Generalitati - OCPI · Web viewDocumentul poate fi vizualizat in „Afiseaza registru”. ”. Daca...

INDUSTRIAL SOFTWARE SRL SIBIU: Prof. Petru Şpan 1A tel (40-269) 220.426, fax (40-269) 210.559MEDIAŞ: Avram Iancu 10 tel/fax (40-269) 834.535BRASOV: Mureşenilor 24 tel/fax (40-368) 800.707e-mail: [email protected] web: www.indsoft.ro

Manual Registratura

Generalitati

Sistemul Infocet reprezinta un sistem integrat de gestiune a documentelor.

Programul permite accesarea simultana a aceleiasi optiuni din program de catre un numar nelimitat de

utilizatori.

Protectia sistemului este asigurata prin parole la nivel de utilizator, accesul fiind structurat pe mai multe

nivele.

Flexibilitatea programului asigura independenta fiecarui departament dar si controlul total, impreuna cu

integrarea datelor in sistemul central.

Autentificare

La intrarea in program va aparea o fereastra prin care se cere autentificarea utilizatorului, aceasta fereastra

va arata astfel:

unde va trebui sa introducem utilizatorul si parola, apoi apasam butonul „Intrare”.

Daca utilizatorul si parola sunt corecte se va deschide o fereastra de unde vom putea alege una dintre

urmatoarele optiuni ale meniului principal:

1. Registratura

2. Administrare

3. Module

1

http://www.indsoft.ro/

mailto:[email protected]


Prezentarea Modulului Registratura

o Registratura

Adaugare doc intrare – documentele de intrare sunt acele documente venite din afara

institutiei (in general sub forma de cereri) si care se inregistreaza de obicei la registratura. Dupa

ce aceste documente sunt rezolvate (favorabil, nefavorabil sau partial) ele apar in lista

documentelor de expediat pentru a fi trimise petentiilor ca si raspuns. Daca nu este nevoie de

raspuns sau nu se raspunde pe acelasi numar de inregistrare atunci aceste documente se vor

rezolva „intern” (butonul „intern” de langa „favorabil”, „nefavorabil”, „partial”). Exemplu de

document de intrare: Cerere ajutor social, etc.

Aceasta fereastra este utilizata pentru inregistrarea documentelor de intrare si arata astfel:

o Copiaza din – acesta facilitate se va folosi in cazul in care se doreste copierea datelor

dintr – un document de intrare inregistrat in aplicatie. In aceasta casuta se va completa

numarul documentului din care se doreste copierea datelor si se va selecta anul apoi

2




apasand butonul „Copiaza” se vor completa automat toate campurile cu valorile

continute de cerere deja inregistrata.

o Provenienta – in aceasta casuta se va introduce numele/denumirea institutiei care a

emis documentul; pentru a facilita munca utilizatorului aplicatia este prevazuta cu o

functie de autocompletare a provenientei, campurile fiind preluate din modulul Agenda.

o CNP/CUI – acest camp se va completa cu CNP sau CUI dupa caz, in cazul in care

provenienta a fost preluata din agenda acest camp se va completa automat.

o Numar, data actului – reprezinta numarul si data la care a fost inregistrat documentul

respectiv la institutia care l-a emis.

o Adresa – in acest camp se va introduce adresa celui care a expediat documentul; in

cazul in care emitentul a fost selectat din cadrul listei amintite mai sus, adresa acestuia

se va completa automat, datele fiind preluate din modulul Agenda.

o Telefon – se poate completa numarul de telefon al petentului.

o Email – se poate completa adresa de email a solicitantului. In cazul in care se

completeaza acest camp si este activata functionalitatea de „NotificareEmail”, in

momentul in care se se actioneza butonul „Creaza Inregistrare” aplicatia va trimite un

mail de notificare a faptului ca documentul a fost inregistrat si numarul primit de

acesta.

o Tip de act – din aceasta lista se va selecta tipul de act care urmeaza a fi inregistrat.

o Cuprinsul actului – in acest camp se va introduce o scurta descriere a ceea ce contine

actul respectiv.

o Trimite la – se va selecta o valoare din aceasta lista in cazul in care se doreste ca in

momentul crearii documentul sa fie trimis automat catre un departament, serviciu sau

birou.

o Conex cu numarul – se va completa doar in cazul in care actul care urmeaza a fi

inregistrat este o completare a unui act care este deja inregistrat si se vor introduce

urmatoarele valori: numarul de inregistrare a actului in completarea caruia a venit, altfel

acestea vor ramane completate cu “0” la numarul actului, iar la an – anul curent.

o Termen de rezolvare – in acest camp se va introduce numarul de zile in care va trebui

rezolvat actul.

3




o Numarul de file – in acest camp se va introduce numarul de file pe care le contine

documentul care urmeaza sa fie inregistrat.

o Dosar – din acesta lista se va alege un dosar in care se va salva aceasta inregistrare; in

cazul in care in lista nu se gaseste dosarul dorit atunci il vom crea apasand butonul

„adauga dosar” si se va tipari numele noului dosar.

Dupa ce s-a creat inregistrarea suntem anuntati ca documentul a fost inregistrat si cu ce

numar de inregistrare. Ni se ofera de asemenea posibilitatea de a efectua una din urmatoarele operatii

asupra documentului pe care l-am inregistrat apasand unul dintre butoanele:

– apasand acest buton se va deschide o fereastra care reprezinta un bon

care contine numarul de inregistrare al documentului, data inregistrarii,

provenienta documentului, continutul documentului, termenul de rezolvare si

numele persoanei care l-a inregistrat, iar acest bon poate fi scos la imprimanta.

- apasand acest buton se va lista codul de bare pentru documentul

inregistrat.

– cu ajutorul acestui buton putem trimite actul inregistrat mai departe

la persoana caruia ii este destinat. Apasand acest buton se va deschide o

fereastra cu organigrama institutiei. Din aceasta lista se poate selecta o persoana

catre care dorim sa trimitem documentul, persoanele fiind sortate in ordine

alfabetica, sau o directie/serviciu/birou/compartiment, documentul fiind trimis

la persoana desemnata sa primeasca documentele pe departamentul respectiv.

Dupa trimiterea documentului utilizatorul autentificat se va descarca electronic

de documentul respectiv, acesta aflandu-se in operare la persoana selectata din

organigrama.

- apasand acest buton va aparea organigrama institutiei din

cadrul careia vom putea selecta persoanele/departamentele catre care dorim sa

trimitem documentul spre consultare. Prin trimiterea spre consultare,

documentul ramane in operare la utilizatorul autentificat. Acesta poate sa

primesca raspunsuri de la utilizatorii care au primit respectivul document in

4




consultare. De asemenea documentul poate fi rezolvat in orice moment

independent de faptul ca s-a primit sau nu raspunsul de la persoanele catre care

a fost trimis spre consultare.

– apasand acest buton se va deschide o fereastra cu date generale

despre document, circulatia documentului si o lista a documentelor conexe. Din

acesta fereastra se pot atasa fisiere, se poate trimite catre o alta persoana, se

poate trimite spre consultare sau se poate rezolva dupa cum urmeaza:

!!! Daca se raspunde pe acelas numar cu cererea

– apasarea acestui buton va deschide o fereastra din cadrul

careia se va putea alege modul de expeditie si deasemenea se poate

completa rezoltutia (daca este cazul)

Daca expeditia se doreste sa se faca prin una din urmatoarele modalitati:

direct, fax, e-mail, clasat se vor selecta modalitatiile dorite ca in imaginea

alaturata.

In campul „Cine face expeditia” va ramane selectat „Personal” (deoarece

modalitatiile de expeditie mentionate mai sus pot fi efectuate de catre

utilizatorul autentificat). Daca se va bifa „Expediaza document” in 5




momentul in care se va apasa butonul „Rezolva” se va rezolva documentul

Favorabil si se va semnala ca fiind si expediat prin modalitatea/modalitatiile

selectate. Daca NU se va bifa „Expediaza document” in momentul in care

se va apasa butonul „Rezolva” documentul va trece din operare in rezolvat

Favorabil si va aparea in pagina de „Expediaza Document”.

Daca expeditia se doreste sa se faca prin posta se va selecta modalitatea de

expeditie din urmatoarele valori: posta recomandata, posta confirmare de

primire, posta strainatate ca in figura alaturata si deasemenea se poate


Apoi vom putea selecta persoana/serviciul care sa faca expeditia prin posta,

iar pentru validare se va apasa butonul „Rezolva”. Prin apasarea butonului

„Rezolva” documentul va trece din operare in rezolvat Favorabil si va

aparea in pagina de „Expediaza Documente” la persoana / serviciul care a

fost selectat ca sa faca expeditia prin posta.

6




– apasarea acestui buton va deschide o fereastra din

cadrul careia se va putea alege modul de expeditie si deasemenea se

poate completa rezoltutia (daca este cazul)



alaturata.



utilizatorul autentificat). Daca se va bifa „Expediaza document” in


Nefavorabil si se va semnala ca fiind si expediat prin

modalitatea/modalitatiile selectate. Daca NU se va bifa „Expediaza

document” in momentul in care se va apasa butonul „Rezolva” documentul

va trece din operare in rezolvat Nefavorabil si va aparea in pagina de

„Expediaza Document”.

7









iar pentru validare se va apasa butonul „Rezolva”. Prin apasarea butonului

„Rezolva” documentul va trece din operare in rezolvat Nefavorabil si va





completa rezoltutia (daca este cazul).



alaturata.

8








Partial si se va semnala ca fiind si expediat prin modalitatea/modalitatiile



Pastial si va aparea in pagina de „Expediaza Document”.





9





iar pentru validarea se va apasa butonul „Rezolva”. Prin apasarea butonului

„Rezolva” documentul va trece din operare in rezolvat Partial si va aparea in

pagina de „Expediaza Documente” la persoana / serviciul care a fost selectat

ca sa faca expeditia prin posta.






alaturata.

10











Declinat Competenta si va aparea in pagina de „Expediaza Document”.





11






„Rezolva” documentul va trece din operare in rezolvat Declinat Competenta

si va aparea in pagina de „Expediaza Documente” la persoana / serviciul

care a fost selectat ca sa faca expeditia prin posta.

– actionarea acestui buton va semnala ca documentul selectat

este rezolvat intr-un mod intern (la ModRez va aparea I), iar documentul

nu se va mai intoarce la cel care l-a inregistrat ci va ramane la

utilizatorul care l-a rezolvat.

– actionarea acestui buton va semnala ca documentul

selectat este anulat (la ModRez va aparea A).

!!! Raspunsul va avea un numar diferit de cel al cererii (raspunsul se va conexa la

numarul cererii)


careia se va putea completat rezolutia si apasand butonul „Rezolvat”

documentul va fi rezolvat favorabil.

12





cadrul careia se va putea completat rezolutia si apasand butonul

„Rezolvat” documentul va fi rezolvat nefavorabil.



documentul va fi rezolvat partial.

13






documentul va fi rezolvat Declinat Competenta.



documentul va fi rezolvat Intern.

14






documentul va fi Anulat.

Documentele care dupa inregistrare nu au fost trimise mai departe sau rezolvate le vom gasi la

Opereaza documente.

15




Adauga doc iesire – documentele de iesire sunt acele documente care sunt generate din

oficiu in cadrul institutie si sunt trimise care exterior. Dupa ce aceste documente sunt rezolvate

(favorabil, nefavorabil, declinat competente, partial) ele apar in lista documentelor de expediat

pentru a fi trimise petentiilor. Exemplu de documente de iesire: Adeverinta, Adresa, etc.

Acesta fereastra este utilizata pentru inregistrarea documentelor de iesire si arata astfel:

o Provenienta – acest camp se va autocompleta singur cu numele institutiei

dumneavoastra si numele serviciului/directiei/biroului din care faceti parte.

o Destinatar – acest camp se va completa cu numele celui caruia i se trimite

documentul, cui ii este adresat.

o Adresa - se va completa cu adresa celui caruia i se trimite actul

o Telefon – se poate completa numarul de telefon al petentului.

o Email – se poate completa adresa de email a solicitantului. In cazul in care se

completeaza acest camp si este activata functionalitatea de „NotificareEmail”, in

momentul in care se se actioneza butonul „Creaza Inregistrare” aplicatia va trimite un

16




mail de notificare a faptului ca documentul a fost inregistrat si numarul primit de

acesta.

o Tip act – din aceasta lista se selecteaza tipul actului care urmeaza a fi inregistrat.

o Cuprinsul actului – in acest camp se va introduce o scurta descriere a ceea ce contine

actul respectiv.

o Numar file – acest camp se va completa cu numarul de file pe care le contine

documentul care urmeaza sa fie inregistrat.

o Termen de rezolvare – se va completa cu numarul de zile in care trebuie rezolvat

actul care se inregistreaza.

o Conex cu numarul – acest camp se va completa doar in cazul in care actul care

urmeaza a fi inregistrat este corelat cu un alt act care este deja inregistrat si se va

completa dupa cum urmeaza: numarul de inregistrare al actului in completarea caruia

este emis, altfel acestea vor ramane completate cu “0” la numarul actului, iar la an –

anul curent.

o Dosar – din acesta lista se va alege un dosar in care se va salva aceasta inregistrare;

in cazul in care in lista nu se gaseste dosarul dorit atunci il vom crea apasand butonul










inregistrat.




17









organigrama.







independent de faptul ca s-a primit sau nu rapunsul de la persoanele catre care a

fost trimis spre consultare.










alaturata.

18








Favorabil si se va semnala ca fiind si expediat prin modalitatea/modalitatiile



Favorabil si va aparea in pagina de „Expediaza Document”.





19






„Rezolva” documentul va trece din operare in rezolvat Favorabil si va



20





cadrul careia se va putea alege modul de expeditie.



alaturata si deasemenea se poate completa rezoltutia (daca este cazul)





Nefavorabil si se va semnala ca fiind si expediat prin

modalitatea/modalitatiile selectate. Daca NU se va bifa „Expediaza

document” in momentul in care se va apasa butonul „Rezolva” documentul

va trece din operare in rezolvat Nefavorabil si va aparea in pagina de

„Expediaza Document”.



21








„Rezolva” documentul va trece din operare in rezolvat Nefavorabil si va



22









alaturata.








Pastial si va aparea in pagina de „Expediaza Document”.




completa rezoltutia (daca este cazul).23






„Rezolva” documentul va trece din operare in rezolvat Partial si va aparea in

pagina de „Expediaza Documente” la persoana / serviciul care a fost selectat

ca sa faca expeditia prin posta.

24









alaturata.








Declinat Competenta si va aparea in pagina de „Expediaza Document”.


expeditie din urmatoarele valori: posta recomandata, posta confirmare de 25








„Rezolva” documentul va trece din operare in rezolvat Declinat Competenta

si va aparea in pagina de „Expediaza Documente” la persoana / serviciul

care a fost selectat ca sa faca expeditia prin posta.







Documentele care dupa inregistrare nu au fost trimise mai departe sau rezolvate le vom gasi

la Opereaza documente.

26




Adauga doc intern – documentele interne sunt acele documente care circula doar in cadrul

institutiei, ele nefiind trimise in afara institutiei. Exemplu de documente interne: Nota Interna,

Necesar de materiale, Cerere concediu, etc.

Acesta fereastra este utilizata pentru inregistrarea documentelor interne si arata astfel:

o Provenienta – acest camp se va autocompleta singur cu numele institutiei

dumneavoastra si numele serviciului/directiei/biroului din care faceti parte

o Destinatar – acest camp se va completa cu numele celui caruia i se trimite

documentul, cui ii este adresat.

o Tip de act – din aceasta lista se selecteaza tipul de act care urmeaza a fi inregistrat.

o Numar file - se va introduce numarul de file pe care le contine documentul care se

inregistreaza.

o Termen de rezolvare – acest camp se va completa cu numarul de zile in care va trebui

rezolvat actul respectiv.

o Conex cu numarul – acest camp se va completa doar in cazul in care actul care

urmeaza a fi inregistrat este corelat cu un alt act care este deja inregistrat si se va

completa dupa cum urmeaza: numarul de inregistrare al actului in completarea caruia

este emis, altfel acestea vor ramane completate cu “0”, iar la an – anul curent.

27




o Dosar – din acesta lista se va alege un dosar in care se va salva aceasta inregistrare;

in cazul in care in lista nu se gaseste dosarul dorit atunci il vom crea apasand butonul










inregistrat.









organigrama.









28








– apasarea acestui buton va semnala ca documentul selectat

este rezolvat intr-un mod favorabil (la ModRez va aparea F).

Documentul poate fi vizualizat in „Afiseaza registru”.


selectat este rezolvat intr-un mod nefavorabil (la ModRez va aparea N).



este rezolvat partial (la ModRez va aparea P). Documentul poate fi

vizualizat in „Afiseaza registru”.


selectat este rezolvat Declinat Competenta (la ModRez va aparea Dc).








Documentele care dupa inregistrare nu au fost trimise mai departe sau rezolvate le vom gasi

la Opereaza documente.

29




Afiseaza RegistruIn cadrul acestei ferestre se pot vizualiza toate documentele inregistrate in registrul unic al institutie,

iar accesand butonul „Detaliu” se vor putea consulta urmatoarele infomatii:

Informatii document

Circulatie

Documentele care se gasesc in operare la utilizatorul autentificat pot fi operate.

30




documentele conexe

comentarii.

distributie

31




Fisiere

Apasand pe butonul „Browse...” se va deschide o fereastra din cadrul careia vom selecta documentul

pe care dorim sa-l atasam. Dupa ce l-am selectat vom apasa butonul „Ataseaza” pentru a se atasa

efectiv documentul selectat la inregistrarea noastra.

Pentru o navigare mai usoara in cadrul registrului se poate cauta un anumit document inregistrat

dupa numarul si anul inregistrarii.

Modificare documenteIn cadrul acestei ferestre ni se ofera posibilitatea de a modifica orice document care a fost creat

de catre utilizatorul autentificat si nu a fost trimis mai departe sau operat.

Daca apasam butonul al documentului pe care dorim sa-l modificam se va dechide o

ferestra. In cadrul acestei ferestre se pot modifica mai multe campuri precum: provenienta, cuprins,

termen de rezolvare, adresantul, tipul actului, etc. Dupa ce s-au efectuat modificarile dorite se va

apasa butonul „modifica” pentru a fi salvate modificarile.

32




OBS: In cazul documentelor care fac parte din registrii speciali dupa ce il modificam trebuie sa mai

intram odata pe respectivul act si sa salvam campurile suplimentare.

Opereaza documenteIn aceasta fereastra apar toate documentele, indiferent de tipul lor, care nu au fost trimise sau

rezolvate in momentul inregistrarii lor de catre utilizatorul autentificat. Tot in aceasta fereastra apar

documentele care au fost primite pentru a fi rezolvate fie de la registratura, fie de la o persoana din

cadrul organigramei.

De asemenea, dupa caz, utilizatorul autentificat poate vizualiza si opera documentele trimise spre

rezolvare unui alt utilizator din cadrul organigramei care il are ca super utilizator pe utilizatorul

autentificat. Pentru a vizualiza documentele unui nivel pentru care suntem super utilizator va trebui

ca din partea de sus a paginii sa selectam pentru ce persoana dorim sa vedem documentele in

operare. Iar sectiunea de unde vom putea selecta pesoana va fi de forma:

Pentru a opera efectiv asupra unui document vom apasa pe butonul care va deschide

o ferestra din cadrul careia se va putea opera asupra documentului apasand unul din butoanele:









organigrama.




33









– apasarea acestui buton va semnala ca documentul selectat este

rezolvat intr-un mod favorabil (la ModRez va aparea F). Documentul poate fi

vizualizat in „Afiseaza registru”. Daca este document de intrare (si se emite

raspuns pe acelas numar) sau este document de iesire se va deschide o ferestra

din cadrul careai se va selecta si modalitatea prin care se doreste sa se faca

expeditia (vezi ferestra la „Adauga doc. intrare”).


este rezolvat intr-un mod nefavorabil (la ModRez va aparea N). Documentul

poate fi vizualizat in „Afiseaza registru”. ”. Daca este document de intrare (si

se emite raspuns pe acelas numar) sau este document de iesire se va deschide o

ferestra din cadrul careai se va selecta si modalitatea prin care se doreste sa se

faca expeditia (vezi ferestra la „Adauga doc. intrare”).


rezolvat intr-un mod partial (la ModRez va aparea P). Documentul poate fi

vizualizat in „Afiseaza registru”. Daca este document de intrare (si se emite

raspuns pe acelas numar) sau este document de iesire se va deschide o ferestra

din cadrul careai se va selecta si modalitatea prin care se doreste sa se faca

expeditia (vezi ferestra la „Adauga doc. intrare”).


rezolvat intr-un mod Declinat Competenta (la ModRez va aparea Dc).

Documentul poate fi vizualizat in „Afiseaza registru”. Daca este document de

intrare (si se emite raspuns pe acelas numar) sau este document de iesire se va

deschide o ferestra din cadrul careai se va selecta si modalitatea prin care se

doreste sa se faca expeditia (vezi ferestra la „Adauga doc. intrare”).

34




– actionarea acestui buton va semnala ca documentul selectat este

rezolvat intr-un mod intern (la ModRez va aparea I), iar documentul nu se va

mai intoarce la cel care l-a inregistrat ci va ramane la utilizatorul care l-a

rezolvat.

– actionarea acestui buton va semnala ca documentul selectat este

anulat (la ModRez va aparea A).

In cazul in care se doreste, se poate face trimiterea, operarea sau trimiterea spre consultare a mai

multor documete odata. Acest lucru se face prin selectarea documentelor asupra carora se doreste

efectuarea unei operatii, selectare care se face ca in imaginea alaturata:

Dupa selectarea documentelor se va apasa unul dintre cele trei butoane (Trimite, Rezolva sau

Spre Consultare) in functie de operatia pe care dorim sa o efectuam asupra documentelor selectate.

35




OBS: Exista deasemenea posibilitatea vizualizarii documentelor primite spre a fi operate dupa

provenienta lor sau dupa tipul actului, aceasta putand fi selectata dintr-o lista derulanta din partea de

sus a paginii care arata ca in figura alaturata:

Consultare documenteIn cadrul acestei ferestre apar toate documentele pe care utilizatorul autentificat le-a primit spre

consultare sau dupa caz documentele trimise spre consultare unui alt utilizator din cadrul

organigramei care il are ca super utilizator pe utilizatorul autentificat; pentru fiecare document in

parte se pot vizualiza fisierele atasate si se poate raspunde.

Pentru a raspunde la un document primit spre consultare se va apasa butonul

care va deschide pagina de detalii a documentului. In partea de sus a paginii

vom gasi un camp editabil numit „Raspuns” unde se poate scrie raspunsul daca acesta este unul

simplu (cateva cuvinte). Daca raspunsul pe care doriti sa-l emiteti este unul mai amplu, se poate

atasa fisierul care contine raspunsul la documentul primit spre consultare din tab-ul „Fisiere” al

documentului.

36




Borderou TrimitereIn cadrul acestei ferestre putem vizualiza documentele trimise de catre utilizatorul autentificat

catre o anumita persoana din cadrul institutiei, vizualizarea documentelor se va face in functie de

perioada introdusa de catre utilizator. Se foloseste pentru predarea documentelor fizice pe baza unei

semnaturi de primire.

OBS: Se poate genera de asemenea o lista a tuturor documentelor trimise de catre utilizatorul

autentificat intr-o anumita perioada apasand butonul , iar lista va fi de

forma:

lista care poate fi scoasa la imprimanta apasand butonul care se gaseste in partea de sus a

paginii.

Borderou ConsultareIn cadrul acestei ferestre putem vizualiza documentele trimise spre consultare de catre

utilizatorul autentificat catre o anumita persoana din cadrul institutiei, vizualizarea documentelor se

va face in functie de perioada introdusa de catre utilizator. Se foloseste pentru predarea

documentelor fizice pe baza unei semnaturi de primire.

37




OBS: Se poate genera de asemenea o lista a tuturor documentelor trimise spre consultare de

catre utilizatorul autentificat intr-o anumita perioada apasand butonul , iar

lista va fi de forma:

lista care poate fi scoasa la imprimanta apasand butonul care se gaseste in partea de sus a paginii.

Borderou ExpeditieIn cadrul acestei ferestre putem vizualiza documentele trimise spre expeditie de catre utilizatorul

autentificat catre o anumita persoana din cadrul institutiei care are drept de expeditie, vizualizarea

documentelor se va face in functie de perioada introdusa de catre utilizator. Se foloseste pentru

predarea documentelor fizice pe baza unei semnaturi de primire.

OBS: Se poate genera de asemenea o lista a tuturor documentelor trimise spre expeditie de catre

utilizatorul autentificat intr-o anumita perioada apasand butonul , iar lista va

fi de forma:

38




lista care poate fi scoasa la imprimanta apasand butonul care se gaseste in partea de sus a paginii.

Expediaza documenteIn aceasta fereastra vor aparea toate documentele de intrare (ex: cerere, etc) care au

fost rezolvate prin unul din urmatoarele moduri: Favorabil, Nefavorabil, Partial, Declinat

Competenta. De asemenea vor aparea si documentele de iesire (ex: adresa) care au fost

rezolvate prin unul din urmatoarele modalitati: Favorabil, Nefavorabil, Partial, Declinat

Competenta.

1. Pentru a expedia un document apasam butonul care va deschide

fereastra de expeditie.

2. Putem vedea lista destinatarilor si avem de asemenea posibilitatea de a edita sau

sterge un destinatar si de a completa gramajul si tariful postal sau sau putem

modifica data expeditie unui destinatar

39




Obs: Pentru fiecare destinatar in parte se poate alege o data de expeditie diferita in

cazul in care expeditia se face in zile diferite.

OBS: In cazul in care pentru toti destinatarii din lista de distributie avem acelasi gramaj

si acelasi tarif putem completa gramajul si tariful din sectiunea expediaza.

Apoi apasam butonul pentru a se completa in lista de distributie.

Din sectiunea expediaza se va selecta modalitatea de expeditie:

40




3. Apoi se apasa butonul pentru a face expeditia.

Distributie documente

DISTRIBUTIE DOCUMENTE – in aceasta fereastra putem cauta un document pe care

dorim sa-l retrimitem sau dorim sa inregistram confirmarea de primire.

OBS: Retrimiterea sau inregistrare confirmari de primire poate fi facuta doar de

persoana care a rezolvat actul respectiv sau de persoana care a facut expeditia

actului respectiv.

1. Selectam anul si introducem numarul de inregistrare a actului pe care dorim sa-l

retrimitem sau pentru care dorim sa inregistram confirmarea.

2. Apoi apasam butonul

41




INREGISTRARE CONFIRMARE

Pentru inregistrarea confirmarilor de primire vom completa campurile „Data

Raspuns/Confirmare” si „Raspuns/Confirmare”, apoi apasam butonul

moment in care se vor salva modificarile.

Restul utilizatorilor pot sa vada distributia unui document si modificarile facute

fara a le putea edita.

RETRIMITERE

Pentru retrimiterea unui document vom apasa butonul moment in care:

in lista de distributie va aparea o noua linie cu documentul retrimis.

documentul apare in lista de documente de expediat din pagina „Expediaza

documente” la persoana care a facut si expeditia anterioara.

42




OBS: Daca expeditia anterioara a acestui document a fost facuta prin posta va

aparea in lista persoanei care face posta, daca expeditia a fost facuta direct va

aparea in lista persoanei care a facut expeditia directa.

Borderou corespondentaPrin apasarea acestui buton se va deschide o fereastra de unde se va putea genera un borderou al

documentelor expediate. Borderoul se genereza in functie de data expeditiei care este selectata de

catre utilizator (se va introduce data la care un anumit document a fost setat in meniul

“Expediaza documente” ca fiind expediat), de modul de expediere (ex: recomandata, confirmare

de primire, etc) si persoana care a facut expeditia.

43




CautaIn cadrul acestei pagini vom gasi un motor de cautare al documentelor inregistrate dupa anumite

criterii cum ar fi: numar de inregistrare, provenienta, adresa, tipul actului etc.

Cautarea poate fi realizata pe ani diferiti de registru, dupa unul s-au mai multe criterii si de asemenea

se poate face cautare direct pe continutul fisierelor atasate (fisiere de format word, pdf sau txt)

Documente expirateIn acesta fereastra se va genera un tabel care va contine toate documentele ale caror termen de

rezolvare a fost depasit.

Documente urgenteIn acesta fereastra se va genera un tabel care va contine toate documentele, atat cele interne cat si

cele intrate, ale caror termen de rezolvare este mai mic decat numarul de zile introdus de utilizator.

44



Generalitati - OCPI · Web viewDocumentul poate fi vizualizat in „Afiseaza registru”. ”. Daca...

Documents

Transcript of Generalitati - OCPI · Web viewDocumentul poate fi vizualizat in „Afiseaza registru”. ”. Daca...