Aprob,

Director General

Elena – Alexandra DOBRE

CAIET DE SARCINI

SERVICII DE ORGANIZARE PROIECT

“AMINTIRI CENTENARE”

Prezentul caiet de sarcini constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către

fiecare ofertant propunerea tehnică și cea financiară. Caietul de sarcini conţine specificaţii

tehnice. Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale.

Se vor lua în considerare doar ofertele care presupun asigurarea cerințelor minimale din Caietul

de sarcini.

1. Informaţii generale

1.1. Autoritatea Contractantă/ Beneficiar: Centrul pentru Seniori al Municipiului Bucureşti

1.2. Date despre beneficiar:

- Sediu: Municipiul București, Str. Constantin Mille nr. 10, sector 1, cod poștal

010142;

- Adresa de corespondență: Municipiul București, Bulevardul Basarabia 37-39, Sector 3,

(Național Arena București – Sector 114).

1.3. Sursa de finanțare a achiziției: Bugetul local

1.4. Denumire achiziție: Servicii de organizare evenimente – proiectul “Amintiri Centenare”

în perioada septembrie - noiembrie 2018;

1.5. Scurtă descriere: Serviciile solicitate în prezentul caiet de sarcini sunt destinate bunei

desfășurări și organizări a proiectului “Amintiri Centenare” în perioada septembrie –

noiembrie 2018, pentru un număr total de beneficiari de 750 persoane, reprezentând

persoane cu vârsta de minim 50 de ani, cu domiciliul sau reședința în Municipiul

București. Proiectul se va organiza în perioada septembrie – noiembrie 2018 și constă în

organizarea a trei conferințe pe teme istorice, cu frecvență lunară, având ca invitați

veterani de război, academicieni, jurnaliști, specialiști în istorie, relaţii internaţionale,

știinţe politice, etc. într-o sală de conferințe/ evenimente cu o capacitate de 250 de locuri,

în următoarele zile: 26 septembrie, 19 octombrie, 2 noiembrie, în Municipiul București -

Ilfov. Proiectul urmărește împărtășirea relevanței Centenarului în rândul populației

bucureștene, urmărind parcursul celor 100 de ani de la unire promovând istoria, cultura și

identitatea națională.

Fiecare conferință va fi precedată de un concert dedicat Centenarului Unirii susținut de

baritonul Marius Nine ( voce ), pian ( Valentin Cucu ), acordeon ( Daniel Mustățea ),

contrabas ( Nicolae Petrea ). Artiștii vor aduce în scenă o poveste muzicală evocată prin

cântecele de odinioară, care și-au câștigat prin frumusețe dreptul la nemurire și au creat

universul sonor a celor 100 de ani de Unire.

2. Obiectul caietului de sarcini

Obiectul achiziţiei publice îl reprezintă achiziţionarea de servicii de organizare evenimente

(Servicii de închiriere sală evenimente și dotare/amenajare spațiu; Servicii de transport rutier cu

autocarul; Servicii de intermediere a contractelor cu artiștii stabiliți de comun acord cu

reprezentanții CS-MB și cu specialiștii invitați să susțină conferințele; Servicii achiziționare și

livrare premii; Servicii profesionale foto și video; Servicii de catering și servire a mesei).

Prestatorul va oferta servicii de organizare evenimente care să îndeplinească următoarele

specificații tehnice, astfel:

a. Eveniment public, cu acces pe baza listelor de înscriere furnizate de către CS-MB, adresat

seniorilor bucureșteni, având drept public țintă, persoanele cu vârsta începând de la 50 de

ani.

b. Perioada: septembrie – noiembrie 2018, în datele de : 26 septembrie, 19 octombrie, 2

noiembrie 2018

Notă:

1. Specificațiile tehnice definite în cadrul prezentului Caiet de sarcini corespund

necesităților și exigențelor minimale ale autorității contractante. Toate specificațiile și

cerințele menționate și solicitate în cadrul prezentului Caiet de sarcini se consideră a fi

însoțite de mențiunea „sau echivalent”.

2. Specificațiile tehnice care indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu

special, o marcă de fabricație sau comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație

sunt menționate doar pentru a identifica cu ușurință tipul de produs și nu au ca efect

favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse.

Aceste specificații vor fi considerate cu mențiunea „sau echivalent”.

3. Condiții tehnice

1. SERVICII DE ÎNCHIRIERE SALĂ EVENIMENTE ȘI DOTARE/ AMENAJARE

SPAȚIU

Se vor asigura servicii de închierere spațiu de evenimente și conferințe, într-o locație din

București - Ilfov, eventual cu acces la spațiu verde amenajat, cu o capacitate de 250 persoane,

dotată cu mobilier ( mese rotunde de 10 persoane, acoperite cu fețe de masă albe, și scaune cu

spătar ), aer condiționat, scenă, sistem de sonorizare și iluminare.

Sala sau spațiul amenajat pentru conferință va oferi posibilitatea servirii mesei, între conferința

istorică și concertul dedicat Centenarului cu meniu a la carte pentru 250 de persoane.

Spațiul trebuie pus la dispoziția achizitorului în ziua desfășurării evenimentului, cu cel puțin 5

ore înaintea începerii evenimentului.

Spațiul trebuie să fie dotat cu grupuri sanitare utilate corespunzător și personal pentru curățenie,

La intrarea în incinta imobilului ofertat spre închiriere, să existe permisiunea/ autorizația

amplasării a 2 rollup-uri cu dimensiunea 85*200 cm

Sala/ spațiul amenajat pentru eveniment trebuie să dispună de o zonă special amenajată pentru

invitați (artiști si specialiștii în domeniu invitați la conferință), dotată cu sistem de sonorizare și

iluminare conform următoarelor specificații:

INSTALAȚIE DE SUNET

Boxe de amplificare;

Boxe de control

3 microfoane wireless;

Mixer de sunet,

ECHIPAMENTE DE LUMINI

Sistem de lumini inteligente, convenționale care să susțină cât mai bine conferinta

specialistilor și concertul artiștilor

Videoproiector

ACCESORII

Sisteme de protecție pentru cabluri electrice si de sunet;

Stative, conectică și accesorii;

PERSONAL TEHNIC ȘI TRANSPORT ECHIPAMENTE

Personal tehnic calificat pentru montarea, demontarea și operarea echipamentelor de

sunet și electrice;

Transport echipamente și personal tehnic în și din locație.

2. SERVICII DE TRANSPORT RUTIER

În cazul în care, locația propusă de operatorul economic este în afara Bucureștiului, se va

asigura transportul cu autocarul, la sala de conferințe/evenimente, pe ruta București ( cea

mai apropiată stație de metrou de localitatea de destinație ) – localitatea de destinatie, ( sala

de conferințe/evenimente), cu o oră înainte de începerea evenimentului şi retur localitatea

de ( sala de conferințe ) - București ( cea mai apropiată stație de metrou de localitatea de

destinație ).

Pentru transport, se vor pune la dispoziţie mijloace de transport autorizate să asigure

transportul participanților ( 250 de personane/eveniment ) în condiţii de maximă siguranţă,

confort optim, mijloace de transport care să fie în perfectă stare de funcţionare, dotate cu

aer condiţionat. Operatorul economic va prezenta anexat ofertei financiare licența de

transport, în conformitate cu prevederile legale în vigoare. În situaţia în care pe traseul

parcurs vor apărea defecţiuni ale mijloacelor de transport sau orice alte situaţii neprevăzute

(accident etc.), care pot impiedica continuarea traseului conform graficului de timp stabilit,

prestatorul se obligă ca în termen de maxim 2 ore să pună la dispoziţia participanților un alt

mijloc de transport similar celui iniţial, care să asigure continuarea deplasării.

3. SERVICII DE INTERMEDIERE A CONTRACTELOR CU SPECIALISTII ȘI

ARTIȘTII STABILIȚI DE COMUN ACORD CU REPREZENTANȚII CS-MB

Se va asigura încheierea contractelor cu artiștii și specialiștii invitați să susțină conferința,

stabiliți de comun acord cu reprezentanții CS-MB, pe parcursul celor 3 evenimente. Operatorul

economic se va ocupa de plata tuturor taxelor aferente contractelor și se va asigura de buna

desfășurare a evenimentului. Pentru momentul artistic dedicat acestor conferințe, CSMB solicită

un concertul muzical, care prin conținutul lui muzical să aducă în atenția publicului cântecele și

șlagărele care au compus universul sonor al celor 100 de ani de Unire. Concertul va fi susținut de

baritonul Marius Nine ( voce ), pian ( Valentin Cucu ), acordeon ( Daniel Mustățea ), contrabas (

Nicolae Petrea ).

La eveniment, vor fi prezenți veterani de război, academicieni, jurnaliști, specialiști în istorie,

relaţii internaţionale, știinţe politice, filosofie și alte personalități marcante stabiliți de comun

acord cu CS-MB. CS-MB îți rezervă dreptul de a propune și alți specialiști care vor susține

conferințele. Lista specialiștilor va fi comunicată către CS-MB cu minimum 15 zile

calendaristice înaintea evenimentului.

De asemenea operatorul economic se obligă să asigure difuzarea unui documentar/eveniment

stabilit de comun acord cu reprezentanții CSMB și specialiștii invitați.

Operatorul economic se obligă să stabilească de comun acord cu organizatorul ( CSMB )

programul evenimentului, însemnând modul de desfășurare al acestuia.

4. SERVICII DE ACHIZIȚIONARE ȘI LIVRARE PREMII

Operatorul economic va asigura servicii de achiziționare și livrare a premiilor, în următoarele

cantități și cu următoarele specificații, astfel:

750 bucăți cărți având ca și conținut istoria Marii Uniri și importanța

Centenarului;

6 bucăți roll-up-uri personalizate, Mecanism aluminiu, dimensiuni 85x200 cm,

full color.

10 bucăți Afișe Format A3 ( 297 x 420 mm), hârtie mată 160gr/mp sau echivalent;

750 buc Caiete program (12 pagini) Format A5 ( 148 x 297 mm), interior

mat/lucios și coperta mat/lucios;

Servicii de grafică pentru realizarea machetei grafice pentru produsele mai sus

menționate.

Operatorul economic are obligaţia de a transmite concepţia. Modelele de personalizare elaborate

de Operatorul economic trebuie aprobate de către Beneficiar care va acorda Bunul de producţie

la sediul CS-MB (Centrul pentru Seniori al Municipiului București), pe varianta imprimată de

către Operatorul economic. În scopul atingerii obiectului contractului, Operatorul economic va

avea întâlniri cu Beneficiarul, ori de câte ori este necesar, pentru stabilirea de comun acord a

tuturor detaliilor tehnice. Pe cât posibil, Operatorul economic va propune un concept creativ cu

caracter unitar pentru toate premiile solicitate prin acest contract. Operatorul economic va avea o

contribuţie importantă nu numai din punct de vedere logistic, ci va realiza şi un control de

calitate al acestor premii. Operatorul economic va asigura resursele umane şi materiale necesare

bunei derulări a activităţilor. Orice rezultate sau drepturi legate de materiale, inclusiv drepturi de

autor şi/sau orice alte drepturi de proprietate intelectuală şi/sau industrială, obţinute în executarea

sau ca urmare a executării serviciilor ce fac obiectul prezentului caiet de sarcini vor fi

proprietatea Autorităţii Contractante, care le poate utiliza, publica sau transfera după cum

consideră necesar, fără nici un fel de limitare geografică sau de altă natură.

Termenul de livrare al premiilor este de 7 zile calendaristice de la data aprobării machetei

grafice. Cu minimum 5 zile înaintea desfășurării primului eveniment, Operatorul economic se

obligă să furnizeze toate premiile ofertate.

5. SERVICII DE CATERING ȘI SERVIRE A MÂNCĂRII Se vor asigura servicii profesionale de catering și servire a mesei. Meniul va conține (lista fiind

cu titlu orientativ):

Băuturi:

Cafea;

Ceai (fructe, lămâie, verde etc.);

Apă minerală;

Apă plată;

Sucuri acidulate și neacidulate;

Zahăr și lapte;

1 pahar cu vin/persoană

Masă:

Gustări reci (Balotină de pui, Terină de vită, Ruladă brânzeturi, Tartine de icre de știucă,

Ștrudel de cod afumat, Trandafori de Salam de Sibiu, Roșii umplute cu salată de vinete,

Trigărui de mozarella de vinete, Trigărui de mozarella cu roșii, Salată de crudități în

șuncă de Praga, Bruschete de somon etc.)

Mixt grill de pui/ file de porc / medalion de vită cu garnitură de catofi țărănești

Salată de varză albă/murături

Tort Festiv

Se vor trimite 2 variante de meniu complete cu mențiunea ca acestea să nu depășească suma de

200 lei fără TVA/persoană, din care CS-MB va alege una, odată cu depunerea ofertei.

De asemenea se vor asigura tacumurile necesare servirii mesei ( farfuri, furculițe, cuțite,

lingurițe, pahare ) în funcție de produsele gastronomice oferite și personalul necesar servirii

mesei.

De asemenea se vor lua toate măsurile asiguratorii, astfel încât produsele alimentare oferite să

respecte normele de valabilitate şi normele de igienă şi sanitare prevăzute de dispoziţiile legale în

vigoare. Numărul de paticipați este de 200 - 250 de persoane/ eveniment.

6. SERVICII FOTO-VIDEO

Se vor asigura servicii profesionale foto-video pentru eveniment, care vor include:

clipuri video ( pentru fiecare specialist în parte câte un clip, pentru moment

artistic un clip) cu o durată de circa 10 minute, la finalul fiecarui eveniment;

seturi de fotografii editate profesionale, din toată perioada desfășurării

conferințelor, minimum 200 buc.

Editarea profesională a materialelor foto și video și inscripționarea acestora cu logo-ul CS-MB și

PMB;

Toate materialele vor fi inscripționate cu logo-ul CS-MB și PMB. Toate materialele vor fi

predate în format CD-DVD.

Termenul de livrare al fotografiilor și scurt metrajelor este de 5 zile calendaristice de la data

derulării evenimentului.

Operatorul economic va depune odata cu documentele solicitate referitoare la firma, oferta

tehnica, cea financiara și licența de transport.

7. CRITERIUL DE ATRIBUIRE

Criteriul aplicat pentru atribuirea contractului de achiziţie publică este cel regăsit în fișa de date.

Director General Adjunct,

Miruna IONESCU

Sef Serviciu,

Robert – Ionuț ANDRONESCU

Întocmit,

Inspector de Specialitate Programe și Proiecte,

Codruța ILIE