Curs-PM Microsoft 07.01.15

1Bogdan BONDOR-NEGRARU

07.01.2015

vEnnovate Development


Participnd la acest workshop va vetireaminti:

ce inseamna un proiect si specificitatea acestuia

caracteristicile managementului de proiect

factorii de succes ai unui proiect

activitatile ce trebuie desfasurate pentru managementul unui proiect

Managementul riscului in proiecte

3vEnnovate Development

Why need a project?

Proiectele sunt uneori utilizate ca un mijloc de realizare a unui obiectiv strategic al unei organizaii

Alteori, proiectele pot proveni ca rspuns la:

- cerere a pieei

- necesitate organizaionala

- dorinta a unor consumatori/ clieni

- promovarea unei noi tehnologii

- conformare cu legislatia


4

Misiunea/ Viziunea Organizaiei

Projects vs. Organisational Strategy

Obiectiv 1 Obiectiv 4Obiectiv 3Obiectiv 2

Strategie 1 Strategie 2 Strategie 3 Strategie 4

Corporate

Level

BusinessLevel

Sub- obiectiv 2.1

Sub- obiectiv 2.1

Sub- obiectiv 2.2

Proiect 2.1 Proiect 2.2

Planuri detaliate ale

Proiect 2.2

OperationalLevel

FunctionalLevel


Let's remember !

METHODOLOGY


What is a Project Manager


What isnt a Project Manager


Aria de acoperire a proiectului (project scope) reprezinta ceea ce trebuie executat/ facut pentru a se atinge obiectivele proiectului

Scope creep extinderea incrementala a ariei de acoperire initiala a proiectului

Obiectivele proiectului (ce trebuie sa se obtina) - trebuie sa fie clar definite;

Modelul SMART (Specific, Masurabil, Agreat, Realist, limitat in Timp )

Non-obiectivele proiectului (ce nu trebuie sa se obtina) trebuie de asemenea definite

Cerintele proiectului - functionale si non-functionale

Project Scope &Project Objectives

10


Project Success Factors !

1. Implicarea utilizatorilor 15.9%

2. Sprijinul Managementului Executiv 13.9%

3. Cerine clar specificate 13.0%

4. Planificare adecvata 9.6%

5. Ateptri realiste 8.2%

6. Experiena in proiecte asemanatoare 7.7%

7. Echipa competenta 7.2%

8. Leadership 5.3%

9. Obiective si viziune clare 2.9%

10. Concentare asupra activitilor 2.4%

Standish Group research on Software Project

11


Sponsorul (cel care ofer resursele) Promotorul (susintorul proiectului) Clientul (cel care pltete) Consumatorul (beneficiarul final) Managerul de proiect & Echipa de

proiect

Managerii sau alte persoane din cadrul organizatiei

Persoanele sau grupurile influente care ar putea fi afectate de proiect sau de rezultatele finale ale acestuia

Managerii si personalul din organizatiile partenere sau cu care se colaboreaza

Project Stakeholders

vEnnovate Development12

Stakeholders analysis template

Grup de

Interes

Scopuri Reactii

in trecut

Comportament

previzionat

+ / - Reactii Idei

13


13

D P O E I

An 0

Project

An 1 An 2 An 3 Etc.

Initial

Investment

Product

Putting into Operation

PROJECT vs. PRODUCT

Life Cycle

14


What is WBS (Work Breakdown Structure)

Conine activitile ce trebuie executate in proiect

mparte proiectul in bucati mai mici, mai uor de gestionat

Componentele mai detaliate ale WBS se mai numesc si pachete de lucru (WPs)

Structurarea ierarhica a pachetelor de activitati

De multe ori conine si livrabilele (deliverables) proiectului

Un instrument de comunicare

Baza comuna pentru planificarea ulterioara a proiectului

15


WBS Nota Bene!

6-8 faze, 6-8 pachete de activitati pe faza

Terminologie unitara

Aplicarea unor abloane standard pentru WBS

Nu foarte detaliat

Baza pentru acordul intre managerul de proiect si membrii echipei de proiect

Baza pentru controlul proiectului

Se coroboreaz cu specificaiile pachetelor de activitati

Este elementul de baza in estimri si managementul riscului

16


WBS (an exemple)

17

vEnnovate Developmenthttp://office.microsoft.com/en-001/templates/new-product-launch-TC010090751.aspx

18


Project Constraints

19


Project - Financial Evaluation Methods

Metoda perioadei de recuperare (Payback)Perioada de recuperare a unui proiect este timpul care sescurge pana la recuperarea investiiei iniiale in proiect, pe bazafluxurilor de numerar previzionate

Metoda valorii actuale nete (NPV)Valoarea actuala neta este valoarea obinuta prin actualizareafluxurilor de numerar in raport cu anul in care au loc, deci lundin considerare devalorizarea

Metoda ratei interne de rentabilitate (IRR)Rata interna de rentabilitate este acea valoare a ratei deactualizare pentru care NPV = 0. Se obine prin metodancercare-eroare

20


Project Estimation Methods

Experiena estimatorului

Defalcarea fiecrui articol in componente mai mici si estimarea fiecrei componente

Proiecte similare

Estimare de manual (standardizata)

21


Project Risk Management

Standish Group studiu asupra unor proiecte deIT in USA

Numai 16% au fost finalizate in timp si fara depasireabugetelor;

31.3% dintre proiecte au fost anulate inainte caacestea sa se finalizeze;

53% dintre proiecte au depasit costurile cu 189%;

Proiectele finalizate aveau implementate cca. 48%dintre functionalitatile cerintele originale.

Au fost cheltuite cca. 81 miliarde $ pe proiecte anulate

22


What is Project RiskManagement

RISCUL in proiecte situaie potenialacare ar putea cauza unele pierderi sau arputea amenina succesul implementriiproiectului

Deviaii in realizarea proiectului cantreg, a unei faze sau pachet de activitatiprivind calitatea, costurile, durataacestora

Managementul riscurilor - procesulsistematic prin care sunt identificate,analizate si tratate (rspuns) acestesituaii poteniale nainte ca ele saproduc prejudicii proiectului.

23


Risks vs. Project Management

Obiectivele proiectului incomplet detaliate

Erori in estimare/ planificare;

Comunicare defectuoasa in cadrul echipei de proiect;

Presiuni de a finaliza proiectul intr-un timp mai scurt dect a fostplanificat iniial;

Neplanificarea tuturor activitilor care trebuie ndeplinite;

Lipsa sprijinului din partea managementului superior;

Schimbri ale unor persoane cheie ale echipei de proiect.

24


Types of Risks

EXTERNE NEPREDICTIBILE

De reglementare Hazarduri naturale Evenimente politice Efecte colaterale imprevizibile

Imposibilitatea de a ncheia proiectul datorit acestor evenimente

necontrolabile

EXTERNE PREDICTIBILE

Riscuri de pia Operaionale Impact negativ asupra mediului Impacturi sociale Riscul de schimb valutar Inflaie Creterea taxelor

Evitarea riscului

Reducerea riscului (probabilitate/impact)

Transferarea riscului (ex. asigurri, sub-contractare)

Planuri de contingenta

Acceptarea riscului

Project Risk Management Methods

26


What is Project RiskManagement

27


Project Risk Management Log

27

PrioritateNumarProblema

de risc

Costul

de impact

Probabilitatea

risculuiExpunerea

la risc

Impactul in

planificare Contingenta

Actuala in bugetStare

Inalta 1 Esec potential

al furnizorului

330,000 30% 99,000 13 saptamani Activ

Medie 2 Esec in indeplinireacerintelor de sistem

50,000 15% 7,500 Necunoscut Activ

Inalta 3Cerinte prost

definite esec insatisfacerea nevoilor

clientului

500,000 40% 200,000 NA Activ

Medie 4 Resurse nu foarte

bine calificate

100,000 35% 35,000 3 saptamani Activ

Scazuta 5 Instrumentele software ar putea

veni cu intarziere

20,000 50% 10,000 2 saptamani Activ

Project Risk Management Deliverables

29

vEnnovate Development29

Managementul

echipeiManagementul

relatiilor transversale

Managementul in sus

Managementul

personalului

Project Communication

30


30

Aceasta este o povestire despre patru oameni care se numeau Toi, Cineva, Oricine i Nimeni. Trebuia fcut un lucru foarte important i Toi era sigur c Cineva o va face. Oricine putea s o fac, dar Nimeni nu a fcut-o. Cineva s-a suprat din aceast cauz, deoarece era treaba Tuturor. Toi au crezut c Oricine putea s o fac, dar Nimeni nu i-a dat seama c Toi nu o va face. Totul s-a ncheiat i Toi a dat vina pe Cineva cnd Nimeni nu a fcut ceea ce Oricine putea s fac!

Project Responsibilities

31


Project Closure

32


Project Lessons Learned

1. Fill the pool of shared meaning as soon as possible

2. Be present and be focus ! (as a PM)

3. Remember who the customer is and which his objectives are

4. Validate that the requirements so derived are an accurate reflection of user needs

5. Do not replace team members at an inappropriate time

33


[email protected]

34


I'm not afraid of storms, for them I'm learning how to sail my ship

Benjamin Franklin.

35


Step#1 Identificarea ideii de proiect &

nominalizarea unui project manager

Step#2 Stabilirea persoanelor interesate de

proiect & Stabilirea obiectivelor si

cerintelor proiectului

Step#3 Structura de alocare a activitatilor

proiectului (WBS)

Step#4 Stabilirea competentelor necesare pentru

derularea proiectului &

Estimarea activitatilor proiectului

Main steps in managing a project (I)

36


Step#5 Identificarea, evaluarea & managementul

riscurilor

Step#6 Planificarea proiectului

Diagrame Gantt & Diagrame cu activitati in

noduri

Step#8 Inchiderea Proiectului & Raportul de

finalizare al proiectului

Step#7 Planificarea resurselor umane &

Monitorizarea si controlul proiectului

Main steps in managing a project (II)

Curs-PM Microsoft 07.01.15

Documents

Transcript of Curs-PM Microsoft 07.01.15