Digital Archiving Solutions Prezentare Romana

DIGITAL ARCHIVING SOLUTIONSPrezentare Generală pentru

©2009 Digital Archiving Solutions S.R.L.. All rights reserved. DAS and the page design are trademarks of Digital Archiving Solutions S.R.L.

COMPANIA DVS. PIERDE MII DE EURO ANUAL!

Documente distruse Documente pierdute Căutare îndelungată Prea multe exemplare Spaţiul dedicat documentelor Consumul de hârtie accentuat

©2009 Confidential and proprietary information of Digital Archiving Solutions S.R.L.

“…directorii operaţionali indică, că cele două mutări strategice care sunt aplicate în această economie, includ: reducerea cheltuielilor de operare (51%) şi îmbunătăţirea fluxului de numerar (20%). Gestionarea documentelor în mod eficient poate contribui la îndeplinirea acestor obiective, în special cu privire la reducerea cheltuielilor de operare...”Sursă: Océ Business Services

PROBLEME LEGATE DE ARHIVARE

Ocupă un spaţiu util Protecţia documentelor Acces necontrolat Nu sunt întotdeauna organizate Ieșirea documentelor din uz Gradul de uzură al documentelor

“...90% din directori operaţionali sunt de acord că scanarea documentelor pe parcursul ciclului de viaţa ajută la îmbunătăţirea performanţei de zi cu zi a companiei, şi numai 12% pot spune că, organizaţia lor este eficientă in a gestiona documente...”Sursă: Océ Business Services


DE CE ESTE SEVER ŞI POATE DEVENI MAI GRAV? Timp pierdut căutând documente Timp pierdut organizând documente Spaţiu de stocare Spaţiu neamenajat corespunzător Majoritatea documentelor sunt copiate Timp îndelungat de raportare Lipsa personalului calificat, dedicat arhivei Penalizări monetare din partea Arhivelor Naţionale

“Dacă compania dvs. este ca multe altele, cheltuieşte în medie o valoare de 1% la 3% din venit, în activităţile de imprimare, copiere si fax...”Sursă: Océ Business Services


CUM VĂ POATE AJUTA DAS?

Scanare Documente Stocare Documente Arhivare Electronica (Server Solution) Consultanţă în Domeniul Arhivistic Organizare Arhivă Distrugere Confidenţială Seif On-line (Backup al datelor)

“…Dintre toate hârtiile manipulate în fiecare zi într-un birou obișnuit, 90% sunt pur și simplu amestecate...un document este, în medie, copiat de 19 ori...7,5% dintre documente se pierd, iar 3% din restul se îndosariază greșit...“Sursă: PricewaterhouseCoopers


SERVICIUL DE SCANARE DOCUMENTE

Contract de confidenţialitate Diferite sisteme de securitate Scanere Kodak Software:

Kodak, Kofax, Abbyy, Nuance Scanare la rezoluţie optimă Capacitate de peste 20,000 de

pagini pe zi Scanare la sediul clientului

sau la centrul nostru Orice format până la A0 Documentele electronice

furnizate pe diferite medii de stocare

Flux de lucru Scanare Documente

Solicitare Scanare

DocumenteIdentificare

ProcesarePregatire Documete

Scanare Manuală

Scanare Automată

Post- Procesare

Asamblare PDF

Închidere Documente

Desfacere, decapsare,

etc...

Coperţi, conţinut

optional, etc...

Opţional electronic

Unificare fişiere,

denumire, etc..

Reasamblare Biblioraft


CELE MAI IMPORTANTE MOTIVE PENTRU SCANARE

Cele mai importante motive luate in considerare pentru scanarea şi captarea documentelor dintr-o organizaţie...Sursă: AIIM Market Intelligence...(882 de organizaţii chestionate)


Flexibilitate organizaţională

Îmbunătăţirea rezistenţei la incidente

Reducerea consumului de hârtie

Reducerea spaţiului alocat arhivei

Viteza de accesare a documentelor

Securitate şi accesibilitate

Îmbunătăţirea productivităţii

Regăsirea facilă a documentelor

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

SERVICIUL DE STOCARE DOCUMENTE

Contract de confidenţialitate Diferite sisteme de securitate Protecţie împotriva incendiilor Protecţie împotriva inundaţiilor Protecţie împotriva furtului Cutii rezistente la praf i ș

umezeală Acces facil la documente Urmărire/Căutare – Anonimat Cutiile nu sunt suprapuse Recuperare documente: Expres

– 6 oreStandard – a doua zi

Flux de lucru Stocare Documente

Solicitare Preluare

DocumentePreluare

Procesare Descărcare

Aranjare

Indexare

Alocare cutii

Inventar Arhivistic

Arhivare Fizică

Etichetare

Etichetare

Finalizare


RENTABILITATEA INVESTIŢIEI

Perioada de amortizare realizată de la investiţia de scanare/captare...cât de mult timp până când economiile realizate acoperă cheltuielile...Sursă: AIIM Market Intelligence...(882 de organizaţii chestionate)


Mai mult de 3 ani

3 ani

2 ani

18 luni

12 luni

9 luni

6 luni sau mai putin

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%

SERVICIUL DE ARHIVARE ELECTRONICĂ

Odată scanate, documentele în format electronic pot fi stocate pe serverele noastre.

Acces prin VPN(Virtual Private Network) sau portalul DAS-NET

Acces 24/7/365 Acces controlat Acces de oriunde prin intemediul portalului DAS-NET. Diferite sisteme de securitate

“…15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regăsirii documentelor salvate pe hârtie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza erorilor din timpul arhivării fizice…“Sursă: PricewaterhouseCoopers


EXTERNALIZAREA PROCESULUI DE SCANARE

Cele mai mari beneficii aduse prin utilizarea unui serviciu de scanare şi captare de date externalizat...Sursă: AIIM Market Intelligence...(882 de organizaţii chestionate)


Depozitarea şi manipularea documentelor

Echipament profesional

Capacitate de scanare

Cost per document scanat

Cheltuieli de personal reduse

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

8 MOTIVE PENTRU A IMPLEMENTA SERVICIILE DAS

“…80% dintre angajaţi pierd în medie 30 de minute pe zi căutând informaţii, în timp ce 60% pierd o oră sau mai mult recreând documente care există deja…“Sursă: PricewaterhouseCoopers

Îmbunătăţirea eficienţei i productivitș ăţii Serviciu mai bun cu clienţii Managementul riscului / Business continuity Conformitate Reducere de costuri Creşterea profitului Performanţă mai bună Avantaj competitiv


8 MOTIVE PENTRU A COLABORA CU FIRMA DAS

“…într-o companie, volumul documentelor de hârtie creşte cu 25% pe an, astfel încat volumul se dublează în timp de trei ani…majoritatea companiilor nu au un backup pentru documentele de hartie, şi totodata pot ieşi din afaceri în cazul unei catastrofe naturale sau alt dezastru…“Sursă: PricewaterhouseCoopers

Focus în domeniu Flexibilitatea serviciilor Scanare on-site şi in-house Încredere Birouri locale Facilităţi de prelucrare a datelor Servicii focalizate către client Preţuri echitabile


CERTIFICĂRI

“…55 kilograme de hârtie sunt consumate în medie, pe an, de fiecare angajat al unei companii din Romania …“Sursă: Food and Agriculture Organization

ISO 9001:2008 ISO 27001:2005 Avizare Arhivele Naţionale


“…numai 38% dintre documentele întocmite pe suport de hârtie sunt scanate şi arhivate electronic…în timp ce 51% din documentele scanate sunt 100% “nascute digital”...“Sursă: AIIM Market Intelligence

Economie de timp la creare şi regăsire: 50-90% Mărirea productivităţii: 20-30% Economii la gestionarea documentelor: 20-40% Micşorarea timpului ciclurilor de lucru: 20-40% Economie de spaţiu în birouri: 30-50% Mărirea satisfacţiei clientului: 30-50%

REDUCEŢI COSTURILE ŞI MĂRIŢI PROFITUL


PROIECTE DE SCANARE ŞI CAPTURĂ

Cele mai des alese proiecte de scanare/captare din cadrul institutiilor chestionate...Sursă: AIIM Market Intelligence...(882 de organizatii chestionate)


Formulare de deschidere de cont

Rapoarte de cheltuială

Comenzi vânzare-cumpărare

Resurse Umane

Formulare de candidatură

Contabilitate

Facturi

Corespondenţă

Contracte

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%


RESURSE

CONTACT

SC Digital Archiving Solutions SRLStr. Căderea Bastiliei nr.1, Sector 1, 010611, Bucureşti

Tel:+40.21.312.85.94 Fax:+40.21.312.91.11

Mob:+40.722.240.023 Mob:+40.745 .950.416 [email protected] [email protected]

www.arhivam.ro


Mulţumim pentru timpul acordat!

http://maps.google.com/maps?q=digital+archiving&hl=en&cd=1&ei=z5ZqTJO9POCWsQbntanABw&vps=5&jsv=265c&sll=44.450191,26.096056&sspn=0.134306,0.308647&ie=UTF8&view=map&cid=10433562586707318977&iwloc=A&ved=0CBsQpQY&sa=X




mailto:[email protected]




http://www.arhivam.ro/


Digital Archiving Solutions Prezentare Romana

Documents

Transcript of Digital Archiving Solutions Prezentare Romana