E-Democracy utilizand Business Process...

E-Democracy utilizand

Business Process Management

Management Excellence Through BPM

ENTERPRISE CONCEPT WWW.ENTERPRISE-CONCEPT.COM

Noi paradigme de management: BPM

Beneficiile BPM

Metodologia BPM

Caracteristicile platformelor IT BPM

E-Democracy utilizand BPM

A

B

C

D

E

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

AGENDA


“Order – to – cash”

“Cercetare - Dezvoltare”

Procesare comenzi clienti

• Abordarea pe functiune = concentrarea eforturilor asupra unor activitati omogene efectuate de un grup (department)

VS.

• Abordarea pe proces = focus asupra rezultatului final (output), prin optimizarea mai multor tipuri de activitati corelate, efectuate de mai multe grupuri (departamente)

Paradigma actuala in Management: tranzitie de la

functiuni la procese

ENTERPRISE CONCEPT WWW.ENTERPRISE-CONCEPT.COM M

arke

tin

g

Dep

. Ret

ail

Pro

cure

men

t

Fin

anci

ar

Mar

keti

ng

Pro

du

ctie

Logi

stic

a

Fin

anci

ar

“Order – to – cash”

“Cercetare - Dezvoltare”

Procesare comenzi clienti

Gestionarea performantei mai eficienta

De ce procese?


• Care este costul organizatiilor pentru achizitia unui client nou?

• Care este costul suportat de organizatie pentru generarea unui serviciu/produs?

• Care este durata medie pentru onorarea unei comenzi/cereri– de la cererea clientului pana efectuare?

• Care este profitabilitatea unui serviciu (Ex.: plata cu cardul de credit)? (= comision tranzactie - cost tranzactie)

• Care este profitabilitatea unui client? Dar a unui segment de clienti?

• Daca externalizez procesul de facturare clienti, cat este rentabil sa platesc furnizorului pe tranzactie?

• Cat costa lansarea unui serviciu nou? Cat ar trebui sa fie structura de cost aferenta?

• Cat la suta din timpul personalului de vanzari este de fapt utilizat pentru interactiuni cu clientii?

Principalele tipuri de procese


Nevoile Clientilor

Nevoile Furnizorilor

Procese Primare

Vanzare (CRM

processes)

Mngt. Produselor

Bancare Collection

Customer Support (Claims)

Procese de Suport

Risk management

Gestionare canale vanzari

HR IT Promovare

business

Procese de Management

Controlling

Monitorizare (masurare)

Me

diu

l de

Afa

ceri

Planificare

Abordarea procesuala sta la baza noilor concepte de

management


• TQM / Six Sigma

• Lean

• Performance Improvement Model

IMPROVEMENT REENGINEERING MANAGEMENT

• Michael Hammer

• Balanced Scorecard

• BPM lifecycle

• BPM suites

• Activity Based Costing

“Processes are the key organizational theme for companies in the 21st century. Excellence in processes is what’s going to distinguish successful organizations from the also-rans. And capability at helping companies achieve Process Excellence is what’s going to distinguish leading consulting companies from those sweeping up after the elephants.” (Dr. Michael Hammer at the Andersen Consulting Global Consulting Seminar, 1997)

Conceptul Balanced Scorecard


• Controlul si executia strategica prin alinierea managementului strategic cu managementul operational in sensul definirii si aplicarii indicatorilor de performanta organizationali.

• Racordarea tuturor perspectivelor organizationale folosind Balanced Scorecard in sensul alinierii la obiectivele strategice.

• Controlul si Masurarea initiativelor strategice compuse din seturi de actiuni, avand asociati Indicatori de Performanta si Indicatori de Risc.

• Aliniere: indicatori individuali - indicatori departamentali - indicatori de proces - obiectivele organizatiei.

• Controlul si Executia prin Managementul Proceselor a componentelor diferitelor perspective strategice: Financiar, Client, Procese (Proceduri) Interne, Invatare si Dezvoltare.

PERSP.

Client

ATRIBUTELE

PRODUSELOR / SERVICIILOR

RELAŢIA CU

CLIENŢII

IMAGINEA ȘI

COTA DE PIAȚĂ

PERSP.

Procese

Interne

PROCESELE DE

INOVARE

PROCESELE DE

MANAGEMENT

OPERAŢIONAL

PROCESELE DE

MANAGEMENT

AL CLIENŢILOR

PROCESELE DE

CONFORMARE

REGLEMENTARĂ

PERSP.

Învățare și

Dezvoltare

(Resurse)

CAPITALUL

UMAN

CAPITALUL

INFORMAŢIONAL

CAPITALUL

ORGANIZAŢIONAL

PERSPECTIVA

Financiar

PROFITABILITATE VENITURILE

VALOAREA

ORGANIZATIEI

Ce este BPM?


• Business Process Management

• Sistem de management integrat care transforma procesele de business pentru a raspunde mai bine nevoilor si dorintelor clientilor

• Abordarea presupune optimizarea continua a proceselor, prin inovare, cresterea flexibilitatii si tehnologie

• Orientare spre client

• Asumare la nivel de organizatie

• Valoare / Lant valoric

Care sunt conceptele cheie in BPM?


Procese Rezultate

de business

Valoare

adaugata

pentru

client

creeaza

determina

definesc

Componenta valorica Asteptari client

Durata “Rapid”

Calitate “Corespunzator”

Cost “Ieftin”

Servicii “Usor”

• Abordare “end-to-end”

• Integrare (prin tehnologie)

• Optimizare continua

Care sunt obiectivele BPM?


• Cresterea ROA*: Procesele de business sunt active importante ce ofera avantaje competitive;

• Transparenta, Control si Agilitate intr-un mediu dinamic, gestionarea eficienta a riscurilor si exceptiilor

• Colaborare si Conectivitate - Implicarea si conectarea oamenilor

• Business Intelligence: colectare, procesare si dirijare fluxuri de date la momentul potrivit catre decidentul potrivit.

Streamlining

Reengineering

Strategic

Reengineering

Magnitude o

f im

pro

vem

ent

Scope of change

Optimizari incrementale prin strategii ca JIT sau TQM si automatizarea in mod direct a proceselor existente

Revizuire, redesign si implementare ale unui / unor proces/e, de anvergura mai mare decat “alinierea” la nivel de department sau functiune

Modificare fundamentala a modelului de business, pana la schimbarea obiectivelor strategice

Optimizare in functie de dimensiunea schimbarii

*Return on Assets

Ciclul procesului de BPM


1

2

3

4

5

6

• OBIECTIVE STRATEGICE

• ANALIZA: AS IS & TO BE

• MODELARE

• AUTOMATIZARE

• MONITORIZARE

• OPTIMIZARE / RE-OPTIMIZARE

Importanta strategica a tehnologiei BMP in IT este in crestere


Extras - Deloitte, CIO Survey 2013

Rolul IT

• 52 % dintre companiile de top se asteapta ca IT-ul sa contribuie major la optimizarea proceselor de business; 42% dintre acestea considera ca aceasta cerinta nu este indeplinita corespunzator

• 61% considera colaborarea dintre Business si IT ca ineficienta / slaba; 37% dintre ele considera ca obstacol principal perceptia functiunii IT de catre business


Beneficiile BPM

Metodologia BPM



A

B

C

D

E


AGENDA


• Procese mai eficiente = rezultate mai bune (imbunatatire continua)

• Colaborare intensiva

• Control / Vizibilitate crescuta

• Responsabilizarea executantilor

• Imbunatatirea experientei pentru toate partile implicate

Liderii de piata se disting prin utilizare extensiva de BPM


65%

54% 51% 45%

41%

30%

42%

28% 23%

30%

21% 17%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Managementulfluxurilor de lucru

Executare procese debusiness

Managementulexceptiilor

Modelarea proceselorde business

Optimizareaproceselor de business

si managementulschimbarilor

Instrumente demonitorizare ale

activitatii de business(BAM)

Liderii de piata utilizeaza tehnologii BPM Lideri

Altii

Aberdeen Research, 2013

Beneficii BPM pentru clienti


Customers look like a nut hard to break…

…but there is sweetness to be found

• Servicii mai accesibile / prietenoase (ex. portal client, single view)

• Colectare “Voice of Customer” in timp real prin conectarea cu mediile sociale (ex. polls)

• Adaptare continua a serviciilor si personalizarea acestora prin prelucrare feedback clienti si business intelligence (oferirea unui produs in functie de life events: absolvire, nunta, copii)

• Imputernicirea clientilor

• Omogenizarea calitatii interactiunii cu clientul prin integrarea canalelor

Beneficii BPM pentru operational


• Derulare automatizata a intregului flux

• Reducerea nevoii de input utilizator, prin automatizare si business rules

• Ghidarea utilizatorului

• Suport in luarea deciziilor (alternative)

• Optimizari ad-hoc ale performantei procesului prin redirectionarea fluxului catre resursele relevante, in functie de situatie


Beneficii BPM pentru IT

DB

• Crestere a productivitatii de pana la 7 ori vs. utilizarea limbajelor de programare orientat obiect

• Platforma unificata pentru procese, “dynamic cases”, reguli de business si decizii

• Enterprise Repository centralizat

• Implementare eficienta de SOA (Service Oriented Architecture) BPM permite implementarea proceselor optimizate (bune practice) in intervale de ordinul saptamanilor, nu al lunilor


BPM pentru business

• Agilitate: reactie rapida de gestionare a schimbarilor la nivel de clienti si piete

• Captare obiective: Conectarea rapida a obiectivelor strategice de business cu cerintele de optimizare ale proceselor si implementarea acestora, utilizand intregul arsenal de instrumente si capabilitati IT existente pe piata

• Capabilitati de masurare si urmarire a activitatii de business, baza pentru transformarea proceselor

Impactul BPM este masurabil si

evident


Indicator de performanta Lideri de piata Performeri medii Performeri slabi

Evolutia profitabilitatii in ultimii doi ani + 18% + 6% 0%

Livrare complete si rapida a serviciilor 96% 88% 75%

Evolutia duratei medii a proceselor cheie - 18% - 4% + 15%

Aberdeen Research, 2013

Modelare / reengineering procese pentru crestere eficienta

Promovare colaborare intre procese si unitati disparate

Crestere transparenta in fluxuri

Implicarea crescuta a departamentelor in decizii strategice

Inglobarea in fluxuri atrasabilitatii si a cerintelor de conformitate 22%

22%

25%

35%

56%

Top strategii ale liderilor de piata


Beneficiile BPM

Metodologia BPM



A

B

C

D

E


AGENDA


Ciclul procesului de BPM


1

2

3

4

5

6

• OBIECTIVE STRATEGICE

• ANALIZA: AS IS & TO BE

• MODELARE

• AUTOMATIZARE

• MONITORIZARE

• OPTIMIZARE / RE-OPTIMIZARE

Metodologia imbina cu succes consultanta de

management cu tehnologia


Process Planning &

strategy Analysis

Design & Modelling

Implementation Monitoring &

Controlling Refinement

Management Consulting

IT Implementation & Support

Implicarea fiecarei arii de expertiza difera ca intensitate de-a lungul proiectelor de optimizare

Project management (incl. Change management, Risk Management)

Intensitate

Etape proiect

Analiza proceselor de business – Arii


• Obiective:

Intelegerea si documentarea situatiei initiale

Colectarea cerintelor si schitarea modelului viitor

• Presupune:

Intelegerea obiectivelor strategice si a modului in care procesele analizate contribuie la strategia organizatiei

Colectarea informatiilor din sursele disponibile: management, participanti la proces, planuri strategice, proceduri si alte documente interne, situatii financiare si rapoarte existente

Analiza proceselor de business

Analiza regulilor de business

Analiza rapoartelor

• Indicatori • Formule • Nomenclatoare • Criterii si validari

• Procese • Roluri & responsabilitati • Performanta actuala (nivel de

referinta)

• Numarul si tipul rapoartelor

• Rapoarte si masuratori noi

• Baze de date • Integrari necesare • Functionalitati si

dezvoltari necesare

2

3 4

1

Analiza tehnica

Process Planning &

strategyAnalysis

Design & Modelling

ImplementationMonitoring &

ControllingRefinement

Activitati in etapa de analiza


CONSULTANTA

Elaborare formate pentru colectare date Interviuri, analize, colectare documente Elaborare diagrame si documentare procese, scheme logice Masuratori, chestionare, determinare reguli, algoritmi, criterii Analiza rapoartelor Analiza performanta

TEHNOLOGIE

Analiza sistemelor IT existente Analiza datelor si a fluxurilor informatice Intalniri cu echipa IT Validare model general propus – tehnologie & business

PROJECT MANAGEMENT

Intalniri de status, documentare proiect Planificare si gestionare activitati si echipa proiect Comunicare catre stakeholders si echipa Prezentari catre stakeholders, escaladare decizii

Process Planning &

strategyAnalysis

Design & Modelling



Analiza proceselor de business – Rezultate


Diagrame de proces

Arhitectura IT existenta si viitoare & integrari necesare

Roluri si responsabilitati in procese (“Ownership”)

Reguli de business actuale

Masuratori - Estimari ale nivelului actual de performanta & process metrics

Cerintele si specificatii functionale ale utilizatorilor (inclusiv rapoarte)

Model general propus

Business case: estimare beneficii

V.1. Bugetpreliminar

TOP-DOWN

Bugetsubunitate

Bugetsubunitate

Bugetsubunitate

….PDOTPALTSRPASRPESFEZSPFPSALTLINVLREPLALT

V.2. Bugetcentralizat

BOTTOM-UP

Machete Planuri

Plan Investitii

Plan Achizitii

Plan Payroll

Plan Reparatii

Plan Formare

Plan Amortizare

Vizualizare plafoane aferente subunitatii / compartimentului

Completaremachete planuri*

Planificarebuget top-

down sialocare

plafoane

Centralizare automata a sumelor planificate la nivelulfiecarui plan si categorie de

cheltuiala din BVC

AC – Structuri centralizatoare

Subunitati / CompartimenteAC planificatoare

*Completarea

Planului de Payroll se va face de catreserviciul HR

Comparare/ Ajustare

BVC

AjustarePlanuri

1

2

3

4

5

6

vv

Web Server

(Apache Tomcat)

+

FTP Server

Suppliers DB Server

(Microsoft SQL Server)

Internal Firewall

External Firewall

DMZInternet

Stores, Buyers, Helpdesk

Accounting, Management

(Browser),

External Link

HTTPS

Internal Link

Internal

Network

JDBC

Send FTP files

Mega Image Servers

(Artemis, SAP)

Generate and Im

port

Linked Servers,

Generate and Im

port,

Web Services etc.

FTP

Server E-mail

Basic Security

Rules (TBD)

SMTP

Prime subscrise 2010

pondere

in total 2011

pondere

in total 2012

pondere in

total ∆ 2011/2010 ∆ 2012/2011

clasa 1 4,532 0.2% 2,225 0.1% 563 0.0% -51% -75%

clasa 2 197,309 8.3% 188,042 9.7% 463,867 27.5% -5% 147%

clasa 3 -65,369 -2.7% 168,667 8.7% 207,073 12.3% -358% 23%

clasa 4 1,996,577 83.7% 1,445,608 74.8% 874,976 51.8% -28% -39%

clasa 5 169,555 7.1% 99,104 5.1% 109,396 6.5% -42% 10%

clasa 6 68,812 2.9% 19,113 1.0% 8,256 0.5% -72% -57%

clasa 7 12,866 0.5% 9,437 0.5% 24,287 1.4% -27% 157%

Total 2,384,282 100% 1,932,196 100% 1,688,418 100% -19% -13%

Process Planning &

strategyAnalysis

Design & Modelling



Design & Modelarea proceselor de

business


• Modelul viitor (”To-Be”) este o ilustrare a starii dorite a procesului, care specifica cerintele si resursele ce capaciteaza functionarea eficienta si eficace a operatiunilor.

• Selectarea strategiei de optimizare depinde de complexitatea procesului si de importanta strategica a acestuia

Co

mp

lexi

tate

a P

roce

selo

r

Importanta Strategica

Procese simple, rutina, statice Procese simple din lantul de valoare

Procese complexe, strategiceProcese complexe, dar in afara lantului de valoare

Matricea Harmon

Process Planning &

strategyAnalysis

Design & Modelling



Activitati in etapa de design


CONSULTANTA

Elaborare procese to-be – fluxuri, roluri responsabilitati Elaborare modele: interfete utilizatori, rapoarte Prezentari concept & Validari intermediare si finale cu stakeholders Training (concepte) Elaborare si validare business case (expected benefits)

TEHNOLOGIE Elaborare modele: baza de date si fluxuri de date Simulari, mock-ups (machete) Validari tehnice

PROJECT MANAGEMENT

Planificare si gestionare activitati si echipa proiect Documentare activitati proiect Comunicare catre stakeholders si echipa Validare design si documente specificatii functionale Planificare si validare Plan Implementare – milestones, work breakdown, risk mitigation plan, change management plan

Process Planning &

strategyAnalysis

Design & Modelling



Design & Modelare procese de business – Rezultate


Diagramele proceselor viitoare (optimizate) si comparatie cu cel existent

Arhitectura IT noua

Roluri si responsabilitati in procese

Reguli de business optimizate / noi

Masuratori - Estimari ale nivelului viitor de performanta & process metrics

Plan de Implementare

Plan gestionare Riscuri

Change Management

Model general propus

Business case actualizat: estimare beneficii

Prime subscrise 2010

pondere

in total 2011

pondere

in total 2012

pondere in

total ∆ 2011/2010 ∆ 2012/2011

clasa 1 4,532 0.2% 2,225 0.1% 563 0.0% -51% -75%

clasa 2 197,309 8.3% 188,042 9.7% 463,867 27.5% -5% 147%

clasa 3 -65,369 -2.7% 168,667 8.7% 207,073 12.3% -358% 23%

clasa 4 1,996,577 83.7% 1,445,608 74.8% 874,976 51.8% -28% -39%

clasa 5 169,555 7.1% 99,104 5.1% 109,396 6.5% -42% 10%

clasa 6 68,812 2.9% 19,113 1.0% 8,256 0.5% -72% -57%

clasa 7 12,866 0.5% 9,437 0.5% 24,287 1.4% -27% 157%

Total 2,384,282 100% 1,932,196 100% 1,688,418 100% -19% -13%

Activitate

Activitate

Activitate

Activitate

Activitate

Regulă

Iniţializare

Rezultat

Resurse

Resurse

Resurse

ResurseResurse

output/input

input

Company website

BPM Engine

SecurityCommunication Engine & DMS

Service Oriented Architecture / ESB*

WEBPortal

Accounting CRM App1 App2

Legacy systems

Process Planning &

strategyAnalysis

Design & Modelling



Activitati in etapa de Implementare


CONSULTANTA

Validari intermediare, interfatare utilizatori – tehnic Elaborare documentatie: manuale, scenarii testare, suport training Training utilizatori Testare interna

TEHNOLOGIE

Dezvoltare aplicatie Validari intermediare / early prototyping Testari intermediare si finale Integrare cu aplicatiile existente, Configurari, setari Post Go-Live support

PROJECT MANAGEMENT

Planificare si gestionare activitati si echipa proiect – cf. Plan Documentare activitati proiect Comunicare catre stakeholders si echipa Corelare cu toate ariile de risk (ex.: alte proiecte / arii impactate) Pregatire si lansare / Go-Live Semnare acceptanta

Process

Planning & strategy

Analysis Design &

Modelling Implementation

Monitoring &

Controlling Refinement

Sistemul BPM asigura optimizare continua


Ultimele doua etape ale ciclului BPM (la finalul implementarii) conduc spre reluarea acestuia:

Process

Planning &

strategy

Analysis Design & Modelling

Implementation Monitoring & Controlling

Refinement

Masurare & Monitorizare rezultate procese (optimizate)

Identificare probleme / potential optimizare

Rafinare / Reoptimizare

Indicator performanta

Durata

Cost

Nr. Erori

As-Is Target

Cantitate

gap

gap

gap

Rapoarte si dashboards noi

Meniu

Suport furnizori

My dashboards

Management facturi

Suport online

Conditii Generale

Ultimele noutati

Oportunitati

Evolutia numarului de receptii cu probleme pe ultimele 12 luni

Gap analysis Proiecte optimizare noi


Beneficiile BPM

Metodologia BPM



A

B

C

D

E


AGENDA


Contextul Edemocracy

34

Conform Consiliului European : e-democracy reprezinta utilizarea tehnologiei informatiei in

sectoarele democratice in cadrul proceselor politice ale comunitatilor locale, regionale, statale si nationale.

o Guvernele o Oficialii alesi o Mass-media (incluzand portalurile on-line) o Partidele politice si grupurile de interes o Organizatiile din societatea civila o Organizatiile guvernamentale internationale o Cetatenii

• Modele si tipuri E-Democracy

o Partisan Edemocracy o Direct Edemocracy o Liberal Edemocracy o Deliberative Edemocracy

Livrabilele unui proces de initiere de Lege

35

Schema Generica a unui Proiect de Lege

36

Drepturile Cetateanului

37

• Obligativitatea Reprezentantului de a raspunde sesizarilor si interpelarilor din partea electoratului propriu;

• Dreptul la informare in momentul in care un Proiect de Lege este pus in discutie;

• Obligativitatea reprezentatului unui Colegiu de a lua cuvantul in Plen si a prezenta doleantele si parerile propriului Electorat

• Etc. (Aparatul reprezentativ este facut sa exprime vointa celor pe care ii reprezinta).

Realizare Practica

38

Va mulţumesc!

NICOLAE C. Alexandru-Anton

[email protected]

[email protected]

Linked In : Anton-Alexandru Nicolae

mailto:[email protected]




E-Democracy utilizand Business Process...

Documents

Transcript of E-Democracy utilizand Business Process...