factuale i aprecierea acestora referitoare la perioada de activitate desfurat n strintate, precum i a activitilor de pregtire, de urmrire i de ndrumare (follow-up).

VI.4 Sprijin lingvistic sub form de grant (dac este cazul)

Grantul alocat n cadrul acestui capitol bugetar poate fi acordat:

numai stagiarilor VET, n cazul n care durata activitii este cuprins ntre 1 lun i 12 luni, ambele inclusiv;

numai pentru limba strin necesar derulrii stagiului

numai dac vizeaz pregtire pentru limbile strine care nu se afl printre cele pentru care exist Serviciul lingvistic online - OLS, pus la dispoziie de CE.

se acorda 150 per stagiar VET

Nu se acord sprijin lingvistic personalului VET i nici persoanelor nsoitoare!

Documente justificative, conform Anexei III:

dovada participrii la cursurile de pregtire lingvistic n forma unei declaraii emis, semnat i tampilat (acolo unde se aplic) de ctre furnizorul de curs, n care se specific numele participantului, limba strin a cursului urmat, formatul i durata cursului lingvistic furnizat, sau

factura pentru achiziionarea materialelor de curs, specificnd limba strin n cauz, denumirea i adresa organizaiei care emite factura, suma i moneda, i data emiterii acesteia, sau

n cazul n care sprijinul lingvistic este furnizat direct de beneficiar: declaraie emis, semnat i tampilat (acolo unde se aplic) de ctre beneficiar, n care se specific numele participantului, limba strin a cursului urmat, formatul i durata cursului lingvistic furnizat.

27

VI.5 Sprijin lingvistic sub form de licen (dac este cazul)

Se acord numai stagiarilor VET, n cazul n care durata activitii este cuprins ntre 1 lun i 12 luni, ambele inclusiv, pentru limbile strine care se afl printre cele pentru care exist Serviciul lingvistic online - OLS, pus la dispoziie de CE.

Beneficiarului i sunt alocate licene pentru evaluare lingvistic i licene pentru pregtire lingvistic, pentru limba strin necesar desfurrii stagiului.

Utilizarea celor doua tipuri de licen se realizeaz conform precizrilor Anexei III.

VI.6 Sprijin pentru nevoi speciale (dac este cazul)

Grantul alocat n cadrul acestei categorii bugetare contribuie la costurile necesare pentru a permite participanilor cu dizabiliti (stagiari VET i/sau personal VET) s ia parte la activitile de formare aprobate. Grantul reprezint rambursarea n proporie de 100% a costurilor reale eligibile suportate efectiv.

Nu se acord sprijin pentru nevoile speciale ale persoanelor nsoitoare!

Documente justificative, conform Anexei III: facturi aferente costurilor reale suportate, specificnd numele i adresa

organismului care emite factura, suma, valuta, data facturii, precum i dovada plii acestora;

declaraia Beneficiarului care s ateste nevoile speciale ale participanilor n cauz.

VI.7 Costuri excepionale (dac este cazul)

Grantul alocat n cadrul acestei categorii bugetare contribuie la costurile care sunt indispensabile participanilor cu oportuniti reduse pentru a participa la mobilitati, i care sunt suplimentare fa de costurile suportate prin celelalte categorii de cheltuieli, n conformitate cu proiectul aprobat. Grantul reprezint rambursarea n proporie de 100% a costurilor reale eligibile suportate efectiv, n limita bugetului aprobat.

Nu se acord persoanelor nsoitoare!

Documente justificative, conform Anexei III: facturi aferente costurilor reale suportate, specificnd numele i adresa

organismului care emite factura, suma, valuta, data facturii, precum i dovada plii acestora;

28

declaraia Beneficiarului care s ateste apartenena participanilor la categoria celor cu oportuniti reduse.

VI.8 Transferuri bugetare

Beneficiarii au posibilitatea de a ajusta bugetul aprobat, detaliat n Anexa II.1, prin transferuri ntre diferite categorii bugetare. Articolul I.3.3 din contract Condiii Speciale menioneaz condiiile stricte care trebuie respectate cnd se fac aceste transferuri.

Conform articolului I.3.3, Beneficiarul poate realiza transferuri fr act adiional dac se respect urmtoarele reguli:

poate transfera pn la 100% din fondurile alocate sprijinului pentru organizarea mobilitilor ctre sprijinul individual i ctre transport;

poate transfera fonduri alocate oricrei alte categorii bugetare ctre sprijinul pentru nevoi speciale, chiar dac iniial nu au fost alocate fonduri acestei categorii bugetare, aa cum este specificat n Anexa II.1;

poate transfera pn la 50% din fondurile alocate pentru sprijin lingvistic ctre sprijinul pentru transport i sprijin individual pentru stagiari;

poate transfera pn la 100% din fondurile alocate sprijinului individual i transportului pentru mobilitatea personalului ctre transport i sprijin individual pentru participanii stagiari;

poate transfera pn la 100% din fondurile alocate sprijinului individual i transportului pentru mobilitatea stagiarilor n coli VET ctre sprijin individual i transport pentru mobilitatea stagiarilor n companii;

poate transfera pn la 100% din fondurile alocate pentru transport i sprijin individual pentru mobilitatea stagiarilor n companii ctre transport i sprijin individual pentru mobilitatea stagiarilor n coli VET.

Orice alt transfer care nu se ncadreaz n regulile de mai sus, se constituie ca modificare a contractului de finanare i, prin urmare, trebuie s fie prezentat la AN o solicitare de modificare a contractului. Dac modificarea este aprobat, AN va emite un act adiional la contract.

VI.9 Cursul de schimb

Conversia n euro a costurilor suportate n alte monede, se va face la cursul lunar stabilit de Comisia European (Inforeuro) i publicat pe website-ul su aplicabil la data la care contractul de finanare este semnat de Agenia Naional http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm.

29

Alte precizri cu privire la managementul financiar sunt publicate pe site la asdresa: http://www.erasmusplus.ro/library/Documente/precizari%20de%20natura%20financiara.pdf

VII. Diseminarea i exploatarea rezultatelor

Este necesar s avei nc de la nceputul proiectului in vedere strategia de diseminare si modul de implementare a acestei strategii. Pentru fiecare din activitatile prevazute, trebuie sa ineti seama ca acestea sa fie corelate si adecvate proiectului.

(De exemplu: o conferinta de diseminare i/sau exploatare a rezultatelor nu pare utila pentru un proiect de foarte mica anvergura, pus in practica de o organizatie de dimensiuni reduse si cu scop de activitate restrans care a vizat un grup tinta de cateva persoane).

Pentru a avea cat mai putine neclaritati in dezvoltarea unei strategii de diseminare, trebuie facuta diferenta intre vizibilitate, diseminare si exploatare de rezultate. In primul rand, trebuie inteles ca rezultate nu inseamna doar produsele finale ale proiectului, ci si practici, procese si experiente (drept pentru care si proiectele de mobilitate pot fi valorizate).

Vizibilitatea se refera la:

o masura in care proiectul este popularizat/ promovat,

o informarile care sunt realizate cu privire la proiect.

Diseminarea este un proces planificat prin care se furnizeaza informatii privind rezultatele proiectului catre parti interesate/ grupuri tinta relevante.

Exploatarea de rezultate este un proces planificat prin care sa fie convinsi atat indivizii, cat si factorii de decizie/institutii locale relevanti/e sa adopte rezultatele proiectelor si sa le utilizeze in contexte locale, regionale, nationale si europene.

In momentul in care se vorbeste despre o strategie de diseminare si exploatare a rezultatelor, aceasta trebuie adecvata proiectului, iar pentru activitatile de acest gen, trebuie mentionat:

cand, cum si in ce conditii are loc activitatea,

care este grupul tinta vizat de activitate si, estimativ, cati participanti iau parte la eveniment,

ce metode/ instrumente/ mijloace de diseminare se utilizeaza;

ce anume din rezultatele proiectului s-a disemineaza si cu ce scop;

30

pentru raportare, trebuie mentionat daca s-au implementat activitati de diseminare sau exploatarea rezultatelor, suplimentare fata de cele planificate in candidatura si in ce constau acestea.

VIII. Raportul final

Asigurai-v c odat ce ai generat raportul, limba de redactare selectat (n

colul din dreapta sus al paginii) este RO 01-Romanian;

raportul se realizeaz n limba romn, cf. art.I.4.6 (cu excepia seciunii 2, Project Summary care se elaboreaz i n limba englez);

n redactarea coninuturilor nu se folosesc diacritice sau simboluri;

informaiile introduse n template-ul online al raportului se salveaz automat, pe msur ce sunt completate;

redactarea coninuturilor se face n conformitate cu cerinele fiecrei seciuni n parte, prin raportare la ceea ce s-a prevzut iniial n formularul de candidatur i n termeni msurabili/cuantificabili.

ATENIE!!! Descrierile realizate n cadrul formularului de raport final NU POT FI sub nici o form preluate (copiate) pur i simplu din formularul de candidatur. Un proiect pus n aplicare n mod real nu va putea fi descris niciodat n maniera n care se descrie o propunere de proiect, chiar dac activitile au fost realizate ntocmai ca n acea propunere de proiect!

Cteva SFATURI UTILE pentru completarea seciunilor din raportul de activitate:

Prezentai toate informaiile relevante n mod clar i concis pentru fiecare seciune n parte. Majoritatea aspectelor pe care trebuie sa le prezentati in raport fac referire la activitati incheiate deja Va rugam sa folositi timpul verbal corespunzator. (De ex.: nu se va folosi timpul viitor pentru a descrie selectia participantilor, activitati de diseminare realizate sau perioada de mobilitate incheiata)

Argumentai cu informaii concrete aspectele menionate n seciuni. Persoana care va evalua raportul nu a fost implicat n implementarea proiectului, drept pentru care nu plecai de la premisa c se sub-nelege ceea ce vrei s transmitei.

Fii succini i nu v pierdei n detalii. n momentul n care sunt oferite foarte multe informaii care nu sunt direct legate de proiect sau relevante, n special dac nu exist o ierarhizare a importanei lor, crete riscul de a pierde informaiile cu adevrat importante i care pot aduce valoare adugat evalurii

31

calitative a proiectului. Totodat exist riscul ca, din dorina de a demonstra c ai realizat foarte multe lucruri, s repetai anumite aspecte i s v aflai n situaia n care oferii informaii contradictorii n raport.

n cazul n care au aprut modificri fa de momentul n care a fost depus proiectul, motivai de ce au aprut acestea i cum s-au adaptat activitile.

Informaiile oferite n diferitele seciuni ale raportului privind implementarea proiectului trebuie s fie corelate i coerente ntre ele. Din aceste informaii trebuie s reias o corelaie ntre obiectivele propuse n candidatur, activitile efectuate, rezultatele obinute i bugetul alocat.

Citii cu mare atenie cerinele i ncercai s rspundei cel puin tuturor ntrebrilor care sunt adresate n fiecare seciune n parte pentru a v asigura c raportul va fi aprobat i c va primi un punctaj corespunztor care s conduc la transferul soldului n integralitate.

Reinei c trebuie s descriei aportul tuturor partenerilor implicai n implementarea activitilor proiectului: beneficiarul (organizaia din Romnia care a semnat un contract de finanare cu AN), partenerii din Romnia (n cazul consoriilor) i partenerii din strintate (organizaiile de primire).

ncercai s identificai i s prezentai i aportul participanilor (elevi i cadre didactice) la implementarea activitilor proiectului.

Fiecare seciune este la fel de important i relevant n evaluarea raportului. V rugm s tratai toate seciunile cu seriozitate i s le acordai atenia cuvenit.

inei cont de faptul c evaluatorul nu are la dispoziie alte informaii dect cele furnizate de dumneavoastr n raportul final i, n consecin, evaluarea se va face pe baza acestora.

Acordai atenia cuvenit tehnoredactrii raportului; dat fiind c acesta se va transmite n limba romn, v rugm s recitii, de mai multe ori dac este necesar, informaiile introduse nainte de a transmite raportul (prin apsarea butonului Submit).

Project Summary - V rugm s descriei pe scurt proiectul dvs. V rugm s fii concii, acest paragraf va fi facut public i este vitrina ntregului proiect. Precizai locul desfurrii, tipul proiectului, tema (temele), obiectivele, durata, parteneri implicati, numrul de participani, activitile desfurate, metodele de lucru utilizate, rezultatele obtinute. Sumarul trebuie tradus si n engleza.

Raportul este completat n limba romn (cu excepia seciunii Rezumatul proiectului care se traduce n limba engleza).

32

Nu uitai faptul ca sumele forfetare si baremele de costuri unitare sunt justificate n primul rnd n baza activitatilor realizate si a modului n care acestea sunt descrise n raportul final.

Pentru mai multe detalii referitoare la elementele de analiz i aspectele avute n vedere la evaluarea raportului final, informatiile solicitate i seciunile din raport n care trebuie s se regseasc v rugm sa consultati Indrumrile pentru beneficiarii proiectelor KA1 VET privind completarea RF care se regasesc pe site-ul www.erasmusplus.ro

IX. Resurse utile

Ghid pentru Mobility Tool

Indrumri pentru beneficiarii proiectelor KA1 VET privind completarea RF

http://www.erasmusplus.ro/webinare

Documente i informaii utile http://www.erasmusplus.ro/formare-profesionala-vet-mobilitati

Precizri de natur financiar pentru beneficiarii proiectelor finanate prin Programul Erasmus+ http://www.erasmusplus.ro/library/Documente/precizari%20de%20natura%20financiara.pdf