Echipamente de birou

Necesitatea apariţiei echipamentelor de birou

În actuala revoluţie tehnico-ştiinţifică informatica, telecomunicaţiile, producerea şi comunicarea informaţiei au devenit priorităţi incontestabile dar cu largi aplicaţii în viaţa ştiinţifică, economică şi socială.

Astfel în jurul anului 1976 a apărut o disciplină relativ recentă: birotica.

Definiţii ale biroticii

Birotica vizează automatizarea activităţilor administrative şi de birou, cu toate acestea, obiectul ei depăşeşte cadrul tehnic al proceselor administrative .

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice şi a devenit posibilă odată cu răspândirea pe scara largă a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus şi prin accesibilitatea utilizării lor, au pătruns în orice birou sporind considerabil productivitatea şi calitatea muncii administrative.

Rolul echipamentelor de birou

Facilitarea procesării, diseminării şi coordonării informaţiei;

Materia primă a oricărei activităţi de birou.

Automatizează activităţile administrative şi de birou, cu toate acestea, obiectul ei depăşeşte cadrul tehnic al proceselor administrative.

Facilităţi Eliminarea efortului fizic şi intelectual solicitat de prelucrarea

manuala a informaţiei;

Eliminarea efortului solicitat de lectura şi de controlul exactităţii documentelor primite sau expediate;

Reducerea timpului de recepţie, de prelucrare şi de transmitere a informaţiei în activitatea administrativă;

Creşterea exactităţii proceselor informaţionale, a capacităţii de memorare şi a vitezei de regăsire a informaţiei;

Scăderea considerabilă a costului informaţiei şi a deciziei pe care aceasta din urma se fundamentează.

Sistemul birotic

Instrumentele hard şi soft utilizate în activităţile de birou sunt integrate raţional în cadrul sistemelor informatice de birou care dispun de un nucleu informatic, de interfeţe specifice cu toate tipurile de periferice, precum şi de echipamente de stocare şi de transmitere a informaţiei sub diferite forme sau genuri.

Sistemul birotic este parte integrantă a sistemului informaţional al unităţii şi în această postură sarcinile sale se înscriu în cadrul obiectivelor şi sarcinilor generale ale întregului sistem informaţional.

Funcţiile generale ale sistemului birotic 1. Funcţia de introducere a informaţiei în sistem;

2. Funcţia de memorare si de regăsire a informaţiei;

3. Funcţia de prelucrare;

4. Funcţia de ieşire;

5. Funcţia de comandă şi de control.

Structura sistemului birotic

Sistemul birotic cuprinde un ansamblu de echipamente şi de programe, de mijloace hard şi soft având ca obiectiv procesarea informaţiei în activitatea de birou.

Îşi exercită funcţiile sale în interdependenţă atât cu sistemele informatice operaţionale, cât şi cu sistemele de telecomunicaţii, între care creează un ansamblu de legături funcţionale.

Clasificarea echipamentelor de birou

Echipamentele birotice sunt evidenţiate de echipamentele multifuncţionale cum sunt:

Imprimante

Telefon

Fax

Calculatoare

Xerox Scaner

Alte echipamente birotice

Multifuncţionalele

Servesc la printare , imprimare, copiere , scanare

Au o anumită viteză de imprimare alb negru sau color

Format A4

Rolul multifuncţionalei

Multifuncţionala este un dispozitiv care integrează funcţii ce pot fi îndeplinite de mai multe aparate separat. Avantajul pe care l-a adus "inventarea" conceptului de multifuncţional a fost acela al economiei de spaţiu.

Cele mai noi modele de multifuncţionale putând desfăşura activităţi prin intermediul reţelei, nemaifiind necesara conectarea lor direct la un PC, ci direct la reţea.

Componentele unui multifuncţional

Componentele unui multifuncţional:

Imprimanta (inkjet / laser / LED);

Copiator (alb-negru sau color);

Scanner (CIS sau CCD);

Fax (încorporat, opţional sau prin PC);

Reţea (opţional, placă reţea încorporată).

Imprimanta

Este dispozitivul periferic prin intermediul căruia sunt extrase datele din calculatoare prin înscrierea automată a caracterelor alfanumerice sau grafice .

De la cele cu ace pana la cele cu jet şi laser, totul a fost o evoluţie pentru eficientizarea şi simplificarea lucrurilor acest lucru nu înseamnă însă faptul ca s-a renunţat la tipurile vechi de imprimante, ca dovada stand imprimantele matriciale, cele cu ace, care şi azi se folosesc (pentru facturare).

Xerox

Aparat de multiplicare uscată, folosit în xerografie, care nu reclamă o matriţă, copierea făcându-se direct după original, întrebuinţând principiile electricităţii statice şi fotoconductibilităţii.

Fax

Aparat electronic pentru transmiterea informaţiilor scrise prin linia telefonică.

Fax modem dispozitiv care permite calculatorului să transmită şi să recepţioneze mesaje.

Telefon

Telefonul poate fi definit astfel :

Un mijloc de telecomunicaţie care asigură convorbiri la distanţă prin fire electroconductoare;

Aparat electroacustic pentru convorbiri la distanţă, constând dintr-un transmiţător şi un receptor;

Chemare sau convorbire telefonică;

Numărul de telefon al unui abonat.

Calculatoarele

Se ştie că un computer este un dispozitiv complex, care operează cu informaţii. De la primele tipuri de computere şi până la cele de azi, toate computerele se bazează în funcţionare pe îndeplinirea câtorva sarcini principale:

Prelucrarea (sau procesarea) informaţiilor;

Stocarea (memorarea) informaţiilor;

Transferul şi comunicarea informaţiilor.

Componentele calculatoruluiPrincipalele componente ale calculatorului sunt :

Monitorul(Display) - dispozitivul cu ajutorul căruia un PC poate prezenta utilizatorului informaţii în formă de text sau grafic;

Tastatura - dispozitivul de introducere a informaţiilor;

Unitatea Centrala (UC) - este de fapt creierul care coordonează întreaga activitate a unui calculator personal;

Unitatea de memorie (UM) este montată pe placa de bază a calculatorului şi desemnează componentele de stocare temporară a datelor imediat necesare microprocesorului.

Alte echipamente

În această categorie intră:

- Pixuri;

- Ace;

- Agrafe de birou;

- Mape de birou;

- Tuş;

- Capsatoare; etc

Concluzii

În contextul actualei revoluţii tehnico-ştiinţifice, în care informatica şi telecomunicaţiile sunt priorităţi incontestabile birotica are un rol important în automatizarea activităţilor administrative;

Dintre elementele de birou un rol foarte important îl au calculatoarele care sunt indispensabile în contextul unei evoluţii tot mai acerbe a tehnologiei informaţionale.