Diploma -

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Analiza comparativa a produselor software folosite in realizarea

contabilitatii unor societati comerciale

CAPITOLUL I.

SISTEMUL INFORMAŢIONAL CONTABIL

1.1. Dezvoltarea tehnicii de calcul şi

creşterea nevoii de informaţii

Noi toţi trăim în prezent sentimentul unei urgenţe, deoarece revoluţia tehnologică care

ne înconjoară şi tehnologia societăţii informaţionale ce a pătruns deja în multe activităţi, fac

parte din viaţa noastră cotidiană.

Însă, o dezvoltare autentică a unei societăţi nu este posibilă, decât dacă se bazează pe

un ansamblu de tehnologii evoluate, după cum progresul acestor tehnologii nu ar putea fi

conceput în afara unui proces social, dinamic, evolutiv.

Din Evul Mediu şi până în prezent, istoria tehnicii de calcul este legată şi condiţionată

de câteva mari descoperiri ştiinţifice. Astfel, revoluţia cauzată de invenţia lui Gutenberg, la

începutul secolului al XVI-lea, a însemnat trecerea de la manuscris la tipar, ceea ce a facilitat

intensificarea circulării informaţiei scrise şi a stat câteva secole mai târziu, la baza construirii

perifericelor de ieşire ale calculatoarelor electronice. Însă, primul calculator mecanic a fost

construit de Blaise Pascal şi consta din roţi dinţate conectate în serie ce efectuau operaţii de

adunare şi scădere, afişând rezultatele în cele şase ferestre ale sale. Un rol deosebit în

dezvoltarea tehnicii de calcul îi revine şi lui Leibnitz Gottfried, matematician şi fizician

englez, care în 1671 a construit prima maşină de calcul capabilă să realizeze cele 4 operaţii

aritmetice.

Un moment important în dezvoltarea tehnicii de calcul l-a constituit inventarea în

S.U.A. de către inginerul Herman Hollerith a maşinii de tabulat care funcţiona pe baza

introducerii datelor iniţiale cu ajutorul cartelelor perforate. Acesta şi-a înfiinţat şi propria sa

companie care să producă la scară industrială astfel de maşini, companie care mai târziu, în

1924 avea să devină Internaţional Business Machines (I.B.M.) Corporation.

Pagina 1 din 99


Între 1930 şi 1946 un număr important de descoperiri ştiinţifice în domeniul

matematicii, fizicii, ingineriei electrice şi statisticii, făcute de universitari, au contribuit la

apariţia primului calculator electronic ENIAC, în 1946, creat de către John Manéhly, fizician

de la Universitatea din Pensylvania şi J. Prosper Eckert, inginer la aceeaşi universitate.

Din acest moment şi până în zilele noastre, toate invenţiile în domeniul tehnicii

electronice de calcul au fost organizate în cinci generaţii de calculatoare electronice în funcţie

de nivelul tehnologic, de modul de utilizare şi tratare, de limbajele folosite şi de obiectele

tratate.

Prima generaţie (1938-1953) s-a caracterizat prin utilizarea tuburilor electronice.

Aceste prime calculatoare au fost destinate calculelor ştiinţifice şi comerciale, programarea

realizându-se în limbaj maşină, având la dispoziţie aproximativ 100 instrucţiuni simple.

În generaţia a doua (1954-1963) s-a folosit tranzistorul pentru realizarea circuitelor

logice, calculatoarele din această generaţie posedând aproximativ 100 instrucţiuni complexe,

memorie magnetică şi dispozitive periferice.

Generaţia a treia (1964-1973) este definită prin utilizarea circuitelor integrate,

calculatoarele caracterizându-se prin posibilităţi sporite de adresare a memoriei principale şi

secundare, diversificarea dispozitivelor periferice, sisteme de operare complexe,

disponibilitatea a numeroase limbaje de nivel înalt şi foarte înalt.

Calculatoarele generaţiei a patra (1974-prezent) sunt construite pe baza circuitelor

integrate pe scară largă şi foarte largă (LSI şi VLSI), iar prin folosirea microprocesorului şi a

microprogramării se conferă maşinilor un set complex de instrucţiuni şi un grad sporit de

flexibilitate.

Prezentul şi viitorul apropiat aparţin generaţiei a cincea şi se caracterizează prin

circuite integrate specializate, multiprocesoare paralele şi prelucrarea cunoştinţelor.

Într-un asemenea context, al unui real progres tehnic şi tehnologic, deşi costurile

echipamentelor de calcul şi comunicaţie scad semnificativ, echipamentele fiind miniaturizate,

performanţele (viteza de lucru, capacitatea de memorare, etc.) sunt majorate la maxim. Odată

cu creşterea complexităţii şi a performanţelor produselor şi serviciilor cerute de societatea

modernă nu mai este suficientă numai "aplicarea sistematică a cunoştinţelor", ci se impune tot

mai mult necesitatea folosirii inovative a acestora.

În această societate informaţională, postindustrială, în condiţiile în care numărul

"gulerelor albe" a depăşit numărul "gulerelor albastre", adică cea mai mare parte a forţei de

muncă nu mai produce bunuri, ci munceşte cu informaţia, nici una din activităţile omului

lucrător sau gânditor nu se poate realiza fără informaţie. Pentru eficientizare, această

Pagina 2 din 99


informaţie trebuie percepută de fiecare în mod critic, într-o continuă evoluţie. Informaţia

curăţită, adaptată, interpretată, selectată şi transformată devine cunoştinţă, iar cunoştinţele

reprezintă unul dintre cele mai importante produse ale muncii omeneşti. Informaţia pe care

omul o poate gândi ca operând în afara lui şi în numele lui devine unul dintre "ingredienţii"

fundamentali ai evoluţiei tehnologiei şi societăţii şi de aici nevoia tot mai crescândă de

informaţii care sa fie prelucrate şi interpretate.

Prin realizările sale tehnologice omul a urmărit tocmai acest lucru: să creeze

instrumente care să înregistreze, stocheze si prelucreze informaţii, el urmând a-si concentra

atenţia asupra luării deciziilor. Ba chiar, şi pentru luarea anumitor decizii s-au creat astfel de

instrumente.

Definită ca un element de noutate în raport cu cunoştinţele prealabile, informaţia

reprezintă aspectul cel mai comunicativ al realităţii, ea putând fi transferată cu uşurinţă de pe

un suport pe altul, ceea ce face posibilă nu numai transmiterea ei printr-un sistem de

comunicaţii, ci şi codificarea şi decodificarea ei.În felul acesta, în cadrul sistemelor de

comunicaţie apare o legătură de tip informaţional în care, după ce trece de pe un suport pe

altul, informaţia ajunge la un destinatar capabil să recunoască şi să acţioneze în cadrul

programului de funcţionare a sistemului căruia îi aparţine.

Informaţia este absolut necesară atât pentru organizarea substanţei şi energiei în

sisteme complexe şi ordonate în spaţiu şi timp, cât şi pentru funcţionarea adecvată a acestor

sisteme în medii extrem de variate.

În concluzie, noţiunea de informaţie are astăzi două înţelesuri : primul este că

informaţia este privită ca idee, concept, relaţie, lucru, ca o comunicare care poartă în sine

urma unui fapt, eveniment sau proces oarecare; cel de al doilea este că informaţia este privită

ca un şir de caractere ale unui alfabet dat şi care se poate prelucra prin procedee formale

automatizate.

1.2. Sistemul informaţional şi întreprinderea

Orice societate, fie că este vorba de societate la nivel micro sau macroeconomic, fie

că este la nivelul întregii lumi, nu poate exista fără informaţii şi fără comunicarea lor.

Obţinerea şi transmiterea informaţiei presupun existenţa unui sistem care să asigure atât

culegerea şi prelucrarea datelor, cât şi diseminarea lor. Sistemul este (sau ar trebui să fie)

grefat pe structura organizaţională a societăţii în care funcţionează, presupunând un ansamblu

organizat de resurse necesare atingerii obiectivelor pentru care a fost creat.

Pagina 3 din 99


În ultimul timp, a devenit o realitate dependenţa dintre nevoia de informaţii, existenţa

unui sistem care să asigure furnizarea acestora şi dezvoltarea societăţii, în general.Sistemul

care poate oferii informaţiile cerute este sistemul informaţional, un adevărat producător şi

distribuitor de informaţii. El este cel care preia datele din mediul intern şi extern al

organizaţiei în care funcţionează, le prelucrează şi le distribuie celor care au nevoie de

informaţiile obţinute, sub diferite forme.

Are loc, astfel, un ciclu, care poate fi comparat cu ciclul economic " Bani - Marfă -

Bani " , in care elementele componente sunt :

INFORMAŢIE (DATĂ) - DECIZIE - INFORMAŢIE .

Aşa cum se observă, “materia primă “ vehiculată în cadrul sistemului informaţional o

reprezintă informaţia, indiferent de numele sub care apare: "informaţie", "dată", "decizie".

Dar informaţia este mai mult decât atât. Ea reprezintă puntea de legătură intre subsistemul

informaţional şi celelalte subsisteme din cadrul oricărei societăţi.

Dacă ar fi să privim sistematic societatea contemporană şi fluxul de informaţii ce se

desfăşoară în interiorul ei, am oberva că acesta se realizează pe 2 nivele:

Un prim nivel e reprezentat de informaţiile care circulă între subsistemele ce compun

societatea (printre care se află şi subsistemul economic);

Un alt nivel îl constituie fluxul de informaţii ce circulă în cadrul aceluiaşi subsistem,

între diferitele nivele de organizare ce îl compun.

În ceea ce priveşte subsistemul economic, celula elementară de organizare o constituie

unitatea economică, adică întreprinderea, la nivelul căreia au loc formarea şi vehicularea

informaţiilor primare din economia unei ţări.

Întreprinderea este principalul furnizor de informaţii al domeniului economic.

Schematic fluxul de informaţii din cadrul unei intreprinderi se prezintă astfel :

Pagina 4 din 99


Fig.1.1 Fluxul informaţional în cadrul întreprinderii

Schema ne arată importanţa informaţiei şi a sistemului informatic, legatura ce există

între aceste subsisteme ale întreprinderii. Sistemul informaţional este cel care prelucrează

datele oferite de sistemul operaţional pentru a le trimite sub formă de informaţii sistemului de

conducere. Mai departe, acesta emite decizii, care sunt transmise tot prin intermediul

sistemului informaţional, sistemului operaţional pentru a le pune în practică, rezultând astfel

alte date, şi ciclul se repetă.

Rezultă că fundamentarea deciziilor la nivelul conducerii întreprinderii (care

corespunde subsistemului decizional) are la bază informaţiile provenite de la nivelul

sistemului informaţional. Acest lucru are o însemnătate deosebită pentru activitatea unităţii

economice, întrucât bunăstarea ei depinde într-o proporţie covârşitoare de rapiditatea cu care

se iau decizii şi de corectitudinea lor, decizii care au la bază tocmai informaţiile furnizate de

către sistemul informaţional.

1.3. Contabilitatea şi sistemul informaţional al întreprinderii

După unele aprecieri, întreprinderea apare în viitor, "ca o instituţie centrală a

societăţii". Şi pentru că de deciziile şi evoluţia activităţilor întreprinderii se interesează un

public din ce în ce mai larg, responsabilii politici ai colectivităţilor locale sunt preocupaţi de

contribuţia întreprinderilor la economia locală.

Iar fiindcă în această economie informaţională resursa cea mai importantă este

informaţia şi pentru că procesul de producţie s-a deplasat din întreprinderi prelucrătoare în

"întreprinderi gânditoare", care produc "informaţie de masă" la fel cum obişnuiau să producă

automobile pe bandă, se impune un nou domeniu al cunoaştetii şi anume acela al ştiinţelor

gestiunii, iar în cadrul acestuia al contabilităţii.

Dar, contabilitatea, produs al unei activităţi practice şi teoretice îndelungate, este

legată de devenirea omului ca fiinţă economică (homo sapiens devenit homo economicus).

Originile sale ne întorc cu mii de ani în urmă, când oamenii participau la formarea primelor

relaţii ceconomice,dobândind noţiuni noi ca unitate de măsură, de număr şi când a apărut şi

nevoia omului de a cunoaşte şi de a ţine o "evidenţă" a acestor relaţii economice, nevoie

Pagina 5 din 99


justificată mai ales de simţul proprietăţii. Este un moment extrem de important , mulţi autori

considerând-ul momentul naşterii contabilităţii.

Însă, “naşterea” contabilităţii s-a produs de fapt cu mult mai târziu, odată cu creşterea

nivelului de complexitate al relaţiilor economice, în special a celor monetare. Se poate spune

că totul a inceput la Veneţia, în anul 1494, când a fost publicată lucrarea de literatură

contabilă “Tratactus de computis et scripturis”, a lui Luca Paciolo şi în care este redat pentru

prima dată principiul partidei duble, element de bază al contabilităţii. Acum se naşte practic

contabilitatea în partidă dublă.

Mergând înainte pe linia timpului, apariţia capitalismului, revoluţia industrială cât şi

dezvoltarea concurenţei au generat relaţii economice din ce în ce mai complexe , relaţii ce au

necesitat sisteme de evidenţă din ce în ce mai bune. Acum se formează o literatură contabilă,

iar contabilitatea , aşa cum se prezintă la acest moment, devine o practică socială

generalizată.

Evoluţia în timp, atît sub aspectul diversificării formelor de manifestare ale vieţii

economice, cât şi sub acela al tehnicilor folosite în practica contabilă, au dus la sedimentarea

şi consacrarea contabilităţii ca o disciplină ştiinţifică, cu o bază practică şi teoretică solidă.

Definirea contabilităţii s-a lovit în timp în principal de categoria în care ar fi trebuit

încadrată, fiind considerată pe rând artă, tehnică sau disciplină ştiinţifică. Mai ales datorită

genezei sale din domeniul practic, cu toată baza ştiinţifică de care dispune, se pune întrebarea

: este contabilitatea, aşa cum se prezintă ea astăzi, o tehnică sau o disciplină ştiinţifică? Unii

autori, cum este şi Michel Capron, consideră contabilitatea ca fiind “ o tehnică cantitativă de

colectare, de prelucrare şi de analiză a informaţiei, aplicată evenimentelor economice şi

juridice ale întreprinderilor”. O dată însă cu dezvoltarea şi construirea teoriei contabilităţii,

bazată pe sistemul de principii contabile, se depăşeşte stadiul de tehnică. În opinia altor

autori, cum ar fi profesorii N.Feleagă şi I. Ionaşcu, contabilitatea este considerată ca fiind “o

disciplină ştiinţifică matură, cu o pluritate de paradigme şi grupuri disciplinare (comunităţi

ştiinţifice), deschisă cercetării fundamentale şi aplicative.”

Ca disciplină ştiinţifică, contabilitatea poate fi definită ca un ansamblu coerent de

obiective, principii (concepte), norme sau standarde şi reguli prin care se informează şi

explică gestiunea resurselor economice separate ca entităţi patrimoniale.

În prezent contabilitatea se prezintă de o manieră duală, fiind “scindată” în două

componente distincte, dar interdependente: contabilitatea financiară, orientată atît către

consumatorii interni de informaţie, cât şi către cei externi şi contabilitatea de gestiune,

orientată exclusiv către consumatorii interni de informaţie.

Pagina 6 din 99


Deşi în teoria contabilă există obiceiul de a aşeza la poli opusi contabilitatea

financiară şi cea de gestiune, aceasta ruptură este artificială, căci în realitate nu există un

sistem de informaţii pentru contabilitatea financiară şi altul pentru contabilitatea de gestiune.

Există însă procedee de tratare analitică a datelor contabile care permit furnizarea de

informaţii utile gestiunii, rezultatul contabilităţii analitice putând fi înţeles în funcţie de

finalităţi, în funcţie de rezultatele scontate.

Schematic, putem spune că spre deosebire de contabilitatea analitică, care apare ca un

instrument de analiză internă utilizată de gestionari, de unde şi denumirea de contabilitate de

gestiune,contabilitatea financiară este în mod esenţial un instrument de informare externă.

Dincolo de diferenţele existente în cadrul celor două componente ale sale,

contabilitatea în prezent mai este scindată şi dintr-un alt punct de vedere. La ora actuală în

lume există mai multe moduri de a privi contabilitatea şi de aici mai multe sisteme de

contabilitate. Se diferenţiază astfel sistemele de contabilitate anglo-saxon şi european. Având

în vedere aria tot mai mare de desfăşurare şi complexitatea crescândă a relaţiilor economice

internaţionale, şi necesitatea de a deţine informaţii capătă alte dimensiuni.

Problema care se ridică în acest caz este aceea de asigurare a comparabilităţii

informaţiilor desprinse din contabilitate. Însă din sisteme de contabilitate diferite nu se pot

obţine informaţii comparabile şi apare astfel necesitatea unificării sau aducerii la un numitor

comun a sistemelor de contabilitate.

Normalizarea contabilităţii la nivel mondial a presupus adaptarea regulilor

internaţionale de organizare şi conducere a contabilităţii la specificul fiecărei ţări, adaptare ce

a avut în vedere atât nevoile de informaţii specifice unităţilor economice din fiecare ţară, cât

şi evoluţia în plan doctrinar a teoriei contabilităţii.

În prezent, în contextul unificării europene şi introducerii monedei unice, prin

directivele emise de CEE se încearcă tocmai eliminarea diferenţelor existente la nivel de ţară

în ceea ce priveşte sistemul de contabilitate adoptat de fiecare ţară. Directivele CEE au ca

scop armonizarea legislaţiilor din fiecare ţară europeană în vederea asigurării unui sistem

informaţional contabil unitar şi pentru eliminarea diferenţierilor ce ar apărea în cadrul ţărilor

membre CEE din cauza legislaţiilor diferite.

La nivel mondial, normalizarea şi armonizarea contabilităţii se realizează prin

intermediul Comitetului de Norme Contabile Internaţionale (IASC), fondat în 1973. Acesta

elaborează şi difuzează norme contabile internaţionale ţărilor membre. Fiecare ţară care face

parte din IASC are obligaţia să recomande aceste norme agenţilor economici din ţara

respectivă.

Pagina 7 din 99


Rolul contabilităţii în economie este la ora actuală unul foarte important: informaţiile

furnizate prin intermediul situaţiilor contabile fundamentează deciziile economice, atât la

nivel la nivel de agent economic, cât şi la nivel de ţară şi chiar la nivelul relaţiilor economice

internaţionale. În prezent, societatea informaţională în care trăim necesită “hrană vie” sub

forma informaţiilor bine fundamentate, informaţii care în domeniul economic provin într-o

proporţie covârşitoare din sfera contabilului.

Privind spre viitor, nu se poate prezuma decât că rolul contabilităţii de furnizor de

informaţii se va accentua şi va căpăta noi dimensiuni.

1.4. Sistemul informaţional contabil

Este cunoscut faptul că pentru realizarea proceselor de cunoaştere şi gestiune a

patrimoniului se procedează la organizarea datelor şi informaţiilor într-un sistem

informaţional. În acest scop, se identifică evenimentele şi faptele ce generează date, se

delimitează obiectivele cunoaşterii şi conducerii, se stabilesc purtătorii materiali de informaţii

şi modul în care se culeg şi înregistreză datele, se aleg modelele şi instrumentele de

prelucrare a acestor date, se defineşte destinaţia informaţiilor şi se organizează transmiterea

lor la destinatari.

Discutată sub acest aspect, contabilitatea reprezintă un sistem informaţional orientat

spre cunoaşterea şi gestiunea valorilor economice separate patrimonial. În această calitate ea

se delimitează ca un ansamblu de elemente interdependente orientat spre culegerea,

prelucrarea, stocarea, analiza şi transmitarea informaţiilor privind starea şi mişcarea

patrimoniului. Aceste elemente sunt: fondul sau sistemul de informaţii, suporturile materiale

ale informaţiilor, mijloace de prelucrare a datelor, metodele şi procedurile de prelucrare a

datelor ; circuitele informaţionale.

Fondul sau sistemul de informaţii reprezintă de fapt componeneta de bază a sistemului

informaţional contabil.

Într-o accepţie generală, informaţia este o formă de cunoaştere a realităţii prin care se

aduc ştiri cu privire la felul, caracteristicile şi mărimea obiectelor, evenimentelor,

fenomenelor şi proceselor ce formează mediul înconjurător, iar expresiile concrete ale

informaţiilor poartă denumirea de "date" şi constă din:cifre, formule, simboluri, imagini,

litere, cuvinte, propoziţii etc.

Pagina 8 din 99


În viaţa social-economică, una din formale de bază ale informaţiei este informaţia

economică, iar în cadrul acesteia informaţia contabilă, care vehiculează cunoştinţe de

reflectare şi control privitoare la situaţia patrimoniului şi rezultatele obţinute.

Analizată prin prisma teoriei informaţiei, informaţia contabilă are o dublă

determinare: calitativă sau de determinare şi cantitativă sau de stare. Determinarea calitativă

indică felul şi natura elememtului patrimonial la care se referă informaţia (mijloace fixe,

materii prime, disponibilităţi băneşti), iar determinarea cantitativă se referă fie la starea în

care se află elementul de patrimoniu, fie la valoarea definită prin raportare.

Multitudinea şi varietatea informaţiilor pe care le gestionează şi le oferă sistemul

informaţional contabil se pot delimita în primul rând în informaţii de natură juridică şi

financiară, care se referă la operaţiile generate de relaţiile cu terţii permiţând cunoaşterea în

orice moment a sumelor datorate furnizorilor, angajaţilor, organismelor sociale, creditorilor

etc., cât şi sumele de primit de la clienţi, debitori şi alţi creanţieri, prezentarea şi justificarea

către organele fiscale a cifrei de afaceri, a veniturilor şi cheltuielilor pe baza cărora s-a

determinat rezultatul sub formă de profit. În al doilea rând, se grupează în informaţii de

natură economică, care se referă la cunoaşterea costurilor de fabricaţie a bunurilor, de

executare a lucrărilor sau de prestare a serviciilor, nivelului de rentabilitate realizat în urma

vânzării lor pe piaţă, mărimii valorică a factorilor care au cauzat sau determinat volumul

rezultatelor obţinute în cursul şi la sfârşitul unui exerciţiu financiar şi totodată pentru

cunoaşterea în perspectivă a modului cum vor evolua în perioada viitoare situaţia datoriilor,

creanţelor, costurilor de producţie, rezultatelor finale etc. Pe baza acestor informaţii furnizate

conducerii întreprinderii se poate gestiona şi dirija, în deplină cunoştiinţă de cauză, întreaga

activitate economico-financiară.

În mod concret, informaţiile contabile se identifică cu datele financiar-contabile

privind starea şi mişcarea elementelor patrimoniale şi cu indicatorii economico-financiari

privind resursele şi rezultatele obţinute.

Suporturile materiale ale informaţiilor au calitatea de a conserva, stoca şi restitui

datele. În contabilitate purtătorii de informaţii constă din: documente justificative, registre de

evidenţă contabilă, situaţii financiar-contabile de sinteză şi raportare, precum şi din purtătorii

tehnici de date, benzi şi discuri magnetice, microfilme etc.

Mijloacele de prelucrare a datelor sunt cele care servesc la culegerea, prelucrarea şi

transmiterea datelor şi constă din maşini de calcul, maşini de birou specializate, echipamente

electronice, calculatoare.

Pagina 9 din 99


Metodele şi procedurile de prelucrare a datelor reprezintă partea logică a prelucrării

datelor în vederea obţinerii informaţiilor şi a indicatorilor economico-financiari. Din punct de

vedere teoretic, aceste metode şi proceduri se întemeiază pe principiile şi regulile metodei

contabilităţii, iar în mod concret-aplicativ se identifică cu procedeele acestei metode.

Circuitele informaţionale desemnează traiectul pe care-l parcurg informaţiile contabile

între emiţător şi prelucrător, între emiţător sau prelucrător şi destinatar, implicit returul lor.

1.5. Necesitatea automatizării fluxurilor informaţionale

în cadrul unităţii economice

În cadrul unităţii economice, fluxurile de informaţii care apar şi se desfăşoară

antrenează, pe lângă resurse materiale şi umane, importante resurse de timp. În condiţiile unei

nevoi tot mai acute de a fi informat la timp cu date pertinente, apare necesitatea reducerii

timpului în care informaţia ajunge de la sistemul operaţional la cel de conducere şi a celui în

care deciziile ajung la sistemele destinatare.

Pentru o mai bună circulaţie a informaţiei în cadrul unităţii economice, s-au găsit

diverse soluţii:

Optimizarea structurii organizaţionale a întreprinderii;

Optimizarea fluxului de documente în cadrul diferitelor departamente ale

întreprinderii

Reducerea numărului de verigi intermediare dintre conducere şi unităţile operative

Reducerea timpului de prelucrare a datelor prin utilizarea sistemelor electronice de

calcul.

Aceasta din urmă apare ca un proces de automatizare a fluxului informaţional din

cadrul întreprinderii, cu un accent deosebit în ceea ce priveşte sistemul informaţional al

întreprinderii.

Introducerea sistemelor electronice de calcul pentru fluidizarea fluxului informaţional

are ca efecte: reducerea timpului de prelucrarea a datelor, reducerea costurilor de prelucrare,

etc.

Efectele pozitive pe care automatizarea fluxurilor informaţionale le implică,

determină, mai ales la unităţile economice mari, cu un volum considerabil de informaţii şi

date, necesitatea folosirii sistemelor electronice de calcul.

Pagina 10 din 99


1.6. Reglementări legale privind utilizarea sistemelor informatice

în contabilitate

În ceea ce priveşte forma de contabilitate adaptată la sisteme de prelucrare automată a

datelor, legea reglementează folosirea ei, precum şi condiţiile pe care trebuie să le

îndeplinească un astfel de sistem.

Astfel, potrivit Regulamentului de aplicare a Legii contabilităţii, persoanele fizice şi

juridice care utilizează sisteme de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure

respectarea normelor contabile, stocarea, păstrarea sub forma suporţilor tehnici şi controlul

datelor înregistrate în contabilitate, iar organizarea sistemului de prelucrare automată a

datelor trebuie să asigure toate informaţiile necesare unui eventual control.

Cerinţele pe care trebuie să le îndeplinească un sistem de prelucrare automată a

datelor, potrivit legii, sunt:

Sistemele trebuie să precizeze tipul de suport pentru păstrarea datelor de intrare,

precum şi listele înregistrărilor efectuate în evidenţa contabilă pe bază de documente

justificative care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări,

precum şi orice eliminări sau adăugiri ulterioare.

Sistemele trebuie să precizeze cu claritate originea, conţinutul şi apartenenţa fiecărei

date; fiecare dată trebuind să aibă la bază conţinutul unui document scris.

Sistemele trebuie să permită, în orice moment, reconstituirea elementelor şi

conţinutului conturilor, a listei şi informaţiilor supuse verificării, pornind fie de la cele de

intrare, fie invers, de la conţinutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informaţii pe baza

cărora să se poată determina datele de intrare.

Toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări, şi după caz,

a unui sold anterior acelui cont.

Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse

prelucrării.

Procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate astfel încât să

permită controlul respectării normelor în vigoare privind securitatea datelor şi a fiabilităţii

sistemului de prelucrare a datelor.

Pagina 11 din 99


CAPITOLUL II.

PROIECTAREA SISTEMELOR INFORMATICE FINANCIAR CONTABILE

2.1 Structura şi particularităţile sistemelor informatice

Perfecţionarea continuă a activităţii economico-sociale impune folosirea pe scară tot

mai largă a celor mai noi realizări ale ştiinţei şi tehnicii moderne. În acest cadru dezvoltarea

şi diversificarea producţiei de tehnica de calcul şi a sistemelor de operare duc la un proces

continuu de perfecţionare şi extindere a sistemelor informatice la toate nivelurile economiei

naţionale.

Dezvoltarea echipamentelor de calcul a contribuit la perfecţionarea modelelor

economice ceea ce a făcut posibile apariţia sistemelor informatice şi de conducere. În aceste

condiţii, informatica a devenit un instrument important de investigare şi cunoaştere ştiinţifica

a fenomenelor şi proceselor desfăşurate în toate domeniile de activitate socială cu implicaţii

în domeniul economic.

Sistemul informatic este un ansamblu coerent structurat, format din echipamente

electronice de calcul şi comunicaţie, procese, proceduri automate şi manuale, inclusiv

structurile organizatorice şi salariaţii care folosesc calculatorul ca instrument de prelucrare

automată a datelor, în cadrul domeniului concret de activitate a agentului economic în scopul

maximizării profitului realizat din acţiunea economica. Sistemul informatic preia o parte din

operaţiile de prelucrare a întregului sistem informaţional al unităţii economice pe care le

automatizează devenind în aceste condiţii un subsistem informaţional automatizat.

Complexitatea sistemelor informatice impune rezolvarea unui grup omogen de

activităţi sau subactivităţi prin intermediul unor subsisteme şi aplicaţii informatice a căror

arie de aplicabilitate este determinata de omogenitatea prelucrărilor realizate şi de specificul

proceselor formalizabile.

Sistemele informatice financiar contabile au la baza principiul introducerii unice a

datelor şi a prelucrărilor multiple ale acestora, în concordanta cu specificul subsistemelor şi

aplicaţiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de sistem informatic integrat local.

În funcţie de cerinţele conducerii unităţilor economice, de specificul activităţii de baza

şi al cadrului legal se va proiecta un model de sistem informatic care să asigure utilizarea

optimă a posibilităţilor oferite de calculatoarele şi procedurile folosite.

Pagina 12 din 99


Definirea cadrului metodologic de proiectare şi realizare a unei anumite clase de

sisteme informatice cu domenii de aplicare similare sau care rezolva probleme omogene cu

caracteristici comune, presupune adaptarea procesului de realizare şi selectare a metodelor şi

tehnicilor celor mai adecvate, astfel încât să asigure obţinerea într-un termen cat mai scurt şi

cu cheltuieli cat mai reduse, a unor sisteme informatice cu performante superioare.

2.2. Metode de proiectare şi realizare a sistemelor informatice

Evoluţia metodelor de proiectare este structurata pe trei metode, determinata de

creşterea ariei de utilizare a instrumentelor informatice, creşterea gradului de complexitate a

aplicaţiilor şi a cerinţelor de integrare, evoluţia limbajelor de programare, a SGBD, a reţelelor

de calculatoare, a tehnicilor de gestiune în timp real.1

Metodele ierarhice fac parte din prima generaţie a anilor ’70, sistemul informaţional

fiind structurat pe baza funcţiilor sale. Aceste metode erau orientate pe analiza funcţională:

fiecare funcţie identificata se subdivide ierarhic în functii, continuând în aceasta maniera

până se ajunge la componente suficient de mici astfel încât să poată fi programate cu uşurinţă.

Sisteme software aparţinând acestei generaţii sunt: SADT(Structured Analaysis and

Design Tehnique), JSD (Jackson Sistem Development), Youdon.

Metolele ierarhice prezentau anumite avantaje legate de simplitatea proiectarii şi o

buna adaptatre la cerintele utilizatorului. Dezavantajele utilizarii acestor metode sunt faptul

ca efortul de analiza asupra functiilor (de prelucrare) neglijand coerenta datelor (a caror

structura este totusi mai stabila decat a prelucrarilor), volatilitatea cerintelor utilizatorilor

(functiilor) face ca aplicatiile să fie aproape într-o continua reconsiderare.

Metode sistemice1 se bazeaza pe alicarea teoriei sistemelor în analiza intreprinderii,

sistemul informatic fiind abordat sub doua aspecte complementare: datele şi prelucrarile,

specte studiate şi modelate independent şi şi reunite cat ai tarziu posibil. Metidele sistemice

1

Pagina 13 din 99

F1

F11 F12

F111 F112 F121 F122 F123


urmaresc cele trei nivele de conceptie introduse prin raportul ANSI/SPARC/X31 : extern,

conceptual şi logic, din aceasta generatie facnd parte MERISE, AXIAL, Information

Ingineering.

NIVELE MODELE

DATE PRELUCRARI

Conceptual Modelul conceptual

MCD

Modelul conceptual MCP

Organizational Model logic MLD Modelul organizational

MOP

Fizic Model fizic MFD Modelul operational

MOpP

Metodele sistemice prezinta avantajul ca se axeaza pe conceptul de baza de date, care

ofera mai multa coerenta, stabilitate şi elimina redondantele. Dezavantajele acestor metode

sunt legate de deficiente în modelarea prelucrarilor, posibilitatea aparitiei de discordante intre

modelele datelor şi ale prelucrarilor.

Metode orientate obiect costituie a treie generatie de metode de proiectare şi realzare

a sistemelor informatice, caracteristica anilor ’90. sistemul informatic este conceput ca o

structura de obiecte autonome, ce se organizeaza şi coopereaza intre ele, un obiect are un

anumit comportament, definit prin ansamblul operartiilor (serviciilor) pe care le poate

efectua, datele şi prelucrarile prin care este implementat acest comportament sunt incapsulate

şi sunt inaccesinile celorlalte obiecte, fiecare obiect pateu participa la compunerea altor

obiecte mai complexe, putand interveni în mai multe functii sau scenarii functionale diferite.

Analiza şi proiectarea orientata obiect utilizeaza limbaje de programare orientate

obiect care au trei elemente comune: obiecte şi clase de obiecte, polimorfism, mostenire.

Toate sistemele care asigura orentarea obiect contin aceste mecanisme esentiale chiar daca

ele nu se numesc la fel sau nu sunt implementate în aceeasi maniera.

MOO foloseste trei metode diferite pentru descrierea unui sietem informatic:

Modelul obiect- descrie obiectele şi relatiile lor în sistem

Orice lucru din lumea inconjuratoare poate fi considerat un obiect, iar prin analogie în

analiza şi proiectrarea orientata obiect, un camp dîntr-o baza de date, un formular de bitant,

etc sunt considerate obiecte.

Pagina 14 din 99


Un obiect e carcaterizat prin

Proprietati- care redau atributele fizice ale unui obiect

Metode- reprezinta actiunile care pot fi efectuate de un obiect.

În varianta proiectării orientate obiect obiectele sunt grupate în clase şi subclase de

obiecte. Clasa de obiecte este formată din totalitatea proprietăţilor şi metodelor care

caracterizează o anumita categorie de obiecte. O particularitate a claselor de obiecte o

constituie conceptul de moştenire. În momentul creării unui obiect este necesar să se

precizeze clasa din care face parte obiectul respectiv pentru a putea moşteni proprietăţile ,

metodele şi valorile prestabilite ale clasei părinte. Subclasele de obiecte sunt definite drept

clase derivate dîntr-o clasa părinte, care iau naştere dîntr-un grup de clase.

Modelul dinamic- descrie interactiuni intre obiecte în cadrul sistemul sistemului.

Modelul dinamic prezinta modificarile suportate de obiecte şi corelatiile temporare dintre

acestea.

Conceptele de baza utilizate sunt: evenimentele2 şi starile3. Raspunsul la un eveniment

aparut poate varia cantitativ în functie de valoarea exacta a atributelor sale dar sub aspect

calitativ este identic pentru toate valorile aceluiasi eveniment şi poate varia pentru valori de

stare diferite.

Lagaturile dintre stari şi evenimente sunt reprezentate prin diagrame de stare. La

aparitia unui eveniment starea urmatoare depinde starea curenta a obiectului şi de

evenimentul survenit. O diagrama de stare indica comportamnetul unie clase de obiecte.

Modelul dinamic este compus din ansamblul diagramelor de stare şi descrie structura

de control a sistemului. În cadrul modelului dinamic diagramele de stare ale diverselor clase

de obiecte interactioneaza prin intermediul evenimentelor partajate.

Modelul functional- descrie transformarea valorii datelor în sistem.

2.3 Modelarea activităţii financiar - contabile

Modelarea este acţiunea de elaborare şi construcţie intenţionată, prin compunere de

simboluri a unui model susceptibil de a face inteligibil un fenomen aflat sub observaţie şi pe

care intenţionăm să-l controlăm.

2 Un eveniment reprezintă un fapt intervenit într-un anumit moment.3 O stare e definita ca abstractizarea valorii atributelor şi a legaturilor unui obiect, reprezentând răspunsul obiectelor la evenimentele intrare.

Pagina 15 din 99


Metodologia propusă pentru obţinerea unei reprezentări artificiale, simbolice dar în

acelaşi timp inteligibile a realităţii oferă mai multe moduri de abordare - în funcţie de

complexitatea fenomenului studiat şi de scopul urmărit.

• O abordare analitică (descompunerea unui sistem complicat în module mai simple)

conduce la o explicaţie a modului de funcţionare a sistemului, sistem de altfel complet

observabil şi măsurabil. Modelul obţinut este o "machetă" a realităţii, o reproducere la scară

mică necesară proceselor de simulare care prezintă efectul sigur al unor eventuale acţiuni

asupra sistemului real.

• O abordare sintetică - porneşte de la o ipoteză, de la un sistem imaginat care

asamblează module elementare al căror comportament este bine cunoscut. În măsura în care

acest sistem simulează modul de funcţionare a sistemului real (incomplet observabil şi

măsurabil), el poate fi folosit ca model al acestuia din urmă, scopul fiind acela de a înţelege

comportamentul sistemului real, de a interpreta rezultatele experienţelor făcute asupra

acestuia. Modelele sintetice se pot transforma cu timpul în modele analitice, pe măsură ce

fenomenul modelat devine complet observabil şi măsurabil. Ca o exemplificare : modelul

sistemului solar care a trecut prin diverse faze sintetice (modelul geocentric, heliocentric)

până ce sistemul solar a devenit complet observabil şi măsurabil şi modelul atomului care

rămâne încă în stadiul de model sintetic, atomul fiind incomplet observabil cu mijloacele

ştiinţei moderne.

Înţelegerea umană fiind bazată pe raţionament, se consideră că raţionamentul uman

este efectuat în exclusivitate pe modele. Modelele sunt construite din simboluri, semne

purtătoare de sens atât pentru emiţător cât şi pentru receptor, semne cu însemnătate şi

semnificaţie. Simbolurile utilizate în model sunt folosite în procesul de raţionament atât în

identificarea şi formularea problemei cât şi în căutarea soluţiei prin simularea funcţionării

sistemului real.

Tipuri de modele

În tipologia clasică a modelelor se disting trei categorii de modele:

modele fizice (machete) - imitaţii ale realităţii cu slab conţinut informaţional

(structură) şi fără conţinut previzional;

modele verbale (text) - descrieri ale realităţii cu puternic conţinut informaţional

(structură şi comportament) şi slab conţinut previzional

modele conceptuale (simbolice) - bogat conţinut informaţional şi previzional.

Putem conta pe următoarele arhetipuri de modele conceptuale degajate din experienţa

de modelare a omenirii:

Pagina 16 din 99


- sisteme de ecuaţii algebrice;

- matrici;

- diagrame;

- grafuri;

- scheme funcţionale.

Modelul conceptual oferă o descriere a structurii care contribuie la înţelegerea

modului de organizare şi o descriere a modului de funcţionare care conduce la înţelegerea

comportamentului unui sistem.

Activitatea economică a constituit dintotdeauna un fenomen deosebit de important.

Pentru a putea controla acest fenomen (prin raţionament) s-au inventat modele din perioada

Renaşterii.

Modelul financiar-contabil al activităţii întreprinderii este în esenţă textual, descriptiv,

simbolurile utilizate (terminologia specifică) servind la clasificarea obiectelor ce intervin în

procesul economic conform unei metodologii arhetipale de structurare a realităţii: taxonomia.

Arborele taxonomic al modelului financiar-contabil este Planul de Conturi General. Regulile

de încadrare a obiectelor într-o anume categorie contabilă sunt descrise verbal în cadrul

modelului.

Dinamica activităţii economice este modelată prin documentele justificative care

însoţesc operaţiile şi intră în componenţa sistemului informaţional

modelul fizic (macheta) activităţii economice. De exemplu documentele contabile de

sinteză care completează acest model informaţional cu puternic conţinut descriptiv şi

comportamental.

modelul conceptual Entitate – Asociaţie. Un model conceptual care surprinde atât

structura cât şi comportamentul fenomenului modelat este modelul Entitate - Asociaţie,

model propus de Peter Chen, în 1976 - model semantic prin excelenţă.

Simbolurile utilizate sunt puţine la număr:

• entitate - element de sine stătător al realităţii

• clasa de entităţi - un grup de entităţi de acelaşi fel

• atribut - proprietate a unei entităţi

• asociaţie - relaţie (legătură) între două entităţi

• identificator - atribut care determină în mod unic o entitate

• cardinalitate - număr de entităţi din fiecare clasă ce pot fi asociate

Acest model poate fi folosit pentru a descrie activitatea economică a unei întreprinderi

sub diverse aspecte (tehnic, comercial, financiar-contabil etc.). Entităţile sunt elementele

Pagina 17 din 99


structurale iar relaţiile sunt elementele operaţio-nale ale activităţii. în cazul activităţii

financiar-contabile putem face următoarea corespondenţă între conceptele contabile şi

simbolurile modelului conceptual E-A:

ENTITATE - CONT

ATRIBUT - INFORMATII ASOCIATE CONTULUI

ASOCIATIE - OPERATIE

IDENTIFICATOR - SIMBOL CONT

Se observă o mare suprapunere a celor două modele, în consecinţă analiza

fenomenului economic este deja realizată, modelul analitic financiar-contabil compus din

Planul de Conturi şi sistemul documentelor justificative oferind suficientă informaţie pentru

construirea modelului conceptual al activităţii întreprinderii văzută din perspectiva financiar –

contabilă. Un alt concept (din domeniul informaticii de această dată) este conceptul de bază

de date care, cronologic vorbind, precede modelul conceptual E-A. Baza de date este, din

punct de vedere fizic, o colecţie de date referitoare la obiectele din domeniul luat în

considerare, relaţiile dintre obiectele lumii reale fiind încorporate în colecţia de date sub

forma unor legături între datele ce descriu obiectele respective. Relaţiile între obiecte sunt de

tip binar (obiectele interacţionează două câte două).

Din punct de vedere logic, baza de date este un model care prezintă structura realităţii

şi modul de interacţionare a elementelor sale. Utilizând terminologia informatică, baza de

date este o colecţie de fişiere legate între ele. Fiecare înregistrare stochează date ce descriu un

obiect dîntr-o clasă, legăturile dintre fişiere sunt de fapt legături între înregistrări realizate

fizic (în momentul înregistrării pe suport) sau logic (în momentul prelucrării).

Există mai multe modele logice de baze de date, diferenţa dintre ele fiind modalitatea

de realizare a legăturilor. Dintre acestea reţinem modelul relaţional propus de E. F. Codd care

elemente prin utilizarea de nume realizează legături logice între comune de atribute în

entităţile asociate. între conceptele modelului relaţional şi conceptele modelului E-A se

stabilesc corespondenţele de mai jos:

clasă de entităţi - relaţie

entitate - tuplu

atribut - atribut

identificator - cheie primară

asociaţie 1-N - repetarea cheii primare a relaţiei 1 ca atribut al relaţiei n

asociaţie M-N - o nouă relaţie cu cheia primară formată din cheile relaţiilor asociate şi

două asociaţii 1-n şi m-1 între noua relaţie şi cele două relaţii asociate anterior.

Pagina 18 din 99


În-consecinţă, modelul conceptual E-A se poate implementa într-un sistem informatic

care să descrie şi să ofere posibilităţi de control asupra activităţii financiar-contabile.

Modele conceptuale Entităţi-Asociaţii ale activităţii financiar-contabile

Cel mai simplu model este cel implementat de altfel în majoritatea sistemelor

informatice clasice: modelul care foloseşte următoarele elemente:

ENTITĂŢI ASOCIAŢII

FIŞE CONTURI

TRANZACŢII

DEBITARE

CREDITARE

Conturile sunt identiflcate prin simbolul contului iar relaţiile sunt realizate prin

specificarea contului debitor şi contului creditor în fiecare tranzacţie.

Modelul reproduce de fapt înregistrarea în fişele conturilor a operaţiilor preluate de pe

documentele justificative, nu activitatea economică propriu-zisă al cărei model verbal

utilizează mult mai mulţi termeni: mijloace materiale, mijloace financiare, terţi, încasări,

plăţi, achiziţionare, vânzare etc.

Pagina 19 din 99

FIŞE CONTURI

Simbol cont

Denumire

Sold iniţial debitor

Sold iniţial creditor

Total sume prec. debit

Total sume prec.

credit

Rulaj debitor

Rulaj creditor

Sold final debitor

Sold final creditor

TRANZACŢII

Tip document

Nr. document

Dată document

Explicaţie

Cont-debitor

Cont-creditor

Suma

debitare

creditare


• Un alt model conceptual, care să înglobeze termenii de mai sus este următorul:

Pentru a evidenţia aspectul productiv al actividţii economice, vom descompune

mijloacele materiale în mijloace de producţie şi produse între care se stabileşte relaţia de

producţie. Schema devine:

Luând în considerare şi categorii contabile abstracte cum ar fi cheltuielile şi

veniturile, relaţia de producţie din schema precedentă se transformă în consum de mijloace de

producţie înregistrate la cheltuieli şi realizarea de produse înregistrate la venituri. Între

cheltuieli şi venituri, din punct de vedere contabil, nu eristă o legătură funcţională, dar

ambele determină rezultatul exerciţiului financiar, operaţiile contabile specifice sunt

imputarea cheltuielilor asupra rezultatului (colectarea cheltuielilor) şi încorporarea veniturilor

în rezultat. Schema devine:

Sensul săgeţilor reflectă sensul formulei contabile: de la credit (sursa, provenienţa)

spre debit (destinaţie, beneficiar). În modelele precedente sensul era intuitiv. Am figurat în

ultimul model şi Debitul - Creditul fiecărei categorii pentru a explica anomalia aparentă a

sensului săgeţii de la rezultat spre venituri. Intuitiv, acest sens reflectă încorporarea în

venituri a valorii adăugate în procesul de producţie,singura generatoare de profit.

Pagina 20 din 99

MIJLOACE FINANCIARE

TERŢI

MIJLOACE MATERIALE

platăîncasa

re

achiziţionare

vânzare

MIJLOACE FINANCIARE

platăîncasa

reTERŢI

achiziţionare

vânzare

MIJLOACE DE PRODUCŢIE

producţie

PRODUSEC MIJLOACE FINANCIARE D

plată

D DATORII C

D MIJL. PRODUCŢIE C

achiziţionare

consum

D CHELTUIELI Ccolectare

D REZULTAT C D VENITURI Cîncorporareproducţie

D PRODUSE C

vânzare

D CREANŢE C

încasa

re


În model se observă conservarea valorii de intrare a oricărui mijloc de producţie,

transmisă integral în preţul de cost. Plusvaloarea se evaluează doar în momentul vânzării

produsului pe piaţă la un preţ de vânzare mai mare dedt cel de cost.

Un model asemănător dar cu Trezoreria secţionată funcţional (înca-sâri şi plăţi) se

găseşte în .Ristea M. -"Noul sistem contabil al agenţilor din România". Descompunerea

trezoreriei în Încasări şi Plăţi a fost şi soluţia lui J. Mc Carthy pentru crearea modelului

relaţional al bazei de date referitoare la activitatea economică a unei întreprinderi. În absenţa

acestei descompuneri, modelul prezintă o relaţie circulară, interzisâă de modelul relaţional.

În continuare, prin descompuneri succesive ale entităţilor şi relaţiilor din modelul

conceptual anterior se obţine modelul următor. Modelul încorporează majoritatea categoriilor

contabile din Planul de Conturi şi toate operaţiile economice care pot pune în legătură două

asemenea categorii:

CREDIT

DEBIT

TREZO-

RERIE

DATORII IMOB.

STOC

VAL.

MOB.

CHEL-

TUIELI

PROVIZ. REZUL-

TAT

VENI-

TURI

PRODUSE

MARFURI

CLIENTI

TREZORERI

E

virament împrumut încasare

avans

DATORII plata

avans

amânare

reţinere

compen-

sare

IMOBIL.

STOCURI

VAL. MOB.

aproviz.

prestări

reevaluare

custodie

CHELT. consum

amortizare

uzură

constituire

PROVIZ. reluare

REZULTAT colectare

VENITURI încorpo-

rare

producţie vânzare

PRODUSE livrare

Pagina 21 din 99


MĂRFURI

CREANŢE creditare transfer

subscriere

amânare

reţinere

Modelul conceptual al activităţii financiar – contabile

În modelul conceptual prezentat în pagina următoare se poate distinge structura

circulară în care se încadrează toate entităţile (categoriile contabile reprezentabile prin

conturi) asociate natural prin operaţiile economice ce le pun în corespondenţă. Modelul

conceptual este simplificat la maximum, fiind mai apropiat de o reţea semantică care

reproduce grafic descrierea activităţii financiar-contabile în propoziţii simple (subiect,

predicat, obiect).

Modelul conceptual ENTITATE-ASOCIAŢIE construit pe baza categoriilor contabile

şi a corespondenţelor lor pune în evidenţă schimburile economice efectuate în interiorul

întreprinderii, schimburi guvernate de aceeaşi lege a cererii şi ofertei ca şi schimburile

economice efectuate între diverşi agenţi economici pe piaţă. Modelul reproduce ciclul

transformarilor mijloacelor materiale în mijloace financiare şi a acestora în alte mijloace

materiale ş.a.m.d. Ciclul este de fapt o spirală, sensul de parcurgere nu se poate inversa, el

reflectând în esenţă procesul economic de satisfacere a cererii cu oferta.

Modelul conceptual al activităţii financiar-contabile

(Sensul săgeţilor reflectă sensul fomulelor contabile — de la credit spre debit)

Un studiu atent făcut asupra modelului conceptual prezentat mai înainte permite

catalogarea entităţilor ca fiind entităţi cu caracter permanent, asimilabile cu nomenclatoarele

din sistemele clasice, iar asociaţiile dintre ele ca fiind de tip M:N, cu caracter variabil în timp

(reprezintă de altfel operaţiile economice). În procesul de transcriere a modelului conceptual

în modelul relaţional, aceste relaţii M:N se vor transforma oricum în două relaţii 1:N şi se vor

suprapune perfect peste fişierele de documente primare ce descriu operaţiile sugerate de

numele asociaţiior din modelul conceptual. Prezentăm mai jos o schiţă a modelului astfel

transformat:

Pagina 22 din 99

împrumutare

DATORII CREANŢE

IMOBILIZĂRISTOCURIINIŢIALEVALORI MOB.

custodie

amortizare

uzură

consum

CHELTUIELI

constituire

colectare

STOCURI FINALE

PROVIZIOANE

VENITURI

REZULTAT

reţinere

creditare

aproviz prestări servicii

transfer

subscriere

TREZORERIE

Virament intern

avans

compensare

platăamânare încasar

e

avans

amânare

reţinere

vânzare

livrare

producţie

reluare

încorporare


Modelul relaţional al activităţii financiar-contabile

Transformarea asociaţiilor în entităţi se poate face încă din faza de model conceptual,

noile asociaţii au semnifîcaţia "menţioneaza" şi nu mai sunt reprezentate în model. Modelul

păstrează aparenţa circulară dar asociaţiile sunt divergente, astfel încât nu se încalcă

principiul noncircularităţii acestora. Atributele care descriu entităţile de tip nomenclator (cele

încadrate cu linie mai groasă) sunt preluate din Planul de Conturi, identificatorul entităţii

fiind simbolul contului (sintetic sau extins cu mai multe trepte de analitic) şi completate cu

solduri iniţiale, rulaje şi solduri finale, eventual şi cu elemente referitoare la stocuri pentru

conturile cantitativ-valorice. Aceste entităţi permanente pot fi asimilate cu fişele conturilor al

căror nume îl poartă (conturi de trezorerie, conturi de datorii, conturi de creanţe, conturi de

mijloace de producţie, conturi de produse, conturi de cheltuieli, conturi de venituri, contul

rezultat).

Atributele care descriu entităţile de tip document sunt preluate din documente

justificative: tip document, număr, dată, explicaţie, contul debitor şi contul creditor care

înlocuiesc o parte din informaţiile înscrise în document (obiectul operaţiei şi agentul care o

execută), cantitatea şi suma implicată sau contravaloarea obiectului. Contul debitor şi contul

creditor servesc la realizarea legăturilor spre categoriile contabile "învecinate" în model,

legături prin care suma implicată în tranzacţie se poate "vedea" ca fiind înscrisă în fişele

conturilor respective - în debitul contului debitor şi în creditul contului creditor - ea rămânând

înscrisă de fapt o singură dată, în documentul justificativ. Prin acest mecanism al legăturilor,

bazele de date micşorează redondanţa în stocarea datelor şi reduc mult necesarul de

prelucrare a acestora în vederea obţinerii situaţiilor fînale (Jurnal, Fişe conturi, Balanţă etc.).

tip document formulă generică

documente de plată

documente de angajare de datorii

documente de consum

documente de imputare

datorii = trezorerie

mijl. de prod. = datorii

cheltuieli = mijl. de prod.

rezultat = cheltuieli

Pagina 23 din 99

TREZORERIE

DATORII CREANŢE

MIJLOACE DE PRODUCŢIE

PRODUSE

CHELTUIELI VENITURI

REZULTAT

documente de plata

documente de angajare a datoriei

documente de consum

doc. de colectare doc. de încorporare

documente de realizare a producţiei

documente de angajare a creanţei

documente de încasare


documente de încorporare

documente de realizare a producţiei

documente de angajare de creanţe

documente de încasare

venituri = rezultat

produse = venituri

creanţe = venituri

trezorerie = creanţe

În plus, modelul conceptual prezentat oferă informaţii pentru conta-rea corectă a

documentelor, pentru fiecare tip de document existând o formulă contabilă generică. Aceste

formule generice pot fi incluse în restricţiile care se cer a fi respectate de către datele

introduse în baza de date. Se obţine astfel şi o posibilitate de control semantic asupra

formulelor contabile introduse.

2.4 Caracteristicile generale ale sistemului informatic contabil

Utilizarea în practica economica a sistemelor informatice financiar contabile

complexe conduce la perfecţionarea proceselor informaţionale şi de fundamentare a deciziilor

în concordanta cu cerinţele implementării mecanismului de piaţă.

Sistemele informatice financiar contabile proiectate şi realizate în unităţile economice

(regii autonome şi societăţi comerciale) au la baza conceptul organizării contabilităţii într-un

circuit sau în doua circuite, ţinând cont de cerinţele informaţionale şi de particularităţile

organizatorice şi funcţionale.

Organizarea într-un singur circuit este orientata pentru a reflecta mişcările

patrimoniale în planul intern şi extern al unităţii economice. Acest concept de organizare

impune sistemului informatic, proiectat şi realizat, asigurarea conţinutului informaţional care

să permită cunoaşterea modificărilor interne şi externe ale patrimoniului în concordanta cu

operaţiunile economice desfăşurate în cadrul unei perioade de gestiune.

Conceptul de organizare a contabilităţii financiare reflecta starea patrimoniala a

unităţii economice prin intermediul activului, datoriile, capitalul propriu şi rezultatele nete

obţinute pe parcursul unei perioade de gestiune. Acest concept cuantifica circuitul

patrimonial al unităţii economice în concordanta cu mediul economic extern la care aceasta

participa din punct de vedere informaţional. Rezulta ca acest concept de organizare a

contabilităţii financiare, reflecta operaţiile economice desfăşurate prin circuite patrimoniale

externe numai la nivelul conturilor financiare.

Pagina 24 din 99


Conceptul de organizare a contabilităţii de gestiune interna (manageriala) reflecta

procesele economice proprii activităţii interne a unităţii economice prin care se evidenţiază

mişcările transformatoare ale patrimoniului economic într-un interval de gestiune economica.

Sistemul informatic realizat pe baza conceptului de organizare a contabilităţii de gestiune

interna oferă informaţii care reflecta cheltuielile şi veniturile pe purtători de valoare şi resurse

repartizate spre gestionare la nivelul fiecărei structuri organizatorice interne.

Corespunzător conceptului de organizare a contabilităţii de gestiune interna, sistemul

informatic asociat acesteia se poate realiza în doua variante:

varianta integrata asigura realizarea contabilităţii la nivelul analitic prin detalierea

conturilor financiare (sintetice) pe nivele de detaliere potrivit opţiunilor de organizare

concreta a contabilităţii ca urmare a faptului ca unitatea economica este titulara

patrimoniului. Aceasta îi conferă posibilitatea organizării pe anumite nivele de detaliere

considerate necesare ca urmare a specificului activităţii desfăşurate.

varianta paralela presupune organizarea contabilităţii analitice prin intermediul unor

conturi proprii de gestiune care să-i permită urmărirea stării şi mişcării patrimoniale pe nivele

suplimentare de detaliere. Aceasta varianta este folosita de unităţile economice care doresc să

reflecte alte aspecte decât cele permise de varianta integrata, motiv pentru care aceasta îşi

organizează contabilitatea într-o manieră proprie care să genereze atât informaţii necesare

atât controlului executat de organele Ministerului de Finanţe cat şi alte informaţii

suplimentare utilizate în gestiunea interna a patrimoniului unităţii.

Indiferent de cele doua concepte de organizare a contabilităţii din punct de vedere

structural, sistemul informatic financiar contabil integrat se compune din următoarele

sisteme:

previziunea financiara, care are ca principal scop fundamentarea şi elaborarea

bugetului de venituri şi cheltuieli;

normarea costurilor de producţie şi antecalculaţie, care urmăreşte prefigurarea cu

anticipaţie a nivelului cheltuielilor de productie şi a costurilor unitare ocazionate de

activităţile economice desfăşurate;

contabilitatea financiara (sintetica) şi de gestiune interna (analitica), care asigura

evidenţierea proceselor economice interne care generează mişcarea şi transformarea

patrimoniului unităţii în raport de specificul operaţiilor economice desfăşurate;

analiza economica financiara, care asigura comparabilitatea rezultatelor obţinute intre

doua perioade diferite de gestiune, cu reflectarea factorilor ce au influenţat pozitiv sau

Pagina 25 din 99


negativ rezultatele activităţii şi care au produs modificări în nivelul absolut sau relativ a

indicatorilor economico-financiari.

Aceste sisteme sunt interdependente pentru reflectarea conexiunilor de coordonare,

control şi reglare specifice funcţiei financiar contabile a unităţilor economice.

În cadrul sistemului financiar contabil integrat, contabilitatea financiara şi de gestiune

reprezintă componenta centrala a sistemului, deoarece asigura conducerea şi controlul tuturor

proceselor economice generatoare de informaţii pentru toate celelalte componente ale

sistemului informatic, cat şi pentru conducerea unităţii economice, inclusiv legaturile cu

exteriorul.

2.5. Obiectivele sistemului informatic contabil.

Situaţii de ieşire

Sistemul informatic contabil integrat ocupa o poziţie importanta în cadrul sistemului

informatic al unităţii economice prin faptul ca oferă informaţii tuturor structurilor funcţionale

şi urmăreşte sistematic realizarea programelor de dezvoltare economico-sociala a

întreprinderii.

Obiectivul general constituie creşterea calităţii şi operativităţii informaţiilor contabile

în vederea reflectării veridice a proceselor economice, afluxurilor de valori materiale şi

băneşti şi a rezultatului exerciţiului financiar.

Realizarea acestui obiectiv impune trecerea de la aplicaţii informatice specializate în

realizarea unor secţiuni ale contabilităţii (evidenta stocurilor şi comenzilor în curs de

execuţie, evidenta stocurilor şi comenzilor în curs de execuţie, evidenta creanţelor şi

obligaţiilor etc.) la un sistem informatic caracterizat prin integrarea tuturor activităţilor

desfăşurate, astfel încât acestea să evidenţieze în mod automat toate operaţiile contabile

aferente unei perioade de gestiune a unităţii economice beneficiare (înregistrarea în conturile

analitice şi sintetice, urmata de editarea balanţelor de verificare analitice şi sintetice, inclusiv

bilanţul contabil).

Obiectivele specifice ale unui sistem informatic urmăresc rezolvarea unor probleme

dependente strict de activitatea de baza şi de cea auxiliara în raport de funcţiile de cercetare şi

producţie.

Pagina 26 din 99


Obiectivele specifice activităţii de baza urmăresc realizarea sub aspect informatic a

tuturor subactivităţilor de cercetare şi de producţie ce constituie specificul activităţii agentului

economic:

-utilizarea eficienta a capacităţilor de producţie;

-introducerea de tehnologii şi produse noi la nivelul tehnicii actuale;

-realizarea ritmica şi de calitate a lucrărilor de investiţii;

-creşterea gradului de utilizare a capacităţii de producţie;

-încadrarea consumurilor de materiale în normele tehnologice.

Obiectivele specifice activităţii auxiliare vor avea în vedere realizarea sub aspect

informatic a tuturor activităţilor secundare, desfăşurate în cadrul unităţii economice.

Obiectivele generale şi specifice pot surprinde şi alte aspecte concrete:

-utilizarea eficienta şi extensiva a sistemelor electronice de calcul şi a reţelei de

calculatoare, specifice întregului sistem informatic proiectat;

-creşterea vitezei de circulaţie a informaţiilor;

-funcţionarea performanta, în condiţii de fiabilitate şi de stabilitate în timp a întregului

ansamblu de echipamente de calcul.

Obiectivele specifice ale subsistemului contabil integrat au în vedere realizarea tuturor

prelucrărilor într-un cadru unitar, care să conducă la creşterea gradului de prelucrare a

informaţiilor din baza de date prin posibilităţile multiple de corelare şi sintetizare a datelor,

prelucrarea integrata a unor operaţii contabile specifice (calculul amortizării, salariilor

decontarea costurilor de producţie, dimensionarea veniturilor determinarea indicatorilor

specifici producţiei realizate), inclusiv exploatarea concomitenta a tuturor aplicaţiilor

informatice componente ale acestui sistem. De asemenea, aceste obiective presupun existenta

unei baze de date contabile de tip distribuit, la care să poată avea acces diferenţiat, în funcţie

de responsabilităţile aferente fiecărui compartiment funcţional persoanele implicate în

exploatarea acestei baze de date. În acest sens baza de date contabila va fi creata numai de

utilizatorii autorizaţi (compartimentele financiar contabile, costuri, preturi, control financiar,

analiza economica) pe baza unor documente de intrare adaptate acestui scop, urmata de

prelucrarea multipla şi în funcţie de cerinţele specifice contabilităţii şi de posibilitatea editării

integrale sau selective, la diferite intervale de timp a tuturor situaţiilor de ieşire cu caracter

contabil.

Realizarea completa a obiectivului general şi a obiectivelor specifice presupune

existenta şi funcţionarea unei reţele locale de calculatoare în cadrul fiecărui compartiment

implicat în realizarea sistemului informatic contabil integrat.

Pagina 27 din 99


Abordarea integrala a obiectivelor generale şi specifice permite proiectarea unui

sistem informatic integrat la nivelul unităţii economice în condiţii de eficienta maxima.

Obiectivele sistemului informatic urmează a fi concretizate în ieşirile specifice ale

acestuia: indicatori economico-financiari, liste / situaţii de ieşire, grafice, ieşiri către alte

sisteme.

Realizarea practica a obiectivului sistemului informatic se caracterizează prin

satisfacerea cerinţelor informaţionale ale conducerii şi structurilor organizatorice din unitatea

beneficiara.

Ieşirile sistemului informatic pot fi analizate din punct de vedere structural,

funcţional4, tipologic. Din punct de vedere tipologic ieşirile sistemului informatic pot fi

redate sub forma de :

Indicatori sintetici privind starea şi rezultatele activităţii economico-financiare;

Liste / situaţii de ieşire care cuprind indicatorii analitici ai stării rezultatelor activităţii

economico financiare ;

Grafice care redau sub forma sinoptica starea şi evolutia indicatorilor economico

financiari.

Iesiri catre alte sisteme informatice, transmise indirect (of line) prin intermediul

suporturilor magnetice, sau direct (on line) prin intermediul retelelor de calculatoare.

Indiferent de tipologia ieşirilor sistemului informatic, acestea trebuie să respecte

cerinţele şi restricţiile cadrului legislativ-normativ în vigoare, pentru ca activitatea unităţii

economice să se desfăşoare în coordonatele legalităţii economice.

Rapoartele contabile reflecta în orice moment situaţia reala a soldurilor şi rulajelor

conturilor contabile din sistem, constituind o imagine fidela a situaţiei financiar-contabile a

unităţii în fiecare moment.

O raportare contabila eficienta, reflecta rezultatele curente ale companiei, fiind

necesare în luarea unor decizii privind activitatea viitoare a acesteia. Criteriile ce stau la baza

obţinerii situaţiilor de ieşire contabile ar sunt: uşurinţă în utilizare, rapiditatea, posibilitatea

obţinerii unor categorii variate de rapoarte care să acopere necesarul de situaţii de ieşire

specifice domeniului contabil, utilizarea la tipărire.

Exista rapoarte specifice contabilităţii financiare, ce servesc în relaţiile cu autorităţile

publice sau terţe persoane interesate, rapoarte specifice contabilităţii de gestiune interna,

4 Ieşirile sistemului informatic concretizează obiectivele generale şi specifice ale oricărui sistem;

Pagina 28 din 99


destinate urmăririi şi controlului activităţii interne a unităţii şi rapoarte centralizatoare,

rezultate în urma consolidării de grup.

Întreaga activitate din cadrul întreprinderii se reflecta în înregistrările contabile

operate asupra diferitelor conturi. Tranzacţiile contabile sunt reflectate direct în rapoartele

contabile, care permit verificarea corectitudinii operaţiilor efectuate, urmărirea menţinerii

echilibrului intre mijloacele economice şi sursele de finanţare ale unităţii, intre venituri şi

cheltuieli.

Un program informatic pentru contabilitate trebuie să dispună de rapoarte predefinite

dar şi de facilităţi de creare de rapoarte specifice fiecărui departament / utilizator în parte.

Indiferent de domeniul de activitate al agentului economic documentele de sinteza şi

de detaliu ale activităţii financiar-contabile constituie baza mecanismului decizional al

întreprinderii, permiţând evaluarea calitativă şi monitorizarea stării unităţii prin intermediul

elementelor de analiza financiara.

CAPITOLUL.III.

STUDIU COMPARATIV ASUPRA

SISTEMELOR SOFTWARE APLICATE IN CONTABILITATE

3.1. Informatizarea contabilităţii

Informatica de gestiune este un sistem complex, dinamic şi deschis, dezvoltat ca

urmare a evoluţiei tehnologiei de calcul, facilităţilor de interconectare la nivel naţional,

regional şi internaţional, a expansiunii unor sisteme de operare puternice în utilizare, a

creşterii capabilităţilor de prelucrare asigurate de către bazele de date distribuite, protecţie şi

acces diferenţiat la datele gestionate de către sistemele informatice. Sistemul informaticii de

gestiune este dedicat prelucrărilor la nivel de firmă, grup de firme, organisme cu caracter

naţional, regional şi internaţional, şi care impreună cu alte sisteme (sistemul financiar

contabil, financiar monetar, juridic, etc.), asigură gestiunea controlată şi eficientă a

patrimoniului, operaţiunilor economico-financiare de toate tipurile, la nivelul operatorilor

economici.5

5 Davidescu Dumitru Tratat de contabilitate informatizata, Editura Tribuna EconomicaBucuresti 2001

Pagina 29 din 99


Sistemele informatice fianciar contabile sunt caracterizate prîntr-o structură

complexă, generată de specificul domeniului de activitate a agentului economic, activităţilor

informatizate, cât şi necesitatea asigurării unor prelucrări ierarhizate, în care regimurile de

prelucrare în timp real sunt preponderente. Aceste elemente impun dezvoltarea unor sisteme

de programe, denumite în literatura de specialitate: produse program generalizabile, dedicate

unui anumit grup de utilizatori omogeni sub aspectul tipologiei prelucrărilor, în măsura în

care aceştia se încadreaza într-o prelucrare standard specifică de generare, prelucrare şi

distribuire a datelor cu caracter financiar-contabil. De asemenea pot exista cazuri în care

procesele financiar contabile informatizate pot satisface o arie largă de utilizatori, deoarece

cerinţele de prelucrare au un caracter general, cadru legislativ unitar şi specific, arie comună

de acţiune, elemente din care rezultă posibilitatea generării unor sisteme de prelucrare cu

caracter generalizabil.

Procesele de prelucrare financiar contabile sunt generate de algoritmi de prelucrare şi

calcul cu caracter comun, iar tipologia datelor de intrare ieşire este standardizată, ceea ce

permite adaptabilitate, parametrizarea şi generalitatea sistemelor de programe asociate acestor

procese.

Produsul program generalizabil - este o denumire asociată unui sistem sofware

complet parametrizabil, adaptabil şi documenat de proceduri automate, proiectat în principiu

de firme specializate în productia de software, livrabil unor clienţi priviţi ca un grup de

utilizatori, prin care se asigură informatizarea uneia sau mai multor domenii de activitate,

funcţii ale agentului economic, prin implemnetarea unor aplicaţii informatice susceptibile de

a fi utilizate de către o gamă de agenţi economici dar al caror obiect şi specific de activitate

sunt similare din punct de vedere al tipologiei proceselor de prelucrare automată a datelor.

Produsele program trebuie să respecte prin procesele de prelucrare automată,

cerinţele, restricţiile legislaţiei financiar contabile în vigoare, prin intermediul unor algoritmi

de prelucrare şi calcul cu caracter comun, sistemul de intrari-ieşiri, sistemul de codificare,

sistemul de documentelor primare generatoare ale datelor de intrare, sistemul rapoartelor

compatibile cu legislaţia financiar contabilă, parametrii specifici, etc.

Produsele de contabilitate trebuie sa asigure mijloace de protecţie deosebite. Aceasta

protecţie trebuie sa vizeze atât produsul în sine cât şi activităţile de prelucrare realizate prin

intermediul său. De exemplu dreptul de a încărca datele poate fi atribuit unor operatori, dar

dreptul de a modifica date în fişierul de articole contabile nu poate fi acordat decât unui

anumit utilizator. Modalitatea de lucru oferită de pachetul de programe trebuie sa fie deosebit

de prietenoasă, usor de înţeles şi utilizat prin oferirea de meniuri de lucru derulante

Pagina 30 din 99


(conţinând opţiuni de prelucrare bine definite) sau prin proiectarea unor ecrane uşor de

exploatat.

În mod normal, orice produs, inclusiv cele informatice trebuie să se alinieze la niste

standarde. La ora actuala în România nu există precizate standarde specifice produselor

informatice dedicate activităţii contabile.

3.2. Sisteme software aplicate în contabilitatea financiara

În România numărul firmelor care utilizeaza produse software de contabilitate a

crescut considerabil în ultimul timp. Cu ajutorul calculatorului şi a unui software

corespunzător, ţinerea contabilităţii firmei a devenit mult mai uşoară în condiţiile

economisirii considerabile a timpului afectat, în plus cu ajutorul unui program informatic

poate fi reţinută mult mai multă informaţie decât în trecut şi sunt analizate automat rezultatele

analizelor contabile.

În acest capitol vor fi prezentate câteva firme producatoare de software şi a produselor

informatice oferite reprezentative pentru acest tip de ofertă existenta în prezent pe piaţa

romanescă.

CIEL ROM S.A.

Aparută în primăvara anului 1991 ca filială a firmei pariziene Ciel, reprezintă în

România grupul britanic SAGE, lider mondial în informatică de gestiune şi una din primele

zece companii de software din lume. Obiectul de activitate în conformitate cu statutul anexat

la Hotărârea Judecătoreasca de înfiinţare constă, în principal, în adaptarea şi dezvoltarea

codurilor sursă ale aplicaţiilor informatice de gestiune puse la dispoziţia părţii române de

către CIEL France, întreţinerea aplicaţiilor Ciel, precum şi dezvoltarea şi întreţinerea unor

aplicaţii informatice de concepţie proprie.

Ciel România, liderul pieţei programelor de contabilitate şi gestiune economică Ciel

România a sarbatorit recent 10 ani de prezenta pe piaţa românească, perioada în care a

cunoscut o permanenta ascensiune ajungand în pozitia de lider de piaţa în domeniul soluţiilor

de contabilitate şi gestiune economică. Cu peste 25.000 de programe vândute, aproape 15.000

clienţi şi 45 de parteneri în toată ţara se poate spune ca Ciel este cea mai solidă soluţie în soft-

ul de contabilitate şi gestiune economică din România.

Pagina 31 din 99


Ciel asigură clienţilor săi soluţii la cheie. În aceasta idee firma a dezvoltat o gamă

completă de programe software pentru contabilitate şi gestiune economică. În orice domeniu

de activitate Ciel acoperă toate aspectele unei afaceri: contabilitate - financiar, salarii,

gestiune comercială (facturare, comenzi, inventariere, statistici etc.), mijloace

fixe/imobilizari, registru de casă, etc. Programul este disponibil atât în versiuni DOS, cât şi

Windows. Ciel România şi-a început activitatea în anul 1991, ca filială a firmei franceze Ciel.

În acest fel, Ciel România beneficiază de experienţa şi cunostinţele acumulate de Ciel Franţa,

pe care le-a adaptat şi dezvoltat continuu în acord cu particularităţile şi dinamica mediului

legislativ şi de afaceri din România. Datorită experienţei acumulate, Ciel se ridică la nivelul

cerintelor clienţilor săi prin uşurinţa cu care poate fi instalat şi utilizat, dublată de calitatea,

fiabilitatea produselor şi serviciilor. Ciel România este primul şi unicul „software publisher"

din România care-şi distribuie produsele şi serviciile indirect, respectiv prin reţeaua de 45 de

dealeri care este în continuă creştere, în ideea de a se apropia mai mult de clienţii săi .

Ciel oferă utilizatorilor săi o arhitectura de programme, ce respectă standardele

internaţionale. Produsele Ciel au devenit soluţia de referinţă pentru importante firme de stat

sau particulare, cabinete de expertiza contabilă, printre clienţi numărandu-se: CHASE

MANHATAN BANK, CITIBANK, COCA COLA, BCR, DELOITE&TOUCHE, KPMG,

MAZARD & GUERARD, PHILIPHS, TAROM, TRANSILVANIA GENERAL,

ALCATEL. Oferta firmei CIEL se constituie într-o arhitectură integrată de programe

dezvoltate sub mediu DOS şi WINDOWS, destinate informatizării activităţii de gestiune

economică. Modulele (Contabilitate, Stocuri, GestProd, Schimb Valutar, Salarii, Mijloace

Fixe), desi funcţionează foarte bine independent, comunică informaţiile între ele. Astfel încât

sa minimizeze efortul utilizatorului în raport cu sistemul. Echipamentele contabile ale

operaţiunilor din programele de Stocuri ,Salarii şi Mijloace Fixe sunt transformate automat în

programul de Contabilitate.

Progranul Ciel CONTABILITATE constituie baza întregii arhitecturi de programe

Ciel. Prin prelucrarea înregistrarilor contabile, generate fie prin operaţii specifice realizate de

alte programe Ciel, fie prin contarea documentelor primare, se pot efectua ulterior diverse

prelucrări şi se obţine un număr impresionant de situaţii de ieşire. Este de remarcat că

sistemul este dezvoltat urmărind în primul rând satisfacerea nevoii de informaţie, cât mai

variată şi cât mai complexă, în scopul în scopul evaluării şi analizei rapide a situaţiei

întreprinderii, constituindu-se astfel un suport informaţional consistent pentru luarea deciziei

manageriale pe lângă acestea putându-se obţine şi toate documentele obligatorii specificate

Pagina 32 din 99


de legile, regulamentele şi normativele în vigoare, cum sunt: Cartea Mare, Balanţa de

verificare, Bilanţul, etc.

Programul Ciel pentru contabiliate este un produs multisocietate, numărul de societăţi

fiind limitat doar de raportul dintre volumul de activitate şi de resurse hardware disponibile.

Societăţile pot fi complet independente fie se pot constitui sub formă de filiale ale unei

întreprinderi, existând posibilitatea centralizării rezultatelor la nivelul balanţei.

CIEL CONTABILITATE WINDOWS

Generalităţi

• Livrat împreuna cu o societate exemplu şi proceduri automate de instalare

personalizabilă

• Multi-societăţi şi multi-exercitiu. Gestiunea de exerciţiu până la 24 de luni şi

posibilitatea de a lucra cu 2 exerciţii financiare

• Număr de înregistrări, conturi, jurnale, coduri bugetare, devize… nelimitat

• Parametrare a numărului de zecimale pentru culegerea de date (de la 0 la 3 zecimale)

• Două moduri de utilizare: simplificat /avansat

• Grafice bi şi tridimensionale

• Fişiere în format Dbf

• Funcţii multimedia (adnotări de texte, mesaje vocale, imagine).

• Plan contabil integrat şi modificabil

• Gestiune liberă sau fixă a lungimii numărului de cont (până la 11 caractere)

• Opţiuni de culegere definibile pentru fiecare cont în parte, pentru a nu culege decât

ceea ce este util: data scadentă, numărul de marcă, codul analitic/bugetar, cantitate

• Posibilitatea de a interzice utilizarea unui cont

• Cumul şi solduri pe cont pentru exerciţiul în curs şi pentru ultimul exerciţiu încheiat.

• Combinaţii de taste pentru utilizare rapidă, formate multiple de culegere de date

• Patru moduri de culegere automatizată complet: culegere facturi clienţi/furnizori,

culegere încasări/ plăţi

• Doua moduri de culegere asistată: ‘standard’ şi ‘multiplă’

• Crearea, modificarea şi căutarea unui cont după cod sau după denumire

• Pre-poziţionarea automată a debitului sau a creditului în funcţie de tipul de jurnal

sau tipul de cont

• Calcul automat TVA

Pagina 33 din 99


• Sold automat

• Validare DST

• Consultare pe parcursul culegerii a listei de înregistrări, a Cărţii Mari, a planului

contabil

• Operaţiuni periodice

• Evidenţă carnete cecuri

• Verificare bancară

• Modificare documente secundare temporare

• Lucrul direct pe Cartea Mare a unui cont: stornare, soldare, marcare

• Marcare/demarcare automată şi manuală, pe număr de marcă sau valoare

• Generare nota de reglare

• Căutare multicriteriala

• Validare temporară

• Calcul automat Declaraţie TVA şi generare notă de închidere TVA

• Generare automată notă de închidere cheltuieli şi venituri

• Închidere şi redeschidere automată şi asistată

• Consolidare: centralizarea balanţelor a două sau mai multe societăţi sau filiale.

• Vizualizare înainte de imprimare

• Listări disponibile pe ecran sau la imprimantă după criterii multiple

• Imprimare rapidă în cazul listărilor lungi

• Carte Mare globală, parţială, auxiliară, pentru un cont sau o serie de conturi,

posibilitatea de afişare cumuli anteriori

• Posibilitate de definire a rădăcinilor de listare

• Balanţa analitică, sintetică, parţială, clienţi, furnizori, anterioară cu solduri iniţiale

sau rulaje precedente

• Documente secundare temporare

• Jurnale centralizatoare, jurnale de verificare bancara

• Jurnale comerciale cu TVA

• Borderouri de bancă

• Situaţii bugetare (Carte Mare, Balanţa etc.)

• Urmărire clienţi: editarea unei scrisori către clienţii debitori conţinând sumele

datorate

• Generator de rapoarte pentru a crea şi edita rapoarte.

Pagina 34 din 99


CIEL GESTIUNE COMERCIALĂ WINDOWS

Este un program conceput pentru a acoperi gestiunea comercială a unei firme: de la

facturare, baze de date clienţi şi furnizori, facturi proformă, comenzi, note de recepţie şi avize

de expediţie, chitanţe, bonuri de consum, facturi de import până la rapoarte şi statistici. Se

adaptează multiplelor tipuri de activităţi: comerţ, servicii, etc. Transfer în CIEL Contabilitate.

Clienţi şi furnizori

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de clienţi, fiecare client fiind identificat

prîntr-un cod alfa-numeric obligatoriu

• Căutare client după cod sau după denumire

• Permite specificarea modului de plată preferat de client

• Ca opţiune importantă cuprinde contul contabil (daca se utilizează exportul către

programele Ciel CONTA DOS/WINDOWS)

• Se pot completa adresa de facturare şi coordonatele bancare ale clientului

• Aceleaşi opţiuni sunt valabile şi pentru furnizori

Articole

• Atribuirea pentru fiecare articol, automat, a unui cod de maximum 13 caractere alfa-

numerice

• Denumirea internă a fiecărui produs care va apare la listări

• Posibilitatea de a introduce stocul iniţial în câmpul stoc real şi un stoc teoretic

• Permite introducerea conturilor contabile de vânzări, cumpărări şi cheltuieli

• Se pot alege module de calcul opţionale fără taxe sau cu toate taxele incluse

• Gestiunea stocurilor se ţine la PAMP (preţ de achiziţie mediu ponderat)

• Se poate lucra şi cu coeficient de marja, care aplicat preţului de cumpărare, va da

preţul de vânzare fără taxe

Mişcări de stoc

• Aceasta opţiune informează despre mişcările efectuate de articole în urma validării

documentelor comerciale

• Fişele de mişcări de stoc pot fi generate automat sau manual

• Intrările şi ieşirile din stoc se pot crea cu opţiunea Creează o intrare în stoc şi

Creează o ieşire din stoc

• În urma mişcărilor de stoc se actualizează automat PAMP-ul şi stocul real

Pagina 35 din 99


Jurnalul contabil

• Înregistrările contabile sunt generate automat prin parcurgea unor etape

• Jurnalul poate fi centralizat şi transferat în Contabilitate

Documentele Comerciale

• Atât pentru clienţi cât şi pentru furnizori pot fi întocmite facturi, avize de expediţie,

comenzi, devize şi pro-formă

• Ca particularitate pentru furnizori, pot fi întocmite note de intrare recepţie precum şi

facturi de import

• Exista posibilitatea introducerii atât a încasărilor de la clienţi cât şi a plaţilor către

furnizori

• Ca particularitate în meniul Vânzări pot fi operate şi bonuri de consum

• Toate documentele pot fi aranjate în pagină şi se poate crea un model cu ajutorul

generatorului de documente

CIEL IMOBILIZĂRI WINDOWS

Este un program de gestiune a imobilizărilor şi a obiectelor de inventar. Programul tratează

toate operaţiile legate de imobilizări: cumpărare, vânzare, casare, vânzare parţială,

conservare, modificare de valoare sau durata rămasa, transferare în obiecte de inventar.

Transfer în CIEL Contabilitate.

Fişiere de bază

• Conturi

• Conţine conturile de amortizări, mijloace fixe, clienţi, furnizori s.a.

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de conturi analitice

• Clasificarea mijloacelor fixe în funcţie de locul unde se află

• Fiecare imobilizare poate fi încadrată într-o categorie

• Coduri clasificare: lista codurilor de catalog conform legislaţiei

• Imobilizări

• Lista de mijloace fixe, cu posibilitatea creării, modificării, eliminării sau duplicării

fişei

• Ieşire mijloc fix prin vânzare sau casare

• Toate listările sunt disponibile pe ecran sau la imprimantă

• Cheltuieli lunare: se pot centraliza pe cont, localizare, cod clasificare, cod buget sau

detaliate pe cod imobilizare

Pagina 36 din 99


• Statistici: situaţia valorilor de amortizare, achiziţie, reziduale, cheltuieli pe exerciţiu

sau amortizări, grupate pe cont, categorii sau localizare

• Balanţa mijloace fixe

• Transfer în Ciel Conta DOS/Windows a înregistrărilor contabile

• Listări fişa mijloace fixe, etichete imobilizări, imobilizări pe cont, etc. Imobilizările

pot fi grupate pe categorii, localizări, coduri de buget

• Imobilizările neamortizabile pot fi de asemenea gestionate

• Pot fi gestionate toate operaţiile de vânzare, totală şi parţială

• Programul conţine lista completă a codurilor de catalog şi a duratelor normale

aferente

• Imobilizările pot fi gestionate indiferent de tipul amortizării (liniar, accelerat,

degresiv cu sau fără uzură morală)

• Conturile de amortizare şi de cheltuieli cu amortizarea sunt predefinite şi pot fi

modificate

CIEL REGISTRU CASĂ WINDOWS

Va ghidează la introducerea înregistrărilor de încasări şi plăţi făcute cu casa până la

listarea Registrului de Casa în formatul agreat de Ministerul Finanţelor; special conceput

pentru a asista înregistrarea operativa a încasărilor şi plaţilor în numerar, efectuate prin

casieriile unităţilor pe baza actelor justificative.

Fişiere de bază

• Posturi Încasări/Plăţi

• Tipurile de încasări şi plăţi efectuate prin casă

• Plan de Conturi: conţine Planul de Conturi

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de conturi analitice

• Coduri Buget/Analitic

• Posibilitatea de a crea un număr nelimitat de coduri B/A

• Terţi

• Fise cu informaţii despre clienţi şi furnizori

• Lista de înregistrări făcute în program

Culegeri date

• Exista doua modalităţi de culegere a datelor: Standard şi Simplificata Funcţii

auxiliare

Pagina 37 din 99


• Export date în format ASCII

• Transfer în Ciel Conta Dos sau Windows

Listări

• Toate listările se pot face în orice moment atât pe ecran cât şi la imprimantă

• Trezorerie

• Listare Registru de Casa zilnic sau pe perioadă

• Listare jurnal de încasări şi/sau plăţi pe o perioadă

• Balanţă

• Generator de rapoarte

CIEL SALARII 2003

Este un program pentru calculul salariilor şi al cheltuielilor efectuate de societate

pentru un salariat sau pentru întreg personalul. Este un produs rapid şi sigur, care asigura

gestiunea tuturor tipurilor de salarii, lucru optimizat cu buletinele de plata. Programul permite

exportul fişelor noilor fiscale în aplicaţia IVG (Impozitul pe Venitul Global) a Ministerului

de Finanţe şi verificarea CNP (Cod Numeric Personal) conform legislaţei în vigoare.

Beneficiază de transfer în Ciel Contabilitate şi de help contextual.

WIZSOFT INC.

WizSoft Inc., înfiinţată în 1983 şi specializată în producţia de software pentru afaceri,

este astăzi considerată a fi "cea mai mare companie producatoare de software destinat

calculatoarelor personale din Israel. Beneficiind de o reţea de reprezentanţe şi distribuitori în

mai mult de 25 de ţări, WizSoft are o bază de peste 30 000 de clienţi, pe pieţe precum S.U.A.,

Franţa sau Japonia.

Wizrom Software a fost înfiinţată în anul 1992 ca reprezentanţă în România şi Europa

de Est a WizSoft Inc. Începând cu acelaşi an, programul de contabilitate, gestiune şi

management - WizCount a fost modificat pentru a corespunde cerinţelor pieţei din România.

Portofoliul de produse al Wizrom Software a fost diversificat urmând obiectivul principal al

companiei, implementarea de soluţii integrate pentru afaceri. Aceasta s-a realizat prin

adaptarea continuă a mai multor pachete internaţionale de software la nevoile specifice ale

companiilor locale şi multinaţionale cu activitate în România. WizRom Software s-a

Pagina 38 din 99


specializat în producerea şi distribuţia de software pentru controlul afacerilor (contabilitate,

gestiune, producţie, salarii, pontaj, management).

Caracteristici ale sistemului integrat Wizcount:

Este un program de gestiune economică şi management proiectat pentru companiile

care lucrează într-un mediu în dezvoltare şi în condiţiile unei rate mari a inflaţiei.

Cuprinde contabilitate, gestiune, vânzări, producţie, logistică-aprovizionare,

management, ce accesează simultan aceeaşi baza de date.

Programul este tradus şi adaptat legislaţiei române, fiind în continuare actualizat

conform cerinţelor noi care apar.

Este un program Multi-firmă, Multi-user. Cu acelaşi program pot fi gestionate

simultan un număr mare de companii. Programul permite accesarea simultană a aceleiaşi

opţiuni din program de către un număr nelimitat de utilizatori.

Dispune de taste funcţionale prin intermediul cărora se pot accesa mai uşor facilităţile

oferite de program.

Repartizarea şi urmărirea cheltuielilor efectuate pe centre de cost (proiecte,

departament, produse, campanii publicitare, operaţiuni).

Programul dispune de rapoarte pre-definite dar şi de facilităţi de creare de rapoarte

specifice fiecărui departament/ utilizator în parte.

Protecţia sistemului este asigurată prin parole la nivel de utilizator, accesul fiind

structurat pe mai multe nivele.

Programul dispune de facilităţi interne de salvare comprimată şi de restaurare a bazei

de date de pe diferite suporturi externe.

Permite consolidarea informaţiilor de la sediile din teritoriu către sediul central

(transmisia datelor se poate face prin modem , internet, dischete)

Structura sistemului informatic:

Definitii de conturi.

În acest subcompartiment se defineste planul de conturi (coduri sintetice şi analitice,

codificarea clienţilor, furnizorilor, conturilor de cheltuieli etc.). Fiecare cont poate fi

identificat în mod unic printr-un cod. WizCount vă permite să folosiţi coduri de identificare

constând din numere, dar şi din litere (format numeric sau alfanumeric).

Note contabile.

În acest subcompartiment se vor face înregistrările contabile curente pe baza

informaţiei din documentele primare. Deasemenea în note contabile se înregistrează în mod

automat tranzacţiile contabile care sunt generate din compartimentul de gestiune stocuri la

Pagina 39 din 99


emiterea unui document de intrare sau de ieşire a articolelor din stoc etc. Introducerea

informaţiei se bazează pe principiul dublei înregistrări (suma înregistrată în debitul unui cont

se reflectă automat şi în creditul contului corespondent). Tranzacţiile contabile se pot

înregistra manual sau automat prin utilizarea tranzacţiilor tipice care se păstrează în baza de

date a companiei.

Cursuri de schimb valutar.

Programul WizCount permite: ţinerea contabilităţii unei companii în mai multe devize

(inclisiv EURO), să se emita rapoarte ce pot fi reevaluate în diferite devize, să se reevaluze

tranzacţiile în funcţie de indicele de inflaţie şi de modificările din cursurile de schimb valutar.

La acest compartiment se calculează diferenţele de curs valutar şi se efectuează automat

înregistrarile contabile corespunzătoare.

Analiza conturi.

Analiza soldurilor conturilor şi a înregistrărilor ce se efectuează cu un anumit cont.

Acest compartiment permite alcătuirea actelor de verificare pe clienţi şi furnizori şi să se

urmărească achitările clienţilor conform facturilor emise.

Rapoarte.

Programul WizCount are inclus un sistem de rapoarte flexibil. Rapoartele standard

ajută la obtineţinerea informaţiei necesare la orice moment: planul de conturi; balanţa;

jurnalul de vânzări/cumpărări, declaraţii T.V.A., întârziere medie a plăţilor; calcul costuri pe

centri de cost; cont de profit şi pierderi; cartea mare şi fişa şah; bilanţul contabil, analiza

rezultatelor financiare.

Generator de rapoarte.

În cazul în care se doreşte obţinerea unui raport în format special care nu este

prevăzut de rapoartele standard, este prevăzut generatorul de rapoarte cu ajutorul caruia se

pot modela rapoarte în formatul necesar şi să fie păstrate în arhiva. Generatorul de rapoarte

permite obţinerea rapoartelor în orice combinaţie de date, inlcusiv rapoarte de previziune şi

analiză. Rapoartele pot fi tipărite la imprimantă, afişate pe ecran sau într-un fişier pentru a

putea fi exportate către un alt program (de ex. Access,Excel, Dbase…).

Limbajul de programare folosit, Visual C, cât şi siguranţa bazelor de date Oracle,

asigură programului viteză în exploatare şi stabilitate deosebită în lucrul cu baze de date

foarte mari, fiind în acelasi timp disponibil pentru adaptări specifice.

Printre firmele prezente în ROMANIA care utilizeaza pachetul de programe

WIZCOUNT, se număra: TDG-REYNOLDS, NOVA BRASILIA, OMNIASIG, GLOBAL

ONE COMUNICATION, MERCURY PROMOTION, OSRAM, BvMcCANN-ERICKSON,

Pagina 40 din 99


EX MARKET GLOBA FARMA, FIRST ROMANIAN DISTRIBUTION, BRITISH

PETROLEUM, CHIO CHIPS etc., firme la care programul a fost testat în condiţii de

exploatare intensă. WizCount 2000 se bazează pe integrarea tuturor operaţiunilor firmei în

sistemul informatic.

Flexibilitatea programului asigura independenţa departamentelor, împreună cu

integrarea datelor în sistemul central. Documentele sunt introduse în sistem o singură dată ,

programul asigurând legatura automată între departamente şi către baza de date centrală. În

acest fel toate operaţiunile pot fi urmărite în timp real, informaţiile fiind disponibile în

întregul sistem până la nivel managerial.

Programe utilitare.

Uneori calculatorul se poate defecta. Orice defecţiune poate deteriora datele înscrise

pe hardisk-ul calculatorului. Programul WizCount asigură integritatea şi securitatea datelor,

verificând permanent dacă au aparut astfel de defecte pe hardisk. WizCount dispune de un

pachet de programe utilitare cu ajutorul cărora se pot reface bazele de date în caz de

deteriorare avariată a lor.

3.3 Piata ERP

Un aforism celebru spune că fiecare problemă conţine şi soluţia aferentă. Tehnologia

a evoluat fantastic şi permite lucruri de neimaginat în urmă cu doi-trei ani, însă 90% din

firmele din România îşi administrează afacerile din punct de vedere procedural - la fel cum o

făceau în urmă cu zece ani sau 20 sau 30 de ani. Forţa de muncă munceşte, contabilitatea îi

calculează salariile, din care scade impozitele şi ce rămâne scoate din bancă pentru plăţile

bilunare. Forţa de muncă munceşte şi contabilitatea calculează ce se consumă în procesul de

producţie şi apoi ce se încasează pe producţie, face scăderi şi adunări, taie TVA, salarii şi alte

impozite şi ce rămâne transferă în bancă.

Diferenţa temporală constă în posibilitatea ca toate aceste operaţiuni să fie efectuate

de către un program informatic. Tot mai multe companii utilizează cel puţin programe de

masă pentru calcularea - măcar a salariilor şi a contribuţiilor şi a impozitelor aferente. Nivelul

de dotare este dramatic de scăzut, iar acolo unde depăşeşte minimul posibil, tehnologia este

considerată o chestiune inaccesibilă majorităţii angajaţilor.

Din motive istorice şi psihologice, în încă prea multe firme româneşti computerul este

considerat a fi apanajul gulerelor albe şi este obstrucţionat de cele mai aiuristice restricţii de

Pagina 41 din 99


folosire. Ori informatizarea impune democratizarea utilizării computerului. Un departament

contabil care urmăreşte plata şi încasarea facturilor are nevoie să ştie ce intră în gestiunea

materiilor prime, ce intră în prelucrare şi ce iese, ca produs finit, facturabil, din firmă. Cineva

trebuie să introducă în sistem, în timp real, toate aceste informaţii.

Pentru că cei din conducerea întreprinderii să o administreze corect, trebuie ca şi la

magazie şi pe linia de producţie să existe computere, măcar la începutul şi la sfârşitul zilei,

pentru înregistrarea consumului şi a producţiei. Adică un terminal inclusiv în hala de

producţie. Aceasta echivalează cu un „Decembrie 1989" în mentalitatea managementului

multor firme româneşti, unde la computer nu se lucrează decât cu cămaşă albă.

Tehnologia informaţiei este numai un instrument de eficientizare a muncii şi ridicare a

calităţii acesteia. Aşa cum automatizarea proceselor de producţie fizică a provocat diminuarea

forţei de muncă „cu mâna" în întreaga lume, în anii '70 şi '80 ai secolului trecut, tot aşa

software-ul impune sau permite reducerea efectivelor administrative. Totul înseamnă costuri:

mai mari sau mai mici. Atunci când au introdus roboţii de sudat şi vopsit, producătorii de

automobile din întreaga lume au reconvertit forţa de muncă necalificată astfel eliberată în

muncitori calificaţi, pe care i-au pus să supravegheze şi să verifice calitatea muncii roboţilor.

O companie administrată cu ajutorul informaticii devine - teoretic, cel puţin - mai eficientă

pentru că timpul de reacţie la schimbările de stare este mult mai mic, numărul de intermediari

între producătorii de informaţie despre aceste stări şi cei care analizează şi dau dispoziţii se

reduce şi eficienţa actului de coordonare creşte. O întreprindere ale cărei resurse şi consumuri

sunt „vizibile" în timp real poate fi condusă mai eficient şi reacţiile conducerii pot fi mai

rapide şi mai bine ghidate.

Acestea sunt principii generale, dincolo de care însă lucrurile devin foarte personale.

Chiar şi în cercul închis şi discret al pieţei soluţiilor din România încep să se audă de cazuri

de eşecuri în implementări şi să se comenteze din ce în ce mai des cauzele şi efectele acestor

eşecuri.

Chiar dacă ani de zile s-a lucrat intens la fabricarea motto-ului „mentalitatea

clientului", lucrurile nu stau chiar aşa. În primă etapă, furnizorul unei soluţii informatice

trebuie să fie conştient că-i vinde clientului său „speranţă", urmând ca abia după ceva timp

această speranţă să se transforme în realitate. În momentul în care decid o asemenea

investiţie, companiile beneficiar se deschid în faţa furnizorului, lăsând echipa de analiză a

acestuia să efectueze nestingherită evaluarea proceselor.

Pentru un furnizor de soluţii informatice, vizualizarea schemei organizaţiei şi

definirea corectă a relaţiilor dintre elemente organizaţiei este fundamental importantă. Sigur

Pagina 42 din 99


că, atunci când producătorul de software solicită beneficiarului schema „mersului hârtiilor" şi

acesta îl recheamă peste două săptămâni, când o va definitiva, este clar că implementarea

porneşte cu stângul. Succesul unui demers informatic pornit în acest fel este similar câştigării

marelui pot la loterie.

Şi totuşi, din tot ce am auzit până acum despre eşecuri ale unor implementări,

problema se află la furnizor. La eficienţa acestuia în procesul de evaluare, la acurateţea cu

care reconstituie în linii de cod şi setări procesele din cadrul companiei beneficiar, la

fidelitatea modulelor soluţiei faţă de sistemul fiscal şi faţă de cerinţele clientului.

Una din principalele probleme cu care se confruntă orice furnizor de sisteme de tip

ERP în România este că trebuie să recreeze pe plan local modulul plată a salariilor. Sigur că

toate soluţiile de import vin cu un astfel de modul, dar cum România este unică în lume prin

sistemul de dublă impozitare a salariilor, nimic din ce a programat cine ştie ce casă de

software renumită nu se potriveşte pe la noi în ţară.

La această problemă se adaugă cea a bizantinismului sistemului de plăţi şi încasări din

economia românească, ceea ce impune ca echipa de programare să fie dublată, măcar din

când în când, de un contabil de meserie, care să o ghideze prin meandrele normelor

metodologice în permanentă schimbare ale Ministerului de Finanţe. Tot mai des se aud

comentarii despre cutare şi cutare implementare eşuată tocmai din cauza eşecului

programatorilor de a transpune în linii de cod faptul că plata 16 nu se poate face decât marţea

şi vara şi numai din contul 33 în contul 77866, oricare ar fi acestea.

Costuri colaterale

Economia a început să evolueze, să crească încetul cu încetul şi aceasta este o evoluţie

evidentă fie şi măcar prin prisma noilor reaşezări ale ofertelor de ERP. Tot mai mult se

discută despre „atacarea verticalelor" adică furnizorii au realizat că firmele dîntr-un anumit

domeniu de activitate au, cel puţin într-o oarecare măsură, cam acelaşi gen de probleme,

nevoi şi cerinţe. Sigur că este la mintea cocoşului că o firmă de construcţii are alt „stil de

viaţă" decât o companie de distribuţie cu ridicata. Nu aceasta este marea descoperire. Marea

noutate o reprezintă faptul că orientându-se către aceste „verticale", companiile de software

dau de înţeles că au acumulat suficiente resurse pentru a-şi putea permite să fie specializate,

respectiv că au deja o oarecare experienţă în domeniile respective.

Nevoia de eficienţă este atât de mare încât hiperspecializarea pe un anumit domeniu

sau pe un set de domenii de activitate reprezintă marele atu pe piaţa românească şi un criteriu

de departajare tot mai utilizat. Cel de-al doilea criteriu îl reprezintă evident costul total al

Pagina 43 din 99


implementării licenţa, setările, instalarea, testele, suportul, investiţiile colaterale în hardware

şi instruirea personalului supervizor, instruirea angajaţilor care vor utiliza noua soluţie etc.

Primul val al investiţiilor în informatică în firmele româneşti a avut loc prin 1998-

1999. De atunci, tehnologia a evoluat considerabil, afacerile, dacă nu au dispărut, au crescut

destul de mult pentru a avea nevoie de sisteme informatice de administrare complexe şi mari

consumatoare de resurse. La fel ca şi concentrarea de verticale, şi problema evaluării corecte

a investiţiilor colaterale s-a conturat ca tendinţă, având în vedere în special îmbătrânirea

morală a dotării hardware din multe companii. ERP este un anabolizant fabulos pentru cursa

pentru profit, dar dacă nu alergi, tot nu dă rezultate.

Enterprise Resource Planning (ERP) este denumirea generică a unei soluţii

informatice complete de supervizare a bunei funcţionări a întreprinderii. Cu ajutorul unei

astfel de soluţii pot fi eficientizate procesul decizional, efectele acestuia în activitatea

întreprinderii, fluxul de numerar toată multitudinea de operaţiuni care înseamnă funcţionarea

unei companii. O soluţie ERP are două vulnerabilităţi: modul de evaluare a proceselor

companiei beneficiare pentru realizarea setărilor, respectiv implementarea în sine.

ERP- o piaţă departe de saturare în România

Termenul ERP este unul din cele mai abuzate din industrie la acest moment şi folosite

în cel mai impropriu mod. Asta deoarece ERP, sau planificarea resurselor între-prinderii, este

un termen care are deja o istorie în spate şi care are un istoric după denumirea în sine.

Sistemele care sunt acum pe piaţă la vârful tehnologic se află la două generaţii distanţă de

ceea ce s-a denumit tradiţional ERP. Prima generaţie de sisteme s-a referit la producţie

exclusiv şi se ocupa de planificarea resurselor materiale ale unei întreprinderi. După aceea a

apărut MRP II, sau Manufacturing Resource Planning, deci managementul de resurse al

activităţilor productive.

În momentul în care la MRP II s-au adăugat funcţiile de financiar şi de resurse umane

a apărut ERP. Reiese de aici este aceea că toate sistemele prezentate pe piaţă ca ofertă ERP

nu se pot numi aşa dacă nu au incluse funcţii financiare, de resurse umane şi de producţie, cu

aprovizionarea şi desfacerea aferentă.

Generaţia de după ERP s-a numit XRSP şi a integrat ERP cu managementul

aprovizionării (Supply Chain Management) şi cu managementul relaţiei cu clienţii (CRM).

Este vorba aici de primul val Internet şi dot.com. După asta a urmat ERP II, care înseamnă

adăugarea la pachetul de soluţii a mediilor colaborative, adică a ansamblului de relaţii dintre

Pagina 44 din 99


întreprinderi. Am ajuns astfel la momentul actual din punct de vedere al complexităţii

soluţiilor.

Ce înseamnă de fapt un astfel de sistem? El este o combinaţie de funcţionalităţi şi

răspunde la cerinţele de informatizare ale unor arii funcţionale, într-o anumită zonă de

profunzime. După aceea este vorba de arhitectura sistemului, definită de bazele de date

folosite şi de limbajele de programare folosite.

Ideea este aceea că potenţialul client care are de ales între mai multe oferte de soluţii

ERP trebuie să o facă în funcţie de toţi aceşti factori. Pe lângă caracteristicile sistemului,

potenţialul client trebuie să ia în considerare şi factorul furnizor, în sensul în care respectivul

furnizor de soluţii este capabil să ţină pasul cu evoluţiile tehnologice, pentru a putea efectua

în mod constant o actualizare a soluţiei vândute.

Pe piaţa românească, din păcate, din cauza lipsei de masă critică, se compară

actualmente mere cu pere, din punct de vedere al ofertelor de soluţii. Cu alte cuvinte se

compară soluţii ale unor furnizori de cursă lungă cu soluţii ale unor furnizori care nu au nici

un viitor şi care, din punct de vedere economic, vor dispărea peste doi sau trei ani.

Cum ar trebui să arate portretul robot al unui altfel de sistem? El trebuie să dispună de

câteva atribute esenţiale. În primul rând, sistemul trebuie să unifice informaţiile, în sensul în

care toate datele din sistem trebuie să se regăsească într-un model unic de date. A doua

chestiune se referă la automatizarea proceselor. A treia caracteristică se referă la posibilitatea

de a avea sisteme deschise. Nici un producător nu are posibilitatea de a oferi toate sistemele

de care nevoie orice companie şi atunci trebuie menţinută deschiderea oricărei soluţii către

sistemele existente într-o organizaţie companie. Pe urmă, sistemul trebuie să fie configurabil,

pentru că nu există două companii client la fel.

Următoarea caracteristică se referă la accesibilitatea unei astfel de soluţii. Orice

aplicaţie performantă la nivelul anului 2003 ar trebui să ofere acces prin web al clienţilor,

acces de tip mobil ş.a.m.d. O altă caracteristică este oferirea de medii colaborative de lucru,

ceea ce înseamnă că întreprinderile nu mai sunt nişte fortăreţe cu clienţi şi inamici în jurul

lor, ci nişte medii deschise la nivelul proceselor către clienţi şi parteneri de afaceri.

În fine, ultima caracteristică se referă la posibilitatea de a oferi această automatizare şi

integrare a proceselor de afaceri ca pe un serviciu. Singurii care vor putea oferi aşa ceva vor

fi furnizorii care au construit soluţiile de la bun început axate pe o asemenea direcţie.

Concluzionând la toate cele de mai sus, companiile au două direcţii de acţiune: ele pot

adopta metoda unei alinieri treptate, în sensul în care automatizarea proceselor se face

gradual. A doua direcţie, mai bună, este aceea de a arde etapele. Există şansa ca

Pagina 45 din 99


întreprinderile să ajungă la nivelul tehnologic curent de pe plan mondial dîntr-o dată, prin

înţelegerea conceptelor şi selectarea în cunoştiinţă de cauză a soluţiei potrivite.

Se naşte aici problema financiară a costului de oportunitate prin selectarea a ceea ce

nu trebuie. În realitate, costul economic al implementării treptate a unor soluţii este mai mare

decât costul alegerii unei soluţii integrate. În ultimă instanţă, este vorba de a compara

mentalitatea de a cheltui cu mentalitatea de a face investiţii. Putem să luăm sistemele

informatice ca o cheltuială cu ţârâita, şi atunci ceea ce facem va fi puţin şi prost sau putem să

le considerăm investiţii şi atunci rezultatele vor fi cele aferente unei investiţii.

În orice caz, piaţa e în creştere. Dinamica însă e mai lentă decât ar fi putut să fie,

dîntr-o multitudine de cauze. Starea de normalitate aici este dată de gradul de saturaţie cu

soluţii ERP implementate în rândul celor mai mari companii dîntr-o ţară. Iar România este,

din nefericire, încă departe, pentru că mai puţin de jumătate din topul primelor 100 companii

româneşti dispun actualmente de un astfel de sistem informatic.

Trecerea la ERP din perspectiva clientului

Când o companie decide să implementeze o soluţie de Enterprise Resource Planning,

trebuie să ia în calcul, pe lângă toate aspectele mai mult sau mai puţin tehnice, factorii

„sentimentali" ai implementării: este vorba de o schimbare, care nu se produce fără eforturi şi

fără a lăsa urme în cultura organizaţiei.

O companie din România poate fi interesată de o componentă sau alta a soluţiilor de

Enterprise Resource Management, sau de o soluţie, în întregul ei, sau alta, indiferent de

domeniul de activitate al companiei respective. Indiferent că e vorba de o bancă sau o firmă

producătoare de şuruburi, pentru a-şi mări productivitatea şi a reduce costurile, o firmă are

nevoie de ERP.

De ce este nevoie de ERP?

În primul rând, pentru sporirea productivităţii şi reducerea costurilor. Pe de altă parte,

managerii români au înţeles că soluţiile ERP, bine alese şi implementate, reprezintă un atu în

plus pentru supravieţuirea pe o piaţă şi într-un climat bazat din ce în ce mai mult pe

tehnologia informaţiei. Dar pentru aceştia este important în primul rând să înţeleagă modul în

care o implementare bună poate atrage succesul afacerii lor. Implementarea unui sistem de

planificare a resurselor întreprinderii este un pas important pentru orice companie şi

presupune reorganizarea întregii afaceri pe baze noi, competitive.

În plus, ca orice schimbare, şi această schimbare trebuie asumată. Pe lângă

schimbarea efectivă, de structură şi proceduri de lucru, este vorba şi de o schimbare

Pagina 46 din 99


organizaţională, gestionabilă prîntr-un management specific schimbării. Este esenţial ca,

începând de la management şi continuând cu celelalte structuri ale organizaţiei, să fie

conştientizat faptul că noul mod de lucru este mai eficient şi mai profitabil pentru întreaga

companie.

„Şocul" de după implementarea unui sistem ERP în companie depinde în mare

măsură de modalitatea abordată de conducere în vederea acestei schimbări. Şi, desigur, un

important aspect al acestui lucru îl reprezintă comunicarea internă, realizată în cadrul

organizaţiei. Comunicarea formală şi informală trebuie să scoată în evidenţă un adevăr

incontestabil: şi anume, faptul că schimbarea este benefică organizaţiei, în ansamblul ei, dar

şi angajaţilor în particular. Dacă acest mesaj este transmis şi receptat, vor fi reduse sau

eliminate, chiar, o serie întreagă de tensiuni interne, membrii organizaţiei fiind fidelizaţi faţă

de strategiile companiei, iar noile modificări vor fi acceptate mai relaxat.

Clientul

Majoritatea companiilor care au apelat până acum la soluţii ERP sunt în cea mai mare

parte multinaţionale, care au venit, cum se spune, „cu lecţia învăţată" de la companiile mamă.

Ca atare, modalitatea de alegere a soluţiei ERP urmează strategia „de acasă". Pe lângă

acestea, însă, şi companii româneşti - de stat, dar şi private se preocupă de alegerea şi

implementarea de soluţii ERP.

Beneficiari de soluţii ERP sau componente ale unei astfel de soluţii, până acum, sunt

Administraţia Porturilor Maritime Constanţa, ALRO Slatina, Butan Gas, Vama Română,

Daewoo Automobile România, Automobile Dacia SA Piteşti, Henkel România, Romcontrol

SA, Gerovital, Interbrew, AIG Life România, Aviva, ING Barings, KPMG România,

Telemobil şi multe altele. Cum şi-au ales toţi aceştia soluţia ERP? Cum trebuie să-şi aleagă,

în general, un client soluţia ERP pe care s-o implementeze? Consultanţii în implementări

ERP vorbesc de anumiţi paşi care trebuie parcurşi, paşi care diferă de la caz la caz, de la

consultant la consultant şi de la un beneficiar la altul.

În primul rând, fie că ne place să recunoaştem sau nu, un important factor în

achiziţionarea unei soluţii ERP îl constituie preţul de achiziţie (cunoscutul Total Cost of

Ownership - TCO). De multe ori acesta dictează alegerea unei soluţii sau alta. Avantajul,

totuşi, al pieţei româneşti constă în faptul că pune la dispoziţie aplicaţii disponibile la o mare

varietate de preţuri, precum şi posibilitatea particularizării aplicaţiilor. Costul total al unei

soluţii ERP depinde de mai mulţi factori: infrastructura existentă, consultanţa oferită, costul

licenţelor şi al adaptărilor necesare. Uneori poate apărea o problemă: obiectivul final poate

suferi unele modificări, costurile estimate iniţial crescând şi ele.

Pagina 47 din 99


Oricum am lua acest proces al selecţiei şi implementării unui sistem ERP, este

important de reţinut câteva lucruri:

• numai un consultant poate şti mai bine ce îmi trebuie pentru compania mea;

• pentru aceasta, consultantul trebuie „alimentat" foarte bine cu informaţii din

interiorul firmei;

• procesul de implementare parcurge câteva etape, care „sapă" în compania beneficiar,

schimbând multe din „obiceiurile" existente;

• implementarea nu se încheie când aplicaţia devine operaţională, ci continuă cu

procesul de suport tehnic din partea furnizorului şi învăţare permanentă din partea clientului.

BIT SOFTWARE

Înfiinţată în 1994 şi având ca obiect de activitate producţia de software, BIT Software

face parte din grupul olandez Profuse Holding B.V., cu capital integral privat, specializat în

proiectarea şi implementarea de sisteme informatice integrate şi sisteme de gestiune a

relaţiilor cu clienţii adresate întreprinderilor mari. Profuse este unul dintre principalii

parteneri Baan din Europa, având în prezent peste 500 clienţi care utilizează sistemul Baan,

beneficiind totodată de gama largă a serviciilor oferite de Profuse.

Localizată în Braşov, BIT Software S.R.L. este specializată în furnizarea de soluţii

software ERP pentru piaţa românească şi soluţii de gestionare a relaţiilor cu clienţii şi

gestionare a cunoştinţelor pentru piaţa internaţională. În acest sens, activitatea principală se

concentrează pe două direcţii principale: dezvoltarea sistemului integrat Socrate şi a

sistemului CC Assistant - CRM şi Knowledge Management.

BIT Software este membru fondator al IT Comfort Institute, specializat în consultanţă

pentru managementul serviciilor IT.

În momentul de faţă, BIT Software are peste 60 de clienţi Socrate, companii medii şi

mari din România, cu peste 1200 de utilizatori, iar pe piaţa internaţională peste 30 de

companii mari utilizează CC Assistant.

Pe lângă produsele sale, BIT Software oferă o gamă completă de servicii de

implementare şi suport tehnic, direct sau prin parteneri autorizaţi.

Socrate

Pagina 48 din 99


Socrate pune la dispoziţia managerilor informaţii în timp real, indiferent de

localizarea acestora, influenţând semnificativ modul în care se iau deciziile şi se conduc

afacerile.

Afacerile pot fi conduse cu succes, doar atunci când există situaţii la zi privind

rezultatele activităţilor din cadrul organizaţiei, precum situaţia vânzărilor, a încasărilor, a

plăţilor şi a datoriilor, situaţii privind producţia în curs şi costurile aferente produselor

realizate, situaţii privind furnizorii, etc.

Socrate este un sistem informatic format din mai multe module. Cu Socrate se pot

planifica şi gestiona toate resursele din cadrul organizaţiei: materiale, furnizori, clienţi,

resurse umane, produse şi servicii, trezoreria, etc. Modulele pot fi folosite separat sau

împreună, în funcţie de activităţile specifice fiecărei organizaţii.

Caracteristici tehnice

Sistemul integrat Socrate se adresează întreprinderilor medii şi diviziilor din cadrul

întreprinderilor mari, fiind construit în cea mai modernă tehnologie client-server şi având o

arhitectură deschisă bazată pe Windows şi SQL Server.

Socrate este scris în limbajul standard Visual Basic Enterprise şi rulează pe

platformele Windows NT şi Windows 2000, fiind optimizat pentru tehnologia bazelor de date

SQL. Sistemul de gestiune este construit utilizând numai instrumente şi componente

standardizate, garantând astfel arhitectura deschisă a sistemului. Totodată, sistemul a fost

proiectat şi dezvoltat folosind instrumentele performante CASE PowerDesigner, care asigură

fiabilitatea sa deosebită.

Astăzi, arhitecturile client-server au devenit soluţia principală în rezolvarea nevoilor

legate de conducerea cu succes a afacerilor.

Tehnologia client-server

Construcţia bazată pe tehnologia client-server, adoptată de majoritatea mediilor de

afaceri competitive, prezintă câteva caracteristici importante, cum ar fi:

acces simultan al mai multor utilizatori la baza de date, fără apariţia blocărilor;

integritatea datelor şi a tranzacţiilor, indiferent de numărul de operaţii sau de

utilizatori;

volum mare al tranzacţiilor şi posibilitatea obţinerii unor informaţii de sinteză ce au la

bază acumularea în timp (luni, ani) a datelor introduse;

securitatea datelor şi protejarea sistemului la acces neautorizat;

lucrul în medii distribuite: datele pot fi introduse din puncte repartizate diferit din

punct de vedere geografic, iar informaţiile se pot obţine indiferent de localizare. Datele se pot

Pagina 49 din 99


transmite automat dîntr-un punct în altul, cu ajutorul mecanismelor de replicare incluse în

tehnologia de baze de date;

administrare automată prin proceduri şi instrumente performante de arhivare,

restaurare, optimizare şi verificare.

Avantaje Socrate

Arhitectură modulară integrată. Informaţii în timp real

Socrate este format din mai multe module care se integrează perfect între ele. Spre

exemplu, o factură de vânzare introdusă la departamentul comercial va apărea imediat sub

formă contabilă, în contabilitate, precum şi în raportul de vânzări al directorului comercial.

Aşadar, un document (datele), odată ce a fost introdus, "se împrăştie" în tot sistemul,

furnizând informaţii la toate nivelurile organizaţiei.

Uşurinţă în utilizare. Accesibilitate

Interfaţa grafică deosebit de prietenoasă a fost astfel gândită, încât să asigure o

asimilare rapidă a modulelor, indiferent de nivelul de pregătire al utilizatorilor sau de poziţia

lor.

Acces rapid la informaţii de la distanţă

Sistemul permite lucrul în medii distribuite, transferul datelor dîntr-o locaţie în alta

făcându-se automat, indiferent de mediul ales (internet, linie directă, modem etc.). Această

facilitate se dovedeşte deosebit de utilă în cazul organizaţiilor care au puncte de lucru

repartizate pe diverse arii geografice (depozite, fabrici, agenţi comerciali pe teren etc.) şi care

doresc să aibă informaţii despre sistem în timp real.

Niveluri multiple de securitate

Utilizatorii sistemului pot primi diferite drepturi de acces la documente, rapoarte, baza

de date, în funcţie de rolurile pe care aceştia le îndeplinesc în organizaţie. Există, de

asemenea, mecanisme performante de validare a documentelor, care asigură integritatea

datelor şi coerenţa procesului modelat.

Valute multiple. Societăţi multiple

Rapoartele se pot obţine în valute diferite, iar sistemul poate fi aplicat şi în cadrul mai

multor organizaţii independente sau legate între ele prîntr-o structură de tip holding.

Standardizare. Protejarea investiţiei

Tehnologia client-server, precum şi utilizarea instrumentelor standard (VB, C++,

Crystal Reports, SQL, Power Designer CASE) garantează deschiderea sistemului spre viitor;

astfel, sistemul nu depinde de modificările tehnologice ale echipamentelor hardware şi nici de

instrumente sau baze de date proprietare.

Pagina 50 din 99


Modulul Financiar

Modulul Financiar conţine:

» Contabilitate financiară

» Încasări

» Plăţi

» Imobilizări

» Bugete

» Salarii

Contabilitate financiară

Modulul Contabilitate generală stă la baza puternicului sistem Socrate şi permite

înregistrarea tuturor tranzacţiilor financiar-contabile, sintetizarea, procesarea şi raportarea

acestora. Acest modul ţine evidenţa datelor financiare şi oferă la timp informaţii financiare cu

privire la mersul afacerii. Totodată, acest modul înglobează un sistem performant de audit şi

validare a înregistrărilor şi realizează legătura cu celelalte module.

Structură flexibilă de conturi

Planul de conturi este predefinit, se poate adapta la specificul fiecărei firme şi suportă

multiple nivele de detaliere. Codificarea conturilor este alfanumerică şi permite legătura

facilă cu celelalte module.

Introducerea uşoară şi rapidă a contărilor

Contările se pot face fie manual, fie automat în funcţie de activităţile/operaţiile

contabile predefinite, iar vizualizarea lor se poate face după diferite criterii de selecţie: date,

jurnale, documente, utilizatori etc.

Sistem de raportare flexibil

Modulul înglobează toate rapoartele standard şi există posibilitatea generării de

rapoarte specifice nevoilor clienţilor. Raportările se pot face pe perioade diferite de timp, pe

un cont sau o selecţie de conturi, pe documente sau activităţi, până la orice nivel de detaliere

sau pentru diferite valute. Totodată, se pot obţine rapoarte financiare de sinteză pe perioade

mari de timp: luni, trimestre, ani.

Automatizarea tranzacţiilor

Anumite activităţi de rutină, cum ar fi închiderea conturilor de TVA, de profit şi

pierderi, închiderea de an ş.a., se realizează în mod automat la sfârşitul fiecărei perioade.

Totodată, documentele care se introduc în alte module (facturi, bonuri etc.) se contează

Pagina 51 din 99

http://www.bitsoft.ro/index.php?lang=ro&doc=SocrateModFinanciar#_Salarii

http://www.bitsoft.ro/index.php?lang=ro&doc=SocrateModFinanciar#_Bugete

http://www.bitsoft.ro/index.php?lang=ro&doc=SocrateModFinanciar#_Imobilizari

http://www.bitsoft.ro/index.php?lang=ro&doc=SocrateModFinanciar#_Plati

http://www.bitsoft.ro/index.php?lang=ro&doc=SocrateModFinanciar#_Incasari

http://www.bitsoft.ro/index.php?lang=ro&doc=SocrateModFinanciar#_Contabilitate_financiara


automat, apărând astfel în modulul de contabilitate. Atât documentele, cât şi regulile de

contare care se ataşează documentelor se predefinesc de către utilizator.

Evidenţa paralelă în mai multe valute

Decontările se pot face atât în lei cât şi în alte valute, ceea ce permite urmărirea

conturilor sau a altor situaţii pe diferite valute.

Sistem de securitate şi auditare

Utilizatorii au definite drepturi asupra documentelor, jurnalelor, rapoartelor, iar

urmărirea documentelor se poate face în funcţie de persoana care a introdus sau a validat

documentul. Sistemul verifică totodată consistenţa contărilor introduse.

Consolidarea multisocietate a rapoartelor

Sistemul permite evidenţa pentru o societate, pentru mai multe societăţi sau pentru

firme care au o structură de tip holding.

Încasări

Sistem flexibil de încasări

Încasările se pot efectua pe baza mai multor tipuri de documente, inclusiv compensări

şi sunt legate de facturi fiscale, facturi proformă sau alte documente care generează alte

obligaţii de încasare.

Controlul complet al sumelor de încasat

Situaţia facturilor restante şi scadente oferă o imagine clară asupra clienţilor şi

debitorilor, permiţând anticiparea intrărilor de bani. Totodată modulul asigură evidenţa la zi a

încasărilor parţiale, compensărilor şi a încasărilor eşalonate.

Istoricul Încasărilor

Urmărirea în timp a încasărilor reflectă gradul de încărcare al intrărilor în trezorerie,

reprezentând baza pentru optimizarea fluxului de bani din cadrul organizaţiei. Împreună cu

plăţile, încasările reflectă mişcările de bani din toate conturile de trezorerie, pentru orice

perioadă de timp.

Blocarea automată a comenzilor la depăşirea limitelor de credit acordat

Pentru fiecare client se pot defini condiţii speciale de plată şi creditare, astfel ca

riscurile privind neplata facturilor să fie minime.

Integrarea perfectă cu modulele: Comenzi Clienţi, Vânzări şi Contabilitate

Transferul documentelor de încasare se face automat în modulul Contabilitate, sub

forma contărilor care se predefinesc, astfel încât un document, odată introdus, se va regăsi în

Pagina 52 din 99


tot sistemul. Totodată, modulul comunică în permanenţă cu celelalte module, datele fiind

transmise instantaneu de la un modul la altul.

Plăţi

Sistem flexibil de plăţi

Plăţile se pot efectua pe baza mai multor tipuri de documente, inclusiv compensări şi

sunt legate de facturi fiscale, facturi proformă sau alte documente care generează obligaţii de

plată.

Control complet al sumelor de plată

Situaţia facturilor restante şi scadente de la furnizori oferă o imagine clară asupra

creditorilor şi furnizorilor, permiţând anticiparea ieşirilor de bani. Modulul asigură evidenţa

la zi a plăţilor parţiale, compensărilor şi a plăţilor eşalonate.

Istoricul plăţilor

Urmărirea în timp a plăţilor reflectă gradul de încărcare al ieşirilor din trezorerie,

reprezentând baza pentru optimizarea fluxului de bani din cadrul organizaţiei. Împreună cu

încasările, plăţile reflectă mişcările de bani din toate conturile de trezorerie, pentru orice

perioadă de timp.

Definirea flexibilă a rabaturilor şi a termenelor de plată

Plăţile se fac ţinând cont de rabaturi şi facilităţi legate de termenele de plată, astfel

încât câştigurile să fie maxime, iar în fluxul de bani să nu apară disfuncţionalităţi.

Automatizarea plăţilor

Plăţile care se fac în mod regulat se pot automatiza (obligaţiile către salariaţi, către

bugetul statului etc.), existând astfel siguranţa efectuării plăţilor la timp.

Integrarea perfectă cu modulele: Comenzi Furnizori, Cumpărări şi Contabilitate

Transferul documentelor de plată se face automat în modulul Contabilitate, sub forma

contărilor care se predefinesc, astfel încât un document, odată introdus, se va regăsi în tot

sistemul. Totodată, modulul comunică în permanenţă cu celelalte module, datele fiind

transmise instantaneu de la un modul la altul.

Imobilizări

Modulul de imobilizări permite înregistrarea tuturor operaţiunilor financiare legate de

mijloacele fixe şi obiectele de inventar din cadrul organizaţiei, cu reflectare automată în

contabilitatea financiară.

Evidenţa imobilizărilor după criterii multiple

Pagina 53 din 99


Atât mijloacele fixe, cât şi obiectele de inventar se pot înregistra şi organiza după

diferite criterii: natură, provenienţă, metode de amortizare, apartenenţă la sistemul de

clasificare, puncte de lucru/centre de profit.

Metode definibile de calcul al amortizării

Sistemul permite stabilirea tipului de amortizare pentru fiecare mijloc fix în parte şi

aplică algoritmul de calcul caracteristic pentru tipul ales, fiind disponibile următoarele tipuri

de amortizare: liniară, degresivă, accelerată. Calculul amortizării se poate face în avans pe

toată durata, individual sau pe grupe, în vederea stabilirii diferitelor strategii legate de

impozitare, având totodată opţiuni de calcul al gradului de utilizare pe diferite grupe de

mijloace fixe.

Raportări la preţuri de piaţă. Reevaluări automate

Modulul permite ţinerea evidenţei în paralel a mijloacelor fixe şi a obiectelor de

inventar la preţuri de piaţă, în mai multe valute, cu posibilitatea reevaluării lor după valori

prestabilite.

Evidenţa pe locaţii şi centre de profit

Toate imobilizările se pot repartiza pe diferite puncte de lucru sau centre de profit,

pentru a putea urmări repartizarea lor în cadrul organizaţiei.

Integrare completă cu modulul Contabilitate

Amortizarea calculată poate fi transferată automat în contabilitatea financiară pentru

fiecare mijloc fix sau pentru fiecare grupă de mijloace fixe, repartizată pe centre de profit.

Bugete

Bugetele stau la baza introducerii valorilor planificate pentru orice element de

patrimoniu şi permit urmărirea abaterilor de la planurile stabilite, pentru fiecare activitate în

parte: vânzări, aprovizionare, producţie, etc. Bugetele vă vor ajuta să stabiliţi limite pe

diferite categorii de cheltuieli, să urmăriţi şi să fixaţi diferite criterii de profitabilitate, să

stabiliţi standarde de performanţă şi să translataţi planuri operaţionale în termeni financiari.

Flexibilitatea bugetelor

Bugetele se pot întocmi pe perioade diferite de timp, după natură sau după locaţie,

stabilindu-se, pe lângă valorile originale, până la patru valori rectificate.

Imputaţia şi controlul bugetar predefinibil

Imputaţia bugetară se poate face în orice fază din procesul specific organizaţiei, iar

controlul bugetar poate fi realizat fie manual, fie automat, în limitele stabilite la întocmirea

bugetului.

Pagina 54 din 99


Metode multiple de pregătire bugetară

Planificarea bugetară se poate face plecând de la valorile prezente, de la bugete

existente sau precedente, prin specificarea valorilor anuale şi distribuirea lor pe diferite

perioade, pe baze procentuale sau constante prestabilite, prin metoda top-down sau bottom-

up.

Rapoarte detaliate şi sintetice

Există rapoarte şi proceduri de verificare a valorilor bugetate cu cele înregistrate în

contabilitate. Rapoartele scot în evidenţă variaţiile bugetare pe conturi, clase de conturi,

elemente, pentru diferite perioade de timp şi tipuri de bugete.

Salarii

Modulul de salarii a fost conceput în dorinţa de a acoperi un număr cât mai mare de

cazuri particulare, fiind ştiut faptul că problemele legate de acest capitol sunt complexe.

Integrare cu modulele Socrate

Se pot înregistra numeroase informaţii privind persoanele angajate, timpul lucrat de

acestea (pontajul zilnic sau lunar), calculul drepturilor salariale (brute/nete, în valută de bază

sau altă valută de referinţă), calculul contribuţiilor la bugetul de stat şi al asigurărilor sociale.

Toate rapoartele se pot configura şi automatiza, iar transferul în contabilitate se poate face cu

repartizarea automată a cheltuielilor pe centre de cost.

Flexibilitate în configurare

Modulul de salarii urmează aceeaşi filozofie ca întreg sistemul Socrate şi anume

libertatea utilizatorului în configurarea şi particularizarea acestuia. Configurarea modulului

pe specificul companiei se face foarte uşor, putându-se defini multiple forme de salarizare,

impozite, grile, sporuri, reţineri, penalizări, pensii alimentare, problemele legate de CAR şi

tichete de masă.

Servicii de implementare oferite de BIT Software

Perioada de implementare - de la achiziţionarea sistemului (modulelor) şi până la

exploatarea sa din plin - este foarte scurtă, datorită metodologiilor folosite şi a materialelor de

instruire (documentaţie, sisteme "help", etc.) care însoţesc sistemul. Acest lucru are ca efect

recuperarea rapidă a investiţiei şi câştiguri importante de timp şi bani, rezultate în urma

utilizării sistemului.

În funcţie de specificul şi dimensiunea organizaţiei şi de gradul de adaptabilitate al

acesteia la modelele propuse iniţial de sistemul Socrate, se pot alege diferite tipologii de

implementare, care să asigure exploatarea sistemului în cel mai scurt timp şi în condiţii

optime.

Pagina 55 din 99


Servicii profesionale

Pentru organizaţiile complexe, sistemul este însoţit de un set de servicii de consultanţă

privind modelarea dinamică a proceselor (Dynamic Business Reengineering), astfel încât să

poată fi adaptat la specificul fiecărei organizaţii. Serviciile de consultanţă tehnică se

adresează, în special, departamentelor de informatică şi se referă la probleme de auditare,

organizare internă, arhitecturi hardware şi software, mentenanţa sistemului, şcolarizare şi

suport tehnic.

Suport şi asistenţă tehnică

Deoarece sistemul informatic devine critic pentru organizaţie, acesta trebuie să

funcţioneze 24/24 ore. Astfel, suportul tehnic va fi permanent şi va putea fi asigurat de la

distanţă, pentru orice tip de organizaţie. Serviciile de asistenţă tehnică pot fi prestate fie de

către departamentul informatic din cadrul organizaţiei, fie de către specialiştii BIT Software:

Administrarea bazei de date: salvări, recuperări, atenţionări automate, transmitere

automată de date la distanţă, verificări şi optimizări periodice;

Administrarea aplicaţiei: gestiunea utilizatorilor şi a drepturilor de acces, gestiunea

rapoartelor personalizate, evidenţa modulelor şi a accesului la sistem;

Configurarea rapoartelor: adaptarea şi configurarea rapoartelor la specificul fiecăruia.

Scala Business Solutions România

Profilul Companiei:

Scala Business Solutions SRL reprezintă partenerul Scala în România, având drepturi

exclusive pe aceasta piaţă în ce priveşte implementarea şi suportul local al produselor Scala.

Scala şi-a început activitatea pe piaţa românească încă din 1994. Intrând pe piaţă

devreme, înaintea oricărui alt competitor internaţional, Scala România şi-a menţinut cu

succes poziţia de leader în domeniul soluţiilor ERP, fiind în măsură să ofere atât companiilor

locale cât şi celor multinaţionale beneficiile unice ale experienţei sale.

Compania oferă corporaţiilor şi întreprinderilor cunoştinţele şi capacitatea de

înţelegere a modului de desfăşurare a proceselor de afaceri pe o piaţă aflata într-o permanentă

dezvoltare. În acelaşi timp, vine şi în sprijinul companiilor locale, aducând cunoştinţele

dobândite pe o piaţa internaţională, precum şi servicii de consultanţă la cele mai înalte

standarde. În plus, pe măsură ce companiile locale caută cu mai mult interes finanţare

occidentală, acestea trebuie să fie compatibile cu standardele internaţionale de contabilitate şi

Pagina 56 din 99


raportare, dar şi cu cerinţele locale deosebit de complexe. Scala reprezintă instrumentul

potrivit pentru realizarea acestui lucru.

Echipa de consultanţi Scala este constituita din specialişti calificaţi, pregătiţi pentru a

oferi cele mai potrivite soluţii oricărei probleme ce ar putea afecta derularea afacerii

clienţilor, conducând procesul implementării în toate fazele.

De la un număr de 6 angajaţi la începutul lui 1997, Scala România s-a dezvoltat până

la numărul de 22 angajaţi, dintre care 10 sunt consultanţi cu solide calificări în finanţe şi o

cunoaştere profundă a mediului de afaceri local.

Departamentul de consultanta oferă o întreagă gamă de servicii pentru a asigura

succesul proiectelor.

Consultantă şi Project Management – folosind Signature, metodologia de

implementare, consultanţii Scala conduc procesul după o abordare pas cu pas pentru a asigura

succesul implementării.

Cursuri de pregătire – oferite ca parte a proiectului de implementare. Pentru a ajuta cu

o eficienţă sporită clienţii se poate oferi pregătire suplimentară la cerere, atunci când clienţii

doresc extinderea înţelegerii noului sistem sau doresc să pregătească personal adiţional.

Aceste programe de pregătire sunt realizate de către consultanţi certificaţi Scala, atât în

engleza cât şi în română, folosind o gama variată de materiale pentru suportul acestor cursuri.

Suport – pentru probleme care pot fi rezolvate de la distanţă, clienţii pot folosi

serviciile de hotline. Centrul hotline Scala pentru regiunea CEE se afla în Budapesta

(Ungaria) asigura suport în limba română pe parcursul orelor normale de program.

Aceasta combinaţie de valoare adăugată de client-suport, atât în ce priveşte clienţii

locali cât şi cei multinaţionali, s-a dovedit a fi eficientă, şi reprezintă motivul succesului

remarcabil al Scala România pe piaţa.

În prezent, Scala România are 80 de clienţi reprezentând atât companii romaneşti cât

şi multinaţionale, pe plan local dar şi în Republica Moldova. Gama lor de activităţi variază de

la servicii, la distribuţie sau producţie. Motivul pentru care au ales Scala, este ca nu obţin

doar un pachet complex de software, ci şi o soluţie detaliata pentru a-i ajuta să-şi conducă

afacerile cu o mai mare viteză şi eficacitate peste graniţe, în diferite valute, şi în cadre diverse

de prevederi legislative.

Scala oferă două linii de produse, create special pentru a lucra împreună: Scala şi

iScala.

Scala 5.1

Pagina 57 din 99


Scala 5.1, o suită de produse software complet integrate, create pentru conducerea

proceselor de afaceri, include module pentru managementul financiar şi al resurselor,

marketing, managementul proceselor de aprovizionare cât şi pentru managementul proceselor

de producţie.

Modulele financiare: Scala încorporează întreaga funcţionalitate a Registrului Jurnal

General, Registrului de Vânzări şi Registrului de Cumpărări, cu opţiuni pentru

Managementul Activelor Fixe, Consolidare şi Planificarea Fluxului de Numerar.

Registrul Jurnal General este baza sistemului Scala. Se pot configura orice planuri de

conturi, cu ajutorul structurii contabile flexibile, cu 10 dimensiuni, a sistemului. Structura

este apoi disponibilă pentru oricare din modelele Scala şi complet adaptată standardelor

GAAP şi FASB-52. Registrul Jurnal General oferă funcţiuni pentru alocări automate, posturi

tranzitorii, interogări detaliate şi rapoarte în formă finală, gata de semnat.

Modulele Registrul de Vânzări şi Registrul de Cumpărări sunt instrumente eficiente

care ajută la păstrarea unui control exact asupra plăţilor de încasat şi creditorilor. Există

posibilitatea de a emite facturi şi efectua plăţi în orice valută. Valorile locale sunt

contabilizate în paralel cu posibilitatea reevaluării. Plăţile automate fac din plata facturilor o

operaţiune extrem de facilă.

Modulul pentru Planificarea şi Controlul Producţiei este un sistem complet de

planificare a resurselor de producţie – MRP II – care susţine atât producţia pentru stoc, cât şi

producţia pe bază de comandă. Configuratorul, integrat cu modulul Comenzi de Vânzare,

ajută la lucrul cu variante pentru diferite tipuri de procese de producţie. Folosind calculaţia

MRP, se pot administra şi controla nivelul stocului şi necesarul de capacităţi. Modulul pentru

Calculaţia Costurilor este utilizat pentru controlul costurilor şi emiterea de cotaţii, cu scenarii

care pot fi ulterior urmărite în sistemul costurilor reale şi în statisticile asupra producţiei.

Planificarea zilnică este eficientă şi flexibilă datorită opţiunii pentru Controlul Dispecerat.

Integrarea completă cu Registrul Jurnal General ajută la analiza producţiei în curs şi

variaţiilor de producţie.

Modulul Managementul Proiectelor, integrat cu celelalte module, permite întocmirea

estimărilor şi bugetelor, precum şi planificarea şi controlul resurselor. Structura flexibilă a

proiectelor Scala, pe patru niveluri, ajută la urmărirea derulării în timp a proiectelor şi oferă

facilitatea de a concentra atenţia asupra zonelor cu probleme. Modulul integrează fluxul de

materiale cu modulele logistice şi susţine toate aspectele majore ale contabilităţii. Existenţa

şabloanelor şi a modelelor flexibile contribuie la eficientizarea activităţii.

Pagina 58 din 99


Modulul Managementul Comenzilor de Service pune la dispoziţie oportunităţi

complet noi pentru controlul activităţilor de service, inclusiv controlul total asupra

materialelor şi resurselor. Modulul este conceput pentru a lucra cu sute de tehnicieni de

service, arondaţi pe locaţii diferite, care lucrează pe teren sau asigură service şi asistenţă în

interiorul companiei. Utilizând funcţiunile pentru contractele de service, se poate genera

venitul din baza de instalări, stabili în mod corect preţul comenzilor de service şi programa

automat apelurile periodice pentru mentenanţă.

Modulul de Salarii este un instrument util departamentelor de resurse umane şi

financiare din întreaga lume. Modulul acoperă fiecare etapă a activităţii de resurse umane, de

la angajare şi introducerea fişelor de pontaj, până la calculul salariilor, plăţi automate şi

rapoarte statistice. Integrarea completă cu contabilitatea oferă posibilitatea comparării

bugetelor şi controlul costurilor.

Baza de Date pentru Marketing deschide noi oportunităţi pentru colectarea

informaţiilor importante referitoare la posibilii şi viitorii clienţi. Organizaţiile cu

departamente eficiente de vânzări au nevoie de unelte bune de marketing. Aceasta integrează

informaţia din fişierele referitoare la vânzările curente, la clienţi şi furnizori, oferind totodată

posibilitatea creării unei baze de date proprii, lăsând libertatea structurării datelor.

Modulele logistice Scala satisfac cerinţele celor mai complexe procese de afaceri.

Având ca punct central modulul pentru Gestiunea Stocurilor, modulele Comenzi de Vânzare

şi Controlul Cumpărărilor, se păstrează o evidenţă exactă a tranzacţiilor companiei. Pentru

analize ulterioare, există o multitudine de informaţii în modulul Statistici. Modulele logistice

includ funcţiuni cum ar fi urmărirea numerelor de serie, bonuri de materiale, urmărirea

loturilor, comenzi de cumpărare şi propuneri de cumpărare. Depozite multiple şi opt tipuri

diferite de comenzi de vânzare conferă flexibilitate operaţiunilor. Stabilirea preţurilor în

valute multiple şi calculaţia costurilor conform propriilor metode de evaluare asigură

controlul asupra veniturilor şi profitului brut. Modulul Baza de Date de Piaţă, complet

integrat, furnizează informaţii asupra clienţilor potenţiali.

iScala 2.1

iScala 2.1 este prima versiune a noii generaţii de aplicaţii software Scala disponibile.

Acesta este singurul sistem ERP special proiectat existent pe piaţă, care înlesneşte

colaborarea reală dintre diviziile şi filialele unei companii, indiferent de locaţia acestora, sau

dintre o companie şi clienţii, partenerii şi furnizorii săi.

Pagina 59 din 99


Aceasta platforma este proiectată special pentru colaborarea prin intermediul

internetului, permiţând companiilor să automatizeze şi să administreze procesele de afaceri

între diferite locaţii. Ea furnizează atât o temelie completă pentru afacerile electronice, cât şi

un grad de securizare, evaluare, şi flexibilitate pentru a face faţă schimbărilor, indiferent de

ce natură sunt acestea.

Colaborarea autentică reprezintă capacitatea de face ca procesele automatizate de

afaceri să funcţioneze în cadrul unor sisteme – atât în interiorul, cât şi în exteriorul

companiei, fie ca este vorba despre o companie globală, locală, o filială sau o companie

mamă – făcând posibilă obţinerea unor beneficii perceptibile din comerţul electronic,

construind schimburi securizate sau optimizând lanţul de furnizori.

Aceasta este ceea ce se înţelege prin “matricea perfectă” – esenţa viziunii Scala

despre viitor. Aceştia sunt termenii în care firma Scala descrie infrastructura de care au

nevoie astăzi companiile de toate genurile şi de toate mărimile. Colaborarea autentică se

referă la capacitatea de a conecta orice punct dîntr-o matrice (infrastructură) cu orice alt

punct, într-o manieră transparentă şi fără defecte.

Într-un mediu de afaceri electronice, aceasta este modalitatea dorită şi de care au

nevoie companiile pentru a opera – în colaborare autentică – folosind o aplicaţie care

automatizează paşii previzibili, simpli şi care se repeta frecvent în derularea afacerii.

iScala este mai mult decât un produs – este un nou mod de lucru. Este o platformă

pentru un viitor care se bazează pe colaborare, în care companiile vor putea conecta procesele

în orice moment, într-o matrice perfectă.

Cele mai importante beneficii pe care o companie globală le obţine folosind iScala

sunt:

Soluţii de conectivitate complet integrate

Posibilitatea colaborării autentice

Compatibilitate cu versiunile anterioare Scala, cu metodologie şi mijloace de

conversie a bazei de date

Administrarea proceselor de afaceri (planificarea resurselor întreprinderii)

Suport multi-lingv

Suport multivalutar (inclusiv Euro)

Suport, simultan, pentru mai multe standarde de contabilitate

Posibilitatea de completare cu funcţionalităţi create de terţi

Posibilitatea de livrare directă pentru reducerea stocurilor şi îmbunătăţirea nivelului

serviciilor fata de clienţi

Pagina 60 din 99


Disponibilitate pentru Inventar promis şi Suport capacitate

Integrarea funcţiei de tipărire din Crystal Reports pentru vizualizare şi opţiuni

multiple de ieşire (de ex. PDF, Excel, etc.)

Administrarea automată a rapoartelor prin Serverul de Distribuire a Documentelor (de

ex. se pot crea automat copii tipărite şi/sau electronice pentru arhivare)

Asigura suport pentru mesagerie XML

Posibilitatea de adăugare de funcţionalităţi folosind VBA

Flux de lucru şi urmărirea sarcinilor complet integrat (de ex. creare de avertizări

bazate pe reguli de funcţionare a afacerii)

Help on line care explică toate noile funcţionalităţi

Funcţionalităţi de securitate şi uşurinţă în utilizare date de Windows NT

Instrumente de administrare de la distanţă pentru gestionarea instalărilor distribuite

sau locale

Suport pentru grupuri de utilizatori

Gata pentru servicii internet.

iScala 2.1 cuprinde doua produse – iScala Business Server şi iScala Enterprise Server.

• iScala Business Server este produsul primar al firmei Scala – un pachet complet

Collaborative ERP pentru companiile mijlocii de sine stătătoare, care au nevoie de toate

funcţionalităţile ERP. Acesta este proiectat pentru a oferi beneficii companiilor care nu au

nevoie de un grad ridicat de scalabilitate.

• iScala Enterprise Server este construit ca un pachet Collaborative ERP complet, ce

se adresează companiilor multinaţionale de talie mijlocie sau filialelor şi diviziilor

întreprinderilor mai mari. Acest pachet prezintă toate funcţionalităţile iScala Business Server,

la care se adaugă scalabilitate, capacităţi de centralizare a proceselor de afaceri şi suport

pentru operarea în mai multe locaţii şi filiale.

• iScala Developer este un instrument de dezvoltare care permite programatorilor

interni, şi externi să dezvolte, pe baza produselor iScala, soluţii specifice care să răspundă

cerinţelor suplimentare ale clienţilor. O dată ce aceste soluţii sunt dezvoltate, clienţii vor avea

nevoie de un mediu în care să le pună în funcţiune, care trebuie cumpărat separat de licenţele

Business sau Enterprise Server.

iScala Business Server

iScala Business Server este construit pentru acei clienţi care utilizează Scala ca o

soluţie de sine stătătoare sau o soluţie instalată într-o singura locaţie (chiar dacă există mai

multe puncte de lucru).

Pagina 61 din 99


Utilizatorii tipici sunt companiile locale ce folosesc Scala într-un singur loc, care

necesita atât fucţionalităţi ERP clasice, cât şi posibilitatea de a se conecta cu clienţii şi

furnizorii.

Sistemul back-office cuprinde întreaga gamă de funcţionalităţi, inclusiv modulul

financiar, logistică, producţie, management de proiect, managementul comenzilor de service,

salarii.

În prezent, automatizarea procesului se realizează sub forma unor soluţii individuale

de conectivitate. Acestea includ XML-EDI pentru vânzări şi cumpărări, sisteme de coduri de

bare pentru distribuţie, înregistrarea şi trimiterea informaţiilor critice, şi înregistrarea

registrelor financiare.

iScala Business Server aduce soluţii integrate ce pot fi dezvoltate pentru a crea şi a

folosi produse adaptate cerinţelor clienţilor, inclusiv planificarea grafică a fluxului de

activităţi pentru Soluţiile de conectivitate. Pentru clienţii existenţi, care folosesc deja Serverul

Microsoft SQL pentru Scala 5.1, exista o modalitate de actualizare ce include transferul

datelor într-o singura etapă.

Adaptarea fluxului de activităţi în cadrul soluţiilor de conectivitate se realizează prin

intermediul modulelor Workflow Manager şi Workflow Designer, în timp ce soluţiile

integrate pentru dezvoltări ulterioare oferă posibilitatea de a crea şi a folosi produsele

adaptate cerinţelor clienţilor în interiorul aceluiaşi pachet ERP. Soluţiile integrate VBA ce

pot fi dezvoltate ulterior includ atât caracteristicile unui editor de text VBA, cât şi modulul

Automation Manager şi Document Server.

iScala Enterprise Server

iScala Enterprise Server oferă întreprinderilor o temelie scalabilă şi solidă pentru

administrarea volumelor mari de date şi comunităţilor mai mari de utilizatori, şi poate fi

adaptat uşor la oportunităţi de extindere viitoare. iScala Enterprise Server conţine toate

elementele ce se regăsesc în iScala Business Server, însă extinde capacităţile de colaborare în

vederea sprijinirii unui volum mai mare de tranzacţii şi gradul de integrare dintre filialele

locale şi globale, dintre parteneri şi furnizori.

iScala Enterprise Server este soluţia perfectă pentru colaborarea internă între

instalările multiple din cadrul aceleiaşi întreprinderi, realizând centralizarea afacerilor din

toate locaţiile conectate. În plus, acesta oferă flexibilitate pentru folosirea mai multor limbi şi

localizări specifice ţării, chiar în cadrul unei singure instalări, fără a face compromisuri.

Aceasta face din iScala Enterprise Server o soluţie atractivă pentru companiile care îşi au

Pagina 62 din 99


sedii la nivel global. Utilizatorii sunt, în general, companiile multinaţionale de dimensiuni

medii şi unităţile locale ale companiilor regionale sau globale.

Consola de administrare a sistemului global (Global System Management Console)

centralizează suportul tehnic într-un centru de excelenţă, oferind un singur punct de control

pentru toate sarcinile de administrare a sistemului iScala. Mediul de administrare de la

distantă al Consolei de administrare a sistemului global poate reduce costurile totale ale

întreprinderii şi permite realizarea mai rapidă a noilor instalări. Întreprinderile care nu caută

să-şi centralizeze funcţiile de administrare a sistemului, dar consideră continuitatea afacerii o

cerinţa fundamentală în cadrul întreprinderii, ar putea folosi Consola de administrare a

sistemului global ca un serviciu de rezervă pentru infrastructura IT locala. Funcţiile portabile

ale Serverului iScala pentru întreprinderi facilitează noile amplasări şi reamplasări ale

instalărilor existente.

iScala Enterprise Server poate opera pe un grup de servere, contrabalansând

administrarea bazei de date şi multitudinea de aplicaţii rulate şi poate fi optimizat din punct

de vedere al performanţei pentru a răspunde cerinţelor specifice ale fiecărei companii.

Soluţii de integrare a aplicaţiilor

Aceasta grupă de soluţii este proiectată pentru a înlesni interconectarea aplicaţiei

iScala 2.1 cu celelalte aplicaţii locale. Accentul este pus pe distribuirea informaţiei esenţiale

între sisteme. Informaţiile esenţiale sunt datele din sistemul Scala, care în mod normal sunt

introduse o singură dată pentru fiecare articol de stoc/client/partener, şi care nu se modifică

regulat, cum se întâmplă, de exemplu, cu listele de preţuri.

Introducerea datelor esenţiale în sistem: face posibilă preluarea în sistemele ERP

iScala a informaţiilor esenţiale, care au fost create sau administrate în cadrul altor aplicaţii.

Extragerea datelor esenţiale din sistem: permite unui sistem ERP iScala să transfere în

alta aplicaţie informaţii esenţiale create şi administrate în sistemul back-office.

Introducerea datelor din registrele financiare: înlesneşte interconectarea modulelor

financiare iScala 2.1 cu sisteme front-office şi permite sistemelor front-office să actualizeze

tranzacţiile în cadrul modulelor Registru jurnal general, Registru de vânzări şi Registru de

cumpărări din sistemul iScala.

Scala operează deja cu o gamă largă de parteneri din întreaga lume, dintre care mulţi

vizează domenii specifice de aplicaţii, cum ar fi afacerile farmaceutice şi industria hotelieră.

iScala 2.1 reprezintă o oportunitate ideală, în special pentru specialiştii terţi, de a crea

module care să asigure funcţionalităţile cerute de aceste segmente de piaţă şi să satisfacă

nevoile specifice ale unui grup de utilizatori. De exemplu, aceasta ar permite diviziilor

Pagina 63 din 99


individuale din cadrul unei companii globale să selecteze funcţionalităţile care se adaptează

cel mai bine condiţiilor şi afacerilor lor specifice, făcând posibilă, păstrând integrarea cu

sistemul back-office global existent.

Reproiectarea în acest fel a arhitecturii platformei, a oferit posibilitatea ca Scala să

folosească “mini-pachete” de funcţionalităţi, în funcţie de cerinţele clienţilor.

Erp de tip colaborativ

iScala 2.1 nu este doar o soluţie ERP, ci este o soluţie ERP care susţine colaborarea cu

alte sisteme, în interiorul companiei, sau între companii. De fapt, iScala 2.1 este singura

soluţie ERP care face posibila colaborarea autentică, special conceputa în acest scop.

„Colaborarea autentica” reprezintă abilitatea de a derula procese de afaceri

automatizate, atât în interiorul cât şi în exteriorul companiei – indiferent dacă este o

companie globală, locală, o filială sau o companie mamă – permiţând obţinerea de beneficii

comensurabile de pe urma comerţului electronic, construirea unor schimburi securizate

(secure exchanges) sau optimizarea lanţului de furnizori.

iScala 2.1 este un mod practic de abordare a soluţiilor ERP de colaborare. Pentru a nu

adăuga funcţionalităţi de colaborare la un produs mai vechi, Scala a reconstruit fundaţia

aplicaţiei software, oferind companiilor un sistem proiectat special, care va susţine zonele de

interes ale afacerii prin comunicarea cu alte sisteme.

iScala 2.1 este prima versiune a noii generaţii de aplicaţii Scala disponibile acum.

Aceasta înglobează 20 de ani de experienţa a firmei Scala în construirea de sisteme ERP

standardizate, care au câştigat distincţii, alături de peste doi ani de livrare de soluţii practice

de colaborare. iScala 2.1 vede toate acestea construite şi integrate pe o platformă nouă, la

nivele superioare de scalabilitate, securitate şi flexibilitate pentru a face faţă schimbărilor

viitoare, indiferent de ce natură ar fi acestea.

Capacităţile de colaborare ale produsului iScala 2.1 decurg din strânsa integrare a trei

componente critice pentru colaborarea autentica:

Funcţionalitate back-office: procesele fundamentale de afaceri care permit

administrarea afacerilor.

Conectivitate: capacitatea de a vă interconecta cu alte aplicaţii din compania

dumneavoastră şi din alte companii.

Experienţa utilizatorilor: capacitatea de a face ca aplicaţia software să lucreze cu

oamenii, automatizând sarcinile şi asigurând o adevărata “experienţa” în utilizarea sistemului,

orice interfaţa ar folosi aceştia.

Pagina 64 din 99


“Colaborarea” este un subiect controversat

Asigurarea unei colaborări autentice între sisteme şi companii diferite se referă la

livrarea unor soluţii practice pentru problemele reale de afaceri. iScala 2.1 combină

experienţa firmei Scala în asigurarea conectivităţii pentru companiile globale cu

funcţionalitatea back-office, creată şi testată pe parcursul a 20 de ani de utilizare.

Rezultatul este o aplicaţie software care permite companiilor globale să-şi integreze

toate sistemele ERP din toate filialele şi sectoarele, dând posibilitatea companiilor locale să

facă primul pas în colaborarea cu furnizorii şi clienţii lor, în limba pe care aceştia o aleg şi

corespunzător cerinţelor specifice pieţelor pe care aceştia acţionează.

Colaborarea se referă, de asemenea, la capacitatea de a lucra cu aplicaţia software,

aceasta îndeplinind sarcinile automatizate, cum ar fi de exemplu trimiterea facturilor,

potrivirea comenzilor de cumpărare, lăsând oamenilor libertatea de a desfăşura activităţi cu

valoare adăugată.

iScala 2.1 permite automatizarea sarcinilor obişnuite, asigurând o mai bună experienţă

pentru utilizatorii programului, şi permiţând acestora să interacţioneze cu programul în

maniera care li se potriveşte cel mai bine: prin intermediul unui PC, unui telefon mobil sau

chiar prin intermediul unor mecanisme care nu au fost încă inventate.

Cum lucrează Colaborarea cu iScala 2.1?

PDA (personal digital assistant)

Arhitectura avansată a produsului iScala 2.1 permite dezvoltarea interfeţelor pentru

utilizator proiectate special pentru utilizatorii de PDA, cum ar fi forţa de vânzări, personalul

de la depozite, sau oricine are nevoie de o modalitate rapidă şi uşoară de introducere sau

accesare a informaţiei în iScala. PDA-rile sunt dispozitive tipice, cum ar fi PC-urile de

buzunar sau Palm hand-helds.

Windows, Citrix, Terminal Server

Deşi iScala 2.1 suporta interfeţe pentru utilizatori avansate, secretul funcţionarii

acestui produs în întreaga lume consta în faptul că clienţi doresc să lucreze folosind

interfeţele tradiţionale. Aceasta înseamnă ca atât timp cât exista cerere, va continua să

furnizeze soluţii instalate pe interfeţe client / server Microsoft Windows sau Citrix, sau

Microsoft Terminal Server.

Servicii web

iScala 2.1 este un produs compatibil cu funcţionalităţile web services; componente

rescrise pot primi mesaje XML de la alte servicii web, identificate prin intermediul UDDI

(Universal Description, Discovery and Integration).

Pagina 65 din 99


Website-uri pentru comerţ electronic

iScala 2.1 şi soluţiile Scala Connectivity ale firmei Scala se conectează la site-urile

web de comerţ electronic, făcând posibil accesul la informaţiile referitoare la produse şi

clienţi oferite de iScala 2.1 şi la capacităţile multi-lingve şi multi-valutare care rezida în back

office.

Portaluri pentru întreprindere

iScala 2.1 oferă o bază pentru construirea unor autentice portaluri pentru

întreprindere. Informaţii referitoare la situaţia stocurilor, rezervei de numerar şi comenzilor

atât din filialele din întreaga lume, cât şi din compania mamă, pot fi vizionate în timp real.

Acelaşi lucru este valabil pentru companiile mijlocii independente care doresc să pună

informaţia la dispoziţia angajaţilor, prin intermediul unor portaluri externe.

Schimburi securizate (Private Exchanges)

iScala 2.1 este fundaţia pentru schimburi securizate, conferind capacitatea de a

automatiza schimbul de comenzi de cumpărare şi facturi, optimizând astfel distribuţia pentru

clienţii şi furnizorii şi în cadrul filialelor întreprinderi.

Soluţii CRM

Programul iScala permite sistemelor CRM să lucreze în timp real, forţele de vânzări

primind astfel comenzile la timpul potrivit. Prin urmare, sistemele CRM pot fi alimentate cu

informaţii despre clienţi, obiceiurile lor legate de cumpărări, nivelurile stocurilor şi preţurilor

folosind un program de sincronizare convenabil.

Lanţul de furnizori (Supply Chain)

Lanţul de furnizori nu funcţionează decât daca toate companiile implicate pot fi

integrate efectiv într-un singur sistem software specializat. iScala 2.1 oferă posibilitatea

acestei integrări, făcând ca bunurile să fie vizibile prin intermediul sistemului specializat, fără

a fi nevoie de o integrare costisitoare a aplicaţiei.

Alte soluţii ERP

iScala 2.1 se interconectează cu alte sisteme ERP, folosind tehnologii standardizate

cum ar fi Microsoft BizTalkTM Server 2000 prin intermediul XML (o metoda standardizata

de schimbare a informaţiilor). Cu costuri rezonabile, companiile globale îşi pot conecta

sistemul ERP central cu sistemele existente în fiecare dintre filialele lor, având astfel o

panorama globala a companiei într-un timp real şi maximizând rezultatele investiţiei în

sistemele ERP din segmentul de vârf; în acelaşi timp, orice companie poate beneficia de pe

urma interconectării cu sistemele ERP partenere în sensul automatizării afacerilor pe care le

derulează zilnic.

Pagina 66 din 99


Alte sisteme iScala

Aplicaţia Scala se interconectează direct cu alte sisteme Scala, dând posibilitatea

companiilor să-şi consolideze conturile, să schimbe informaţii referitoare la clienţi, stocuri şi

preţ, sau doar să aibă un control centralizat al întregii infrastructuri Scala dîntr-o companie.

Conexiune de tip browser

Clienţii din locaţiile îndepărtate pot lucra cu un server local, folosind o versiune

browser Scala pentru a beneficia de aceleaşi funcţionalităţi ca şi cele oferite de sistemele

back-office amplasate local. Modulul eService Management al aplicaţiei iScala aşează

funcţionalităţile exact în locul în care este nevoie de ele, într-un format care este uşor de

utilizat.

Portalul utilizatorului

Exista multe companii care nu doresc decât să obţină nişte informaţii cheie din

sistemele back-office, informaţii care să fie la îndemâna unor anumite categorii de personal,

acestea nefiind dispuse să suporte costurile unui portal pentru întreprindere special proiectat.

Pentru aceasta, iScala foloseşte “porţiuni de web”: componente proiectate să lucreze pe un

portal simplu pentru utilizatori, ce furnizează informaţii cheie într-o clipa.

Telefoane mobile şi alte dispozitive

iScala 2.1 permite construirea oricărui tip de interfaţa pentru utilizator, care să

corespunda cerinţelor diferiţilor utilizatori. Fie ca este vorba despre un telefon mobil pentru

un agent de vânzări aflat pe teren, fie ca este vorba de alte mecanisme care nu au fost încă

construite, sistemul permite ca informaţia să fie livrata prin simpla construire a unei noi

interfeţe, fără a fi necesara schimbarea codului.

Siveco România

Poziţia pe piaţă: SIVECO România SA este una din cele mai importante firme

producătoare de software din România, deţinând cea mai mare parte din volumul total al

exporturilor de produse software din România în ţări din Comunitatea Europeană şi Statele

Unite ale Americii.

Înfiinţată în anul 1992, compania este o societate pe acţiuni, acţionar majoritar fiind

grupul de investiţii olandez Danel Business Venture.

Oferta SIVECO România:

Pagina 67 din 99


Soluţii informatice eficiente, în conformitatea cu legislaţia românească în domeniile

financiar-contabilitate, gestiunea întreţinerii echipamentelor, stocurilor şi achiziţiilor, a

mijloacelor fixe, a resurselor umane şi salarizării, bugetelor şi urmăririi contractelor, de e-

business şi comerţ electronic.

SIVECO s-a specializat în execuţia de proiecte informatice majore, implicând

dezvoltări la cerere de soluţii software accesibile prin Internet şi Intranet, integrarea cu alte

sisteme, distribuţie geografică a locaţiilor de acces şi numere mari de utilizatori.

soluţii informaţionale globale specifice care vizează toate arhitecturile informaţionale

ale unei companii - hardware, software, educaţională - şi realizează chiar reengineering-ul

acestora.

Cui se adresează soluţiile propuse de SIVECO România: întreprinderilor medii şi

mari din toate sectoarele industriale şi comerciale (atât cu reţea de distribuţie, cât şi cu

vânzare directă), cât şi companiilor prestatoare de servicii.

Sectoarele industriale cărora li se adresează soluţiile Siveco:

Soluţiile propuse de SIVECO România se adresează întreprinderilor medii şi mari din

peste 40 de sectoare industriale şi comerciale (atât cu reţea de distribuţie, cât şi cu vânzare

directă), cât şi companiilor prestatoare de servicii după cum urmează: echipamente,

administraţie , asigurări medicale, automobile, cercetare-dezvoltare, comerţ, confecţii textile,

consultanta, distribuţie produse petroliere, energie electrica – distribuţie, guvern, ind.

celuloza şi hârtie, ind. chimica, ind. cimentului, ind. constructoare de maşini, ind.

metalurgica, ind. miniera, ind. nucleara, ind. petroliera, industria aeronautică, industria

alimentară/fabricaţie bere, informatica, măsurători şi operaţii speciale în industria de petrol şi

gaze, media publisher, prefabricate pentru construcţii, prelucrarea lemnului, producţie şi

comercializare butelii, servicii comerciale, servicii de aviaţie, servicii de telecomunicaţii,

servicii furnizare apă, servicii portuare, servicii radiodifuziune, servicii transport, servicii

vamale, societate de investiţii financiare, sport.

Certificări:

Începând cu luna iunie 1999, de către compania franceză AFAQ-ASCERT, cotată

printre primele 5 în lume din punct de vedere al prestigiului auditului pe care îl efectuează.

Certificatul ISO9001 emis de AFAQ-ASCERT pentru SIVECO România este recunoscut de

toţi membrii asociaţiei IQ-NET Reţeaua Internaţională de Certificare, de către OMCAS,

organismul de certificare al Ministerului Apărării.

Siveco România furnizează soluţii bazate pe cele mai noi tehnologii pentru

administraţia publică şi locală, companii mijlocii şi mari din toate sectoarele industriale şi

Pagina 68 din 99


comerciale (atât cu reţea de distribuţie cât şi cu vânzare directă). Clienţii beneficiază de

experienţa acumulată de specialiştii SIVECO România în:

Dezvoltarea de aplicaţii Internet;

Dezvoltarea, întreţinerea şi implementarea Sistemului Informatic Integrat Siveco

Applications;

Implementarea de soluţii Oracle Applications;

Managementul sistemelor informatice;

Proiecte informatice "la cheie" .

Arii de specializare:

Aplicaţii Internet

Gestiune Financiar-Contabilă Computerizată

Gestiunea Computerizată a Contractelor

Gestiunea Computerizată a Resurselor Umane şi Salariilor

Gestiunea Computerizată a Vânzărilor

Gestiunea achiziţiilor asistată de calculator

Gestiunea deşeurilor industriale asistată de calculator

Gestiunea stocurilor asistată de calculator

Gestiunea transportului asistată de calculator

Gestiunea întreţinerii echipamentelor şi utilajelor asistată de calculator

Sisteme informaţionale de management

Tehnologie datawarehouse şi datamining

Servicii:

Servicii orientate către proiectare

QA şi QC - Asigurarea Calităţii şi Controlul Calităţii pentru produsele software, pe

toata durata lor de viata

Consultanta în domeniul Tehnologiei Informaţiei

Servicii de implementare

Cursuri de şcolarizare pentru utilizatori finali şi angajaţi ai departamentelor IT

Datawarehouse şi datamining

Peste 2500 de utilizatori finali au fost instruiţi de către Siveco România.

Toate proiectele implementate de Siveco România în cei 10 ani de activitate au fost

încununate de succes, în cultura organizaţiei fiind stabilită ca prioritate absolută satisfacţia

beneficiarului.

Coeficient de apreciere a performanţei la beneficiari

Pagina 69 din 99


posibilitatea de a lua decizii în timp real pentru management,

îmbunătăţirea calităţii muncii prin realizarea de fluxuri coerente şi riguros procedurate

scăderea costurilor materiale pentru reparaţii şi întreţinere cu până la 30%

diminuarea generală a costurilor organizaţiilor (materiale, resurse umane etc.) cu până

la 25%

Efecte resimţite la beneficiari din punct de vedere al resurselor umane în urma

implementării acestor proiecte:

dublarea numărului de angajaţi în departamentele IT

realizarea unor performanţe sporite în alte departamente, în condiţiile păstrării

aceluiaşi număr de angajaţi

stimularea creşterii economice pe orizontală, cu păstrarea locurilor de muncă şi chiar

sporirea lor în zone geografice sau în industrii în care acţionează beneficiarii Siveco

Din punctul de vedere al valorii proiectelor implementate la beneficiarii din România,

aproximativ 40% sunt peste 100.000 USD, şi 60% au valoare între 20.000-100.000 USD.

SIVECO Applications - Pachet Integrat

Succesul societăţilor comerciale pe piaţă depinde de capacitatea managerului

competitiv de a culege, selecta şi prelucra date din toate domeniile de activitate ale societăţii,

privind dinamica raportului ieşiri / intrări şi a indicatorilor de performanţă şi de a elabora pe

baza lor decizii optime. Vehicularea informaţiilor economice, sociale, politice, tehnice,

ştiinţifice, etc., asigură supravieţuirea şi ascendenţa societăţii comerciale, adaptabilitatea ei la

noile provocări ale pieţei şi la condiţiile mereu schimbate ale luptei concurenţiale.

Ansamblul informaţiilor culese, prelucrate şi utilizate într-o societate comercială

constituie conţinutul esenţial al Sistemului Informaţional de Management (SIM), iar suportul

logistic al acestui sistem într-o societate comercială este creat prîntr-un Sistem Informatic

Integrat (SII).

Pachetul Integrat propus de SIVECO România

SIVECO propune Pachetul Integrat SIVECO Applications, funcţionând şi pe Web,

acoperind următoarele funcţionalităţi complexe:

- financiar – contabilitate

- gestiunea producţiei

- gestiunea personalului, planificarea şi urmărirea evoluţiei forţei de muncă, precum şi

salarizarea personalului

- gestiunea activelor necorporale, a mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar

Pagina 70 din 99


- gestiunea bugetelor

- gestiunea stocurilor, magaziilor şi achiziţiilor

- gestiunea clienţilor, tarifelor, a comenzilor de la clienţi şi a livrărilor către aceştia

- definirea şi urmărirea contractelor şi comisioanelor

- gestiunea întreţinerii

- managementul investiţiilor

- gestiunea tarifelor

- managementul transporturilor

- managementul parametrilor şi al normelor

- gestiunea serviciilor

- facturare utilităţi

- managementul documentelor şi fluxurilor de lucru

- raportări pentru departamentul de conducere

- fundamentarea deciziilor şi realizarea analizelor economice

Componentele Pachetului Integrat sunt dezvoltate în întregime de firma SIVECO

România SA. Caracterul integrat al componentelor în cadrul Pachetului este dat de concepţia

unitară avută în vedere în timpul dezvoltării lor, de arhitectura (Client / Server , n-tier, mediul

de dezvoltare şi server de bază de date (Oracle) comune folosite. Comunicaţia dintre

componente este rezolvată în mod intrinsec prin utilizarea unei baze de date comune.

Utilizatorul beneficiază de aceeaşi interfaţă grafică, toate componentele folosind

acelaşi standard referitor la ferestre, moduri de lucru, obiecte informatice.

De asemenea, securizarea datelor este tratată în mod uniform, drepturile de acces ale

utilizatorului putând fi stabilite până la cel mai detaliat nivel posibil: operaţiile (vizualizare,

adăugare, modificare, ştergere) existente în cadrul fiecărui modul al componentelor şi chiar

datele din baza de date.

Dezvoltarea componentelor din pachetul Integrat s-a realizat pe baza cerinţelor

exprimate de utilizatori fără cunoştinţe informatice, dar experţi în domeniile lor de activitate.

Acest lucru a făcut posibilă rezolvarea de către ansamblul componentelor a problemelor

specifice domeniilor acoperite.

SIVECO România produce cel puţin o nouă versiune pe an a tuturor componentelor

Pachetului Integrat păstrând compatibilitatea cu versiunile anterioare. Apariţia noilor versiuni

este determinată în primul rând de necesităţile beneficiarilor, apoi de modificări de legislaţie

sau de mod de tratare a problematicii acoperite şi de schimbări la nivelul tehnologiei

informatice.

Pagina 71 din 99


Principalele funcţionalităţi ale Pachetului Integrat SIVECO Applications

Componentele Sistemului Informatic Integrat îşi partajează perfect problematica

ridicată de gestionarea şi conducerea unei societăţi comerciale, din cele mai diferite domenii

de activitate fără a rezolva în mod redundant aceeaşi problemă.

1. Gestiunea financiar-contabilă prin componenta COFINOR

COFINOR este componenta financiar-contabilă a Pachetului Integrat cu următoarele

funcţionalităţi de bază:

Definire şi adăugare de conturi analitice pe oricâte nivele. Modificarea conturilor

analitice în funcţie de particularităţile societăţii comerciale.

Înregistrarea cronologică a tuturor documentelor primare care determină mişcări în

cadrul instituţiei.

Reactualizarea documentelor contabile până la închiderea de lună.

Compensarea sau reconcilierea, cu un partener comercial, prin echivalarea creanţelor

şi datoriilor.

Închideri provizorii ale conturilor de venituri şi cheltuieli pentru evaluarea rezultatelor

financiare în orice moment.

Vizualizarea balanţei conturilor, ori de câte ori este necesar.

Calculul conturilor analitice la perioade stabilite de utilizator sau revenirea la

configuraţii anterioare ale conturilor în vederea definitivării operaţiilor de închidere anuală.

Menţinerea tranzacţională a soldurilor zilei şi ale lunii în scopul calculării rapide a

fişelor de cont cu soldurile zilnice.

Jurnalizarea pe o perioadă îndelungată a tuturor operaţiilor contabile şi refacerea

situaţiei conturilor, în caz de incident sau la cererea expresă a utilizatorului.

2. Gestiunea personalului, urmărirea forţei de muncă şi salarizarea prin componenta

Resurse umane

Se controlează următoarele procese:

Recrutarea şi selecţia personalului;

Instruire personal şi dezvoltare cariere;

Analiza evoluţiei forţei de muncă şi aprecierea performanţelor;

Salarizarea personalului şi gestionarea costurilor cu salariile.

Pagina 72 din 99


3. Gestiunea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar prin componenta Mijloace

fixe

Se controlează următoarele procese asupra mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar:

Clasificare;

Luare în evidenţă, modernizare, modificare, scoatere din funcţiune;

Calcul amortizare / uzură şi generarea notelor contabile corespunzătoare.

4. Gestiunea bugetelor prin componenta Bugete


definirea structurilor bugetare peste activităţi / proiecte şi structura organizaţională;

realizarea întregului flux bugetar, şi anume,

colectarea propunerilor de buget;

consolidarea bugetului;

redistribuirea acestuia în organizaţie;

defalcarea periodică a bugetelor locale redistribuite;

înregistrarea realizărilor la buget;

versionarea şi păstrarea istoricului bugetelor în scopul de a putea fi analizate

variaţiunile, evoluţiile şi previzionarea următoarei perioade bugetare.

5. Gestiunea stocurilor şi achiziţiilor prin componenta COSWIN Stocuri şi Achiziţii

Sunt acoperite funcţionalităţi referitoare la:

Gestiunea cantitativă şi calitativă a stocului, detaliată până la nivelul locaţiei;

Control automat al nivelului stocului (cu generare automată de cereri de achiziţie);

Gestiunea datelor de intrare în stoc, expirare şi garanţie;

Asigurarea unei imagini globale a situaţiei stocului pe perioade bine definite;

Gestiunea tranzacţiilor de stoc (intrări, ieşiri, transferuri, ajustări, inventare);

Generarea automată sau la cerere a documentelor contabile: Nota de intrare / recepţie,

Bon de consum, Aviz de expediţie, Notă de transfer, Proces verbal de reglare a stocului;

Vizualizare rapidă a informaţiilor de bază asociate unui articol (stare inventar,

tranzacţii de stoc cu evidenţa cantitativă şi valorică, procese de achiziţii, furnizorii unui

articol).

Se controlează procesele de aprovizionare de la furnizori interni şi externi cu

următoarele facilităţi:

Istoria furnizorilor;

Verificare stoc sub valoare de siguranţă;

Emitere comandă spre furnizor;

Pagina 73 din 99


Urmărire comenzi furnizor;

Gestiunea cererilor de achiziţie;

Analiza ofertelor.

6. Gestiunea clienţilor, tarifelor, a comenzilor de la şi a livrărilor prin componenta

Comenzi clienţi


Gestiunea comenzilor de la clienţi (programare, lansare, urmărire);

Gestiunea mijloacelor de transport implicate în livrările către clienţi (definire, alocare,

urmărire) şi a documentelor aferente;

Facturare (emitere documente comerciale de ieşire pe bază de tarife agreate);

Credite Clienţi (validare comenzi client, încasări client, solduri per client, urmărire

firme subsidiare, calcul bonus / penalizări firme subsidiare);

Analiza financiară a clienţilor.

7. Definirea şi urmărirea contractelor şi a comisioanelor prin componenta Contracte

Sunt prevăzute următoarele funcţionalităţi:

Definire flexibilă a structurii contractelor de aprovizionare/desfacere, eventual pe

faze;

Configurare şi stabilire comisioane pentru angajaţi şi terţe părţi, şi se

controlează/monitorizează următoarele:

Starea contractului;

Derularea livrărilor, facturărilor, plăţilor vs. cele stipulate în contract.

8. Gestiunea întreţinerii prin componenta COSWIN Întreţinere


Definirea şi adăugarea de echipamente structurate funcţional pe zone, funcţii,

categorii, centre de cost;

Posibilitatea creării de grupuri şi structuri complexe de echipamente;

Gestiunea situaţiei echipamentelor;

Definirea de activităţi specifice, la care poate fi asociat necesarul de resurse umane şi

de piese de schimb;

Definirea de resurse umane precum şi asocierea acestora la diverse activităţi în cadrul

întreprinderii;

Gestiunea resurselor umane şi a angajaţilor;

Planificarea în timp a activităţilor şi serviciilor de întreţinere-reparaţii;

Crearea automată de dispoziţii de lucru corespunzătoare activităţilor;

Pagina 74 din 99


Menţinere în istorie a tuturor activităţilor şi serviciilor;

Gestiunea complexă a întregului proces de întreţinere din cadrul întreprinderii.

9. Instrumente de raportare prin componenta Tablou de bord

Componenta Tablou de bord este un instrument de management care permite

vizualizarea unui set de date privind indicatorii de performanţă ai societăţii comerciale. Setul

de date vizualizat este specific utilizatorului şi este dependent de nivelul utilizatorului în

ierarhia conducerii societăţii comerciale.

Fereastra principală a componentei este o diagramă editabilă a ierarhiei societăţii

comerciale pentru care este particularizată componenta.

Selectarea oricărui nod din diagramă conduce la afişarea unui meniu, din care se poate

selecta setul de date de vizualizat. Datele vizualizate reflectă performanţele societăţii

comerciale la nivelul nodului respectiv.

La nivelul fiecărui nod din diagrama organizatorică corespunzător unui director sau

serviciu sunt disponibile următoarele date şi analize:

Cash-Flow;

Fişa Clientului;

Rezultate Financiare;

Analiza Performanţelor;

Calendarul Întrunirilor;

Situaţii Speciale.

10. Managementul parametrilor şi al normelor

Întreţinerea unui echipament se poate realiza prin monitorizarea unor parametri ai

acestuia, măsuraţi la anumite intervale de timp. În cadrul acestui modul sunt acoperite

următoarele funcţionalităţi :

Definirea parametrilor monitorizaţi

Definirea normelor în care trebuie să se încadreze parametrii definiţi în sistem

Gruparea mai multor parametri în seturi de caracteristici fizico-tehnice

Definire puncte de măsurare pentru un parametru monitorizat

Definire acţiuni declanşate de un eveniment (ex. nerespectarea unei norme)

Reevaluare / Modificare valori parametri monitorizaţi

Afişare măsurători

Analiza loturilor de valori măsurate

Sumar alarme (situaţii care nu sunt respectate normele)

11. Gestiunea serviciilor

Pagina 75 din 99



Definirea clienţilor pe tipuri de clienţi, împreună cu adresele şi locaţiile de consum a

utilităţilor;

Definirea tipurilor de utilităţi şi modalităţile de calcul a consumurilor;

Definirea normativelor de consum şi legătura cu contractele clienţilor;

Planificarea citirilor consumurilor şi a facturării clienţilor pe baza consumurilor

determinate;

Generarea datelor de facturare, urmărirea acestora şi efectuarea corecţiilor şi a

reglajelor;

Generarea, verificarea şi printarea facturilor;

Efectuarea încasărilor facturilor generate;

Gestionarea reclamaţiilor şi a soluţionărilor acestora;

Generarea rapoartelor de producţie (situaţii consumuri) şi a rapoartelor comerciale

(situaţii facturări şi încasări, balanţe clienţi)

12. Definirea şi urmărirea planurilor de investiţii prin componenta Managementul

investiţiilor

Sunt acoperite următoarele funcţionalităţi:

Evidenţa planurilor de investiţii şi a obiectivelor planurilor, după tipul investiţiei,

sursa de finanţare, stadiul realizării obiectivelor;

Gestionarea tipurilor şi etapelor procedurilor de achiziţie;

Gestionarea participanţilor la procedura de achiziţie;

Urmărirea contractelor de achiziţii bunuri şi/sau utilaje, şi a plăţilor aferente;

Urmărirea contractelor de investiţii proiectare, şi a plăţilor aferente;

Urmărirea contractelor de execuţie, şi a plăţilor aferente;

Definirea obiectelor de lucrări şi a categoriilor de lucrări;

Gestionarea execuţiei lucrărilor prin repartizarea obiectelor pe categorii de lucrări şi

urmărirea lunară a valorilor devizelor;

Generarea rapoartelor privind urmărirea investiţiilor.

13. Gestiunea tarifelor

Oferă următoarele funcţionalităţi :

definirea şi menţinerea listelor de preţuri

definire tarife diferenţiate în funcţie de anumite criterii (tip client, bonitate, zonă

comercială, etc.)

istoric al preţurilor

Pagina 76 din 99


14. Managementul transporturilor

Oferă următoarele funcţionalităţi :

clasificarea mijloacelor de transport

luarea în evidenţă a mijloacelor de transport

urmărirea mijloacelor de transport (localizare, documente de transport)

15. Gestiunea Producţiei

Este componenta dedicată Producţiei Discrete în Sistemul Informatic Integrat

SIVECO Applications. Ea reprezintă soluţia acestui sistem pentru aria de business care

cuprinde producţia de unicate, producţia de serie mică şi medie (loturi de produse).

Aplicaţia este dedicată asistării întregului ciclu de producţie şi acoperă fazele de

pregătire, lansare şi urmărire a acesteia; prîntr-un modul specific, aplicaţia oferă un suport

activ departamentelor de planificare a producţiei cât şi departamentelor de planificare a

aprovizionării.

Pentru pregătirea producţiei, aplicaţia permite definirea configuraţiei produselor,

incluzând tehnologiile de fabricaţie pentru fiecare reper (componentă de produs).

Un modul special permite gestionarea comenzilor de producţie. Acestea devin în

sistem entitatea de lansare şi urmărire a fabricaţiei. Comenzile de producţie, cu tehnologiile şi

operaţiile aferente, sunt pregătite pentru programarea producţiei, determinându-se resursele

disponibile pentru executarea acestora.

Modulul pentru programarea producţiei permite planificarea operaţiilor şi a resurselor

necesare realizării lor.

Rezultatele programării sunt tratate în modulul pentru lansarea producţiei, aplicaţia

generând toată documentaţia necesară: Fişe de Urmărire, Bonuri de Manoperă, Bonuri de

Materiale etc. Modulul pentru urmărirea producţiei permite calificarea stărilor dispoziţiilor de

lucru lansate în producţie şi efectuarea colectărilor de manoperă şi de materiale consumate

pentru executarea tehnologiei respective.

Aplicaţia oferă posibilitatea integrării cu un sistem PDM (Product Data Management)

„third party” dedicat asistării compartimentelor de proiectare tehnologica; pot fi preluate

datele necesare direct din acesta, reducând astfel un volum considerabil de efort pentru

definirea tehnologiilor şi structurilor de produs.

Suportul pentru calculul costurilor directe la nivelul fiecărei comenzi de producţie,

defalcat pe elemente de cost configurabile de utilizator, reprezintă un instrument oferit de

aplicaţie în scopul îmbunătăţirii performanţelor economice. Prin integrarea în sistem,

aplicaţia realizează atât ante cât şi postcalculaţia de cost pentru fiecare comandă de producţie.

Pagina 77 din 99


Modulul pentru gestiunea calităţii produsului fabricat tratează informaţiile şi

generează documentele necesare asigurării conformităţii caracteristicilor produsului cu

prevederile standardelor de calitate.

Aplicaţia implementează suportul necesar pentru urmărirea şi raportarea completă a

producţiei, cât şi pentru realizarea dosarului de fabricaţie.

16. Instrumente de management prin componenta SIVECO ANALYZER

La cererea beneficiarului, componentele pachetului integrat vor interacţiona nu numai

una cu cealaltă dar şi cu alte posibile aplicaţii dezvoltate şi cu produsul ORACLE Express

care poate fi folosit în principal pentru implementarea Sistemului Informatic de Management

(SIM) în tehnologie OLAP (On Line Analitical Processing). Întregul sistem poate fi conectat

la lumea exterioară folosindu-se un server Web, în aceeaşi tehnologie ORACLE.

Ca un corolar al trăsăturilor specifice conferite de tehnologia OLAP unui Sistem

Informatic de Management, pot fi menţionate:

O vedere mai clară asupra obiectivelor;

Identificarea eficientă a priorităţilor;

Identificarea şi prevenirea cu uşurinţă a activităţilor neesenţiale;

Mijloace mai bune de comparaţie;

Libertate crescută în luarea deciziilor privind activitatea întreprinderii;

O mai bună structurare a informaţiei în procesul de analiză şi decizie.

Implementarea cu succes a componentelor software SIVECO şi avantaje obţinute

Componentele Sistemului Informatic Integrat oferit de SIVECO sunt utilizate eficient

în peste 1000 societăţi comerciale din peste 30 de ţări de pe toate continentele şi la peste 120

de beneficiari români, destinată organizaţiilor medii şi mari.

Printre principalele avantaje obţinute de beneficiari se pot enumera următoarele:

- Capacitate de îmbunătăţire a activităţii societăţilor, creşterea productivităţii,

folosirea judicioasă a resurselor materiale şi umane, cunoaşterea operativă şi detaliată a

veniturilor şi cheltuielilor cu posibilităţi de reducere a costurilor

- O orientare mai bună a utilizatorilor care conduce la o competitivitate crescută şi

acapararea mai multor pieţe de desfacere;

- Posibilitate crescută de comunicaţie cu partenerii care permite o mai bună integrare

şi o cooperare mai eficientă.

Pagina 78 din 99


Pe lângă aceste avantaje se constată obţinerea de importante beneficii tehnice şi

economice ce decurg din cunoaşterea operativă şi accesarea uşoară a unui volum foarte mare

şi diversificat de informaţii din toate sectoarele de activitate ale beneficiarului.

Creşte substanţial eficienţa operaţională, se reduc costurile tuturor operaţiilor şi se

îmbunătăţeşte profitabilitatea societăţii comerciale.

Integrator

Din momentul creării sale, în 1994, şi până în prezent, Integrator a reuşit să introducă

cu succes standardele de excelentă în business management pentru un număr important de

companii multinaţionale, precum şi pentru zeci de întreprinderi româneşti. Integrator oferă

unele dintre cele mai competitive şi eficiente soluţii de business management şi e-business

pentru întreprinderile romaneşti.

Aducerea în România a know-how-ului de business management cel mai dezvoltat

din lume în diverse domenii de activitate economice şi financiare şi crearea unei organizaţii

de consultanţi români care să implementeze şi să transfere acest know-how de business

management în mari structuri industriale, economice şi financiare din ţară, acesta a fost

obiectivul primordial al Integrator.

Pentru îndeplinirea obiectivului propus, Integrator a dezvoltat continuu noi alianţe

strategice cu companii reputate, incontestabili lideri mondiali în implementarea de business

management.

Integrator a contribuit cu mai mult de 40.000 de ore de consultanţă business la

implementarea de soluţii informatice pentru companii şi instituţii romaneşti de mare

importanţă printre care : RATB, ELECTRICA, RADET, PETROMIDIA, TAROM,

CONTINENTAL, MINISTERUL SANATATII etc. precum şi pentru zeci de companii

multinaţionale : METRO, DANONE, PIRELLI, Dr. OETKER ETC.

Cu o activitate ce include colaborarea cu firme romaneşti şi internaţionale, Integrator

este una dintre puţinele companii capabile să realizeze aplicaţii web la cele mai înalte

standarde de calitate şi performanţă -- un fapt care poate fi certificat de toţi cei care au apelat

la serviciile Integrator pentru a-şi promova imaginea, produsele şi serviciile pe Internet.

Printre aceştia se număra companii reputate precum SAP România, reprezentantă a

SAP AG - lider mondial în soluţii integrate e-business, RATB - Regia Autonoma de

Transport Bucureşti, ce acoperă 85% din reţeaua de transport în comun de suprafaţa,

Pagina 79 din 99


Anthologic - companie irlandeză specializată în consultanţă SAP, International Broker -

serviciu de operare pe pieţele electronice globale.

Experienţa acumulata în cei 7 ani de activitate în implementarea unor tehnologii de

vârf, precum şi cunoaşterea aprofundată a mecanismelor economice din România recomandă

Integrator drept partenerul ideal pentru consultanţă în domeniul informaticii şi al integrării

sistemelor informatice de business management atât pentru întreprinderile mari, cât şi pentru

cele mijlocii şi mici.

Integrator oferă soluţii de business management la cheie organizate pe proces

economic şi nu pe departamente, precum şi soluţii e-business capabile să suporte în timp real

tranzacţii online, de următoarele tipuri:

Entreprise Resouce Planning

Supply Chain Management

Customer Relationship Management

Business Intelligence

Soluţii de Business Management

1. Entreprise Resource Planning (ERP)

Pentru majoritatea întreprinderilor implementarea unei soluţii ERP reprezintă un pas

major către performanţă, eficienţă şi, deci, către un mai bun control al afacerii. Pentru altele,

acest lucru reprezintă o problemă majoră şi un pas dificil, o decizie destul de greu de luat.

Integrator propune o soluţie flexibilă adecvată pentru fiecare:

Sistemul SAP R/3 Standard versiune romana conţine o biblioteca de peste 1000 de

modele economice de conducere şi gestiune, odată cu implementarea să făcându-se şi

transferul de know how în interiorul structurilor industriale, economice, financiare şi

instituţionale româneşti.

În ceea ce priveşte sistemul SAP R/3 Model de bază, acesta aduce un concept modern

al structurării şi conducerii acţiunilor la nivelul unei societăţii, fiind preconfigurat pe procese

economice într-o soluţie la cheie de implementare în timp rapid, destinată în special

întreprinderilor mijlocii.

2. Supply Chain Management (SCM)

Pagina 80 din 99


Destinate optimizării şi automatizării tuturor proceselor economice ce se desfăşoară la

nivelul unei întreprinderi, de la aprovizionarea cu materii prime şi materiale, până la

proceselor de producţie, transport şi distribuţia produselor finite, soluţiile Supply Chain

Management implementate de Integrator permit gestiunea proceselor extinse ale

întreprinderii integrând atât procesele interne, cât şi pe cele externe. Acest lucru favorizează

creşterea eficienţei prin urmărirea întreprinderii nu prin activităţi, ci în lungul proceselor

economice pe care aceasta le desfăşoară.

Soluţii la cheie de inginerie informatică (care integrează hardware, comunicaţii,

aplicaţii economice, aplicaţii industriale etc.) soluţiile de Supply Chain Management realizate

de Integrator dispun de o lista completă de module ce permit modelarea, monitorizarea şi

gestiunea proceselor « extinse » ale organizaţiei. Acestea sunt doar câteva dintre cele mai

importante beneficii pe care le presupune implementarea unei soluţii de tip Supply Chain

Management, la care se adaugă :

inventarierea la intervale mai lungi

reducerea costurilor de producţie

reducerea costurilor de transport

creşterea productivităţii

nivel ridicat al serviciilor

îmbunătăţirea calităţii produselor

sensibilitate sporită la schimbările economice

3. Customer Relationship Management (CRM)

Întreprinderile romaneşti au nevoie de soluţii deschise şi flexibile pentru a-şi

minimiza dificultăţile întâmpinate în relaţiile cu clienţii.

Integrator oferă servicii şi soluţii personalizate de Customer Relationship

Management, ce se ridică la standarde de performanţă internaţionale.

Aplicate cu succes în mari întreprinderi şi instituţii romaneşti, soluţiile Customer

Relationship Management realizate de Integrator asigură întreprinderilor /instituţiilor

romaneşti eliminarea dificultăţilor întâmpinate în relaţiile cu clienţii prin folosirea celor mai

bune instrumente de analiză şi control asupra vânzărilor, tendinţelor pieţei şi service-ului,

crescând în acest mod eficienţa proceselor de vânzare.

CRM permite companiilor să automatizeze, să integreze şi să folosească inteligent

pârghiile de care dispun în relaţiile cu clienţii, furnizează cele mai performante funcţionalităţi

Pagina 81 din 99


personalizate oferind, de asemenea, posibilitatea realizării unor portaluri ale utilizatorilor

bazate pe roluri. Astfel, se asigură suport pentru activităţile centrate pe client, şi, de

asemenea, se oferă instrumente şi date pentru a capitaliza cunoştinţele de afaceri capabile să

configureze strategiile CRM.

Beneficii:

Cunoaşterea cumpărătorului

Îmbunătăţirea planificării şi a deciziilor de marketing

Eficientizarea livrării de produse sau servicii

Preţuri scăzute ale vânzărilor şi serviciilor prin canale mobile

Optimizarea permanentă a tuturor proceselor

Expansiune globală a pieţei

4. Business Intelligence (BI)

Soluţie competitivă a cărei aplicabilitate şi eficientă au fost testate de mari companii

internaţionale, Business intelligence dispune de toate funcţionalităţile de care o întreprindere

are nevoie pentru a integra cu uşurinţă informaţii relevante din întreaga organizaţie, astfel

încât ele să poată fi administrate cu succes chiar şi de la sute de kilometri distanţă.

Business intelligence este un instrument de lucru eficient şi robust, ce minimizează

efortul uman, reducând semnificativ timpul alocat documentarii atunci când utilizatorul

trebuie să ia decizii rapide. Iar, în Era Internetului şi a telefonului mobil, capacitatea de a lua

decizii rapid este un atu important în competiţia economică.

Acestea sunt doar câteva dintre avantajele acestei soluţii, o adevărata operă de artă în

ceea ce priveşte gestiunea datelor şi obţinerea de rapoarte şi analize economice.

Avem în continuare doar câteva dintre beneficiile pe care le aduce aceasta soluţie:

Baza de date cu informaţii sincronizate automat

Realizare de analize şi rapoarte business sofisticate

Planificarea şi simularea impactului financiar al schimbărilor

Evaluarea performanţelor economice şi financiare

Compatibilă cu orice tip de soluţie ; SAP şi non SAP

Serviciile oferite de Integrator

Pagina 82 din 99


Întreprinderile şi instituţiile romaneşti au nevoie de soluţii de business management

care să acţioneze rapid şi eficient, să necesite eforturi financiare şi umane minime şi să

permită un retur rapid pe investiţia realizată.

Integrator a ţinut seama de toate aceste elemente şi, în cei peste 7 ani de activitate în

economia românească, a reuşit prin proiecte de implementare a sistemelor informatice de

gestiune integrată a întreprinderii, în toate domeniile industriale, economice şi financiare, să

ofere servicii de cel mai înalt nivel profesional care să respecte cerinţele clienţilor, în

domeniile:

Consultanta în Implementare Soluţii Business

Trecerea la un sistem ce poate gestiona toate procesele şi datele întreprinderii nu a

fost până în acest moment simplu de realizat, necesitând multe resurse şi un timp considerabil

de analiză a proceselor, preluare a datelor şi documentelor din vechile aplicaţii informatice,

trecerea lor într-un sistem productiv unic, instruirea şi suportul persoanelor care vor utiliza

acest sistem.

Integrator a rezolvat toate aceste dificultăţi analizând problemele întreprinderilor şi

particularităţile fiecărui domeniu industrial, iar experienţa în implementări şi metodologia de

implementare utilizata permiţând furnizarea de soluţii de calitate, rapide şi flexibile, ce vor

avea o eficienta maximă şi vor putea fi exploatate imediat.

Care este metodologia utilizata ?

Experienţa acumulata de a condus la câteva concluzii importante:

întreprinderile româneşti au nevoie de informaţii în timp real asupra tuturor proceselor

şi activităţilor desfăşurate şi, în particular, de analize şi rapoarte care să permită

managementului luarea rapida a deciziilor;

este esenţială organizarea tuturor datelor şi documentelor societăţii într-un sistem

unic, uşor de utilizat;

este necesară gestiunea fluxului de documente între persoanele cu drept de decizie

asupra acestora.

Pentru a rezolva toate aceste dificultăţi premergătoare configurării şi instalării oricărui

sistem de gestiune integrata, Integrator a pus la punct un instrument performant de captare şi

analiză a tuturor informaţiilor economice necesare - Web Business Capture.

De asemenea, experienţa acumulată de echipa de consultanţi pe parcursul

implementărilor realizate cu succes, a dus la crearea unei metodologii proprii de

Pagina 83 din 99


implementare ce permite controlul tuturor etapelor unui proiect, reducând în acest fel simţitor

costurile şi riscurile unei implementări - Metodologia CINDI.

2. Servicii de Infrastructura

Integrator livrează soluţii de inginerie informatica la cheie. Acestea includ serviciile

de consultantă şi implementare a infrastructurii IT şi de telecomunicaţii, a aplicaţiilor

economice, aplicaţiilor industriale etc.

Dezvoltarea de către Integrator a unor tehnologii de productivitate mare şi calitate

ridicată, conform standardelor internaţionale, asigură întreprinderilor romaneşti interesate de

business management de vârf, soluţiile de cea mai mare performanţă la cel mai mic preţ, ce

oferă în timpul cel mai scurt returul pe investiţia realizată.

3. Service şi Suport

Integrator pune un accent deosebit pe funcţionalitatea soluţiilor de business

management implementate pentru clienţii săi.

Tocmai de aceea după terminarea oricărui proiect de implementare şi punerea în

funcţiune a sistemului, Integrator începe organizarea unui sistem eficient de Help Desk care

vine în ajutorul tuturor utilizatorilor prin oferirea de asistenţă în problemele cu care aceştia se

confruntă în exploatarea curentă a sistemului.

Servicii de consultanţă sunt acordate pe tot parcursul dezvoltării soluţiilor de business

management şi includ atât analiza economică a întreprinderii şi consultanţă în cazul

proceselor specifice, cât şi consultanţă în strategia IT, modelarea infrastructurii IT, precum şi

implementarea soluţiei.

Integrator se afla permanent în contact cu clienţii săi pentru a le oferi îmbunătăţirea

performanţelor soluţiilor implementate prin furnizarea informaţiilor de ultima ora vis a vis de

ceea ce Integrator şi partenerii săi dezvolta ca tehnologii.

Toate acestea pentru a oferi clienţilor servicii standard adaptate în funcţie de nevoile

lor, astfel încât aceştia sa obţină maximum de beneficii din soluţiile implementate de

Integrator.

4. Instruire

Pagina 84 din 99


Odată cu implementarea unei soluţii de business management, Integrator furnizează

clienţilor săi şi un transfer masiv de know how, astfel încât după trecerea sistemului în

producţie, utilizatorii săi să-l poată folosi cu uşurinţă.

Pentru aceasta Integrator organizează cursuri de instruire atât la începutul

implementării (cu echipa de proiect), cât şi înainte de trecerea sistemului în producţie (pentru

utilizatorii finali) şi ori de cate ori clientul solicită aceste cursuri pentru a crea în interiorul

propriilor organizaţii specialişti cu bogate cunoştinţe în domeniu.

Cu scopul de a oferi o flexibilitate cât mai mare, cursurile pot avea loc atât la centrul

propriu de instruire, cât şi la sediul clientului, şi pot fi modularizate şi adaptate în funcţie de

nevoile specifice ale acestuia.

SAP

Fondată în 1972, SAP este liderul recunoscut în furnizarea de soluţii colaborative e-

business pentru toate domeniile şi toate pieţele importante.

Cu sediul în Walldorf, Germania, SAP este cea mai mare companie de software

intercompanii şi a treia companie din lume în domeniul furnizării de software independent.

SAP are peste 27 800 de angajaţi în peste 50 de ţări. Profesioniştii sunt devotaţi furnizării de

servicii şi asistenţă la cele mai înalte standarde.

Experienţa, cunoştinţele şi tehnologia care pot maximiza eficienţa oricărei afaceri.

SAP a utilizat vasta sa experienţă pentru a oferi mySAP.com, cea mai completă platformă e-

business pentru economia actuală. Platforma colaborativă pentru e-business mySAP.com

permite angajaţilor, clienţilor şi partenerilor de afaceri să lucreze împreună eficient - oriunde,

oricând. mySAP.com este deschisă şi flexibilă, fiind compatibilă cu baze de date, aplicaţii,

sisteme de operare şi hardware de la majoritatea furnizorilor.

Folosind cele mai bune tehnologii, servicii şi resurse de dezvoltare, SAP a realizat o

platformă e-business ce pune în valoare resursele informaţionale, îmbunătăţeşte eficienţa

aprovizionării şi contribuie la construirea unor relaţii solide cu clienţii.

SAP este listată la mai multe burse, printre care Frankfurt Stock Exchange şi New

York Stock Exchange, cu simbolul “SAP”.

Serviciile mySAP înseamnă mai mult decât implementare de software. Înseamnă

optimizarea strategiei şi procedurilor proprii fiecărei afaceri, implementarea unor structuri

eficiente de suport, dezvoltarea continuă şi transferul de cunoştinţe.

Pagina 85 din 99


Serviciile mySAP oferă performanţă sporită, productivitate mai mare şi satisfacţie mai

mare, toate acestea cu reducerea timpului de întrerupere a activităţii, ca şi a nevoii de

expertiză externă. Astfel, orice companie poate intra mai uşor în e-business, pentru a

fructifica noile oportunităţi de pe piaţă.

Business Solutions Consulting ajută la planificarea infrastructurii IT şi îmbunătăţirea

performanţei oricărei afaceri.

Solution Operations Services furnizează expertiză în implementarea, integrarea,

planificarea operaţiilor şi optimizare.

Support Services asigură performanţa optimă a sistemului şi utilizarea optimă a

resurselor sistemului folosit.

Services Infrastructure furnizează portaluri de servicii ce conţin informaţii,

comunicare şi oferte de servicii.

În plus, SAP Service Marketplace oferă acces permanent la o întreagă gamă de oferte

de servicii SAP sau ale partenerilor săi prin Internet. Aceste servicii se adresează atât

clienţilor, cât şi partenerilor SAP.

SAP R/3

SAP R/3 este componenta de ERP din portofoliul de produse SAP şi este cea mai

cunoscuta soluţie ERP de pe piaţă. Datând din anii 70, R/3 este soluţia care a adoptat ideea

(controversată pe atunci) reunirii mai multor funcţii de afaceri într-o singură aplicaţie rulând

pe o singura bază de date. Numită iniţial R/2, componenta de ERP de la SAP a fost

reorganizată într-o nouă arhitectură în anii 80, folosind un sistem client / server pe mai multe

nivele. Componentele principale ale unui sistem SAP R/3 sunt serverul pentru baza de date,

serverele de aplicaţii şi serverele de prezentare.

Pentru a-şi păstra independenţa faţă de furnizorii de sisteme de operare şi de sisteme

de gestiune a bazelor de date relaţionale, SAP a dezvoltat foarte multe structuri personalizate,

adaptate la diversele soluţii existente pe piaţă. Astfel, serverul pentru gestiunea bazelor de

date poate folosi tehnologie Oracle, IBM DB2, Adabas, Informix, Microsoft SQL Server,

serverele de aplicaţii pot rula pe sisteme de operare Microsoft, sisteme de tip UNIX (de la

diverşi furnizori) sau VMS. Serverele de prezentare folosesc un protocol de comunicare

propriu, care utilizează la nivel inferior TCP/IP. Clientul poate rula partea de prezentare de pe

diverse sisteme de operare, inclusiv de pe un simplu internet explorer.

Pagina 86 din 99


Sistemul ERP SAP R/3 gestionează mai multe arii de interes precum logistica,

contabilitatea, resursele umane. Toate aplicaţiile de nivel utilizator (mai puţin cea de resurse

umane) sunt localizate şi în limba română, adaptările incluzând traducerea meniurilor şi

modificările specifice legislaţiei din România. În cazul achiziţionării serviciului de

mentenanţa, SAP AG, prin SAP România, furnizează prompt pachetele de program necesare

implementării oricărei schimbări legislative.

În versiunea comercializată curent, licenţele pentru sistemul ERP R/3 pot fi

achiziţionate sub forma setului de produse mySAP Business Suite. O licenţă de acest tip oferă

utilizatorului dreptul de a folosi, pe lângă sistemul ERP, şi alte produse SAP fără a mai

achiziţiona licenţele suplimentare. Sunt incluse aici produse ca CRM (Customer Relationship

Management – gestiunea relaţiei cu clienţii), SCM (Supply Chain Management –

managementului canalului de furnizare/distribuţie), BW (Business Warehouse), SAP

Enterprise Portal (link către fişierul de descriere portal), etc.

Doua produse care sunt destinate întreprinderilor mici şi mijlocii, AIO (All In One) şi

B1 (Business One), nu sunt încă adaptate la specificul economic şi legislativ românesc, având

deocamdată o mai mică răspândire la noi în ţară. Pe viitor SAP estimează însă o creştere

semnificativă şi a utilizării acestor produse, de îndată ce versiunile româneşti vor fi

disponibile.

Pentru buna funcţionare a oricărui produs SAP este necesară, pe lângă instalarea

propriu-zisă, şi configurarea sistemului astfel încât să se adapteze perfect proceselor de

afaceri utilizate de client. Aceasta configurare este numită convenţional customizare (prin

împrumutarea termenului englezesc în limbajul tehnic specific) şi este realizată de partenerii

SAP.

Soluţia workplace

Soluţia completă pe care a dezvoltat-o pentru eficientizarea multitudinii de activităţi

sau procese pe care angajatul le desfăşoară în mod concret, se numeşte sugestiv, Workplace

(Spaţiu de lucru). Această soluţie permite utilizatorilor accesul la aplicaţia sau la aplicaţiile

locale SAP şi nonSAP prin intermediul Internetului, adică constituie mijlocul de intrare în

procesele, funcţiile, activităţile şi tranzacţiile realizate în companie, de oriunde şi oricând.

Workplace este componenta ce face legătura, prin intermediul unui soft special creat pentru a

putea realiza comunicaţii, între componentele SAP şi nonSAP.

Workplace leagă componentele standard ale sistemului integrat de gestiune R/3:

financiare, logistice sau de resurse umane, precum şi componentele - Business to Business

Procurement, Employee Self Service, Customer Relationship Management, Business

Pagina 87 din 99


Information Warehouse, Strategic Enterprise Management, Corporate Financial Management,

Advanced Planner and Optimizer, Knowledge Warehouse de sistemele externe, serviciile

oferite de Internet şi serviciile Internet tipice mySAP.com precum şi accesul în Marketplace.

Soluţia Workplace se bazează pe rolul fiecărui angajat în cadrul proceselor specifice

organizaţiei. Cu Workplace, oamenii lucrează mai eficient, toate operaţiile suplimentare pe

care aceştia erau obligaţi să le execute în mod curent sunt reduse sau suprimate prin

introducerea acestui mediu de lucru simplificat. Face acest lucru posibil acum prin furnizarea

accesului prin roluri la sursele de informaţii interne şi externe. SAP a creat aceste roluri

predefinite specifice întreprinderii şi nu s-a oprit aici. Aceste roluri sunt configurabile,

utilizatorul putând să-şi creeze rolurile specifice, să adapteze aceste roluri astfel încât ele să

îndeplinească cât mai bine necesităţile specifice societăţii.

Ce este un rol?

Un rol este o colecţie de activităţi pe care angajatul le desfăşoară în cadrul unuia sau

mai multor scenarii de lucru ce compun procesele specifice organizaţiei. Utilizatorii

realizează tranzacţii şi rapoarte, pentru care folosesc aplicaţiile proprii sistemului informatic

al societăţii sau alte aplicaţii (Internet) prin intermediul meniurilor de lucru. SAP a dezvoltat

cu ani în urmă acest concept prin introducerea de "grupuri de activitate" şi de "profil de

autorizări" în cadrul proceselor întreprinderii. Acum SAP a extins acest concept pentru a

acoperi implementarea tuturor proceselor ce fac apel la informaţii atât din interiorul cât şi din

exteriorul companiei.

Workplace este împărţit în două arii principale: LaunchPad şi Workspace (Spaţiul de

lucru). LaunchPad este format din toate activităţile relevante rolurilor unei organizaţii. De

exemplu, un angajat din contabilitate poate să înregistreze facturile în sistemul SAP R/3, apoi

să facă planificarea deplasărilor, cu tot ce include aceasta: rezervările de bilete, hoteluri etc.,

iar la sfârşit să ruleze câteva analize sau rapoarte. Toate aceste operaţii sunt reprezentate în

LaunchPad, într-o singură fereastră, astfel încât utilizatorul are un singur punct de acces către

toate datele de lucru, către toate serviciile sau aplicaţiile necesare. Acest lucru este permis de

arhitectura deschisă a sistemului. În partea de Workspace (Spaţiu de Lucru), apar toate

informaţiile necesare utilizatorului, funcţie de rolurile sale precum şi o componentă

suplimentară reprezentată de Mini-aplicaţii.

Mini-aplicaţiile formează partea din Workplace ce conţine informaţiile şi serviciile ce

sunt prezentate utilizatorului imediat la conectarea în sistem. SAP furnizează o serie de astfel

de Mini-aplicaţii dar companiile îşi pot dezvolta propriile Mini-aplicaţii, pe care le pot ataşa

rolurilor definite printr-un URL. Pentru a da câteva exemple, SAP furnizează accesul la

Pagina 88 din 99


întreg circuitul Informaţional prin aceste Mini-aplicaţii: e-mail, sisteme de alertă pentru

documentele ce trebuie prelucrate imediat, conexiunea la sistemele partenerilor (exemplu

agentul transportator) etc.

Un instrument important, o funcţie specifică Workplace este funcţia de navigare

Drag&Relate. Aceasta permite utilizatorului selectarea unui obiect (de exemplu numărul unei

comenzi de vânzare) şi legarea lui, referirea la un alt obiect printr-o simplă glisare a

obiectului în LaunchPad. Obiectul selectat va fi afişat şi prelucrat în continuare. Această

funcţiune este disponibilă atât pentru accesarea obiectelor externe în sistem cât şi a obiectelor

SAP în mediul extern.

Arhitectura Workplace constă în serverul de Workplace şi Middleware şi necesită un

simplu browser web pe ecran. Serverul de Workplace se bazează pe tehnologia 4.6 şi este

responsabil de administrarea utilizatorilor, definirea rolurilor ş administrarea componentelor

ce vor fi accesate în Workplace.

Gestiunea Sesiunii

Într-un mediu de lucru activ, utilizatorii au nevoie de capabilitatea de a executa mai

multe activităţi sau tranzacţii. De exemplu, un utilizator poate accesa o aplicaţie pentru a

căuta diverse informaţii necesare. În acelaşi timp, poate primi un telefon de la un client care

cere câteva relaţii despre factura pe care tocmai a primit-o. Folosind aceeaşi sesiune de lucru,

în Workplace, utilizatorul poate accesa toate aceste informaţii, fără a fi nevoit să deschidă noi

sesiuni de lucru şi să le piardă pe cele vechi.

Identificare unică

Workplace furnizează funcţionalitatea de identificare unică în sistem, pentru a avea

accesul atât la datele interne cât şi la aplicaţiile externe.

Integrarea cu mySAP.comercial

În definirea rolurilor, tranzacţiile, rapoartele şi serviciile furnizate de oricare din

sistemele enumerate mai sus: BBP, ESS, CRM etc. pot fi accesate imediat de către utilizatori,

prin accesul central ce este oferit utilizatorului la toate activităţile pe care acesta trebuie să le

realizeze.

3.4.Ce urmează după implementare

Pe zi ce trece şi pe măsură ce au loc tot mai multe implementări, devine evident că

utilizarea de software nu reprezintă panaceul universal pentru optimizarea unei afaceri. Cum

Pagina 89 din 99


nimic nu este perfect, nici programele nu funcţionează ideal şi fără erori. Asigurarea unui

suport constant şi eficient din partea furnizorului soluţiei reprezintă o necesitate pentru

companiile beneficiare ale implementărilor.

Furnizarea şi implementarea unei soluţii, cu suportul tehnic ulterior reprezintă o

vânzare-cumpărare şi de produs (este cumpărată aplicaţia şi licenţa de utilizare) şi de servicii

(suportul post-implementare). Nu definirea acestei tranzacţii reprezintă o problemă, ci faptul

că o implementare de dimensiuni medii şi mari impune inclusiv reconsiderarea întregii

structuri organizatorice a firmei beneficiare. Şi nici aceasta nu ar fi o problemă, poate, atât de

critică. În fond, un bun management de proiect poate defini paşii corecţi ce trebui parcurşi şi

astfel, implementarea se poate finaliza cu succes - adică la timp şi în bugetul alocat.

Este numai începutul, practic, al relaţiei dintre furnizor şi beneficiar. Cum soluţiile au

aplicabilitate în special în operaţiuni financiar-contabile, ele influenţează decisiv

funcţionalitatea firmei utilizatoare. În ţara noastră, principala problemă în utilizarea unei

soluţii o reprezintă, dincolo de instruirea personalului de service, asigurarea actualizărilor

(noi module, noi operaţiuni, dar mai ales noi reglementări şi norme de aplicare) şi suportul

tehnic în cazul în care apar disfuncţionalităţi. Fără aceste două componente post-

implementare, o soluţie nu este decât un exerciţiu de configurare.

De aceea, firmele care oferă soluţii şi suport post-implementare se angajează să

asigure această asistenţă atât de necesară pe termen lung, cel puţin în principii, prin

contractele de service valabile minim pe perioade convenite de comun acord cu beneficiarul.

Totuşi, din varii motive, această relaţie furnizor-beneficiar poate fi afectată de crize şi situaţii

neplăcute sau poate fi chiar întreruptă. Indiferent de motivele părţii din cauza căreia a avut

loc ruptura contractului sau neonorarea acestuia, partenerul va avea enorm de mult de suferit.

Premize

Odată implementata, o soluţie aproape creează dependenţă. Nu numai că a costat

resurse financiare şi umane, dar a provocat apariţia în cadrul organizaţiei beneficiarului de

specialişti în soluţia respectivă, personalul utilizator a fost instruit şi toate procedurile şi

modurile de raportare au fost adaptate astfel încât să poată fi realizate cât mai eficient cu

ajutorul soluţiei. Dacă furnizorul nu îşi respectă angajamentul iniţial sau îl rupe, beneficiarul

va avea o mare problemă. Dacă, invers, beneficiarul se face vinovat de aşa ceva, furnizorul va

avea o problemă, întrucât îi vor dispărea venituri şi o parte din angajaţi alocaţi beneficiarului

respectiv, nu vor mai avea de lucru, cel puţin pe termen scurt. Sunt situaţii neplăcute, ce pot

surveni indiferent de cât s-ar strădui părţile să îşi respecte angajamentele, şi care se pot

Pagina 90 din 99


împărţi în două categorii majore: nerespectarea obligaţiilor contractuale, respectiv dispariţia,

ca entitate comercială, a uneia dintre părţi.

În lume exista două categorii de furnizori: cei ce oferă soluţii unicat, adică numai ei

produc tipul respectiv de soluţie şi cei ce concurează cu produse asemănătoare, pe aceleaşi

pieţe. În primul caz, evident, un beneficiar nu prea are de unde alege - în al doilea caz,

selecţia se face fie funcţie de simpatii, fie în funcţie de îndeplinirea de către furnizor a unui

set de criterii prevăzute în caietul de sarcini. Ei bine, se poate întâmpla ca furnizorul să fie

preluat de către o altă entitate comercială, cu care beneficiarul să nu dorească să facă afaceri

şi atunci se pune serios problema încetării contractului.

Este dreptul unui beneficiar al unui serviciu livrat în timp de putea considera o

modificare la nivel managerial în cadrul furnizorului drept incompatibilă cu afacerea sa. Şi

aici mai intervin şi consultanţii.

Evident, lucrurile se pot întâmpla şi invers: furnizorul poate preciza în contractul de

implementare condiţiile în care are dreptul şi posibilitatea de a întrerupe colaborarea, fără a fi

obligat la despăgubiri. Dacă beneficiarul intră sub controlul altor acţionari sau se angajează în

activităţi ce ar dăuna imaginii de firmă a furnizorului, acesta - dacă menţionează astfel de

situaţii în contract - se poate prevala de ele pentru a scăpa de un beneficiar-problemă.

Un caz special îl reprezintă schimbarea acţionariatului vreuneia dintre părţi, cu

consecinţe juridice asupra colaborării, dar din motive ce ţin de politicile externe ale ţărilor.

Cel mai la îndemână exemplu este cel al legislaţiei Statelor Unite, care interzice firmelor

americane să facă afaceri cu firme situate în state considerate că ar sprijini terorismul, sau

controlate de cetăţeni aparţinând acestor state. O firmă românească implementează o soluţie

unei firme americane, care face afaceri în România.

Dacă firma românească este preluată - este doar o prezumţie - de către o firmă

irakiană, atunci firma americană din România este obligată să înceteze orice relaţie cu fostul

său furnizor. Care, la rândul său, poate da în judecată firma americană pentru daunele

provocate prin întreruperea contractului. În afară de cazul în care contractul a fost de la bun

început negociat corespunzător.

Asta înseamnă că atât furnizorii, cât şi beneficiarul să îşi realizeze planuri de backup

în care să evalueze ce înseamnă schimbarea aplicaţiei, sau cum să facă faţă dispariţiei unui

client important, ceea ce este greu de făcut. Aceasta în condiţiile în care implementarea unei

aplicaţii mai măricele, pentru un beneficiar cu peste 50 de posturi, să spunem, durează măcar

câteva luni, consuma resurse importante ale furnizorului şi provoacă dependenţa de aplicaţia

respectivă a întregii afaceri a beneficiarului. La aceasta se adaugă cheltuielile cu instruirea

Pagina 91 din 99


unor specialişti în cadrul firmei pentru a administra intern aplicaţia şi dacă schimbi aplicaţia,

trebuie să le schimbi şi instruirea. De aceea, beneficiarul unei asemenea aplicaţii nu ar trebui

să fie interesat în primul rând de posibile despăgubiri financiare, ci de capacitatea

furnizorului de a-l depana pe termen lung.

Cauze şi efecte

Cea mai neplăcută perspectivă, pentru ambele părţi, o reprezintă declararea

falimentului de către furnizorul aplicaţiei. Practic, pentru o firmă de software, posibili-tatea

de a-şi înceta activitatea este destul de mică, cu un amendament: a făcut o aplicaţie, a dat

lovitura, o vinde peste tot, conform contractelor înregistrează venituri substanţiale şi apoi

trebuie să investească banii respectivi, pentru a face o aplicaţie mai bună, sau şi o altă

aplicaţie, pentru altă categorie de operaţiuni.

Dacă la un astfel de nivel firma respectivă lansează un produs nefuncţional, sau

înregistrează eşecuri în procesele de implementare, se întrunesc efectiv premizele eşecului

general. Intr-o astfel de perspectivă, beneficiarii primei soluţii, cea care a adus consacrarea

firmei respective, riscă să rămână fără suport...

În paranteză fie spus, tocmai de aceea, pentru o firmă de soft-ware care începe să

capete dimensiuni este foarte necesară o echipă de consultanţă în afaceri, pe domeniul

respectiv, care să atragă atenţia conducerii asupra hazardării în direcţii greşite sau momentan

fără potenţial comercial.

Jumătate din succesul unei firme de software se datorează capacităţii de a sesiza care

sunt necesităţile pieţei la un moment dat şi pe termen scurt, respectiv de a evita implicarea în

dezvoltări fără o potenţială finalitate comercială. Dar chiar şi aşa, o firmă de succes poate

înregistra la un moment dat probleme dacă implementarea la un client îi consumă resurse

prea mari.

Un alt motiv pentru care o firmă de software ar putea da faliment îl reprezintă

plecarea angajaţilor, sau a celor mai buni angajaţi, la alte firme. Lipsită de activele sale cele

mai valoroase, o astfel de firmă devine incapabilă să-şi mai onoreze contractele şi atunci,

soluţia este declararea falimentului, fie de către administra-torul firmei, fie de către creditorii

acestuia.

O astfel de perspectivă trebuie reglată de la bun început în contract, pe baza

principiului „voinţa părţilor". În primul rând, în cazul în care furnizorul intră în faliment şi

nu-şi mai poate îndeplini obligaţiile, respectiv prestarea serviciilor de actualizare şi suport şi

nici nu există un back-up fie suficient, fie la costuri rezonabile, pot fi solicitate despăgubiri

Pagina 92 din 99


financiare sau de altă natură, pentru daunele produse afacerii beneficiarului. Dar, acesta s-ar

putea să nu prea aibă ce face cu aceste despăgubiri.

Aici trebuie luată în calcul inclusiv o premiză foarte importantă, în situaţia aceasta:

angajaţii unei firme de software sunt, prin definiţie, foarte mobili. Ei pleacă inclusiv de la

firme solide, care funcţionează absolut fără nici o problemă. Ei bine, este puţin probabil ca la

o firmă intrată în reorganizare judiciară să mai rămână vreun specialist... premiză este

următoarea: în momentul în care devine 50% evident că firma are probleme, specialiştii fug

imediat. Este suficient ca firma să şchiopăteze un pic. De aceea, chiar înaintea declanşării

procedurii de faliment, firma poate avea dificultăţi.

Soluţii

În afară de prevederea achitării de despăgubiri, o altă soluţie ar fi plata unei redevenţe

pentru licenţa de utilizare a programului respectiv, iar dacă furnizorul ajunge în situaţia de a

nu-şi mai onora contractul, în punctele sale esenţiale şi că acest eşec a provocat beneficiarului

un prejudiciu financiar important, se poate prevedea în contract că proprietatea asupra

aplicaţiei se transmite beneficiarului, iar sumele plătite cu titlul de redevenţă se consideră

avans pentru acest transfer. Furnizorul poate refuza, şi o va face, pentru că un astfel de

contract este destul de dur.

De fapt, este vorba de preluarea licenţei, adică a dreptului de utilizare - numai. Un

astfel de contract nu poate face referire la preluarea licenţei întregi, adică şi a dreptului de

comercializare. În termeni juridici, beneficiarul poate lua locul furnizorului, în cazul în care

acesta nu îşi îndeplineşte contractul. Dacă părţile nu pot conveni asupra unei astfel de soluţii,

mai există varianta apelării la un terţ, la care să fie stocate toate informaţiile asupra aplicaţiei

şi care să le elibereze beneficiarului în situaţiile în care furnizorul nu îşi mai respectă

contractul. Soluţia cu stocarea codului-sursă la un terţ poate reprezenta o alternativa

interesantă, cu condiţia ca acesta să fie acceptat de către ambele părţi. Aceşti terţi pot fi de

două categorii: profesionişti din domeniu sau neprofesionişti, însă ei trebuie să poată garanta

asigurarea securităţii informaţiilor stocate şi faptul că nu vor fi distruse sau oferite altei

entităţi.

În jurisprudenţa anglo-americană, această soluţie se numeşte „cont escrow", ceea ce în

limba română, sau în reglementările juridice de la noi, s-ar apropia foarte mult de un contract

de depozit. Acesta poate fi un contract de depozit bancar, sau un contract de depozit între

două sau mai multe persoane prin care nişte bunuri se încredinţează spre păstrare unui terţ.

Pagina 93 din 99


Intr-un astfel de depozit ar putea fi stocate toate datele necesare pentru folosirea

aplicaţiei în stadiul curent, toate datele necesare pentru actualizare şi toate datele necesare

pentru service. Dar, un astfel de cont escrow nu poate permite decât stocarea datelor necesare

utilizării aplicaţiei şi parţial service-lui. Ceea ce este fundamental important este că

furnizorul, nici dacă doreşte, nu poate plasa, la un anumit moment dat iniţial, datele necesare

actualizării sau actualizărilor, pentru că acestea au loc în timp.

Un astfel de contract de depozit, încheiat între furnizor, beneficiar şi depozitar va

stipula faptul că furnizorul pune toate aceste documente în contul de depozitare şi în cazul în

care sunt probleme şi furnizorul nu îşi mai poate onora obligaţiile, bine definite, iar

beneficiarul poate utiliza aceste date în situaţiile definite. Atenţie însă la definirea foarte clară

şi cât mai uşor de cuantificat a situaţiilor de neîndeplinire a contractului şi a valorii

pagubelor, în funcţie de situaţiile create.

3.5 Caracteristici ale sistemelor software

utilizate în contabilitate

Pe piaţa românească de software există la ora actuală o ofertă destul de bogată de

produse de contabilitate la cheie, o problemă importantă fiind modul în care o întreprindere

îşi fundamentează opţiunea pentru o anumită soluţie informatică. Opţiunea pentru un anumit

produs trebuie făcuta plecând în primul rând de la particularitaţile activităţii desfăşurate de

agentul economic şi de volumul acesteia care determină particularităţile specifice la nivelul

reflectării contabile.

Agentii economici mari optează în general pentru produse software la comandă,

proiectate şi realizate (intern sau de firme specializate) plecând de la particularităţile concrete

activităţii lor. Un alt specific al agenţilor economici mari şi chiar a multor agenţi economici

mijlocii vizează o anumita strategie informaţională bazată pe informatizarea tuturor funcţiilor

întreprinderii (şi nu doar a contabiliăţii) în condiţiile realizării unei integrări a tutror

subsistemelor informatice exploatate.

Agenţii economici mijlocii, dar mai ales agenţii economici mici optează pentru un

produs la cheie. Acesta opţiune este justificată de faptul ca produsele la cheie oferite de

firmele specializate oferă o serie de avantaje: acopera integral segmentul contabilităţii

financiare şi în buna parte şi cerintele contabilităţii de gestiune, este un produs testat şi poate

fi implementat imediat de utilizator, este mai ieftin decat un produs la comandă.

Pagina 94 din 99


În cazul unei firme specializate în activitatea de contabilitate şi consulting, criteriile

de selecţie vor viza posibitatea definirii şi gestionării concomitente a mai multor societăţi

utilizând acelaşi pachet de programe, posibiltatea opţiunii pentru versiuni monopost sau reţea

locală de calculatoare.

O restricţie destul de importantă se referă la gradul de personalizare pe care îl poate

realiza programul. Acesta pesonalizare se refera la:

identificarea setului de conturi sintetice folosite ca urmare a specificului activităţii

desfăşurate de agentul economic

posibilitatea de a nu permite introducerea unor articole contabile incorecte

introducerea datelor direct din documente primare (facturi, chitante fiscale, etc.) cu

posibilitatea generării notelor contabile corespunzătoare

posibilitatea generării automate a notelor contabile corespunzătoare

dezvoltatrea conturilor analitice în funcţie de dorinţa utilizatorului (conturile „clienţi”,

„furnizori”).

O alta problemă urmărită vizează necesitatea blocării accesului pentru modificări ale

fişierelor de la sfarşit de lună, după încheierea lucrărilor specifice perioadei, asigurându-se

astfel imposibilitatea alternării informaţiilor stocate referitoare la operaţiile contabile din luna

precedentă - se respecta astfel principiul independenţei exerciţiilor. Această problemă nu este

întotdeauna complet rezolvată, uneori existând posibilitatea de a interveni în program şi de a

se efectua modificări.

Realizarea unei prelucrări contabile informatizate corecte presupune exploatarea unor

produse care să garanteze imposibilitatea reiniţializărilor succesive, precum şi realizarea unei

auditări care să ofere informaţiile necesare privind operaţiile executate şi persoanele

implicate.

Sistemele informatice fiananciar contabile pot fi realizate cu proceduri specifice unui

anumit operator economic, dedicat unui anumit concept de organizare. Dacă se pune

problema utilizării unui astfel de sistem de către un alt beneficiar decat proiectantul , se

observă că respectivul program trebuie adaptat la cerinţele concrete ale noului beneficiar,

pentru a elimina această nepotrivire a apărut necesitatea proiectării unor produse program ce

pot fi utilizate de mai multi utilizatori. Reglementările internaţionale cu caracter financiar

contabil sunt similare pentru anumite ţări ceea ce face algoritmizarea produselor program să

fie similară în diverse ţări, face posibilă generalizarea prelucrărilor într-un anumit spaţiu

economic. Principalele caracteristici comune ale sistemelor informatice prezentate anterior în

acest capitol sunt: generalitatea, extensibilitatea, portabilitatea, algoritmizarea.

Pagina 95 din 99


Generalizarea este proprietatea produsului informatic prin care specificul prelucrărilor

este acelaşi şi este realizată prin folosirea aceloraşi algoritmi de prelucrare obţinându-se

funcţii de program cu caracter similar.

Extensibilitatea este proprietatea conform careia se pot adauga noi funcţii fără a

perturba funcţiile esenţiale ale programului şi fără a diminua proprietăţile de generalitate şi

fiabilitate. Concret se referă la versiunile de program.

Portabilitatea reprezintă capacitatea acestor produse de a fi instalate uşor de pe un

sistem de operare şi un calculator aparţinând proiectantului pe cel al beneficiarului.

Algoritmizarea - se stabilesc algoritmi contabili pe baza reglementărilor legale,

programele fiind create pentru domeniile pentru care prelucrarea şi algoritmii respectivi,

modul concret de transformare a intrărilor în ieşiri sunt permanente şi declarate prîntr-o lege.

Sistemele informatice contabile sunt programate pentru acces multifirma, multiuser

adică acelaşi program poate fi accesat simultan de mai multe companii şi permite accesarea

simultană de un număr mare de utilizatori. Modalităţile de lucru cu programele informatice

sunt uşor de înţeles şi utilizat şi de utilizatorii neinformaticieni. Acest lucru fiind realizat prin

oferirea unor meniuri de lucru derulante (continând opţiuni de prelucrare clar definite) sau

prin proiectarea unor videoformate uşor de exploatat.

În mod normal, orice produs, inclusiv cele informatice trebuie să alinieze la nişte

standarde, o soluţie a verificării produselor software de contabilitate fiind auditului sistemelor

informatice.

3.6 Necesitatea auditului sistemelor informatice

Apariţia sistemelor informatice complexe a schimbat mult modul de abordare şi

prezentare a informaţiei cotatabile a agenţilor economici. Multe firme însă nu s-au adaptat

deocamdată la cerinţele informaţionale moderne, care să le permită desfăşurarea unei

activităţi eficiente. Obţinerea de informaţii pertinente este importantă, ca urmare a tendinţelor

manifestate la nivelul pieţei. Fiecare întreprindere trebuie sa-şi direcţioneze fluxul

informaţiilor către managerii săi de specialitate. În acest scop se analizează necesităţile de

informaţii ale departamentelor în funcţie de care se elaboreaza sistemul informaţional

adecvat. Există însă mari diferenţe între sisteme din punctul de vedere al complexităţii lor şi

specificul domeniului de activitate.

Un sistem informaţional bine elaborat este alcătuit din mai multe subsisteme. Primul

subsistem ce stă la baza întregului sistem informaţional este sistemul de gestiune financiar-

Pagina 96 din 99


contabil. Acest sistem realizează automatizat înregistrările interne, oferă informaţii actuale

despre volumul de producţie fabricată sau a serviciilor prestate, costuri, fluxurile de numerar,

foile de parcurs, facturi de plată sau de încasat. Pentru un acces mai rapid la un volum sporit

de informaţii se utilizează tehnologiile informaţionale moderne specializate în acest domeniu,

care includ sisteme computerizate de centralizare şi prelucrare a datelor interne. Pe piaţa

locală se oferă un larg spectru de sisteme de evidentă financiar-contabilă în scopul gestionării

eficiente a inventarului şi pentru a obţine un nivel optim al stocurilor, stabilirii unei politici

dinamice a preţurilor, evaluării corecte a clienţilor; reducerii cheltuielilor.

Valoarea sistemelor informaţionale de astăzi este dată de „lipsa hârtiilor” care până nu

de mult reprezentau principalul instrument de planificare şi sprijinire a procesului decizional.

Astăzi putând fi accesate informaţii aflate la zeci de kilometri distantă fără a părăsi biroul.

Consecinţe şi riscuri ale informatizării activităţii agenţilor economici ar putea fi : exploatarea

riscantă a echipamentelor; absenţa unor analize reale ale fluxurilor informaţionale din

organizaţii şi controlul acestora; necunoaşterea metodelor de realizare a sistemelor

informatice.

Impactul tehnologiei informaţiei asupra mediului afacerilor se manifestă prin:

Creşterea posibilităţilor de procurare, memorare, analiză şi prelucrare a datelor şi

informaţiilor. Acest lucru ducând inevitabil la creşterea eficienţei procesului decizional.

Tehnologia informatică are efecte asupra controlului financiar. În timp ce obiectivele

controlului au ramas relativ constante în timp, tehnologia influenţează modul în care

sistemele pot fi controlate. De exemplu, protejarea bunurilor organizaţiei este un obiectiv

constant al controlului atât în condiţiile prelucrării manuale, cât şi în cazul prelucrării

automate a datelor, dar modul în care acest obiectiv poate fi atins este diferit în cele două

situaţii.

Impactul tehnologiei se manifestă şi în cazul auditului, mai ales în ceea ce priveşte

cunoştinţele pe care trebuie sa le aibă auditorul pentru a-şi îndeplini misiunea.

Implementarea rapidă a sistemelor informatice a avut ca efect fracţionarea

responsabilităţilor şi controalelor existente în mod tradiţional în organizaţii. În practică se

remarcă o realiniere a funcţiilor existente într-o companie; schimbări în ceea ce priveşte

lucrul cu documente şi fişiere; transferul sarcinilor de executat.

Realinierea funcţiilor. Funcţiile asociate prelucrării tranzacţiilor s-au adaptat funcţiilor

sistemelor informatice. Incepând cu mijlocul anilor ’80 descentralizarea funcţiilor asociate

prelucrării automate a datelor devine omniprezentă. Calculatoarele primesc intrările direct de

Pagina 97 din 99


la utilizatorii acestora. Astfel sursa informaţiilor depinde în cea mai mare masură de succesul

interacţiunii utilizatorilor cu sistemul de prelucrare a tranzacţiilor.

Lucrul cu documente şi fişiere. Cei care creează şi folosesc date într-o organizaţie se

numesc proprietari şi au obligaţia de a stabili drepturi şi reguli de acces la date. Custodia

datelor presupune delegarea responsabilităţilor în numele proprietarilor de drept şi implică

efectuarea unui control fizic şi electronic al accesului impus prin regulile proprietarilor. În

sistemele manuale, custodia implică deţinerea şi păstrarea în bune condiţii a documentelor. În

condiiţile procesării automate a datelor custodia datelor şi a informaţiilor este transferată

către echipamente şi suporturi de memorare noi, relativ intangibile.

Transferul sarcinilor de executat. În cazul sistemelor informatice orice programator,

operator sau utilizator, potenţial, poate obţine acces şi controla funcţiile sistemului de

prelucrare a datelor. De aceea trebuie sa acţioneze principiul separării sarcinilor/atribuţiilor

de serviciu care impune ca nimeni să nu aibă acces la întregul sistem. Absenţa unor controale

ale accesului specifice mediilor informatizate duce la creşterea riscului asociat separării

sarcinilor de serviciu.

În reacţie la utilizarea tot mai larga a tehnologiei informaţionale, a fost înfiinţată

EDPAA – Electronic Data Processing Auditors Association, aceasta organizaţie publicând în

1977 un ghid cu privire la obiectivele verificării informatice.

Din 1994 EDPAA şi-a schimbat denumirea şi a devenit ISACA – Information System

& Control Association, ca urmare a schimbărilor de orientare înregistrate în industria

informatică, schimbări care au abandonat conceptul de „dată” în favoarea celui de

„informaţie”. Daca iniţial auditul sistemelor informatice a fost definit ca fiind procesul „de

examinare şi evaluare totală sau parţială a sistemelor informatice, inclusiv a proceselor

connexe non automatizate şi a interfeţelor între acestea”, astăzi s-au modificat cerinţele de

verificare a sistemelor informatice. Actualele cerinţe privid verificarea sistemelor informatice

sunt:

Evaluarea gestionării tehnologiilor informaţionale;

Evaluarea generală a controalelor aplicaţiilor;

Evaluarea securităţii tehnologiei informaţionale şi a planificării realizării copiilor de

siguranţa şi a refacerii în caz de distrugere;

Evaluarea activităţilor legate de dezvoltarea şi de ciclul de viaţă al sistemelor;

Verificarea sistemelor aflate în stadiul de dezvoltare;

Verificarea tehnică a sistemelor de exploatare, randamentul reţelelor şi gestiunea

bazelor de date.

Pagina 98 din 99


Verificarea sistemelor informatice trebuie să facă parte din aproape toate acţiunile de

verificare internă. În condiţiile în care rapoartele financiar contabile sunt în mare parte

informatizate, auditorii (interni sau externi) trebuie sa aibă în vedere o verificare a sistemului

informational prin care să ateste validitatea rapoartelor.

Pagina 99 din 99

http://www.tocilar.ro/

Diploma -

Documents

Transcript of Diploma -