NEGOCIEREA N AFACERICURS

Prof. univ. dr. Ion Stancu

Craiova 2011 NEGOCIEREA N AFACERI

1

CUPRINS Introducere.....

Capitolul.I. CONCEPTUL DE NEGOCIERE 1.1. Definirea negocierilor 1.2. Principii de baz ale negocierilor 1.3. Obiectul negocierilor

Capitolul. II. TIPOLOGIA NEGOCIERILOR 2.1. Tipuri de parteneri comerciali (de negociere) 2.2. Caracteristici ale unor negociatori din alte ri 2.3. Tipologia negocierilor

Capitolul. III. PREGTIREA NEGOCIERILOR 3.1. Logistica negocierilor 3.2. Sistemul informaional specific negocierilor 3.2.1 Categorii de informaii utilizate la negocieri 3.2.2. Reguli privind protejarea informaiilor i documentelor 3.2.3. Surse de informaii pentru negocieri 3.2.4. ntocmirea dosarelor utilizate la negocieri 3.3. Stabilirea planului tactic i a agendei negocierii

Capitolul. IV. NEGOCIATORUL I ECHIPA DE NEGOCIERE 4.1 Negociatorul 4. 1.1. Psihologia negociatorului 4.2. Echipa de negociere 4.2.1. Sarcinile conductorului echipei de negociere 4.2.2. Desemnarea conductorului echipei de negociere 4.2.3. Comunicarea echipei de negociere cu firma proprie 4.2.4. Mandatul i raportul echipei de negociere

Capitolul. V. STRATEGII I TACTICI DE NEGOCIERE 5.1. Atitudini adoptate de parteneri n timpul negocierilor 5.2. Strategii de negociere 5.3. Tactici de negociere 5.4. Tehnici generale de negociere

2

Capitolul.VI. DERULAREA NEGOCIERILOR 6.1. Poziia de aezare la masa negocierilor 6.2. Reguli de comportament n timpul negocierii 6.3. Comunicarea n timpul negocierilor 6.4. Argumentarea n cadrul negocierilor Capitolul. VII. FINALIZAREA NEGOCIERILOR 7. l.. Abordarea obieciilor partenerului 7.2. Metode de respingere a obieciilor 7.3. Metode de compromis n etapa finalizrii negocierilor 7.4. Metode de finalizare a negocierilor Capitolul. VIII. UZANE DE PROTOCOL 8.1. Uzane privind inuta oamenilor de afaceri 8.2. Uzane privind corespondena n afaceri 8.3. Uzane privind ntlnirile de afaceri 8.3.1. Primirea oaspeilor 8.3.2. Prezentrile 8.3.3. Arta c onversaiei n afaceri 8.3.4. Oferirea de cadouri n afaceri 8.4. Uzane privind divertismentul oamenilor de afaceri

Capitolul IX. STUDII DE CAZ

3

Tema 1 CONCEPTUL DE NEGOCIEREUniti de nvare: Definirea negocierilor Principii de baz ale negocierilor Obiectul negocierilor Obiectivele temei: Clarificarea conceptului de negociere Adoptarea unei atitudini corecte n perioada negocierilor Necesitatea pregatitii negocierilor

Timpul alocat temei: 2 ore Bibliografie: 1. Roger Dawson (2007) - Secretele negocierii, Editura Polirom, Iai. 2. Toma Georgescu (1992) - Negocierea Afacerilor, Editura PortoFranco, Galai. 3. Jean-M. Hiltrop, Sheila Udall (1998) - Arta Negocierilor, Editura Teora, Bucureti 4. Robert T. Kiyosaki (2006) - coala de afaceri, Editura Curtea Veche, Bucureti. 5. Gabriela Marinescu (2003) - Negocierea n comunitatea managerial, Editura Gr. T. Popa, UMF Iai. 6. Bill Scott (1996) - Arta negocierilor, Editura tehnic, Bucureti.

4

CAP I : CONCEPTUL DE NEGOCIERE1.1. Definirea negocierilorn decursul istoriei, societile sau comunitile statale au fost nevoite s-i defineasc statutul relaiilor dintre ele, adic de a alege ntre dou alternative: conflicte sau cooperare. Prin importana acordat conflictelor, istoria n-a pus suficient n lumin rolul negocierilor n evitarea sau aplanarea acestora. Astfel, la vechile popoare, negocierea i negociatorii, adic solii, jucau un rol important n evoluia evenimentelor. Lumea greac reprezenta un conglomerat de ceti, competitive, incapabile de coexisten genernd ciocniri permanente. Dar pe parcursul celor trei secole de nflorire a civilizaiei greceti, diplomaia i negocierile au determinat ca perioadele de comer i relaiile prospere s fie mai lungi dect cele marcate de rzboaie. n civilizaia roman, cu pronunat caracter instituional, negocierile au existat dar au cunoscut o arie mai restrns, juridicizarea ngrdind negocierea, subordonnd-o unor proceduri i precedente. Arta i tehnica negocierilor a cunoscut o dezvoltare fr precedent n Bizan, ntlnindu-se forme ingenioase de practicare a acestora. De-a lungul evoluiei relaiilor internaionale, negocierea a rmas funcia principal a diplomaiei, istoria negocierilor confruntndu-se parial cu cea a diplomaiei din cursul evului mediu. Dup congresul de la Viena (l8l5) sunt recunoscute i consfinite regulile i statutul profesiunii diplomatice, arta negocierii intrnd ntr-o faz nou. Prin crearea Ligii Naiunilor Unite negocierile au cptat i un cadru instituional. Printele modern al negocierilor este considerat RICHELIEU care a dezvoltat teoria supremaiei prioritii intereselor de stat asupra oricrui fel de opinii sau prejudeci sentimentale, doctrinare sau ideologice. Totodat el a subliniat necesitatea respectrii unui tratat, aa cum a fost el semnat i ratificat. Negocierile s-au dovedit, in decursul vremii, a avea un efect formidabil asupra relaiilor dintre ri in special a celor economice. Etimologic, termenul negociere vine de la latinescul "negociatio" care semnific activitate de nego, comer (tocmeal). n general negocierea nseamn arta utilizat pentru ducerea la bun sfrit a unei aciuni ntreprinse att n domeniul relaiilor private ct i n domeniul relaiilor publice. A negocia, indiferent n ce domeniu, presupune discuii care s conduc la un consens. n literatura de specialitate sunt consacrate mai multe definiii pentru negociere.

5

Astfel, MARSCH i GOWER definesc negocierea ca fiind un proces dinamic, de ajutare, prin care cele dou pri, fiecare cu obiectivele sale proprii, discut mpreun pentru a ajunge la o nelegere mutual, satisfctoare, pe baza interesului comun. ARTHUR LALL consider c "negocierea este procesul de abordare a unei dispute sau situaii internaionale prin mijloace panice, altele dect juridice sau de arbitraj, cu scopul de a promova sau realiza o anumit nelegere, mbuntire, aplanare sau reglementare a disputei sau a situaiei ntre prile interesate. n lucrarea "Teoria i practica negocierilor", MIRCEA MALIA definete negocierile ca fiind "procese competitive desfurate n cadrul unor convorbiri de ctre una sau mai multe pri ce accept s urmreasc mpreun realizarea n mod optim i sigur a unor obiective, fixate n cuprinsul unei soluii explicite, agreate n comun". Negocierea utilizat n sfera relaiilor economice, poate fi definit ca un complex de procese, de tratative desfurate intre doi sau mai muli parteneri n vederea realizrii unor nelegeri sau a unor tranzacii comerciale. Negocierea sau tratativele comerciale sunt aciuni i procese ce au loc ntre state, ntre persoane fizice sau juridice, n scopul ncheierii de convenii sau contracte economice. ntre dou sau mai multe state se pot desfura negocieri la nivel de efi de guvern (la nivel nalt) sau mputernicii ai acestora, bilateral sau multilateral. Negocierile ntre comerciani sunt aciuni n care se confrunt cererea cu oferta pentru a ajunge la un consens n diferitele procese economice de interes comun. n definirea acestei negocieri trebuie avute n vedere cteva trsturi eseniale ale acesteia i anume: 1. Negocierea este un fenomen social care constituie un instrument i o metod de conlucrare, de colaborare al crui scop este consensul de voin. 2. Negocierea este un proces competitiv, un "joc strategic", obiectul acestuia coninnd deseori interese comune, ct i unele contradictorii ce necesit compromisuri. 3. Aceast competiie trebuie s se soldeze cu o finalitate optim pentru toi participanii. Experiena arat c negocierile cu efecte pozitive durabile sunt cele care in seama de avantajul reciproc. Deci, n procesul de negociere nu trebuie urmrit victoria total asupra adversarului (partenerului). 4. Negocierea este component a comportamentului uman, comunicarea fiind o trstur definitorie a acestuia. 5. Negocierea poate fi tratat ca activitate practic, ca teorie sau obiect de studiu n nvmntul de specialitate.Aceasta are un caracter complex interdisciplinar, utiliznd metode i tehnici din domeniul psihologiei, sociologiei, modelrii, teoriei jocurilor, istoriei, politologiei, dreptului, etc.

6

6. De asemenea, negocierea este considerat o art, materializat n practic de oameni (negociatori) dotai cu caliti native pentru aceasta activitate. Dei negocierea este funcie central a diplomaiei, acestea se deosebesc prin sfera de cuprindere i arsenalul de metode i tehnici utilizate. Diplomaia se orienteaz cu precdere ctre problemele de protocol, drept diplomatic i consular, regulamente i limbaj. Termenul de diplomaie comercial semnific arta de a negocia ntr-o form plcut i convingtoare, susceptibil s amplifice interesul partenerului i sa duc la ncheierea conveniei sau contractului economic. Aceasta presupune tiin, cultur, arta conversaiei i ntreinerea unei atmosfere optime de lucru.

2. Principii de baz ale negocierilorl. Necesitatea aplicrii legilor obiective ale pieei (legea valorii, legea concurenei) Conform acestui principiu, la negocierile comerciale i, mai ales, la cele cu parteneri strini trebuie s se in seama de existena unor factori obiectivi ce caracterizeaz piaa, cum ar fi: preul mondial preul de monopol, protecionismul, restriciile cantitative etc. n acest context, o firm nu trebuie s produc i/sau s vnd ceea ce poate ci ceea ce este cerut pe pia. 2. Cunoaterea i aplicarea legislaiei, uzanelor i normelor uniforme de drept comercial internaional Cnd negocierile se desfoar ntre partenerii din aceeai tar, acestea cad sub incidena legislaiei rii respective. n situaia n care partenerii sunt din ri diferite se aplic normele uniforme de drept comercial internaional i uzanele internaionale. Necesitatea negocierii compromisului juridic intervine numai n situaiile n care pentru anumite aspecte juridice lipsesc asemenea norme. 3. Respectarea avantajului pentru fiecare participant. Fiecare parte i calculeaz rentabilitatea afacerii pe baza elementelor intime pe care le deine, iar afacerea se ncheie numai dac se asigur avantajul minimal sperat de fiecare participant. n vederea cristalizrii i permanentizrii unor relaii comerciale, negociatorul trebuie s trateze cu solicitudinea cuvenit i asigurarea avantajului cert al partenerului, s nu profite de mprejurrile nefavorabile acestuia, cum ar fi de exemplu: necesitatea unei aprovizionri urgente, supraaprecierea produsului, greeli evidente etc. n orice situaie de tranzacie de afaceri, fiecare parte trebuie s ctige, iar avantajul reciproc nu pune o egalitate ntre avantaje, important fiind ca prile s beneficieze de un anumit ctig. 4. Insepararea negocierilor de activitatea comercial 7

Semnarea unui contract economic reprezint doar finalizarea uneia din etapele negocierilor. Un bun negociator care vrea s vnd (vnztor) se strduiete s respecte ntocmai condiiile de calitate, cantitate, pre, termen de livrare pe care i le-a asumat demonstrndu-i partenerului capacitatea i seriozitatea sa comercial. La rndul su, un cumprtor care pltete preul mrfii la termen i-i respect toate obligaiile asumate prin contract poate participa la noi negocieri de pe poziii egale. De regul, relaiile comerciale nu se limiteaz la doi participani, ci fiecare dintre ei se afl ntr-o continu expansiune venind n contact cu o clientel diversificat. 5. Respectul i ncrederea reciproc n procesul continuu al negocierilor, respectul nseamn onoarea strict a angajamentelor luate. Consimmntul dat, cnd nu este viciat, nu poate fi retractat fr compromitere. ncrederea reciproc este strns legat de respectul reciproc. Fr aceste dou elemente, negocierile sunt considerate compromise nc din faza lor preliminar. ncrederea reciproc se dobndete n jocul corect al dezbaterilor i argumentrilor, dar mai ales a derulrii corecte a tranzaciilor anterioare. 6. Cooperare, ntrajutorare i operativitate Cooperarea presupune analiza comun a unor aspecte, precum i empatia (punerea n locul celuilalt). Cooperarea trebuie s fie activ, multilateral i calificat. Prin aceasta se pot identifica aspecte importante neprevzute ale afacerii, necunoscute anterior. ntrajutorarea se practic pe parcursul derulrii negocierilor care se desfoar paralel cu contractele i poate consta n: scutiri compensatorii de penaliti, reealonri, rectificri de preuri etc. Se mai poate manifesta i n timpul negocierilor contribuind la scoaterea din impas a partenerului. Prile aflate n negociere trebuie s dovedeasc operativitate bazat pe competen i eforturi concentrate. Negociatorii trebuie s se grbeasc ncet (FESTINA LENTE). 7. Compensarea intereselor materiale n tranzaciile comerciale nu se d nimic gratuit aplicndu-se principiul "DO UT DES" (mi dai ii dau). Orice negociator pornete de la principiul c d ceea ce i prisosete i primete ceea ce are nevoie. 8. Principiul politeei, care impune utilizarea la negocieri a limbii partenerului sau a unei limbi de circulaie internaional. Este de preferat utilizarea unor translatori specializai n domeniu. Este interzis ca pe parcursul negocierilor membrii echipei s converseze ntre ei n limba matern sau alt limb necunoscut de partener.

l.3. Obiectul negocierilor

8

Aa cum s-a mai artat nc de la apariia lor, negocierile au avut un obiect foarte divers. De la tratatele de comer i navigaie utilizate pe scar larg, n secolele XVIII - XIX, ca instrumente de statornicire a principiilor i regulilor de politic comercial, s-a ajuns n prezent la o diversitate de instrumente juridice i comerciale ce se ncheie la diferite niveluri i pentru perioade diverse. Astfel negocierile pot avea ca obiect: 1.Meninerea pcii ntre state sau zone geografice precum dezarmarea sub diversele ei aspecte. 2. ncheierea unor convenii de colaborare economic i tehnicotiinific, cum ar fi: a) - acordurile de cooperare economic i tehnico-tiinific; b) - convenii comerciale: - tratate de comer si navigaie; - acordurile comerciale; - protocoale privind schimburile de mrfuri; c) - convenii financiar valutare: - acordurile de clearing; - conveniile de credit; - acordurile privind evitarea dublei impuneri. 3. ncheierea de contracte economice care pot fi: externe; interne. Contractele economice interne presupun ca toi partenerii contractuali i, deci, participani la negocieri s aparin aceleiai ri. Cele externe presupun participarea unor comerciani strini sau a unor elemente de extraneitate. Att contractele interne ct i cele externe pot fi clasificate n funcie de obiectul lor, astfel: - de vnzare-cumprare; - de prestri servicii; - de comision; - de consignaie; - de construcii montaj sau antrepriz; - de asisten tehnic sau service; - de concesiune; - de depozit; - de leasing, barter, franchising etc. 4. Negocieri comerciale multilaterale cum ar fi: - sistemul negocierilor din cadrul G.A.T.T.; - sistemul negocierilor din cadrul Conferinei ONU pentru comer i dezvoltare (UNCTAD); - sistemul de negocieri pentru nfiinarea Sistemului Global de Preferine Comerciale (G.S.T.P.). 5. Negocierea litigiilor economice aprute pe parcursul derulrii acordurilor, nelegerilor i contractelor semnate. 9

Acestea pot fi rezolvate pe calea negocierilor indiferent dac apar ntre parteneri din aceeai ar sau ri diferite. n concluzie, negocierile pot avea ca obiect orice reglementare ce se impune a fi fcut indiferent de domeniul de activitate abordat.

REZUMATUL TEMEI nelegerea negocierii i definirea acesteia a implicat analiza apariiei termenului i a dezvoltrii sale n timp, menionndu-se cele mai importante contribuii teoretice i practice. n acelai timp, sunt prezentate trsturile eseniale ale negocierii cum ar fi faptul c aceasta este un fenomen social care are ca scop consensul de voin; este un proces competitiv, adic un "joc strategic" ce conine deseori interese comune, ct i unele contradictorii ce necesit compromisuri; negocierea este privit ca o competiie ce are o finalitate optim pentru toi participanii i este parte a comportamentului uman, comunicarea fiind o trstur definitorie a acesteia. De asemenea, n cadrul fiecrei negocieri exist o serie de principii de baz ce trebuie aplicate, cum ar fi: necesitatea aplicrii legilor obiective ale pieei (legea valorii, legea concurenei), cunoaterea i aplicarea legislaiei, uzanelor i normelor uniforme de drept comercial internaional, respectarea avantajului pentru fiecare participant, insepararea negocierilor de activitatea comercial, respectul i ncrederea reciproc, cooperare, ntrajutorare si operativitate, compensarea intereselor materiale i principiul politeei. nc de la apariia lor, negocierile au avut un obiect foarte divers. De la tratatele de comer i navigaie utilizate pe scar larg, n secolele XVIII - XIX, ca instrumente de statornicire a principiilor i regulilor de politic comercial, s-a ajuns n prezent la o diversitate de instrumente juridice i comerciale ce se ncheie la diferite niveluri i pentru perioade diverse.

10

TESTE DE EVALUARE 1. Arta i tehnica negocierilor a cunoscut o dezvoltare fr precedent n: a. Grecia b. Imperiul Roman c. Bizan d. Frana Rspuns corect: c 2. Printele modern al negocierilor care a dezvoltat teoria supremaiei prioritii intereselor de stat asupra oricrui fel de opinii sau prejudeci sentimentale, doctrinare sau ideologice este considerat a fi: a. Aristotel b. Napoleon c. Richelieu d. George Washington Rspuns corect: c 3. Care dintre urmtoarele reprezint o trstur esenial a negocierii: a. este un fenomen politic de manipulare i control al populaiei; b. este un fenomen social care constituie un instrument i o metod de conlucrare, de colaborare al crui scop este consensul de voin; c. este un fenomen religios; d. este un fenomen tehnologic. Rspuns corect: b 4. Negocierile cu efecte pozitive durabile sunt negocierile care: a. se soluioneaz cu un singur ctigtor; b. in seama doar de interesul unei pri; c. in seama de avantajul reciproc; d. se desfoar pentru o perioad scurt de timp. Rspuns corect: c 5. Negocierea are un caracter complex interdisciplinar, utiliznd metode i tehnici din domeniul: a. psihologiei; b. sociologiei; c. teoriei jocurilor; d. toate variantele de mai sus sunt corecte. Rspuns corect: d 6. Diplomaia se deosebete de negociere deorece se orienteaz cu precdere ctre: a. problemele de protocol; 11

b. drept diplomatic i consular; c. regulamente i limbaj; d. toate variantele de mai sus sunt corecte. Rspuns corect: d 7. Diplomaia comercial presupune: a. tiin i cultur; b. arta conversaiei; c. ntreinerea unei atmosfere optime de lucru; d. toate variantele de mai sus sunt corecte. Rspuns corect: d 8. Care dintre urmtoarele corespunde principiului de baz al negocierii ce se refer la necesitatea aplicrii legilor obiective ale pieei (legea valorii, legea concurenei) : a. o firm nu trebuie s produc i/sau s vnd ceea ce poate ci ceea ce este cerut pe pia; b. o firm trebuie s produc i/sau s vnd ceea ce poate i nu ceea ce este cerut pe pia ; c. o firm trebuie s produc i/sau s vnd ceea ce poate; d. o firm nu trebuie s produc ceea ce este cerut pe pia. Rspuns corect: a 9. Care dintre urmtoarele nu reprezint un principiu de baz ale negocierii: a. cunoaterea i aplicarea legislaiei, uzanelor i normelor uniforme de drept comercial internaional; b. respectul i ncrederea reciproc; c. nerespectarea avantajului pentru fiecare participant; d. compensarea intereselor materiale. Rspuns corect: c 10. Care dintre urmtoarele reprezint un principiu de baz ale negocierii: a. necesitatea aplicrii legilor obiective ale pieei (legea valorii, legea concurenei); b. principiul politeei; c. insepararea negocierilor de activitatea comercial; d. toate variantele de mai sus sunt corecte. Rspuns corect: d 11. Conform crui principiu negociatorul d ceea ce i prisosete i primete ceea ce are nevoie: a. principiul politeei; b. principiul DO UT DES; c. principiul FESTINA LENTE; d. principiul respectului i ncrederii reciproce. 12

Rspuns corect: b 12. Care dintre urmtoarele nu reprezint convenii financiar valutare: a. acordurile de clearing; b. conveniile de credit; c. acordurile privind evitarea dublei impuneri; d. tratate de comer si navigaie. Rspuns corect: d 1. Cum poate fi definit negocierea n sfera relaiilor comerciale: Rspuns: Negocierea utilizat n sfera relaiilor economice, poate fi definit ca un complex de procese, de tratative desfurate intre doi sau mai muli parteneri n vederea realizrii unor nelegeri sau a unor tranzacii comerciale. 2. Definii negociarea sau tratativele comerciale Rspuns: Negocierea sau tratativele comerciale sunt aciuni i procese ce au loc ntre state, ntre persoane fizice sau juridice, n scopul ncheierii de convenii sau contracte economice. 3. De ce este considerat negociarea o art? Rspuns: Negocierea este considerat o art deoarece este materializat n practic de oameni (negociatori) dotai cu caliti native pentru aceasta activitate. 4. Definii termenul de diplomaie comercial Rspuns: Termenul de diplomaie comercial semnific arta de a negocia ntr-o form plcut i convingtoare, susceptibil s amplifice interesul partenerului i s duc la ncheierea conveniei sau contractului economic. 5. Ce nseamn n negocieri principiul "DO UT DES": Rspuns: n negocieri principiul "DO UT DES" nseamn mi dai ii dau, adic orice negociator pornete de la principiul c d ceea ce i prisosete i primete ceea ce are nevoie. 6. Ce presupun contractele comerciale externe Rspuns: Contractele comerciale externe presupun participarea unor comerciani strini sau a unor elemente de extraneitate.

13

14

TEMA 2 TIPOLOGIA NEGOCIERILOR

Uniti de nvare: Tipuri de parteneri comerciali (de negociere) Caracteristici ale unor negociatori din alte ri Tipologia negocierilor Obiectivele temei: Identificarea diferitelor tipuri de parteneri comerciali (de negociere) Identificarea diferitelor caracteristici ale negociatorilor din alte ri Categorisirea negocierilor n funcie de diverse criterii Timpul alocat temei: 4 ore Bibliografie: 1. Roger Dawson (2007) - Secretele negocierii, Editura Polirom, Iai. 2. Toma Georgescu (1992) - Negocierea Afacerilor, Editura PortoFranco, Galai. 3. Jean-M. Hiltrop, Sheila Udall (1998) - Arta Negocierilor, Editura Teora, Bucureti 4. Robert T. Kiyosaki (2006) - coala de afaceri, Editura Curtea Veche, Bucureti. 5. Gabriela Marinescu (2003) - Negocierea n comunitatea managerial, Editura Gr. T. Popa, UMF Iai. 6. Bill Scott (1996) - Arta negocierilor, Editura tehnic, Bucureti. 7. Constantin Sasu (2003)- Iniierea i dezvoltarea Afacerilor, Editura Polirom, Iai

15

16

Cap II. TIPOLOGIA NEGOCIERILOR2.1. Tipuri de parteneri comerciali (de negociere)Tranzaciile n general, i cele comerciale n special, se efectueaz cu o mare varietate de parteneri ale cror caracteristici deriv din incidena mai multor factori, cum ar fi: forma proprietii, mrimea capitalului, domeniul (obiectul de activitate) etc, sau chiar sistemul juridic care guverneaz firmele reprezentate de negociatori. a) Astfel, n funcie de forma proprietii asupra capitalului deosebim: firme de stat (guvernamentale) cu capital public firme cu capital mixt (de stat i privat n diverse proporii) societi (firme) private b) Dup mrimea lor firmele partenere la negocieri pot fi grupate n mari, mijlocii i mici, existnd anumite intervale valorice de ncadrare a cifrei de afaceri, capitalului etc. c) Partenerii comerciali mai pot fi categorisii i n funcie de poziia lor n cadrul lanului de distribuie, ei putnd avea statul de angrositi, detailiti, comisionari, importatori direci etc. d) n funcie de dinamica activitii desfurate de parteneri se pot deosebi firme stabile (relativ stabile), firme n cretere (cu ritm relativ mare de cretere), precum i firme "n declin". Desigur c n procesul de negociere, apartenena la una din aceste categorii a firmei partenere i va pune amprenta asupra poziiei ocupate, nivelul de aspiraii etc. n ceea ce privete reprezentanii firmelor de negocieri, se deosebesc mai multe tipuri de parteneri: 1. Partenerul primitor care manifest bucurie la ntlnirea vnztorului (exportatorului), se ntreine cu acesta, ascult argumentaiile i propunerile lui, dar nu este interesat s cumpere. n prezena unui astfel de partener trebuie procedat astfel: i se vor pune ntrebri, la care partenerul este obligat s rspund (De exemplu: cum vei utiliza produsul oferit ? Cnd intenionai s cumprai ?). Aceste ntrebri vor contribui la clarificarea poziiei partenerului n sensul c el ar putea s nu aib competena necesar semnrii contractului. 2. Partenerul vorbre. Acesta manifest o anumit veselie, deprtndu-se uneori de la subiectul discuiilor epuiznd timpul alocat negocierii fr a se ncheia vreo convenie. n acest caz trebuie acordat partenerului un timp rezonabil pentru discuii generale dar n permanen se va urmri trecerea la subiect i argumentarea n maniera proprie. 3. Partenerul impulsiv sau care pare impulsiv ntrerupnd des discuia (expunerea). Se enerveaz uor i este posibil ca dup ce i-a dat acordul s revin asupra lui ncercnd s tergiverseze sau s amne deciziile.

17

Fa-n fa cu un asemenea partener, trebuie ncercat tratarea rapid, subliniindu-se avantajele i forndu-se concluzionarea (ncheierea contractului). Se va exercita o presiune de manier amical, dar serioas, de a se lua decizia potrivit (favorabil). Dac partenerul pare suprat se va renuna la detalii. Se vor sublinia avantajele i se va fora finalizarea. 4. Partenerul ezitant. Acest tip de partener detest s ia decizii, este indecis, nervos, att n comportament ct i n gestic i exprimare. Pentru ,,a ajuta un astfel de partener, i se vor prezenta dovezi fr replic i raiuni de logice de urmrire a propunerilor fcute. Este necesar mult fermitate. 5. Partenerul cumptat ascult atent, pune ntrebri detaliate, studiaz n profunzime fiecare element al propunerii. Manierele, gesturile sunt calme, serioase. n acest caz specialistul trebuie s cunoasc bine comparaia dintre produsul propriu i cel oferit de concuren. Se vor furniza toate detaliile i avantajele produsului, ntruct acest tip de partener este interesat n a cumpra. . 6. Partenerul tcut. Partenerul tcut nu se pronun, iar din gesturi sau mimic nu se pot lua indicii n legtur cu inteniile sale. Singurul mijloc de influenare a unui asemenea partener este evidenierea de fapte. Trebuie tratat cu atenie i respect i este necesar s i se pun ntrebri, iar cnd rspunde, specialistul trebuie s fie mai tenace dect el. 7. Partenerul nchis este cel care se dovedete a fi mulumit de partenerii de la care a cumprat pn n prezent, i nu vede motivul schimbrii acestora. El trebuie chestionat n detaliu pentru a vedea ce-i convine mai mult la actualii furnizori i care sunt eventualele nemulumiri. Astfel se va construi argumentaia n vederea oferirii unor avantaje suplimentare. 8. Partenerul circumspect. Acest gen de partener pune accent pe concurena dintre ofertani n scopul obinerii unor avantaje speciale (rabat, credit comercial, etc). El ncheie discuiile cu meniunea c va comunica deciziile pe care le va lua, dup reinerea propunerilor i a setului de prospecte. Pentru a-l convinge c este n interesul su s ia o decizie imediat, va fi determinat s neleag c trebuie s cumpere produsul nostru rapid cu avantaje ca: livrare rapid, pre redus etc. 9. Partenerul temporizator ascult, dar nu vrea sau nu poate s ia o decizie, solicitnd timp necesar conturrii unei preri sau s se decid. n acest sens trebuie identificate motivele temporizrii tratativelor. De asemenea, partenerul va fi ntrebat direct din ce cauz nu poate lua o decizie definitiv. I se va demonstra c ncheind afacerea ctiga timp. 10. Partenerul nemulumit accept discuiile dar atac imediat produsul sau serviciile oferite, cu defecte mai mult sau mai puin reale. Prima sarcin a specialistului este de a stabili dac partenerul are ntr-adevr dificulti pe care el le poate rezolva. n caz afirmativ problemele vor trebui atacate cu curaj pentru a le rezolva operativ. Afirmaia se poate ncheia cu o fraz de genul: "Este n puterea mea s evit erorile pe viitor. Vrei s-mi dai o ans de a v-o

18

dovedi?" 11. Partenerul cu prejudeci este energic i i imagineaz c este atottiutor. Intenioneaz s ia el nsui deciziile i poate prea uneori brutal sau chiar grosolan. Acest tip de partener reacioneaz pozitiv la complimente i flatare, elogiile aduse la adresa lui i a firmei fiind binevenite. n momentul cnd pare ncntat de aprecierea inteligenei i prerii sale, partenerul trebuie ntrebat despre propunerea de afacere deja avansat.

2.2. Caracteristici ale unor negociatori din alte riCunoaterea modului cum acioneaz i reacioneaz diveri parteneri strini pe parcursul negocierilor este foarte util celor implicai n aceast activitate. Negociatorii din SUA i Canada: - nu dispun de cunotine i nu manifest interes fa de ri sau culturi strine; - la primele ntlniri sunt joviali, prietenoi i neprotocolari; - manifest aspecte de egalitarism n relaiile ef-subordonat, ierarhizarea n cadrul delegaiei fiind greu de sesizat; - au tendine de a-i asuma riscuri mari fa de alii, beneficiind de elasticitate i putere de decizie; - apreciaz formele de contracte ct mai sumare i nelegeri sub forma de "gentleman agreement"; - negocierea este vzut ca un proces competitiv, sntos i constructiv, ca un joc de ping-pong; - totul trebuie s fie clar, confortabil, eficient i comensurabil; - acord mare atenie organizrii, punnd accent pe punctualitate; - au o bun prere despre ei, spunnd adesea: ,,EU SUNT EU I SUNT CEL MAI BUN"; - informaiile privind partenerul se rezum la depistarea motivaiilor acestuia n legtur cu tranzacia respectiv, accentul fiind pus pe rapiditate i eficien; - stilul de vorbire este liber, neprotocolar, vestimentaia de regul nonconformist, uneori chiar extravagant; - judecarea litigiilor n SUA dureaz foarte mult i de regul cine se judec cu arbitrajul SUA pierde; - aciunile de protocol sunt destinse, putndu-se invita partenerul la domiciliu sau la mari restaurante, cabareturi etc, pentru ,,obosirea sau ndatorarea lor; - spre deosebire de ali negociatori, cei americani consider c factorul financiar este elementul esenial, prioritar, pentru succesul n negocieri. 19

Negociatorii latino-americani: - imprim afacerilor i discuiilor un ritm mai lent (MANANA - mine), fiind concepia de baz; - ntrzie adesea, dar pretind ca partenerii lor s fie punctuali; - sunt calzi, prietenoi, ospitalieri i le place s vorbeasc despre familie, oraul sau ara lor, - apreciaz pe cine se intereseaz de cultura sau modul lor de via; - manifest o politee exagerat, vecin cu linguirea, ce d o stare euforic i consum timp; - la primele ntlniri sunt mai formali, iar nainte de a trece la negocieri aloc o parte din timp cunoaterii partenerului; - negocierile preferate sunt cu ocazia unor ntlniri protocolare, neoficiale i n spatele cortinei; - revin adesea asupra celor convenite; - solicit prerea partenerilor privind modul cel mai avantajos de plasare a capitalului lor; - compar permanent oferta fcut cu condiiile de pre i calitatea pe care le pot obine n SUA. Negociatorii din Europa Central i de Est - negocierile sunt de regul obositoare i dificile, costnd mult datorit perioadei lungi de semnare a contractelor. Fiind mai prost pltii, cei din est i permit s se tocmeasc; - de regul firmele de stat fiind birocratice i lipsite de flexibilitate, prefer parteneri cunoscui cu care au mai lucrat nainte; - negociatorii est europeni sunt extrem de precaui deoarece sunt n joc n mare parte banii firmelor de stat i orice eroare poate conduce la pierderea slujbei; - datorit lipsei de devize convertibile se ncearc plata importurilor cu produse (barter); - o practic frecvent este de a negocia aspectele tehnice i cele comerciale n mod distinct, cutndu-se obinerea de concesii separate i apoi rediscutarea acestora mpreun, obinndu-se noi concesii; - partenerii din est se simt onorai de sosirea special la negocieri a unor companii de notorietate; - o tehnic abil este aceea de a negocia preul final la nceput. Dup ce preul a devenit ferm, partenerii ncep s solicite faciliti adiionale motivnd lipsa lor de importan (de exemplu colarizarea gratuit a specialitilor); - anse mari de reuit o au partenerii strini care tiu s glumeasc, iar uneori o mic concesie de pre facut de o persoan important poate conduce la accelerarea finalizrii negocierilor; - pentru motive de prestigiu unele firme sunt tentate s fac concesii i s 20

-

-

-

-

semneze contracte cu ocazia unor trguri i expoziii internaionale; discuiile politice trebuie purtate cu grij, pentru a nu jigni susceptibilitatea interlocutorilor; eful delegaiei strine trebuie s fie autorizat nu numai s negocieze dar s poat lua decizia pe loc, altfel va crea dubii privind autoritatea pe care o are; condiiile de plat trebuie discutate naintea stabilirii preului final, pentru c de regul se solicit credite cu dobnzi mici, termene lungi etc; micarea capului la negociatorii bulgari este invers dect la ceilali parteneri, DA nseamn NU i invers; la negocierile cu ruii, trebuie o rezisten la ridicarea paharelor. Uneori, seara, partenerii sunt invitai la mas unde se bea i se mnnc foarte mult, a doua zi fiind obosii influennd negocierile. n unele cazuri apare o echip nou de negociatori care ncearc s stoarc de la partenerul obosit concesii; negocierile cer o mare flexibilitate, perseveren i rbdare deosebit.

Negociatorii din Europa Occidental Francezii consider negocierea ca o dezbatere ampl ce-i propune s gseasc soluii bine fundamentate respectiv ca o competiie antagonist, fr scrupule; - acord importan punctualitii n afaceri i aciunilor cu caracter protocolar n vederea simplificrii finalizrii; - la companiile mari decizia se ia n mod centralizat; - statutul este un factor important n alegerea negociatorilor, clasa social, legturile de familie, vrsta avnd importan; - manifest o anumit doz de naionalism, discutnd numai n francez; - agreeaz momentele de destindere n negocieri prin glume, manifestnd umor i bun dispoziie; Negociatorii suedezi: sunt caracterizai de modestie, punctualitate, eficien i seriozitate, dnd dovad de o anumit rceal; - au o solid pregtire profesional, sunt politicoi i exaci n tot ceea ce spun i ntreprind; - introduc n negocieri un mare grad de seriozitate i au predilecie pentru evitarea riscului; Negociatorii englezi sunt pregtii n mod special n coli de profil i dein o clas nalt n domeniu; - sunt politicoi, punctuali i protocolari; - negociaz pe baz de date concrete, semneaz dup o matur chibzuin i se in de cuvnt asupra celor convenite; - sunt pregtii n prealabil cu scheme de negociere, fie privind 21

-

partenerii, inspiraia de moment jucnd un rol minim; echipa de negociere nu se schimb pe parcurs, iar ntre membrii ei exist o adevrat comunicare spiritual;

Negociatorii germani se conduc dup deviza ,,EIN MAN EIN WORT (un om un cuvnt) i se in de cuvnt n orice mprejurare; - sunt calmi, serioi. siguri pe ei, punctuali, buni profesioniti, exaci n ceea ce ntreprind; - sunt politicoi, protocolari, meticuloi avnd o educaie aleas; - se strduiesc s obin cele mai bune condiii lsndu-l i pe partener s ctige. Negociatorii italieni sunt buni cunosctori ai pieei internaionale i ai firmelor concurente; - le place s se tocmeasc, chiar atunci cnd sunt convini c au ncheiat o afacere bun; - abordarea problemelor se face direct, deschis, iar comunicarea verbal conine o mare ncrctur emoional; - dovedesc flexibilitate dar, sub presiunea timpului i a altor factori i pierd repede rbdarea, putndu-se supra uor; - sunt ospitalieri. apreciaz complimentele i pe cei care cunosc cultura italian; - apreciaz protocolul bine fcut, mesele copioase, buturile fine, muzica i femeile frumoase. Negociatorii din rile Benelux (Belgia, Olanda, Luxemburg) - dau dovad de corectitudine, cinste respectndu-i cuvntul dat; - sunt persevereni n atingerea scopului, insist i caut soluii chiar n situaii aparent fr ieire; - includ n pre o marj de risc pentru a se asigura de o eventual nerespectare a clauzelor contractuale. De regul, marja de negociere este cuprins ntre 10 15%; - sunt sensibili la atenii protocolare cu o valoare simbolic i la felicitri cu ocazii festive, srbtori etc. Negociatorii din Orientul Mijlociu i Apropiat In general, arabilor le place expresivitatea i au manifestri emoionale. - ateptrile ndelungate i ntreruperile frecvente sunt tipice; - un rspuns simplu DA sau NU echivaleaz nu odat cu opusul lor sau n cel mai bun caz cu un "poate"; - exprimarea admiraiei pentru un obiect aparinnd unui arab, trebuie evitat pentru ca el se va simi onorat s l ofere cadou; - sunt ospitalieri, ns omul de afaceri invitat trebuie s evite discuiile despre soie sau fetele gazdei sau ale sale; 22

-

negociatorii sunt emotivi, se supr uor considernd c dac nu te tocmeti i jigneti; ntlnirile de afaceri n grup sunt tipice, ns obiectul discuiei trebuie abordat nu direct ci "printre altele"; revin n mai multe cazuri la lucruri deja convenite care conduc la enervarea i obosirea partenerului; religia joac un rol major, trebuind acordat un respect deosebit obiceiurilor i practicilor musulmane; apreciaz pe cei care cunosc cultura i modul lor de via.

Negociatorii din Africa - ncrederea este esenial pentru reuita unei afaceri cu parteneri africani; - pe primul plan se pune prietenia i orice ntlnire de afaceri ncepe cu o discuie general care dureaz mai mult timp pentru africani, timpul nefiind ceva rigid ("nti oamenii i apoi timpul"). De aceea negociatorii care se grbesc sunt suspicioi n sensul c au intenia de a nela. Tot n acest context, al timpului, ntrzierile fac parte din firescul vieii; - o mare parte a negociatorilor au studii n strintate, fiind buni cunosctori ai limbilor strine i problemelor comerciale. Ei sunt selecionai dup atributele personale i statutul lor; - manifest un anumit orgoliu naional pretinznd s fie tratai de la egal la egal, solicitnd avantaje unilaterale, considernd c firmele lor sunt mai srace; - fac mereu afirmaii neconforme cu realitatea, epatnd, chiar simulnd convorbiri telefonice cu nalte autoriti locale (minitrii, preedini etc.), iar inuta vestimentar este adesea neglijat; - pe parcursul negocierilor schimb echipa de negociere pentru reluarea problematicii discutate, punndu-se mare accent pe ncrederea reciproc, iar deciziile se iau cu mare greutate; - negocierile sunt pregtite n general superficial, mai ales datorit lipsei de informaii, propriile interese fiind adesea confuze; - gesturile sunt utilizate intens n cadrul procesului de comunicare, nlocuind uneori chiar vorbirea. Negociatorii din Asia Nu se pot generaliza trsturile caracteristice ale negociatorilor asiatici, ele difereniindu-se de la o zon la alta i de la o ar la alta. n ASIA timpul este perceput ca o roat ce se ntoarce mereu spre acelai punct, comparativ cu SUA sau Europa unde timpul este perceput ca o sgeat aruncat n spaiu ce nu se mai ntoarce niciodat la punctul de plecare. n rile asiatice, individul este apreciat n contextul grupului din care face parte, existnd diferene de concepii ntre generaii, iar relaiile se formeaz ntr-un 23

timp mai ndelungat. La negocieri ei utilizeaz manierele indirecte, subtile, evitnduse abordarea direct i deschis a problemelor. n aceast zon se face difereniere ntre relaia personal i cea profesionala, asiaticii prefernd s fac afaceri cu parteneri pe care i cunosc personal. Pe parcursul negocierilor cu parteneri asiatici se impune respectarea anumitor principii, cum ar fi: - autoritile centrale (guvernul), reprezint punctul central de referin pentru comerciantul asiatic, ntreinerea unor relaii bune cu "birocraii" dovedindu-se benefic; - ceea ce reprezint o problem economic pentru firma asiatic, poate fi o problem politic pentru guvernul rii respective; - pentru luarea unei decizii este nevoie de timp mai ndelungat, deoarece un minut de gndire pentru un asiatic este o durat normal de reflexie, rezolvarea problemei fiind mai puin important dect modul efectiv de rezolvare. - negociatorul strin trebuie s se adapteze mediului local, dar s nu ncerce s imite, s dea dovad de politee, sa trateze de pe poziii egale i s-i aduc aminte mereu c e oaspete. Negociatorii chinezi - se dovedesc a fi gazde ospitaliere, apreciaz complimentele, manifestnd reticen fa de negociatorii tineri i femei; - nu accept s declaneze negocierile pn nu sunt create condiiile solicitate de ei, de exemplu mrimea unui pre; - negocierile sunt deseori greoaie, ei negrbindu-se niciodat, folosesc echipe numeroase, schimbndu-se ntre ele i aduc n discuie probleme politice; - n echipele de negociere sunt muli specialiti care permanent ntreab cte ceva, lansnd astfel o ofensiv care conduce la oboseala fizic i psihic a partenerilor. Negociatorii din Japonia nu negociaz niciodat cu crile pe fa, fiind considerai ,,ermetici sau ,,capsulai; n adoptarea deciziilor un rol important l joac conducerea de mijloc (directori la diferite nivele), durata adoptrii acestora fiind mai lent, dar punerea n practic fiind rapid i garantat. situaiile legate de protocol sunt extrem de importante, se utilizeaz translator, nediscutnd direct, pentru a ctiga timp de gndire; au o inut protocolar, prezint cri de vizit i cer de la parteneri acelai lucru; argumentele prezentate se bazeaz pe fapte, pe tradiie, pe logica rece, glumele i ironiile trebuie evitate pe ct posibil; datorit educaiei primite japonezii nu spun niciodat ,,NU categoric.

-

24

-

-

Utiliznd rspunsuri evazive, iar cuvntul ,,MAI poate sugera ncurajare, dar foarte rar acordul deplin; negocierea cere mult experien i rbdare, japonezii fiind considerai "catri" n negocieri, ei dnd sens expresiilor: "Bea ceai dintr-o ceac goal", "Ascult cum crete piatra", "Aplaud cu o singur palm" etc. au un sistem bine pus la punct de stocare i folosire a informaiilor, inclusiv despre parteneri, pregtind cu minuiozitate negocierile; gestul de a bate prietenete pe umr deranjeaz pe japonezi, iar strnsul i scuturatul minii i dezgust; cu excepia ieirii din lift, femeile merg n urma brbailor; negociatorul japonez are o concepie agresiv cu privire la pia i concuren. Ei urmresc nu s prospecteze pieele ci s le ctige, utiliznd o strategie ofensiv de cuceritori.

Negociatorii indonezieni - nu acord importan mare aciunilor de protocol, dei acestea sunt frecvente i destinse; - stabilesc cu uurin contracte de afaceri, gesturile i atitudinile sunt spontane, cu o mare ncrctur emoional; - vestimentaia este nonconformist ( cma cu mnec scurt i cravat), utilizndu-se limba englez sau olandez; - deciziile se iau dup o matur chibzuin, n special pentru contracte importante.

PARTENERI DIFICILI I INCORECI

Recunoaterea situaiilor dificile i abordarea lor Exist oameni cu care este foarte greu s pori negocieri, bazate pe a da i a primi. Trebuie s detectai partenerii de negociere care folosesc tactici incorecte i diverse subterfugii n scopul de a obine avantaje. Prin ocolire, minciun, lucruri ascunse i manipulare ru-voitoare, aceti oameni ncearc a obine succese, att n negocieri ct i n via, pe seama altora. Fii pe poziie atunci cnd avei impresia c cel cu care negociai ar putea fi un astfel de om. Aceti oameni se pot preface cu mult uurin, astfel nct dumneavoastr s nu remarcai nimic deosebit la nceput.

Partenerul de negociere evit rspunsurile

25

Evitarea este o tactic foarte necinstit. Exist oameni care folosesc aceast tactic pentru a voala ceva. La o ntrebare direct ei rspund cu o cascad de cuvinte, ncercnd s devieze ct mai mult de la rspunsul ateptat. ntrebrile nchise sunt de asemenea puin utilizabile n cazul acestora. Scopul acestei tactici necinstite este de a v abate de la obiectivele dumneavoastr. i asta de multe ori chiar funcioneaz. De regul, nimeni nu are rbdare, dup o asemenea pledoarie n loc de rspuns, s ntrebe acelai lucru. De multe ori, cel care ntreab poate c a i uitat deja ntrebarea pe care a pus-o. Cnd un partener de negociere ncearc s v abat, observai exact care sunt temele la care el acioneaz n acest fel. Cel mai probabil, n aceste puncte are ceva de ascuns i dorete ca aceste puncte s rmn neclare. De aceea, inei cont de urmtoarea recomandare: Insistai asupra punctelor pe care partenerul dumneavoastr le evit. ntrebai-v de ce partenerul dumneavoastr evit anumite puncte i dac un partener cinstit ar fi putu da un rspuns clar la ntrebarea dumneavoastr. Cnd avei confirmarea c partenerul dumneavoastr evit un anumit punct, insistai pn cnd obinei un rspuns clar. Partenerul de negociere minte Cnd partenerul dumneavoastr ncearc s v mint, suntei ntr-o situaie dificil. n acest caz, avei o singur ans, i anume aceea de a aduna suficiente informaii pe care s le evaluai nainte de negociere i s ncercai n timpul discuiei s decelai abaterile i neconcordanele. Dac avei impresia c partenerul de negociere minte, este de folos s punei ntrebri detaliate referitoare la acea tem sau reluai discuia despre aceast tem, observnd dac apar neconcordane, deoarece oamenii care mint nu mai tiu exact ce au spus sau ce au promis. Putei descoperi cel mai bine o minciun, atunci cnd remarcai contradicii ntre lucrurile afirmate de partenerul dumneavoastr n timpul discuiei de fa sau n discuii anterioare.

26

Este posibil ca minciunile s se manifeste i prin limbajul corpului opozantului dumneavoastr. Muli oameni, atunci cnd mint, evit contactul privirii sau se comport nesigur. Prin observare exact i analiz, putei recunoate fr gre minciuna.

Manipularea ru-voitoare Conotaia cuvntului manipulare este de cele mai multe ori una negativ. A manipula nseamn a influena oamenii cu bun-tiin. A influena nu este n esen ceva negativ, influena putnd fi folosit i spre binele sau succesul celorlali, deci poate avea i o valoare pozitiv. Manipularea ru-voitoare este atunci, cnd manipulatorul influeneaz pe cineva n scopul de a obine un avantaj, dezavantajndu-i partenerul de negociere. Atunci cnd sesizai intenia manipulrii, trebuie s v gndii foarte bine dac din aceast manipulare v vei alege cu dezavantaje. Semne ale manipulrii pot fi, de exemplu, urmtoarele expresii ale partenerului de negociere: Exemplu Suntem amndoi oameni de afaceri cu experien, care negociem la un nivel nalt. Sunt sigur c i dumneavoastr suntei de prerea c nu trebuie s ne concentrm asupra fiecrui fleac.. M bucur s discut cu un partener att de experimentat cum suntei dumneavoastr. Muli oameni se tem n ziua de astzi s ia decizii rapide. La urma urmei, viteza de reacie i rapiditatea lurii deciziei sunt factori care duc la succesul unei companii, aa c sunt sigur de nelegerea dumneavoastr c este necesar s lum o decizie aici, pe loc. Scopul unei asemenea exprimri sugestive este acela de a fora pe cineva s ia o decizie n interesul manipulatorului. Manipulatului trebuie s-i fie greu s rspund altfel dect n modul sugerat. Recomandare: Nu v lsai influenat s luai o decizie rapid dac avei sentimentul c trebuie s cntrii nc o dat consecinele unei astfel de decizii. Ignorai asemenea exprimri sugestive, sau, de exemplu, rspundei ofensiv:

-

27

Exemplu Da, mi place s iau decizii, iar compania noastr are un succes att de mare, pentru c gndim cu atenie fiecare decizie.

Citarea i presupunerile false O alt tactic este citarea fals. n acest caz, vi se spune c ai fcut o afirmaie pe care de fapt nu ai fcut-o sau o ter parte este citat fals. ntr-o astfel de situaie trebuie s reacionai imediat i s clarificai faptele.

Defensiv sau atac Partenerii care se apr i care atac sunt de asemenea dificili. Oamenii care se apr sunt la baza lor sceptici. Ei au de obicei un comportament rigid, sunt nencreztori, i n anumite circumstane, pot fi dumnoi. Ei construiesc un zid n jurul lor n scopul de a se proteja. Asemenea parteneri de negociere trebuie mai nti convini c negocierea va fi onest i c se va face n aa fel nct ambele pri vor avea de ctigat. Anumii oameni au obiceiul s atace mai nti. Urmnd motto-ul Cea mai bun aprare este atacul, ei atac partenerul de negociere pentru a-i arta cu cine are de-a face. Cel mai probabil, a negocia nseamn pentru ei a ctiga sau a pierde, i s piard nu vor n nici un caz. Nu v lsai condui spre a reaciona la fel, adic s atacai sau s v aprai.

Reguli generale pentru discuii dificile A negocia cu parteneri necinstii este greu i este necesar s v gndii foarte bine dup la ce consecine a avut o asemenea negociere, i dac relaia cu un astfel de partener este chiar n interesul dumneavoastr. Pentru situaia actual a discuiei este valabil urmtorul sfat: ncercai s pstrai un cap limpede. Cntrii dac este mai de folos s ntrerupei negocierea i s evitai o ncheiere sau mai degrab, s continuai negocierea i s extragei tot ce putei din discuia actual.

28

Nu pierdei din vedere scopurile Nu ntrerupei prea devreme o negociere; gndii-v c partenerul dumneavoastr poate avea mijloace legale pentru a v convinge. O negociere lipsit de onestitate nu trebuie s duc neaprat la concesii forate sau la renunare din partea dumneavoastr. Ai putea regreta mai trziu c ai cedat att de repede n faa unui atac. Pstrai clar n minte care sunt scopurile i alternativele dumneavoastr.

Surprinderea partenerului de negociere O regul de baz a comunicrii spune, c un stimul pozitiv duce la un rspuns pozitiv, pe cnd un stimul negativ provoac un rspuns negativ. n domeniul negocierii, aplicarea acestui principiu poate fi fatal: La un atac se rspunde cu un atac, dup contraziceri urmeaz cearta i la ascultarea neatent se rspunde cu dezinteres. Dac procedai n acest mod n mediul de afaceri i n negocieri, pierdei rapid; putei pierde un client important, un contract, sau chiar credibilitatea. Prin ceart nu vei obine nici o nelegere, nelegere care este chiar scopul dumneavoastr. Cel mai indicat este s nu intrai deloc n asemenea situaii. Partenerul de negociere nu se va atepta la asta, va fi surprins de faptul c dumneavoastr aplanai conflictul i v adaptai la situaie.

Ascultarea cu atenie Atunci cnd avei impresia c partenerul dumneavoastr nu este onest, c suntei permanent atacat i v confruntai cu contraziceri, ascultarea exact este foarte important: Lsai-v partenerul s vorbeasc, nu-l ntrerupei. Punei-v n locul partenerului dumneavoastr: ce interese are el, ce scopuri urmrete, de ce reacioneaz n acest mod? Punei ntrebri care s duc la stabilirea poziiei partenerului de negociere. n acest fel, obinei multe informaii pe care le putei folosi ulterior n discuie.

Acceptarea prerilor diferite 29

Trebuie s acordai partenerului dumneavoastr dreptul de a avea propriile sale preri. Prin aceasta, suntei nc departe de a accepta preri. Acceptai prerile diferite ca alte puncte de vedere, care aduc n joc aspecte noi i noi impulsuri. Numai prin existena alternativelor este posibil s se ajung la o decizie (=cea mai bun). Dac partenerul dumneavoastr are alte preri i v atac, atunci pstrnd n minte scopurile dumneavoastr, ar trebui s procedai dup cum urmeaz: Semnalizai partenerului dumneavoastr c ascultai cu atenie. Lsai-l s vorbeasc, nu-i ntrerupei discursul. Exprimai-v acordul cu partenerul de negociere ct mai des posibil. Cutai lucruri n legtur cu care avei n fond aceeai prere. Artai clar partenerului c suntei de acord, trimind mici semnale. n acest fel, partenerul de negociere va fi mult mai deschis pentru continuarea discuiei i v va fi mai uor s discutai ulterior puncte asupra crora prerile difer. Fii linitit, sigur de sine i stpn pe situaie n timpul discuiei. Artai prin limbajul corpului i prin voce c suntei sigur de sine i puternic. Atacul i contradicia pot uor s v devieze de la el. Dac nu luai la modul personal prerile diferite, v va fi uor s reacionai cu mult stpnire de sine. Atunci cnd partenerul de negociere v atac, atragei-i prietenos atenia asupra comportamentului su. n acest caz, adresarea cu persoana ntia singular este cea mai indicat. Am sentimentul c atacurile dumneavoastr sunt foarte personale. Dup prerea mea, purtnd o discuie la obiect, putem ajunge mai repede la finalul dorit. Rspundei suprrii provocate partenerului de o ntrebare, prere sau o exprimare printr-o scuz. O afirmaie de genul mi pare ru, cred c nu am ales cea mai fericit exprimare face posibil continuarea constructiv a discuiei. Ar trebui s folosii aceast metod, indiferent dac suprarea este justificat sau nu. Scuzele semnalizeaz partenerului de negociere c avei nelegere pentru situaia respectiv. n acest fel, putei reveni la subiect i facei posibil discuia constructiv.

30

Punei ntrebri la care partenerul de negociere s rspund cu Da. Prin afirmaie, creai o atmosfer propice continurii discuiei.

Iniierea nelegerii Aplicnd procedurile de mai sus, ai fcut posibil atingerea unei nelegeri. Schimbai situaia acum: Reformulai afirmaia partenerului dumneavoastr n aa fel, nct problema s-i apar ca fiind corect. Interpretai afirmaiile i dovezile partenerului dumneavoastr. Punei accent pe faptul c ai neles exteriorizarea lui. Interpretarea unei afirmaii este ntotdeauna n sarcina aceluia, cruia i este adresat. Punei ntrebri menite s rezolve problemele. Prezentai condiiile cerute de partenerul de negociere ca fiind posibile opiuni, n timp ce formulai alte opiuni. Rugai-v partenerul s v ofere ajutor i sfaturi. naintai propuneri constructive de a ajunge la o nelegere. Punei-v n locul partenerului dumneavoastr i ncercai s identificai care sunt interesele ascunse ale acestuia: - Are scopul de a ctiga negocierea n condiiile sale, pentru a se arta priceput n ochii efilor si? - Poate poziia lui este de fapt mult mai slab i vrea s ctige prin atacuri i contradicii? - Este el constrns s obin un rezultat bun n faa efilor, a partenerilor de afaceri sau n faa consoartei? Ce argumente convingtoare ai gsi, dac ai fi n situaia lui? Gndii-v de asemenea cum ar arta cea mai bun alternativ pentru partenerul dumneavoastr, n cazul n care nu se poate ajunge la o nelegere. Avei un avantaj foarte mare cnd naintai propuneri i oferte, care sunt mai bune dect cea mai bun alternativ a partenerului de negociere. Exprimai-v punctul de vedere, fr a v provoca partenerul de negociere. Susinei-v prerea, exprimndu-v de la persoana ntia, i consolidai-v punctul de vedere, folosind argumente bune, cu care s subliniai clar avantajele i foloasele ce decurg din ele. Rugai-v partenerul s v dea un feedback i asigurai-l c acest feedback nu va influena ajungerea la o nelegere. n acest fel, partenerul dumneavoastr va rmne deschis pentru discuie i alte soluii.

31

Gndii-v la urmtorul lucru: Partenerul dumneavoastr de negociere dorete si apere reputaia i vrea s se simt ctigtor. Chiar i atunci cnd propunerea dumneavoastr este foarte bun din punctul de vedere al partenerului dumneavoastr, lui i-ar putea fi greu s o accepte, pentru c acceptnd-o, ar recunoate c propunerea dat este mai bun dect a lui. De aceea: Prezentai-v propunerile n aa fel, nct acestea s par legate mcar n parte de ideile lui. Multe negocieri dau gre numai pe motivul c partenerul nu vrea s dea napoi, pentru c i-ar pierde prestigiul. Recunoaterea este unul dintre cei mai importani factori motivatori ai omului. Atunci cnd partenerul dumneavoastr poate s-i apere reputaia, sentimentul de valoare i al onoarei nu vor fi rnite. Acest lucru permite partenerului dumneavoastr s se prezinte bine n faa celorlali i i aduce recunoatere prin faptul c a obinut un rezultat bun n negociere.

Posibile consecine negative ale unui eec n scopul de a ajunge la o nelegere ntr-o negociere dificil, poate fi de folos s v referii la consecinele unui eec al negocierii. Explicai cu atenie partenerului de negociere, ce dezavantaje recurg din situaia n care nu se poate ajunge la o nelegere. Subliniai n schimb, ce avantaje ar aduce un acord. Enumerai calm alternativele pe care le avei, n cazul n care nu se ajunge la o nelegere. Fii ntotdeauna ateni, c ceea ce spunei s nu fie interpretat drept ameninare. Trebuie ntotdeauna s evitai ameninrile n cadrul negocierii. Ameninarea provoac agresiune i contradicie. Apelnd la ameninri, punei n pericol relaiile de lung durat. Ameninnd, de exemplu, cu demisia, atunci cnd v negociai o cretere de salariu, punei n pericol colaborarea viitoare.

32

Atunci cnd nu vrei s evitai ameninarea ntr-o negociere, trebuie s artai n mod clar, c vei pune n aplicare ameninarea respectiv, n cazul n care nu se va putea ajunge la o nelegere. Prestigiul dumneavoastr poate fi afectat dac folosii ameninarea. De asemenea, este posibil s v facei de rs i s nu mai fii luat n serios.

Atunci cnd partenerul de negociere ncearc s v nele, folosind minciuni i manipulare ru-voitoare, cnd se protejeaz i atac: ascultai cu mult atenie ce are de spus i observai limbajul corpului, n scopul de a-i dejuca planurile. Nu rspundei cu aceeai moned. Mult mai eficient este s rmnei calm, s ascultai cu atenie, s-l lsai s vorbeasc, s artai nelegere i s reacionai altfel dect n modul ateptat de partenerul dumneavoastr. n cazul n care apar preri diferite, semnalizai partenerului dumneavoastr c acceptai punctul lui de vedere. Cutai aspecte pariale n care suntei de acord i exprimai-v acordul. Reacionai cu stpnire de sine la preri diferite. Rmnei calm i ignorai atacurile cu caracter personal. Atragei-i atenia asupra comportamentului su la modul prietenos. Explicai care este punctul dumneavoastr de vedere, fr a v provoca partenerul de discuie. Luai n considerare condiiile partenerului ca fiind posibile opiuni i formulai opiuni suplimentare, care sunt convenabile pentru dumneavoastr. Prezentai-v propunerile n aa fel, nct ele s par legate de ideile partenerului de negociere, i ncercai s-i dai sentimentul c el este cel care ctig.

33

3.3. Tipologia negocierilorDatorit multitudinii de aspecte abordate n procesul de negociere, scopul i participanii la acestea, se poate concluziona c exist o adevrat tipologie a negocierilor. Astfel, n funcie de domeniul n care se utilizeaz, negocierile pot fi: - diplomatice; - comerciale. Ambele categorii de negocieri pot mbrca mai multe forme i anume: - stabilirea de contacte, ca puncte de plecare pentru derularea unui dialog ntre pri; - conversaiile, ce reprezint o form mai avansat de dialog, putnduse face prin: telefon, telex, fax etc; - discuiile ca form mai concret de negociere; - dezbaterile pe marginea unei teme dinainte fixat; - schimburile de vederi-form de contact ce presupune un mai mare grad de angajare fa de formele anterioare: - convorbirile la diferite nivele, acestea reprezentnd adesea forme de negociere propriu-zisa. 1. n funcie de scopul (obiectivele) urmrite, negocierile pot fi: a. pentru iniierea de tranzacii noi; b. pentru prelungirea unor acorduri ncheiate anterior, acestea fiind mult simplificate i de o durat mai scurt. c. pentru modificarea unor acorduri preexistente n sensul lrgirii, diversificrii sau reducerii sferei de aplicaii convenite anterior; d. pentru normalizarea unor situaii aprute n derularea unor acorduri i eliminarea strilor anormale constatate de pri (Ex: ntrzierea livrrilor de mrfuri n mod repetat); e. pentru redistribuirea unor bunuri, creane, teritorii sau zone de interes, piee, etc. f. sterile, fr rezultate concrete. 2. Dup nivelul la care se poart negocierile, se grupeaz astfel: a) negocieri la nivel macroeconomic ce se deruleaz ntre: - grupri economice (GATT - CEE); - grupri economice i guverne (FMI - Guvernul Romniei); - interguvernamentale (Guvernul Romniei - Guvernul Moldovei); - interdeparta b) negocierile la nivel mediu (mixt), ce se poart ntre guverne i firme (Guvernul Romniei i firma COUPERS i LEIBRANDS pentru acordarea de asisten). c) negocieri la nivel microeconomic, ce se poarta ntre firme de diverse 34

mrimi sau forme juridice. 3. Dup numrul de participani, negocierile pot fi: a) bilaterale (intre dou pri); b) multilaterale (triunghiulare, pentagonale etc.). Participanii la negocieri pot aciona n nume propriu, pe baza unui mandat sau ca independeni. n funcie de implicarea n discuii pot fi activi, pe post de observatori sau pur i simplu perturbatori. 4. Dup modul cum se poart, negocierile sunt: a) directe, purtate ntre prezeni, prin telefon sau o form de coresponden; b) indirecte, ce presupun existena unui intermediar; c) n timp, acestea putndu-se derula n mod succesiv sau simultan. 5. n funcie de felul tranzaciei ce face obiectul negocierilor, acestea pot fi: a) negocierea unui contract de vnzare-cumprare; b) cooperare; c) de service; d) de transport asigurare; e) de turism; f) de arbitraj valutar etc. 6. n funcie de felul mrfurilor ce fac obiectul tranzaciilor negociate, deosebim: a) negocierea tranzaciilor cu mrfuri de burs; b) de nalt tehnologie; c) alimentare.

35

REZUMATUL TEMEI Prezentarea diferitelor tipuri de parteneri de negociere permite identificarea stilului de negociere al acestora. Iar n funcie de abordrile pe care acetia le au pe parcursul negocierii, se pot folosi o serie de metode pentru a rspunde i a finaliza pozitiv negocierile. De exemplu n cazul partenerului vorbre este indicat a i se acorda acestuia un timp rezonabil pentru discuii generale dar n permanen se va urmri trecerea la subiect i argumentarea n maniera proprie. Dei exist numeroare tipologii de parteneri de negociere (primitor, vorbre, impulsiv, ezitant, cumptat, tcut, nchis, temporizator, nemulumit, cu prejudeci) pe parcursul negocierii partenerul poate trece dintr-o tipologie n alta, n funcie de situaie, neexistnd un model unic pentru fiecare partener. De asemenea, negocierile purtate cu parteneri din alte ri implic cunoaterea pe lng cultura acestora a unor trsturi ce se manifest pe parcursul negocierilor, fiecare naionalitate avnd anumite abordri referitoare la punctualitate, durata negocierilor, protocol, tip de comunicare, pregtirea discuiilor, sinceritate, informaii furnizate etc. Cunoaterea acestor trsturi faciliteaz purtarea unor negocieri benefice pentru ambele pri i stabilirea unor relaii de parteneriat prospere i de lung durat. Negocierile pot fi categorisite n funcie de mai multe criterii cum ar fi: scopul sau obiectivele urmrite, nivelul la care se poart (macroeconomic, mediu, microeconomic), numrul de participani (bilaterale, multilaterale), dup modul n care se poart (directe, indirecte, n timp), felul tranzaciei i al mrfurilor care fac obiectul lor (cu mrfuri de burs, tehnologice sau alimentare).

36

TESTE DE EVALUARE

1. n funcie de dinamica activitii desfurate de parteneri, se pot deosebi firme: a. mari; b. mici i mijlocii; b. firme n cretere (cu ritm relativ mare de cretere); c. microntreprinderi. Rspuns corect: c 2. Care tip de partener de negociere manifest o anumit veselie, deprtndu-se uneori de la subiectul discuiilor epuiznd timpul alocat negocierii fr a se ncheia vreo convenie: a. partenerul primitor; b. partenerul vorbre; b. partenerul impulsiv; c. partenerul ezitant. Rspuns corect: b 3. Fa-n fa cu care tip de partener de negociere trebuie ncercat tratarea rapid, subliniindu-se avantajele i forndu-se concluzionarea (ncheierea contractului): a. partenerul primitor; b. partenerul vorbre; b. partenerul impulsiv; c. partenerul ezitant. Rspuns corect: c 4. Partenerul nchis este: a. partenerul care ascult atent, pune ntrebri detaliate, studiaz n profunzime fiecare element al propunerii; b. cel care se dovedete a fi mulumit de partenerii de la care a cumprat pn n prezent, i nu vede motivul schimbrii acestora; c. cel care manifest bucurie la ntlnirea vnztorului (exportatorului), se ntreine cu acesta, ascult argumentaiile i propunerile lui, dar nu este interesat s cumpere; d. cel care manifest o anumit veselie, deprtndu-se uneori de la subiectul discuiilor epuiznd timpul alocat negocierii fr a se ncheia vreo convenie Rspuns corect: c

37

5. Partenerul cumptat este: a. partenerul care ascult atent, pune ntrebri detaliate, studiaz n profunzime fiecare element al propunerii; b. cel care se dovedete a fi mulumit de partenerii de la care a cumprat pn n prezent, i nu vede motivul schimbrii acestora; c. cel care manifest bucurie la ntlnirea vnztorului (exportatorului), se ntreine cu acesta, ascult argumentaiile i propunerile lui, dar nu este interesat s cumpere; d. cel care manifest o anumit veselie, deprtndu-se uneori de la subiectul discuiilor epuiznd timpul alocat negocierii fr a se ncheia vreo convenie Rspuns corect: a 6. Partenerul circumspect este: a. partenerul care ascult atent, pune ntrebri detaliate, studiaz n profunzime fiecare element al propunerii; b. pune accent pe concurena dintre ofertani n scopul obinerii unor avantaje speciale (rabat, credit comercial, etc); c. cel care manifest bucurie la ntlnirea vnztorului (exportatorului), se ntreine cu acesta, ascult argumentaiile i propunerile lui, dar nu este interesat s cumpere; d. cel care manifest o anumit veselie, deprtndu-se uneori de la subiectul discuiilor epuiznd timpul alocat negocierii fr a se ncheia vreo convenie Rspuns corect: b 7. Care dintre urmtoarele trsturi nu corespunde partenerul de negociere din SUA sau Canada: a. au tendine de a-i asuma riscuri mari fa de alii, beneficiind de elasticitate i putere de decizie; b. dispun de cunotine i nu manifest interes fa de ri sau culturi strine; c. au o bun prere despre ei, spunnd adesea: ,,EU SUNT EU I SUNT CEL MAI BUN"; d. manifest aspecte de egalitarism n relaiile ef-subordonat, ierarhizarea n cadrul delegaiei fiind greu de sesizat. Rspuns corect: b 8. Care dintre urmtoarele trsturi nu corespunde partenerul de negociere latino-american: a. sunt calzi, prietenoi, ospitalieri i le place s vorbeasc despre familie, oraul sau ara lor; b. manifest o politee exagerat, vecin cu linguirea, ce d o stare euforic i consum timp; c. imprim afacerilor i discuiilor un ritm mai lent (MANANA - mine), fiind concepia de baz; d. sunt punctuali. Rspuns corect: d

38

9. Care dintre urmtoarele trsturi nu corespunde partenerul de negociere din Europa Central i de Est: a. sunt extrem de precaui deoarece sunt n joc n mare parte banii firmelor de stat i orice eroare poate conduce la pierderea slujbei; b. invit partenerii la mas unde se bea i se mnnc foarte mult, a doua zi fiind obosii influennd negocierile. n unele cazuri apare o echip nou de negociatori care ncearc s stoarc de la partenerul obosit concesii; c. nu se simt deloc onorai de sosirea special la negocieri a unor companii de notorietate; d. micarea capului la negociatorii bulgari este invers dect la ceilali parteneri, DA nseamn NU i invers. Rspuns corect: c 10. Care negociatori includ n pre o marj de risc pentru a se asigura de o eventual nerespectare a clauzelor contractuale (de regul, marja de negociere fiind cuprins ntre 10 15%): a. negociatorii italieni b. negociatorii din Benelux c. negociatorii americani d. negociatorii din Orientul Mijlociu i Apropiat Rspuns corect: b 11. Negocierea cu care negociatori din care ar cere mult experien i rbdare, acetia fiind considerai "catri" n negocieri, ei dnd sens expresiilor: "Bea ceai dintr-o ceac goal", "Ascult cum crete piatra", "Aplaud cu o singur palm" etc: a. negociatorii italieni b. negociatorii din Benelux c. negociatorii americani d. negociatorii japonezi Rspuns corect: d 12. Dup modul cum se poart negocierile sunt: a. directe, purtate ntre prezeni, prin telefon sau o form de coresponden; b. indirecte, ce presupun existena unui intermediar; c. n timp, acestea putndu-se derula n mod succesiv sau simultan. d. toate variantele de mai sus sunt corecte. Rspuns corect: d

39

1. n faa crui tip de partener de negociere se vor prezenta dovezi fr replic i raiuni de logice de urmrire a propunerilor fcute, fiind necesar mult fermitate? Rspuns: Fa de partenerul ezitant.

2. Enumerai apte tipuri de partener de negociere: Rspuns: Primitor, vorbre, impulsiv, ezitant, cumptat, tcut, nchis, temporizator, nemulumit, cu prejudeci. 3. Care tip de partener de negociere este energic i i imagineaz c este atottiutor. Intenioneaz s ia el nsui deciziile i poate prea uneori brutal sau chiar grosolan? Rspuns: Partenerul cu prejudeci. 4. Negociatorii din ce ar sunt pregtii n prealabil cu scheme de negociere, fie privind partenerii, inspiraia de moment jucnd un rol minim? Rspuns: Negociatorii englezi. 5. Negociatorii din ce ar apreciaz protocolul bine fcut, mesele copioase, buturile fine, muzica i femeile frumoase? Rspuns: Negociatorii italieni. 6. Menionai trei tipuri de negocieri, n funcie de scopurile (obiectivele) urmrite: Rspuns: a) pentru iniierea de tranzacii noi; b) pentru prelungirea unor acorduri ncheiate anterior, acestea fiind mult simplificate i de o durat mai scurt. c) pentru modificarea unor acorduri preexistente n sensul lrgirii, diversificrii sau reducerii sferei de aplicaii convenite anterior; d) pentru normalizarea unor situaii aprute n derularea unor acorduri i eliminarea strilor anormale constatate de pri (Ex: ntrzierea livrrilor de mrfuri n mod repetat); e) pentru redistribuirea unor bunuri, creane, teritorii sau zone de interes, piee, etc. f) sterile, fr rezultate concrete.

40

TEMA 3 PREGTIREA NEGOCIERILOR

Uniti de nvare: Logistica negocierilor Sistemul informaional specific negocierilor Stabilirea planului tactic i a agendei negocierii Obiectivele temei: Explicarea logisticii negocierilor Descrierea organizrii sistemului informaional specific negocierilor, a surselor de informaii precum i a indicaiilor n ntocmirea dosarelor aferente Dezbaterea planului tactic individual i de echipa, precum i descrierea agendei negocierii Timpul alocat temei: 4 ore Bibliografie: 1. Roger Dawson (2007) - Secretele negocierii, Editura Polirom, Iai. 2. Toma Georgescu (1992) - Negocierea Afacerilor, Editura PortoFranco, Galai. 3. Jean-M. Hiltrop, Sheila Udall (1998) - Arta Negocierilor, Editura Teora, Bucureti 4. Robert T. Kiyosaki (2006) - coala de afaceri, Editura Curtea Veche, Bucureti. 5. Gabriela Marinescu (2003) - Negocierea n comunitatea managerial, Editura Gr. T. Popa, UMF Iai. 6. Bill Scott (1996) - Arta negocierilor, Editura tehnic, Bucureti. 7. Constantin Sasu (2003)- Iniierea i dezvoltarea Afacerilor, Editura Polirom, Iai

41

42

Cap. III. PREGTIREA NEGOCIERILORTehnica negocierilor presupune o serie de etape, care, n esena lor, sunt valabile pentru anumite tranzacii comerciale. Negocierea n concepie modern presupune, ca i ntreaga tranzacie comercial, o pregtire minuioas. Exist dou tendine ce se manifest n domeniul pregtirii negocierilor: - n primul rnd negociatorii sunt tentai s neglijeze sau s subaprecieze etapele premergtoare, manifestnd nerbdarea de a trece ct mai operativ la contactul cu clientul. De asemenea, subaprecierea etapei pregtitoare se poate datora calificrii insuficiente a negociatorului, care nu este pe deplin contient de importana acestei etape, sau uneori din cauza lipsei informaiilor necesare. n procesul de negociere se pot obine succese importante i fr o pregtire temeinic prealabil, dar acestea sunt ntmpltoare i purttoare de riscuri. - a doua tendin este de a supraaprecia etapa de pregtire, ceea ce poate conduce la ntrzierea negocierilor i lips de operativitate.

3.1. Logistica negocierilorPrin logistica negocierilor se nelege totalitatea premiselor tehnicoorganizatorice necesare nceperii, derulrii, finalizrii procesului de negociere, n condiii corespunztoare. Elementele principale ce constituie logistica negocierilor sunt: 1. Alegerea locului de desfurare a negocierilor. Negocierile se pot derula: a) la sediul firmei ( din Romnia); b) la sediul firmei partenere (din strintate) c) pe teren neutru ( la trguri, expoziii, n avion etc.) Stabilirea i derularea negocierilor la sediul firmei confer acesteia multiple avantaje, printre care: a) avantajul psihologic care asigur negociatorilor sigurana, simindu-se ca acas, lucrnd ntr-o ambian cunoscut. b) posibilitatea alctuirii unei echipe de negociere mai numeroase i completrii acesteia pe parcurs cu specialiti. c) posibilitatea pregtirii adecvate a slii de negociere cu mostre, grafice, eantioane, fotografii. d) luarea mai rapid a deciziilor i posibilitatea modificrii operative a mandatului acordat e) echipei de negociere. 43

f) influenarea partenerului prin demonstraii practice, vizite n interiorul firmei, expoziii etc. Chiar n condiiile desfurrii negocierilor la sediul firmei partenere, se poate beneficia de anumite oportuniti, cum ar fi: posibilitatea obinerii unor informaii directe (de la surs) cu privire la firm, reglementri juridice, autoriti guvernamentale etc. posibilitatea ntreruperii discuiilor n momente ,,delicate sub pretextul obinerii unui mandat sau chemrii unui specialist. Un dezavantaj al purtrii discuiilor la sediul firmei partenere l constituie faptul c vnztorului (exportatorului) i se desconspir intenia vdit de a vinde, fapt ce poate fi speculat de partener. 2. Fixarea datei inerii negocierii La fixarea datei pentru anumite negocieri trebuie s se aib n vedere calendarul srbtorilor, diferite uzane, posibilitatea de deplasare, etc. Este indicat a se prevedea o rezerv de timp pentru a evita discuiile n prip. Stabilirea unor negocieri la un termen foarte scurt de la data anunrii, modificarea datei sau amnarea repetat a acestora poate conduce la nemulumirea partenerului. 3. Invitarea partenerilor la negocieri Invitarea unor parteneri la negocieri se poate face verbal, prin telefon, scrisoare, etc., ntr-un timp util pentru a le permite posibilitatea de documentare. Este obligatoriu ca invitaia s conin elemente de identificare a obiectului negocierilor, iar ulterior pot avea contacte i coresponden pentru aprofundarea i delimitarea acestuia. Uneori, materialul tehnico-publicitar deinut de partenerul invitat se dovedete a fi suficient pentru nceperea negocierilor. Alteori, partenerul dorete s nceap negocierile numai dup ce a primit specificaii tehnice fundamentale, detaliate. Se poate aprecia c negocierile ncep din perioada clarificrii i precizrii obiectului i principalilor si parametrii tehnici. n aceast faz cei doi parteneri conlucreaz activ, vnztorul urmrind sporirea interesului cumprtorului pentru marfa sa, iar cumprtorul culegerea a ct mai multe informaii despre oferta ce i se propune. 4. Stabilirea momentului i duratei desfurrii negocierilor Datorit faptului c tratativele comerciale presupun un mare consum de energie i nervi, momentul nceperii acestora se stabilete n aa fel nct specialitii s fie odihnii. Ora nceperii negocierii trebuie astfel programat nct s evite pe ct posibil intrarea n sala de tratative n contratimp cu ritmul biologic, mai ales cnd este vorba de diferene mari de fus orar. Durata unei edine de negociere poate fi ntre 15 - 90 minute. Peste aceast limit negociatorii se concentreaz mai greu, atenia scade, ca i randamentul n 44

discuii. Prelungirea deliberat a negocierilor peste 90 de minute se poate face atunci cnd se urmrete obosirea partenerului. n vederea limitrii duratei tratativelor edinele se pot programa fie cu o or mai nainte de masa de prnz fie cu o or nainte de terminarea programului. 5. Crearea ambianei necesare n sala de negociere Partenerul gazd trebuie s se preocupe de amenajarea corespunztoare a ncperii unde vor avea loc negocierile. Astfel, sala trebuie s fie bine luminat, bine nclzit i aerisit, dotat cu mobilier adecvat, astfel nct partenerul s se simt bine, comod. Se pot oferi cadouri de efect (nu neaprat valoroase), n cele mai multe cazuri cu rol promoional (mape, bibelouri, truse de birou). 6. Stabilirea rangului de reprezentare n procesul de negociere este indicat ca ambii parteneri s aib acelai rang de reprezentare, care, n general depinde de importana obiectului negocierii. Practica a demonstrat c, mai ales la primele ntlniri nu este indicat utilizarea celui mai nalt rang de reprezentare, ntruct se exclude calea ieirii dintr-un eventual impas, pierzndu-se posibilitatea relurii tratativelor la un nivel mai nalt. 7. ndeplinirea formalitilor de deplasare Deplasrile prilejuite de tratative presupun efectuarea unor formaliti, cum ar fi: - acordarea de viz de intrare sau tranzit pe paaport; - schimb valutar; - preluare de la aeroport sau gar; - procurarea de bilete pentru tren, avion; - vaccinuri obligatorii; - anunarea telegrafic a sosirii, etc. Toate aceste formaliti trebuie s implice pe partenerul gazd, de operativitatea i calitatea acestora depinznd ntr-o anumit msur imaginea firmei gazd. 8. Agrementarea partenerului n timpul liber n intervalele de timp dinaintea sau de dup negocieri, partenerul gazd trebuie s se ocupe atent de oaspete, oferindu-i multiple posibiliti de a petrece n mod plcut acest timp. Programele de destindere oferite de gazd trebuie s in seama de pasiunile i preferinele oaspetelui. Se pot oferi programe turistice, vizionare de spectacole, muzee, parcuri, rezervaii, mese protocolare, programe de bar i chiar partide de vntoare sau pescuit.

3.2. Sistemul informaional specific negocierilor45

Crearea, ntreinerea i utilizarea unui sistem informaional adecvat, reprezint o premis fundamental n procesul pregtirii i reuitei acestora. Un sistem informaional, organizat pe principii moderne, trebuie s funcioneze n flux continuu, iar informaiile selectate trebuie s circule rapid la perioade egale de timp sau n funcie de necesiti. De exemplu, compania MITSUI CO LTD are peste 12000 angajai n sectorul informaticii i sunt repartizai n 218 oficii, din care 55 in Japonia i restul de 88 in ri de pe tot globul. Oficiile utilizeaz 5 centrale interconectate prin intermediul sateliilor de comunicaii. Centralele sunt amplasate la Tokio, Londra, New COOLING CO, Sydney, Bahrain, iar informaia parcurge ntreg globul in 5 minute. De asemenea, marile firme dispun de linii directe, de telex i terminale de computere ce fac posibil manipularea a zeci de mii de mesaje pe zi. n general, dimensionarea sistemului informaional presupus de actul negocierii este determinat de specificul activitii firmei, perimetrul geografic al tranzaciilor, cifra de afaceri, numr de salariai etc. Astfel, firmele, in funcie de potenialul i interesele specifice, pot adopta varianta unui sistem informaional integrat (intern i extern) sau sisteme difereniate. Indiferent de modul de organizare sistemul informaional specific negocierilor trebuie s aib un caracter unitar, care s permit culegerea, circulaia, prelucrarea, utilizarea i stocarea eficient a tuturor categoriilor de informaii necesare. 3.2.1 Categorii de informaii utilizate la negocieri La derularea unei negocieri se utilizeaz un volum important i divers de informaii deinut de participani. A. n funcie de obiectivul urmrit de fiecare dintre acetia, informaiile se deosebesc prin accesibilitatea lor. Astfel sunt utilizate informaii comune, accesibile tuturor participanilor cum ar fi: legislaia, situaia conjunctural, evoluia i nivelul preurilor, tranzacii similare, dobnzile etc. Utilizarea la maxim a acestor informaii de ctre negociator, sub form prelucrat sau prezentare nlnuit, poate constitui un argument important pentru reuit. Utilizarea gradat a informailor culese sistematic, poate pune n valoare calitile unui negociator, care va reui pe lng ncheierea unui contract avantajos i mbogirea propriului portofoliu de informaii. Dar la negocieri se utilizeaz i informaii specifice, cunoscute numai uneia dintre pri. Ele in de interesul fiecrei pri nefiind accesibile celorlali parteneri. Printre acestea se pot enumera: reglementri economice cu caracter confidenial, gradul de necesitate al realizrii tranzaciei, elemente de merceologia produsului necunoscute partenerului, anumite condiii limitative, etc. Este evident caracterul confidenial al acestor informaii, nici un partener nefiind dispus s le divulge ntruct acestea i-ar slbi poziia pe parcursul negocierii. B. n funcie de precizia lor, informaiile se pot grupa astfel: - informaii precise i detaliate; - informaii vagi (confuze, uneori la nivel de zvon); 46

C. Dup dificultatea obinerii, informaiile pot fi: - informaii oferite de anumite surse (sondaje, panele, etc.); - informaii deschise (publice), cri de telefon, anuare; - informaii voalate (perimate); - informaii de uz intern (interne); - informaii secrete (reele de distribuie utilizate sau metode de penetrare pe pia); D. Dup sursa de provenien, informaiile sunt: - interne (din ar) provenite de la firmele productoare, de la ali ageni economici, ministere, institute de cercetri; - externe (din afara rii) putnd avea caracter oficial sau neoficial. E. Dup obiect se utilizeaz informaii privind: - situaia economic mondial a unei ri sau firme partenere; - situaia comerului cu anumite produse; - situaia pieei; - nivelul i perspectivele evoluiei preurilor; F. Dup veridicitate, informaiile pot fi: - informaii veridice n cea mai mare parte; - informaii parial veridice; - informaii false, lansate cu sau fr intenie; Informaiile deschise i cele oferite se pot obine prin documentare i cercetare de birou a prospectelor, cataloagelor, comunicatelor de pres i datelor statistice precum i prin schimburi de informaii (trguri, expoziii, sondaje de pia, etc. ). Informaiile voalate se pot obine prin elaborarea de combinaii ale diverselor informaii obinute sau examinarea sub diferite aspecte a produselor concurenei, punndu-se n eviden punctele tari i slabe. Prin discuii cu diveri parteneri de afaceri, lansarea unor cercetri de opinie etc., se pot obine informaiile de uz intern. Informaiile secrete pot intra n portofoliul informaional al partenerului prin diverse metode cum ar fi: - relatri ale fotilor salariai; - ameninarea cu crearea unor probleme de pia; - oferirea de contraservicii, cadouri, bani, etc. 3.2.2. Reguli privind protejarea informaiilor i documentelor Negociatorii comerciali, n demersurile lor, trebuie s aib mereu n atenie protecia informaiilor i documentelor cu caracter confidenial. Astfel, ei nu trebuie s-i lase aceste documente n camera de hotel sau n bagaje i, cu att mai mult, s nu le piard. Discuiile legate de afaceri nu se poart n locuri unde conversaia poate fi ascultat (restaurant, camera de hotel, autoturism, etc.). Utilizarea limbii materne sau a altei limbi nu trebuie s constituie o premis c alii nu o neleg. 47

n pauzele dintre discuii, documentele nu se las pe masa de discuii ntruct pot fi uor i rapid fotografiate sau multiplicate. Se apeleaz la partener pentru multiplicarea strict numai a documentelor ce-i sunt destinate i nu ntreg setul. La edinele de negociere, nu se lucreaz cu cifre sau texte pe mas, la vedere deoarece sunt muli care citesc cu uurin textele invers. Coninutul textelor sau faxurilor date la firm de la locul negocierilor trebuie bine gndit deoarece copiile pot fi uor vndute concurenilor. 3.2.3. Surse de informaii pentru negocieri Marea diversitate de informaii, utilizate n procesul de negociere, presupune abordarea unei multitudini de surse specifice. O prim categorie o constituie sursele oficiale de informaii cum ar fi: institutele de marketing i conjunctur, camerele de comer i industrie, organisme economice internaionale (ONU cu organismele sale specializate), biblioteci, redacii de ziare i reviste etc. A doua categorie de surse o constituie cele legate de partenerii de afaceri de pe pia n ipostaza de furnizori, clieni, bnci, agenii publicitare, brokeri, comisionari, etc. O alt categorie de surse de informaii este reprezentat de IEM, SICOMEX, direciile de specialitate ale Ministerului Comerului, studiile institutului Virgil Madgearu, AROMAR etc. Toate aceste trei surse de informaii pot fi considerate ca surse externe (exogene) firmei, iar utilizarea acestora se face n funcie de necesitate, oportunitate i costurile prilejuite de obinerea lor. Paralel cu sursele externe de informaii, la negocieri este indispensabil utilizarea surselor interne (endogene) de informaii. Acestea prezint avantajul c sunt uor de procurat i presupun costuri nesemnificative, uneori fiind gratuite. Pot constitui surse interne de informaii compartimentale de conjuncturmarketing, de import-export precum i alte compartimente funcionale din cadrul firmei (de producie, de cercetare proiectare, financiar - contabil, etc.) 3.2.4. ntocmirea dosarelor utilizate la negocieri Toate datele i informaiile, culese de negociator sau echipa de negociere, sunt selectate, analizate i incluse n dosare sistematizate pe categorii de probleme cum al fi: cele comerciale, tehnice, de pli, de credit etc. a) Dosarul cu specificaia comercial Datele incluse n acest dosar se refer la condiiile comerciale i de pre ce urmeaz a fi incluse n contract, fiind sistematizate pe fie comerciale ce au caracter confidenial. ntr-o fi comercial sunt incluse elemente ca: - nivelul minim i maxim de pre; - elemente de conjunctur a pieei; 48

condiiile comerciale ce urmeaz a fi negociate, prezentate comparativ cu cele obinute la alte tranzacii sau practicate de concuren. - proiectul clauzelor ce urmeaz a se insera n contract referitoare la condiii de livrare, de transport, asigurare ambalare, pli, garanii, clauze asiguratorii etc. b) Dosarul cu situaia conjunctural a pieei Acesta cuprinde date referitoare la politica vamal, fiscal, restricii (contingentri), faciliti, puterea de cumprare a monedei naionale posibiliti de transferare a fondurilor, de comunicaii etc. c) Dosarul privind concurena pe pia Negociatorul, echipa de negociere, trebuie s fie bine documentat privind potenialul productiv sau comercial al firmelor prezente pe pia. De asemenea dosarul respectiv trebuie s includ informaii referitoare la comportamentul produselor concurenei n utilizare sau consum, punctele slabe ale acestora precum i atitudinea beneficiarilor fa de ele. Uneori se urmrete depistarea unor firme pe pia dispuse s coopereze pe diverse teme ceea ce duce la creterea eficienei afacerilor diminundu-se astfel presiunea concurenial. d) Dosarul tehnic n anumite cazuri, cnd se negociaz produse deja existente pe pia, sunt suficiente specificaiile din prospectele lansate de furnizor. Pentru instalaii, utilaje sau echipamente mai complexe, este necesar ntocmirea unor fie tehnice n care se redau amnunit parametrii tehnici de calitate, toleranele i garaniile de calitate. Fiele tehnice de produs se redacteaz n cteva limbi de circulaie internaional sau n limba beneficiarului i nu cuprind elemente de pre sau alte date cu caracter comercial. De regul, fiecare fi tehnic corespunde unei fie comerciale din dosarul cu specificaii comerciale. Cu cteva sptmni nainte de nceperea negocierilor, se nainteaz beneficiarului un exemplar din fiele tehnice, pentru a-i da posibilitatea studierii acestora i s solicite completri sau s propun variante de mbuntire. e) Dosarul cu situaia financiar a partenerilor (bonitatea) Cunoaterea situaiei financiare i materiale a partenerului ofer negociatorilor posibiliti de selectare a clientelei, mai ales n varianta vnzrii pe credit (credit furnizor). Pentru a evita litigiile cu partenerii insolvabili, indiferent de mrimea sau specificul obiectului ce se negociaz, este indicat a se perfecta afaceri numai cu firme solvabile, ce dovedesc o anumit notorietate pe pia. Dosarul trebuie s cuprind numele i sediul partenerului, mrimea capitalului, situaia patrimoniului, situaia creditelor contractate, bncile care-l garanteaz, ultimul bilan contabil, relaiile pe care le are cu alte firme sau autoritile statului. f) Dosarul cu surse de finanare n situaia n care obiectul negocierii depete posibilitatea de finanare a partenerilor, este de neconceput a nu se apela la instituiile bancare sau chiar 49

-

financiar-valutare internaionale (FMI, BIRD, BERD etc.) Negociatorii trebuie s aib cristalizat punctul de vedere cu privire la posibilitate i sursele de finanare, nainte de nceperea negocierilor.

5.3. Stabilirea planului tactic i a agendei negocierii nainte de a ncepe negocierile propriu-zise, fiecare negociator sau echip de negociere trebuie s-i alctuiasc un plan tactic n scopul conturrii unei atitudini globale ce urmeaz a fi adaptate fa de partener. Planul tactic este o schem constituit i bazat pe capacitatea intelectual, calitile psihologice i experiena negociatorilor. El constituie un antrenament care direcioneaz modul de aciune, cile sau variantele de urmat, definind eventualele oportuniti sau limite circumscrise cadrului strategic general. La alctuirea unui plan tactic de negociere se utilizeaz, n principal, urmtoarele categorii de informaii: 1. experienele anterioare avute cu partenerul in cauz; 2. capacitatea i calitile partenerului (punctele forte i cele slabe) precum i tranzaciile ncheiate de acesta n trecut; 3. calitile i capacitatea membrilor echipei proprii de negociere, precum i modul cum acetia colaboreaz ntre ei (spirit de echip, mod de comunicare). 4. asamblarea i integrarea planurilor individuale ntocmite de membrii echipei de negociere. Informaiile legate de experiena negocierilor avute anterior cu partenerul furnizeaz elementele necesare stabilirii i adoptrii unor tactici adecvate. Din rundele de negocieri avute anterior se pot trage concluzii legate de stilul i comportamentul partenerului, competena decizional i particularitile imprimate tranzaciilor. Elaborarea unei atitudini corespunztoare este cu att mai facil cu ct componena echipei de negociere advers este aceeai sau nesemnificativ schimbat. n legtur cu informaiile privind calitile partenerului, negociatorul trebuie s fie bine documentat ntruct ntr-un fel se negociaz cu un partener tcut i temporizator i n altul cu unul circumspect sau impulsiv. De asemenea, se va lua n calcul i zona geografic sau ara de unde provine partenerul, fiind necesar a se ine seama de toate particularitile ce deriv din acestea. De exemplu, n faa unui partener arab trebuie prevzut o tactic de tocmeal, iar n cazul unui chinez nu vom include n echip femei. Unele indicii privind calitile i capacitile unui partener se pot obine i din analiza tranzaciilor pe care acesta le are la activ, anvergura i modul lor de derulare. Paralel cu analiza amnunit a performanelor echipei adverse, n planul tactic de negociere se va analiza i echipa proprie din punct de vedere al capacitii si calitii ei. Aceasta analiz obiectiv trebuie s aib n vedere i faptul c miestria negociatorului individual, membru al echipei se poate desfura numai in limitele 50

opiniei comune i a mandatului primit. Un accent deosebit se pune pe structura echipei i pe acele opinii ptrunse n spiritul de cooperare, acestea influennd n mod hotrtor actul decizional, chiar n condiiile n care n