EVALUAREA PERFORMANŢELOR PROFESIONALE ALE

FUNCŢIONARILOR PUBLICI

Seminar de informare a conducătorilor de subdiviziuni din cadrul autorităţilor publice centrale

22

Evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici

Scop:

Explorarea viziunii şi a principiilor de bază în domeniul managementului şi evaluării performanţei profesionale a funcţionarilor publici

Obiective:

- familiarizarea cu procesul de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici;

- conştientizarea rolului, necesităţii şi beneficiilor oferite de noul sistem de evaluare a performanţelor profesionale.

3

Cadrul legal

Legea nr. 158-XVI din 4.07.2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, secţiunea a 2-a Evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public, art.34 – 36.

4

Structura Regulamentului cu privire la evaluarea

performanţei Dispoziţii generale Factorii implicaţi în procesul de evaluare a

performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici, atribuţiile şi obligaţiile acestora

Procesul de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici

- Stabilirea şi revizuirea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă

- Criteriile de evaluare - Procedura de evaluare a performanţelor profesionale

ale funcţionarilor publici de conducere de nivel superior

- Procedura de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici de conducere şi de execuţie

- Calificativele de evaluare Identificarea necesităţilor de dezvoltare

profesională Dispoziţii finale

5

Decizii luate în baza rezultatelor evaluării

performanţelor Avansarea, menţinerea sau

retrogradarea în trepte de salarizare Promovarea într-o funcţie

superioară Conferirea unui grad de calificare

superior Destituirea din funcţia publică Identificarea necesităţilor de

dezvoltare profesională

6

Ce este performanţa?

Performanţa reprezintă gradul de îndeplinire a sarcinilor care definesc funcţia ocupată de angajat

Performanţa se referă la contribuţia pe care o aduc angajaţii la îndeplinirea obiectivelor organizaţiei

7

Ce este evaluarea performanţelor?

Evaluarea performanţei reprezintă un proces prin care se decide cît de bine este efectuată o activitate de către angajaţii unei instituţii în raport cu obiectivele stabilite.

Evaluarea devine un instrument eficient de control şi management prin care sunt direcţionate resursele umane în vederea îndeplinirii obiectivelor strategice organizaţionale.

8

Evaluarea performanţelor individuale şi strategia

organizaţională

Performanţa organizaţională presupune realizarea obiectivelor strategice ale autorităţii publice (Plan de Dezvoltare Instituţională)

Performanţa de grup presupune realizarea obiectivelor operaţionale ale subdiviziunii (Plan de activitate)

Performanţa individuală presupune realizarea obiectivelor individuale / specifice (Fişa de post)

PERFORMANŢA ORGANIZAŢIONALĂ

9

De ce trebuie să evaluăm performanţa?

Evaluarea este necesară pentru: elaborarea deciziilor de promovare, transfer sau

eliberare din funcţie a personalului cunoaşterea de către angajaţi a modului în care li

se percep punctele forte şi punctele slabe stabilirea contribuţiei individuale şi a grupului la

realizarea obiectivelor instituţiei elaborarea deciziilor de recompensare a activităţii

depuse identificarea necesităţilor de instruire şi

perfecţionare la nivel individual şi la nivel de grup din cadrul instituţiei

asigurarea comunicării dintre conducător şi angajat

1010

Factorii implicaţi

Evaluatorul este persoana cu funcţie de conducere din cadrul subdiviziunii / autorităţii publice unde îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public evaluat sau, după caz, care coordonează activitatea funcţionarului public respectiv

Contrasemnatarul este funcţionarul public ierarhic superior evaluatorului sau, după caz, persoana care exercită funcţie de demnitate publică

Comisia de evaluare este creată pentru a evalua performanţa funcţionarilor publici de conducere de nivel superior

Funcţionarul public evaluat Serviciul resurse umane, care are rolul de a oferi

suportul informaţional şi metodologic necesar tuturor factorilor implicaţi în procesul de evaluare a performanţelor profesionale

11

Cînd are loc evaluarea?

Perioada de evaluare anuală reprezintă perioada în care se implementează procedura de evaluare a funcţionarului public, cuprinsă între 15 decembrie a anului în curs şi 31 ianuarie din anul următor perioadei evaluate

Perioadă evaluată reprezintă perioada pentru care se face evaluarea funcţionarului public, cuprinsă între 1 ianuarie şi 31 decembrie

12

Obiectul evaluării performanţelor Sistemul de evaluare măsoară

performanţa individuală prin aprecierea:

nivelului de îndeplinire a obiectivelor individuale de activitate în baza indicatorilor de performanţă

nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare

13

Evaluarea performanţei pentru FPC şi FPE

13

1414

Etapa 1. Stabilirea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă

1. Se elaborează de evaluator, în comun cu funcţionarul public evaluat, sunt vizate de SRU şi se aprobă de conducătorul autorităţii publice

2. Se stabilesc 3 – 5 obiective

3. Se stabilesc indicatori de performanţă pentru fiecare obiectiv

4. Se discută în timpul interviului de evaluare

5. Se consemnează într-o fişă specială – anexa nr.1 la Regulament

1515

Revizuirea obiectivelor

Obiectivele individuale de activitate pot fi revizuite în următoarele cazuri:

Funcţiile şi sarcinile subdiviziunii au fost modificate şi au influenţat funcţiile şi sarcinile funcţionarului public

Acţiunile prioritare ale autorităţii/subdiviziunii s-au schimbat

Structura organizatorică a fost schimbată

Obiectivele nu pot fi realizate din cauze sau circumstanţe obiective, neimputabile funcţionarului public

1616

Definirea criteriilor de evaluare

Criteriile de evaluare reprezintă abilităţile profesionale şi comportamentul/atitudinile necesare pentru a îndeplini în mod optim obiectivele, sarcinile de bază şi atribuţiile de serviciu.

Criteriile de evaluare sînt diferite în

funcţie de categoria funcţionarului public.

1717

Criteriile de evaluare a funcţionarilor

publici

1. competenţă managerială

2. competenţă decizională

3. competenţă profesională

4. eficacitate şi eficienţă

5. creativitate6. comunicare şi

reprezentare

1. competenţă profesională

2. activism şi spirit de iniţiativă

3. eficacitate şi eficienţă

4. calitate a muncii5. lucru în echipă6. comunicare

FP de conducere de nivel superior / de conducere FP de execuţie

18

Etapa 2. Monitorizarea activităţii funcţionarului

public18

Realizarea obiectivelor trebuie monitorizată pentru a reacţiona la timp, în cazul identificării unor probleme sau dificultăţi obiective/subiective în procesul de realizare

În momentul evaluării (la sfîrşit de an) sunt dificil de reţinut toate activităţile desfăşurate, de aceea trebuie înregistrate

Stabilirea obiectivelor şi a indicatorilor se face o dată pe an (deci, e dificil de reţinut tehnica!)

Obiectivele pot fi revizuite, dacă e cazul

19

Tehnici de monitorizare19

Şedinţe/discuţii periodice individuale şi în echipă

Fişe de monitorizare la nivel de fiecare angajat sau la nivel de echipă

Rapoarte lunare de activitate

Rapoarte analitice trimestriale/semestriale

20

Fişă de monitorizare la nivel de fiecare angajat

Creaţi un file Excel sau tabel word pentru fiecare funcţionar public subordonat

5 coloane – Obiectivul; Indicatorii de performanţă; Data limită; Aspecte pozitive; Aspecte de îmbunătăţit

Comunicaţi/aduceţi la cunoştinţa funcţionarului public că rezultatele, atitudinea respectivă vor influenţa în bine/în rău evaluarea performanţei

2121

Etapa 3. Implementarea procedurii de evaluare anuală a funcţionarilor publici

de conducere şi de execuţie

3.1. Completarea fişei de evaluare Punctaje stabilite şi acordarea calificativului de

evaluare Oferirea de comentarii Identificarea necesitaţilor de dezvoltare

profesională

3.2. Interviul de evaluare, discuţii privind: Calificativul de evaluare Obiectivele propuse pentru anul următor Necesităţile de dezvoltare profesională

3.3. Contrasemnarea fişei de evaluare

22

3.1. Completarea fişei de evaluare

Se face de către evaluator, care apreciază nivelul de realizare a obiectivelor şi nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare, propune calificativul de evaluare

Evaluatorul poate anexa diferite documente drept confirmare a celor menţionate în fişa de evaluare

Fişa de evaluare completată se transmite funcţionarului public spre a lua cunoştinţă, în ea se indică data interviului de evaluare şi se anexează lista cu obiective pentru anul următor

Fişa de evaluare este definitivată după interviul de evaluare, se acordă calificativul de evaluare, după care se transmite funcţionarului public evaluat pentru a scrie comentariile proprii

2323

Calificativele de evaluare

În urma evaluării performanţelor profesionale, funcţionarului public evaluat i se acordă unul dintre următoarele calificative de evaluare: „foarte bine”, „bine”, „satisfăcător”, „nesatisfăcător” în funcţie de punctajul primit:

- punctaj obţinut între 3,51 şi 4,00 – „foarte bine”- punctaj obţinut între 2,51 şi 3,50 – „bine”- punctaj obţinut între 1, 51 şi 2,50 – „satisfăcător”- punctaj obţinut între 1,00 şi 1, 50 –

„nesatisfăcător”

2424

Stabilirea calificativului de evaluare (I)

Calificativul de evaluare se stabileşte în baza punctajului final calculat din suma mediei aritmetice obţinute pentru evaluarea îndeplinirii obiectivelor stabilite şi mediei aritmetice obţinute pentru aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare, împărţit la doi.

2525

Stabilirea calificativului de evaluare (II)

26

3.2. Interviul de evaluare

Are loc după completarea fişei de evaluare de către evaluator şi se realizează pînă în data de 20 ianuarie

Reprezintă o discuţie, un schimb de informaţii dintre evaluator şi funcţionarul public evaluat privind rezultatele evaluării

În timpul interviului de evaluare se discută obiectivele şi indicatorii de performanţă pentru anul următor, precum şi necesităţile de dezvoltare profesională

După interviul de evaluare, evaluatorul definitivează fişa de evaluare, acordă calificativul de evaluare

Funcţionarul public consemnează comentariile sale în fişa de evaluare după derularea interviului de evaluare

27

Structura recomandată a interviului de evaluare

Prezentarea scopului discuţiei Enunţarea calificativului de evaluare Explicarea şi argumentarea calificativului

de evaluare acordat, a punctajelor oferite pentru nivelul de realizare a obiectivelor şi nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare

Reacţie de răspuns din partea funcţionarului public

Discutarea obiectivelor şi indicatorilor de performanţă pentru anul următor

Discutarea necesităţilor de instruire Alte aspecte relevante

28

Recomandări pentru o bună desfăşurare a

interviului de evaluare28

Ambianţă plăcuta şi discretă Începeţi prin evidenţierea succeselor şi aspectelor

pozitive ale funcţionarului public Încercaţi sa lăsaţi funcţionarul public să

menţioneze aspectele slabe Ţineţi întotdeauna controlul asupra interviului Nu faceţi atac la persoană, enunţaţi argumentele

Dvs. Întrebaţi funcţionarul public ce soluţii şi

recomandări propune pentru a eficientiza activitatea sa

Încercaţi să ajungeţi la un consens şi să nu transformaţi discuţia într-o dezbatere

29

Documente cu care se lucrează la stabilirea obiectivelor pentru anul

următor Planul de dezvoltare instituţională

Planul anual de activitate a subdiviziunii interioare şi/sau autorităţii publice

Copia fişei de stabilire a obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă pentru anul în curs (2009)

După caz, fişa postului funcţiei publice

30

Cum se stabilesc obiectivele individuale de activitate

pentru anul următor Obiective la nivelul autorităţii publice

Obiective la nivel de subdiviziune

Discuţie evaluator/funcţionar public evaluat

Obiective propuse

Acord asupra obiectivelor

Obiective de anul trecut

31

Indicatorii de performanţă

Pentru a măsura nivelul de realizare a obiectivelor individuale de activitate stabilite, se formulează indicatori de performanţă

Indicatorii pot fi cantitativi (număr, % etc.) sau calitativi (nivelul de mulţumire / satisfacţie, nivelul de utilitate, nivelul de accesibilitate etc.)

32

Identificarea necesităţilor de dezvoltare profesională

În timpul interviului de evaluare, se discută şi necesităţile de dezvoltare profesională ale funcţionarului public evaluat, identificate de către evaluator

Necesităţile de dezvoltare profesională sunt identificate atît în baza rezultatelor evaluării, cît şi în raport cu obiectivele pentru anul următor

Necesităţile de dezvoltare profesională pot fi la nivel de cunoştinţe, abilităţi profesionale şi comportament/atitudini

Necesităţile de dezvoltare profesională pot fi realizate prin intermediul activităţilor de instruire internă şi externă, precum şi autoinstruire

33

3.3. Contrasemnarea fişei de evaluare

Contrasemnatarul este conducătorul direct al evaluatorului

Se contrasemnează fişa de evaluare după ce a fost definitivată şi semnată de către evaluator şi funcţionarul public evaluat

Contrasemnatarul poate decide asupra repetării procedurii de evaluare, acest fapt se consemnează în fişa de evaluare

În situaţia în care persoana care a completat fişa de evaluare este persoana care exercită funcţie de demnitate publică, fişa de evaluare nu se contrasemnează

34

Procedura de contestare a rezultatelor evaluării

Fiecare funcţionar public are dreptul să conteste rezultatele evaluării:

Prima etapă reprezintă solicitarea revizuirii calificativului de evaluare şi oferirea de argumente, ce se consemnează în fişa de evaluare la rubrica “Comentariile funcţionarului public”

Dacă contrasemnatarul consideră că argumentele oferite sunt relevante, poate decide asupra repetării procedurii de evaluare

Dacă şi după repetarea procedurii de evaluare, funcţionarul public nu este de acord, are dreptul să conteste la conducătorul autorităţii publice sub forma unei cereri de contestare

Dacă şi după examinarea contestaţiei de către conducătorul autorităţii publice, funcţionarul public nu este de acord cu calificativul de evaluare, se adresează în instanţa de conştiincios administrativ, în condiţiile legii

3535

Contacte

Aurelia Ţepordei

aurelia.tepordei@gov.md

tel. 250-435 Elena Levinţa-Perciun

elena.levinta@gov.md

tel. 250-428