Fluxul de activiti n firma de exerciiuProf. ec. BECA FELICIAColegiul Economic Dionisie Pop Marian Alba Iulia

Succesul n afaceri presupune pregtire, disciplin i munc mult. Daca nu eti speriat de aceste lucruri oportunitile sunt foarte mari.David Rockefeller

Constituirea firmei de exerciiuPrezentare succesiune activitiOrganizarea activitii n firma de exerciiu

Cum nfiinm o firm de exerciiu? --- 2.DezbateriBirouri NotarialeBnciO. R. C.1.Culegerea de informaiiConstituirea unei firme de exerciiu Nominalizarea asociaiilor Stabilirea capitalului social Alegerea obiectului de activitate

3. ntocmirea documentaiei de constituire conform cerinelor ROCT

PAII DE URMAT PENTRU NFIINAREA UNEI FIRME DE EXERCIIU 1. Solicitarea de rezervare a denumirii firmei de exerciiu2. ntocmirea documentaiei necesare pentru deschiderea contului provizoriu3. ntocmirea documentaiei n vederea constituirii 4. Luarea n primire a documentelor eliberate de ctre ROCT DERULAREA ACTIVITII N FIRMA DE EXERCIIU

DOCUMENTE SPECIFICE NREGISTRRIIDE TRIMIS LA ROCTCererea de rezervare denumire Cerere de deschidere de cont Fia cu specimene de semnturFoaia de vrsmnt pentru capital socialmputernicire pentru depunere capital socialCerere de nregistrare i autorizare a funcionrii Act constitutiv al firmei de exerciiu Declaraii proprii Declaraia privind autorizarea funcionrii Dovada sediu contract de nchiriere Cerere de eliberare a cazierului fiscalDE PRIMIT DE LA ROCT

Certificat de nregistrare Certificat constatator Atribuirea numerelor de cont i confirmarea disponibilului din cont curent Chitana pentru taxa rezervare denumire Chitana pentru cheltuieli de constituire Cazier fiscal.

AUTORIZAREA FIRMEI DE EXERCIIU 1. FIRMA CONTINUAT firma de exerciiu se continu cu aceiai elevi este situaia n care a fost autorizat o firm n clasa a -XI -a i se prevede continuarea ei i n clasa a -XII a.2. FIRMA PRELUAT sunt firmele care au existat n primii ani de la nfiinarea reelei firmelor de exerciiu, nu au mai fost continuate i se preia de ctre elevi n anul colar curent.3. FIRMA NOU Se constituie firm nou, dac nu exist n coal firme de exerciiu pentru preluare. Se transmite la ROCT cererea de rezervare a denumirii agreate, urmand ca dupa primirea confirmarii denumirii de la ROCT, firma sa trimita documentele de infiintare, prin posta, precum si taxele (50 RON rezervarea de denumire si 440 RON taxele de constituire).

FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA FIRMEI DE EXERCIIUPregtire Denumire, form juridic, mottoCercetarea pieeiAlegerea produsului i a braneiPrezentare conceptClasa a-X-a februarie-martieaprilie-mai

FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA FIRMEI DE EXERCIIU Aciuni de creare a firmei si pregatirea documentelor de inregistrare a firmei

nregistrare la ROCT

Structura administrativ si procesul tehnologicActivitate efectiv pe sectiiIntrare pe pia Rotatia locurilor de munca Clasa a-X-a Clasa a-XI-a mai iunieseptembrieoctombrieianuarie - februarie

NFIINAREA I MUNCA NTR-O FIRM DE EXERCIIUParticipri la trguriPrezentarea firmelor n faa elevilor i a prinilorPregatirea firmei de exerciiu pentru a fi predata echipei urmatoare Predare firmClasa a-XI-a Clasa a-XII-aMartie apriliemaiiunieiunieziua porilor deschise

Obiective- Publicitatea nfiinrii F.E. pe plan local- Motivarea elevilor pentru participarea activ n cadrul firmei de exerciiu- Recunoaterea activitii elevilor de ctre ceilali elevi din alte F.E., de ctre profesorii i conducerea colii, de ctre comunitatea localParticipani- F.E. din coal- Profesorii colii- Conducerea unitii colare- Inspectoratul colar Judeean- Mass-media- Comunitatea local- Reprezentani ROCT i Kultur KontaktPregtire- Stabilirea modului de organizare, a locului de desfurare a inaugurrii- Realizarea unei liste cu toate sarcinile care trebuiesc ndeplinite- mprirea sarcinilor- Stabilirea termenelor de realizare a acestora- Stabilirea termenelor de verificare a ndeplinirii sarcinilor respective i a persoanelor responsabile cu buna organizare i desfurare a acestei activitiPunerea n aplicareInaugurarea F.E.

Inaugurarea firmelor de exerciiu

Lucrri realizate dup nfiinarea firmei de exerciiu

Achiziii Vnzri Marketing Solicitarea de cataloage pentru materialele de birou, echipamente de birotic, mobilier, etc de la alte firme de exerciiu;Crearea unei liste pentru evidena furnizorilor;Emiterea de comenzi, n vederea aprovizionrii cu mijloace fixe sau cu obiecte de inventar, etc;nregistrarea comenzilor n registrul de eviden a comenzilor;Urmrirea livrrilor, compararea facturilor cu comenzile, nregistrarea facturilor i transmiterea la departamentul contabilitate.Solicitarea unui catalog i a unor oferte speciale de la serviciul de marketing;Telemarketing pe baza listei de clieni, pentru prezentarea ofertelor speciale i eventual a unor bonusuri acordate clienilor care fac cele mai rapide comenzi. Stabilirea Corporate Identity;Stabilirea obiectivelor de marketing;Elaborarea planului de marketing i planificarea activitilor publicitare;Solicitarea de cataloage de la firme reale( de la firma partener sau de la alte firme);Elaborarea unor statistici referitoare la clieni i mrimea cifrei de afaceri; Evaluarea listei de produse n funcie de cifra de afaceri;Stabilirea sortimentului;Stabilirea condiiilor de livrare i plat; CGAStabilirea politicii de pre;Analizarea prevederilor legate de protecia consumatorilor;Elaborarea unor oferte noi cu caracter general i special;

Secretariat Personal Contabilitate Elaborarea respectiv preluarea modelului / viziunii ntreprinderii;Stabilirea obiectivelor anuale;Elaborarea unor formulare personalizate sau preluarea modelelor deja existente (hrtie cu antet; modele de e-mail; comand; confirmare de comand; not telefonic, etc);Notificarea modificrii datelor firmei de exerciiu ctre centrala firmelor de exerciiu (ROCT);Crearea unui dosar care s conin un istoric al firmei, departamentele care compun structura organizatoric, organigrama firmei i fiele de post;Stabilirea de contacte cu firma partener.Construirea dosarelor de personal;Stabilirea numrului de ore sptamnal i lunar;Completarea contractelor individuale de munc;Stabilirea nevoilor de instruire / perfecionare. Transmiterea ctre banca Roct a fiei cu specimenele de semnturi;Solicitarea de majorare de capital, pentru firmele care se renfiineaz.

Lucrri curente n firma de exerciiu

AchiziiiVnzriMarketingColectarea i ordonarea prospectelor i cataloage-lor de la alte firme de exerciiu;Actualizarea continu a listei de eviden a furnizorilor;Redactarea unor cereri de ofert la solicitarea conducerii sau a celorlalte compartimente;Verificarea ofertelor primite i compararea lor;Intocmirea comenzilor i evidenierea lor ntr-un registru de eviden a comenzilor;Controlarea livrarii i confruntarea cu factura aferent;Redactarea unor notificri n situatii de neconformitate ,/ defecte sau urgentarea unor anumite livrari n caz de intrzieri la livrare;Gestionarea stocurilor din depozit. Elaborarea ofertelor generale i a celor ca rspuns la cererile de ofert emise de celelalte firme de exerciiu;ntocmirea avizelor de expediie, a facturilor, i a confirmrilor de comand;Completarea documentelor de transport i transmiterea acestora ctre transportator;Supravegherea ncasrilor;ncasarea sumelor pentru care plata s-a fcut prin card de credit;ntocmirea somaiilor;Redactarea scrisorilor de rspuns la notificrile de neconformitate i pentru mrfurile returnate;Discuii de vnzri;Actualizarea listei de clieni;ntocmirea de statistici cu privire la cifra de afaceri, pe clieni i pe produse. Publicitate pentru vnzri ;Promovarea vnzrilor;Public relations;Vnzri personalizate;Atragerea de clieni noi.

Secretariat PersonalContabilitateProcesarea intrrilor i ieirilor de pot;Stabilirea de contacte noi cu celelalte firme de pe piaa firmelor de exerciiu;Folosirea internetului pentru transmiterea raspunsurilor spre mediul extern al firmei, pentru distribuirea e-mailurilor primite i cutarea de informaii;Primirea partenerilor de afaceri i a persoanelor externe colii, cu ocazia unor ntlniri fixate pentru diverse evenimente;Achiziionarea i administrarea materialelor de birou;Administrarea bazei de date de adrese i actualizarea ei continu;ntocmirea de procese verbale cu diferite ocazii;Utilizarea telefonului i a faxului i stabilirea costurilor aferente;Organizarea arhivei ;Reprezentarea conducerii i administrarea agendei managerului. Administrarea dosarelor de personal;Elaborarea statelor de plat i a fluturailor de salarii ;Administrarea contului bancar pentru personal;Derularea cumprturilor efectuate de personal. Prelucrarea documentelor justificative i nregistrarea acestora n contabilitatea general a societii;ntocmirea registrului de cas;ntocmirea lunar a balanei de verificare;ntocmirea declaraiilor privind obligaiile de plat la bugetul statului ct i a celor referitoare la asigurrile sociale ct i pentru omajEfectuarea de analize;Elaborarea bilanului semestrial i anual;Efectuarea plilor;

Lucrri la predarea firmei de exerciiu

Achiziii

Vnzri

Marketing

Secretariat

Personal

Contabilitate Redactarea unui raport final;Predarea locului de munc. Redactarea unui raport final;Predarea locului de munc. Analiza ndeplinirii obiectivelor de marketing; Redactarea unui raport final;Predarea locului de munc.Realizarea unui raport cu privire la modul n care au fost realizate obiectivele; Transmiterea unei liste cu propuneri pentru clasa urmtoare;Redactarea unui raport final;Predarea locului de munc. Participarea la evaluarea activitii elevilor;Scoatere din evidena asigurrilor sociale;Elaborarea pe baza statelor de plat a unei analize asupra salariilor;Redactarea unui raport final;Predarea locului de munc. Redactarea unui raport anual asupra activitii i ntocmirea unui bilan la nchiderea activitii;Predarea arhivei contabile..

REALIZAREA ORGANIGRAMEICONDUCEREASISTENT ()ACHIZIIIVNZRIMARKETINGSECRETARIATCONTABILITATE

Recrutarea personalului Managementul resurselor umane presupune: Recrutarea personalului Administrarea personalului Motivarea angajailor Feedback Satisfacia activitii Evaluarea activitii personalului Rotaia locurilor de muncSarcini n cadrul managementului resurselor umane:Stabilirea necesarului de personal: cantitativ, calitativ, n timp Recrutarea personaluluiAdministrarea personalului: dezvoltare, evaluare, salarizare, organizarea locului de munc, instruire, comunicare, motivare Eliberarea din funcie a personalului: predare, certificat de evaluare

Stabilirea necesarului de personal Necesarul de personal se stabilete pornind de la organigrama F.E., de la sarcinile i atribuiile fiecrui departament. n firma de exerciiu se lucreaz cu grupa, deci numrul maxim de personal este de 15 elevi.O structur de personal propus, avnd n vedere organigrama i sarcinile fiecrui departament, ar putea fi:1. Manager general-1 persoan

2. Asistent manager (secretariat)-1-2 persoane3. Departamentul achiziii-1 ef de departament-1 economist4. Departamentul vnzri-1 ef de departament-2 economiti5. Departamentul marketing-1 ef de departament-1 economist6. Departamentul personal-1 ef de departament-1 economist7. Departamentul contabilitate-1 ef de departament-2 economiti

DESFURAREA INTERVIULUI Structura interviului: Candidatul intr n ncpere Prezentrile Amabilitile introductive Oferirea de informaii Verificarea elementelor concrete Evaluarea capacitilor; Evaluarea personalitii Evaluarea motivaiei Candidatul pune ntrebri Candidatul este informat despre urmtoarea etap a procesului de selecie i despre data anunrii rezultatului ncheierea interviului; candidatul prsete biroul.

Ce trebuie s facei - ncercai s v relaxai. Nu este bine s fii stresat - pregtii-v cu calm pentru interviu- plecai din timp de acas, pentru a nu ntrzia sau a fi stresat c nu ajungei la timp- fii mbrcat decent i confortabil- fii amabil, surztor, sigur pe dumneavoastrcnd vei pi n birou fii calm, stpn pe dumneavoastr, dai mna cu interlocutorul i aezai-v confortabil. Trebuie s dai impresia c v simii ca acas! Ce nu trebuie s facei- s v criticai fotii patroni- s v subestimai fotii colegi- s divulgai informaii importante de la fostul loc de munc- s evocai problemele dumneavoastr personale pentru a obine mila interlocutorului- s intrai n discuii politice, sindicale, religioase- s rspundei monosilabic- s miniis adoptai o atitudine negativ

DOCUMENTE SPECIFICE COMPARTIMENTELOR

SECRETARIATMARKETINGAPROVIZIONARECONTABILITATELIMBI STRINEDESFACERERegistru corespondenRepertoriu telefoaneEcusoane Cri de vizitR.O.F.Necesar documente centralizate pe departamenteJurnal cumprriContract de muncFie de postDosare personaleOferte Catalog Materiale pentru presInvitaii Pliante Fluturai Brouri Repertoriu furnizoriJurnal cumprriContracte cu furnizoriiScadenar pliFacturi primiteCondiii de livrare i platRegistru acionariRegistru casFacturiDocumente de platRegistru jurnalState de platRegistru inventarCartea mareBalane de verificareBilan contabilBibliotec minimalRepertoar clieniJurnal vnzriContracte de vnzare-cumprare cu clieniiScadenar pliOferteFacturi emiseCondiii de livrare i platFia de magazie

JURNALUL FIRMEI DE EXERCIIU

EXPLICAII

PARTICIPANI DETALIERE

Elevii clasei, profesorul coordonator TERMENE/OBSERVAIITEMATICA

Preluarea firmei de exerciiuOrganizarea activitii pe departamente Repartizarea personalului pe departamente AGENDA DE LUCRU Consultare pagin ROCT: www.roct.roCompletare documentaie de autorizare a renregistrrii conform precizrilor ROCTStabilirea culorilor fe, sigla, motto, adresa de e-mail Organizarea evidenelor pe departamente Organigrama- Registrul de coresponden: pot, curier si e-mail, ecusoane- CV, Contractele de munc, Fia postului, Condic de prezen- Stabilire necesar de aprovizionat pentru dotare spaiu i pentru marfa destinat vnzrii, cutare furnizori, comenzi- Elaborare de oferte (romna i englez), proiect-catalog, concept pagin webDocumente financiar- contabileCalendar evenimente:- Prezentare FE n coal/ INAUGURARE- Expoziii- Trguri naionale i internaionale

DERULARE TRANZACII aprovizionare

1 Transmiterea comenzii (presupune: stabilirea necesarului de aprovizionat, studierea pietei firmelor de exercitiu prin accesarea paginii ROCT, solicitare/ cerere de oferta, primirea ofertei, selectare oferta etc.)2 Primirea facturii (intocmirea notei de receptie)3 Transmiterea ordinului de plata la ROCT4 Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare5 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.Firma de exercitiu ACumparatorFirma de exercitiu BFurnizor ROCT12345

DERULARE TRANZACII vnzare

1 Transmiterea oferta 2 Primirea comenzii3 Transmiterea factura4 - Transmitere ordin de plata catre ROCT5 Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare6 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.Regula de comunicare: trebuie sa se confirme primirea comenzii, a ofertei, facturii, etc., in general a unui mesajToate aceste operatiuni se deruleaza prin e-mail/ posta, mesaje concise, clare si la obiect cu respectarea regulilor cerute de corespondenta comerciala.Se pot transmite si prin posta (de exemplu se transmite oferta la mai multe firme de exercitiu din tara si strainatate).

Firma de exercitiu AFurnizorFirma de exercitiu BCumprtor123 ROCT456

Descrierea proceselor de achiziie

DEP.ACHIZIII DEP.VNZRI DEP.CONTABILITATE 3.Primirea bunurilor n depozit i confruntarea facturii cu recepia acestora .4.nscrierea realizrii livrrii n registrul de comenzi i certificarea facturii.

1.Emiterea comenzii i nregistrarea ei n registrul de comenzi.

5.nregistrarea facturii n evidena contabil, cantitativ i valoric i stabilirea obligaiei de plat ctre furnizor. 6.ntocmirea ordinului de plat n vederea achitrii facturii. 2.Pregtirea livrrii, emiterea avizului de expediie i a facturii sau numai a facturii.

Procesarea unei comenziVnzri

Achiziii 1234Cerere de ofertOfert fermComandAviz de expediere/comand

List de control trg al FEStabilirea locului de desfurare - solicitarea acordului conducerii unitii colare pentru utilizarea slii de festiviti a coliiStabilirea datei - consultarea cu profesorul coordonator i cu conducerea colii pentru a alege perioada optimStabilirea tipului de amenajare utilizat - concurs ntre personalul F.E.Stabilirea caracteristicilor standului de prezentare - dimensiune, locaie, materialul din care se realizeaz standul, forma acestuia Stabilirea modului de realizare a publicitii i a protocolului - stabilirea tipului de material publicitar utilizat, stabilirea participanilor, stabilirea tipului de invitaii utilizat, a persoanelor care le realizeaz i a celor care le distribuiestabilirea rolului fiecrui elev Stabilirea programului de desfurare a inaugurrii Realizarea materialelor necesare pentru stand i amenajarea acestuia - stabilirea necesarului, stabilirea surselor de finanarea a acestuia, stabilirea persoanelor care vor achiziiona aceste materiale, stabilirea modului de realizare a catalogului , oferta de produse, documentele contabile, materiale de prezentare a produselor, stabilirea rolului fiecrui elev Realizarea materialelor pentru publicitate i stabilirea modului de distribuire a acestora - stabilirea necesarului, stabilirea surselor de finanare, stabilirea persoanelor care vor achiziiona produsele i materialele respectiveStabilirea aparaturii i a materialelor necesare pentru prezentare

BIBLOIGRAGIEwww.econet-see.com/ro/index.html Seminar: nfiinarea i organizarea unei firme de exerciiu, Kultur Kontakt, Austria *** Din coal n via prin firma de exerciiu