CURS 3 - protocol.ppt

Ioana Vârsta

PROTOCOL ŞI ETICHETĂ DIPLOMATICECURSUL 3

Protocol şi etichetă în comunicare şi la evenimentele sociale

PROTOCOL ŞI ETICHETĂ DIPLOMATICEIoana Vârsta

EVENIMENTELE SOCIALECategoriile de evenimente sociale

2


Consideraţii generale Evenimentele sociale organizate atât în relaţiile oficiale, cât şi în cele private,

cu parteneri autohtoni sau străini trebuie privite în special ca un prilej social de apropiere între diverse persoane, de o mai bună cunoaştere între ele şi de creare a unui cadru relaxat de colaborare. Practic, aceste evenimente sunt indispensabile punerii în contact a diverselor persoane, altfel decât într-un cadrul oficial, de lucru, sau purtării de discuţii informale între persoane care deja conlucrează în cadru formal.

La nivelul misiunilor diplomatice, menirea principală a acestor evenimente este lărgirea cercului de cunoştinţe printre oficiali şi persoane private din ţara gazdă şi reprezentanţi ai ambasadelor celorlalte ţări străine. Prin intermediul acestui tip de întâlniri este facilitat schimbul informal de informaţii. Aceste întâlniri pot fi şi un prilej de prezentare a culturii ţării gazdă şi chiar există aşteptări în acest sens. Când este planificat un asemenea eveniment este important felul în care sunt făcute invitaţiile şi lista de invitaţi, precum şi cât de formal sau informal va fi acesta. De asemenea, trebuie acordată o deosebită atenţie asupra obiceiurilor locale privind reciprocitatea.

3


Categoriile de evenimente sociale Evenimentele sociale, formale sau informale, oficiale sau private, cu

invitaţi interni sau străini, sunt excelente prilejuri de apropiere între parteneri, de o mai bună cunoaştere, ceea ce nu poate duce decât la o eficienţă mult mai mare în relaţiile profesionale pe care aceştia le au. Ele sunt, practic, indispensabile unei comunicări eficiente între persoane cu preocupări comune, motiv pentru care au fost organizate tot timpul, pe parcursul istoriei, iar ca stilistică au fost adaptate şi au evoluat tocmai pentru a răspunde acestui obiectiv social.

4


Recepţia Recepţia, denumire care vine de la

cuvântul francez recevoir (a primi), presupune o reuniune cu caracter festiv, care se desfăşoară după un anumit ceremonial. Se organizează de către autorităţile unui stat sau de către ambasade, cu ocazia zilelor naţionale, a vizitelor unor personalităţi importante, a altor evenimente cu caracter naţional şi internaţional, sau de către companii, organisme social-culturale ori persoane private, cu prilejul inaugurării unor obiective de interes deosebit, al semnării unor contracte importante, al unor vernisaje, aniversări etc.

5

Recepţia anuală de la National Academy, New York, gravură pe lemn de W. S. L. Jewett, publicată în Harper’s Weekly, mai 1868


Recepţia În cazul recepţiilor diplomatice, este vorba de o formă de contacte şi de

dezvoltare a relaţiilor între membrii corpului diplomatic dintr-o capitală şi între aceştia şi autorităţile, cercurile politice, economice şi culturale ale statului de reşedinţă.

De regulă, recepţiile au loc în a doua parte a zilei, cu începere de la orele 18:00 sau 19:00. În unele cazuri, durata recepţiei este indicată în textul invitaţiei, pe care se menţionează că acţiunea se va desfăşura între orele 18:00–20:00 sau 19:00–20:30 (este un obicei practicat curent în SUA, dar rar întâlnit în Europa), în alte cazuri se precizează doar ora începerii, rămânând ca încheierea manifestării să se facă odată cu plecarea ultimului invitat, contându-se pe faptul că invitaţii nu vor abuza de ospitalitate şi se vor retrage, după un timp rezonabil, care se aproximează, în cazul unor astfel de acţiuni protocolare, la aproximativ două ore.

6


Cocktailul Cocktailul este manifestarea

protocolară cu acelaşi nume cu denumirea anglo-americană a amestecului de băuturi care conţin alcool şi cărora li se adaugă sau nu, după gust, sirop, suc de fructe, sifon, coincidenţa de nume explicându-se prin faptul că, la origine, era o reuniune la care se consumau respectivele amestecuri de băuturi. Aceasta, spre deosebire de recepţii, unde formalismul referitor la alegerea meniului, inclusiv a băuturilor este mult mai clasic.

7

Persoane socializând la un cocktail, imagine din filmul Mic dejun la Tiffany, 1961


Cocktailul În prezent, prin cocktail se înţelege o întâlnire cu un formalism mai redus

decât cel al unei recepţii, care poate avea loc atât în jurul amiezii, cât şi după amiază sau la începutul serii.

Ocaziile cu care se organizează cocktailurile şi durata de desfăşurare a acestora sunt aceleaşi ca şi în cazul recepţiilor.

8


Vin d’honneur

Vin d’honneur este o acţiune protocolară similară cocktailului, însă mai restrânsă decât acesta în privinţa varietăţii şi cantităţii produselor oferite invitaţilor. De origine franceză, ea era iniţial concepută ca o „mică ceremonie oferită de municipalităţi, companii etc. în cursul căreia se bea vin în onoarea cuiva sau pentru a sărbători ceva“. Se organizează, mai ales, în jurul prânzului, cu o durată, de obicei, de o oră.

Toate aceste trei tipuri de acţiuni oferă posibilitatea de a primi, în acelaşi timp, multă lume şi, pe lângă marcarea unor evenimente oficiale, de afaceri sau private, ele permit organizatorilor să răspundă unor invitaţii anterior onorate de ei.

9


Dejunul şi dineul Dejunul – masa de prânz şi dineul –

masa de seară sunt alte genuri de reuniuni protocolare folosite în activităţi de relaţii oficiale, de afaceri sau private.

Invitaţia la astfel de reuniuni este considerată expresie a unei atenţii deosebite din partea gazdei, faţă de cel căruia îi este adresată, precum şi a dorinţei de a întreţine şi dezvolta raporturi apropiate cu invitatul. Răspunsul favorabil dat unei invitaţii reprezintă o dovadă a disponibilităţii pentru relaţii cu respectiva gazdă.

10

Dineu de Crăciun, Washington Irving's The Sketch Book, 1876, desen Randolph Caldecott


Dejunul şi dineul Dejunurile se organizează, de regulă, începând cu orele 12:30-13:30 şi,

dat fiind faptul că se desfăşoară la mijlocul zilei, ceea ce presupune că unii invitaţi mai pot avea şi alte activităţi în programul acelei zile, de obicei au o durată de două ore. Aceasta în timp ce dineurile, care încep, de obicei, în jurul orelor 20:00, pot dura şi peste trei ore.

Dintre aceste două acţiuni protocolare, dineul este cel care are un caracter mai solemn, semnificând un grad superior de manifestare a consideraţiei faţă de cei invitaţi.

Numărul participanţilor la un dejun sau un dineu poate varia de la o persoană la câteva sute, în funcţie de prilejul cu care este oferit şi de posibilităţile materiale ale organizatorilor.

11


Mic dejunul de lucru În ultimii ani, atât în mediul politic, dar şi în cel de afaceri, din cauza

programelor foarte condensate, a apărut o nouă specie de eveniment social – micul dejun de lucru.

Preocupaţi să câştige timp, mai ales în momentul în care fac o deplasare în străinătate, atât oamenii politici, cât şi cei de afaceri, au ales să dedice şi această parte a zilei discuţiilor profesionale. Micul dejun s-a dovedit a fi un cadru potrivit pentru acestui tip de discuţii, permiţând totodată şi realizarea economiei de tip dorite.

Un mic dejun se desfăşoară la primele ore ale dimineţii, respectiv cu începere de la orele 8:00 sau 9:00, cel târziu, şi nu durează mai mult de o oră şi jumătate. De obicei, se invită un număr mic de persoane, maxim zece, pentru a permite discuţii cu participarea tuturor participanţilor.

12


Mic dejunul de lucru Această formulă se foloseşte şi în cazul vizitelor unor delegaţii străine,

când, din cauza programului încărcat, nu se poate realiza o reuniune protocolară de mai mare amploare, dar se doreşte purtarea unor discuţii directe cu anumite persoane. Există, însă, ţări în care acest tip de întâlnire nu este încurajată, micul dejun fiind considerat în continuare o masă a zilei care nu poate fi decât privată.

13


EVENIMENTELE SOCIALEEtapele de organizare şi modul de desfăşurare a evenimentelor sociale

14


Etapele de organizare Pentru o bună desfăşure a unui eveniment este foarte important modul în

care acesta este conceput şi felul în care sunt derulate toate activităţile prealabile.

În continuare vor fi enumerate toate etapele care trebuie avute în vedere.

a. Identificarea obiectivului pentru care este organizat evenimentulb. Alegerea tipului de eveniment care va fi organizatc. Stabilirea listei de invitaţi

Acest fapt se face, în mod obligatoriu, în urma consultării cu persoana în numele căreia se adresează invitaţiile. Dacă pentru un dejun, dineu sau ceai cu caracter privat este uşor de stabilit o astfel de listă, afinităţile personale fiind criteriul principal de alegere, în cazul recepţiilor, cocktailurilor şi al celorlalte reuniuni cu caracter oficial sau de afaceri, întocmirea listei este o operaţiune dificilă.

15


Etapele de organizare Astfel, pentru recepţii, cocktailuri, vin d’honneur, unul dintre criterii este

obiectivul organizării evenimentului, ceea ce permite includerea pe listă în primul rând a categoriilor de oficiali şi a altor persoane care activează în domeniul respectiv sau au afinităţi cu acesta. De exemplu, la o acţiune consacrată vizitei unei delegaţii străine, vom avea în vedere, în primul rând, omologii membrilor delegaţiei şi oficialii sau reprezentanţii companiilor care au relaţii cu ţara de unde vine delegaţia sau sunt interesate de stabilirea unor relaţii cu aceasta.

În cazul dejunurilor sau dineurilor oficiale – mai puţin al celor la nivel înalt – este bine să se aibă în vedere ca, pe cât posibil, să fie invitată câte o singură personalitate de prim rang, în onoarea căreia, de regulă se oferă dejunul sau dineul, pentru a permite gazdei să-i acorde atenţia cuvenită. Prezenţa a două sau mai multor figuri marcante la acelaşi dejun sau dineu poate prilejui unora dintre ele nemulţumirea de a nu se fi bucurat de atenţia aşteptată.

16


Etapele de organizared. Consultarea telefonică a celor vizaţi

După ce proiectul listei de invitaţi a fost întocmit, cu excepţia recepţiilor, cocteiurilor şi a vin d’honneur, pentru celelalte acţiuni protocolare se trece la consultarea telefonică a celor vizaţi, spre a vedea dacă pot accepta invitaţia. Această activitate se desfăşoară prin secretariatele sau compartimentele de protocol ale gazdelor şi ale celor invitaţi. Este politicos să se răspundă în aceeaşi zi sau a doua zi, pentru a permite organizatorului acţiunii să invite o altă persoană, în cazul primirii unui răspuns negativ din partea celui iniţial avut în vedere. Acest răspuns trebuie dat în termeni politicoşi, mulţumindu-se şi exprimându-se regretul de a nu putea participa. Primirea confirmării verbale a participării nu exclude necesitatea trimiterii unei invitaţii tipărite, aceasta dându-i invitatului certitudinea că acţiunea despre care a fost anunţat va avea loc şi oferindu-i, spre aducere aminte, elemente asupra datei şi locului de desfăşurare.

17


Etapele de organizaree. Elaborarea textului invitaţiei

Textul invitaţiei trebuie văzut şi aprobat de persoana care va avea în mod formal rolul de gazdă. Conţinutul unei invitaţii trebuie redactat într-o anumită formă şi trebuie să cuprindă următoarele informaţii: Cine invită şi numele celui care este invitat Motivul şi natura evenimentului Locul, data şi ora desfăşurării evenimentului Ţinuta vestimentară solicitată Dacă invitaţia este adresată doar destinatarului sau poate să vină însoţit Datele de contact la care se poate răspunde la R.S.V.P. (répondez, s'il vous plaît)

f. Conceperea grafică a invitaţiei şi alegerea suportului pe care va fi tipărităg. Scrierea numelui şi a contactelor destinatarului pe invitaţie şi pe plich. Transmiterea invitaţiilor prin curieri. Stabilirea meniuluij. Aranjarea săliik. Alegerea modului de servirel. Plasarea la masăm. Pregătirea discursurilor şi toasturilor

18


Etapele de organizare La mesele-bufet, care se organizează atunci când se doreşte invitarea unui

număr mai mare de persoane, nu se face un plan de plasament. Totuşi, pentru a marca atenţia deosebită acordată oaspetelui de onoare, gazda va avea grijă să se aşeze la masa la care se află deja invitatul de onoare sau soţia acestuia, sau să-l ghideze pe unul dintre aceştia spre o masă unde să ia loc împreună. Acelaşi lucru urmează să-l facă şi soţia gazdei cu soţul/soţia oaspetelui de onoare sau cu o altă persoană importantă, dacă invitatul de onoare a venit singur.

19


EVENIMENTELE SOCIALEInvitaţia

20


Pe cine invităm Conceperea listei invitaţilor la un eveniment este determinată de

obiectivul cu care este organizat acesta, de importanţa persoanei sau delegaţiei în cinstea căreia este organizat, precum şi de nivelul la care este organizat acesta.

În cazul în care evenimentul este unul cu participare internaţională, dacă natura şi prilejul cu care este organizat evenimentul permite, este recomandat să existe un echilibru între nivelul şi numărul invitaţilor străini şi cel al repezentanţilor ţării gazdă. Acest fapt va permite tuturor participanţilor să găsească mai uşor subiecte de discuţie. Pentru că obiectivul principal al evenimentelor sociale, indiferent de natura lor este acela de a oferi un cadru care să permită invitaţilor să se cunoască şi să poarte conversaţii. Mai precis, să socializeze. Meniurile, decorurile, programele artistice şi alte activităţi organizate nu sunt decât mijloace care au menirea de a-i aduce pe invitaţi laolaltă.

21


Pe cine invităm În comunitatea diplomatică sau consulară este foarte bine înţeleasă

nevoia fiecăruia de a-şi face repede cât mai multe cunoştinţe. Acesta este şi motivul pentru care, în mediul diplomatic, sunt invitate persoane care ocupă anumite funcţii chiar dacă nu au fost prezentate în prealabil şi chiar dacă nu aţi primit o invitaţie similară din partea lor.

Tot în mediul diplomatic, atunci când se organizează un eveniment şi sunt invitaţi membri ai guvernului ţării gazdă, atunci evenimentul devine oficial, indiferent cum a fost conceput iniţial şi, în consecinţă, se aplică protocolul internaţional.

22


Pe cine invităm În situaţia în care se doreşte organizarea unui eveniment instituţional sau

corporatist, pentru a nu avea niciun fel de dificultate şi niciun fel de reproş din partea persoanelor care nu vor fi invitate, în funcţie de specificul sau tema evenimentului se vor invita persoane din categorii ce corespund acestora. Criteriile pot să nu fie, însă, întotdeauna extrem de clare. Alegerea invitaţilor fiind determinată de prilejul evenimentului, nu este întotdeauna posibil să desemnezi instituţii sau grupări autorizate şi perfect omoloage. De exemplu, pentru a primi membrii unei delegaţii străine, vom putea face apel la omologii lor locali, invitându-i sau nu pe superiorii lor ierarhici.

23


Pe cine invităm Un alt criteriu după care vor fi selectaţi invitaţii, în cazul unei participări

internaţionale, constă în limbile vorbite de aceştia. Este preferabil ca aceştia să poată conversa într-o limbă de circulaţie internaţională. Invitatul care nu cunoaşte nicio limbă de circulaţie internaţională, dar a cărui prezenţă este dorită în mod deosebit, va fi invitat împreună cu interpretul său.

La evenimentele unde este necesară invitarea diplomaţilor, va trebui să se evite participarea acelora care reprezintă ţări care nu au relaţii între ele. Dacă totuşi la o masă mai largă este inevitabilă invitarea acestora, gazda va trebui să aibă în vedere un astfel de plasament, încât, chiar dacă ordinea de precădere o cere, locurile lor să nu fie alăturate.

24


Pe cine invităm În cazul evenimentelor formale, făcând lista invitaţilor, vom avea în

vedere dispunerea la masă a acestora şi problemele de natură protocolară care pot apărea prin prezenţa anumitor invitaţi. Astfel, dacă vor fi mai mulţi invitaţi de onoare, va fi dificil să i se atribuie fiecăruia locul potrivit. Din acest motiv, este indicat să nu fie invitate simultan două oficialităţi de rang egal, dacă nu poate fi asigurată o consideraţie egală pentru ambele.

În concluzie, lista invitaţilor trebuie concepută în aşa fel încât să favorizăm un climat de armonie evitând aducerea laolaltă a persoanelor incompatibile, dar în acelaşi timp oferind invitaţilor noştri ocazia de a face noi cunoştinţe.

25


Cum redactăm invitaţia Textul invitaţiei trebuie, de asemenea, să cuprindă

următoarele informaţii: Cine invită Conform cărei formule de curtoazie Cine este invitat În ce scop Când are loc evenimentul În ce loc Cum putem răspunde Care este ţinuta vestimentară Cum se ajunge acolo

26


Cum redactăm invitaţiaCine invită

O invitaţie este nominală sau personalizată dacă în textul acesteia este scris, de obicei de mână, numele invitatului, într-un spaţiu rezervat în acest scop. În cazul în care numele destinatarului nu este inclus în textul invitaţiei, aceasta este obişnuită.

27


Cum redactăm invitaţiaCui îi este adresată invitaţia

O invitaţie, dacă nu are nicio precizare în acest sens, este valabilă doar pentru o persoană şi nu este transmisibilă. Pentru a evita orice nelămurire, este de preferat ca precizarea să se facă la sfârşit, printr-o indicaţie scrisă distinct. Aceste precizări sunt valabile doar pentru invitaţiile obişnuite, cele nominale fiind, ca regulă, adresate doar persoanelor precizate în textul acesteia.

28


Cum redactăm invitaţiaObiectivul invitaţiei

În cazul unui text de invitaţie, care ne obligă deja la precizie prin concizia lui, menţionarea obiectivului invitaţiei trebuie să fie şi mai riguroasă. Identificarea formulei potrivite este, adesea, pentru organizator un prilej de a-şi clarifica cu precizie scopul evenimentului şi pertinenţa sa, ţinând cont de mijloacele disponibile sau avute în vedere. … în onoarea … … cu ocazia … … la dejunul în onoarea … … la dejunul oferit de … … la cina oferită cu ocazia … … la o recepţie în cadrul … … la ceremonia … … la semnarea cărţii de onoare de către … … la semnarea acordului între …

29


Cum redactăm invitaţiaMomentul la care începe evenimentul

Alegerea momentului la care este stabilită începerea evenimentului trebuie să ţină seama atât de disponibilitatea personalităţilor menţionate sau doar invitate, cât şi de cea a locului ales şi a mijloacelor necesare pentru derularea evenimentului. Alegerea datei şi a orei trebuie să se bazeze pe verificări riguroase prealabile, fără de care atât organizatorii, cât şi personalităţile invitate pot fi supuse unor situaţii jenante. Toate confirmările referitoare la aceste detalii se vor lua în scris, pentru a nu exista confuzii.

30


Cum redactăm invitaţiaLocaţia în care este organizat evenimentul

Locaţia trebuie precizată foarte exact pentru a nu exista nicio confuzie sau vreun impediment care să determine neajungerea la timp a invitaţilor. Dacă aceasta este una notorie, se va preciza doar clădirea, intrarea şi sala dedicată evenimentului. În cazul în care aceasta este una mai puţin cunoscută, se vor preciza numele clădirii, dacă are unul, numele sălii, precum şi adresa poştală exactă (strada şi numărul). Pentru locaţiile care nu se află în zone cunoscute, pe spatele invitaţiei se poate tipări o hartă pentru a orienta invitaţii.

31


Cum redactăm invitaţiaConfirmarea participării

Fără a şti cu cât mai mare exactitate participanţii la un eveniment, nu pot fi respectate riguros normele de protocol. Pentru că protocolul are ca funcţie ordonarea locurilor, stabilirea ordinii luărilor de cuvânt, a locurilor şi a precăderilor. Din acest motiv, este foarte importantă rugămintea de la sfârşitul unei invitaţii – R.S.V.P. (répondez, s'il vous plaît). Imediat după aceste iniţiale se va trece data limită până la care sunt aşteptate confirmările, precum şi contactele la care se pot face – telefon fix, telefon mobil, fax, e-mail.

În cazul evenimentelor mai puţin formale, cu mai mulţi invitaţi, pentru a se evita rapelurile insistente ale organizatorilor, se poate folosi formula regrets only, în loc de R.S.V.P., care presupune contactarea organizatorului doar în cazul în care nu puteţi onora invitaţia.

32


Când o expediem Invitaţia trimisă cu mult timp înainte de data evenimentului este un semn

de atenţie faţă de invitaţi şi, în acelaşi timp, dă mult mai multă greutate evenimentului. Expediată în ultimul moment, dă senzaţia de improvizaţie şi, în plus, prezintă riscul ca personalităţile a căror prezenţă este importantă să fie deja ocupate. O astfel de acţiune, atunci când nu există justificarea unei situaţii excepţionale, prejudiciază reputaţia organizatorului.

Pentru o invitaţie la masă este nevoie de un interval de două-trei săptămâni, o lună fiind termenul ideal. Pentru o recepţie, minim zece zile, ideal fiind două săptămâni.

33


EVENIMENTELE SOCIALETratarea invitaţilor

34


Ordinea protocolară – precăderea A acorda fiecăruia un loc corespunzător, conform precăderii la care are

dreptul şi rangului pe care îl are reprezintă una din cele mai importante probleme care trebuie avută în vedere, în materie de protocol.

Instrumentele utilizate pentru a stabili precăderea şi rangul provin din diferite surse – listele de ordine protocolară oficiale stabilite de state şi de marile instituţii, regulile diplomatice, adaptate de-a lungul timpului în relaţiile internaţionale, semnele de deferenţă practiate într-o societate faţă anumiţi membri ai săi, sau curtoazia reciproc manifestată între indivizi sau grupuri d eindivizi. Bineînţeles, este important să se ţină cont şi de cerinţele specifice alte fiecărei situaţii şi care decurg din motivele pentru care se desfăşoară evenimentul respectiv.

35


Considerente generale Oricare ar fi regimul politic, de la autocraţie la democraţie, oricare ar fi

mediul, de la cel mai elementar până la cel mai complex, oficial sau nu, instituţionalizat sau contestatar, public sau particular, persoana considerată a fi cea mai importantă va ocupa întotdeauna locul cel mai bun.

Cercurile oficiale sau complexe, prin numărul persoanelor implicate şi prin ierarhia responsabilităţilor, dispun, de obicei, de o ordonanţă scrisă a precăderii care guvernează această ierarhie şi a cărei aplicare este imperativă.

36


Considerente generale Tradiţia şi precedentele contează foarte mult în precizarea rangului

fiecăruia, pentru că ele definesc ceea ce se cheamă cutumă. Cu toate acestea, pentru a fi respectată, ordinea protocolară trebuie să corespundă evoluţiei societăţii şi mutaţiilor care îi afectează organizarea. Rolurile şi funcţiile fiind într-o permanentă mutaţie, fiecare nouă situaţie antrenează noi precedente care modifică treptat ordinea protocolară cunoscută şi respectată anterior.

Regulile impuse de ordinea protocolară nu sunt nici imuabile, nici uniforme. În acelaşi timp, relaţiile tot mai frecvente şi mai diverse între ţări favorizează nivelarea multor particularităţi. Totuşi, această tendinţă este atenuată de forţa convenţiilor specifice fiecărei societăţi în parte. În acest moment putem spune că procesul de globalizare, dincolo de regulile de relaţionare, unanim acceptate, a reuşit să convingă naţiunile să conserve şi să cultive normele de protocol şi de etichetă care le particularizează.

37


Egalitatea statelor Statele suverane sunt egale între ele. Acest principiu, respectat ca una

dintre cele mai preţioase ale evoluţiei relaţiilor internaţionale, îşi găseşte împlinirea în sistemul Naţiunilor Unite. Importanţa acordată ţărilor pe criterii economice, culturale sau istorice ar putea fi discutabilă sub un aspect sau altul, deci susceptibilă de a genera situaţii conflictuale care nu ar predispune la relaţii calme şi fructuoase.

Acest principiu de egalitate implică precizarea unor criterii obiective pentru a stabili rangul şefilor de stat şi cel al delegaţiilor naţionale. Când la un dineu sau la o ceremonie participă mai mulţi şefi de stat, criteriul de stabilire a rangului, exceptând gazda, va fi cel al datei la care ei şi-au preluat prerogativele funcţiei – este vorba despre ordinea de precădere personală – fără a avea importanţă dacă şeful celui mai mic stat din lume va fi atunci plasat înaintea cele mai mari puteri. Această formulă s-a dovedit cu atât mai eficientă cu cât rivalităţile dintre state au fost mai accentuate.

38


Principiul ierarhiei Atât societăţile, cât şi organizaţiile conduse pe principii preponderent

egalitare nu se pot sustrage principiului ierarhiei – un superior precedă un subordonat. Egalitatea de şanse şi egalitatea în faţa legii niciodată nu trebuie confundate cu egalitatea statutului.

Puterea nu poate fi împărţită, iar dovada cea mai elocventă este eşecul triumviratelor în cursul istoriei. Cel mai celebru în secolul XX este triumviratul asigurat de Malenkov, Molotov şi Hruşciov, după moartea lui Stalin, în care guvernau împreună Uniunea Sovietică. Atunci când cei trei erau împreună, lumea căuta să descopere un indiciu cât de mic care să demonstreze întâietatea unuia în faţa celorlalţi sau care să reflecte calitatea de lider a vreunuia. Se urmărea cine merge înainte, către cine se întorc ceilalţi, la cine sunt mai atenţi. Ţinuta lor vestimentară, atât de riguros uniformă în aparenţă, era totuşi cercetată pentru a descoperi cine e şeful. Pentru că dintre cei trei trebuia să fie numai unul.

39


Precăderea nu se deleagă Prin acest principiu se înţelege că o persoană care reprezintă o alta nu se

poate aştepta să fie tratată la fel. Pentru ca onorurile să fie aceleaşi, trebuie ca persoana înlocuitoare să fie de acelaşi nivel, cum ar fi un ministru reprezentat de un alt ministru. Un secretar de stat care înlocuieşte un ministru nu va fi obligatoriu invitat să ia cuvântul, nici să ia loc la prezidiu. Dacă va ţine o alocuţiune sau dacă este invitat să ia loc printre invitaţii de onoare, va ocupa un loc care corespunde precăderii lui, nu a persoanei pe care o reprezintă.

Un membru al familiei regale, care face o depalsare în numele coroanei, sau soţia şefului statului aflată în vizită din motive oficiale vor avea dreptul la atenţii deosebite, în funcţie de importanţa vizitei lor.

40


Vârsta şi vechimea Vârsta şi vechimea sunt două calităţi similare care stabilesc o anumită

precădere. Prima cere ca oamenii mai în vârstă să îi preceadă pe cei mai tineri – o formă de repect universal acceptată.

Regula referitoare la vechime se referă la doi titulari ai aceleiaşi funcţii, cel care deţine funcţia de mai mult timp având prioritate. În cazul în care amândoi deţin funcţia de la acelaşi moment (ex. învestirea unui nou cabinet), prioritate are cel mai în vârstă.

Fostul titular al unei funcţii va fi plasat după cel care este în funcţie, iar titularul onorific va fi, de asemenea, plasat după cel care ocupă funcţia.

41


Invitaţii străini Precăderea în cadrul unei delegaţii străine este dată de regulile din ţara

respectivă, nu de regulile locale. Dacă această ordine nu ne este cunoscută, este indicat să întrebăm la ambasada ţării respective.

Un alt principiu spune că invitaţii străini trec înaintea celor locali sau, cel puţin, li se atribuie un loc privilegiat în cazul unei ceremonii. SUA nu respectă această regulă, iar acest fapt ţine de regulile locale.

42


Alte reguli Printre convenienţele practicate este şi aceea prin care un bărbat cedează

locul unei femei. Cu toate acestea, în cadrul unui eveniment oficial, titularul unei demnităţi îşi va ocupa locul care îi revine, fără ca sexul să aibă vreo importanţă. Totuşi, această regulă rămâne valabilă când este vorba despre demnitari de acelaşi rang.

La o ceremonie sau la un spectacol cuplurile sunt plasate împreună, conform rangului titularului funcţiei care justifică invitaţia. La masă normele sunt diferite

43


Ordinea alfabetică Ordinea alfabetică reprezintă o metodă utilizată adesea cu succes pentru a stabili

cine este plasat înaintea cui. Aceasta nu este o ordine de precădere propriu-zisă, dar se foloseşte atunci când anumite persoane, delegaţii sau drapele trebuie să beneficieze de un tratament strict egal.

Limba aleasă va fi cea a locului unde se desfăşoară evenimentul, limba oficială a organizaţiei sau oricare alta asupra căreia s-a căzut de acord. De exemplu, la deschiderea Jocurilor Olimpice de Iarnă de la Lillehammer, în Norvegia, delegaţiile au defilat în ordinea alfabetică norvegiană.

Pentru a evita ca folosirea ordinii alfabetice să favorizeze permanent o anumită parte şi, astfel, să ia naştere arbitrariul pe care dorim să îl evităm, se trage la sorţi litera alfabetului care va determina primul loc, celelalte urmând la rând. Această metodă este adoptată la ONU, ordinea alfabetică fiind cea engleză. Aceasta cu toate că, în Carta Olimpică, limba oficială a Jocurilor Olimpice este

desemnată franceza, iar aceasta nu a fost folosită ca limbă oficială nici la alte ediţii ale Jocurilor Olimpice.

44


Ordinea locurilorDreapta înainte de stânga Conform tradiţiei occidentale, locul cel mai important după locul din

centru, ocupat de gazdă sau de invitatul de onoare, este locul din dreapta faţă de acest centru. Obiceiul este adoptat din Biblie, unde exemplele în acest sens sunt foarte numeroase. Cel mai elocvent este acela că la Judecata de Apoi, cei aleşi vor sta la dreapta Tatălui, iar păcătoşii în stânga. În acelaşi timp, în cel mai celebru tablou care ilustrează aşezarea la masă – Cina cea de taină de Leonardo da Vinci – Iisus îl are în dreapta pe sfântul Ion, apostolul pe care l-a iubit cel mai mult.

45


Ordinea locurilor

46


Ordinea locurilor În egală măsură, rădăcina latină a cuvintelor stânga şi dreapta este

elocventă în ceea ce priveşte statutul acestora. Stânga se spune sinister, adică sinistru, iar dreapta prin dexter, adică dexteritate, îndemânare.

În politică, expresiile stânga şi dreapta datează din timpul Revoluţiei Franceze. Pe 28 august 1789, Adunarea Naţională trebuia să hotărască asupra dreptului de veto al regelui. Parlamentarii favorabili acestui drept s-au aşezat în dreapta preşedintelui Adunării, iar cei care se opuneau în stânga. Acest fapt stă la baza tradiţiei.

47


EVENIMENTELE FORMALEAşezarea la masă

48


Reguli generale Dacă la o conferinţă sau la o ceremonie ierarhia instutuţiilor reprezetate

este imperativă, deci nu este permisă nicio derogare, la un dineu trebuie să se ţină cont de statutul personal al invitaţilor. Astfel, la o conferinţă internaţională, şefii delegaţiilor vor fi plasaţi în ordinea alfabetică a ţărilor reprezentate, fiind vorba despre un protocol obiectiv. La dineul care îi va reuni pe participanţi sau la ceremonia la care asistă, însă, vor fi plasaţi întâi şefii de delegaţie care sunt şefi de stat şi fiecare dintre aceştia conform vechimii preluării acestei funcţii, apoi şefii de delegaţie care sunt şefi de guverne, urmaţi de şefii de delegaţii care sunt miniştri şi aşa mai departe. Mai precis, se va ţine cont de statutul lor personal.

Pe lângă aceste reguli care ţin de precădere, se vor avea în vedere şi o serie de norme precise, de natură individuală sau destinate facilitării comunicării.

49


Reguli generaleInvitaţii străini La un dineu la care sunt atât invitaţi locali, cât şi străini, este absolut

necesară conceperea unui plan de aşezare la masă, altfel tendinţa firească fiind aceea ca fiecare să se aşeze lângă cineva cunoscut, deci în grupuri distincte.

Planul de aşezare la masă trebuie să garanteze amestecul invitaţilor. De asemenea, este important ca numărul invitaţilor locali să fie mai mare decât cel al străinilor pentru a evita plasarea celor din urmă în capetele meselor, în cazul se alege modul francez de plasare la masă

Mai precis, invitaţii străini au prioritate în faţa celor locali, conform standardelor protocolului european. Sunt, însă, ţări în care această regulă nu se aplică, cum ar fi SUA.

50


Reguli generaleAfinităţile lingvistice În momentul în care se concepe planul de aşezare la masă se va ţine cont

de limbile cunoscute de fiecare dintre invitaţi, fie că sunt străini sau locali. Acesta este un motiv de derogare de la regulile de precădere, pentru că nimic nu poate fi mai deranjant la un dineu decât plasarea unei persoane între altele două care nu nicio limbă comună pentru a putea purta o conversaţie. Este în sarcina gazdei să facă precizări în acest sens, în timpul aperitivelor sau înainte, pentru a nu exista niciun fel de altă interpretare asupra acestui detaliu.

51


Reguli generaleAfinităţile personale În condiţiile în care regulile referitoare la precădere nu sunt încălcate,

invitaţii străini şi locali cu funcţii similare sau cu interese comune vor fi plasaţi unii lângă alţii, la aceeaşi masă. De altfel, încă de când este concepută lista invitaţilor trebuie să se ţină cont de acest detaliu.

În acelaşi timp, se va avea în vedere ca o persoană mai puţin vorbăreaţă să fie plasată lângă un invitat mai volubil. A aşeza una lângă alta persoane care vorbesc puţin nu va reprezenta niciodată garanţia unei conversaţii susţinute, la fel cum, a-i aşeza alături pe cei care vorbesc mult va da naştere unui surplus de animaţie sau unor rivalităţi nedorite.

52


Reguli generaleAlternarea persoanelor de sex diferit În momentul în care este concepută plasarea la masă, trebuie să se

încerce, pe cât posibil, ca bărbaţii şi femeile să fie plasaţi alternativ. Acest fapt era foarte uşor de realizat în momentul în care femeile erau invitate doar în calitate de soţii, dar în preznt trebuie să se ţină cont de precăderea care li se cuvine, conform funcţiei sau titlului deţinut. Mai precis, această regulă nu va fi respectată dacă femeilor respective li se cuvine un alt loc.

În cazul în care se concepe plasarea la o masă rotundă, acest fapt este perfect posibil, iar în cazul în care masa este dreptunghiulară, în funcţie de tilul deţinut de fiecare invitat, aceasta va fi prezidată fie de două femei, fie de doi bărbaţi.

53


Reguli generaleSepararea cuplurilor Întrucât obiectivul principal al unui dineu este acela de a facilita purtarea

de conversaţii între persoane care, cu această ocazie, au prilejul de a se întâlni, este indicată separarea cuplurilor. Această regulă prezintă avantajul fie de a nu-i pune pe doi soţi în situaţia de a-şi petrece timpul discutând între ei, ingnorându-i pe ceilalţi invitaţi, fie de a se ignora reciproc. În plus, această dispunere le oferă prilejul de intra în contact cu mai multe persoane străine. De asemenea, cuplurile nu vor fi aşezate nici faţă în faţă, în cazul unei mese dreptunghiulare.

54


Reguli generaleTipul de masă aleasă Forma mesei alese poate fi dreptunghiulară, rotundă, pătrată, în T sau

alte forme mai puţin utilizate în ultimii ani (în pieptene sau potcoavă). Pentru un anumit eveniment va fi ales tipul de masă care permite cel mai bine aşezarea invitaţilor în aşa fel încât să fie respectată cât mai riguros ordinea protocolară.

În cazul mesei dreptunghiulare, cu locurile ocupate pe ambele părţi, cei care prezidează masa respectivă se vor aşeza fie la mijloc – maniera franceză – fie la extremităţile mesei – maniera engleză. Aceste denumiri sunt doar nişte convenţii, iar adoptarea unuia sau altuia dintre tipurile de aşezare la masă nu implică nicio conotaţie culturală. Mai precis, se poate adopta oricare dintre soluţii, în funcţie de circumstanţe.

55


Reguli generale În cazul în care trebuie organizată o masă mai restrânsă, de exemplu

pentru patru cupluri, se va adopta o soluţie intermediară. Într-o asemenea situaţie va avea prioritate regula referitoare la alternarea sexelor, încercând pe cât posibil de a ţine cont cui revin locurile din dreapta cuplului gazdă. De asemenea, cuplurile nu vor sta alături şi nici faţă în faţă.

56


Maniera franceză În acest model de aşezare la masă, gazda şi invitatul de onoare ocupă

locurile din centru, faţă în faţă.

57


Maniera franceză Primul loc este cel din dreapta gazdei, iar cel de-al doilea cel din dreapta

invitatului de onoare. Al treilea este cel din stânga gazdei, iar al patrulea cel din stânga invitatului de onoare. Urmând acelaşi principiu, vor fi plasaţi şi ceilalţi invitaţi, în funcţie de rangul deţinut de fiecare dintre ei. Locurile vor fi completate alternativ din dreapta şi stânga.

58


Maniera franceză Pentru ca cei plasaţi în marginea mesei să nu se simtă stingheri, se pot

folosi şi locurile din capetele mesei care, deşi sunt cele mai puţin semnificative, oferă cea mai bună perspectivă asupra mesei.

59


Maniera franceză În cazul în care nu există un invitat de onoare, locul acestuia va fi luat de o

co-gazdă, iar ordinea importanţei locurilor se va păstra.

60


Maniera franceză Aceeaşi regulă referitoare la ordinea importanţei locurilor la masă se

aplică şi în cazul în care la masă sunt invitate cupluri, iar masa este prezidată de cuplul gazdă. În această situaţie, pe lângă ierarhia cuplurilor se va ţine cont şi de alternarea persoanelor de sex diferit.

61


Maniera franceză În cazul în care sunt şi invitaţi străini, se va ţine cont de regula rferitoare la

alternarea acestora cu invitaţii locali. Nu va fi pierdută din vedere nici cea referitoare la alternanţa sexelor.

62


Maniera engleză Maniera engleză de aşezare la masă constă în plasarea celor care

prezidează masa la cele două capete ale acesteia.

63


Maniera engleză Aşezarea celorlalţi invitaţi respectă aceleaşi reguli ca şi în cazul manierei

franceze de dispunere la masă, respectiv cel mai important invitat va sta în dreapta gazdei, al doilea în dreapta co-gazdei, al treilea în stânga gazdei şi aşa mai departe.

64


Maniera engleză Şi în cazul în care sunt invitate cupluri, vor fi respectate aceleaşi reguli ca

în cazul manierei franceze de plasare la masă.

65


Masa rotundă Dacă în secolul XIX, în ţările aparţinând culturii occidentale era de

neconceput folosirea unei mese rotunde, în zilele noastre utilizarea ei a devenit tot mai frecventă, tocmai pentru că permite simplificarea unei organizări destul de complicate.

Plasarea invitaţilor la o masă rotundă va părea mult mai simplă pentru cineva care ştie să facă o plasare corectă la o masă dreptunghiulară. Avantajele pe care o asemenea masă le oferă sunt multiple – nu mai există un singur centru de interes, nu mai există extremităţi ale mesei, toţi invitaţii sunt în apropierea gazdei, iar problemele de limbă şi de interpretare sunt, de asemenea, rezolvate mult mai uşor.

66


Masa rotundă În ceea ce priveşte prezidarea unei mese rotunde, există mai multe

variante. Cea mai convenabilă este cea în care gazda şi invitatul de onoare sunt aşezaţi alături, cu invitatul de onoare în dreapta gazdei. Această variantă poate fi aplicată atât în cazul unui număr par, cât unui număr impar de persoane.

67


Masa rotundă O altă variantă ar fi plasarea gazdei şi a invitatului de onoare faţă în faţă.

Această plasare este posibilă, însă, doar în cazul în care numărul de persoane este par.

68


Masa rotundă În cazul în care sunt invitate cupluri, de asemenea, indicat este ca cuplul

gazdă să fie plasat faţă în faţă. Bineînţeles, numărul de persoane va fi par.

69


Masa rotundă În condiţiile în care la o masă participă şi cupluri de localnici şi cupluri de

străini, plasarea se va face ţinând cont şi de alternarea localnicilor cu străinii.

70


Masa rotundă

71


Masa rotundă

72

Lista de precădere1. Preşedintele României – Traian Băsescu2. Soţia Preşedintelui Românei – Maria Băsescu3. Secretarul General NATO - Jaap de Hoop Scheffer4. Soţia Secretarului General NATO - Jeannine de Hoop Scheffer5. Preşedintele SUA – George W. Bush6. Soţia Preşedintelui SUA – Laura Bush7. Preşedintele Comisiei Europene - Jose Manuel Durao Barroso8. Cancelarul Germaniei – Angela Merkel9. Secretarul general ONU - Ban Ki-moon10. Preşedintele Federaţiei Ruse – Vladimir Putin


Masa rotundă

73


Plasarea mesei de onoare În cazul în care avem de organizat un eveniment cu mulţi invitaţi, cea mai

eficientă soluţie este amenajarea mai multor mese la care să fie plasaţi invitaţii. Este de preferat ca acestea să fie rotunde, egale, cu 8-10 locuri. Masa de onoare este preferabil să fie plasată departe de uşa de intrare şi de uşa prin care se face servirea.

74


Aşezarea la un prezidiu Dispunerea locurilor la un prezidiu trebuie să se facă în aşa fel încât

locurile centrale să fie ocupate de cele mai importante persoane. Astfel, în cazul în care nu avem un invitat de onoare, locul central va fi ocupat de persoana cea mai importantă din partea organizatorilor.

75


Aşezarea la un prezidiu În situaţia în care avem un invitat de onoare, acesta va fi plasat pe centru,

în dreapta şefului instituţiei sau companiei organizatoare.

76


Amplasarea pentru o conferinţă Modul în care este amenajată o sală de conferinţă are o influenţă decisivă

asupra bunei desfăşurări a lucrărilor acesteia. Sala trebuie să fie suficient de mare pentru a permite participanţilor şi delegaţiilor care îi însoţesc să stea la o distanţă confortabilă, pentru a sigura o distribuţie eficientă a mesajelor şi documentelor şi pentru a permite persoanelor să se deplaseze fără a-i deranja pe ceilalţi. Aeirisirea şi iluminarea acesteia sunt, de asemenea, importante.

Fiecare delegat care urmează să participe activ la discuţii va avea în faţă o plăcuţă pe care îi va fi trecut numele şi, eventual, funcţia. Plăcuţele vor avea dublă faţă – atât pentru interlocutorii care vor şti cui se adresează, cât şi pentru fiecare participant pentru a-şi identifica cu uşurinţă propriul loc. De asemenea, vor fi aşezate la îndemâna fiecăruia apă, băuturi răcoritoare şi pahare.

77


Amplasarea pentru o conferinţă Dispunerea tuturor părţilor trebuie să corespundă nevoilor de comunicare

între acestea. Se vor aplica regulile ordinii protocolare, deja amintite, cum ar fi ordinea alfabetică. Spre deosebire de organizarea unui dineu, în această situaţie principalul obiectiv este acela de a asigura o bună negociere între toate părţile prezente.

78


Amplasarea pentru o conferinţă Dispunerea în cazul în care sunt patru delegaţii participante. Şefii

delegaţiilor vor ocupa locurile din mijlocul mesei fiecărei delegaţii.

79


Amplasarea pentru o conferinţă Dispunerea în cazul în care avem şase delegaţii. Şefii de delegaţii vor

ocupa locurile de la masa centrală rotundă.

80

PROTOCOL ŞI ETICHETĂ DIPLOMATICEIoana VârstaReguli privind amplasarea în maşină,

urcarea pe puntea unui vas sau a unui avion În situaţia în care deplasarea se face cu maşina, există o serie de reguli de etichetă

care trebuie respectate. Astfel, într-o maşină oficială sau într-un taxi, locul de onoare este în spate, pe

diagonală cu şoferul. Următoarele locuri ca importanţă sunt cel din spatele şoferului şi apoi cel de lângă şofer. Dacă autoturismul are strapontine, locul al treilea este cel din faţa locului de onoare, al patrulea este cel din faţa celeilalte persoane aşezate pe bancheta din spate, iar al cincilea este cel de lângă şofer.

O persoană aflată singură într-un taxi, se va aşeza pe bancheta din spate, pe diagonală cu şoferul. De altfel, în unele state ale lumii nici nu este permisă aşezarea în faţă, lângă şofer.

În cazul în care două femei şi un bărbat sau două femei şi doi bărbaţi merg împreună cu maşina, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai în vârstă stând pe diagonală cu şoferul, iar a bărbaţilor în faţă. Dacă doi bărbaţi însoţesc o femeie, cel mai în vârstă sau superior în grad va sta pe bancheta din spate, în spatele şoferului, iar al doilea bărbat în faţă.

81


urcarea pe puntea unui vas sau a unui avion Într-o maşină particulară, condusă de însuşi proprietarul autovehiculului,

locul de onoare va fi lângă acesta, după care, în ordinea importanţei, urmează locurile de pe bancheta din spate, primul fiind cel de pe diagonală cu şoferul, apoi cel din spatele şoferului. Eticheta cere ca proprietarul să fie ultimul care se urcă în maşină, întrucât el este cel care trebuie să-şi ajute invitaţii, la nevoie, să ia loc în autoturism şi să verifice dacă portierele maşinii sunt bine închise. Tot conform aceloraşi norme, el este cel care coboară primul şi îi ajută pe invitaţi să iasă din autovehicul. În situaţia în care la volan este o femeie, iar între invitaţi se află şi bărbaţi, misiunea de a verifica portierele la plecare şi a le deschide la sosirea la destinaţie revine unuia dintre bărbaţi, respectiv celui mai tânăr sau mai mic în funcţie.

82


urcarea pe puntea unui vas sau a unui avion În ceea ce priveşte deplasarea sau participarea la un eveniment care are

loc pe puntea unui vapor, persoana cea mai înaltă în rang este cea care calcă prima pe punte şi prima care părăseşte puntea, indiferent de pavilionul arborat.

La ceremoniile de pe aeroport, oficialităţile sunt cele care se îmbarcă ultimele şi debarcă primele. Raţiunea acestei ordini protocolare este aceea de a nu aştepta după celelalte persoane care îl însoţesc în călătorie până îşi plasează bagajele de mână şi îşi ocupă locul, dat fiind spaţiul relativ restrâns.

83

CURS 3 - protocol.ppt

Documents

Transcript of CURS 3 - protocol.ppt